Projektron BCS 7.24 Plus qu'un logiciel de gestion de projets

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1 Projektron BCS 7.24 Plus qu'un logiciel de gestion de projets

2 Mentions légales Projektron GmbH Charlottenstraße Berlin info@projektron.de Mise à jour :52 Avis juridique Nous attirons votre attention sur le fait que les noms de logiciels et de machines ainsi que les marques cités dans ce document sont la propriété exclusive de leur titulaire respectif et sont protégés à ce titre par le droit des marques et le droit des brevets. Le plus grand soin a été apporté à la compilation des textes et des illustrations. Toutefois, la présence d'erreurs ne peut être exclue Projektron GmbH. Tous droits réservés.

3 Sommaire Fonctions... 5 Gestion de projets multiples... 6 Préparation de projet Planification de projet Déroulement du projet Audit du projet Scrum Travail d'équipe Saisie du temps Gestion des ressources Gestion de la clientèle (CRM) Établissement d'offre Facturation Système de ticket Gestion de la qualité Gestion des documents Reporting Gestion des droits Personnalisation Interfaces Éditions... 85

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5 Fonctions Gestion de projet, gestion de la clientèle (CRM), comptabilisation du temps, système de ticket et bien plus encore : Projektron BCS regroupe dans un seul Fonctions logiciel des outils professionnels pour les projets et entreprises. Projektron BCS Fonctions 5

6 Gestion de projets multiples Misez sur les bons projets : Avec le portefeuille d'illustrations, planification des ressources pour les groupes de projets et les fonctions d'audit des projets multiples, Projektron BCS vous apporte la base pour une gestion stratégique et opérationnelle des projets multiples. Évaluations claires du portefeuille de projet Évaluation du portefeuille : Pour votre stratégie Quels projets sont particulièrement importants pour votre entreprise? Le conseil en portefeuille de Projektron BCS répond méthodiquement à cette question. Projektron BCS compare les projets selon leurs atouts pour l'entreprise et leur complexité. L'évaluation graphique dans une matrice illustre la valeur commerciale de vos projets et vous aide à la prise de décision stratégique par rapport à votre portefeuille de projet. 6 Gestion de projets multiples - Projektron BCS 7.24

7 Arborescence : Ouvrir simplement les détails Vous pouvez résumer les projets de votre entreprise dans des groupes de projets. Vous pouvez créer les groupes de projets de manière flexible et les imbriquer à votre gré. Grâce à la structure arborescente transparente, vous pouvez afficher et masquer aisément les différents niveaux de la structure. Cela permet aux chefs multi-projets une rapide analyse des causes lorsqu'il y a des écarts par rapport au projet. De plus, vous pouvez regrouper et évaluer vos projets suivant d'autres critères par le biais des catégories de projets. Projektron BCS Gestion de projets multiples 7 Gestion de projets multiples Groupes de projets et catégories de projets

8 Planification des ressources pour les groupes de projets Diriger des tâches maîtresses : Planification de ressources pour groupes de projets En tant que chef multi-projets, vous pouvez déterminer au niveau des groupes de projets combien de salariés doivent participer. Vous pouvez lire facilement si vos objectifs budgétaires correspondent à la planification de projet de vos chefs de projets individuels : Projektron BCS vous indique dans la planification des ressources, la quantité de budget de vos ressources du groupe de projet qui est déjà prévue dans des projets concrets. Si vous travaillez par le biais de contrats contingents, vous bénéficiez particulièrement de cette fonction: Avant même de planifier un projet concret, vous pouvez réserver un budget de ressources dans Projektron BCS. Grâce à cela, vous pouvez vous assurer que les ressources ne sont pas attribuées autrement. Repères sur l'ensemble du projet Détecter les dépendences: Étapes de l ensemble des projets dans le diagramme Gantt 8 Gestion de projets multiples - Projektron BCS 7.24

9 Dans notre logiciel de gestion de projet, vous pouvez relier avec des repères externes plusieurs projets enchaînés les uns aux autres. Une bonne vue d'ensemble vous apparaît dans diagramme de Gantt lorsque vous affichez les repères externes dans votre projet sur le niveau supérieur du projet. La façon dont des repères sélectionnés respectent des dates fixes vous est démontrée par l'historique de repères sur l'ensemble du projet. Ceci est tout particulièrement avantageux pour le gestionnaire de programme et le gestionnaire de projets multiples lorsqu'ils utilisent des repères comme indices pour le respect des dates fixes et les avancements du projet. Gestion de projets multiples Audit de projets multiples Evaluation graphique de projets multiples : Vue d'ensemble des coûts et informations sur les statuts des chefs de projet d'un seul coup d'œil Avec Projektron BCS, les cadres dirigeants ont en vue tous les indicateurs importants ainsi que les dépassements de date sur tous les projets importants pour vous. De cette même façon, les évaluations sur l'ensemble du projet montrent non seulement les plans et valeurs réelles, mais encore les investissements restants estimés par chaque équipe de projet. Les états d'avancement critiques des projets sont rapidement identifiables dans l'évaluation graphique des projets multiples. Un diagramme du montant total des frais par projet, ainsi que des surfaces colorées pour les bénéfices, dépenses, le montant total des frais, les frais de personnel et les frais matériels signalisent chaque fois quels sont les projets qui nécessitent un besoin d'agir de la part de la direction. Ils évaluent l'état d'avancement de chaque projet suivant le schéma des «feux tricolores» et font ressortir aussi bien les valeurs réelles que le pourcentage d'écart par rapport au plan. Projektron BCS Gestion de projets multiples 9

10 Préparation de projet Avec le logiciel de gestion de projet Projektron BCS, lancez vos projets avec le plus grand professionnalisme. Définition d'objectif sur le logiciel Graphique dynamique de la hiérarchie d'objectifs : Objectifs toujours à l'œil Le fondement pour des projets professionnels sont des objectifs de projet clairement et soigneusement définis. Notre logiciel de gestion de projet vous soutient dans la définition des objectifs avec des instruments éprouvés pour la gestion des projets. Dans le choix d'objectif digitalisé, vous recueillez au préalable les principes les plus importants de l'idée de votre projet. En formulant précisément les objectifs majeurs et secondaires y compris leur niveau d'évaluation qualitatif et quantitatif, le logiciel de gestion de projet vous apporte les formulaires adéquats. Le nombre d'objectifs que vous saisissez dans Projektron BCS reste naturellement à votre libre choix. Grâce à une illustration hiérarchique et dynamique, vous avez tous les objectifs bien en vue lors de la définition scrupuleuse des objectifs ou pour de très gros projets. 10 Préparation de projet - Projektron BCS 7.24

11 Gestion des parties prenantes : Potentiel en un clin d'œil Projektron BCS porte une attention particulière aux parties prenantes. Dans notre logiciel de gestion de projet, vous pouvez saisir les potentiels et intérêts de tous les concernés et les analyser au moyen d'une matrice générée dynamiquement. C'est ainsi que vous pouvez reconnaître au préalable les opportunités mais aussi les conflits potentiels, et que vous pouvez mettre en place au bon moment les stratégies adéquates pour une gestion des parties prenantes couronnée de succès. Analyse de l'environnement du projet Comment des projets s'exécutant en parallèle peuvent influencer mon projet? Y-a-t-il des effets de synergie ou des rapports conflictuels? L'environnement du projet est un critère décisif de la réussite du projet. Avec Projektron BCS, vous saisissez rapidement les conditions générales importantes de votre projet et visionnez les répercussions en un clin d'œil grâce à l'évaluation graphique. Projektron BCS Préparation de projet 11 Préparation de projet Gestion des parties prenantes

12 Gestion des risques Gestion des risques : Réduire les risques par des contre-mesures Malgré une bonne préparation et une planification structurée, des évènements externes et internes peuvent déranger voire mettre en danger l'avancement du projet. Avec la gestion de projet de Projektron BCS, vous détectez distinctement les éventuels risques et leur probabilité, aussi bien pendant la phase de préparation et de planification que lors du déroulement du projet. En plus d'une liste des risques, vous pouvez afficher au besoin tous les risques dans la vue d'ensemble du projet ou bien dans le plan de structure. La gestion des risques de Projektron BCS vous offre un soutien professionnel aussi avec la prise de contre-mesures pour empêcher les risques. En plus de la détermination détaillée des contre-mesures, notre logiciel de gestion de projet dispose d'une évaluation des contremesures sur système : les calculs automatiques pour la réduction des coûts vous donne les renseignements sur l'efficacité quantitative de vos contre-mesures. Communication transparente Que ce soit directement dans le logiciel de gestion de projet sur le Web ou par un rapport adapté, avec Projektron BCS, vous informez toutes les parties prenantes des objectifs de votre projet en un tour de main. C'est ainsi que vous pouvez garantir la transparence et que vous permettez une compréhension commune du projet. 12 Préparation de projet - Projektron BCS 7.24

13 Planification de projet Avec notre logiciel de gestion de projet, vous planifiez de manière professionnelle : Les paquets de travail, les tâches et les repères garantissent une vue d'ensemble, et les calculs automatiques : l'efficacité. Planification de projet Assistant planification Assistant planification: Scrum ou gestion de projet classique Soit pour des planifications de projet en parallèle, Bottom-up, ou Top-down : Projektron BCS soutient les trois cas. Si votre planification de projet débute sur des niveaux de tâches, le mode Bottom-up vous aide à calculer confortablement le budget général. Si à l'inverse le budget général est pré-donné, répartissez votre budget sur des sous-projets et des tâches en mode Top-down. Si vous choisissez la planification de projet en parallèle, vous pouvez utiliser les avantages des deux modèles de planification. L'assistant projet, qui vous guide le long des étapes importantes de la planification si vous le souhaitez, s'adapte évidemment au mode de planification sélectionné. Projektron BCS Planification de projet 13

14 Planification de projet avec des modèles Modèles pour tous les projets, tâches ou flux de travail assurent un gain de temps Économisez du temps dès la phase de planification avec Projektron BCS. Que ce soit avec des structures du projet complètes, des instructions, des listes de contrôle ou des flux de travail uniques : vous pouvez créer des modèles selon vos besoins et les utiliser simplement dans les projets. Même les données de plan sont enregistrables. Si vous souhaitez créer un nouveau modèle, un assistant vous aidera. Ou : vous copiez un projet abouti simplement dans la gestion des modèles de Projektron BCS. 14 Planification de projet - Projektron BCS 7.24

15 Le plan de structure du projet sous forme d'organigramme Les plans de structure du projet articulent le projet en divisions claires et forment ainsi une base pour toutes les activités de gestion du projet. Projektron BCS vous propose deux modes d'affichage de votre plan de structure du projet. Dans la vue pratique de l'arborescence, vous maniez la structure de votre projet et naviguez aisément parmi les différents niveaux de la structure. La vue graphique affiche le plan de structure du votre projet sous forme d'organigramme et rend les structures de projet hiérarchisées très rapidement concevables. De plus, les couleurs des statuts vous informent sur les états de traitement actuels des éléments de la structure. Projektron BCS Planification de projet 15 Planification de projet Plan de structure du projet

16 Blocs de travail, tâches et jalons de référence Créer et traiter facilement les éléments de la structure dans l'arborescence du plan de la structure du projet Vous structurez vos projets de manière professionnelle dans Projektron BCS grâce aux projets partiels, blocs de travail, tâches et jalons de référence. Vous êtes libre de choisir à quel point vous souhaitez détailler votre planification. Dans la vue claire de l'arborescence, vous pouvez structurer votre projet en profondeur si vous le souhaitez et même expliciter des instructions de travail dans les check-listes et les flux de travail. Si vous donnez des instructions dans le plan de structure du projet pour la suite et la durée des éléments de structure, Projektron BCS peut calculer le plan horaire approprié. Planification par le biais du diagramme de Gantt interactif Simplement en déplaçant la souris, vous pouvez modifier dans le diagramme de Gantt interactif des éléments de la structure de votre projet 16 Planification de projet - Projektron BCS 7.24

17 Grâce au diagramme de Gantt interactif du logiciel Projektron BCS, vous ne vous laissez plus surprendre par le temps : Les jalons, dépendances ainsi que les tâches et les lots de travail sont représentés sur l axe du temps d un diagramme en barres et peuvent être modifiés en quelques déplacements de souris. Avec le diagramme de Gantt, vous disposez ainsi d un élément de planification flexible, pouvant être facilement intégré dans la structure du plan d organisation et de gestion des tâches L exploitation du diagramme de Gantt vous offre une multitude d options d affichage supplémentaires, très utiles entre autres pour la définition du chemin critique. Planification de projet Gestion des ressources du projet Le logiciel Projektron BCS vous indique les charges de travail et les capacités disponibles directement dans le plan d organisation et de gestion des tâches Vous choisissez les membres de votre équipe de projet simplement par glisser-déposer de la planification d'équipe de votre projet. Il est également possible de créer une planification provisoire par le biais de balises. Que ce soit mensuellement ou pour l ensemble du projet, vous pouvez planifier sans difficultés dans le projet d organisation et de gestion des dépenses du logiciel Projektron BCS, le temps que chaque membre de votre équipe doit passer sur les différentes tâches du projet et sur les lots de travail. Dans l aperçu des ressources, il vous est possible d analyser de façon détaillée les raisons pour lesquelles un membre de l équipe est surchargé. Les rendez-vous, projets et tâches des membres de votre équipe se lisent facilement râce à une arborescence efficace. Vous voyez dans le diagramme de Gantt à quel moment précis vous risquez de manquer de ressources pour votre projet. Projektron BCS Planification de projet 17

18 Le calendrier des disponibilités garantit encore plus de confort : Sur demande, le logiciel Projektron BCS adapte votre planification de telle manière que la charge maximale de travail déterminée pour chacun de vos collaborateur ne soit pas dépassée. Pour en savoir plus: Gestion des ressources (p. 45). Estimation des coûts sur système La planification échelonnée des coûts du logiciel Projektron BCS se base directement sur le plan d organisation et de gestion des tâches, de manière à ce que vous puissiez effectuer à l avance des calculs vérifiables. De plus, la structure générale permet des comparaisons entre coûts théoriques et coûts réels au cours du déroulement de projet. Les taux journalier et taux horaires aussi bien interne qu externes sont traités de manière centralisée par le logiciel Projektron BCS. Après avoir indiqué votre besoin en employés disponibles pour le projet, le logiciel Projektron BCS calcule automatiquement pour vous les coûts de personnel. Naturellement vous pouvez ajouter aussi des frais matériels à votre calcul. Plusieurs devises International : Planifier simplement même avec plusieurs devises Vous calculez en Euros et votre client en Dollars américains? Dans Projektron BCS, vous planifiez vos projets très confortablement, m même avec plusieurs devises. Vous calculez ainsi avec la plus grande transparence dans votre monnaie locale pendant que Projektron BCS prépare les offres et factures correspondantes dans la monnaie de votre client. Projektron BCS propose pour cela une présélection de devises que vous pouvez élargir selon vos besoins. Le taux de change requis peut fluctuer automatiquement ou être entré manuellement. Vous avez convenu d'un taux de change fixe avec votre client? Pas de soucis, Projektron BCS le prend aussi en compte. Car : Les taux de change peuvent être fixés en un seul clic pour votre projet. 18 Planification de projet - Projektron BCS 7.24

19 Enregistrer simplement le niveau de planification Enregistrer les états de planification importants et ajouter des commentaires? Projektron BCS peut faire encore plus. Par exemple, vous pouvez comparer les états enregistrés avec votre planification de projet actuelle, afficher les modifications par le biais de graphiques et, au besoin, reporter votre planification sur l'état enregistré. Projektron BCS Planification de projet 19 Planification de projet États de planification comparables

20 Déroulement du projet Créer des tâches de projet efficacement et réagir pro-activement aux changements : Pour cela, notre logiciel de gestion de projet vous offre une multitude d'outils. Documentation de projet Vous supportez le protocole du déroulement lors de la documentation du projet Qu il s agisse de négociations importantes avec les clients ou pour de contenus d'un briefing de projet : vous et vos collaborateurs de projet reportez de manière centralisée toutes les informations importantes pour la réussite du projet dans un ordre chronologique dans le protocole de déroulement. De plus, Projektron BCS met à votre disposition des tickets projet dans lesquels vous pouvez répertorier les activités, les demandes, les modifications ou les questions ouvertes qui sont survenues, et leur attribuer les valeurs de plan adéquates. Dans Projektron BCS, vous gérez les documents de votre projet au moyen d'une gestion de documents centralisée. Ainsi, votre équipe de projet dispose de tous les documents directement afférents au projet, au ticket projet ou à la tâche de projet correspondante. En matière d'assurance qualité aussi, vous êtes parfaitement équipé avec Projektron BCS. Vous disposez de listes de contrôle et de flux de travail automatisés pour aider votre équipe de projet à exécuter votre projet dans les règles de l'art. Pour en savoir plus: Système de ticket (p. 61), Gestion des documents (p. 68). 20 Déroulement du projet - Projektron BCS 7.24

21 Dans le calendrier de projet, vous voyez toutes les dates fixes de votre projet Une communication de projet efficace est le b-a ba d'un déroulement de projet réussi. En passant par les Kick-off-Meeting jusqu'aux briefings réguliers de statut pour la présentation des résultats du projet vous pouvez créer des dates fixes rapidement et simplement dans le calendrier de projet de Projektron BCS et convoquer votre équipe à un meeting en seulement quelques clics. Pour bénéficier d'une meilleure vue d'ensemble, vous pouvez entre autres visualiser les objectifs principaux du projet partiel et les repères directement dans votre calendrier personnel. Projektron BCS Déroulement du projet 21 Déroulement du projet Calendrier du projet

22 Planification d'occupation Grâce au plan d'occupation, vous paramétrez rapidement et précisément le moment et la tâche que votre équipe doit traiter En tant que chef de projet ou responsable des employés, vous définissez en quelques minutes les projets et tâches de la semaine actuelle qui doivent être traités avec la plus haute priorité et le plus rapidement possible dans le plan d'occupation de Projektron BCS. Ainsi, vous pouvez être sûr que votre projet évolue dans la bonne direction. En même temps, vos collaborateurs obtiennent des instructions claires sur leurs tâches quotidiennes. 22 Déroulement du projet - Projektron BCS 7.24

23 Les temps à l'œil : Comptabilisez directement sur votre projet Dans la saisie du temps de Projektron BCS, vos membres d'équipe comptabilisent directement sur les tâches qui leur sont attribuées dans le projet. En outre, l'équipe peut transmettre des estimations des investissements restants nécessaires et placer le statut des tâches sur terminé. Projektron BCS calcule toutes les valeurs automatiquement dans le projet afin que vous puissiez disposer à tout moment des informations actuelles sur le déroulé du projet. Si vous avez besoin d'informations détaillées, il est également possible d'afficher les commentaires de comptabilisation dans le cadre de l'audit du projet. Pour en savoir plus: Saisie du temps (p. 39). Projektron BCS Déroulement du projet 23 Déroulement du projet Saisie du temps relative au projet

24 Audit du projet Grâce à ses évaluations graphiques, à ses comparaisons entre valeur de consigne et valeur réelle et à ses pronostics, notre logiciel de gestion de projets, vous fournit les informations dont vous avez besoin pour contrôler de manière efficace chaque projet et l'ensemble des paysages de projets. Vue d'ensemble du projet La vue d'ensemble compacte et actuelle du projet vous montre l'essentiel du projet Dans le tableau de bord de votre projet, la vue d'ensemble du projet, vous voyez les activités récentes et évolutions du projet du premier coup d'œil. Vous pouvez voir facilement dans les diagrammes en barres de quoi se composent les coûts et dépenses et s'ils doivent être placés dans la zone des bénéfices ou dans la zone déficitaire. De plus, vous pouvez facilement identifier les écarts par rapport au projet et évaluer rapidement leurs répercussions sur votre projet par le biais des graphes Potentiel Tâches. Outre les graphiques, la vue d'ensemble du projet vous fournit une multitude d'autres éléments que vous pouvez afficher en cas de besoin, comme par exemple les dates de projets restantes, les tâches de projet en cours ou les éventuels risques du projet. Tous les éléments peuvent être classés par le biais de la fonction Glisser & Déposer. 24 Audit du projet - Projektron BCS 7.24

25 Audit du projet Affichage graphique de la progression Comment avançons-nous? Vous voyez l'avancement temporel en un clin d'œil sur le diagramme de Gantt Grâce à la diversité des fonctionnalités d'audit du projet dans Projektron BCS, le diagramme Gantt vous soutient non seulement lors de la planification structurée des horaires, mais encore il vous aide aussi à garder en vue les ajustements des dates fixes et leurs conséquences lors du déroulement du projet. Dans Projektron BCS, vous pouvez par exemple considérer le dernier état de la planification dans la comparaison directe pour le statut de projet actuel. Avec les options d'affichage, les statuts d'édition et la progression du projet, vous voyez aussi si vous respectez les délais. Statut effectif tout le long de l'organigramme technique de projet La Structure de découpage projet fait partie des instruments les plus importants de la gestion de projets. Les évaluations relatives aux comparaisons entre valeur de consigne et valeur réelle et les pronostics correspondants vous sont signalés à tous les nivaux de la structure de projet dans Projektron BCS. Une arborescence efficace assure une représentation claire et vous permet, par exemple au cours de l'analyse des différences, de naviguer aisément dans les structures hiérarchiques du projet. Projektron BCS Audit du projet 25

26 Comparaison entre valeur de consigne et valeur réelle À quel point sommes-nous ponctuels? Avec les feux de signalisations vous avez le projet entier à l'oeil Afin que l'audit des projet soit efficace, les écarts entre la planification et la réalisation doivent être détectés à temps. Projektron BCS vous offre une multitude de comparaisons dû/réel pour les critères de mesure principaux : prestation, coût et horaire. Projektron BCS vous signale quand vous vous écartez de votre projet par le biais de voyants. Vous pouvez configurer les valeurs à partir desquelles les voyants passent au vert, jaune ou au rouge. Les frais de personnel ainsi que les taux horaires prévus et enregistrés constituent la base des comparaisons des frais. Projektron BCS calcule les valeurs de consigne et les valeurs réelles des frais de personnel en se basant sur ces derniers. Avec les lignes des frais matériels pronostiqués et enregistrés, ils constituent les valeurs de consigne et les valeurs réelles de la totalité des frais. 26 Audit du projet - Projektron BCS 7.24

27 Audit du projet Dépassements de budget pronostiqués La vue d'ensemble des coûts vous permet de savoir si vous suivez le budget et de repérer les causes des frais supplémentaires Dans les évaluations de Projektron BCS, les dépassements pronostiqués de temps et de coût sont marqués en rouge. C'est ainsi que vous voyez les possibles écarts de plan avant même que ceux-ci surviennent et vous pouvez donc les dévier à temps. Les estimations des dépenses restantes tirées du pointage et les estimations des valeurs résiduelles tirées des frais matériels servent de base aux pronostics. Projektron BCS Audit du projet 27

28 Modifications ultérieures de la planification et historique Du premier coup d'œil: Le déroulement du projet sous forme de diagramme dans l'historique Le donneur d ordre souhaite faire des modifications, ou un danger est effectivement survenu : Malgré une bonne planification et un audit de projet vigilant, beaucoup d'évènements peuvent entraîner une différence de la planification initiale. Que ce soit dans le plan structurel ou dans le diagramme Gantt : dans Projektron BCS vous pouvez modifier votre projet simplement et rapidement, même une fois que le projet ait commencé. Vous pouvez suivre toute modification du projet dans son ensemble grâce au graphique historique. Ce diagramme vous montre aussi bien l' évolution du volume des commandes externes et de votre planification interne que l'évolution des valeurs réelles et des valeurs résiduelles au cours du temps. Formes d'évaluation flexibles Qu'il s'agisse du calcul des dépenses classique comprenant les natures comptables, les projets et les centres de coûts ou des évaluations tout le long de l'organigramme technique de projet: Dans Projektron BCS, vous pouvez évaluer les dimensions qui sont importantes pour vous. Des évaluations plus spéciales sont aussi possibles. Ainsi, vous pouvez afficher par exemple, toutes les entrées de la liste de vérification en cours et comparer mois par mois les dépenses échues du projet par collaborateur ou par service. 28 Audit du projet - Projektron BCS 7.24

29 À quel point sommes-nous ponctuels? L'analyse de tendance des repères apporte les explications À l'aide d'un diagramme, l'analyse de tendance par repère démontre comment les repères de respect des dates fixes peuvent être atteints. Ce type d'évaluation d'audit de projet est conçu spécialement pour les parties prenantes comme les cadres de direction ou le commettant, car ils ont besoin d'une brève vue d'ensemble sur le déroulé du projet. Projektron BCS crée automatiquement des analyses de tendance, repères relatifs à vos projets. En cas de besoin, vous pouvez même les exporter sous forme de fichiers SVG et les insérer par exemple, dans des présentations. Projektron BCS Audit du projet 29 Audit du projet Analyse de tendance, repère

30 Analyse de la valeur acquise Eléments traités dans l'analyse de la valeur acquise : Les frais réels et frais prévisionnels, ainsi que les valeurs de l'activité et valeurs prévisionnelles Par le biais de l'analyse de la valeur acquise, vous pouvez voir l'état des frais et des dates fixes de vos projets d'un seul coup d'oeil. L'outil d'audit de projet, qui est recommandé par la société allemande de gestion de projets (GPM), évalue le degré de réalisation du plan en se basant sur l'état d'avancement du projet et en déduit un pronostic pour le prochain développement de projet. Qu'elles soient optimistes, pessimistes ou réalistes: les trois méthodes de prévision décrites dans la norme de la GPM sont prises en charge par Projektron BCS. En outre, vous pouvez choisir selon quelle méthode l'avancement du projet doit être évalué. Aussi bien l'estimation de l'avancement sur la base des enregistrements des frais matériels et du temps, que les règles de facturation de la GPM, 0/100, 20/80 et 50/50 sont pris en charge par le logiciel. Notification par Y-a-t-il un risque de dépassement du budget pour ce projet? Une date de livraison estelle proche? Est-ce qu'un objectif de projet partiel est en souffrance? Projektron BCS vous informe également de tels évènements par . Ainsi, vous identifiez au bon moment, à quel endroit votre réalisation de projet doit être ajustée, pour redresser le projet. 30 Audit du projet - Projektron BCS 7.24

31 Rapports de projet Pour en savoir plus: Reporting (p. 70). Protection des données élargie Dans les projets en cours, les affectations de collaborateurs garantissent une répartition claire des tâches et des responsabilités transparentes. Dans les projets datant de longtemps, la référence concrète aux personnes n'est souvent plus nécessaire. Si vous travaillez avec Projektron BCS, vous pouvez enlever les affectations de collaborateurs des projets clôturés. L'anonymisation est déclenchée manuellement, par exemple par le responsable de la protection des données de l'entreprise. Pendant l'anonymisation, Projektron BCS supprime les liens vers les enregistrements des collaborateurs des éléments du projet comportant une référence aux personnes, comme par exemple, les plans d'équipe et de dépense, les comptabilisations de projets, les historiques des modifications ou les tickets. Toutes les autres données relatives au projet sont conservées et peuvent être évaluées comme d'habitude. Projektron BCS Audit du projet 31 Audit du projet N'importe quelle partie prenante a besoin d'informations sur le statut du projet en cours, que ce soit le responsable du projet, le département spécialisé, la direction ou le commettant. Pour cela, non seulement les détails des informations, mais aussi les contenus requis varient selon la fonction. Vous générez dans Projektron BCS en seulement quelques clics des rapports standards importants sur les critères principaux de mesure : la prestation, les coûts et les horaires. De plus, les modèles de rapports standards peuvent être ajustés et complétés selon ses propres besoins avec le designer de rapport BIRT Open Source. Même la conception de nouveaux modèles de rapport est possible. Évidemment, les modèles de rapport supplémentaires dans Projektron BCS sont intégrés et générés aussi facilement que les rapports standards.

32 Scrum Grâce à une structure simple et de rôles prédéfinis, la gestion de projet pratique, le mode "Scrum", est rapidement installée et garantie une bonne flexibilité et transparence. Dans Projektron BCS, vous traitez vos projets Scrum digitalement et vous profitez en même temps des boîtes outils complètes de notre logiciel de gestion de projet. Daily Scrum à l'aide du Scrum Board et du Burndown Chart Scrum Board et Burndown Chart du Daily Scrum Projektron BCS vous aide à organiser votre Daily Scrum de manière efficace à l'aide d'un aperçu des tâches, qui peut être adapté à vos besoins avec souplesse. Ainsi, vous pouvez intégrer un Scrum Board, qui vous montre clairement quel est le statut de traitement des exigences et des activités de votre Sprint Backlog. Chaque membre de l'équipe peut choisir de modifier une activité en un clic ou la marquer comme transformée. Ainsi, le Scrum Board sert de base fiable à la planification quotidienne de votre équipe Scrum. Un Burndown Chart (graphique d'avancement) peut également être intégré à la vue d'ensemble des tâches via le Cumulative Flow Diagram (diagramme de flux cumulé), qui illustre graphiquement la progression du Sprint. Projektron BCS illustre en couleurs le statut d'édition des exigences et représente le déroulement Sprint temporel idéal comme référence. 32 Scrum - Projektron BCS 7.24

33 Scrum Product Backlogs et User Storys Dans le Backlog de produit, il est possible de structurer facilement les exigences D'Epic aux activités et aux tests d'acceptation en passant par les User Storys et exigences partielles: Vous structurez et affinez les exigences de votre produit dans le Product Backlog de Projektron BCS. En outre, vous pouvez créer, déplacer et faire une priorité des éléments structurels nécessaires Scrum directement dans le Product Backlog. Les informations supplémentaires sur les éléments structurels de votre Scrum, telles que les statuts, priorités et valeurs estimatives peuvent être conservés de manière centralisée dans le Product Backlog. Projektron BCS Scrum 33

34 Sprint Planning et Sprint Backlog Faire une priorité de User Storys à l'aide de la fonction Drag & Drop et les importer facilement dans le Sprint Backlog Avec Projektron BCS, vous êtes bien préparer pour débuter dans le Sprint Planning. Projektron BCS vous montre les Sprints encore en cours de votre projet Scrum dans l'affichage de la planification du Product Backlog. Les ordres d'édition des User Storys et les classements éventuels Sprint peuvent être prévus par le biais de la fonction Drag & Drop. Ce faisant, Projektron BCS prend en compte, aussi bien la vitesse de développement de votre équipe (vélocité) que les Story Points estimés de vos User Storys et vous informe des problèmes de capacité. Si vous avez élaboré les objectifs d'un Sprint, vous pouvez reprendre les User Storys du Product Backlog même par le biais de la fonction Drag & Drop dans le Sprint Backlog correspondant. Si vous travaillez sur un grand projet Scrum avec plusieurs équipes de développement, l'affichage des planifications dans le Product Backlog vous permet d'organiser clairement vos User Storys même dans plusieurs Sprints en cours en parallèle. Assistants Scrum Dans vos projets Scrum et projets partiels, Projektron BCS vous aide à travailler avec chaque élément de structure Scrum, ainsi que lors de la planification de votre Sprint par le biais d'assistants appropriés, qui vous guident dans les étapes les plus importantes quand vous le souhaitez. 34 Scrum - Projektron BCS 7.24

35 Gestion des ressources Projektron BCS vous permet de réserver les capacités des collaborateurs pour des Sprints individuels ou pour l'ensemble du projet Scrum. Il est possible de vérifier rapidement quelles sont les capacités libres pour le moment dans l'aperçu des ressources de Projektron BCS. Réunions régulières dans le calendrier Sprint Scrum Que ce soit, le Sprint Planning, le Daily Scrum, le Sprint Demo (Review) ou le Sprint Rétrospective Vous pouvez créer automatiquement les réunions régulières de votre équipe Scrum dans le calendrier Sprint. Vous pouvez adapter manuellement les dates fixes créées comme proposition, par exemple, quand vous voulez inviter d'autres participants ou quand l'heure change. Saisie du temps intégrée Grâce à la saisie du temps de Projektron BCS, votre équipe Scrum comptabilise les dépenses produites directement sur les User Storys éditées, exigences partielles, activités et tests d'acceptation. Tous les horaires comptabilisés sont ajoutés dans Projektron BCS le long de la structure Backlog du produit vers le haut. Ainsi, vous savez précisément, en tant que Product Owner (propriétaire du produit), combien a coûté par exemple, l'application d'une User Story ou d'un incrément du produit et s'il y a des écarts pertinents entre les dépenses estimées et les dépenses réelles dues. Si vous travaillez en outre, avec le module Factures de Projektron BCS, vous pouvez facturer simplement les dépenses comptabilisées et spécifiques au projet à vos clients. Système de ticket Si vous travaillez avec le système de ticket de Projektron BCS, vous pouvez reprendre simplement les demandes internes et les questions des clients sur vos produits dans vos projets Scrum. Si par exemple, un client commande une fonction nouvelle via le ticket, vous pouvez créer la User Story correspondante en quelques clics et l'accompagner d'un Product Backlog. Projektron BCS relie la nouvelle User Story au ticket d'origine, ainsi, vous pouvez retrouver simplement la raison de l'apparition, par exemple en donnant la priorité au Product Backlog. En outre, les tickets peuvent être reliés aux User Storys, Epics ou exigences partielles déjà existantes. Projektron BCS Scrum 35

36 Travail d'équipe Avec les outils de collaboration tels que le calendrier relatif aux ressources, avec Projektron BCS, votre équipe peut travailler main dans la main malgré de longues distances. Vue d'ensemble personnelle Information condensée : Avec votre vue d'ensemble personnalisé dans Projektron BCS Arriver au bureau, mettre l'ordinateur en marche et savoir immédiatement ce que vous devez faire aujourd'hui. Qu'il s'agisse de dates, rappels et tâches importantes pour le jour en cours ou des étapes du workflow en cours et des tickets : Votre vue d'ensemble personnelle vous fournit de nombreuses informations que vous pouvez afficher en cas de besoin et classer par le biais de la fonction Glisser & Déposer. Une vue d'ensemble personnelle servant de page d'accueil paramétrée dans Projektron BCS vous permet de démarrer la journée de travail avec un bon sentiment et de maîtriser vos tâches quotidiennes administratives sans difficultés. 36 Travail d'équipe - Projektron BCS 7.24

37 Travail d'équipe Calendrier Que ce soit un jour de travail, une réunion, ou un congé : vous repérez en un clin d'œil la localisation de vos collègues Le calendrier de Projektron BCS vous permet de gérer efficacement des rendez-vous et fournit des fonctions supplémentaires très utiles, comme par exemple les calendriers de jours fériés relatifs au projet et au site, les séries de rendez-vous et les catégories de fixes définies par l'utilisateur. Vous planifiez un briefing de projet important auquel des représentants de plusieurs équipes doivent participer? Dans le calendrier de Projektron BCS, vous voyez immédiatement le jour et l heure où les participants au rendez-vous disposent encore d'un créneau horaire libre. Le logiciel de gestion de projet affiche tout chevauchement de dates qui arrive malgré tout par le biais de graphiques. Tout chevauchement de dates qui arrive malgré tout est affiché graphiquement dans le logiciel de gestion de projet. Vous pouvez éditer le calendrier en très peu de temps grâce à la fonction Drag-and-Drop (glisser-déposer). Vous pouvez alors déplacer vos dates simplement avec la souris ou simplement les étirer pour modifier leur durée. Resoumissions Que ce soit un appel vers le client dans cinq semaines, la remise du calcul des frais avant la fin de la semaine ou une courte concertation avec la comptabilité au 1er du mois prochain : avec la resoumissions de Projektron BCS, vous créez rapidement des aide-mémoires virtuelles pour chaque activité à traiter même de peu d'importance. Projektron BCS les montre comme s'il était le moment de les exécuter. Vous avez donc toujours l'esprit libre pour les choses importantes à l'ordre du jour. Même la délégation de tâches à un tiers est possible sans aucune difficulté : Envoyez à votre collègue un de notification en un clic de souris pour qu'il soit informé immédiatement des nouvelles resoumissions. Projektron BCS Travail d'équipe 37

38 Interface utilisateur multilingue Changer simplement de langage : Choisissez parmi 7 langues Que ce soit en allemand, anglais, espagnol, français, hollandais ou hongrois, les versions de langues de Projektron BCS assurent plus de confort sur les projets internationaux. Si les versions de langues sont activées, chaque utilisateur peut choisir sa langue préférée en quelques clics. Prise en charge de conférence sur le Web Garantir une communication dans l'équipe fluide est capital, justement si votre équipe est divisée entre plusieurs sites. Ceci est un jeu d'enfant pour vous avec les dates fixes pour les conférences sur le Web qui sont intégrées dans le calendrier de Projektron BCS. Vous invitez en toute simplicité votre équipe de projet à un meeting via le logiciel de conférence sur le Web Adobe Connect, et Projektron BCS distribue des codes d'accès à votre salle de conférence virtuelle automatiquement à tous les participants par les interfaces correspondantes. Au moment de la conférence sur le Web, un seul clic sur le lien de la date fixe suffit pour entrer dans la salle de conférence virtuelle et pour participer au meeting. 38 Travail d'équipe - Projektron BCS 7.24

39 Saisie du temps Enregistrer les temps de travail relatifs au projet et relatifs aux tâches : Grâce aux masques de saisie ergonomiques de Projektron BCS et à l'appli Projektron BCS, la comptabilisation d'horaires se passe rapidement et simplement même avec le smartphone. Saisie du temps Saisie de temps mobile via appli Comptabilisation du temps en déplacement : simple et ergonomique Grâce à l'appli de saisie de temps Projektron BCS, vous comptabilisez vos heures rapidement de l'extérieur. Vous saisissez vos temps de travail et pauses aussi intuitivement que chacune de vos activités: Tous les éléments de comtabilisation BCS Projektron se retrouvent dans le masque de saisie quotidien optimisé pour smartphone de la tâche du projet en passant par vos calendriers jusqu'aux tickets et aux activités Scrum. Que ce soit à l'extérieur ou au bureau : Vous avez accès aux informations récentes. La condition préalable à un échange sûr des données est un service Web spécial. Pour Android-Smartphone et iphone la Projektron BCS application est déjà disponible. Prochainement la Projektron BCS application pour Windows-Phone et BlackBerry suit. Projektron BCS Saisie du temps 39

40 Onglets de comptabilisation ergonomiques Beaucoup de place pour la documentation : L'onglet de comptabilisation unique sous Projektron BCS standard Projektron BCS porte une grande importance à une saisie du temps ergonomique et efficace et s'introduit presque immédiatement dans les diverses étapes du travail avec différents onglets de comptabilisation. Si le travail se compose de tâches de grande-échelle qui doivent être documentées, l'onglet de comptabilisation unique de Projektron BCS est particulièrement bien adapté par son large espace dédié à la documentation. Si uniquement quelques commentaires sont requis, les semaines de travail complètes peuvent être affichées aisément dans l'onglet e comptabilisation hebdomadaire. Beaucoup de tâches et de dates fixes variées sur le même jour? L'onglet de comptabilisation journalière affiche tout aisément sur une seule page. Seuls la durée correspondante et un commentaire, si nécessaire, doivent y être ajoutés. 40 Saisie du temps - Projektron BCS 7.24

41 Saisie du temps Classement exact des projets et tâches Dans la liste des tâches vous voyez vos tâches avec le budget temporel Avec Projektron BCS, vos collaborateurs comptabilisent les investissements en temps directement sur les tâches correspondantes. Avec celui-ci, les activités sont répertoriées efficacement et peuvent être reprises sous formes de factures simplement et confortablement. Grâce au regroupement individuel de tâches, les collaborateurs voient uniquement dans la saisie du temps les tâches qui sont pertinentes pour eux. Ceci favorise une comptabilisation rapide et sans difficultés. Projektron BCS Saisie du temps 41

42 États d'édition et investissements restants Votre avancement personnel de traitement est affiché par le diagramme des tâches En plus de la comptabilisation du travail déjà fourni, les collaborateurs peuvent aussi entrer des estimations sur l'investissement restant. Avec ces informations, les gérants de projet ont en vue les états d'édition et les tendances actuels. Ils peuvent reconnaître rapidement les écarts avec le plan et, si nécessaire, mettre en place les contre-mesures adéquates. Bloquer les sur-comptabilisations Avec les blocages de sur-comptabilisations, vous pouvez empêcher que des dépassements d'heures et de budgets de travail que vous aviez prévus ne surviennent. Que votre principal critère soit l'argent ou le temps : Vous choisissez vous-même le moment auquel Projektron BCS arrête les comptabilisations collaborateurs sur l'ensemble de votre projet ou sur certains sous-projets, lots de travail ou taches. Dans le cadre de types d'activité que vous avez définis, vous pouvez autoriser la sur-comptabilisation malgré le blocage, par exemple, pour les voyages. 42 Saisie du temps - Projektron BCS 7.24

43 Activités commerciales La saisie de temps de Projektron BCS prend aussi en considération les tâches à traiter en dehors du travail du projet. Vos collaborateurs ont ainsi la possibilité de documenter tous les travaux fournis. Ceci est également bénéfique pour la gestion des ressources, car : l'approche globale aide à percevoir l'éventail complet des tâches des collaborateurs ainsi que les temps de travail correspondants. À plein temps, à temps partiel ou à l'heure en congé parental ou sabbatique : En tant que responsable du personnel, vous définissez dans Projektron BCS simplement et confortablement les modèles de temps de travail qui servent de base aux comptes des heures supplémentaires de vos collaborateurs. Projektron BCS comparer les heures de travail comptabilisées sur le compte des heures supplémentaires avec les heures de travail théoriques et calcule automatiquement les heures supplémentaires. Quand un collaborateur clôture son compte du temps de travial par exemple à la fin du mois, il peut simplement indiquer s'il souhaite la rémunération des heures supplémentaires ou leur transfert au mois suivant. Vous définissez les options disponibles pour chaque collaborateur. Exploitation des heures de travail Vos temps de travail fournis sont affichés clairement dans l'évaluation des heures de travail Combien d'heures de travail ai-je déjà fournies ce mois-ci? Combien de jours de congé me restent-ils à prendre? L'évaluation des heures de travail répond à cette question et à d autres similaires de vos collaborateurs par le biais des évaluations graphiques et des rapports clairs. Projektron BCS Saisie du temps 43 Saisie du temps Compte du temps de travial

44 Vous aussi, en tant que responsable du personnel, disposez d'évaluations détaillées du temps de travail dans Projektron BCS. Ainsi, le logiciel de gestion des projets vous informe sur les temps de présence, temps de repos, pauses, jours de congé maladie et les périodes de congé, aussi bien de chaque collaborateur que de tous les services. Un solde vous montre les différences éventuelles entre le temps de travail réel et le temps de travail théorique. 44 Saisie du temps - Projektron BCS 7.24

45 Gestion des ressources Employez aux mieux vos ressources : Avec la gestion des collaborateurs et le soutien à la planification, Projektron BCS ouvre de nouvelles perspectives. Gestion des ressources Comparaison des capacités Grâce aux massifs d'occupation, vous voyez en quelques secondes le niveau d'occupation de votre équipe Pour gérer systématiquement les capacités des collaborateurs, il est capital de connaître le niveau de disponibilité, non seulement des services et des équipes de projet entières mais aussi de chacun des collaborateurs. Projektron BCS calcule le niveau de disponibilité en considérant non seulement les participations prévues sur les projets et les temps de travail convenus, mais encore les influences supplémentaires conséquentes, telles que les estimations actuelles sur l'investissement restant, la charge de base issue des affaires quotidiennes, de même que les congés, les récupérations de temps libre, les jours fériés et les congés maladies. Le massif d'occupation vous permet un aperçu rapide : Le graphique résume les informations les plus importantes et vous montre d'une façon intelligible les surcharges et les sous-charges aussi bien de chaque collaborateur de pour l'ensemble des secteurs de l'entreprise. La matrice d'investissement dans le projet/département vous montre le degré de participation de vos départements aux projets et les capacités encore disponibles. De plus elle vous donne des informations importantes, par exemple sur statut du projet, la durée ou l'effort restant à fournir. Projektron BCS Gestion des ressources 45

46 Vous trouvez des évaluations encore plus détaillées dans l'aperçu des ressources: Si vous souhaitez, par exemple, analyser les raisons de la surcharge d'un collaborateur, vous pouvez simplement afficher ses dates fixes, projets, tâches et tickets. Données centralisées des collaborateurs Données des collaborateurs actuelles et pertinentes, auxquelles les autorisés peuvent avoir accès rapidement - dans notre logiciel standard de gestion de projet. Car : vous gérez centralement votre structure organisationnelle interne y compris toutes les données relatives au personnel dans la gestion des ressources de Projektron BCS. Grâce à notre approche globale, les enregistrements structurés permettent une multitude d'effets de synergie. De cette façon, les congés convenus sur contrat sont récupérés automatiquement dans la gestion des congés, de la même façon que le modèle de temps de travail sert de base pour la saisie du temps et l'aperçu des ressources. En outre, vous pouvez gérer de manière centralisée les taux horaires internes et les regrouper dans des catégories de manière flexible, par exemple, suivant le niveau de qualification, le prix ou le service. Cela vous permet de gagner du temps, surtout en matière d'actualisation des données. Bewerbermanagement Vom detaillierten Erfassen von Bewerbungen bis hin zur Einstellung: Projektron BCS ermöglicht dem Personalmanagement eingegangene Bewerbungen mit allen relevanten Informationen zu erfassen und im Team den passenden Kandidaten auszuwählen. Erfassen lassen sich die Bewerbungen nicht nur für externe Personen, sondern auch für Mitarbeiter. Das ermöglicht Ihnen auch interne Bewerbungen gezielt zu verwalten. Mit Status zum aktuellen Stand der Bewerbung und Optionen für das weitere Vorgehen führt Sie Projektron BCS sicher durch den gesamten Bewerbungsprozess. Das Vergleichen von Bewerbern macht eine tabellarische Bewerberübersicht besonders einfach. Denn: Wie von Projektron BCS gewohnt, lassen sich die für Sie relevanten Informationen individuell zusammenstellen und filtern. Und: Möchten Sie einen Bewerber persönlich kennenlernen, können Sie mit wenigen Klicks einen Termin für ein Gespräch organisieren. Dank der neuen Terminkategorie sehen die eingeladenen Mitarbeiter auf einen Blick in Ihren Kalendern, dass sie für ein Bewerbungsgespräch eingeplant sind. Ob Personalmanager, Abteilungsleiter oder Mitarbeiter: Alle am Bewerbungsprozess Beteiligten können Ihre persönliche Bewertung hinterlegen und so bei der fundierten Bewerberauswahl unterstützen. 46 Gestion des ressources - Projektron BCS 7.24