Le Portail Internet «Ma Province» Mode d emploi

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1 Le Portail Internet «Ma Province» Mode d emploi Version /12/2013

2 Table des matières : 1. Généralités Mode d emploi, pas à pas... 4 Figure 1. Accès sécurisé... 4 Figure 2. Changer le mot de passe par défaut... 4 Figure 3. Lien vers le «Sel de déneigement»... 5 Figure 4. Page d «Accueil»... 5 Figure 5. Sous l onglet «Commandes»... 6 Figure 6. Les différents états d une commande... 6 Figure 7. Les quatre étapes d une commande... 7 Figure 8. Étape 1 : nouvelle commande, formulaire de contact... 7 Figure 9. Vue globale de la commande... 8 Figure 10. Étape 2 : ajout d un produit à la commande... 8 Figure 11. Vue globale de la commande... 9 Figure 12. Étape 3 : formulaire de proposition de rendez-vous... 9 Figure 13. Étape 4 : envoyez la commande Figure 14. Page sur les différents états d une commande : «commandes en cours de livraison» Figure 15. Vue globale de la commande, option d impression Figure 16. Document à imprimer Figure 17. Gestion du stock Figure 18. Historique des commandes Contact en cas de question Procédure en cas de problème d accès au Portail Internet...14 Portail Internet du sel de déneigement Mode d emploi 2

3 1. Généralités Pour vous connecter au site «Ma Province» et au service en ligne du «sel de déneigement» : assurez-vous d avoir une connexion Internet ; ouvrez Internet Explorer et copiez le lien suivant ; encodez le nom d utilisateur et le mot de passe qui vous ont été communiqués ; lors de votre toute première connexion, il vous sera demandé d encoder un nouveau mot de passe ; vous pouvez également changer le mot de passe en cliquant sur «Mot de passe oublié?», vous recevez alors un courriel vous permettant d en créer un nouveau ; cliquez sur le lien «Sel de déneigement». Le site est divisé en trois parties, sous forme d onglet : Accueil d où vous pouvez accéder, au travers de lien, vers : - les informations générales ; - la liste des commandes, qui permet de : - suivre l état d avancement d une commande ; - passer une nouvelle commande. - les quotas : - qui vous permettent de voir en temps réel l état de votre stock ; - de revoir l ensemble des commandes délivrées. - les rendez-vous. Informations générales Vous y trouverez un ensemble d informations utiles sur l utilisation du site mais aussi sur les contacts en cas d urgence, sur l accès au hall de stockage situé à Amay, etc. Commandes - vous pouvez suivre l avancement d une commande ; - vous pouvez passer une nouvelle commande en suivant les étapes suivantes : - compléter le formulaire de contact ; - spécifier le contenu de la commande (vous ne pouvez choisir que les produits et conditionnements que vous avez commandé) ; - proposer un rendez-vous ; - spécifier le transporteur. Il est important de noter qu il sera notifié par courriel toute nouvelle commande ainsi que lorsque les rendez-vous d une commande, dès qu ils sont fixés. Pour chaque rendez-vous, vous devez imprimer un bon d enlèvement en cliquant sur le lien «Imprimer» qui se trouve dans la case des rendez-vous. Portail Internet du sel de déneigement Mode d emploi 3

4 Nous attirons votre attention : si vous avez plusieurs rendez-vous assignés à la commande, vous devez imprimer autant de bon d enlèvement que de rendezvous. Ceux-ci vous seront demandés systématiquement lors du retrait de la commande au hall de stockage d Amay. 2. Mode d emploi, pas à pas Lorsque vous ouvrez Internet Explorer et que vous copiez le lien suivant, vous êtes invité à vous identifier à l aide du nom d utilisateur (adresse ) et du mot de passe que vous avez reçu du Service technique provincial. Lien pour réinitialiser le mot de passe. Figure 1. Accès sécurisé Attention, lors de la toute première connexion, il vous sera automatiquement demandé de changer le mot de passe. Vous devrez encoder le mot de passe deux fois puis cliquer sur enregistrer. Figure 2. Changer le mot de passe par défaut Portail Internet du sel de déneigement Mode d emploi 4

5 Lorsque vous vous êtes identifié, cliquez sur le lien «Sel de déneigement» pour accéder à l application dédiée aux commandes de sel. Figure 3. Lien vers le «Sel de déneigement» La page d accueil vous permet d accéder à l aide d hyperliens vers les pages contenant les informations générales sur le site du sel de déneigement, les commandes ainsi que le tableau «Quotas» représentant en temps réel le solde de vos commandes. Vous pouvez également facilement visualiser l ensemble des rendez-vous à venir qui ont été fixés par le Service technique provincial. - Lien permettant d accéder aux détails de votre compte utilisateur. - Lien permettant de vous déconnecter du portail «Ma Province». Onglet permettant de naviguer entre les trois menus : Accueil/Informations générales/commandes. Liens vers des actualités Suivi en temps réel du solde global. Code d identification unique de la commande : cliquez dessus pour visualiser votre commande Figure 4. Page d «Accueil» Portail Internet du sel de déneigement Mode d emploi 5

6 Si vous cliquez sur le lien «Liste des commandes» ou sur l onglet «Commandes», vous accédez à la page vous permettant d encoder une nouvelle commande et de visualiser les différents états de celle-ci. Depuis l onglet «Commandes». Pour passer une nouvelle commande, cliquez sur ce bouton. - Vue globale sur l état d une commande. Cliquez sur l identifiant de la commande pour voir son détails. Figure 5. Sous l onglet «Commandes» En cours d'élaboration Il s'agit de l'étape durant laquel l'utilisateur passe une nouvelle commande, il fournit ses informations de contacts, ajoute un ou plusieurs produits, propose un rendez-vous idéal et spécifie le transporteur. La commande, identifiée par un code unique, a bien été envoyée par l'utilisateur mais n'a pas encore été lue ou traitée par le Service technique provincial (Stp). Envoyée au Stp En cours de traitement par le Stp La commande est en cours de traitement par le Service technique provincial (Stp) ; Un agent identifié assigne un ou plusieurs rendez-vous pour l'enlèvement. Tous les rendez-vous ont été fixés pour la commande ; Le ou les bons d'enlèvement peuvent-être imprimés par l'utilisateur : En cours de livraison Une lettre (A, B, C) spécifie les différents rendez-vous d'une commande. Un bon d'enlèvement par rendez-vous doit être imprimé. L'utilisateur peut aller retirer sa commande au(x) jour(s) et à l'heure fixée. Figure 6. Les différents états d une commande Portail Internet du sel de déneigement Mode d emploi 6

7 Lorsque vous passez une nouvelle commande, vous devez passer par quatre étapes. Infos générales Produits Fournir les informations de contacts (Nom, prénom, courriel, téléphone) ; Les éléments suivi d'un astérisque rouge sont obligatoires ; Ces informations permettront aux agents du Service technique provincial de vous contacter. Vous pouvez ajouter un ou plusieurs produits (type de sel, conditionnement et quantité souhaitée) à la commande ; Vous ne pouvez choisir que les produits qui ont été initialement stockés. Vous pouvez ensuite proposer une période idéale pour fixer le rendez-vous (date/heure de début et date/heure de fin) : Cette information est très utile pour le Service technique qui tentera (hors période de rush) de satisfaire au mieux vos demandes. Vous indiquez le type de véhicule qui sera envoyé pour retirer la commande : Rendez-vous Le choix se fait dans une liste déroulante. Il faut ensuite spécifier s'il s'agit d'un transporteur privé avec le nom de l'entreprise ou d'un transporteur public. Dans tous les cas, il faut également fournir le numéro d'immatriculation et la capacité du véhicule (en tonnes). Ces informations permettront au Service technique de planifier au mieux l'enlèvement des commandes. Envoyer la commande Avant d'envoyer la commande vous êtes libre d'apporter toutes les modifications nécessaires ; Une fois la commande vérifiée, cliquer sur "Envoyer la commande", vous recevez un courriel de confirmation ; Le Service technique est automatiquement informé qu'une nouvelle commande est arrivée. Figure 7. Les quatre étapes d une commande Les champs marqués d un astérisque rouge sont obligatoires. Figure 8. Étape 1 : nouvelle commande, formulaire de contact Portail Internet du sel de déneigement Mode d emploi 7

8 Lorsque vous cliquez sur «valider les informations», vous êtes redirigé sur une page qui comprend tous les éléments de votre commande. A ce stade, vous voyez uniquement les informations de contact que vous pouvez modifier à tout moment. Vous permet de suivre en temps réel l évolution de votre commande. Aperçu des informations de contact qui peuvent être modifiées. Encodez le ou les produit(s) commandé(s). Proposez un ou plusieurs rendez-vous. Vous permet d annuler la commande en cours d élaboration. Figure 9. Vue globale de la commande Lorsque vous ajoutez un produit à votre commande, vous ne pouvez sélectionner que le ou les type(s) de sel et de conditionnement(s) que vous avez stocké. Cliquez sur ajouter le produit lorsque les champs sont complétés. Figure 10. Étape 2 : ajout d un produit à la commande Portail Internet du sel de déneigement Mode d emploi 8

9 Vous pouvez ajouter plusieurs produits différents dans une même commande Figure 11. Vue globale de la commande Définissez vos disponibilités, si le Service technique provincial ne peut répondre à votre demande, vous serez contacté par téléphone. Complétez les informations relatives au transport utilisé. Figure 12. Étape 3 : formulaire de proposition de rendez-vous Portail Internet du sel de déneigement Mode d emploi 9

10 Lorsqu une action est réalisée, il apparait toujours un message de confirmation dans le haut de la page. Vous pouvez à tout moment modifier ou supprimer les informations encodées. Vous pouvez ajouter plusieurs propositions de rendez-vous. Figure 13. Étape 4 : envoyez la commande Lorsque vous envoyez la commande, vous ne pouvez plus modifier son contenu, veillez à le revérifier auparavant. Lorsque tous les rendez-vous sont fixés par le Service technique provincial, vous recevez automatiquement un courriel de confirmation. Sur le Portail «Ma Province», vous voyez que votre commande est maintenant sous le statut «en cours de livraison». Portail Internet du sel de déneigement Mode d emploi 10

11 Cliquez sur le lien pour afficher le détail de la commande. Figure 14. Page sur les différents états d une commande : «commandes en cours de livraison» Lorsque vous ouvrez une commande en cours de livraison, cela signifie que tous les rendez-vous ont été définis et vous voyez apparaître l option «imprimer». Une lettre (A, B, C, ) spécifie les différents rendez-vous d'une commande. Un bon d'enlèvement par rendez-vous doit être imprimé. Figure 15. Vue globale de la commande, option d impression Portail Internet du sel de déneigement Mode d emploi 11

12 Il est impératif que vous imprimiez un bon d enlèvement par rendez-vous. Lorsque vous cliquez sur imprimer, une nouvelle fenêtre s ouvre dans Internet Explorer. Le récapitulatif de la commande globale. L identifiant de la commande avec la lettre qui spécifie le rendez-vous. Les informations sur le transporteur. Figure 16. Document à imprimer Le produit et la quantité à retirer pour le rendez-vous. C est ce document que vous devez imprimer et que vous devrez présenter au hall de stockage du sel de déneigement lors de l enlèvement. Portail Internet du sel de déneigement Mode d emploi 12

13 Si vous revenez sur la page d accueil, vous pouvez suivre en temps réel l état de votre stock en cliquant sur le lien «quotas». Vous ouvrez alors une sorte de tableau de bord qui vous permet de voir où vous en êtes dans votre stock. Le pourcentage correspond à votre solde. 0% signifie que votre stock est épuisé. Figure 17. Gestion du stock Si vous cliquez sur l hyperlien des quantités livrées, vous retrouvez l historique de toutes vos commandes pour le conditionnement sélectionné. En cliquant sur l hyperlien du numéro de la commande, vous ouvrez la page de détail. Figure 18. Historique des commandes 3. Contact en cas de question Monsieur Marcel GRETZ Service technique provincial Rue Darchis, 33 à 4000 Liège Courriel : sel@provincedeliege.be Ligne directe: 04/ Ligne centrale : 04/ Fax : 04/ Portail Internet du sel de déneigement Mode d emploi 13

14 4. Procédure en cas de problème d accès au Portail Internet Si pour une raison indéterminée, le Portail Internet «Ma Province» n est pas accessible. Vous êtes invité à contacter le Service technique provincial au numéro d urgence : 04/ Par ailleurs, dans la mesure du possible, en cas de panne globale connue du Service technique provincial, vous serez informé par courriel de la procédure particulière à suivre. Portail Internet du sel de déneigement Mode d emploi 14