Guide d utilisation du logiciel. à l intention des chercheuses et chercheurs

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1 Guide d utilisation du logiciel à l intention des chercheuses et chercheurs Création, dépôt et suivi des projets de recherche Préparé par Stéphanie Moisan 24 mai 2017

2 Table des matières Ouvrir une session dans Nagano...3 Créer un nouveau projet...4 Ajouter un utilisateur à votre projet Transférer le projet à un autre utilisateur principal Ajouter des notes personnelles à un projet Ajouter un formulaire (modifications ou fin de projet) Exemples de formulaires Formulaire initial (F1 ESS ou F1 LSH) Formulaire de demande d accès partiel aux fonds (F2 ESS ou F2 LSH) Formulaire de projet déjà approuvé par un autre CÉR (F3 ESS ou F3 LSH) Formulaire de modification (F4 ESS ou F4 LSH) Formulaire de suivi annuel (renouvellement) (F5 ESS ou F5 LSH) Formulaire de fin de projet (F6 ESS ou F6 LSH) Formulaire réponses aux conditions (F 20) Demande d accès partiel aux fonds Créer un message dans Nagano (discussion) Envoyer un message Recevoir et répondre à un message Changement sur votre profil d utilisateur Nos coordonnées... 29

3 Ouvrir une session dans Nagano Pour ouvrir une session dans Nagano, vous devez entrer votre CIP et votre mot de passe de l université de Sherbrooke. Note : Veuillez vous assurer que vous êtes bien sur la plateforme de l université de Sherbrooke ( et non sur un autre Nagano. Guide NAGANO Page 3

4 Créer un nouveau projet Déconnection Accueil Projets Aide / FAQ Profil et préférences 1. Sélectionner l icône projet et ensuite nouveau projet 2. Remplir les renseignements demandés Choisir le bon comité : LSH : Lettres et sciences humaines ESS : Éducation et sciences sociales Se référer au site web ou à la dernière page du document pour vous aider à choisir le bon comité. Choisir le type de projet désiré : Demande initiale : Nouveau projet Accès partiel aux fonds : Se référer au site Web. recherche/ethique santeet securite/recherche avec les etres humains/cer education etsciences sociales/informations pour les responsables deprojets de recherches/ Projet déjà approuvé : Nouveau projet, mais qui a déjà été approuvé par un comité d éthique autre que l U de S. Guide NAGANO Page 4

5 3. Sélectionner le raccourci 4. Remplir tout le formulaire (Sauvegarder et continuer à chaque question) Il n est pas nécessaire de répondre à toutes les questions dans une même journée. À tout moment, vous pouvez décider d arrêter votre travail et continuer plus tard. Il faut par contre avoir sauvegardé les réponses déjà inscrites. Guide NAGANO Page 5

6 5. Engagement (signature) Si vous compléter le formulaire pour la chercheuse ou le chercheur principal, vous devrez quitter Nagano une fois le formulaire rempli. Par la suite, la chercheuse ou le chercheur principal devra se connecter et aller signer le formulaire pour ensuite le déposer. 6. Déposer le formulaire Guide NAGANO Page 6

7 Si vous le désirez, vous pouvez enregistrer ou imprimer votre projet en sélectionnant le PDF. Une fois le formulaire rempli et déposé, la coordonnatrice en prend connaissance et appose ses commentaires dans le projet. Elle vous le retourne ensuite pour faire les correctifs, le cas échéant. Si vous avez des modifications à effectuer, vous recevrez un courriel pour vous aviser que vous avez reçu un document dans Nagano. 7. Le formulaire sera alors rouvert. Vous devrez aller effectuer les modifications nécessaires. Guide NAGANO Page 7

8 8. Effectuer les modifications demandées. Les questions à modifier sont accessibles (en BLEU à gauche). Sauvegarder et redéposer par la suite. Prendre note que les questions hachurées ne sont pas perdues. C est simplement que vous n avez pas à modifier ces questions. Guide NAGANO Page 8

9 Lorsque le dossier est complet et qu il est prêt à être présenté au CÉR, vous le verrez dans votre Nagano. Vous verrez aussi à quelle rencontre du CÉR le projet a été attribué. Une fois que le projet a été évalué par le CÉR, vous recevrez la décision du comité dans un document officiel. Guide NAGANO Page 9

10 9. Dépôt de documents officiels dans votre Nagano Guide NAGANO Page 10

11 Si votre projet de recherche est accepté conditionnellement, vous recevrez un formulaire F 20 Réponses aux conditions. Vous devrez remplir ce formulaire pour recevoir votre approbation finale afin de pouvoir débuter votre projet de recherche. Guide NAGANO Page 11

12 Ajouter un utilisateur à votre projet Si vous le désirez, vous pouvez ajouter des utilisateurs à votre projet qui pourront ajouter des documents, effectuer des changements, remplir des formulaires et prendre part à des discussions. Guide NAGANO Page 12

13 Vous pouvez ajouter toute personne qui a une adresse de Si la personne que vous désirez ajouter est une personne externe à l Université de Sherbrooke, vous devez communiquer avec nous afin de lui créer un compte utilisateur. Vous pouvez nous téléphoner au , poste ou par courriel au soutien.nagano@usherbrooke.ca. Transférer le projet à un autre utilisateur principal Chaque projet possède un utilisateur principal. Il est possible de faire le transfert d utilisateur principal. Cocher si vous désirez que cet utilisateur reçoive les courriels. Guide NAGANO Page 13

14 Guide NAGANO Page 14

15 Ajouter des notes personnelles à un projet Si vous le désirez, vous pouvez ajouter des notes personnelles à n importe quel de vos projets. Seuls vous et les utilisateurs du projet pourront visualiser ces notes et en ajouter. Guide NAGANO Page 15

16 Ajouter un formulaire (modifications ou fin de projet) Pour ajouter un formulaire, votre projet doit avoir été approuvé préalablement. Vous pouvez accéder à votre projet initial en cliquant sur (info). Choisir nouveau et sélectionner le formulaire désiré. Choisir le formulaire désiré : F4 : Pour effectuer une modification à votre projet. F6 : Pour nous aviser de la fin de votre projet. Guide NAGANO Page 16

17 Exemples de formulaires Pour chaque formulaire, il est important de faire sauvegarder et continuer à chacune des questions. De plus, vous devez déposer votre formulaire lorsqu il est complètement rempli. La signature à la fin du formulaire est obligatoire. Formulaire initial (F1 ESS ou F1 LSH) Formulaire de demande d accès partiel aux fonds (F2 ESS ou F2 LSH) Guide NAGANO Page 17

18 Formulaire de projet déjà approuvé par un autre CÉR (F3 ESS ou F3 LSH) Formulaire de modification (F4 ESS ou F4 LSH) Guide NAGANO Page 18

19 Formulaire de suivi annuel (renouvellement) (F5 ESS ou F5 LSH) Le formulaire de suivi annuel vous sera envoyé quelques semaines avant la date prévue de votre renouvellement. Il ne vous est pas accessible autrement. Guide NAGANO Page 19

20 Formulaire de fin de projet (F6 ESS ou F6 LSH) Formulaire réponses aux conditions (F 20) Dans le cas d une approbation conditionnelle, ce formulaire apparaîtra dans votre Nagano avec les conditions à remplir. Guide NAGANO Page 20

21 Vous devez répondre à toutes les demandes de clarifications, modifications ou suggestions du CÉR. Les conditions sont indiquées ici. IMPORTANT! Si vous êtes incapables de votre formulaire, c est qu une ou plusieurs questions ne sont pas répondues. Tous les petits triangles à gauche doivent être verts. De plus, tous les formulaires doivent être signés avant d être déposés. Guide NAGANO Page 21

22 Demande d accès partiel aux fonds Pour faire une demande d accès partiel aux fonds, vous devez faire comme si vous débutiez un nouveau projet, mais vous choisissez Accès partiel aux fonds. Vous remplissez le formulaire et le déposez comme un autre formulaire. Une fois la demande approuvée, vous recevrez un document officiel confirmant l acceptation de votre accès partiel aux fonds. De plus, votre demande est déplacée dans les projets hors processus jusqu à ce que vous fassiez une demande de projet initial au comité d éthique. Lorsque vous êtes prêt à faire votre demande de projet au CÉR, vous ramenez votre projet dans le processus. Guide NAGANO Page 22

23 Remplir les renseignements demandés et sauvegarder. Votre projet se retrouve maintenant dans les projets en préparation. Guide NAGANO Page 23

24 Vous pourrez maintenant aller remplir votre demande d éthique initiale. Remplir le formulaire de demande initiale et le déposer par la suite. Guide NAGANO Page 24

25 L équipe Nagano avertira par courriel la ou les personnes à qui vous envoyez un message. Créer un message dans Nagano (discussion) Envoyer un message Vous pouvez envoyer un message à une seule personne Si vous choisissez Envoyer à une personne, seulement cette personne recevra le message. ou envoyer un message à tous les utilisateurs d un projet. Si vous choisissez Envoyer à un projet, tous les utilisateurs du projet recevront le message et pourront y répondre. Guide NAGANO Page 25

26 L équipe Nagano vous avisera par courriel si vous recevez un message. Recevoir et répondre à un message Réponse du destinataire La partie droite en bleue signifie que c est une discussion envoyée à un PROJET. La partie droite en blanc signifie que c est une discussion envoyée à une PERSONNE. Répondre ici! Guide NAGANO Page 26

27 Toute la conversation est vue dans les messages. Si vous préférez, vous pouvez voir toute la discussion en PDF. Conversation entre les interlocuteurs. Discussion en PDF Guide NAGANO Page 27

28 Changement sur votre profil d utilisateur Il est possible d effectuer un changement sur votre profil d utilisateur. Par contre, il faut savoir que le bottin est synchronisé tous les jours. Si vous effectuez des changements à certains endroits, ceux ci seront toujours écrasés. Les éléments qui peuvent être changés ou ajoutés et qui ne seront pas écrasés sont encadrés en jaune. Il est important de ne jamais changer le mot de passe, car celui ci est synchronisé et reviendra toujours à votre mot de passe de l UdeS. Guide NAGANO Page 28

29 Nos coordonnées Par courriel CÉR Courriel Facultés 1 CÉR Éducation et sciences sociales ethique_ess@usherbrooke.ca Faculté d éducation et sciences sociales Faculté des sciences de l activité physique Faculté de médecine et des sciences de la santé (projets concernant la pédagogie universitaire ou la formation) Faculté de génie (projets concernant la pédagogie universitaire ou la formation) Faculté des sciences (projets concernant la pédagogie universitaire ou la formation) CÉR Lettres et sciences humaines cer_lsh@usherbrooke.ca Centre universitaire de formation en environnement et développement durable Centre d études du religieux contemporain École de gestion Faculté des lettres et sciences humaines Faculté de droit Faculté de génie Faculté des sciences 1. En cas de doute, veuillez nous contacter. Par téléphone au SARIC au Soutien pour le dépôt d un nouveau projet de recherche Pour le soutien technique Nagano Carole Coulombe, poste Stéphanie Moisan, poste Guide NAGANO Page 29