La gouvernance associative de demain : quel équilibre entre instances statutaires et «management opérationnel»?

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2 La gouvernance associative de demain : et «management opérationnel»?

3 Qui sommes-nous? La gouvernance associative de demain : 50 ans d expérience auprès du secteur associatif Un pôle Economie sociale et solidaire fort de 50 associés et collaborateurs et management opérationnel? Des associés fortement impliqués dans la vie du secteur (Haut Conseil à la Vie Associative ) 600 organisations nous font confiance (associations, fondations, fonds de dotation, comités d entreprise, syndicats) Michel GIRE Associé, GMBA Baker Tilly Expert-Comptable Commissaire aux comptes Cyrille BAUD Associé, SOFIDEEC Baker Tilly Expert-Comptable Commissaire aux comptes Une offre globale de services dédiés à l ESS : audit, expertise & gestion, social & RH, fiscalité associative, formation RETROUVEZ-NOUS AUSSI SUR LE STAND N 114!

4 La gouvernance associative de demain : 1 Sommaire RAPPELS JURIDIQUES SUR LA GOUVERNANCE quel STATUTAIRE équilibre & entre ORGANISATION instances CLASSIQUE statutaires et management opérationnel? 2 LA STRUCTURATION DU «MANAGEMENT OPERATIONNEL» 3 DIFFICULTES & PRECONISATIONS : CAS PRATIQUES DE GRANDES, PETITES & MOYENNES ASSOCIATIONS 19/10/2016

5 La gouvernance associative de demain : quel équilibre entre instances statutaires et «management opérationnel»? RAPPELS JURIDIQUES SUR LA GOUVERNANCE STATUTAIRE & ORGANISATION CLASSIQUE

6 [ PREAMBULE ] La gouvernance associative de demain : De nombreuses enquêtes sur et auprès des associations montrent que la gouvernance associative est dans le top 10 de leurs préoccupations (source Fonda) Bonne gouvernance et management opérationnel? = Gage de pérennité

7 [ RAPPELS JURIDIQUES SUR LA GOUVERNANCE STATUTAIRE ] La Peugouvernance de textes existants associative de demain : Loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association Décret du 16 août 1901 pris pour l'exécution de la loi du 1er juillet 1901 Une définition sur l association loi de 1901 L association est la convention par laquelle deux ou plusieurs personnes mettent en commun, d'une façon permanente, et management opérationnel? leurs connaissances ou leur activité dans un but autre que de partager des bénéfices. Principe Il n existe aucune disposition impérative quant à la gouvernance de l association ou sur le fonctionnement de cette gouvernance, ni dans la loi, ni dans le décret. C est la liberté contractuelle qui prime dans le contrat d association (souplesse dans la rédaction des statuts & dans l organisation de la gouvernance).

8 [ SCHEMA CLASSIQUE D ORGANISATION DES ASSOCIATIONS ] La gouvernance associative de demain : loi de 1901 : l association doit être fondée par 2 personnes a minima. Rappel : aucune obligation légale d avoir un bureau, un CA et une AG. La seule obligation fixée par la Malgré cette souplesse, beaucoup d associations se calquent sur les règles des sociétés commerciales et/ou adoptent des statuts dont les modalités de gouvernance ne correspondent pas à leur fonctionnement. et management opérationnel? ASSEMBLEE GENERALE (AG) L'AG désigne les responsables de l'association (membres du Conseil d Administration, membres du Bureau, représentant légal, etc.). Ses décisions s'imposent aux autres instances dirigeantes. Dispose de Larges compétences. CONSEIL D ADMINISTRATION (CA) BUREAU Pas d obligation d avoir un CA (sauf si les statuts le prévoit). Le CA a un rôle de gestion courante (par exemple, arrêter le budget). Il prépare les travaux de l'ag, établit son ordre du jour et applique ses décisions. Pas d obligation d avoir un Bureau. Ses attributions doit être précisées dans les statuts. C est un organe collégial qui peut être composé du président, des viceprésidents, d'un secrétaire et du trésorier. Il assure en général la gestion courante et assume l'administration de l'association. COMPLEXITE AU NIVEAU DE LA GOUVERNANCE : QUI FAIT QUOI? QUID DU FONCTIONNEMENT REEL & DU LIEN AVEC LE «MANAGEMENT OPERATIONNEL»?

9 La gouvernance associative de demain : quel équilibre entre instances statutaires et «management opérationnel»? LA STRUCTURATION DU MANAGEMENT OPERATIONNEL

10 [ LA STRUCTURATION DU MANAGEMENT OPERATIONNEL ] La Pasgouvernance de textes légaux existantsassociative de demain : Une définition du management opérationnel «Le management opérationnel est l'ensemble des techniques centrées sur l'organisation qui sont mises en œuvre pour l'administration d'une entité. Il s'agit de manager des hommes, des activités et des évolutions.» et management opérationnel? Processus Diriger Mobiliser Contrôler

11 Management Associatif EXPERTISE AUDIT CONSEIL [ LA STRUCTURATION DU MANAGEMENT OPERATIONNEL ] La Organes gouvernance associatifs VS Organes associative de management de demain : quel équilibre Assemblée Générale entre instances statutaires et management Conseil d administrationopérationnel? Bureau Emanation du Conseil d administration Comité d Audit et des Risques ou Cellule du Conseil d administration (2 personnes) Direction Générale Directions Exploitation RH CODIR Finances Marketing/Comm Juridique Collecte/programmes

12 [ LA STRUCTURATION DU MANAGEMENT OPERATIONNEL ] Bien délimiter le périmètre du management pour lui permettre de jouer pleinement son rôle 1- Nomination Par le CA sur proposition du Président ; révocation à tout moment à la majorité des 2/3 2- Mandat 3- Mission 4- Relations avec les instances Défini par courrier du Président indiquant le niveau des délégations notamment au niveau de la gestion de l Association Proposer et décliner la stratégie pluriannuelle validée par le CA. Il est à la tête d un CODIR et des équipes salariées et bénévoles de l Association Représenter l exécutif auprès des organes associatifs élus. Il participe aux réunions du Bureau et du conseil d administration

13 [ LA STRUCTURATION DU MANAGEMENT OPERATIONNEL ] Schéma classique de pilotage (1/2) 1- Structure organisationnelle Définition de l organisation cible 2- Démarches organisationnelles Définition des processus et des procédures (de pilotage, opérationnels et supports) 3- Délégations de pouvoirs Formalisation des délégations de pouvoirs 4- Politique RH Recrutement, intégration, formation,.. Bénévoles et salariés

14 [ LA STRUCTURATION DU MANAGEMENT OPERATIONNEL ] Schéma classique de pilotage (2/2) 5- Cartographie des risques Formalisation par processus et par filières métiers 6- Systèmes d information Plan de continuité d activités, sécurité informatique, logiciels métiers et supports, 7- Pilotage Filières métiers et supports 8- Audits et évaluations Evaluations périodiques internes et externes

15 La gouvernance associative de demain : quel équilibre entre instances statutaires et «management opérationnel»? DIFFICULTES & PRECONISATIONS : CAS PRATIQUES DE PETITES & MOYENNES, GRANDES ASSOCIATIONS

16 [ DIFFICULTES & PRECONISATIONS : CAS PRATIQUES ] EXEMPLE PETITE & MOYENNE ASSOCIATION La gouvernance associative de demain : LE CONTEXTE Diagnostic d ensemble de l organisation des activités d une moyenne association & réflexion sur le et management opérationnel? positionnement stratégique de l association. Analyse interne & externe. LES DIFFICULTES RENCONTREES AU SEIN DE L ASSOCIATION (STRATEGIQUES & JURIDIQUES) Absence d un plan d actions formalisé (positionnement stratégique à préciser, risques de dispersion des forces et des énergies à long terme ) Fonctionnement juridique de l association flou (CA & AG ayant des compétences proches et des membres similaires, attributions et compétences du Bureau ne sont pas définies dans les statuts, procédure d approbation des comptes chronophage et complexe )

17 [ DIFFICULTES & PRECONISATIONS : CAS PRATIQUES ] EXEMPLE PETITE & MOYENNE ASSOCIATION La gouvernance associative de demain : PRECONISATIONS STRATEGIQUES et management opérationnel? #1 FORMALISATION D UN PLAN D ACTIONS PLURIANNUEL

18 [ DIFFICULTES & PRECONISATIONS : CAS PRATIQUES ] EXEMPLE PETITE & MOYENNE ASSOCIATION La gouvernance associative de demain : PRECONISATIONS JURIDIQUES et management opérationnel? #2 FACILITER LA GESTION DE L ASSOCIATION SOLUTION 1 - REFONDRE LES ORGANES DE L ASSOCIATION : FUSION DE L AG & DU CA Préconisations : fonctionnement et décisions principales de l association ainsi prises par le Bureau ; l Assemblée Générale opèrerait un contrôle des activités du Bureau et en validerait les décisions importantes dans la vie de l association. SOLUTION 2 UNE ASSOCIATION A 3 ORGANES AVEC UN CA FORT ET DES COMPETENCES CLARIFIEES Préconisations : le Bureau gère l association au quotidien / le CA est un organe de direction (fixe la stratégie, arrête les comptes ) / l AGG approuve les orientations stratégiques et les comptes arrêtés par le CA. Dans les 2 cas REFONTE DES STATUTS POUR CLARIFIER LES ROLES ET SIMPLIFIER LE FONCTIONNEMENT

19 [ DIFFICULTES & PRECONISATIONS : CAS PRATIQUES ] EXEMPLE MOYENNE (+) ET GRANDE ASSOCIATION La gouvernance associative de demain : LE CONTEXTE : Problème de gestion, de renouvellement et de fidélisation des ressources bénévoles ; Mission de développement, d accompagnement et de valorisation du bénévolat et management opérationnel? LES DIFFICULTES RENCONTREES AU SEIN DE L ASSOCIATION : Alertes / Clignotants observés Difficulté à renouveler les ressources bénévoles Implication des membres en retrait Pyramide des âges des membres du Conseil d administration Pas de politique de «management» des ressources bénévoles Recrutement Intégration Parcours formation Stratégie de fidélisation

20 [ DIFFICULTES & PRECONISATIONS : CAS PRATIQUES ] EXEMPLE MOYENNE (+) ET GRANDE ASSOCIATION La gouvernance associative de demain : PRECONISATIONS STRATEGIQUES PROCESSUS DE RECRUTEMENT et management opérationnel? Accueil 2 réunions prendre le temps #1 PROCESSUS DE RECRUTEMENT ET D INTEGRATION DES BENEVOLES Donner envie.. Travail sur la communication institutionnelle notamment vis à vis des jeunes 1 er échange : Prise de contact (être à l écoute) 2ème échange : Découvrir la personne (Aspirations, compétences et disponibilités) Décision poursuite ou non du processus Formalisation - Grille de décision. PROCESSUS D INTEGRATION Journée d intégration Présentation de l Association et du projet associatif, des locaux et des activités (vidéo + livret) Formalisation de l engagement Convention d engagement + Charte du bénévolat et remise d un passeport / bénévole Points d étape : à 3 et 6 mois Journée annuelle des bénévoles «Xxx Day»

21 [ DIFFICULTES & PRECONISATIONS : CAS PRATIQUES ] EXEMPLE MOYENNE (+) ET GRANDE ASSOCIATION La gouvernance associative de demain : PRECONISATIONS STRATEGIQUES et management PROCESSUS opérationnel DE FORMATION? #2 PROCESSUS DE FIDELISATION ET D IMPLICATION DES BENEVOLES Parcours de formation souple et individualisé (sur 24 mois) et multiplication des points de convergence entre les parcours de formation salariés/bénévoles Evaluation des compétences (via le passeport formation) Composition des équipes (mixité salariés/bénévoles) et Politique Tutorat pour les «jeunes» PROCESSUS D IMPLICATION DANS LES INSTANCES Focus Communication Intranet spécifique, réunions d information Implication dans les instances de l Association (Groupes de travail, missions de représentation, instances de l Association.. local, régional, national)

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