CAHIER DES CHARGES CONCEPTION ET MISE EN PLACE D UNE BASE DE DONNEES AU SERVICE DES RESPONSABLES DES BUREAUX D ORIENTATION ET D EMPLOI (BOE

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1 CAHIER DES CHARGES CONCEPTION ET MISE EN PLACE D UNE BASE DE DONNEES AU SERVICE DES RESPONSABLES DES BUREAUX D ORIENTATION ET D EMPLOI (BOE Introduction Présentation du projet La mission LES OBJECTIFS DE LA BASE DE DONNEES L ANALYSE DES BESOINS L ergonomie de la base de données Le paramétrage des activités de travail par les BOE Le paramétrage des éditions La gestion de la liste d autorité La gestion des données Les indicateurs du projet et les statistiques L administration du système 1. La gestion du droit d accès 2. La gestion des concurrences d accès 3. Le paramétrage de la base 4. Le paramétrage des champs Les besoins futurs à anticiper La gestion du projet Le planning La phase pour la réalisation de la base de données La phase test de la base de données par les responsables BOE 1

2 Introduction L IECD à travers le projet EGET est partenaires avec 10 écoles techniques publiques et privées sur tout le territoire Libanais. Ce partenariat repose sur la création des Bureaux d Orientation et d Emploi(BOE) au sein des écoles avec un responsable de ces BOE dont la mission est la mise en place de 14 activités intra-muros et extra-muros portant sur l orientation et le placement des élèves actuels et des alumnis. Le reportings des BOE sur toutes ces activités, est obligatoire et crucial pour le suivi du projet et pour mesurer l impact des BOE dans le placement des élèves. La mission LES OBJECTIFS DE LA BASE DE DONNÉES (BDD) L outil de base de données a ainsi pour mission de : - Collecter les données nécessaires pour suivre le travail des BOE - Retracer le parcours des élèves durant leur scolarité et après obtention de leurs diplômes - Mesurer l impact des BOE dans le placement des élèves - Servir par ailleurs comme outil de référence pour leur travail quotidien - Tracer la progression du projet tout au long de la période du projet (Janvier decembre 2020) - Montrer à travers des statistiques quelles sont les activités les plus mises en place et celles à travailler davantage. - Servir d un calendrier et rappeler aux responsables BOE des activités à réaliser : 1. Orienter les élèves au moment de l inscription 2. Contacter les alumnis 3. Contacter les entreprises : téléphone, 4. Suivre les offres 5. Visiter une entreprise (avec possibilité d une gestion mobile) 6. Business Skills (avec possibilité d une gestion mobile) 7. Visiter les écoles académiques (avec possibilité d une gestion mobile) 8. Visiter les cours pour présenter les services des BOE 9. Organiser les semaines de métier 10. Trouver des stages 11. Réaliser des entretiens individuels 12. Rencontrer les parents 13. Visiter les entreprises avec les élèves 14. Réaliser l activité «success stories» avec les élèves 2

3 L ANALYSE DES BESOINS L ergonomie de la base de données Durant nos deux rencontres avec les responsables de BOE et nos discussions téléphoniques, la facilité d utilisation et d accès à l ensemble des informations de la BDD a été le sujet le plus présent. En effet, la majorité des responsables BOE a déjà eu une mauvaise expérience avec la BDD l année dernière, et est habituée à Excel pour faire les rapports, n est pas convaincue de la valeur ajoutée d une nouvelle BDD. Leurs commentaires sur l ancienne BDD sont : - La complexité d utilisation, - La mauvaise connexion Internet, - La gestion des mots de passe qui doivent être redemandés quasiment à chaque utilisation - La contrainte de rédiger plusieurs rapports avec des informations différentes à chaque fois C est pourquoi, nous voudrions créer une BDD ergonomique qui : - Regroupera les 14 activités des responsables BOE incluant celles faites au quotidien - Constituera leur seul outil de travail, avec un accès et une facilité de travail et de repères simples et pratiques - Permettra le travail hors-ligne - Sera accessible directement par les responsables BOE grâce à un identifiant et un mot de passe qui leur sera attribué - Editera les rapports (à l exception du rapport de la DGETP) - Sera dans une technologie standard du marché - Pourra permettre des accès à partir d un ordinateur ou sur une application mobile pour enregistrer sur le moment certaines activités Voici une idée du format d une BDD Elèves Entreprises Offres Activités des BOE Calendrier Rappel (avec fonction envoyer des messages électroniques) Le paramétrage des activités de travail par les BOE 3

4 La BDD doit permettre de retracer les activités réalisées par les responsables BOE dans le champ «activités» avec une option de : - Afficher l activité ou la masquer - Partager les résultats avec d autres BOE ou non - Insérer ou non des documents en format DOC. PDF Excel ou JPG Le paramétrage des éditions Un des objectifs de la Base de données est de permettre aux BOE de faire des éditions d informations. Il s agit dans ce cas de permettre aux BOE de modifier, d ajouter, de retirer des informations sans pour autant pouvoir ajouter ou retirer des champs. Par ailleurs, la base de données devra définir un système d édition des résultats dans le but d avoir des résultats de recherche mis à jour automatiquement. La gestion de la liste d autorité Ce point concernant la gestion des listes d autorité a été un sujet de discussion essentiel durant nos discussions. En effet, l expérience d utilisation d une autre base de données nous a permis de nous rendre compte à quel point il est important de soumettre certains champs à des listes d autorité précises pour en contrôler la saisie et optimiser l obtention d une base de données homogène. La gestion des données Cette rubrique concerne la gestion des données associées à chaque activité listée ci-dessus et celles du calendrier. Ces données doivent être intégrées à la base de données par les utilisateurs. En effet, les utilisateurs ont émis le besoin de pouvoir ajouter à un champ un document Word comme les activités des Business skills ou Excel comme lister les élèves actuels ou alumnis (copier et coller les données à part) Les indicateurs du projet et les statistiques Dans le but de faciliter l élaboration des synthèses et rapports rendant compte de l activité et de la performance des BOE, la base de données doit permettre d effectuer des rapports récapitulatifs, des statistiques, des chiffrages ou des diagrammes (synthèse sur les objectifs à atteindre par activité, nombre de notices saisies pendant un laps de temps, ou nombre de recherches effectuées, nombre de visites.) 4

5 L administration du système 1. La gestion du droit d accès En fonction des profils utilisateurs identifiés, des droits d accès de lecture et d écriture ont été définis. La base de données doit donc permettre de créer un nombre non limité de profils utilisateurs et de limiter l accès à certaines informations compte tenu de la confidentialité de certaines activités et ce, en fonction du profil utilisateur. Pour gérer les autorisations d accès, différents comptes utilisateurs ont été créés, afin d accéder à l application avec différents profils selon les besoins. En revanche, d autres activités n étant pas confidentielles les différents responsables peuvent avoir accès aux données et faire des modifications. Les modifications relatives à l ajout ou retrait ou modification d un champ ou d un onglet doit être fait par le développeur ou l IECD. 2. La gestion des concurrences d accès La base de données à élaborer est prévue pour être hébergée sur un serveur (cloud) afin de permettre à plusieurs utilisateurs d utiliser le logiciel simultanément. Toutefois, afin de ne pas entrer en conflit avec d autres responsables BOE, la base de données doit mettre en place un système de notifications qui permet de prévenir les autres utilisateurs des dernières modifications amenées et par quel(le) utilisateur. 3. Le paramétrage de la base Le système doit offrir des fonctionnalités de paramétrage de notices dans le but de prévenir les responsables BOE de l ajout ou du retrait ou de la modification de champs, et ce sans limite de nombre, ainsi que de l affichage ou le masquage des données ajoutées (docs Word, PDF, Excel). Par exemple, en fonction de la nature du document une notice appropriée avec des champs propres doit être prévue. OU encore quand il s agit d envoyer des messages 4. Le paramétrage des champs Au vu des besoins exprimés par les utilisateurs, il faut que la base de données autorise la création de : - champs de saisie libre, qui permettent de saisir librement tout type de caractères o Champs numériques, o Champs de type date, o Champs avec liste d autorité. 5

6 Il existe les listes ouvertes où l utilisateur peut écrire librement dans ce champ, ou sélectionner une valeur figurant dans la liste. La liste ouverte est limitée aux données existantes dans la liste. Par exemple, si l utilisateur saisit un mot qui n existe pas dans la liste, rien n y sera ajouté. Elles constituent juste des aides à la saisie. Et les listes fermées qui, obligent quant à elles, de choisir parmi les données proposées. Les besoins futurs à anticiper Il s agit de prévoir une flexibilité afin de pouvoir faire évoluer la base de données LA GESTION DU PROJET Le planning La BDD devra être complétée avant la fin du mois de juin. Taches à effectuer: 1. Définition du besoin à travers des scenarii 2. Design de la solution 3. Validation du format et des fonctionnalités avec une maquette montrée aux utilisateurs 4. Implémentation : codage et implémentation du design 5. Test IECD 6. TEST avec les BOE Les étapes 4, 5 et 6 seront répétées à plusieurs reprises. La phase pour la réalisation de la base de données : C est la partie la plus contraignante du projet. En effet, il s agit de la durée requise pour réaliser les 3 étapes 1, 2 et 3 du projet. 1. Analyse du besoin 2. Design pour les élèves en BT1, BT2 et BT3 3. Implémentation La phase test de la base de données par les responsables BOE Il s agit de prévoir des phases test (étapes 4 et 5 du planning) avec les utilisateurs (BOE) afin de sécuriser l adoption du nouvel outil. 6

7 Une fois que la majorité des champs ont été ajoutées, les BOE devront tester, par exemple au bout de 4 semaines, une première fois le système et y ajouter leurs données afin d avoir leurs retours sur les améliorations nécessaires. Exemple de dates pour les tests 1, 2 et 3 (le fournisseur pourra présenter son calendrier) 1. Test temps 1 avec l IECD: le 24 mai Implémentation faite en phase 1 Test temps 1 avec les BOE : le 29 mai Implémentation faite en phase 1 2. Test temps 2 avec l IECD: le 12 juin Implémentation faite après le test 1 : il s agit de tester l implémentation des alumnis, l accès des utilisateurs, l option «offline», le Dashboard et la migration des données Test temps 2avec les BOE : le 14 juin Implémentation faite après le test 1 : il s agit de tester l implémentation des alumnis, l accès des utilisateurs, l option «offline», le Dashboard et la migration des données faite en phase 1 3. Test temps 3 avec l IECD et le développeur : durant la période de l été Implémentation faite en phase 2 : Reportings, la nouvelle rentrée CONTACT Merci d envoyer votre application en Français ou en Anglais (votre CV et votre proposition) par à recruit@sda-lb.org 7