Toute désignation de personne, de statut ou de fonction dans le présent règlement vise indifféremment l homme ou la femme.

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1 Règlement de La julienne Maison des arts et de la culture LC du 9 octobre 007 (Entrée en vigueur : 10 octobre 007) Toute désignation de personne, de statut ou de fonction dans le présent règlement vise indifféremment l homme ou la femme. Préambule La julienne, Maison des arts et de la culture de la commune de Plan-les-Ouates (ci-après la commune), a pour but de proposer un lieu de rencontre autour d activités et de manifestations en lien avec l art et la culture, conformément à la politique culturelle approuvée par le Conseil administratif le 16 janvier 007. Elle est gérée par le service culturel de la commune, et plus particulièrement par son administratrice. Chapitre 1 : Généralités Art. 1 Champ d application La julienne, Maison des arts et de la culture (ci-après La julienne), propriété de la commune, située 116 route de Saint-Julien, est soumise au présent règlement pour l entier de ses espaces tant intérieurs qu extérieurs. Elle comprend notamment les locaux suivants : au sous-sol : a) trois locaux de musique pour des répétitions ; au rez-de-chaussée b) une salle de conférences-spectacles, la salle Després c) une salle d exposition, d) une bibliothèque, e) un café/restaurant, le Café julienne ; au 1 er étage : f) des salles de cours, plus particulièrement vouées à la musique en raison de leur insonorisation spécifique, et une salle de mouvement ; au ème étage : g) des salles de cours et de réunion, ainsi qu une cuisine-atelier utilisée par les partenaires, par un locataire ou par le gérant du café/restaurant uniquement sur réservation; en extérieur : h) un jardin clôturé entourant la maison, comprenant un espaceatelier et deux terrasses dont une fait partie intégrante du Café julienne. i) l annexe, espace dédié aux activités culturelles nécessitant plus d espace ou utilisant des techniques plus salissantes. j) le dépôt, lieu de stockage pour le matériel de La julienne Page 1 sur 10

2 Art. Objectifs de La julienne Les objectifs de La julienne sont les suivants : a) sensibiliser le public aux différents arts (musique, danse, théâtre, arts plastiques, contes,...), b) proposer une palette d activités pour tous (petits, enfants, adolescents, adultes et aînés), c) permettre de s adonner à une activité artistique ou culturelle, développer sa créativité, éveiller des talents cachés, d) offrir un lieu d expositions régulières, e) mettre à disposition des locaux prioritairement aux associations et habitants de la commune. f) proposer un espace de détente, de lecture, de jeux et de travail, g) offrir un lieu de vie et de rencontre, agrémenté d un café/restaurant. Art. 3 Définition Les termes utilisés dans le présent règlement sont définis comme suit : a) comité de pilotage : organe chargé de l analyse et de l attribution des locaux et disposant des compétences qui lui sont dévolues conformément au présent règlement ; b) administratrice de La julienne : personne engagée par la Commune en charge de la gestion de La julienne et dépendante du service culturel. Elle a pour mission de mettre en œuvre les décisions du comité de pilotage et de faire respecter la politique de La julienne et son règlement. Elle dispose des compétences qui lui sont dévolues conformément au présent règlement et à son cahier des charges ; c) secrétaire : personne engagée par la Commune pour soutenir l administratrice dans la gestion administrative de La julienne ; d) secrétaire réceptionniste : personne engagée par la Commune pour assurer l accueil des expositions au rez-de-chaussée ; e) intendant : personne engagée par la Commune en charge du fonctionnement technique de La julienne et de son entretien ; f) partenaire : association ou personne bénéficiant de l attribution de locaux pour une utilisation régulière dans La julienne, au bénéfice d un contrat de partenariat annuel, renouvelable ; g) intervenant : association ou personne bénéficiant des locaux pour une utilisation ponctuelle (stage, spectacle, formation, etc.) h) usager : personne participant ou assistant à des activités proposées par un ou des partenaires, fréquentant le Café julienne, la bibliothèque ou visitant la salle d exposition ; i) bénévole : personne apportant gratuitement son soutien à l administratrice pour permettre le fonctionnement de La julienne ; j) gérant : personne physique ou morale ayant conclu avec la Commune un contrat de gérance pour le café/restaurant ; k) mise à disposition ou location régulière : mise à disposition ou location ayant une périodicité régulière définie par un contrat ; l) location ponctuelle : location occasionnelle ayant un caractère ponctuel pouvant se dérouler sur une période d un ou de plusieurs jours en continu. Page sur 10

3 Chapitre : Organes de La julienne Art. 4 Comité de pilotage 1 Le comité de pilotage a les compétences suivantes : a) examiner les demandes d utilisation de locaux régulières et ponctuelles, analyser les études de cas formulées par l administratrice ; b) valider les attributions de locaux régulières et ponctuelles, sur proposition de l administratrice, en fonction de l équipement des locaux, de la politique de la Maison et sur la base des critères fixés à l article 14 ; c) valider les dates de fermetures annuelles et les dates des grands évènements annuels ; d) officier comme médiateur en cas de litige, notamment entre les partenaires ou les locataires; e) décider d annuler une mise à disposition ou résilier une location en cas de violation du présent règlement ; f) exercer un droit de regard sur le projet de budget qui sera présenté au CA sur la base d une proposition de l administratrice ; g) être force de propositions pour valoriser et dynamiser la Maison ; Il est formé de sept personnes. Sont de plein droit membres du comité de pilotage le membre du Conseil administratif délégué à la culture, le responsable du service culturel. Sont désignées par le Conseil administratif trois personnes soit deux membres des associations partenaires, dont si possible l une issue des partenaires occupant les locaux de musique du sous-sol, une personne habitante de Plan-les-Ouates reconnue pour ses connaissances en matière d art, de culture de proximité et d intérêt général. En outre, le Conseil municipal désigne deux représentants en son sein et un suppléant. 3 L administratrice participe aux séances du comité de pilotage avec voix consultative. Art. 5 Organisation du comité de pilotage 1 Il est désigné pour la durée de la législature communale. La première fois dans le mois qui suit l approbation du présent règlement, puis avant le 30 juin suivant les élections municipales. Le membre du Conseil administratif préside le comité de pilotage, l administration étant gérée par l administratrice. 3 Il se réunit au moins quatre fois par an et prend ses décisions à la majorité des membres présents ; la voix du président est prépondérante en cas d égalité. 4 Les décisions du comité de pilotage sont prises en toute souveraineté et ne sont pas susceptibles de recours. Art. 6 Administratrice L administratrice est engagée par la Commune. Elle est rattachée au service culturel. Elle a pour mission notamment : a) d assurer la gestion administrative et budgétaire de La julienne ; b) d assurer la gestion des clés de La julienne ; c) de veiller à l application du présent règlement ; Page 3 sur 10

4 d) d être l interlocutrice privilégiée des partenaires et des gérants du café/restaurant, de veiller à l entente entre les partenaires ; e) d organiser des contacts réguliers avec les partenaires ; f) de recevoir et analyser les demandes d utilisation des locaux ; g) d assurer la gestion des bénévoles ; h) de promouvoir La julienne ; i) de proposer un programme annuel d expositions à la commission exposition désignée ; j) de donner toutes les informations aux collaborateurs de La julienne pour qu ils puissent remplir leur mission et collaborer avec elle ; k) d organiser en collaboration avec les partenaires les évènements annuels symboliques de la Maison ; l) de mettre sur pied les expositions ou les manifestations ponctuelles organisées par la Commune à La julienne ; m) de recevoir et d analyser toutes les doléances ou souhaits des partenaires quant à l équipement de La julienne ; n) de présenter un rapport annuel de gestion au comité de pilotage. Art. 7 Intendant L intendant est engagé par la Commune. Il est rattaché au service en charge de l entretien des bâtiments (SCA). Il a pour mission : a) de collaborer étroitement avec l administratrice de La julienne ; b) d assurer le nettoyage de La julienne ; c) d assurer les petits travaux d entretien régulier de La julienne ; d) d assurer la remise des clés de La julienne aux personnes autorisées; e) d assurer la mise en place nécessaire des manifestations organisées par la Commune dans La julienne ou sur la base de demandes acceptées par le comité de pilotage ; f) d assurer le fonctionnement technique de la salle Després ; g) d assurer le contrôle des installations techniques de La julienne; h) d assurer les états des lieux lors de locations ; i) de veiller à l application du présent règlement. Art. 8 Secrétaire La secrétaire est engagée par la Commune, elle dépend du service culturel et a pour mission : a) d assurer l accueil, la gestion du courrier et la réception téléphonique de La julienne ; b) d assurer le suivi administratif des locations ponctuelles ; c) de seconder l administratrice dans les démarches auprès des partenaires ; d) d assurer la coordination et la mise en place technique et logistique des manifestations organisées par La julienne. Art. 9 Secrétaire-réceptionniste La secrétaire-réceptionniste est engagée par la Commune, elle dépend du service culturel et a pour mission : Page 4 sur 10

5 a) d assurer la réception de la clientèle de La julienne ; b) d informer le public des manifestations culturelles proposées dans la maison ; c) d assurer l accueil des expositions ; d) d assurer le lien avec les écoles et institutions ; e) d assurer le bon déroulement des activités se déroulant dans la bibliothèque ; f) de participer à la promotion et la mise en valeur de La julienne. Chapitre 3 Modalités de fonctionnement Art. 10 Horaires et fermetures annuelles 1 La julienne est ouverte du lundi au vendredi de 8h à h. et le samedi de 9h. à 15h, sauf pour les locaux spécifiés aux alinéas à 6 pour lesquels des horaires spécifiques sont prévus. L administration est ouverte du lundi au vendredi de 9h à 1h et de 14h à 17h. Le café/restaurant est ouvert selon les horaires définis dans le contrat de gérance. Ces horaires peuvent être étendus en cas de manifestation organisée dans La julienne, sur demande de l administratrice ou de besoins émanant des gérants. 3 La salle d exposition attenante au café/restaurant est ouverte selon les mêmes horaires que le café/restaurant, sauf horaire spécifique affiché par l administratrice ou manifestation ponctuelle organisée par un partenaire et acceptée par le comité de pilotage. 4 Les espaces extérieurs sont ouverts selon les horaires de la Maison. 5 La salle Després peut être utilisée du lundi au samedi de 9h à minuit. 6 Les locaux de musique en sous-sol peuvent être utilisés tous les jours de 8h à h. 7 Les locaux doivent être libres de tout occupant au plus tard aux heures prévues aux alinéas 1 à 6. 8 La julienne est fermée généralement deux semaines durant la période des vacances scolaires d été et deux semaines durant les fêtes de fin d année. Art. 11 Fermeture exceptionnelle de La julienne Le Conseil administratif peut, à titre exceptionnel, décider la fermeture de La julienne. Dans ce cas la Commune ne doit aucune indemnité quelconque aux partenaires, utilisateurs, locataires ou gérants du Café julienne. Art. 1 Type d utilisation 1 La julienne est dévolue à deux types d utilisation a) les utilisations régulières qui font l objet de mise à disposition avec contre-prestations en nature telles que définies à l article 17. b) les utilisations ponctuelles qui font l objet de location sur la base d un tarif fixé par le Conseil administratif. Aucun espace, à l exception du café/restaurant, n est mis à disposition de manière privative. Page 5 sur 10

6 Art. 13 Demande d utilisation 1 Toute demande d utilisation régulière ou ponctuelle des locaux doit être adressée à l administratrice de La julienne par écrit au moyen d un formulaire ad hoc. Seuls les projets entrant dans les objectifs et dans la politique de La julienne, qui ne sont pas contraires à la moralité, à l ordre public et qui n ont aucun caractère religieux ou politique, peuvent être pris en considération. 3 Les demandes d utilisations régulières doivent parvenir à l administratrice de La julienne avant fin février de chaque année pour l année scolaire suivante. Pour les demandes ponctuelles, elles doivent parvenir à l administratrice au plus tard mois avant la date souhaitée et hors des périodes de fermeture de La julienne prévues à l article 10 du présent règlement. 4 Les demandes doivent être renouvelées chaque année et font l objet d une analyse complète. Aucun partenaire ou usager ne peut prétendre obtenir un renouvellement automatique. Art. 14 Traitement des demandes et critères d attribution 1 Toutes les demandes parvenues dans les délais sont analysées par le comité de pilotage qui, sur proposition de l administratrice, décide des attributions, sur la base des objectifs et de la politique de La julienne, en privilégiant la diversité des activités proposées et les associations par rapport aux individus. Les besoins de l administration communale sont prioritaires. Pour les demandes d utilisation ponctuelle, les critères de l antériorité de la demande et de la pertinence du projet sont également pris en compte. Les décisions pour les demandes d utilisation régulière sont prises le 30 avril de chaque année au plus tard. Les décisions d utilisation ponctuelle sont prises au plus tard un mois avant l utilisation. 3 Il ne peut pas être déposé de demande d utilisation plus d un an à l avance. 4 Les partenaires peuvent renouveler leur demande d utilisation de locaux. Art. 15 Respect des lieux et usages La julienne est un espace sans fumée. Dans La julienne, il est interdit : a) d apporter des changements à la disposition et à la décoration des lieux sans autorisation de l administratrice ; b) de fixer ou coller des objets contre les parois ou les vitrages sans l autorisation de l administratrice ; c) de stationner dans l enceinte de La julienne, seuls la dépose et reprise de matériel sont acceptées ; d) d accéder aux salles en trottinettes et rollers à l intérieur du bâtiment ; e) de consommer de la nourriture dans les salles de cours ; f) de stocker des denrées alimentaires périssables dans les armoires des partenaires ; g) de modifier ou de démonter les installations techniques ; Page 6 sur 10

7 h) d introduire des animaux dans les locaux. Les animaux tenus en laisse sont tolérés dans le jardin ; i) de faire du bruit pouvant gêner les autres partenaires ou usagers de La julienne ou les voisins ; j) de réduire l accès aux sorties de secours ; k) d entreposer du matériel dans les couloirs ; l) d installer une buvette dans les locaux sans une demande spécifique adressée à l administratrice de La julienne ; m) de pénétrer dans les locaux en dehors des horaires d ouverture de La julienne Art. 16 Contrats 1 Les mises à disposition de locaux régulières n entrent en force qu après signature du contrat de partenariat par toutes les parties. Il ne peut pas être conclu pour plus d une année scolaire. Les contrats de location ne sont réputés conclus qu après signature du contrat par toutes les parties et versement d une caution dont le montant est fixé par le Conseil administratif dans le règlement relatif au tarif de location de La julienne. Art. 17 Contre-prestations des partenaires 1 Les partenaires qui bénéficient d une mise à disposition régulière de locaux doivent fournir les contre-prestations en nature suivantes : a) participer une fois par an à la séance des partenaires ; b) pratiquer des tarifs abordables pour toute la population, qui doivent être soumis et agréés chaque année par le comité de pilotage ; c) donner une priorité d accès aux activités proposées aux habitants de Plan-les-Ouates ; d) de participer à la vie de La julienne et du Café julienne ; e) être à même d offrir sur demande de la commune une prestation dans le cadre de la vie socioculturelle de la commune. Le partenaire ne remplissant pas ses devoirs est passible de non renouvellement de son contrat, voire exclusion. Art. 18 Equipement et utilisation des locaux 1 La Commune est propriétaire de l entier des équipements et du mobilier se trouvant dans La julienne. Les partenaires et les locataires doivent être attentifs aux recommandations de l équipe de La julienne et prendre soin du matériel et du mobilier mis à disposition. 3 S ils veulent utiliser du matériel ou du mobilier personnel supplémentaire, les partenaires et les locataires doivent le débarrasser systématiquement à la fin de leur période d utilisation, sauf accord de l administratrice. 4 Des armoires pour entreposer le matériel courant sont mises à disposition des partenaires. Elles doivent être toujours rangées et être vidées à la fin de l année scolaire. 5 L administratrice peut contrôler le contenu des armoires en présence du/des partenaires et les faire ranger ou débarrasser si elles contiennent du matériel inapproprié. Page 7 sur 10

8 6 Les partenaires, qui lors de la prise des locaux, constatent un dégât ou du matériel ou mobilier manquant, doivent immédiatement le signaler soit à l administratrice, soit à l intendant ou en cas d absence le faire par écrit et le déposer dans la boîte aux lettres de La julienne en partant, faute de quoi ils seront considérés comme responsables du dégât ou de la disparition du matériel ou du mobilier manquant. 7 Lorsqu ils quittent les locaux, les partenaires et les locataires ont l obligation de laisser ceux-ci propres, dans leur parfait état de fonctionnement ; 8 Lors de location, il est établi de manière systématique un état des lieux d entrée et un état des lieux de restitution des locaux en principe en présence du locataire. En cas de dégâts, si le locataire ne conteste pas cet état des lieux dans les 5 jours, il reconnaît ceux-ci et de devoir le montant de réparation facturé en plus de la location. Art 19 Demande d équipements complémentaires 1 S ils souhaitent du matériel ou du mobilier complémentaires, les partenaires doivent transmettre par écrit une demande détaillée à l administratrice avant le 15 avril pour l année civile suivante. Les demandes parvenues hors délai ne peuvent pas être prises en considération. Ces demandes sont analysées dans le cadre du processus budgétaire communal. Art. 0 Gestion des clés 1 Chaque locataire peut disposer d une clé permettant l accès aux locaux loués. Les clés sont fournies contre le dépôt d une caution de Fr à remettre immédiatement et en espèces. En cas de perte d une clé la caution reste acquise à la commune. 3 Les clés permettent d accéder au bâtiment hors des heures d ouverture du café/restaurant et aux salles, mais uniquement selon les horaires de mise à disposition ou de location attribués. Art. 1 Accès et fermeture des portes et des lumières 1 L accès à La julienne se fait toujours par le café durant les heures d ouverture de celui-ci. Lorsqu il est fermé, l entrée se fait par l arrière de La julienne, sauf pour les locaux de musique au sous-sol et la salle Després qui disposent d une entrée indépendante spécifique. Les partenaires et les locataires ont l obligation, lorsqu ils entrent dans les locaux en dehors des heures d ouverture du café, de refermer les accès et de veiller à fermer ceux-ci lorsqu ils quittent les lieux et d éteindre les lumières de la salle utilisée et des accès. Art. Nettoyage 1 Après chaque utilisation, les locaux doivent être rangés et nettoyés par le partenaire ou le locataire pour offrir un espace propre et agréable aux utilisateurs suivants. Chaque partenaire ou locataire doit veiller à trier ses déchets et, d une manière générale à mettre en oeuvre l ensemble des actions susceptibles d améliorer l environnement. Dans chaque local sont mis à disposition des cartons pour la récupération du papier. Page 8 sur 10

9 Art. 3 Responsabilité 1 La personne désignée dans la demande comme personne de contact, ou le partenaire contractuel, est personnellement responsable vis-à-vis de la commune des dommages causés lors de l utilisation des locaux par elle-même ou l association qu elle représente, tant au bâtiment, aux personnes, au mobilier qu au matériel équipant La julienne. Elle s engage d ores et déjà à relever la commune de Plan-les-Ouates de toute responsabilité vis-à-vis de tiers en cas d accidents survenus durant l utilisation de la salle. S il y a plusieurs personnes de contact elles sont responsables conjointement et solidairement. 3 Les partenaires assurent leur prestation ou le remboursement de leur prestation en cas d arrêt d un cours. La julienne ne peut en aucun cas être tenus responsable de l interruption d un cours. 4 Les partenaires, les usagers et les locataires doivent assurer leur matériel et leurs effets personnels contre le vol, l incendie, les dégâts d eau et toute déprédation. En cas de dommage à ces objets, de vol ou autres déprédations à ceux-ci, la Commune ne peut en aucun cas être tenue pour responsable. Il appartient aux partenaires, usagers et locataires d assurer de manière adéquate les objets introduits à La julienne. Art. 4 Gêne et violation du règlement 1 Chaque partenaire et locataire doit veiller à déployer ses activités de manière à ne causer aucune gêne pour les autres utilisateurs de La julienne ou les voisins. En cas de plainte, l administratrice avertit le partenaire ou le locataire par écrit. En cas de plaintes répétées, le comité de pilotage peut mettre un terme au contrat de partenariat ou de location avec effet immédiat, sans aucun remboursement, ni indemnité quelconque. Il en est de même en cas de violation du présent règlement. Chapitre 4 Dispositions finales Art. 5 En cas de litige et de demande de dérogation Le Conseil administratif est seul compétent pour prendre toutes dispositions non prévues dans le présent règlement et il est seul juge pour trancher les cas litigieux ou pour accorder des dérogations. Il a la possibilité en tout temps de modifier le présent règlement. Ses décisions sont sans appel, hormis les droits réservés par la législation. Art. 6 Interdiction d entrer dans La julienne Le Conseil administratif peut, en cas de violation grave du règlement, de déprédations occasionnées dans La julienne, de gêne répétée ou de menaces des partenaires, locataires et usagers, interdire l accès de La julienne à la personne concernée. Un dépôt de plainte peut être infligé par le Conseil administratif en cas de violation de cette interdiction. Art. 7 For judiciaire Les tribunaux de la République et canton de Genève sont seuls compétents. Page 9 sur 10

10 Art. 8 Entrée en vigueur 1 Le présent règlement est approuvé par le Conseil administratif le 9 octobre 007 et entre en vigueur au lendemain de son adoption. En date du 11 décembre 007, le Conseil administratif a approuvé une modification de l article 4 alinéa qui entre en vigueur au lendemain de son adoption. 3 En date du 11 novembre 008, le Conseil administratif a approuvé la modification du préambule et des articles 1,, 3, 4, 8, 10, 13, 16, 18 qui entrent en vigueur au lendemain de leur adoption. 4 En date du 4/1/013, le Conseil administratif a approuvé la révision du règlement qui entre en vigueur au lendemain de son adoption. Page 10 sur 10