Guide d utilisation Zimbra plate-forme collaborative de messagerie et de calendrier version 8.6

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1 Guide d utilisation Zimbra plate-forme collaborative de messagerie et de calendrier version 8.6 Édition mai 2016

2 Tutoriel [Utilisation Zimbra]

3 Sommaire 1- Présentation de Zimbra Travail collaboratif Utilisation du client Web Le client web Autres moyens d accès Description de l interface Fonctionnalités et raccourcis Menus déroulants de l application Mail Glisser déposer Clic droit Modes d affichage Raccourcis Préférences Aide Gestion de Mail Description de la fenêtre Description des dossiers Manipulation des Dossiers Lire des messages Bouton Affichage Vue Message Imprimer un message Écrire un message Destinataires Destinataires en Cci Ajouter un sujet et un contenu Vérifier l orthographe Ajouter la signature Ajouter une pièce jointe Envoyer le message Créer un nouveau mail avec clic droit sur l adresse Répondre à un message Répondre Répondre à tous Faire suivre un message Ranger les messages Dossiers Tri des messages Gestion du Spam Reporter les spams avec les outils intégrés Consulter le dossier anti-spam pour détecter les faux positifs Vider le dossier anti-spam Gestion des Contacts Les dossiers de contacts Ajouter un contact Ajouter un contact depuis un Les différents types de contacts Modifier un contact...44

4 4.6 Créer un groupe de contacts Trouver un contact Imprimer les informations du contact Gestion du Calendrier Personnaliser la vue calendrier Planifier un rendez-vous La fenêtre de création de rendez-vous Rendez-vous avec participants Événement (journée complète) Informations complémentaires Planifier un rendez-vous à partir du mini calendrier Planification avancée Répondre à une demande de rendez-vous Rappel de rendez-vous Créer un calendrier Afficher/Masquer un calendrier Supprimer un calendrier Gestion des Tâches Créer une liste de tâches Ajouter une tâche Détails de la tâche Progression de la tâche Modifier une tâche Actualiser votre tâche Marquer une tâche accomplie Supprimer une tâche Déplacer une tâche Gestion des Préférences Menu Général Menu Comptes Menu Mail Affichage des mails Réception des mails Créer des mails Menu Filtres Menu Signatures Créer une signature Insérer une image dans la signature Assigner une signature au compte Menu Hors du bureau Menu Adresses acceptées Menu Contacts Menu Calendrier Menu Partage Menu Notifications Menu Importer/exporter Importer des dossiers Exporter des dossiers Menu Raccourcis Menu Zimlets...83

5 7.15 Enregistrer les préférences La zone de Recherche Utiliser la recherche Recherche de base Recherche avancée Langage de recherche Amélioration des requêtes avec les commutateurs AND/NOT Enregistrer une recherche Le partage dans Zimbra Créer un partage Accepter un partage Partager un dossier de mail Partager un carnet de contacts Partager un calendrier Modifier les autorisations Copyright...93

6 1- Présentation de Zimbra Zimbra est une plate-forme complète de messagerie et de travail collaboratif, développée autour des nouvelles technologies Web Ajax, et basée sur des logiciels libres (Jetty, Postfix, openldap, mysql ). 1.1 Travail collaboratif Zimbra est un outil complet qui propose les outils de travail collaboratif suivants : Mail Possibilité de partager un dossier de messagerie, de définir des boîtes mail génériques avec des groupes d utilisateurs (adresse de groupe) Contacts Carnet d adresses de l entreprise Carnet d adresses personnel Partage de carnet d adresses avec d autres utilisateurs Import des données depuis les carnets d adresses actuels (en CSV) Calendrier Possibilité de : consulter les disponibilités des utilisateurs partager des calendriers entre les utilisateurs d accéder à la réservation de ressources (salle, matériel ) Tâches page 6 sur 93

7 2- Utilisation du client Web 2.1 Le client web Afin de profiter de l interface évoluée de Zimbra, il est recommandé de disposer d un navigateur Web performant et récent. Firefox convient parfaitement à l utilisation de Zimbra et permettra de profiter pleinement de l ensemble des fonctionnalités. Internet Explorer, Chrome ou Safari pourront aussi être utilisés. Firefox est un logiciel libre. Il est disponible gratuitement en ligne. Vous pouvez le télécharger à cette adresse : Autres moyens d accès Concernant les autres moyens d accès, vous devez consulter votre administrateur système pour valider la possibilité de connexion. Les connexions IMAPS/SMTPs/HTTPS et Activesync sont disponibles dans Zimbra. page 7 sur 93

8 2.3 Description de l interface Lors de l ouverture de Zimbra, c est l interface mail qui s affiche en premier. Voici ce que vous découvrez après vous être identifié : Illustration 1 : La fenêtre à l ouverture du webmail Zimbra Nom, quota et messagerie Illustration 2 : Quota de messagerie Vous trouvez ici le propriétaire de la messagerie. La barre de progression montre le quota d espace occupé de la messagerie et permet ainsi de faire régulièrement le tri. Vous trouvez aussi plusieurs liens : Illustration 3: Aides, Déconnexion de Zimbra (chapitre 2.8, page 22) page 8 sur 93

9 Aide produit : accès à l aide intégrée du client Zimbra ; Centre d aide en ligne : accès à des pages web d aide sur Zimbra (pages en anglais) ; Nouvelles fonctions : accès à une page décrivant fonctionnalités de la version utilisée (page en anglais) ; À propos : numéro de version ; Changer le mot de passe : attention, ne pas utiliser cette fonction ; Déconnexion : lien permettant de quitter votre messagerie en toute sécurité. les nouvelles Barre de recherche Illustration 4 : La zone de recherche de Zimbra Comme son nom l indique, cette barre permet d effectuer une recherche dans votre webmail. En cliquant sur la loupe, vous obtenez des options avancées : Illustration 5 : La fenêtre de recherche avancée de Zimbra Onglets des applications Les onglets permettent d accéder aux applications de Zimbra : Illustration 6 : L accès aux différentes applications de Zimbra page 9 sur 93

10 Mail : toute la gestion de vos mails se trouve dans cet onglet (celui qui apparaît par défaut à l ouverture de Zimbra) : Contacts : toute la gestion des carnets d adresses, ceux par défaut et ceux qui seront créés par la suite ; Calendrier : si Zimbra présente un mini calendrier, vous pourrez gérer dans cette partie plus facilement vos rendez vous ; Tâches : possibilité de créer des rappels, d affecter des tags (libellés) selon différents classements (Non lancé (e), Fini, En cours, En attente d une autre personne, Reporté), des dates d échéance ; Préférences : toute la gestion de votre logiciel Zimbra se trouve dans cet onglet. Bouton Nouveau Message Illustration 7 : Le bouton Nouveau Par défaut, il est proposé un Nouveau message. Dossiers Illustration 8 : La liste de l application Dossiers Les messages sont stockés dans les dossiers : Réception, Envoyé, Brouillons, Spams et Corbeille. Ces derniers ne pourront être supprimés contrairement aux dossiers que vous pourrez créer, partager. page 10 sur 93

11 Recherches Ici, seront affichées les recherches enregistrées : Illustration 9: Liste des recherches enregistrées Tags (libellés) Les Tags permettent d étiqueter vos messages, tâches, suivant un code que vous déterminerez et qui montrera, par exemple, l importance du message : Illustration 10: La liste des tags créés page 11 sur 93

12 Zimlets Une zimlet est une extension rajoutée à votre webmail en fonction des besoins de l établissement. Par exemple, la zimlet Colored s permet de spécifier une couleur et/ou un surlignage sur un en-tête de mail ou un message tagué : zillustration 11: La liste des zimlets installées Mini calendrier Illustration 12: Le minicalendrier de la fenêtre Zimbra Le mini calendrier indique non seulement vos rendez-vous (en gras), mais permet aussi de voir ceux des personnes avec qui vous avez partagé les calendriers. page 12 sur 93

13 Barre d outils Illustration 13: Les outils de l'application affichée, ici la messagerie À chaque application correspond une série de boutons permettant des actions. Ces outils varient selon l application affichée. Panneau de visualisation La partie du haut donne les en-têtes de mails si vous êtes dans la messagerie : Illustration 14: Les deux parties de l'application mail Sous-fenêtre de lecture La partie du bas s appelle le panneau de lecture et donne le contenu du message sélectionné. page 13 sur 93

14 Dans les autres outils de Zimbra, ce panneau est modulé suivant l application choisie. 2.4 Fonctionnalités et raccourcis Menus déroulants de l application Mail En cliquant sur la flèche noire du bouton Nouveau message, un menu permet de créer une nouvelle fonctionnalité dans les autres applications de Zimbra : Illustration 15: L'accès Nouveau aux autres applications de Zimbra page 14 sur 93

15 2.4.2 Glisser déposer Illustration 16: Le glisser d'un mail vers un dossier Le glisser déposer, appelé aussi drag and drop, permet de ranger un message dans un dossier par un simple clic maintenu sur le message et un glissé vers n importe quel dossier de rangement et également vers les tags et dans le calendrier Clic droit Le clic droit permet de faire apparaître un menu contextuel, c est-à-dire un menu proposant différentes actions selon l endroit où il est fait. page 15 sur 93

16 le clic droit sur un dossier par défaut : Le clic droit permet généralement de : créer un sous-dossier ; partager le dossier ; éditer les propriétés du dossier. page 16 sur 93

17 le clic droit sur un dossier créé : Le menu contextuel d un dossier créé reprend les options : Nouveau dossier Partager dossier Éditer propriétés et propose en plus : de Marquer tous les mails lus de Supprimer le dossier de Renommer le dossier de le Déplacer de Vider le dossier. page 17 sur 93

18 le clic droit sur un tag : Vous pouvez : ajouter un tag renommer un tag supprimer un tag changer la couleur du tag. le clic droit sur une zimlet : Les options proposées dépendent de l extension rajoutée. page 18 sur 93

19 le clic droit sur le mini calendrier : Le clic droit sur un date du mini-calendrier permet de créer un rendez vous dans votre calendrier. le clic droit sur un en tête de message : page 19 sur 93

20 Le clic droit sur un en tête de message permet un grand nombre d actions : de recherche ; de marquage ; de réponses ; de gestion du mail ; de création de règles : spam et filtre. 2.5 Modes d affichage Par conversation permet de regrouper les échanges de mails autour du même sujet Par mail affiche les messages les uns derrière les autres Panneau de lecture en bas / à droite / désactivé permet d afficher ou non le panneau de visualisation. L icône à gauche de Affichage change selon le mode choisi. 2.6 Raccourcis Des raccourcis claviers sont disponibles. Ils sont décrits dans l application Préférences, menu Raccourcis. Vous trouverez des raccourcis pour : les applications générales ; page 20 sur 93

21 les dossiers de mail ; les recherches enregistrées ; les tags. Quelques exemples de raccourcis clavier : Application Mail Touche de saisie nm Description Nouveau mail (écrire) nf Nouveau dossier nl Nouveau calendrier na Nouveau rendez-vous Tâches nk Nouvelle tâche Toutes les applications nt Nouveau tag Calendrier 2.7 Préférences L onglet Préférences permet de paramétrer le webmail Zimbra selon votre usage grâce aux différents menus : Général : apparence de la fenêtre / langue / paramètres de recherche ; Comptes : paramétrage des comptes supplémentaires, comme l utilisation d un compte commun avec une autre personne de l entreprise ; Mail : paramétrage de l affichage et la rédaction des mails, la gestion du spam ; Filtres : activation de filtre sur les mails. Ainsi vous pouvez classer les mails dans des dossiers à leur arrivée dans votre boîte de réception ou classer les mails que vous envoyez ; Signatures : création d une ou plusieurs signatures ; Hors du bureau : saisie des messages de réponse automatique ; Adresses acceptées : gestion des adresses fiables et des images contenues dans les messages de ces adresses ; Contacts : quelques options paramétrables par l utilisateur ; Calendrier : toutes les options de vos calendriers ; Partage : tous les partages faits ou acceptés sont résumés dans cette page. Possibilité d y créer des partages ; Notifications : saisie d une adresse mail pour le rappel de rendez-vous ou de tâche ; Importer/Exporter : importer / exporter les données de Zimbra (mails, calendrier, contacts ) ; Raccourcis : voir chapitre 2.6, page 20 ; Zimlets : activation / désactivation des zimlets dans votre compte. page 21 sur 93

22 2.8 Aide Pour accéder à l aider, cliquez sur le lien Aide qui se trouve en haut à droite de votre fenêtre. Le clic ouvre un nouvel onglet dans lequel vous trouvez la page ci-dessous : Illustration 17: L'aide du client ZWC L aide est composée de trois parties : Contenu : les rubriques d Aides sont rangées par fonctionnalité ; Index : l Aide y est rangée par ordre alphabétique et vous pouvez y saisir un mot clé pour faciliter la recherche ; Rechercher :saisissez un mot dans la zone de texte et cliquez sur la loupe. Le moteur de recherche fournira des liens contenant le mot saisi. Cherchez le lien correspondant à votre demande. page 22 sur 93

23 3- Gestion de Mail 3.1 Description de la fenêtre Comme décrit dans le chapitre 2.3 Description de l interface, Zimbra s ouvre sur l application mail : Dans le menu de gauche, vous avez la liste des dossiers ; à droite, en haut : l en-tête des messages en haut ; à droite en bas : le panneau de lecture des messages. À chaque application (onglet) correspond une barre d outils : Illustration 18: Les outils pour traiter les mails Nous trouvons ici : Répondre : pour répondre à l expéditeur ; Répondre à tous : pour répondre à l expéditeur et aux destinataires ; Faire suivre : pour faire suivre le mail à d autres personnes (dans ce cas-là, les pièces jointes sont transmises) ; Supprimer : pour supprimer le mail sélectionné ; Spam : pour marquer le message comme du spam ; icône Déplacer les éléments sélectionnés : permet de déplacer le mail vers un autre dossier ; icône Éléments de tag(s) sélectionné(s) : permet de poser un tag sur un mail ou de l enlever ; page 23 sur 93

24 un bouton Actions : on y retrouve notamment les commandes Imprimer, Modifier comme nouveau mail, Créer un rendez-vous (ou une tâche) : Illustration 19: Les actions possibles sur un mail 3.2 Description des dossiers Les dossiers sont utilisés pour organiser vos mails entrants et sortants. Vous pouvez créer vos propres dossiers ou utiliser les dossiers définis par le système : Illustration 20: La liste des dossiers Réception : dossier de stockage des mails entrants ; Envoyés : dossier de stockage des copies des mails sortants ; Brouillons : si vous désirez ne pas envoyer un mail lors de sa création, vous pouvez l enregistrer comme brouillon et il sera accessible dans ce dossier ; Spams : dossier de stockage des mails définis comme spam (mail non désiré) ; Corbeille : dossier de stockage des mails supprimés. Tant que les mails sont dans ce dossier, vous pouvez les récupérer. Ces dossiers sont les dossiers par défaut de Zimbra, reconnaissables à leur icône constituée d un dossier avec un signe par-dessus. Le dossier LibreOffice est un dossier créé par l utilisateur. page 24 sur 93

25 3.2.1 Manipulation des Dossiers Clic droit Zimbra est simple d utilisation. Un clic droit sur tout élément du webmail donne un menu contextuel offrant des commandes spécifiques à l élément sélectionné. Ainsi un clic droit sur un dossier donnera le menu contextuel suivant : Illustration 21: Menu contextuel sur un dossier système Illustration 22: Menu contextuel sur un dossier utilisateur Ainsi, vous pouvez : créer un sous-dossier Nouveau dossier ; Partager dossier : permet de rendre accessibles des mails communs ; Éditer les propriétés : permet de donner une couleur au dossier et d y ajouter un partage ; Tout développer : permet de dérouler l arborescence quand elle existe ; Vider le dossier : permet de supprimer tous les mails du dossier. Cependant, vous remarquez quelques différences entre les deux illustrations : des commandes sont grisées à gauche et actives à droite. En effet, l image de gauche concerne les dossiers système de Zimbra et il est impossible de supprimer, effacer, renommer les dossiers par défaut. Cela donne une certaine sécurité dans la manipulation des dossiers. page 25 sur 93

26 En revanche, dans le cas d un dossier créé par l utilisateur, ces commandes sont actives, d où la nécessité d être vigilants dans la manipulation de vos dossiers Glisser-déposer Pour le déplacement des dossiers, un simple cliquer-glisser, clic gauche maintenu de la souris, permet de déplacer un dossier vers un autre : ici, le dossier envoi_f2 est glissé vers la corbeille : Illustration 23: Le drag-and-drop sur un dossier 3.3 Lire des messages Dès l ouverture de l interface Zimbra, vous visualisez le contenu de votre boîte de réception. La liste des s apparaît dans la partie haute. En cliquant sur un vous faites apparaître le corps du message dans la partie basse Bouton Affichage Un bouton Affichage, à droite de la barre des boutons d actions, permet plusieurs options : Illustration 24: Les options d'affichage page 26 sur 93

27 Par conversation : tous les échanges à partir d un mail initial sont regroupés dans cette rubrique. L objet de la discussion ne s affiche qu une fois dans votre boîte de réception et le nombre de mails de la conversation est indiqué : Illustration 25: L'affichage par conversation Les flèches situées à gauche des en-têtes de mails indiquent que des mails sont regroupés. Pour visualiser ces mails, il faut cliquer sur la flèche qui change de sens (tourne vers le bas). Les messages de la conversation sont regroupés indépendamment des dossiers dans lesquels ils se trouvent (dossiers Réception, Envoyés ou autre dossier dans lequel peuvent être rangés les messages). Par mail : les mails sont rangés dans l ordre indiqué par l utilisateur : par défaut du plus récent au plus ancien ; Panneau de lecture en bas : le panneau de lecture du mail se situe sous la partie en-tête des mails ; Panneau de lecture à droite : le panneau de lecture du mail se situe à droite de la partie en-tête des mails ; Panneau de lecture désactivé : il n y a pas de panneau de lecture : il faut double-cliquer sur le mail pour qu il s ouvre dans un nouvel onglet. Pour une vue selon la date, faites un clic droit sur l en-tête de colonne Reçu. Sélectionnez Regrouper par et Date : les mails seront rangés par jour, semaine Si vous vous déconnectez, cet affichage sera enregistré Vue Message Drapeau, Priorité, Tag, Statut, Pièce jointe On peut voir dans la liste des messages plusieurs colonnes informatives : Illustration 26: Les informations de mail page 27 sur 93

28 1 Drapeau : pour mettre un drapeau sur un mail, marquant par exemple les mails à traiter en urgence, il faut cliquer dans la colonne drapeau en regard de l en-tête du mail à marquer ; 2 Priorité : indique la priorité du mail. La priorité est définie par l expéditeur du mail et ne peut donc pas être modifiée ; 3 Tag : permet de voir le tag associé au mail. En laissant le curseur de votre souris sur le tag appliqué à un en-tête de mail, une infobulle affichant le nom du tag apparaît ; 4 Lu/Non lu : la colonne du mail indique si le mail a été lu (point grisé) ou non (point coloré) ; 5 État du mail : 6 Pièce jointe : la colonne Pièce jointe indique si le message contient une pièce jointe Lecture avec double clic Si vous effectuez un double clic sur un mail, celui-ci apparaît en pleine page ou dans une nouvelle fenêtre (selon la préférence choisie). Cliquez sur le bouton Fermer pour revenir à la page précédente Lecture de pièces jointes Dans l en-tête des messages, le message contenant une ou des pièces jointes est rapidement identifié grâce à l icône du trombone. Une fois le message sélectionné, la partie inférieure montre la (les) pièce(s) jointe(s) : Illustration 27: Lecture des pièces jointes Plusieurs options s offrent : Télécharger Supprimer : comme proposé, vous pouvez télécharger ou supprimer la pièce jointe ; Contacts Télécharger Supprimer : pour les contacts, la fiche peut être directement enregistrée dans votre carnet d adresse en cliquant sur Contacts ; page 28 sur 93

29 Télécharger toutes les pièces jointes : permet de télécharger les pièces jointes à l emplacement voulu (attention, c est un fichier zip qui est enregistré) ; Retirer toutes les pièces jointes : option pour enlever les pièces jointes du mail et ainsi optimiser le quota attribué ; lien sur le nom de la pièce jointe souligné : cliquez directement sur le nom de la pièce jointe, le fichier sera alors affiché dans un autre onglet de votre navigateur ou une fenêtre de dialogue demandera ce que vous souhaitez faire du ficher. 3.4 Imprimer un message Il est possible d imprimer un mail à partir de Zimbra. Soit en utilisant la commande Imprimer dans la liste du bouton Actions (cf chapitre 3.1), soit en faisant un clic droit sur l en-tête de mail : le menu fera apparaître cette commande d impression. Lorsque vous imprimez un mail, celui-ci s ouvre dans un nouvel onglet de votre navigateur et la boîte de dialogue de l imprimante s ouvre. Par souci d économie, il est possible de faire un aperçu avant impression afin de vérifier le nombre de pages à imprimer et procéder à certains paramétrages si cela est nécessaire (recto-verso, couleur ou noir et blanc ). 3.5 Écrire un message Pour envoyer un , il vous suffit de cliquer sur l onglet Mail puis sur le bouton Nouveau message. Vous obtenez l écran suivant : Illustration 28: La fenêtre d'un nouveau message,vous remarquerez que cette nouvelle fenêtre s ouvre dans un nouvel onglet appelé Rédiger : cela est très pratique car il vous permet de naviguer dans une autre application pour obtenir des informations sans perdre la rédaction du mail. page 29 sur 93

30 Comme un nouvel onglet est ouvert, il est accompagné de sa barre d outils ; Envoyer : en cliquant sur le bouton Envoyer le mail part immédiatement. Si vous cliquez sur la flèche du bouton Envoyer, vous pouvez modifier la date et l heure d envoi du message ; Annuler : permet d annuler la saisie du message ; Templates : permet de créer et d utiliser des messages comme modèle ; Enregistrer le brouillon : permet de garder le message dans le dossier Brouillons si vous n avez pas le temps de rédiger les message ou n avez pas les éléments nécessaires pour l achever ; l icône le bouton Options : : permet de contrôler l orthographe avant l envoi du message ; Illustration 29: Les options d'un nouveau message Format HTML : cette option fait apparaître une barre d outil au-dessus de la zone de rédaction du message pour faire une lise en forme sur votre texte ; Format texte simple : permet de rédiger un message sans mise en forme (option par défaut) ; Signature : permet d insérer une signature préalablement définie ; Demander un accusé de lecture : permet de demander un accusé de lecture lors de l envoi du mail. Attention à l utilisation de l accusé de lecture : il ne permet pas de vérifier que le mail a été lu, tout au plus qu il a été affiché chez le destinataire Destinataires Via la boîte de dialogue Sélectionnez les adresses Pour rechercher une adresse, vous pouvez cliquer sur les boutons À : Cc : et Cci : pour lancer une recherche. Par défaut, le carnet d adresses sélectionné est la liste GAL qui signifie Global Adress List. Elle représente le carnet d adresses de la collectivité. Pour accéder aux autres carnets d adresses, cliquez sur Afficher les noms provenant de :. page 30 sur 93

31 Une fois l adresse sélectionnée, il suffit de cliquer sur l un des boutons À, Cc ou Cci. Quand tous les destinataires ont été sélectionnés, validez en cliquant sur OK En utilisant l auto-complétion Vous pouvez aussi retrouver les adresses de vos destinataires grâce à l autocomplétion. En saisissant le nom ou le prénom de votre correspondant dans les champs des destinataires, Zimbra propose une liste qui se réduit en insérant plus de lettres. Les touches virgule, point-virgule, Entrée et Tab remplacent automatiquement le texte saisi par l adresse complète du contact souhaité. Le nombre de contacts affiché est limité à 100 par défaut. Parfois certains contacts n apparaissent pas tout de suite, il faut continuer à saisir l adresse ou le nom du destinataire pour affiner la recherche Destinataires en Cci Pour rappel, l option Cci permet d envoyer des mails en copie cachée. Vous pouvez afficher/masquer la zone Cci grâce à l option à droite du champ Cc : Afficher Cci : Illustration 30: Affichage de la zone CCi Une fois cette zone apparue, le lien devient Masquer Cci. Cliquer sur le lien pour masquer cette zone. Illustration 31: Masquage de la zone Cci Ajouter un sujet et un contenu Il ne vous reste plus qu à remplir la zone Sujet : du message et saisir votre message dans la partie basse de la fenêtre. Le texte saisi est par défaut écrit au format texte, c est-à-dire sans mise en forme. Vous pouvez faire apparaître la barre de mise en forme du texte en cliquant sur le bouton Options (cf Illustration 29, page 30). page 31 sur 93

32 3.5.4 Vérifier l orthographe Par l outil Vérifier l orthographe Un mot mal orthographié ou un nom inconnu est souligné en rouge, signe d erreur : Illustration 32: Avertissement d'erreur lors de la saisie La correction l orthographe du mot peut se faire en utilisant le bouton Vérifier de la barre d outils de création de message : les mots mal orthographiés sont affichés, il faut les corriger d un clic droit : Illustration 33: Affichage des erreurs du mail Une fois les modifications faites, cliquer sur le lien Reprendre la modification ou sur l icône Vérifier l orthographe. page 32 sur 93

33 Par clic droit La correction des mots peut se faire avec un clic droit sur le mot mal orthographié. Les propositions orthographiques sont alors affichées en gras. Dans le cas d un nom propre, d un sigle non enregistré, vous pouvez Ajouter au dictionnaire l élément pour qu il soit reconnu par la suite Ajouter la signature Pour créer une signature, voire le chapitre Signatures dans la partie Préférences de cet ouvrage. Dans les options, il est possible de définir une signature à inclure automatiquement (Préférences>Signatures). Pour insérer votre signature, utilisez le bouton Options. Posez-vous sur Signature. Puis sélectionnez la signature désirée Insertion dans Zimbra Reportez-vous au chapitre 7.5.2, page 72 pour voir comment insérer une image dans une signature Ajouter une pièce jointe Via la barre d outil de création de message Pour ajouter des pièces jointes au mail, utilisez le bouton Joindre en cliquant sur celui-ci ou sur la flèche contextuelle vers la bas : Illustration 34: Le bouton Joindre offre plusieurs types de fichiers joints Plusieurs options s offrent à vous : Mon ordinateur : ouvre une fenêtre permettant d aller sélectionner le fichier à envoyer ; Attacher inclus : insère une image dans le corps du message à l emplacement du curseur ; Mail : permet d envoyer un mail en tant que pièce jointe ; Contacts : permet d envoyer les paramètres d un contact (au format vcf). page 33 sur 93

34 Illustration 35: Pièces jointes En utilisant le cliquer-glisser Il est possible d insérer une pièce jointe en effectuant un cliquer-glisser du fichier depuis son emplacement de stockage vers la fenêtre de création de message. Illustration 36: Message de cliquer-glisser des pièces jointes Pour cela, faites un clic gauche sur le fichier à joindre, maintenez le clic et glissez le curseur dans la zone grise entre le sujet du message et la zone d écriture du message. Vous pouvez insérer autant de fichier dans la limite de taille de pièces jointes de votre structure. Ce cliquer-glisser ne fonctionne qu avec Firefox Envoyer le message Une fois votre rédigé, cliquez sur le bouton Envoyer de la fenêtre Rédiger Créer un nouveau mail avec clic droit sur l adresse Un simple clic droit sur l adresse d un en-tête de message permet de créer un nouveau mail pour ce destinataire : Illustration 37: Création d'un nouveau mail par le clic droit sur l'en-tête de message page 34 sur 93

35 3.6 Répondre à un message Il existe plusieurs manières différentes de répondre à un mail. Pour cela, l interface fournit trois boutons : Répondre, Rép. à tous et Faire suivre. Lors d un clic sur un de ces boutons, le texte du message auquel on répond sera automatiquement ajouté dans le nouveau mail Répondre Pour répondre uniquement à l expéditeur d un mail, il faut cliquer sur le bouton Répondre. Le nouveau mail reprendra le sujet du mail précédent en ajoutant au début Re: Répondre à tous Pour répondre à l expéditeur ainsi qu à tous les autres destinataires d un mail, il faut cliquer sur le bouton Rép. à tous. Le nouveau mail reprendra le sujet du mail précédent en ajoutant au début Re: Faire suivre un message Pour faire suivre un mail à quelqu un, cliquez sur le bouton Faire suivre. Le nouveau mail reprendra le sujet du mail précédent en ajoutant au début Fwd: (forward). Si le message contient une ou des pièces jointes, il est possible de supprimer ces pièces jointes si vous ne souhaitez pas les faire suivre, en cliquant sur la croix située à droite de chaque pièce jointe. 3.7 Ranger les messages Dossiers Dans la partie gauche de Zimbra, un certain nombre de dossiers s affiche par défaut. Vous pouvez également en créer de nouveaux sous Zimbra. Pour cela, deux façons de faire : page 35 sur 93

36 Un clic gauche sur l icône Options fait Un clic droit sur l en-tête Dossiers fait apparaître le menu contenant Nouveau apparaître le même menu. dossier. Il faut nommer le dossier et sélectionner le dossier racine : page 36 sur 93

37 Illustration 38: Fenêtre de création de dossier Vous remarquerez l intitulé Couleur : qui permet de choisir une couleur pour ce nouveau dossier. On peut déplacer les mails dans les dossiers grâce au cliquer-glisser. Vous pouvez aussi utiliser le cliquer-glisser pour modifier la racine du dossier Tri des messages Utilisation du drapeau de suivi Le drapeau a l avantage de s appliquer et de se retirer beaucoup plus rapidement que le tag. Utilisez le drapeau pour marquer les éléments qui nécessitent une attention particulière. Illustration 39: Drapeau de suivi sur un message Pour cela, cliquez en regard de l en-tête du message, dans la colonne Drapeau. Lorsque le pointeur présente un drapeau en transparence, cliquer pour appliquer le drapeau de suivi sur le message. page 37 sur 93

38 Utilisation du tag Zimbra propose un outil nommé Tags. Il vous permet de créer des Tags «libellés» et de les utiliser pour marquer des mails, des contacts, des rendez-vous, des tâches. Créer un tag Pour créer un tag, il faut faire un clic droit sur le séparateur nommé Tags dans la partie de gauche, puis cliquer sur Nouveau tag ou cliquer gauche sur l icône Options de la partie Tags (libellés). Les tags créés apparaissent dans la partie gauche de l interface sous le séparateur Tags. Une fois vos différents objets «tagués», ils deviennent très simples à retrouver. Il suffit de cliquer sur le tag désiré dans la liste et Zimbra n affichera plus que les objets correspondant à ce tag. Pour revoir tous les autres objets, il suffit de cliquer sur le dossier que vous souhaitez voir. Les tags sont disponibles avec l ensemble des modules. Il est possible d utiliser plusieurs tags pour un même élément. Appliquer un tag Trois façons existent pour appliquer un tag : 1. sur le message à marquer, faites un clic droit dessus Marquer message/conversation (le mail, le rendez-vous ou autre ) et cliquez sur le tag voulu : Illustration 40: Tag par clic droit page 38 sur 93

39 2. utiliser l icône Élément(s) de tag sélectionné de la barre d outils de messages : Illustration 41: Utilisation de l'icône Tag de la barre d'outils 3. faites un cliquer-glisser du tag vers l objet à marquer (ou de l objet vers le tag) : Illustration 42: Marquage d'un message par un cliquer-glisser du tag vers le message Supprimer un tag Pour enlever un tag d un objet, faites un clic droit dessus Marquer message/conversation (le mail, le rendez-vous ou autre ) et cliquez sur Enlever le tag. Ou utilisez l icône : dans le menu déroulant, vous trouverez l option Enlever le tag. 3.8 Gestion du Spam Spam : technique de prospection consistant à diffuser massivement par courrier électronique des informations, souvent de nature publicitaire, non sollicitées par les destinataires. Les mails pouvant être considérés comme spam (mais avec le bénéfice du doute) sont placés automatiquement ou manuellement dans le dossier Spam. Vous pouvez consulter ces mails, les déplacer hors du dossier Spams ou les supprimer. Si vous ne déplacez ou ne supprimez pas ces mails, ils seront purgés après un délai défini par votre administrateur Reporter les spams avec les outils intégrés Si vous recevez un spam dans votre messagerie : sélectionnez le mail concerné ; page 39 sur 93

40 cliquez sur le bouton Spam de la barre d outils : Le mail sera directement envoyé dans le dossier Spam de l application Mail : Illustration 43: Gestion des courriers indésirables Amélioration de la détection des prochains spam Tous les mails qui ont été signalés comme spam par les utilisateurs feront l objet d un traitement visant à mieux filtrer les spams (reconnaissance de l adresse du spam). N hésitez pas à alimenter ce dossier, plutôt que de placer les mails dans votre corbeille Consulter le dossier anti-spam pour détecter les faux positifs Il est possible que certains mails soient automatiquement détectés comme des spams. Si un de ces mails n est pas un spam : Ouvrez le dossier Spam ; Sélectionnez le mail concerné ; Cliquez sur le bouton Pas du spam : Illustration 44: Marquer un message comme courrier désirable Il sera repositionné dans votre boîte de réception Vider le dossier anti-spam Pour gagner de la place dans votre boîte mail, pensez à vider le dossier Spam. Le dossier Spam supprime automatiquement les mails après une certaine durée : par défaut il supprime les mails de plus 30 jours. page 40 sur 93

41 4- Gestion des Contacts Illustration 45: L'interface de gestion des Contacts de Zimbra 4.1 Les dossiers de contacts Pour accéder aux contacts, cliquez sur l onglet Contacts. La partie gauche de l interface affiche, par défaut, trois carnets d adresses : le premier, nommé Contacts, contient les personnes que vous avez créées ; le deuxième se nomme Listes de distribution : une liste de distribution est un groupe d adresses mail contenues dans une liste avec une adresse mail commune. Ces listes sont créées par l administrateur. L intérêt de leur présence est l affichage des membres appartenant à une liste ; le troisième, Personnes contactées par mail : il contient les adresses mail de toutes les personnes contactées par mail et qui ne sont pas dans votre carnet d adresses. Vous pouvez aussi créer plusieurs carnets d adresses pour gérer au mieux vos listes de contacts. Pour cela, deux méthodes : clic droit sur l en-tête Contacts : le menu Nouveau dossier des contacts s affiche, il suffit de le sélectionner pour saisir le nom du nouveau carnet d adresse dans la boîte de dialogue Créer le nouveau dossier de contacts ; ou clic gauche sur l engrenage à droite de l en-tête Contacts : même menu, même fenêtre de saisie. page 41 sur 93

42 4.2 Ajouter un contact Une fois dans le carnet d adresses cliquez sur le bouton Nouveau Contact. Illustration 46: La fenêtre de création d'un nouveau contact Par défaut, un seul champ est proposé par rubrique. Si vous souhaitez rajouter des renseignements supplémentaires, cliquez sur le. Après avoir complété la fiche du contact, cliquez sur le bouton Enregistrer. page 42 sur 93

43 4.3 Ajouter un contact depuis un Illustration 47: Ajout d'un contact à partir du menu contextuel d'un en-tête de mail Si vous êtes dans le dossier Réception de l onglet Mail, vous pouvez directement ajouter dans votre carnet d adresses l expéditeur d un des s que vous avez reçus. Pour cela, cliquez sur son nom avec le bouton droit de la souris puis en cliquant sur Ajouter aux contacts. Une fois que cette personne est enregistrée, cette commande devient Modifier contact. page 43 sur 93

44 4.4 Les différents types de contacts Illustration 48: Contact ou groupe de contact? Numéro Description Icône double : groupe de contacts Icône simple : contact 4.5 Modifier un contact Pour modifier les informations d un contact, lorsque que vous êtes dans le carnet d adresses, cliquez sur son nom puis sur le bouton Modifier. Vous avez alors accès à sa fiche pour pouvoir modifier les informations désirées. Pour finir, cliquez sur le bouton Enregistrer. 4.6 Créer un groupe de contacts Il est aussi possible de créer des groupes de contacts. Pour cela, 1. cliquez sur la flèche du bouton Nouveau Contact ; 2. puis sélectionnez Groupe : page 44 sur 93

45 nommez le groupe ; choisissez le carnet d adresses de destination (par défaut, Contacts) ; sélectionnez les personnes à ajouter (saisir les premières lettres pour restreindre la sélection) ; cliquez sur le bouton Ajouter ; pour finir, cliquez sur le bouton Enregistrer. 4.7 Trouver un contact Pour trouver un contact, sélectionnez le carnet d adresses dans le menu à gauche ; puis cliquez sur son initiale dans la barre alphabétique placée en haut du carnet d adresses. Vous pouvez aussi utiliser la zone de recherche placée en haut à droite, en saisissant le nom de la personne puis en cliquant sur la loupe ou la touche Entrée. 4.8 Imprimer les informations du contact Lorsque vous cliquez sur le nom d un contact dans le carnet d adresses et que sa fiche apparaît, vous pouvez imprimer les informations qui le concernent. Pour cela, cliquez sur l icône d impression placée de la barre d outils : deux choix s offrent à vous : Imprimer les détails du ou des contacts sélectionnés et Imprimer les contacts. page 45 sur 93

46 5- Gestion du Calendrier On accède à l agenda ou calendrier en cliquant sur l onglet Calendrier. La première fois que vous y accéderez, vous trouverez un seul calendrier, celui de votre compte. Par la suite, vous aurez la possibilité de créer vos calendriers, pour y noter vos rendez-vous personnels par exemple ou créer un calendrier pour votre équipe. Pour pouvoir visualiser les rendez-vous ou réunions d un calendrier, il faut que celuici soit activé. L activation d un calendrier se fait dans de la zone de (dés)activation des calendriers, au niveau du panneau latéral de gauche. Pour activer un calendrier, cochez la case correspondant au calendrier à activer. Illustration 49: L'application Calendrier 5.1 Personnaliser la vue calendrier Par défaut, le calendrier est paramétré en semaine ouvrée, c est-à-dire un affichage du lundi au vendredi. Il est possible d afficher le calendrier de différentes manières en cliquant sur le bouton souhaité : Jour, Semaine, Semaine ouvrée, Mois, Liste : page 46 sur 93

47 Illustration 50: Les icônes des options d'affichage du calendrier Jour : cette vue permet d afficher le jour sélectionné : Semaine ouvrée : cette vue permet de voir les rendez-vous dans la semaine de travail ; Semaine : cette vue permet de voir toute la semaine, y compris le week-end : page 47 sur 93

48 Mois : cette vue permet de voir le calendrier sur le mois sélectionné : Liste : affiche le contenu du calendrier sous forme de liste : page 48 sur 93

49 bouton Aujourd hui : permet de retourner dans le calendrier à la date du jour en cours. 5.2 Planifier un rendez-vous Pour créer un rendez-vous ou une réunion, il existe plusieurs méthodes La fenêtre de création de rendez-vous En cliquant sur le bouton Nouveau rendez-vous Un nouvel onglet s ouvre : Illustration 51: Onglet de nouveau rendez-vous page 49 sur 93

50 Il est possible de remplir les champs : Sujet : saisir le sujet de la réunion ; Participants : saisir les adresses mail par auto-complétion et sélectionner les participants ; Endroit :permet d indiquer le lieu de réunion ; Début/Fin : sélectionner la date et l heure de début et de fin du rendez-vous ou cliquer dans la case Toute la journée si les heures ne sont pas spécifiées. D autres champs proposent d inviter les participants en saisissant leurs mails et d inclure un message si nécessaire Par double-clic Dans le calendrier, faites un double clic sur la zone horaire du jour souhaité La fenêtre Ajout rapide de rendez-vous apparaît : Illustration 52: Fenêtre d'ajout rapide de rendez-vous Il est possible de renseigner plus de champs en cliquant sur le bouton Plus de détails en bas à gauche : cela ramène sur un onglet de Rendez-vous. Quelle que soit la méthode utilisée, le seul champ obligatoire est le champ Sujet :. page 50 sur 93

51 Les autres champs : Endroit : permet de spécifier un lieu pour le rendez-vous ; Affichage : Les quatre types d affichage suivants sont proposés : Libre : montre la disponibilité de la personne ; À confirmer : plage horaire normalement indisponible mais cela n est pas validé. La confirmation se fait quand le rendez-vous est accepté ou en changeant le statut du rendez-vous ; Occupé : plage horaire indisponible, il n est pas possible d être invité à ce moment-là ; Hors du bureau : la personne n est pas sur son lieu habituel de travail lors de ce rendez-vous ; Marquer comme : Deux options : Public : le sujet du rendez-vous est visible par les personnes en partage du calendrier ; Privé : le créneau d occupation est visible pour les personnes en partage du calendrier mais la nature du rendez-vous est masquée : page 51 sur 93

52 Illustration 53: Rendez-vous public ou privé? Calendrier : permet de définir dans quel calendrier (si vous avez plusieurs calendriers) le rendez-vous doit être ajouté ; Répéter : ce champ permettra de positionner des rendez-vous récurrents ; Rappel : par défaut une fenêtre s ouvrira dans Zimbra 5 minutes avant l heure du début du rendez-vous. Vous pouvez changer l alerte en sélectionnant l une des vingt options proposées. Ainsi, le rappel du rendez-vous peut être annulé avec l option Jamais ou être fixé au maximum jusqu à 2 semaines avant. Il est conseillé de remplir correctement chaque champ pour faciliter l organisation des réunions avec les participants Rendez-vous avec participants Il est possible d organiser des réunions avec des collaborateurs à travers le calendrier. Dans la fenêtre d Ajout rapide de rendez-vous, cliquez sur le bouton Plus de détails pour accéder à un onglet de Rendez-vous Saisie des participants Pour inviter des participants, il suffit de saisir leur adresse mail dans la zone Participants Le planificateur Pour visualiser la disponibilité des participants à la réunion, il est nécessaire d afficher le planificateur en cliquant sur le lien Afficher : page 52 sur 93

53 Illustration 54: Le lien pour afficher le Planificateur En saisissant l adresse de la personne dans la zone de saisie d adresse mail, l autocomplétion filtre les adresses mail et permet de choisir la personne concernée. Si cette dernière a utilisé son calendrier Zimbra, je vois tout de suite sa disponibilité. Si le participant est occupé, il faudra trouver un créneau libre en changeant la date et/ou l heure du rendez-vous. Une alerte s affiche dans la zone Participants (sous la zone Sujet) si un des participants n est pas libre sur le créneau choisi. Illustration 55: Organiser une réunion avec le planificateur La zone de saisie sous le planificateur permet d insérer du texte : ordre du jour de la réunion, informations diverses Une fois tous les champs remplis, cliquez sur le bouton Envoyer : les participants recevront un mail les informant de votre invitation. page 53 sur 93

54 Trouver un créneau automatiquement À côté de l alerte signalant la non disponibilité d un participant, se trouve un lien Suggérer une heure. Un clic dessus ouvre un panneau de suggestion : Illustration 56: Le panneau permet de voir rapidement les horaires sur lesquels tous les participants sont libres Ce panneau indique les disponibilités par créneaux de 30 minutes pour les participants. Si nécessaire, il faut cliquer sur le calendrier du panneau Horaires suggérés pour voir les disponibilités les autres jours Trouver une salle disponible Zimbra offre la possibilité d intégrer des lieux de réunion, des emplacements. Pour les faire apparaître, cliquez sur le lien Suggérer un emplacement : Illustration 57: Ouvrir les lieux proposés dans Zimbra Un panneau Lieux suggérés s ouvre à droite (comme pour les horaires suggérés précédemment) : page 54 sur 93

55 Illustration 58: Suggestion de lieux de rendez-vous définis par l'administrateur de Zimbra En cliquant sur la salle qui vous intéresse, sa disponibilité s affiche dans le planificateur Événement (journée complète) Un événement est un rendez-vous programmé pour une ou plusieurs journées entières, par exemple une conférence, une formation. L événement s affiche en haut du calendrier, le jour de l événement : Illustration 59: Rendez-vous sur jour entier Informations complémentaires Dans la barre d outils de l onglet de Rendez-vous, il est possible de Joindre un ou plusieurs fichiers au mail. Exemple : le de la réunion. Vous pouvez aussi rédiger un texte d accompagnement Planifier un rendez-vous à partir du mini calendrier Message Dans l application Mail, si vous sélectionnez un message et que vous glissez ce message vers le mini calendrier à une date précise, un nouvel onglet de création de rendez-vous s ouvre et permet de notifier ce rendez-vous à l expéditeur et aux autres destinataires éventuels du mail. page 55 sur 93

56 Illustration 60: Cliquer-glisser d'un mail sur le mini-calendrier pour créer un rendez-vous Contact De même dans l onglet Contacts, sélectionnez un contact et glissez le vers le minicalendrier pour lui envoyer une notification de rendez-vous Planification avancée Rendez-vous récurrent Les rendez-vous récurrents sont ceux qui se répètent avec une périodicité quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle : Après avoir défini la récurrence et avoir cliqué sur le bouton Plus de détails, l onglet de Rendez-vous permet de personnaliser cette récurrence : page 56 sur 93

57 Illustration 61: Option de création d'un rendez-vous récurrent Plusieurs options sont paramétrables : Répétition : Quotidienne, Hebdomadaire, Mensuelle, Annuelle ; Tous les : permet de choisir le jour de la semaine ; Toutes les (1) semaine(s),le : permet de programmer une réunion tous les 15 jours par exemple Fin le : Sans date de fin Fin après (1) occurrence(s) Fin le : permet de définir une date de fin. Lorsqu un rendez-vous est récurrent, il apparaît dans le calendrier avec une flèche en forme de cercle : Travail sur les instances ou les séries Quand vous faites un clic droit sur un rendez-vous récurrent un menu contextuel apparaît : page 57 sur 93

58 On parlera d Exemple (ou instance) et de Séries : Instance : vous accédez aux propriétés du rendez-vous sur lequel vous avez fait un clic droit ; Séries : vous accédez aux propriétés du rendez vous récurrent sur lequel vous avez fait un clic. Les menus Exemples et Séries permettent tous les deux d accéder aux propriétés du rendez-vous. Les options proposées permettent : d ouvrir le rendez-vous pour modification ; d imprimer le rendez-vous ; de créer une copie du rendez-vous : un nouvel onglet Rendez-vous s ouvre pour paramétrer ce nouveau rendez-vous ; de faire suivre le rendez-vous pour en informer une personne ; de supprimer le rendez-vous. Si le rendez-vous fait partie d un cycle, vous ne supprimerez le rendez-vous du jour (un exemple ou instance) sans supprimer toute la série de rendez-vous déjà programmés ; de marquer le rendez-vous à l aide d un tag. 5.3 Répondre à une demande de rendez-vous Quand une personne vous invite à une réunion, vous recevez une notification par mail. Vous remarquez immédiatement la nature du mail : une icône calendrier apparaît en lieu et place d une enveloppe : Illustration 62: L'invitation à une réunion dans la liste des mails Quand vous sélectionnez le mail, le corps du message : page 58 sur 93

59 contient les informations du rendez-vous ; et offre quatre choix de réponses : Illustration 63: Contenu de l invitation à un rendez-vous Accepté ; À confirmer ; Refusé ; Proposer un nouvel horaire. Pour les trois premiers choix, différentes options s offrent à vous : en cliquant sur le bouton, l expéditeur reçoit votre réponse ; en cliquant sur la flèche tournée vers le bas d un des boutons, vous répondez : Avec notification à l organisateur (envoi automatique d une réponse à l expéditeur) ; avec la possibilité de Modifier la réponse (modification du message de réponse de votre part) ; Sans notification à l organisateur. Quand vous cliquez sur une réponse : l expéditeur reçoit votre réponse ; l invitation est envoyée à la corbeille ; le rendez-vous s inscrit dans votre calendrier. Par défaut, lorsque vous cliquez sur la réponse de votre choix, l invitation disparaît de la boîte de réception pour se placer dans la corbeille. Pour désactiver cette option, rendez-vous dans Préférences > Calendrier > page 59 sur 93

60 Réponse à une invitation supprimer l invitation. pour décocher la case Après réponse, Il est possible de modifier votre choix pour un rendez-vous. Dans votre calendrier, faites un clic droit sur le rendez-vous : Illustration 64: Il est possible de modifier sa présence à la réunion Dans notre exemple, le rendez-vous avait été accepté, il est alors possible de vouloir le confirmer ou le refuser. Dans le cas d un refus, une fenêtre apparaît demandant si vous voulez avertir ou non l organisateur : Un organisateur peut recevoir plusieurs types de réponses dans sa boîte mail : Rendez-vous accepté Rendez-vous à confirmer page 60 sur 93

61 Rendez-vous refusé Remarquez les différences des icônes : icône d un calendrier avec coche verte (accepté), point d interrogation (à confirmer) ou croix rouge (refusé). 5.4 Rappel de rendez-vous Lorsque qu un rendez-vous va débuter, et si vous l avez programmé, une fenêtre vient vous rappeler le rendez-vous : Illustration 65: La fenêtre de rappel de rendez-vous Le thème est rappelé, ainsi que les date, heure, endroit si précisés. Dans notre exemple, l heure de début est dépassée : le message en rouge prévient de cette échéance dépassée. Vous avez la possibilité : d ouvrir le rendez-vous si vous souhaitez apporter des modifications ; annuler le rendez-vous ; répéter le rappel ; le bouton Tout annuler permet d annuler toutes les alertes qui pourraient s afficher. 5.5 Créer un calendrier Vous disposez d un calendrier par défaut mais vous pouvez créer différents calendriers pour chaque type de fonctions. Par exemple vous pouvez créer un calendrier pour vos activités professionnelles et un calendrier personnel. Pour créer un nouveau calendrier, cliquez sur l engrenage de l en-tête Calendriers : Le même menu est obtenu en faisant un clic droit sur l en-tête Calendriers. Lors de la création du calendrier vous devez le nommer. Le nom choisi permet d identifier le calendrier au niveau de la zone de (dés)activation des calendriers. page 61 sur 93

62 Il est possible d associer un code couleur à chaque calendrier. Ce code couleur permet d identifier aisément les rendez-vous et réunions déclarés dans ce calendrier. Si vous cochez la case Exclure ce calendrier pour le rapport des disponibilités, ce calendrier ne sera pas pris en compte dans la recherche de disponibilités par les utilisateurs. 5.6 Afficher/Masquer un calendrier Pour afficher ou masquer les activités d un calendrier, il suffit de cocher ou décocher la case correspondant au calendrier dans la zone de (des)activation des calendriers. 5.7 Supprimer un calendrier Faites un clic droit sur le calendrier à supprimer et cliquez sur l option Supprimer. Le cliquer-glisser vers la corbeille fonctionne aussi. page 62 sur 93

63 6- Gestion des Tâches La fonction de tâches de créer des listes de tâches «à effectuer» et d optimiser leur suivi. Il est possible de créer des listes de tâches par type de projet. Pour une tâche simple, vous devez simplement créer une tâche dans le panneau de contenu. Si une tâche doit être gérée, vous pouvez ajouter des détails supplémentaires, définir une date de début et de fin, configurer la priorité de la tâche : élevée, normale, ou basse, et suivre la progression et le pourcentage d avancement. Le renseignement des différents champs, même s il est facultatif, permettra un suivi rigoureux des tâches, selon les priorités que l utilisateur aura définies. Vous pourrez ajouter une pièce jointe, saisir du texte, donner une priorité à votre tâche et indiquer une progression, avec spécification de date de début et/ou fin. De même, un rappel est paramétrable. Illustration 66: L'interface Tâches page 63 sur 93

64 6.1 Créer une liste de tâches Activez l onglet Tâches : 1. faites un clic droit sur le titre Tâches puis choisissez Nouvelle liste de tâches ; Illustration 67: Création d'une nouvelle liste de tâches 2. dans la boîte de dialogue Créer une liste de tâches, saisissez le nom de la liste de tâches puis choisissez la couleur d affichage ; 3. cliquez sur OK. La liste est ajoutée aux tâches dans le panneau d aperçu. 6.2 Ajouter une tâche Pour créer une nouvelle tâche, cliquez sur le bouton Nouvelle tâche de la barre d outils de l application Tâches. Une fenêtre s ouvre, permettant de noter les éléments de votre tâche. Il est aussi possible de cliquer sur le lien Cliquez pour ajouter une nouvelle tâche dans le panneau central de l onglet Tâches : La nouvelle tâche est créée : il faut double cliquer dessus pour saisir les informations relatives à cette nouvelle tâche Détails de la tâche Par défaut, un seul champ est obligatoire : le Sujet de la tâche. Le champ du sujet est marqué d un astérisque, élément qui confirme l obligation de saisie. Dans cette fenêtre, le bouton Normal permet de notifier la Priorité de la tâche. Vous avez le choix entre Basse, Normal, Élevée. page 64 sur 93

65 Le bouton Liste des tâches permet de sélectionner la liste de tâches dans laquelle vous enregistrez votre tâche Progression de la tâche La zone de progression de la tâche affine les propriétés de celle-ci : Vous noterez qu il est possible de limiter la tâche dans le temps en indiquant une date de début et une date d échéance. Plusieurs options vous sont proposées : La case Rappel permet de créer une alerte par rapport à la date d échéance d une tâche. 6.3 Modifier une tâche Actualiser votre tâche 1. Ouvrez la liste de tâches qui contient votre tâche ; 2. double-cliquez sur la tâche que vous souhaitez modifier, ou sélectionnez la tâche puis cliquez sur Modifier dans la barre d outils. La page de la tâche s affiche ; 3. modifiez les informations de la tâche ; 4.lorsque vos modifications sont terminées, cliquez sur Enregistrer Marquer une tâche accomplie Lorsque vous avez terminé une tâche, sélectionnez-la puis : 1. cliquez sur Modifier de la barre d outils ; 2. dans la zone de Progression, bouton État, sélectionnez Fini : le % d avancement passe à 100 %. 6.4 Supprimer une tâche Pour supprimer une tâche : page 65 sur 93

66 1. faites un clic sur le nom de la tâche à supprimer ; 2. cliquez sur bouton Supprimer dans la barre d outils de l application Tâches. Un clic droit sur le nom de la tâche permet de la modifier, la marquer d un tag, la supprimer, la déplacer, l imprimer : Illustration 68: Le menu contextuel d'une tâche 6.5 Déplacer une tâche Un cliquer-glisser (clic bouton gauche de la souris maintenu) facilite le déplacement de la tâche : 1. cliquez sur la tâche à déplacer avec le bouton gauche de la souris ; 2. maintenez le clic ; 3. déplacez la tâche vers la liste où vous souhaitez l enregistrer : Illustration 69: Changement de liste de tâches par le cliquer-glisser page 66 sur 93

67 7- Gestion des Préférences L onglet Préférences permet de modifier les préférences par défaut de l installation Zimbra. Il permet notamment de créer une ou des signatures, ainsi que des messages d absence. Nous allons vous notifier les parties les plus importantes à modifier pour un usage courant de l application Zimbra. 7.1 Menu Général Illustration 70: L'interface des Préférences de Zimbra Dans cette partie, vous modifierez l apparence de Zimbra en cliquant sur le bouton Thème. Il faut Enregistrer votre choix (bouton en haut à gauche de la barre d outils de l onglet Préférences). page 67 sur 93

68 Un message apparaît demandant le redémarrage de l application. Cliquez sur Oui. 7.2 Menu Comptes Dans cette section, vous avez la possibilité de rajouter un compte à votre compte Zimbra par défaut. Par exemple, de rajouter un avatar ou un compte externe. Un avatar permet de rajouter un compte mail professionnel ou personnel autre que celui assigné par votre établissement. 7.3 Menu Mail Illustration 71: L'interface Mail des Préférences de Zimbra page 68 sur 93

69 7.3.1 Affichage des mails Dans cette partie, vous pouvez notamment : modifier la période de vérification de nouveaux messages. La valeur par défaut est 5 minutes ; définir le format l affichage du mail (HTML pour garder la mise en forme du mail ; Texte pour n avoir que le contenu) dans Panneau de lecture, possibilité de marquer le mail lu après un laps de temps que vous indiquerez Réception des mails Dans cette section, vous pouvez : lorsqu un mail arrive : Émettre un son ; Activer l onglet Mail ; Afficher brièvement le nom du navigateur. Faire suivre une copie du mail à : Envoyer un mail de notification à ; Gérer les accusés de lecture Créer des mails Dans cette rubrique, vous pouvez par exemple : définir le format du mail : HTML (avec mise en forme paramétrable) ou Texte ; paramétrer l application Mail de telle sorte à écrire les nouveaux messages dans une nouvelle fenêtre ; activer la vérification orthographique par défaut. L option Vérification orthographique obligatoire avant tout envoi de mail est assez lourde à gérer. Favorisez l utilisation du bouton Vérifier l orthographe de la barre d outils d un nouveau mail. page 69 sur 93

70 7.4 Menu Filtres Illustration 72: L'interface Filtres des Préférences de Zimbra Les filtres sont connus sous le nom de règles de redirection. Ils permettent l archivage automatique de vos mails entrants et sortants. Pour créer un filtre, cliquez sur le bouton Nouveau filtre : 1. il est impératif de nommer le filtre sinon un message d alerte s affichera au moment de son enregistrement ; 2. la première partie porte sur la ou les conditions d application du filtre que vous devez définir : Illustration 73: Les conditions d'application des filtres page 70 sur 93

71 3. la deuxième partie spécifie l action du filtre à sélectionner : Illustration 74: Les actions possibles d'un filtre de message 4. validez avec OK. Attention à ne pas être trop restrictif dans les conditions d application du filtre, au risque de ne pas le voir fonctionner. Il est aussi possible de : modifier un filtre ; supprimer un filtre ; appliquer un filtre : cette option est utile puisqu elle permet d appliquer un filtre a posteriori sur des dossiers de l application Mail de Zimbra. Après avoir sélectionné le filtre, cliquez sur le bouton Appliquer le filtre. Une boîte de dialogue s ouvre dans laquelle vous sélectionnez le dossier sur lequel vous souhaitez appliquer le filtre (en général Réception) et validez avec OK. Une fois le filtre appliqué, un message alerte du nombre de messages traités : page 71 sur 93

72 7.5 Menu Signatures Illustration 75: L'interface Signatures des Préférences de Zimbra Créer une signature Dans cette section, vous avez la possibilité de créer une ou des signatures, en cliquant sur le bouton Nouvelle Signature. Vous devez : modifier le nom de la signature dans la zone Nom ; saisir le texte de votre signature dans le cadre placé sous le nom de la signature ; valider en cliquant sur le bouton Enregistrer en haut à gauche. Pour mettre en forme votre signature ou y insérer une image, vous devez obligatoirement créer votre signature en Format HTML. Cliquez sur le bouton Format texte simple pour choisir le Format HTML Insérer une image dans la signature Pour insérer une image dans votre signature, il faut que vous optiez pour le format HTML de la signature. Dans les outils proposés, vous insérerez une image via une URL ou via un fichier. 1. Allez dans l onglet Préférences de Zimbra ; 2. puis sur Signatures ; 3. mettez la création de la signature au Format HTML : page 72 sur 93

73 4. Saisissez le texte de votre Insérer/éditer l image : signature puis insérez l image par l icône 5. Validez la signature en cliquant sur Enregistrer Assigner une signature au compte Il est possible d assigner automatiquement une signature pour les nouveaux messages ou les réponses et transferts en cliquant sur le bouton en regard de chaque proposition. page 73 sur 93

74 Par défaut, la Position de la signature est Au-dessus du mail inclus. Il est préférable de laisser cette option telle quelle. 7.6 Menu Hors du bureau Illustration 76: L'interface Hors du bureau des Préférences de Zimbra Plus communément appelé message d absence, ce panneau permet de définir un message d absence pour prévenir vos interlocuteurs de votre absence du bureau. Pour page 74 sur 93

75 cela cocher la case Envoyer un message de réponse automatique, ce qui aura pour effet d activer la zone de saisie dans laquelle vous saisissez votre message d absence. Il est possible d indiquer des dates de début et de fin d activation de ce message. 7.7 Menu Adresses acceptées Illustration 77: L'interface Adresses acceptées des Préférences de Zimbra Cette option permet d afficher automatiquement les images des adresses mail que vous aurez saisies dans la zone Ajouter, car elles sont considérées comme fiables. Il suffit de saisir la ou les adresses mail puis cliquer sur Ajouter et Enregistrer vos saisies (en haut à gauche). page 75 sur 93

76 7.8 Menu Contacts Illustration 78: L'interface Contacts des Préférences de Zimbra L option Contacts permet notamment de : enregistrer automatiquement tous les destinataires dans le carnet Personnes contactées par mail ; désactiver la saisie automatique. page 76 sur 93

77 7.9 Menu Calendrier Illustration 79: L'interface Calendrier des Préférences de Zimbra Cette section permet aussi de modifier l affichage par défaut, semaine ouvrée, par d autres options : jour, semaine de sept jours, mois, liste. Activez la case Afficher le numéro de semaine pour le visualiser dans le minicalendrier situé à gauche. Pour le visualiser dans l onglet Calendrier, il faut sélectionner l option Mois. Il est possible de modifier le temps d affichage de rappel des rendez-vous, par défaut à 5 minutes. Ce paramètre détermine la Durée de rendez-vous par défaut (60 minutes par défaut). Dans la partie Travail semaine et heures, définissez les jours et horaires qui seront affichés sur le calendrier. page 77 sur 93

78 7.10 Menu Partage Illustration 80: L'interface Partage des Préférences de Zimbra Cette section est très pratique pour voir dans une seule page tous les partages que vous avez acceptés et les partages que vous avez donnés. Vous pouvez également visualiser les rôles ou droits attribués tout en ayant la possibilité de Modifier, Retirer, Renvoyer le partage en cliquant sur l une de ces possibilités dans la colonne Actions. page 78 sur 93

79 7.11 Menu Notifications Illustration 81: L'interface Notifications des Préférences de Zimbra Cette rubrique permet d enregistrer une adresse mail pour recevoir des rappels (par mail) de rendez-vous et tâches, en fonction de l heure de rappel que vous aurez configurée à la création de la tâche ou du rendez-vous. page 79 sur 93

80 7.12 Menu Importer/exporter Illustration 82: L'interface Importer/Exporter des Préférences de Zimbra Il est possible d importer ou d exporter des dossiers de Zimbra, de la manière suivante Importer des dossiers Alors que l import d un dossier mail est relativement aisé, celui d un carnet d adresses s avère plus délicat. En cas de difficultés, n hésitez à demander de l aide à la DSI. Pour importer des mails, il faut que ceux-ci soient préalablement enregistrés dans un dossier au format zip : cliquez sur le bouton Parcourir de la zone importer et sélectionnez le zip ; définissez le dossier de destination : page 80 sur 93

81 Illustration 83: Sélection du dossier dans lequel je vais ranger mes mails d'un autre compte finalisez l import en cliquant sur le bouton Importer. Une fenêtre avertit de la fin de l import : Illustration 84: Fin de l'import de mes mails Exporter des dossiers Exporter des dossiers permet de faire une sauvegarde de ses mails, d utiliser son carnet d adresses dans une autre application ou d afficher son calendrier en version hors ligne. Il faut sélectionner le type à exporter : Compte (pour les dossiers de mail), Calendrier, Contacts. Le bouton proposé demande la Source à exporter : il s agira de sélectionner le dossier à exporter. Enfin, vous cliquez sur le bouton Exporter. Une fenêtre s ouvre demandant où vous souhaitez enregistrer le fichier ainsi généré. page 81 sur 93

82 Compte (mail) L export de dossiers de l application Mail génère un dossier au format tgz que vous devez décompresser pour pouvoir accéder à vos mails sauvegardés. Les mails sont au format eml et sont lisibles dans tout logiciel de messagerie Calendrier L export du calendrier génère un fichier ics. Pour l importer dans un autre programme de calendrier, consultez la documentation de ce dernier Contacts L export du carnet d adresse génère un fichier au format csv. Lorsque vous sélectionner l export de Contacts un bouton apparaît : il permet de définir le type de carnet cible. En cliquant sur le bouton Source, vous sélectionnez le carnet d adresses à exporter Menu Raccourcis Illustration 85: L'interface des Raccourcis des Préférences de Zimbra Cette section fournit les raccourcis clavier utilisables dans Zimbra. Il est possible de les imprimer. page 82 sur 93

83 7.14 Menu Zimlets Illustration 86: L'interface des Zimlets des Préférences de Zimbra Les zimlets sont des extensions rajoutées à la plate-forme Zimbra. Elles ajoutent de nouvelles fonctionnalités à votre serveur de messagerie. Les zimlets sont installées côté serveur ; leur installation est donc du ressort des administrateurs. Vous trouvez dans les Préférences les zimlets installées par vos administrateurs Zimbra. Vous pouvez désactiver les zimlets que vous ne souhaitez pas utiliser grâce aux cases à cocher qui indiquent si elles sont actives ou non Enregistrer les préférences Dès que vous faites une modification dans cet onglet, il est nécessaire de l enregistrer. Vous basculez automatiquement dans l application Mail dès lors que vous enregistrez vos préférences. page 83 sur 93

84 8- La zone de Recherche La fonctionnalité de recherche est un outil puissant qui permet de retrouver des messages, des contacts et des pièces jointes. Vous pouvez rechercher par mot, date, temps, URL, taille, tag, si un message est lu ou non, s il a des fichiers attachés ou des fichiers attachés d un type particulier (possibilité de spécifier la nature de la pièce jointe) Zimbra offre deux méthodes de recherche : La recherche simple : cette recherche permet de rechercher rapidement en utilisant le champ de saisie de recherche. La liste déroulante à gauche de la barre de recherche permet de choisir le type d élément dans lequel faire la recherche. Vous pouvez choisir de chercher dans vos messages, vos contacts personnels, votre GAL (carnet d adresse de l entreprise) ; Illustration 87: La zone de recherche simple de Zimbra La recherche avancée : la recherche avancée est utilisée pour des recherches plus complexes faisant intervenir des critères dans a zone de gauche. Pour l activer, il faut se placer dans l application dans laquelle vous souhaitez faire une recherche puis cliquez sur la loupe de la zone de recherche simple : Illustration 88: La fenêtre de recherche avancée de Zimbra page 84 sur 93

85 Vous pouvez changer vos préférences dans Préférences > Général, section Recherches pour inclure les dossiers Spams, Corbeille et éléments partagés dans les recherches. Par exemple, lorsque cette option est activée, cliquer sur la boîte de réception affiche : in:inbox. Si vous êtes familiarisé avec la recherche texte d un traitement de texte, notez que la recherche dans le client Web est légèrement différente : Vous pouvez rechercher des phrases mais chaque mot qui les constituent est détecté indépendamment. La recherche se base sur les mots complets seulement. Les variantes d écriture ne sont pas autorisées. Par exemple, une recherche sur Bananes ne détectera pas les messages contenant Banane. La recherche n est pas sensible à la casse : Nord, nord et NORD sont identifiés identiquement. Vous ne pouvez pas utiliser les caractères spéciaux suivants dans le texte recherché : # $ % ^ & * () _- +? / { }[ ] ; : "!; Les caractères suivants sont autorisés s ils ne sont pas en début de mot :- + < >; L utilisation de * est possible pour rechercher tous les mots commencant par les lettres saisies. Ex : une recherche sur ba* permet de trouver banane et balle. La recherche concerne le contenu des mails et des pièces jointes qui sont convertibles en HTML. 8.1 Utiliser la recherche Recherche de base La fonction de recherche rapide de Zimbra permet de retrouver tout type d objet. Les recherches sont déroulées sur l ensemble des champs (À, De, Sujet, contenu du message, ). Assurez-vous de saisir un mot complet pour valider une recherche Recherche avancée La recherche avancée permet de combiner des critères avancés de recherche. Il est possible de combiner plusieurs fois le même type de panneau (par exemple pour rechercher un mail entre deux dates). page 85 sur 93

86 Illustration 89: Les filtres pour une recherche avancée Reçu de : permet de spécifier une adresse mail ou un domaine ; Envoyé à : permet de spécifier une adresse mail ou un domaine ; Date d envoi : permet de limiter dans le temps la recherche avec trois options : est avant le est après le est le À chaque fois, un mini-calendrier s ouvre pour aider à sélectionner la date ; Pièces jointes : permet de spécifier la présence ou non d une pièce jointe et le type de pièce jointe (pdf, image ) ; Taille : permet de spécifier la taille du message : est plus grand que est plus petit que ; État : lu, non lu, envoyé par moi une liste non exhaustive aide à spécifier la recherche ; Marque : permet de sélectionner un tag si vous utilisez le système de tags pour ranger vos messages, contacts ; Dossier : permet de spécifier dans quel dossier effectuer la recherche Langage de recherche Vous trouverez plus d informations sur le langage de recherche dans l aide de Zimbra, dans la rubrique Description du langage de demande Amélioration des requêtes avec les commutateurs AND/NOT Automatiquement, le commutateur AND est utilisé entre les différents critères. Il est possible d utiliser le NOT. Pour cela, sélectionnez plusieurs options dans un même panneau pour activer le NOT. Pour définir des expressions plus avancées, il faut activer la case Afficher les fonctions évoluées dans la barre d outils de recherche (Préférences > Général, section Recherches). page 86 sur 93

87 Exemple de recherche : tag:"a suivre - Urgent" OR tag:"a traiter - Urgent" OR tag:"_inbox" OR (in:inbox is:unread) OR (in:inbox is:solo to:me date:-1w) permet d afficher les mails correspondant à : - Tags :"A suivre - Urgent" "A traiter Urgent" ou "_Inbox" - mails non lus dans la boîte de réception - mails de moins d une semaine, non répondus(is:solo) dans la boîte de réception 8.2 Enregistrer une recherche L enregistrement de la recherche se réalise en cliquant sur le bouton Enregistrer dans l onglet Rechercher (en haut à droite). La recherche peut être enregistrée dans la zone prévue (recherche enregistrée) ou dans des dossiers de messagerie. Illustration 90: La fenêtre d'enregistrement d'une recherche Pour utiliser une recherche enregistrée, il suffit de cliquer sur le dossier dans lequel elle a été sauvegardée. page 87 sur 93

88 9- Le partage dans Zimbra Autant le compte vous est propre, personnel, autant vous êtes libre de gérer les partages de dossiers de mail, de contacts, de tâches avec vos collègues. La fenêtre de partage sera toujours la même, quel que soit l élément partagé. Seules quelques options sont à prendre en compte selon l élément partagé. 9.1 Créer un partage Prenons le cas du calendrier. Dans l onglet Calendrier : faites un clic droit sur le calendrier à partager Illustration 91: L'option de partage d'un dossier cliquez sur Partager le calendrier. Une fenêtre apparaît : Illustration 92: Illustration 110: La fenêtre de partage Partager avec : laisser Utilisateurs et groupes internes ; page 88 sur 93

89 Adresse mail : vous saisirez ici l adresse ou les adresses des personnes à qui vous allez donner le même type de partage (l auto-complétion vous aidera à la saisie) ; Rôle : Aucune : lorsque un partage a déjà été fait, cette option sera utilisée pour enlever temporairement le partage. Le dossier partagé est toujours présent dans l interface des utilisateurs, mais ils ne peuvent ni voir ni gérer son contenu ; Visionneur : le bénéficiaire peut afficher le dossier mais ne peut pas le modifier ; Gestionnaire : le bénéficiaire a les rôles : Afficher, Modifier, Ajouter, Supprimer sur le dossier ; Admin : le bénéficiaire a les rôles : Afficher, Modifier, Ajouter, Supprimer, Administrateur sur le dossier. Les modifications apportées affecteront également le dossier de votre compte ; Il est conseillé de se limiter aux rôles de Gestionnaire et de Visionneur. 9.2 Mail : par défaut un mail standard est envoyé à la personne avec qui vous désirez partager des éléments. Il est possible de personnaliser ce message, voire de ne pas en envoyer. Accepter un partage La personne recevant un mail de partage devra l accepter en cliquant sur le bouton Accepter le partage du mail reçu : I llustration 93: Mail d'invitation à partager un dossier Une fois le partage accepté, une nouvelle boîte de dialogue s ouvre pour personnaliser le nom du partage, voire mettre une couleur sur ce nouveau dossier. page 89 sur 93

90 Le dossier est personnages : facilement identifiable : il comporte une icône avec deux Illustration 94: L'icône de deux personnes sur le dossier indique le partage 9.3 Partager un dossier de mail Vous pouvez partager un dossier de l application Mail. Pour plus de sécurité, il est préférable de partager un dossier créé, plutôt que votre boîte de réception. En effet, cette dernière peut inclure des mails non diffusables, personnels. Il est aussi conseillé de ne donner qu un rôle de Visionneur aux personnes. Cela empêchera les erreurs et de déplacer ou supprimer des mails que vous souhaitiez garder. 9.4 Partager un carnet de contacts Des contacts partagés seront trouvés par la personne ayant accepté le partage en passant par le bouton À : (ou CC :) lors de la saisie d un message et en sélectionnant le carnet Contacts personnels et partagés. page 90 sur 93

91 9.5 Partager un calendrier Partager un calendrier peut être pratique entre personnes d un même service ou entre collaborateurs de différents services. Si vous souhaitez que la personne avec qui vous partagez votre calendrier puisse inscrire des rendez-vous dans votre calendrier, il faudra lui donner un rôle de Gestionnaire. Ainsi, lorsque la personne prendra un rendez-vous elle aura le choix de le mettre dans votre calendrier en cliquant sur le bouton Calendrier de la fenêtre d Ajout rapide de rendez-vous : Illustration 95: Choix de calendrier lors d'un partage de calendrier 9.6 Modifier les autorisations Vous pouvez modifier ou retirer les autorisations de partage de tout élément à tout moment : cliquez avec le bouton droit sur un calendrier partagé ; cliquez sur Éditer propriétés : les utilisateurs partageant le dossier sont répertoriés ; page 91 sur 93

92 Illustration 96: Les propriétés d'un calendrier cliquez sur : Modifier pour modifier les autorisations ; cliquez sur Retirer pour supprimer les autorisations ; le lien Renvoyer pour rappeler à la personne le partage sur ce calendrier ; Le bouton Ajouter partage permet d inviter d autres personnes sur le calendrier ; validez avec OK. page 92 sur 93