PQ GESTION DES LIASSES ET ARCHIVAGE DES PROCES-VERBAUX DE CONTROLE. Référence procédure : Titre : Indice de révision.

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1 Référence procédure : Titre : PQ GESTION DES LIASSES ET ARCHIVAGE DES PROCES-VERBAUX DE CONTROLE VL Indice de révision Classement Nombre de pages R 06/10/2016 Recueil PMQ-02 9 Rédaction / Vérification Service technique & qualité A-3S Approbation Exploitant du centre de contrôle

2 2/9 SOMMAIRE 1. Objet Documents amont de référence Domaine d application Responsabilités PV de contrôle périodiques Spécifications Fournisseur Gestion des commandes et des stocks Modalité de suivi Gestion des documents non remis ou annulés Modalités d archivage Securité Documents associés... 9 Tableau des modifications et des révisions Indice Nature de l évolution A Refonte du système qualité (annule et remplace la procédure PMQ C). B C D : précision pour la vignette pare-brise b) : précision timbre non-remis avec PV sur 2 pages : modification fréquence d édition de la liste des liasses annulées et précisions : dispositions d annulation après validation + 8 : corrections de références de documents Intégration des modifications mineures du Suppression imprimante matricielle + Suppression interdiction «prêt» de liasses + Suppression des annexes Remplacement du terme «carte grise» par «certificat d immatriculation» + Rectification des dispositions pour les duplicatas ( 6.4.4) + Archivage sécurisé liasses ( 6.6.2) E Modification pour prise en compte de l arrêté du 16/07/10 modifiant l arrêté du 18/06/91 F G H Intégration des modifications mineures du 19/10/10 + Précisions des dispositions pour l archivage vignette et timbre (intégration du «report de la visite») Intégration de la modification mineure du Nouvelle présentation page de garde (suppression visa) + Suppressions des définitions + Intégration des dispositions concernant la gestion de l archivage informatique des doubles des PV et des rapports de contrôles volontaires + Intégration de disposition pour la traçabilité des liasses détruites ( 5.7.2) et 5.5 : possibilité d archiver les documents annulés ou non-remis sur un support adéquat (en cas d archivage informatique du double du PV) : archivage sur support informatique du double du PV autorisée uniquement par numérisation de l original I Suppression des dispositions permettant d archiver informatiquement les doubles des PV J = Suppression des dispositions de rétention du timbre en cas d absence d emplacement disponible sur le CI (SR/V/025 indice F) K = Introduction d un cas particulier d annulation du timbre CI (cf. RT25 version 1) L = reformulation du délai d archivage des PV papier avant destruction M N = Suppression de la possibilité de récupérer les mesures en cas de re-contrôle d un véhicule (car désormais impossible informatiquement) 5.5 : correction du (intégration des dispositions de la RT25 dans le pour la rétention et non l annulation du timbre CI) O Suppression du support 12E-12-3 «Bon de commande de liasses de PV» P Q R Divers (corrections / simplification) + Suppression des dispositions pour les rapports volontaires (intégrées en totalité dans la PC-10-01) et = Suppression de la rétention du timbre CI pour les véhicules immatriculés hors du territoire français (le timbre doit être annulé) Intégration système code-barres / Simplification de la gestion des vignettes annulées et des timbres annulés et non remis (suppression du support d enregistrement «Gestion des timbres non-remis» du GPV-10)

3 3/9 1. OBJET Cette procédure décrit les dispositions adoptées pour : - la spécification à la conformité des documents de contrôle, - la sélection du fournisseur, - la gestion des commandes et du stockage des imprimés, - la gestion des documents de contrôle non remis ou annulé, - les modalités d archivage, - la sécurité des documents. Les dispositions pour la gestion des rapports de contrôle volontaire sont décrites dans la procédure «Organisation et déroulement des contrôles techniques». 2. DOCUMENTS AMONT DE REFERENCE Manuel de management de la qualité, chapitre 13 «Procès-verbaux de contrôle technique et attestation de contrôle technique». 3. DOMAINE D APPLICATION Elle s applique à l ensemble des documents délivrés à l issue des contrôles techniques périodiques et des contrôles volontaires. 4. RESPONSABILITES L exploitant du centre de contrôle est responsable de la bonne gestion des liasses et de l archivage des PV de contrôle périodiques, tel que prévu par l AM VL, ainsi que de la gestion et de l archivage des rapports de contrôle volontaires. Il est le garant du respect des règles de confidentialité et de sécurité, applicables aux liasses et aux archives des PV de contrôle périodiques et des rapports de contrôle volontaires, qui sont décrites dans la présente procédure. L exploitant veille : - à la conformité des documents de contrôle, se rapportant à son activité, prescrits par le ministre chargé des transports notamment pour ce qui concerne le procès-verbal de contrôle, le timbre certificat d immatriculation et la vignette du contrôle technique, - à détenir un nombre suffisant de liasse pour obtenir un roulement permettant d éviter l arrêt de l activité, pour rupture de stock de liasse (prévoir au minimum 1 carton de liasses d avance). 5. PV DE CONTROLE PERIODIQUES 5.1. SPECIFICATIONS Les liasses de PV de contrôle périodiques, utilisées dans le centre, respectent les dispositions réglementaires décrites dans l annexe II de l AM VL. Ces dispositions définissent les caractéristiques techniques de la vignette (pare-brise), du timbre certificat d immatriculation et du procès-verbal de contrôle. Le PV de contrôle, qui doit être remis au client, porte la mention «exemplaire remis à l usager». Le double du PV, porte la mention «exemplaire destiné au centre», et il est conservé par le centre de contrôle selon les dispositions mentionnées ci-après FOURNISSEUR L exploitant a confié à sa Coopérative la réalisation des liasses de PV de contrôle périodique en conformité des dispositions réglementaires définie par l annexe II de l AM VL. A cet effet, la Coopérative A-3S est notre seul fournisseur.

4 4/ GESTION DES COMMANDES ET DES STOCKS Commande Les commandes de liasses sont effectuées exclusivement auprès de la Coopérative A-3S, via l accès intranet au site de la Coopérative A-3S. Les conditions générales de vente des PV sont disponibles sur le site intranet de la Coopérative A-3S. Les liasses sont utilisées uniquement dans le centre de contrôle ou celles-ci ont été livrées (afin de rester cohérent avec la traçabilité des livraisons enregistrées par le fournisseur). Exceptionnellement (en cas de force majeure), en cas de rupture de stock de liasses, il est toléré, sous l entière responsabilité des exploitants des centres de contrôle concernés, l échange ou le prêt de liasses (possible uniquement pour les cartons de liasses non mis en service dans le logiciel de contrôle, et effectué préférentiellement pour 1 carton de liasse complet), dans la mesure ou la traçabilité des liasses échangées ou prêtées est entièrement assurée dans les centres de contrôle concernés (obligatoirement adhérents à la Coopérative A-3S) Réception A réception des liasses, le personnel du centre de contrôle vérifie la conformité de la livraison par rapport à la commande, et par rapport aux spécifications réglementaires. Il s assure : - Que l emballage du carton des liasses est en bon état (non déchiré), - Que le scellement de l emballage est existant ou n a pas été modifié, - Qu il y a bien le nombre de cartons de liasses commandés et le nombre de liasse prévu dans chaque carton (par vérification au minimum de la concordance du premier et du dernier numéro de série). En cas d anomalies constatées, il en est fait mention sur le bon de livraison (ainsi que sur le double laissé au livreur) et un courrier décrivant le problème rencontré, est adressé dans les plus brefs délais au secrétariat technique de la Coopérative A-3S (par ou fax), afin de pouvoir régler le problème rencontré. Le bon de livraison et le bon de commande (si imprimé) sont classés dans le recueil GPV-10. a) Enregistrement des liasses livrées : A réception des liasses, le centre de contrôle enregistre manuellement la date, le nombre et le numéro de série des liasses reçues, à l aide du document «Liste des liasses de PV de contrôle périodique réceptionnées» classé dans le recueil GPV-10. Par la suite, lors de la mise en service d un carton de liasse, l utilisateur l enregistre, à l aide du logiciel de contrôle, en indiquant le premier et le dernier numéro de la série des liasses. Un contrôle de cohérence est effectué par le système informatique afin d éviter toute erreur de saisie. b) Stockage et sécurité des liasses : Dès réception, le(s) carton(s) de liasse(s) est (sont) stocké(s) dans un lieu spécifiquement réservé à cet effet, contribuant à la sécurité des documents, afin de les préserver contre tout type de détérioration et le vol. Ce lieu est toujours fermé à clé et est accessible uniquement aux personnes autorisées. En dehors des heures d ouverture du centre, les liasses en service sont retirées de l imprimante pour être rangées dans un lieu fermé à clé. A chaque remise en service, l utilisateur vérifie la bonne correspondance au niveau de la numérotation de la prochaine liasse à imprimer. En cas d incohérence, une investigation doit être menée par l exploitant du centre pour connaître la raison et, selon le cas, prendre les dispositions qui s imposent. Toute anomalie fait l objet de l ouverture d une fiche d écart (en appliquant les dispositions de la procédure de «Traitement des non-conformités») Utilisation des liasses a) Mise en service d un carton de liasses La mise en service d un carton de liasse est obligatoire afin de pouvoir utiliser les liasses et éditer des procèsverbaux de contrôle. Pour cela, l utilisateur doit impérativement attribuer le carton à utiliser à l imprimante voulue, à l aide du logiciel de contrôle. Les liasses doivent être installées face à imprimer vers le bas dans le bac réservé aux liasses de l imprimante (le haut de page positionné vers l avant du bac). b) Utilisation d un carton de liasses Lors de l utilisation d un carton de liasse, les numéros de liasses sont gérés par le logiciel de contrôle, à l aide des indications données lors de l enregistrement du carton (voir ci-avant).

5 5/9 A chaque impression, le logiciel incrémente automatiquement ce numéro de liasse et attribue automatiquement un numéro de PV dans l ordre chronologique (qui est imprimé sur le PV). Ce numéro de PV de contrôle est unique dans le centre de contrôle, et il se compose de 8 chiffres dont les 2 premiers correspondent à l année d impression. Cas particulier d utilisation du système code-barres : en cas d activation du système code-barres dans le logiciel de contrôle, les dispositions ci-avant restent applicables si ce n est qu à chaque impression, l utilisateur scanne le code-barres du PV imprimé pour attribuer le numéro de liasse au contrôle. Un contrôle de cohérence est effectué par le logiciel afin de vérifier que le numéro de liasse correspond au carton en cours d utilisation. c) Suppression / Modification d un carton de liasses La suppression ou la modification (des informations saisies) d un carton n est possible que pour des cartons enregistrés et non mis en service, disponibles dans le logiciel de contrôle. d) Fin d un carton de liasses Dès que la dernière liasse, du carton en cours d utilisation, a été imprimée, le logiciel de contrôle indique à l utilisateur que le carton en cours est terminé et qu il faut donc installer et mettre en service un nouveau carton de liasse MODALITE DE SUIVI Historique des liasses Le centre de contrôle à la possibilité de consulter un historique des liasses qui ont été utilisées, à l aide du logiciel de contrôle. Cet historique mentionne notamment : - le numéro de liasse, - la date du contrôle, - le numéro d agrément et le nom du contrôleur ayant effectué le contrôle, - l immatriculation du véhicule, - le numéro de PV, - le motif de l annulation éventuelle (pour les liasses annulées) Edition du PV sur plusieurs pages Dans le cas ou, le PV de contrôle ne peut pas offrir suffisamment de place à l édition, dans le cas d un trop grand nombre de défauts constatés, le logiciel de contrôle permet d achever cette édition sur une ou plusieurs autres liasses. Dans ce cas, la vignette pare-brise (en cas de résultat favorable) et le timbre certificat d immatriculation du premier PV sont utilisés. Les vignettes et timbres suivants sont rendus inutilisables informatiquement et de ce fait restent sur le(s) PV Gestion des contrôles supprimés Une liste des contrôles périodiques supprimés est consultable à l aide du logiciel de contrôle (mentionnant toutes les informations relatives à ces suppressions) Gestion des duplicata (vignette uniquement) Le centre a la possibilité, à la demande du client, de délivrer un duplicata de vignette pare-brise à l aide du logiciel (dans le cas d une dégradation accidentelle, du remplacement du pare-brise ). Après vérification de la recevabilité de la demande (identification du véhicule, de son propriétaire et de l identité du demandeur), le centre peut procéder à l édition du duplicata à l aide du logiciel, en recherchant le PV de contrôle périodique original, dans la mesure ou la demande est effectuée par le propriétaire mentionné sur le certificat d immatriculation (une copie du certificat d immatriculation et d une pièce d identité du demandeur doivent être archivées ensuite avec le double du duplicata). L impression est effectuée sur une nouvelle liasse, avec en lieu et place du numéro de PV (attribué par le logiciel), la mention «DUPLICATA» suivie d un numéro d ordre. Les autres informations présentes sur le PV de contrôle original sont retranscrites (aucune modification n est possible). Le duplicata doit être visé par le même contrôleur qui a effectué le contrôle, ou à défaut, en cas d absence de celui-ci, une délégation de signature est effectuée sous la responsabilité de l exploitant.

6 6/9 Le duplicata du PV de contrôle est remis au client, le duplicata de la vignette est apposée sur le pare-brise, le duplicata du timbre est apposé sur le certificat d immatriculation. Le double du duplicata est archivé, avec le PV de contrôle périodique original rendu par le client (si disponible), dans l archivage des doubles de PV (cf. 5.6). En aucun cas il ne peut être délivré de duplicata si la date de validité du contrôle est dépassée, et les documents réédités doivent systématiquement être délivré en totalité au client (le PV de contrôle, la vignette et le timbre doivent toujours posséder le même numéro de liasse). Un historique des duplicata délivrés est consultable à tout moment dans le logiciel de contrôle Attestation de contrôle Une attestation peut être délivrée par le centre de contrôle, sous la responsabilité de l exploitant, à la demande du client en cas de perte ou de vol du PV de contrôle. Cette attestation constitue une preuve du contrôle technique (conformément aux articles 11 et 11-1 de l AM VL), et elle peut-être éditée à l aide du logiciel de contrôle. Le centre de contrôle recueille et conserve les justificatifs fournis par le client (déclaration de perte ou de vol ou à défaut une déclaration sur l honneur du client). L attestation reprend au moins les informations suivantes : l identification du centre de contrôle, le numéro d immatriculation du véhicule et son numéro dans la série du type ou VIN (Vehicle Identification Number), les informations figurant sur le timbre certificat d immatriculation GESTION DES DOCUMENTS NON REMIS OU ANNULES Annulation de la vignette pare-brise La vignette pare-brise est rendue inutilisable et conservée avec le double du PV de contrôle archivé par le centre de contrôle en cas d absence de pare-brise (en cas d annulation du PV voir 5.5.4). Pour tous les autres cas (véhicule en contre visite, véhicule de collection ou d un «report de la visite»), la vignette pare-brise est rendue inutilisable informatiquement et de ce fait reste sur le PV Annulation du timbre certificat d immatriculation Le timbre est rendu inutilisable et conservé avec le double du PV de contrôle archivé par le centre de contrôle en cas de contrôle d un véhicule immatriculé hors du territoire français (en cas d annulation du PV voir 5.5.4). En cas de «report de la visite», le timbre est rendu inutilisable informatiquement et de ce fait reste sur le PV Rétention du timbre certificat d immatriculation Hormis, pour les cas, de véhicule immatriculé hors du territoire français pour lequel le timbre doit être annulé conformément aux dispositions ci-avant, la rétention du timbre se fait systématiquement lorsque le véhicule est présenté au contrôle technique périodique sans l original du certificat d immatriculation, et également dans le cas particulier, où il est fait mention d un duplicata au niveau des informations complémentaires (Z) transmises par le SIV et qu il y a divergence entre la date d établissement du CI transmise par le SIV et celle inscrite sur le CI présenté. Le timbre certificat d immatriculation est alors conservé systématiquement avec le double du procès-verbal archivé par le centre de contrôle. Le moyen utilisé pour la conservation du timbre doit permettre de garantir son éventuelle réutilisation ultérieure. Restitution du timbre lors de la présentation de l original du certificat d immatriculation : - Vérifier la correspondance avec le véhicule concerné - Apposer le timbre sur le certificat d immatriculation - Faire signer le client directement sur le double du PV et apposer la mention «timbre restitué le / /..» Le logiciel de contrôle permet de consulter à tout moment la «liste des véhicules avec timbre non remis» (basée sur les documents d identification renseignés dans le logiciel de contrôle), afin de vérifier notamment la cohérence avec les timbres réellement conservés.

7 7/ Gestion des liasses annulées (avant validation du PV) Les liasses annulées sont gérées à l aide du logiciel de contrôle. Les causes possibles d annulation d une liasse sont notamment : a) Mauvaise impression ou détérioration de la liasse, ou bourrage à l impression, ou non-impression, b) Correction ou ajout d un défaut au résultat du contrôle, c) impression sur une liasse d un document par erreur. Le contrôleur peut, sous sa responsabilité, annuler la liasse de contrôle après avoir validé l impression dans le logiciel. Les cas a) et b) correspondent à une annulation normale («Annuler la liasse» dans le logiciel) intervenant lors de l utilisation du logiciel de contrôle. L utilisateur doit alors indiquer dans le logiciel si la liasse est ré-utilisable ou non, et le motif de l annulation. Le cas c) correspond à une annulation manuelle («Annuler une liasse manuellement» dans le logiciel), qui intervient suite à une mauvaise manipulation en dehors de l utilisation du logiciel de contrôle. Il faut impérativement, dans ce cas, renseigner immédiatement le logiciel de contrôle, en indiquant le numéro de liasse concerné et le motif de l annulation. Lorsque l incident est traité, l utilisateur met à jour le compteur des liasses de contrôle au niveau du logiciel, si nécessaire. Les liasses annulées sont rendues inutilisables, elles sont barrées en travers avec la mention «annulée» (aussi bien pour l original que pour le double). Egalement, le timbre certificat d immatriculation et la vignette parebrise sont rendus inutilisables et sont archivés sur l original de la liasse annulée. L original annulé est rangé dans l ordre chronologique, dans le recueil GPV-10, et les doubles sont intégrés dans l archivage classique. Une liste des liasses réglementaires annulées est éditée, à l aide du logiciel, au minimum une fois par mois (uniquement lorsque des liasses sont concernées). Cette liste est classée dans le recueil GPV-10, avant les liasses annulées du mois concerné. La liste des liasses de PV de contrôle annulées récapitule notamment les informations suivantes : - le numéro d agrément et le nom du contrôleur ayant effectué le contrôle, - le type d annulation («M» si l annulation est «manuelle»), - Si la liasse a été réutilisée (hormis en cas d annulation «manuelle»), - Le numéro d immatriculation, - la date de l annulation, - le numéro du PV annulé (éventuel), - le numéro de la liasse annulée, - la date et heure du contrôle, - le motif de l annulation, - l identification de la personne qui a effectué l annulation. Cas particulier d utilisation du système code-barres : en cas d activation du système code-barres dans le logiciel de contrôle, les dispositions spécifiques applicables pour la gestion des liasses annulées (concernant les et 5.5.5) sont consultables dans l annexe à la présente procédure. Cependant, les liasses annulées sont toujours rendues inutilisables (timbre et vignette compris), barrées avec la mention «annulée» et classées dans le GPV Gestion des liasses annulées (après validation du PV) Exceptionnellement, lorsque le contrôleur détecte une anomalie sur le PV après la validation du contrôle, et dans la mesure où le véhicule contrôlé n a pas quitté le centre de contrôle, le contrôleur peut conserver le PV non-conforme et appliquer les mêmes règles énoncées au ci-avant, en effectuant une annulation manuelle de la liasse concernée («Annuler une liasse manuellement» dans le logiciel, en précisant comme motif au minimum «correction après validation»). Le contrôleur effectue alors un nouveau contrôle pour le même véhicule afin de délivrer un PV conforme au client.

8 8/9 Dans le cas ou le véhicule a déjà quitté le centre, ce véhicule devra faire l objet d un rappel (par tél et/ou fax et/ou et par courrier recommandé avec AR) pour réaliser un nouveau contrôle complet, dont les frais seront à la charge du centre. La même procédure d annulation, décrite ci-avant, pourra alors être appliquée, si le véhicule se représente au contrôle avec son ancien PV (un nouveau PV est délivré au client et l ancien PV (si disponible) est conservé par le centre de contrôle dans le recueil GPV-10) MODALITES D ARCHIVAGE Archive informatique Chaque contrôle technique périodique effectué est archivé par le système informatique pendant une durée minimale de quatre ans, et de 6 ans pour les véhicules de collection. La relecture des données et leur réédition sont garanties pendant ces durées. L archivage est transparent pour l utilisateur. Dès qu un procès-verbal de contrôle est imprimé, celui-ci est enregistré numériquement dans son état d impression, et il est sauvegardé avec les données informatiques. La consultation d un procès-verbal de contrôle archivé s effectue avec le module de recherche du logiciel à partir : - du numéro de procès-verbal, - de la date de contrôle, - de l immatriculation du véhicule Archive sur support papier Les doubles des PV de contrôle périodique («exemplaire installation de contrôle») sont archivés sur support papier pendant une durée minimum de quatre ans, et de 6 ans pour les véhicules de collection par le centre de contrôle. L installation de contrôle dispose d un local ou d un équipement permettant de garantir la sécurité des procèsverbaux de contrôle, des timbres et vignettes (notamment pour les liasses de contrôle neuves et les doubles de PV papier). Les doubles des procès-verbaux (disponibles sur support papier) sont rangés chronologiquement par numéro de PV, à l aide de moyens adéquats (boîtes d archives ) prévues à cet effet, permettant de les retrouver facilement, notamment en faisant apparaître : - la période d archivage (date à date), - les numéros de PV concernés (du n. au n..), 5.7. SECURITE Perte ou vol de liasse La liasse de procès-verbal de contrôle étant un document administratif incontournable pour l immatriculation du véhicule, en cas de perte ou de vol de liasse dans le centre de contrôle, une plainte auprès des services de police ou de gendarmerie est déposée et, notamment en déclarant : les circonstances, la date, l heure présumée, le nombre et les numéros de série des liasses concernées. Ce dépôt de plainte doit être adressé à la préfecture qui a délivré l agrément du centre de contrôle, et en copie à la Coopérative A-3S. Une copie de plainte est conservée et classée dans le recueil GPV Destruction et confidentialité Les doubles des procès-verbaux de contrôle périodique peuvent être détruits après la 4 ème année d archivage, et 6 ème année pour les véhicules de collection, par un moyen permettant de respecter la confidentialité (incinération, broyage ). Toute destruction doit être tracée sur le document «Liste des liasses de PV de contrôle périodique réceptionnées» (réf. 12E-12-5) à l endroit prévu (en identifiant les séries de liasses détruites, la date et le responsable de l action). Les doubles de procès-verbaux sont soumis aux règles de confidentialité telles que définies au chapitre 5 du Manuel de Management de la Qualité.

9 9/9 7. DOCUMENTS ASSOCIES Document classé dans le recueil PMQ-02 : Procédure «Traitement des non-conformités». Document classé dans le recueil NCR-09 : Fiche d écart réf. 12E Document classé dans le recueil GPV-10 : Bon de commande (si imprimé via le site intranet de la Coopérative A-3S). Bon de livraison. Liste des liasses de PV de contrôle périodique réceptionnées réf. 12E Liste des PV de contrôle périodiques annulés ou rapport de suivi de carton de liasse (si utilisation système code-barres). Document classé dans le recueil MIM-15 : Procédure «Intégrité, sécurité et maintenance du système informatique».