Fiche pratique Cegid Service assistance progiciels

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1 Fiche pratique Cegid Service assistance progiciels Edition du compte administratif M14 et M4 Logiciel : Gestion financière Février 2017 Cette fiche a pour but de vous guider dans l enchaînement des tâches à effectuer, elle ne rentre pas dans le détail de chaque fenêtre. L édition officielle du compte administratif 2016 devra être réalisée uniquement par l intermédiaire du fichier de dématérialisation appelé Totem. Nous vous demandons de ne plus utiliser l édition classique Cegid. Ainsi, la démarche de production des éditions budgétaires sera identique pour l ensemble des collectivités (dématérialisation budgétaire ou non). Cette fiche pratique a été revue pour intégrer ces nouvelles dispositions. Attention : La saisie de vos emprunts dans le module Dette du logiciel de gestion financière est maintenant obligatoire pour la génération des annexes liées à la dette. Prenez rapidement contact avec nous si vos emprunts ne sont pas encore saisis dans ce module spécifique. Sommaire 1 Impression de l état préparatoire La saisie des restes à réaliser et la validation de la colonne crédit à annuler Impression de l état des restes à réaliser Saisie des annexes Génération du fichier dématérialisé au format xml Edition officielle Transmission dématérialisé du budget en préfecture Envoi du compte administratif en trésorerie ANNEXE 1 : Liste des erreurs possibles à la génération du fichier xml ANNEXE 2 : Installation de l outil TOTEM Edition du compte administratif M14 et M4 1 / 14

2 1 Impression de l état préparatoire Cet état va vous permettre de procéder à la détermination de vos restes à réaliser, mais aussi de comparer votre comptabilité avec le compte de gestion. Menu Budgets / Edition / Préparatoire. Rappel : cet état peut être imprimé à n importe quel moment en cours d année. Astuce : si vous voulez une balance cochez «Résumé» dans la zone «Document». 2 La saisie des restes à réaliser et la validation de la colonne crédit à annuler Attention : ce choix est obligatoire même si vous n avez pas de restes à réaliser à saisir car la validation renseigne la colonne crédits à annuler en fonctionnement comme en investissement dans vos éditions (cette colonne est obligatoire). Valable pour tous les budgets : CCAS, Caisse des écoles etc. Prendre le menu Budgets/CA et Budgets/Reste à réaliser. 2.1 Vous n avez pas de restes à réaliser (RAR) : Il vous suffit de cliquer sur le bouton Validation de la saisie. Cela suffit à générer les sommes dans la colonne crédits à annuler. 2.2 Vous avez des RAR et vous ne gérez pas les engagements : (normalement pas de RAR possible) Ne faites pas la génération, allez directement faire votre saisie en cliquant sur les boutons dépenses ou recettes puis en utilisant le bouton ajouter une ligne. Voir aussi la fiche pratique : inscription manuelle des restes à réaliser. 2.3 Vous avez des RAR et vous gérez les engagements : Dans la zone "Génération", décochez la section n'ayant pas de restes à réaliser (exemple : le fonctionnement). Dans la zone "Méthode de calcul", indiquez quelle méthode de calcul doit être utilisée pour déterminer les restes à réaliser (en dépenses et en recettes), pour cela : si la case est cochée, le reste à réaliser sera égal au reste engagé moins l'éventuel rattachement (procédure normale décrite dans l'instruction comptable). si la case n'est pas cochée, le reste à réaliser sera égal au montant des prévisions moins le montant des réalisations. NB. N oubliez pas de valider votre saisie, bouton «validation de la saisie». Si après la validation vous devez modifier vos restes à réaliser, cliquez sur le bouton «invalidation» pour annuler la validation et pouvoir modifier les sommes. 3 Impression de l état des restes à réaliser Prendre le menu Budgets / Edition / Liste de contrôle. Dans la zone «Type d édition» choisir : Reste à réaliser Dans la zone «Détail» sélectionner : Article Visualiser ou imprimer l état. Nota : Ces restes à réaliser deviendront automatiquement des reports sur N+1 au moment de la génération du BP ou du BS selon le cas. Edition du compte administratif M14 et M4 2 / 14

3 4 Saisie des annexes Prendre le menu Budgets/Edition/Annexes. Compléter les annexes qui concernent le budget sur lequel vous travaillez. Ci-dessous quelques informations particulières pour certaines d entre elles. 4.1 Annexe page de garde Vérifier les informations et notamment le Code INSEE Si cette zone n est pas renseignée, vous aurez l erreur suivante lors de la génération du compte administratif : 4.2 Annexe Titre des colonnes Propositions et Votes du CCAS et Caisse des écoles Cette annexe doit être paramétrée comme ci-dessous pour les budgets CCAS et Caisse des écoles. 4.3 Annexes de la dette A l édition des budgets, et pour certaines de ces annexes, le logiciel va chercher les informations directement dans le module dette, sans passer par les annexes. Aussi : la gestion des emprunts avec le module Dette du logiciel est obligatoire. l initialisation et/ou la saisie dans ces annexes sont inutiles. Pour mémoire, voici, la liste des annexes générées directement à partir du module dette : o A2.2 - Répartition par nature de dette o A2.3 - Répartition des emprunts par structure de taux o A2.4 Répartition de l'encours o A2.6 Remboursement anticipé d un emprunt avec refinancement o A2.9 - Autres dettes o B1.1 Etat des emprunts garantis par la commune (avec une saisie de dossier de type Caution) Pour mémoire, ci-dessous la liste des annexes de la dette avec saisie dans les annexes o A2.1 - Détail des crédits de trésorerie Edition du compte administratif M14 et M4 3 / 14

4 o A2.5 Détail des opérations de couverture 4.1 Particularité de l annexe dette A2.4 Répartition de l encours Comme évoqué ci-dessus, cette annexe est valorisée automatiquement à l édition du budget avec les informations récupérées du module dette. Pour mémoire, nous décrivons ci-dessous le paramétrage recherché par le logiciel au moment de l édition de cette annexe. Prendre le menu Dette/Dossiers/Onglet Annexes Il suffit de caractériser le code typologie de chaque emprunt. Le bouton d aide donne la liste des structures et indices composante du code typologie. Par défaut, chaque emprunt est valorisé à A1 ce qui correspond à un risque faible et concerne la grande majorité de vos dossiers de dette. 4.2 Annexe Liste des concours attribués à des tiers en nature ou en subventions L information sur le détail des subventions versées, doit obligatoirement être générée dans l annexe B1.7 Liste des concours attribués à des tiers en nature ou en subventions. Auparavant, ce détail pouvait être visualisé directement à partir de la page Dépense détail. Ce n est plus le cas avec l édition Totem. Dans cette annexe, utiliser le bouton ligne investissement et fonctionnement). puis supprimer les lignes inutiles (sauf la 4.3 Annexe Page arrêté et signatures Point 1 : Afin d éviter les problèmes de saisie sur la page Arrêté et signature 2 versions sont maintenant possibles. Choisir la version : TOTEM Point 2 : la saisie de la liste des signataires est possible à partir du bouton Signataires. Au niveau de la saisie des signataires, vous devez saisir le prénom nom et la qualité de l élu. Exemple : Jean Dupont, 1 er adjoint. Edition du compte administratif M14 et M4 4 / 14

5 Attention : la saisie des signataires ne ressort que sur l édition effectuée avec l outil TOTEM. 4.1 Annexe Présentation agrégée Attention : n oubliez pas d initialiser l annexe «Présentation agrégée du budget principal et des budgets annexes» sinon vos pages de consolidation seront éditées vierges. 5 Génération du fichier dématérialisé au format xml Important! L impression officielle se fait maintenant à partir du fichier budgétaire dématérialisé, aussi seule l édition par le bouton Export Totem sera validée par le service assistance progiciels. L édition classique ne doit plus être utilisée pour l ensemble des collectivités, et ce, même si vous n avez pas débuté la transmission dématérialisée des actes en préfecture. 5.1 Accès et présentation Prendre le menu Budgets/Edition/Officielle Sélectionner les paramètres : Type d édition et Exécution par Cliquer sur le bouton Export TOTEM Ps : les autres options Détail des subventions, Ne pas éditer les comptes non mouvementés, Précalcul, Annexes, Impression ) ne doivent plus être utilisées, l édition officielle étant déportée avec le bouton Export TOTEM Edition du compte administratif M14 et M4 5 / 14

6 La fenêtre de génération Totem s affiche : Zones de génération du fichier budgétaire au format xml. Zones de gestion du fichier xml. Les différentes options sont accessibles si le logiciel Totem est installé et si un fichier xml est généré. 5.2 Génération du fichier dématérialisé au format xml La dématérialisation budgétaire consiste à générer avec votre logiciel de gestion financière un fichier de données au format xml respectant le cadre réglementaire actuel (maquette officielle avec les annexes). L outil TOTEM doit être installé pour finaliser ce flux : visualisation, scellement (cf ci-après). La visualisation du fichier xml au format pdf vous permettra l impression papier officielle de votre document budgétaire. Suivre les différentes étapes afin de générer votre fichier xml sur votre ordinateur ou votre serveur. 1-Saisir les informations de la zone Paramètres. Nb : Cocher Semi budgétaires comme type de provisions 2- Cliquer sur le bouton Précalcul. Laisser le traitement se dérouler. 3- Cliquer sur le bouton Générer. Laisser le traitement se dérouler. 4- Une liste éventuelle d anomalies peut exister (voir ci-dessous). Elle peut être sauvegardée via le bouton Export. 5- Enregistrer votre fichier dans l arborescence du PES. Exemple : c:\demat\budget (voir détail cidessous). Edition du compte administratif M14 et M4 6 / 14

7 5.3 Gestion des anomalies A la génération du fichier xml vous pouvez rencontrer 2 types d anomalies : Fonctionnelle (en bleu) : elles concernent le contrôle des comptes. Des corrections sont à apporter comme indiqué en annexe 1. Ces erreurs n empêchent pas la génération du fichier mais doivent être corrigées. Technique (en rouge) : elles concernent des erreurs de renseignement de champs (SIRET manquant, format de date incorrect, ) et bloquent la génération du fichier. Solutions : suivre les consignes données en annexe 1. Attention : une fois les anomalies corrigées en comptabilité, il faudra refaire les étapes 1, 2 et 3 de ce paragraphe. Tant que le fichier comporte des erreurs, celui-ci ne pourra pas être scellé. Il est donc impératif de corriger les anomalies. 5.4 Enregistrement de votre fichier Lorsque la génération ne détecte plus d erreur, enregistrer votre fichier xml dans l arborescence du PES. La création d un dossier par année est conseillée. Exemple pour l année 2016 : c:\demat\budget\2016\ Le logiciel nomme votre fichier de la manière suivante : totem- année mois jour heure minute seconde Exemple : totem xml En principe, il n est pas recommandé de modifier le nom du fichier attribué par l application. Néanmoins, pour faciliter l identification du flux xml après génération, il est admis de rajouter un additif au nom généré à l origine. Exemple : totem cacne.xml pour la génération du fichier xml du Compte Administratif de la commune. Dans tous les cas, le nom du fichier ne doit pas perdre son extension.xml Votre fichier est déposé sur le disque de votre ordinateur dans le dossier que vous avez choisi. Grâce au bouton parcourir Vous pouvez rappeler un fichier généré précédemment pour lui appliquer un traitement (visualisation ; scellement ), il est donc important de le conserver. Edition du compte administratif M14 et M4 7 / 14

8 6 Edition officielle 6.1 Précisions importantes Les boutons Visualiser, Sceller et Pesv2 sont accessibles uniquement : o Si Totem est installé. o et si un fichier est proposé aux traitements Si les boutons sont grisés, procéder à l installation de TOTEM. La procédure est disponible en annexe 2. Lorsque le logiciel Totem a été installé, celui-ci est capable de détecter automatiquement les mises à jour. Un message vous indique la version installée et la version disponible. Cliquer sur le bouton lancer l installation de Totem pour exécuter la mise à jour. 6.2 Edition officielle Une fois le fichier généré et sans anomalie, imprimer votre compte administratif pour contrôle et signatures manuscrites, pour cela : Cliquer sur le bouton Visualiser. Un traitement sur fond noir est lancé. Patienter jusqu à l ouverture de l édition officielle au format pdf. Si des erreurs sont rencontrées, la visualisation de la maquette débute par un rapport d analyse. Les traitements s appliquent sur le fichier désigné dans cette zone. Si entre temps, vous êtes sortie de la fenêtre, il faudra rechercher votre fichier généré afin de lui appliquer les traitements disponibles ici (visualisation, scellement ). Imprimer le document PDF. Enregistrer le fichier pdf dans le même dossier que le fichier xml généré précédemment. Nommer le fichier pdf permettant une identification facile du budget. Exemple : c:\demat\budget\2016\cacne2016.pdf Si vous n êtes pas entré dans le dispositif ACTES (démat des actes soumis au le contrôle de légalité), alors vous transmettez ce document papier en préfecture ou sous-préfecture selon le cas. Edition du compte administratif M14 et M4 8 / 14

9 7 Transmission dématérialisé du budget en préfecture Ce paragraphe concerne seulement les collectivités qui dématérialisent les actes soumis au contrôle de légalité vers la préfecture. 7.1 Scellement du fichier xml Lorsque le flux Totem est conforme à ce qui a été voté par l'assemblée délibérante, celui-ci doit être scellé pour ensuite être envoyé à la préfecture. L'étape de scellement est obligatoire, la préfecture n accepte que des flux scellés. Après cette étape, le flux ne peut pas être modifié, cela garanti que le document budgétaire (BP ou BS ou DM ou CA) est identique en collectivité et en préfecture. Attention : un fichier qui n a pas été au préalable visualisé ne sera pas correctement scellé. Cliquer sur le bouton Sceller. Un écran sur fond noir apparaît et disparaît après traitement. Le fichier est alors transmissible à la préfecture par l intermédiaire de votre tiers de télétransmission (cf paragraphe correspondant). Rappel : il n est pas possible de sceller le flux si des anomalies existent dans le fichier. Attention : un fichier scellé ne doit pas être ouvert manuellement (double-clic sur le fichier), sinon il sera rejeté pour flux non conforme. 7.1 Dépôt des documents budgétaires sur la plateforme STELA Afin de faire parvenir les documents dématérialisés à la préfecture, il est nécessaire de disposer d une plateforme de télétransmission utilisée dans le cadre du projet ACTES, telle que la plateforme Stela proposée par le service assistance progiciels du CDG43. Cet envoi, qui remplace l envoi papier de la maquette, doit comprendre le fichier xml scellé ainsi qu un scan de la page arrêté et signatures de l édition officielle. Les signatures sur la page d'arrêté doivent être manuscrites afin de rendre exécutoire la délibération budgétaire. Pour le dépôt du Compte Administratif : Se connecter, comme d habitude, sur la plateforme Stela : Dans le menu Contrôle de légalité, sélectionner le choix Déposer un acte budgétaire. Renseigner les champs habituels de dépôt d un acte. o Date de la décision o Numéro interne : exemple 2016CACNE, pour le compte administratif communal o Les champs nature de l acte et code matière sont automatiquement renseignés avec les valeurs suivantes : Nature de l acte : Documents budgétaires et financiers Code matière de l acte : Finances locales / Décisions budgétaires o Objet de l acte : exemple Compte Administratif communal 2016, o Document de l acte : ajouter le fichier xml correspondant à votre document budgétaire dématérialisé (celui-ci commence par Totem), Edition du compte administratif M14 et M4 9 / 14

10 o o Annexe(s) : ajouter la page arrêté et signatures de l édition papier signée par l ensemble des présents et scannée au format pdf. Si vous êtes concernés par les biens de section, vous pouvez aussi rajouter en annexe l état spécial biens de section demandé par la préfecture. Envoyer. Ps : l état papier Accusé de réception de documents budgétaires demandé par la préfecture n a plus d intérêt en procédure dématérialisée. Précisions complémentaires concernant le dépôt des éléments accompagnant le compte administratif: Les délibérations d approbation du CA, du compte de gestion ainsi que d affectation des résultats sont traitées comme des actes réglementaires normaux. Aussi, elles sont transformées en fichier pdf (non signé) et déposées à partir du menu Déposer un lot d actes avec les codifications suivantes : Nature de l acte : Documents budgétaires et financiers Code matière de l acte : Finances locales / Décisions budgétaires L état des restes à réaliser, n étant pas une délibération sera annexé, au même titre que la page arrêté et signatures, au dépôt du compte administratif. En effet, la plateforme Stela permet l association de plusieurs fichiers annexes pour une même enveloppe. Retour en anomalie : Si votre envoi en préfecture revient avec l anomalie la pièce jointe ne respecte pas le schéma XSD, alors votre fichier n a certainement pas été scellé correctement (soit vous avez ouvert le fichier xml avant le dépôt sur Stela, soit vous n avez pas visualisé le fichier avant le scellement). Recommencer la procédure de génération, visualisation et de scellement à partir de la fenêtre Export Totem, puis déposer à nouveau sur Stela vos documents (attention un nouveau N d acte doit être attribué). 8 Envoi du compte administratif en trésorerie L envoi doit se faire : o soit au format papier, o soit par mèl au format PDF (notamment si les documents budgétaires sont dématérialisés). Il est préférable de contacter votre trésorerie pour connaître le mode de transmission attendu. Nb : L export Totem n est pas pris en charge pas Hélios, d où l envoi papier ou pdf par mèl. Edition du compte administratif M14 et M4 10 / 14

11 9 ANNEXE 1 : Liste des erreurs possibles à la génération du fichier xml 9.1 Conseils Retrouver les plans de comptes officiels sur le site : menu Finances locales Chaque année, pour éviter des anomalies, il est obligatoire d utiliser la mise à jour de la nomenclature comptable de chaque budget (menu Fichier / comptabilité / nomenclature comptable). Il est préférable aussi après l ouverture de l exercice N+1 de supprimer tous les comptes non utilisés depuis plus de 2 ans. Un article non réglementaire ne peut et ne doit pas être modifié dans la nomenclature comptable. Il faut ajouter le nouveau compte. Un article non réglementaire peux être supprimé que s il n est pas rattaché à un mouvement comptable sur l année (mandat, titre, engagement, BP, BS, DM, budget pour mémoire). Si l article non réglementaire a été utilisé l année précédente, il faudra aussi penser, pour le BP, à modifier la colonne pour budget mémoire précédent dans le menu (Budgets / Editions / Saisie du budget précédent pour le BP) Si un article ne s affiche pas en création dans la nomenclature comptable, alors il faudra : o o Le créer dans le menu Fichier / Comptabilité / Paramétrage des comptes / Articles Le créer dans le menu Fichier / Comptabilité / nomenclature comptables 9.2 Listes des erreurs possibles L identification du budget principal Si cette zone n est pas renseignée, vous aurez l erreur suivante lors de la génération : Solution Sélectionner votre budget principal (généralement le budget communal) Prendre le menu Fichier/Comptabilité/Entités comptables/budgets Cocher cette case pour identifier le budget principal Contrôle de l'utilisation du plan de compte règlementaire Les articles utilisés doivent être présents dans le plan de compte règlementaire. L'utilisation (dépense/recette, réel/ordre) de l'article doit permettre de le rattacher à un chapitre. Voici des exemples d erreur que vous pouvez rencontrer à la génération du fichier xml. Solution : L article utilisé n est pas le plus détaillé de la nomenclature. Il existe des articles 6541 ou Les prévisions doivent être portées sur l un de ces comptes. Il faut donc créer le compte en nomenclature comptable, puis invalider votre budget et effectuer le transfert des sommes d un article sur l autre. Solution : L article utilisé en 2013 est plus détaillé que ne le prévoit la nomenclature. Il faut utiliser l article Les prévisions doivent être portées sur ce compte. Il faut donc créer le compte en nomenclature comptable, puis invalider votre budget et effectuer le transfert des sommes d un article sur l autre. (erreur sur budget 2013) Edition du compte administratif M14 et M4 11 / 14

12 Solution : L article utilisé en N-1 est plus détaillé que ne le prévoit la nomenclature de l année en cours. Il faut utiliser l article Les prévisions de l exercice N-1 (ici 2012) doivent être portées sur ce compte. Il faut donc créer le compte en nomenclature comptable, puis saisir votre prevision N-1 sur cet article en Budget/Edition/Saisie du budget précedent pour le BP Contrôle de la présence d'une opération sur un compte non autorisé Les opérations d'équipement ne peuvent être utilisées que sur les articles décrits dans le plan de compte comme étant des articles d'équipement. Voici un exemple d erreur : Solution : l article ne doit pas être rattaché à un chapitre opération mais au chapitre 10. Il faut créer correctement cet article en nomenclature des comptes puis transférer les prévisions de compte à compte Contrôle de l'utilisation correcte des montants liés aux restes à réaliser Seules les opérations réelles portant sur un compte différent de 001, 002, 020, 022, 68, 78 peuvent avoir des restes à réaliser. Il n est pas possible d en avoir sur les opérations d ordre Contrôle du code opération En M14 et M4, si le code opération est renseigné, dans le cas d'une opération votée, il doit s'agir d'un nombre supérieur à 10. Solution : Créer chaque opération concernée avec un code supérieur à 10 puis contacter le service informatique du CDG43 afin d effectuer la conversion des comptes et des écritures sur ces nouveaux chapitres-opérations Comptes de tiers (45) et contrôle du numéro de convention Si l article commence par 45, alors le numéro de convention doit obligatoirement être renseigné dans le champ N convention dans la nomenclature comptable. Exemple : si l article créé est il faudra mettre dans la zone N convention la valeur 02. Pour info : - Lors de l envoi du fichier PESV2 en trésorerie, c est l article (458101, , , ) complet qui sera envoyé. - Lors de l envoi du fichier TOTEM, le numéro de convention sera déduit de l article. Ainsi il n y aura pas d erreur lors du contrôle de la nature. Et la zone n de convention permettra de dispatcher les montants Contrôle des écritures mixtes Si un article est paramétré en «Ecriture mixte», d office le logiciel le converti en ordre (Exemple 1068) Annexe Page arrêté et signatures En cas d erreur sur cette page, vous pouvez essayer la solution suivante : Revenir sur l annexe, Initialiser l annexe Refaire la saisie (les dates doivent être sous le formation jj/mm/aa) Relancer Totem. Edition du compte administratif M14 et M4 12 / 14

13 9.3 Précautions Mise à jour du plan comptable Il n est pas possible de sceller le flux si des articles non règlementaires sont utilisés Gestion des ICNE Dans TotEM, le montant voté des ICNE pour les articles et 7622 doit correspondre à la différence entre l ICNE de l année N et l ICNE de l année N-1. Ces montants sont à saisir via le menu Budgets/Edition/Annexes : Nomenclature M14 : Informations statistiques et fiscales (et 66112, 7622) Nomenclature M4. : Saisie de la répartition du et du 7622 (à saisir sur l annexe du BP car n existe au CA) Contrôle des articles d ordre Règlementairement, une écriture d ordre ne doit jamais être affectée à une opération. S il existe des articles d ordre sur des chapitres opérations, ils seront importés dans TotEM sans erreur mais ils seront ignorés dans l affichage et la totalisation. Si un article est paramétré en «Ecriture mixte», d office le logiciel le converti en ordre (Exemple 1068) Edition du budget supplémentaire : Informations sur les différentes éditions Dans le cadre d un budget supplémentaire et d une décision modificative, les montants du «budget précédent» correspondent au budget de l année N et non du budget précédent N-1. Edition du compte administratif M14 et M4 13 / 14

14 10 ANNEXE 2 : Installation de l outil TOTEM Les étapes de visualisation, de scellement du fichier xml et éventuellement de saisie d annexes nécessitent l installation de l outil TOTEM. Attention : un accès internet est obligatoire pour télécharger l outil TOTEM. Pour lancer l installation de l outil, cliquer sur le bouton ci-dessous : Si l outil n est pas installé alors il sera téléchargé (patienter) et l installation se lancera comme ci-dessous : -cliquer sur le bouton Suivant, - accepter les termes du contrat de licence, - confirmer le reste de l installation en cliquant sur les boutons suivant. - Ne pas cocher la case Créer une icône sur le bureau (ne sert à rien). - Décocher la case Exécuter TOTEM Information technique sur TOTEM Accès au site officiel avec l adresse suivante : Guide d utilisation de totem : Edition du compte administratif M14 et M4 14 / 14