Manuel d aide à la saisie sur FFL-TP+ Domaine Optique

Transcription

1 Manuel d aide à la saisie sur FFL-TP+ Domaine Optique 0/08/07

2 Sommaire Comment saisir une demande de tiers payant Saisie d une demande de prise en charge pour les lunettes Saisie d une demande de prise en charge pour les lentilles Transmettre votre dossier Consulter l état de vos dossiers Facturation électronique des dossiers Modifier vos données personnelles Si vous avez besoin d aide

3 . Comment saisir une demande de tiers payant (/) Vous pouvez saisir vos demandes de tiers payant grâce au Frontal de Flux (FFL) disponible dans votre espace personnel. Cet outil vous permet de transmettre vos demandes de tiers payant de manière dématérialisée et de facturer en ligne la part complémentaire aux organismes connectés. Page d accueil de l outil de saisie FFL : Avant de saisir votre prise en charge, vérifiez que le logo bénéficiaire figure bien sur l attestation de tiers payant. ou la mention TS figure sur la carte de tiers payant et que le Différents icônes apparaissent sur votre écran : Créer un dossier Gérer mes dossiers déjà créés pour les consulter, les modifier, les annuler ou les facturer Une zone permet de visualiser vos 5 derniers dossiers créés Pour créer un dossier, cliquez sur puis sélectionnez dans la liste déroulante du menu "choix de l'assureur" le nom de la complémentaire santé de votre client

4 . Comment saisir une demande de tiers payant (/) Sélectionnez dans la liste déroulante du menu "choix de l'assureur" le nom de la complémentaire santé de votre patient. Saisissez ensuite le numéro de contrat de l'adhérent dans la case prévue à cet effet. Un message s affiche en haut de la page pour vous aider dans votre saisie. Bon à savoir : le numéro de contrat/adhérent et le nom de la complémentaire santé sont inscrits sur l'attestation de tiers payant de votre client. Ces informations sont indispensables pour réaliser votre demande de prise en charge. 3 Indiquez toutes les informations d'identification de votre client : nom, prénom, date de naissance, téléphone et numéro de sécurité sociale. ATTENTION : Pour la MGC (Mutuelle Générale des Cheminots), si le bénéficiaire est muni d une ordonnance prescrite par un ophtalmologiste SNCF, vous devez cocher lors de l identification, la case «Autre Taux» et sélectionner un taux RO de 00%. Choisissez le type d'équipement choisi (lunettes ou lentilles). 4 L'identification de votre client se fait en temps réel dans la plupart des cas. Lorsque les informations saisies sont erronées, un message d'alerte s'affiche et vous invite à vérifier les informations saisies. Choisissez le type d'équipement choisi (lunettes ou lentilles). L'identification de votre client se fait en temps réel dans la plupart des cas. Lorsque les informations saisies sont erronées, un message d'alerte s'affiche et vous invite à vérifier les informations saisies. 4

5 . Saisie d une demande de prise en charge pour les lunettes (/4) - Saisie des corrections visuelles 3 Renseignez la date de l'ordonnance et le cadre d'utilisation (première délivrance, renouvellement à l identique ou renouvellement avec adaptation). Sélectionnez le type de vision (vision de loin, de près ou multifocal). Saisissez la compensation avec un cylindre positif et indiquez le signe de la sphère. Une fois tous les renseignements saisis, cliquez sur Bon à savoir : en cliquant sur de l'équipement (verre + monture) sera supprimée., la totalité du type de vision et/ou ATTENTION : si vous souhaitez saisir un double équipement (vision de loin + vision de près), votre demande devra être effectuée en une seule fois. Pour ce faire, sélectionnez les types de vision et renseignez les compensations de la VL et de la VP, le détail du er équipement. Saisissez les verres et la monture de votre er équipement. Cliquez ensuite sur pour revenir et pouvoir saisir le ème équipement

6 . Saisie d une demande de prise en charge pour les lunettes (/4) - Saisie des verres Saisissez en premier lieu le verre droit. Choisissez, à l'aide du menu déroulant, le fabricant, le matériau, type de verre et l indice. Indiquez le modèle en tapant au moins 3 caractères contenus dans son libellé commercial, puis sélectionnez le nom commercial du verre dans la liste qui s affiche. ATTENTION : les verres sont classés et rangés par indice. 3 choix d indices sont disponibles : Indice.5 : Pour les verres d indice.5,.5,.53,.59.6 : Pour les verres d indice.6,.6,.67.7 : Pour les verres d indice supérieur ou égal à.7 Les traitements intégrés et l indice s affichent automatiquement. En revanche, vous devez indiquer le diamètre du verre. Si vous ne trouvez pas le libellé commercial de votre verre, alors vous pouvez saisir comme modèle «AUTRE», mais dans ce cas vous devez indiquer dans la case «Autre modèle» le nom commercial du verre, les traitements intégrés (la liste des traitements s affiche en positionnant la souris dans la case «Trait. Intégrés», il vous suffit de cocher les traitements souhaités) et l indice du verre. Enfin, saisissez le diamètre du verre.

7 . Saisie d une demande de prise en charge pour les lunettes (3/4) Cas particulier de la saisie d un verre de distributeur Si vous envisagez un verre distributeur, vous devez au préalable cocher «oui» à distributeur et sélectionner le distributeur dans le menu déroulant. Ensuite, vous procédez comme indiqué ci-dessus : choix du fabricant, matériau, type de verre, indice puis modèle (avec éventuellement le modèle AUTRE si vous ne trouvez pas votre verre) et diamètre. Dans l éventualité où vous ne trouveriez pas votre fabricant, sélectionnez alors le fabricant «AUTRE». Bon à savoir : la saisie d un modèle ou d un fabricant en «AUTRE» nécessite que vous remplissiez toutes les caractéristiques du verre, à n utiliser vraiment que si votre verre est absent du référentiel! Indiquez le tarif du verre droit choisi, comprenant les traitements intégrés. Dans le cas où votre verre droit comporte un ou plusieurs suppléments non spécifiés dans le nom du modèle, sélectionnez le ou les suppléments dans l'encadré "traitements supplémentaires". Attention : si la prescription faite par le médecin indique un supplément pris en charge par le régime obligatoire (prisme souple, prisme intégré, filtre d'occlusion partiel...), sélectionnez dans l'encadré "suppléments pris en charge par le régime obligatoire". Si le verre gauche est identique au verre droit saisi, sélectionnez et renseignez uniquement le tarif. En revanche, si le verre gauche est différent, cliquez sur l'onglet et procédez de la même manière que pour le verre droit. Si vous souhaitez effacer votre saisie, cliquez sur. Une fois les verres choisis, saisissez la monture en cliquant sur l onglet et choisissez la marque, la matière et le montage à l aide des listes déroulantes. Indiquez la référence du modèle ainsi que le prix. À noter que si les prix des verres ou de la monture sont anormalement élevés, un message vous indiquera de vérifier votre saisie. Pour terminer la saisie de votre dossier, cliquez sur l'onglet.

8 . Saisie d une demande de prise en charge pour les lunettes (4/4) Cas particuliers de saisie des verres - Équipement verre unifocal/multifocal Si vous devez saisir un équipement composé d'un verre unifocal et d'un verre multifocal, vous devez saisir vos corrections en cochant sur «Multifocal» et en saisissant uniquement l addition pour le verre concerné. ATTENTION : vous ne devez pas saisir d addition pour le verre unifocal. Les codes LLP dépendent de la saisie des puissances. Pour saisir votre verre multifocal, il vous suffit de procéder comme indiqué précédemment en page 5 et 6 (en choisissant le fabricant, le matériau, le type de verre et l indice). Pour le verre unifocal, vous devez saisir le fabricant, le matériau et sélectionner dans la case «Type de verre» Progressif. Saisissez ensuite dans la case «Modèle» AUTRE. Vous pouvez alors saisir dans «Autre modèle» le nom de votre verre en l inscrivant manuellement. Bon à savoir : si vous souhaitez créer un dossier avec une monture seule, renseignez au préalable la date de l'ordonnance et les compensations visuelles et cliquez directement sur l'onglet "monture".

9 3. Saisie d une demande de prise en charge pour les lentilles (/) Renseignez au préalable la présence d'une ordonnance, la date de délivrance le cas échéant et indiquez le cadre d'utilisation. Indiquez les compensations avec un cylindre négatif puis cliquez sur "détail de l'équipement". Bon à savoir : lorsque vous cliquez sur "supprimer l'équipement", la totalité des informations saisies sera supprimée. Commencez en saisissant la lentille droite en indiquant si celle-ci est prise en charge par le régime obligatoire.

10 3. Saisie d une demande de prise en charge pour les lentilles (/) Choisissez à l'aide des menus déroulants, le laboratoire, la famille (rigide ou souple) et le modèle. 4 Si vous ne trouvez pas le modèle recherché, saisissez dans les menus déroulants laboratoire et modèle «AUTRE» et tapez le nom des lentilles. Indiquez le tarif du modèle de lentille droit choisi. 3 3 Saisissez ensuite la lentille gauche et les produits d entretien. 4 Enfin cliquez sur l'onglet pour terminer la saisie de votre dossier.

11 4. Transmettre votre dossier (/) Une fois la synthèse de votre dossier réalisée, imprimez le formulaire "demande de prise en charge en tiers payant" en cliquant sur. La signature de votre patient matérialise son accord pour que vous transmettiez la demande. Avant de transmettre votre demande de prise en charge, veuillez à vérifier votre saisie puis faîtes signer votre client dans les deux champs prévus à cet effet. Attention, conservez bien ce document, il pourra vous être demandé en cas de contrôle. Cliquez sur vous pouvez imprimer..vous recevrez un accusé de réception confirmant la transmission de votre dossier que Lorsque vous transmettez votre dossier pendant les heures d'ouverture du bureau de gestion de la complémentaire santé, vous obtiendrez dans la majorité des cas une réponse en temps réel. Après la transmission de votre dossier, plusieurs cas sont possibles : Si votre dossier est accordé, vous pouvez sans attendre imprimer la facture subrogatoire en cliquant sur

12 4. Transmettre votre dossier (/) Une fois la synthèse de votre dossier réalisée, imprimez le formulaire "demande de prise en charge en tiers payant" en cliquant sur La signature de votre client matérialise son accord pour que vous transmettiez la demande. Avant de transmettre votre demande de prise en charge, veillez à vérifier votre saisie puis faîtes signer votre client dans les deux champs prévus à cet effet. Attention, conservez bien ce document, il pourra vous être demandé en cas de contrôle. Cliquez sur.vous recevrez un accusé de réception confirmant la transmission de votre dossier que vous pouvez imprimer. Lorsque vous transmettez votre dossier pendant les heures d'ouverture du bureau de gestion de la complémentaire santé, vous obtiendrez dans la majorité des cas une réponse en temps réel. Après la transmission de votre dossier, plusieurs cas sont possibles : Si votre dossier est accordé, vous pouvez sans attendre imprimer la facture subrogatoire en cliquant sur. Si votre dossier est accordé avec un remboursement complémentaire à 0, votre client n'est pas couvert par une garantie optique ou a déjà consommé son forfait. Si le dossier est refusé, une prise en charge est peut-être en cours pour votre client ou bien son plafond de remboursement a été atteint. Vous pouvez consulter la raison du refus en imprimant le justificatif en cliquant sur "imprimer la lettre de refus". Si votre dossier est en attente d informations complémentaires, les informations saisies dans votre prise en charge ne nous permettent pas de valider la prise en charge. Vous pouvez en consulter la raison et modifier votre prise en charge en conséquence. ATTENTION : VEILLEZ À BIEN ANNULER VOTRE DEMANDE DE PRISE EN CHARGE SI VOTRE PATIENT NE SOUHAITE PAS OU N'EST PAS ENCORE DECIDÉ À FAIRE SON ÉQUIPEMENT.

13 5. Consulter l état de vos dossiers (/) Vous pouvez suivre l'état de vos dossiers clients à tout moment dans la rubrique Pour rechercher un dossier, vous pouvez effectuer votre recherche par les critères de votre dossier ou par numéro de dossier. Le numéro de dossier est indiqué sur l'accusé de réception au moment de la transmission.

14 5. Consulter l état de vos dossiers (/) Selon l'état du dossier, différentes opérations sont possibles, d autres non : L'état de ma demande de prise en charge est : Je peux Modifier Annuler Archiver En attente de traitement Oui Oui Non En cours d'analyse Non Non Non En attente d'informations complémentaires Oui Oui Non Accordé Oui Oui Oui Refusé Non Non Oui Annulé Non Non Oui En cours de facturation Non Non Non Facturé Non Non Oui

15 6. Facturation électronique des dossiers La facturation électronique de vos dossiers doit être effectuée après avoir remis l équipement à votre client. Une fois que l'équipement a été délivré à votre client, procédez à la facturation en cliquant sur et renseigner la date et le numéro de la facture que vous avez remis à votre client et qui est issue de votre logiciel de point de vente. Bon à savoir : le numéro de la facture édité depuis votre logiciel de point de vente correspond à la norme B et est composé de 9 chiffres au maximum. Cliquez ensuite sur "transmettre" et l'état de votre dossier devient "en cours de facturation". Quand la complémentaire santé vous a transmis votre part, l'état du dossier devient "facturé". ATTENTION : LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE NE VOUS DISPENSE PAS DE FAIRE SIGNER L ACCORD DE PRISE EN CHARGE/FACTURE À VOTRE CLIENT, DOCUMENT QUE VOUS DEVEZ CONSERVER PENDANT ANS ET 3 MOIS.

16 7. Modifier vos données personnelles Il vous est possible à tout moment de modifier les informations que vous avez indiquées lors de votre adhésion à TP PLUS (à l exception de votre adresse qui ne peut être changé qu après une procédure spécifique en nous contactant par téléphone). Il vous suffit de cliquer sur "gérer votre compte et vos données personnelles" et suivez les instructions pour effectuer les modifications. En cas de modification de votre RIB, un vous indiquera la prise en compte des changements.

17 8. Si vous avez besoin d aide Vous rencontrez des difficultés pour vous connecter ou effectuer une demande de prise en charge, vous pouvez nous contacter par téléphone du lundi au vendredi de 9h à 8h au : et tapez.