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1 AVE_OI_1-2010_07-04_Mise en page 1 15/04/10 14:36 Page1 PlIE La mutualisation de la fonction d organisme intermédiaire Guide d accompagnement pour la création et la mise en œuvre d un organisme intermédiaire, structure pivot Avril 2010

2 AVE_OI_1-2010_07-04_Mise en page 1 15/04/10 14:36 Page2 Ce guide de mutualisation de la fonction d'organisme intermédiaire a été rédigé par le Comité des Directeurs de PLIE et les équipes de l'alliance Ville Emploi avec le concours des services de la Délégation Générale à l'emploi et à la Formation Professionnelle. Ce guide a été validé par la Délégation Générale à l'emploi et à la Formation Professionnelle. 2 Alliance Villes Emploi Avril 2010

3 AVE_OI_1-2010_07-04_Mise en page 1 15/04/10 14:36 Page3 Sommaire I- Introduction: Principes et finalités de la démarche de regroupement des moyens de gestion des PLIE...5 I-1 Les trois options de regroupement à étudier: fusion de PLIE, création d un organisme intermédiaire structure pivot (plate-forme de gestion commune), portage de la fonction d Organisme Intermédiaire par un EPCI existant....6 I-1.1 Option 1: création d une structure pivot organisme intermédiaire (ou plate-forme de gestion)...6 I-1-2 Option 2: fusion de PLIE...7 I-1-3 Option 3 : Portage de la fonction d organisme intermédiaire des PLIE par un EPCI...7 I-2 Calendrier et étapes des réflexions à mener en matière de regroupements des moyens de gestion...8 II- Création d un organisme intermédiaire structure pivot...11 II-1 Répartition des missions entre PLIE et OI structures pivot...11 II-1.1 La structure pivot et ses missions...11 II-1.2 Missions imparties à chacun des PLIE...14 Schéma 1 Exemple d organisation d un organisme intermédiaire structure pivot...16 Schéma 2 Répartition des tâches relatives à la mise en œuvre des crédits FSE...17 II-1.3 Organisation financière et comptable de l OI structure pivot et des PLIE membres...19 II-2 Structures juridiques à envisager pour la structure pivot...22 II-2.1 Le Groupement d Intérêt Public (GIP)...22 II-2.2 L association...38 Annexes...50 Annexe I Questions Réponses...50 Annexe II Comparaison des spécificités des GIP et des associations «ORGANISME INTERMÉDIAIRE, STRUCTURE PIVOT»...54 Annexe III Règlement intérieur Organisme Intermédiaire, structure pivot GIP...56 Annexe IV Règlement intérieur Organisme Intermédiaire structure pivot Association...58 Annexe V Mode de conventionnement entre les services de l Etat et la structure pivot (organisme intermédiaire)...60 Alliance Villes Emploi Avril

4 AVE_OI_1-2010_07-04_Mise en page 1 15/04/10 14:36 Page4 4 Alliance Villes Emploi Avril 2010

5 AVE_OI_1-2010_07-04_Mise en page 1 15/04/10 14:36 Page5 Introduction I. Principesetfinalitésdeladémarchederegroupement desmoyensdegestiondesplie L instruction DGEFP du 8 juin 2009 rappelle que «les Plans Locaux pluriannuels pour l Insertion et l Emploi constituent un outil de proximité au service des actifs durablement exclus du marché du travail. Leur objet est de mobiliser et de renforcer l ensemble des moyens concourant à l accompagnement de ces publics, via la mise en œuvre de parcours vers l emploi adaptés à chaque situation individuelle. Résultant d une initiative des collectivités locales, les PLIE se définissent comme des entités opérationnelles, associant, à l échelle d une ou plusieurs communes, l ensemble des acteurs institutionnels et des partenaires socio-économiques concernés. Dans cette perspective, ils ont la possibilité de contribuer au financement d actions d accompagnement et/ou de sélectionner des projets éligibles au FSE.» 1 A ce titre, les structures supports des PLIE ont le statut d organisme intermédiaire 2, au sens du règlement du Conseil n 1083/2006 du 6 juillet 2006 et sont confrontées aux exigences européennes relatives au nombre d organismes intermédiaires (OI) présents sur le territoire français. Ces nouvelles exigences renvoient à deux constats majeurs : la France est le pays européen comportant le plus grand nombre d Organismes Intermédiaires, dont une majorité de structures supports de PLIE. certains PLIE ne reçoivent pas un volume suffisant de crédits pour assurer correctement les tâches de gestion, suivi et contrôle dévolues aux organismes intermédiaires, à moins de consacrer à ce type de dépenses une part excessive de leurs ressources, qui remettrait en cause leur capacité à agir efficacement au bénéfice des publics ciblés. En réponse à la commande de la Commission Européenne, les services de l Etat représentant l autorité de gestion des programmes ont souhaité qu une réflexion et des travaux soient menés par l Alliance villes emploi, tête de réseau nationale des PLIE et des Maisons de l Emploi, afin que de nombreux PLIE puissent s engager dans une démarche de mutualisation des moyens de gestion. Cette démarche, fortement incitée par la Commission Européenne et le Ministère de l Emploi, n est pas une obligation. Cependant, un objectif de résultat étant indiqué dans l instruction , il est opportun de mener une réflexion volontariste pour mettre en œuvre cette orientation. 1. Instruction DGEFP du 8 juin Définition : L Organisme Intermédiaire assume, dans le cadre de subvention globale, la responsabilité de la gestion financière des concours alloués par la Commission. Il assure l ensemble des activités de mise en œuvre des actions cofinancées, il veille au bon déroulement des actions Ces missions s exercent pour le compte et sous le contrôle de l Etat (lexique FSE) Alliance Villes Emploi Avril

6 AVE_OI_1-2010_07-04_Mise en page 1 15/04/10 14:36 Page6 I.1- Les trois options de regroupement à étudier: fusion de PLIE, création d un organisme intermédiaire structure pivot (plate-forme de gestion commune), portage de la fonction d Organisme Intermédiaire par un EPCI existant. La démarche de regroupement des moyens de gestion des PLIE doit être menée au regard des spécificités des différents territoires. L initiative en revient conjointement aux services de l Etat, représentant l autorité de gestion des programmes, et aux élus des collectivités territoriales concernées, présidents de PLIE. Trois critères pourront être pris en compte dans le choix de regroupement à opérer par les PLIE : La volonté politique de regroupement, La "taille critique" celle de PLIE dont le budget est insuffisant pour assurer dans de bonnes conditions leur fonction de gestion, Les spécificités territoriales. L instruction DGEFP rappelle qu il est nécessaire que «chaque PLIE inscrive ce point à l ordre du jour d une session de son Comité de Pilotage au plus tôt, et dans tous les cas, avant le 31 décembre 2009» 3. Il conviendra également que «cette analyse soit menée au sein de l instance exécutive support du dispositif PLIE» (Conseil d Administration, Conseil Communautaire, Conseil Syndical ). Le cadre dans lequel doit s inscrire cette réflexion est détaillée dans le point I.2 du présent guide. Il s agit bien de garantir à chaque PLIE le maintien de ses fonctions d animateur territorial, au sein de périmètres homogènes, susceptibles de créer des cadres de gouvernance cohérents et efficaces. La mise en commun des moyens de gestion doit avoir pour effet d améliorer la performance du système, de soutenir les PLIE dans leur souci de mettre en œuvre efficacement la réglementation européenne, de professionnaliser les gestionnaires des PLIE et d augmenter, en dernier ressort, la qualité du service rendu. Si les PLIE choisissent de mutualiser leur fonction de gestion, trois options s offrent à eux : La création d un organisme intermédiaire structure pivot, La fusion de PLIE, Le portage de la fonction d organisme intermédiaire par un EPCI sur le territoire duquel sont situés les PLIE. I.1.1- Option 1 : création d une structure pivot organisme intermédiaire (ou plate-forme de gestion) Une première solution consiste à désigner ou créer un organisme intermédiaire, structure pivot (ou plate-forme de gestion) commune à plusieurs structures porteuses de PLIE 4. Cette structure, constituée sous la forme d association ou de GIP, aura pour seuls adhérents les structures porteuses des PLIE membres de la nouvelle structure pivot, organisme intermédiaire. Elle sera administrée par les seuls représentants de ces PLIE, dans des conditions et selon des modalités définies dans les statuts (voir modèle de convention GIP p. 27 et de statut associatif p. 40) et le règlement intérieur (voir annexes). 3. Introduction du Délégué Général à l Emploi et à la Formation Professionnelle de l instruction du 8 juin Dans le corps du texte, pour des raisons de lisibilité, le terme de PLIE équivaut à celui de structures porteuses du PLIE. 6 Alliance Villes Emploi Avril 2010

7 AVE_OI_1-2010_07-04_Mise en page 1 15/04/10 14:36 Page7 L OI structure pivot n est en aucune façon un outil politique et stratégique. Les PLIE, outils politiques, stratégiques et financiers, délèguent uniquement à cette structure pivot la fonction de gestion. Les choix stratégiques et politiques relèvent de la responsabilité du Président de chaque PLIE. Le schéma stratégique et politique propre à chaque PLIE sera ainsi décrit dans son protocole d accord constitutif. Chaque OI structure pivot exercera les fonctions dévolues à tout délégataire de gestion des crédits FSE, pour elle-même et pour le compte de l ensemble des PLIE participant au regroupement. Toutes les tâches 5 liées à l animation du dispositif resteront la prérogative des PLIE membres du groupement. Elles seront exercées par chaque PLIE individuellement, pour les opérations relevant de son ressort territorial. Un tel schéma permettra aux PLIE de se consacrer à leur cœur de métier et aux fonctions d animation territoriale des politiques d inclusion et ainsi d utiliser de manière optimale les moyens disponibles [ ] pour exercer les missions mutualisées de gestion de subvention globale. Cette mutualisation pourra être effective entre plusieurs PLIE ayant des supports juridiques distincts, qu ils soient portés par un EPCI ou par une structure associative ou par un GIP. I.1.2- Option 2 : fusion de PLIE Le regroupement des moyens de gestion pourra également être réalisé via la fusion de PLIE. Dans ce cas, plusieurs PLIE d un même territoire 6 choisiront de fusionner entre eux, afin de créer un PLIE unique, ayant la qualité d organisme intermédiaire. La structure unique ainsi créée comprendra plusieurs antennes territoriales, correspondant aux PLIE préexistants. Si cette option est choisie, l organisation de l OI mutualisé devient l organisation du PLIE qui est le résultat de la fusion. I.1.3- Option 3 : Portage de la fonction d organisme intermédiaire des PLIE par un EPCI La troisième option se décline sous deux formes : A : Le groupement est constitué d un EPCI ayant la qualité d organisme intermédiaire et de PLIE non portés par d autres EPCI ou collectivités territoriales. L EPCI aura alors la fonction d organisme intermédiaire pour les PLIE de son territoire. B : La fonction d organisme intermédiaire est portée par un EPCI pour un(e) ou plusieurs autre(s) collectivités et/ou EPCI ou syndicats mixtes. L EPCI peut prester pour le compte d autres communes, groupements de communes ou EPCI dans le cadre d un objet précis, sur le fondement de dispositions distinctes du Code général des collectivités territoriales : L EPCI, en tant que communauté de communes, peut assurer une prestation de service pour le compte d une collectivité non membre de l EPCI, d un autre EPCI ou d un syndicat 5. Voir détail des tâches dévolues à la structure pivot et aux PLIE membres p. 11 et suivantes 6. Le territoire est à délimiter selon les situations : bassin d emplois, EPCI, etc. Alliance Villes Emploi Avril

8 AVE_OI_1-2010_07-04_Mise en page 1 15/04/10 14:36 Page8 mixte, sous réserve de respecter certaines conditions (habilitation statutaire, mise en concurrence le cas échéant), sur le fondement de l article L ; les dépenses afférentes sont alors retracées dans un budget annexe. L EPCI, en tant que communautés urbaine ou communauté d agglomération peut intervenir dans les mêmes conditions, mais respectivement sur le fondement des articles L et L L EPCI peut conclure des conventions avec tout ou parti des communes adhérentes en vue de leur confier la création ou la gestion de certains équipements ou services, sur le fondement de l article L I.2- Calendrier et étapes des réflexions à mener en matière de regroupements des moyens de gestion Le Délégué Général à l Emploi et à la Formation Professionnelle précise dans l instruction : «Je vous demande de vous assurer que chaque PLIE inscrive ce point à l ordre du jour d une session de leur comité de pilotage au plus tôt et, dans tous les cas, avant le 31 décembre 2009 ; l analyse doit également être menée au sein de l instance exécutive de chacun des PLIE». Le Comité de Pilotage du PLIE ou les instances exécutives des structures support des PLIE ont donc été amenés à évoquer cette question à échéance fixée et à étudier l opportunité d un regroupement au regard des spécificités de leur territoire. Les décisions sont consignées dans le compte-rendu du Comité de Pilotage et des instances exécutives des PLIE. La réflexion menée au sein des instances exécutives des PLIE pourra ne pas aboutir à une démarche de regroupement des moyens de gestion. L instruction précise également que «La démarche de regroupement des moyens de gestion des PLIE doit trouver une application pratique dès le renouvellement des conventions de subvention globale en cours, soit à compter du 1 er janvier Les PLIE s engageant dans la démarche de regroupement auront entre-temps été amenés à opter pour l un ou l autre des schémas envisagés, conformément aux orientations prises conjointement par les services de l Etat et les élus des collectivités territoriales.» Cette condition est remplie sans que les instances des PLIE n aient eu à s engager sur des résultats à atteindre (notamment quant à la forme et au périmètre des regroupements) ; il suffit qu ait été actée, au moins à l échelon régional, une volonté commune d étudier la faisabilité et l opportunité de la démarche de mutualisation. Ainsi, en application de l instruction DGEFP n du 28 janvier 2010 portant modèle de convention de subvention globale au titre de la mise en œuvre des programmes du FSE , des procédures d avenant permettent la prolongation d une année de la période de programmation des conventions de subvention globale. Les PLIE concernés pourront ainsi procéder à des études de faisabilité approfondie durant l année 2010 et envisager une mise en œuvre opérationnelle des nouvelles structures pivots au 1 er janvier Cette procédure garantira que tous les PLIE d une même région bénéficient de la même date de fin de convention de subvention globale afin de pouvoir s aligner, le cas échéant, sur les mêmes temporalités en cas de groupement. En cas d accord de regroupement, il conviendra ensuite de réunir les équipes d animation et de gestion des différents PLIE, dans le cadre de groupes de travail réguliers qui devront permettre de stabiliser une procédure de gestion administrative et financière commune. Il s agira donc, 8 Alliance Villes Emploi Avril 2010

9 AVE_OI_1-2010_07-04_Mise en page 1 15/04/10 14:36 Page9 tout au long de l année 2010, de procéder à la formalisation de la piste d audit, sur le plan de la gestion du FSE uniquement, afin de pouvoir écrire un descriptif de système de gestion et de contrôle (DSGC) unique et partagé par les différents membres du groupement. De manière pratique, chaque PLIE peut procéder à un examen de ses procédures par le biais d une grille commune et ensuite procéder à la comparaison de ses grilles afin de déterminer les écarts, les points de correction et le tronc commun du nouveau Descriptif du Système de Gestion et de Contrôle. En outre, les PLIE pourront prendre appui sur des modèles de DSGC produits par la DGEFP, en tant qu autorité de gestion du Programme Opérationnel, et mis à disposition du réseau Alliance Villes Emploi. Ces modèles comprendront un socle commun comprenant en particulier les informations suivantes : description des tâches respectivement dévolues à l organisme intermédiaire pivot et aux PLIE membres du groupement présentation des liens organisationnels réglant les échanges entre ces différentes instances à chaque étape du traitement des dossiers, selon le mode d allocation des fonds communautaires. Les schémas proposés ont pour objet de fixer les éléments clés permettant de conférer à la structure support la qualité d organisme intermédiaire, au sens de la réglementation communautaire et selon les dispositions nationales en vigueur. Ils pourront cependant laisser certains éléments à l appréciation des PLIE à l initiative du groupement, notamment pour ce qui touche au travail d instruction et à la réalisation des visites sur place. Les modalités d instruction des demandes de financement reposent ainsi sur un processus de coopération entre l équipe de gestion mise à disposition de l organisme intermédiaire et les équipes des PLIE, en charge de l animation et du pilotage territorial. L équipe de gestion sera amenée à se prononcer sur l éligibilité des dépenses et le respect de la maquette validée par PLIE. Son avis pourra être requis, selon les cas, plus ou moins en amont de l examen des dossiers et, au plus tard, préalablement à la présentation aux membres du conseil d administration de l organisme intermédiaire des opérations présélectionnées par PLIE. S agissant des modalités de réalisation des visites sur place, l une ou l autre des options suivantes pourra être retenue : soit l équipe de gestion mise à disposition de l organisme intermédiaire réalise directement les visites sur place, en cours d exécution des actions ; soit les équipes d animation des PLIE assurent les visites sur place, en cours d exécution des actions, pour le compte de l équipe de gestion de l organisme intermédiaire et sous son contrôle (l équipe de gestion de l organisme intermédiaire définit le plan de visite sur place, fournit les supports utilisés, en référence aux modèles visés par le DSGC, reçoit les comptesrendus des visites et donne les suites appropriées). Alliance Villes Emploi Avril

10 AVE_OI_1-2010_07-04_Mise en page 1 15/04/10 14:36 Page10 Leschémaorganisationnelrésultantduprocessus de regroupement des moyens de gestion des PLIE est détaillé ci-dessous. Phase 1 : Présentation auseinducomitédepilotageetdesinstances exécutivesdespliede ladémarchepotentieile deregroupementseion différentes options en vue de s'engager ou non dans cette démarche.cepremiercomité de pilotage doit êtrelepointdedépart de l'étude politique, stratégique et technique d'un éventuel projet de regroupement. Phase2 :Étudespolitiquesstratégiques ettechniquesseion leschoixrégionaux oulocaux. Phase 3 : Restitution des travaux dans le cadre du comité de pilotage et des instances exécutives et prisededécisionformeileetargurnentée. Choix ou non d'une option. Phase 4 : Avant le 1 er janvier2011,selon l'option choisie, tous les travaux de créationdegipoud'association, travaux de fusion devront être terminées au 1 er janvier 2011 afin que le regroupement, s'il a été privilégié, puisse être opérationnel à cettedate. 10 Alliance Villes Emploi Avril 2010

11 AVE_OI_1-2010_07-04_Mise en page 1 15/04/10 14:36 Page11 II-Créationd unorganismeintermédiaire structurepivot Cette partie a pour objet de préciser les modalités de réalisation des regroupements de PLIE sous la forme d un organisme intermédiaire pivot, tels que cités au point I.1.1 Elle est divisée en deux volets : Le premier volet présente les missions assignées à l organisme intermédiaire et aux PLIE membres ainsi que les responsabilités financière et comptable de chacun. Le second volet présente les deux types de structures juridiques (GIP ou association) à envisager pour un organisme intermédiaire et les modalités de constitution de chacune de ces deux structures. II.1- Répartition des missions entre PLIE et OI structures pivot Les paragraphes suivants détaillent la répartition des missions assignées à l organisme intermédiaire structure pivot ainsi qu aux PLIE membres. II.1.1- Les missions de la structure pivot La structure pivot porte la responsabilité exécutive des dispositifs. A ce titre, elle sera le porteur juridique de la convention de subvention globale et son signataire. Elle sera chargée des tâches de gestion, suivi et contrôle des crédits communautaires, conformément aux schémas 2 a et b pages 17 et 18. Ses principales missions sont (extraitdel instruction ) : Rédiger et valider le dossier de demande de subvention globale au titre de la période quadriennale. Rédiger et mettre en application le descriptif de système de gestion et de contrôle, Signer la convention de subvention globale et ses annexes, Percevoir les fonds européens et éventuelles contreparties directes, Donner son approbation aux projets présélectionnés par les comités de pilotage de chaque PLIE membre, Assurer l instruction des dossiers, en lien avec chaque PLIE membre, Conventionner avec les bénéficiaires, Réaliser les opérations de contrôles de service fait, dont les visites sur place en cours d exécution, éventuellement en appui de l équipe d animation de chaque PLIE, Liquider les aides du FSE et autres financeurs le cas échéant, Saisir des données dans le logiciel Présage. Les missions assignées à l Organisme intermédiaire structure pivot sont effectuées par les personnels des PLIE mis à disposition de l OI structure pivot. Les moyens humains et matériels mis à disposition de l OI pivot sont déterminés en considération du cadre de gestion, suivi et contrôle détaillé dans son DSGC, tel que présenté et approuvé par l autorité d audit (CICC). Afin de garantir à chaque PLIE le plein exercice du pilotage, de l animation et de l évaluation des actions menées à l échelon territorial il importe que l OI pivot ne soit pas conçue comme une structure disjointe des membres adhérents. En conséquence, il n est pas souhaitable que l OI support puisse salarier du personnel. Toutefois, afin de préserver l unité d action et la continuité du groupement de gestion, il convient de désigner un coordonateur parmi les salariés mis à disposition de l OI support. Ce dernier est placé sous l autorité fonctionnelle du Conseil d Administration de l OI structure pivot (voir p. 25, 32, 36 et 37 pour le GIP et p. 46 et p. 48 pour l association). Alliance Villes Emploi Avril

12 AVE_OI_1-2010_07-04_Mise en page 1 15/04/10 14:36 Page12 Ainsi, chaque gestionnaire de PLIE mis à disposition de l OI peut effectuer les missions de gestion relevant de son PLIE d origine ou les PLIE peuvent faire le choix de demander à chaque gestionnaire de PLIE mis à disposition de l OI d effectuer les missions de gestion relevant d autres PLIE. La répartition des tâches et l organisation du travail relèvent de la responsabilité des PLIE membres de l OI et doivent être formalisées dans le règlement intérieur de l Organisme Intermédiaire. Il convient néanmoins de respecter les règles de gestion élémentaires et notamment de séparation fonctionnelle ; ainsi, la personne à l origine d un dossier du PLIE ne peut pas être le signataire de l instruction de son propre dossier au niveau de l OI. Conseild Administrationdel OIstructurepivot(extraitdel instruction ) Le pilotage exécutif de la structure pivot est assuré par les présidents des PLIE adhérents, ou leurs représentants qui ne peuvent être que des élus membres du PLIE adhérents, réunis au sein du Conseil d Administration ou, pour les EPCI, des conseils communautaires, Le Conseil d Administration a notamment pour fonction de : Valider le budget prévisionnel du groupement de gestion, par PLIE, par tranche annuelle et par axe ainsi que toute proposition de mise à jour ; Approuver le choix des opérations cofinancées, après validation du comité de pilotage de chaque PLIE et de leur conseil d administration, sous réserve du respect de la dotation de chaque PLIE et après vérification de l éligibilité des dépenses et du caractère mobilisable des ressources de chaque opération. Approuver le Plan de visites sur place de chaque PLIE du groupement (avant de notifier les avis d acceptation ), en cours d exécution, des opérations sélectionnées ; Examiner et approuver le Rapport Annuel d Exécution ; Examiner et approuver le Rapport annuel sur les contrôles ; Approuver un plan de reprise des opérations de contrôle de service fait, éventuellement accompagné de la déprogrammation d opérations reconnues inéligibles, suite à un contrôle qualité gestion ou sur proposition de l autorité de certification ; Sélectionner en premier et dernier ressort des opérations portées en propre par l OI pivot (comme les sous-traitances de CQG, par exemple). Le Conseil d Administration détermine les modalités de réalisation des visites sur place, en choisissant l une ou l autre des deux options suivantes : Les visites sur place sont assurées par l équipe de gestion mise à la disposition de l organisme intermédiaire pivot ; Les visites sur place sont assurées par les équipes d animation de chaque PLIE du groupement, pour le compte et sous le contrôle de l organisme intermédiaire pivot. Dans ce dernier cas, l organisme intermédiaire pivot : Fixe la méthodologie des visites sur place et détermine les documents support requis ; Reçoit les rapports des visites sur place et donne les suites appropriées. La vérification des bilans d exécution produits par les organismes bénéficiaires, dans le cadre du contrôle de service fait, incombe systématiquement à l équipe de gestion mise à la disposition de l organisme intermédiaire pivot. Le Conseil d Administration mandate son Président pour : Notifier les avis d acceptation, d ajournement ou de rejet faisant suite à l examen des dossiers; Engager le conventionnement des bénéficiaires Valider les propositions de mise en paiement, après contrôle de service fait Emettre un avis de recouvrement à l encontre de tout organisme bénéficiaire se trouvant à l origine d un constat d irrégularité, dans le cadre d un contrôle d opération ou de tout contrôle ou audit mené par les autorités nationales et communautaire habilitées. 12 Alliance Villes Emploi Avril 2010

13 AVE_OI_1-2010_07-04_Mise en page 1 15/04/10 14:36 Page13 Emettre un avis de recouvrement à l encontre de tout ou partie des PLIE membres du groupement, dans le cas où le défaut de justification relevé engage directement leur responsabilité. Le président de l organisme intermédiaire pivot est assisté d un coordonnateur, désigné au sein de l équipe de gestion. Ce coordonnateur est responsable de la correcte exécution des travaux à la charge de l équipe de gestion. Il s assure que chaque dossier est traité conformément aux prescriptions du Descriptif de système de gestion et de contrôle de l organisme intermédiaire. Dans ce cadre, il mène à bien les missions suivantes : Préparation des délibérations du Conseil d administration ; Préparation des notifications d attribution de l aide communautaire ou des notifications de rejet ; Préparation des actes attributifs de subvention ou des notifications d agrément (dans le cas d opérations portées en propre par l un des PLIE membres du groupement ou par l organisme intermédiaire support) ; Préparation des propositions de paiement. Il adresse à l autorité de certification les fiches de contrôle de service fait réalisées au titre des demandes de paiement qu il a reçues ; il répond à toute demande de pièces complémentaires et fournit toute information tendant à la vérification des travaux effectués, notamment dans le cadre des contrôles qualité certification. Il rend compte du paiement effectif des montants dûs à chaque bénéficiaire. Il veille au respect des obligations incombant à l organisme intermédiaire. A cet effet, il s acquitte des tâches suivantes, telles que définies par les articles de la convention de subvention globale : Actualisation de la maquette annuelle (article 4-2) ; Préparation et transmission des certificats de dépenses, en vue du paiement des acomptes et du solde final (article 6-2) ; Préparation et transmission du rapport annuel d exécution (article 7-1) ; Préparation et transmission du rapport annuel sur les contrôles (article 10-7) ; Il supervise et consolide et travaux d évaluation prévus par l article 7-4. Il conduit les contrôles qualité gestion à la charge de l organisme intermédiaire et pourvoit aux mesures correctrices requises, le cas échéant. Il est l interlocuteur des instances nationales et communautaires de contrôle et d audit habilitées, soit en particulier : Les services de l Etat (autorités de gestion des programmes, autorité de gestion du volet central du PO FSE national et autorités de gestion déléguées) en charge des contrôles qualité gestion ; Les services de l Etat (services régionaux de contrôle) en charge des contrôles d opération ; Les représentants de l autorité d audit (Commission interministérielle de coordination des contrôles) ; Les représentants de la Commission européenne et de la Cour des comptes européenne. Il est garant de la conformité des saisies réalisées dans presage-web. Le cas, échéant, il émet toute proposition de modification du descriptif de système de gestion et de contrôle, au regard des changements susceptibles d être apportés aux modalités de gestion, suivi et contrôle des crédits communautaires. Alliance Villes Emploi Avril

14 AVE_OI_1-2010_07-04_Mise en page 1 15/04/10 14:36 Page14 II.1.2- Missions imparties à chacun des PLIE membres Chaque PLIE, membre de l OI structure Pivot continue à être l outil stratégique et politique de coordination des politiques d insertion de son territoire et à bénéficier de la sous-mesure 312 et 213 du FSE. Les Instances, Conseil d Administration, Assemblée Générale, Comités de Pilotage, au sein de chaque PLIE continuent à valider chaque programmation dans le cadre du budget prévisionnel approuvé par l OI pivot.» Puis «Celui-ci consolidera la totalité des programmations. Instances de décision stratégiques et politiques Comitédepilotage(uncomitéparPLIE)(extraitdel instruction ) Coprésidé par le Président du PLIE, qui est un élu, et par le Préfet ou son représentant, il réunit environ deux fois minimum par an les signataires du protocole ainsi que les partenaires institutionnels et financeurs du PLIE. Son rôle est de : fixer les orientations stratégiques du PLIE inscrites dans son protocole d accord ; veiller à l harmonie des interventions sur chacun des territoires ; proposer la répartition des enveloppes par chapitre de la programmation ; veiller au respect de ces orientations ; valider la programmation annuelle du PLIE ; proposer des engagements financiers et conventionnels sur la base de propositions des comités techniques locaux 7 ; veiller à l évaluation du PLIE et, en fonction, proposer des recadrages nécessaires ; nommer les membres des comités techniques locaux et leur donner délégation. Comitétechniquelocal 8 (extraitdel instruction ) Un comité technique, émanation du Comité de Pilotage. Les missions de ce comité technique qui peut-être subdivisé selon des thématiques sont arrêtées par les membres du Comité de Pilotage. Le comité technique et ses commissions peut avoir ainsi un rôle lié à : la préparation technique des Comités de pilotage (capitalisation et remontée des avancées du Plan, propositions de développement ) ; la coordination du processus d appel à projets ou d appel d offres ; l ingénierie dans la réalisation des parcours individualisés des publics ciblés (dont le contenu et la durée sont modulés en fonction de la situation des personnes et des moyens disponibles). Il organise les liaisons avec les bénéficiaires et les prestataires, lance le démarrage des opérations, pilote et coordonne leur mise en œuvre. Ce comité assure l organisation opérationnelle du dispositif. Il met en œuvre les orientations du comité de pilotage et produit des bilans réguliers de la situation des publics. Le Comité technique rend compte systématiquement de l avancée de ses travaux au Comité de pilotage et n a aucune responsabilité en termes d engagement et de réalisation financiers. Ce comité, qui se compose des partenaires de l inclusion et de l emploi nommés par le Comité de pilotage (par exemple Pôle emploi, Mission locale, Commissions locales d insertion, Chambres consulaires, acteurs économique, services déconcentrés de l Etat, Maison de l emploi) est placé sous la responsabilité d un permanent du PLIE. Celui-ci assure la préparation, l animation et la gestion administrative de cette instance. Il peut être appuyé dans ses fonctions par une équipe légère qu il dirige. Des liens étroits sont établis par le comité avec le Service public de l emploi, en particulier avec les services locaux de Pôle Emploi ainsi qu avec les Maisons de l emploi, les Missions locales et les Permanences d accueil, d information et d orientation (PAIO). Le Comité n est donc pas une instance décisionnaire mais est force de proposition auprès des instances de pilotage. Toutefois, le Comité technique local n est pas habilité à assurer la gestion budgétaire du PLIE. 7. Ces propositions d engagement sont faites à l organisme intermédiaire en tant que de besoins et chemin faisant afin d assurer une fluidité de programmation 8. Autre exemple d appellation : comité technique 14 Alliance Villes Emploi Avril 2010

15 AVE_OI_1-2010_07-04_Mise en page 1 15/04/10 14:36 Page15 Animation du dispositif (extrait de l instruction ) Uneéquiped animation La structure d animation assure la conduite technique et opérationnelle du dispositif en application des orientations et des décisions définies par les différentes instances. Elle prend la forme d une équipe chargée des fonctions de partenariat, d animation et de développement local, de communication et de publicité. Placée sous la responsabilité stratégique et politique du Comité de pilotage, elle rend compte régulièrement aux instances exécutives (conseil d administration, conseil communautaire) des progrès réalisés et des obstacles éventuellement rencontrés. Elle assure les tâches suivantes : formalise les propositions pour le COPIL et veille à la mise en œuvre de ses décisions ; assure l animation technique du dispositif (notamment les instances d animation du PLIE) ; rend compte aux élus, prépare les instances de décisions ; informe le COPIL des problématiques rencontrées par les bénéficiaires pour permettre d orienter au mieux l action du PLIE ; élabore les procédures de suivi de la réalisation des objectifs du dispositif ; s assure de la traçabilité des parcours des participants ; assure le lien avec tous les acteurs locaux concernés ; assure la mise en œuvre de processus d évaluation interne. Pour ce qui concerne la mise en œuvre des crédits FSE, l équipe d animation : participe au travail d instruction mené par la structure pivot notamment en émettant des avis d opportunité et en apportant toute l expertise technique requise ; peut contribuer au suivi des actions, en réalisant des visites sur place, dont les résultats seront transmis à la structure pivot et utilisés en appui des opérations de contrôle de service fait. Voir schéma ci-après colonne B L OI peut disposer de locaux en propre mais son adresse peut également se confondre avec l adresse d un des PLIE membre. Dans ce cas, elle doit correspondre au lieu de travail habituel d une partie au moins de l équipe de gestionnaires mis à disposition de l OI support. Chaque agent mis à disposition de l organisme intermédiaire structure pivot par un PLIE afin d assurer des fonctions de gestion pourra poursuivre son activité au sein de son PLIE d origine. Mise en œuvre technique (extrait de l instruction ) La mise en œuvre technique des parcours est assurée par une Cellule de validation territoriale 9. Animé par un cadre permanent du PLIE, et composée par les prescripteurs associés au PLIE et les référents, ce groupe : décide de l entrée du participant ; veille à la signature du contrat d engagement ; évalue les avancées des parcours, propose des réajustements ; propose les sorties et veilles des participants. 9. Autre exemple d appellation : commission d entrée, comité de suivi des parcours Alliance Villes Emploi Avril

16 AVE_OI_1-2010_07-04_Mise en page 1 15/04/10 14:37 Page16 Schéma1-Exempled organisationd unorganismeintermédiairestructurepivot Ressort de l OI pivot Ressort des PLIE membres Pilotage exécutif Unité de gestion commune Membres du Conseil d administration Pilotage stratégique et politique Comité de pilotage Membres signataires : représentants des services de l État, élus des différents territoires concernés, Pôle Emploi, Conseil général, Membres associés : AFPA, représentants du monde économique Exécution des décisions de l instance de pilotage Comité technique territorial Membres signataires : représentants des services départementaux de l État chargés de l emploi, Pôle Emploi, Conseil régional, Conseil général, Mission locale Gestion, suivi et contrôle des crédits UE Unité de gestion de l OI Effectifs mis à disposition par les équipes d animation du PLIE Animation du dispositif Mise en œuvre technique Équipe d animation du PLIE Cellule de validation territoriale ou comité de suivi des parcours. Équipe d animation de chaque territoire- Conseil général, Pôle Emploi, Mission locale 16 Alliance Villes Emploi Avril 2010

17 AVE_OI_1-2010_07-04_Mise en page 1 15/04/10 14:37 Page17 Schéma2-RépartitiondestâchesrelativesàlamiseenœuvredescréditsFSE A Tâches liées à la gestion des dossiers (extrait de l instruction p 30) Tâches structure pivot organisme intermédiaire PLIE Références aux tâches décrites dans le Descriptif des systèmes de gestion et de contrôle A B Information, animation, appui aux bénéficiaires X Information, animation, appui aux bénéficiaires Dépôt des demandes de financement des bénéficiaires X Lieu de dépôt Fonction GUICHET Emission d un accusé réception X Lieu de dépôt Fonction GUICHET Transmission à l unité de gestion OI du dossier de demande de financement du bénéficiaire X Vérification de la complétude des dossiers. X Lieu de dépôt Fonction GUICHET Emission d une attestation de recevabilité X Lieu de dépôt Fonction GUICHET Transmission des dossiers à chaque PLIE adhérent X Lieu de dépôt Fonction GUICHET Appui à l instruction des dossiers auprès de l unité de gestion, via la transmission d avis en opportunité ou d expertise technique X X Présentation du dossier à l OJ du COPIL de chaque PLIE. X X Sélection Notification aux bénéficiaires par l'oi avec référence au comité de pilotage du PLIE et après réunion de l instance exécutive de l OI. 10 Conventionnement Mise à jour du tableau de programmation. X X X Notification aux bénéficiaires de la sélection, de l ajournement ou du rejet Etablissement et signature des actes attributifs des aides Suivi de l'exécution qualitative et quantitative des opérations. X Recueil des données relatives aux indicateurs du PO et des données qualitatives. X Recueil des données relatives aux indicateurs du PO Visite sur place en cours d'exécution de l action, en appui des opérations de contrôle de service fait et en lien avec l équipe d animation de chaque PLIE X Contrôle de service fait dont visites sur place en cours d exécution Contrôle de service fait des demandes de remboursement en lien avec l équipe d animation de chaque PLIE X X Contrôle de service fait dont visites sur place en cours d exécution Paiement des bénéficiaires, à hauteur des montants FSE dus X Paiement des aides aux bénéficiaires Classement et archivage des dossiers (bénéficiaires, participants). X Classement et archivage des dossiers 10.Sous réserve de l autorisation du Conseil d administration de l organisme intermédiaire Alliance Villes Emploi Avril

18 AVE_OI_1-2010_07-04_Mise en page 1 15/04/10 14:37 Page18 B Tâches liées à la gestion du programme Tâches structure pivot organisme intermédiaire PLIE Références aux tâches décrites dans le Descriptif des systèmes de gestion et de contrôle A B Réalisation du contrôle qualité gestion (CQG) X Relations avec l autorité de gestion Production du rapport annuel et final d exécution (RAE) 11 X Relations avec l autorité de gestion Production du certificat de dépenses annuel et final 12 X Relations avec l autorité de gestion Participation aux comités de suivi, CRP (Comité régional de programmation) X Relations avec l autorité de gestion Relations avec l autorité de gestion déléguée X Relations avec l autorité de gestion Relations avec l autorité de certification X Relations avec l autorité de certification Mise en œuvre des suites de contrôles et audits X Mise en œuvre des suites de contrôles et audits N.B. La saisie dans le logiciel Présage est effectuée en continue par les services de l unité de gestion, depuis la réception des demandes des bénéficiaires jusqu à l archivage des dossiers. 11. Signé par le président de l organisme intermédiaire 12. Idem 18 Alliance Villes Emploi Avril 2010

19 AVE_OI_1-2010_07-04_Mise en page 1 15/04/10 14:37 Page19 II.1.3- Organisation financière et comptable de l OI structure pivot et des PLIE membres Contrôle des PLIE et de l OI Dossier de demande de subvention globale La responsabilité finale du Contrôle de Service Fait incombe à l OI support. Le(s) Président(s) de l Organisme intermédiaire structure pivot (ou une personne ayant sa délégation de signature) est (sont) signataire(s) du CSF. Les Contrôles Qualité Gestion internes sont également à la charge de l OI support. L OI structure pivot assure de manière autonome l ensemble des tâches qui lui reviennent en propre (voir détail des tâches p. 17) ; l exercice de ses tâches engage sa seule responsabilité. Notamment, la responsabilité finale du Contrôle de Service Fait incombe à l OI structure pivot. Le(s) Président(s) de l Organisme Intermédiaire structure pivot (ou une personne ayant sa délégation de signature) est (sont) signataire(s) du CSF. Il lui appartient de prendre toutes les mesures correctives appropriées dans le cas où seraient mis en évidence des irrégularités ou erreurs de nature à affecter la traçabilité des dépenses déclarées et des paiements effectués. Toutes ses missions s exercent sous le contrôle du Conseil d Administration constitué exclusivement des PLIE membres de l OI. Sur un plan opérationnel, il convient de souligner que les dossiers créés au sein de la structure pivot (dossier de demande de subvention globale, dossiers bénéficiaires ) seront tous issus des travaux de chaque PLIE sur leur territoire. Ainsi, le dossier de demande de subvention globale comprend autant de fiches descriptives de dispositifs qu il y a de PLIE qui composent la structure pivot. Crédits d assistance technique La mutualisation de la fonction d organisme intermédiaire nécessite un temps de gestion commun (consolidation commune de la subvention globale). Les crédits d assistance technique sont nécessairement alloués à l OI pivot pour assurer ces fonctions. Il conviendra de mobiliser les crédits d AT au titre d une opération unique correspondant à l ensemble de l activité de l OI pivot, dans le cadre de la sous-mesure 511. La mission unique de l OI pivot est de mettre en place l assistance technique au sens du PO FSE d une part et au vu des répartitions de tâches décrites dans l instruction et dans le présent guide de mutualisation d autre part. Il existe deux types de dépenses des crédits FSE pour un OI : Les dépenses relatives à la mise en œuvre des parcours, Les dépenses relatives au fonctionnement de la structure. Les dépenses relatives au fonctionnement de la structure se déclinent en deux catégories, correspondant à deux sources de financement distinctes : Les dépenses propres des PLIE relatives à l activité des équipes d animation sont financées au titre des crédits d intervention. Les dépenses propres de l OI pivot sont financées au titre de l Assistance technique. Au titre de ce dernier point et exclusivement dans ce cadre, l OI pivot est amené à signer des conventions de mise à disposition de personnels avec ses PLIE membres. Ces conventions de mise à disposition de personnel permettent à l OI de disposer de l ensemble des moyens nécessaires à la réalisation de sa mission d assistance technique. Le PLIE est ensuite remboursé de cette mise à disposition par l OI qui inscrit cette dépense dans le budget de la seule opération qu il porte en propre. Le dossier FSE d'assistance technique de l'oi support est géré dans le respect du principe de séparation fonctionnelle: il contient les conventions de mise à disposition de personnel ainsi que toutes les pièces comptables probantes, en particulier les fiches de paies des salariés PLIE mis à disposition. La distinction doit donc être faite de manière non équivoque entre la mise en œuvre des missions propres à l OI (Assistance Technique) et les autres opérations, dont l animation. Cette distinction garantit ainsi que l OI reste seul responsable de sa mission d AT et ne la subdélègue pas, puisqu il Alliance Villes Emploi Avril

20 AVE_OI_1-2010_07-04_Mise en page 1 15/04/10 14:37 Page20 s agit de ses propres dépenses. Au titre de la mise en œuvre de l opération «Animation», la structure juridique support du PLIE est bénéficiaire de l Organisme Intermédiaire. Le PLIE émet un dossier de demande de subvention qui sera instruit, conventionné, suivi et contrôlé au même titre que tous les bénéficiaires de l Organisme Intermédiaire. Au-delà de ces dépenses de mise à disposition de personnels, l OI pourra également, au titre de l Assistance technique, effectuer ses propres dépenses (commissaire aux comptes, expert comptable, ou toute dépense ponctuelle d intérêt commun (sous-traitance de Contrôles qualité Gestion, etc.). Comptabilité séparée et gestion des contreparties La structure pivot reçoit les crédits ; FSE et contreparties directes. La structure pivot s assure de la parfaite traçabilité comptable des ressources et dépenses de chaque PLIE par la mise en œuvre d une procédure de comptabilité séparée ou d un système comptable adéquate. Les PLIE conservent une annexe financière annuelle propre à la convention de subvention globale portée par l OI, et une programmation annuelle propre. Chaque OI structure pivot exercera les fonctions dévolues à tout délégataire de gestion des crédits FSE, pour elle-même et pour le compte de l ensemble des PLIE participant au regroupement. L OI est destinataire des remboursements de l aide communautaire (pour les dépenses des bénéficiaires) et procède au paiement des bénéficiaires, à hauteur des montants dus. Les contreparties sont gérées, au même titre que le FSE, par l OI pivot. Les contreparties directes sont gérées par l organisme intermédiaire pivot. Dans ce cas, l OI verse aux structures support des PLIE membres de l OI la part de financement (FSE et contreparties) consacrées aux opérations qu elles portent (coûts d animation et de gestion et éventuellement d autres opérations). Les collectivités ou les EPCI prennent une délibération pour attribuer les fonds aux structures support des PLIE membres de l OI pivot en prévoyant qu ils soient versés spécifiquement à l OI pivot dans le cadre de la mutualisation de la gestion. De même la structure support du PLIE peut recevoir les crédits des collectivités servant à financer ses dépenses (coûts d animation et éventuellement autres opérations). Lorsque la structure support du PLIE présente sa demande de financement à l OI dans le cadre des opérations qu elle porte, le budget global apparaît et la structure fait valoir l apport direct de contreparties et ne demande donc à l OI que la part FSE nécessaire à l équilibre financier de l opération.. Les PLIE mobilisent des contreparties indirectes liées à la mise en œuvre des opérations. Ces contreparties indirectes sont à la fois publiques et privées et sont mobilisées soit via des opérations cofinancées soit via des opérations dites sans flux financier, au sens de l instruction DGEFP n du 8 juin 2009 (point 2.3). Dans les deux cas, ces contreparties indirectes feront partie intégrante du plan de financement de chaque PLIE membre de l OI support. Comme pour les contreparties directes, ces dernières sont programmées individuellement par PLIE et non de manière globale. Gestion des comptes bancaires et solidarité des PLIE membres Un compte bancaire principal est ouvert pour la structure pivot OI et des comptes sont ouverts pour chaque PLIE membre de l OI structure pivot en lien avec ce compte principal Ainsi, les crédits sont dirigés de manière automatique par les différents financeurs sur présentation des RIB. Seul le FSE sera versé de manière commune (une seule convention de subvention globale) sur le compte principal. L organisme intermédiaire pivot reverse directement les montants communautaires perçus aux organismes bénéficiaires ayant participé à la déclaration de dépenses de l organisme intermédiaire, à hauteur de leur participation (montant FSE du, validé par l autorité de certification), déduction faite d éventuelles avances. 20 Alliance Villes Emploi Avril 2010

21 AVE_OI_1-2010_07-04_Mise en page 1 15/04/10 14:37 Page21 Ils peuvent ainsi être amenés à rembourser les PLIE membres du groupement, en qualité d organismes bénéficiaires. Les frais et agios bancaires résultant de décaissements opérés au profit des organismes bénéficiaires préalablement au versement par l autorité de gestion de la participation communautaire correspondante sont également pris en charge par l organisme intermédiaire pivot. Ces dépenses sont imputées sur des financements nationaux perçus par l organisme intermédiaire pivot ; elles ne sauraient en aucun cas donner lieu à remboursement au titre l intervention du FSE. Deux options peuvent être proposées : l organisme intermédiaire pivot mobilise les ressources nationales dont il peut disposer, selon un principe de mutualisation, sans distinguer selon leur origine et leur affectation ; les PLIE membres du groupement fournissent à l organisme intermédiaire pivot les ressources nécessaires, au prorata des frais dus au titre des opérations dont ils ont assuré la présélection. Le mode opératoire retenu sera inscrit dans la convention constitutive du GIP ou dans les statuts de l association, voir respectivement points II-2-1 et II-2.2. La solidarité permet a priori d éviter les situations de découvert. Si l OI pivot est néanmoins en découvert sur la totalité des fonds reçus pour chaque PLIE, le découvert peut être assumé par chaque PLIE au prorata de son budget. S ils ne choisissent pas cette option (de solidarité), les PLIE restent responsables individuellement de leurs découverts éventuels. Prise en compte de corrections financières issues de contrôles ou d audits menés par les instances nationales et communautaires habilitées L organisme intermédiaire structure pivot est tenu de présenter aux représentants des corps de contrôle et d audit nationaux ou communautaires habilités l ensemble des pièces établissant la réalité et l éligibilité des dépenses réalisées, ainsi que l absence de tout sur-financement. A défaut, ceux-ci peuvent réviser le montant des dépenses et ressources déclarées et, à ce titre, demander le remboursement de tout ou partie de la participation communautaire versée ou attendue. La structure pivot ajuste en conséquence sa demande de paiement et procèdera, le cas échéant, au reversement de l ensemble des trop-perçus aux services de l État. Par la suite, l OI pivot obtient reversement des montants trop-perçus par les organismes bénéficiaires concernés, selon les clauses des conventions passées au titre de la participation FSE. Ce remboursement peut prendre la forme d une minoration d un paiement restant dû ou de l émission d un titre de paiement à l encontre du bénéficiaire. Toutefois, la structure pivot peut également demander remboursement de tout ou partie du trop-perçu à un ou plusieurs PLIE membre(s) du groupement s il apparaît que le défaut de justification résulte de l une ou l autre des causes suivantes : une carence évidente dans les travaux de suivi et contrôle in itinere incombant éventuellement à l un ou l autre des PLIE(s) concernés (visites sur place réalisées pour le compte de l OI pivot) consignes données par les responsables du ou des PLIE(s) concernés mis à disposition de l OI pivot sur le fondement de leur autorité hiérarchique méconnaissant délibérément les principes et modes de réalisation du CSF que l OI pivot s est engagé à respecter, conformément à son DSGC. Le partage des responsabilités dans ce cas de figure peut être défini dans la convention constitutive du GIP ou dans les statuts de l association de l OI structure pivot. Alliance Villes Emploi Avril