PROCEDURE AGENT DU SERVICE PUBLIC

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1 Pôle Ressources Direction du Numérique, des Usages et des Moyens PROCEDURE AGENT DU SERVICE PUBLIC PROJETS ET CENTRE DE SERVICES Affaire suivie par : Guilhem BESSOLES : : guilhem.bessoles@cg05.fr Date : 27/06/2014 Objet : Procédure d utilisation du dispositif «Visio Rendez-vous». 1. Gestion de l agenda partagé : Veuillez saisir votre identifiant et votre mot de passe. XXXX@visiordv05.fr Mot de passe fourni par le Conseil Général (guilhem.bessoles@cg05.fr) Voici l écran que vous devez voir. Hôtel du Département - Place Saint-Arnoux CS GAP Cedex - Tél. : Fax

2 1.1 Création d un rendez-vous : Sélectionner «Agenda» dans la colonne de gauche. Pour créer le rendez-vous, vous avez besoin de connaître l agenda du site accueil avec lequel vous allez faire le rendez-vous. Sélectionner le point Visio dans la zone recherche puis «Afficher». 2/10

3 L agenda du point Visio s affiche superposé au vôtre. En bleu les indisponibilités du site accueil «Visio Rendez-vous», en vert vos rendezvous (quel que soit le site du rendez-vous). Faire un glisser / déposer de dans le créneau horaire choisi. 3/10

4 Automatiquement la création du rendez-vous s active. Remplissez toutes les zones de saisie : Bloc «Ajouter un nouveau rendez-vous» : Titre : Conseil Général Description : Personne aux yeux bleus Point visio : Orpierre_AP Du : 30/06/ :00 Au : 30/06/ :00 Message en cas d indisponibilité du point d accueil sur le créneau horaire sélectionné. 4/10

5 Message en cas d indisponibilité de votre part. Bloc Invité Nom : Dupont Prénom : Marcel Civilité : M. Adresse électronique : marcel.dupont@soleil.fr (ce champ n est pas obligatoire). Puis «valider». Le rendez-vous est créé. Suite à cette création, trois s sont envoyés. Un à l usager, un au point Visio et un à vous-même. 2. Entretien «Visio Rendez-vous». Pour faire un entretien en «Visio Rendez-vous», il faut deux logiciels sur votre poste qui s activent automatiquement au démarrage de l ordinateur. Lync 2013, pour la communication avec le reste du monde (enfin presque), et Greenmesh remote pour permettre les actions impression, scanne, etc. avec l ensemble des points Visio. 5/10

6 2.1 Lancement du rendez-vous : Vous êtes devant le poste «Visio Rendez-vous» de votre structure, vous avez préparé tous les documents nécessaires sur votre bureau (Ordinateur), il n y a pas de collègues prêts à vous faire de mauvaises blagues (il y a une webcam sur votre écran) alors vous êtes prêt. Lancement du rendez-vous : A partir de l agenda partagé ( Une fois identifié, double cliquez sur le rendez-vous et l écran suivant s affiche : Cliquez sur «Cliquer pour accéder à la conférence» en vert. Lync 2013 se lance Puis la télécommande Fonction du signataire 6/10

7 2.1.2 A partir de votre agenda professionnel. Lorsque vous recevez le mail de confirmation du rendez-vous, vous recevez également un rendez-vous à accepter pour qu il s intègre dans votre agenda pro. Ouvrez votre agenda pro et sélectionnez le rendez-vous : Cliquez sur le lien en bleu. Lync 2013 se lance Puis la télécommande 7/10

8 Le rendez-vous est lancé. 2.1 Les différentes actions possibles : Partager son écran : Appuyez sur le bouton et choisissez l élément à afficher (seul l élément choisi sera visible par le point Visio). Attention, si vous sélectionnez le moniteur principal tout votre écran sera partagé, même les éléments que vous ne souhaitez pas montrer. 8/10

9 Choisissez «programme» et sélectionnez le programme souhaité. J ai choisi Mozilla Firefox et j appuie sur «Présenter». Imprimer : Vous choisissez un document sur votre poste et il s imprime sur le point Visio (Dans l imprimante) 9/10

10 Scanner : Vous appuyez sur le bouton et le scanner se lance sur le point Visio et le document est transféré sur votre ordinateur (automatiquement). Transférer un fichier (vous vers Visio ou Visio vers vous) : Vous appuyez sur le bouton et la boite de dialogue s ouvre et vous choisissez le sens de transfert. Voilà, le rendez-vous est fini, vous avez juste besoin d appuyer sur le bouton pour tout fermer. Chef de projets Guilhem BESSOLES 10/10