Archives du Conseil de l'europe

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1 Archives du Conseil de l'europe 21 janvier 2004 Rapport d activités Rôle des archives Un rapport sur "Le rôle des archives centrales" 1 a été élaboré, à la demande de la direction, pour faciliter la planification stratégique du service. 2 Programme de gestion des documents Tableaux de gestion Quatorze tableaux ont été signés au cours de l année. L objectif pour l année était de finaliser tous les tableaux concernant les Directions Générales I, II, III et IV. Des progrès importants ont été accomplis à cet égard. La plupart des tableaux en attente de signature sont entre les mains de ces Directions. Formation Le programme de formation sur les procédures d archivage est mené en coopération avec la Direction des Ressources humaines et l Association des Archivistes français. La formation est dispensée par un formateur des archives départementales. Deux stages, auxquels ont participé 26 agents, ont été organisés en En raison de la nomination d un nouveau formateur, l organisation d un troisième stage n a pas été faisable, mais cette nomination a permis de mettre à jour et d améliorer le contenu du programme de formation pour qu il traite également de l archivage électronique et inclue des travaux pratiques. Transferts vers les archives intermédiaires et les archives historiques Bien que le nombre de transferts ait été supérieur de 25 % à celui de l année précédente, leur volume total est resté constant. Certains documents qui étaient arrivés en fin de vie ont été détruits, mais le retard est considérable dans ce domaine. Logiciel de gestion des documents Une présentation du nouveau logiciel de gestion des documents de la Cour a été organisée à l intention des correspondants archives et des correspondants informatiques. 1 Archives(2003)6

2 2 Procédures Il a été décidé de créer une page Intranet qui contiendra les formulaires archives de versement, de transfert et de destruction ainsi que d autres informations à l attention du personnel. Les archives centrales contribuent également à la mise en place de l interface Pride 2005 qui peut faciliter l harmonisation des métadonnées documentaires. CD-ROM Des lignes directrices concernant la production et le transfert de CD-ROM aux archives ont été élaborées, publiées sur le site Internet et présentées aux correspondants archives et aux correspondants informatiques. 3 Programme de conservation A la demande de la direction, une évaluation des mesures de conservation2 a été effectuée sur la base des lignes directrices de la Direction des Archives de France. Cet "état des lieux" des pratiques actuelles en matière de conservation devrait permettre de fixer des priorités pour Des discussions se sont tenues avec les archives du Bas-Rhin sur le contrôle et la mesure de la température et de l humidité dans les lieux où sont stockées les archives. Les archives centrales ont commencé à étudier le marché en vue d acheter et d installer des équipements en Un entrepreneur externe a été engagé pour traiter les documents de la salle de lecture ayant été endommagés à la suite de dégâts des eaux. La sécurité des collections a été renforcée : des serrures ont été placées dans différents secteurs des rayonnages qui étaient auparavant en libre accès. Un document a été rédigé pour la Direction de la logistique sur la nécessité de conserver les collections historiques. Les archives centrales ont contribué à une étude de cas sur la conservation numérique, menée par l association ERPANET, dont les résultats devraient être publiés en Désacidification Le papier de la plupart des documents des archives a une forte teneur en acide, ce qui les détériore, car ils deviennent de plus en plus fragiles. Des documents qui ont plus de 40 ans risquent de se désagréger si on les manipule. Il existe maintenant des traitements chimiques qui peuvent stopper la décomposition chimique du papier et augmenter la durée de vie du document. En 2003, les archives centrales ont contacté plusieurs sociétés spécialisées dans ce domaine et ont mené des projets pilotes de désacidification avec deux entreprises qui utilisent le procédé 2 Archives (2003)7

3 3 Buckeburg. Les résultats seront évalués au cours du premier trimestre de l année 2004 en vue de lancer une activité permanente de désacidification. 4 Programme de numérisation Numérisation à grande échelle des textes historiques pages de documents officiels ont été scannées par une société externe et converties en fichiers PDF accessibles pour recherches. Il s agit des séries suivantes : Comité des Ministres conclusions textes adoptés Assemblée parlementaire débats sessions 1-12 ( ) CPLRE textes adoptés Les fichiers ont été transférés sur CD-ROM et sont progressivement chargés dans la base de données en ligne de la division. Entre-temps, ils sont accessibles sur demande. Catalogage des documents du Comité des Ministres fiches catalogue des documents référencés du Comité des Ministres, couvrant la période , ont été scannées par une société externe et ont été chargées dans la base de données en ligne de la division. Cette opération a permis d augmenter considérablement le nombre de documents internes dans la base de données. Une deuxième série de fiches relatives aux documents d autres services, publiés pendant la période , a été scannée et sera chargée dans la base de données en Service de scannage à la demande Dans le cadre du service de scannage à la demande, les documents sont chargés dans Hyperion et accessibles au moyen du catalogue Webcat. Plus de documents ont été ainsi traités en Service d information et accès aux archives Le nombre de recherches et de demandes de documents a augmenté considérablement en Le service de scannage à la demande répond maintenant à la plupart des demandes. Les demandes pour consulter les archives et effectuer des recherches historiques sont restées stables. Les visiteurs extérieurs ne sont autorisés à consulter les dossiers historiques que si le personnel est disponible pour assurer une surveillance continue. 6 Visibilité et relations publiques Les archives centrales ont organisé une série de visites à l intention des nouveaux agents et des agents qui ont participé aux stages de formation.

4 4 Plusieurs documents historiques ont été prêtés au Musée historique allemand de Berlin pour son exposition "Idee Europa : Entwürfe zum Ewigen Frieden" (Une idée d Europe : des projets pour une paix éternelle) (mars-août 2003). Un certain nombre de textes originaux des traités du Conseil de l Europe ont été photographiés pour une exposition sur les droits de l homme à Taïwan. Le modèle de convention de prêt a été traduit en anglais et publié sur le site Internet. De nouvelles pages historiques ont été créées sur Internet sur les thèmes suivants : Churchill, Robert Schuman, la question de la Sarre, les activités avec les personnes handicapées et le rôle du Conseil de l Europe dans la création des Communautés européennes. Une nouvelle version de la page Internet du drapeau européen a été publiée. Ces pages, qui incluent une sélection de documents historiques numérisés, ont pour objectif de diffuser plus largement auprès des chercheurs les documents présentant un intérêt et de sensibiliser le public aux collections des archives. Une page Internet a été créée pour le "livre noir" qui est un index manuscrit des fichiers thématiques de la salle de lecture et on a commencé à en transcrire le contenu sur le site Internet. Trois des "Fonds" conservés dans les archives ont été décrits de manière détaillée et peuvent être consultés sur le site Internet. Le rapport d activités 2002 a été publié sur le site Internet dans les deux langues officielles. Correspondants archives Les archives centrales fournissent des services de secrétariat au réseau des correspondants archives du Conseil de l Europe. Les trois réunions tenues en 2003 étaient essentiellement consacrées à l élaboration des tableaux de gestion et à l organisation des stages de formation. A l occasion de la réunion de juin, l auditeur interne a fait une intervention sur l importance de l archivage pour le processus d audit. Le logiciel de gestion des documents récemment acquis par la Cour a été présenté à l automne. 8 Résumé statistique Demandes émanant du public et des agents 755 Documents officiels classés (papier) (= 150 Leitz) Documents officiels classés (électronique) Transferts dans les archives intermédiaires 35 (= Leitz, 85 mètres linéaires) Transferts dans les archives historiques 15 (= 217 Leitz, 15 mètres linéaires) Destruction de séries de dossiers 3 (= 4 mètres linéaires) Documents scannés en interne sur demande Documents scannés à l extérieur 488 volumes (= pages) Références archives ajoutées à Webcat Fiches catalogue scannées des documents du CM ajoutées à Webcat Documents désacidifiés feuilles Tableaux de gestion finalisés 25 Formation du personnel (stage archives) 2 stages organisés, 26 personnes formées

5 5 9 Documentation Les documents suivants ont été publiés et sont disponibles sur demande : Correspondants archives Archives(2003)AC1 Archives(2003)AC2 Archives(2003)AC3 Archives(2003)AC4 Rapport de la 6e réunion Rapport de la 7e réunion Rapport de la 8e réunion Compte rendu de la présentation de la gestion des documents Tableaux de gestion Archives(2003)DS1 Archives(2003)DS2 Archives(2003)DS3 Archives(2003)DS4 Archives(2003)DS5 Archives(2003)DS6 Archives(2003)DS7 Archives(2003)DS8 Archives(2003)DS11 Archives(2003)DS12 Archives(2003)DS17 Archives(2003)DS18 Archives(2003)DS19 Archives(2003)DS22 Secrétariat de l ECRI Direction Générale IV Direction des Finances Secrétariat de la Convention-cadre (Minorités) Protocole Service de l exécution des arrêts, DGII Division de la coopération et de la sensibilisation en matière de droits de l homme («Programme Police»), DGII Commission de Venise Service des politiques sociales, DGIII Division centrale de la DGIII Projets intégrés Commissaire aux droits de l homme Service de la santé Accord partiel dans le domaine social et de la santé publique Rapports Archives(2003)1prov Projet de programme d activités 2003 Archives(2003)2 Rapport d activités 2002 Archives(2003)3 Déclassification : application de la résolution Rés (2001) 6 Archives(2003)4 Aide pour la recherche dans les archives centrales Archives(2003)5 Expériences pratiques en matière de conservation numérique Archives(2003)6 Le rôle des archives centrales Archives(2003)7 Pratiques du Conseil de l Europe en matière de conservation : évaluation Rapports de réunions internes Archives(2003)PV1 PV41