Tutoriel. 1. Compléter. statuts : est lié à une. l entrée d un prêt à être complété. > À compléter : statut du

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1 Tutoriel 1. Compléter l entrée des données des rapports financiers vérifiés La section «Rapport financier» permet d entrer, de visualiser et d imprimer les rapports financiers vérifiés pour les années financières et (L année financière sera disponible en septembre prochain). Un rapport financier est lié à une année financière donnée et dispose de quatre statuts : > À commencer : statut par défaut quand une nouvelle année devient disponible pour l entrée d un rapport financier vérifié. L icône crayon indique que le rapport financier est prêt à être complété. > À compléter : statut du rapport financier lorsque l entrée de données a débuté. Ce statut (icône crayon) perdurera jusqu à ce que le rapport financier soit entièrement complété pour une année financière donnée. 1

2 > À cadenasser : statut du rapport financier vérifié lorsqu il a été complété par l utilisateur en mode Écriture ou Administrateur (si l administrateur complète lui-même le rapport financier). Le rapport est alors en attentee de la validation finale par l utilisateur Administrateur (généralement la direction générale du CPE) ). Pour que le rapport financier passe au statut «À cadenasser», l utilisateur en mode Écriture doit le consulter puis cliquer sur «Rapport complété» en bas de page. Un courriel averti alors l utilisateur Administrateur qu un nouveau rapport est complété. Avant de le cadenasser, il doit s assurer que le rapport financier a été correctement et fidèlement complété. L icône crayon indique qu une page est à compléter; l icône crochet indique que la page a été complétée. > Cadenasser : l utilisateur Administrateur attribue ce statut au rapport financier en cliquant sur le bouton Cadenasser (en bas de la page du rapport à cadenasser). Cette opération ferme le rapport financier et empêche toute modification ultérieure. La correction d une erreur trouvée après le cadenassage demeure possible, mais elle exige un décadenassage préalable du rapport. Un rapport financier doit avoir étéé cadenassé Analyse financière». pour devenir disponible dans la section «2

3 L icône cadenas rouge indique que le rapport financier est prêt â être cadenassé (pour qu il devienne impossible de le modifier); l icône cadenas turquoise indique que le rapport financier est cadenassé. 2. Pour débuter l entréee d un rapport financier Pour débuter l entrée d un rapport financier, connectez-vous en tant qu utilisateur Écriture ou Administrateur, puis cliquez sur Rapports financiers dans la barre de menu. Choisissez quel rapport financier vous souhaitez commencer à entrer. a - Identification de l établissement Lorsque vous choisissez de commencer l entrée d un rapport financier, vous êtes automatiquement redirigé vers un tableau d identification de l établissement. Entrez les informations demandées, puis cliquez sur Enregistrer pour pouvoir passer à l étape suivante. b - Identification des composantes Il vous sera demandé à cette étape d indiquer le nombre de composantes (installations et bureaux coordonnateurs) reliées à votre établissement ainsi que les informations s y afférant. Une fois l ensemble des informations entrées, cliquez sur Enregistrer. Attention : Assurez-vous bien que le nombre de composantes que vous entrez correspond au nombre de composantes inscrites dans le rapport financier. Veillez également à ce que leur ordre de présentation soit identique. 3

4 c - Choix des sections du rapport financier à compléter Cette étape consiste à choisir les pages du rapport financier à compléter. Les types de pages à compléter peuvent différer selon la situation des CPE et BC. Certaines pages doivent obligatoirement être complétées, d autres peuvent l être de façon facultative. Par exemple, comme l occupation varie d un CPE et BC à l autre, il faut choisir les tableaux à compléter qui correspondent à votre situation. Pour choisir les pages du rapport financier à compléter, cochez les cases des pages à compléter, puis cliquez sur Étape suivante en bas de page. 4

5 d - Tableau des sections du rapport financier à compléter Une fois le choix des pages du rapport financier terminé, le tableau est généré de nouveau avec des icônes indiquant les pages à compléter. L icône crayon indique qu une complétée. page est à compléter; l icône crochet indique que la page a été Dans ce tableau, vous pourrez : > compléter une page du rapport financier en cliquant sur l icône crayon; > modifier une page du rapport financier déjà complétée en cliquant sur l icône crochet; > modifier au besoin le choix des pages du rapport financier en cliquant sur le bouton Éditer en bas de page; 5

6 > finaliser une année financière lorsque le rapport financier est complété en cliquant sur le bouton Rapport complété en bas de page (cette option apparaît uniquement lorsque toutes les pages sélectionnées sont complétées, c est à dire lorsqu il ne reste plus d icône crayon dans le tableau); > cadenasser un rapport financier (empêcher toute modification) en cliquant sur le bouton Cadenasser le rapport financier sous le tableau (cette option apparaît uniquement à l utilisateur Administrateur lorsque le statut À cadenasser a été affecté au rapport financier); > l utilisateur Administrateur peut refaire passer en mode actif un rapport financier complété qui était prêt à être cadenasser en cliquant sur Modifier. L utilisateur Écriture ou Administrateur a alors de nouveauu accès au rapport financier et peut lui apporter des modifications; > décadenasser un rapport financier (pour pouvoir le modifier) : dans «Rapport financier», cliquez sur l année financière en question, puis, dans la phrase «Si vous souhaitez apporter des modifications à ces rapports, cliquez ici pour les décadenasser» dans le bloc d information à la droite du menu, cliquez sur «ici». Pour chaque page du rapport financier, veuillez vérifier que les données inscrites dans Octopuce sont identiques à celles qui sont inscrites dans votre rapport financier. Lorsque vous aurez effectué toutes ces vérifications, cadenassez le rapport financier complété en cliquant sur Cadenasser. Le cadenassage empêche toute modification du rapport par un autre utilisateur. Seul l administrateurr peut cadenasser et décadenasser un rapport financier. Une fois les rapports financiers complétés, vous pourrez consulter la section d analyse en cliquant dans le menu sur «Analyse financière». 6