NOTE DE SERVICE SG/SAFSL/SDABC/N Date: 03 décembre 2013

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1 MINISTERE DE L'AGRICULTURE, DE L'AGROALIMENTAIRE ET DE LA FORET Secrétariat général Service des affaires financières, sociales et logistiques Sous-direction des affaires budgétaires et comptables Bureau du budget et des opérateurs Adresse : 78 rue de Varenne, PARIS 07 SP Tél : Fax : p1/4- NOTE DE SERVICE SG/SAFSL/SDABC/N Date: 03 décembre 2013 Date de mise en application : immédiate Nombre d'annexe(s) : 6 Le Ministre de l'agriculture, de l'agroalimentaire et de la foret à (cf. destinataires) Objet : Programmation budgétaire et actualisation de programmation déroulement de la procédure en services déconcentrés Texte(s) de référence : Loi organique n du 1 er août 2001 relative aux lois de finances Décret du 29 avril 2004 relatif aux pouvoirs des préfets, à l organisation et à l action des services de l Etat dans les régions et départements Décret n du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique (GBCP) ; Arrêté du 29 décembre 2005 relatif au contrôle financier des programmes et services du ministère de l agriculture et de la pêche Note de service SG/SAFSL/SDABC/N relative à la programmation budgétaire initiale 2013 déroulement de la procédure en administration centrale Note de service SG/SAFSL/SDABC/N relative à l actualisation de la programmation et au suivi de l exécution Courrier conjoint SGG/DB du 24 juin 2013 concernant l'harmonisation des dialogues de gestion Résumé : Cette note explicite le travail à mener par les services déconcentrés afin d élaborer l avis au BOP et les comptes-rendus de gestion, en lien avec la programmation sous CHORUS Mots-clés : Budgets opérationnels de programme (BOP), programmation initiale, DRICE, avis au programme, avis au BOP, actualisation de programmation dialogue de gestion, référentiel d activités. Pour exécution : - Mesdames et Messieurs les Préfets - Mesdames et Messieurs les DRAAF Destinataires Pour information : - Mesdames et Messieurs les responsables de programme - Monsieur le CBCM - Mesdames et Messieurs les contrôleurs budgétaires régionaux

2 Le décret n du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique (GBCP) et son arrêté d application prévoient de nouveaux documents budgétaires de programmation et de suivi de l exécution budgétaire (hors dépenses de personnel) qui doivent être transmis pour validation au contrôleur budgétaire régional. L objet de cette note est d expliciter le travail à mener au cours de l année par les services déconcentrés pour produire les documents budgétaires demandés, en lien avec les services d administration centrale. Vous trouverez en annexe 2 un calendrier général retraçant les différentes étapes budgétaires. Deux notes de service, à destination des responsables de programme (RPROG) et relatives à la programmation budgétaire initiale (Note de service SG/SAFSL/SDABC/N ) et à l actualisation de la programmation (Note de service SG/SAFSL/SDABC/N ) sont déjà parues en I Définitions La programmation budgétaire est une projection des prévisions d utilisation des crédits sur l ensemble de l exercice budgétaire. Celle-ci doit être la plus sincère possible. La programmation initiale à l activité et au BOP doit tenir compte des crédits prévus dans le cadre de la loi de finance initiale auxquels on applique une mise en réserve de précaution dont le taux est défini dans l exposé des motifs du PLF ; elle peut également tenir compte de mouvements dont on sait qu ils vont avoir lieu (mouvements certains). La programmation peut être en décalage avec l exécution (utilisation effective des crédits). Il s agira dès lors en fin d année de pouvoir expliquer les facteurs ayant conduit aux décalages observés entre programmation et exécution (les décalages observables entre programmation et exécution ne doivent pas nécessairement donner lieu à une actualisation de programmation). L actualisation de la programmation consiste en une mise à jour de la programmation précédente (dernière version validée de la programmation sous CHORUS) en vue d arrêter une nouvelle projection des prévisions d utilisation des crédits sur l ensemble de l exercice budgétaire. Celle-ci est réalisée en une fois. Une actualisation de la programmation n a pas vocation à prendre en compte l ensemble des opérations (réallocations de crédits, mises à disposition, etc.) qui ont eu lieu depuis l actualisation précédente. On appelle «reprogrammation ponctuelle» (ReProP) les opérations conduites entre deux actualisations de programmation qui seront prises en compte lors de la prochaine actualisation. L actualisation de la programmation consiste donc en la somme de toutes les ReProP. II - Programmation initiale et élaboration de l avis au BOP Les RPROG communiquent en septembre au RBOP, après la conférence de presse budgétaire ministérielle, une pré-notification des dotations au BOP. Suite aux discussions des réunions du dialogue de gestion d automne, une proposition de répartition des crédits à l activité par BOP est arrêtée. Cette programmation initiale est renseignée sous CHORUS par les RPROG avant le 6 décembre. Elle est validée par le secrétaire général (SG/SAFSL) puis soumise, conjointement avec les responsables de programme, au visa du contrôleur budgétaire et comptable ministériel (CBCM) sous la forme du document de répartition initiale des crédits et des emplois (DRICE) qui doit parvenir au CBCM avant le 15 décembre. -p2/13-

3 Les RPROG procèdent en décembre à l'ajustement du montant des BOP, en tenant compte des éventuels amendements au PLF. Ces ajustements sont renseignés au fur et à mesure sous CHORUS afin d élaborer une version définitive du DRICE après le vote de la loi de finances. Cette version doit être transmise au CBCM au plus tard le premier jour ouvré suivant la publication du décret de répartition des crédits ouverts en loi de finances. La notification définitive des BOP par le RPROG intervient après visa du DRICE par le CBCM. Les RBOP notifient alors leurs dotations aux unités opérationnelles (UO) de leur ressort. Les RBOP formalisent alors, à partir de la notification au BOP réalisée, les documents nécessaires à l avis au BOP : - une note de synthèse présentant les déterminants de la programmation, les dépenses obligatoires et inéluctables, et identifiant les risques éventuels d insoutenabilité de la programmation et de son exécution et les mesures correctrices envisagées ; - deux tableaux à remplir obligatoirement, 5 tableaux facultatifs : tableaux obligatoires : le tableau de ventilation des crédits par activité au BOP et, pour les COM, le tableau de consommation mensuelle des crédits du titre 2 par nature de dépense. Vous trouverez en annexes 3, 4 et 5 des aides méthodologiques pour remplir ces tableaux. tableaux facultatifs : inventaire des baux, loyers budgétaires : année 2013, suivi des marchés publics, suivi des opérations d'investissements et suivi des dépenses d'intervention. Ces tableaux sont à remplir sur demande du CBR. Ces documents sont soumis pour avis au CBR (avis au BOP). La validation du DRICE par le CBCM permet la mise à disposition des crédits avec une utilisation maximale de 25% des crédits prévus pour chaque BOP. Le reste des crédits ne peut être mis à disposition qu après émission de l avis au BOP par le CBR pour les BOP déconcentrés. Dès que les RBOP ont fait parvenir au RPROG et au RFFIM une copie de leur avis au BOP, la mise en place des crédits complémentaires peut avoir lieu. III - Actualisation de programmation et comptes-rendus de gestion Outre la programmation initiale, trois actualisations de la programmation sont prévues fin avril, fin août et fin octobre. Les RPROG prévoient, à l occasion des deux dernières actualisations de la programmation, une phase de dialogue de gestion qui doit permettre d ajuster au mieux les crédits encore disponibles aux besoins identifiés au niveau des services déconcentrés notamment. Le décret GBCP prévoit l envoi au CBR de deux comptes-rendus de gestion (CRG) pour chaque BOP dans l année, avant le 15 mai et avant le 15 septembre. Le CRG de mai est basé sur les données d exécution au 30 avril et le CRG de septembre est basé sur les données d exécution au 31 août. Les CRG sont constitués : - d une note de synthèse analysant l'exécution des crédits et la prévision des crédits non consommés et identifiant les risques éventuels d'insoutenabilité de l'exécution et les mesures correctrices envisagée - de 4 tableaux à compléter : un tableaux de suivi de l'exécution : ce tableau (cf. annexe 6) reprend les données issues de l actualisation de la programmation, les données relatives à l exécution du mois précédent et indique la prévision d exécution jusqu en fin d année ; un tableau de répartition et exécution à l UO, à compléter de la même façon que le premier tableau ; un tableau de consommation mensuelle des crédits du titre 2 ; un tableau de prévision mensuelle d'entrées et de sorties des personnels rémunérés d un tableau et d une note d accompagnement. -p3/13-

4 * * * Je vous serais reconnaissant de veiller à la bonne application de la présente instruction et de me tenir informé de toute difficulté de mise en œuvre. Visa du contrôleur budgétaire et comptable ministériel Hervé Chazeau Le directeur des affaires financières, sociales et logistiques Christian Ligeard

5 ANNEXE 1 Glossaire BOP : budget opérationnel de programme CBCM : contrôleur budgétaire et comptable ministériel CBR : contrôleur budgétaire régional DRICE : document de répartition initial des crédits et des emplois qui a été créé par le décret relatif à la gestion budgétaire et comptable publique (GBCP) paru le 7 novembre 2012 LFI : loi de finance initiale qui correspond à la loi adoptée in fine. Avant cette adoption, on parle de pré-lfi PBI : programmation budgétaire initiale. Elle correspond à la programmation qui sera in fine validée formellement par le CBCM. Avant cette validation, on parle de pré-pbi RBOP : responsable de budget opérationnel de programme RFFIM : responsable de la fonction financière ministérielle. Cette fonction a été créée par le décret (GBCP) et correspond au rôle de «RSPROG» dans CHORUS. Pour le MAAF, c est le service des affaires financières, sociales et logistiques qui est RFFIM RPROG : responsable de programme RUO : responsable d unité opérationnelle UO : unité opérationnelle -p5/13-

6 Traduction Outil Échelon BOP Calendrier budgétaire Échelon Programme ANNEXE 2 : Calendrier Nov Déc Jan Fév Mars Avril Mai [...] Août Sept Oct Nov DRICE LFI Visa du CBCM Programme Tableaux Validation CBCM avant le 15/02 Avis au Programme Compte-rendu de gestion 1 au programme Données du 30/04 Tableaux Note de synthèse Envoi avant le 15/05 au CBCM Envoi avant le 15/09 au CBCM Compte-rendu de gestion 2 au programme Données du 31/08 Tableaux Note de synthèse Envoi avant le 01/03 au CBR Envoi avant le 15/05 au CBR Envoi avant le 15/09 au CBR Courriers de notification au BOP Budget opérationnel de programme Tableaux Note Avis au BOP Compte-rendu de gestion au BOP 1 Données du 30/04 Tableaux Note de synthèse Compte-rendu de gestion au BOP 2 Données du 31/08 Tableaux Note de synthèse Programmation agrégée Programmation sous Chorus Programmation initiale Actualisation de la programmation sous Chorus Actualisation de la programmation sous Chorus Actualisation de la programmation sous Chorus Obligatoire sous Chorus Programmation détaillée Programmation initiale Actualisation de la programmation Actualisation de la programmation Facultative sous Chorus (sauf contre ordre du CBR)

7 ANNEXE 3 Tableaux à compléter pour l avis au BOP Tableau 1 : ventilation des crédits par activité au BOP -p7/13-

8 Les modes opératoires des restitutions à réaliser pour obtenir les charges à payer et les restes à payer se trouvent en annexe 3 et 4. Tableau 2 : consommation mensuelle des crédits du titre 2 par nature de dépense -p8/13-

9 ANNEXE 4 Mode opératoire charges à payer Menu CHORUS => Affichage dépenses => Visualisation des flux comptables des EJ (ZTFG07) ou saisie directe dans ECC du code transaction ZTFG07 Renseigner les rubriques «Crée le», la «Société» (Région), les «Centre Financier», les «Domaine fonctionnel», le Domaine d'activité (comptable) et le «Nbre. Occurr. Maxi» Exécuter (ci-dessous résultat attendu) : Interprétation du résultat : La colonne «Ecart montant SF/DP» affiche le montant des charges à payer. -p9/13-

10 Paramètres de mise en forme : Les filtres suivant permettent d'éliminer les EJ/Postes finalisés et les subventions de flux 3 en affichant uniquement les montants SF différents de 0. -p10/13-

11 ANNEXE 5 Mode opératoire restes à payer (à réaliser idéalement à partir du 15 janvier) Menu CHORUS => Fonction de consultation budgétaire => Gestion des Crédits => Journal des pièces Sélectionner la rubrique «Sélections définies par l'utilisateur». Dans la rubrique «Pos. Indiv. Engageme.» «Type de montant», inscrire «0350» et dans «Pos. Indiv. FI» «Type de montant», inscrire «0210». Renseigner le Centre Financier, l'exercice comptable («Exce compte budgét.»), l'exercice/période et le Type de valeur (51, 54 et 60). Vider la case «Nb. Maxi occurrences» et décocher «Uniq. Zone de var.» -p11/13-

12 Exécuter (ci-dessous exemple de résultat attendu) : Paramètres de mise en forme : Interprétation du résultat : Le type de montant 0350 permet d'isoler uniquement les engagements juridiques (avec le reste à payer) et les demandes de paiements (comptabilisées mais non payées) basculés sur l'exercice suivant et ainsi connaître le montant des restes à payer. -p12/13-

13 ANNEXE 6 Tableau de suivi de l exécution du compte-rendu de gestion -p13/13-