Téléinscription Vue établissement d origine (collège )

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1 Téléinscription Vue établissement d origine (collège ) Pour le chef d établissement, la téléinscription s inscrit comme l ultime étape dans le processus d affectation de ses élèves. A ce titre, il devra mettre en œuvre toutes dispositions jugées utiles selon le contexte de l établissement pour accompagner au mieux les parents depuis la création de leur compte «téléservice» jusqu à l inscription en ligne de leur enfant dans le lycée d affectation. DEROULEMENT DES OPERATIONS En amont de la campagne : Mars à début juin Piloter la téléinscription : 1. Mobiliser les acteurs (professeurs principaux de 3ème, le COP, etc.). 2. Définir les médias de communication aux familles (note aux parents, site WEB, ENT, etc.). Préparer la téléinscription : 1. Ouvrir les Téléservices si ce n est pas encore fait. Générer les codes d activation des responsables depuis le module «Administration Téléservices» de SIECLE BEE et les distribuer. 2. Via le menu «Gestion des Téléservices -> Paramétrage -> Message d'accueil» du module Administration Téléservices, l'établissement peut personnaliser un message (établissement origine ). Ce message apparaitra sur la page d accueil de la téléinscription lors de la connexion des parents. DASI/BSSI/SEF/JCC-HMB/TI Origine 1 avril 2014

2 Communiquer, Informer et accompagner les parents : 1. Rappeler l adresse de connexion à la Téléinscription: 2. Accompagner les familles dans la création de leur compte Chaque compte responsable est une combinaison d un identifiant et d un mot de passe provisoire à changer obligatoirement à la première connexion Un flyer, une affiche, une documentation sont à votre disposition à l adresse suivante rubrique «Chef d établissement» Pendant la campagne : Du 22 au 25 juin 1. Signaler aux familles les dates d ouverture et de fermeture de la campagne de téléinscription. 2. Signaler aux familles d aller consulter la notification d affectation à partir de leur espace «Téléservices» et de procéder ensuite à l inscription en ligne de leur enfant. 3. Suivre les refus d inscription (au lycée) des parents. 4. Suivre l état des inscriptions en temps réel. DASI/BSSI/SEF/JCC-HMB/TI Origine 2 avril 2014

3 Etats d une inscription : Acceptée : la famille a confirmé l inscription de l enfant dans l établissement d accueil. Refusée : la famille a refusé l inscription de l enfant dans l établissement d accueil. Elle doit prendre contact avec vous. En attente : la famille n a pas encore donné sa réponse à la proposition d affectation. Hors TS : le dossier devra être traité en procédure manuelle (par exemple l élève est issu d un établissement privé ou hors Education Nationale). 5. Réaliser l assistance des parents pendant toute cette phase et faire une remontée des difficultés rencontrées au niveau académique au Un numéro spécial sera mis à disposition des chefs d établissement du 21 au 25 juin. Après la campagne 1. Faire un bilan de l affectation des élèves. 2. En liaison avec les services départementaux d orientation, aider les familles n ayant pas obtenu d affectation à formuler des vœux pour la commission d ajustement. DASI/BSSI/SEF/JCC-HMB/TI Origine 3 avril 2014

4 SYNTHESE DES OPERATIONS ETABLISSEMENT D ORIGINE (Collèges) ETABLISSEMENT D ACCUEIL (Lycées) AVRIL à Mi MAI Délégation de droits à un administrateur de téléservices par le chef d établissement Ouverture des téléservices par le chef d établissement ou l administrateur. Il est possible de n ouvrir aucun téléservice en cliquant sur ouvrir puis fermer puis valider. Paramétrage des téléservices par le chef d établissement ou l administrateur Mise en ligne de l information sur le site web de l établissement Rédaction du message d accueil sur le site de téléinscription Notification en masse et Envoi d un courrier et d une note d information aux familles Accompagnement si besoin des parents pour la création des comptes (ex : mise en place de kiosque, ) Communication dans les différentes instances de l EPLE (au C.A., conseils de classe, rencontres parents/professeurs, séances d information sur l orientation). Désignation d une personne ressource pour l aide aux parents Délégation de droits à un administrateur de téléservices par le chef d établissement Ouverture des téléservices par le chef d établissement ou l administrateur Paramétrage des téléservices par le chef d établissement ou l administrateur Mise en ligne de l information sur le site web de l établissement Possibilité de poster des documents à télécharger à l usage des familles Rédaction du message d accueil sur le site de téléinscription Information des parents d élèves concernés par la téléinscription lors : - de l opération «Portes Ouvertes», - de visites individuelles du lycée, - des réunions de présentation du lycée dans les collèges (présentation commune avec le principal). Désignation d une personne ressource pour l aide aux parents. DASI/BSSI/SEF/JCC-HMB/TI Origine 4 avril 2014

5 Fin MAI à MI JUIN Rappeler aux élèves et aux familles lors des conseils de classes du 3 ème trimestre les dates de : la procédure d orientation et d affectation, les dates de la campagne de Téléinscription (ouverture et clôture). les inviter à consulter le portail des Téléservices : Rafraîchir le message sur le site de la téléinscription (date de diffusion des résultats dates d ouverture et de fermeture de la téléinscription ) Effectuer un SUIVI régulier des créations de comptes et signaler les difficultés à la DASI (assistance) Rafraîchir le message sur le site de la téléinscription (date de diffusion des résultats dates d ouverture et de fermeture de la téléinscription ) Après le basculement et la réception des nomenclatures dans SIECLE pour l année scolaire 2015/2016, vérifier le paramétrage de l offre de formation de l établissement qui apparaitra dans les listes proposées aux parents : enseignements d exploration et enseignements facultatifs. Du 22 au 25 juin Accompagnement des parents (réponses aux questions, mise en place d un kiosque d aide à la saisie,.) Suivi des acceptations d inscription, des refus et des non réponses, Le principal du collège d origine peut, en temps réel l état des inscriptions en ligne. Relance des familles n ayant pas répondu. Durant la campagne Téléinscription, dans SIECLE BEE, menu IMPORTATIONS/Dossier depuis affectation : - Suivre au quotidien les inscriptions saisies par les parents, et les enseignements d explorations souhaités - Importer dans la BEE les dossiers élèves étiquetés «Acceptés»dans la téléinscription (Attention, les établissements devront saisir les Enseignements d Exploration et les options facultatives une fois la répartition des élèves faite au sein de l établissement). Après le 26 juin Faire un bilan de l affectation des élèves En liaison avec les services départementaux d orientation, aider les familles n ayant pas obtenu d affectation à formuler des vœux pour la commission d ajustement Poursuite des inscriptions au sein de l établissement jusqu au 7 juillet Importation dans BEE les dossiers d élèves affectés hors Téléinscription (menu, importations, dossiers issus d affectation), Visualiser et valider les modifications apportées par les parents sur les fiches de renseignements. DASI/BSSI/SEF/JCC-HMB/TI Origine 5 avril 2014

6 OPERATIONS DETAILLEES Activation des Téléservices (s ils ne sont pas déjà activés pour votre établissement) Dans ARENA, «Administration des Téléservices», Menu «Gestion des Téléservices» Cliquer ici pour activer vos Téléservices Finaliser l activation en ouvrant et fermant un des Téléservices au choix, puis valider. Contrairement aux autres Téléservices, il n'est pas nécessaire d'ouvrir la Téléinscription via le menu Gestion des Téléservices -> Ouverture/Fermeture du module Administration Téléservices. Un message apparaissant le jour du début de campagne précisera que les familles y ont accès. DASI/BSSI/SEF/JCC-HMB/TI Origine 6 avril 2014

7 Notification aux parents (partie établissement) La création des codes s'effectue au travers du menu Accès des responsables -> notifier en masse du module Administration Téléservices La notification permet d'informer le responsable de la mise en place des Téléservices en lui précisant son code d'activation. L'opération s'effectue depuis le menu Accès des Responsables -> Notifier en masse du module Administration Téléservices Dans le cas où le responsable refuse l utilisation des Téléservices, le chef d établissement doit procéder à la désactivation de l accès, via le module «Administration Téléservices» de SIECLE BEE. Message d'accueil Via le menu Gestion des Téléservices -> Paramétrage -> Message d'accueil du module Administration Téléservices,l'établissement peut personnaliser un message d'accueil (pour les collèges) DASI/BSSI/SEF/JCC-HMB/TI Origine 7 avril 2014

8 Exemple d un message d accueil: Dans le menu «Paramétrage / message d accueil» du module «Administration Téléservices», chaque collège et lycée peut personnaliser le message qui sera affiché le lendemain sur la page d accueil des téléservices du responsable. Ce message sera visible tout le temps de la campagne de téléinscription. DASI/BSSI/SEF/JCC-HMB/TI Origine 8 avril 2014

9 Lien de contact établissement Via le menu Gestion des Téléservices -> Paramétrage -> Lien de contact établissement, il est possible d'offrir aux responsables le moyen de communiquer par messagerie électronique avec l'établissement. Liens utiles Via le menu Gestion des Téléservices -> Paramétrage -> Liens utiles, il est possible de définir des liens vers des sites internet utiles qui apparaitront alors aux parents sur la page d'accueil des Téléservices. Suivi de la téléinscription par le collège Le principal du collège d origine peut, en temps réel, consulter dans le menu «Suivi de la téléinscription» du module «Administration Téléservices» l état des inscriptions en ligne. Clôture de la campagne A l issue de la campagne de téléinscription, le principal du collège d origine doit effectuer un bilan de l affectation des élèves. En liaison avec les services départementaux d orientation, il aide les familles n ayant pas obtenu d affectation à formuler des vœux pour la commission d ajustement. DASI/BSSI/SEF/JCC-HMB/TI Origine 9 avril 2014