École nationale de police du Québec

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1 École nationale de police du Québec Plan de classification Septembre 2016 Direction des affaires institutionnelles et des communications

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3 Table des matières Subdivisions... 3 Niveaux de confidentialité... 4 Plan de classification Organisation et management Organisation scolaire Gestion des ressources humaines Organisation immobilière et matérielle Organisation de l information Gestion financière et comptable Gestion des communications et des relations Gestion du matériel didactique Gestion des enseignements Gestion des services à la clientèle...18 Page 2 sur 19

4 Subdivisions Définitions 1 : Subdivision uniforme : Subdivision complémentaire au schéma de classification des documents administratifs permettant d identifier des dossiers associés plus particulièrement à des types de documents. Subdivision spécifique : Subdivision complémentaire au schéma de classification des documents administratifs permettant de subdiviser des dossiers en sous-ensembles récurrents applicables à une ou plusieurs rubriques. Subdivision nominative : Niveau de classification qui permet de normaliser les noms d organismes ou de personnes pour identifier un dossier relatif à une personne ou à une organisation. Subdivisions uniformes : U111 - Politique, procédures, directives et normes U222 - Statistiques U333 - Réunions vocationnelles U444 - Besoins U555 - Rapports U666 - Sondages U777 - Correspondance 1 Roberge, Michel. Le schéma de classification hiérarchique des documents administratifs : Conception, développement, déploiement et maintenance. Québec : Éditions Michel Roberge, Imprimé. Page 3 sur 19

5 Niveaux de confidentialité Définitions : Niveau 0 - Externe : S applique à l information pouvant circuler librement à l extérieur de l École. Ne justifie aucune protection particulière. Niveau de dommage lié à la divulgation de l information = impact nul. Ex : Information générale sur l ENPQ, publications telles l «École en ligne» et «Vulnérable», Organigramme, Planification stratégique, plan de classification, calendriers, Rapport annuel de gestion, Rapport statistique, PFIPG Structure et caractéristiques, politiques et formulaires s adressant aux clientèles, etc. Niveau 1 - Interne : Niveau par défaut. S applique à l information pouvant circuler librement à l intérieur de l École. Information utilisée par les employés pour mener à bien leur mission. Niveau de dommage lié à la divulgation de l information = impact limité. Ex : Procès-verbaux du Conseil d administration, Annuaires téléphoniques internes, Politiques et directives internes, Processus, Procédures, Formulaires internes, Plan de mesures d urgence, etc. Niveau 2 - Limité : S applique à l information servant au partage de documents et de dossiers entre les intervenants dans un processus. Ce niveau sert à limiter les résultats de recherche pour les personnes non concernées. Niveau de dommage lié à la divulgation de l information = impact limité. Ex : Formulaires de demande de déplacement remplis Niveau 3 Restreint : S applique à l information à diffusion restreinte en Interne et/ou Externe (sous la responsabilité de son propriétaire et des destinataires). Niveau de dommage lié à la divulgation de l information = Impact sérieux. Ex : Fichiers clients, propriété intellectuelle, rapports financiers, documents légaux, données partenaires Niveau 4 Confidentiel : S applique à l information qui, si elle est divulguée peut porter atteinte à la vie privée des employés, des clients ou des étudiants. S applique aussi à l information de nature stratégique. Niveau de dommage lié à la divulgation de l information = impact élevé. Ex : Recours administratifs et plaintes, Dossiers de formation, Dossiers du personnel, Dossiers fiscaux, Dossiers scolaires, Dossiers du CECAP, Documents du conseil d administration autre que les procèsverbaux. Page 4 sur 19

6 Gestion de la sécurité selon le statut de l employé : - Niveau 4 - Confidentiel : o o Employés fonctionnaires et professionnels : unité administrative d appartenance Personnel cadre : Toutes les unités administratives de leur direction - Niveau 3 - Restreint : o o Employés fonctionnaires et professionnels : Toutes les unités administratives de leur direction d appartenance Personnel cadre : Toutes les unités administratives - Niveau 2 - Limité o o Employés fonctionnaires et professionnels : Toutes les unités administratives de leur direction d appartenance Personnel cadre : Toutes les unités administratives - Niveau 0 et 1 Externe et Interne o o Employés fonctionnaires et professionnels : Toutes les unités administratives Personnel cadre : Toutes les unités administratives Gestion des exceptions : Sur demande, un employé fonctionnaire, professionnel ou cadre peut obtenir un accès restreint ou confidentiel à une ou des unités administratives autres que son unité d appartenance, même hors de sa direction en remplissant le formulaire FOR Page 5 sur 19

7 Page 6 sur 19 Plan de classification

8 ORGANISATION ET MANAGEMENT GESTION CONSTITUTIVE Historique Documents constitutifs Décrets Corporation Événements historiques Signature visuelle LÉGISLATION ET RÉGLEMENTATION Législation policière Législation provinciale autre que policière Autres législations GESTION ADMINISTRATIVE Statistiques Besoins PLANIFICATION ADMINISTRATIVE Orientations et objectifs Planification annuelle et plans d'actions Suivi des dossiers Projets gouvernementaux et ministériels ORGANISATION ADMINISTRATIVE Délégation de pouvoir Structure organisationnelle et organigramme DIRECTION ADMINISTRATIVE ET GOUVERNANCE Politiques, procédures, directives et normes Décisions et décrets du Conseil du trésor (CT) Réunions administratives Réunions vocationnelles CONTRÔLE ADMINISTRATIF Rapports administratifs Rapport annuel de l'école VÉRIFICATION ADMINISTRATIVE Vérification externe Page 7 sur 19

9 GESTION DES AFFAIRES JURIDIQUES CONTRATS, CONVENTIONS, ENTENTES ET PROTOCOLES Services professionnels ACTIONS JURIDIQUES Jurisprudence Opinions juridiques Poursuites judiciaires Appels et demandes de révision ORGANISATION SCOLAIRE GESTION DE L'ORGANISATION SCOLAIRE Annuaire de l'enseignement Calendrier scolaire Journées pédagogiques Gestion et modifications des horaires des promotions et des cours Antennes de l'enpq GESTION DE L'INSCRIPTION DES ÉTUDIANTS Inscription et quota d'inscription Normes et conditions d'admissibilité et d'embauche des aspirants policiers Tests d'admission Liste de classement Liste des présences Prêts et bourses d'études du gouvernement du Québec Équivalence de formation et reconnaissance des acquis Demandes d'autorisation d'inscription EFFECTIF SCOLAIRE Prévision de la clientèle étudiante Listes des étudiants GESTION DES DOSSIERS DES ÉTUDIANTS Dossiers scolaires Photographies des étudiants Matricules des aspirants policiers Dossier par promotion RÉSULTATS SCOLAIRES DES ÉTUDIANTS Page 8 sur 19

10 Révision de notes Registre des résultats scolaires Émission de cartes de qualification GESTION DES RESSOURCES HUMAINES GESTION DU PERSONNEL Description d'emploi Appréciation de la contribution du personnel Dossiers des employés (individuel) Dossiers des employés (Ressources humaines) Dossiers des employés (Assiduité) DOTATION EN PERSONNEL Effectifs Recrutement Demandes d'emploi Concours - Recrutement Sélection du personnel Programmes gouvernementaux MOBILITÉ Affectations Mutations Accueil et intégration Guide du gestionnaire Guide d'accueil des nouveaux employés Prêt d'employés Ancienneté RÉMUNÉRATION Gestion de la paie Registre de la paie RELATIONS PROFESSIONNELLES Conventions collectives Application des conditions de travail Griefs, appels, plaintes et autres recours Comités de relations professionnelles Page 9 sur 19

11 Arrêts de travail Arbitrage Accréditation des organisations représentant les employés Assiduité Horaire variable Heures supplémentaires Absences Avantages sociaux Rapport annuel remis à la CARRA et remises des cotisations au régime de retraite Assurances collectives Services essentiels Représentation des employés Cotisations syndicales Libérations syndicales Uniformes et vêtements FORMATION ET PERFECTIONNEMENT Plans et programmes de formation Perfectionnement administratif Formulaires de demande de formation et de déplacement Perfectionnement en milieu policier SANTÉ ET SÉCURITÉ DES EMPLOYÉS Hygiène du travail et ergonomie Prévention des accidents ACCIDENTS DE TRAVAIL Dossiers d'accident de travail des employés Registre des accidents de travail Comité S.S.T Dossiers médicaux des employés QUALITÉ DE VIE AU TRAVAIL Programme d'aide aux employés Harcèlement au travail Harcèlement au travail - Guide d'intervention visant à contrer le harcèlement au travail Harcèlement au travail - Plaintes Page 10 sur 19

12 Reconnaissance du personnel ORGANISATION IMMOBILIÈRE ET MATÉRIELLE GESTION DES ASSURANCES GÉNÉRALES Suivi des polices d'assurances Assurance responsabilité civile pour les aspirants policiers Dossiers des incidents, accidents GESTION DE L'IMMOBILIER Location Disposition des ressources immobilières Stationnement Gestion des locaux Inventaire des locaux Construction d'immeubles et travaux majeurs Réaménagement et relocalisation Ameublement Utilisation des locaux Entretien des locaux et entretien paysager Hébergement extérieur GESTION DES BIENS MOBILIERS Utilisation d'équipement, de matériel et de vêtements Habillement du personnel et des aspirants policiers Récupération Prêt de biens meubles, d'équipement, de fournitures et de matériel Disposition de biens meubles, d'équipement, de fournitures, de matériel et de vêtements Inventaire des biens Entretien de biens meubles, d'équipement, de fournitures, de matériel et de vêtements Contrôle de la qualité Services d'entretien et de réparation Dossiers techniques, manuels d'utilisation et garanties GESTION DE L'APPROVISIONNEMENT Fournisseurs Acquisition de biens meubles, d'équipement, de fournitures, de matériel, de vêtements et d'aliments Appels d'offres et soumissions Page 11 sur 19

13 Contrats d'acquisition de services et de biens mobiliers Liste informatique des réquisitions du service de l'approvisionnement Réception de biens meubles, d'équipement, de fournitures, de matériel et de vêtements Déménagement du personnel policier Gestion du courrier GESTION DES VÉHICULES Gestion des acquisitions de véhicules Acquisition de véhicules Location de véhicules Entretien des véhicules Contrôle de la qualité Services d'entretien et de réparations Disposition de véhicules Utilisation des véhicules Certificat de reconnaissance des véhicules d'urgence Inventaire GESTION DES TÉLÉCOMMUNICATIONS Licences Ententes de services Téléphonie Télécopieurs, radio mobiles et téléphones cellulaires GESTION DE L'AUDIOVISUEL Service aux usagers GESTION DE LA SÉCURITÉ Gardiennage et bureau de sécurité Codes de sécurité Crimes contre la propriété Plan de mesures d'urgence Prévention des incendies et des matières dangereuses Contrôle de l'accès à l'école et à ses locaux Registre journalier des visiteurs Identification des véhicules du personnel Système de clés Page 12 sur 19

14 Accessibilité pour les personnes handicapées Agence de sécurité ORGANISATION DE L'INFORMATION ACCÈS À L'INFORMATION ET PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Demandes d'accès aux documents et aux renseignements personnels Déclaration de fichiers de renseignements personnels Registre des communications de renseignements nominatifs GESTION DU CENTRE DE DOCUMENTATION Organisation et fonctionnement du centre de documentation Acquisition des ressources documentaires Traitement des ressources documentaires Exploitation des ressources documentaires Développement des ressources documentaires GESTION INTÉGRÉE DES DOCUMENTS Classification des documents administratifs Calendrier de conservation des documents Déclassement et conservation des documents semi-actifs et inactifs Documents essentiels et protection des documents Accès aux documents Gestion du dépôt d'archives Formulaires administratifs Reproduction de textes GESTION DE L'INFORMATIQUE Conception de l architecture et déploiement de l infrastructure technologique Gestion et utilisation de l infrastructure technologique Prêt Conception et déploiement de systèmes d information Gestion et utilisation des systèmes d information Inventaire Sécurité informatique Services aux usagers GESTION DES SITES WEB GESTION FINANCIÈRE ET COMPTABLE Page 13 sur 19

15 GESTION BUDGÉTAIRE Budgets et prévisions États financiers GESTION COMPTABLE Ententes et accords financiers Gestion du système comptable Journal général Comptes de grand livre Rapports comptables Gestion des revenus Journal des ventes Journal de facturation Journal des encaissements Liste des tarifs Gestion des comptes à payer Journal des déboursés Journal des achats Journal des ajustements Auxiliaire des comptes à payer Gestion et contrôle des fonds TAXES ET IMPÔTS GESTION DES COMMUNICATIONS ET DES RELATIONS Protocole Plan de communication GESTION DES PUBLICATIONS ADMINISTRATIVES Publications internes de l'école Publications du gouvernement ou autres Conception des publications administratives Diffusion des publications administratives Réalisations graphiques et audiovisuelles Traduction Gestion des droits d'auteur SERVICES ET RELATIONS AVEC LA CLIENTÈLE Page 14 sur 19

16 Rétro-information Correspondance Gestion du Musée de l'école Accueil et renseignements Visites Livre d'or Sondages Discours Publicité Plaintes RELATIONS AVEC LES MÉDIAS Presse écrite et parlée Entrevues, communiqués et conférences de presse Revues de presse Dossiers de presse RELATIONS AVEC LES ORGANISMES EXTÉRIEURS Relations avec les ministères et organismes québécois Relations avec les ministères et organismes canadiens Relations internationales Colloques, conférences et congrès Coopération et missions Coopération avec des organismes québécois Coopération avec des organismes canadiens Coopération internationale Francopol ORGANISATION D'ACTIVITÉS Organisation de colloques, conférences et congrès Expositions Lancements, inaugurations et anniversaires CÉRÉMONIES OFFICIELLES Cérémonie de remise des diplômes Page 15 sur 19

17 Cénotaphe - Journée de reconnaissance policière Autres cérémonies GESTION DU MATÉRIEL DIDACTIQUE Conception du matériel didactique Diffusion du matériel didactique GESTION DES ENSEIGNEMENTS CONTENU DE L'ENSEIGNEMENT COLLÉGIAL GESTION DES COURS ET DES PROGRAMMES GESTION DU PROGRAMME DE FORMATION INITIALE EN PATROUILLE-GENDRAMERIE Évaluation et développement des programmes et des cours de formation policière Guide de l'étudiant Cheminement scolaire Échecs et reprises Discipline et déontologie Dossiers d'évènement Gestion des évaluations GESTION DU PROGRAMME DE FORMATION INITIALE EN ENQUÊTE Évaluation et développement des programmes et des cours de formation policière Guide de l'étudiant Cheminement scolaire Échecs et reprises Discipline et déontologie Dossiers d'évènement Gestion des évaluations Dossier de cours GESTION DU PROGRAMME DE FORMATION INITIALE EN GESTION Évaluation et développement des programmes et des cours de formation policière Guide de l'étudiant Cheminement scolaire Échecs et reprises Discipline et déontologie Dossiers d'évènement Gestion des évaluations Page 16 sur 19

18 Dossier de cours GESTION DES ACTIVITÉS DU PERFECTIONNEMENT POLICIER Évaluation et développement des programmes et des cours de formation policière Guide de l'étudiant Cheminement scolaire Échecs et reprises Discipline et déontologie Dossiers d'évènement Gestion des évaluations Dossier de cours GESTION DES COURS UNIVERSITAIRES Évaluation et développement des programmes et des cours de formation policière Guide de l'étudiant Cheminement scolaire Échecs et reprises Discipline et déontologie Dossiers d'évènement Gestion des évaluations Dossier de cours GESTION DU PROGRAMME DE FORMATION DES PREMIÈRES NATIONS Évaluation et développement des programmes et des cours de formation policière Guide de l'étudiant Cheminement scolaire Échecs et reprises Discipline et déontologie Dossiers d'évènement Gestion des évaluations Dossier de cours GESTION DES PROGRAMMES DE FORMATION SUR MESURE Évaluation et développement des programmes et des cours de formation policière Guide de l'étudiant Cheminement scolaire Page 17 sur 19

19 Échecs et reprises Discipline et déontologie Dossiers d'évènement Gestion des évaluations Dossier de cours GESTION DE LA VIE COMMUNAUTAIRE DES ASPIRANTS POLICIERS GESTION DES ACTIVITÉS PARA-ACADÉMIQUES Albums souvenirs des aspirants policiers Accueil des aspirants policiers Coordination des activités para-académiques Organisation d'activités para-académiques Inspections matinales et rassemblements SANTÉ, BIEN-ÊTRE, HYGIÈNE ET SÉCURITÉ DES ÉTUDIANTS Service de santé Aide psychosociale PLACEMENT DES DIPLÔMÉS Demandes de candidats Employeurs potentiels MESURES D'APPUI PÉDAGOGIQUE GESTION DE LA RECHERCHE, DU DÉVELOPPEMENT PÉDAGOGIQUE ET DES SAVOIRS Commissions d'enquêtes Rapports du coroner Assistance et témoignages devant les différentes instances GESTION DE LA RECHERCHE ET DU DÉVELOPPEMENT STRATÉGIQUE Analyse, organisation et contrôle Études techniques et recherches Administration de la veille GESTION DU CENTRE DE L'EXPERTISE PÉDAGOGIQUE ET DU DÉVELOPPEMENT DES PROGRAMMES (CEPDEP) Processus d'homologation Régime pédagogique de l'école Régime pédagogique de l'école GESTION DES SERVICES À LA CLIENTÈLE GESTION DU CENTRE DE COMPÉTENCES ET D'APTITUDES PROFESSIONNELLES (CECAP) Page 18 sur 19

20 Dossier client Dossier candidat Tests psychométriques Spécimens de tests Recherche et développement de services potentiels GESTION DES SERVICES ALIMENTAIRES Coût de revient des repas Prix de la nourriture Inventaire Contrôle de la qualité Vérification/inspection SERVICES AUX COLLECTIVITÉS Dossier de client Nombre de code(s) de classification : Page 19 sur 19