ETAPES ADMINISTRATIVES DES BOURSES : LES ACTIONS FORMATIVES

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1 ETAPES ADMINISTRATIVES DES BOURSES : LES ACTIONS FORMATIVES 1. Introduction de la demande via l'acte de candidature + l annexe (documents disponibles sur 15 jours maximum avant le démarrage de l action formative et pour le 18 août 2017 au plus tard 2. Après validation par la Cellule Qualifesc (dans le mois), signature de la convention* et de la déclaration de créance Envoi à la Cellule Qualifesc maximum un mois après avoir reçu les documents par 3. Versement de l'avance par la Cellule Qualifesc (80% ou 50% du montant total accordé suivant le type de convention) Dans le mois qui suit la réception de la convention et de la déclaration de créance par la Cellule Qualifesc 4. Mise en place de l action formative au sein de l institution (formation ou supervision/accompagnement d équipe) Doit être clôturée avant le 1 er septembre Compléter le rapport de solde transmis au préalable + fournir tous les justificatifs demandés Envoi à la Cellule Qualifesc dans les 2 mois suivant la fin de l action formative et maximum pour le 15 septembre Versement du solde par la Cellule Qualifesc en fonction du rapport de solde (20% ou 50% restant) Dans le mois qui suit la réception du rapport de solde et de tous les justificatifs par la Cellule Qualifesc * La convention va dépendre du statut de l opérateur de formation : Si l opérateur est une ASBL, un organisme public ou un établissement de promotion sociale une convention tripartite sera établie entre le Fonds MAE, l institution ex- FESC et l opérateur de formation avec une avance de 80% du montant total accordé et un solde de 20%. Si l opérateur est un formateur indépendant ou une société coopérative une convention bipartite sera établie entre le Fonds MAE et l institution ex-fesc avec une avance de 50% du montant total accordé et un solde de 50%.

2 ETAPES ADMINISTRATIVES DES BOURSES : L EMBAUCHE COMPENSATOIRE POUR LE SUIVI DE FORMATION 1. Introduction de la demande via l'acte de candidature + annexes (documents disponibles sur Pour le 1 er avril 2017 au plus tard 2. Après validation par la Cellule Qualifesc (dans le mois), signature de la convention et de la déclaration de créance Envoi à la Cellule Qualifesc maximum un mois après avoir reçu les documents par 3. Versement de l'avance par la Cellule Qualifesc (80% du montant total accordé) Dans le mois qui suit la réception de la convention et de la déclaration de créance par la Cellule Qualifesc 4. Mise en place de l embauche compensatoire / complémentaire au sein de l institution L embauche doit être clôturée avant le 1 er septembre Compléter le rapport de solde transmis au préalable + fournir tous les justificatifs demandés (Contrats, avenants de contrats, attestations de suivi de formation, fiches de paies...) Envoi à la Cellule Qualifesc dans les deux mois suivant la fin de l embauche et maximum pour le 15 septembre Versement du solde par la Cellule Qualifesc en fonction du rapport de solde (20% restant) Dans le mois suivant la réception du rapport de solde intégralement complété et de tous les justificatifs par la Cellule Qualifesc

3 ETAPES ADMINISTRATIVES DES BOURSES : L EMBAUCHE COMPLEMENTAIRE POUR LE RÉFÉRENT FORMATION 1. Introduction de la demande via l'acte de candidature + annexes (documents disponibles sur N importe quand et jusqu au 1 er février Après validation par la Cellule Qualifesc (dans le mois), signature de la convention et de la déclaration de créance Envoi à la Cellule Qualifesc maximum un mois après avoir reçu les documents par 3. Versement de l'avance par la Cellule Qualifesc (80% du montant total accordé) Dans le mois qui suit la réception de la convention et de la déclaration de créance par la Cellule Qualifesc 4. Mise en place de l embauche complémentaire au sein de l institution L embauche doit être clôturée avant le 1 er septembre Compléter le rapport de solde transmis au préalable + fournir tous les justificatifs demandés (Contrats, avenants de contrats, attestations de suivi de formation, fiches de paies...) Envoi à la Cellule Qualifesc dans les deux mois suivant la fin de l embauche et maximum pour le 15 septembre Versement du solde par la Cellule Qualifesc en fonction du rapport de solde (20% restant) Dans le mois suivant la réception du rapport de solde intégralement complété et de tous les justificatifs par la Cellule Qualifesc Précisions : Etant donné que la fonction de référent formation et que la mise en place d un plan de formation sont une démarche continue, le montant accordé à l institution pour de l embauche complémentaire doit être utilisé tout au long de la mise en œuvre de la fonction de référent formation et non pas de manière globalisée (exemple : pas la totalité pendant l été 2017). Dans le contrat ou l avenant au contrat, le temps de travail affecté à la fonction de référent formation doit être au moins équivalent au temps de travail financé par Qualifesc.

4 ETAPES ADMINISTRATIVES DES BOURSES : L EMBAUCHE COMPLEMENTAIRE POUR DU TUTORAT 1. Introduction de la demande via l'acte de candidature + annexes (documents disponibles sur N importe quand et jusqu au 18 août Après validation par la Cellule Qualifesc (dans le mois), signature de la convention et de la déclaration de créance Envoi à la Cellule Qualifesc maximum un mois après avoir reçu les documents par 3. Versement de l'avance par la Cellule Qualifesc (80% du montant total accordé) Dans le mois qui suit la réception de la convention et de la déclaration de créance par la Cellule Qualifesc 4. Mise en place de l embauche complémentaire au sein de l institution L embauche doit être clôturée avant le 1 er septembre Compléter le rapport de solde transmis au préalable + fournir tous les justificatifs demandés (Contrats, avenants de contrats, attestations de suivi de formation, fiches de paies...) Envoi à la Cellule Qualifesc dans les deux mois suivant la fin de l embauche et maximum pour le 15 septembre Versement du solde par la Cellule Qualifesc en fonction du rapport de solde (20% restant) Dans le mois suivant la réception du rapport de solde intégralement complété et de tous les justificatifs par la Cellule Qualifesc Précisions : Etant donné que la fonction de tuteur et que le tutorat sont une démarche continue, le montant accordé à l institution pour de l embauche complémentaire doit être utilisé tout au long de la mise en œuvre de la fonction de tuteur et non pas de manière globalisée (exemple : pas la totalité pendant l été 2017). Dans le contrat ou l avenant au contrat, le temps de travail affecté à la fonction de tuteur doit être au moins équivalent au temps de travail financé par Qualifesc.

5 ETAPES ADMINISTRATIVES : FORMAPEF formation sur site Attention : si vous souhaitez modifier les modalités présentes dans le catalogue Formapef (durée, contenu ), veuillez d abord contacter la Cellule Formapef pour validation avant de procéder aux étapes ci-dessous. 1. Introduction de la demande via le formulaire d inscription Formapef Qualifesc + annexe* à la Cellule Formapef N importe quand entre le 1 er septembre 2016 et le 30 juin APRÈS VALIDATION DE LA DEMANDE par la Cellule Formapef, le MAE contacte l opérateur de formation pour définir : dates, horaire et lieu pour la formation sur site Dès que possible après validation de la demande 3. Informer la Cellule Formapef via formation@apefasbl.org de la date, du lieu et de l horaire choisis Dès que possible une fois les modalités définies et maximum 15 jours avant le début de la formation 4. Mise en place de la formation sur site au sein du MAE Doit être clôturée avant le 1 er septembre Compléter le rapport d évaluation de la formation, transmis au préalable, et le renvoyer à la Cellule Formapef Dans le mois qui suit la fin de la formation Au niveau de la facturation : Le Milieu d accueil ne doit rien faire, l opérateur de formation transmet lui-même la facture et documents liés à la formation par courrier à la Cellule Formapef * Le formulaire d inscription Formapef est à compléter pour chaque travailleur participant à la formation. L annexe reprenant tous les noms des travailleurs n est à compléter qu une seule fois. Année La Cellule Formapef effectue le paiement directement à l opérateur de formation après réception de la facture et des documents. Contact Cellule Formapef : formation@apefasbl.org Tel : 02/ Formulaire + annexe Formapef Qualifesc disponibles à tout moment sur le site de l APEF asbl :

6 ETAPES ADMINISTRATIVES : LE REMBOURSEMENT DES FRAIS D INSCRIPTION A UNE FORMATION 1. Remplir les trois volets du formulaire + fournir tous les justificatifs* demandés (document disponible sur Attention : bien remplir TOUS les champs des TROIS VOLETS du formulaire 1) Formation et opérateur de formation 2) Travailleur qui a suivi la formation 3) Employeur (= institution ex-fesc) 2. Envoyer une seule fois le tout à la Cellule Qualifesc (de préférence) par mail ou par courrier Maximum deux mois après la fin de la formation et pour le 31 août 2017 au plus tard 3. Remboursement du montant total accordé par la Cellule Qualifesc Plafond maximum par travailleur par jour : 100 Plafond maximum par travailleur par an : 1000 Dans le mois suivant la réception du formulaire intégralement complété et signé + tous les justificatifs demandés par la Cellule Qualifesc 4. Au terme de la formation, le travailleur doit compléter un rapport d évaluation afin de donner un retour Dans le mois suivant le dernier jour de la formation et au plus tard pour le 15 septembre 2017 Les formations remboursées doivent être proposées par quels types d opérateur? Statuts acceptés : ASBL, organisme public/parastatal, société coopérative, établissements de plein exercice et de promotion sociale, SCRL Statuts refusés : indépendants, sociétés commerciales telles que SPRL, SA... *Obligation de joindre les JUSTIFICATIFS suivants avec le formulaire : 1) L attestation d inscription fournie par l opérateur 2) La facture de l opérateur (peut être comprise dans l attestation en fonction de l opérateur) 3) La preuve de paiement par l institution (copie de l extrait de compte jugé conforme à l original)

7 ETAPES ADMINISTRATIVES : LE BILAN DE COMPÉTENCES 1. Le travailleur introduit volontairement sa demande via le formulaire d inscription Bilan de Compétences Qualifesc + l annexe à la Cellule Bilan de Compétences. N importe quand entre le 1 er septembre 2016 et le 30 juin 2017 au plus tard 2. Validation de la demande par la Cellule Bilan de Compétences Dans les 15 jours qui suivent l introduction de la demande (pour autant que celle-ci soit en ordre et complète) 3. Le travailleur est invité à compléter le questionnaire «AVANT BILAN» transmis afin de préparer le bilan et doit l envoyer à la Cellule Bilan de Compétences via bilan@apef-febi.org Dès que possible et maximum 15 jours après réception du questionnaire par le travailleur 4. Le travailleur est invité à prendre rendez-vous avec l opérateur choisi pour fixer les entretiens de bilan Dès que possible et maximum 15 jours après avoir été contacté par la Cellule Bilan de Compétences 5. Le travailleur s engage à suivre son bilan de compétences via des entretiens avec l opérateur choisi Aux dates fixées entre le travailleur et l opérateur 6. Le travailleur est invité à compléter le questionnaire «APRES BILAN» transmis afin d évaluer le bilan et doit l envoyer à la Cellule Bilan de Compétences via bilan@apef-febi.org Dès que possible et maximum 15 jours après réception du questionnaire par le travailleur Au niveau de la facturation : Le travailleur ne doit rien faire, l opérateur transmet lui-même la facture et documents liés au bilan à la Cellule Bilan de Compétences bilan@apef-febi.org Hélène Dohet Collaboratrice : 02/ La Cellule Bilan de Compétences effectue le paiement directement à l opérateur après réception de la facture et des documents. Cellule Bilan de Compétences Square Sainctelette, à 1000 Bruxelles Année Responsable : François Willemot Formulaire disponible sur

8 ETAPES ADMINISTRATIVES : EVOLUTIO LE CONSEIL EN ÉVOLUTION PROFESSIONNELLE 1. Le travailleur introduit volontairement sa demande via le formulaire d inscription Evolutio Qualifesc à la Cellule Evolutio N importe quand entre le 1 er septembre 2016 et le 30 juin 2017 au plus tard 2. Validation de la demande par la Cellule Evolutio Dans les 15 jours qui suivent l introduction de la demande (pour autant que celle-ci soit en ordre et complète) 4. Le travailleur est invité à compléter le questionnaire «AVANT Evolutio» transmis afin de préparer l accompagnement et doit l envoyer à la Cellule Evolutio via evolutio@apefasbl.org Dès que possible et maximum 15 jours après réception du questionnaire par le travailleur 3. Le travailleur est invité à prendre rendez-vous avec l opérateur choisi pour fixer les entretiens de l accompagnement Dès que possible et maximum 15 jours après avoir été contacté par la Cellule Evolutio 4. Le travailleur s engage à suivre son Conseil en évolution professionnelle via des entretiens avec l opérateur choisi Aux dates fixées entre le travailleur et l opérateur 5. Le travailleur est invité à compléter le questionnaire «APRES Evolutio» transmis afin d évaluer l accompagnement et doit l envoyer à la Evolutio via evolutio@apefasbl.org Dès que possible et maximum 15 jours après réception du questionnaire par le travailleur Au niveau de la facturation : Le travailleur ne doit rien faire, l opérateur transmet lui-même la facture et documents liés à l accompagnement à la Cellule Evolutio La Cellule Evolutio effectue le paiement directement à l opérateur après réception de la facture et des documents. evolutio@apefasbl.org Carole-Anne Lefever Collaboratrice : 02/ François Willemot Responsable : 02/ Année Cellule Evolutio Square Sainctelette, à 1000 Bruxelles Formulaire disponible sur