Février 2017 EXTRANET. Dossier de demande de subvention LICENCIES

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1 Février 2017 EXTRANET Dossier de demande de subvention LICENCIES

2 SOMMAIRE Se connecter au portail de demande de subvention p 3 Première connexion p 9 Pour nous contacter p 12 Création d un dossier de demande de subvention de licenciés en ligne p 17 Consultation ou suivi d un dossier de demande de subvention p 34 Pour changer votre mot de passe p 37 2

3 1 Saisissez l adresse dans la barre de votre navigateur 2 Dans la fenêtre qui apparait, «Sports et vie associative», cliquez sur le pavé «Dématérialisation des subventions» en bas de la page dans la colonne de droite, 3

4 C est votre première connexion au site et vous ne disposez pas d identifiant Il vous faut créer votre compte 4

5 Pour «se connecter» : (voir aussi p.12) - soit vous cliquez sur le lien «connectez-vous» - soit vous allez dans le menu à gauche de l écran «Portail». - Soit en haut de l écran dans le bandeau du portail A tout moment vous pouvez adresser un courriel en cliquant sur nous contacter (voir p.10) 5

6 Lorsque vous nous contactez avec ce bouton une page s affiche qui vous permet de saisir votre identité et votre message (voir p11) attention toutes les saisies doivent être faites en majuscules les n de téléphone doivent être saisis avec des points ex : Seuls les sites Internet et l adresse sont à saisir en minuscules Il vous appartient de créer votre propre identifiant et votre mot de passe pour pouvoir vous connecter à la plateforme 6

7 Votre demande a bien été prise en compte le Conseil départemental vous a adressé un mail pour confirmer la création de votre compte 7

8 Exemple de mail en retour du Conseil départemental Bonjour Monsieur XXX, Vous venez de vous inscrire au service de demande de subvention en ligne du Conseil départemental d Eure-et-Loir. Vous avez choisi l identifiant de connexion : XXXXX Pour valider votre inscription, cliquez sur le lien suivant ou copiez l'adresse dans votre navigateur : PROD/jsp/validerCompte.action?guid=b00553f70b00320a4ddd92207eb910ec Vous avez 31 jours pour valider la création de votre compte. Par mesure de sécurité, le mot de passe n est pas communiqué par mail. Si vous oubliez ce mot de passe, vous avez la possibilité d en créer un nouveau en allant dans la rubrique "Se connecter" puis en cliquant sur le lien "Mot de passe oublié" Nous vous recommandons de conserver ce message qui contient votre identifiant. Cordialement Le Conseil départemental d Eure-et-Loir 8

9 Saisir le n qui vous a été adressé par mail. Cliquez sur «utiliser le code» Le numéro d identification ou code de rattachement n est valable qu une fois lors du rattachement du compte. Il ne constitue pas votre identifiant ou votre mot de passe Si vous ne disposez pas de code d identification, adressez une demande en cliquant ici 9

10 Ce message vous informe du rattachement à l association pour laquelle vous allez formuler une demande de subvention. Si vous êtes d accord avec les informations de rattachement cliquez sur «Valider» Si les informations contenues dans cette page ne sont pas exactes, vous pouvez nous adresser un message en cliquant sur nous contacter 10

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12 POUR NOUS CONTACTER

13 attention toutes les saisies doivent être faites en majuscules les n de téléphone doivent être saisis avec des points - ex : Seuls les sites Internet et l adresse sont à saisir en minuscules Lorsque vous nous contactez avec ce bouton une page s affiche qui vous permet de saisir votre identité et votre message qui nous sera adressé sur l adresse mail du Conseil départemental Saisissez le motif de votre demande votre message sera adressé automatiquement au Conseil départemental dès lors que vous aurez appuyé sur l'icône «Envoyer» 13

14 POUR VOUS CONNECTER AU PORTAIL

15 Un guide de téléprocédure est à votre disposition pour vous aider dans la saisie de votre dossier Saisissez l identifiant et le mot de passe que vous avez choisi pour votre structure 15

16 Une fois vos identifiants validés avec la touche «me connecter» votre identité figure dans le bandeau du portail Pour accéder aux données administratives de votre association - cliquez sur «votre structure» Pour saisir une demande de subvention - cliquez sur «Subventions Aides aux associations» 16

17 CRÉATION D UN DOSSIER DE DEMANDE DE SUBVENTION EN LIGNE

18 Pour déposer un nouveau dossier de demande de subvention 18

19 Cette page comporte 3 zones Dépôt de la demande Dossiers déposés non validés en cours de saisie Dossiers validés transmis Ex : EX000 19

20 Dépôt de la demande Pour déposer une nouvelle demande, cliquez sur ce bouton. Suite p.23 20

21 Dossiers déposés non validés en cours de saisie Cette liste récapitule l ensemble des projets en cours de saisie (limitée à 5 dossiers saisis) Vous pouvez à tout moment consulter le dossier en cours de saisie en cliquant sur l icône «reprendre la saisie» Si vous souhaitez supprimer le dossier, vous cliquez sur la croix rouge. 21

22 Dossiers validés transmis ATTENTION : cette zone regroupe les dossiers déposés par l association pour l ensemble des sections y compris les demandes liées au fonctionnement de l association Cette liste récapitulative regroupe l ensemble des projets transmis au Conseil départemental. Vous pouvez à tout moment de : Connaître l état d avancement de votre dossier : instruction, vote, liste des paiements Consulter le suivi d un dossier en cliquant dans la colonne suivre (1) du dossier ou d éditer un récapitulatif de votre demande. Traiter le complément : de transmettre les pièces à communiquer qui n ont pas été transmises (2) Annuler le complément (3) 22

23 Vous pouvez choisir le dispositif concerné dans le menu déroulant Validez votre saisie en cliquant sur «suivant» lorsque vous cliquez sur les boutons «précédent» ou «suivant», les données saisies dans la page sont sauvegardées 23

24 Vous avez accès au guide de téléprocédure sur cette page validez votre saisie en cliquant sur «suivant» 24

25 Vous devez indiquer le motif de votre demande d aide en précisant la discipline sportive concernée. ATTENTION : l objet ne doit pas dépasser 300 caractères. Si vous le souhaitez vous pouvez expliquer votre action sur un document que vous ajouterez en pièce complémentaire au dossier au niveau des pièces à fournir (p30) 25

26 Attention toutes les saisies doivent être faites en majuscules Certains caractères ne doivent pas être utilisés pour la saisie des données à savoir : ( ) % / \ & 26

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28 Le choix du type de demande détermine les pièces à fournir pour l instruction de votre dossier 28

29 ATTENTION : Le calcul de vos droits à subvention dépend des données saisies à ce niveau. Vous devez opter pour un type de licence dans le menu déroulant et préciser le domaine concerné par la demande d aide du 2 ème menu déroulant 29

30 Pour insérer une pièce scannée : - cliquez sur parcourir - rechercher la pièce - valider. Il est important de cliquer sur le signe pour attacher la pièce au dossier. pour détacher la pièce du dossier Le relevé d identité bancaire est une pièce indispensable à la validation de votre dossier Exemple de document rattaché 30

31 Avant de valider votre demande, assurez vous de l exactitude des informations communiquées à l aide du récapitulatif de votre demande (document pdf) Vous devez attester de l exactitude des renseignements pour poursuivre votre validation Pour valider définitivement votre dossier de demande de subvention, cliquer sur «Je valide» Votre dossier est transmis au Conseil départemental qui pourra procéder à son étude. Un numéro de dossier Extranet commençant par EX vous est communiqué pour vous permettre d effectuer un suivi de votre demande en ligne. 31

32 Un numéro de dossier commençant par EX vous est attribué et vous permet de suivre l instruction du dossier dans la liste des demandes transmises 32

33 Mail de confirmation du Conseil départemental 33

34 CONSULTATION OU SUIVI D UN DOSSIER DE DEMANDE DE SUBVENTION

35 Cliquez l icône pour accéder à votre dossier 35

36 Un document PDF vous permet de voir le suivi de votre demande Il est important d utiliser le bouton retour pour revenir à la page précédente plutôt que le bouton retour du navigateur 36

37 POUR CHANGER VOTRE MOT DE PASSE

38 Pour changer votre mode de passe 1 ère étape : cliquez sur «Modifier mon mot de passe» 2ème étape : - saisissez le mot de passe qui vous a été communiqué pour vous connecter - saisissez votre nouveau mot de passe dans la seconde case - Confirmez le nouveau mot de passe dans la dernière case et «valider» Cliquez sur «Valider» pour confirmer votre modification 3ème étape : Un message vous indique que votre demande a bien été prise en compte. Vous pouvez désormais vous identifier avec votre nouveau mot de passe 38