PERMIS D'ENVIRONNEMENT FORMULAIRES ELECTRONIQUES. Manuel utilisateur. - Ministère de la Région Wallonne -

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1 PERMIS D'ENVIRONNEMENT FORMULAIRES ELECTRONIQUES Manuel utilisateur - Ministère de la Région Wallonne - 24 septembre 2002.

2 1 Introduction Ce manuel d utilisation est destiné aux utilisateurs souhaitant effectuer une demande de permis d'environnement à l'aide d'un formulaire électronique "intelligent". Ce document complète la documentation relative à l'utilisation des formulaires intelligents se trouvant à l'adresse suivante : Ce document comprend les deux parties suivantes : la configuration requise pour remplir le formulaire de demande ; le site et ses différentes fonctionnalités. OPI/aki/M.U.02:840-24/09/02 Page 2

3 2 Configuration requise Le site est accessible à partir : d Internet Explorer 4.0 et suivants ; de Netscape Navigator 4.0 et suivants. Acrobat Reader 5.0 doit être installé sur la machine. Dans le cas contraire, procédez comme suit : Ouvrez la page Cliquez sur l icône «Get Acrobat Reader», vous êtes redirigé vers la page de téléchargement du logiciel Acrobat Reader. Suivez les instructions de téléchargement renseignées par Adobe. Enregistrez et exécutez le fichier sur votre ordinateur. Suivez les instructions d installation du logiciel. OPI/aki/M.U.02:840-24/09/02 Page 3

4 3 Présentation du site 3.1 Lancement de l environnement L'utilisateur se connecte sur le site des formulaires de demande du permis d'environnement Après avoir rempli son identifiant et mot de passe, il accède à l'espace de travail des formulaires de demande du permis d'environnement. L'espace de travail est constitué de deux parties, à gauche, une série de menus par lesquels l'utilisateur peut accéder à des fonctions spécifiques et, à droite, la partie de gestion des dossiers. Il se présente comme suit : Figure 1 : Espace de travail Cet espace permet la création de dossiers de demande, l édition des parties de ce dossier et la clôture de celui-ci. Le point de menu «Accueil» comporte l aide et ce manuel utilisateur (accessible via un hyperlien) illustrant cet outil de gestion des formulaires de demande du permis d'environnement. Pour créer un nouveau formulaire, sélectionnez le menu «Nouveau dossier». Le menu «En cours» comprend toute la gestion des parties et des dossiers en cours. Nous pouvons dans ce menu : éditer certaines parties d un dossier sélectionné, supprimer un dossier en cours d édition ou envoyer un dossier complété à l Administration. Nous pouvons accéder aux dossiers déjà clôturés et envoyés à l Administration via le menu «Envoyé». Le menu «Courant» permet d accéder au dernier dossier auquel l utilisateur a accédé. OPI/aki/M.U.02:840-24/09/02 Page 4

5 3.2 Nouveau dossier de demande Lorsque le demandeur désire commencer la rédaction du formulaire, il sélectionne d abord le lien «Nouveau dossier» dans le menu de gauche, il peut alors créer un nouveau dossier en cliquant sur le bouton «Création d un nouveau dossier». Figure 2 : Nouveau dossier L utilisateur peut alors choisir entre la création d un formulaire de demande général ou complet et sélectionne le bouton «création d un nouveau dossier». Automatiquement, une référence est créée et l utilisateur accède au dossier nouvellement créé. Ce dossier devient le dossier courant et la date de début est ajustée à la date du jour. Figure 3 : Parties à compléter du nouveau dossier Le formulaire de demande a été découpé en plusieurs parties (Présentation générale, Effets du projet sur l environnement, Confidentialité de certaines données, ). Chacune d entre-elles font l objet d un fichier PDF. Cette découpe est nécessaire pour éviter que le demandeur ne télécharge un fichier PDF (correspondant au formulaire de demande) trop volumineux et parce que certaines parties ne sont pas obligatoires. Le demandeur complète ensuite les parties nécessaires pour l introduction du dossier de demande à l Administration. Pour ce faire, il active l hyperlien «créer», relatif aux différentes parties du dossier et saisit les informations de celles-ci ou des annexes concernées. Il est à noter que l utilisateur a également la possibilité de créer un nouveau dossier à partir des informations encodées dans un formulaire déjà clôturé et envoyé à l Administration. Il doit alors, dans la liste des dossiers clôturés et envoyés à l Administration (menu «dossiers envoyés»), sélectionner le bouton de création d un nouveau formulaire jouxtant la référence du formulaire clôturé dont il voudrait reprendre les données et le système crée alors un nouveau dossier associé à un nouveau numéro de référence. Ce dossier créé contenant les informations d un dossier clôturé basculera dans la liste des dossiers en cours et sera accessible en modification. OPI/aki/M.U.02:840-24/09/02 Page 5

6 3.3 Dossiers en cours Le menu «Dossier en cours» permet d avoir accès à la liste des dossiers en cours qui n ont pas encore été envoyés à l Administration. Figure 4 : Dossier en cours Le bouton «supprimer» permet de supprimer le dossier en regard. En cliquant sur le bouton «modifier» relatif à un dossier de la liste, les parties du formulaire de demande du permis d'environnement à remplir sont affichées à l écran. Figure 5 : Détail d'un dossier L utilisateur peut consulter n importe quel dossier en cours, il lui suffit d activer le bouton «Modifier» en regard du dossier. Les différentes parties du formulaire, obligatoires ou non, sont présentées sous forme d une arborescence. Chaque partie est accessible via un lien hypertexte intitulé (suivant les cas) : «A créer» : si l utilisateur accède à la partie de formulaire pour la première fois ; «Complet» : si le formulaire est déjà complet ; «Incomplet» : si le formulaire a déjà été accédé mais est toujours incomplet ; «Remplir» : si le formulaire n est pas obligatoire (il n y a pas de notion de «complet» ou d «incomplet»). OPI/aki/M.U.02:840-24/09/02 Page 6

7 3.4 Compléter un dossier Pour remplir une partie (Présentation générale, Effet du projet sur l environnement, ), l utilisateur la sélectionne en cliquant sur l hyperlien associé à cette partie. Cet hyperlien indique l état de la partie à remplir Figure 6 : sélection d'une partie à remplir Après avoir complété les informations, l utilisateur a la possibilité, à l aide du bouton «Soumettre le formulaire», de sauvegarder la partie qu il a remplie. Cette partie pourra de nouveau être complétée et modifiée par la suite. Le bouton «valider» dans le formulaire permet de signaler à l utilisateur les informations qui ne sont pas complétées. Figure 7 : Validation et sauvegarde Lorsque les informations obligatoires ne sont pas remplies dans une partie, l hyperlien «incomplet» indique que des informations ne sont pas complètes. Un hyperlien «complet» signale que la partie est complète. «A créer» en regard d une partie signifie que celle-ci n a pas encore été visualisée. OPI/aki/M.U.02:840-24/09/02 Page 7

8 Il est à noter qu une partie notée «complet» ou «incomplet» peut toujours être modifiée tant que le dossier n a pas été clôturé et envoyé à l Administration. Lorsque toutes les parties obligatoires sont complètes, le dossier peut être clôturé et envoyé à l Administration. L impression d un dossier non clôturé comportera un filigrane signalant que celui-ci n est pas clôturé. OPI/aki/M.U.02:840-24/09/02 Page 8

9 3.5 Clôture et envoi d un formulaire Lorsque les parties du formulaire sont complètes, un bouton «envoyer» apparaît en regard du dossier dans le menu «Dossiers en cours» comme illustré ci dessous. Ce bouton permettra de clôturer et d envoyer le dossier à l Administration. Figure 8 : Dossier à envoyer Celui-ci pourra être imprimé pour être envoyé à l Administration. OPI/aki/M.U.02:840-24/09/02 Page 9

10 3.6 Dossiers envoyés Ce menu permet la visualisation des dossiers complets et clôturés qui ont été envoyés à la Région Wallonne. Ils sont consultables en lecture seule en activant l hyperlien associé à la partie du dossier. Les modifications éventuellement effectuées sur de tels dossiers ne seront pas prises en compte par le serveur. Comme indiqué précédemment, l utilisateur conserve la possibilité de créer un nouveau dossier sur base des informations d un dossier clôturé. OPI/aki/M.U.02:840-24/09/02 Page 10

11 3.7 Impression d un dossier Un bouton «impression» sur chaque partie du dossier permettra d imprimer celui-ci et fera apparaître le numéro de référence du dossier ainsi que la date et heure d impression. Un filigrane apparaîtra lors de l impression d un dossier non clôturé indiquant que cette version n a pas été clôturée. OPI/aki/M.U.02:840-24/09/02 Page 11

12 3.8 Annexes Lors de l introduction des informations dans le formulaire, il se peut que la quantité d informations soit supérieure au nombre d éléments destinés à les accueillir. Il est possible de charger un type d annexe correspondant aux informations encodées pour remplir les données. Pour remplir une liste de parcelles, il devra cliquer sur l hyperlien correspondant au nombre d éléments qu il désire. Ainsi, dans la plupart des cas, les formulaires annexes ne sont pas accessibles initialement car l utilisateur doit d abord indiquer dans les formulaires principaux, qu il compte utiliser les formulaires annexés. Dans l exemple ci-dessous, le demandeur a le choix entre des liste de parcelles de 25, 50 ou 100 éléments. Figure 9 : Liste des annexes OPI/aki/M.U.02:840-24/09/02 Page 12

13 Par exemple, prenons le cas de la liste des parcelles cadastrales qui est limitée à 5 parcelles dans la partie «Présentation générale». Si le demandeur doit remplir 15 parcelles, alors celui-ci répondra «oui» à la question posée (Plus de 5 parcelles) et choisira l annexe correspondante (dans ce cas, l annexe parcelle) pour remplir toutes ses parcelles comme indiqué dans la figure ci dessous. Figure 10 : Cas avec plus de 5 parcelles Cependant, si l utilisateur remplit moins de 5 parcelles, il introduira ses informations dans le tableau prévu à cet effet dans la partie «Présentation générale» comme indiqué ci-dessous. Figure 11 : Cas avec moins de 5 parcelles OPI/aki/M.U.02:840-24/09/02 Page 13