«CODE D ÉTHIQUE ET DE DÉONTOLOGIE

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1 Page 1 «CODE D ÉTHIQUE ET DE DÉONTOLOGIE DE LA COMMISSION DE LA FONCTION PUBLIQUE DE MONTRÉAL» La Commission de la fonction publique de Montréal (CFPM) a adopté, à sa séance du 23 août 2012, la mise à jour 1 du présent code d éthique et de déontologie. Ce code s applique aux membres ainsi qu à l ensemble du personnel de la Commission. 1 La mise à jour du présent code d éthique et de déontologie a été effectuée avec le concours d une firme externe spécialisée en éthique, gouvernance et responsabilité sociétale, soit «GUBERNA services conseils»,.

2 Page 2 Message de la présidente Il me fait plaisir de présenter cette mise à jour du code d éthique et de déontologie récemment adopté par la Commission de la fonction publique de Montréal. Il a pour but de rendre public notre engagement renouvelé vis-à vis des valeurs que nous véhiculons dans l appareil municipal et des comportements que nous exigeons de chacun de nous. Préserver et accroitre la confiance de l ensemble de nos interlocuteurs, des employés de la ville, des élus et des citoyens, impose à nos membres et à notre personnel, non seulement de connaitre et de maitriser le cadre normatif de leurs fonctions, mais aussi de faire preuve quotidiennement de leadership éthique dans leurs interventions, leurs décisions et leurs comportements. L équité, l impartialité, la transparence et la compétence constituent la base de notre mission. À ces valeurs s ajoutent l intégrité et la discrétion dans le traitement des divers dossiers. Enfin, la loyauté envers la Ville et ses citoyens nous guide dans nos toutes nos interventions. Nous croyons au mérite d affirmer dans une facture renouvelée ces valeurs auxquelles nous adhérons, tant dans notre rôle de vérificateur des processus de dotation et de gestion de la main-d œuvre que dans nos rapports internes et externes. Consciente que, de par sa mission, elle porte constamment un regard critique sur ce que les autres font, la Commission mesure l importance de cette mise à jour de son code d éthique. Elle s acquitte ainsi de son devoir d exemplarité dans l ensemble de ses actions.

3 Page 3 1. Objectifs Définitions et champs d application Préambule Mission La vision de la CFPM Les valeurs de la CFPM Attitudes générales Conflits d intérêts Attitude face à la clientèle Devoir de réserve Confidentialité des informations Développement professionnel et compétence Propriété et intégrité intellectuelles Guide d aide à la décision éthique Bibliographie Formulaire d engagement...13

4 Page 4 1. Objectifs Le présent document vise à: Consolider la bonne gouvernance et la saine culture éthique au sein de la CFPM. Assurer que la CFPM s inspire des meilleures pratiques reconnues internationalement en matière d éthique. Servir de guide pour les membres de la CFPM qui font face à des dilemmes éthiques. 2. Définition et champs d application Éthique et déontologie : L éthique est un mode de régulations des comportements qui provient de l individu et qui met l accent sur des valeurs co construites et partagées pour donner un sens à ses décisions et à ses actions faisant ainsi appel à son jugement professionnel et à sa responsabilité. Un code d éthique et de déontologie consiste donc à énoncer les principales valeurs et règles de conduite sur lesquels il faut s appuyer dans le cadre de ses fonctions. Le présent Code d éthique et de déontologie s adresse aux membres et au personnel de la Commission. 3. Préambule «Le respect d une éthique est une condition préalable implicite pour que l opinion publique accorde sa confiance à l administration. C est aussi un élément capital de la bonne gouvernance 2». Ce Code est adapté au contexte particulier de la Commission. Il formule des attentes, détermine des devoirs professionnels et des règles de conduite pour les membres et le personnel de la Commission. Il se veut également un outil de référence pratique dans la réalisation du travail des membres et du per 2 OCDE (2000). Renforcer l éthique dans le service public, Paris, p. 9. Notons que l organisation de coopération et de développement économique (OCDE) a pour mission de promouvoir les politiques qui amélioreront le bien être économique et social partout dans le monde.

5 Page 5 sonnel de la Commission. Ceux ci sont tenus d en prendre connaissance et de se comporter en conséquence. La méthodologie employée pour la rédaction de ce Code s inspire des meilleures pratiques recommandées par l OCDE dans son cadre de gestion de l intégrité 3, ainsi que des recommandations de l ONU en matière de rédaction d un code d éthique Mission Trouvant sa source dans la législation provinciale, la Commission est un organisme neutre et indépendant dont le rôle premier est de vérifier le caractère impartial et équitable des règles de dotation et des politiques en matière de gestion de la main d œuvre. La Commission a également comme mission, et ce, par la réglementation municipale, d assurer à l'administration que les personnes soumises à un même processus de dotation des postes sont évaluées de façon impartiale et équitable. La réalisation de la mission se fonde sur des valeurs essentielles qui privilégient des processus de dotation qui sont équitables, transparents, impartiaux et axés sur la compétence. La Commission exerce son pouvoir par le biais d avis et de recommandations à l égard des décisions du conseil municipal, du comité exécutif, des conseils d arrondissement et de celles de tout fonctionnaire habilité par un règlement de délégation. 3 OCDE (2009). Vers un cadre pour l intégrité solide : instruments, processus, structures et conditions de mise en œuvre, Direction de la gouvernance publique et du développement territorial, Comité de la gouvernance publique, Forum mondial sur la gouvernance publique, 4 5 mai. 4 ONU, DIVISION DES TRAITÉS DE L OFFICE DES NATIONS UNIES CONTRE LA DROGUE ET LE CRIME (2010), Guide technique de la Convention des Nations Unies contre la corruption, pp , [en ligne], le 14 avril 2012, _Ebook_f.pdf

6 Page 6 5. La vision de la CFPM La Commission se veut un organisme qui pourra contribuer de façon significative à la qualité de l organisation municipale en favorisant le développement d une main d œuvre compétente et non partisane. Elle saura évoluer avec les nouvelles tendances en dotation et s adapter aux changements que l organisation connaîtra dans le futur tout en assurant aux citoyens, élus et employés municipaux, le respect des principes fondamentaux en matière de gestion de la main d œuvre. La Commission, dans le respect des mandats qui lui sont confiés, privilégie comme philosophie d intervention avec ses interlocuteurs 5 une approche constructive et de collaboration, tout en demeurant objective et rigoureuse. 6. Les valeurs de la CFPM «Les valeurs vivantes, c est-à-dire celles qui influencent et infléchissent réellement les conduites, sont imbriquées dans les pratiques des personnes, dans leur contexte d action 6». Le travail au sein de la Commission exige une participation active et constructive à la réalisation de la mission de la Commission, que ce soit à titre de membre ou d employé. L éthique doit toucher chacun de nous et guider nos actions quotidiennes, de même que les relations interpersonnelles par lesquelles s actualise l adhésion à la mission, la vision et aux valeurs de la Commission. L éthique et les valeurs organisationnelles fonctionnent de pair pour baliser les actions en vue de la réalisation de la mission de l organisation. Les valeurs servent également de guide pour prendre la meilleure décision dans les circonstances qui prévalent. La Commission de la fonction publique de Montréal s inspire de quatre valeurs fondamentales pour appuyer sa mission et sa vision. Sans être exclusives, ces valeurs sont au cœur du mandat de la Commission et tous les membres et employés de la Commission y adhérent et s engagent à s assurer de leur utilisation dans leur travail quotidien. Ces valeurs sont l équité, la transparence, l impartialité, la compétence, l intégrité, la loyauté et la discrétion. Équité : être équitable, c est promouvoir l égalité et la justice au sein de l organisation. C est aussi le respect de la diversité dans toutes les prises de décision. La valeur d équité vise le bien commun et permet d éviter de poser des gestes qui peuvent avantager indûment une personne au détriment d une autre. 5 Les interlocuteurs de la CFPM : l es gestionnaires, les cadres en ressources humaines et les employés des div erses unités d affaires de la Ville, lews élus et les citoyens. 6 CLAUDE, Jean François (2001). Le management par les valeurs, Paris, Éditions Liaisons, p. 124.

7 Page 7 Transparence : être transparent c est un prérequis pour établir une relation de confiance tant chez les membres et employés de la Commission que dans les relations avec les différents interlocuteurs. Ainsi, la transparence des décisions favorise la mobilisation des membres et employés de la Commission. Impartialité : être impartial, c est faire abstraction de ses intérêts personnels, tant au niveau intellectuel que dans ses relations avec autrui. L impartialité permet d éviter les conflits d intérêts potentiels ou apparents en faisant preuve de neutralité et de cohérence dans ses décisions. Compétence : être compétent c est faire preuve de professionnalisme, d efficacité et de rigueur dans l accomplissement de ses tâches. Cela présuppose de mettre à jour ses connaissances et faire preuve de leadership éthique. Intégrité : être intègre c est d être guidé par sa volonté de tenir compte de l ensemble des faits objectifs même si cela n est pas dans son intérêt propre. C est faire preuve d honnêteté intellectuelle et de reconnaitre les contributions distinctives de chacun dans le cadre des tâches accomplies. Loyauté : être loyal c est tenir ses engagements, de respecter les règles établies et les décisions prises par la CFPM et la Commission. C est donc aussi d éviter de discréditer les décisions et positions de la Commission auprès de ses interlocuteurs. Discrétion : être discret c est faire preuve de confidentialité dans le traitement de ses dossiers. 7. Attitudes générales Les membres et le personnel de la Commission : 1. Exercent leurs fonctions conformément au présent Code d éthique et de déontologie. 2. Doivent dans toutes leurs actions et décisions véhiculer les valeurs d équité, d impartialité, de transparence et de compétence. 3. Exercent leurs fonctions dans l intérêt public, avec honnêteté, objectivité et neutralité. 4. Doivent se comporter en tout temps de manière à préserver la réputation de la Commission. 5. Font preuve de loyauté 7 à l égard des décisions et positions prises par la Commission. 7 L obligation de loyauté est enchâssée dans le Code civil du Québec (articles 2088, 2100 et 2138).

8 Page 8 8. Conflits d intérêts Pour la Commission, un conflit d intérêts est «une situation réelle, apparente ou potentielle qui est objectivement de nature à compromettre l indépendance et l impartialité nécessaires à l exercice d une fonction, ou à l occasion de laquelle une personne utilise ou cherche à utiliser les attributs de sa fonction pour en retirer un avantage indu ou pour procurer un tel avantage indu à une tierce personne.» Ainsi, les membres et le personnel de la Commission : 6. S abstiennent de participer à une activité extérieure, qu elle soit rémunérée ou non, susceptible de les mettre dans une position assimilable à un conflit d intérêts (en cas de doute sur le caractère potentiellement litigieux d une activité, ceux ci doivent soumettre, au préalable, la situation à la Commission pour autorisation). 7. S abstiennent d intervenir dans un dossier s ils ont des appréhensions raisonnables ou s il y a apparence de partialité pouvant résulter notamment de relations personnelles, familiales, sociales, de travail ou d affaires avec l une des parties impliquées. 8. Ne peuvent accepter de cadeau ou autre avantage en échange de faveurs liées à l exercice de leurs fonctions. 9. Qui ont cessé d exercer des fonctions au sein de la Commission doivent se comporter de façon à ne pas tirer d avantages indus de leurs fonctions antérieures. 9. Attitude face à ses interlocuteurs Les membres et le personnel de la Commission : 10. Informent adéquatement leurs interlocuteurs des activités et des services offerts par la Commission. 11. Exercent leur pouvoir d enquête de façon juste, équitable et respectueuse. 12. Transigent avec leurs interlocuteurs de façon claire, avec franchise et dans un esprit constructif. 13. Entretiennent des relations interpersonnelles empreintes de respect, de courtoisie et de bonne foi. 14. Exercent leurs fonctions avec assiduité, diligence, efficacité, intégrité, et jugement. 15. S assurent de la qualité et de l efficacité de leurs communications verbales et écrites.

9 Page Devoir de réserve Les membres et le personnel de la Commission : 16. Font preuve de réserve lorsqu il s agit d émettre une opinion personnelle sur un dossier qui peut faire l objet d un avis ou d une recommandation de la Commission. 17. S abstiennent d exprimer publiquement des opinions ou d exercer une activité pouvant faire naître des doutes sur leur impartialité. 18. Évitent de prendre publiquement des positions qui pourraient être interprétées comme étant une position officielle de la Commission. 19. Font preuve de neutralité politique municipale dans l exercice de leurs fonctions.

10 Page Confidentialité des informations Les membres et le personnel de la Commission: 20. S assurent de la confidentialité des renseignements personnels qui pourraient être portés à leur attention dans le cadre de leurs mandats, conformément aux dispositions de la Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels Respectent les règles régissant les communications à caractère public et celles relatives à la diffusion de l information. 12. Développement professionnel et compétence Les membres et le personnel de la Commission : 22. Actualisent leur compétence en favorisant le maintien et le développement de leurs connaissances, de leurs habiletés professionnelles et améliorent leur savoir faire afin de contribuer à l amélioration des travaux de la Commission. 13. Propriété et intégrité intellectuelles Les membres et le personnel de la Commission : 23. S engagent à ne pas utiliser et à ne pas reproduire, à des fins personnelles ou professionnelles, intégralement ou partiellement, sur quelque support que ce soit, les outils de la Commission ou tout autre document porté à leur attention dans le cadre de leurs mandats, sans avoir obtenu au préalable une autorisation écrite de la Commission. 8 L.R.Q., chapitre A 2.1

11 Page Guide d aide à la décision éthique L éthique constitue un cadre de référence et invite à actualiser les valeurs organisationnelles dans l action de manière à jeter un regard nouveau sur une situation et ainsi mieux en apprécier les enjeux. L éthique se veut ainsi un outil supplémentaire pour arriver à prendre la décision la plus appropriée, compte tenu des circonstances. On trouve ci après une grille d aide à la décision qui a pour but de soutenir les membres et employés de la Commission dans leur questionnement éthique et de mieux les outiller lorsque les règles et les normes sont absentes, insuffisantes ou contradictoires. COMPRENDRE LA SITUATION Quel est le contexte de mon dilemme éthique? Quelles sont les personnes concernées par ma décision? Quels sont les aspects normatifs du Code d éthique et de déontologie qui s appliquent? DÉTERMINER LES VALEURS Quelles sont les différentes valeurs en cause? Quelle est la valeur la plus importante à protéger? ANALYSER LES OPTIONS Quels sont les choix qui s offrent à moi? Quelles sont leurs conséquences probables, négatives ou positives? Quelle est la meilleure option? DÉCIDER DE L ACTION Ma décision est elle conforme à la mission et la vision de la Commission? Quelle argumentation sous entend ma décision? Quelle stratégie de communication dois je privilégier?

12 Page Bibliographie BOISVERT, Yves, Magalie JUTRAS, Georges A. LEGAULT et Allison MARCHILDON avec la collaboration de Louis CÔTÉ (2003). Petit manuel d éthique appliquée à la gestion publique, Montréal, Éditions Liber. CLAUDE, Jean François (2001). Le management par les valeurs, Paris, Éditions Liaisons GOUVERNEMENT DU QUÉBEC, MINISTÈRE DES AFFAIRES MUNICIPALES, DES RÉGIONS ET DE L OCCUPATION DU TERRITOIRE (2010), Rapport du Groupe conseil sur l octroi des contrats municipaux. Marchés publics dans le milieu municipal. Groupe de travail sur l éthique dans le milieu municipal (2009). Éthique et démocratie municipale. MICHAUD, Nelson et al. (2011). Secrets d États? Les principes qui guident l administration publique et ses enjeux contemporains, Sainte Foy, Presses de l Université Laval. OCDE (2009). Vers un cadre pour l intégrité solide : instruments, processus, structures et conditions de mise en œuvre, Direction de la gouvernance publique et du développement territorial, Comité de la gouvernance publique, Forum mondial sur la gouvernance publique, 4 5 mai. OCDE (1998). Recommandation sur l'amélioration du comportement éthique dans le service public. OCDE (1997). L éthique et le service public, PUMA, Note de synthèse no 1., Service de la gestion publique. OCDE (1996). L éthique dans le service public, Gestion publique études hors série no 14. ONU, DIVISION DES TRAITÉS DE L OFFICE DES NATIONS UNIES CONTRE LA DROGUE ET LE CRIME (2010), Guide technique de la Convention des Nations Unies contre la corruption, pp , [en ligne], le 14 avril 2012, _Ebook_f.pdf

13 Page Formulaire d engagement «ENGAGEMENT À RESPECTER LE CODE DE DÉONTOLOGIE» Par la présente, j affirme avoir pris connaissance du présent Code d éthique et de déontologie et m engage à y souscrire dans ma pratique professionnelle. Nom : Fonction : Signature Date