Une introduction à la messagerie. dans l'internet avec Open Webmail

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1 Une introduction à la messagerie dans l'internet avec Open Webmail Objectifs Savoir utiliser à bon escient un outil de messagerie et connaître les règles de bon usage Pour un autodidacte, contrôler et mettre à niveau ses connaissances sur la messagerie Pré-requis Connaissance d'un environnement comme Windows Ce document d'enseignement est diffusé librement, pour usage individuel. Il est librement téléchargeable sur le site de l'auteur *. Michel CARTEREAU - Juillet 2008 AgroParisTech - UFR d'informatique - 16, rue Claude Bernard - F PARIS CEDEX 05 agroparistech.fr - Téléphone : Télécopie : *

2 SAVEZ-VOUS? Répondre soit par vrai ou faux, soit en choisissant une ou plusieurs options (ou aucune). 1) Chaque ordinateur connecté à l'internet est identifié par un numéro «IP» 2) Le domaine «eu» correspond au pays basque (Euskadi) 3) Tout domaine d'une université est rattaché au domaine «edu» 4) Une adresse électronique correspond à un compte sur un serveur de messagerie 5) Une adresse électronique peut se trouver dans n'importe quel domaine 6) Une boîte aux lettres électronique peut posséder plusieurs adresses électroniques 7) SMTP désigne le serveur où se trouve la boîte aux lettres électronique 8) On peut utiliser n'importe quel texte dans les entêtes d'un message 9) Dans un message de réponse, le texte original est toujours placé en fin 10) Une boîte aux lettres peut contenir un nombre infini de messages 11) Le double-tiret («--») sert généralement à séparer le texte original de sa réponse 12) Un message non distribuable à son destinataire, est retourné au plus tard une heure après son émission 13) Il n'est pas possible de garantir la confidentialité d'un message 14) Le préfixe «Re:» indique la réexpédition d'un message 15) La signature peut servir à diffuser ses coordonnées 16) On ne peut pas attribuer plus d'une adresse à une entrée d'un carnet d'adresses 17) Un fichier joint peut être de n'importe quelle nature (texte, image, etc.) 18) On peut toujours travailler sur un fichier joint à un message reçu 19) La taille maximale conseillée d'un fichier joint est de l'ordre de : a) 100 Kilo-octets, b) 1 Méga-octets, c) 10 Méga-octets 20) On peut utiliser sans aucune restriction les lettres accentuées Solutions à la fin du document La messagerie avec Open Webmail - Page 2

3 I - INTRODUCTION Qu'est ce que l'internet? A quoi correspond une adresse électronique? Quels sont les principaux outils de messagerie? La messagerie avec Open Webmail - Page 3

4 INTERNET, RÉSEAU MONDIAL UN RÉSEAU INFORMATIQUE À L'ECHELLE PLANÉTAIRE RÉSEAU DE RÉSEAUX (INTERCONNECTION NETWORK) NÉ DANS LE MONDE DE L'ENSEIGNEMENT ET DE LA RECHERCHE IMPLANTATION INTERNATIONALE EN PLEINE EXPANSION 400 MN SERVEURS 1, 1 MD D'INTERNAUTES 2, 30 MN FRANÇAIS [ SERVICES MULTIPLES COMMUNIQUER PAR MESSAGERIE (MAIL, , COURRIEL, MEL) CONSULTER DES SERVEURS D'INFORMATION ET PUBLIER (TOILE, WEB) RÉCUPÉRER DES LOGICIELS OU DOCUMENTS PAR TÉLÉCHARGEMENT COMMERCE ET ADMINISTRATION ÉLECTRONIQUES ET AUSSI : TÉLÉPHONE, VISIOCONFÉRENCE,... NE PAS CONFONDRE LE RÉSEAU (INTERNET) AVEC LES SERVICES (TOILE,...) 1 Ordinateur connecté en permanence à l'internet et offrant un ou plusieurs services (messagerie, etc) 2 Personne utilisant assez régulièrement l'internet La messagerie avec Open Webmail - Page 4

5 PRINCIPE DE L'ADRESSAGE grignon inra fr subdivisions DOMAINES RATTACHEMENT À UNE ZONE POSTALE, LE «DOMAINE» DOMAINE GÉNÉRAL POUR UN PAYS (CODE À DEUX LETTRES) fr : France, uk : Royaume-Uni, us : Etats-Unis,... OU, POUR UN TYPE D'ACTIVITÉ (CODE À TROIS LETTRES OU PLUS), AUX ETATS-UNIS : edu : education, gov : gouvernement fédéral, mil : armée DANS LE MONDE ENTIER : com : commerce, int : international, net : réseaux, org : autres créés en 2001 : biz : affaires, info : générique, name : individus DOMAINE DÉFINI PAR SUBDIVISIONS (NOMS SÉPARÉS PAR UN POINT) fr, agroparistech.fr, inra.fr, grignon.inra.fr, uk, ac.uk, ed.ac.uk, ox.ac.uk NOUVEAUX DOMAINES (ex. eu pour l'union européenne) La messagerie avec Open Webmail - Page 5

6 ADRESSES DANS L'INTERNET pop1p agroparistech.fr INTERNET cdujardi IDENTIFICATION D'UN SERVEUR (HOST) NOM DU SYSTÈME INFORMATIQUE ET IDENTIFICATION DU DOMAINE smtp.agroparistech.fr OU, AUSSI, NUMÉRO D'IDENTIFICATION UNIQUE («NUMÉRO IP») EQUIVALENCE ENTRE LE NOM EN CLAIR ET LE NUMÉRO IP annuaire pour chaque domaine (Domain name system, DNS) IDENTIFICATION D'UN INDIVIDU FORME FONDAMENTALE D'UNE ADRESSE ÉLECTRONIQUE : NOM DE 1 («AT», «À») ET ADRESSE DU SERVEUR cdujardi@pop1p.agroparistech.fr EN FAIT, IDENTIFICATION SANS LE NOM DU SERVEUR (DOMAINE SEUL) cdujardi@agroparistech.fr OU, AVEC UN SURNOM («ALIAS») À LA PLACE DU NOM DE COMPTE carotte.du-jardin@agroparistech.fr NOTATION MIXTE "Carotte DU JARDIN DU COTEAU" <cdujardi@agroparistech.fr> DIFFUSER DE PRÉFÉRENCE UNE ADRESSE SANS LE NOM DU SERVEUR 1 Symbole appelé «arrobase» (ou aussi «A à queue de singe», «A commercial») La messagerie avec Open Webmail - Page 6

7 SYSTÈMES DE MESSAGERIE BUREAU DE POSTE ÉLECTRONIQUE DES SERVEURS ASSOCIÉS AU DOMAINE gestion du courrier pour un domaine associé, défini dans l'internet exemple : agroparistech.fr DES BOÎTES AUX LETTRES INDIVIDUELLES pour chaque usager identifié par un nom de compte (login) exemple : cdujardi UN SERVEUR DE RÉCEPTION (POP 1, IMAP 2 ) réception du courrier en provenance de l'internet exemple : pop1p.agroparistech.fr UN SERVEUR D'EXPÉDITION (SMTP 3 ) expédition du courrier vers l'internet exemple : smtp.agroparistech.fr 1 POP : terme technique (post office protocol) 2 IMAP : : terme technique (internet message access protocol) 3 SMTP : terme technique (simple mail transfer protocol) La messagerie avec Open Webmail - Page 7

8 OUTILS DE MESSAGERIE SUR UN POSTE DE TRAVAIL FIXE UN OUTIL DE MESSAGERIE SPÉCIALISÉ consultation et rédaction de courrier dans l'environnement de travail exemples : Eudora, Thunderbird, Pegasus, Outlook,... PRINCIPAUX AVANTAGES pas de limitation en nombre de messages (dossiers sur le poste) connexion aux serveurs seulement pour l'échange du courrier SUR TOUT POSTE DE TRAVAIL ACCÈS À UNE MESSAGERIE EN LIGNE (WEBMAIL) gestion du courrier sur un serveur via une page Web exemples : PRINCIPAUX AVANTAGES bien adapté à un usage nomade ne nécessite qu'un logiciel de navigation DES OUTILS COMPLÉMENTAIRES 1 1 Le système IMAP facilite l'usage combiné des deux modes de gestion en conservant les dossiers sur un serveur de messagerie La messagerie avec Open Webmail - Page 8

9 EXEMPLES D'OUTIL DE MESSAGERIE MESSAGERIE EN LIGNE OU SUR LE POSTE DE TRAVAIL OPENWEBMAIL PRINCIPALES CARACTÉRISTIQUES Outil simple, bien adapté à un usage nomade Confidentialité renforcée par une connexion sûre (cryptage) Messagerie en ligne à AgroParisTech 1 THUNDERBIRD 2 SOUS WINDOWS (VERSION 2.0) PRINCIPALES CARACTÉRISTIQUES Outil efficace, relativement complet, libre et en français Logiciel recommandé pour l'enseignement et la recherche 1 Accès en 2 Nom anglais de l' «oiseau-tonnerre», logiciel disponible en : et à AgroParisTech en : La messagerie avec Open Webmail - Page 9

10 EXERCICES 1) QUEL EST LE DOMAINE D'IDENTIFICATION DANS L'INTERNET AFFECTÉ AU SECTEUR DE L'ÉDUCATION DES ETATS-UNIS? 2) IDENTIFIER LE DOMAINE DE RATTACHEMENT POUR SON ADRESSE ÉLECTRONIQUE 3) QU'EST-CE-QUE L'INTERNET? 4) PEUT-ON AFFECTER PLUSIEURS ADRESSES ÉLECTRONIQUES À UNE MÊME BOITE AUX LETTRES? 5) QUELLE EST LA DIFFÉRENCE ENTRE SERVEURS «SMTP» ET «POP»? 6) UNE ADRESSE DE COURRIER ÉLECTRONIQUE CONTIENT-ELLE TOUJOURS L'ADRESSE D'UN SERVEUR? 7) COMMENT APPELLE-T-ON LE SYMBOLE 8) CITER DEUX DIFFÉRENCES FONDAMENTALES ENTRE UN OUTIL DE MESSAGERIE SOUS WINDOWS ET UN SERVICE EN LIGNE La messagerie avec Open Webmail - Page 10

11 II - MANIPULATIONS ÉLÉMENTAIRES Effectuer les réglages indispensables Envoyer et recevoir du courrier Répondre efficacement à un message Gérer tous les messages reçus La messagerie avec Open Webmail - Page 11

12 PRINCIPAUX RÉGLAGES VÉRIFICATIONS LORS DE LA PREMIÈRE UTILISATION RÉGLAGES : BOUTON PRÉFÉRENCES : IDENTITÉ 1 EN CLAIR (SANS ACCENTS)... NOM Exemple : Carotte DU JARDIN DU COTEAU ADRESSE ÉLECTRONIQUE (PUBLIQUE)... ADRESSE MAIL Exemple : cdujardi@agroparistech.fr SIGNATURE (voir page 19)... SIGNATURE texte ajouté automatiquement en fin de message RETOUCHE DE L'ADRESSE ÉLECTRONIQUE : BOUTON exemple : changer cdujardi@inapg.fr en cdujardi@agroparistech.fr a) Ajout de la nouvelle adresse avec le nom associé (sans accents) b) Bouton pour revenir à la page des réglages c) Choisir la nouvelle adresse dans la zone expéditeur (via la liste) CHANGEMENT POSSIBLE SEULEMENT PARMI LES DIFFÉRENTES FORMES D'ADRESSE ASSOCIÉES À LA MÊME BOÎTE AUX LETTRES 1 Afin de permettre la distinction entre le nom et le prénom pour des destinataires étrangers, il est conseillé de distinguer le nom par une écriture en majuscules : Prenom NOM La messagerie avec Open Webmail - Page 12

13 CRÉATION D'UN MESSAGE PROCÉDURE 1) INDIQUER L'ADRESSE DU DESTINATAIRE 2) DONNER UN TITRE BREF COMME SUJET (SANS ACCENTS) 3) TAPER LE TEXTE DANS LA ZONE DE LA FEUILLE BLANCHE, EN TERMINANT PAR UNE LIGNE VIDE DE PRÉFÉRENCE 4) SE RELIRE (TRÈS IMPORTANT, POUR ÉVITER DES MÉSAVENTURES) AVANT D'ENVOYER LE MESSAGE OPEN WEBMAIL bouton COMPOSER UN NOUVEAU MESSAGE : destinataire titre du message texte du message bouton d'envoi TOUJOURS PRENDRE LE TEMPS DE SE RELIRE AVANT L'ENVOI La messagerie avec Open Webmail - Page 13

14 RELÈVE DU COURRIER page principale REÇUS, avec mise à jour par le bouton CONSULTATION D UN MESSAGE (CLIC SUR SON SUJET) règlage du délai de relève automatique : PRÉFÉRENCES DIVERS INTERVALLE DE RAFRAÎCHISSEMENT La messagerie avec Open Webmail - Page 14

15 RÉPONSE À UN MESSAGE bouton RÉPONDRE RÉPONSE AUTOMATIQUEMENT PRÉPARÉE ENVOI À L ADRESSE DE L EXPÉDITEUR EXTRAITE DU MESSAGE REÇU REPRISE DU SUJET ORIGINAL préfixe Re: («en réponse à», Reply to) CITATION DU TEXTE ORIGINAL 1 introduction par notification de sa date et de son auteur, puis symbole marquant le début de chaque ligne originale citée («>» ) On Wed, 08 Sep :32: , petit.malin wrote > Bonjour, > > Passez le le nouveau test "Etes-vous une cyberplouquette qui > s'ignore?", et gagnez une autoformation gratuite! > > -- > Petit MALIN -- Carotte DU JARDIN DU COTEAU RÉPONDRE bonjour, en réponse à votre message du 08 Sep : > Passez le le nouveau test "Etes-vous une cyberplouquette qui > s'ignore?", et gagnez une autoformation gratuite! je suis intéressée, où peut-on trouver le test? A l'avance, merci -- Carotte DU JARDIN DU COTEAU NE CONSERVER QUE LE MINIMUM DU TEXTE ORIGINAL CITÉ taper la réponse immédiatement après (le bloc ou chaque partie) SE RELIRE PUIS LANCER L'ENVOI POUR FACILITER LA LECTURE PAR LE DESTINATAIRE, NE PAS REPRENDRE EN BLOC LE MESSAGE ORIGINAL, ET RÉPONDRE APRÈS LA CITATION 1 Open Webmail, réglage dans les préférences : INSÉRER LE MESSAGE ORIGINAL LORS D'UNE RÉPONSE La messagerie avec Open Webmail - Page 15

16 QUE FAIRE DES MESSAGES REÇUS? SÉLECTIONNER OU OUVRIR LE MESSAGE AU PRÉALABLE FAIRE SUIVRE (TO FORWARD) EN COMPLÉTANT LE TEXTE ORIGINAL : FAIRE SUIVRE Pratique pour en faire une copie commentée à quelqu un SANS MODIFIER LE TEXTE ORIGINAL : FAIRE SUIVRE COMME ORIGINAL Utile après une erreur d aiguillage IMPRESSION POUR DISPOSER D'UNE COPIE IMPRIMÉE : IMPRESSION AMICALE COPIE DANS UN FICHIER PERMET LA RÉUTILISATION 1 DU TEXTE () : TÉLÉCHARGER... DESTRUCTION SUPPRESSION IMMÉDIATE : SUPPRESSION REPORTÉE 2 (POUBELLE) METTRE À LA POUBELLE... ARCHIVAGE DANS UN DOSSIER DOSSIER CRÉÉ AU PRÉALABLE (VOIR PLUS LOIN) ATTENTION! NE JAMAIS LAISSER S ACCUMULER LES MESSAGES 3 1 Commande INSERER FICHIER DANS WORD 2 Message en fait supprimé lors du vidage de la poubelle, au bout d'un délai fixé dans PRÉFÉRENCES CONSERVER LES MESSAGES DANS LA POUBELLE (JOURS) ou manuellement via le même bouton dans le dossier de la poubelle 3 Risque de saturation de l'espace de stockage La messagerie avec Open Webmail - Page 16

17 EXERCICES 1) VÉRIFIER L'IDENTITÉ D'EXPÉDITEUR PARMI LES RÉGLAGES 2) ECHANGER UN MESSAGE AVEC LE VOISIN ET ENSUITE LUI RÉPONDRE (OU AVEC SOI-MÊME SINON) 3) QUE SIGNIFIE LE LIBELLÉ «RE:» DANS UN TITRE DE MESSAGE? 4) EFFECTUER LA REDIRECTION D'UN MESSAGE SYMÉTRIQUEMENT AVEC SON VOISIN (OU VERS SOI-MÊME) : COMMENT, À LA RÉCEPTION, RECONNAÎT-ON L'EXPÉDITEUR ORIGINAL ET CELUI AYANT FAIT LE RENVOI? 5) IDENTIFIER L'ADRESSE DU SERVEUR D'EXPÉDITION 6) MAIS POURQUOI DONC METTRE UN TITRE À CHAQUE MESSAGE ET, DANS UNE RÉPONSE, CITER L'ORIGINAL? 7) ENREGISTRER UN MESSAGE REÇU (AVEC LES ENTÊTES) DANS UN FICHIER DE TEXTE ET VÉRIFIER LE CONTENU DE CE FICHIER La messagerie avec Open Webmail - Page 17

18 III - MANIPULATIONS AVANCÉES Définir une signature Gérer un carnet d'adresses Archiver les messages Envoyer ou récupérer un document par messagerie Envois multiples Filtrage de messages La messagerie avec Open Webmail - Page 18

19 LA SIGNATURE AJOUT EN FIN DES MESSAGES ENVOYES Courtoisement signature -- Michel CARTEREAU AgroParisTech - UFR d'informatique 16, rue Claude Bernard - F PARIS CEDEX 5 Telephone , telecopie (Fax) PRATIQUE POUR DIFFUSER SES COORDONNÉES COMPLÈTES le destinataire dispose immédiatement de vos coordonnées DEFINITION DU CONTENU DE LA SIGNATURE PRÉFÉRENCES SIGNATURE PAR CONVENTION, LIGNE DE SÉPARATION EN DÉBUT (DOUBLE TIRET) NE PAS HÉSITER À INDIQUER SON STATUT OU SA FONCTION mais prudence dans l'usage de coordonnées personnelles ATTENTION : NE PAS SE CRÉER DE SIGNATURE TROP ENCOMBRANTE! La messagerie avec Open Webmail - Page 19

20 CARNET D ADRESSES GESTION SIMPLIFIÉE D ADRESSES ÉLECTRONIQUES bouton CARNET D ADRESSES ENREGISTREMENT D UNE ADRESSE A PARTIR D UN MESSAGE OUVERT clic sur l'icône à côté de l'identité de l'expéditeur ANNOTATION POSSIBLE DANS LE CARNET D'ADRESSES clic sur l'identité de la personne, annotation puis Ajouter/Modifier UTILISATION DU CARNET DANS UN MESSAGE EN CRÉATION En fin de la ligne du destinataire, bouton CARNET D ADRESSES puis clic sur l'identité La messagerie avec Open Webmail - Page 20

21 GESTION DE DOSSIERS DOSSIERS D'ARCHIVAGE DE MESSAGES PLUSIEURS DOSSIERS PRÉDÉFINIS PAR OPEN WEBMAIL REÇUS (arrivée), ENVOYÉS (copie des envois), POUBELLE (effacés) ENREGISTRÉS (archivage 1 ), BROUILLONS (en cours de rédaction 2 ) CHANGEMENT DE DOSSIER DANS OPEN WEBMAIL : zone de liste des dossier en haut à gauche de la fenêtre principale CRÉATION D'UN DOSSIER FENÊTRE DES GESTION VIA LE BOUTON DOSSIERS IDENTIFICATION D'UN NOUVEAU DOSSIER PAR UN PETIT NOM COURT UTILISATIONS DES DOSSIERS CLASSEMENT D'UN MESSAGE : EVITER LES DOSSIERS TROP VOLUMINEUX! 1 Option d'archivage automatique des messages consultés en fin de travail : PRÉFÉRENCES DÉPLACER LES MESSAGES LUS DANS 'ENREGISTRÉS' À LA DÉCONNEXION 2 Sauvegarde d'un message par le bouton ENREGISTRER BROUILLON lors de sa création, puis reprise dans le dossier BROUILLONS : réouverture du message et bouton EDITER BROUILLON (en haut à gauche) La messagerie avec Open Webmail - Page 21

22 ENVOI D'UN FICHIER JOINT 1) PRÉPARER LE MESSAGE bonjour, voici ci-joint comme convenu mon rapport intitulé "étude sur la consommation de boissons dans les résidences" (fichier "bieres.pdf") Bonne réception indiquer le nom complet du fichier joint permettant de reconnaître la nature du document (ici, dans un format d'échange «PDF») 2) INDIQUER LE DOCUMENT À JOINDRE TOUJOURS ÉVITER LES DOCUMENTS TROP VOLUMINEUX 1 (> 500 KO), EN OUTRE CERTAINS FORMATS 2 PEUVENT ÊTRES REFUSÉS PAR UN SERVEUR 1 Sauf accord de votre destinataire, car la réception peut virer au cauchemard s'il utilise une connexion à faible débit par modem! 2 Par exemple, formats ZIP ou EXE car invasion de faux fichiers à ces formats émis par des virus La messagerie avec Open Webmail - Page 22

23 RÉCEPTION D'UN FICHIER JOINT RÉCUPÉRATION DU FICHIER JOINT INDICATION DE LA PRÉSENCE DE FICHIER JOINT EN FIN DU MESSAGE SAUVEGARDE DU FICHIER JOINT VIA LE BOUTON TÉLÉCHARGER UTILISER L'ENVOI DE FICHIER JOINT AVEC BEAUCOUP DE PRÉCAUTIONS, TOUJOURS AVEC L'ACCORD DU DESTINATAIRE, ET UNIQUEMENT QUAND C'EST IMPOSSIBLE AUTREMENT! La messagerie avec Open Webmail - Page 23

24 ENVOIS MULTIPLES COMMENT ENVOYER À PLUSIEURS PERSONNES À LA FOIS? DE MANIÈRE PONCTUELLE DESTINATAIRES MULTIPLES : LISTE D'ADRESSES SÉPARÉES PAR «,» peut être utilisée à la place d'une adresse simple exemple : To: jacques@ici.fr, marie@la.bas.fr COPIE ORDINAIRE (CC:, Carbon copy) copie du message envoyée au(x) destinataire(s) indiqué(s) exemple : Cc: paul@loin.fr, lea@pub.ie COPIE CACHÉE (BCC, Blind carbon copy) copie complète, mais ignorée des autres destinataires exemple : Bcc: virginie@ailleurs.fr CAS D'UN ENVOI EN MASSE masquage conseillé de la liste des adresses de destinataires : liste en copie cachée plus expéditeur en destinataire normal RÉGULIÈREMENT CRÉATION D'UN SURNOM COLLECTIF DANS LE CARNET D'ADRESSES affectation à un surnom d'une liste d'adresses (ou de surnoms) A PLUS GRAND ÉCHELLE : SERVEUR DE LISTE DE DIFFUSION (MAILING-LIST) outil complémentaire à la messagerie, bien adapté à ce cas ATTENTION! ÉVITER DE COMMUNIQUER INUTILEMENT, AU SEIN DE LISTES, DES ADRESSES ÉLECTRONIQUES (RESPECT DE LA VIE PRIVÉE) La messagerie avec Open Webmail - Page 24

25 FILTRAGE DE MESSAGES CLASSEMENT AUTOMATIQUE DE MESSAGES DANS UN DOSSIER DÉFINITION D'UN FILTRE SELON UNE OU PLUSIEURS CONDITIONS DÉFINIES Bouton Indication de(s) condition(s) sur entête(s) ou contenu du message puis de l'action à effectuer quand les conditions sont remplies Exemple : quand l'identité de l'expéditeur contient le mot CAROTTE, déplacer automatiquement le courrier dans le dossier ASSOCIATION Indication de la règle après sa définition APPLICATION LORS DE LA RÉCEPTION Message automatiquement placé dans le dossier selon le filtre A UTILISER AVEC BEAUCOUP DE PRUDENCE! La messagerie avec Open Webmail - Page 25

26 EXERCICES 1) DÉFINIR UNE SIGNATURE ET VÉRIFIER SA BONNE RÉCEPTION 2) AJOUTER MANUELLEMENT UNE ADRESSE AU CARNET D'ADRESSES 3) CRÉER UN DOSSIER D'ARCHIVES ET Y RANGER UN MESSAGE REÇU 4) ENREGISTRER DANS LE CARNET D'ADRESSES, SANS LA TAPER, L'ADRESSE DE L'EXPÉDITEUR D'UN MESSAGE REÇU 5) S'ENVOYER UN FICHIER JOINT ET VÉRIFIER SA RÉCEPTION 6) VÉRIFIER SI EN FAISANT SUIVRE UN MESSAGE À DOCUMENT JOINT, LE DOCUMENT EST EFFECTIVEMENT RÉEXPÉDIÉ 7) QUE PENSEZ-VOUS DE L'ENVOI D'UNE ANNONCE SOUS LA FORME D'UN COURT TEXTE DANS UN FICHIER AU FORMAT DE WORD, JOINT À UN MESSAGE? La messagerie avec Open Webmail - Page 26

27 IV - COMPLÉMENTS Problèmes d'acheminement, canulars et virus Composition et visualisation Usage ponctuel en dehors du bureau Règles de bon usage La messagerie avec Open Webmail - Page 27

28 PROBLÈMES D'ACHEMINEMENT MAUVAISE ADRESSE From: Mail Delivery Subsystem Subject: Returned mail: User unknown ---- The following addresses had permanent fatal errors --- ANOMALIE DANS L'ADRESSE DU DESTINATAIRE «User unknown» «Server unknown» Reprise du message pour correction copier le double du message du dossier ENVOYÉS vers BROUILLONS, passer au dossier BROUILLONS, y ouvrir la copie précédente et utiliser le bouton de reprise d'un brouillon SERVEUR EN DERANGEMENT Subject: Warning: could not send message for past 4 hours Auto-Submitted: auto-generated (warning-timeout) ********************************************** ** THIS IS A WARNING MESSAGE ONLY ** ** YOU DO NOT NEED TO RESEND YOUR MESSAGE ** ********************************************** -- The following addresses had transient non-fatal errors --- <celeste@sdf.org> SIMPLE MESSAGE D'AVERTISSEMENT tentatives d'acheminement pendant trois jours au maximum, et message retourné en cas d'échec après ce délai : Subject: Returned mail: Cannot send message within 3 days ---- The following addresses had permanent fatal errors <boris@kremlin.ru> Message could not be delivered for 3 days Message will be deleted from queue A PRIORI, UN MESSAGE EST DÉLIVRÉ QUASI IMMÉDIATEMENT 1 1 Certains outils de messagerie permettent de demander un accusé de réception (voire de lecture) lors de la création d'un message mais il faut savoir qu'il n'y a aucune garantie d'acquittement ; Open Webmail : case CONFIRMATION DE LA LECTURE La messagerie avec Open Webmail - Page 28

29 MESSAGES TRÈS PARTICULIERS QUELQUES TYPES DE MESSAGES DONT ON SE PASSERAIT BIEN! CANULAR (HOAX) FAUSSE INFORMATION (RUMEUR, ALERTE, CHAÎNE DE SOLIDARITÉ, ETC.) PROVOQUANT L'ENGORGEMENT DES BOÎTES AUX LETTRES ÉLECTRONIQUES contient une incitation à rediffuser ; exemple : banane tueuse! Subject: ATTENTION Bonjour, à transmettre au maximum de personnes possibles. Ne mangez pas de bananes pendant les 3 prochaines semaines. Ce n'est pas une plaisanterie! Mon epoux travaille au centre de recherche de Merck et cet avertissement leur a ete envoye en plus d'etre valide par le Center for Disease Controle CDC) des Etats-Unis. J'ai pense a vous le transmettre. J'ai verifie la source et elle a ete validee par CDC (centre pour le controle des maladies a Atlanta en Georgie). Veuillez transmettre cet avertissement au plus grand nombre de personnes possible, parce que nous ne croyons pas que personnes est un nombre acceptable. COMMENT RÉAGIR? surtout NE PAS DIFFUSER IMMÉDIATEMENT ; vérifier l'information : une vraie alerte comportera l'adresse d'un site de validation ou elle sera émise par une personne de confiance INFECTION PAR UN VIRUS VIRUS TRANSMIS VIA LES FICHIERS JOINTS, À L'INSU DE LEUR EXPÉDITEUR toujours disposer d'un logiciel anti-virus à jour, toujours vérifier les fichiers au suffixe : EXE, COM, BAT, PIF, CMD, DOC, XLS informer l'expéditeur (si véritable) en cas de détection d'un virus PUBLICITÉ (SPAM 1, UNSOLLICITED COMMERCIAL ) ANNONCES PUBLICITAIRES ENVAHISSANTES problème d'actualité, combattu par des systèmes de filtrage, peuvent comporter une fausse adresse d'expéditeur! EN CAS DE DOUTE, CONSULTER UN SITE SPÉCIALISÉ : OU 1 à l'origine une marque de conserve de viande de porc épicée («spiced ham»), tournée en dérison par les Monty Python et devenue synonyme de courrier indésirable. La messagerie avec Open Webmail - Page 29

30 COMPOSITION ET VISUALISATION BON À SAVOIR! CAS DES SYMBOLES PARTICULIERS (ACCENTS, ETC. ) NE JAMAIS UTILISER DANS L'ENVELOPPE DU MESSAGE (TITRE, IDENTITÉ,...) exemple : bête peut devenir =?ISO ?Q?b=EAte?= A ÉVITER DANS LE TEXTE SI VOTRE CORRESPONDANT EST À L'ÉTRANGER sinon le texte du message peut devenir illisible! si besoin : taper l'accent à côté de la lettre ; exemple : co^te' NE JAMAIS UTILISER AUSSI DANS LE NOM D'UN FICHIER JOINT risque d'impossibilité de récupération du fichier par le destinataire MISE EN FORME DU TEXTE EVITER LES MODES D'ÉCRITURE EN HTML OU «TEXTE ENRICHI» ou s'assurer que vos correspondants pourront lire sans problème PRÉFÉRENCES OPTIONS DES REPONSES FORMAT DES MESSAGES TEXT LIGNE DE LONGUEUR LIMITÉE (ENVIRON 75 CARACTÈRES) permet d éviter des problèmes d'impression à la réception PRÉFÉRENCES TAILLE DE LA ZONE DE SAISIE DES MESSAGES DIVERS PROTECTION CONTRE LES VIRUS désactivation de mécanismes utilisable par des programmes PRÉFÉRENCES INTERDIRE LE JAVASCRIPT... et EMBED/OBJECT/APPLET... RECHERCHE DE TEXTE dans le dossier courant : La messagerie avec Open Webmail - Page 30

31 USAGE PONCTUEL EN DEHORS DU BUREAU CAS DE DÉPLACEMENT OU D'ACCÈS DE L'EXTÉRIEUR AVEC UNE UTILISATION MAJEURE SUR LE POSTE DE TRAVAIL COMBINAISON DE DEUX OUTILS MESSAGERIE EN LIGNE consultation ponctuelle du courrier en dehors du bureau MESSAGERIE SUR LE POSTE DE TRAVAIL outil habituellement utilisé au bureau (Thunderbird, Eudora, etc.) PROBLÈME POTENTIEL perte de messages sur le poste de travail au bureau CONSEILS POUR L'USAGE EN LIGNE EN CONSULTATION laisser les messages en place après lecture en ligne car transfert ensuite sur le poste de travail lors de la relève du courrier EN ENVOI DE MESSAGES penser à conserver une copie pour retrouver plus tard son envoi, en se mettant en copie afin de la récupérer sur le poste de travail La messagerie avec Open Webmail - Page 31

32 RÈGLES DE BON USAGE CONSEILS IMPORTANTS NE PAS OUBLIER DE CHOISIR UN TITRE EXPLICITE (LE «SUJET») N'UTILISER LES ACCENTS (ET LES FICHIERS JOINTS) QUE SI VOUS ÊTES CERTAIN DE LEUR BONNE RÉCEPTION PAR VOTRE CORRESPONDANT NE PAS TAPER DE LIGNE TROP LONGUE SANS COUPURE AUTOMATIQUE (70 CARACTÈRES EST APPROXIMATIVEMENT UNE BONNE LIMITE) EVITER D'ÉCRIRE EN MAJUSCULES (SAUF POUR INSISTER SUR LE PASSAGE) NE PAS HÉSITER À RELIRE LE TEXTE AVANT DE L'ENVOYER AFIN DE VÉRIFIER LA CLARTÉ DE L'EXPRESSION (ET ÉVITER TOUT MALENTENDU) CITER DES EXTRAITS DU MESSAGE AUQUEL ON RÉPOND (GÉNÉRALEMENT PRÉCÉDÉS D'UN SYMBOLE TEL QUE «>») ET AUSSI... RESTER COURTOIS EN TOUTE CIRCONSTANCE NE PAS OUBLIER QU'A PRIORI, IL N'Y A AUCUNE GARANTIE DE CONFIDEN- TIALITÉ, VOIRE D'AUTHENTIFICATION NE PAS OUBLIER DE RÉPONDRE RAPIDEMENT AU COURRIER MIEUX VAUT ÊTRE BREF! (SURTOUT QUAND LE DESTINATAIRE DOIT PAYER POUR CONSULTER SON COURRIER) NE PAS CRÉER DE SIGNATURE LONGUE (SEULEMENT QUELQUES LIGNES) NE JAMAIS RELAYER DES ENVOIS EN CHAÎNE, NOTAMMENT LES PSEUDO- AVERTISSEMENTS DE NOUVEAU VIRUS (SATURATION DES BOÎTES) ETRE TRÈS PRUDENT DANS L'USAGE DE L'HUMOUR (UTILISER UN SIGNE EXPRESSIF, SMILEY) :-)...sourire, note d'humour :-(...moue de mécontentement ;-)...clin d'œil :-I...indifférence A LIRE : La messagerie avec Open Webmail - Page 32

33 EXERCICES 1) QUE SIGNIFIE LE LIBELLÉ «RETURNED MAIL: USER UNKNOWN» ET COMMENT RENVOYER UN MESSAGE SANS LE RETAPER? 2) COMMENT ENVOYER UN MESSAGE À JEAN ET LUCIE, AVEC UNE COPIE CACHÉE POUR MARINETTE? 3) COMMENT UTILISER FRÉQUEMMENT UNE LISTE DE DESTINATAIRES SANS LA RETAPER À CHAQUE MESSAGE? 4) COMMENT ÊTRE SÛR QU'UN MESSAGE EST BIEN ARRIVÉ? 5) QUE VEUT-DIRE LE SYMBOLE «;-)»? 6) A QUOI DISTINGUE-T-ON UN VRAI MESSAGE D'ALERTE D'UN CANULAR? 7) QUE SIGNIFIE LE TERME ANGLAIS «SPAM»? 8) EXPLIQUER COMMENT UN MESSAGE PEUT ARRIVER NORMALEMENT DANS VOTRE BOÎTE AUX LETTRES SANS QUE VOTRE ADRESSE FIGURE DANS LES ADRESSES DE L'EN-TÊTE? La messagerie avec Open Webmail - Page 33

34 @, 6 INDEX ACCENT, 30, 32 ACCUSÉ DE RÉCEPTION, 28 ADRESSE ÉLECTRONIQUE, 6 ALIAS, 6 ARROBASE, 6 BCC:, 24 BLIND CARBON COPY, 24 BROUILLONS, 21 BUREAU DE POSTE, 7 CANULAR, 29 CARBON COPY, 24 CARNET D ADRESSES, 20 CC:, 24 CITATION, 15 COMPTE, 6 COPIE, 24 COPIE CACHÉE, 24 COURRIEL, 4 CRÉATION D'UN MESSAGE, 13 DNS, 6 DOMAINE, 5 DOSSIERS, 21 , 4 ENREGISTRÉS, 21 ENVOI EN MASSE, 24 ENVOYÉS, 21 FICHIER JOINT, 22 FORWARD, 16 HOAX, 29 HOST, 6 IMAP, 7, 8 INTERNAUTE, 4 INTERNET, 4 IP, 6 LISTE DE DIFFUSION, 24 LOGIN, 7 MAILING-LIST, 24 MAJUSCULES, 32 MEL, 4 MESSAGERIE EN LIGNE, 31 OPENWEBMAIL, 9 POP, 7 PRÉFÉRENCES, 12 RE, 15 RECHERCHE DE TEXTE, 30 REÇUS, 21 RÉGLAGES, 12 RELÈVE DU COURRIER, 14 REPLY, 15 RÉPONSE, 15 REPRISE DU MESSAGE, 28 RÉSEAU, 4 SERVER UNKNOW, 28 SERVEUR, 6 SERVEURS, 4 SIGNATURE, 19 SITE SPÉCIALISÉ, 29 SMILEY, 32 SMTP, 7 SPAM, 29 SUJET, 32 THUNDERBIRD, 9 TOILE, 4 USAGE PONCTUEL, 31 VIRUS, 29 WEBMAIL, 8 La messagerie avec Open Webmail - Page 34

35 SOLUTION DU TEST DE CONNAISSANCES 1) Vrai 2) Faux (il est attribué à l'union européenne depuis 2005) 3) Faux (il s'agit d'un domaine essentiellement spécifique aux Etats-unis) 4) Vrai (et il y a un mot de passe associé au compte pour relever le courrier) 5) Vrai 6) Vrai (rajout d'une étiquette postale, «alias», possible pour toute boîte, ce qui permet par exemple de gérer facilement l'adresse d'un secrétariat) 7) Faux (il s'agit d'un serveur d'expédition du courrier) 8) Faux (la longueur d'un sujet est notamment limitée) 9) Faux (et, par convention, on cite en préalable le texte auquel on répond) 10) Faux (sa taille est limitée par l'espace de stockage disponible sur le serveur) 11) Faux (il introduit par convention la signature) 12) Faux (il peut être renvoyé au bout de trois jours si le serveur du destinataire est indisponible pendant ce délai) 13) Faux (c'est en fait possible avec des systèmes de cryptage disponibles dans certains outils de messagerie) 14) Faux (il indique la réponse à un message) 15) Vrai (c'est là toute son utilité) 16) Faux (il est ainsi possible de gérer une adresse collective) 17) Vrai (à partir du moment où le correspondant peut le traiter) 18) Faux (cela dépend du format de fichier utilisé et des applications disponibles) 19) a) (certaines personnes se connectant à leur boîte aux lettres via une ligne téléphonique peuvent passer un temps fou à recevoir un fichier d'un Méga-octet) 20) Faux (les lettres accentuées ne sont pas universelles et ne sont pas visibles dans tous les pays, de plus cela peut aussi devenir illisible dans l'en-tête du message) La messagerie avec Open Webmail - Page 35

36 TABLE DES MATIÈRES I - INTRODUCTION... 3 Internet, réseau mondial... 4 Principe de l'adressage... 5 Adresses dans l'internet... 6 Systèmes de messagerie... 7 Outils de messagerie... 8 Exemples d'outil de messagerie... 9 Exercices II - MANIPULATIONS ÉLÉMENTAIRES Principaux réglages Création d'un message Relève du courrier Réponse à un message Que faire des messages reçus? Exercices III - MANIPULATIONS AVANCÉES La signature Carnet d adresses Gestion de dossiers Envoi d'un fichier joint Réception d'un fichier joint Envois multiples Filtrage de messages Exercices IV - COMPLÉMENTS Problèmes d'acheminement Messages très particuliers Composition et visualisation Usage ponctuel en dehors du bureau Règles de bon usage Exercices INDEX SOLUTION DU TEST DE CONNAISSANCES La messagerie avec Open Webmail - Page 36