ESALIA.COM LE SITE DE L EPARGNE SALARIALE - AIDE A L INTEGRATION DE FICHIERS - Page 1 / 54

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1 ESALIA.COM LE SITE DE L EPARGNE SALARIALE - AIDE A L INTEGRATION DE FICHIERS - Page 1 / 54

2 Sommaire 1 - INTRODUCTION METHODOLOGIE / CONSEILS METTRE A JOUR LE FICHIER DES SALARIES DE VOTRE ENTREPRISE RENSEIGNER ENSUITE LES ELEMENTS NECESSAIRES AU TRAITEMENT DE L OPERATION COLLECTIVE LA SIGNALETIQUE SALARIES LA SAISIE UNITAIRE Créer un nouveau salarié Modifier la signalétique d un ou plusieurs salariés L INTEGRATION DE FICHIER SIGNALETIQUE SALARIES LES DONNEES DE PILOTAGE L INTEGRATION DE FICHIER LE VERSEMENT D UNE PARTICIPATION LA PARTICIPATION - LA SAISIE UNITAIRE LA PARTICIPATION - L INTEGRATION DE FICHIER LE VERSEMENT D UN INTERESSEMENT L INTERESSEMENT - LA SAISIE UNITAIRE L INTERESSEMENT - L INTEGRATION DE FICHIER LES VERSEMENTS VOLONTAIRES LES VERSEMENTS VOLONTAIRES - LA SAISIE UNITAIRE LES VERSEMENTS VOLONTAIRES - L INTEGRATION DE FICHIER LES BORDEREAUX DE VERSEMENT Page 2 / 54

3 1 - Introduction Le site internet Esalia.com vous permet de transmettre en toute sécurité et confidentialité les données indispensables au traitement des opérations de vos salariés. Les opérations accessibles* via la rubrique «Traitements collectifs» du menu principal sont les suivantes : Modifier/Créer la signalétique de vos salariés Modifier/Créer les données de pilotage de vos salariés (pour le PERCO) Demander la création d'une opération collective de participation Demander la création d'une opération collective d'intéressement Demander la création d'une opération collective de versement Télécharger les bordereaux de versement. La qualité de vos envois est garantie. En effet, le site effectue un contrôle instantané de vos données. Vous êtes informé en temps réel des anomalies détectées, et pouvez les corriger. Ainsi, vous gagnez du temps car les données sont immédiatement exploitables par nos services. De plus, les échanges sont tracés et des reportings sont à votre disposition sur le site. Pour chaque type d opération vous pouvez procéder : par saisie unitaire à l écran, salarié par salarié, pour tous vos salariés, par intégration de fichier Excel au format attendu. Remarque : Au-delà d une dizaine de saisies, nous vous conseillons de procéder par intégration de fichiers Excel, plus adaptée à la transmission de volumes importants. Vous complétez hors connexion le fichier au format attendu (à partir d extractions de votre logiciel de paie par exemple) puis vous vous connectez pour effectuer la transmission. * L accès à ces traitements collectifs dépend de vos habilitations et des dispositifs en place dans votre entreprise. Page 3 / 54

4 2 - METHODOLOGIE / CONSEILS Avant toute opération collective (intéressement, participation, versements), vous devez veiller à ce que le fichier regroupant les données personnelles de vos salariés (signalétique) soit à jour. Pour cela, nous vous suggérons de respecter la méthodologie suivante : 2.1 Mettre à jour le fichier des salariés de votre entreprise Si vous êtes un nouveau client : vous devez nous transmettre les données signalétiques de vos salariés via la sous-rubrique : «Modifier / créer la signalétique de vos salariés» par saisie unitaire ou intégration de fichier. Si vous nous avez communiqué précédemment ces informations : vous pouvez les consulter sur le site et procéder aux mises à jour (changement d adresse, de RIB, date de départ, ) et créer de nouveaux salariés (Rubrique «Vos entreprises»/ Salariés). Pour gagner du temps lors des mises à jour des données signalétiques vous pouvez aussi télécharger le fichier de signalétique prêt à l emploi (à partir de la Rubrique Infocentre) cf. paragraphe Renseigner ensuite les éléments nécessaires au traitement de l opération collective Cette opération se fait via la rubrique «Traitements collectifs» ou via la rubrique «Vos entreprises» / «Opérations» / «Demander la création d une opération de XXXXXXXXX». Vous avez opté pour l intégration de fichier, voici une liste d astuces qui vous permettra de réussir votre opération en toute sérénité. En passant la souris sur la ligne des en-têtes de colonnes (et plus particulièrement sur le petit triangle rouge), des commentaires vous indiquent comment compléter les colonnes (format attendu). Pour les fichiers de versements, la ligne 2 comporte un exemple, pensez à le supprimer quand vous complétez le fichier avec les données de votre entreprise. Page 4 / 54

5 Ne modifiez pas les libellés des en-têtes des colonnes, ni le nom des onglets du fichier Excel Le nom du ficher Excel ne doit pas comporter d accent ni de caractères spéciaux Le fichier doit avoir comme extension.xls et être enregistré dans une version Excel 97 Excel 2003 ou Excel 5.0 /95. Pour le fichier de Signalétique salariés : Si certaines colonnes ne vous concernent pas, ne les complétez pas et surtout ne les supprimez pas. L ordre des colonnes doit être respecté. N ajoutez pas non plus de colonne. Si vous téléchargez le modèle de fichier vierge à partir du site, les colonnes en gras et rouge sont obligatoires, les autres sont optionnelles. Lorsqu un salarié est sorti (S) ou retraité (R), la date de sortie est obligatoire. Mettre dans le code postal quand le code pays est différent de FRA et mettre dans ce cas le code postal dans le champ ville avant le nom de ville. Un onglet d aide est disponible avec le modèle de fichier reprenant la liste des codes pays et des codes langues. Attention à ne pas inverser Identifiant (code du salarié, INSEE la plupart du temps) et Matricule (matricule du salarié dans l entreprise). Classer le fichier dans l ordre croissant des identifiants. Pour les fichiers de versement (participation, intéressement, versements volontaires) : Mettre le code dispositif sur 10 caractères, les zéros doivent figurer. Classer le fichier dans l ordre croissant des identifiants. Pour les montants, mettre 2 décimales maximum. Des aides en lignes sont disponibles (infos bulles). Il est possible d annuler une opération collective démarrée, après l étape 1 puis tout reprendre. On peut également reprendre à tout moment une opération démarrée. Il n est pas possible d avoir plusieurs opérations en cours sur un même domaine (participation, intéressement, versement volontaire) en même temps. Page 5 / 54

6 3 - LA SIGNALETIQUE SALARIES 3.1 La saisie unitaire Si vous devez créer ou modifier la signalétique de plus de dix salariés, nous vous conseillons de procéder par intégration de fichier (cf. 3.2). Si vous optez pour la saisie unitaire, voici ci-dessous la marche à suivre. Cliquez sur : Créer un nouveau salarié «Traitements collectifs», «Modifier/créer la signalétique de vos salariés», Sélectionnez au préalable une entreprise (si vous êtes correspondant de plusieurs entreprises) Page 6 / 54

7 Cliquez sur : «Créer un nouveau salarié». Puis : Renseignez les différentes zones A la fin de votre saisie, cliquez sur Valider Votre saisie est contrôlée en ligne Un indicateur indique que la saisie a bien été validée. Vous pouvez renouveler l opération et créer ensuite d autres salariés. Remarques : * = Zone obligatoire Aide en ligne sur le format attendu Vous pouvez renouveler l opération et créer ensuite d autres salariés. Page 7 / 54

8 Cliquez sur : Modifier la signalétique d un ou plusieurs salariés «Vos entreprises» puis «Salarié» La liste des salariés s affiche Sélectionnez le salarié à modifier dans la liste ou cherchez-le grâce au bouton «Chercher» (Recherche d un salarié par son nom (en majuscule), matricule ou numéro de compte Renseignez les informations nécessaires à la recherche et cliquez sur «lancer la recherche» La liste des salariés répondant aux critères s affiche Page 8 / 54

9 Une fois le salarié sélectionné, cliquez sur «Modifier la signalétique du salarié» Saisissez les mises à jour, A la fin de votre saisie, cliquez sur «Valider», Des contrôles en ligne valident votre saisie (par exemple, si le statut du salarié passe à Sorti vous devez renseigner la date de sortie du salarié), Un indicateur indique que la saisie a bien été validée. Page 9 / 54

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11 3.2 L intégration de fichier signalétique salariés Cliquez sur : «Traitements collectifs», puis «Modifier/Créer la signalétique de vos salariés» Sélectionnez une entreprise au préalable si vous êtes correspondant de plusieurs entreprises. Cliquez sur «Modèle de fichier signalétique» pour télécharger le modèle de fichier signalétique Grâce à l infocentre, il vous est possible de télécharger, un fichier contenant l ensemble de la signalétique des salariés, de mettre à jour les données pour l intégrer ensuite via le module d intégration de la signalétique des salariés. 2 possibilités d accès : via la rubrique «Vos entreprises» / «salariés» ou directement via l Infocentre. >> Via la rubrique «Vos entreprises» / «salariés» Cliquez sur «Vos entreprises», puis «Salariés» Sélectionnez ensuite «Télécharger dans votre infocentre la signalétique des salariés» Vous pouvez à tout moment choisir et changer l entreprise de connexion dans la liste déroulante à droite. Page 11 / 54

12 >> Via l infocentre Dans la rubrique «Infocentre» Cliquez sur «Prête à l emploi - Signalétique salarié». Dans l onglet «Critères», sélectionnez l entreprise puis «Appliquer». Cliquer sur «Résultats» pour visualiser le résultat. Page 12 / 54

13 Pour télécharger le fichier prêt à l emploi dans Excel, vous devez cliquez sur «Exporter» situé en bas de l écran à gauche puis «Excel» Une fois le fichier ouvert, faites attention à bien le sauvegarder au format Excel («enregistrer sous» /.xls ) dans la zone type de fichier. Vous pouvez ensuite procéder aux mises à jour du fichier. Les colonnes en rouge dans le fichier excel sont les colonnes obligatoires à renseigner. Pour obtenir le détail par colonne se reporter au modèle de fichier vierge à partir de «Création et modification de la signalétique des salariés» puis «Modèle de fichier signalétique». Pour information, les données de l infocentre sont disponibles à J-1, (la date de dernière mise à jour apparait en haut à droite de l écran). Page 13 / 54

14 Lorsque votre fichier est prêt à être intégré : Dans la rubrique «Traitements collectifs» cliquez sur «Modifier / Créer la signalétique de vos salariés». Cliquez sur «Intégrer un fichier de mise à jour salariés» Cliquez sur «Ajouter votre fichier» Page 14 / 54

15 Appuyez sur le bouton et sélectionnez votre fichier grâce à «Parcourir». Cliquez sur «Ajouter» puis à nouveau «Ajouter» à l étape suivante. Les données sont contrôlées en temps réel, veuillez patienter jusqu à la fin du chargement. Page 15 / 54

16 >> Cas 1 : votre fichier est correct, il est intégré. Téléchargez le reporting de l opération. Cliquez sur «Valider» pour passer à l étape suivante. Avant de valider, vérifiez que le nombre de salariés intégrés est identique au nombre de salariés présents dans le fichier, c'est-à-dire qu il n y a pas de salariés rejetés. En effet, votre fichier peut Page 16 / 54

17 comporter des zones pour lesquelles des anomalies non bloquantes sont présentes. Contrairement au rejet, les anomalies non bloquantes n empêchent pas la mise à jour des autres zones correctes. Elles sont présentes dans le reporting de l opération. Les saisies sont terminées, nous vous communiquons la référence de votre intégration. >> Cas 2 : votre fichier est incorrect, il est rejeté. Récupérer la liste des erreurs en téléchargeant au format Excel le reporting de l opération. Nous vous conseillons d enregistrer le fichier d erreur et de modifier votre fichier hors ligne avant de renouveler l opération. Pour plus d explication reportez vous au paragraphe 2. METHODOLOGIE / CONSEILS. Page 17 / 54

18 4 - Les données de pilotage 4.1 L intégration de fichier Pour les données de pilotage (nécessaires pour le PERCO en gestion pilotée) seule l intégration de fichier est possible. Si votre fichier est prêt à être intégré, cliquez sur «Intégrer un fichier de mise à jour salariés» Vous pouvez aussi télécharger le modèle de fichier vierge en cliquant sur «Modèle de fichier des données de pilotage». Lorsque votre fichier est prêt à être intégré, cliquez ensuite sur «Ajouter» puis «Enregistrer votre fichier» Page 18 / 54

19 Votre fichier est contrôlé et intégré en ligne. Patientez jusqu à la fin du chargement. >> Cas 1 : votre fichier est correct, il est intégré. Voici l écran lorsque votre fichier a correctement été intégré. Cliquez ensuite sur «Valider». Page 19 / 54

20 Les saisies sont terminées, nous vous communiquons la référence de votre intégration. >> Cas 2 : votre fichier est incorrect, il est rejeté. Récupérer la liste des erreurs en téléchargeant au format Excel le reporting de l opération. Nous vous conseillons d enregistrer le fichier d erreur et de modifier votre fichier hors ligne avant de renouveler l opération. Pour plus d explication reportez vous au paragraphe 2. METHODOLOGIE / CONSEILS. Page 20 / 54

21 5 - Le versement d une participation 5.1 La participation - La saisie unitaire Si vous devez saisir la participation pour plus de dix salariés nous vous conseillons d opter pour l intégration de fichier (cf. paragraphe 5.2) Si vous optez pour la saisie unitaire, voici ci-dessous la marche à suivre. Cliquez sur la rubrique «Traitements collectifs» puis «Demander la création d une opération collective de participation». Sélectionnez au préalable une entreprise (si vous êtes correspondant de plusieurs entreprises) Cliquez sur «Saisir unitairement la participation seule». Les informations à saisir s ajustent en fonction du type de prestation choisi par votre entreprise : o Prestation 1 (Ayants droits et options) o Prestation 2 (Ayants droits seuls) o Prestation 3 (Temps de présence et salaire) Page 21 / 54

22 Complétez les différents éléments liés à l opération de participation : o Dates de début et de fin d exercice o Montant total brut / net o Montant brut / net à répartir o Montant des intérêts de retard le cas échéant o Les zones liées à la gestion des dérogations (uniquement si votre entreprise est concernée) Positionnez votre souris sur ce pictogramme pour obtenir plus d information. Vous devez sélectionner un salarié pour démarrer la saisie unitaire. Page 22 / 54

23 Saisissez un nom (en majuscule), matricule puis cliquez sur «Chercher» Sélectionnez un salarié dans la liste en cliquant sur le petit rond Puis «Ajouter un ayant droit» Saisissez le montant de RSP pour l individu choisi puis «Enregistrer» Page 23 / 54

24 En fonction des prestations choisies par votre entreprise, vous pouvez être amené à saisir aussi la répartition par formule de placement et par individu, dans ce cas cliquez sur «Valider». Lorsque vos saisies sont terminées cliquez sur «Continuer» : vos saisies sont ensuite contrôlées en temps réel. Veuillez attendre la fin des contrôles. Page 24 / 54

25 Lorsque les contrôles sont terminés vous pouvez visualiser le reporting de l opération Cliquez sur «DETAIL RSP» pour télécharger le reporting de l opération Cliquez ensuite sur «valider» Page 25 / 54

26 Vous devez ensuite choisir les modalités de règlement* : Prélèvement / Chèque / Virement Cliquez sur «Valider» * Cette étape n est pas présente si vous êtes en Prestation 2 ou 3 (Vous nous transmettez un fichier «temps de présence et salaire» ou d «ayants droits seuls»). Les modalités de paiement dépendent de votre convention de tenue de compte. Page 26 / 54

27 Vous obtenez les références et un récapitulatif de votre opération. En cas de règlement par CHEQUE UNIQUEMENT : vous devez télécharger le bordereau de versement, l imprimer, le renvoyer complété et signé par courrier ou par mail. Page 27 / 54

28 5.2 La participation - L intégration de fichier Au préalable, cliquez sur la rubrique «Traitements collectifs / Participation» puis «Demander la création d une opération collective de participation». Si vous souhaitez télécharger le modèle de fichier cliquez sur : «Modèle de fichier». Le modèle s ajuste en fonction du type de prestation : Prestation 1 (Ayants droits et options) Prestation 2 (Ayants droits seuls) Prestation 3 (Temps de présence et salaire). Si votre fichier est prêt à être intégré. Cliquez sur «Saisir une opération de participation». Complétez les différents éléments liés à l opération de participation : dates de début et de fin d exercice, Montant total brut, Montant brut à répartir, Montant des intérêts de retard le cas échéant, les zones liées à la gestion des dérogations (uniquement si votre entreprise est concernée) Positionnez votre souris sur ce pictogramme pour obtenir plus d information. Page 28 / 54

29 Cliquez sur «Ajouter» pour ajouter votre fichier. Appuyez sur le bouton et sélectionnez votre fichier grâce à «Parcourir». Cliquez sur «Enregistrer votre fichier» puis «Ajouter» à l étape suivante. Page 29 / 54

30 Les données sont contrôlées en temps réel, veuillez patienter jusqu à la fin du chargement. >> Cas 1 : votre fichier est correct, il est intégré. Téléchargez le reporting de l opération. Votre fichier peut comporter des zones pour lesquelles des anomalies non bloquantes sont présentes. Contrairement au rejet, les anomalies non bloquantes n empêchent pas la mise à jour des autres zones correctes. Cliquez sur «Valider» pour passer à l étape suivante. Page 30 / 54

31 Choisissez le type de paiement de l opération dans le menu déroulant* : Virement / Prélèvement / Chèque Validez votre choix. * Cette étape n est pas présente si vous êtes en Prestation 2 ou 3. Dans ce cas, vous nous transmettez un fichier «temps de présence et salaire» ou d «ayants droits seuls». Les modalités de paiement dépendent de votre convention de tenue de compte. La référence de l opération s affiche à l écran. L intégration est terminée. En cas de règlement par CHEQUE UNIQUEMENT : vous devez télécharger le bordereau de versement, l imprimer, le renvoyer complété et signé par courrier ou par mail. Page 31 / 54

32 >> Cas 2 : votre fichier est incorrect, il est rejeté. Récupérer la liste des erreurs en téléchargeant au format Excel le reporting de l opération. Nous vous conseillons d enregistrer le fichier d erreur et de modifier votre fichier hors ligne avant de renouveler l opération. Pour plus d explication reportez vous au paragraphe 2. METHODOLOGIE / CONSEILS. Page 32 / 54

33 6 - Le versement d un intéressement 6.1 L intéressement - La saisie unitaire Si vous devez saisir l intéressement pour plus de dix salariés nous vous conseillons d opter pour l intégration de fichier (cf. paragraphe 6.2). Si vous optez pour la saisie unitaire, voici ci-dessous la marche à suivre. Cliquez sur la rubrique «Traitements collectifs / Intéressement» puis «Saisir unitairement l intéressement seul». Sélectionnez au préalable une entreprise (si vous êtes correspondant de plusieurs entreprises). Complétez les différents éléments liés à l opération d intéressement : Dates de début et de fin d exercice, Montant total brut, Montant brut à répartir, Montant moyen par salarié (non obligatoire), Montant intérêt de retard le cas échéant. Puis cliquez sur «Continuer» Positionnez votre souris sur ce pictogramme pour obtenir plus d information. Page 33 / 54

34 Sélectionnez un salarié dans «Rechercher un salarié» à droite Saisissez le montant de l intéressement du salarié sélectionné Cliquez ensuite sur «Enregistrer»*. Vous pouvez aussi faire une nouvelle recherche en cliquant sur «Nouvelle recherche» pour rechercher un salarié. Saisissez un nom (en majuscule), matricule puis cliquez sur «Chercher». *dépend des prestations choisies par votre entreprise. Page 34 / 54

35 Affectez ensuite le montant de l intéressement par support de placement (ou cliquez sur paiement immédiat le cas échéant) Cliquez ensuite sur «Valider» En fonction des prestations choisies par votre entreprise, vous pouvez être amené à saisir aussi la répartition par formule de placement et par individu, dans ce cas cliquez sur «Valider». Lorsque vos saisies sont terminées cliquez sur «Continuer» : vos saisies sont ensuite contrôlées en temps réel. Veuillez attendre la fin des contrôles. Votre opération a bien été intégrée Cliquez sur le «DETAIL INT» pour obtenir le reporting de l opération Cliquez ensuite sur «Valider» Page 35 / 54

36 Choisissez le type de paiement dans le menu déroulant * : Chèque / Virement / Prélèvement Et validez votre choix * Cette étape n est pas présente si vous êtes vous nous transmettez un fichier «temps de présence et salaire» ou d «ayants droits seuls». Les modalités de paiement dépendent de votre convention de tenue de compte. La référence de l opération s affiche à l écran La saisie est terminée Page 36 / 54

37 En cas de règlement par CHEQUE UNIQUEMENT : vous devez télécharger le bordereau de versement, l imprimer, le renvoyer complété et signé par courrier ou par mail. Page 37 / 54

38 6.2 L intéressement - l intégration de fichier Si vous devez saisir l intéressement pour plus de dix salariés nous vous conseillons d opter pour l intégration de fichier. Cliquez sur la rubrique «Traitements collectifs / Intéressement» Sélectionnez au préalable une entreprise (si vous êtes correspondant de plusieurs entreprises). Si vous souhaitez télécharger le modèle de fichier vierge, cliquez sur : «Modèle de fichier». Le modèle s ajuste en fonction du type de prestation choisie par votre entreprise. Si votre fichier est prêt à être intégré, cliquez sur «Saisir une opération d intéressement». Complétez les différents éléments liés à l opération d intéressement : Dates de début et de fin d exercice, Montant total brut, Montant brut à répartir, Montant moyen par salarié (non obligatoire), Montant intérêt de retard le cas échéant. Puis cliquez sur «Continuer» Positionnez votre souris sur ce pictogramme pour obtenir plus d information. Page 38 / 54

39 Cliquez sur «Ajouter» pour ajouter votre fichier. Appuyez sur le bouton et sélectionnez votre fichier grâce à «Parcourir». Cliquez ensuite sur «Enregistrer votre fichier». Page 39 / 54

40 Le contrôle des données se lance automatiquement. Veuillez patienter jusqu à la fin du chargement. >> Cas 1 : votre fichier est correct, il est intégré. Téléchargez le reporting de l opération. Cliquez sur «Valider» pour passer à l étape suivante. Page 40 / 54

41 Choisissez le type de paiement dans le menu déroulant * : Chèque / Virement / Prélèvement Et validez votre choix * Cette étape n est pas présente si vous êtes vous nous transmettez un fichier «temps de présence et salaire» ou d «ayants droits seuls». Les modalités de paiement dépendent de votre convention de tenue de compte. La référence de l opération s affiche à l écran. L intégration est terminée. En cas de règlement par CHEQUE UNIQUEMENT : vous devez télécharger le bordereau de versement, l imprimer, le renvoyer complété et signé par courrier ou par mail. Page 41 / 54

42 >> Cas 2 : votre fichier est incorrect, il est rejeté. Récupérer la liste des erreurs en téléchargeant au format Excel le reporting de l opération. Nous vous conseillons d enregistrer le fichier d erreur et de modifier votre fichier hors ligne avant de renouveler l opération. Pour plus d explication reportez vous au paragraphe 2. METHODOLOGIE / CONSEILS. Page 42 / 54

43 7 - Les versements volontaires 7.1 Les versements volontaires - La saisie unitaire Au préalable, cliquez sur la rubrique «Traitements collectifs / Versement volontaire» Cliquez sur «Saisir unitairement le versement volontaire seul» Les codes des dispositifs et supports de placement s affichent à droite de l écran. Complétez les informations liées à l opération : Cadre / Date de début exercice / Date de fin d exercice / Montant net à répartir Cliquez ensuite sur «Continuer» Page 43 / 54

44 Sélectionnez un salarié dans la liste en haut à droite ou cliquez sur «Nouvelle recherche» pour rechercher un salarié (par son nom, matricule ) Le montant saisi pour le salarié s affiche Si vous avez d autres versements pour d autres salariés, cliquez sur «Continuer» sinon, cliquez sur «Affecter» Affectez ensuite le montant du versement par support de placement. Cliquez ensuite sur «Valider» Page 44 / 54

45 La liste des instructions saisies pour le salarié sélectionné s affiche Cliquez sur «Continuer» si vous avez d autres affectations à saisir Vous pouvez aussi modifier ou supprimer la saisie. Lorsque vos saisies sont terminées, l ensemble de l opération est contrôlée. Attendez la fin du traitement Page 45 / 54

46 Votre opération a bien été intégrée Cliquez sur le «DETAIL VVENT» si vous souhaitez consulter le reporting de l opération Cliquez ensuite sur «Valider» Page 46 / 54

47 Choisissez le type de paiement dans le menu déroulant : Chèque / Virement / Prélèvement Et validez votre choix. La référence de l opération s affiche à l écran La saisie est à présent terminée En cas de règlement par CHEQUE UNIQUEMENT : vous devez télécharger le bordereau de versement, l imprimer, le renvoyer complété et signé par courrier ou par mail. Page 47 / 54

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49 7.2 Les versements volontaires - L intégration de fichier Au préalable, cliquez sur la rubrique «Traitements collectifs» puis «Demander la création d une opération collective de versement». Si vous souhaitez télécharger le modèle de fichier vierge cliquez sur : «Versement volontaire seul». Le modèle de fichier s ajuste en fonction du type de prestation choisie par votre entreprise. Si votre fichier est prêt à être intégré, cliquez sur «Saisir une opération de versement volontaire». Complétez les informations liées à l opération : Cadre / Date de début exercice / Date de fin d exercice / Montant net à répartir Cliquez ensuite sur «Continuer» Cliquez sur «Ajouter votre fichier». Appuyez sur le bouton et sélectionnez votre fichier grâce à «Parcourir». Page 49 / 54

50 Cliquez enfin sur «Enregistrer votre fichier». Le contrôle des données se lance automatiquement. Veuillez patienter jusqu à la fin du chargement. Page 50 / 54

51 >> Cas 1 : votre fichier est correct, il est intégré. Téléchargez le reporting de l opération. Cliquez sur «Valider» pour passer à l étape suivante. Choisissez le type de paiement de l opération dans le menu déroulant : Virement / Prélèvement / chèque Valider votre choix. Page 51 / 54

52 La référence de l opération s affiche à l écran La saisie est terminée En cas de règlement par CHEQUE UNIQUEMENT : vous devez télécharger le bordereau de versement, l imprimer, le renvoyer complété et signé par courrier ou par mail. >> Cas 2 : votre fichier est incorrect, il est rejeté. Récupérer la liste des erreurs en téléchargeant au format Excel le reporting de l opération. Nous vous conseillons d enregistrer le fichier d erreur et de modifier votre fichier hors ligne avant de renouveler l opération. Pour plus d explication reportez vous au paragraphe 2. METHODOLOGIE / CONSEILS. Page 52 / 54

53 8 - Les bordereaux de versement Vous pouvez à tout moment télécharger un bordereau de versement vierge en cliquant sur «Télécharger les bordereaux de versement». Sélectionnez ensuite le type de bordereau souhaité. Complétez-le et adressez-le à votre contact habituel. Vous pouvez aussi télécharger le bordereau pré-rempli d une opération déjà saisie à partir de la rubrique «Vos entreprises» / Opérations après avoir sélectionné l opération. Page 53 / 54

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