Une nouvelle dynamique en Milieu rural

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1 MINISTERE DE L ECONOMIE BURKINA FASO ET DES FINANCES Unité Progrès - Justice SECRETARIAT GENERAL DIRECTION GENERALE DE L ECONOMIE ET DE LA PLANIFICATION PROJET D APPUI AUX MICRO-ENTREPRISES RURALES 09 BP. 751 OUAGADOUGOU 09 TEL Fax : [email protected] Une nouvelle dynamique en Milieu rural (Document élaboré sur la base des rapports d évaluation volumes 1 et 2 et suite à des ateliers participatifs organisés par l UNCP-PAMER) UNCP - Ouagadougou - novembre 2002

2 SIGLES ET ABREVIATIONS AL BL BOAD CCR CNP CNSP DGCOOP DGEP DRED FCPB FIDA MER OPP PAMER PIE PTBA R/D RCP/B RSE SFD S&E SISEI UNCP Antenne Locale Bureau de Liaison Banque Ouest Africaine de Développement Comité Consultatif Régional Coordinateur National du Projet Comité National de Suivi du Projet Direction Générale de la Coopération Direction Générale de l Economie et de la Planification Direction Régionale de l Economie et du Développement Fédération des Caisses Populaires du Burkina Fonds International pour le Développement Agricole Micro-Entreprise Rurale Opérateur Privé Partenaire Projet d Appui aux Micro-Entreprises Rurales Porteur d Initiative Economique Programme de Travail et Budget Annuel Recherche/Développement Réseau des Caisses Populaires du Burkina Responsable Suivi-Evaluation Structure de Financement Décentralisé Suivi-Evaluation Système d Information et de Suivi-Evaluation Interne Unité Nationale de Coordination du Projet 2

3 SOMMAIRE Sigles et abréviations... Sommaire. ii Fiche synoptique du Projet... v Introduction.. 1 I- DESCRIPTION GENERALE DU SYSTEME D INFORMATION ET DE SUIVI-EVALUATION INTERNE DU PAMER BUT DU SISEI CARACTERISTIQUES DU SISEI PRINCIPES DE BASE, ENJEUX ET CONTRAINTES DU SISEI CADRE LOGIQUE DU PROJET ACTEURS DE BASE DU SISEI Principaux fournisseurs d information Principaux utilisateurs d information SYSTEME D INFORMATION 9 II - SUIVI INTERNE D EXECUTION DU PROJET DISPOSITIF DE SUIVI INTERNE D EXECUTION DU PROJET INDICATEURS DE SUIVI D EXECUTION Les indicateurs d exécution technique Les indicateurs comptables et financiers Les indicateurs d efficacité et d efficience Les indicateurs d impacts du Projet METHODE ET OUTILS DE SUIVI SUIVI D EXECUTION DU PROJET AU NIVEAU PROVINCIAL SUIVI D EXECUTION DU PROJET AU NIVEAU REGIONAL SUIVI D EXECUTION DU PROJET AU NIVEAU NATIONAL 34 III- EVALUATION INTERNE DE L INTERVENTION DU PROJET EVALUATION INTERNE DES EFFETS ET IMPACTS IMMEDIATS DU PROJET Evaluation individuelle des MER appuyées par le Projet Les ateliers d auto-évaluation des MER appuyées par le Projet Les enquêtes spécifiques des effets et impacts immédiats du Projet EVALUATION INTERNE DU MECANISME D INTERVENTION DU PROJET Les ateliers d auto-évaluation des structures d exécution du Projet L atelier annuel de bilan/programmation des activités du Projet Les évaluations individuelles du personnel du Projet.. 46 IV- SYSTEME DE GESTION DE BASE DE DONNEES RELATIONNELLE SUR ACCESS.. 47 ANNEXES 52 ANNEXE 1 : CANEVAS ET FICHES DE PROGRAMMATION DES ACTIVITES DU PROJET.. 52 ANNEXE 2 : CANEVAS DES RAPPORTS DE SUIVI DES ACTIVITES DU PROJET 56 ANNEXE 3 : FICHE SYNOPTIQUE DU PROJET 62 ANNEXE 4 : FICHES COMPLEMENTAIRE DE SUIVI-EVALUATION. 63 ANNEXE 5 : GLOSSAIRE SUR LES CONCPETS DE BASE DU SUIVI-EVALUATION. 64 ANNEXE 6 : TABLEAU DE BORD DES INDICATEURS OBJECTIVEMENT VERIFIABLES PAR OBJECTIF IMMEDIAT DU PROJET.. 69 i 3

4 LISTE DES TABLEAUX Tableau N 1 : Principaux besoins en information dans le cadre du SISEI par acteur. 11 Tableau N 2 : Mécanisme de régulation des réunions structurées. 18 Tableau N 3 : Principaux écrans et sous-écrans sur les réalisations du PAMER.. 47 Tableau N 4 : Principaux écrans et sous-écrans sur les effets et impacts immédiats du PAMER 49 Tableau N 5 : Principaux écrans et sous-écrans sur le mécanisme d intervention du PAMER. 50 LISTE DES SCHEMAS Schéma N 1 : Illustration du processus de suivi-évaluation dans le cycle de vie d un projet. 2 Schéma N 2 : Structure globale du SISEI/PAMER.. 3 Schéma 3 : Circuit du flux d'information dans le contexte du PAMER 10 LISTE DES FICHES DE SUIVI Fiche N 1 : Fiche mensuelle de suivi des séances et réunions d information et de sensibilisation. 26 Fiche N 2 : Fiche mensuelle de suivi des MER et PIE repérés. 26 Fiche N 3 : Fiche mensuelle de suivi des Dossiers de financement des MER et PIE.. 26 Fiche N 4 : Fiche mensuelle de suivi des MER créées et renforcées 27 Fiche N 5 : Fiche mensuelle de suivi des Formations des MER et PIE. 29 Fiche N 6 : Fiche mensuelle de suivi MER et PIE repérés par région.. 29 Fiche N 7 : Fiche mensuelle de suivi des Formations des MER et PIE par région. 29 Fiche N 8 : Fiche mensuelle de suivi des Dossiers de financement des MER et PIE au niveau régional.. 30 Fiche N 9 : Fiche mensuelle de suivi des MER créées et renforcées par région. 30 Fiche N 10 : Fiche mensuelle de suivi des Appuis-conseils au niveau régional.. 31 Fiche N 11 : Fiche trimestrielle de suivi des activités de Recherche Développement. 31 Fiche N 12 : Fiche trimestrielle de suivi des innovations technologiques. 31 Fiche N 13 : Fiche trimestrielle de suivi des indicateurs de but et d extrants du Projet. 32 Fiche N 14 : Fiche trimestrielle de suivi budgétaire par zone et par composante du Projet. 33 Fiche N 15 : Fiche trimestrielle de suivi des MER et PIE repérés 35 Fiche N 16 : Fiche trimestrielle de suivi des Formations des MER et PIE.. 35 Fiche N 17 : Fiche trimestrielle de suivi des Dossiers de financement des MER et PIE.. 36 Fiche N 18 : Fiche trimestrielle de suivi des MER créées et renforcées avec l appui du Projet. 36 Fiche N 19 : Fiche trimestrielle de suivi des Appuis-conseils aux MER par le Projet 36 Fiche N 20 : Fiche trimestrielle de suivi des activités de Recherche- Développement par le Projet.. 37 Fiche N 21 : Fiche trimestrielle de suivi des innovations technologiques par le Projet. 37 Fiche N 22 : Fiche trimestrielle de suivi des indicateurs de but et d extrants du Projet 38 Fiche N 23 : Fiche trimestrielle de suivi budgétaire par composante du Projet 39 Fiche N 24 : Fiche trimestrielle de suivi budgétaire par catégorie du Prêt. 39 Fiche N 25 : Fiche trimestrielle de suivi budgétaire du Fonds de Contrepartie Nationale 40 Fiche N 26 : Fiche trimestrielle de suivi du Financement par bailleur du Projet 40 Fiche N 27 : Fiche trimestrielle de suivi des marchés et contrats entamés et conclus par le Projet 40 Fiche N 28 : Fiche trimestrielle de suivi du financement des MER et PIE. 41 FICHE N 29 : FICHE D EVALUATION DE LA MER.. 44 FICHE N 30 : FICHE DE PROGRAMMATION TRIMESTRIELLE DES ACTIVITES.. 52 FICHE N 31 : FICHE DE PROGRAMMATION ANNUELLE DES ACTIVITES.. 52 FICHE N 32 : Fiche de compte-rendu de mission 63 FICHE N 33 : Fiche d appréciation des relations avec les partenaires 63 4

5 LISTE DES CANEVAS CANEVAS N 1 : CANEVAS DE SUIVI DE REPERAGE DES PORTEURS D INITIATIVES ECONOMIQUES (PIE) 22 CANEVAS N 2 : CANEVAS DE SUIVI DE REPERAGE DES MER.. 23 CANEVAS N 3 : CANEVAS DE SUIVI DES MER CREES 24 CANEVAS N 4 : CANEVAS DE SUIVI DES MER RENFORCEES.. 25 CANEVAS N 5 : CANEVAS DE PROGRAMMATION MENSUELLE DES ACTIVITES.. 52 CANEVAS N 6 : CANEVAS DE PROGRAMMES TRIMESTRIELS D ACTIVITES DES OPP, BL ET AL.. 53 CANEVAS N 7 : CANEVAS DE PROGRAMMES DE TRAVAIL ET BUDGET ANNUEL PAR LES OPP, BL ET AL 54 CANEVAS N 8 : CANEVAS TYPE DE PROGRAMMES DE TRAVAIL ET BUDGET ANNUEL PAR L UNCP 55 CANEVAS N 9 : CANEVAS DE RAPPORT DE SUIVI MENSUEL DES ACTIVITES. 56 CANEVAS N 10 : CANEVAS DE RAPPORTS TRIMESTRIELS D ACTIVITES DES OPP, BL ET AL. 57 CANEVAS N 11 : CANEVAS DE RAPPORTS TRIMESTRIELS D ACTIVITES PAL L UNCP. 58 CANEVAS N 12 : CANEVAS TYPE DE RAPPORTS SEMESTRIELS D AVANCEMENT DU PROJET (PAR L UNCP) CANEVAS N 13 : CANEVAS DE RAPPORTS ANNUELS D ACTIVITES DES OPP, BL ET AL. 60 CANEVAS N 14 : CANEVAS DE RAPPORTS ANNUELS D ACTIVITES PAR L UNCP

6 Titre du projet : Projet d Appui aux Micro-Entreprises Rurales (PAMER) Principal Bailleurs de fonds : Fonds International pour le Développement Agricole (FIDA) Institution Coopérante : Banque Ouest Africaine de Développement (BOAD) Ministère de tutelle : Ministère de l Economie et du Développement (MEDEV) Code du projet : 502 BF Coût global du Projet : FCFA Durée du projet : Sept (07) ans Date de signature de l Accord de Prêt : 18 mai 1999 Date d entrée en vigueur du Prêt : Juillet 2000 Date de démarrage effectif du projet : Juin 2001 (Atelier officiel de lancement du projet) Composantes du Projet : 1) Composante «Renforcement des Capacités locales» 2) Composante «Appui technique aux MERs» 3) Composante «Accès aux services financiers» 4) Composante «Coordination, Gestion et Suivi-Evaluation» Zone d intervention du projet : - Pour la phase pilote 2001 à 2004 : Région de l Ouest avec 5 provinces : Comoé, Kénédougou, Houet, Léraba et Tuy Région du Centre Est avec 3 provinces : Boulgou, Koulpélogo et Kourittega - Pour la phase d expansion et de consolidation 2005 à 2007: Les 2 régions précédentes plus, La Région de la Boucle du Mouhoun avec 6 provinces : Balé, Banwa, Kossi, Mouhoun, Nayala et Sourou La Région de l Est avec 5 provinces : Gnagna, Gourma, Komandjari, Kompienga et Tapoa. Type de document : Système d Information et de Suivi-Evaluation Interne du PAMER (SISEI) Période d élaboration du document : 2001/ 2002 Date d approbation du document : Novembre Atelier sur le suivi-évaluation interne du PAMER 6

7 INTRODUCTION La mise en place d un système de suivi-évaluation dans le cadre d un projet novateur comme le PAMER qui intervient principalement dans le secteur de la Micro-entreprise rurale revêt une double importance. En premier lieu : le système trouve son importance du fait de son utilité en termes de suivi des performances dans la mise en œuvre du Projet et de l évaluation de ses effets et impacts au fil de son cycle de vie. Le Système permettra ainsi la capitalisation des actions du PAMER qui pourra être exploitée pour d autres phases ou reproduite dans le cadre d autres projets ou programmes futurs. Le suivi-évaluation dans ce sens joue une fonction cruciale dans le partenariat entre le Bailleur de fonds et le Gouvernement en ce qu il permet d apprécier le dynamisme du processus de développement du secteur de la MER et de sa contribution à la réduction de la pauvreté au Burkina Faso. En second lieu : le système se justifie davantage du fait que le secteur de la Micro-entreprise rurale est dans une situation de sous-information et d informalité. En effet, les informations sur les micro-entreprises rurales sont d accès difficile pour les promoteurs eux-mêmes et les acteurs institutionnels du secteur pour des raisons suivantes : - les MER sont quasi-informelles et participent faiblement à la prise de décision sur le secteur de la micro-entreprise ; - les informations relatives aux MER sont dispersées dans plusieurs institutions gouvernementales et non gouvernementales et ne sont pas centralisées dans une seule structure ; - les efforts pour organiser des campagnes d information et l appui-conseil en direction des MER sur les politiques, les lois et régulation, les marchés et les technologies, le crédit, etc, sont menés de façon disparate par les acteurs institutionnels et sont jusque-là insuffisants. En conséquence de tout ce qui précède, on ne saurait parvenir d une part à suivre, évaluer et capitaliser efficacement les actions du PAMER au profit des MER et d autre part ; parvenir à une meilleure connaissance de l environnement des MER sans un système de suivi-évaluation performant, approprié et participatif. Pour ce faire, les actions ci-après semblent indiquer : la mise en place d un dispositif de suivi des performances de l exécution du PAMER ; la mise en place d un dispositif d évaluation des effets et impacts du PAMER ; la mise en place d un système d information des MER et des acteurs institutionnels de mise en œuvre du PAMER ; la mise en place d un système de gestion de base de données sur les MER ; le renforcement des capacités de tous les acteurs en matière de pilotage du dispositif de suivi-évaluation du PAMER. Le présent système de suivi-évaluation tout en essayant de prendre en compte ces dimensions porte exclusivement sur les aspects de suivi-évaluation interne de la phase de mise en œuvre du PAMER. Aussi, il est important de rappeler que le suivi-évaluation qui intervient dans le cycle de vie de projet (Formulation, planification, Réalisation, Terminaison) est une fonction de gestion de projet dont il faut s acquitter en permanence à toutes ces phases. Le schéma qui suit illustre le processus de suivi-évaluation dans le cycle de vie d un projet. 7

8 Schéma N 1 : Illustration du processus de suivi-évaluation dans le cycle de vie d un projet DEFINITION Phase 1 IMPACT Evaluation des effets et impacts du Projet TERMINAISON PREPARATION Phase 4 EVALUATION Evaluation des effets et impacts immédiats Suivi d exécution technique et financière INSTRUCTION REALISATION PLANIFICATION Phase 3 Phase 2 Pour ce qui concerne le système d information et de suivi-évaluation interne (SISEI), il porte essentiellement sur les phases 3 et 4 du schéma ci-dessus qui concernent le suivi d exécution du projet et la terminaison du projet sanctionnée par l évaluation des effets de l intervention du PAMER. A ce niveau, tous les extrants à livrer doivent être évalués avec les effets directs et indirects en termes d efficacité et d efficience, d impacts immédiats des actions sur le groupe-cible. Le présent document du SISEI est articulé autour de quatre chapitres qui sont : 1) Description générale du SISEI 2) Suivi d exécution du Projet 3) Evaluation interne des effets du Projet 4) Système de gestion de base de données 8

9 I- DESCRIPTION GENERALE DU SYSTEME D INFORMATION ET DE SUIVI-EVALUATION INTERNE DU PAMER Il est abordé dans ce chapitre, les éléments descriptifs clés du Système d Information et de Suivi-Evaluation Interne du PAMER (SISEI) notamment son but, ses caractéristiques, les principes de base sur lesquels il repose, les enjeux et contraintes auxquels il doit faire face, le cadre logique du Projet, les acteurs de base du système, le système d information BUT DU SISEI Le système de suivi-évaluation du PAMER devra être perçu comme un outil interne d aide à la prise de décisions. Il a pour but : 1) D apprécier d une manière participative les performances d exécution du PAMER (intrants, extrants et processus) mais également les effets directs et indirects du PAMER en termes de promotion et de développement des MER et en rapport avec l accomplissement de ses interventions. 2) De fournir des données explicites pour la prise de décisions relatives à l instauration d actions correctives et/ou de renforcement d éléments porteurs de succès du Projet ; 3) De tirer et capitaliser des enseignements de l expérience pour guider de futures interventions dans le cadre de la revue à mi-parcours, de la fin du projet, d autres phases éventuelles du PAMER et d autres projets ou programmes de développement. Schéma N 2 : Structure globale du SISEI/PAMER SUIVI D EXECUTION ET DES PERFORMANCES ECHANGES DE DONNEES ACTEURS MISE EN ŒUVRE Complémentarité Suivi et évaluation interne PROCESSUS INTRANTS RESUL TATS EXTRANTS PERFORMANCES EVALUATION INTERNE EFFETS ACHEVEMENT CAPITALISATION EVALUATION DE FIN DE PROJET BASE DE DONNEES 9

10 1.2. CARACTERISTIQUES DU SISEI Le système d information et de suivi-évaluation interne (SISEI) du PAMER est un système ouvert, flexible et participatif en vue de mobiliser tous les acteurs impliqués dans la mise en œuvre du Projet et d intégrer au fur à mesure les changements qui interviennent tout en aidant à la prise de décision. Le SISEI a les caractéristiques principales suivantes : 1) Le SISEI est un système d information qui se veut un flux continu d informations à double sens en rapport avec ses objectifs et ses actions basé sur des acteurs, des méthodes de traitement et de diffusion, des supports et des fréquences ou périodicités d information. C est un outil d information pour les acteurs et utilisateurs de données relatives au secteur de la MER en particulier et du développement rural en général. 2) Le SISEI est un système interne de suivi qui est l examen continu et périodique de l intervention du Projet afin d assurer que les intrants ; les extrants, les calendriers de travaux et les autres actions progressent de façon à produire les résultats voulus de façon efficace et efficiente. Il est basé sur des acteurs, des outils, des méthodes de collecte et de traitement des données. Le suivi permet de donner au cours et en fin d année, la situation d exécution technique et financière du PTBA. 3) Le SISEI est un système d évaluation interne qui est l appréciation systématique et objective de la pertinence, de la performance et du succès du projet en cours ou achevés par les acteurs internes impliqués dans l exécution du Projet. Il s agit d un exercice périodique qui fait apparaître l incidence des résultats du projet sur le groupe cible (MER et PIE), les acteurs institutionnels, l environnement ou l économie locale et/ou nationale. Ce système d évaluation permet : d établir des liens de cause à effet entre les activités, les moyens prévus pour les réaliser et les résultats obtenus ; de valider l appréciation portée lors du suivi sur la pertinence des actions, l efficacité et l efficience des activités menées et servir à combler les lacunes. D apprécier les signes annonciateurs du succès ou de l échec du projet. Le suivi et l évaluation diffèrent mais sont étroitement liés en ce sens que le suivi fournit des données quantitatives et qualitatives utiles à l évaluation. 4) Le SISEI est un système de gestion de base de données sur l intervention du PAMER en ce sens qu il permet de stocker l ensemble des informations relatives à la mise en œuvre du Projet, ses résultats en termes d extrants et de but en vue de les capitaliser au fil du temps et/ou de les utiliser et exploiter à chaque fois que de besoin. Cette dimension du SISEI est très importante dans la mesure où l Accord de prêt stipule au point b) Article VIII Section 8.02 Suivi de l exécution du projet que «au cours de la période d exécution du projet et pour au moins les 10 années qui suivent, les parties au projet doivent conserver convenablement les informations et les mettre sans délai à la disposition du Fonds, de ses représentants ou agent, à leur demande». Le système de gestion de base de données s avère le plus approprié pour la conservation de telles informations. 5) Enfin, le SISEI n est pas à confondre avec les supervisions et les évaluations externes qui relèvent du bailleur de fonds et/ou du Ministère de tutelle. Par contre le SISEI doit faciliter toutes activités de supervision, d évaluations externes, d examen à mi-parcours, d évaluation finale et d évaluation ex-post du Projet. 10

11 1.3. PRINCIPES DE BASE, ENJEUX ET CONTRAINTES DU SISEI Quelques conditions de base s'imposent pour mener à bien le SISEI. Il s agit : En premier lieu, l'existence d'objectifs clairement définis et d'indicateurs parfaitement identifiés et objectivement vérifiables. C est le préréquis sans lequel le S&E n'a que peu de chances d'être fructueux. En second lieu, les contraintes temporelles peuvent également entraver l'efficacité du suivi et de l'évaluation. Aussi faut-il planifier rigoureusement les principales activités et tâches de S&E et préciser les différentes responsabilités dans les termes de référence du personnel du projet. Le respect des périodicités et fréquences de collecte, de traitement et de diffusion de l information est capitale pour la bonne marche du SISEI. En troisième lieu, l'objectivité est un autre défi auquel le S&E doit faire face. Il est bien compréhensible que même les évaluateurs externes aient leurs propres préjugés ou perceptions. La composition de l'équipe d'évaluation est de ce fait essentielle pour assurer un équilibre des points de vue. Pour le SISEI, l objectivité dans la collecte et l analyse des données doit prévaloir à tous les niveaux. En termes de perception, le suivi et l'évaluation sont traditionnellement considérés comme des instruments de contrôle plutôt que comme des outils de gestion et d'apprentissage. Franchir cette barrière suppose d'appréhender les trois aspects du S&E : apprentissage, prise de décision et responsabilisation des acteurs en leur accordant la même importance. En quatrième lieu, le retour d'information sur les enseignements tirés constitue un élément fondamental du concept de S&E. Il doit avoir lieu à tous les niveaux, c'est-à-dire des chargés de projets vers les bénéficiaires et inversement, des chargés de projet vers le personnel du siège et vice versa, entre autres chaînes d'information. L'absence de retour d'information peut être fatale au dessein du S&E. Il est donc essentiel de mettre les parties concernées en situation d'accéder aux enseignements pertinents en temps opportun. Il faudra, en particulier, s'astreindre à dégager des leçons ayant un champ potentiel d'application élargi. En cinquième et dernier lieu, la responsabilisation des acteurs à la base notamment du groupe cible du Projet que sont les femmes, les jeunes, les agriculteurs démunis, les MER déjà existantes constitue un élément essentiel pour assurer un processus d autonomisation et de pérennisation des actions du Projet au sein des communautés locales. 11

12 1.4. CADRE LOGIQUE DU PROJET Projet d Appui aux Micro-Entreprises Rurales (PAMER) Durée : 7ans Date de démarrage effectif : juin 2001 (atelier officiel de lancement) Date de révision du Cadre Logique : octobre 2002 Atelier de validation du SISEI : 6 au 8 novembre 2002 à Bobo-Dioulasso Description du Projet Indicateurs de performances Moyens de vérification I. Finalité D ici 2007/08 et 5 à 10 ans après le projet : Contribution à la réduction de la pauvreté en milieu rural 1.1. Augmentation des revenus moyens des ménages au delà du seuil de pauvreté absolu (72099 FCFA, EP/INSD, 1998) 1.2. Amélioration des conditions de vie des femmes 1.3. Taux de réduction de l exode rurale surtout des jeunes - Rapports d enquêtes - Rapports du CSLP et d évaluation - Rapports d évaluation et d études d impacts du PAMER - Rapport final d exécution du PAMER Hypothèses/Risques majeures - Evolution positive du Cadre Stratégique de Lutte contre la Pauvreté (CSLP) - Evolution positive des politiques économiques et sociales - Existence d une Stabilité politique et de la Bonne Gouvernance au Burkina Faso II. But Objectifs spécifiques Indicateurs de performances Moyens de vérification Hypothèses/Risques majeures Accroître et diversifier les revenus non agricoles des populations rurales 1. Mise en place et développement d un mécanisme décentralisé durable chargé de la promotion, du développement et de la création de MER au sein du groupe cible 2. Création de nouveaux emplois non agricoles en milieu rural afin d améliorer l accès du groupe cible à des sources de revenus rentables 3. Accroissement de l offre de biens et services dans l économie rurale, notamment de ceux en aval et en amont de l activité agricole 4. Réduction de la migration vers les zones urbaines des jeunes grâce à la création d opportunités d emploi attractif au niveau local D ici 2007/08 dans la zone du Projet : 2.1. Nombre de MER créées (sur 2070) 2.2. Nombre de MER renforcées (sur 500) 2.3. Nombre d emplois saisonniers et/ou permanents créés (sur 3275) 2.4. Nombre de nouveaux biens et services offerts par les MER 2.5. Valeur de production des MER 2.6. Nombre d emplois créés au profit des jeunes III. RESULTATS Chaque année dans la zone d intervention du Projet : 3.1. Les capacités locales Nombre de MER et PIE formés - Rapports de formation, de recyclage et de voyage d étude de tous les acteurs du - Modules et cahiers de l apprenant Projet sont renforcées Nombre de personnel du Projet formé - Rapports de formation et de recyclage - Rapports de voyages d études -Rapports d activités annuels -Rapports d évaluations externes d impacts -Rapports de revue à mi-parcours en Rapports d enquêtes spécifiques -Rapport final d exécution du PAMER en 2007/2008 -Rapports d études d impacts du PAMER 5 à 10 ans après Participation active du groupe cible notamment des MER et PIE - Prise en compte des besoins réels de formation des MER et PIE - Existence de consultants performants et compétents Prise en compte des besoins réels de formation du personnel Nombre de personnel des institutions partenaires techniques formé - Rapports de formation et de recyclage - Rapports de voyages d études Prise en compte des besoins réels de formation du personnel des partenaires Nombre de personnes (MER et PIE) et de partenaires informés et sensibilisés sur le Projet - Rapports d activités périodiques du Projet - 6

13 Description du Projet Indicateurs de performances Moyens de vérification Hypothèses/Risques majeures III. Résultats Chaque année dans la zone d intervention du Projet : 3.2. Les MER de la zone Nombre de MER appuyées en techniques et technologies de Rapports d activités périodiques, Fiches de suivi des Existence de prestataires compétents d intervention du Projet production MER, Rapports d auto-évaluation des MER bénéficient d appuis techniques par le biais Nombre de MER appuyées en Rapports d activités périodiques, Fiches de suivi des Existence de prestataires compétents gestion, commercialisation et organisation MER, Rapports d auto-évaluation des MER d un mécanisme décentralisé durable Nombre de résultats de Recherche-développement Rapports de R/D, Rapports d activités périodiques, Respects des obligations contractuelles valorisés Rapports d auto-évaluation des MER 3.3. Les MER et PIE ont Nombre de nouvelles caisses populaires construites et Procès-verbal de réception des bâtiments et équipements accès aux services équipées financiers Montants de la ligne de crédits et fonds de risques décaissés Rapports d activités périodiques Capacités du personnel du RCPB renforcées Rapports de formation et voyages d études Nombre de MER et PIE ayant accès aux crédits Rapports d activités périodiques, Statistiques du RCPB Volumes de crédits accordés aux MER et PIE Rapports d activités périodiques, Statistiques du RCPB - Respect des dispositions de l Accord et du Protocole d exécution Capacités des Rédacteurs locaux de projets renforcées Rapports de formation et de recyclage - Degré de motivation des RLP IV. Activités Intrants Indicateurs vérifiables Hypothèses/risques 41. Renforcement des capacités locales 411. Formation des bénéficiaires, du personnel du projet et des institutions partenaires, consultants et rédacteurs 412. Développement et introduction de matér méthodologiques d appui aux MER 413. Information et sensibilisation des partenaires, du public, du personnel du Projet et des bénéficiaires 42. Appui technique aux MER 421. Mise en place d un mécanisme durable et décentralisé d appui institutionnel aux MER dans les quatre régions cibles 422. Mise en place d un système de services d appui au niveau des provinces et villages 423. Appuis techniques spécifiques et études sur les MER (nouveaux produits, marchés/filières, etc.) 424. Information et promotion des marchés et produits des MER 425. Recherche-développement pour des nouvelles technologies, expérimentation de produits, etc Etude des besoins en formation, assistance technique spécifique à court terme, matériel de formation et logistique Assistance technique à court terme, contrats de service avec des experts locaux, publication des matériels - Soutien logistique, appui organisationnel et technique pour ateliers et séminaires - Matériels et outils d animation et de sensibilisation - 2 AL, 4 BL, 4 OPP - 2 CCR, des OPS - Moyens de travail - 19 conseillers en Entreprise (CE), 190 Rédacteurs locaux de projets (RLP), des OPS locaux, Moyens de travail - Nombre de personnel et bénéficiaires formés - Contrats remplis par les institutions de formation, voyages d étude, matériels de formation et logistique Les matériels et outils de formation. - Matériels de sensibilisation, rapports - Contrats de partenariat - Contrats du personnel, des OPS et OPP - Plans de travail et rapports de suivi, documents comptables, taux d exécution des activités, régularité des réunions CE en poste dans chaque province, RLP au niveau des villages, contrats OPS - Expertise et fonds - Rapports d études et de missions, fiches de suivi, Contrats OPS Fonds pour financer les participations aux foires et les campagnes de publicité sur les produits et services des MER -Contrats avec des institutions de R/D - Fonds pour les R/D - Rapports d activités - Campagnes de publicité (radio et TV) - Contrats R/D et contrôles - Rapports d activités et R/D Participation active des bénéficiaires aux programmes de formation Les matériels de formation, manuels et guides sont accessibles aux bénéficiaires Le groupe cible adhère à l approche du projet Des spécialistes en promotion de MER acceptent de travailler sous contrat à durée déterminée Des jeunes instruits sont disponibles à être rédacteurs locaux de projets Les expertises nécessaires seront disponibles sur place Un potentiel non exploité de marché existe pour les produits des MER Disponibilité locale d institutions de R/D et de laboratoires 13

14 IV. Activités Intrants Indicateurs vérifiables 4.3. Accès aux services financiers 431. Renforcement institutionnel/appui aux Services Appui pour la création de 4 nouvelles caisses et le Evaluation sur place, PV réception travaux Financiers Décentralisés (SFD) renforcement de 4 caisses récemment créées dans les régions - sélectionnées 432. Formation des animateurs et responsables des Moyens financiers pour les formations Contrats et rapports de formation - caisses populaires et autres SFD 433. Création d un Fonds de risque auprès du RCPB Comptes appropriés ouverts et crédités Etats comptables et bancaires Création d une ligne de crédit auprès du RCPB Comptes spéciaux ouverts et crédités Accord subsidiaire/protocole avec le RCPB - pour le financement des MER Rapports d activités, Statistiques RCPB 44. Gestion, Organisation, Suivi et Evaluation 441. Création d une Unité nationale de coordination du projet (UNCP) et d un Comité national de suivi du projet (CNSP) Personnel, bureaux, moyens de transport et autres logistiques Contrats, visites de terrain et plans/budgets annuels, arrêté création CNSP 442. Gestion projet Moyens financiers et matériels pour formation du personnel, campagnes de sensibilisation, séminaires, frais de fonctionnement, salaires, indemnités, missions, contrats audits 443. Coordination de la mise en oeuvre des activités du projet, suivi et évaluation des performances Etude de la durabilité des mécanismes mis en place Moyens financiers et matériels pour un système de suivi adéquat, des missions d appui, des contrats pour les évaluations externes Rapports sur les formations, rapports de voyages sur le terrain, comptabilité, contrats, rapports d activités, rapports d audits Contrats, rapports d activité, rapports de mission - - Des consultants nationaux qualifiés et expérimentés pour entreprendre les évaluations indépendantes Assistance technique à court terme, workshop Rapports Le projet mis en oeuvre confirme les besoins et le potentiel du secteur des MER 14

15 1.5. ACTEURS DE BASE DU SISEI Les acteurs de base du suivi-évaluation sont d abord les bénéficiaires du projet notamment les MER et PIE ; l équipe du projet, les partenaires impliqués. A ce titre, Suivi et évaluation doivent, autant que faire se peut, recourir à des mécanismes participatifs pour permettre aux parties prenantes de profiter de l'information en aller-retour. C'est l'une des façons d'encourager l'apprentissage parmi l équipe du projet et les partenaires et de recueillir leur vision des progrès du projet. Un processus participatif de S&E associe les parties prenantes et les bénéficiaires à l'examen et à l'évaluation du projet. De plus, il est centré sur les personnes : si les parties prenantes au projet et les bénéficiaires sont l'objet de l'évaluation, ils sont aussi et surtout les acteurs clés du processus de suivi-évaluation. Les principaux acteurs du SISEI sont de deux types : - Les fournisseurs des données du SISEI ; - Les utilisateurs des données du SISEI Principaux fournisseurs d information Il s agit : - des MER et PIE - des Rédacteurs locaux de Projets - des Conseillers en Entreprise - des Responsables d OPP - des Responsables des Bureaux de liaison et des Antennes locales - des Responsables des Caisses populaires, des Unions régionales et du Réseau des Caisses Populaires du Burkina - des Responsables de l UNCP Principaux utilisateurs d information Il s agit en plus des acteurs fournisseurs de données, de la BOAD en tant qu institution coopérante chargée de la supervision du projet, du FIDA en tant que Bailleurs de fonds, des CCR, du CNSP, de la DGEP, de la DEP/MEDEV et de la DGCOOP. Avec la base de données sur les MER, le public (ONG, Projets et programmes, personnes physiques, bureaux d études, étudiants, etc) disposera d informations sur le secteur de la MER au Burkina SYSTEME D INFORMATION Le circuit de circulation de l'information dans le cadre du PAMER est à double sens : ascendant et descendant. L information doit être là où elle a été collectée après avoir été l objet d un traitement et d une analyse appropriée. On peut le schématiser comme il suit: 9

16 Schéma 3 : Circuit du flux d'information dans le contexte du PAMER MEDEV (DEP, SG.) BOAD - FIDA Informations Niveau National DGEP Partenaires nationaux ( RCP/B, services techniq ues, projets, OPP, ONG, bureaux d études) Comité National de Suivi du Projet (CNSP) UNCP CCR Niveau régional et zone (2 régions) OPP AL BL URCP, autres partenaires (projets, ONG, services techniques, bureaux d études) Niveau provincial Conseillers en Entreprise Autres partenaires (projets, ONG, services techniques, bureaux d études) Niveau départemental Rédacteurs locaux de projets Caisses populaires Niveau Villageois Femmes Jeunes MER Agriculteurs démunis Informations LEGENDE : = Principaux acteurs responsables de la circulation de l information = Fournisseurs et utilisateurs de l information = sens du flux de circulation de l information de façon ascendante et descendante. 16

17 Les besoins en informations dans le cadre du SISEI/PAMER peuvent se résumer comme suit : Tableau N 1 : Principaux besoins en information dans le cadre du SISEI par acteur ACTEURS BESOINS EN INFORMATION SUPPORTS PERIODICITE DE FIDA BOAD CNSP (DEP, DGEP, DGCOOP, autres membres) - Niveau d atteinte des résultats et objectifs du projet. - Situation d exécution technique du PTBA par composante du projet - Situation d exécution financière et comptable du projet par aux prévisions du PTBA par composante, catégories de dépenses et par bailleur de fonds - Effets et impacts du projet sur les bénéficiaires et les partenaires D INFORMATION Rapports d avancement semestriels Rapport annuel d exécution des activités Rapport financier annuel Rapports d évaluations externes et de revue à miparcours. Rapports d audit L INFORMATION - Semestrielle - Annuelle UNITE NATIONALE DE COORDINATION DU PROJET AL - BL OPP CEA MER - PIE - Etat d avancement de l exécution des activités de terrain par rapport aux prévisions du PTBA - Résultats atteints par rapport aux prévisions annuelles - Performances des structures d exécution et des partenaires - Effets et impacts du projet - Efficacité et efficience de la stratégie, des approches et du dispositif de suivi-évaluation du Projet - Contraintes, difficultés majeures et solutions amorcées et/ou envisagées - Niveau d application des formations des MER - Activités programmées et réalisées - Niveau de gestion et d organisation des MER - Niveau d application des techniques et d utilisation des technologies améliorées de production - Situation d exécution des activités de terrain - Situation des Indicateurs de performances - Crédits octroyés et niveau de remboursement et Respect des conditionnalités par les MER - Rentabilité financière et économique des MER - Emplois générés par les MER - Epargnes des MER et PIE Formations et assistances techniques disponibles Techniques efficaces de Gestion des MER Accès aux Marchés et débouchés pour les produits Technologies et techniques disponibles à moindre coût et performantes Intrants et sources d approvisionnement Procédures de création d entreprise Procédures et conditions de financement des MER par le RCPB Mécanisme de financements alternatifs des MER Disponibilité et conditions d accès aux appuis-conseils Rentabilité financière et économique - Rapports mensuels, trimestriels et annuels d exécution des structures et partenaires d exécution du projet - Situation des Indicateurs d effets et d impacts du projet - Rapports d auto-évaluation et d évaluation interne du projet - Rapports ad hoc ou circonstanciels - Rapports mensuels et trimestriels d exécution des activités - Fiches mensuelles de suivi des MER et PIE - Fiches trimestrielles d évaluation interne des MERS et PIE - Rapports d auto-évaluation des MER - Fiches mensulelles d appui-conseils aux MER - Rapports de formations - Statistiques du RCPB sur le financement des MER et PIE - Fiches et outils techniques - Dépliants - Modules de formation - Rapports d autoévaluations des MER - SIM - Mensuelle - Trimestrielle - Annuelle - Quotidienne - Hebdomadaire - Mensuelle - Trimestrielle - Annuelle - Quotidienne - Hebdomadaire - Mensuelle - Trimestrielle - Annuelle 17

18 Les supports d informations sont essentiellement : - les rapports de suivi interne ; - les rapports d avancement ; - les rapports de supervision, d audit, d évaluations externes, de revue à mi-parcours, de fin de projet ; - les rapports d études d impacts du projet ; - les dépliants et outils pédagogiques et d andragogie ; - les émissions radio et documentaires télé sur les MER ; - les rapports de formations ; - les fiches de suivi-évaluation ; - les bulletins d informations des MER ; - les disquettes, CD-ROM, sites WEB, intranet et internet ; - la base de données informatisée du Projet. 18

19 II - SUIVI INTERNE D EXECUTION DU PROJET 2.1. DISPOSITIF DE SUIVI INTERNE D EXECUTION DU PROJET De façon pratique, le suivi d exécution doit permettre : - de faire le point sur l état d avancement de l exécution physique et financière du Projet en précisant les résultats atteints et les écarts de réalisation ainsi que les difficultés majeures rencontrées ; - de proposer des suggestions et de prendre des mesures correctives et les ajustements nécessaires pour les actions à venir. Le suivi concernera principalement l'exécution technique et l exécution financière et comptable du projet ainsi que les effets produits par les activités sur l'environnement social et économique dans le secteur de la micro-entreprise rurale. Le suivi d exécution technique concernera le déroulement des activités prévues chaque année par le PTBA au niveau des quatre composantes (Renforcement des capacités locales ; Appui technique aux MER ; Accès aux services financiers ; Coordination gestion et suivi-évaluation du Projet) et permettra de relever l'avancement technique du Projet (taux d'exécution physique) par le biais de données essentiellement quantitatives (par ex.: tant de séances de sensibilisation ou d'animation, au bénéfice de tant de personnes, nombre de MER et PIE repérés, tant de dossiers de financement présentés, tant de micro-entreprises financées, etc.) En vue de garantir la régularité de l'enregistrement des données et, par conséquent, de faciliter le travail de suivi technique au niveau de chaque province, département et village, les Conseillers en entreprise devront tenir et mettre à jour des cahiers de suivi, des fiches individuelles des promoteurs de MER appuyées par le projet, des fiches mensuelles de suivi. D'autres documents exploitables à cet effet, sont les documents de gestion des activités (au niveau des MER), les cahiers de suivi des appuis des interventions auprès des MER et les dossiers de financement des projets (au niveau des SFD). Au niveau des OPP, des BL et des AL, les données collectées à la base seront regroupées sur des fiches synthétiques et compléter par d autres fiches de suivi et transmises à l'unité Nationale de Coordination du Projet (UNCP) sur support informatique (disquette) et à travers les rapports mensuels, trimestriels et annuels. Au niveau national, le responsable du S&E se chargera de la synthèse globale et de la rédaction d'un rapport trimestriel (sous forme de tableaux et commentaires) faisant le point de la situation des indicateurs dans les deux zones d intervention du projet. Ce rapport sera transmis au CNP et, par la suite, restitué aux AL, aux OPP, aux BL, aux Conseillers en entreprise, aux bénéficiaires et aux autres partenaires d'exécution. Un Rapport d'avancement Semestriel du projet est élaboré chaque semestre faisant le point exhaustif des activités et résultats atteints au cours des six mois écoulés. Le rapport semestriel d exécution est soumis au CNSP et transmis à la BOAD. Le suivi comptable et financier, comme son nom l'indique, concernera la gestion budgétaire et financière (état des décaissements et des dépenses du Projet par catégorie budgétaire, par composante et par source de financement), afin d'analyser le taux d'exécution financière en relation avec le taux d'exécution physique et en comparaison avec le budget prévisionnel indiqué dans le PTBA. 19

20 Cette activité de suivi sera réalisée par les Chefs d'antenne au niveau des AL sur une base trimestrielle, et par le Chef comptable au niveau de l'uncp, sous la supervision du Coordonnateur National du Projet (CNP). Le Chef Comptable est chargé de la gestion financière, de l'élaboration et de l'analyse des données comptables et financières. Les données financières seront également intégrées aux Rapports trimestriels de suivi, d'avancement semestriels et annuel par le Responsable du Suivi-Evaluation du Projet en étroite collaboration avec le Chef comptable du Projet. Le suivi des effets du Projet sur les bénéficiaires, et sur les activités entrepreneuriales y afférentes, sera effectué sur la base d'un nombre réduit d'indicateurs orientés moins sur les aspects quantitatifs que sur les aspects qualitatifs des interventions, et visant à saisir les changements intervenus avec l'intervention du Projet par rapport à la situation préexistante (celle qui ressortira de l'étude socio-économique de base). L'analyse des données ainsi recueillies devrait permettre de construire progressivement des "lignes de tendances", à partir des signes de changement observés. Au niveau du terrain, les premiers acteurs concernés par ce type de suivi sont les bénéficiaires, qui seront impliqués dans la collecte et l'analyse des données. Les autres participants sont les Conseillers en entreprise, qui travaillent en étroite collaboration avec les bénéficiaires, et les autres agents de terrain partenaires. Pour la collecte des données, les Conseillers en entreprise utiliseront des fiches de suivi élaborées par l'uncp. En particulier, ces fiches seront élaborées sur la base du profil socio-économique des différentes catégories de bénéficiaires et de l'analyse des performances des activités; ces derniers éléments (profil des bénéficiaires et performances des activités) font partie des résultats attendus de l'étude socio-économique de base. Les Responsables de bureaux de liaison et les chefs d'antennes assureront la coordination et la supervision, respectivement au niveau régional et au niveau zone (deux régions) ; en outre, ils se chargeront de rédiger et d'annexer aux fiches reçues des commentaires analytiques avant de les transmettre au niveau supérieur (UNCP). L OPP appuie ces Conseillers en Entreprise dans l opérationnalité du dispositif de suivi-évaluation au niveau des provinces d intervention du Projet. L'analyse des informations contenues dans les fiches, tout comme l'élaboration d'un rapport trimestriel, incombent au responsable du S&E (UNCP). La synthèse de toutes les données disponibles produites par le dispositif de suivi (technique, comptable et financier, des effets) fera l'objet, tous les semestres, d'un rapport spécifique qui sera intégré aux Rapports d'avancement Semestriels. Le flux d'information suivra donc le même circuit que le suivi technique, à savoir: animateurs vers BL vers AL vers UNCP et retour, avec restitution finale des résultats, aux bénéficiaires. Bien que la périodicité de la transmission / réception des informations d'un niveau à l'autre du système soit mensuelle, trimestrielle ou semestrielle, elle ne devra pas constituer une contrainte si à un moment donné un changement ou un phénomène quelconque, pouvant avoir une incidence sur l'exécution des activités, se présente. Dans ce cas, l'observateur en question (n'importe quel acteur en jeu) est tenu à passer incessamment l'information aux autres niveaux, pour que les dispositions qui s'imposent soient prises immédiatement. D'ailleurs, les réunions mensuelles prévues au niveau des AL seront l'occasion pour échanger périodiquement des informations entre tous les techniciens. Les sources d'information pour le suivi des effets du Projet sont constituées en premier lieu par les données fournies directement par les bénéficiaires et les agents de terrain, enregistrées sur les fiches de suivi et intégrées par d'autres renseignements tirés des rapports d'activité, registres des institutions financières, dossiers de financement des projets et documents comptables et de gestion des MER. En particulier, le Projet et les partenaires financiers entretiendront des relations permanentes afin de favoriser un échange régulier d'informations et de permettre ainsi d'effectuer un suivi permanent du déroulement des opérations financées en partenariat. 20

21 Le remplissage systématique des fiches de suivi est d'une importance primordiale pour l'efficacité du dispositif de S&E. Il sera donc nécessaire de recueillir les informations à toute occasion marquant un passage dans l'exécution quotidienne du Projet. Ainsi, par exemple, lors d'une activité d'animation, de sensibilisation ou de formation, un certain nombre de données concernant les participants doivent être collectées, comme: nombre de participants (différenciés selon le sexe), nombre de participants pratiquant une activité non agricole (en spécifiant le domaine), nombre de participants ayant une idée de projet ; etc. De même, au niveau des Caisses Populaires, la fiche d'identification du client devrait contenir des indicateurs permettant de fournir des informations pertinentes telles que: motivations ayant orienté le client vers la banque, expériences précédentes du client en matière d'épargne et de crédit, et avec quel type d'opérateurs (institutionnels, privés, formels, informels,...), à travers quels canaux il a reçu l'information (Projet, amis, médias, etc.). L'analyse croisée de toutes ces informations fournira des renseignements de type non seulement quantitatif mais aussi - d'une manière indirecte - qualitatif; par exemple, dans le cas mentionné, on pourra savoir, sur tant de dossiers de financement présentés, combien peuvent être considérés comme le résultat concret des activités des agents de terrain en question, ce qui constitue un élément d'appréciation de la qualité et de l'impact de leur travail. La capitalisation des informations, la synthèse sur des fiches synoptiques (par typologie de bénéficiaires, d'activité, de produit financier demandé, etc.), et l'analyse périodique des données aideront non seulement le Projet mais aussi les autres partenaires d'exécution dans la programmation pondérée des activités futures. Les sources documentaires d'information pour le suivi d exécution du Projet sont constituées par les cahiers et fiches de suivi, les rapports de suivi d'activités, les registres des institutions financières, les dossiers de financement des projets, les documents comptables, les autres documents de gestion des MER et par tout autre renseignement utile recueilli directement par les acteurs du système de suivi INDICATEURS DE SUIVI D EXECUTION ET D IMPACTS DU PROJET Les indicateurs peuvent se classer en en trois grandes catégories notamment : - Les Indicateurs de résultats (intrant/input, output/extrants liés à l exécution technique, comptables et financier) - Les indicateurs d efficacité (rendement, fonctionnement, développement durable) - Les indicateurs de risque. Les indicateurs de suivi sélectionnés au cours de l atelier par l équipe et les partenaires du Projet sur la base des propositions d indicateurs contenus dans les rapports d évaluation, ci-dessous et à travers leur expérience du secteur de la micro-entreprise et du développement rural se présentent ainsi qu il suit : Les indicateurs d exécution technique 1. Nombre de MER et PIE formés 2. Nombre de personnel du Projet formé 3. Nombre de personnel des institutions partenaires techniques formé 4. Nombre de personnes (MER et PIE) et de partenaires informés et sensibilisés sur le Projet 5. Nombre de MER appuyées en techniques et technologies de production 6. Nombre de MER appuyées en gestion, commercialisation et organisation 21

22 7. Nombre de résultats de Recherche-développement valorisés 8. Nombre de nouvelles caisses populaires construites et équipées 9. Montants de la ligne de crédits et fonds de risques décaissés 10. Capacités du personnel du RCPB renforcées 11. Nombre de MER et PIE ayant accès aux crédits 12. Volumes de crédits accordés aux MER et PIE 13. Capacités des Rédacteurs locaux de projets renforcées 14. Nombre et montants des crédits accordés 15. Taux d exécution physique des activités du projet Les indicateurs comptables et financiers 1) Evolution des dépenses effectuées par niveau, par catégorie budgétaire et par composante du projet 2) Montants des décaissements de fonds. 3) Taux d exécution financière des budgets par niveau, par composante et pour le projet Les indicateurs d efficacité et d efficience 1) Taux d exécution globale du Projet 2) Taux d exécution financière globale du Projet 3) Délais d exécution des contrats et marchés de prestations de services 4) Coût moyen d une MER créée 5) Coût moyen d une MER renforcée Les indicateurs d impacts du Projet 1) Nombre de MER créées 2) Nombre de MER renforcées 3) Nombre d emplois saisonniers et/ou permanents créés et leur répartition suivant les catégories sociales (jeunes, femmes, hommes) et par typologie d emplois (directs, indirects) 4) Nombre et types de nouveaux biens et services offerts par les MER 5) Volume de production des MER 6) Nombre d emplois créés au profit des jeunes 7) Augmentation des revenus moyens des ménages au delà du seuil de pauvreté absolu 8) Amélioration des conditions de vie des femmes 9) Taux de réduction de l exode rurale surtout des jeunes 2.3. METHODE ET OUTILS DE SUIVI Les outils de suivi sont essentiellement les cahiers d enregistrement et les fiches de suivi. Pour l administration des outils, il est nécessaire de se limiter aux seules données permettant de suivre la performance du projet, et qui facilitent les prises de décision des gestionnaires et de rendre compte sur les indicateurs. Le projet doit éviter l'erreur trop fréquente de recueillir des monceaux de données inutiles. Les indicateurs doivent guider la collecte des données à tout moment de son exécution. La méthode de suivi d exécution est basée sur les moyens de collecte de données ci-après : - les visites terrain ; - les réunions structurées ; - les entretiens directifs individuels et de groupe. 22

23 Le recueil et l analyse des données nécessitent que l on identifie : o qui doit recueillir les données? o qui doit les traiter? o qui doit établir les rapports, quand et sous quelle forme? o comment assurer le retour de l information pour que ceux qui établissent les rapports puissent vérifier si les informations fournies sont suffisamment exactes et pertinentes et si elles arrivent en temps voulu? o comment les informations seront communiquer aux divers utilisateurs? 23

24 Le tableau n 2 qui suit présente la périodicité des réunions structurées qui doivent permettre d obtenir un ensemble d informations relatives aux indicateurs. Tableau N 2 : Mécanisme de régulation des réunions structurées Types de réunions Niveaux concernés Participants a la réunion ou session Délais de tenue de la réunion ou session Contenu des réunions Documents à produire Délais de Transmission des documents Observations particulières Réunion hebdomadaire Régional Réunion mensuelle de bilan programmation de région Réunion mensuelle de bilan programmation de zone Réunion mensuelle de bilan programmation de la Coordination Régional Régional National (UNCP) Chef AL Cadre commercial Technologue d Antenne Responsable BL Technicien BL Responsable BL Technicien BL Responsable OPP Conseillers en entreprise Chef AL Cadre commercial Technologue d Antenne Responsables BL Documentaliste AL Responsables OPP CNP, RSE, CCP, ACP, SD Le dernier jour ouvrable de la semaine ou le lundi Deux jours avant la fin du mois 1er jour ouvrable du mois débutant Entre le 2 et le 4 du mois débutant Echanges sur le Point des activités réalisées Planification des activités de la semaine 1) Bilan d exécution des activités - Point des activités réalisées - Point sur les indicateurs de SE (MER créées et renforcées, etc) - Difficultés rencontrées - Besoins d appui aux activités terrain par les cadres et équipes d appui OPP 2) Programmation mensuelle - Appuis Conseils spécialisés par les cadres et équipes d appui OPP - Formations et voyages d études - Activités spécifiques aux CE 1) Bilan complémentaire d exécution des activités - Point complémentaires des activités réalisées - Point complémentaires sur les indicateurs de SE (MER créées et renforcées, etc) - Solutionnement des difficultés rencontrées 2) Programmation mensuelle - Activités d organisation des activités des cadres (missions, autres tâches administratives, etc) - Dispositions pour l organisation des activités à venir - Activités complémentaires de l AL - Appui et difficultés interpellant l UNCP 1) Bilan d exécution des activités - Point des activités réalisées - Point sur les indicateurs de SE - Difficultés rencontrées 2) Programmation mensuelle Point activités de la semaine écoulée Programmation activités de la semaine débutante Programme mensuel d activités Rapport mensuel annexé des fiches de suivi Programme mensuel d activités Rapport mensuel annexé des fiches de suivi Programme mensuel d activités Rapport mensuel - Immédiatement après la réunion Deux jours après réunion à l AL Deux jours après réunion à l UNCP Trois jours après aux AL et OPP Animée par le Chef AL (et par les RBL au niveau des nouvelles régions) Animée par le RBL Les cadres d AL participent en qualité d observateurs actifs en vue des besoins d appui conseils spécialisés Animée par le Chef AL Animée par le CNP Réunion trimestrielle de zone AL OPP BL Chef AL Cadre commercial Technologue d Antenne Responsables BL Documentaliste AL Techniciens BL Responsables OPP Conseillers en Entreprise 1er jour ouvrable du trimestre 1) Bilan d exécution des activités - Point des activités réalisées - Point sur les indicateurs de SE (MER créées et renforcées, etc) - Difficultés rencontrées 2) Programmation trimestrielle 18 Programme trimestriel Rapport trimestriel annexé des fiches de suivi Rapport annuel (4è réunion) Entre le 1er et le 10è jour après le trimestre aux membres CCR et à l UNCP Animée par le Chef AL

25 Types de réunions Niveaux concernés (suite) tableau sur le Mécanisme de régulation des réunions structurées Participants a la réunion ou session Délais de tenue de la réunion ou session Contenu des réunions Documents à produire Délais de Transmission des documents Observations particulières Réunion trimestrielle de Direction National (UNCP) CNP RSE CCP Chefs AL Responsables OPP Entre le 10 et le 15 après la fin du trimestre Echanges sur des questions ayant trait à la stratégie, aux approches méthodologiques de mise en œuvre du Projet Point des principales réalisations Point des indicateurs clés du Projet Echanges sur les difficultés majeures rencontrées dans la mise en œuvre du Projet Rapport trimestriel de suivi Rapport semestriel d avancement (pour la 2è réunion) Rapport annuel d avancement (4è réunion) Entre le 15 et le 20 du 1er mois du trimestre suivant au CNSP Animée par le CNP Session CCR AL Réunion annuelle de bilan - programmation UNCP AL BL OPP RCPB DREP/président CCR Membres CCR Chef AL Cadres commerciaux Technologues d AL Responsables BL Documentalistes AL Techniciens BL OPP, Conseillers en Entreprise Responsables RCPB Session CNSP National DGEP/Président CNSP Membres CNSP Réunions spécifiques trimestrielles UNCP OPP RCPB CNP, RSE, DG/RCPB, Responsables OPP Au plus 10 jours après réunion trimestrielle AL Entre le 10 et le 20 octobre Entre le 20 et le 25 après réunion AL Sur programmation Examen et approbation des Plans Annuels Travail et de Budgets (PTBA) de chaque zone d intervention du Projet ; Echange sur les orientations stratégiques du Projet et de Coordination des activités dans chaque zone Appréciation des bilans d activités dans chaque zone - Echange sur la stratégie global et le bilan d exécution du PTBA - Echange sur les principaux indicateurs de SE du Projet - Echanges sur les difficultés majeures rencontrées dans la mise en œuvre du Projet - Présentation des principales activités pour l année suivante dans le cadre du prochain PTBA Echange sur les grandes orientations sur les questions opérationnelles; Supervision de l'exécution et de l évaluation du Projet en s assurant de la cohérence des activités par rapport aux objectifs du Projet; Examen et adoption des Plans Annuels Travail et de Budgets (PTBA); Appréciation des bilans d activités et des différents rapports d audits Echanges sur des questions ayant trait au partenariat entre les différentes structures Echanges sur les difficultés majeures rencontrées dans la mise en œuvre des protocoles et contrat de partenariat Rapport de session - Compte-rendu de réunion - Projet de PTBA année prochaine - Bilan global d exécution du PTBA année en cours - Compte-rendu de session - Projet de PTBA adopté Comptes-rendus réunions de Entre le 10 et le 15 du 1er mois du trimestr à l UNCP Entre le 20 et le 30 octobre PTBA à transmettre à la BOAD au plus tard le 30 novembre 15 jours au plus tard après la réunion Présidée par les DRED Centre Est et Ouest Animé par le CNP Présidée par le DGEP Animé par le CNP 25

26 2.4. SUIVI D EXECUTION DU PROJET AU NIVEAU PROVINCIAL Le suivi d exécution au niveau provincial concerne les bénéficiaires du Projet, les Rédacteurs locaux de projets et les Conseillers en Entreprise. Le principal responsable du suivi d exécution au niveau provincial est le Conseiller en entreprise. Les principaux objectifs recherchés dans le suivi-évaluation au niveau provincial sont l'assemblage et le traitement de données permettant le suivi des activités effectuées dans le cadre du projet au niveau local (département et villages). Les données collectées (auprès des MER et PIE et des partenaires) servent à situer le niveau d intervention du projet dans la province. Ce suivi permet de faire le point sur : - les activités qui sont menées et l'analyse des contextes dans lesquels elles sont menées, - les résultats atteints et les contraintes qui expliquent les insuffisances et les propositions de mesures correctives. Le suivi au niveau local met l'accent sur l'enregistrement des données de base tout en accompagnant les groupes-cibles (agriculteurs démunis, femmes, jeunes, et MER déjà existantes) dans une optique de responsabilisation et de pérennisation à : 1. faire le suivi régulier de leurs activités, 2. mieux comprendre la nécessité d apprécier les résultats obtenus, 3. identifier les facteurs expliquant ou justifiant le niveau de réalisation atteint pour en tirer les leçons. La stratégie de suivi-évaluation au niveau provincial sera basée sur la maîtrise des activités menées par les acteurs au niveau local (villages et départements). En outre, les données de base collectées au niveau des communautés locales seront exploitées pour mesurer les indicateurs portant sur les résultats et impacts des activités menées. Il s'agit des mêmes indicateurs retenus dans le cadre logique du projet. Sur la base des informations transmises mensuellement par les groupes cibles, les rédacteurs de projets, les animateurs et directrices et/ou agents de crédit des caisses populaires et villageoises et les autres partenaires, le Conseiller en entreprise doit transmettre les extrants suivants au Bureau de liaison et à l OPP : - le programme annuel d activités de la province ; - les plans mensuels d activités ; - les rapports mensuels d activités annexés des fiches de suivi remplies ; - le rapport annuel d activités. Le dispositif de suivi d exécution au provincial repose essentiellement sur le Conseiller en entreprise. Il est chargé de l élaboration des programmes et rapport ; du remplissage des cahiers d enregistrement des actions sur la base des fiches de suivi ci-après : - Le canevas de suivi des MER repérées (à enregistrer quotidiennement dans le cahier de suivi) - Le canevas de suivi des PIE repérés (à enregistrer quotidiennement dans le cahier de suivi) - Le canevas de suivi des MER créées (à enregistrer quotidiennement dans le cahier de suivi) - Le canevas de suivi des MER renforcées (à enregistrer quotidiennement dans le cahier de suivi) - La Fiche mensuelle de suivi des séances d information et de sensibilisation - La Fiche mensuelle de suivi des MER et PIE repérés - La Fiche mensuelle de suivi des dossiers de financement des MER et PIE - La fiche mensuelle de suivi des MER créées et renforcées - Les canevas de programmes et rapports mensuels et annuels d activités (voir annexes) - Les dossiers individuels des MER. - Le cahier d enregistrement des données (ou cahier de suivi par les CE) 20

27 Le dispositif de suivi d exécution des activités au niveau des MER et PIE repose essentiellement sur l utilisation de cahiers de suivi des appuis apportés par divers intervenant à leur profit. Chaque cahier de suivi des appuis doit comporter les éléments ci-après : - La date d appui à la MER - le nom de la structure - le ou les noms des personnes venus en appui - leur fonction au sein de la structure d appui - l objet de la rencontre de la MER - le travail effectué avec la MER - l appréciation d ensemble de la MER - la signature du responsable de la mission. Ce cahier est un outil essentiel pour l appréciation des interventions du projet et d autres partenaires dans la vie de la MER, dans le suivi-évaluation de ses performances. 27

28 CANEVAS N 1 : CANEVAS DE SUIVI DE REPERAGE DES PORTEURS D INITIATIVES ECONOMIQUES (PIE) (à remplir quotidiennement par le CE dans le cahier de suivi récapitulatif mensuel à joindre au rapport mensuel) Date d enregistrement Nom et prénom, âge et sexe du PIE Idée de projet Adresse et Village Département Principales activités envisagées Coût estimatif du Projet (en F.CFA) Existence d un compte dans une caisse populaire (Oui/Non) Lieu, numéro et date d ouverture du compte Montant de crédit souhaité Montant apport personnel Ressources personnelles disponibles pour le projet Situation des garanties exigées par la caisse populaire Période envisagée pour la création de la MER Observations particulières 22

29 CANEVAS N 2 : CANEVAS DE SUIVI DE REPERAGE DES MER (à remplir quotidiennement par le CE dans le cahier de suivi récapitulatif mensuel à joindre au rapport mensuel) Date enregistrement Nom de la MER Nom et prénom, âge et sexe du Promoteur Adresse et Village Département Filière d activités concernée Principales activités menées Coût estimatif du Capital (en F.CFA) Existence d un compte dans une caisse populaire (OUI/NON) Lieu, numéro et date d ouverture du compte Situation des équipements et de la production Situation de la gestion et d organisation de la MER Nombre d employés de la MER Chiffre d affaires actuel pour les six derniers mois (en F.CFA) Principales contraintes Besoins d appui souhaités 29

30 CANEVAS N 3 : CANEVAS DE SUIVI DES MER CREES (à remplir quotidiennement par le CE dans le cahier de suivi récapitulatif mensuel à joindre au rapport mensuel) Nom de la MER Nom du promoteur (ou des 2 premiers responsables) Age et sexe du promoteur ou des promoteurs Adresse complète Village, département, Date de création de la MER Filière et Principales activités de la MER Appuis reçus du PAMER (formations Appui-conseils, autres appuis) Coût estimatif Répartition du coût de la MER de la MER Apport personnel Apport RCPB (caisse populaire) Autres apports 30

31 CANEVAS N 4 : CANEVAS DE SUIVI DES MER RENFORCEES (à remplir quotidiennement par le CE dans le cahier de suivi récapitulatif mensuel à joindre au rapport mensuel ) Nom de la MER Nom du promoteur (ou des 2 premiers responsables) Age et sexe du promoteur ou des promoteurs Adresse complète Village, département, Date renforcement la MER de de Filière et Principales activités de la MER Appuis reçus du PAMER (formations Appui-conseils, autres appuis) Coût estimatif de la MER Apport personnel Répartition du coût de la MER Apport RCPB Autres apports (caisse populaire) 31

32 Fiche N 1 : Fiche mensuelle de suivi des séances et réunions d information et de sensibilisation (*) (Fiche renseignée par le Conseiller en Entreprise - périodicité mensuelle à annexer au rapport mensuel) Nom et Prénom du CE :.. Province :.. Mois concerné :. Année : Type Thèmes de l animation Lieu Date d animation Hommes (+ de 45 ans) Nombre de participants Femmes Jeunes (15-45 ans) Total Difficultés rencontrés au cours du mois Mesures correctrices prises ou envisagées (*) Les actions d information et de sensibilisation sont quotidiennement enregistrées par le CE dans le cahier de suivi (voir canevas en annexe). Fiche N 2 : Fiche mensuelle de suivi des MER et PIE repérés (**) (Fiche renseignée par le Conseiller en Entreprise - périodicité mensuelle à annexer au rapport mensuel) Nom et Prénom du CE :.. Province :.... Mois concerné :. Année : TYPES Hommes (+ de 45 ans) Nombre et Répartition par catégorie sociale Femmes Jeunes (15-45 ans) MER repérées PIE repérés (**) Les actions de repérage de MER et PIE sont quotidiennement enregistrées par le CE dans le cahier de suivi. Ces canevas (voir annexe) doivent comporter les éléments suivants : Pour les PIE : l idée de projet, le nom du promoteur, le village et département, les principales activités envisagées, le coût estimatif du projet, l existence d un compte à une caisse populaire, le numéro et la date d ouverture et le lieu du compte, le montant de crédit souhaité, l apport personnel, les ressources personnelles disponibles pour le projet, la situation des garanties exigées, la période envisagées pour la création de l entreprise. Pour les MER : le nom du promoteur, le village et département, les principales activités menées, la situation de l entreprise (Equipement, personnel employé, chiffre d affaires actuel,), les besoins d appui souhaités du PAMER. Fiche N 3 : Fiche mensuelle de suivi des Dossiers de financement des MER et PIE (Fiche renseignée par le Conseiller en Entreprise - périodicité mensuelle - à annexer au rapport mensuel) Nom et Prénom du CE :... Province :.... Mois concerné :. Année : Type de Type de Dossiers de financement déposés et Dossiers financés et répartition par catégorie promoteur dossier répartition par catégorie sociale sociale Hommes Femmes Jeunes Total Hommes Femmes Jeunes Total (+ de 45 ans) (15-45 ans) (+ de 45 ans) (15-45 ans) MER Crédit MT équipement Crédit CT FdR PIE Crédit MT équipement Crédit CT FdR Principales difficultés rencontrées au cours du mois Mesures correctrices prises ou envisagées Total 32

33 Fiche N 4 : Fiche mensuelle de suivi des MER créées et renforcées (Fiche renseignée par le Conseiller en Entreprise - périodicité mensuelle - à annexer au rapport mensuel) Nom et Prénom du CE :... Mois concerné :. TYPES DE MER MER créées MER renforcées Difficultés rencontrées au cours du mois Hommes (+ de 45 ans) Province :.... Année : Nombre et Répartition par catégorie de promoteurs Femmes Jeunes (15-45 ans) Mesures correctrices prises ou envisagées Total 33

34 2.5. SUIVI D EXECUTION DU PROJET AU NIVEAU REGIONAL Les principaux objectifs recherchés dans le suivi-évaluation au niveau régional est d assurer : le suivi des activités des CE, des RLP, des MER et PIE, et autres prestataires partenaires ; l organisation de la collecte, du traitement et de l analyse informatique des données et leur transmission à l UNCP. La stratégie du suivi d exécution au niveau régional sera basée sur la maîtrise des activités menées par les acteurs au niveau local. En outre, les données de base collectées au niveau local seront exploitées pour calculer les indicateurs portant sur les résultats des activités menées. Il s'agit des mêmes indicateurs retenus dans le cadre logique du PAMER compléter de ceux énumérés au point 2.2. Les principaux responsables du suivi d exécution au niveau régional repose sont : Dans chaque région : le Responsable de l Opérateur Partenaire Privé et le Responsable du Bureau de liaison Dans chaque zone (comprenant chacune deux régions) : Le Chef d Antenne locale. Le Responsable de l Opérateur Partenaire Privé et le Responsable du Bureau de liaison sont l intermédiaire entre la province et la zone. Ils sont chargés de la collecte, du traitement informatique et de la transmission des données et résultats de suivi à l Antenne locale. Ils sont responsables du bon fonctionnement du dispositif de suivi-évaluation dans la région du Projet. Ils géreront la base de données informatisée chacun à son niveau et transmettront les données traitées et analysées sur disquettes au Chef d Antenne locale. Le Chef d AL est l intermédiaire entre le niveau région et le niveau national. Il est responsable du bon fonctionnement du dispositif de suivi-évaluation dans la zone du Projet. Il responsabilisera le Documentaliste d Antenne locale dans la gestion de la base de données informatisée du Projet au sein de l Antenne locale notamment la saisie et le traitement de l ensemble des données brutes. Les principaux outils non exhaustifs pouvant être utilisés sont : - les canevas de programmation mensuelle, trimestrielle et annuelle des activités (voir annexe) ; - les canevas de rapports périodiques d activités (hebdomadaire, mensuel, trimestriel et annuel) ; - les fiches de suivi des indicateurs ; - la fiche de mission (voir annexe). La méthode de collecte de données est basée sur : - les réunions périodiques de programmation et de bilan (hebdomadaire, mensuel, trimestriel, annuel) ; - les visites terrain ; - les enquêtes spécifiques ; - les informations collectées à travers les appuis-conseils et les formations ; - la base de données informatisées alimentée par les études et les enquêtes ponctuelles. Les types de produits à transmettre à l UNCP se présentent comme suit : - Le programme de travail et budget annuel de la région et de la zone ; - Les rapports mensuels d activités annexés des fiches de suivi ; - Les rapports trimestriels régionaux sur l exécution physique et financière ; 34

35 - Le rapport annuel d exécution physique des activités du projet au niveau régional ; - Les comptes-rendus de session, de rencontres et de mission ; - Les données informatisées de suivi sur disquettes ; - Les rapports spécifiques d activités. Les formats de fiches de suivi d exécution au niveau régional sont : Fiche N 5 : Fiche mensuelle de suivi des Formations des MER et PIE (Fiche renseignée par le Responsable de Bureau de liaison- périodicité mensuelle à annexer au rapport mensuel) Nom et Prénom du RBL :.... Mois concerné :.. Type de Thèmes Lieu de Date Durée formation formation de formation (en Région :.. Année : Types Promoteurs jours) MER PIE Hommes (+ de 45 ans) Nombre de participant(e)s Femmes Jeunes (15-45 ans) Total Formateurs (ou cadres accompagnant les MER ou PIE pour les visites) Difficultés rencontrées au cours du mois Mesures correctrices prises ou envisagées Fiche N 6 : Fiche mensuelle de suivi des MER et PIE repérés par région (Fiche renseignée par l OPP - périodicité mensuelle à annexer au rapport mensuel) OPP ou RBL concerné:.... Région :.. Mois concerné :. TYPES Nombre et Répartition par province (**) Province 1 Province 2 Province 3 Province 4 Province 5 Hommes (+ de 45 ans) Année : Nombre et Répartition par catégorie sociale MER repérées PIE repérés (**) : le nombre de provinces varie d une région à une autre (les noms de provinces doivent être dans les colonnes province 1, 2, Femmes Jeunes (15-45 ans) Fiche N 7 : Fiche mensuelle de suivi des Formations des MER et PIE par région (Fiche renseignée par le RBL - périodicité mensuelle- à annexer au rapport mensuel) OPP ou RBL concerné:.... Région :.. Mois concerné :. Année : Type de formation Thèmes de formation Nombre et Répartition des MER et PIE formés par province (**) Nombre et Répartition des MER et PIE formés par catégorie Province 1 Province 2 Province 3 Hommes (+ de 45 ans) Femmes Jeunes (15-45 ans) MER PIE MER PIE MER PIE MER PIE MER PIE MER PIE Total Région TOTAL MER ET PIE FORMES DANS LA REGION Difficultés rencontrées au cours du mois Mesures correctrices prises ou envisagées (**) : : le nombre de provinces varie d une région à une autre (les noms de provinces doivent être dans les colonnes province 1, 2, 35

36 Fiche N 8 : Fiche mensuelle de suivi des Dossiers de financement des MER et PIE au niveau régional (Fiche renseignée par l OPP et/ou le RBL- périodicité mensuelle - à annexer au rapport mensuel) OPP ou RBL concerné:.... Région :.. Mois concerné :. Année : Type de Type de Situation des dossiers de Répartition crédits accordés par catégorie sociale promoteur MER PIE MER et PIE dossier Crédit MT équipement Crédit CT FdR Crédit MT équipement Crédit CT FdR Crédit MT (en FCFA) Crédit CT FdR (en FCFA) Total Crédits financement dans la région Déposés Financés Montant crédits accordés (en FCFA) (en FCFA) Principales difficultés rencontrées au cours du mois dans la région Hommes (+ de 45 ans) Femmes Jeunes (15-45 ans) Nombre Montant Nombre Montant Nombre Montant Mesures correctrices prises ou envisagées Fiche N 9 : Fiche mensuelle de suivi des MER créées et renforcées par région (Fiche renseignée par l OPP et le RBL - périodicité mensuelle à annexer au rapport mensuel) OPP ou RBL concerné:.... Région :.. Mois concerné :. TYPES DE MER Nombre et Répartition par province (**) Province 1 Province 2 Province 3 Province 4 Province 5 Hommes (+ de 45 ans) MER créées MER renforcées Total MER appuyées Filières d intervention des MER appuyées Année : Nombre et Répartition par catégorie sociale Femmes Jeunes (15-45 ans) Principales activités menées par les MER appuyées Total Région Observations particulières : (**) : le nombre de provinces varie d une région à une autre (les noms de provinces doivent être dans les colonnes province 1, 2, 36

37 Fiche N 10 : Fiche mensuelle de suivi des Appuis-conseils au niveau régional (Fiche renseignée par chaque cadre du Projet (CE, OPP, RBL, CC, CT, CAL - périodicité mensuelle à annexer aux rapports mensuels) Région :.. Province (pour les CE) :.. Nom et Prénoms du Cadre concerné : Mois concerné :. N ordre Objet de l appui-conseil Type d appuiconseil (**) Durée de l appui (en heures) Date Lieu Cible concernée (CE MER PIE Autre - à préciser) Année : Nom et prénom de la cible Résultats obtenus Principales recommandations prises Observations particulières (**) : Il s agit de préciser si : Procédé de production, Gestion-comptable, Organisation de la MER, Marketing, etc. Fiche N 11 : Fiche trimestrielle de suivi des activités de Recherche Développement (**) (Fiche renseignée par le Chef d AL - périodicité trimestrielle à annexer au rapport trimestriel) AL concernée :. Zone concernée:.. Trimestre concerné :. N ordre Thème de Recherche- Développement Structure partenaire Durée protocole (en homme /jours) Date effective de démarrage Année :.. Lieu de R/D Principaux résultats atteints (intermédiaires et/ou finaux) Principales difficultés rencontrées et mesures correctives prises ou envisagées (**) : les activités de R/D prennent en compte les technologies-procédés de production, les tests et contrôle de qualité, les produits financiers, etc. Fiche N 12 : Fiche trimestrielle de suivi des innovations technologiques (Fiche renseignée par le ou la Technologue d AL - périodicité trimestrielle à annexer au rapport trimestriel) AL concernée :.. Zone concernée:.. Trimestre concerné :. N Technologie améliorée ou innovante FILIERE Concernée (**) ACTIVITE Concernée (**) Existence d un Prototype oui non Année : Degré d application de la technologie Améliorations apportées Introduction Adoption par les MER auprès des MER oui non oui non Nombre Documents produits sur la technologie (fiche technique, brochure, rapport, etc) (**) : il s agit des filières et activités identifiées dans le cadre du PAMER. 37

38 Fiche N 13 : Fiche trimestrielle de suivi des indicateurs relatifs au but et aux extrants du Projet (Fiche renseignée par le RBL et l AL - périodicité trimestrielle à annexer au rapport trimestriel de chaque structure concernée) Structure d appui concernée : BL [ ]AL [ ] Région : Zone :.... Trimestre concerné :. N Indicateurs Situation de référence (de la zone ou de la région) 1 MER créées 2 MER renforcées 3 Emplois saisonniers créés 4 Emplois permanents créés 5 Emplois créés au profit des jeunes 6 Nombre de nouveaux biens/services offerts par les MER 7 Nombre de MER formées 8 Nombre de PIE formés 9 Nombre de personnel du Projet formé 10 Nombre de personnel des partenaires formés 11 MER ayant bénéficié d appui-conseil 12 Nombre de résultats de R/D valorisés 13 MER ayant bénéficié de crédits court terme 14 MER ayant bénéficié de crédits moyen terme 15 PIE ayant bénéficié de crédits court terme 16 PIE ayant bénéficié de crédits moyen terme 17 Volume de crédits MT accordés 18 Volume de crédits CT accordés 19 Montants de la ligne de crédit décaissés 20 Montants du fonds de risque décaissés 21 Nombre de nouvelles caisses populaires construites 22 Nombre de nouvelles caisses populaires équipées Niveau de réalisation annuelle Prévu Réalisé Tx d exé. (%) Prévu Réalisé Tx d exé. (%) Année : Niveau de réalisation trimestrielle Trimestre 1 Trimestre 2 Trimestre 3 Trimestre 4 Prévu Réalisé Tx Prévu Réa Tx Pré Réa d ex lisé d exé. vu lisé é. (%) (%) Tx d ex é. (%) 38

39 Fiche N 14 : Fiche trimestrielle de suivi budgétaire par zone et par composante du projet (Fiche renseignée par le Chef d AL - périodicité trimestrielle à annexer au rapport trimestriel de l AL) AL concernée :.. Trimestre concerné :. Année : N COMPOSANTES Prévisions PTBA pour le trimestre (en F.CFA) 1 Renforcement des capacités locales 2 Appui technique aux MER 3 Accès aux services financiers 4 Gestion, Organisation, Suivi et Evaluation TOTAL ZONE Justification des écarts et mesures correctives envisagées : Réalisations (en F.CFA) Taux d exécution financière (%) 39

40 2.6. SUIVI D EXECUTION DU PROJET AU NIVEAU NATIONAL Le suivi d exécution au niveau national a pour objet principal d assurer le bon fonctionnement du dispositif de suiviévaluation du Projet. L UNCP a pour principales missions : - d apporter un appui technique aux différentes structures et acteurs de base en matière de programmation et de suivi-évaluation ; - d apprécier les progrès quantitatifs et qualitatifs faits dans l exécution et la réalisation des objectifs du projet ; - d appréhender les problèmes rencontrés dans la mise en œuvre des activités du projet ; - d apprécier les mesures correctives prises ou suggérées et de prendre éventuellement les décisions adéquates à pour une bonne exécution des actions futures ; - rassembler et gérer toutes les données et autres informations utiles nécessaires pour suivre l avancement du projet et la réalisation de ses objectifs en vue de les mettre sans délai à la disposition de l Etat, du Fonds, de ses représentants ou agents à leur demande. De façon spécifique : Le Responsable du Suivi-Evaluation est chargé de : L organisation et la supervision des activités de suivi-évaluation au niveau de toute la zone d intervention du projet ; La réception et analyse des fiches de suivi, commentaires et rapports trimestriels des AL ; L élaboration de rapports trimestriels de suivi du Projet ; L élaboration de rapports semestriels d avancement du Projet ; L élaboration de rapports annuels d avancement du Projet ; La Transmission des rapports au CNP ; La gestion de la base de données du Projet La diffusion et la circulation des informations relatives à l exécution du Projet. Le Chef Comptable du Projet est chargé de : L organisation et le suivi de la gestion budgétaire au niveau de tout le projet ; Le suivi des décaissements de fonds par bailleurs et l élaboration des DRF ; L élaboration de rapports trimestriels financiers, semestriels et annuels. Les rapports financiers préciseront les taux d exécution financière par composante du projet, par catégorie budgétaire du Prêt et par bailleur. Le Coordonnateur National du Projet (CNP) est chargé de : La coordination générale des activités du projet, la gestion financière du projet. La réception et l analyse des rapports trimestriels de suivi, des rapports d avancement semestriels et annuels d exécution du PTBA. La présentation des rapports d avancement semestriels et annuels au CNSP et à la BOAD/FIDA. La méthode de collecte de données est basée sur : - les réunions périodiques de programmation et de bilan (mensuel, trimestriel et annuel) ; - les visites terrain ; - les enquêtes spécifiques ; - les informations collectées à travers les appuis aux structures terrain et auprès des principaux partenaires ; 40

41 - la base de données informatisée alimentée par les études et les enquêtes ponctuelles, les fiches de suivi. Les extrants produits par l UNCP se présentent comme suit : - Le programme de travail et budget annuel du projet (PTBA) ; - Les rapports trimestriels de suivi ; - Les rapports financiers trimestriels d exécution du budget ; - Les rapports semestriels d avancement du Projet ; - Le rapport annuel d avancement du Projet ; - Les comptes-rendus de session, de rencontres et de mission ; - Les rapports spécifiques d activités ; - Le rapport d achèvement du projet (prévue en 2008/2009). Les formats de fiches de suivi d exécution au niveau national sont : Fiche N 15 : Fiche trimestrielle de suivi des MER et PIE repérés (Fiche renseignée par le RSE - périodicité trimestrielle à annexer au rapport trimestriel de suivi) Trimestre concerné :. Année : TYPES Nombre et Répartition par région (**) Nombre et Répartition par Région 1 Région 2 Région 3 Région 4 Hommes (+ de 45 ans) MER repérées PIE repérés (**) : le nombre de régions est 4 à compter de 2004 (Boucle du Mouhoun, Centre Est, Est, Ouest) catégorie sociale Femmes Jeunes (15-45 ans) Total Projet Fiche N 16 : Fiche trimestrielle de suivi des Formations des MER et PIE (Fiche renseignée par le RSE - périodicité trimestrielle à annexer au rapport trimestriel de suivi) Trimestre concerné :. Année : Type de formation Thèmes de formation Nombre et Répartition des MER et PIE formés par région (**) Nombre et Répartition des MER et PIE formés par catégorie Femmes Région 1 Région 2 Région 3 Région 4 Hommes (+ de 45 ans) Jeunes (15-45 ans) MER PIE MER PIE MER PIE MER PIE MER PIE MER PIE MER PIE TOTAL MER ET PIE FORMES PAR LE PROJET (**) : le nombre de régions est 4 à compter de 2004 (Boucle du Mouhoun, Centre Est, Est, Ouest) 41

42 Fiche N 17 : Fiche trimestrielle de suivi des Dossiers de financement des MER et PIE (Fiche renseignée par le RSE - périodicité trimestrielle à annexer au rapport trimestriel de suivi) Trimestre concerné :. Année : Type de promoteur MER PIE MER et PIE Type de dossier Crédit MT équipement Crédit CT FdR Crédit MT équipement Crédit CT FdR Crédit MT (en FCFA) Crédit CT FdR (en FCFA) Total Crédits (en FCFA) Situation des Dossiers de financement déposés auprès du RCPB avec l appui du projet Déposés Financés Montant crédits accordés (en FCFA) Répartition crédits accordés par catégorie sociale Hommes(+ de 45 ans) Femmes Jeunes (15-45 ans) Nombre Montant Nombre Montant Nombre Montant Fiche N 18 : Fiche trimestrielle de suivi des MER créées et renforcées avec l appui du projet (Fiche renseignée par le RSE - périodicité trimestrielle à annexer au rapport trimestriel de suivi) Trimestre concerné :. Année : TYPES DE MER Nombre et Répartition par province et région (**) Nombre et Répartition par catégorie sociale Région 1 Région 2 Région 3 Région 4 Hommes Femmes Jeunes Total Projet MER créées P1 P2 P3 P 4 P 5 P 6 P 7 P 8 P 9 P 1 0 P 1 1 MER renforcées Total MER appuyées (**) : le nombre de provinces (19) varie d une région à une autre (les noms de provinces doivent être dans les colonnes province 1, 2, ) et le nombre de régions est 4. Fiche N 19 : Fiche trimestrielle de suivi des Appuis-conseils aux MER par le projet (Fiche renseignée par le RSE - périodicité trimestrielle à annexer au rapport trimestriel de suivi) Trimestre concerné :. N Type d appui-conseil Nombre de MER ayant bénéficié de P 1 2 Année : Nombre et Répartition par et région (**) P 1 3 P 1 4 P 1 5 P 1 6 P 1 7 P 1 8 P1 9 Nombre et Répartition par catégorie sociale l appui Région 1 Région 2 Région 3 Région 4 Hommes Femmes Jeunes Appréciation générale de l appuiconseil (*) (*)= Très positive (1), Assez-bien (2), moyenne (3), faible (4), très faible (5). (**) : le nombre de régions est 4 à compter de 2004 (Bouble du Mouhoun, Centre Est, Est, Ouest) 42

43 Fiche N 20 : Fiche trimestrielle de suivi des activités de Recherche- Développement par le Projet (Fiche renseignée par le RSE - périodicité trimestrielle à annexer au rapport trimestriel de suivi) Trimestre concerné :. Année : N ordre Thème de Recherche- Développement Structure partenaire Durée protocole (en homme /jours) Date effective de démarrage Lieu de R/D Principaux résultats atteints (intermédiaires et/ou finaux) Principales difficultés rencontrées et mesures correctives prises ou envisagées Fiche N 21 : Fiche trimestrielle de suivi des innovations technologiques par le Projet (Fiche renseignée par le RSE - périodicité trimestrielle à annexer au rapport trimestriel de suivi) Année : Trimestre concerné :. N Technologie améliorée ou innovante FILIERE Concernée (**) ACTIVITE Concernée (**) Existence d un Prototype oui non Degré d application de la technologie Améliorations apportées Introduction Adoption par les MER auprès des MER oui non oui non Nombre Documents produits sur la technologie (fiche technique, brochure, rapport, etc) (**) : il s agit des filières et activités identifiées dans le cadre du PAMER. 43

44 Fiche N 22 : Fiche trimestrielle de suivi des indicateurs de but et d extrants du Projet (Fiche renseignée par le RSE - périodicité trimestrielle à annexer au rapport trimestriel de suivi) Trimestre concerné :. N Indicateurs Situation de référence 1 MER créées 2 MER renforcées 3 Emplois saisonniers créés 4 Emplois permanents créés 5 Emplois créés au profit des jeunes 6 Nombre de nouveaux biens/services offerts par les MER 7 Nombre de MER formées 8 Nombre de PIE formés 9 Nombre de personnel du Projet formé 10 Nombre de personnel des partenaires formés 11 MER ayant bénéficié d appui-conseil 12 Nombre de résultats de R/D valorisés 13 MER ayant bénéficié de crédits court terme 14 MER ayant bénéficié de crédits moyen terme 15 PIE ayant bénéficié de crédits court terme 16 PIE ayant bénéficié de crédits moyen terme 17 Volume de crédits MT accordés 18 Volume de crédits CT accordés 19 Montants de la ligne de crédit décaissés 20 Montants du fonds de risque décaissés 21 Nombre de nouvelles caisses populaires construites 22 Nombre de nouvelles caisses populaires équipées Année :. Niveau de réalisation annuelle Prévu Réalisé Tx d exé. (%) Prévu Réalisé Tx d exé. (%) Niveau de réalisation trimestrielle Trimestre 1 Trimestre 2 Trimestre 3 Trimestre 4 Prévu Réalisé Tx Prévu Réa Tx Pré Réa d ex lisé d exé. vu lisé é. (%) (%) Tx d ex é. (%) 44

45 Fiche N 23 : Fiche trimestrielle de suivi budgétaire par composante du projet (Fiche renseignée par le Chef Comptable du Projet - périodicité trimestrielle à annexer au rapport trimestriel de suivi ) Trimestre concerné :. Année : N COMPOSANTES Prévisions PTBA pour le trimestre (en F.CFA) 1 Renforcement des capacités locales 2 Appui technique aux MER 3 Accès aux services financiers 4 Gestion, Organisation et Suivi-évaluation TOTAL PROJET Justifications des écarts et mesures correctives envisagées Réalisations (en F.CFA) Taux d exécution financière (%) Fiche N 24 : Fiche trimestrielle de suivi budgétaire par catégorie du Prêt (Fiche renseignée par le Chef Comptable du Projet - périodicité trimestrielle à annexer au rapport trimestriel de suivi) Trimestre concerné :. Année : N CATEGORIES Prévisions PTBA pour le trimestre (en F.CFA) 1 Génie civil 2 Véhicules 3 Equipement et matériel 4 Formation 5 Etudes, évaluations et audit 6 Appui financier et crédit 6a Fonds de risque 6b Crédit à moyen terme 7 Assistance technique 7a Assistance technique internationale 7b Assistance technique locale 8 Fonctionnement TOTAL PROJET Justifications des écarts et mesures correctives envisagées : Réalisations (en F.CFA) Taux d exécution financière (%) 45

46 Fiche N 25 : Fiche trimestrielle de suivi budgétaire du Fonds de Contrepartie Nationale (Fiche renseignée par le Chef Comptable du Projet - périodicité trimestrielle à annexer au rapport trimestriel de suivi) Trimestre concerné :. Année : N Rubriques budgétaires Prévisions PTBA pour le trimestre (en F.CFA) TOTAL Justifications des écarts et mesures correctives envisagées : Réalisations (en F.CFA) Taux d exécution financière (%) Cumul réalisations trimestres (en F.CFA) Fiche N 26 : Fiche trimestrielle de suivi du Financement par bailleur du Projet (Fiche renseignée par le RSE - périodicité trimestrielle à annexer au rapport trimestriel de suivi) Année : Trimestre concerné :. N Type de financement Prévisions PTBA pour le trimestre (en F.CFA) 1 Prêt FIDA 2 Contrepartie Nationale (Etat) 3 RCPB 4 Contribution Bénéficiaires (MER et PIE) Réalisations (en F.CFA) Taux d exécution financière (%) Justifications des écarts et mesures correctives envisagées Fiche N 27 : Fiche trimestrielle de suivi des marchés et contrats entamés et conclus par le Projet (Fiche renseignée par le Chef Comptable du Projet - périodicité trimestrielle à annexer au rapport trimestriel de suivi) Trimestre concerné :. Année : N Marchés et/ou contrats Objet Montant Délai Situation paiement Références Date Fournisseurs marché d exécution Montant % /contrat effective de (F.CFA) (en F.CFA) début d exécution Procédures d acquisition Documents fournis (*) Observations particulières (commentaires éventuels) (*) (Rapport provisoire ou final, Procès-verbal de réception, Bordereau de Livraison, autres documents à préciser) 46

47 Fiche N 28 : Fiche trimestrielle de suivi du financement des MER et PIE (Fiche renseignée par le RCPB (FCPB) - périodicité trimestrielle à annexer au rapport trimestriel du RCPB) Trimestre concerné :. Année : Type crédits de Crédit MT (équipement) Crédit CT (FdR) Situation des Dossiers de financement déposés auprès du RCPB avec l appui du projet Nombre de dossiers déposés Nombre de dossiers financés Total Observations et commentaires éventuels : Montant crédits accordés (en FCFA) Remboursement par rapport aux échéances Montant Taux (en FCFA) (%) Situation des crédits accordés Nombre de bénéficiaires ayant respectés leurs échéances Nombre de bénéficiaires de Crédits irrécouvrables crédits en difficultés de remboursement (**) Nombre Montant (en F.CFA) (**) : Joindre si possible la liste avec leur adresse des bénéficiaires de crédits en difficultés de remboursement (ceux qui n ont pas respecté au moins deux échéances) en vue de prévoir à leur profit des appui-conseils éventuels. 47

48 III- EVALUATION INTERNE DE L INTERVENTION DU PROJET L'évaluation interne ou en cours d'exécution est un aspect essentiel du système d'information de gestion et elle est entreprise par intermittence pendant la mise en oeuvre du projet. Elle peut être effectuée entièrement par le personnel du projet (évaluation interne/ auto-évaluation). L'évaluation en cours d'exécution s'appuie principalement sur les données et les informations recueillies pendant le suivi. Elle porte principalement (et assure le retour de l'information) sur le processus de mise en oeuvre et notamment sur les aspects suivants : Vérification continue de la validité des objectifs et de la conception du projet ; Examen de l'efficience du processus de mise en oeuvre, de l'opportunité des activités, de l'utilité et de l'utilisation des apports et de la convenance du cadre institutionnel ; Convenance, nature et opportunité du produit ; Possibilité pour le projet d'atteindre les objectifs immédiats fixés ; Mesure dans laquelle les objectifs immédiats peuvent contribuer à réaliser l objectif de développement c est-à-dire accroissement et diversification des revenus des populations de la zone d intervention du projet ; Mesures correctives éventuellement nécessaires pour améliorer l'efficience et l'efficacité du projet ; Mesures complémentaires pouvant éventuellement s'ajouter aux activités planifiées. Le but principal de l évaluation interne du PAMER est d appuyer les responsables de la gestion du projet à prendre les mesures préventives ou correctives nécessaires pour que le projet s exécute dans les meilleures conditions d efficience, d efficacité et de succès. L évaluation interne présente certaines caractéristiques essentielles dont il convient de mentionner : Elle doit être considérée comme une activité habituelle périodique de l exécution du projet ; Sa conception doit être claire, simple, facile à appliquer et axée sur les extrants et le but du Projet ; Elle doit se faire en collaboration et non être imposée ; Le contrôle de qualité doit être rigoureux, ce qui obligera à former tous les acteurs du projet à la conception et à l application du système d évaluation. L évaluation interne du PAMER en se basant sur la dynamique de l équipe du projet, cherchera à établir objectivement : 1 ) la pertinence et la validité des objectifs et de la conception du projet ; 2 ) l efficience et la justesse du processus d exécution du projet ; 3 ) l efficacité du projet pour atteindre les objectifs immédiats fixés, les effets et impacts immédiats attendus. Le SISEI doit faciliter le déroulement des supervisions et évaluations externes du Projet. Les résultats de l évaluation interne du PAMER devront servir les évaluations externes du projet notamment : - L examen ou revue à mi-parcours visualisée au deuxième semestre 2004 (trois ans après la phase pilote). - Les évaluations externes intermédiaires : elles seront réalisées tous les deux ans par des bureaux d'étude de la place, sélectionnés sur la base d'un appel d'offres, avec une assistance technique internationale éventuelle. - L évaluation de fin de projet visualisée au deuxième semestre

49 Mais il convient de souligner que les évaluateurs externes sont libres de considérer ou non les données disponibles de l évaluation interne du projet. Etant donné que l'évaluation doit recueillir des informations impartiales et faire une analyse objective, on estime souvent que lorsqu'elle est réalisée par des gens qui ont participé à la conception, à l'approbation et à l'exécution du projet, elle risque de ne pas être objective et indépendante. L atelier devra sélectionner les indicateurs d effets et d impacts du PAMER notamment sur la création, le renforcement des MER, l emploi, les revenus, l économie rurale, etc. La méthode d évaluation interne du Projet est basée sur : 1) Les évaluations des MER appuyées par le PAMER ; 2) Les ateliers d auto-évaluation des MER appuyées par le PAMER 3) Les ateliers d auto-évaluation des structures du Projet ; 4) L atelier annuel de bilan/programmation des activités du Projet ; 5) Les évaluations thématiques des effets et impacts du Projet ; 6) Les évaluations individuelles du personnel du Projet EVALUATION INTERNE DES EFFETS ET IMPACTS IMMEDIATS DU PROJET EVALUATION INDIVIDUELLE DES MER APPUYEES PAR LE PROJET Les évaluations individuelles des MER appuyées par le PAMER permettent de façon périodique de collecter un certain nombre d informations sur l évolution des MER depuis le démarrage des appuis apportés par le PAMER à leur endroit. Elles permettent de voir l efficience et l efficacité des inventions du PAMER sur la gestion et l organisation des MER en termes : - De services d appui-conseils et de formation apportés par le projet ; - D effets directs et indirects sur l organisation, la gestion, la production, l emploi, la création et le renforcement des MER ; - D impacts immédiats sur la rentabilité des MER (bénéfices, revenus, chiffres d affaires). La fiche d évaluation individuelle de MER à administrer par les Conseillers en Entreprise se présente comme suit : FICHE N 29 : FICHE D EVALUATION DE LA MER Cette fiche permet d apprécier dans un premier temps la qualité de l intervention du projet envers la micro-entreprise, dans un second temps d analyser la situation socio-économique et organisationnelle de la MER, dans un dernier temps d envisager les actions futures et les perspectives d appui à court à entreprendre avec la micro-entreprise. La fiche se présente ainsi qu il suit : 49

50 Présentation FICHE N 29 : FICHE D EVALUATION DE LA MER Date de 1 er remplissage : Date d actualisation :... Trimestre concernée :.. Année :. Nom du CE/PAMER : Province : Région :... I- IDENTITE DE LA MER 1.1 Nom de l Entreprise: 1.2 Statut de la MER Entreprise individuelle [ ] Entreprise collective [ ] Date de création : 1.3 Adresse de la MER :.. Département :... Village : Principales activités menées :..... Filière d activités concernée :. 1.5 Identité du ou des promoteurs Si Nom et prénom du Promoteur :.. - Age du promoteur [ ]ans Sexe du Promoteur : Féminin [ ] Masculin [ ] Si Noms et prénoms des deux premiers responsables - Nom et prénoms 1 er responsable : Age du promoteur [ ]ans Sexe du Promoteur Féminin [ ] Masculin [ ] - Nom et prénoms 2è responsable : Age du promoteur [ ]ans Sexe du Promoteur Féminin [ ] Masculin [ ] II- MOYENS DE DEPART (AVANT APPUI PAMER) ET ACTUEL DE LA MER 2.1 RESSOURCES HUMAINES DEPART (OU AVANT PAMER) Nombre de personnes employées dans l entreprise: ACTUEL Nombre de personnes employées dans l entreprise: [ ] [ ] Permanents: [ ] Temporaires (saisonniers) [ ] Permanents: [ ] Temporaires [ ] 2.2 LOCAUX ET EQUIPEMENTS DEPART (OU AVANT APPUI PAMER) ACTUEL Estimation du capital: [ ]F.CFA Estimation du capital: [ ]F.CFA Coût local : [ ]F.CFA Coût local : [ ]F.CFA Coût équipements : [ ]F.CFA Coût équipements : [ ]F.CFA Coût petits matériels : [ ]F.CFA Coût petits matériels : [ ]F.CFA 2.3. FINANCEMENT Existence d un compte: Oui [ ] Non [ ] Lieu (Caisse populaire) : N cpte :. Date d ouverture du compte : Montant financement obtenu du RCPB : [ ]F.CFA Durée du crédit :. (en mois) Nombre échéances Remboursement : [ ] Date d entrée en vigueur du crédit : Principales contraintes actuelles de la MER :. III- APPUIS RECUS DU PAMER (Préciser les types et périodes d appuis) : IV- SITUATION SOCIO-ECONOMIQUE ET TECHNIQUE ACTUELLE DE LA MER - Chiffre d affaires (pour le dernier semestre écoulé ou autre période à préciser) =. FCFA - Nombre emplois directs créés = Nombre emplois indirects créés =. - Situation de mise en œuvre des formations reçues du PAMER : Effective [ ] Partielle [ ] Négative [ ] - Effets des appuis techniques du PAMER sur l évolution de la MER: Très positif [ ] Moyen [ ] Faible [ ] - Niveau de remboursement du crédit : Nombre d échéances remboursées : Restant :. - Situation de la production : Très Bonne [ ] Assez bonne [ ] Bonne [ ] Passable [ ] Faible [ ] Très faible [ ] - Situation du marché : Très Bonne [ ] Assez bonne [ ] Bonne [ ] Passable [ ] Faible [ ] Très faible [ ] - Situation de la gestion/organisation de la MER : Bonne [ ] Passable [ ] Faible [ ] IV- PERSPECTIVES D APPUI A APPORTER A LA MER A COURT TERME (préciser thème et période pour chaque appui) 4.1. Formation : Appui technique : Facilitation de l accès au crédit : Autres (à préciser) : 50

51 ATELIERS D AUTO-EVALUATION DES MER APPUYEES PAR LE PROJET Les ateliers d auto-évaluation des MER appuyées par le Projet sont des séances au cours desquelles les bénéficiaires (MER et PIE appuyés par le PAMER) marquent des pauses pour réfléchir sur ce qui s'est produit et prendre des décisions opportunes quant à l'avenir. Ces MER et PIE apprécieront la pertinence et l efficacité des interventions du Projet et de ses partenaires en termes d effets et d impacts sur leurs activités et dans les filières où ils interviennent. Les aspects suivants serviront de base d animation des ateliers d auto-évaluation : Effets et impacts immédiats des appuis-conseils et formation du Projet et de ses partenaires sur les activités des MER (Organisation et Gestion, technologie et technique de Production, Débouchés- Marchés- Commercialisation, Qualité des biens et services, pratiques entreprenariales, etc) Appréciations globales de la stratégie d animation, de promotion et de développement des MER mise en œuvre par le PAMER Financement des MER, gestion du crédit et remboursement, effets et impacts du crédit sur les activités des MER Evolution globale des chiffres d affaires des MER, rentabilité des activités depuis les appuis du PAMER Effets directs et indirects sur les conditions de vie des MER Contraintes, difficultés et problèmes liés aux activités et filières appuyées en lien avec les aspects ci-dessus abordés Axes d actions d appui au renforcement des activités des MER et au développement des filières d activités concernées. Pour certaines activités saisonnières, il peut s'avérer pertinent de pratiquer des séances d'auto-évaluation à la fin de la période de travail, et de compléter les informations en fin d'année. Par ailleurs, en fonction de l évolution des appuis du PAMER, il pourrait être intéressant d organiser des auto-évaluations par filière qui concerneront les acteurs appuyés par le projet de chaque filière ENQUETES SPECIFIQUES DES EFFETS ET IMPACTS IMMEDIATS DU PROJET Les enquêtes spécifiques des effets et impacts immédiats du Projet ou évaluations thématiques visent à approfondir et collecter des données précises sur des thématiques précises et ou des indicateurs qui sont difficiles à obtenir à partir du dispositif de suivi d exécution. Il s agit entre autres des indicateurs et des thématiques sensibles relatives aux revenus des MER et des différentes utilisation de ces revenus ; aux chiffres d affaires des micro-entreprises rurales ; des emplois direct et indirects à l intérieur, en amont et aval de l activité d une MER ; des effets et impacts immédiats du PAMER sur les économies locales à travers l offre de biens et services nouveaux et de qualité et le renforcement du niveau de monétarisation de cellesci ; etc. Ces enquêtes spécifiques sont réalisées par les équipes du projet ou des enquêteurs recrutés à cet effet sous la supervision du Responsable Suivi-Evaluation. 51

52 3.2. EVALUATION INTERNE DU MECANISME D INTERVENTION DU PROJET ATELIERS D AUTO-EVALUATION DES STRUCTURES D EXECUTION DU PROJET Les ateliers d auto-évaluation des structures d exécution du Projet sont des séances d évaluation participative au cours desquelles les équipes techniques du Projet dans chaque zone sont regroupées pour discuter et analyser l intervention du Projet en termes de pertinence et d efficacité du dispositif organisationnel, opérationnel et de suivi-évaluation des actions. Ces ateliers qui ont lieu chaque six mois abordent les aspects suivants : Analyse approfondie de la stratégie, des approches principielles et méthodologiques et du déroulement des actions ; Analyse approfondie des articulations entre les structures opérationnelles dans la mise en œuvre des activités ; Analyse de la pertinence et de l efficacité des équipes par rapport à leurs mandats et attributions ; Evaluation de l efficacité et de l utilité des formations des cadres, le degré d application des connaissances acquises et leur impacts immédiats dans la mise en œuvre des actions du Projet ; Analyse de l efficience de l intervention des équipes par rapport aux résultats et objectifs poursuivis par le Projet, à leur durabilité et pérennité ; Evaluation de la dynamique de groupe, d esprit d équipe, de complémentarité et de subsidiarité dans la mise en œuvre des activités au sein et entre les équipes ; Evaluation des contraintes, des constats qui se dégagent en termes de tensions, de freins, de blocages aux niveaux intra et inter-équipes Propositions d axes, d orientations nouvelles et/ou complémentaires d actions et de stratégie et méthodes d intervention ATELIER ANNUEL DE BILAN/PROGRAMMATION DES ACTIVITES DU PROJET L atelier annuel de bilan/programmation des activités du Projet est une évaluation annuelle, effectuée en fin octobre/début novembre de l année courante par le Projet, avec la participation de ses partenaires d'exécution et des bénéficiaires, et basée sur des techniques d'évaluation participative. Cet atelier est axé sur une analyse critique et à tous azimuts des actions réalisées dans l'année en cours par chacun des acteurs impliqués, afin de faire le bilan global, d'en tirer les leçons nécessaires et d'amorcer la programmation future des activités (PTBA de l'année suivante). Au cours de cet atelier, il est procédé par les participants à une analyse du mécanisme d intervention du Projet au plan de sa stratégie, sa démarche, du dispositif technique et de suivi-évaluation des activités LES EVALUATIONS INDIVIDUELLES DU PERSONNEL DU PROJET Les évaluations individuelles du personnel du Projet sont effectuées selon le besoin par le Coordonnateur National du Projet. Elles visent à accroître les performances de chaque agent du Projet, à diagnostiquer les difficultés individuelles par rapport aux attributions de chaque agent, à apporter les solutions appropriées à ces difficultés et des éléments de motivations à mêmes d accroître les rendements et la productivité de chaque agent. 52

53 IV- SYSTEME DE GESTION DE BASE DE DONNEES RELATIONNELLE SUR ACCESS Le système de gestion de base de données sur le PAMER sera basée sur le logiciel ACCESS avec des interfaces et possibilités des transferts des données sur les autres logiciels (Word, Excel, Power point, SPSS, etc) et à partir de site internet. Le système devra permettre la saisie, le traitement de données, l analyse et la diffusion d informations relatives au PAMER et à son groupe cible. Aussi, le système sera paramétré sur le suivi-évaluation du PAMER ce qui facilitera le suivi et l évaluation des actions du Projet en termes de performances, d effets et d impacts. Tous les acteurs impliqués devront être formés à l utilisation du Système de gestion de la Base de données qui sera conçu et mis en place par un informaticien. Cet informaticien aura pour tâches : a) De faire l analyse informatique des éléments à prendre en compte dans le programme de gestion de la base de données notamment : les différents écrans de saisie et d états de sorties des données en prenant en compte les différentes composantes d activités du Projet ; les principales composantes de l interface de l utilisateur de la base de données. b) De concevoir le système de gestion de base de données relationnelle le plus complet possible, intégrant les informations relatives à l ensemble du Projet, aux régions, provinces, départements et villages d intervention du Projet. Le système de gestion de la base de données devra être conçu sous ACCESS avec des interfaces avec des logiciels de traitement de textes (WORD), d autres tableurs (EXCEL), de suivi-évaluation (MS PROJECT) et de gestion comptable (TEMPRO). c) De procéder à une démonstration du fonctionnement du système de gestion de la base de données conçu. d) D élaborer un manuel d utilisation du Système de Gestion de la Base de Données. e) De former les utilisateurs clés du système de gestion de la base de données. Les résultats attendus des prestations de l informaticien sont les suivants : 1 ) Un CD-ROM contenant le système de gestion de base de données avec toutes les spécifications techniques demandées. 2 ) Un manuel d utilisation du Système de Gestion de la Base de Données. De façon schématique, le système de gestion de base de données devra comporter un certain nombre d écrans et de sousécrans, de fenêtres et de sous-fenêtres (pour les saisies de données brutes et la consultation de données traitées) sur les réalisations du PAMER, ses effets et impacts, le tout dans un environnement spatial (village, département, province, région et l ensemble du projet) et temporel (mensuel, trimestriel, semestriel, annuel). Tableau N 3 : Principaux écrans et sous-écrans sur les réalisations du PAMER N ECRANS SOUS-ECRANS 1 FORMATION FORMATIONS DES BENEFICIAIRES - MER créées - MER renforcées - PIE FORMATIONS DU PERSONNEL DU PROJET - Formations des cadres du projet (nombre, thèmes, types, - Formations du personnel d appui du projet Fenêtres spatiales et temporelles (*) Sous-fenêtres spatiales Répartition par Village, département, province, région, projet Structures et région et projet (*) : il sera également prévu d autres sous-écrans sur la répartition par catégorie sociale homme, jeune, femme. Sous-fenêtres temporelles Mensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle Mensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle 53

54 N ECRANS SOUS-ECRANS Fenêtres spatiales et temporelles (*) Sous-fenêtres spatiales 1 FORMATION FORMATIONS DES PARTENAIRES DU PROJET Structures et région et 2 APPUIS TECHNIQUES AUX MER ET PIE 3 ACCES AUX SERVICES FINANCIERS 4 SUIVI- EVALUATION ensemble partenaires VOYAGES D ETUDES A L INTERIEUR ET A L EXTERIEUR Répartition par Village, PAR LES MER ET PIE, LE PERSONNEL DU PROJET ET département, province, région, LES PARTENAIRES projet, structures DIAGNOSTICS DES MER Répartition par Village, département, province, région, projet, APPUI EN TECHNIQUE, TECHNOLOGIE ET PROCEDE DE PRODUCTION DES MER ET PIE Répartition par Village, département, province, région, projet, APPUI EN GESTION ET ORGANISATION DES MER ET PIE Répartition par Village, département, province, région, projet, APPUI EN PROMOTION COMMERCIALE, MARCHE ET DEBOUCHES Répartition par Village, département, province, région, projet, ACTIONS DE RECHERCHE-DEVELOPPEMENT REALISEES Répartition par Village, département, province, région, projet, structures TECHNOLOGIE AMELIOREE INTRODUITES AUPRES DES MER DOSSIERS DE PROJETS D ENTREPRISES MONTES POUR LES MER ET PIE DOSSIERS DE DEMANDES DE FINANCEMENT DES MER ET PIE APPUI A L ELABORATION ET MISE EN ŒUVRE DE PLANS D EPARGNE DES MER ET PIE Répartition par Village, département, province, région, projet, Répartition par Village, département, province, région, projet, Répartition par Village, département, province, région, projet, Répartition par Village, département, province, région, projet, CREDITS OCTROYES AUX MER ET PIE Répartition par Village, département, province, région, projet SUIVI-EVALUATION DES MER ET PIE Répartition par Village, département, province, région, projet Sous-fenêtres temporelles Mensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle Mensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle Mensuelle, semestrielle, annuelle Mensuelle, semestrielle, annuelle Mensuelle, semestrielle, annuelle Mensuelle, semestrielle, annuelle trimestrielle, trimestrielle, trimestrielle, trimestrielle, trimestrielle, semestrielle, annuelle trimestrielle, semestrielle, annuelle Mensuelle, semestrielle, annuelle Mensuelle, semestrielle, annuelle Mensuelle, semestrielle, annuelle Mensuelle, semestrielle, annuelle Mensuelle, semestrielle, annuelle trimestrielle, trimestrielle, trimestrielle, trimestrielle, trimestrielle, SUIVI-EVALUATION DU MECANISME D INTERVENTION Structures et projet Trimestrielle, semestrielle, annuelle SUIVI-EVALUATION DES EFFETS ET IMPACTS Village, département, province, Trimestrielle, semestrielle, annuelle région, projet, (*) : il sera également prévu d autres sous-écrans sur la répartition par catégorie sociale homme, jeune, femme. 54

55 Tableau N 4 : Principaux écrans et sous-écrans sur les effets et impacts immédiats du PAMER N ECRANS SOUS-ECRANS 1 MER créées et renforcées 2 Emplois 3 Filières et activités promues 4 Crédits 55 Fenêtres spatiales et temporelles (*) Sous-fenêtres spatiales MER créées Répartition par Village, département, province, région, projet MER renforcées Répartition par Village, département, province, région, projet MER rentables Répartition par Village, département, province, région, projet MER en faillite Répartition par Village, département, province, région, Emplois permanents créés par les MER créées projet Répartition par Village, département, province, région, projet Emplois permanents créés par les MER Répartition par Village, département, province, région, Emplois saisonniers créés par les MER créées Emplois saisonniers créés par les MER renforcées projet Répartition par Village, département, province, région, projet Répartition par Village, département, province, région, projet Emplois indirects créés par les MER créées Répartition par Village, département, province, région, Emplois indirects créés par les MER renforcées projet Répartition par Village, département, province, région, projet Filières promues Répartition par Village, département, province, région, projet Activités promues Répartition par Village, département, province, région, projet Crédits équipements accordés Répartition par Village, département, province, région, projet Crédits Fonds de roulement accordés Répartition par Village, département, province, région, projet Crédits équipements en difficultés Répartition par Village, département, province, région, projet Crédits Fonds de roulement en difficultés Répartition par Village, département, province, région, projet Crédits équipements irrécouvrables Répartition par Village, département, province, région, projet (*) : il sera également prévu d autres sous-écrans sur la répartition par catégorie sociale homme, jeune, femme. Sous-fenêtres temporelles Mensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle Mensuelle, semestrielle, annuelle trimestrielle, Trimestrielle, semestrielle, annuelle Trimestrielle, semestrielle, annuelle Mensuelle, semestrielle, annuelle Mensuelle, semestrielle, annuelle Mensuelle, semestrielle, annuelle Mensuelle, semestrielle, annuelle trimestrielle, trimestrielle, trimestrielle, trimestrielle, Trimestrielle, semestrielle, annuelle Trimestrielle, semestrielle, annuelle Trimestrielle, semestrielle, annuelle Trimestrielle, semestrielle, annuelle Trimestrielle, semestrielle, annuelle Trimestrielle, semestrielle, annuelle Trimestrielle, semestrielle, annuelle Trimestrielle, semestrielle, annuelle Trimestrielle, semestrielle, annuelle

56 N ECRANS SOUS-ECRANS 4 Crédits Crédits Fonds de roulement irrécouvrables 5 Revenus générés 6 DEVELOPPEMENT ECONOMIES LOCALES 7 ENTREPRENARIAT RURAL Revenus directs générés par les MER créées Revenus directs générés par les MER renforcées Revenus indirects générés par les MER créées Fenêtres spatiales et temporelles (*) Sous-fenêtres spatiales Répartition par Village, département, province, région, projet Répartition par Village, département, province, région, projet Répartition par Village, département, province, région, projet Répartition par Village, département, province, région, projet Revenus indirects générés par les MER Répartition par Village, département, province, région, projet Village, département, province, région Nouveaux et qualités des biens et services offerts sur les marchés locaux Flux des échanges monétaires dans les Village, département, province, région économies locales Equipements et technologies de Village, département, province, région production dans les économies locales Dynamique des activités et filières dans Village, département, les économies locales province, région Changement d esprit d entreprise Village, département, province, région Changement de comportement Village, province, région d entrepreneurs (*) : il sera également prévu d autres sous-écrans sur la répartition par catégorie sociale homme, jeune, femme. département, Sous-fenêtres temporelles Trimestrielle, semestrielle, annuelle Trimestrielle, semestrielle, annuelle Trimestrielle, semestrielle, annuelle Trimestrielle, semestrielle, annuelle Trimestrielle, semestrielle, annuelle Trimestrielle, semestrielle, annuelle Trimestrielle, semestrielle, annuelle Trimestrielle, semestrielle, annuelle Trimestrielle, semestrielle, annuelle Trimestrielle, semestrielle, annuelle Trimestrielle, semestrielle, annuelle Tableau N 5 : Principaux écrans et sous-écrans sur le mécanisme d intervention du PAMER N ECRANS SOUS-ECRANS 1 PERFORMANCES DES STRUCTURES DU PROJET Fenêtres spatiales et temporelles Sous-fenêtres spatiales Sous-fenêtres temporelles Trimestrielle, semestrielle, annuelle Maîtrise de la Stratégie et des approches BL, AL, UNCP d intervention Rendements et motivations et conflits BL, AL, UNCP Trimestrielle, semestrielle, annuelle Maîtrise de la Programmation et BL, AL, UNCP Mensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle planification des actions Réalisations des actions BL, AL, UNCP Mensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle Suivi-évaluation BL, AL, UNCP Mensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle 56

57 N ECRANS SOUS-ECRANS 2 PERFORMANCES DES PARTENAIRES DU PROJET Fenêtres spatiales et temporelles Sous-fenêtres spatiales OPP/CE, RLP, RCPB Sous-fenêtres temporelles Trimestrielle, semestrielle, annuelle Maîtrise de la Stratégie et des approches d intervention Rendements et motivations et conflits OPP/CE, RLP, RCPB Trimestrielle, semestrielle, annuelle Maîtrise de la Programmation et OPP/CE, RLP, RCPB Mensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle planification des actions Réalisations des actions OPP/CE, RLP, RCPB Mensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle Suivi-évaluation OPP/CE, RLP, RCPB Mensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle Au niveau provincial, la base de données sera matérielle. L ensemble des données et informations collectées à travers les différents outils de suivi-évaluation au niveau local et provincial doivent être stockées au niveau du Conseiller en entreprise. Chaque conseiller en entreprise est doté d armoires pour l archivage des données. Dans ce cadre, chaque Conseiller en entreprise doit créer un dossier individuel sur chaque MER appuyée par le Projet. Ce dossier doit contenir toutes les informations sur la MER depuis son repérage entant que MER déjà existante ou Porteur d Initiative Economique. Tous les appuis apportés à la MER ainsi que les évaluations dont elle a fait l objet doivent être insérés dans son dossier individuel. Une classification des dossiers individuels de MER pourra être faite en fonction des villages et départements d appartenance des MER ou par secteur et/ou filière d intervention des MER. Toutes les fiches d évaluations individuelles des MER doivent également être insérées dans le dossier individuel de la MER. 57