Gestion des mails & éditions automatiques dans Comtrafic

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1 Gestion des mails & éditions automatiques dans Comtrafic Page 1

2 Table des matières 1Paramétrages pour les mails Serveur SMTP Configuration du serveur pour l'envoi des mails Utilisation dans les menus Résolution des problèmes...5 2Éditions automatiques Création d'un rapport d'édition Création du fichier de commande.bat Création d'une tâche planifiée Informations complémentaires...7 Page 2

3 1 Paramétrages pour les mails 1.1 Serveur SMTP L'envoi des mails nécessite un serveur SMTP, pour cela utilisez votre serveur SMTP interne ou externe. Vous pouvez en créer un avec un serveur externe gratuit, par exemple : Choisissez 'free plan', vous devez fournir une adresse mail à partir de laquelle vous validerez l'inscription. Connectez vous, allez dans 'settings', 'Authentification' 1/ Notez le 'SMTP Username' qui est par défaut votre adresse mail (ici telecom@gmail.com) 2/ Créez un mot de passe et notez le. 3/ Notez le 'SMTP server' (ici : mail.smtp2go.com) et le 'SMTP Port' (ici : 2525). Page 3

4 1.2 Configuration du serveur pour l'envoi des mails Allez dans Comtrafic, Paramétrages/Configuration Mails : 1/ Indiquez le nom de votre serveur SMTP ici mail.smtp2go.com 2/ Indiquez votre nom d'utilisateur ici : telecom@gmail.com 3/ Indiquez le port utilisé par votre serveur SMTP ici : / Indiquez votre mot de passe. 5/ Choisir 'login' 6/ Indiquez une adresse mail valide (souvent identique au nom d'utilisateur) pour l'expéditeur. 7/ Indiquez une adresse mail valide pour le destinataire, pour plusieurs destinataires, séparez les adresses par une virgule. Pour tester : cliquez sur 'envoi' 8 Remarques : En cas de problèmes : Vous pouvez tester avec le bouton 'envoi serveur de test' qui utilise un serveur Comtrafic. Vous avez un écran 'info' avec la liste des échanges avec le serveur, en cas de problème n'hésitez pas à nous la transmettre. Page 4

5 1.3 Utilisation dans les menus Dans chaque menu d'édition vous pouvez envoyer le rapport par mail au format pdf ou xls. Par défaut les destinataires, sujet, signatures et messages seront ceux choisis dans le menu de paramétrage, si vous choisissez d'autres valeurs elles seront associées à ce menu. Remarques : En cas de problèmes vous pouvez tester avec le bouton 'envoi serveur de test' qui utilise un serveur Comtrafic. 1.4 Résolution des problèmes. En cas de problème toujours revenir dans le menu Paramétrages/Configuration Mails Dans ce menu d'abord vérifiez l'envoi par le serveur de test, puis celui par votre serveur. Dans les 2 cas il y a une trace à l'écran, vous pouvez faire un copier/coller et nous le faire parvenir. Si tout fonctionne mais que un envoi 'normal' ne fonctionne pas : Faites un arrêt/marche de Comtrafic, faite un essai dans le menu Paramétrages/Configuration Mails, puis votre essai 'normal'. Faites un arrêt de Comtrafic et faites nous parvenir le fichier de trace qui doit être : C:\ProgramData\ComTrafic\Datas\trace_ComTrafic.txt Page 5

6 2 Éditions automatiques La gestion des éditions automatiques s'appuie sur les tâches planifiées de Windows (dans Panneau de configuration, sur Système et sécurité ou Système et Maintenance, sur Outils d administration, puis double-cliquez sur Planificateur de tâches ; peut aussi se lancer dans l'invite de commande par Taskschd.msc). Il faut pour une édition automatique : Créer un rapport d'édition avec les bons paramètres. Créer un fichier de commande (*.bat) qui lance cette édition. Créer une tâche planifiée qui lance ce fichier de commande. Si on veut, par exemple, envoyer tous les mois un rapport des communications du service 'Comptabilité' pour le mois précédent, par mail, au format PDF : 2.1 Création d'un rapport d'édition Les rapports d'édition se créent dans le menu Rapports. Dans ce menu, choisir et sélectionner, dans l'arborescence, le rapport le plus proche de ce que l'on veut éditer (ici c'est 'facturation' ou 'facturation mois dernier'). Puis cliquer sur le bouton 'Créer une copie'. Un nouveau rapport se crée, il faut lui donner, à l'invitation, un nom unique, par exemple 'facturation mois dernier Compta'. Le rapport est alors créé pour le paramétrer : 1. Le sélectionner dans l'arborescence. 2. Choisir envoi par mail comme 'type d'éditions' 3. Saisir les adresses mails 4. Paramétrer les formats notamment la période (ici on choisit 'Mois dernier' pour avoir les coms du mois précédent) 5. Choisir le service concerné (ici comptabilité). 6. Enregistrer. Il est bien évidemment préconnisé de tester les formats choisis avec 'Prévisualiser'. Page 6

7 2.2 Création du fichier de commande.bat Une fois l'édition satisfaisante on crée le fichier de commande en faisant un click droit sur le rapport créé et, dans le menu qui apparaît on choisit 'Générer un fichier pour automatiser'. On enregistre alors le fichier *.bat créé qui doit avoir une structure proche de : C: cd "C:\ComTrafic\" "C:\ComTrafic\comtrafic.exe" "C=EF_2" On teste en arrêtant Comtrafic et en exécutant le fichier *.bat nouvellement créé. Si tout est satisfaisant on peut automatiser. 2.3 Création d'une tâche planifiée La création d'une tâche planifiée dépend du système d'exploitation. Il est recommandé de se référer à l'aide de celui ci. Le plus simple étant de passer par l'assistant accessible par 'Tâche de base'. 2.4 Informations complémentaires Si on regarde le fichier *.bat créé, on voit qu'il lance l'exécutable ComTrafic.exe (dans son répertoire d'exécution) avec le paramètre C=EF_2 où EF_2 est le nom 'interne' du rapport édité. On trouve ce nom en faisant un clic droit sur le rapport dans l'arborescence, ou en éditant le titre du rapport. On peut donc créer un *.bat qui exécute plusieurs commandes à la suite exemple : C: cd "C:\ComTrafic\" "C:\ComTrafic\comtrafic.exe" "C=EF_2" "C:\ComTrafic\comtrafic.exe" "C=EF_3" "C:\ComTrafic\comtrafic.exe" "C=EF_4" Qui va lancer 3 rapports en lançant 3 fois l'exécutable. A partir de la version de ComTrafic on peut exécuter plusieurs éditions en les séparant par %%0A (attention le %% est important) Exemple : Page 7

8 C: cd "C:\ComTrafic\" "C:\ComTrafic\comtrafic.exe" "C=EF_2%%0AEF_3%%0AEF_4" Page 8