Session de sensibilisation MAREVA 2. Présentation pour la formation des directeurs de projet SI de l Etat

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1 Session de sensibilisation MAREVA 2 Présentation pour la formation des directeurs de projet SI de l Etat 1

2 Sensibilisation Présentation de MAREVA 2 est la méthode interministérielle d analyse de la valeur des projets SI de l Etat. aide à la prise de décision stratégique du lancement des projets SI puis au pilotage de leur valeur au fil du temps. a été éprouvée et reste au service d une ambition plus large de sécurisation des projets de l Etat. offre une grille de lecture de la valeur des projet SI. se déploie et se généralise opérationnellement avec une feuille de route 2015 validée par tous les DSI des ministères. Présentation Objectifs Enjeux Illustration Perspectives 2

3 Sensibilisation Présentation de MAREVA 2 est la méthode interministérielle d analyse de la valeur des projets SI de l Etat. aide à la prise de décision stratégique du lancement des projets SI puis au pilotage de leur valeur au fil du temps. a été éprouvée et reste au service d une ambition plus large de sécurisation des projets de l Etat. offre une grille de lecture de la valeur des projet SI. se déploie et se généralise opérationnellement avec une feuille de route 2015 validée par tous les DSI des ministères. Présentation Objectifs Enjeux Illustration Perspectives 3

4 MAREVA 2 est la méthode interministérielle d analyse de la valeur des projets SI de l Etat 4 L amélioration du pilotage de la performance des projets informatiques et du portefeuille des projets ministériels est essentielle dans un contexte de restriction budgétaire. Les décideurs doivent être capables de comparer et de suivre la valeur des projets et de les prioriser par rapport aux orientations stratégiques et économiques de leur ministères. Les décisions de poursuivre, de réalignement ou d arrêt de projets en difficulté ou dont l intérêt pour l Etat a trop fortement divergé depuis les phases de cadrage doivent pouvoir être prises sur la base d analyses objectives et homogènes entre elles. Lorsqu un projet est opportun, l efficience du scénario et de la solution qui seront retenus est un élément clé de la décision de lancement. MAREVA 2 est la Méthode d Analyse et de REmontée de la VAleur destinée à l évaluation des projets SI de l Etat. Elle permet d évaluer la valeur d un projet SIC à partir d une analyse de 2 principaux critères : La stratégie poursuivie par le projet au regard des ambitions du ministère (en termes de service rendu, de transformation, de sécurité etc ). Elle s appuie sur une évaluation quantitative et qualitative d objectifs métiers, organisationnels et/ou fonctionnels. La rentabilité du projet. Elle s appuie sur une évaluation économique des gains et des coûts du projet.

5 Sensibilisation Présentation de MAREVA 2 est la méthode interministérielle d analyse de la valeur des projets SI de l Etat. aide à la prise de décision stratégique du lancement des projets SI puis au pilotage de leur valeur au fil du temps. a été éprouvée et reste au service d une ambition plus large de sécurisation des projets de l Etat. offre une grille de lecture de la valeur des projet SI. se déploie et se généralise opérationnellement avec une feuille de route 2015 validée par tous les DSI des ministères. Présentation Objectifs Enjeux Illustration Perspectives 5

6 MAREVA 2 aide à la prise de décision stratégique du lancement des projets SI puis au pilotage de leur valeur au fil du temps 1/5 MAREVA 2 vise à déterminer la valeur des projets SI afin d aider à prendre la décision de lancement ou les décisions d arbitrage au cours de projets SI MAREVA 2 permet de déterminer la valeur de tous les projets SI sur la base d un outil structuré et paramétrable qui éclaire les choix structurants liés aux projets à condition que la méthode soit appliquée de manière sincère et analogue entre les projets 6

7 MAREVA 2 aide à la prise de décision stratégique du lancement des projets SI puis au pilotage de leur valeur au fil du temps 2/5 1 MAREVA 2 permet de déterminer la valeur de tous les projets SI sur la base d un outil structuré et paramétrable La méthode s applique potentiellement à tous les types de projet SI, quel que soit leur périmètre et leur nature (projets techniques, métiers, ou de gestion interne). qui éclaire les choix structurants liés aux projets à condition que la méthode soit appliquée de manière sincère et analogue entre les projets 7

8 MAREVA 2 aide à la prise de décision stratégique du lancement des projets SI puis au pilotage de leur valeur au fil du temps 3/5 2 MAREVA 2 permet de déterminer la valeur de tous les projets SI sur la base d un outil structuré et paramétrable qui éclaire les choix structurants liés aux projets à condition que la méthode soit appliquée de manière sincère et analogue entre les projets L outil permet de pondérer l analyse de la valeur au regard des orientations stratégiques et du schéma directeur SI du ministère. L outil compare le scénario économique présentant l existant (les coûts actuels de fonctionnement récurrent) au scénario intégrant l impact du projet sur les dépenses récurrentes à venir. 8

9 MAREVA 2 aide à la prise de décision stratégique du lancement des projets SI puis au pilotage de leur valeur au fil du temps 4/5 3 MAREVA 2 permet de déterminer la valeur de tous les projets SI sur la base d un outil structuré et paramétrable qui éclaire les choix structurants liés aux projets à condition que la méthode soit appliquée de manière sincère et analogue entre les projets Elle compare la valeur de plusieurs projets SI sur un portefeuille de projets et les hiérarchise par rapport aux ambitions métiers et aux moyens disponibles au sein des ministères. Elle permet de choisir le scénario de réalisation d un projet le plus adapté aux besoins du ministère. Elle permet de suivre l évolution de la valeur d un projet sur son cycle de vie. 9

10 MAREVA 2 aide à la prise de décision stratégique du lancement des projets SI puis au pilotage de leur valeur au fil du temps 5/5 MAREVA 2 permet de déterminer la valeur de tous les projets SI sur la base d un outil structuré et paramétrable 10 4 qui éclaire les choix structurants liés aux projets à condition que la méthode soit appliquée de manière sincère et analogue entre les projets La prise de décision implique que les analyses soient faites selon les mêmes critères : l outil doit donc être renseigné de manière homogène entre les projets et décrire les objectifs et les éléments de coûts et de gains de façon réaliste et sincère.

11 Sensibilisation Présentation de MAREVA 2 est la méthode interministérielle d analyse de la valeur des projets SI de l Etat. aide à la prise de décision stratégique du lancement des projets SI puis au pilotage de leur valeur au fil du temps. a été éprouvée et reste au service d une ambition plus large de sécurisation des projets de l Etat. offre une grille de lecture de la valeur des projet SI. se déploie et se généralise opérationnellement avec une feuille de route 2015 validée par tous les DSI des ministères. Présentation Objectifs Enjeux Illustration Perspectives 11

12 Gouvernance et compétences Réalisation Calendrier MAREVA 2 a été éprouvée et reste au service d une ambition plus large de sécurisation des projets SI de l Etat 1/2 MAREVA 2 concourt à la professionnalisation du pilotage et de la maîtrise des projets SI de l état. 12 Elle répond à certaines recommandation de l IGF et du CGEIET portant sur l audit et le pilotage des projets SI. Issue de la méthode MAREVA mise en place en 2005 au sein de l Etat, elle capitalise l expérience des équipes ministérielles. MAREVA 2 est utilisée opérationnellement dans le cadre des démarches de «Sécurisation de projets» (Article 3 et 8) pilotées par la DISIC, en complément d une analyse de la capacité à conduire le projet dans les conditions présentées (gouvernance, réalisation, calendrier). Impact Impact Stratégique Impact Économique Fort Faible Zone sécurisation Zone d abandon Faisabilité Zone de maitrise Zone d optimisation Fort

13 MAREVA 2 a été éprouvée et reste au service d une ambition plus large de sécurisation des projets SI de l Etat 2/2 Pour garantir la performance des projets SI, MAREVA 2 doit être couplée à l amélioration de la conduite de projets. Cela passe notamment par : Identifier et formaliser les rôles et responsabilités de chacun sur les projet et partager les éléments structurants du projet et leur sémantique entre ces différents acteurs. Mobiliser les maîtrises d ouvrage stratégiques et opérationnelles sur toute la durée du projet afin qu elles puissent arbitrer sur l ensemble du projet. Travailler en étroite collaboration voire en mode intégré sur le projet entre les maîtrises d ouvrage et d œuvre, notamment dans le cadre des analyses MAREVA 2. Piloter les risques, et le volet «faisabilité du projet», en complément des analyses MAREVA 2. Maîtriser les aspects clés des projets, dont les technologies et les choix d architectures. 13

14 Sensibilisation Présentation de MAREVA 2 est la méthode interministérielle d analyse de la valeur des projets SI de l Etat. aide à la prise de décision stratégique du lancement des projets SI puis au pilotage de leur valeur au fil du temps. a été éprouvée et reste au service d une ambition plus large de sécurisation des projets de l Etat. offre une grille de lecture de la valeur des projet SI. se déploie et se généralise opérationnellement avec une feuille de route 2015 validée par tous les DSI des ministères. Présentation Objectifs Enjeux Illustration Perspectives 14

15 MAREVA 2 offre une grille de lecture de la valeur des projets SI 1/6 MAREVA 2 s appuie concrètement sur un outil composé de deux fichiers, «d analyse stratégique» et «d analyse économique», et d un tableau qui agrège dans un fichier de «synthèse de la valeur». 1 2 Le fichier «d analyse stratégique» Le fichier «d analyse économique» 3 Le fichier «synthèse valeur 15

16 MAREVA 2 offre une grille de lecture de la valeur des projets SI 2/6 Données nécessaires à la réalisation de l analyse MAREVA 2 d un projet DONNÉES DESCRIPTIVES Nom Description Début du projet Durée du projet Périmètre Durée de vie de l application. DONNÉES STRATEGIQUES Objectifs du projet Participation aux enjeux métiers / SI du ministère ou de l Etat en général Impact du projet sur les agents, les partenaires La collecte des données nécessaires à la réalisation d un MAREVA peut provenir de différentes sources : Données réelles Données extrapolées Abaques Les efforts de de collecte doivent être concentrés sur les données qui représentent l essentiel des impacts du projet. DONNÉES ECONOMIQUES Coûts d investissement du projet Coûts de fonctionnement actuels et cibles Gains métiers attendus du projet Le principe de non double comptabilisation des données impose de choisir la valorisation d un gain entre la partie stratégique et la partie rentabilité. Dès qu un gain ne peut pas être mesuré et suivi dans le temps grâce à un indicateur, il est préférable de l intégrer dans la partie stratégique 16 Validation des données renseignées : chaque donnée renseignée doit être validée par la personne qui en a la maitrise, au cours du projet, afin que cette personne puisse expliquer voire justifier son évolution dans le temps. Autant que possible, les réponses doivent être accompagnées d une pièce justificative.

17 MAREVA 2 offre une grille de lecture de la valeur des projets SI 3/ Le fichier «d analyse stratégique» Le fichier «d analyse économique» Le fichier «synthèse valeur» Il fournit une note sur la valeur stratégique métier ainsi qu une note sur la valeur stratégique SI qu il compare. Cette comparaison permet de voir si, le projet répond davantage à des problématiques stratégiques métiers ou SI. 17

18 MAREVA 2 offre une grille de lecture de la valeur des projets SI 4/ Le fichier «d analyse stratégique» Le fichier «d analyse économique» Le fichier «synthèse valeur» Il fournit un ensemble d indicateurs sur les impacts économiques du projet et sur sa rentabilité. 18

19 MAREVA 2 offre une grille de lecture de la valeur des projets SI 5/ Le fichier «d analyse stratégique» Le fichier «d analyse économique» Le fichier «synthèse valeur» Il reprend dans un seul fichier l ensemble des notes et des indicateurs stratégiques et économiques fournis par les deux fichiers précédents. A partir de ces données, il calcule une note globale en pondérant chaque indicateur en fonction des priorités stratégiques du ministères ou de l entité. Le fichier comprend un comparateur qui permet d afficher sur un même onglet les indicateur et la note globale pour différents scénarios ou différents projets, offrant ainsi une approche comparative. 19

20 Sensibilisation - MAREVA 2 offre une grille de lecture de la valeur des projets SI 6/6 Articulation des fichiers les fichiers «analyse stratégique» (A) et «analyse économique» (B) sont indépendants Une fois renseignés, ils alimentent automatiquement le fichier «synthèse valeur» (C) Nombre de fichiers à renseigner (pour un projet avec scénario) 1 fichier analyse stratégique par scénario 1 fichier analyse économique par scénario 2 fichiers synthèse valeur : 1 par projet, 1 pour le portefeuille Articulation des 3 fichiers de MAREVA 2 Adaptation possible de l outil : L outil peut être adapté à la stratégie du ministère L outil peut-être adapté à la nature d un projet Règles de gestion concernant les questions et les réponses : Unicité des questions et réponses Non double comptabilisation des gains Critère de valorisation stratégique ou économique Suivi et objectivisation des gains Validation des données renseignées 20

21 Sensibilisation Présentation de MAREVA 2 est la méthode interministérielle d analyse de la valeur des projets SI de l Etat. aide à la prise de décision stratégique du lancement des projets SI puis au pilotage de leur valeur au fil du temps. a été éprouvée et reste au service d une ambition plus large de sécurisation des projets de l Etat. offre une grille de lecture de la valeur des projet SI. se déploie et se généralise opérationnellement avec une feuille de route 2015 validée par tous les DSI des ministères. Présentation Objectifs Enjeux Illustration Perspectives 21

22 MAREVA 2 se déploie et se généralise opérationnellement en 2015 MAREVA 2 se déploie et se généralise opérationnellement par la mise en œuvre de la Feuille de route 2015 validée par l ensemble des DSI ministérielles. MAREVA 2 est nécessaire dans le cadre des saisines du DISIC pour avis sur les projets SI ministériels. Elle l est également dans le cadre de l élaboration des PAP pour les projets informatiques majeurs. Pour aider les ministères à utiliser effectivement MAREVA 2, la DISIC met à disposition une «Boîte à outils» comprenant l outil au format Excel et LibreOffice, la documentation, l animation d un réseau de référents et la mise en œuvre d un «Club MAREVA». Une «boite aux lettres» dédiée à MAREVA 2 a été créée : mareva@modernisation.gouv.fr 22