Weenaõ Consulting présente la solution AuraPortal BPMS *

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1 Weenaõ Consulting présente la solution AuraPortal BPMS * Une solution informatique de gestion d entreprise, nouvelle génération, innovante, évolutive et flexible. Vous définissez les objectifs de votre entreprise, AuraPortal les exécute en indiquant à chaque participant (employé, client, fournisseur ) ses tâches à tout instant. *BPMS : Business Process Management Suite Weenaõ Consulting Montpellier Contact : Benjamin HOURQUET-RIMBES Consultant senior AuraPortal BPMS Mobile : b.hourquet@weenao.com

2 Introduction et index Pour s y retrouver Ce document a pour objet de vous présenter la solution AuraPortal BPMS, solution de gestion d entreprise 100% web orientée vers les managers fonctionnels et basé sur le BPM (Business Process Management). Voici l index des pages de ce document, chaque page traite un sujet de manière simple et résumée et peut être lue séparément des autres (il peut en ressortir certaines répétitions) : Page Les bénéfices et domaines d application d AuraPortal BPMS.. 3 Les fonctions couvertes... 4 Le cycle de vie du BPM La modélisation Le paramétrage L exécution Le contrôle L optimisation Les modules et les processus modèles.. 11 Les utilisateurs et la sécurité 12 Les tâches systèmes Les interactions avec l extérieur (système). 14 Les interactions avec l extérieur (humain) Les règles métier La gestion des documents 17 Manipulation des processus. 18 Et tellement plus (de fonctionnalités)!.. 19 L architecture.. 20 Les licences.. 21 Conclusion. 22 2

3 Les bénéfices Les intérêts selon différents points de vue Économique : Améliorer l efficacité des opérations, gérer plus de volume avec plus d exactitude, réduire les coûts (jusqu à 70% d économie selon les activités). Mettre en œuvre rapidement. Stratégique : Gagner en flexibilité et en réactivité, implanter de nouvelles stratégies rapidement, suivre la performance des processus. Conserver les connaissances dans l organisation et non avec les personnes, diminuer les besoins en formation. Organisationnel : Intégrer la démarche qualité, l amélioration continue. Obtenir des résultats homogènes et prévisibles, assurer un fonctionnement standardisé des processus et des politiques d entreprise, supprimer les erreurs. Permettre la collaboration de tiers aux processus. Optimiser la collaboration entre les personnes et les outils. Méthologique : Simplifier les organisations, les processus. Intégrer pas à pas les changements. Les domaines d application Ça nous concerne? Par secteur : Administration publique (Gestion de dossiers, de citoyens, de devis,...). Industrie (Gestion de la production, des approvisionnements, des Retours, de la Planification, de la maintenance,...). BTP (Gestion des travaux, planification, promotion,...). Etablissement financier (Gestion des risques, des actifs, des contrats, des demandes de crédits, audits, planification,...). Santé (Gestion des patients, de la prévention, de la sécurité, essais cliniques, diagnostics,...). Education (Gestion des dossiers, des notes, de la planification scolaire,...). Services (Régie, gestion des contrats, des placements, du conseil, des connaissances,...). Etc. Par métier (complément) : Relation client - CRM (Campagnes marketing, suivi de prospects, call center, service après-vente, gestion des devis, ). Gestion de la chaîne logistique globale - SCM (Gestion des commandes, des livraisons, des réclamations, des incidents,...). Ressources Humaines (Gestion des contrats de travail, des vacances, sélection des candidats, fin de contrat,...). Qualité (Normes ISO, non conformités, actions préventives, correctives, 6 sigma,...). Etc. 3

4 Les fonctions couvertes Des possibilités infinies Relation client Portails web de gestion pour les employés Détails dans la suite du document CRM Intranet E-Commerce Modules prêts à l emploi Gestion de Contenu Business Intelligence BPM + Règles métier Supply Chain Management Chaîne logistique globale Gestion documentaire Portails - Extranets Gestion de projet Call Center Possibilités infinies Informatique décisionnelle Vos partenaires sont impliqués dans votre organisation. 2

5 Le cycle de vie du BPM Un démarrage simple, une évolution flexible BPM L'amélioration continue... Si nécessaire, on retourne en phase 1 pour améliorer le modèle en cours. 1 Modélisation Définition et modélisation des diagrammes de processus. 5 Analyse des processus via des indicateurs (Business Intelligence). Optimisation 4 Cycle de vie de la gestion par processus 3 2 Paramétrage Génération des interfaces et des paramètres SANS programmation. Intégration avec le système d'information. Contrôle Exécution Suivi et contrôle en temps réel de l'activité (Business Intelligence), le flux peut être corrigé grâce à un outil de pilotage des processus. Utilisation des formulaires par les acteurs (interne ou externe), chacun gère son workflow. Les parties automatisées en conception sont transparentes ici. 5

6 La modélisation Simple comme un dessin! A chaque processus, son diagramme (la BPM modélisation respecte la norme BPMN). Ex : Gestion de Devis, Suivi de Prospects, Gestion des Commandes, des Livraisons, des Réclamations ). 6

7 Le paramétrage Le tout sans programmation BPM Selon que ce soit une tâche personnelle, une tâche système, une condition l interface de paramétrage est différente. Le point commun est l absence de programmation. 2

8 L exécution Le quotidien est simple et structuré Les formulaires sont modulables, évolutifs, dynamiques BPM Les tâches systèmes sont transparentes et automatiques, elles accélèrent l exécution globale. Les employés, les clients, les fournisseurs ne voient pratiquement que ces formulaires pour accomplir leurs tâches. Les formulaires sont sécurisés et accessibles depuis internet. 8

9 Le contrôle L entreprise n est plus une boîte noire BPM 1. Le contrôle actif Vous recherchez l information Vous savez où en est la commande CQ118, le projet PR-559, la réclamation RC873, etc. 10h45 2. Le contrôle passif L information vient à vous 15h24 3. Le contrôle planifié Vous prévoyez de recevoir l information La page d accueil du portail est modulable par personne ou par groupe, elle peut être enrichie d indicateurs de suivi d activité En plus, chaque processus peut être doté d un ensemble d alertes prévues en amont. (basé sur Reporting Services). 9

10 L optimisation Améliorer l organisation en quelques clics. BPM - Le modèle peut être modifié en temps réel. - Les améliorations sont accessibles à toutes les personnes autorisées. - Aucune programmation n est nécessaire. 10

11 Les modules et les processus modèles S ajuster au besoin, couvrir le nécessaire. BR Règles métier Les modules permettent d ajuster BPM ML Multi-langue WIP Plateforme d interaction CM Gestion de Contenu AuraPortal aux besoins de l entreprise. Certains d entres eux sont détaillés dans la suite. OC e-commerce MC Campagnes Marketing SO Suivi des opportunités de ventes Il faut ajouter à ces modules les processus modèles déjà développés, il ne reste plus qu à les ajuster à l entreprise : Support client (CRM) Achats (SCM) Voyages / Notes de frais (HR) Contrôle qualité & actions 11

12 Les utilisateurs et la sécurité Qui sont-ils et que font-ils? Les utilisateurs, 3 types Les sécurités & assimilés Les données Ce sont les employés. Ils utilisent l intranet de l entreprise. Groupes (employés) Les groupes peuvent être utilisés pour autoriser ou pas (accès, ajout, édition) des opérations. Utilisateurs Employés Utilisateurs Externes Ce sont des clients, fournisseurs, partenaires ( ). Ils utilisent les extranets dédiés à chacun pour participer activement aux processus. On peut créer autant d extranets que nécessaire. Dashboard configurable (employés) La page d accueil de l intranet est entièrement configurable (widgets) par groupe ou par utilisateur. Blindage d objets (employés administrateurs) L administration des processus et des objets de processus peut être protégée par un mot de passe. Enceintes sûres (employés, externes, invités) Ces enceintes portent les règles d accès, ensuite on place des «objets» à l intérieur pour en limiter l accès (Règles métier, Processus, ). Familles de données (Comptes, projets, items, documents ) Processus Utilisateurs Invités Ce sont les personnes avec un lien plus faible à l entreprise. Ils interagissent avec l'entreprise via le module WIP, ils peuvent participer dans une certaine mesure aux processus (initier aussi). Rôles (employés, externes, invités) Permet l exécution des processus par des rôles génériques. Profils (externes, invités) Les profils sont utilisés pour différencier les utilisateurs invités, par exemple, envoyer un mailing aux «DRH des clients Europe». Microsoft Sécurité du système assurée par les sécurités Microsoft Server. 12

13 Les tâches systèmes Ces tâches que l on ne voit pas Manipulation de données et de documents : Calculs, intégration d informations, manipulation des dates, des listes de données, création de documents automatiques, interactions avec les bibliothèques de documents, (voir aussi la section dédiée aux documents) Notifier : Envoie de tâches de notifications à tous les types d utilisateurs, ou à quiconque par / sms. Transfert de registres (de listes) entre conteneurs : Les processus peuvent gérer des listes complexes, cette tâche système permet d effectuer des opérations de rangement des registres (lignes) au sein des listes. Les conteneurs agissent comme des filtres et des étiquettes (tags) sur une table de données. Créer un compte ou un contact : Permet la création facile d un compte (ou d un contact) dans AuraPortal. Dévier le courant vers un autre processus : Cette tâche permet de dévier le courant d un processus A vers un processus B avec toutes les combinaisons possibles (fonction aller-retour, le processus A attend le retour de B ) en lui transmettant des données. Les tâches systèmes sont préparées en amont, elles permettent l automatisation des activités répétitives des processus. Leur exécution est transparente pour les utilisateurs finaux. Invoquer des Web Services (internes ou externes), SOA : Une série de web services internes sont disponibles depuis l extérieur et il est possible via cette tâche d invoquer n importe quel web service pour faciliter la communication avec des applications externes (ERP, CRM ). Exécuter un script (procédure SQL) : Cette tâche permet d exécuter une procédure SQL stockée et donc d exécuter n importe quel code spécifique. 13

14 Les interactions avec l extérieur (1) System/human to system/human l intégration au sens large Service d importation de données : L importation de données peut être manuelle, programmée (date/heure planifiée) ou instantanée (chaque x secondes). Au travers d un fichier XML qui porte le mapping des champs, on importe les données de n importe quelle base de données (via ODBC) vers AuraPortal. Ex : Importer tous les comptes clients depuis l ERP à la première installation Toutes les heures, actualiser les tarifs des articles dans AuraPortal depuis l ERP. Web Service : Les web services peuvent avoir plusieurs utilisations : 1. Un programme externe peut invoquer un web service AuraPortal pour initier un processus ; 2. AuraPortal peut invoquer un web service externe (ERP propre, ERP d un fournisseur ) ; 3. AuraPortal peut invoquer un web service interne pour initier / continuer un processus associé. Ex : L ERP initie un processus d achat dans AuraPortal AuraPortal vérifie le niveau de stock d articles AuraPortal initie une demande d achat chez un fournisseur. Interactions orientées système Adapter Server : Console développée par AuraPortal permettant de réaliser un mapping entre des champs de n importe quelle base de données (Microsoft, IBM, AS-400, DB-2, Oracle, Informix, Progress, Unix ou n importe quel ODBC ) et des champs d AuraPortal. Les liens pourront être permanents et dynamiques. Ex : Depuis un formulaire AuraPortal, consulter / modifier en temps réel la valeur du stock d un article dans l ERP. Exécution d un script : AuraPortal permet d initier un script pour des besoins très spécifiques. Ex : Créer une facture dans l ERP. 14

15 Les interactions avec l extérieur (2) System/human to system/human l intégration au sens large Extranet : AuraPortal dispose d un générateur de portails externes qui permettent la mise à disposition aux partenaires, clients, fournisseurs ( ) d un portail dédié à chaque profil avec la possibilité d interagir sur les processus de l entreprise. Ex : Le fournisseur reçoit une demande de d achat Un client régulier initie un processus de demande d assistance. WIP (Wide Interaction Platform) : Ce module à part dans AuraPortal permet une interaction facile et avancée avec tous les visiteurs (occasionnels ou pas) du site web de l entreprise (initier et participer à des processus), il permettra notamment le développement de l e-commerce directement dans AuraPortal via un module spécifique. Ex : Un administré se connecte sur le portail de sa ville et fait une demande d inscription de son enfant à la cantine de l école. Interactions orientées humain Envoi / SMS : Le mail (ou sms) peut être utilisé à des fins différentes : 1. Pour informer un utilisateur externe ou invité (information libre ou tâche). 2. Pour réaliser un envoi de masse dans le cadre d actions marketing, avec des options avancées. Ex : Réaliser un mailing promotionnel Confirmer par / sms la bonne réception d une demande Informer de la réception d une tâche (demande de complément d information pour finaliser le dossier). Windows & Office : Vous pouvez intégrer un document dans un espace AuraPortal depuis votre ordinateur (par clic droit) et vous pouvez également depuis un document office (Word, Excel, Powerpoint) l enregistrer dans un espace ciblé d AuraPortal. Ex : Je viens de recevoir un concernant le projet A, je le sélectionne dans Outlook/Exchange et je l envoie dans la bibliothèque correspondante Je termine un document type de RH, depuis Word, je l enregistre dans la bibliothèque RH dédiée. 15

16 Les règles métier Ces règles qui font la différence Les règles métier servent à formaliser les différences de gestion entre les entreprises (exemple de règle : si le devis est supérieur à alors il doit être validé par la direction). Les règles sont utilisées par les processus, elles peuvent être actualisées indépendamment de ces derniers (il s agit d un module optionnel dans AuraPortal). Ce fonctionnement permet de séparer les règles de gestion propre au métier de l entreprise du système informatique. AuraPortal est propriétaire de son gestionnaire de règles métier. Les règles, 4 types pour couvrir tous les besoins. Ces règles peuvent être combinées entre elles. Textuelle : Cette règle permet d externaliser des textes (des processus) pouvant servir à des instructions / informations dans les tâches. Assignation : Cette règle permet d assigner des valeurs prédéfinies à des variables au moment de l exécution. Ex : Le seuil qui impose à la direction de valider un devis = Calcul : Cette règle permet d effectuer des opérations sur des champs (nombres, dates, textes) et d intégrer les résultats dans le processus. Application d une règle métier dans le processus. Conséquence : Cette règle permet la gestion de chaines de décisions complexes issues de la combinaison de critères (colonnes), Chaque combinaison de critères renvoie un résultat qui lui est propre. Ex : Au moment de l exécution, si le client est de la zone Europe ET si son secteur d activité est l automobile ET si le compte est de moins de 300 salariés ALORS la remise maximale accordée est de 20%. 16

17 La gestion des documents Une gestion totalement intégrée La gestion documentaire : AuraPortal est doté nativement d une gestion documentaire intégrée (basée sur Files System ou Windows SharePoint Services). Il est possible de créer autant de bibliothèques que nécessaire, leur accès est sécurisé. Communication aisée entre toutes ces zones de travail. Bibliothèques AuraPortal Les fichiers en local : AuraPortal permet depuis l environnement local (Windows, Office) d envoyer/enregistrer des documents dans les bibliothèques AuraPortal. Ordinateur local Document automatique : Le processus génère automatiquement un document (word / pdf) sur la base d un modèle et en y insérant les données du processus au moment de l exécution. Entête de facture Détail de la facture Articles Item 1 Item 2 Item 3 Quantité Facture : IN Tarif Note : Signatures OU Environnement processus Paragraphes récursifs (conditionnés) : Si le processus contient une table de données (liste de clients), il est possible de convertir cette liste avec toutes ses colonnes en des blocs (table ou paragraphe) dans le document qui vont se répéter autant de fois qu il y a de lignes. Il est également possible de conditionner l apparition des registres en fonction de valeurs de colonnes. Ex : Du processus, afficher les registres de la table «A facturer» pour lesquels la colonne «type» est égal à «prestation de service». Zones conditionnelles : Des paragraphes entiers du document peuvent être affichés ou pas selon des conditions qui dépendront de chaque instance de processus. Ex : si le mode facturation est à 60 jours, alors mettre la zone «Note sur le mode 60 jours). Signatures numériques : Depuis les tâches (formulaires), il est possible de signer numériquement (certifiée ou pas) un document. 17

18 Manipulation des processus Une gestion totalement intégrée Administration Possibilités fonctionnelles Document descriptif : L ensemble de la classe de processus peut être exportée (word) prenant la forme d un document descriptif complet. Chaque objet du modèle peut être commenté dans ses paramètres. Il est également possible de commenter le diagramme directement sur le modèle (type post-it). Manipulation des classes de processus : Il est possible de réaliser plusieurs actions très commodes dans la gestion des classes de processus : Importer / Exporter Dupliquer Passer à une version supérieure Post-it qui détaille cette porte. Classe de Processus Post-it qui détaille une tâche à réaliser, ses actions Sous-processus Sous-processus : Au sein d une classe de processus, il est possible de créer des sousprocessus pour simplifier la création et la lecture du diagramme général. Initier un autre processus : Il est possible au cours d un processus d initier une autre classe de processus. Traitement distribué : Grâce à ses capacités fonctionnelles, il est possible de créer des combinaisons complexes d interactions entre les processus. Ex : Une instance du processus A (demande d articles en interne) et une du processus B (demande d articles externe) sont respectivement initiés. Ces deux processus dans leur modèle initient le processus C (achat). Celui-ci reçoit les demandes diverses de chaque classe et instance de processus. Une fois terminé, «C» est capable de renvoyer à chacun l information qui lui incombe. 18

19 Et tellement plus (de fonctionnalités)! Un aperçu des éléments non traités L intranet : Le module principal d AuraPortal permet la gestion native de : Dictionnaires de données : déclaration de champs typés portant des propriétés (valeur par défaut, masque de saisie ) et pouvant être (ré)utilisés dans les processus. En plus des champs classiques, on trouve des types champs spéciaux qui augmentent le potentiel fonctionnel de l application : Groupe de champs (liste et sous liste), Documents, Famille de données, Signature numérique, Tâches intégrées, Planning Familles de données (Employés, Comptes, Projets, Items, ) : Ces familles de données d AuraPortal sont l un des éléments qui procure à AuraPortal son Time To Market si court, les interconnexions avec les processus sont simples. Familles propres : Elles permettent de créer des tables de données selon les besoins propres de l entreprise en utilisant la puissance du dictionnaire de champs d AuraPortal. Le module multi-langue : Evidemment, Le logiciel AuraPortal BPMS est disponible dans un grand nombre de langues, c est un minimum. Plus remarquable, sa capacité à exécuter les processus (de votre création) dans la langue de l utilisateur. La gestion de projet : AuraPortal permet une gestion de projets complexes, notamment au travers de certaines fonctionnalités (multi-calendriers, planning de tâches). Reporting (Business Intelligence & suivi d activité) : Au travers de diverses méthodes, vous avez le contrôle sur vos données : Monitoring de processus : vous pouvez suivre chaque instance de processus. Notifications / Alertes / Alarmes : Les processus eux-mêmes peuvent intégrer des éléments de contrôle (des temps, délais, exceptions à l exécution). Reporting Services : Sous cette plateforme de BI, vous pouvez attaquer les bases AuraPortal, créer vos propres indicateurs et les afficher sur votre dashboard. Les possibilités sont infinies sous des formes variées (cubes, graphiques, ). 19

20 L architecture Quelles technologies, quel fonctionnement? AuraPortal BPMS Serveur(s) applicatif IIS AuraPortal (.NET Framework 3.5, C#, Ajax, JavaScript) SharePoint (Services v2, v3, Portal Server 2003, MOS 2007) Serveur de base de données Environnement local INTERNET Postes clients Navigateur (Internet Explorer, Firefox, Chrome) AuraPortal Utilities (Notificateur + Intégration windows/office) MS Office (optionnel) Postes clients administrateurs + MS Visio (2003, 2007) + AuraPortal BPM Modeler + DocBase Editor (pour la création de documents modèles) MS SQL Server (2005, 2008) MS Windows Server (2003, 2008 / Web edition, Standard, Enterprise, Data Center) Environnement local Applications externes ERP, CRM, BI, En fonction du nombre d utilisateurs, il faut jouer sur la puissance des serveurs et sur leur nombre. Autour de 10 utilisateurs, il est possible d utiliser un seul serveur AuraPortal. Pour voir les différentes formes de communication avec des applications externes, voir le slide «Les interactions avec l extérieur (1)». 20

21 Les licences Adaptées à chaque cas de figure Les types de contrat Licences achetées : les licences appartiennent à l'entreprise à vie. Licences louées : les licences sont louées à l'année, payées chaque trimestre à hauteur de 12% du tarif d'achat théorique. Les types de licences Licence corporate : Tarif négocié, le nombre d'utilisateurs est illimité. Par utilisateur (il est possible d'associer les deux types de licences) : o Nominatives (employé & externe): Licences par personne désignée. o Concurrentes (employé & externe) : Licences partagées, ces licences sont très flexibles, les temps d'inactivités sont réglables et détectés en temps réel. Ex : un employé A utilise une licence concurrente et un employé B attend une licence pour pouvoir se connecter, après 15 d inactivité de A, la licence est libérée et B peut se connecter. L utilisateur C dispose d une licence nominative et peut donc se connecter quand il le désire. Maintenance La maintenance a un coût annuel de 18% du montant global, elle se décompose en deux : Mise à jour des licences : 9%. Assistance à distance : 9%. 21

22 Conclusion AuraPortal BPMS est une solution de gestion d entreprise 100% web orientée vers les managers fonctionnels. L application s adapte exactement à votre organisation (pas l inverse), sans programmation, vous gardez la main sur le système et il évolue avec l entreprise d un jour à l autre, pas d une année à l autre! Elle ne vous contraint pas. Elle couvre dans les grandes lignes : Gestion des processus (toutes activités, automatisation de tâches administratives, connexion à d autres systèmes informatiques), Intranet (Portail web dédié aux employés), Extranet (Implication des partenaires dans l organisation), Gestion documentaire, Suivi d activité, e-commerce, Etc. Références AuraPortal est présent dans 50 pays et arrive en France, ses clients vont de 10 à plus de 2000 salariés dans des secteurs très variés. Parmi eux : Et bien d autres clients plus modestes! Testez-nous! Le «Test Réel», demandez à chacun des fournisseurs qu il développe l un de vos processus, un processus court mais complexe. Par exemple, un processus qui contient : un sous processus, des tâches systèmes, des évènements, des courants parallèles, la manipulation de tables multi-registres avec des traitements différenciés, des documents générés automatiquement dont la structure dépend de conditions, des signatures numériques / certifiées automatiques, des règles métiers, l intervention de tiers, etc. Si la solution est suffisamment puissante et ne requiert pas de programmation, ce processus sera disponible en seulement quelques jours et il pourra être exécuté dans votre entreprise en mode réel. AuraPortal en est capable! Weenaõ Consulting Montpellier Contact : Benjamin HOURQUET-RIMBES Consultant senior AuraPortal BPMS Mobile : b.hourquet@weenao.com 22