Assemblée générale annuelle

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1 Assemblée générale annuelle

2 1 TABLE DES MATIÈRES

3 CONTENU TABLE DES MATIÈRES... 1 MOT DE LA PRESIDENTE... 3 CONVOCATION... 4 ORDRE DU JOUR... 5 PROCES-VERBAL DE L ASSEMBLEE ANNUELLE DE L AQG... 6 RAPPORT ANNUEL D ACTIVITÉS DU CONSEIL D ADMINISTRATION COMITÉ DE RÉDACTION DE LA REVUE QUÉBÉCOISE DE GESTALT COMITÉ DE GESTION ET DE PROMOTION DE LA REVUE QUÉBÉCOISE DE GESTALT 15 RAPPORT DU COMITE DU SITE INTERNET RAPPORT D ACTIVITE COMITE DE LA REGION DE QUEBEC

4 MOT DE LA PRESIDENTE Bonjour à tous, Lors de notre envoi précédent, il s est glissé quelques erreurs et omissions dans le rapport annuel du conseil d administration. Je vous demande donc de télécharger la version ci-jointe et de la considérer comme la seule valable. N oubliez pas d en prendre connaissance avant l assemblée annuelle car, comme l an dernier, dans un souci d efficacité, nous demanderons à l assemblée d adopter certaines parties du rapport, considérant qu il aura été préalablement lu. Je vous invite aussi à l imprimer puisque nous n aurons pas de copies disponibles le soir de l assemblée, à l exception de quelques-unes pour nos membres qui ne sont pas branchés sur internet. Vous constaterez aussi qu il manque à cette nouvelle version le bilan financier. Nous vous le remettrons le 28 septembre, lors de l assemblée. Enfin, veuillez excuser les quelques fautes d orthographe qui se sont retrouvées dans le Mot de la Présidente reçu par la poste en même temps que la convocation. Ces erreurs ne se trouvaient pas dans le texte original, mais ont été faites quelque part dans les étapes de secrétariat que nous donnons à l externe. Nous en sommes désolés. Mes collègues du c.a et moi-même espérons vous retrouver nombreux le 28 au soir. Sylvie Dunn Présidente de l AQG 3

5 CONVOCATION Assemblée Générale Annuelle Vendredi le 28 septembre 2012 à 19 h00 Hôtel des Gouverneurs Place Dupuis Salon Longueuil 1415 rue Saint-Hubert Montréal, (Québec) 19 : 00h : Accueil 19 : 30h : Ouverture de l assemblée Générale Annuelle 20 : 30h : Lancement de la Revue Québécoise de Gestalt 21 : 00h : Cocktail IMPORTANT Veuillez vous inscrire par téléphone au ou en ligne à l adresse suivante : info@gestaltqc.ca avant le 14 septembre Merci de votre collaboration, Esther Larose Secrétaire/Trésorière 4

6 ORDRE DU JOUR 1. Ouverture de l assemblée : Constatation du quorum. Présentation de la Présidente et élection du secrétaire d assemblée 2. Adoption de l ordre du jour 3. Adoption du procès-verbal de l A.G. du 21 octobre Présentation et adoption du rapport d activités du conseil d administration 5. Présentation et adoption du rapport du comité web 6. Présentation et adoption du rapport financier pour l exercice terminé le 31 août Élection à la présidence 8. Élections aux 3 postes vacants au conseil d administration 9. Varia 10. Levée de l assemblée 5

7 PROCES-VERBAL DE L ASSEMBLEE ANNUELLE DE L AQG VENDREDI, 21 OCTOBRE 2011 ORDRE DU JOUR 1) Ouverture de l assemblée : Constatation du quorum. Présentation de la présidente et élection du ou de la secrétaire d assemblée 2) Adoption de l ordre du jour 3) Adoption du procès-verbal de l assemblée générale (Congrès d orientation) du 28 août 2010 et des statuts et règlements amendés qui en découlent 4) Présentation et adoption du rapport d activité du conseil d administration 5) Présentation et adoption du rapport financier pour l exercice terminé le 31 août ) Élections aux deux postes vacants au conseil d administration 7) Points divers 8) Levée de l assemblée 1. OUVERTURE DE L ASSEMBLEE CONSTATATION DU QUORUM. 23 membres sont présents : le quorum est constaté. Voir en annexe la liste des signatures des membres présents. PRESENTATION DE LA PRESIDENTE ET ELECTION DU OU DE LA SECRETAIRE D ASSEMBLEE Claire Allard est élue par acclamation, présidente de l assemblée. 2. ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR L ordre du jour est adopté. 6

8 3. ADOPTION DU PROCES-VERBAL DE L ASSEMBLEE GENERALE (CONGRES D ORIENTATION) DU 28 AOUT 2010 ET DES STATUTS ET REGLEMENTS AMENDES QUI EN DECOULENT Aucune correction mentionnée Adopté sans vote 4. PRESENTATION ET ADOPTION DU RAPPORT D ACTIVITE DU CONSEIL D ADMINISTRATION Lecture du rapport par la présidente, Sylvie Dunn Claire Allard invite l assemblée à commenter le rapport. MODIFICATIONS Le nombre des membres est modifié de 144 à 145 pour refléter l état de la situation à ce jour (article V) OUVERTURE DES QUESTIONS Valmont Losier demande : Le programme d activité découlant des buts et missions est-il l équivalent du cahier des charges? Après clarification de la question, il est établi que ce n est pas un «cahier de charges» mais bien un document de travail à l intention du CA pour soutenir la réflexion visant à relier les objectifs et les buts aux activités de l association. Valmont Losier nous suggère de mettre ce document sur le site web. Valmont Losier demande si la liste de discussion sera maintenue. Le CA répond qu on a maintenant accès à deux outils de communication: l envoi de courriels à l ensemble des membres en règle (l ancienne liste de discussion) est toujours possible. Le nouveau site offre maintenant la possibilité de commenter des articles affichés et de maintenir un échange dynamique de cette façon aussi. Ce niveau d échange n est cependant pas limité aux membres. 5. PRESENTATION ET ADOPTION DU RAPPORT FINANCIER POUR L EXERCICE TERMINE LE 31 AOUT 2011 Le rapport financier est lu par Alain Mercier. Commentaire de Bernard Rivière : il manque trois calculs spécifiques : (1) l excédent des revenus sur les dépenses (2) le solde du (des) compte(s) et (3) la valeur aux livres (valeurs des actifs de laquelle on 7

9 retire la valeur des dettes). L absence de ces trois indicateurs oblige le lecteur attentif à faire ces calculs lui-même. On constate que le solde au compte demeure à peu près le même depuis 2007 Claire propose que l on note l observation de M. Rivière dans le procès-verbal. Gaétane Bourdages félicite le CA de son administration des avoirs. On constate que la Revue québécoise de gestalt se suffit à elle-même, il faut en être fier. Christian Depot demande des informations sur le dépôt à terme. Est-ce nouveau? Réponse du CA : Non. C est un héritage des administrations précédentes. François Chanel indique qu il est impressionné par revenus des soupers-causerie. Réponse du CA : les soupers-causerie ont attirés plus de participants que par le passé. Gaétane Bourdages demande si les souper-causeries ont été fréquentés par beaucoup de nonmembres. Alain Mercier répond que oui. Vingt-cinq personnes ont participé au souper-causerie à Québec dont 16 non membres Christian Depot félicite le CA d avoir fait appel à des personnes extérieures payées pour faire avancer les choses. Personne ne demande le vote. 6. ÉLECTIONS AUX DEUX POSTES VACANTS AU CONSEIL D ADMINISTRATION La présidente d assemblée est proposée pour agir à titre de présidente d élections. Aucune objection. André Lapointe est proposé pour agir à titre de secrétaire d élection : André Lapointe accepte. Aucune objection. Lucie Aubin et Joanne Cyr terminent leur mandat. MISES EN NOMINATION. Un membre s informe s il y a des fonctions particulières reliées à ces postes? Réponse du CA : Oui, l un des élus devra assumer la fonction de secrétaire. 1. Lucie Aubin propose Esther Larose, proposition appuyée par Caroline Bouchard. 2. Valmont Losier propose Christian Depot, proposition appuyée par Gaétane Bourdages 8

10 3. Lucie Aubin propose François Chanel, proposition appuyée par Isabelle Binet 4. Esther Larose propose Agnès Jouan, proposition appuyée par Caroline Bouchard. 5. Alain Mercier propose Chantal Tremblay, proposition appuyée par Isabelle Binet Interrogés dans l ordre inverse de leur mise en nomination, aucun membre ne souhaite maintenir sa candidature sauf Esther Larose. Esther Larose est élue par acclamation comme membre du CA. Christian Depot propose que le CA fasse appel aux membres pour se faire appuyer dans les tâches à accomplir. 7. MOT DE LA PRESIDENTE Sylvie Dunn remercie Joanne Cyr pour sa collaboration très appréciée. Elle remercie aussi Lucie Aubin qui termine 5 ans de participation au CA pendant lesquels son engagement, ses qualités d organisatrice et son contact agréable ont été appréciés de tous. Sylvie souhaite enfin la bienvenue à Esther Larose. 8. POINTS DIVERS Aucun point divers 9. LEVEE DE L ASSEMBLEE Chsitian Depot propose la levée de l assemblée Proposition appuyée par Diane Duguay 9

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13 RAPPORT ANNUEL D ACTIVITÉS DU CONSEIL D ADMINISTRATION Par Sylvie Dunn Présidente de l AQG Entre les mois de novembre 2011 et août 2012 le conseil d administration a tenu 8 rencontres d environ 3 heures chacune et 3 conférences téléphoniques d environ 1h chacune. Objectifs spécifiques et résultats pour l année Nos objectifs pour l année 2011 et 2012 étaient les suivants : - Organiser le colloque annuel - Augmenter la visibilité de l AQG - Recruter une équipe pour alimenter le site web - Créer un comité de recrutement et d accueil Organiser le colloque annuel Dès octobre 2011, le conseil d administration s est mis tâche afin d organiser le colloque annuel, que nous prévoyions tenir à l automne Nous sommes donc parti à la recherche d un conférencier d envergure international, afin d offrir à nos membres un évènement spécial, qui concrétiserait les nouvelles orientations que l AQG s est données lors du Congrès d orientation de C est avec enthousiasme que nous avons pris contact avec le Dr. Louis Cozolino. Son horaire chargé lui permettait de nous visiter, mais à une date très précise, soit le 14 avril Devant ce court délai, et avec la somme considérable de travail qu implique la tenue d un tel évènement, le conseil d administration a dû renoncer à la formule du colloque échelonné sur plusieurs jours et se concentrer sur l organisation complexe de cet unique évènement. Ceci nous a accaparé, presqu en exclusivité, du mois de novembre 2011 jusqu au 14 avril 2012, date de la conférence. L évènement s est avéré un grand succès, réunissant plus de 180 personnes, dont 96 12

14 de nos membres. L activité s est pratiquement auto financée, dégageant un mince déficit de $, sur un revenu total de $. Les formulaires d évaluation qu ont remplis les participants nous informent d un taux très élevé de satisfaction. Augmenter la visibilité de l AQG Par le biais de la publicité que nous avons fait en lien avec la conférence du Dr. Cozolino, le nom de l AQG a circulé, tout au long de l année, sur différents sites, que ce soit à l OPQ, à l OTSTCFQ, dans les universités, les hôpitaux, etc De plus, nous avions pris soin, le jour de la conférence, de réserver un espace pour nos membres afin qu ils puissent afficher leurs services. Cette activité nous a attiré 84 non-membres et nous avons eu le plaisir de recruter 17 nouveaux membres durant l année. Cependant, 16 anciens membres n ont pas renouvelés, ce qui nous laisse actuellement 145 membres. Recruter une équipe pour alimenter le site web Créer un comité de recrutement et d accueil Devant le peu d empressement de nos membres à répondre à nos nombreuses demandes d aide, faites par le biais de la liste de discussion, nous n avons pu réaliser ces deux objectifs, à notre satisfaction. Fort heureusement, en mai dernier, notre collègue Arianne Lazaridès s est portée volontaire pour donner un coup de main sur le site web. Nous la remercions de tout cœur. À date, elle est la seule volontaire que nous ayons eue. Il reste donc à recruter des membres pour le comité web, le comité d activités de Montréal et au comité d accueil et recrutement. Le comité d activités de Québec, est toujours vaillamment dirigé par Carl Veilleux, et le comité de la Revue québécoise de Gestalt, par Caroline Bouchard. Merci à tous les deux et aux membres qui siègent avec eux sur ces comités. 13

15 COMITÉ DE RÉDACTION DE LA REVUE QUÉBÉCOISE DE GESTALT Le comité de rédaction s est réuni pour la première fois le 31 mars 2011 pour déterminer l échéancier du volume 13 de la Revue québécoise de Gestalt. Ce comité est composé de Marc-Simon Drouin, Maria-Rosa Ferretti, Marie Gérin-Lajoie, Danielle Poupard et de Caroline Bouchard à la direction de la publication. La date de tombée pour recevoir les articles a été fixée au mois d octobre Une réunion en septembre 2011 du comité de rédaction a permis d effectuer le suivi des articles reçus et ceux à venir. Plusieurs articles ont été soumis au comité de rédaction et une évaluation de ceux-ci a permis d établir que nous avions un nombre suffisant pour constituer un nouveau volume de la Revue québécoise de Gestalt à notre grande satisfaction. Des réunions en date du mois de novembre 2011, janvier 2012, mars 2012 et mai 2012 ont eu lieu pour permettre le bon déroulement de l évaluation, de la correction et de production de la revue. Nous avons maintenu le mode de fonctionnement mis en place il y a quelques années, lequel consiste à utiliser autant que possible le courriel pour nos communications entre les membres du comité et avec les auteurs/auteures ainsi qu avec les correcteurs/correctrices. Les textes sont acheminés par courriel et les corrections sont faites dans la version électronique. Christiane Asselin a effectué la révision linguistique de tous les textes de la revue. Julie Cloutier, de JC design, a assumé, le travail relié à la modification des couleurs de la couverture et à la mise en page; elle a également fait les contacts avec l imprimeur et supervisé l impression. La Revue québécoise de Gestalt, volume 13, 2012 a donc été publiée sous le titre Cheminements de vie et processus thérapeutiques. Ce volume sera lancé le 28 septembre 2012 au cours d une soirée organisée par l Association Québécoise de Gestalt. Le comité de rédaction est très heureux du travail effectué par les personnes qui se sont impliquées dans ce processus, ce qui a contribué à produire une revue de qualité. Caroline Bouchard Directrice de la publication Revue québécoise de Gestalt 14

16 COMITÉ DE GESTION ET DE PROMOTION DE LA REVUE QUÉBÉCOISE DE GESTALT Bilan au 1 août 2012 Pour l année , la diffusion et la vente de la Revue se sont faites principalement par le site WEB et lors de l événement conférence de M. Cozolino. Nous avons soldé les anciens numéros pour permettre la liquidation. Volumes 2 à 6 à $5 pour les membres et $8 pour les non-membres Volumes 7, 8, 9 à $12 pour les membres et $15 pour les non-membres Les récents numéros, volumes 11 et 12 au prix régulier Cette initiative a permis de vendre plusieurs anciens numéros. Inventaire Éditions Le Reflet 1992: Vol 1, no. 1 : épuisé 1993: Vol 1, no. 2 : épuisé 1995: Vol 1, no. 3 : épuisé Éditions de l'aqg 1997 Vol 2, no. 1 : 47 exemplaires 1998 Vol 2, no. 2 : 163 exemplaires 1999 Vol 3 : 58 exemplaires 2000 Vol 4 : 8 exemplaires 2002 Vol 5 : 21 exemplaires 15

17 2003 Vol 6 : 38 exemplaires 2004 Vol 7 : 60 exemplaires 2005 Vol 8 : 76 exemplaires 2006 Vol 9 : 14 exemplaires 2007Vol 10: épuisé 2008 Vol 11: 22 exemplaires 2010 Vol. 12: 7 exemplaires Gestalt thérapie (France) Cahier, no. 13 : 2 exemplaires Cahier, no. 14 : 3 exemplaires Claire Allard Responsable Comité de gestion et de promotion de la Revue québécoise de Gestalt 16

18 RAPPORT DU COMITE DU SITE INTERNET L année se définit par deux grands chantiers, soit celui du déploiement des services de notre nouveau site internet et du rodage du site lui-même. DEPLOIEMENT Une des missions principales de notre site est d acheminer de l information à nos membres. À ce titre, de nombreux communiqués ont été envoyés aux membres dont 29 pour la période qui s étend de mars à août Au printemps nous avons remis en fonction la «liste de discussion» si chère aux membres de l AQG depuis longtemps. Cinq envois de la liste de discussion ont ainsi été faits entre mars et juin. Enfin, nous avons pu afficher sur le site lui-même plusieurs renseignements pour des activités de formation d intérêt pour les psychothérapeutes. Au plan des processus, le fonctionnement du site nécessite l organisation de plusieurs modes de fonctionnement pour assurer une circulation rapide de l information. Nous avons, entre autres, mis au point une surveillance systématique de la boite courriel de l AQG afin d acheminer rapidement les demandes et commentaires qui s y retrouvaient aux destinataires concernés, notamment à l équipe du site internet. Nous avons aussi développé cette année quelques fonctions supplémentaires pour compléter les principales fonctions de gestion de la liste des membres : impression de reçus, de cartes de membres, de liste des membres et d étiquettes pour envoi postal. Une des avancées les plus visibles fut de recourir au service en-ligne «MailChimp» qui permet de mettre en page communiqués et bulletins d information et de les acheminer à nos membres. Cet outil, dont l usage est gratuit pour des associations à petit volume comme la nôtre, a beaucoup amélioré la qualité de nos envois. Il nous a permis de plus de régler un problème qui nous hantait depuis le début à savoir que certains des membres en règles ne recevaient pas nos courriels. ÉQUIPE Isabelle Binet et Caroline Bouchard se sont retirées de l équipe du site internet après avoir très largement collaboré à sa conception l an dernier. Merci beaucoup à Isabelle et Caroline. Par ailleurs, Ariane Lazaridès nous a signalé son intérêt et, depuis le 8 mai assure la grande majorité des envois de l AQG. Son expertise et son enthousiasme sont appréciés au plus haut point. Il ne faut pas oublier Lise Arguin, la secrétaire du CA qui n a pas ménagé les efforts pour s approprier les nouveaux outils et pour faire les commentaires indispensables pour son rodage. 17

19 AJUSTEMENTS ET RODAGE C est classique, après avoir mis en ligne un site internet, une foule de petits (parfois pas si petits) problèmes se révèlent et doivent être résolus, un par un au cours de la première année de fonctionnement. Ainsi nous avons apporté plusieurs corrections aux adresses et aux informations relatives aux membres (août à novembre 2011). Le problème des omissions dans les envois a mobilisé beaucoup d énergie pour finir par se régler en mars 2012 par l utilisation de «MailChimp» pour mettre en page et expédier les communiqués aux membres. Le service MailChimp est gratuit pour les associations qui ont un petit volume d envois et est assez sophistiqué pour permettre la mise en page de bulletins de nouvelles complexes avec colonnes, titres, photos etc. POUR LE FUTUR Nous avons maintenant un site qui permet de gérer la liste des membres, mettre en ligne la fiche des membres qui le désirent, de publier des nouvelles, des articles et de l information sur les activités de formation ou sur les écoles. À partir de ce site, nous pouvons expédier des communiqués des plus simples aux plus complexes à nos membres. Le plus important reste à venir cependant. Un site internet sans équipe pour y publier des contenus stimulants est une coquille vide. Si chacun des membres y publiait un article (nouvelles, commentaires, publicité, note de lecture, lien vers un article d intérêt) nous aurions en moyenne 3 nouveaux articles par semaine! Quel regain de vie pour l AQG, que d intérêt à visiter le site souvent. On peut toujours rêver De façon plus réaliste, si on mobilisait une dizaine de membres intéressés par la communication à l ère du web 2.0, il me semble qu on pourrait en faire une aventure stimulante et un site apprécié sans que le travail ne déséquilibre trop nos vies remplies. André Lapointe Membre du conseil d administration 18

20 RAPPORT D ACTIVITE COMITE DE LA REGION DE QUEBEC Le comité de Québec a tenu deux activités qui ont attiré à chaque fois une vingtaine de personnes. Voici les dates et thèmes: 10 FEVRIER 2012 AVEC LOUISE CAOUETTE, PH. D. THÈME: Comment une personne accompagnée en psychothérapie vit-elle l'expérience de prises de conscience favorisant l'émergence de l'être? Comment soutenir une telle expérience? 4 MAI 2012 AVEC DR TANIA BLANCHETTE M.D. Thème : À partir d un chapitre du livre à paraître sur la PGRO. Une présentation sur la pharmacologie et les aspects relationnels. Le comité de Québec poursuivra ses activités pour la prochaine année. Une entente est à compléter avec une présentatrice pour un souper conférence à l automne Carl Veilleux, responsable du comité de la région de Québec 19