Procédurier et règlements pour la réservation des locaux de la CUP

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1 Procédurier et règlements pour la réservation des locaux de la CUP Clinique universitaire de psychologie de l Université de Montréal Date d entrée en vigueur : Mise à jour :

2 2 Table des matières Sommaire Version Outlook utilisée... 3 Règlements pour la réservation des locaux de la CUP... 3 Descriptif des locaux disponibles à la CUP... 4 Section 1 :... 6 Version Outlook installée sur votre poste de travail... 6 Comment accéder aux calendriers des locaux?... 7 Comment effectuer une réservation?... 9 Comment visualiser plusieurs calendriers en même temps?...11 Comment effectuer une recherche?...13 Section 2 :...14 Version Outlook disponible sur le WEB...14 Comment accéder aux calendriers des locaux?...15 Comment effectuer une réservation?...17 Comment effectuer une recherche?...18 Notes pour l équipe de la CUP...19 Pour attribuer une couleur de classement à une réservation...21

3 3 Version Outlook utilisée Vous pouvez réserver des locaux à partir de votre courriel institutionnel Outlook. Il vous suffit de suivre les étapes ci-dessous et de prendre connaissance des quelques conseils exposés ci-après. Il y a deux modes d accès pour Outlook : Via la version Outlook installée sur votre poste de travail ; Via la version disponible sur le Web ( La procédure variera légèrement selon la version d Outlook que vous utiliserez pour effectuer vos réservations. Règlements pour la réservation des locaux de la CUP Lorsqu une personne réserve un local, elle doit respecter les plages horaires indiquées (dates et heures) à son nom. Le temps prévu pour la préparation du local avant la rencontre et celui prévu pour libérer le local à la fin de la rencontre doivent être inclus dans la plage horaire réservée. Il est possible d indiquer une périodicité pour la réservation d un local : cette option permet de bloquer le même local à la même heure et à la même journée de la semaine si vous devez faire un suivi avec un client sur plusieurs semaines. Vous trouverez la procédure à suivre aux pages 10 (version Outlook sur votre poste de travail) et 18 (version web) de ce procédurier. Il est important de ne pas bloquer des locaux inutilement. Si vous n avez plus besoin d un local réservé, annulez votre réservation le plus rapidement possible. Ceci permettra de libérer les locaux afin d offrir une plus grande disponibilité à tous les intervenants de la CUP. Il est important de spécifier la raison de la réservation d un local. Voici ce que l intervenant doit indiquer à la suite de son nom pour les différents cas listés ci-dessous : - Pour une rencontre client = Nom de l intervenant + # dossier client - Pour une supervision = Nom de l intervenant + Supervision - Pour du visionnement = Nom de l intervenant + Visionnement + # dossier client - Pour une rencontre d équipe = Nom de l intervenant + Rencontre d équipe ATTENTION : si vous réservez l un des locaux suivants (D-320.1, D-320.2, E et E-302.2) et que vous souhaitez observer dans le local adjacent, vous devez réserver les deux locaux. Sans réservation double, le second local pourrait être utilisé par un autre intervenant.

4 4 Descriptif des locaux disponibles à la CUP Description des locaux de la CUP Locaux Clientèle Fenêtre Nombre de caméra Informations supplémentaires Locaux pour les stages D Adulte 2 Petit local : réserver le D pour observation D Adulte X 2 Petit local : réserver le D pour observation E Adulte 2 Petit local : réserver le E pour observation E Adulte 2 Petit local : réserver le E pour observation E Adulte X 2 E Neuro X 2 E Neuro X 2 E Neuro X 2 E Adulte X 2 E- 319/321.1 Enfant X 2 Lavabo, jouets et matériel de bricolage E- 323/321.2 Enfant X 2 Lavabo, jouets et matériel de bricolage E- 325/327.1 Adulte X 2 E Adulte X 2 F Enfant X 2 Lavabo, jouets et matériel de bricolage F Enfant X 2 Lavabo, jouets et matériel de bricolage Locaux pour les rencontres de groupe D Salle de rencontre et de visionnement (Les DVD doivent être finalisés au préalable.) Environ 12 personnes F X 2 Environ 15 personnes Locaux pour les cliniciens associés E X 0 1 téléphone, 1 ordinateur E Environ 4 ou 5 personnes Local de cotation Logiciels disponibles : Adolexie, CPT-II, Dominique interactif, Dominique adolescent, MCI, PASAT 2, Q-Local, RIAP5, WCST, WMT. E ordinateurs, 1 imprimante

5 5 Local d'entrevue téléphonique D X 0 E Local pour les dossiers E Locaux de visionnement D X 0 E E téléphone, 1 ordinateur, 1 imprimante Environ 3 personnes 1 téléphone, 1 ordinateur Environ 4 ou 5 personnes 1 lecteur VHS et DVD 1 ordinateur, 1 imprimante Environ 1 ou 2 personnes 1 ordinateur Environ 4 personnes 1 téléphone, 1 ordinateur Environ 4 ou 5 personnes

6 6 SECTION 1 : Version Outlook installée sur votre poste de travail

7 7 Comment accéder aux calendriers des locaux? Version Outlook installée sur votre poste de travail 1) Dans la LISTE DES DOSSIERS (à gauche de votre écran), cliquez sur DOSSIERS PUBLICS (au bas complètement de la liste) ; 2) Ouvrez le menu déroulant du dossier TOUS LES DOSSIERS PUBLICS ; 3) Ouvrez maintenant le menu déroulant du dossier PSY ; 4)

8 8 4) Ouvrez ensuite le menu déroulant du dossier LOCAUX CUP ; 5) Ouvrez le menu déroulant de la catégorie de locaux qui vous intéresse, par exemple : catégorie Locaux adulte. 6) Chaque catégorie de locaux contient plusieurs calendriers, correspondant à chacun des locaux contenus dans la catégorie sélectionnée. Une liste de dossiers par catégorie de locaux s affichera. Chaque local étant associé à un calendrier, une liste de calendriers s affichera. 7) Vous pouvez maintenant consulter les calendriers et effectuer une ou des réservations.

9 9 Comment effectuer une réservation? Version Outlook installée sur votre poste de travail 1) Lorsque vous sélectionnez, en double-cliquant, un calendrier dans le menu à gauche de votre écran, ce dernier s affiche à la droite de l écran. 2) Le nom du calendrier s affiche en haut de votre écran et vous pouvez maintenant voir les réservations déjà effectuées dans ce calendrier ainsi que les plages horaires encore disponibles. 3) Trois types d affichage sont disponibles : quotidiens, hebdomadaire et mensuel. Vous pouvez sélectionner le mode qui vous convient en cliquant sur l un des trois onglets suivants :. 4) Si vous souhaitez effectuer une réservation dans ce calendrier, il vous suffit de double-cliquer, avec le bouton gauche de la souris, sur l heure à laquelle débutera votre réservation. 4

10 10 5) Un écran de réservation s affichera et vous pourrez alors entrer les renseignements essentiels pour votre réservation dans les divers champs proposés : - Champ OBJET : prénom et nom ; - Champ DÉBUT : indiquer la date et l heure de début de votre réservation ; - Champ HEURE DE FIN : indiqué l heure de fin de votre réservation. - Si vous souhaitez indiquer une périodicité à votre réservation (par exemple, si votre réservation doit se reconduire d une semaine à l autre durant une période précise), cliquez sur le bouton OPTIONS en haut, au centre (voir la flèche rouge sur l écran à gauche, ci-dessous). - Un menu s affichera et vous pourrez sélectionner le bouton PÉRIODICITÉ (voir la flèche rouge ci-dessous). - Vous pourrez ensuite spécifier les informations concernant la PLAGE DE PÉRIODICITÉ, dont la date de fin (voir la seconde flèche rouge, ci-dessous). Avant d ajouter une périodicité à votre réservation, vous devez au préalable vérifier la disponibilité du local pour toute la période concernée! Cela évitera des conflits d horaire avec des réservations déjà présentes à des dates postérieures.

11 11 Comment visualiser plusieurs calendriers en même temps? N.B. : Cette fonction n est pas disponible dans la version Outlook Web. Dans le but de faciliter votre repérage d un local disponible, il est possible d afficher plus d un calendrier à la fois : i) On fait un clic droit de la souris sur le calendrier concerné ; ii) On sélectionne AJOUTER AUX FAVORIS dans le menu de la souris ; iii) On clique sur AJOUTER ; v) Les noms des calendriers, suivis de la mention DANS DOSSIERS PUBLICS, apparaitront. Vous pourrez alors sélectionner les calendriers que vous voulez consulter simultanément en les cochant. (Voir l exemple d affichage simultané de deux calendriers à la page suivante.) iv) Pour visualiser simultanément les calendriers ajoutés aux favoris, on clique sur le bouton CALENDRIER (au bas de nos dossiers) ;

12 Voici un exemple d affichage simultané de deux calendriers. Les calendriers cochés à la gauche de l écran apparaissent à la droite de celui-ci. 12

13 13 Comment effectuer une recherche? Version Outlook installée sur votre poste de travail Il est possible d effectuer une recherche par nom de personne lorsque vous êtes dans un calendrier : 1) Cliquez sur l icône représentant une LOUPE, en haut, à la droite de l écran ; 2) Inscrivez le nom recherché dans le boitier RECHERCHER CES MOTS DANS LE CHAMP OBJET ; 3) Cliquez sur le bouton RECHERCHER ; 4) Toutes les réservations faites au nom de cette personne, dans ce calendrier, s afficheront dans la fenêtre des résultats de recherche.

14 14 SECTION 2 : Version Outlook disponible sur le WEB

15 15 Comment accéder aux calendriers des locaux? Version Outlook disponible sur le Web ( Utilisez uniquement les navigateurs suivants : Firefox et Explorer. Ne jamais utiliser les navigateurs Safari ou Chrome, puisque ceux-ci ne permettent pas de voir toutes les réservations déjà présentes au calendrier d un local. 1) Dans le menu de gauche, cliquez sur DOSSIERS PUBLICS ; 2) Si DOSSIERS PUBLICS n apparait pas dans le menu de gauche, cliquez sur l icône indiqué par la flèche rouge cidessous ; 3) Une nouvelle page OUTLOOK WEB ACCESS s affichera, dans laquelle se trouvent les DOSSIERS PUBLICS. Dans le menu de gauche, ouvrez le menu déroulant du dossier PSY ;

16 16 4) Toujours dans le menu de gauche, ouvrez le menu déroulant du dossier LOCAUX CUP ; 5) Ouvrez le menu déroulant de la catégorie de locaux qui vous intéresse, par exemple : catégorie Locaux adulte. 6) Chaque catégorie de locaux contient plusieurs calendriers : chaque calendrier correspondant à un local. Une liste de dossiers par catégorie de locaux s affichera. Chaque local ayant un calendrier, une liste de calendriers s affichera. 7) Vous pouvez maintenant consulter les calendriers et effectuer une ou des réservations.

17 17 Comment effectuer une réservation? Version Outlook disponible sur le Web ( 1) Lorsque vous sélectionnez, en cliquant, un calendrier dans le menu à gauche de votre écran, ce dernier s affiche à la droite de l écran. 2) Le nom du calendrier s affiche en haut de votre écran et vous pouvez maintenant voir les réservations déjà effectuées dans ce calendrier ainsi que les plages horaires encore disponibles. Il est important d utiliser les navigateurs Firefox ou Explorer, et non Safari et Chrome. 3) Quatre types d affichage sont disponibles : Affichage du jour, Affichage de la semaine de travail, Affichage de la semaine et Affichage du mois. Vous pouvez sélectionner le mode qui vous convient en cliquant sur l un des quatre icônes suivants : 4) Si vous souhaitez effectuer une réservation dans ce calendrier, il vous suffit de double-cliquer, avec le bouton gauche de la souris, sur l heure à laquelle débutera votre réservation. Il n est pas possible d afficher plus d un calendrier à la fois dans la version Outlook Web Access.

18 18 5) Un écran de réservation s affichera et vous pourrez alors entrer les renseignements essentiels pour votre réservation dans les divers champs proposés : - Champ OBJET : prénom et nom ; - Champ DÉBUT : indiquer la date et l heure de début de votre réservation ; - Champ FIN : indiqué l heure de fin de votre réservation. - Si vous souhaitez indiquer une périodicité à votre réservation (par exemple, si votre réservation doit se reconduire d une semaine à l autre durant une période précise), cliquez sur le bouton PÉRIODICITÉ en haut, au centre de l écran (voir cercle rouge ci-dessous). - Un écran PÉRIODICITÉ s affichera, dans lequel vous pourrez spécifier les informations concernant la PLAGE DE PÉRIODICITÉ (voir la flèche rouge cidessous). Avant d ajouter une périodicité à votre réservation, vous devez au préalable vérifier la disponibilité du local pour toute la période concernée! Cela évitera des conflits d horaire avec des réservations déjà présentes à des dates postérieures.

19 19 Comment effectuer une recherche? Version Outlook disponible sur le Web ( Il est possible d effectuer une recherche par nom de personne lorsque vous êtes dans un calendrier : 1) Cliquez sur l icône représentant une LOUPE, au centre de l écran : 2) Inscrivez le nom recherché dans le boitier RECHERCHER CES MOTS DANS LE CHAMP OBJET ; 3) Cliquez sur le bouton RECHERCHER ; 4) Toutes les réservations faites au nom de cette personne, dans ce calendrier, s afficheront dans la fenêtre des résultats de recherche.

20 20 Notes pour l équipe de la CUP Les réservations effectuées par les membres de l équipe CUP (Responsable de la Testothèque, TCTB et Directrice) ne pourront ni être modifiées, ni annulées par les utilisateurs des autres groupes (ex. : Stagiaires, Superviseurs et Cliniciens associés). En revanche, les membres de l équipe CUP pourront modifier ou supprimer toutes les réservations inscrites dans Outlook, sans distinction du créateur de la réservation. Il faut attribuer une couleur de classement afin de marquer les différentes catégories de réservation d une couleur spécifique. Cette méthode vise à faciliter le processus de réservation des locaux ainsi que le repérage. Nous ne pouvons pas attribuer ces couleurs aux réservations si nous utilisons la version Web d Outlook. Voici la légende des couleurs : Descriptif de certaines couleurs de la légende : À confirmer : il s agit d une réservation qui doit être confirmée avec le client. Ce statut ne peut demeurer en place que 48h. Maintenance : lorsqu on doit effectuer une réparation dans le local ou encore un ajout ou une mise-à-jour du matériel informatique ou audiovisuel en place.

21 21 Pour attribuer une couleur de classement à une réservation 1) Cliquez sur l icône OPTIONS, au centre de l écran de réservation ; 2) Cliquez ensuite sur l icône CLASSER ; 3) Cliquez ensuite sur la couleur recherchée : celle-ci s ajoutera à votre réservation.