Premiers Pas avec le serveur LCS

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1 Documentation LCS Premiers Pas avec le serveur LCS 1.3 CARMI INTERNET, ACADÉMIE DE GRENOBLE Juin 2011

2 Table des matières I - Introduction 5 II - Changement du mot de passe admin 7 A. Changement du mot de passe admin à la première connexion...7 B. Changement du mot de passe admin par la fiche utilisateur...8 III - Importation des comptes utilisateurs en début d'année 11 A. Choix du format du login des utilisateurs...11 B. Génération des comptes des utilisateurs via les fichiers SCONET...12 IV - Changement du mot de passe d'un élève 19 A. Changement du mot de passe d'un élève par un professeur...19 B. Attribution du droit sovajon_is_admin à un professeur par l'admin du LCS V - Fonctionnalité de recherche de l'annuaire 25 VI - Gestion des utilisateurs et des groupes dans l'annuaire 29 A. Ajout d'un utilisateur...30 B. Ajout d'un groupe...31 C. Ajout d'un sous-groupe...33 D. Modifier les propriétés d'un groupe...34 VII - Gestion des droits utilisateurs 37 A. Gestion des droits...39 VIII - Nettoyage de l'annuaire 41 A. Nettoyage des comptes orphelins...41 B. Nettoyage des groupes vides...45 IX - Webmail 47 3

3 X - Utilisation des listes de diffusion 51 XI - Configuration d'un client de messagerie 53 XII - Gestion du site intranet de l'établissement 55 A. Initialisation du compte du webmaster...55 B. Installation du module clientftp...59 C. Utilisation du module LCS clientftp...64 D. Publication du site du webmaster

4 I - Introduction I L'accès à l'interface du LCS se fait par un navigateur internet à l'url Cette URL vous redirige automatiquement vers l'interface de connexion au LCS. Le nom de domaine, l'utilisateur et le mot de passe de l'administrateur LCS sont indiqués dans la fiche de paramètres qui vous a été remise lors de l'installation du SLIS. Le compte administrateur du SLIS et le compte administrateur du LCS sont identiques. Fenêtre de connexion LCS 5

5 Changement du mot de passe admin II - II Attention : Règle de complexité du mot de passe Le mot de passe d'un utilisateur doit respecter la règle suivante : il doit contenir entre 4 et 8 caractères, dont au moins un chiffre ou l'un des caractères spéciaux suivants : &_#@ % :!?*$ A. Changement du mot de passe admin à la première connexion Lors de sa première connexion au LCS, l'admin est invité à changer son mot de passe en cliquant sur un lien. Remarque : c'est le cas pour tous les utilisateurs, il est fortement conseillé qu'ils se servent de ce lien. Première connexion de l'admin à LCS L'utilisateur est dirigé vers l'interface de changement de son mot de passe, il lui suffit ensuite de remplir les champs comme demandé et de valider. 7

6 Changement du mot de passe admin Interface LCS de changement de mot de passe B. Changement du mot de passe admin par la fiche utilisateur Après la première connexion l'admin peut changer son mot de passe en accédant à sa fiche utilisateur. Il en est de même pour tous les utilisateurs. Pour cela il faut se connecter en tant qu'admin à l'annuaire. Interface d'accès à l'annuaire Il est ensuite possible d'accéder directement à la fiche de l'utilisateur connecté. 8

7 Changement du mot de passe admin Interface d'accès à la fiche d'admin En tant qu'utilisateur l'admin doit avoir un prénom et un pseudo ; indiquer par exemple "admin" pour les deux champs. Ensuite saisir le nouveau mot de passe et valider. Modification de la fiche de l'admin 9

8 Importation des comptes utilisateurs en début d'année III - III Remarque : Origine et version de cette documentation Cette documentation reprend en grande partie celle réalisée par l'équipe du CRDP de Caen. Quelques modifications ont été apportées afin de répondre aux besoins spécifiques de l'académie de Grenoble. Informations liées aux comptes utilisateurs La génération des comptes va implanter dans l'annuaire des informations sur les utilisateurs : la date de naissance le nom le prénom le sexe la fonction dans l'établissement (élèves, professeurs ou administratifs) l'appartenance aux différents groupes (Classes, Equipes, Cours) A. Choix du format du login des utilisateurs. Définition : Format du login (uid policy) Avant d'importer les comptes, il convient de réfléchir au format du login des utilisateurs. L'annuaire du Lcs propose 5 uid policies possibles : uid policy n 0 : prénom suivi du nom séparés par un point. uid policy n 1 : prénom suivi du nom séparé par un point le tout tronqué à 19 caractères. uid policy n 2 : première lettre du prénom suivie du nom le tout tronqué à 19 caractères. uid policy n 3 : première lettre du prénom suivie du nom le tout tronqué à 8 caractères. uid policy n 4 : nom tronqué à 7 caractères suivi de la première lettre du prénom. Conseil Le login préconisé en règle générale est l'uid policy n 4 qui donne un login assez court tout en permettant d'avoir un ordonnancement par ordre alphabétique du nom beaucoup plus pratique. C'est d'ailleurs celle-ci qui est paramétrée par défaut à l'installation du LCS. L'uid policy est modifiable dans la partie Administration --> Configuration générales --> Paramètres serveurs 11

9 Importation des comptes utilisateurs en début d'année Paramètres serveur du LCS - réglage de l'uidpolicy Attention Si l'uid policy est modifiée avant une importation annuelle, les précédemment créés avec une uid policy différente resteront inchangés. logins B. Génération des comptes des utilisateurs via les fichiers SCONET Il existe plusieurs façons d'importer des comptes sur LCS. Le but de l'import est de créer les comptes, mais aussi les groupes classes, matières, équipes. Pour cela vous pouvez utiliser l'import via SCONET ou utiliser des fichiers textes (cas des établissements ne disposant pas de SCONET). Vous pouvez alors choisir d'importer les fichiers au format CSV ou XML. Le format XML est conseillé, car plus complet. Vous pouvez vous procurer les fichiers nécessaires auprès de l'administration de l'établissement. 12

10 Importation des comptes utilisateurs en début d'année Fondamental : Format des fichiers : Les fichiers à utiliser sont ElevesSansAdresses.xml pour les élèves que vous devez exporter depuis SCONET. Le fichier relatif aux professeurs s'appelle sts_emp_rne_2009.xml avec RNE correspondant au RNE de votre établissement, et 2009 à la nouvelle année scolaire. Pour procéder à l'import, il faut se rendre dans Applications --> Annuaire des utilisateurs --> Générer les comptes de l'annuaire --> Via des fichiers CSV/XML de Sconet et Sts web. Import des comptes Vous devez, avant de lancer l'import (sur la même page), renseigner les champs suivants : Import des comptes 13

11 Importation des comptes utilisateurs en début d'année Préfixe éventuel : Cela est utile si vous avez dans le même établissement plusieurs types de structure. Par exemple un lycée et un lycée professionnel. Cela ajoutera aux groupes le type d'établissement. Par exemple si vous mettez LP les groupes classes seront de la forme Classe_LP_2-3. Cette option n'est pas utile si votre établissement ne comporte qu'un lycée ou un LP ou un collège. Import annuel : Cette option est très importante. Le premier import de l'année vous devez cocher cette case. Cela va supprimer les classes existantes et recréer les nouvelles. Cela ne se fait qu'une seule fois. Après il vous est possible de rejouer un import mais alors vous ne devez plus cocher cette case. Remarque : même si l'établissement comporte deux structures (LEP et LYC par exemple) et qu'il faille faire deux importations, il ne faut cocher "Importation de début d'année" qu'une seule fois, c'est à dire lors de la première importation des membres de la première structure. En effet, la première importation annuelle va détruire tous les groupes de l'annuaire puis les recréer selon les fichiers fournis. Si une deuxième importation annuelle est effectuée, elle cassera tous les groupes créés à la première importation. Après un import annuel il peut être utile de nettoyer l'annuaire : certains comptes peuvent en effet se retrouver sans groupe (exemple : élèves de terminale de l'année précédant l'import n'ayant pas redoublé), il peut être utile de les visualiser et de les traiter (exemples : suppression, réaffectation à des groupes,...). Pour cela l'admin du LCS doit utiliser la partie "Annuaire" de la page d'administration du LCS (si besoin consulter la documentation de nettoyage de l'annuaire). Simulation : Permet de voir ce qui va se passer sans modifier l'annuaire LDAP existant. Générer les fichier CSV : Génère les fichiers CSV à partir des fichiers XML. N'est utile que dans de très rares cas. Afficher les dates et heures dans l'import : Permet de connaître le temps nécessaire à l'import et la création des groupes. Cette opération peut être assez longue en fonction du nombre d'élèves et du type de serveur dont vous disposez. Fondamental Le mot de passe par défaut d'un nouvel utilisateur est sa date de naissance suivant le format AAAAMMJJ. Il est important de sensibiliser les utilisateurs à l'importance de changer de mot de passe lors de leur première connexion au LCS. Attention Que faire si le message suivant apparaît : «ERREUR: Le fichier XML professeurs fourni n'a pas l'air d'être un fichier STS/Emploi-du-temps. La deuxième ligne devrait contenir '<STS_EDT>'.»? Cette erreur vient probablement du fait qu'il manque un retour à la ligne dans le fichier sts_emp_rne_2009.xml utilisé pour l'import. Créez une copie de sauvegarde de ce fichier, puis modifiez-le avec un éditeur de texte pour ajouter un retour à la ligne devant <STS_EDT> afin que les 3 premières lignes soient comme cidessous : <?xml version="1.0" encoding="iso "?> <STS_EDT> <PARAMETRES> 14

12 Importation des comptes utilisateurs en début d'année Vous pouvez alors refaire l'import en utilisant ce fichier modifié pour les professeurs. Résultat de l'import Après l'import un est envoyé à l'admin du LCS, qui récapitule les logins des comptes ainsi créés. Avec la version 2.4 il n'y a pas de moyen facile de récupérer les login/mot de passe d'une classe ; l'enseignant doit donc indiquer à ses élèves comment est construit leur login et quel est le mot de passe par défaut (en n'oubliant pas de leur indiquer de changer de mot de passe à la première utilisation ). Pour les cas particuliers (homonymes, noms composés,...) l'enseignant devra accéder à l'annuaire et faire une recherche avec le nom de l'élève afin de retrouver le login exact. Pour effectuer une recherche, accéder au menu "Applications" puis "Annuaire des utilisateurs", cliquer sur le lien "Effectuer une recherche". Recherche dans l'annuaire 15

13 Importation des comptes utilisateurs en début d'année Indiquer le nom à chercher, ou une partie du nom. Recherche dans l'annuaire Choisir l'utilisateur recherché et cliquer sur le lien pour accéder à sa "fiche". Recherche dans l'annuaire 16

14 Importation des comptes utilisateurs en début d'année Cliquer ensuite sur le lien de modification pour accéder à son login exact. Interface d'accès à la fiche d'un élève par un de ses professeurs Il ne reste plus qu'à communiquer le login à l'utilisateur, en ayant, si besoin, réinitialisé son mot de passe (remarque : cette réinitialisation par un membre du groupe Profs ne peut se faire que si l'enseignant a le droit sovajon_is_admin et si l'élève appartient à un des cours dont il a la charge ; voir la documentation sur le changement du mot de passe d'un élève). Interface de modification d'un compte élève 17

15 Importation des comptes utilisateurs en début d'année 18

16 Changement du mot de passe d'un élève IV - IV Objectifs pour un professeur : savoir comment changer le mot de passe d'un élève pour l'admin LCS : savoir comment attribuer à un professeur le droit de délégation pour le changement de mot de passe de ses élèves Remarque : Origine et version de cette documentation Cette documentation reprend en grande partie celle réalisée par l'équipe du CRDP de Caen. Quelques modifications ont été apportées afin de répondre aux besoins spécifiques de l'académie de Grenoble. A. Changement du mot de passe d'un élève par un professeur Délégations de droits : le droit sovajon_is_admin: Ce droit permet à un professeur de modifier le compte d'un élève présent dans l'un de ses cours et en particulier de changer son mot de passe. Ce droit est attribué ou non par l'administrateur du LCS. Si un enseignant a reçu ce droit, il peut modifier le compte de son élève en le recherchant par l'annuaire : Recherche dans l'annuaire puis en cliquant sur son nom : 19

17 Changement du mot de passe d'un élève Recherche dans l'annuaire En bas de la page apparaît l'option: "modifier le compte de mon élève" : Interface d'accès à la fiche d'un élève par un de ses professeurs Il est alors possible de modifier le patronyme de l'élève en cas de faute d'orthographe et d'entrer un nouveau mot de passe si il l'a oublié. 20

18 Changement du mot de passe d'un élève Interface de modification d'un compte élève Attention Un professeur titulaire du droit "sovajon_is_admin" n'a la possibilité de modifier que la fiche des élèves présents dans les groupes Cours dont il a la charge. Attention : Règle de complexité du mot de passe Le mot de passe d'un utilisateur doit respecter la règle suivante : il doit contenir entre 4 et 8 caractères, dont au moins un chiffre ou l'un des caractères spéciaux suivants : &_#@ % :!?*$ B. Attribution du droit sovajon_is_admin à un professeur par l'admin du LCS L'admin du LCS doit accéder à la fiche de l'enseignant en passant par l'interface de recherche de l'annuaire, puis en cliquant sur le lien "Gérer les droits". 21

19 Changement du mot de passe d'un élève Fiche d'un utilisateur du groupe Profs L'admin doit ensuite sélectionner le droit "sovajon_is_admin" et valider. 22

20 Changement du mot de passe d'un élève Interface de gestion des droits LCS 23

21 Fonctionnalité de recherche de l'annuaire V- V Remarque : Origine et version de cette documentation Cette documentation reprend en grande partie celle réalisée par l'équipe du CRDP de Caen. Quelques modifications ont été apportées afin de répondre aux besoins spécifiques de l'académie de Grenoble. Interface de recherche Elle permet de sélectionner un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs en tapant les premières lettres de son nom. Cette recherche est accessible par tous les utilisateurs. Interface de recherche Remarque : caractère joker * le caractère joker * permet d'avoir la liste tous les utilisateurs de l'annuaire ou de tous les groupes de l'annuaire. Définition : Les groupes d'utilisateurs du LCS Dans un établissement scolaire, les utilisateurs sont d'abord répartis dans les trois groupes suivants: Eleves Profs Administratifs 25

22 Fonctionnalité de recherche de l'annuaire Puis Les élèves d'une même classe constituent un groupe Classe_ Le groupe Cours_Matière_Classe définit le groupe (entier ou partiel) d'élèves de la classe et le professeur de la classe qui enseigne la matière. Exemple: Cours _MATHS_1SE1 Le groupe Matière_ qualifie l'ensemble des professeurs qui enseignent la même matière. Le groupe Equipe_Classe comprend l'ensemble des professeurs qui interviennent dans la même classe. L'administrateur a la possibilité de créer d'autres groupes par l'intermédiaire de l'annuaire comprenant n'importe quelle combinaison d'utilisateurs du LCS. Fiche utilisateur Cette page donne à l'utilisateur ses paramètres personnels : adresse mail de l'intranet et adresse de son site web, ainsi que ses groupes d'appartenance. Fiche utilisateur de l'annuaire Cliquer sur des groupes permet de prendre connaissance des autres membres des groupes. 26

23 Gestion des utilisateurs et des groupes dans l'annuaire VI - VI 27

24 Gestion des utilisateurs et des groupes dans l'annuaire Remarque : Origine et version de cette documentation Cette documentation reprend en grande partie celle réalisée par l'équipe du CRDP de Caen. Quelques modifications ont été apportées afin de répondre aux besoins spécifiques de l'académie de Grenoble. L'administrateur du LCS a la possibilité de rajouter manuellement un utilisateur ou un groupe dans l'annuaire. Interface annuaire de l'admin 28

25 Gestion des utilisateurs et des groupes dans l'annuaire A. Ajout d'un utilisateur Renseigner les champs et choisir un des 3 groupes primaires du LCS : Elèves, Profs ou Administratifs. Interface d'ajout d'un utilisateur Remarque : Comptes liés à une fonction (cdi,...) Pour l'instant il n'y a pas de possibilité simple, par l'interface du LCS, de créer un alias mail pour un utilisateur (par exemple pour indiquer que l'adresse cdi@adresse_etablissement.ac-academie.fr renvoie les mails vers l'adresse du gestionnaire du CDI). En attendant cette fonctionnalité il peut être utile de créer un utilisateur destiné à recevoir ces mails ; pour cela choisissez, lors de la création de l'utilisateur, le nom et le prénom en fonction de l'uid policy configuré dans l'interface d'administration (voir partie du cours sur l'import des comptes) ; par exemple, pour l'uid policy 4 : "cd" pour le nom et "i" pour le prénom. Attention : Règle de complexité du mot de passe Le mot de passe d'un utilisateur doit respecter la règle suivante : il doit contenir entre 4 et 8 caractères, dont au moins un chiffre ou l'un des caractères spéciaux suivants : &_#@ % :!?*$ B. Ajout d'un groupe En cas de création d'un groupe des catégories Classe, Cours, Equipe, ou Matière, le nom du groupe sera formé de la concaténation de la catégorie suivi d'un _ et de l'intitulé choisi. 29

26 Gestion des utilisateurs et des groupes dans l'annuaire interface d'ajout d'un groupe Exemple La création d'un groupe avec comme catégorie Classe et Intitulé Européenne prendra la forme Classe_Europeenne. Si un préfixe LT est précisé, le nom du groupe sera LT_Classe_Europeenne. Si la catégorie choisie est Autres, le nom du groupe est égal à l'intitulé. Remarque Il est obligatoire de remplir le champ Description. Une fois le groupe créé, il suffit rechercher un utilisateur dans l'annuaire pour avoir la possibilité de l'ajouter au groupe créé. C. Ajout d'un sous-groupe Un sous-groupe est un groupe dont les membres appartiennent déjà à d'autres groupes. Il s'agit d'abord de nommer le sous-groupe à créer puis de sélectionner ses groupes dans l'interface. 30

27 Gestion des utilisateurs et des groupes dans l'annuaire Ajouter un sous-groupe Puis il suffit de sélectionner les membres des différents groupes : Ajouter un sous-groupe et de valider : 31

28 Gestion des utilisateurs et des groupes dans l'annuaire Ajouter un sous-groupe D. Modifier les propriétés d'un groupe. Après avoir recherché un groupe dans l'annuaire, Il est possible : de lui enlever des membres, de le supprimer, de modifier sa description, de lui ajouter ou de lui retirer des droits. Modifier un groupe 32

29 Gestion des droits utilisateurs VII - VII Remarque : Origine et version de cette documentation Cette documentation reprend en grande partie celle réalisée par l'équipe du CRDP de Caen. Quelques modifications ont été apportées afin de répondre aux besoins spécifiques de l'académie de Grenoble. La notion de droits Après l'installation d'un LCS et la première importation des comptes, les utilisateurs, excepté l'admin du LCS, n'ont aucun droit particulier sur l'interface et les applications hébergées par le LCS. En fonction des besoins, l'admin a la possibilité de déléguer des droits à des utilisateurs afin que ceux-ci puissent mener à bien certaines tâches d'administration (par exemple délégation de droits sur un plugin) ou qu'ils puissent bénéficier de certaines fonctionnalités supplémentaires offertes par l'interface comme la consultation des statistiques d'usage. Exemple Le droit sovajon_is_admin permet à un professeur de changer le mot de passe de ses élèves. Interface de gestion des droits LCS 33

30 Gestion des droits utilisateurs 34

31 Gestion des droits utilisateurs 35

32 Gestion des droits utilisateurs 36

33 Gestion des droits utilisateurs Fondamental Nous pouvons trouver dans l'annuaire des droits de trois catégories : Les droits propres au LCS Les droits attachés à un plugin ou module installé sur le LCS et qui ne sont présents dans l'interface que si le plugin/module est installé (non détaillés pour l'académie de Grenoble) Les droits attachés au serveur de fichier SambaEdu3 (non détaillés pour l'académie de Grenoble) Définition : Les droits propres au LCS Ce sont les droits présents à l'installation du LCS : Lcs_is_admin : Administrateur du LCS Lcs_is_moder : Modérateur de la messagerie instantanée Sovajon_is_admin : Les titulaires de ce droit accordé par l'administrateur peuvent changer le mot de passe de leurs élèves Annu_is_admin : Les titulaires de ce droit ont accès à toutes les fonctionnalités de l'annuaire au même titre que l'administrateur du LCS : Importation des comptes création de groupes d'utilisateurs ou de comptes utilisateurs Stats_can_read : Permet de lire les statistiques d'usage du LCS dans l'interface d'administration du LCS Définition : Les droits particuliers attachés à un plugin ou module Ces droits seront détaillés au fur et à mesure de la mise à disposition des plugins et modules. A. Gestion des droits L'admin a le privilège d'accorder ou de retirer des droits à des utilisateurs ou des groupes d'utilisateurs. Il suffit de rechercher par l'interface l'utilisateur ou le groupe pour accéder à la page permettant d'opérer ces modifications. 37

34 Gestion des droits utilisateurs Fiche d'un utilisateur du groupe Profs 38

35 Nettoyage de l'annuaire VIII - VIII Objectif Cette documentation présente les options de nettoyage de l'annuaire LDAP, qui peuvent s'avérer très utiles après plusieurs mois ou années d'utilisation d'un annuaire LCS, ou simplement après un import annuel pour supprimer les élèves ayant quitté l'établissement. A. Nettoyage des comptes orphelins Au cours de l'utilisation du LCS des comptes peuvent se retrouver sans groupe. Ce sont des groupes "orphelins", qu'il peut être utile soit de récupérer soit de supprimer. L'admin doit se connecter à la page d'administration du LCS, dans la partie Annuaire, "Nettoyage des comptes", puis suivre l'ordre d'affichage des actions : (1) Effectuer le transfert des comptes orphelins (c'est à dire ceux qui n'appartiennent à aucun groupe) dans la corbeille. Par exemple les élèves de terminale non redoublant de l'année scolaire précédente. Interface de nettoyage des comptes de l'annuaire (2) Examiner le contenu de la corbeille. 39

36 Nettoyage de l'annuaire Transfert des comptes orphelins dans la corbeille (3) Si besoin récupérer certains comptes transférés dans la corbeille, en les réaffectant à un groupe d'appartenance. Il arrive que certains comptes soient irrécupérables, dans ce cas il faudra les supprimer complètement et les recréer. ATTENTION : en cas de besoin de récupération des données de l'espace personnel d'un utilisateur, contactez l'assistance académique avant de supprimer le home de l'utilisateur concerné. Examen du contenu de la corbeille 40

37 Nettoyage de l'annuaire Récupération de comptes orphelins Récupération de comptes orphelins (4) Effacer les "homes" des comptes orphelins, c'est à dire leur espace personnel sur le LCS. Attention : cette opération supprime l'espace personnel et son contenu. Elle est irréversible. Nettoyage des homes des comptes orphelins 41

38 Nettoyage de l'annuaire (5) Enfin, vider la corbeille et valider en cliquant sur "Nettoyage!". Vider la corbeille Validation du nettoyage de la corbeille 42

39 Nettoyage de l'annuaire B. Nettoyage des groupes vides L'admin doit se connecter à la page d'administration du LCS, dans la partie Annuaire, "Nettoyage de l'annuaire" et attendre l'affichage des groupes vides. Menu d'administration pour l'accès au nettoyage des groupes vides de l'annuaire Sélectionner ensuite ceux à effacer (se servir de la touche "Maj" pour en sélectionner plusieurs à la suite, ou la touche "Ctrl" pour en sélectionner plusieurs séparément) et valider. Interface de sélection des groupes vides à supprimer 43

40 Nettoyage de l'annuaire Résultat d'une suppression de groupes vides 44

41 IX - Webmail IX Remarque : Origine et version de cette documentation Cette documentation reprend en grande partie celle réalisée par l'équipe du CRDP de Caen. Quelques modifications ont été apportées afin de répondre aux besoins spécifiques de l'académie de Grenoble. Introduction Le LCS intègre un serveur de messagerie qui permet à chaque utilisateur d'envoyer des courriels à des correspondants au sein de l'établissement ou à l'extérieur de celui-ci. L'interface web (appelé webmail ou messagerie Web) est accessible en cliquant sur l'icône "WEBMAIL". Elle permet l'envoi et la réception de courriels au moyen d'un navigateur. Un utilisateur enregistré dans l'annuaire du LCS possède un compte mail de la forme login@nom_de domaine_etablissement. Dans l'académie de Grenoble, nom_de_domaine_etablissement est une concaténation du type d'établissement ("clg", "lyc", "ec", "lp",...), de son nom et de ac-grenoble.fr Exemple L'adresse de l'administrateur du collège Edmond Rostand est admin@clgedrostand.ac-grenoble.fr L'adresse de l'administrateur du lycée des Eaux-Claires est admin@lyc-eauxclaires.ac-grenoble.fr Attention : Création des boîtes aux lettres Les boîtes aux lettres sont créées lors de la première connexion des utilisateurs au LCS. Si un utilisateur ne s'est jamais connecté, il ne recevra pas les mails qu'on lui enverra, tant qu'il ne se connectera pas une première fois. Fondamental : présentation de l'interface L'interface possède les fonctions d'une messagerie Web classique. La colonne de gauche contient : la boite de réception le dossier Drafts qui contient les brouillons, c'est à dire les messages rédigés mais non envoyés le dossier Sent dans lequel est stocké les messages envoyés le dossier Trash qui correspond à la poubelle d'autres dossiers peuvent être rajoutés par l'utilisateur Dans la partie supérieure de l'interface nous trouvons les menus : Compose qui donne accès à l'écran de rédaction des messages Adresse pour ajouter les coordonnées d'un correspondant Dossiers pour rajouter un dossier pour classer ses messages Options permettant de personnaliser l'interface personnelle 45

42 Webmail Boîte de réception du webmail Rappel : Rédaction des messages En cliquant sur Compose : Composition d'un message Nous avons accès à l'interface de rédaction des messages. les trois premiers champs "A", "Copie A" et "Copie cachée à" sont destinés à renseigner le ou les destinataires du message Le champ "Objet" permet de donner un titre au courriel Nous trouvons ensuite l'espace de rédaction proprement dit Dans la partie inférieure se trouve l'interface pour attacher un fichier au courriel (pièce jointe) 46

43 Webmail Personnalisation de l'interface Elle se fait par le menu Options. Le menu Informations personnelles permet par exemple à l'utilisateur de renseigner les paramètres de son compte de messagerie comme son nom complet et la signature attachée à ses courriels. Menu "Options" du webmail 47

44 Utilisation des listes de diffusion X- X 49

45 Utilisation des listes de diffusion Remarque : Origine et version de cette documentation Cette documentation reprend en grande partie celle réalisée par l'équipe du CRDP de Caen. Quelques modifications ont été apportées afin de répondre aux besoins spécifiques de l'académie de Grenoble. Présentation La fonctionnalité "liste de diffusion" s'appuie sur les groupes constitués dans l'annuaire LDAP. Il est ainsi possible d'envoyer à tous les membres d'un groupe un message en donnant comme adresse le nom du groupe. Envoi d'un mail aux élèves d'une classe, avec copie aux profs de la classe Attention : Activation de la liste de diffusion Pour pouvoir utiliser la liste de diffusion, il faut que celle-ci soit activée par l'admin dans le menu Administration-> Services Intranet -> Liste de diffusion. Activation des listes de diffusion 50

46 Utilisation des listes de diffusion Attention : Création des boîtes aux lettres Les boîtes aux lettres sont créées lors de la première connexion des utilisateurs au LCS. Si un utilisateur ne s'est jamais connecté, il ne recevra pas les mails qu'on lui enverra, tant qu'il ne se connectera pas une première fois. 51

47 Configuration d'un client de messagerie XI - XI Remarque : Origine et version de cette documentation Cette documentation reprend en grande partie celle réalisée par l'équipe du CRDP de Caen. Quelques modifications ont été apportées afin de répondre aux besoins spécifiques de l'académie de Grenoble. Définition Un client de messagerie est un logiciel spécialisé, installé sur l'ordinateur de l'utilisateur, qui permet d'envoyer, de recevoir et de stocker des mails. Conseil : Précondition d'utilisation d'un client de messagerie avec un serveur SLIS/LCS L'admin doit avoir configuré le pare-feu du SLIS : section "Administration de la DMZ" puis modification de l'hôte nommé "LCS" : pour l'utilisation d'un client de messagerie en IMAP (les mails sont conservés sur le serveur LCS) : ajout d'une entrée pour "natter" et ouvrir le port 993 sur le réseau local, et si besoin d'une autre entrée pour l'accès depuis internet. Configurer un client de messagerie pour recevoir les courriels Il est possible pour chaque utilisateur de recevoir ses mails et d'en envoyer via un client de messagerie, sans se connecter sur l'interface web du LCS. Il faut ouvrir le client, créer un nouveau compte de messagerie et renseigner les éléments suivants : L'adresse du serveur LCS (nom de domaine indiqué sur la fiche de paramètres remise à l'installation du SLIS) Le nom d'utilisateur (login du compte utilisateur du LCS) Le mot de passe LCS L'adresse mail sur le LCS Type de serveur : IMAP Type de connexion : SSL Une animation vidéo expliquant la configuration d'un client mail est disponible dans la version web de cette documentation à l'adresse Remarque Le protocole IMAP utilisé par le serveur de messagerie du LCS permet l'archivage des messages sur le LCS, ce qui a pour avantage de pouvoir consulter ses messages de n'importe quel ordinateur connecté à internet (de chez soi ou au travail par exemple). 53

48 Gestion du site intranet de l'établissement XII - XII Prérequis Afin de pouvoir procéder il faut que : Le SLIS soit à jour pour les paquets. En particulier, le paquet ldapedu-server doit être au moins à la version sur le LCS. Le SLIS doit aussi avoir effectué ses mises à jour académiques pour que les liens symboliques indispensables soient créés. Si le SLIS vient d'être installé, il peut être souhaitable d'attendre le lendemain pour être sûr que toutes les mises à jour ont bien été faites. Il faut décider de l'identité du webmaster et choisir le mot de passe que l'on va lui affecter. A. Initialisation du compte du webmaster Connexion à l'annuaire Le compte du webmaster est créé dans l'annuaire du LCS. Il va falloir l'initialiser. Connectez-vous au LCS en tant qu'administrateur Entrez dans le menu d'application et choisissez l'annuaire Accès à l'annuaire Recherche et initialisation du compte webmaster Sélectionnez la recherche dans l'annuaire. 55

49 Gestion du site intranet de l'établissement Recherche dans l'annuaire Indiquez une partie du nom recherché (par exemple "web" pour webmaster) puis lancez la recherche. Recherche de l'utilisateur webmaster Accédez à la fiche du webmaster en cliquant sur le lien. 56

50 Gestion du site intranet de l'établissement Accès à la fiche du webmaster Si besoin autorisez-lui le type php (maximum d'utilisateurs autorisés à utiliser du php : 5), puis accédez à la modification de sa fiche pour initialiser son mot de passe. Vous remarquerez que l'utilisateur webmaster est membre du groupe Profs, ce qui lui permet de publier des pages web sur son espace personnel sans avoir à y être autorisé par l'admin. Fiche du webmaster Initialisez son mot de passe et validez. Vous remarquerez que le login de connexion du webmaster au LCS est "webmaster.etab". 57

51 Gestion du site intranet de l'établissement Initialisation du mot de passe du webmaster Attention : Règle de complexité du mot de passe Le mot de passe d'un utilisateur doit respecter la règle suivante : il doit contenir entre 4 et 8 caractères, dont au moins un chiffre ou l'un des caractères spéciaux suivants : &_#@ % :!?*$ B. Installation du module clientftp Objectif La deuxième étape est d'installer le module LCS clientftp, qui permettra au webmaster (ainsi qu'aux autres utilisateurs) d'accéder à son répertoire personnel sur le LCS. Fondamental : Répertoire utilisateur de publication web Le répertoire personnel LCS de chaque utilisateur contient par défaut 2 répertoires : Documents et public_html. Le répertoire public_html est destiné à recevoir les pages web à publier : c'est la racine de l'espace web de chaque utilisateur, qui sera potentiellement visible par tous par l'url Complément : Espace web des utilisateurs et visibilité publique L'espace web des utilisateurs membres du groupe Profs est visible publiquement directement, sans autorisation préalable par l'admin du LCS. Pour les utilisateurs membres du groupe Elèves, l'admin doit activer leur espace web pour le rendre public, en accédant à leur fiche via une recherche dans l'annuaire, comme fait ciavant pour l'utilisateur webmaster. 58

52 Gestion du site intranet de l'établissement Activation de l'espace web d'un utilisateur membre du groupe Elèves Chaque utilisateur peut restreindre l'accès à son espace web, mais il ne pourra plus utiliser le module LCS clientftp (voir Outils de publication ci-dessous). Afin d'installer le module LCS clientftp, accédez, toujours avec l'utilisateur admin, à l'interface d'administration des paramètres du serveur LCS. Vérifez l'url de mise à jour des modules LCS (pour un serveur en production dans l'académie de Grenoble, cette URL devrait être 59

53 Gestion du site intranet de l'établissement Paramètres serveur LCS Accédez ensuite à l'interface d'installation des modules (1 et 2). Si besoin consultez la page d'aide du module à installer (3). Installez le module en cliquant sur l'icône d'installation (4). Installation du module LCS clientftp 60

54 Gestion du site intranet de l'établissement Le système vous invite à patienter pendant l'installation. Installation du module LCS clientftp Attendez la fin de l'exécution et vérifiez que tout s'est bien déroulé. 61

55 Gestion du site intranet de l'établissement Installation du module LCS clientftp Conseil : Outils de publication Client FTP : Le module LCS clientftp suffit pour publier un petit site intranet, qui ne contient que quelques pages. Pour des sites plus conséquents il sera plus pratique d'installer et d'utiliser un client ftp (par exemple FileZilla) sur l'ordinateur de l'utilisateur, avec lequel il pourra se connecter en SFTP sur le port 2222 du LCS. Pour accéder à son espace personnel du LCS avec ce client FTP il faut que l'utilisateur fasse partie du groupe admins ou du groupe sftp-allowed (pas les deux). Le groupe sftp-allowed est à créer par l'admin (voir si besoin la documentation sur la gestion des groupes et des utilisateurs). D'autre part il faut que l'admin configure le pare-feu du SLIS : dans l'interface d'administration du SLIS ( -> menu Sécurité -> Pare-feu -> Administration de la DMZ -> LCS -> activer la règle "Accès zone personnelle web par sftp (réseau local)" et, si besoin, "Accès zone personnelle web par sftp (internet)". Attention : la règle "Accès zone personnelle web par sftp (internet)" se réinitialise toutes les nuits ; en attendant la résolution de ce problème, il faudra veiller à l'activer selon les besoins. 62