LE RECOURS AUX HEURES SUPPLEMENTAIRES

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1 LE RECOURS AUX HEURES SUPPLEMENTAIRES Durée du travail Avril 2009 Cette fiche technique s adresse uniquement aux EHPAD. Le recours aux heures supplémentaires est avant tout une décision du chef d entreprise puisqu elles constituent un des outils permettant à l employeur d organiser le temps de travail de chaque salarié en fonction des contraintes de l entreprise. Cette fiche fait le point sur les règles à respecter pour la mise en œuvre d heures supplémentaires. Textes de référence : - Loi du 20 août 2008 portant rénovation de la démocratie sociale et réforme du temps de travail, - Art. L et suivants, art D et suivants du Code du travail - Décrets d application n du 3 novembre 2008 et n du 4 novembre Circulaire DGT n 20 du 13 novembre Accord de branche ARTT du 27 janvier 2000 Cette fiche ne traite pas des heures supplémentaires effectuées par des salariés rémunérés dans le cadre des forfaits en heures qui feront l objet d une fiche spécifique. SOMMAIRE : I. LE DECOMPTE DES HEURES SUPPLEMENTAIRES... 2 II. LE CONTINGENT ANNUEL D HEURES SUPPLEMENTAIRES... 5 III. LES LIMITES DANS LESQUELLES L ENTREPRISE PEUT RECOURIR AUX HEURES SUPPLEMENTAIRES... 6 IV. LES CONTREPARTIES DUES AU SALARIE AU TITRE DES HEURES SUPPLEMENTAIRES... 8

2 LES HEURES SUPPLEMENTAIRES : LE DEPASSEMENT DE LA DUREE LEGALE DU TRAVAIL La loi fixe la durée légale du travail à 35 heures hebdomadaires. Toutefois, elle n interdit pas aux entreprises de dépasser cette durée légale en demandant à leurs salariés d effectuer des heures supplémentaires. L article L du Code du travail définit l heure supplémentaire comme toute heure de travail effectuée au-delà de la durée légale du travail. I. LE DECOMPTE DES HEURES SUPPLEMENTAIRES A - Le principe : le décompte a la semaine civile L art. L du Code du travail précise que les heures supplémentaires se décomptent par semaine civile. A défaut d accord d entreprise ou d établissement contraire, la semaine civile commence le lundi à 0 h et se termine le dimanche à 24 h (art. L du Code du travail). Les heures supplémentaires doivent être décomptées à compter de la 36 ème heure de travail hebdomadaire. B - Les dérogations au décompte hebdomadaire Lorsque le temps de travail dans l établissement est organisé sur une période plus longue que la semaine (c est-à-dire en application d un cycle de travail sur plusieurs semaines ou d un dispositif d annualisation du temps de travail par modulation ou attribution de JRTT sur l année), les heures supplémentaires doivent être décomptées sur le cadre retenu pour le calcul de la durée du travail. L accord de branche du 27 janvier 2000 relatif à l aménagement et la réduction du temps de travail prévoit différents modes d organisation du temps de travail sur des périodes autres que la semaine. 1) Le décompte dans le cadre d un cycle de travail (article 2 section 3 du chapitre 2 de l ARTT du 27 janvier 2000) Le cycle de travail est une période brève multiple de la semaine au sein de laquelle la durée du travail est répartie de façon fixe et répétitive d un cycle sur l autre, de telle sorte que les semaines comportant des heures au-delà de 35 heures soient compensées au cours du cycle par des semaines comportant un nombre d heures inférieures à 35 heures. L art. L du Code du travail prévoit que «lorsque sont organisés des cycles de travail, seules sont considérées comme heures supplémentaires ( ) celles qui dépassent la durée moyenne de 35 heures calculée sur la durée du cycle de travail». Exemple : L entreprise aménage le temps de travail des salariés sur la base d un cycle de 70 heures sur 2 semaines (une semaine à 40h, l autre semaine à 30h). Or, le salarié a du travailler 45h sur la première semaine et 32h sur la deuxième semaine du cycle. La durée légale du travail rapportée au cycle de travail correspond à 35 x 2 = 70 heures. Sur la durée du cycle, le salarié a donc travaillé 77 heures, soit 7 heures supplémentaires au total (la durée hebdomadaire moyenne étant ici de 77/2 = 38,5 heures). 2

3 2) Le décompte dans le cadre de la modulation du temps de travail (article 3 section 3 du chapitre 2 de l ARTT du 27 janvier 2000) La modulation du temps de travail (dont la mise en œuvre doit être prévue par un accord d entreprise ou d établissement) constitue un dispositif permettant à l entreprise de compenser sur l année des périodes hautes d activité (au-delà de 35 heures) avec des périodes basses d activité (en-deçà de 35 heures). La durée annuelle du travail, correspondant à une durée hebdomadaire moyenne de 35 heures, est de 1607 heures, sauf dispositions conventionnelles contraires fixant un plafond inférieur. Dans le cadre de la modulation du temps de travail, les heures supplémentaires sont celles : - Effectuées au-delà de la durée maximale hebdomadaire (limite haute d activité) fixée par la convention ou l accord collectif, - Effectuées au-delà de 1607 heures sur l année (ou du plafond inférieur prévu par la convention ou l accord collectif), déduction faite de celles déjà décomptées. 3) Le décompte dans le cadre de l attribution de JRTT (article 4 section 3 du chapitre 2 de l ARTT du 27 janvier 2000) L entreprise peut opter pour une organisation du travail accordant des JRTT sur une période de 4 semaines ou sur une année. Ce mode d organisation consiste à prévoir une durée collective de travail supérieure à la durée légale hebdomadaire avec en contrepartie l attribution de journées de récupération (JRTT). Attribution de JRTT sur une période de 4 semaines Constituent des heures supplémentaires les heures effectuées au-delà de 39 heures hebdomadaires (ou durée inférieure par accord collectif), ainsi que les heures effectuées au-delà de 140 heures sur la période de 4 semaines, déduction faite de celles déjà décomptées. Attribution de JRTT sur l année Constituent des heures supplémentaires les heures effectuées au-delà de 39 heures hebdomadaires (ou durée autre inférieure par accord collectif) ainsi que les heures effectuées au-delà de 1607 heures sur l année, déduction faite de celles déjà décomptées. La loi du 20 août 2008 a simplifié la réglementation en matière d aménagement du temps de travail en substituant aux 4 dispositifs d aménagement antérieurs (cycle, modulation, JRTT, temps partiel modulé) un mode unique d aménagement du temps de travail. Tout accord collectif conclu postérieurement à la loi du 20 août 2008 pourra ainsi faire varier la durée de travail hebdomadaire sur : - «plusieurs semaines», - «sur tout ou partie de l année», - ou «aménager une durée du travail à temps partiel» (art L et suivants du Code du travail). Les anciennes références légales au cycle, à la modulation, à l annualisation sous forme de JRTT, au temps partiel modulé sont supprimées. Cependant, les accords collectifs relatifs à l aménagement du temps de travail conclus avant l entrée en vigueur de la loi du 20 août 2008 continuent à s appliquer (art L V du Code du travail). A défaut d accord collectif d entreprise (ou d établissement), les dispositions de l accord ARTT du 27 janvier 2000 relatives aux modes d aménagement du temps de travail restent applicables dans les entreprises. 3

4 C - La prise en compte de certaines absences au regard du décompte des heures supplémentaires En principe, seules des heures de travail réellement effectuées peuvent constituer des heures supplémentaires. Toutefois, certaines périodes non travaillées sont assimilées à du temps de travail effectif pour le décompte des heures supplémentaires. Traitement des absences du salarié pour le calcul des heures supplémentaires Congés légaux pour évènements familiaux (visés par l'art L s. Code du travail) OUI Circ DRT n décembre 2000 Heures de délégation OUI Art L Code du travail Contrepartie obligatoire en repos (art L Code du travail) OUI Art D Code du travail Repos compensateur de remplacement OUI Circ DRT n décembre 2000 Formation sur le temps de travail OUI Art L du Code du travail Congés payés NON Circ DRT n décembre 2000 Maladie, accident du travail, congé de maternité, de paternité, d'adoption NON Circ DRT n décembre 2000 Jour férié chômé NON Cass. soc. 1er décembre 2004 (position contraire de l'administration) Absence sans solde NON Circ DRT n décembre 2000 Jours de RTT NON Circ DRT n décembre 2000 Exemple : Le contrat de travail d un salarié prévoit une durée de travail de 35 heures hebdomadaires. Au cours d une semaine donnée, le salarié est parti en formation sur son temps de travail (= assimilé à du temps de travail effectif) durant 7 heures. Si le salarié a occupé son poste de travail pendant plus de 28 heures (temps de travail effectif) à la demande de l employeur sur cette semaine, il a ainsi dépassé 35 heures de travail effectif et effectue donc des heures supplémentaires. 4

5 II. LE CONTINGENT ANNUEL D HEURES SUPPLEMENTAIRES A - La finalité du contingent annuel d heures supplémentaires Le contingent annuel d heures supplémentaires constitue un volume d heures au-delà duquel chaque heure supplémentaire effectuée donne droit à une «contrepartie obligatoire en repos» (cf. V 1) en plus du paiement des majorations de salaire. La loi du 20 août 2008 a supprimé les obligations de l employeur envers l Inspecteur du travail lorsqu il recourait aux heures supplémentaires dans le contingent annuel (obligation d information) et en dehors du contingent (demande d autorisation). B - Le contingent annuel d heures supplémentaires applicable au secteur 1) Le contingent annuel d heures supplémentaire est fixé à 130 heures par salarié L art L du Code du travail prévoit que le contingent annuel applicable est fixé par un accord collectif d entreprise ou d établissement, ou à défaut par accord de branche 1. L art 1 section 2 du chapitre 2 de l accord ARTT du 27 janvier 2000 fixe le contingent annuel d heures supplémentaires à 130 heures par salarié, quel que soit l effectif de l entreprise. Ce contingent reste donc applicable à défaut d accord d entreprise ou d établissement déterminant un autre contingent annuel d heures supplémentaires. En l absence de dispositions conventionnelles contraires, le contingent annuel d heures supplémentaires est fixé pour l année civile (du 1 er janvier au 31 décembre). En cas de modulation du temps de travail, le contingent annuel d heures supplémentaires applicable aux entreprises est fixé, par l accord ARTT du 27 janvier 2000, à 70 heures par salarié. Le décret n du 4 novembre 2008 a abrogé l art D du Code du travail qui prévoyait la réduction du contingent annuel légal applicable en cas de modulation du temps de travail à 130 heures. Seules les heures supplémentaires accomplies au-delà de la durée légale du travail s imputent sur le contingent annuel d heures supplémentaires (art L du Code du travail). Certaines heures supplémentaires effectuées au-delà de la durée légale du travail ne s imputent pas sur le contingent annuel d heures supplémentaires. 1 A défaut d accord collectif déterminant un contingent annuel d heures supplémentaires, l art D du Code du travail fixe le contingent annuel à 220 heures par salarié. 5

6 Il s agit : - des heures supplémentaires accomplies en cas de travaux urgents dont l exécution est immédiate pour organiser des mesures de sauvetage, prévenir des accidents imminents ou réparer des accident survenus au matériel, aux installations et aux bâtiments (exemple : faire face à une panne d électricité en cas d intempéries), - des heures supplémentaires dont le paiement est intégralement remplacé par l octroi d un repos compensateur de remplacement (art L du Code du travail), - des heures supplémentaires effectuées au titre de la journée de solidarité (dans la limite de 7 heures), - des heures supplémentaires correspondant à des jours de RTT (acquis jusqu au 31 décembre 2009) rachetés par le salarié, dans le cadre de la loi pour le pouvoir d achat du 8 février 2008, - des heures de formation liées à l évolution ou au maintien dans l emploi dans la limite de 50 heures annuelles par salarié, et des heures de formation liées au développement des compétences dans la limite de 80 heures annuelles par salarié. Les heures effectuées par un salarié à temps partiel, au-delà de la durée prévue au contrat de travail, constituent des «heures complémentaires» dont le régime juridique diffère de celui des heures supplémentaires. Le contingent annuel d heures supplémentaires ne peut donc pas s appliquer aux salariés à temps partiel. 2) L information préalable des représentants du personnel s ils existent Heures supplémentaires effectuées dans la limite du contingent annuel L art. L al.1 er du Code du travail précise que les heures supplémentaires effectuées dans le cadre du contingent annuel d heures supplémentaires nécessitent, le cas échéant, l information préalable des représentants du personnel (comité d entreprise ou à défaut délégués du personnel). Heures supplémentaires effectuées au-delà du contingent annuel L art. L al.2 du Code du travail prévoit que les heures supplémentaires accomplies au-delà du contingent annuel, rendues inévitables par les nécessités du service, sont soumises préalablement à l avis consultatif (= l avis ne lie pas l employeur) des représentants du personnel (comité d entreprise ou à défaut délégués du personnel) s ils existent. III. LES LIMITES DANS LESQUELLES L ENTREPRISE PEUT RECOURIR AUX HEURES SUPPLEMENTAIRES A - Le respect des durées maximales de travail La réalisation d heures supplémentaires ne doit pas conduire à dépasser les durées maximales de travail prévues par les articles 2 et 5 section 1 du chapitre 2 de l ARTT du 27 janvier

7 Rappel : - La durée maximale journalière de travail est fixée en principe à 10 heures, sauf dérogations permettant de porter la durée quotidienne à 12 heures par accord d entreprise, à défaut après consultation des représentants du personnel s ils existent, à défaut, après vote anonyme des salariés concernés (vote à la majorité des suffrages exprimés). - La durée maximale hebdomadaire est fixée à : 48 heures hebdomadaires (durée maximale absolue du travail) et 44 heures en moyenne sur une période de 8 semaines consécutives. B - Les heures supplémentaires sont effectuées a la demande de l employeur Les heures supplémentaires ne peuvent en principe être effectuées qu à la demande de l employeur (Cass.soc. 27 janvier 1999). Nous vous conseillons fortement de bien faire respecter les plannings de travail de chaque salarié afin d éviter tout risque de demande de paiement d heures supplémentaires. A défaut, l employeur devra prouver que le salarié a dépassé ses horaires de travail contre son avis et que les heures effectuées sont étrangères à ses fonctions et à l activité de l entreprise. Le cas pourra par exemple se produire lorsqu un salarié n a pu quitter son poste de travail jusqu à l arrivée tardive de l équipe remplaçante pour que soient assurées la continuité des soins et la transmission des informations entre les équipes. Rappel : Le salarié qui ne respecte pas les consignes écrites de l employeur (par exemple une mention expresse dans le règlement intérieur), visant au respect des plannings de travail arrêtés, peut être sanctionné en vertu du pouvoir de direction de l employeur. C - Le salarie peut-il refuser d effectuer des heures supplémentaires? En principe, l employeur est libre d imposer à un salarié d effectuer des heures supplémentaires à sa demande dès lorsqu elles sont justifiées par les nécessités de l entreprise. Cette décision relève de son pouvoir de direction à l égard du personnel et ne nécessite pas la modification du contrat de travail du salarié. Pourtant, il existe des cas jurisprudentiels dans lesquels le salarié est en droit de refuser d effectuer les heures supplémentaires demandées par son employeur. Dans les cas suivants, le salarié ayant refusé d accomplir les heures supplémentaires demandées par l employeur n a pu faire l objet d une sanction disciplinaire : - les heures supplémentaires demandées par l employeur conduisent à dépasser les durées maximales de travail visées ci-dessus (Cass.soc. 31 mai 1990). - l employeur ne rémunère pas les heures supplémentaires ou ne les rémunère pas au taux de majoration applicable (Cass.soc. 7 décembre 1999). - le salarié n est pas prévenu suffisamment à l avance des heures supplémentaires que l employeur lui demande d effectuer (cass.soc. 20 mai 1997). 7

8 IV. LES CONTREPARTIES DUES AU SALARIE AU TITRE DES HEURES SUPPLEMENTAIRES Les heures supplémentaires peuvent donnent lieu : - Soit à une majoration de salaire, - Soit pour partie à une majoration de salaire et pour partie à un temps de repos, - Soit à un repos compensateur de remplacement. A - La majoration de salaire En l absence de dispositions conventionnelles 2, le taux de majoration des heures supplémentaires est prévu par l art L du Code du travail. L accord ARTT du 27 janvier 2000 est conforme aux dispositions de l art L du Code du travail qui prévoit que les 8 premières heures supplémentaires donnent lieu à une majoration de 25% du taux horaire de l heure travaillée ; au-delà des 8 premières heures supplémentaires, la majoration est fixée à 50%. Exemple : L entreprise aménage le temps de travail des salariés sur la base d un cycle de 70 heures sur 2 semaines (une semaine à 40h, l autre semaine à 30h). Or, le salarié a du travailler 46h sur la première semaine et 33h sur la deuxième semaine du cycle. Le salarié a effectué au total 79 heures sur la durée du cycle, soit 9 heures supplémentaires. La durée moyenne hebdomadaire sur chacune des semaines du cycle est donc de 79 / 2 = 39,5 heures. - Le salarié a donc effectué en moyenne 4,5 heures supplémentaires sur chacune des semaines du cycle. - Les 9 heures supplémentaires totalisées sur la durée du cycle seront majorées de 25% puisque sur chaque semaine, le salarié n a pas effectué plus de 8 heures supplémentaires, au-delà de 35h. Les heures supplémentaires doivent être payées à échéance normale de paye, soit chaque mois. Lorsque des heures supplémentaires sont effectuées au sein d une semaine qui se chevauche sur 2 mois, l entreprise est tolérée à payer les heures supplémentaires sur le mois qui suit (et non sur le mois en cours). Le paiement majoré des heures supplémentaires doit figurer obligatoirement sur le bulletin de salaire (art R du Code du travail). Pour connaître les allègements de charges issus de la loi TEPA du 21 août 2007, pensez à consulter la fiche technique «Le dispositif légal de détaxation des heures supplémentaires» sur le site internet du SYNERPA, rubrique droit du travail. 2 La loi permet à l accord de branche étendu ou, à défaut, à l accord d entreprise (ou d établissement) de fixer un taux de majoration des heures supplémentaires différent du taux de majoration légal mais dans la limite d un taux au moins égal à 10%. 8

9 B - La contrepartie sous forme de repos 1) La «contrepartie obligatoire en repos» pour toute heure supplémentaire effectuée en dehors du contingent Une contrepartie obligatoire en repos, en plus de la majoration de salaire, est due au salarié pour les heures supplémentaires effectuées au-delà du contingent annuel (art L du Code du travail). La durée du temps de repos L accord ARTT du 27 janvier 2000 ne comporte aucune disposition relative à la contrepartie obligatoire en repos. C est donc l art L du Code du travail qui fixe le temps de repos, en l absence de dispositions conventionnelles plus favorables : - dans les entreprises de moins de 20 salariés, chaque heure supplémentaire effectuée au-delà du contingent donne droit à une contrepartie obligatoire en repos de 50% (soit 30 min par heure supplémentaire), - dans les entreprises de plus de 20 salariés, chaque heure supplémentaire effectuée au-delà du contingent donne droit à une contrepartie obligatoire en repos de 100% (soit 60 min par heure supplémentaire). Un accord collectif d entreprise (ou d établissement), ou à défaut de branche, conclu postérieurement à la loi du 20 août 2008, peut prévoir des contreparties en repos pour tout ou partie des heures supplémentaires effectuées dans le cadre du contingent annuel. Les conditions de prise du repos L art 3 section 2 du chapitre 2 de l accord ARTT du 27 janvier 2000 fixe les conditions de prise de cette contrepartie légale. La contrepartie obligatoire en repos peut-être prise par journée entière ou demi-journée à la convenance du salarié, en respectant un délai de prévenance de 2 semaines. Elle est assimilée à du temps de travail effectif et le salaire est donc maintenu durant la prise des repos. Les dates de prise de la contrepartie obligatoire en repos ne peuvent être, sauf accord de l employeur : - Accolées à une période de congés payés ou à un jour de récupération quelconque, - Etres fixées dans la période allant du 1 er juillet au 31 août. Le décret du 4 novembre 2008 ne prévoit plus l interdiction pour le salarié d accoler la prise du repos à une période de congés payés ou de prendre ces repos dans la période allant du 1 er juillet au 31 août. A défaut de dispositions conventionnelles contraires, l art D du Code du travail impose qu un document annexé au bulletin de salaire précise le nombre d heures de repos acquis. Dès que le salarié a acquis 7 heures de droit à repos, ce document doit comporter une mention indiquant au salarié l ouverture de la prise des repos acquis et l obligation pour le salarié de prendre ces repos dans les 6 mois suivants l ouverture du droit. 9

10 Si le salarié ne demande pas la prise de ces repos dans le délai maximal de 6 mois, l employeur ne peut pas considérer que les droits sont perdus. L employeur est tenu de demander au salarié la prise effective de ces repos dans le délai maximum d un an à compter de l ouverture du droit. En l absence de dispositions conventionnelles (au niveau de l entreprise, de l établissement, ou à défaut de la branche), les conditions de prise de la contrepartie obligatoire en repos sont fixées par le décret du 4 novembre 2008 (art D et D du Code du travail). 2) Le repos compensateur «équivalent» (ou de remplacement) L art L du Code du travail permet au salarié, en accord avec son employeur, de choisir pour chaque heure supplémentaire effectuée (dans la limite du contingent ou au-delà) de récupérer l heure (par l octroi d un repos compensateur de remplacement majoré) plutôt que le paiement, en tout ou partie, de la majoration de salaire. Exemple : Un salarié dont le temps de travail est décompté à la semaine effectue sur une semaine 38 heures. Il a donc effectué 3 heures supplémentaires. L employeur et le salarié s accordent pour que ces heures supplémentaires donnent lieu en intégralité à un repos compensateur de remplacement plutôt qu à la majoration de salaire de 25%. Le repos compensateur de remplacement acquis sera d une durée d 1h15 (1h+25%) pour chacune des heures supplémentaires. L ARTT du 27 janvier 2000 prévoit que l employeur doit consulter au préalable les représentants du personnel sur les modalités concrètes de prise des repos compensateurs de remplacement, dans la limite de celles prévues ci-dessus pour la contrepartie obligatoire en repos (cf B 1.) Les heures supplémentaires dont le paiement est intégralement remplacé par un repos compensateur de remplacement ne s imputent pas sur le contingent annuel d heures supplémentaires. 10