11-13 septembre 2017 Dossier technique

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1 Réalisation : Crédits : Atout France/Cédric Helsly - GettyImages nice septembre 2017 Dossier technique

2 Francemeetinghub 2017 présentation Un événement international dédié aux rencontres et événements professionnels. POURQUOI être EXPOSANT SUR FRANCE MEETING HUB? Rencontrer de nouveaux clients organisateurs d événements Promouvoir votre destination à l international Présenter votre actualité et les dernières tendances de votre offre articiper à un événement promotionnel et P commercial exclusif France Meeting Hub 2016 à Paris FRANCE MEETING HUB, C EST : 1 workshop avec déjeuner d'affaires avec des rendez-vous pré-programmés 1 incentive pour stimuler la cohésion 2 soirées pour encore plus de networking Une sélection de 130 hosted buyers en provenance de près de 25 pays programme Pré tour réservé aux hosted buyers 8, 9 & 10 septembre Eductours en région Lundi 11 septembre - Site inspection pour les hosted buyers -D éjeuner de bienvenue pour tous les participants (lieu à confirmer) - Après-midi incentive convivial - Soirée d accueil sur une plage privée Mardi 12 septembre - Journée de workshop à l'hôtel Le Méridien - Soirée France et clôture de l événement au Negresco Mercredi 13 septembre - Départ des hosted buyers et des exposants NOUVEAUTÉS 2017 Pour cette 5e édition Atout France apporte des nouveautés pour mieux répondre aux attentes des participants : Nouvelle plateforme de rendez-vous Nouvelle application Et toujours : 02 // dossier technique Présence renforcée des hosted buyers en provenance des marchés prioritaires. orkshop concentré sur une journée entière avec W rendezvous préprogrammés.

3 Francemeetinghub 2017 QUI SONT les VISITEURS? qui peut être exposant? 130 hosted buyers rigoureusement sélectionnés avec les bureaux Atout France à l étranger : Un événement ouvert aux professionnels français de l industrie des rencontres et événements professionnels, membres de Atout France*, avec un objectif de promotion à l international et une offre adaptée. Agences organisatrices d événements Corporates Activités et secteurs d intervention : Réunions & séminaires Evénements d entreprise Incentive & Team building Lancement de produit Des organisateurs d événements : de 50 à plus de 700 participants Des contacts en provenance de près de 25 pays, avec une présence renforcée des marchés européens et matures. 11 Marchés prioritaires Allemagne belgique brésil Destinations Transporteurs Agences & DMC Lieux événementiels Hôtels Shopping Traiteurs Activités * Pour toute information sur l adhésion au GIE Atout France et le Cluster Tourisme d Affaires, vous pouvez contacter julie.abi-khalil@atout-france.fr chine états-unis espagne italie inde russie royaume-uni suisse France Meeting Hub 2015 à Strasbourg dossier technique // 03

4 Francemeetinghub 2017 VOTRE participation DéROULÉ DES étapes 1/ V alidation de votre participation par retour du bon de commande. 2/ A ccès à la plate-forme France Meeting Hub et enregistrement de vos données à partir des identifiants qui vous seront communiqués. Diffusion du programme détaillé. 3/ P rise de rendez-vous en ligne avec accès à la liste des hosted buyers. Différentes formules sont proposées en fonction du profil et des besoins de l exposant. Formule A Stand simple pour : 1 même société, 1 participant, 1 planning de rendez-vous Formule B Stand double pour : 1 même société, 2 participants, 2 plannings de rendez-vous Toute participation à l événement intègre dans le package initial : - 1 stand équipé - 1 planning de rendez-vous dédié à chaque participant - 1 présence sur l application dédiée à l événement - 1 présence dans le catalogue numérique - 1 accès à la liste des hosted buyers avec remise des fichiers - 1 participation au programme avec déjeuner incentive - 1 entrée par participant pour la soirée d accueil - 1 entrée par participant pour la soirée France - 1 déjeuner workshop par participant Pour optimiser votre visibilité, nous vous proposons également en option : - 1 insertion publicitaire dans le catalogue numérique -1 dîner privé avec une dizaine de hosted-buyers le dimanche 10 septembre France Meeting Hub 2014 à Nantes PRéPARER VOTRE VENUE A l issue de votre inscription à l événement, Atout France met à votre disposition, en ligne, toutes les informations utiles pour bien préparer votre déplacement. Hébergement Accès à une offre dédiée aux exposants avec tarif négocié. Transport Possibilité de réserver avec Air France. Bénéficiez des tarifs préférentiels Atout France en contactant directement le plateau affaires : Tel. : / mail.firm.orsay3.fr@airfrance.fr Vous pouvez également bénéficier des tarifs et des avantages du programme Global Meetings en réservant en ligne sur : Code de réservation : 30538AF France Meeting Hub 2013 à Marseille 04 // dossier technique Plateforme en ligne Codes d accès personnalisés pour accéder à la plateforme en ligne dédiée à l événement.

5 Francemeetinghub 2017 conditions D'admission Rappel des conditions d admissions Etre membre de Atout France et/ou du Cluster Tourisme d Affaires à jour de sa cotisation Modalités d annulation Modalités d annulation totale ou partielle par un Client Toute demande d annulation totale ou partielle d une participation à la Manifestation entraîne des frais, calculés en fonction de la date d annulation, dès lors que la participation a été confirmée par Atout France. Toute demande d annulation, totale ou partielle doit être adressée dans les meilleurs délais par courrier électronique avec accusé de réception à Atout France à l adresse électronique mentionnée dans le courrier électronique de confirmation de la participation, étant entendu que la date d annulation est celle de réception du courrier électronique informant Atout France de la demande d annulation. Modalités d annulation totale jusqu au jour de la Manifestation Toute demande d annulation d une inscription à la Manifestation France Meeting Hub en qualité de Client entraîne au minimum la perception de frais en fonction de la date d annulation. Les modalités financières ci-dessous seront appliquées : - Pour une annulation plus de soixante (60) jours ouvrés avant la date prévue de début de la Manifestation: 50% du montant de la participation restera acquis à Atout France ou le cas échéant, reste dû par le Client à Atout France ; - Pour une annulation entre soixante (60) jours ouvrés et quarante cinq (45) jours ouvrés avant la date prévue de début de la Manifestation: 50% du montant de la participation restera acquis à Atout France ou le cas échéant, reste dû par le Client à Atout France et 10% du montant de sa participation sera facturée au Client à titre de dédit; - Pour une annulation moins de quarante cinq (45) jours ouvrés avant la date prévue de début de la Manifestation: le montant total de l inscription restera acquis ou dû le cas échéant, par le Client à Atout France. Il est précisé que tous les frais annexes, notamment les frais de transport, d hébergement, de transfert, de parking, d éditions spécifiques ou de promotion, seront à la charge exclusive du Client et ne seront pas pris en charge ou remboursés par Atout France. France Meeting Hub 2013 à Marseille Modalités d annulation partielle jusqu au jour de la Manifestation Les modalités financières ci-dessous seront appliquées : - Pour une annulation partielle plus de trente (30) jours ouvrés avant la date de début de la Manifestation: la différence de montant entre celui indiqué dans la Fiche de Participation initiale et celui indiqué dans la nouvelle Fiche de Participation sera reversée au Client par Atout France si le règlement a dèjà été versé par le Client. Si le montant total n a pas encore été réglé par le Client, le nouveau montant sera dû dans les conditions énoncées aux présentes. - Pour une annulation partielle moins de trente (30) jours ouvrés avant la date du début de la Manifestation : le montant indiqué dans la Fiche de Participation initiale restera dû dans les conditions énoncées aux présentes et aucun remboursement ne sera effectué. Pénalités d annulation tardives Les sommes dues au titre d une annulation tardive et non-payées au jour du début de la Manifestation porteront, de plein droit, intérêts au taux d intérêt légal en vigueur à la date d exigibilité augmenté de 1,5% par an, jusqu à leur paiement intégral, et ce, sans qu une mise en demeure ne soit nécessaire. Tous les frais engagés par Atout France pour recouvrer les sommes facturées et dues seront à la charge du Client. Modalités d annulation par Atout France En cas d annulation de la Manifestation du fait de Atout France, pour tout motif (en dehors d un cas de force majeure telle que définie à l article 13.1 des Conditions Particulières de Participation jointes), Atout France préviendra le Client dans les meilleurs délais et remboursera les sommes payées au titre des frais d inscription à la Manifestation. En revanche, tous les frais annexes, notamment les frais de transport, d hébergement, de transfert, de parking, d éditions spécifiques ou de promotion, seront à la charge exclusive du Client et ne seront pas pris en charge ou remboursés ou indemnisés par Atout France. dossier technique // 05

6 Francemeetinghub 2017 bon de commande france meeting hub 2017 Société : Nom du contact : Tél : Numéro d adhérent Atout France : Numéro de TVA intracommunautaire : Compte Twitter à retourner avant le 20/04/2017 à : ATOUT FRANCE / Cluster Tourisme d Affaires Emmanuelle GILARDI 79/81 rue de Clichy Paris - FRANCE emmanuelle.gilardi@atout-france.fr / Tel: Votre choix Formules Membre du Cluster Tourisme d Affaires A> 1 société, 1 participant, 1 planning de RDV Adhérent ATOUT FRANCE B> 1 société, 1 participant, 1 planning de RDV Membre du Cluster Tourisme d Affaires A> 1 société, 2 participants, 2 plannings de RDV Adhérent ATOUT FRANCE B> 1 société, 2 participants, 2 plannings de RDV PU. HT PU. TTC (TVA 20%) Page de publicité dans le catalogue numérique de l événement Conditions de règlement : à réception de la facture - Par chèque à l ordre de ATOUT France et à envoyer accompagné de ce formulaire à Atout France, Service comptabilité, rue de Clichy, PARIS - Par virement bancaire : Lyonnaise de Banque Lyon - France : N de compte : Code Banque : Code guichet : Clé : 42 IBAN : FR BIC : CMCIFRPP Cachet ET signature de l organisme : date : 06 // dossier technique

7 cahier des charges destination d accueil // 07

8 FRANCEMEETINGHUB