UTILISATION DU FICHIER DE SAISIE

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1 PASS LOISIRS 2016 NOTICE TECHNIQUE UTILISATION DU FICHIER DE SAISIE Fichier : Les demandes de remboursement doivent impérativement être adressées à la Caf de Meurthe-et-Moselle, par l'intermédiaire du fichier de saisie téléchargeable sur le site Internet de la Caf de Meurthe-et-Moselle: "Partenaires" "Vous êtes déjà un partenaire de la Caf de Meurthe-et-Moselle" "L'aide aux vacances et le Pass Loisirs" "Le Pass Loisirs» Seuls les enfants bénéficiaires de Pass Loisirs 2016 de la Caf 54 doivent figurer sur ce fichier. Ce dernier peut être adressé à la Caf sous différentes formes : CD, disquette, mail, clé USB, verrouillé par votre mot de passe (cf. étape 4, page 6). Délai d envoi : Vos demandes de remboursement des Pass Loisirs 2016 doivent parvenir à la Caf avant le 17 février Au-delà de ce délai, votre demande fera l objet d un refus systématique. Bordereau d envoi : Chaque envoi de fichier doit être accompagné du bordereau d envoi dûment complété et signé. Ce dernier remplace le traditionnel courrier d accompagnement. 21 rue de Saint-Lambert NANCY CEDEX Vous pouvez nous l adresser par mail (de préférence),voie postale ou fax. Si vous souhaitez nous l'envoyer par mail, ce document devra être établi en format non modifiable (PDF, JPEG, TIF par exemple) et adressé à : corresp-vacances.cafnancy@cafnancy.cnafmail.fr Sans ces documents, aucun remboursement ne pourra être effectué. Demande de dotation complémentaire : Si le total à payer du fichier de saisie que vous vous apprêtez à nous envoyer est supérieur au montant ou au solde de la dotation qui vous a été allouée pour l année 2016, vous devez y joindre une "demande de dotation complémentaire". Le non-respect de ces recommandations retarde le traitement de vos fichiers, et donc leurs paiements. 1

2 PROCEDURE A SUIVRE Etape 1 Télécharger le fichier de saisie sur le site Internet Caf : "Partenaires" "Vous êtes déjà un partenaire de la Caf de Meurthe-et- Moselle" "L'aide aux vacances et le Pass Loisirs" "Le Pass Loisirs» Enregistrer ce fichier sur votre ordinateur et renommez le "fichier de saisie Pass 2016", avant de le compléter. Ouvrir le fichier et sélectionner "Activer les macros" Etape 2 L'écran du fichier de saisie apparaît : MENU 2

3 Sélectionner l'onglet "MENU" et cliquer sur le bouton "Création entête fichier". Indiquer en MAJUSCULES, sans dépasser 80 caractères espaces compris : - le nom de votre structure, - l année de campagne. Puis cliquer sur "OK". Etape 3 Cliquer sur le bouton "Saisie Préparation de paiement" 3

4 L'écran de saisie apparaît : Indiquer dans ce fichier, uniquement les enfants donnant leur attestation de droits originale Pass Loisirs 2016, sur laquelle figurent le numéro allocataire, la date de naissance ainsi que le rang dans le cas de naissances multiples. A noter : Pour vous aider dans votre saisie, des annotations apparaissent lorsque vous cliquez sur les cellules. 4

5 LEGENDE DU FICHIER DE SAISIE Matricule Naiss. Enfant Rg Où trouver ces éléments? Ces éléments figurent sur l'information de droits "Pass Loisirs 2016" donnée par la famille. Rg (Rang) : cette rubrique est uniquement à renseigner en cas de naissances multiples (cf. renseignement présent sur l'information de droits, à côté de la date de naissance de l'enfant). RG1 RG2 Il s agit du rang du tiers (cf. références indiquées sur les courriers adressés par la Cellule Vacances) : RG1 : toujours indiquer 0. RG2 : indiquer votre rang (par ex. 1 ou 2) Tiers Il s agit de votre numéro d établissement (par ex ) sans le rang (par ex. 01) à saisir impérativement (cf. références indiquées sur votre convention Pass Loisirs 2016 et sur votre notification de dotation 2016). Indiquer l'année de la campagne, soit Campagne Aide Sélectionner le type d aide à partir du menu déroulant (PASS). Seule l aide PASS apparaît correspondant au Pass Loisirs. Droits Les enfants bénéficient d une seule attestation de droits à l aide Pass Loisirs d une valeur de 50. Toujours saisir «1»dans cette colonne. Total Montant de la participation déduite à la famille, soit 50.correspondant au montant de l attestation Pass Loisirs de chaque enfant. A noter : Une formule associée à la colonne I calcule automatiquement ce total. Nom Enfant Prénom Enfant Indiquer les noms et prénoms de chaque enfant en MAJUSCULES. 5

6 Etape 4 Une fois votre saisie terminée, enregistrer votre fichier sans oublier de le verrouiller. Verrouiller votre fichier : (exemple sur l année 2014) Cliquer sur "Fichier" "Informations" "Protéger le classeur" "Chiffrer avec mot de passe" (cf. images ci-dessous) 6

7 Saisissez votre mot de passe et confirmez-le. Celui-ci figure sur le courrier de notification de votre dotation Veuillez le saisir de la même façon qu'on vous l'a indiqué (en MAJUSCULES et sans espace). Enregistrer votre fichier : (exemple sur l année 2014) Cliquer sur "Fichier" "Enregistrer sous " Une fois enregistré (au format.xls ou.xlsx) et verrouillé vous pouvez adresser votre fichier de saisie à nos services accompagné des différents éléments demandés (cf. page 1). 7