MEGA TeamWork. Guide d utilisation

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1 MEGA TeamWork Guide d utilisation

2 MEGA 2009 SP4 1ère édition (juin 2010) Les informations contenues dans ce document pourront faire l objet de modifications sans préavis et ne sauraient en aucune manière constituer un engagement de MEGA International. Aucune partie de la présente publication ne peut être reproduite, enregistrée, traduite ou transmise, sous quelque forme et par quelque moyen que ce soit, sans un accord préalable écrit de MEGA International. MEGA International, Paris, Tous droits réservés. MEGA TeamWork et MEGA sont des marques réservées de MEGA International. Windows est une marque réservée de Microsoft. Les autres marques citées appartiennent à leurs propriétaires respectifs.

3 SOMMAIRE Sommaire Introduction à MEGA TeamWork Conventions utilisées dans le guide Présentation de ce guide Les workflows dans MEGA Les demandes de changement Créer une demande de changement Accéder aux demandes de changement Consulter les demandes de changement Les propriétés d une demande de changement Exemples de workflows Le workflow de validation Le workflow de demande de changement Personnaliser le workflow de demande de changement Ajouter une nouvelle Metaclasse pouvant être associée à une demande de changement.14 Associer la définition de workflow à la gestion des demandes de changement Utiliser les workflows Démarrer un workflow Intervenir dans un workflow Consulter les notifications Consulter les workflows en cours sur un objet Administrer les workflows Les options d administration des workflows Paramétrer les options de messagerie électronique Administration des workflows

4 Sommaire Les définitions de workflow Les workflows en cours Restreindre les droits des utilisateurs sur les instances de workflow Paramétrer les workflows Accéder aux définitions de workflow Créer et paramétrer une définition de workflow Créer une définition de workflow Créer un diagramme de définition de workflow Créer un état de workflow Créer une transition de workflow Le mode de sélection des utilisateurs Transitions à déclenchements multiples Détermination des utilisateurs affectés à un état de workflow Créer un participant de workflow Associer des utilisateurs à un participant Créer une action de workflow Implémenter une macro sur une action de workflow Visualiser le contenu d une définition de workflow Personnaliser une définition de workflow Dupliquer une définition de workflow Ajouter une nouvelle Metaclasse sujet du workflow Paramétrer les actions de type message et notification Définition du texte d un message ou d une notification Définition des destinataires d un message ou d une notification Les tâches de conception Exemple d utilisation des tâches Utiliser les tâches Activer la gestion des tâches Créer une tâche Accéder aux tâches Spécifier le motif de la tâche Créer une tâche à partir d un projet Consulter les propriétés d une tâche Publier au titre d une tâche Modifier l état d une tâche Le workflow de tâches Index MEGA TeamWork

5 INTRODUCTION À MEGA TEAMWORK MEGA TeamWork regroupe plusieurs outils qui vous permettent de coordonner facilement le travail de modélisation dans un environnement multi-utilisateurs afin d obtenir des modèles cohérents et stables. Les phases principales de l activité de modélisation sont : le travail de modélisation la validation de ce travail la publication pour consultation des modèles finis MEGA TeamWork permet : d affecter des demandes de changement ou des tâches à des utilisateurs de faciliter la communication entre utilisateurs et le travail en équipe de recevoir des notifications lors des différentes étapes de l activité de modélisation. Les outils proposés par MEGA TeamWork permettent de ranger dans des référentiels distincts les versions du modèle en cours d élaboration et les versions stables et validées. D autre part, dans le référentiel de travail, une partie des modèles peut être validée et une autre partie en cours de modification. MEGA TeamWork fournit également un moteur de workflow qui permet de suivre les différentes étapes de l activité de modélisation. Le moteur de workflow de MEGA est basé sur une définition de workflow. Le moteur est générique et permet à chaque client de définir son propre workflow et de le paramétrer selon ses besoins. D autre part, MEGA livre un workflow standard qui permet de gérer le cycle de vie des demandes de changement (RFC : Request For Change). MEGA TeamWork vous donne également la possibilité d administrer les workflows : vous pourrez ainsi les annuler ou effectuer des changements d affectation. 5

6 Introduction CONVENTIONS UTILISÉES DANS LE GUIDE Remarque sur les points qui précèdent. Définition des termes employés. Astuce qui peut faciliter la vie de l utilisateur. Compatibilité avec les versions précédentes. Ce qu il faut éviter de faire. Remarque très importante à prendre en compte pour ne pas commettre d erreurs durant une manipulation. Les commandes sont présentées ainsi : Fichier > Ouvrir. Les noms de produits et de modules techniques sont présentés ainsi : MEGA. 6 MEGA TeamWork

7 Introduction à MEGA TeamWork Présentation de ce guide PRÉSENTATION DE CE GUIDE Ce guide est composé des chapitres suivants : Le chapitre "Les workflows dans MEGA", page 9 présente les demandes de changement, les workflows et la façon de les administrer. Le chapitre "Paramétrer les workflows", page 23 présente les différentes possibilités de paramétrage des workflows. Le chapitre "Les tâches de conception", page 37 présente la fonctionnalité de gestion des tâches. 7

8 Introduction 8 MEGA TeamWork

9 1 LES WORKFLOWS DANS MEGA Le workflow est une fonctionnalité essentielle de MEGA TeamWork. Dans MEGA, il peut gérer les tâches de modélisation à accomplir ainsi que le rôle des différents participants impliqués dans la réalisation de ces tâches. Il peut également gérer le cycle de vie d une demande de changement adressée à un modélisateur. Les points suivants sont abordés ici : "Les demandes de changement", page 10 "Exemples de workflows", page 13 "Utiliser les workflows", page 16 "Administrer les workflows", page 19 9

10 1 LES DEMANDES DE CHANGEMENT Les demandes de changement permettent aux utilisateurs disposant du produit MEGA TeamWork de faire une requête formelle de modification de données et d envoyer cette requête par à la personne ou aux personnes concernées. Créer une demande de changement Pour créer une demande de changement : 1. Dans l espace de travail MEGA, sélectionnez le menu Affichage > Collaboration > Demandes de changement. 2. Dans la zone d édition cliquez sur le bouton Créer. 3. Dans la fenêtre qui apparaît saisissez le nom de la demande de changement. 4. Dans le cadre Objets concernés créez ou reliez les objets concernés par la demande de changement en utilisant les boutons Nouveau ou Relier, puis cliquez sur OK. 5. Dans la fenêtre qui apparaît saisissez un commentaire pour la demande de changement nouvellement créée, puis cliquez sur Suivant. Le commentaire vous permet de saisir le contenu de votre demande et éventuellement de la motiver. La création d une demande de changement enclenche également la création d un workflow de demande de changement ; celui-ci permet d envoyer une notification et un concernant la demande de changement. 6. Dans la fenêtre suivante, sélectionnez les destinataires de la demande de changement, puis cliquez sur Terminer. 10 MEGA TeamWork

11 Les workflows dans MEGA Les demandes de changement Pour plus de détails sur les workflows, voir "Utiliser les workflows", page 16. Vous pouvez également créer une demande de changement à partir d un objet. Pour cela : 1. Faites un clic droit sur l objet désiré et sélectionnez Administrer > Envoyer une demande de changement. 2. Saisissez le commentaire de la demande changement, puis associez-lui les utilisateurs destinataires. 3. Cliquez sur Terminer. Après la création d une demande de changement, un nouveau workflow est créé - l utilisateur auquel il est destiné peut le visualiser en sélectionnant le menu Affichage > Collaboration > Workflows. Pour plus de détails voir "Démarrer un workflow", page 16. Vous pouvez également créer une demande de changement dans MEGA Advisor. Pour plus de détails reportez-vous au guide d utilisation de MEGA Advisor. Accéder aux demandes de changement MEGA TeamWork vous permet de voir si un objet est associé à une demande de changement et de la consulter. Pour visualiser les demandes de changement associées à un objet : 1. Dans la fenêtre de propriétés d un objet sélectionnez l onglet Demandes de changement. Les demandes de changement sont affichées dans cet onglet. 2. Pour consulter les propriétés d une demande de changement faites un clic droit sur la demande et sélectionnez Propriétés. La fenêtre de propriétés de la demande de changement est affichée. Vous pouvez également accéder aux demandes de changement dans MEGA Advisor si vous disposez du produit MEGA TeamWork. Pour plus de détails reportez-vous au guide d utilisation de MEGA Advisor. Consulter les demandes de changement MEGA TeamWork vous permet de consulter les demandes de changement que vous avez créées ainsi que les demandes de changement de tous les utilisateurs. Pour consulter les demandes de changement : Sélectionnez le menu Affichage > Collaboration > Demandes de changement. La liste des demandes de changement est affichée dans la zone d édition. 11

12 1 Les propriétés d une demande de changement Pour accéder aux propriétés d une demande de changement : 1. Sélectionnez le menu Affichage > Collaboration > Demandes de changement. La liste des demandes de changement est affichée dans la zone d édition. 2. Faites un clic droit sur l une des demandes de changement et sélectionnez Propriétés. La fenêtre de propriétés est affichée. L onglet Caractéristiques de la fenêtre de propriétés vous permet de visualiser le demandeur, le destinataire, ainsi que l état de la demande. L onglet Workflows de la fenêtre de propriétés vous permet de visualiser l historique du workflow portant sur la demande de changement. L onglet Objets associés de la fenêtre de propriétés vous permet de visualiser les objets concernés par la demande de changement. 12 MEGA TeamWork

13 Les workflows dans MEGA Exemples de workflows EXEMPLES DE WORKFLOWS MEGA livre en standard deux workflows. L un est appliqué à une demande de changement. Le deuxième décrit le traitement d une demande de validation. Le workflow de validation Le diagramme qui illustre ce workflow est présenté ci-dessous. Dans ce workflow, un demandeur fait une nouvelle demande de validation. La demande passe alors à l état "Demandée". Un administrateur analyse la demande de validation. Il peut soit la rejeter, soit l accepter. Si la demande est acceptée, elle passe à l état "Validation en cours". Un valideur peut ensuite valider ou invalider la demande. 13

14 1 Le workflow de demande de changement Le diagramme qui illustre ce workflow est présenté ci-dessous. Dans ce workflow, un demandeur fait une nouvelle demande de changement. La demande passe alors à l état "Soumis". Un administrateur des demandes de changement analyse la demande de changement ; trois possibilités s offrent à lui : il peut accepter la demande de changement il peut rejeter la demande de changement il peut demander une étude à un modélisateur Dans le dernier cas, la demande de changement passe à l état "En cours d étude". Après l étude, le modélisateur soumet le résultat de l étude à l administrateur des demandes de changement (la demande revient à l état "Soumis"). L administrateur approuve ou rejette la demande. Personnaliser le workflow de demande de changement Ajouter une nouvelle Metaclasse pouvant être associée à une demande de changement Pour ajouter une nouvelle Metaclasse pouvant être associée à une demande de changement : 1. Ouvrez la fenêtre de propriétés de la Metaclasse Demande de changement. 2. Sélectionnez l onglet Caractéristiques, puis le sous-onglet Avancé. 3. Dans le cadre SuperMetaClass, cliquez sur le bouton Relier pour sélectionner la Metaclasse abstraite Objet associé à la demande de changement. 14 MEGA TeamWork

15 Les workflows dans MEGA Exemples de workflows Associer la définition de workflow à la gestion des demandes de changement Pour spécifier le fait qu un workflow est utilisé pour gérer les demandes de changement : 1. Dans la fenêtre de propriétés de la définition de workflow sélectionnez l onglet Caractéristiques. 2. Dans le cadre Metaclasse sujet sélectionnez Oui pour l attribut Instancier à la création. Tous les workflows pour lesquels la valeur de cet attribut est Oui seront instanciés lors de la création d une demande de changement. Si vous souhaitez qu un seul workflow soit instancié, sélectionnez Non pour les autres workflows. 15

16 1 UTILISER LES WORKFLOWS Une définition de workflow se matérialise principalement par une succession d états reliés par des transitions. Les participants au workflow sont également représentés dans le diagramme d une définition de workflow. Le but du workflow de demande de changement est de gérer le cycle de vie des demandes de changement. Pour plus de détails sur les définitions de workflows, voir "Paramétrer les workflows", page 23. Démarrer un workflow Pour accéder aux workflows : Dans l espace de travail MEGA, sélectionnez le menu Affichage > Collaboration > Workflows. Dans la page qui apparaît, la liste déroulante permet l affichage des workflows de l utilisateur courant, de tous les workflows en cours, des workflows terminés, etc. Cette page vous permet aussi de démarrer un nouveau workflow en cliquant sur le bouton correspondant. Pour démarrer un nouveau workflow : 1. Dans la fenêtre Workflows sélectionnez le workflow désiré et cliquez sur Démarrer workflow. Les workflows que vous pouvez démarrer sont affichés. Si un message vous avertit du fait que vous ne pouvez pas démarrer de workflow, adressez-vous à l administrateur MEGA qui vous donnera les droits pour que vous puissiez le faire. Pour plus de détails, voir "Les options d administration des workflows", page Cliquez sur le workflow Validation. Ce workflow gère les différentes étapes de la validation d un modèle. 3. Dans la première fenêtre de l assistant qui apparaît, renseignez le nom du workflow. 4. Dans le champ Sujet, cliquez sur la flèche, puis sélectionnez Requête. 5. Dans la fenêtre qui apparaît sélectionnez l objet désiré et cliquez sur OK. 6. Une fois revenu dans la fenêtre de l assistant, cliquez sur Suivant. 7. Dans la fenêtre qui est affichée saisissez éventuellement un commentaire pour le workflow et cliquez sur Suivant. 8. Dans la dernière fenêtre sélectionnez les utilisateurs qui seront affectés au satut suivant du workflow, puis cliquez sur Terminer. Vous devez publier votre transaction pour que les utilisateurs affectés à l état suivant puissent intervenir dans le workflow. De même, lorsqu un utilisateur fait passer le workflow d un état à un autre, le nouvel état du workflow n est visible par les autres utilisateurs qu après publication de la transaction. 16 MEGA TeamWork

17 Les workflows dans MEGA Utiliser les workflows Intervenir dans un workflow Pour savoir si vous avez des activités de workflow vous concernant : 1. Dans l espace de travail MEGA sélectionnez le menu Affichage > Collaboration > Workflows. 2. Dans la liste déroulante en haut à gauche, sélectionnez Mes workflows. Si vous êtes affecté à l état suivant du wokflow, le workflow est affiché dans la liste. 3. Pour faire passer le workflow à l état suivant, cliquez sur le bouton Statut suivant. 4. Dans la fenêtre suivante sélectionnez la transition que vous souhaitez déclencher et cliquez sur Suivant. 5. Saisissez un commentaire pour cette transition, puis cliquez sur Terminer. 6. Si vous avez sélectionné la transition En cours d étude, vous pouvez joindre des objets et ensuite sélectionner les utilisateurs affectés à l état suivant. 7. Cliquez sur Terminer. Après l initiation d un workflow par un utilisateur, ce workflow est verrouillé : seuls peuvent y intervenir les utilisateurs affectés à l état suivant du workflow. La modification de l état d un workflow dans une transaction bloque l utilisation du workflow dans les autres transactions. Consulter les notifications Lorsque vous faites passer une demande de changement d un état à un autre, le/ les utilisateur(s) affectés à l état suivant peuvent recevoir une notification et/ou un qui les avertit de l existence d une demande de changement qui les concerne. Lorsqu un utilisateur vous affecte une demande de changement et qu il publie sa transaction, une fenêtre de notification est affichée dans votre transaction. Pour désactiver l affichage de cette fenêtre : 1. Dans MEGA Administration ouvrez un environnement. 2. Dans les options de l environnement sélectionnez le groupe d options Environnement collaboratif. 3. Dans le volet droit de la fenêtre décochez la case Activer la fenêtre popup de notification. Pour consulter les notifications vous concernant : 1. Dans l espace de travail MEGA, affichez la fenêtre de navigation Notifications. 17

18 1 2. Dépliez successivement les dossiers Mes notifications et Notifications non lues. Les notifications vous concernant sont contenues dans ce dossier. Vous pouvez également consulter les notifications en sélectionnant le menu Affichage > Collaboration > Notifications. Les textes des s et des notifications peuvent être personnalisés. Pour plus de détails voir "Paramétrer les actions de type message et notification", page 34. Consulter les workflows en cours sur un objet Pour consulter les workflows en cours sur un objet : 1. Dans la fenêtre de propriétés de l objet sélectionnez l onglet Demande de changement. 2. Dans la fenêtre de propriétés de la demande de changement concernée, sélectionnez l onglet Workflows. L historique du workflow sélectionné dans la liste déroulante Instance de workflow est affiché en-dessous. Seuls les objets sujets de workflow disposent de l onglet Workflows. 18 MEGA TeamWork

19 Les workflows dans MEGA Administrer les workflows ADMINISTRER LES WORKFLOWS MEGA TeamWork fournit plusieurs fonctionnalités d administration. L administrateur MEGA peut ainsi visualiser tous les workflows, même ceux qui ne le concernent pas. Il peut modifier les utilisateurs associés à un workflow donné ou arrêter un workflow en cours. Les options d administration des workflows Pour accéder à l option permettant d administrer les workflows : 1. Dans MEGA Administration, ouvrez l environnement désiré. 2. Dépliez le dossier Comptes d utilisateurs. 3. Faites un clic droit sur Utilisateurs et sélectionnez Administrer. 4. Dans la fenêtre qui apparaît faites un clic droit sur l utilisateur désiré et sélectionnez Options. 5. Dans la fenêtre des options sélectionnez Environnement Collaboratif dans le volet de gauche. 6. Cochez l option Autoriser l administration des workflows. Paramétrer les options de messagerie électronique Afin que des s puissent être envoyés automatiquement suite à la création d actions de workflow déclenchées par une transition, vous devez paramétrer des options de messagerie électronique. Pour paramétrer les options de messagerie électronique : 1. Dans MEGA Administration, faites un clic droit sur le nom du site MEGA, puis sélectionnez Options > Modifier. 2. Dans la fenêtre qui apparaît sélectionnez le groupe d options Installation > Messagerie électronique dans le volet gauche de la fenêtre. 19

20 1 3. Renseignez les différentes options SMTP. Pour que le destinataire reçoive un , il est nécessaire que l utilisateur qui a déclenché la transition de workflow correspondante ait publié sa transaction. Administration des workflows Les définitions de workflow Pour avoir accès aux définitions de workflow vous devez avoir un accès au métamodèle de niveau Expert. Pour afficher toutes les définitions de workflow : 1. Dans l espace de travail MEGA sélectionnez la fenêtre de navigation Utilitaires. 2. Dépliez le dossier Définitions de workflow. Les définitions de workflow sont affichées en-dessous. A partir de chaque définition de workflow vous pouvez démarrer un workflow ou afficher le diagramme de définition de workflow (à partir du menu contextuel de la définition de workflow). Les workflows en cours Pour arrêter un workflow en cours : 1. Dans la liste des workflows en cours faites un clic droit sur le workflow désiré. 2. Dans le menu contextuel qui apparaît sélectionnez Arrêter le workflow. Le workflow est arrêté. 20 MEGA TeamWork

21 Les workflows dans MEGA Administrer les workflows Pour visualiser l utilisateur affecté à l état suivant du workflow : 1. Dans la liste des workflows en cours faites un clic droit sur le workflow désiré et sélectionnez Propriétés. 2. Sélectionnez l onglet Etat, puis le sous-onglet Statut courant. Les utilisateurs sont affichés dans le cadre Utilisateurs assignés. Restreindre les droits des utilisateurs sur les instances de workflow MEGA vous permet de restreindre, pour un profil d utilisateur donné, la visibilité des demandes de changement, ainsi que des instances de workflow et des définitions de workflow. De même, vous pouvez interdire leur création, leur modification ou leur suppression. Pour plus de détails, reportez-vous au guide MEGA Administration-Supervisor, section "Définir les accès au métamodèle". 21

22 1 22 MEGA TeamWork

23 2 PARAMÉTRER LES WORKFLOWS Ce chapitre aborde différents aspects liés au paramétrage et à la personnalisation des workflows dans MEGA. Les points suivants sont abordés ici : "Accéder aux définitions de workflow", page 24 "Créer et paramétrer une définition de workflow", page 25 "Personnaliser une définition de workflow", page 33 "Paramétrer les actions de type message et notification", page 34 23

24 2 ACCÉDER AUX DÉFINITIONS DE WORKFLOW Une définition de workflow permet de décrire et de paramétrer un workflow. Une définition de workflow se matérialise principalement par une succession d états reliés par des transitions. Les participants au workflow sont également représentés dans le diagramme d une définition de workflow. Pour avoir accès aux définitions de workflow, votre accès au métamodèle doit être Expert. Pour accéder aux définitions de workflow : 1. Dans l espace de travail MEGA sélectionnez le menu Affichage > Fenêtres de navigation > Utilitaires. 2. Dans la fenêtre de navigation Utilitaires dépliez le dossier Définition de workflow. Les définitions de workflows existantes dans la base sont affichées. 24 MEGA TeamWork

25 Paramétrer les workflows Créer et paramétrer une définition de workflow CRÉER ET PARAMÉTRER UNE DÉFINITION DE WORKFLOW Créer une définition de workflow Pour créer une définition de workflow : 1. Dans la fenêtre de navigation Utilitaires faites un clic droit sur le dossier Définition de workflow et sélectionnez Nouveau > Définition de workflow. 2. Dans la fenêtre qui apparaît saisissez le nom de la définition de workflow et cliquez sur OK. La nouvelle définition de workflow est créée. Un workflow doit porter sur un type d objet. Vous devrez donc associer un type d objet à la définition de workflow que vous venez de créer. Pour définir le type d objet sur lequel doit porter le workflow : 1. Dans la fenêtre de propriétés de la définition de workflow, sélectionnez l onglet Caractéristiques. 2. Dans le cadre "MetaClasse sujet" reliez une Metaclasse, puis cliquez sur OK. Cette Metaclasse doit être sous-metaclasse de "Sujet de workflow". Dans cette fenêtre : l option Sujet obligatoire permet, lors de l exécution d un workflow, d obliger l utilisateur à sélectionner l objet sur lequel portera le workflow l option Permettre la création d un sujet permet à l utilisateur de créer l objet sur lequel portera le workflow au moment où il démarre le workflow. Pour pouvoir spécifier le workflow vous devez ensuite créer le diagramme de définition de workflow. 25

26 2 Créer un diagramme de définition de workflow Pour créer un diagramme de définition de workflow : 1. Faites un clic droit sur la définition de workflow et sélectionnez Nouveau > Diagramme. 2. Dans la fenêtre qui apparaît cliquez sur Créer. Le diagramme est créé. Dans un diagramme de définition de workflow vous devez d abord créer un état de workflow de type Initial. Ensuite vous devez créer les différents états de workflow et les relier par des transitions de workflow. Le ou les derniers états du workflow doivent être des états de type Final. Vous devez aussi préciser les utilisateurs qui déclenchent les transitions : pour cela vous relierez des participants de workflow aux différentes transitions. Des utilisateurs ou des profils MEGA devront être associés aux participants de workflow. Pour créer un diagramme de définition de workflow vous pouvez soit en créer un nouveau soit dupliquer l un des deux diagrammes livrés en standard et le modifier selon vos besoins. Créer un état de workflow Pour créer un état de workflow : 1. Dans le diagramme de définition de workflow cliquez sur l un des trois boutons de la barre d objets permettant de créer un état de workflow : Défaut Initial Final 2. Cliquez dans le diagramme. 3. Dans la fenêtre qui apparaît saisissez le nom de l état de workflow et cliquez sur OK. Le nouvel état de workflow est affiché dans le diagramme. Créer une transition de workflow Pour créer une transition de workflow : 1. Dans le diagramme de définition de workflow cliquez sur le bouton Transition de workflow de la barre d objets, puis tracez un lien entre les deux états de workflow concernés. 2. Dans la fenêtre qui apparaît, saisissez le nom de la transition. 3. Dans le cadre Transition fournissant l utilisateur reliez une transition à l aide du bouton Relier, puis cliquez sur Suivant. Le cadre Transition fournissant l utilisateur vous permet de sélectionner une transition. Si des utilisateurs sont associés à cette transition, ces utilisateurs seront affectés à l état suivant du workflow. Pour plus de détails voir "Détermination des utilisateurs affectés à un état de workflow", page MEGA TeamWork

27 Paramétrer les workflows Créer et paramétrer une définition de workflow 4. Choisissez le mode de sélection des utilisateurs. Pour plus de détails, voir "Le mode de sélection des utilisateurs", page Créez un nouveau participant de workflow ou reliez un participant existant, à l aide des boutons Nouveau ou Relier. 6. Cliquez sur Terminer. La transition est affichée dans le diagramme. Dans l assistant de workflow l utilisateur peut sélectionner parmi les transitions sortantes celle qui sera déclenchée - cette transition correspond à l étape suivante du workflow. Le mode de sélection des utilisateurs Cette option vous permet de définir la façon dont les utilisateurs sont sélectionnés lors de l affectation d utilisateurs à l état suivant du workflow, dans l assistant de workflow : Certains utilisateurs : un ou plusieurs utilisateurs peuvent être sélectionnés dans la liste Tous les utilisateurs : tous les utilisateurs associés au participant de workflow correspondant seront affectés à l état suivant. Aucune liste d utilisateurs ne sera proposée Un utilisateur : un seul utilisateur peut être sélectionné dans la liste et affecté à l état suivant. Vous pouvez également ajouter des propriétés à renseigner par l utilisateur qui effectue la transition dans l onglet Propriétés associées de la fenêtre de propriétés de la transition. Cochez la case "Activer les pièces jointes" pour que ces propriétés soient demandées à l utilisateur. Transitions à déclenchements multiples Par défaut, une fois qu une transition est déclenchée par l un des utilisateurs associés à la transition, l instance de workflow passe à l état suivant. Ainsi, aucun autre utilisateur ne peut plus déclencher cette transition. Lorsque l option de déclenchement multiple est activée pour une transition, plusieurs utilisateurs peuvent déclencher la transition. Dès qu un utilisateur déclenche une transition multiple, l état suivant est activé et ses propriétés permettent d identifier les utilisateurs ayant déclenché la transition et ceux qui ne l ont pas encore déclenchée. Les utilisateurs n ayant pas encore déclenché la transition le peuvent toujours. 27

28 2 Pour activer l option de déclenchement multiple : 1. Dans la fenêtre de propriétés d une transition sélectionnez l onglet Participant. 2. Cochez l option Participation multiple. Détermination des utilisateurs affectés à un état de workflow MEGA TeamWork vous permet de déterminer les utilisateurs affectés à un état de workflow en spécifiant une transition qui a des utilisateurs associés. Ce sont les utilisateurs associés à cette transition qui seront affectés au état de workflow concerné. Prenons l exemple du workflow de validation décrit ci-dessous. Si pour la transition Valider vous avez défini comme transition fournissant l utilisateur la transition Accepter la demande de validation, alors les utilisateurs pouvant déclencher la transition Valider seront les mêmes que ceux qui pouvaient déclencher la transition Accepter la demande de validation. Créer un participant de workflow Créer des participants de workflow permet de pouvoir faire intervenir des utilisateurs aux différentes étapes du workflow. Vous pouvez créer un participant de workflow directement dans le diagramme de définition de workflow. Des utilisateurs peuvent être reliés au participant de workflow. Pour créer un participant de workflow : 1. Dans le diagramme de définition de workflow, cliquez sur le bouton Participant de workflow de la barre d objets, puis cliquez dans le diagramme. 2. Dans la fenêtre qui apparaît, saisissez le nom du participant et cliquez sur OK. Le participant de workflow apparaît dans le diagramme. 28 MEGA TeamWork

29 Paramétrer les workflows Créer et paramétrer une définition de workflow Associer des utilisateurs à un participant Une fois le participant créé, vous pouvez lui relier des utilisateurs. Les utilisateurs associés à un participant pourront déclencher des transitions entre deux états de workflow. Pour relier des utilisateurs à un participant de workflow : 1. Faites un clic droit sur le participant de workflow et sélectionnez Relier > Utilisateur. 2. Dans la fenêtre qui apparaît cliquez sur Chercher. 3. Sélectionnez les utilisateurs désirés et cliquez sur OK. Les utilisateurs sélectionnés sont reliés au participant. Au niveau d un profil d utilisateur donné, vous pouvez restreindre les droits de création, de modification et de suppression d une instance ou d une définition de workflow. Vous pouvez ainsi déterminer les utilisateurs qui ont les droits d instancier un workflow. Pour plus de détails, reportez-vous au guide MEGA Administration- Supervisor, section "Définir les accès au métamodèle". Vous pouvez également utiliser des paramétrages plus avancés pour définir les utilisateurs d un participant. Pour cela, sélectionnez un participant, par exemple Demandeur et ouvrez sa fenêtre de propriétés. Vous pouvez choisir : Tous les utilisateurs Une liste de profils utilisateurs Une liste d utilisateurs Vous pouvez également choisir une macro d implémentation. Cette macro va retourner une liste d utilisateurs. Lors de la création d une macro, un assistant vous aide à initialiser le contenu de la macro. Le contenu de la macro 29

30 2 est initialisé avec la liste des paramètres qui peuvent être utilisés pour déterminer la liste des utilisateurs. Reportez-vous au guide MEGA Exchange - API pour plus de détails sur l utilisation des API MEGA. Dans la fenêtre ci-dessus, si une macro est spécifiée, c est elle qui déterminera les utilisateurs associés au participant. Si la macro n est pas spécifiée et que la valeur de l attribut Tous les utilisateurs est Oui, tous les utilisateurs de la base seront associés au participant de workflow. Enfin, si aucune macro n est spécifiée et que la valeur de l attribut Tous les utilisateurs est Non, c est le cadre Utilisateurs et profils qui déterminera les utilisateurs associés au participant. Créer une action de workflow Sur une transition vous pouvez créer une action de workflow. Lors d une transition de workflow, trois types d actions peuvent être exécutées : envoi d un envoi d une notification une macro peut être implémentée Pour créer une action de workflow : 1. Dans le diagramme de définition de workflow, cliquez sur le bouton Action de workflow de la barre d objets, puis cliquez dans le diagramme. L assistant de création d une action de workflow apparaît. 2. Sélectionnez le type d action à créer et cliquez sur Suivant. Si vous sélectionnez le type d action Standard vous pourrez utiliser une macro pour la mise en oeuvre de l action. Pour plus de détails voir "Implémenter une macro sur une action de workflow", page Dans la fenêtre qui apparaît vous pouvez visualiser et personnaliser les destinataires, le sujet et le corps de la notification ou du message (en fonction du type d action choisi). 4. Cliquez sur Terminer. 5. Dans le diagramme reliez l action que vous venez de créer à la transition de workflow désirée. Lorsque vous créez une action de workflow de type Message ou Notification vous pouvez paramétrer les champs qui définissent les destinataires, le sujet et le corps du message ou de la notification qui seront envoyés aux utilisateurs concernés. Pour plus de détails sur les balises pouvant être utilisées pour personnaliser ces éléments voir "Paramétrer les actions de type message et notification", page MEGA TeamWork

31 Paramétrer les workflows Créer et paramétrer une définition de workflow Implémenter une macro sur une action de workflow Pour implémenter une macro sur une action de workflow : 1. Dans la fenêtre de création de l action sélectionnez le type d action Standard et cliquez sur Suivant. 2. Dans le champ Macro d implémentation, cliquez sur la flèche et sélectionnez le menu Créer Macro. 3. Dans la fenêtre qui apparaît sélectionnez le type de macro souhaité et cliquez sur Suivant. Une action de type standard munie d une macro d implémenation est créée. Vous pouvez vous servir d un modèle pour implémenter la macro. Pour accéder à ce modèle : 1. Dans la fenêtre de navigation Utilitaires, dépliez successivement les dossiers Code souche > MEGA > Macro. 2. Faites un clic droit sur Workflow Action Implementation Template et sélectionnez Propriétés. Le contenu du modèle est affiché. Pour modifier le code de la macro : 1. Dans la fenêtre de propriétés de l action de workflow sélectionnez l onglet Caractéristiques. 2. Dans le champ Macro d implémentation, cliquez sur la flèche, puis sélectionnez "Nom de la macro" > Editer. La fenêtre de l éditeur de scripts apparaît. Vous pouvez y modifier le script initialisé. Visualiser le contenu d une définition de workflow L éditeur de classe vous permet de visualiser tous les objets détenus par une définition de workflow. Pour lancer l éditeur de classe sur une définition de workflow : 1. Dans la fenêtre de navigation Utilitaires, dépliez le dossier Définition de workflow. 2. Faites un clic droit sur la définition de workflow désirée et sélectionnez Arbre d édition. L éditeur de classe affiche la définition de workflow. 31

32 2 Tous les éléments détenus par la définition de workflow sont affichés dans l arbre : états, transitions, participants, actions de workflow. En sélectionnant un élément dans l arbre vous pouvez visualiser ses propriétés dans le volet droit de la fenêtre. 32 MEGA TeamWork

33 Paramétrer les workflows Personnaliser une définition de workflow PERSONNALISER UNE DÉFINITION DE WORKFLOW Dupliquer une définition de workflow Vous pouvez initialiser une nouvelle définition de workflow en dupliquant une définition de workflow existante. Ne modifiez pas les définitions de workflow proposées par MEGA, pour éviter que ces modifications ne soient perdues lors de la mise à jour vers une nouvelle version de MEGA. Pour cela : 1. A partir de l arbre de navigation Utilitaires, ouvrez le dossier "Définitions de workflow". 2. A partir du menu contextuel de la définition de workflow, par exemple "Demande de changement", choisissez la commande Dupliquer. 3. Saisissez le nom de la nouvelle définition de workflow, ainsi que le préfixe ou le suffixe utilisé pour nommer les objets dupliqués. La nouvelle définition de workflow est affichée dans le dossier "Définitions de workflow". Ajouter une nouvelle Metaclasse sujet du workflow Une Metaclasse sujet d un workflow permet de définir le type d objet sur lequel va porter le workflow. Pour ajouter une nouvelle Metaclasse sujet du workflow : 1. Dans la fenêtre de propriétés de la définition de workflow sélectionnez l onglet Caractéristiques. 2. Dans le cadre MetaClasse sujet cliquez sur le bouton Relier pour relier une nouvelle MetaClasse. 33

34 2 PARAMÉTRER LES ACTIONS DE TYPE MESSAGE ET NOTIFICATION Les actions de workflow telles que les messages et les notifications peuvent être paramétrées de manière à personnaliser les textes et définir les destinataires. Définition du texte d un message ou d une notification Le texte d un message ou d une notification peut être défini dans leur fenêtre de propriétés ou dans la fenêtre de création de l action de workflow (notification ou message). 34 MEGA TeamWork

35 Paramétrer les workflows Paramétrer les actions de type message et notification Pour définir le texte qui sera affiché dans un message ou une notification, vous pouvez saisir du texte libre et utiliser les balises suivantes. Ces balises peuvent être utilisées dans le sujet et dans le corps du message ou de la notification. Retourne la valeur d une propriété de la transition indiquée. Retourne le commentaire de la transition Retourne le nom de la transition Retourne le nom de la dernière instance d état correspondant à la transition Retourne l activateur de la transition Retourne la date de déclenchement de la transition Retourne le nom du workflow Retourne le sujet du workflow Retourne un texte calculé par une fonction implémentée dans une macro. Retourne le nom du dernier état correspondant à la transition Retourne le nom de l instance de workflow Retourne la valeur d un attribut du sujet du workflow. "MegaField" retourne le MegaField du sujet du workflow. Utilisez un identifiant de MetaAttribute pour obtenir la valeur correspondante. Retourne le texte compris entre ces deux balises pour chaque TaggedValue de la transition courante déclenchée. La balise suivante peut être utilisée dans le texte pour obtenir des informations relatives à la TaggedValue : "Name" retourne le nom de la TaggedValue. "Value" retourne la valeur de la TaggedValue. Retourne le texte compris entre ces deux balises pour chaque objet joint au moment du déclenchement de la transition. La balise suivante peut être utilisée dans le texte pour obtenir des informations relatives à l objet joint : "MegaField" retourne le MegaField de l objet joint. Spécifier un identifiant de MetaAttribut à la place de PropertyId afin de 35

36 2 générer la valeur du MetaAttribut correspodant pour l objet joint. L identifiant doit être précisé sous la forme d un MegaField. Retourne le texte compris entre ces deux balises pour chaque transition qui suit l état courant. La balise suivante peut être utilisée dans le texte pour obtenir des informations relatives à la transition : "MegaField" retourne le MegaField de la transition. Spécifier un identifiant de MetaAttribut à la place de PropertyId afin de générer la valeur du MetaAttribut correspodant pour l état courant. L identifiant doit être précisé sous la forme d un MegaField. Le nom de la transition est facultatif. S il n est pas indiqué, la dernière transition déclenchée sera utilisée pour générer le texte du message ou de la notification. Définition des destinataires d un message ou d une notification Pour configurer le ou les destinataires d un message ou d une notification, vous pouvez utiliser une ou plusieurs des balises suivantes. Le destinataire est l utilisateur indiqué. Participant>,Transition=<Workflow Les destinataires sont ceux définis par le participant. Le champ transition est obligatoire. Les destinataires sont définis par la prochaine transition déclenchée. La valeur "AllTransitions" indique que toutes les transitions suivantes possibles sont prises en compte. Les destinataires sont définis par une transition précédente. Les destinataires sont définis par une fonction implémentée dans une macro. Cette fonction a deux paramètres. Le premier est l instance d état et le second, la transition déclenchée. Dans le cas des messages, vous pouvez aussi indiquer directement l adresse du destinataire. Le nom de la transition est facultatif. S il n est pas indiqué, la dernière transition déclenchée sera utilisée pour définir les destinataires du message ou de la notification. 36 MEGA TeamWork

37 3 LES TÂCHES DE CONCEPTION La gestion des tâches intégrée dans MEGA augmente les possibilités de maîtrise et d analyse des modifications du référentiel. Elle permet notamment : Les points suivants sont abordés ici : d améliorer le contexte des modifications effectuées dans le référentiel de contrôler le droit de publication d un utilisateur (il peut être obligé d associer les modifications de sa transaction à une tâche) d identifier les modifications à transférer d une base à une autre "Exemple d utilisation des tâches", page 38 "Utiliser les tâches", page 39 "Le workflow de tâches", page 45 37

38 3 EXEMPLE D UTILISATION DES TÂCHES L exemple ci-dessous illustre le principe de fonctionnement des tâches, dans le contexte d une organisation disposant d une base de travail et d une base de production. Une demande de changement est reçue : "Le service S12 ne fait plus partie de l application A10 ; il faut le supprimer." Une tâche est créée et associée à une demande de changement dans le cadre du projet "Urbanisation". Elle est affectée à l utilisateur "John". Description de la tâche : "Supprimer le service S12 de l application A10". John reçoit un ou une notification dans MEGA l informant qu une tâche lui a été affectée. John effectue les modifications dans une base de travail MEGA, puis publie sa transaction en associant la tâche à sa publication. La tâche permettra d obtenir des critères pour décider de transférer ou non dans une base de production les modifications associées à la tâche. 38 MEGA TeamWork

39 Les tâches de conception Utiliser les tâches UTILISER LES TÂCHES Les tâches permettent de regrouper plusieurs modifications apportées au référentiel et de classer ces modifications par ensembles cohérents. Elles vous donnent également la possibilité de préciser le motif pour lequel ces modifications sont effectuées. Activer la gestion des tâches Pour pouvoir utiliser les tâches vous devez : disposer du produit MEGA TeamWork activer le journal de la base (base de données et/ou base système) pour laquelle vous souhaitez conserver l'historique des modifications associées aux tâches activer la gestion des tâches Pour plus de détails sur l activation du journal de la base, reportez-vous au guide MEGA Administration-Supervisor. Pour activer la gestion des tâches : 1. Dans MEGA Administration, ouvrez l environnement désiré. 2. Faites un clic droit sur l environnement et sélectionnez Options > Modifier. 3. Dans le groupe d options Environnement collaboratif sélectionnez la valeur Actif pour l option Activer la gestion des tâches. La gestion des tâches est activée. L option Activer la gestion des tâches peut prendre trois valeurs : si la gestion des tâches est inactive, l utilisateur ne peut pas utiliser les tâches et ne peut publier sa transaction au titre d une tâche si la gestion des tâches est active, l utilisateur peut utiliser les tâches ; il a le choix d'associer ou non une tâche à la transaction qu'il publie si la gestion des tâches est obligatoire l utilisateur ne peut publier sa transaction qu en lui associant une tâche. Lorsqu un utilisateur publie une transaction au titre d une tâche, il associe toutes les modifications qui seront publiées à une tâche qui lui a été assignée. 39

40 3 Créer une tâche Accéder aux tâches MEGA TeamWork vous permet de visualiser : les tâches à résoudre : ce sont celles assignées à l utilisateur courant les tâches à valider : ce sont celles que l utilisateur courant doit valider ou non les tâches attendues : il s agit de toutes les tâches que l utilisateur courant a assignées Pour visualiser les tâches : 1. Dans l espace de travail MEGA sélectionnez le menu Affichage > Collaboration > Tâches de conception. 2. Dans la liste déroulante sélectionnez l une des catégories de tâches mentionnées plus haut. Pour visualiser les tâches reliées à un projet : Dans la fenêtre de navigation Projets dépliez le dossier Projets, puis le sous-dossier correspondant au projet concerné. Le sous-dossier du projet contient, entre autres, les tâches qui lui sont reliées. Pour créer une tâche : 1. Dans l espace de travail MEGA sélectionnez le menu Affichage > Collaboration > Tâches de conception. La page Tâches de conception est affichée. 2. Cliquez sur le bouton Créer. 3. Saisissez le nom de la tâche. 4. Renseignez éventuellement le motif, la date d échéance de la tâche, et le projet relié à la tâche, puis cliquez sur OK. 5. Dans la fenêtre qui apparaît saisissez un commentaire, puis cliquez sur Suivant. 6. Sélectionnez l utilisateur qui devra réaliser la tâche, puis cliquez sur Terminer. La tâche est créée et assignée à l utilisateur sélectionné. 40 MEGA TeamWork

41 Les tâches de conception Utiliser les tâches Spécifier le motif de la tâche Il est possible de créer des tâches à partir d une demande de changement ou d une exigence ; ces deux types d objet constituent le motif d une tâche. Ceci peut être utile si vous souhaitez, à partir d une demande changement, créer et affecter une tâche de travail à la personne chargée de sa réalisation. Pour créer une tâche à partir de son motif (ici, une demande de changement) : 1. Dans l espace de travail MEGA, sélectionnez le menu Affichage > Collaboration > Demandes de changement. La liste des demandes de changement est affichée. 2. Faites un clic droit sur la demande de changement désirée et sélectionnez Nouveau > Tâche de conception. 3. Dans la fenêtre qui apparaît, saisissez le nom de la tâche, puis renseignez une échéance pour la tâche. 4. Cliquez sur OK. 5. Dans la fenêtre qui apparaît saisissez le commentaire de la tâche, puis cliquez sur Suivant. 6. Sélectionnez l exécutant de la tâche puis cliquez sur Terminer. La tâche est créée. Créer une tâche à partir d un projet Les tâches peuvent être créées dans le cadre d un projet. 41

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