DOSSIER TECHNIQUE DE L EXPOSANT

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1 DOSSIER TECHNIQUE DE L EXPOSANT AIM France - AIM Group 29-31, Rue de l Espérance Paris, France Tél. : +33(0) Fax : +33(0) sfms-sfts2009@aimfrance.fr - Site Internet : Dossier technique SFMS-SFTS 1

2 SOMMAIRE INFORMATIONS EXPOSITION PAGE 3 PAGE 4 & 5 PAGE 6 Dates importantes Liste des contacts et des prestataires Montage et démontage de l exposition PAGE 7 Plan du Bellevue / niveaux 0 et -1 PAGE 8 PAGE 9 PAGE 10 PAGE 11 PAGE 12 PAGE 13 PAGE 14 Descriptif et équipement des espaces exposition L Espace Atlantique Descriptif et équipement des espaces exposition - La Rotonde Plan de l exposition Services exposants et consignes générales Accueil et badges exposants Équipement des stands Téléphonie-Internet Livraison et réception des colis - Matériel et documents sur votre stand - Insertions sacoches INFORMATION UTILES PAGE 15 PAGE 16 PAGE 17 Accès vers Biarritz Parcs automobiles de Biarritz / parkings Hébergement FORMULAIRE ET BONS DE COMMANDE PAGE 18 Formulaire «Attestation de règlement et de sécurité» PAGE 19 Bon de commande «Électricité et internet» PAGE 20 Bon de commande «Enseigne / tables et chaises / nettoyage» PAGE 21 Bon de commande «Badges exposants» Dossier technique SFMS-SFTS 2

3 DATES IMPORTANTES INSTALLATION DES EXPOSANTS Mercredi 28 octobre 2009 de 16h00 à 20h00 Jeudi 29 octobre 2009 de 7h00 à 8h00 (Sur demande écrite adressée à l organisation du congrès et uniquement pour les stands ne nécessitant pas d installations lourdes) DÉMONTAGE DE L EXPOSITION Samedi 31 octobre 2009 de 12h00 à 15h00 OUVERTURE DE L EXPOSITION Jeudi 29 octobre 2009 de 8h00 à 19h00 Vendredi 30 octobre 2009 de 8h00 à 19h00 Samedi 31 octobre 2009 de 8h00 à 12h00 DATE LIMITE DE RETOUR DES BONS DE COMMANDE L Attestation de règlement et de sécurité et les bons de commandes sont à renvoyer à l attention des sociétés précisées sur chacun des formulaires avant le 25 septembre (Vous reporter aux pages et 21) DATE LIMITE DE COMMANDE D UN STAND MODULAIRE Nous consulter pour toute demande d installation d un stand modulaire (Stand équipé cloisonné). Avant le 23 septembre Passé cette date, nous ne serons plus en mesure de répondre à votre demande. Des coûts supplémentaires sont à prévoir pour l installation d un stand modulaire et la location du matériel que vous estimerez nécessaire à sa conception. Le prestataire de stands modulaires n étant pas basé à Biarritz, des frais déplacement seront à prévoir. Ces frais seront par conséquent répartis sur l ensemble des partenaires demandeurs de stands modulaires. Nous serons à même de vous en communiquer le montant exact à compter du mercredi 23 septembre Dossier technique SFMS-SFTS 3

4 LISTE DES CONTACTS ET DES PRESTATAIRES ORGANISATION GÉNÉRALE DU CONGRÈS AIM France - AIM GROUP 29-31, Rue de l Espérance PARIS, France Contact Corinne DAVID Tél. +33 (0) Fax +33 (0) c.david@aimfrance.fr Contact exposition Yohann LECLERC Tél. +33 (0) Fax +33 (0) y.leclerc@aimfrance.fr CENTRE DE CONGRÈS LE BELLEVUE Place Bellevue BIARRITZ, France Contact Bruno LALAGUE Tél. +33 (0) (0) Fax +33 (0) bruno.lalague@biarritz.fr LOCATION DE MOBILIER L ESSENTIEL DE LA LOCATION 4, Rue Mazagran BIARRITZ, France Tél. +33 (0) Fax +33 (0) lessentieldelalocation@orange.fr Site www. lessentieldelalocation.com DÉCORATIONS FLORALES FLORE DÉCO Tél. +33 (0) Fax +33 (0) flore.deco@libertysurf.fr Site Dossier technique SFMS-SFTS 4

5 LISTE DES CONTACTS ET DES PRESTATAIRES (Suite) RESTAURATION SUR STAND LA MAISON MANDION 3, Avenue de Bayonne RN ANGLET, France Contact Céline MANDION Tél. +33(0) Fax +33(0) Site VILLE DE BIARRITZ BIARRITZ TOURISME 1, Square d Ixelles BIARRITZ, France Tél. +33 (0) Biarritz.Tourisme@biarritz.fr Site INFORMATION HÉBERGEMENT AIM France - AIM Group 29-31, Rue de l Espérance (Pour la liste des hôtels vous reporter à la page 17) PARIS, France Tél. +33 (0) Fax +33 (0) sfms-sfts2009@aimfrance.fr PARCS AUTOMOBILES BIARRITZ (Pour la liste des parkings vous reporter à la page 16) CONCESSIONNAIRE : VINCI PARK Contact Monsieur BECHET Tél. +33 (0) Fax +33 (0) COMPAGNIE DE TAXIS ATLANTIQUE TAXI RADIO Allée du Moura BIARRITZ, France Tél. +33 (0) LOCATION DE VOITURES AVIS Allée du Moura - Gare de Biarritz du lundi au vendredi de 09:00 à 12:00 et de 14:00 à 18: BIARRITZ, France samedi de 09:00 à 12:00 et de 14:00 à 17:00 Tél. +33 (0) Dossier technique SFMS-SFTS 5

6 MONTAGE ET DÉMONTAGE DE L EXPOSITION INSTALLATION DES EXPOSANTS Mercredi 28 octobre 2009 de 16h00 à 20h00 Jeudi 29 octobre 2009 de 7h00 à 8h00 (Sur demande écrite adressée à l organisation du congrès et uniquement pour les stands ne nécessitant pas d installations lourdes) Le parking de la copropriété, située devant l entrée principale du centre de congrès, est à votre disposition pour décharger votre matériel (Adresse : Place Bellevue, Biarritz - Contact PC Sécurité : +33(0) ). Ce parking a un nombre de places limité, et est accessible pour le déchargement uniquement. Aussi, nous demandons aux exposants de bien vouloir libérer leur place de parking dès le déchargement effectué. Pour plus d information sur les parkings de Biarritz, vous reporter à la page 16. DÉMONTAGE DE L EXPOSITION Samedi 31 octobre 2009 de 12h00 à 15h00 LIEU DE L EXPOSITION LE BELLEVUE Place Bellevue BIARRITZ, France Hall d exposition : Espaces Atlantique et Rotonde, Niveau -1 Afin de faciliter l installation de nos aménagements, et pour un bon déroulé de la manifestation, nous vous remercions de bien vouloir respecter les horaires de montage et de démontage. ATTENTION : RÈGLEMENTATION MUNICIPALE Les livraisons et enlèvements par camions supérieurs à 20 m 3 doivent se faire impérativement avant 10h00 le matin. Livraisons : à partir du 27 octobre 2009 de 08h00 à 12h00 / de 14h00 à 18h00 Post-congrès : enlèvement de vos colis le 31 octobre 2009 Le Bellevue ne sera plus en mesure de stocker votre matériel après 17h00 le 31 octobre Le centre de congrès et l organisation du congrès se déchargent de toutes responsabilités pour tous les colis qui ne respecteraient pas les modalités de livraison et de marquage, et qui n auraient pas été récupérés dans les délais. (Pour les modalités de livraison de votre matériel et de vos documents, vous reporter à la page 14). Dossier technique SFMS-SFTS 6

7 PLAN DU BELLEVUE / NIVEAUX 0 ET -1 Accueil Accès parking et déchargement Dossier technique SFMS-SFTS 7

8 DESCRIPTIF ET ÉQUIPEMENT DES ESPACES EXPOSITION ESPACE ATLANTIQUE Accueil DESCRIPTIF Vue mer, grandes baies vitrées Rideaux gris, mur blanc, moquette beige Superficie : 500m² (46,01 m x 11,11 m) Hauteur sous plafond : 3,65 m Charge maximum au sol : 500 kg/m² Accès intérieur par Rotonde et Foyer Accès extérieur par 2 portes (L 2,15 m x H 2,17 m) Accès extérieur par monte-charge (2000 kg) (L 2,40 m, H 2,16 m) ÉQUIPEMENTS Climatisation Éclairage de la salle avec variateur - Par caisson plafond - Par ambiance plafond Prises électriques Prises téléphoniques ou informatiques Prises vidéo Point d'eau Dossier technique SFMS-SFTS 8

9 DESCRIPTIF ET ÉQUIPEMENT DES ESPACES EXPOSITION (suite) LA ROTONDE DESCRIPTIF Vue sur le Port des Pêcheurs, et sur la baie de Biarritz Rideau gris Parquet bois huilé Contour pierre marbrière Superficie 700 m2 Hauteur sous plafond 8 m Accès - Par galerie 2 portes de L 1,60 m x H 2 m - Par salle Atlantique ÉQUIPEMENTS Climatisation Eclairage de la salle sans variateur - Corolle centrale - Ambiance plafond hors corolle Prises électriques Prises téléphoniques ou informatiques Prises vidéo Dossier technique SFMS-SFTS 9

10 PLAN DE L EXPOSITION L organisateur ne peut être tenu pour responsable des différences qui pourraient être constatées entre les cotes indiquées et les dimensions réelles de l emplacement. La numérotation des stands, apparaissant sur le plan présenté dans ce dossier, est destinée à faciliter le repérage pour la réservation. Cette numérotation est susceptible d être modifiée ultérieurement. Consultez le secrétariat du 2 ème Congrès Commun SFMS & SFTS avant d imprimer tout document mentionnant un numéro de stand. Plan non contractuel. Les organisateurs se réservent le droit de modifier, toutes les fois qu ils le jugeront utile, l emplacement, l importance et la disposition des surfaces demandées par l exposant. Dossier technique SFMS-SFTS 10

11 T SERVICES EXPOSANTS ET CONSIGNES GÉNÉRALES SERVICES DU CONGRÈS / PRESTATAIRES DE SERVICES Afin de valoriser leurs stands, les exposants peuvent s adresser aux partenaires référencés dans ce dossier, et commander des prestations et du matériel supplémentaire. Ces prestataires ont été sélectionnés pour la qualité de leurs prestations, leur connaissance du site et leur respect du cahier des charges imposé par le centre de congrès. (Pour connaître les prestataires référencés, vous reporter aux pages 4 & 5). NETTOYAGE Le nettoyage des surfaces au sol est pris en charge par Biarritz Tourisme. Toutefois, le nettoyage du mobilier des stands reste sous la responsabilité des exposants. Les emballages et déchets devront être retirés avant l ouverture de l exposition par les exposants, eux-mêmes. En cas de demande de nettoyage par le service du centre de congrès, le service vous facturé à 2,00 / m²/jour. Pour en faire la demande, vous reporter au bon de commande page 20. GARDIENNAGE Le centre de congrès n assure aucun gardiennage pendant l exposition (montage / démontage compris). Le bâtiment est sous surveillance électronique en dehors des horaires d ouverture du congrès. Toutefois, dans le cas où du matériel de valeur devait être exposé, nous conseillons aux exposants de souscrire à une assurance. ASSURANCE Les exposants souscrivent individuellement une police d assurance responsabilité civile professionnelle et multirisques auprès de leur compagnie habituelle, incluant les périodes de montage, stockage, démontage et transport. STANDS MODULAIRES ÉQUIPÉS Les demandes d installation de stand modulaire doivent nous parvenir avant le 23 septembre Des coûts supplémentaires sont à prévoir pour l installation d un stand modulaire et la location du matériel que vous estimerez nécessaire à sa conception. Le prestataire de stands modulaires n étant pas basé à Biarritz, des frais déplacement seront à prévoir. Ces frais seront par conséquent répartis sur l ensemble des partenaires demandeurs de stands modulaires. Nous serons à même de vous en communiquer le montant exact à compter du mercredi 23 septembre TEXTE ENSEIGNE STAND (Pour les stands modulaires uniquement) Pour la commande d une enseigne, vous reporter à la page 20. INSTALLATION ÉLECTRIQUE La zone d exposition est un espace ouvert bénéficiant de la lumière extérieur et de prises de courant pour des branchements. En cas d estimation de surcharge électrique de plus de 3 Kw, des boîtiers électriques peuvent être mis à la disposition des exposants en supplément de la réservation de la surface (pour la commande de boîtiers électriques, vous reporter à la page 19). SÉCURITÉ Les exposants sont informés que l aménagement des stands doit être conforme aux règles de sécurité en vigueur. Il est donc expressément recommandé d utiliser des matériaux aux normes habituelles. L utilisation de gaz ou autre combustible est totalement interdite. Dossier technique SFMS-SFTS 11

12 ACCUEIL ET BADGES EXPOSANTS HORAIRE D OUVERTURE DE L ACCUEIL ET DU VESTIAIRE LE BELLEVUE Place Bellevue Biarritz, France Jeudi 29 octobre 2009 de 07h30 à 19h00 Vendredi 30 octobre 2009 de 07h30 à 19h30 Samedi 31 octobre 2009 de 07h30 à 12h30 REMISE DE BADGES Le port du badge officiel du congrès est obligatoire pour tout le personnel des sociétés exposantes dans l enceinte du centre de congrès. Les badges exposant sont au nom de la société et sont non nominatifs. Chaque société exposante a le droit à 1 badge gratuit par 3 m² de stand acheté. Ce badge donne accès aux pauses café, aux déjeuner et aux conférences et seront à retirer sur place Stand de 6 m² : 2 badges Stand de 9 m² : 3 badges Stand de 12 m² : 4 badges Au-delà de ce nombre de badges, vous pouvez commander des badges exposants au tarif de 100,00 HT / badges, à l aide du bon de commande que vous trouverez à la page 21. Ces badges donnent accès : Aux sessions Aux pauses café des jeudi, vendredi et samedi matin et des jeudi et vendredi après-midi, Aux déjeuner des jeudi et vendredi sur toute la durée du congrès Dossier technique SFMS-SFTS 12

13 ÉQUIPEMENT DES STANDS SURFACE NUE Le stand nu comprend : - Le marquage au sol - Les branchements électriques (triplette) - L alimentation électrique jusqu à 3 Kw - Table (1,20 x 0,80) feutrée marron + chaise. Pour commander vos besoins en tables et chaises, vous reporter au bon de commande à la page 20. STAND MODULAIRE Construction d un stand cloisonné via un standiste. COMMANDES ET COÛTS SUPPLÉMENTAIRES NON COMPRIS DANS LA MISE À DISPOSITION D UNE SURFACE NUE. Nous consulter avant le mercredi 23 septembre 2009 pour toute demande de stand modulaire. (Pour plus d informations, vous reporter à la page 3) COMMANDE DE MOBILIERS Pour toute commande de mobilier ou de décorations florales, vous pouvez prendre contact avec les prestataires référencés dans ce dossier, et dont vous trouverez les coordonnées en page 4. COMMANDE DE BOÎTIERS ÉLECTRIQUES 3 Kw vous sont offerts pour votre stand. Pour toute demande de puissance électrique supplémentaire, merci de passer commande en retournant le formulaire que vous trouverez en page 19. TÉLÉPHONIE TÉLÉPHONIE - INTERNET Le Bellevue dispose de 37 lignes téléphoniques directes avec l'extérieur : Lignes analogiques : Pour fax Pour terminaux cartes bancaires Pour Internet (nécessité que l'appareil informatique soit équipé d'un modem analogique). Lignes numériques pour téléphones classiques (appareils fournis). Lignes «câble» pour Internet : nécessité que l'appareil informatique soit équipé d'un modem câble (carte Eternet). Forfait raccordement au réseau et accès 40,00 HT par ligne Coût de l'unité de communication 0,30 HT Toutes ces lignes sont gérées par Biarritz Tourisme qui facture directement l'utilisateur. (Merci de passer commande en retournant le formulaire à la page 19). Pour des lignes Numéris (RNIS), nécessité de passer par France Télécom ÉQUIPEMENT INTERNET Le centre de congrès est équipé du WI-FI Pour des lignes Numéris (RNIS), nécessité de passer par France Télécom. Merci de passer commande en retournant le formulaire que vous trouverez en page 19. Dossier technique SFMS-SFTS 13

14 LIVRAISON ET RÉCEPTION DES COLIS Livraisons : à partir du 27 octobre 2009 de 08h00 à 12h00 - de 14h00 à 18h00 Post-congrès : enlèvement de vos colis le 31 octobre 2009 Le Bellevue ne sera plus en mesure de stocker votre matériel après 17h00 le 31 octobre Le centre de congrès et l organisation du congrès se déchargent de toutes responsabilités pour tous les colis qui ne respecteraient pas les modalités de livraison et de marquage, et qui n auraient pas été livrés, ou récupérés dans les délais. Dans un souci d organisation et afin d éviter toutes pertes, vos colis devront obligatoirement être étiquetés comme précisé ci-dessous : LIVRAISON DE MATÉRIEL ET DOCUMENTS SUR VOTRE STAND LE BELLEVUE BIARRITZ TOURISME Didier MIMIAGUE +33(0) ou Philippe GASQUEZ +33(0) Place Bellevue BIARRITZ CONGRÈS «SFMS-SFTS 2009» 29 au 31 octobre 2009 LIVRAISON STAND + N DU STAND NOM DU LABORATOIRE LIVRAISON DES INSERTIONS SACOCHES LES INSERTIONS SACOCHES EN 700 EXEMPLAIRES DOIVENT NOUS PARVENIR AVANT 10H00 LE 28 OCTOBRE Nous vous remercions de faire le nécessaire pour que vos colis arrivent dans les délais. Dans le cas d un retard de livraison, nous ne serons pas en mesure de vous assurer l insertion de vos documents dans les sacoches. LE BELLEVUE BIARRITZ TOURISME Didier MIMIAGUE +33(0) ou Philippe GASQUEZ +33(0) Place Bellevue BIARRITZ CONGRÈS «SFMS-SFTS 2009» 29 au 31 octobre 2009 INSERTION SACOCHES + NOM DU LABORATOIRE Dossier technique SFMS-SFTS 14

15 ACCÈS VERS BIARRITZ ACCÈS EN AVION 3 aéroports Biarritz (5 mn) San Sebastian (25 mn) Pau (60 mn) Biarritz : vols directs Paris (Orly & CDG), Lyon, Clermont-Ferrand, Lille, Marseille, Londres, Nice*, Dublin*, Shannon*, Geneve*, Helsinky*, Bristol*, Birmingham* * Vols saisonniers San Sebastian : vols directs Madrid, Barcelone Pau : vols directs Paris (CDG, Orly), Lyon, Charleroi (Bruxelles Sud), Londres, Bristol ACCÈS EN TRAIN Gare de Biarritz Allée du MOURA BIARRITZ Horaires d ouverture du lundi au jeudi de 05h30 à 23h30 du vendredi au dimanche de 05h30 à 00h30 jours fériés de 05h30 à 00h30 Accès centre ville à 5 minutes en transport en commun jusqu au centre ville Accès vers les gares de Paris Montparnasse Bordeaux Gare d Hendaye Madrid ACCÈS EN VOITURE Autoroute Nord-Sud et Est-Ouest de la France TRANPORTS EN COMMUN Bus urbains - STAB (Société Transport Agglomération Bayonnaise) Tel : Car interurbains - ATCRB (Ass Transports Commun Région Basque) Tel : Dossier technique SFMS-SFTS 15

16 PARCS AUTOMOBILES DE BIARRITZ / PARKINGS PARCS PAYANTS Responsable Monsieur BECHET Tél. +33 (0) Fax +33 (0) Adresse Parc du Casino : 29, boulevard de Gaulle BIARRITZ, France PARCS PUBLICS GRATUITS (PARKING DE SURFACE) Parking d Aguilera (Jaï-Alaï) Parking Charles Floquet Parking de l Hippodrome des Fleurs Parking de la Gare Parking de l Atabal (Centre de Musique Actuelles) Parking du Cap Saint-Martin (Phare de Biarritz) Parkings du Lac Marion Parking de Marbella Parking de la Milady LES PARCS PAYANTS EN HAUTE SAISON Parking du Port Vieux Parking du rocher de la Vierge Parking Beaurivage Dossier technique SFMS-SFTS 16

17 HÉBERGEMENT Cette liste tarifaire des hôtels est à la disposition des participants du congrès uniquement (Tarifs négociés). Un plan de situation des hôtels, ainsi que le descriptif des hôtels avec leurs coordonnées sont disponibles sur le site du congrès Les conditions de réservation et d annulation définies sont propres à chaque hôtel. AIM France se décharge de toute responsabilité en cas d indisponibilité dans l hôtel de votre choix et de changement de tarif. Si vous le souhaitez, nous pouvons nous charger de la réservation de chambres pour vous et votre équipe. Votre demande doit nous être communiquée avant le 28 septembre 2009 Le cas échéant, merci de nous retourner directement la fiche de réservation que vous pouvez télécharger sur le site du congrès AIM FRANCE a un rôle d intermédiaire auprès les hôtels, Hôtel Cat. Chambre simple Chambre double RADISSON BLU SAS HOTEL SOFITEL BIARRITZ LE MIRAMAR THALASSA 4**** 4**** GRAND TONIC HOTEL 4**** 1/ Réservation avant le 16 Septembre 2009 : 130 TTC petit-déjeuner inclus 2/ Réservation après le 16 Septembre 2009 : 140 TTC petit-déjeuner inclus TTC petit déjeuner buffet inclus Taxe de séjour 1.65 par personne par nuit TTC petit déjeuner buffet inclus Taxe de séjour 1.65 par personne par nuit 1/ Réservation avant le 16 Septembre 2009 : 140 TTC petit-déjeuner inclus 2/ Réservation après le 16 Septembre 2009 : 150 TTC petit-déjeuner inclus TTC petits déjeuners buffet inclus Taxe de séjour 1.65 par personne par nuit TTC petits déjeuners buffet inclus Taxe de séjour 1.65 par personne par nuit MERCURE THALASSA REGINA & DU GOLF 4**** TTC petit déjeuner buffet inclus Taxe de séjour 1.65 par personne par nuit TTC petits déjeuners buffet inclus Taxe de séjour 1.65 par personne par nuit MERCURE PLAZA BIARRITZ CENTRE 3*** 120 TTC petit déjeuner inclus 130 TTC petit déjeuner inclus MERCURE PRESIDENT BIARRITZ CENTRE 3*** 100 TTC petit déjeuner inclus 110 TTC petit déjeuner inclus ALCYON 3*** EDOUARD VII 3*** L ESCALE OCEANIA 3*** LE FLORIDA 3*** 75 TTC petit déjeuner inclus 85 TTC petit déjeuner inclus 90 TTC petit déjeuner inclus 100 TTC petit déjeuner inclus 90 TTC petit déjeuner inclus 100 TTC petit déjeuner inclus 100 TTC petit déjeuner inclus 115 TTC petit déjeuner inclus L OCEAN 3*** 124,50 TTC / petit déjeuner 12 TTC 124,50 TTC / petit déjeuner 12 TTC LE WINDSOR 3*** LA MAISON DU LIERRE 2** 120 TTC / petit déjeuner inclus Chambre vue mer supplément de 20 TTC 68 TTC petit déjeuner inclus Taxes de séjour 0,50 / pers. 140 TTC / petit déjeuner inclus Chambre vue mer supplément de 20 TTC 78 TTC petit déjeuner inclus Taxes de séjour 0,50 / pers. LE SAINT JULIEN 2** 77 TTC petit déjeuner inclus 94 TTC petit déjeuner inclus Pour plus d information sur les hôtels ou votre réservation contacter le secrétariat du congrès : AIM France - AIM Group 29-31, Rue de l Espérance PARIS, France Tél. : +33(0) Fax : +33(0) sfms-sfts2009@aimfrance.fr Dossier technique SFMS-SFTS 17

18 ATTESTATION DE RÈGLEMENT ET DE SÉCURITÉ Formulaire à retourner avant le 25 septembre 2009 à : AIM France - AIM Group Contacts : Yohann LECLERC par fax : +33(0) / par mail : y.leclerc@aimfrance.fr Et à : Biarritz Tourisme Contacts : Bruno LALAGUE par fax : +33(0) / par mail : bruno.lalague@biarritz.fr Raison sociale : Adresse : Code Postal : Ville : Pays : Tél. : Fax : Responsable : N de votre stand : Surface : L exposant doit obligatoirement retourner cette attestation dûment complétée et signée à AIM France, l engageant à respecter les dispositions et mesures de sécurité applicables à l exposition et contenues dans le règlement de sécurité. Une copie de ce règlement doit être transmise à tous les sous-traitants intervenant pour le compte de l entreprise exposante. Je soussigné(e), M., représentant la société, et agissant en qualité de, reconnais avoir reçu de la part du Comité d Organisation, un exemplaire du cahier des charges mettant en application les dispositions de l Arrêté du 18 novembre 1987 et portant sur les dispositions et mesures de sécurité à observer par les exposants et les locataires de stands. Je m engage à respecter le cahier des charges de la manifestation et à le faire respecter à tout soustraitant que j aurai mandaté. Date et signature Cachet de l entreprise Dossier technique SFMS-SFTS 18

19 Formulaire à retourner accompagné du règlement ou de son justificatif avant le 25 septembre 2009 à : Biarritz Tourisme Contacts : Bruno LALAGUE par fax : +33(0) / par mail : bruno.lalague@biarritz.fr Raison sociale : Adresse : Code Postal : Ville : Pays : Tél. : Fax : BON DE COMMANDE ÉLECTRICITÉ ET INTERNET Stand n : Responsable : COMMANDE DEPUISSANCE ÉLECTRIQUE SUPPLÉMENTAIRE Branchement de 3 Kw Gratuit Branchement de 4 à 5 Kw 45,75 HT Branchement de 6 à 10 Kw 122,00 HT COMMANDE DE CONNEXION INTERNET (internet filaire) Ligne câble 40,00 HT COMMANDE DE CONNEXION TELEPHONE Raccordement au réseau et accès 40,00 HT + 0,30 / unité de consommation Commande puissance électrique : Merci de mettre à ma disposition un boîtier électrique de soit pour un montant de HT Commande connexion internet Commande connexion téléphonie (La facturation de la consommation se fera après le congrès) Sous total = TVA 19,6 % = Montant total TTC dû = HT HT HT TTC Kw, Date et signature MODALITÉ DE RÈGLEMENT Par chèque à l ordre de l Office Municipal de Tourisme - Javalquinto - 1, Square d Ixelles BIARRITZ, France Par virement bancaire au compte de l Office Municipal de Tourisme Domiciliation : Caisse d Epargne Poitou Charente SEM et EPS Pays de l Adour 151, Avenue G. Clémenceau Dax Cedex Code banque : Code guichet : N de compte : Clé RIB : 83 IBAN : FR BIC : CEPAFRPP333 UNE COPIE DU VIREMENT DOIT ACCOMPAGNER CE FORMULAIRE Cachet de l entreprise Dossier technique SFMS-SFTS 19

20 BON DE COMMANDE ENSEIGNE / TABLES ET CHAISES / NETTOYAGE Formulaire à retourner accompagné du règlement ou de son justificatif avant le 25 septembre 2009 à : Biarritz Tourisme Contacts : Bruno LALAGUE par fax : +33(0) / par mail : bruno.lalague@biarritz.fr Raison sociale : Adresse : Code Postal : Ville : Pays : Tél. : Fax : Stand n : Responsable : ENSEIGNE STAND (stands modulaires uniquement) Enseigne drapeau adhésive standard R V. Merci de rédiger en lettres capitales l intitulé de votre enseigne. 20,00 COMMANDE DE TABLES ET CHAISES (stands nus uniquement) Ce mobilier est offert et mis à disposition des exposants. Merci de mettre à ma disposition : - Table : préciser la quantité table(s) feutrée(s) marron(s) - Chaise : préciser la quantité chaise(s) NETTOYAGE DU MOBILIER SUR STAND Ce service vous est proposé par le centre de conférence pour le nettoyage des parois de votre stand et du mobilier. Le nettoyage des surfaces au sol est compris dans la location. Tarif indexé sur la surface de votre stand : 2 / m² Commande d une enseigne : Demande de nettoyage : stand n de m² X 2 /m² = HT Sous total = TVA 19,6 % = Montant total TTC dû = HT HT HT HT MODALITÉ DE RÈGLEMENT Par chèque à l ordre de l Office Municipal de Tourisme - Javalquinto - 1, Square d Ixelles BIARRITZ, France Par virement bancaire au compte de l Office Municipal de Tourisme Domiciliation : Caisse d Epargne Poitou Charente SEM et EPS Pays de l Adour 151, Avenue G. Clémenceau Dax Cedex Code banque : Code guichet : N de compte : Clé RIB : 83 IBAN : FR BIC : CEPAFRPP333 UNE COPIE DU VIREMENT DOIT ACCOMPAGNER CE FORMULAIRE Date et signature Cachet de l entreprise Dossier technique SFMS-SFTS 20

21 BON DE COMMANDE BADGES EXPOSANTS Formulaire à retourner accompagné du règlement ou de son justificatif avant le 25 septembre 2009 à : AIM France - AIM Group Contacts : Yohann LECLERC par fax : +33(0) / par mail : y.leclerc@aimfrance.fr Raison sociale : Adresse : Code Postal : Ville : Pays : Tél. : Fax : Stand n : Responsable : Chaque société exposante a le droit à 1 badge gratuit par 3 m² de stand acheté. Ce(s) badge(s) gratuit(s) donne(nt) accès aux pauses café, aux déjeuner et aux conférences (Les badges ne sont pas nominatifs et seront à retirer sur place) Stand de 6 m² : 2 badges Stand de 9 m² : 3 badges Stand de 12 m² : 4 badges Au-delà de ce nombre de badges, vous pouvez commander des badges exposants supplémentaires au tarif de 100,00 HT, vous donnant droit aux sessions, aux pauses café des jeudi, vendredi et samedi matin et des jeudi et vendredi après-midi, et aux déjeuner des jeudi et vendredi sur toute la durée du congrès. N de votre stand : Surface : Merci de préciser le nombre de badges payants supplémentaire souhaité : badge(s) + badge(s) gratuit(s). 100 HT X badge(s) payant(s) = HT TVA 19,6 % = Montant total TTC dû = TTC Date et signature MODALITÉ DE RÈGLEMENT Par chèque à l ordre d AIM France AIM France, 29-31, Rue de l Espérance PARIS, France Par virement bancaire au compte d AIM France : Domiciliation : Banque Palatine Place de Catalogne PARIS Code banque : Code guichet : N de compte : P001 - Clé RIB : 54 IBAN : FR P BIC : BSPFFRPPXXX UNE COPIE DU VIREMENT DOIT ACCOMPAGNER CE FORMULAIRE Cachet de l entreprise Dossier technique SFMS-SFTS 21