Un Administrateur(rice) des Ressources Humaines Terrain Urgences

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1 LA MISSION Médecins Sans Frontières Suisse recherche Un Administrateur(rice) des Ressources Humaines Terrain Urgences L Administrateur Ressources Humaines prend en charge l ensemble des tâches liées à la gestion administrative du, notamment dans les phases d engagement ou de démission, de préparation du départ, de déplacement ainsi que durant toute la période durant laquelle le reste sous contrat. Pour ce faire, l administrateur veille : - au meilleur rapport qualité prix pour ce qui concerne le coût des déplacements et des hébergements - à maintenir le contact avec les autorités, les institutions compétentes pour toutes les questions liées à la gestion administrative du - à travailler en coordination avec la Travel Unit pour toutes questions de déplacements liées au. PRINCIPALES ACTIVITES Organise administrativement le départ, la mission et le retour du Organise les déplacements du Garantit le respect du Droit des Obligations Suisse, de la législation sociale et communique sur les questions administratives relatives au règlement général «carnet de route» Est le référent administratif pour toutes les questions liées au Prépare les salaires mensuels du (entrée, sortie et mutations) Contrôle et vise les factures médicales d hébergement, taxis et autres concernant le Gère le dossier et les questions liées aux assurances (maladie, accident, sociales) PROFIL SOUHAITE Expérience d au moins 2 ans dans l administration des Ressources (Certificat d assistante en gestion du personnel un atout) Connaissances de l environnement international humanitaire ou autres ONG Organisation des déplacements Connaissances en comptabilité Maîtrise du français et de l anglais (oral et écrit) Maitrise des outils informatiques courants Le titulaire doit par ailleurs avoir les aptitudes suivantes : Intérêt pour l environnement humanitaire et spécialement pour les opérations d urgences Disponibilité liée aux urgences (week-end) Gestion des priorités, réactivité Rigueur, sens de l organisation Esprit d équipe, spontanéité, diplomatie 1 décembre 14

2 CONDITIONS D EMPLOI : Poste en CDI à 100% Basé à Genève Date d entrée en fonction : 15 janvier 2015 Salaire brut : 12x CHF 6'385.- Les candidatures (CV + lettre de motivation) sont à envoyer avant le 12 décembre 2014 uniquement par courrier électronique à Valérie Bouchet: valerie.bouchet@geneva.msf.org Les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. SEULS LES CANDIDATS PRESELECTIONNES SERONT CONTACTES 2 décembre 14

3 Poste Administrateur/trice RH Terrain / Field HR Administrator Département Ressources Humaines Lieu de travail Genève Responsabilités : Gestion de l administration RH Terrain. Mission : L administrateur/trice RH Terrain prend en charge l ensemble des tâches liées à la gestion administrative du, notamment dans les phases d engagement ou de démission, de préparation de départ et de retour, de déplacement, ainsi que durant toute la période durant laquelle le est sous contrat. Il effectue la préparation des salaires du. L Administrateur/trice RH Terrain veille au meilleur rapport qualité prix pour ce qui concerne le coût des déplacements et des hébergements. Il maintient le contact avec les autorités, les institutions compétentes pour toutes les questions liées à la gestion administrative du. Il travaille en coordination avec la Travel Unit pour toutes questions de déplacements liées au personnel international. Exigences professionnelles Education: Niveau Maturité, CFC employé de commerce/administration (comptabilité, assistante de direction). Certificat d Assistante du personnel un atout. Expérience: Expérience en tant qu Administrateur/trice RH Connaissances de l environnement international humanitaire ou autres ONG Relations internes Office : RH / Finance / Travel Unit / Desk Field : Admins RH Capitale Autres sections MSF Aptitudes personnelles Compétences techniques: Administration des ressources humaines (assurances, administration du personnel) Droit du travail (gestion de la paie) Organisation des déplacements (visas) Maitrise des outils informatiques courants. Comptabilité Langues: Français et Anglais courant Autre langue un atout Qualités personnelles : Intérêt pour l environnement humanitaire, polyvalence, rigueur, réactivité, initiative, esprit d équipe, sens du contact, diplomatie, autonomie Relations extérieures Autorités et Institutions compétentes Compagnies Assurances Ambassades si besoin Caisses de compensation Auditeurs Hotels Lien hiérarchique : Position dans la structure : Responsable de service de l Administration RH. Grade IV Etendues des responsabilités Description des responsabilités et des principales activités : Organise administrativement le départ, la mission et le retour du Organise les déplacements du Garantit le respect du Droit des Obligations Suisse, de la législation sociale et communique sur les questions administratives relatives au règlement général «carnet de route». 3 décembre 14

4 Est le référent administratif pour toutes les questions liées au. Prépare les salaires mensuels du (entrée, sortie, mutations) Contrôle et vise les factures médicales, d hébergement, taxis et autres concernant le. Gère le dossier et les questions liées aux assurances (maladie, accident et sociales) Participe à la mise à jour et au développement des outils et des documents administratifs RH Assure une relation de qualité avec le 1. Organise administrativement le départ, la mission et le retour du Etablit et gère administrativement les contrats de travail (contrats suisses, administration croisée) Veille au suivi des règles IRP II et de protection IRP I Assure le suivi administratif des vacances, des absences, maladie et accidents Assure la gestion de l administration du en cas d avenants / résiliations / congés/gestion des mutations.etc. Organise le briefing administratif et débriefing administratif des expatriés. Etablit les attestations de travail Complète toute déclaration chomage, AI ou autres demandées par les diverses institutions. Participe, avec le RARH, à la rédaction des procédures RH et à la révision des différents documents administratifs. Participe à l amélioration des outils de gestion RH. 2. Organise les déplacements du Coordonne avec la Travel Unit ou le terrain, la planification et les réservations des voyages du Coordonne avec la Travel Unit, la procédure d obtention des visas pour ces pays de mission Veille à la meilleure relation entre le coût et les exigences opérationnelles lors des réservations. 3. Garantit le respect du Droit des Obligations Suisse, de la législation sociale et communique sur les questions administratives relatives au règlement général «carnet de route». Briefe et débriefe les PM et les coordo sur les droits et les devoirs administratifs ainsi que sur les règles du carnet de route. Se tient au courant de la législation du travail. Assure le suivi administratif des exceptions Participe à la réactualisation du Carnet de route 4. Est le référent administratif pour toutes les questions liées aux expatriés Auprès des autres sections MSF et RHOP Communique l information concernant le système social et contractuel des autres sections Coordonne les relations et les flux d information inter-sections, avec le terrain et les autres départements Entretient les relations avec les autres sections. Donne aux autres sections et au RHOP les informations administratives sur le Carnet de Route, les assurances, les contrats de travail. Auprès de l administrateur capitale et du Veiller à l application des règles de IRP II 5. Prépare les salaires mensuels du (entrée, sortie, mutations Participe à la gestion des tâches administratives liées à l application du système de rémunération (posting, mutations, fin de contrat ) Veille à l imposition à l impôt à la source du concerné Vérifie le salaire final (selon règles IRP II et protection IRPI) du (en vérifiant le domicile, et la mise à jour du scalling) Etablit les fiches de paie pour les contrats suisses 4 décembre 14

5 Procède à l établissement du solde de tout compte du. 6. Contrôle et vise les factures médicales, d hébergement, taxis et autres concernant les expatriés Tient sa caisse et établit les contrôles trimestriels Vérifie le montant des factures et attribue les imputations comptables et analytiques relatives à la mission et aux codes administration croisée. 7. Gère le dossier et les questions liées aux assurances (maladie, accident et sociales) Gère les entrées, les sorties ainsi que les sinistres auprès du fonds de prévoyance (LPP). Remplit mensuellement le fichier Assurances, concernant l affiliation des expatriés Remplit mensuellement le fichier d annonce auprès de la FER Gère les déclarations maladie et accidents et en assure le suivi avec le courtier. Gère éventuellement les dossiers liés à l assurance maternité : déclaration, suivi Contrôle les factures médicales Fournit l appui administratif au terrain lors des rapatriements médicaux Assure avec la Staff health, la coordination des rapatriements (SOS et les sections opérationnelles) 8. Participe à la mise à jour et au développement des outils et des documents administratifs RH Contribue à l amélioration du Logiciel de paie (Axapta) Participe à la mise à jour des modalités, règlements de documents divers traitant de la gestion administrative du (PDF, BF, Procédures visas ). 9. Assure la qualité de la relation avec le Fournit un service de qualité, en assurant une disponibilité lors de la préparation du départ, du briefing et débriefing Est à la recherche de solutions et d informations adéquates lors des différentes sollicitations du Veille au fonctionnement de l administration RH Terrain 10. Autres activités Peut-être amené à animer un ou des modules de formation en relation avec ses compétences Exécute les tâches relatives à l application administrative liées aux diverses exceptions. Participe à la réunion hebdomadaire des ARH terrain, à la réunion du département RH. 11. Relation Hotels et contingent Est le référent pour toute question relative aux hôtels pour le Visite les hôtels de Genève et discute les tarifs et conditions particulières Assure le suivi des évènements (conférences, salons et autres) organisés sur Genève pour anticiper les problèmes de disponibilité de chambre Réserve un contingent de chambres pour les périodes difficiles Assure le suivi des réservations sur le contingent avec les hôtels. 5 décembre 14