Guide utilisateur du portail pour le particulier

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1 Guide utilisateur du portail pour le particulier Qu est-ce que je peux trouver dans ce nouvel espace personnel? Accès à une multitude d informations accessibles à partir de votre espace personnel : Vos informations personnelles : coordonnées études vie professionnelle La possibilité de vous inscrire aux réunions Le suivi de votre dossier La décision de commission et l affichage des motifs L historique de vos principaux échanges Les informations relatives à votre accompagnateur au Fongecif Bretagne L OPACIF duquel vous relevez pour votre demande de financement La possibilité d envoyer un message avec une pièce jointe Comment serais je informé? Vous recevrez des notifications par SMS et par mail vous informant : 1- de la réception de votre dossier au Fongecif 2- de la publication d une décision sur votre dossier dans votre portail 3- d un avis de virement publié sur votre portail En tant que particulier, pourquoi j ai intérêt à me créer un compte? 1. Cela facilite mes relations avec le Fongecif Bretagne : je peux contacter directement le bon interlocuteur je peux m inscrire directement à une réunion sans appeler ou me déplacer préalablement Je peux avoir de l information directement en ligne 24h/24h 2. Je sais de qui je dépends pour ma demande de financement grâce aux informations que je remplis, le Fongecif Bretagne peut me dire de qui je relève pour ma demande de financement 3. Je peux suivre en direct mon dossier : je retrouve les éléments financiers liés au dossier que j ai déposé je vois facilement où en est mon dossier 1

2 Comment accéder au portail Je peux accéder à mon nouvel espace personnel : - Soit en cliquant sur la première page du site internet Fongecif Bretagne : à partir de la vignette ci contre - Soit à partir de l espace salarié sur le site internet du Fongecif Bretagne : necte_a_mon_espace_personnel-34.php 2

3 Accéder au portail (1) Je veux accéder à mon portail et je n ai pas d identifiant J entre dans le site du Fongecif Bretagne et clique dans se connecter Je clique dans créer mon compte J entre mon adresse mail, je choisis un mot de passe Je reçois un mail avec un lien de redirection vers le portail Je clique sur le lien et je rentre dans mon espace privilégié Si j oublie d activer le lien sous 48 heures, un nouveau mail d activation sera renvoyé 3

4 Accéder au portail (2) Je veux accéder à mon portail et j ai déjà un identifiant et un mot de passe Dans le site je clique dans se connecter Puis j entre dans identifiez-vous et je saisis mon adresse mail et mon mot de passe Si pas reconnu Je clique dans créer mon compte (dans l image première visite) J entre mon adresse mail, puis un nouveau mot de passe choisi par moi Je reçois un mail avec un lien de redirection vers le portail Je clique sur le lien et je rentre dans mon espace privilégié 4

5 Compléter son profil (formulaire) Je veux compléter mon formulaire de création de compte Etape 1 : je complète les champs «identité» et «coordonnées» Les champs sont : civilité, nom, prénom, date de (celui qui a servi pour la création du compte), téléphone portable, autre téléphone, code postal, ville, nom de voie, n de voie, complément d information Je complète également par quel Fongecif accompagnateur je souhaite être accompagné Tous les champs sont obligatoires. Pour le téléphone, le particulier doit remplir soit le portable soit le fixe soit les 2 Le champ téléphone est normé (10 chiffres) et le particulier ne peut pas entrer un portable déjà connu dans la base pour un autre individu. accompagnateur est pré rempli par défaut en fonction du lieu d habitation complété par l internaute Etape 2 : je complète les champs liés à mes études et à ma vie professionnelle Les champs sont : niveau d études, situation professionnelle, CSP, mois et année d entrée dans la vie active, code NAF ou APE de la dernière entreprise Je n arrive pas à valider mes formulaires Tous les champs obligatoires (mentionnés par un astérisque) doivent être complétés Une croix rouge apparaît devant tous les champs non complétés. Quand tous les champs sont saisis, le bouton valider devient bordeaux et en cliquant dessus je passe à l étape suivante Attention ne pas oublier de choisir la civilité! 5

6 Oubli de mot de passe J ai oublié mon mot de passe Dans la page Accéder à mon espace je clique sur la phrase Vous avez oublié votre mot de passe, je saisis mon adresse mail et en clique sur récupérer mon mot de passe Page Tableau de bord Je ne sais pas à quoi sert cette page Tableau de bord La page Tableau de bord permet d avoir un résumé de l ensemble des services proposés sur le portail Cliquer sur les liens en bas des blocs pour accéder à une page détaillée 6

7 Page Services Comment puis-je connaître les services qui me sont proposés et comment puis-je m inscrire à ces services? Chaque service est représenté par une carte Chaque carte présente le service proposé d une façon synthétique Chaque service a un pictogramme représentant le type de service : Réunion collective Entretien individuel (à distance ou non) Document à télécharger Outils accessibles en autonomie Pour avoir plus d informations, il suffit de cliquer sur le lien «en savoir plus» en bas de carte Des informations sont communiquées sur comment vous inscrire ou consulter l offre de services Pour s inscrire, il suffit de cliquer sur le lien «s inscrire» en bas de carte. J arrive directement sur l offre de services à laquelle je souhaite m inscrire. En cliquant sur le lieu, j accède aux dates disponibles. 7

8 Page Dossiers Comment puis-je voir les informations concernant mon dossier? Je clique dans la page dossier(s) Je vois d abord les informations principales de mon dossier : dispositif, décision, état, n de dossier, intitulé de la formation (ou prestation), date de début et de fin, rythme Pour avoir plus d informations (prise en charge financière) je clique sur le lien accéder aux détails Page Historique Comment puis-je voir l avancement de mon dossier? Je clique dans la page «Historique des échanges» les principaux évènements sont mentionnés en ordre chronologique du bas vers le haut Attention cette page n indiquera que les informations concernant le dossier réceptionné, la décision de commission, la clôture du dossier Page Dossiers (informations détaillées) Comment puis-je voir les informations de prise en charge de mon dossier (frais pédagogiques et rémunération) et ce qui restera à ma charge? Je clique dans la page dossier(s) puis dans afficher les détails. Le détail des frais pédagogiques s affiche coût demandé, coût pris en charge, coût horaire, et reste à charge Je clique dans l onglet employeur les détails employeur de la rémunération s affichent : rémunération, taux de prise en charge de la rémunération, durée rémunérée maximale prise en charge, forfait de prise en charge des congés payés, engagement maximal au titre de la rémunération, taux de charges 8

9 patronales pris en charge, modalité de prise en charge de la période de prise en charge, autre frais pris en charge Attention : onglet à déplier par employeur (si vous en avez plusieurs) Décision de la commission Où puis-je voir la décision de commission? Vous pouvez voir la décision de la commission : - Dans son tableau de bord - Dans la page historique - Dans la page dossier Motifs de décision de la commission Où puis-je voir le ou les motifs de refus de mon dossier? dans le détail du dossier je clique dans l onglet détail(s) décision les motifs de refus sont affichés En cliquant dans l onglet «Documents» j accède au téléchargement de ma convention si le dossier est accepté 9

10 ou de mon courrier de refus si le dossier est refusé En cas de refus un onglet supplémentaire s affiche : l onglet détail(s) décision En cliquant dans cet onglet l internaute a accès aux motifs de refus de son dossier (ceux mentionnés dans son courrier) Règles d affichage et de publication : La décision est affichée à J+4 jours ouvrés de la date de commission Notifications envoyées automatiquement Comment suis-je tenu au courant de l avancement de mon dossier? Je reçois des notifications par SMS et mail dans trois cas : - Accusé de réception du dossier - Avis de décision de commission - Avis de virement Règles de diffusion : Les notifications de réception de dossier et de virement partent à chaque nouveau dossier ou virement créé dans notre système d information Les notifications de décision de commission partent à J+3 jours ouvrés de la date de commission (réception du SMS et mail au 4ème jour) Les notifications ne sont envoyées qu au particulier (ni à l OF, ni à l employeur) Les messages sont les suivants : 1- Notification d accusé de réception : Version mail : Objet : Accusé de réception de votre dossier n BRXXXXXXXXX Corps du message : Bonjour Monsieur/Madame X, Nous avons bien reçu votre dossier et il est actuellement en cours de traitement. Vous pourrez suivre son évolution en ligne en créant votre compte si vous ne l avez pas déjà fait. Pour cela cliquez sur le lien : Accéder à mon espace Bien cordialement, Version SMS : Nous avons bien reçu votre dossier. Suivez son évolution en ligne sur votre Espace personnel 2- Notification pour la convention (accord) : Version mail : Objet : Accord de votre demande BRXXXXXXX Corps du message : Bonjour Monsieur/Madame X, Votre demande de financement a été acceptée 10

11 Votre convention est publiée sur votre portail. Il est impératif de la télécharger, de l imprimer et de la faire signer par toutes les parties concernées et de nous la retourner sur votre Espace personnel ou par courrier. Pour cela, cliquez sur le lien : Accéder à mon espace Bien cordialement, Version SMS : Votre dossier est accepté. Allez sur votre Espace personnel, téléchargez et retournez-nous votre convention signée. 3- Notification pour les refus : Version mail : Objet : Décision de votre demande BRXXXXXXXX Corps du message : Bonjour Monsieur/Madame X, La décision de votre Fongecif relative à votre demande de financement est publiée sur votre portail. Nous vous invitons à prendre connaissance de ce document en vous connectant sur votre Espace personnel : Accéder à mon espace Bien cordialement, Version SMS : La réponse à votre demande de financement est publiée sur votre Espace personnel 4- Notification pour les virements : Version mail : Objet : Avis de virement Corps du message : Bonjour, Vous avez reçu un virement. Retrouvez son détail sur votre portail sous l onglet virement. Pour cela cliquez sur le lien : Accéder à mon espace Bien cordialement, Version SMS : Vous avez reçu un virement, retrouvez son détail sur votre Espace personnel 11

12 Page virements salariés Comment puis-je voir mes virements? je clique dans la page virements pour les afficher je clique sur la flèche à droite de chaque virement j ouvre le détail du virement Page formulaire de contact Comment puis-je envoyer un message ou contacter mon accompagnateur? je clique dans la page nous contacter et je clique dans nouveau message. je saisis un objet et un message et je clique sur envoyer message mon message sera conservé dans ma boite de messagerie le message sera routé automatiquement vers le bon service au Fongecif 12