AIDE EN LIGNE NEEDLECOMPTA

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1 AIDE EN LIGNE NEEDLECOMPTA

2 Généralités Introduction : Ce logiciel de gestion comptable et financière fonctionne en mode client/serveur. On utilise une base de données comptables installée sur l ordinateur que l on aura choisi comme serveur de données, et un logiciel applicatif installé sur chaque poste de travail. Le choix du SGBD est la première étape dans la mise en oeuvre du système de gestion comptable client/serveur. Choisir le SGBD en fonction de ses propres critères : performances, volumes d informations à traiter, applications et matériel existants, autres accès envisagés à la base de données, budget, etc... Consulter le distributeur Needle pour être informé de toutes les bases de données utilisables, parmi les SGBD les plus courants sur le marché : Microsoft SQL-Server, Microsoft Visual FoxPro, Microsoft Access, IBM DB2/ On peut choisir d utiliser la base de données livrée en standard sur le CD et basée sur le SGBD Microsoft Visual Foxpro, performant et simple à mettre en oeuvre. Le CD qui a été livré propose deux logiciels principaux : Le logiciel d application comptable proprement dit, ci-dessous dénommé : le logiciel client, à installer sur chaque poste de travail (ou poste «client») et cela quelle que soit la base de données que l on aura choisi d utiliser. Le logiciel d administration de la base de données Microsoft VFP, ci-dessous dénommé : le logiciel serveur VFP, à installer uniquement sur l ordinateur sur lequel seront installées les données (ou poste «serveur»), et seulement si on a choisi d utiliser la base de données standard Microsoft VFP. Utiliser alors la procédure d installation automatique qui est proposée sur le CD, puis se reporter à l aide en ligne correspondante. L aide que l on consulte actuellement correspond au logiciel client. Quelle que soit la base de données choisie, les fonctionnalités du logiciel client et leur mode d utilisation restent identiques. Le logiciel client est proposé en trois modes, qui différent par leurs fonctionnalités : un mode «Standard», un mode «Entreprise», et un mode «Intégral». Chacun de ces modes peut traiter, sur un même serveur, un ou plusieurs dossiers, et cela à partir d un ou de plusieurs postes clients. La base de données, le mode, le nombre de dossiers, et le nombre de postes, correspondant à l utilisation, déterminent le type de licence que l on doit acquérir. Installation : Le logiciel client peut être utilisé sur tout PC fonctionnant sous Windows en mode 32 bits (toutes versions à partir de Windows 98, Windows NT, Windows 2000, Windows XP ). Suivre la procédure d installation automatique. Le logiciel client sera mis à votre disposition dans le groupe de programmes que l on aura sélectionné. On peut ensuite en créer un raccourci sur le bureau de Windows. 2

3 Si on utilise une licence multipostes : installer le logiciel client sur chaque poste client en utilisant systématiquement la procédure d installation. Ne copier jamais le répertoire d application d un poste à l autre car on s exposerait à des dysfonctionnements. Si on utilise une licence monoposte : on ne devra utiliser le logiciel client qu à partir d un seul poste, mais la base de données peut être installée sur une machine distincte (serveur) ou sur le même poste (qui sera donc à la fois serveur et client). Installation de postes sous TSE : L installation du logiciel sur un réseau dont certains postes fonctionnent sous Microsoft TSE (ou outil équivalent) implique que chaque poste de travail concerné soit émulé sur le serveur et dispose de son propre répertoire de programmes. Or, InstallShield ne permet pas d installer plusieurs fois la même application sur le même disque ; on doit donc utiliser une procédure particulière, non automatisée, qu il est important de respecter. Cette procédure comporte les étapes suivantes : 1 - Préalablement à l installation, créer sur le disque du serveur, les dossiers suivants (au niveau que l on souhaite) : \hc2c_xxx : où xxx identifie chaque poste de travail devant utiliser le logiciel ; on obtiendra ainsi un dossier programmes par poste de travail, qui recevra l application. \hc2work_xxx : où xxx identifie chaque poste de travail devant utiliser le logiciel ; on obtiendra ainsi un dossier de travail par poste de travail, qui recevra les données propres à chaque poste Note : xxx pourra correspondre par exemple aux initiales de l utilisateur (nombre quelconque de caractères) du poste et devra permettre de distinguer chaque utilisateur. 2 (*) - Procéder à une installation normale, à partir du CD ; à la demande du dossier de destination, indiquer un dossier qui servira de modèle, par exemple «\hc2c_modèle». Après installation, n appeler jamais le logiciel à partir de ce dossier ; pour éviter toute erreur, après installation dans ce dossier, supprimer l icône qui a été ajoutée sur le bureau de Windows et l appeler par le menu Démarrer/Programmes. Puis pour chaque poste de travail : 3 (*) - Se connecter à TSE : le plus sûr est de procéder à l installation à partir de chaque poste de travail concerné ; on peut toutefois effectuer plusieurs installations à partir d un même poste, mais on devra pour chaque installation se connecter sous l identité du poste à installer ; ne pas tenter d installer le poste X en étant connecté sous Y, car on s exposerait à des dysfonctionnements. 4 (*) - Avec le Poste de travail, copier le contenu du dossier «\hc2c_modèle» dans le dossier programmes «hc2c_xxx» correspondant au poste en cours d installation. 3

4 5 - Toujours avec le poste de travail, afficher le dossier «hc2c_xxx» dans lequel on vient d effectuer la copie des programmes, faire un clic droit sur le module hc2c.exe puis cliquer sur «Envoyer vers» puis sur «Bureau (créer un raccourci)». (*) Etapes à dérouler si on effectue une mise à jour de version et non une installation initiale. Lors du 1er démarrage sur chaque poste de travail, lorsqu il est demandé de choisir un répertoire de travail, sélectionner le dossier «\hc2work_xxx» correspondant au poste sur lequel on travaille. Premier lancement : Si on utilise une licence multipostes, le premier poste à partir duquel on lancera le logiciel client sera considéré comme le poste client principal. Le poste principal est le seul qui pourra effectuer certaines commandes spécifiques à la gestion de l environnement, et la clef d accès au logiciel est calculée en fonction du n de machine du poste client principal. Certains contrôles périodiques de sécurité étant effectués uniquement par le poste principal, il est impératif de choisir comme poste principal un poste qui utilisera fréquemment le logiciel client. Déclaration de la base de données utilisée : Lors du premier lancement du logiciel sur chaque poste client, une fenêtre permet de déclarer la base de données que l on utilise. Choix du répertoire de travail : Après avoir déclaré la base de données, on doit choisir le répertoire dans lequel les données de travail (exemple : les dossiers extraits, les données exportées, les données à importer, les tables de travail, etc...) seront créées ou lues par défaut. Le répertoire \hc2work est proposé : on peut le valider, ou le remplacer par n importe quel répertoire existant, à l exception des répertoires déjà utilisés, tels que les répertoires contenant le logiciel client ou le logiciel serveur VFP. Le répertoire de travail que l on choisira ne doit être utilisé que par le poste sur lequel on travaille ; il est donc vivement recommandé de le choisir sur un disque local, cela favorisera les performances des traitements ; dans tous les cas, n utiliser jamais un même espace disque comme répertoire de travail de plusieurs postes clients. Noter que le logiciel client utilise également le répertoire des fichiers temporaires de Windows (par exemple \Windows\temp mais ce répertoire peut varier avec chaque site) pour des créations de données temporaires, des tris, etc... Penser à effacer périodiquement le contenu de ce répertoire, lorsque aucune application ne travaille, pour débarrasser le disque de tous les fichiers temporaires créés par les applications (l application comptable et les autres...) mais non effacés à la suite d'une réinitialisation du système ou d'une coupure de courant. Les données provisoires créées par le logiciel client pouvant occuper un volume important, veiller à ce qu il existe toujours un espace disponible suffisant sur le(s) lecteur(s) de disque concernés. 4

5 Si on connecte un ou plusieurs postes via TSE, le répertoire de travail doit être spécifique à chaque poste de travail (voir ci-dessus). Clef d accès (poste principal) : S il s agit du premier poste sur lequel on lance le logiciel client, une fenêtre apparaît qui propose de saisir la clef d accès qui a été donnée par le distributeur Needle. Si on n en possède pas, contacter le distributeur Needle en lui communiquant le n de la machine qui est affiché. Le premier lancement du logiciel client doit toujours être fait sur la machine dont on a donné le numéro. Après validation de la clef, un message informe que le poste à partir duquel on l a saisie sera par la suite considéré comme le poste client principal. Possibilité d accepter ou d annuler. Si on annule, la procédure complète de premier lancement du logiciel client devra être à nouveau déroulée lors du prochain lancement. Aucune clef n est demandée si on utilise la version d évaluation. Connexion du poste (deuxième poste et suivants) : Si on utilise une licence multipostes, le premier lancement du logiciel client sur les autres postes ne nécessitera pas de clef, puisque celle-ci n est calculée et donnée que pour le poste client principal. Par contre, à partir du deuxième poste et pour tous les suivants, un message demande d identifier ce nouveau poste. Pour cela, lorsque ce message apparaît, le laisser en attente et, à partir du poste client principal, appeler la fonction : Connecter un nouveau poste client. On peut ensuite travailler normalement sur le nouveau poste secondaire. Si on utilise la version d évaluation, on ne pourra pas connecter un deuxième poste. La procédure du premier lancement est alors terminée. Lancements ultérieurs : Les informations que l on donne lors du premier lancement restent mémorisées. En cas de besoin, on peut les modifier en utilisant les fonctions suivantes : Base de données : pour déclarer une autre base de données, ou modifier la définition d une connexion à une source de données, appeler la fonction : Modifier la source de données. Noter que cette fonction permet aussi bien de changer le type de base de données, que d utiliser une autre base de données du même type, mais implantée physiquement ailleurs que la base déclarée précédemment. Répertoire de travail : fonction : Changer le répertoire de travail Clef d accès : si on désire changer le type de licence que l on utilise, on peut le faire facilement, sur simple demande au distributeur Needle, qui donnera la clef d accès correspondant à la nouvelle licence. On peut la saisir à l aide de la fonction : Modification de la clef d accès sans qu il soit nécessaire de réinstaller quoi que ce soit. Connexion de postes : si on désire déconnecter un poste client, utiliser la fonction : Déconnexion d un poste inutilisé. 5

6 En cas d anomalie dans la saisie des informations techniques indispensables au lancement, la procédure de lancement s interrompt en donnant la possibilité de les annuler pour pouvoir les saisir à nouveau. Le prochain lancement du logiciel client sur le même poste sera considéré comme un premier lancement sur le poste, et on pourra alors redonner les informations correctes. NB : il n est pas possible de lancer plusieurs fois le logiciel client sur un même poste, à partir du même répertoire d installation ; au besoin, installer une deuxième fois le logiciel client sur le poste, dans un répertoire d installation différent. Cela est possible même avec une licence monoposte. Attention : pour pouvoir installer le logiciel client dans plusieurs répertoires différents, il faut, après chaque installation, détruire le sous répertoire SETUP qui est automatiquement créé dans le répertoire de l application, faute de quoi les demandes d installation ultérieures proposeraient une mise à jour de la première installation et ne permettraient pas de procéder à une nouvelle installation. Si on installe une mise à jour, procéder de la même façon : ne recopier pas un répertoire d application dans un autre répertoire d application, cela provoquerait des dysfonctionnements. Création d un dossier comptable : Avant de pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel client, on doit créer au moins un dossier comptable ; on utilisera pour cela la fonction : Nouveau dossier. Dans une même base de données, on peut créer autant de dossiers que la licence autorise à le faire. En créant le dossier, on choisira différentes options, telles que : Accès au dossier protégé par mot(s) de passe? (voir la fonction : Mots de passe) Exercice(s) à traiter? (jusqu'à 10 exercices en ligne) Monnaie dans laquelle est géré ce dossier? Etc... On devra ensuite créer les données de base suivantes : Plan comptable Types de compte Journaux Sections analytiques On peut créer ces données de base en utilisant les modèles standards fournis avec le logiciel, ou les données de base d un dossier que l on aura précédemment créé, à l aide de la fonction : Assistant de création. Lorsqu on termine la création correcte du dossier, un message demande si on désire qu il devienne le dossier courant. Si on répond oui, on doit ensuite choisir l exercice courant. Le code, le nom du dossier, l exercice, et la monnaie dans laquelle le dossier est géré, sont alors rappelés dans le titre de la fenêtre principale. Si on répond non, on doit ouvrir un autre dossier pour en faire le dossier courant. Si aucun dossier courant n a été ouvert, et si on appelle une fonction qui ne peut travailler que sur le dossier courant, une anomalie est signalée. 6

7 Pour bien utiliser le logiciel : Aide en ligne : L aide en ligne est très complète et sa consultation facilitée par de nombreux moyens d accès ; la consulter fréquemment (voir : Comment utiliser l aide en ligne). Menu : Pour trouver rapidement la fonction qui correspond à ce que l on désire faire, consulter : Présentation du menu, ainsi que les chapitres de l aide en ligne qui sont présentés en suivant l organisation du menu. Le menu déroulant permet d appeler plusieurs fonctions à un même moment. Eviter toutefois de surcharger la machine, et n utiliser cette possibilité que si cela présente un intérêt réel pour le travail que l on exécute. Barre d outils : Une barre d outils peut apparaître, elle propose les fonctions principales du logiciel ; on peut décider de la faire apparaître ou non, ainsi que le côté de l écran où elle doit être ancrée, en utilisant la fonction : Options générales ; cette option restera enregistrée pour les appels ultérieurs du logiciel ; pour la faire apparaître ou disparaître provisoirement, utiliser l option de menu : barre d outils (valable uniquement pour la session). Il peut être utile de faire disparaître la barre d outils si on travaille avec un écran de petite taille et que l on préfère réserver un maximum de place aux fenêtres des fonctions. Sécurité des données : Effectuer régulièrement des sauvegardes des données. Sauvegarde rapide (base de données Microsoft Visual FoxPro uniquement) : Lorsqu on quitte le logiciel client, un message peut rappeler que la dernière sauvegarde rapide est ancienne, et suggérer d en faire une nouvelle. Pour des raisons de performance, cette sauvegarde rapide s effectue sur le serveur, à partir du logiciel serveur VFP. Il est recommandé d effectuer régulièrement cette sauvegarde, qui ne prendra que peu de temps puisqu elle est effectuée directement sur le disque, et qui permet en cas de corruption de données ou de mauvaise manipulation, de restaurer rapidement et aisément une sauvegarde récente des données. Pour plus de détails sur cette sauvegarde, consulter l aide en ligne du logiciel serveur VFP. Si on veut modifier le nombre de jours au-delà duquel la sauvegarde rapide doit être suggérée, ou supprimer l apparition du message de rappel, consulter : Options générales. IMPORTANT : La sauvegarde rapide apporte une facilité supplémentaire, mais ne remplace en aucun cas les sauvegardes sur support externe, qui restent obligatoires pour une sécurité optimum de l exploitation informatique, et que l on doit effectuer régulièrement. Consulter éventuellement le distributeur Needle. Entretien technique de la base de données : Se reporter à l aide en ligne du logiciel serveur de la base de données que l on a sélectionnée. On y trouvera des recommandations pour assurer performances, sécurité, et fiabilité à la base de données. 7

8 Présentation du menu Les fonctions décrites ci-dessous peuvent varier en fonction de dispositions prises par le distributeur Needle en fonction d un contexte particulier d exploitation. Menu Fichiers : Ce menu comporte les fonctions de création, d ouverture, et de fermeture de dossiers, ainsi que de changement d exercice à l intérieur du dossier courant. Il permet aussi de quitter le logiciel (que l on peut quitter en utilisant la barre d outils, ou la barre de titre de la fenêtre principale, ou le menu système. On doit avoir obligatoirement fermé toutes les fonctions avant de quitter le logiciel). Menu Administration : Ce menu propose l ensemble des fonctions qui permettent de créer, maintenir et gérer les données de base du dossier courant. Maintenance des fichiers de base : dossier, plan comptable, type de compte, journaux, sections analytiques, tables communes à tous les dossiers de la base : devises, libellés standards, codes opération standards. Assistant de création des fichiers de base : il permet d initialiser un dossier avec les données d un dossier existant, ou d un dossier modèle proposé par le logiciel. Impression des fichiers de base. Fonctions de conversion de monnaie : conversion en EUR si le dossier est tenu en FF, possibilité de voir le dossier en FF s il est en EUR. Aucune de ces fonctions n est utilisable pour un dossier tenu dans une autre monnaie. Importation de données (comptes et écritures) à l intérieur d un dossier existant, ou Exportation à partir d un dossier existant. Ces fonctions permettent d intégrer dans une comptabilité des informations comptables créées par d autres applications (exemple : une gestion commerciale), ainsi que de faire communiquer le logiciel comptable avec d autres logiciels (de gestion ou de bureautique par exemple) ou de communiquer des informations partielles entre 2 dossiers comptables. Extraction/Intégration de dossiers complets. Ces fonctions permettent d extraire le dossier courant d une base de données ou tous les dossiers de la base de données, et/ou d intégrer ce(s) dossier(s) dans une base de données. Elles permettent donc de déplacer un dossier entre deux machines, de supprimer un dossier d une machine et de l archiver, etc... Noter qu elles traitent un dossier complet, et aucun cas partiellement. Reprise des données de l ancien produit : si on utilise la précédente génération du logiciel (version MS-DOS), cette fonction permettra d importer rapidement les anciennes données et facilitera ainsi la mise en place du nouveau logiciel. Gestion des mots de passe : possibilité d utiliser cette fonction si l option a été choisie lors de la création du dossier (sinon, il suffira d appeler cette fonction et un message demandera si on désire modifier l option initiale). 8

9 Modification de la clef d accès (poste principal seulement) : on doit utiliser cette fonction si on désire changer la clef d accès que l on a indiquée précédemment (par exemple, à l occasion d une modification de licence). Menu Comptabilité : Ce menu regroupe tous les traitements de base de la comptabilité proprement dite : Plan comptable : fonction identique à celle du menu Administration (voir ci-dessus), reportée ici pour commodité d accès et de gestion des mots de passe. Fonctions de saisie, de visualisation, de lettrage/delettrage, d éditions de documents comptables. Rapprochement bancaire (manuel et automatique). Travaux comptables périodiques : arrêté de période, report des soldes à nouveau. Importation : fonction identique à celle du menu Administration (voir ci-dessus), reportée ici pour commodité d accès et de gestion des mots de passe. Menu Gestion : On trouvera dans ce menu l ensemble des traitements de gestion, d utilisation facultative, correspondant à la licence que l on a sélectionné. Mode «STANDARD» : Edition de relevés & traites clients, Relances des règlements clients, Gestion des remises d effets, Bilan/Compte de résultat détaillés, Graphiques pré-paramètrés, Facturation. Mode «ENTREPRISE» : Edition de relevés & traites clients, Relances des règlements clients, Gestion des remises d effets, Gestion des règlements fournisseurs, Générateur d états (dont bilan et compte de résultat pré-paramètrés), Générateur de graphiques (dont graphiques pré-paramètrés), Comptabilité Analytique, Comptabilité Budgétaire, Immobilisations/Amortissements, Facturation. Mode «INTEGRAL» : Edition de relevés & traites clients, Relances des règlements clients, Gestion des remises d effets, Gestion des règlements fournisseurs, 9

10 Générateur d états (dont bilan et compte de résultat pré-paramètrés), Générateur de graphiques (dont graphiques pré-paramètrés), Etats fiscaux, Comptabilité Analytique, Comptabilité Budgétaire, Immobilisations/Amortissements, Facturation. Menu Outils : Ce menu propose différentes fonctions de contrôle et de recherche, d utilisation occasionnelle. Gestion d un fichier interface écritures : permet de visualiser, et éventuellement de modifier, un fichier comportant des écritures à importer, venant d une application externe. Recherche d écritures non arrêtées (n ayant pas fait l objet d un arrêté de période). Recherche d une écriture (en fonction de différents critères de recherche). Vérification dates d écritures avec exercices (contrôle de cohérence à la suite d une modification). Vérification globale de la base de données (tous dossiers, tous exercices) avec possibilité de compactage si on utilise le SGBD Microsoft Access. Mise à jour multiple du plan comptable, mise à jour multiple d écritures (possibilité de mettre à jour certaines données d un ensemble de comptes, ou d un ensemble d écritures, répondant à un ou plusieurs critères de sélection). Suppression d un journal (sous réserve du respect des règles comptables). Suppression d un exercice (sous réserve de contrôles de cohérence effectués par le logiciel). Appel d une fonction spécifique : permet d appeler une fonction qui est spécifique à l utilisateur, suivant une procédure que le distributeur Needle a indiqué. Menu Environnement : Ce menu regroupe toutes les fonctions non comptables, permettant de gérer l environnement technique des données. Ces fonctions s adressent à l ensemble des données comptables, (soit tous les dossiers), et peuvent donc être appelées sans qu un dossier particulier ait été ouvert. Options générales (poste principal seulement) : permet de modifier, et de personnaliser, certaines options de base du logiciel. Gestion des postes : dans un environnement réseau, connexion (poste principal seulement) et déconnexion des postes clients utilisant le logiciel comptable, conformément à la licence. Modifier la source de données : employer cette fonction si on désire utiliser une base de données autre que celle en cours de traitement. Rafraîchir les données : permet un contrôle technique des données utilisées sur un poste client. Fonction inutilisée en exploitation normale. Changer le répertoire de travail : utiliser cette fonction si on désire modifier le répertoire de travail dans lequel le logiciel crée par défaut les données intermédiaires. 10

11 Ce menu comporte également l option «Barre d outils» qui permet de modifier temporairement l état de présence de la barre d outils générale. Menu Fenêtres : Ce menu permet d afficher toutes les fenêtres ouvertes à un moment donné, de passer de l une à l autre, ou d en ouvrir une. On doit utiliser cette possibilité pour activer une fenêtre qui serait complètement cachée par une autre fenêtre de dimension plus importante. Il propose en outre les fonctions classiques d édition (Annuler, Rétablir, Copier, Coller, etc...) que l on peut utiliser dans les fenêtres ouvertes. Menu «?» : Appel de l aide en ligne et de la fenêtre «A propos». Comment utiliser l aide en ligne L aide en ligne est complète, et sa consultation est aisée, grâce à de nombreux moyens d accès fournis à plusieurs niveaux. Sommaire de l aide en ligne : On peut accéder à l aide complète soit par le menu (menu «?»), soit par la barre d outils (bouton <?>). On obtient alors une boite de dialogue qui propose 3 onglets : Sommaire, Index, et Rechercher. Le sommaire présente les différents chapitres de l aide en respectant la présentation du menu. Consulter : Présentation du menu. L index permet de rechercher toutes les rubriques qui concernent un thème donné. La fonction <Rechercher> permet de rechercher les rubriques d après un mot quelconque ; elle peut être effectuée sur la totalité du texte de l aide en ligne selon les options choisies. Aide contextuelle : La plupart des fonctions propose une aide contextuelle à plusieurs niveaux : Aide contextuelle sur la fonction : si un bouton de commande <?> est proposé, possibilité d obtenir une aide générale sur la fonction en cours en cliquant sur ce bouton. A partir de cette aide, on peut généralement afficher l aide «Qu est-ce que c est» relative à chaque zone de la fenêtre (voir ci-dessous). Aide «Qu est-ce que c est?» : on peut obtenir une aide de type «Qu est-ce que c est» sur une zone donnée, en effectuant d abord un clic droit sur le bouton <?> (le pointeur de la souris se transforme alors en un point d interrogation), puis un clic sur la zone au sujet de laquelle on désire obtenir une explication complémentaire. L aide «Qu est-ce que c est?» est disponible dans les fonctions qui le justifient ; elle est proposée par l info bulle du bouton <?>. 11

12 A partir d une rubrique : Lorsqu on affiche une rubrique d aide, on obtient : un menu qui propose toutes les fonctions nécessaires à une bonne utilisation de l aide (impression, annotation, signet, historique, etc...) un ensemble de boutons de commande, qui donne les possibilités suivantes : rappel du sommaire, de l index ou de la fonction «Rechercher» bouton <Précédent> pour revenir à la rubrique d aide précédente si on a enchaîné plusieurs rubriques. bouton <Assistant comptable> : si ce bouton est activé, on peut obtenir une aide spécifiquement comptable concernant la fonction en cours. Il est recommandé de consulter cet assistant, qui, avec des conseils et des exemples aidera à utiliser efficacement tous les outils du logiciel dans le respect des règles comptables. bouton <Voir aussi> : si ce bouton est activé, on peut obtenir une liste de toutes les rubriques d aide qui ont un rapport, plus ou moins étroit, avec celle que l on consulte. On peut appeler l une ou plusieurs de ces rubriques tout en conservant l affichage de la rubrique initiale. un texte explicatif, qui peut comporter des «zones sensibles» (vertes) : si on clique sur ces zones sensibles, on obtient l aide correspondante, soit sous la forme d une rubrique d aide, soit sous la forme d une aide «Qu est-ce que c est?». Bouton de commande : Pointer le bouton voulu avec la souris (sans cliquer) et attendre un instant : on obtient une aide de type «info bulle» sur la fonction de ce bouton. Les zones des formulaires qui permettent le déclenchement de certaines fonctions annexes sont également dotées d une info bulle. 12

13 NEEDLECOMPTA Généralités Présentation des icônes de la barre d outil Nouveau dossier Ouvrir dossier Changer d exercice Plan comptable Saisie d écritures Visualisation de compte Visualisation balance Visualisation journal Edition grand livre Edition balance Edition journal Lettrage manuel Lettrage automatique Rapprochement bancaire 13

14 Importation de comptes Importation d écritures Relevés et traites clients Relances clients Remises d effets Règlements fournisseurs Générateur d états comptables Etats fiscaux et financiers Générateur de graphiques Facturation Comptabilité analytique Comptabilité budgétaire Immobilisations Modifier la source de données Quitter Needlecompta aide en ligne Lancer sélection avec critères saisis 14

15 Refaire la même sélection que précédemment Retour sans sélection Aide contextuelle (pour une aide «Qu est ce que c est», cliquer à droite) Premier enregistrement Enregistrement précédent Enregistrement suivant Dernier enregistrement Visualise la sélection de données et permet le choix d un enregistrement Rafraîchir la sélection de données Crée un nouvel enregistrement Permet la modification de l enregistrement visualisé Supprime l enregistrement visualisé Quitte la fonction Lance la visualisation du document sélectionné Visualise le graphique sélectionné 15

16 Vérifie la syntaxe du paramétrage d un graphique et l imputation des comptes voulus Lance le traitement (aperçu avant impression : click droit) Commence le traitement (pour obtenir l état de contrôle en aperçu, cliquer à droite) Lance l exportation Lance l extraction Lance l intégration Reprend toutes les données Ne reprend que le plan comptable (avec les types de comptes) Ne reprend que les immobilisations (avec plan comptable, types de comptes et sections analytiques) Enregistrer la nouvelle clef Lance la suppression Lance la vérification globale Lance la vérification pour les comptes sélectionnés Lance le délettrage pour les comptes sélectionnés Lance l impression (aperçu avant impression : click droit) Enregistre le code pointage dans toutes les écritures sélectionnées 16

17 Valide et prend en compte les modifications Provoquera le rafraîchissement de la sélection de données actuellement pointée Provoquera le rafraîchissement de toutes les sélections de données affichées Supprime toutes les sélections de données affichées et quitte la fonction Déconnecte le poste sélectionné 17

18 Needlecompta - 1 Menu Fichiers 18

19 1 1 Création d un dossier Dossier : code qui permet d identifier chaque dossier. Peut comporter jusqu'à 3 caractères. Intitulé : intitulé obligatoire du dossier. 40 caractères maximum. Protection par mot de passe : case à cocher si on désire protéger l accès à ce dossier par mot de passe. On doit également choisir un «super mot de passe» (10 caractères maximum) qui devra obligatoirement être décliné pour accéder à la fonction de gestion des mots de passe de ce dossier. Pour éviter toute erreur de saisie, on doit confirmer le super mot de passe en le saisissant 2 fois. Cette fonction permet de créer un nouveau dossier dans la base de données. On doit renseigner les zones suivantes : - Code dossier - Intitulé - Option : protection par mot de passe Cliquer ensuite sur le bouton <Créer le dossier> pour avoir accès à la fonction «Descriptif des données du dossier». Lorsque vous aurez correctement renseigné ces données, et si vous avez décidé de protéger l accès par mot de passe, la fonction de gestion des mots de passe est automatiquement enchaînée. Une fenêtre intermédiaire permet de confirmer que l on désire créer les mots de passe, ou annuler l option de protection. Si on confirme, on doit obligatoirement créer un mot de passe pour pouvoir rappeler ultérieurement ce dossier. Voir la fonction : Mots de passe. Ensuite, le logiciel propose de créer vos données de base en utilisant l assistant de création. Si on répond non, on pourra rappeler ultérieurement l assistant (menu : Administration), ou on devra créer les données de bases (plan comptable, journaux, types de compte, etc...) Lorsque le dossier est correctement créé, le logiciel demande si ce dossier doit devenir le dossier courant. Si oui, choisir l exercice courant. Si non, le dossier courant avant cette opération reste inchangé (voir : ouverture d un dossier). On peut créer autant de dossiers que la licence autorise à le faire. Si on dépasse le nombre de dossiers qu autorise la licence, un message le signale immédiatement. On peut soit supprimer un dossier inutilisé, soit consulter le distributeur Needle pour obtenir une nouvelle licence. Si on crée un dossier dont les données doivent être reprises depuis l ancien produit, voir au préalable la fonction : Reprise des données de l ancien produit. 19

20 1.2 Ouvrir un dossier Cette fonction permet d ouvrir un dossier existant. On doit obligatoirement ouvrir un dossier avant de lancer une fonction de traitement comptable, soit toute fonction des menus : Administration, Comptabilité, Gestion, et Outils (le menu Environnement concerne la base de données dans son ensemble, et les menus suivants proposent des fonctions d utilisation générale). Les dossiers existants sont affichés dans l ordre des codes ; possibilité de les afficher dans l ordre des intitulés. La monnaie dans laquelle chaque dossier est traité est rappelée. Le dernier dossier traité sur le poste de travail est automatiquement proposé. On peut rechercher un dossier à l aide de la souris, ou en tapant son code, ou le début du code recherché. Si on a opté pour l ordre alphabétique, on peut inscrire le début de son nom. Lorsqu on a sélectionné un dossier, on doit choisir l exercice. Si on abandonne cette fonction, le dossier précédent reste sélectionné. Si on ouvre un dossier alors qu un autre dossier était déjà ouvert, ce dernier est automatiquement fermé. Lorsqu un dossier est ouvert, son code, son nom, sa monnaie de base et l exercice courant sont rappelés en titre de la fenêtre principale. On peut accéder à la gestion des mots de passe. Si le dossier sélectionné n est pas protégé par un mot de passe, un message demande si on désire qu il le devienne dorénavant. 20

21 Cette fonction permet aussi bien de sélectionner l exercice courant lorsqu on ouvre un dossier, que de passer d un exercice à un autre, pour le dossier courant. Un exercice courant est obligatoire à tout moment, pour le fonctionnement des traitements purement comptables. Mais noter que les autres fonctions, telles que : relances, règlements fournisseurs, rapprochement bancaire, lettrage, etc... pourront travailler simultanément sur plusieurs exercices du dossier. La liste des exercices proposés indique s ils sont ouverts, si cela a été défini dans le descriptif du dossier. Si on sélectionne un exercice non ouvert, on ne pourra effectuer aucune saisie ni aucune mise à jour affectant la comptabilité de cet exercice. Si lors de la précédente session, on a travaillé sur ce dossier, le dernier exercice utilisé est proposé par défaut ; sinon, c est le 1er exercice ouvert qui est proposé. 21

22 1.3 Fermer un dossier Cliquer sur la ligne «Fermer dossier» pour que celui-ci se ferme immédiatement. 1.4 Changer l exercice Cette fonction permet aussi bien de sélectionner l exercice courant lorsqu on ouvre un dossier, que de passer d un exercice à un autre, pour le dossier courant. Un exercice courant est obligatoire à tout moment, pour le fonctionnement des traitements purement comptables. Mais noter que les autres fonctions, telles que : relances, règlements fournisseurs, rapprochement bancaire, lettrage, etc... pourront travailler simultanément sur plusieurs exercices du dossier. La liste des exercices proposés indique s ils sont ouverts, si cela a été défini dans le descriptif du dossier. Si on sélectionne un exercice non ouvert, on ne pourra effectuer aucune saisie ni aucune mise à jour affectant la comptabilité de cet exercice. Si lors de la précédente session, on a travaillé sur ce dossier, le dernier exercice utilisé est proposé par défaut ; sinon, c est le 1er exercice ouvert qui est proposé. 22

23 1.4.1 Intégration de dossier(s) Données communes : les données communes à tous les dossiers : table des devises, options générales, libellés et codes opération standards... ne sont pas intégrées, par défaut, dans la base de données, puisqu elles existent dans toutes les bases. Il est donc généralement inutile de les demander. Si vous souhaitez malgré tout les réintégrer dans une base, cochez cette case ; vous risquez alors d obtenir des messages d anomalie pour chaque donnée déjà existante ; si vous choisissez de continuer, la donnée existante ne sera pas modifiée. Si vous utilisez cette fonction pour réintégrer un dossier dans la même base que celle d où vous l avez extrait et supprimé (par erreur par exemple), avec certaines bases de données (exemple : Microsoft Visual FoxPro ), vous devrez soit le réintégrer sous un autre code, soit réorganiser votre base de données entre l extraction et la réintégration (les données supprimées sont encore présentes, bien qu inutilisables, et provoqueraient des messages d anomalie durant l intégration). La réorganisation doit être faite à l aide des outils du logiciel serveur de la base, sur le serveur. Cette fonction permet d intégrer un ou plusieurs nouveaux dossiers complets dans la base de données à partir de fichiers textes créés dans un répertoire de travail. Généralement, ces fichiers texte auront été créés par la fonction d extraction de dossiers, mais le cas échéant, ils peuvent avoir été formatés par toute autre application dans le respect des formats de données du logiciel comptable. On utilisera donc principalement cette fonction, précédée de l extraction, pour transférer un dossier entre 2 PC sur lesquels vous avez installé une licence du logiciel comptable. Il est nécessaire que les 2 PC comportent la même version du logiciel, faute de quoi l intégration provoquera des messages d anomalie. On pourra également utiliser cette fonction, précédée de l extraction, pour dupliquer un dossier complet à l intérieur d une même base de données, puisqu il est possible d intégrer un dossier dans une base en modifiant son code dossier d origine. Si vous utilisez une base de données Microsoft Visual FoxPro, un message vous recommande de consulter l aide en ligne si vous voulez réintégrer un dossier dans la base d où vous l avez extrait. Les options de traitements sont les suivantes : Données communes à tous les dossiers En début de traitement, vous indiquez le répertoire dans lequel les fichiers texte doivent être lus. Le ou les dossiers que contient ce répertoire sont recherchés et affichés pour contrôle. Vous pouvez alors confirmer ou annuler le lancement de l intégration. 23

24 Si un seul dossier est intégré, un message vous demande si vous voulez l intégrer sous son code précédent ; si vous répondez Non, vous avez alors la possibilité d indiquer un nouveau code dossier. Si le code dossier à créer existe déjà, un message vous en avertit et vous avez la possibilité de recommencer en choisissant un autre code dossier ; si vous confirmez, vous obtiendrez un message d erreur pour chaque enregistrement existant déjà dans la base de données. En cas d anomalie (création de données erronées par une autre application, extraction de données à partir d une version différente du logiciel comptable, transfert incomplet ou erroné des données vers le nouveau PC, intégration sous un code dossier existant déjà, intégration de données communes déjà existantes, etc...), il est possible que vous obteniez de nombreux messages enchaînés. Vous pouvez généralement annuler l intégration de la donnée traitée, et le traitement continue avec le fichier texte suivant. Note : Les fichiers textes utilisés ici sont généralement des fichiers issus de la fonction d extraction. Si vous utilisez des données créées par toute autre application, vous devez fournir des fichiers textes en format DELIMITED. Un fichier DELIMITED est un fichier texte ASCII dans lequel chaque enregistrement se termine par un retour chariot et un saut de ligne. La virgule est le séparateur de champ par défaut. Comme les données caractère peuvent comporter des virgules, les champs Caractère sont de plus séparés par des guillemets doubles. L intégration d un dossier volumineux peut demander un temps de traitement important. 24

25 Needlecompta - 2 Menu Administration 25

26 2.1 Dossier Cette fonction permet de décrire les coordonnées du dossier au moment de la création ou ultérieurement en cas de modification. Elle est appelée automatiquement par la fonction de création d un nouveau dossier et peut être appelée à tout moment pour le dossier courant. Intitulé : intitulé du dossier, 40 caractères. Non modifiable en cours de création, modifiable ultérieurement si on appelle cette fonction à partir du menu. Obligatoire. Dossier : code de 3 caractères, non modifiable. 26

27 Onglet «Données générales» Adresse : 2 lignes de 40 caractères, code postal (5 caractères) et bureau distributeur (34 caractères), toutes informations facultatives. L adresse sera utilisée pour certaines éditions de formats imposés (exemples : effets, remises de chèques, etc...) alors que les autres éditions destinées à l extérieur (exemples : relances, relevés clients, règlements fournisseurs, etc...) pourront utiliser soit un papier pré imprimé, soit le document que l on pourra indiquer en document d en-tête dans cette même grille. En-tête : possibilité d indiquer le nom d un document (avec son chemin d accès complet) que le logiciel doit utiliser comme en-tête sur les éditions destinées à l extérieur (exemples : relances, relevés clients, règlements fournisseurs, etc...). Ce sera généralement un document créé avec un traitement de texte. Le bouton ouvre une boite de recherche de fichier, qui permet de sélectionner le document que l on désire utiliser. Cette boite recherche par défaut les fichiers dont l extension est.doc mais on peut rechercher et sélectionner tout type de fichier. Si on travaille dans un environnement réseau, veiller à indiquer un chemin accessible par tous les postes clients, ou dupliquer le document sur chaque PC. Un fichier exemple sommaire nommé «ENTETE.DOC» créé avec Word 2000 se trouve dans le répertoire des programmes (généralement : \hc2c). Pour effacer un en-tête, on peut cliquer sur <Aucun> dans la boite de recherche. Pour créer ce document, on peut utiliser un logiciel tel que Microsoft Word, à condition qu il soit disponible sur la machine qui va l exploiter. Si cette dernière ne dispose pas de Word, ne créer pas un document avec Word, il ne pourrait pas être relue ; créer un fichier texte de format.rtf avec Wordpad par exemple, ou un fichier image de format.bmp. On dispose d un bouton d appel du logiciel de traitement de texte Microsoft Word (si une version en est installée sur votre PC), qui ouvrira directement le document dont le nom est indiqué. Si on veut créer un nouveau document, laisser le nom à espace. Capital : possibilité d indiquer le capital du dépôt (40 caractères). Obligation de saisir l intégralité du texte. Ex : SA au capital de Euro. RCS : possibilité d indiquer le numéro d inscription au registre du commerce et des sociétés (RCS) du dépôt. 25 caractères. Obligation de saisir l intégralité du texte. Ex : RCS Evry b. Observations : zone de texte libre, facultative. 254 caractères au maximum. Siret et APE : informations facultatives. Logo : indiquer le chemin sur le disque où se trouve le logo de la société ou le chercher en cliquant le bouton N TVA : possibilité d indiquer le numéro de TVA du dépôt. 30 caractères. Obligation de saisir l intégralité du texte. Ex : TVA fr Couleur de fenêtre : possibilité de choisir une couleur de fond de fenêtre différente pour chaque dossier. Cliquer sur le bouton <Changer> pour ouvrir la palette des couleurs disponibles. La couleur que l on sélectionne est visualisée pour contrôle, mais ne sera prise en compte que lorsqu on cliquera sur <OK>. Pour revenir aux couleurs par défaut, cliquer sur le bouton <Par défaut>. On peut modifier la couleur des autres objets de l application à l aide des outils proposés par Windows. Couleur d arrière-plan : possibilité de choisir une couleur d arrière-plan pour chaque dossier. Cliquer sur le bouton <Changer> pour ouvrir la palette des couleurs disponibles. La couleur que l on sélectionne est visualisée pour contrôle, mais ne sera prise en compte que lorsqu on cliquera sur <OK>. Si on traite plusieurs dossiers, le choix d une couleur d arrière-plan différente pour chacun peut constituer un contrôle visuel supplémentaire du dossier sélectionné et améliore ainsi la sécurité de l exploitation. Pour revenir aux couleurs par défaut, cliquer sur le bouton <Par défaut>. On peut modifier la couleur des autres objets de l application à l aide des outils proposés par Windows. 27

28 Onglet «Données comptables» Partie 1 Partie simple ou double : indiquer le type de comptabilité correspondant au dossier traité : SIMPLE : autorise les saisies simples, sans contrepartie obligatoire (exemple: comptabilité publique). DOUBLE : implique une saisie débit/crédit obligatoirement équilibrée (exemple: comptabilité d'entreprise). Monnaie : indiquez la monnaie utilisée pour la comptabilité du dossier traité. L euro est proposé par défaut. Possibilité de sélectionner la monnaie, ou de la modifier tant qu aucune écriture n a été saisie. En cas de besoin, on doit utiliser la fonction : Conversion en Euro. Ne pas cliquer pas inutilement sur cette information car cela déclenche une recherche afin de déterminer s il existe des écritures pour le dossier traité : si oui, l accès à cette information sera désactivé. Différences de change : indiquer les comptes dans lesquels les différences de change doivent être comptabilisées (un compte pour les écarts débiteurs, un compte pour les écarts créditeurs ; exemples : 666 et 766). Ces comptes seront utilisés par Comptabilité analytique : si on utilise la comptabilité analytique, cocher cette case, les modes de saisie et les contrôles adaptés seront mis en place. Si la case est cochée, on devra également renseigner les paramètres analytiques, avec entre autres, l indication de la ou des classes comptables que l on désirera traiter en comptabilité analytique. Journal des soldes à nouveau : indiquer le code journal qui devra être utilisé par la procédure de report automatique des soldes à nouveau. Si on n a pas encore créé les journaux, laisser cette indication à espace, elle sera réclamée par la première fonction qui la nécessitera. Comptes de résultat (bénéfice et perte) : indiquer les comptes généraux qui devront être utilisés par la procédure de report automatique des soldes à nouveau. Pour choisir un compte, voir comment visualiser le plan comptable. Si on n a pas encore créé le plan comptable, laisser ces indications à espace, elles seront réclamées lorsqu on lancera le report des soldes à nouveau. 28

29 Partie 2 Exercices (10 maximum) : indiquez le ou les exercices comptables que l on désire pouvoir traiter dans ce dossier. Possibilité de définir jusqu'à 10 exercices pour un même dossier. Chaque exercice est défini par : Un code de 4 caractères, de format MMAA (mois et année, généralement le premier mois de l exercice mais ce n est pas obligatoire, le mois indiqué devant seulement appartenir à l exercice correspondant). POUR DEFINIR AUTOMATIQUEMENT UN EXERCICE DE 12 MOIS : saisir le code exercice de 4 caractères et double-cliquer sur le code ou sur les dates (ou presser la touche F4) ; un exercice ouvert de 12 mois est alors automatiquement défini. Pour supprimer la définition d un exercice (ne comportant pas d écriture) : effacer son code de 4 caractères et double-cliquer sur le code ou sur les dates (ou presser la touche F4). Une date de début et une date de fin. La durée d un exercice est au minimum d un jour, et au maximum de 24 mois. Un case à cocher si l exercice est ouvert. Il faut qu un exercice soit ouvert pour pouvoir effectuer toute opération de saisie ou de mise à jour affectant le résultat comptable. Décocher cette case pour fermer un exercice, c est-à-dire pour le protéger globalement de toute tentative de modification du résultat comptable par une fonction quelconque du produit, manuelle ou automatique (par exemple : si on modifie le type d un compte, la répercussion automatique de cette modification sur les comptes collectifs ne sera effectuée que pour les exercices ouverts). On peut aussi arrêter une période pour interdire les mises à jour comptables sur une période donnée. La fermeture d un exercice est une option de type informatique, que l on peut décider d activer ou de désactiver quand on le souhaite, et qui s applique à la totalité de l exercice, quelle qu en soit la situation comptable ; l arrêt de période est une option de type comptable, que l on déclenche lorsqu on décide qu une période (d un ou de plusieurs mois) est complète et ne doit plus recevoir de modification de données ; l arrêt de période s applique aux écritures de la période et il est irréversible. On doit créer au moins un exercice. Si aucun des exercices définis n est ouvert, une confirmation est demandée et on peut continuer, mais attention, on ne pourra rien saisir sur ce dossier. Quel que soit l ordre dans lequel on crée les exercices, ils sont automatiquement remis dans l ordre des périodes. L exercice courant ne peut pas être supprimé. Si on diminue la durée d un ou plusieurs exercices, et s il existe des écritures pour le dossier traité, le logiciel propose de contrôler la validité des dates des écritures existant pour ce dossier, par rapport à la nouvelle définition des exercices. Il est recommandé de lancer cette vérification. Si on répond Non, on pourra effectuer ce contrôle ultérieurement (voir : Vérification dates et exercices). La modification de la durée d un exercice entraînera la réactualisation de tous les comptes collectifs, qui se déclenchera lors de leur prochaine consultation ; selon les volumes de données que l on traite, il est possible que cela nécessite un temps de réponse important. On ne peut pas effacer ici la définition d un exercice qui comporte des écritures : utiliser la suppression d exercice. On ne peut pas effacer la définition d un exercice pour lequel on a saisi des budgets ; supprimer d abord les budgets ou utiliser la suppression d exercice. 29

30 Onglet «Données bancaires» Pour 5 banques maximum. Emetteur : numéro de 6 caractères que certaines banques attribuent à toute société qui souhaite émettre des informations magnétiques. Ce n est facultatif car certaines banques ne l utilisent pas. Compte général et journal comptable : indiquer le n de compte général de la banque, et le code journal à utiliser, pour générer des écritures automatiques au compte banque dans plusieurs fonctions. Pour choisir un compte, voir «Comment visualiser le plan comptable». Si on n a pas encore créé le plan comptable, laisser ces indications à espace, elles seront réclamées lorsqu on lancera une fonction qui les utilise. Domiciliation et RIB : possibilité d indiquer 5 domiciliations bancaires. Elles sont facultatives, mais une banque au moins est obligatoire pour les utilisateurs de certains modules, tels que : remise d effets, règlements fournisseurs, etc... Chaque domiciliation est composée des zones suivantes : domiciliation en clair (24 caractères), iban : lorsque le RiB est exprimé sous la forme IBAN (découpé en groupes de 4 caractères), il doit commencer par un préfixe de 4 caractères, indiqué ici (exemple : FR76). Cette zone est facultative tant que le RIB sous cette forme n est pas exploité par le logiciel. code banque (5 caractères), code guichet (5 caractères), n de compte (11 caractères) cadré à droite, complété par des zéros à gauche, clef RiB (2 caractères) contrôlée, sauf si on désactive le contrôle en modifiant l option générale correspondante. 30

31 Onglet «Données facturation» 31

32 2.2 Plan comptable Cette fenêtre permet de formuler une demande de sélection de comptes. Elle est obtenue : - au début de certaines fonctions de traitement du plan comptable, au lancement desquelles, on doit indiquer la sélection de comptes à traiter, - lorsque l on clique, dans ces mêmes fonctions sur le bouton de rafraîchissement, - En cliquant sur un bouton de visualisation de comptes lorsque la zone correspondante a été laissée à l espace. Dans tous les cas, si on traite des volumes de données importants, il est recommandé de limiter la demande au besoin réel pour éviter des temps d extraction de données inutiles. Attention, plus la sélection demandée porte sur un nombre de comptes importants, plus les temps de réponse risquent d augmenter. Une confirmation sera demandée si la sélection risque de correspondre à un volume important (sauf si cette demande de confirmation a été supprimée à l aide des «Options générales»). On dispose d un bouton <idem> : si on clique sur celui-ci, on obtient une sélection identique à la dernière sélection que l on a demandée, indépendamment des critères qui sont actuellement affichés, et sans demande de confirmation puisqu il s agit d une sélection qui a déjà été utilisée. Cela peut-être utile dans les fenêtres de saisie ou la même sélection du plan comptable est fréquemment demandée. Si on ne désire pas que la boite de sélection soit proposée : activer la liste de choix en pressant la touche F3 (même si on a laissé à espace la zone initiale correspondante). Type de compte : indiquer le type de compte que l on désire sélectionner (client, fournisseur, etc). Un type de compte peut être proposé par défaut selon le contexte. Possibilité de le valider, de le modifier, ou de laisser cette zone à espace si on désire afficher tous les comptes qui correspondent à une syntaxe donnée, quel que soit leur type. Comptes de.. à.. : pour sélectionner les comptes désirés, possibilité d utiliser la première zone seule pour frapper le ou les premiers caractères des comptes ou utiliser la deuxième zone pour indiquer la sélection sous forme de tranche. Exemples : si on indique «6», on obtient tous les comptes commençant par 6. Si on indique de «60» à «62», on obtient tous les comptes commençant par 60, 61, et 62. Note : dans la boite de sélection, tous les caractères frappés sont pris en compte pour sélectionner les comptes correspondants. Mot directeur : possibilité d indiquer une sélection de comptes d après un mot directeur, ou un début de mot directeur. On peut utiliser ce mode de sélection soit seul, soit combiné avec une sélection de n de compte (zones précédentes). Tri alphabétique : case à cocher si on désire que les comptes sélectionnés soient présentés triés dans l ordre alphabétique (ordre du mot directeur). Si cette case n est pas cochée, les comptes sélectionnés sont présentés dans l ordre des n de compte. 32

33 Après avoir complété les zones, cliquer sur OK pour ouvrir la fenêtre «Gestion du plan comptable» : Gestion du plan comptable Cette fonction permet de créer et de modifier tout compte, général ou auxiliaire, dans un dossier existant et ouvert ; elle permet également de supprimer un compte si celui-ci ne comporte aucune écriture dans le dossier (tous exercices confondus). En début de fonction, on doit indiquer sur quelle «Sélection de comptes» on désire travailler. Pour cela «une boite de sélection» s ouvre automatiquement. En cours de travail, on peut changer cette sélection en utilisant le bouton de rafraîchissement. Les informations sont réparties en quatre onglets : - les données générales, - les données auxiliaires, - les données analytiques, - le contrôle de saisie Onglet «données générales» Partie 1 Lettrage : indiquer le type de lettrage que l on souhaite effectuer sur ce compte, lorsqu on lancer une des fonctions de lettrage automatique ; les réponses possibles sont les suivantes : PIECE = lettrage demandé par n de pièce (externe), MONTANT = lettrage demandé par montant, LES DEUX = lettrage demandé sur ces 2 critères, NON = lettrage automatique non demandé. Si on demande le lettrage par montant (code MONTANT ou LES DEUX), on peut lancer le lettrage simple (par égalité stricte de montant), ou complexe (par recherche de combinaison entre plusieurs débits et plusieurs crédits). Globalisation : permet de demander que les écritures de ce compte soient «globalisées» lors de l'édition d'un grand livre, afin de diminuer les volumes et le temps d'édition ; les réponses possibles sont les suivantes : OUI = les écritures de ce compte seront globalisées à raison d'une ligne par mois, par journal et par folio, CODE = idem réponse «oui», mais les écritures comportant ce code seront globalisées à raison d une ligne par mois, par journal, par folio, et par code opération ; la globalisation se fera donc en autant de lignes que de codes opération différents, NON = pas de globalisation. L option que l on choisi sera reportée dans chaque ligne d écriture saisie pour ce compte, et on pourra la valider ou la modifier. Lors d'une édition de grand livre, on pourra ou non activer l option de globalisation. Noter que cette option n influence que la présentation du grand livre, et en aucun cas la mémorisation des écritures. 33

34 Partie 2 Pagination : cette option permet de gérer la pagination dans l'édition du grand livre ; les réponses possibles sont les suivantes : PLUSIEURS = plusieurs comptes par page ; impression des comptes les uns à la suite des autres, sans saut de page, UN = 1 compte par page ; ce compte sera imprimé seul sur une page, PREMIER = saut de page avant l'édition de ce compte, DERNIER = saut de page après l'édition de ce compte. Mot Directeur : peut comporter jusqu'à 10 caractères alphanumériques. S'il n'est pas renseigné, le logiciel reporte automatiquement le début du libellé. Permet d'indiquer le critère sur lequel doit être classé ce compte dans l'ordre alphabétique, qu'il soit général ou auxiliaire. Le mot directeur est toujours en majuscules. Observations : zone de texte libre, qui pourra être utilisée par certaines éditions. 254 caractères au maximum. Date de mise à jour : date de la dernière mise à jour que l on a effectué sur ce compte ; entretenue automatiquement, non modifiable. Tiers interne : case à cocher si le compte traité est un compte de tiers interne à un groupe de sociétés, sinon la laisser «à espace». Cette indication peut être donnée aussi bien pour un compte auxiliaire que pour un compte de tiers général. Elle permettra de distinguer les écritures passées entre plusieurs sociétés d'un même groupe. Pour plus de détails, voir la fonction : édition d'une balance consolidée. Code Edition : code facultatif de 2 caractères libres, pouvant être utilisé pour des demandes de sélection, dans certaines éditions, telles que : grand livre, balance, balance âgée... Exemple d'utilisation : l'affectation d'un code représentant à des comptes clients, permet l'édition d une balance âgée par représentant. Le code édition est toujours en majuscules. 34

35 Onglet «données auxiliaires» Partie 1 Ne peut être renseigné que pour les comptes appartenant à une comptabilité auxiliaire. Adresse : peut être renseignée pour tout compte auxiliaire, mais elle sera principalement utilisée par les modules : relances clients, relevés clients, règlements fournisseurs. Elle est composée de 2 lignes de 40 caractères, du code postal (7 caractères pour recevoir les codes postaux étrangers), et du bureau distributeur (toutes zones facultatives). Le nom utilisé en édition étant l'intitulé du plan comptable, il n a pas à être répété ici. Les données suivantes : Téléphone, Fax, Contact, N Siret, Code Ape, Numéro CEE, sont toutes facultatives. NOTE : si on indique un nom de contact, il sera utilisé pour les éditions destinées à être adressées à un compte de tiers (exemple : lettres de relance) à la suite de la mention «A l attention de». Il est donc recommandé de saisir le nom précédé d un titre de politesse ( exemple : Mr Jean DUPONT). Possibilité de supprimer l impression de ce nom à l aide de l option générale correspondante. Modalités de règlement : elles peuvent être attribuées automatiquement à une facture saisie pour ce compte, suivant l option que l on aura choisie dans la définition du journal utilisé. Mode : code libre de 2 caractères alphanumériques, facultatif. Choisir ce code dans la table des codes opération standards, Devise : si les pièces relatives à ce compte sont exprimées de façon habituelle dans une devise autre que celle du dossier traité, on peut indiquer cette devise, en choisissant un code dans la table des devises. Lors de la saisie d écritures pour ce compte, cette devise sera automatiquement proposée et on pourra la valider ou imposer exceptionnellement une autre devise. Si une devise est indiquée ici pour un fournisseur, le module d édition de règlements fournisseurs tentera d établir les règlements à ce fournisseur, Echéance : constituée de 2 zones : nombre de jours : 000, 030, 060, etc..., jour d'échéance : tout jour valide, ou encore : 00 si fin de mois, 99 si date de facture. L échéance peut également recevoir un des codes spéciaux suivants : : à réception de facture, : contre remboursement. 35

36 Partie 2 Si client : informations à renseigner pour un compte client. Relevé? : case à cocher si ce compte doit faire l objet d une édition de relevés & traites. A relancer? : case à cocher si ce compte doit faire l objet d un traitement de relance automatique. Risque autorisé : en monnaie du dossier, 8 entiers au maximum; si on indique un montant, il sera comparé, dans certains traitements (ex : visualisation du compte, balance âgée...) au solde réel, et un éventuel dépassement sera signalé. Langue : certaines fonctions comme les relances, utilisent des fichiers textes que l on saisi en français, ou dans une autre langue. Indiquer la langue à employer dans les documents adressés à ce compte. Le choix «Autre» permet de gérer une langue (et une seule) non prévue dans les langues proposées. (Cette information peut être renseignée pour tout compte auxiliaire mais à ce jour, le logiciel ne l utilise que pour les comptes clients). Domiciliation : informations bancaires. Possibilité de renseigner jusqu'à 3 domiciliations bancaires. Facultatif. Elles peuvent être renseignées pour tout compte auxiliaire, mais seront principalement utilisées par les modules de gestion d effets et d édition de règlements fournisseurs. Chaque domiciliation est composée des zones suivantes : domiciliation en clair (24 caractères), iban : lorsque le RiB est exprimé sous la forme IBAN (découpé en groupes de 4 caractères), il doit commencer par un préfixe de 4 caractères, indiqué ici (exemple : FR76). Cette zone est facultative tant que le RiB sous cette forme n est pas exploité par le logiciel, code banque (5 caractères), code guichet (5 caractères), n de compte (11 caractères) cadré à droite, complété par des zéros à gauche, clef RiB (2 caractères) contrôlée, sauf si on désactive le contrôle en modifiant l option générale correspondante, référence tiré (10 caractères). Saisir en première position la domiciliation la plus couramment utilisée pour le compte, car elle sera proposée par défaut en saisie d écritures. Si une des 2 domiciliations suivantes devenait la domiciliation principale, on peut obtenir le changement automatiquement, en opérant un double-clic sur la ligne à remonter. Une domiciliation peut également être ajoutée au plan comptable de façon contextuelle par plusieurs fonctions (saisie d écritures, visualisation de compte, sélection d effets pour remise d effets...). Dans la gestion des effets, il sera possible d'indiquer des domiciliations occasionnelles, et de modifier celles du plan comptable. De la même façon, on pourra saisir une «référence tiré» spécifique à chaque effet. Consulter l option générale qui permet de choisir le comportement du logiciel dans le cas de domiciliations multiples pour un compte donné. NOTE : si on modifie ou si on supprime une domiciliation bancaire dans le plan comptable, cela ne modifie en rien les domiciliations enregistrées précédemment dans les effets, qui conservent la domiciliation que l on a affecté en saisie. Le cas échéant, on doit modifier les domiciliations des effets (par exemple au moyen de la fonction : Visualisation de compte). 36

37 Onglet «données analytiques» Ne peut être renseigné que pour un compte général, uniquement si on a choisi d utiliser la comptabilité analytique, et si le compte traité appartient à une classe comptable affectée en analytique. Section par défaut : si ce compte est traité par la comptabilité analytique, on peut indiquer une section analytique par défaut, à choisir dans les sections analytiques qui ont été créées, sinon, contient la mention «NEANT». Consulter à ce sujet : «Sections analytiques» et «Paramétrage analytique». Pour choisir une section, voir «comment visualiser les sections analytiques». Sections multiples avec pourcentage de répartition : si ce compte est traité par la comptabilité analytique, on peut indiquer une répartition sur plusieurs sections (jusqu'à 8) avec le pourcentage à ventiler sur chacune. Cette répartition sera proposée en saisie et on pourra la confirmer ou la refuser. Note : cette possibilité n est proposée qu en cas de saisie avec contrepartie de type «manuel» (voir gestion des journaux). Pour choisir une section, voir «comment visualiser les sections analytiques». Comment visualiser les sections analytiques : lorsqu on doit choisir une section analytique, plusieurs possibilités sont proposées pour éviter des temps d extraction de données inutiles tout en facilitant les manipulations. I - En utilisant la zone code section : possibilité de saisir directement le code section, possibilité de taper un ou plusieurs caractères de début, puis de cliquer sur le bouton de visualisation. L affichage proposé comportera toutes les sections qui commencent par le ou les caractères qui auront été saisis, Si un code section est déjà présent, possibilité de cliquer directement sur le bouton de visualisation. L affichage proposé comportera alors toutes les sections dont les 2 premiers caractères correspondent à la section précédente. Note : par défaut, lorsqu on déclenche une demande de visualisation à partir d une zone code section, le logiciel considère qu elle contient un début de code section jusqu à 4 caractères, et un code section complet au-delà de 4 caractères. Un début de code section entraînera l affichage de toutes les sections commençant par ce début, un code section complet entraînera l affichage de toutes les sections commençant par les 2 mêmes caractères. On peut choisir d autres limites que celles utilisées par défaut (4 et 2) en modifiant l option générale correspondante. Les sections sont présentées triées par code section complet, quel que soit le nombre d affectations qui a été paramètré. II - En utilisant la boite de sélection : Si le mode de visualisation ci-dessus ne convient pas (par exemple si on désire modifier l ordre de tri, ou bien sélectionner des sections par tranche), effacer le code section à renseigner puis cliquer sur le bouton de visualisation. On obtiendra alors une boite de sélection complète, dans laquelle on peut personnaliser la demande. Si le code section contient NEANT, il sera considéré à espace et on obtiendra la boite de sélection. Lorsque la liste de visualisation est affichée : on peut obtenir une section soit en faisant défiler la liste, soit en effectuant une recherche incrémentielle, c est-à-dire en tapant le ou les premiers caractères du code voulu : la liste se positionne alors sur ces caractères (s ils existent) et on peut à nouveau la faire défiler. Sélectionner la section puis cliquer sur <OK> ou double-cliquer sur la section. Si on désire sortir de la liste sans modifier la 37

38 section précédente, il faudra resélectionner la même section dans la liste (de préférence), ou presser <Echap>, ou double-cliquer sur la zone initiale. Onglet «Contrôle de saisie» Contrôle de l utilisation par journal : indique quelle utilisation du compte est possible lorsqu on saisi dans un journal donné (4 journaux au maximum peuvent être contrôlés pour un compte ; pour les autres, utiliser l option «Autres»). Les réponses possibles sont les suivantes : DB OBLIGATOIRE ou CR OBLIGATOIRE : le compte doit obligatoirement être mouvementé dans le sens indiqué. DB CONFIRMER ou CR CONFIRMER : si le compte est utilisé dans un sens différent, une confirmation sera demandée. INTERDIT : l utilisation de ce compte est interdite dans ce journal SANS : aucun contrôle n est effectué pour ce journal. Si on indique un sens, il sera proposé automatiquement en saisie. Si on a indiqué un sens pour le journal utilisé, c est le sens indiqué pour le compte qui aura priorité. Contrôle de l utilisation par journaux autres : permet de contrôler la saisie pour tous les journaux autres que ceux définis dans les 4 groupes d option précédents, en utilisant les mêmes possibilités. Proposition de ventilation par journal : vous pouvez indiquer ici les contreparties les plus fréquemment utilisées pour ce compte, dans le journal donné. En saisie d écritures, ces comptes seront proposés en priorité pour ventiler la contrepartie d une écriture passée à ce compte. Si 3 contreparties pour un journal s avèrent insuffisantes, vous pouvez utiliser les 2 ventilations pour le même journal. Pour choisir un compte, voir comment visualiser le plan comptable. Il est également possible que les contreparties d un journal donné soient mémorisées ici automatiquement par le logiciel lorsque vous ventilez un montant pour un compte et un journal que vous n avez pas paramétré ici ; consultez l aide de la fenêtre de ventilation ; le comportement de cette fonctionnalité peut également être modifié par l option générale correspondante. 38

39 Contrôle de taxe : si un taux est saisi ici, il indique à la fonction de saisie qu'elle doit contrôler le montant saisi pour ce compte, en appliquant le taux indiqué de la façon suivante : si le compte est mouvementé sur une ligne de saisie simple, le taux sera appliqué au montant de la première ligne comportant le même n de pièce interne (le contrôle n aura donc pas lieu si vous n avez pas attribué de n de pièce interne à votre écriture) ; si le compte de la 1ère ligne est un compte général d exploitation, la base sera considérée hors taxe ; dans tous les autres cas, la base sera considérée taxe comprise, et le calcul de la taxe à vérifier sera fait en conséquence. si le compte est mouvementé par la procédure de ventilation automatique, le taux sera appliqué au montant de la ligne principale (voir aussi la possibilité de paramétrer une ventilation avec pourcentage pour un journal donné). Dans tous les cas, le montant de la ligne principale est considéré taxe comprise. Un écart supérieur à 0,01% du montant attendu sera signalé et une confirmation sera demandée. Au dessous de 0,01%, aucune anomalie n est signalée. Cette option peut être utilisée pour contrôler les montants de TVA ou de toute autre taxe calculée par application d un pourcentage. Notes : Un menu contextuel apparaît si vous faites un clic droit, ou si vous cliquez sur le bouton «Menu contextuel». Il propose les fonctions suivantes : Visualisation des écritures du comptes : la visualisation de compte vous permet de visualiser les écritures de tout compte, général ou auxiliaire, en disposant de nombreuses options de sélection et de tri. Si votre mot de passe vous l autorise, vous pouvez également modifier certaines données. Visualisation de tous les comptes sans écritures : cette fonction traite les comptes actuellement sélectionnés pour la gestion du plan comptable : les comptes ne comportant aucune écriture (tous exercices confondus) sont affichés, et vous pouvez procéder à une suppression rapide en cochant les comptes à supprimer. Attention : si vous traitez des volumes très importants, cette recherche peut s avérer assez longue dans certains contextes techniques ; il est alors recommandé de la lancer en procédant par sélection de comptes et non pas pour l ensemble. Après une suppression multiple, un message vous informe qu il est nécessaire de rafraîchir la sélection de données et enchaîne automatiquement avec la boite de sélection de comptes. Visualisation des mouvements de compte pour chaque exercice présent dans la base de données. Vous pouvez choisir un autre compte parmi les comptes actuellement sélectionnés, ou demander une autre sélection de compte. Si vous voulez créer un compte en dupliquant un compte existant, affichez d abord le compte existant puis effectuez un clic droit sur le bouton «Créer».L assistant de création peut vous aider à créer le plan comptable à partir d un modèle standard fourni avec le logiciel, ou d un dossier existant. 39

40 2.3 Journaux Cette fonction vous permet de définir tous les journaux que vous souhaitez pouvoir utiliser en saisie. Elle donne par défaut la possibilité d adapter le comportement du programme de saisie au type de journal traité : propositions de données, enchaînement automatique de traitements, etc On peut également choisir de personnaliser la grille de saisie d un journal donné ou de revenir à la présentation standard. On peut créer autant de journaux qu on le désire. Un journal doit avoir été créé par cette fonction avant de pouvoir être utilisé en saisie, en importation d écritures, en report de soldes à nouveau, etc Cette fonction travaille sur l ensemble des journaux existants pour le dossier en cours. En cours de travail, si besoin est, on peut rafraîchir les journaux affichés en utilisant le bouton de rafraîchissement. Lorsqu on crée un journal, on doit commencer par renseigner les zones de la première ligne : Intitulé : intitulé obligatoire de 40 caractères maximum. Journal : code de 4 caractères libres (si on en utilise moins, il suffira de cadrer les caractères utilisés à gauche et laisser des espaces à droite). Exemples : VT, VTE, VTES, 70, 7000, etc... 40

41 Onglet «Options de saisie» «Saisie de la ligne» Options concernant la saisie d une ligne d écriture : cet ensemble d options concerne la ligne principale d une écriture, par opposition aux options concernant la contrepartie. Type de comptes : on peut indiquer le type de compte qui sera normalement mouvementé par la première ligne d une écriture dans ce journal. En création ou en modification d écritures, lorsqu on demande l affichage des comptes en laissant le compte à espace, seuls sont affichés les comptes dont le type a été indiqué. Si le compte est renseigné, l affichage se fait en priorité à partir de son contenu, conformément aux règles habituelles de visualisation du plan comptable. Sens proposé : indiquer si on désire qu un sens soit automatiquement proposé pour le montant de chaque ligne d écriture de ce journal. Les réponses possibles sont les suivantes : NON : aucun sens débit/crédit n est proposé, on doit l indiquer pour chaque ligne saisie. DB : le sens débit est proposé. On peut le valider ou le modifier occasionnellement. CR : le sens crédit est proposé. On peut le valider ou le modifier occasionnellement. Si on utilise un compte pour lequel on a utilisé le contrôle de saisie pour un journal donné (dans le 4ème onglet du plan comptable), c est l option du plan comptable qui aura priorité sur la présente option, plus générale. Pour un journal sans contrepartie automatique, dont on inscrit soimême chaque ligne d une écriture, il faudra cocher la réponse NON. En effet, aucun sens débit/crédit ne peut être défini à l avance pour ce mode de saisie. Domiciliation : cette option concerne principalement les utilisateurs du module : Remise d effets. Si on coche cette case, la domiciliation bancaire principale (soit la première définie pour le compte traité) est proposée par défaut pour chaque ligne de ce journal. On peut la valider, ou choisir une autre domiciliation du compte ou en fournir une occasionnelle. L indication d une domiciliation valide sera obligatoire si le code opération de la ligne correspond à un effet. Consulter l option générale qui permet de choisir le comportement du logiciel dans le cas de domiciliations multiples pour un compte donné. Note : les modes de règlement sont testés par la fonction de saisie, d après le paramétrage qui aura été fait pour le module : Remises d effets. Opération par défaut : si la case est cochée, le code opération sera renseigné automatiquement, d après le mode de règlement indiqué au plan comptable pour le compte traité. Cette option peut être prise même si on décide de ne pas laisser apparaître la colonne correspondante (en utilisant l option de personnalisation de la grille de saisie). Echéance obligatoire : case à cocher si une échéance doit obligatoirement être indiquée pour une ligne de ce journal. Une échéance peut être calculée automatiquement (voir case à cocher précédente) ou saisie manuellement. Echéance à calculer : case à cocher si on désire que la date d échéance soit automatiquement calculée en fonction de la date d écriture et des conditions de règlement indiquées au plan comptable pour le compte traité (uniquement s il s agit d un compte auxiliaire). La date calculée sera proposée et on devra la valider ou la modifier. 41

42 «Contrepartie» Type de comptes : possibilité d indiquer le type de compte qui sera normalement mouvementé par la(les) contrepartie(s) d une écriture dans le journal. Dans la fenêtre de ventilation d écritures, ou dans la colonne «Contrepartie», lorsqu on demande l affichage des comptes en laissant le compte à espace, seuls sont affichés les comptes dont le type a été indiqué. Si le compte est renseigné, l affichage se fait en priorité à partir de son contenu, conformément aux règles habituelles de visualisation du plan comptable. Exemple : dans un journal d achat, on peut indiquer le type GENERAL, de façon à n afficher que les comptes généraux. Si on laisse cette option à espace, tous les comptes (généraux et auxiliaires) seront proposés lorsqu on affiche le plan comptable. (Voir aussi l option équivalente pour les comptes de la ligne). Mode de contrepartie : indiquer le mode de contrepartie que l on désire appliquer au journal traité. Le mode que l on prévoie sera rappelé en début de saisie, et on pourra le valider ou le transformer en n importe quel autre mode valide. Les réponses possibles sont les suivantes : VENTILATION : une fenêtre de ventilation sera proposée pour chaque ligne saisie, rappelant tous les comptes de contrepartie que l on aura prévus (soit dans le plan comptable, soit dans le journal, dans le deuxième onglet). On n aura plus qu à indiquer les montants pour chaque contrepartie utilisée, ou à valider les montants calculés par application d un pourcentage. Ce mode de contrepartie sera efficace par exemple pour un journal d achats. OD (opérations diverses) : lorsqu on termine la saisie d une ligne, une nouvelle ligne est initialisée, qui reprend les éléments de la ligne précédente, sauf le compte que l on doit renseigner (ou la section analytique si on saisie dans un journal analytique), et le montant et le sens qui sont automatiquement renseignés en fonction de l écart et du sens de l écart. Le processus sera renouvelé tant qu il existera un écart ; on peut ainsi saisir plusieurs contreparties à une ligne de base. Ce mode de contrepartie sera efficace pour toute saisie d écriture dont les comptes de contreparties ne peuvent pas être prédéfinis. BANQUE : une contrepartie globale sera générée automatiquement, à la fin de la saisie, pour le montant total et pour le compte que l on aura indiqué en zone : ventilation unique (deuxième onglet). Ce mode de contrepartie sera utilisé par exemple pour un journal de banque, dans le cas d une remise de chèques (qui doit apparaître en une seule ligne au compte de banque). LIGNE A LIGNE : une contrepartie sera générée automatiquement pour chaque ligne saisie, pour le compte que l on aura indiqué en zone : ventilation unique (deuxième onglet). Ce mode de contrepartie sera utilisé par exemple pour un journal de banque, dans le cas d une saisie de chèques émis (qui doivent apparaître en autant de lignes que de chèques au compte de banque). Si on utilise le module : remise d effets, l utilisation de ce mode de contrepartie sera obligatoire pour une saisie d effets à recevoir. MANUEL : aucune facilité ne sera proposée pour saisir la contrepartie d une écriture. Choisir ce mode si on veut saisir chaque ligne d une écriture. NON : cette option permet de ne pas choisir un mode de contrepartie permanent pour ce journal, et obligera l opérateur à choisir un mode en début de chaque saisie, parmi les options valides. 42

43 «Lettrage» Lettrage manuel : cette option permet de demander qu à la fin de la saisie de chaque ligne créée dans ce journal, la fonction de lettrage manuel soit proposée pour le compte traité. Si la case n est pas cochée, on pourra tout de même lettrer une ligne saisie, mais on devra appeler la fonction de lettrage au lieu de l obtenir automatiquement. Lettrage automatique : cette option permet de demander qu après chaque session de saisie d écritures dans ce journal, le lettrage automatique soit automatiquement lancé pour tous les comptes lettrables qui auront été mouvementés par ce journal. Les réponses possibles sont les suivantes : NON : pas de lettrage automatique SIMPLE : lettrage automatique simple COMPLEXE : lettrage automatique complexe Si on choisi de demander un lettrage, en fin de saisie une confirmation sera demandée ; on peut alors lancer le lettrage prévu, ou ne pas confirmer. Dans ce dernier cas, on peut retrouver facilement les comptes lettrables mouvementés -et donc non lettrés- en utilisant l option «Comptes en attente de lettrage» proposée par les fonctions de lettrage. De la même façon, si le lettrage automatique ne parvient pas à lettrer tous les comptes lettrables mouvementés, cette même option permettra de retrouver les comptes non lettrés en appelant le lettrage manuel. Si on fait une importation d écritures sous un journal pour lequel on a choisi une option de lettrage, les comptes lettrables mouvementés peuvent également être retrouvés en utilisant la même option. 43

44 «Divers» Journal de situation : si on coche cette case, le journal sera traité comme étant saisi uniquement dans le but d établir une situation comptable périodique, et ne devant pas être conservé. Un tel journal devra être supprimé avant de lancer les travaux périodiques (arrêté de période, report des soldes à nouveau), qui signaleraient la présence d un tel journal et ne pourraient pas s exécuter. On ne peut pas choisir une option de lettrage pour un journal de situation. Les fonctions du menu de gestion (exemple : relevés & traites, relances, etc...) ignorent systématiquement les écritures d un journal de situation. Personnalisation : la fonction de saisie d écritures propose une grille de saisie dont la présentation de base est standardisée, et commune à chaque journal. Possibilité d adapter cette présentation aux besoins spécifiques, en utilisant les possibilités suivantes : Redimensionner la largeur d une colonne : positionner le curseur sur le bord droit de l en-tête de la colonne et le faire glisser. Supprimer l utilisation d une colonne : modifier sa largeur de façon à l amener à 0. Redimensionner la hauteur d une ligne : positionner le curseur sur le bord inférieur de la première zone de la première ligne, l approcher du cadre gauche, puis le faire glisser vers le haut ou le bas. Changer l ordre des colonnes : positionner le curseur sur l en-tête de la colonne et le faire glisser. Redimensionner la fenêtre de saisie (qui par défaut, occupe l écran en totalité, quelle qu en soit la taille). Modifier l emplacement de la fenêtre de saisie sur l écran. Si on coche l option de personnalisation, et si on effectue des modifications de présentation de la grille de saisie, un message demandera si on souhaite mémoriser ces modifications pour qu elles soient appliquées automatiquement lors de la prochaine saisie dans ce journal. Si on ne coche pas cette case, on pourra modifier la présentation, mais elle ne sera pas conservée et lors de la prochaine saisie dans ce journal, c est à nouveau la présentation standard qui sera proposée. Si on décoche cette case après avoir utilisé la personnalisation d un journal, un message demande de confirmer que l on désire effectivement supprimer la mémorisation des données, et si on confirme, on retrouvera la présentation standard pour le journal modifié. Attention : effectuer ces modifications lorsque aucune mise à jour n est en cours. 44

45 Onglet «Numérotation de pièce» Numérotation automatique de pièce : Si on souhaite que les n de pièces (internes) soient attribués automatiquement dans ce journal, il faudra cocher la case correspondante. Les zones suivantes indiquent le n de pièce en cours, c est-à-dire le dernier n utilisé (maximum : 8 chiffres), pour chaque exercice pour lequel on a saisi des écritures (5 exercices maximum, au-delà, l exercice le plus ancien sera éliminé et remplacé par le plus récent). Ces informations sont entretenues automatiquement par le logiciel. Possibilité de modifier ces numéros, les remettre à zéro, ou les initialiser à une valeur donnée avant de saisir un exercice défini dans le descriptif du dossier). Si on demande la numérotation automatique, toutes les lignes d une même écriture recevront le même n de pièce, obtenu par incrémentation de 1 sur le dernier n utilisé. Les lignes d une même écriture sont identifiées soit par l utilisation d un mode de contrepartie automatique, soit par l égalité débit/crédit si on saisi chaque ligne sans utiliser de contrepartie automatique. Attention : la base de données pouvant être utilisée par plusieurs postes, un n de pièce utilisé est définitivement réquisitionné ; si on abandonne la saisie de la pièce correspondante, ce n ne sera plus utilisé. Si on ne demande pas la numérotation automatique, on pourra indiquer un n de pièce interne en saisie d écritures. Un n de pièce interne saisi manuellement a toujours priorité sur la numérotation automatique. NOTES : Il s agit d un n de pièce interne. La saisie d écritures propose également un n de pièce externe, qui permet de saisir les n attribués par les tiers aux pièces que l on saisi dans la comptabilité. La fonction de report des soldes à nouveau ne traite pas cette option. 45

46 Onglet «Comptes de ventilation» Ventilation unique : l indication d un compte dans cette zone est obligatoire si on a choisi un mode de ventilation : BANQUE ou LIGNE A LIGNE, facultative dans les autres cas, mais à prévoir si on désire pouvoir choisir un de ces deux modes de contrepartie en début de saisie. Exemples : on indiquera souvent un compte de banque, ou dans le cas d un journal d effets à recevoir, le compte d effets à recevoir (généralement ). Ventilation multiple avec pourcentage : possibilité d indiquer jusqu à 10 comptes de contrepartie qui seront ensuite proposés automatiquement dans la fenêtre de saisie des contreparties, si on a choisi le mode de contrepartie : VENTILATION. Prévoir les ventilations les plus courantes pour le journal traité, en commençant par les plus utilisées. Pour choisir un compte, voir comment visualiser le plan comptable. Pour chaque compte indiqué, on peut préciser un pourcentage, facultatif. Cette facilité permet de pré calculer les contreparties d une pièce lorsque la ventilation de cette dernière peut être prédéfinie, au moins partiellement. Si un pourcentage est renseigné, la fenêtre de ventilation proposera un montant de contrepartie pour le compte concerné, calculé par application du pourcentage au montant total à ventiler. Attention : on doit exprimer le pourcentage par rapport au montant total à ventiler (donc généralement un montant T.T.C.) ; le pourcentage d une TVA à 19,60 % devrait donc être indiqué comme étant égal à : 19,60 / 1,196 soit 16,3880 %. La fenêtre de ventilation permet ensuite d attribuer facilement le solde (ou l écart d arrondi éventuel) à l un des comptes de ventilation proposés. Possibilité de prévoir des comptes de contrepartie pour un compte donné dans le plan comptable. Possibilité également de demander un contrôle de taxe (contrôle le montant d une ligne de contrepartie mais ne la pré-affiche pas), alors que la facilité ci-dessus pré-affiche le montant mais ne le contrôle pas si on le modifie. On peut utiliser les 2 facilités simultanément. 46

47 2.4 Types de comptes 1 ère partie Cette fonction permet de distinguer les différents types de comptabilité que l on souhaite traiter à l intérieur d un même dossier. Il existe un type de compte obligatoire, qui est créé automatiquement par le logiciel lorsqu on ouvre un nouveau dossier, c est le type GENERAL. Les autres types de comptes désignent des comptabilités auxiliaires. On peut créer autant de types de compte qu on le souhaite. Lorsqu on crée un nouveau compte dans le plan comptable, on doit obligatoirement lui attribuer un type de compte choisi parmi ceux que l on aura créé ici. Cette fonction travaille sur l ensemble des types de comptes existants pour le dossier en cours. En cours de travail, possibilité de rafraîchir les types de comptes affichés en utilisant le bouton de rafraîchissement. Type de compte : 12 caractères maximum. Permet de désigner et de regrouper tous les comptes appartenant à un même type de comptabilité, qu elle soit générale ou auxiliaire. Pour déclencher certaines fonctionnalités annexes propres aux comptes clients, le logiciel considère qu un type de compte désigne une catégorie de clients s il comporte quelque part la syllabe «CLI». En tenir compte si possible, dans le choix des types de compte. Intitulé : 40 caractères maximum. Intitulé de la comptabilité correspondant au type de compte. Cet intitulé sera utilisé pour tous les états comptables concernant cette comptabilité. Demande de mise à jour : le logiciel entretient automatiquement chaque compte collectif, en fonction de tous les événements qui sont susceptibles d affecter leur contenu, sans que l on ait besoin d intervenir. Toutefois, si exceptionnellement, on souhaite qu un compte collectif soit réactualisé, on peut le demander en cochant cette case. La demande ne sera pas exécutée immédiatement, mais restera enregistrée jusqu'à la prochaine utilisation du compte collectif, qui déclenchera sa réactualisation pour l exercice en cours (selon les volumes de données que l on traite, cette réactualisation pourra augmenter sensiblement le temps de réponse de la prochaine consultation du compte collectif). Compte collectif : pour chaque type de compte désignant une comptabilité auxiliaire, indiquer le compte général dans lequel les écritures de la comptabilité auxiliaire doivent être «centralisées automatiquement*». Ce compte doit exister au plan comptable, et doit avoir été défini comme étant interdit en saisie, pour éviter tout écart anormal entre les totaux de ce compte, et ceux de la comptabilité auxiliaire correspondante. Il n est pas possible d utiliser le même compte collectif pour deux types de comptes différents. Pour choisir un compte, voir «comment visualiser le plan comptable*». * se reporter à la page suivante. 47

48 Personnalisation : les fonctions de visualisation des écritures (principalement : visualisation d un compte, mais aussi lettrage manuel et rapprochement bancaire manuel) proposent une fenêtre de visualisation dont la présentation de base est standardisée, et commune à chaque type de compte. On peut adapter cette présentation aux besoins spécifiques, en utilisant les possibilités suivantes : Redimensionner la largeur d une colonne : positionner le curseur sur le bord droit de l en-tête de la colonne et le faire glisser. Supprimer l utilisation d une colonne : modifier sa largeur de façon à l amener à 0. Redimensionner la hauteur d une ligne : positionner le curseur sur le bord inférieur de la première zone de la première ligne, l approcher du cadre gauche, puis le faire glisser vers le haut ou le bas. Changer l ordre des colonnes : positionner le curseur sur l en-tête de la colonne et le faire glisser. Redimensionner la fenêtre de visualisation (qui par défaut, occupe l écran en totalité, quelle qu en soit la taille). Modifier l emplacement de la fenêtre de visualisation sur l écran. Si l option de personnalisation est cochée, et si on effectue des modifications de présentation de la grille de visualisation d un compte, un message demandera si on souhaite mémoriser ces modifications pour qu elles soient appliquées automatiquement lors de la prochaine visualisation d un compte du même type. Si la case n est pas cochée, on pourra modifier la présentation, mais elle ne sera pas conservée et lors de la prochaine visualisation, c est à nouveau la présentation standard qui sera proposée. Si on décoche cette case après avoir utilisé la personnalisation d un type de compte, un message demande de confirmer que l on veut effectivement supprimer la mémorisation des données, et si on confirme, on retrouvera la présentation standard pour le type de compte modifié. Seule la visualisation de compte permet de mémoriser les modifications de présentation d un type de compte ; les autres fonctions telles que lettrage manuel ou rapprochement bancaire manuel, appliqueront les modifications mémorisées mais ne permettront pas d en mémoriser de nouvelles. * Centralisation automatique : le logiciel assure la centralisation permanente des comptes auxiliaires, en créant automatiquement les écritures des comptes collectifs. On choisira les comptes collectifs en définissant les types de compte. Pour être défini en tant que compte collectif, un compte doit être interdit de saisie pour tous les journaux, afin d éviter tout écart entre une comptabilité auxiliaire et le compte collectif correspondant. Les écritures passées aux comptes collectifs sont repérées par le code folio «ZZZZ». Elles font l objet de traitement particulier dans de nombreuses fonctions. On ne peut donc pas utiliser le code «ZZZZ» pour un folio saisi manuellement. La centralisation n est pas déclenchée chaque fois que l on mouvemente un compte auxiliaire : le logiciel enregistre simplement le fait qu il y a eu un mouvement sur la comptabilité auxiliaire. Chaque fois que l on interroge un compte collectif (soit individuellement comme avec la visualisation de compte, soit en tant que partie d un ensemble comme avec une édition de balance), le logiciel vérifie si la comptabilité auxiliaire a fait l objet d un mouvement depuis la dernière réactualisation, et si oui réactualise le compte collectif. Cela peut alors provoquer un temps d attente supplémentaire, variable avec l importance des volumes que l on traite, et avec le nombre de journaux et de périodes qui ont été mouvementés. Certaines opérations peuvent impliquer un volume très important de données à réactualiser, comme une modification de type de compte dans le plan comptable, ou le changement du compte collectif correspondant à un type de compte, mais ces opérations sont la plupart du temps la correction d une erreur initiale de paramétrage, et restent généralement très peu fréquentes. Possibilité de déclencher la réactualisation d un compte collectif, en cochant la case «Demande de mise à jour» dans le type de compte correspondant. On peut également demander la vérification du compte collectif par rapport à la comptabilité auxiliaire correspondante en cliquant sur le bouton <Vérifier> du type de compte. Par défaut, les écritures sont passées aux comptes collectifs à la date la plus avancée des écritures auxiliaires correspondantes (par exemple : si des ventes du premier au 15 du mois ont été enregistrées dans une comptabilité auxiliaire client, les écritures de ventes au compte collectif seront datées du 15). Possibilité de modifier ce comportement en modifiant l option générale correspondante, et en demandant que la centralisation soit faite en date exacte : il y a alors autant d écritures aux comptes collectifs que de dates différentes dans les écritures auxiliaires d origine. Cela augmente de façon importante le volume d écritures des comptes collectifs, mais peut s avérer nécessaire si pour une raison quelconque, on a besoin d éditer un état comptable général arrêté à une date en cours de mois (exemple : comptabilité anglo-saxonne). 48

49 * Comment visualiser le plan comptable : lorsqu on doit choisir un compte, plusieurs possibilités sont proposées pour éviter des temps d extraction de données inutiles tout en facilitant les manipulations. I - En utilisant la zone n de compte : possibilité de saisir directement le n de compte si on le connaît. possibilité de taper un ou plusieurs caractères de début, puis cliquer sur le bouton de visualisation. L affichage proposé comportera tous les comptes qui commencent par le ou les caractères que l on a saisis. Si un n de compte est déjà présent, cliquer directement sur le bouton de visualisation. L affichage proposé comportera alors tous les comptes dont les 2 premiers caractères correspondent au compte précédent. Ainsi, lorsqu on désire modifier un compte, ce sont les comptes de la même sous-classe qui sont automatiquement proposés. Note : par défaut, lorsqu on déclenche une demande de visualisation à partir d une zone n de compte, le logiciel considère qu elle contient un début de n de compte jusqu à 4 caractères, et un n de compte complet au-delà de 4 caractères. Un début de n de compte entraînera l affichage de tous les comptes commençant par ce début, un n de compte complet entraînera l affichage de tous les comptes commençant par les 2 mêmes caractères. On peut choisir d autres limites que celles utilisées par défaut (4 et 2) en modifiant l option générale correspondante. Le type de compte visualisé par défaut est fonction du contexte. Les comptes sont présentés triés par n de compte. II - En utilisant la boite de sélection : si le mode de visualisation ci-dessus ne convient pas (par exemple si on désire modifier le type de compte, ou l ordre de tri, ou bien sélectionner différemment certains comptes -par tranche, par mot directeur...), effacer le n de compte à renseigner puis cliquer sur le bouton de visualisation. On obtiendra alors une «boite de sélection» complète, dans laquelle on pourra personnaliser sa demande. Lorsque la liste de visualisation est affichée : on peut obtenir un compte soit en faisant défiler la liste, soit en effectuant une recherche incrémentielle, c est-à-dire en tapant le ou les premiers caractères du code voulu : la liste se positionne alors sur ces caractères (s ils existent) et on peut à nouveau la faire défiler. Sélectionner le compte puis cliquer sur <OK> ou double-cliquer sur le compte. Si on désire sortir de la liste sans modifier le compte précédent, resélectionner le même compte dans la liste (de préférence), ou presser <Echap>, ou doublecliquer sur la zone initiale. Eviter d utiliser à la fois la souris et le clavier dans un même appel d une liste, les touches du clavier pouvant alors être interprétées différemment par le système (si on utilise le clavier, laisser le pointeur de la souris en-dehors de la liste pour ne pas créer d interférence). 2.5 Sections analytiques Si vous utilisez la comptabilité analytique, cette fonction vous permet de créer les sections analytiques que vous voulez utiliser pour affecter vos écritures, autrement dit votre plan comptable analytique. En début de fonction, vous devez indiquer sur quelle «Sélection de sections» vous voulez travailler. Pour cela une «boite de sélection» s ouvre automatiquement. En cours de travail, vous pourrez changer cette sélection en utilisant le bouton de rafraîchissement. Une section doit avoir été créée par cette fonction avant de pouvoir être utilisée en saisie d écritures. La boite ci-dessous vous permet de formuler une demande de sélection de sections analytiques. Elle est obtenue : - au début de certaines fonctions de traitement des sections analytiques, au lancement desquelles vous devez indiquer quelle sélection de sections vous voulez traiter. - lorsque vous cliquez, dans ces mêmes fonctions, sur le bouton de rafraîchissement - en cliquant sur un bouton de visualisation de sections, lorsque la zone correspondante a été laissée à espace ou à «Néant» (voir «Comment visualiser les sections analytiques»). Dans tous les cas, si vous traitez des volumes de données importants, il est recommandé de limiter votre demande à votre besoin réel, pour éviter des temps d extraction de données inutiles. 49

50 Vous pouvez formuler votre sélection en utilisant les critères suivants : Sections : pour sélectionner les sections voulues, vous pouvez soit utiliser la première zone seule pour frapper le ou les premiers caractères des sections que vous voulez visualiser, soit utiliser aussi la deuxième zone pour indiquer votre sélection sous forme de tranche. Exemple : si vous indiquez de «A» à «C», vous obtiendrez toutes les sections commençant par A, B, et C. Notes : si vous avez choisi d utiliser 2 affectations : la touche TAB permet de passer de l une à l autre à l intérieur du code section et de sélectionner le nombre de caractères correspondant. Dans la boite de sélection, tous les caractères frappés sont pris en compte pour sélectionner les sections correspondantes. Tri alphabétique : cochez cette case si vous voulez que les sections sélectionnées soient présentées triées dans l ordre alphabétique (ordre de l intitulé). Si cette case n est pas cochée, les sections sélectionnées sont présentées dans l ordre des codes section. Cliquer sur OK pour ouvrir la boite «Sections analytiques». Attention, plus la sélection demandée porte sur un nombre de sections importantes, plus les temps de réponse risquent d augmenter. Une confirmation vous sera demandée si votre sélection risque de correspondre à un volume important (sauf si vous avez supprimé cette demande de confirmation à l aide des «options générales»). Vous disposez d un bouton «idem» : si vous cliquez sur ce bouton, vous obtiendrez une sélection identique à la dernière sélection que vous avez demandée, indépendamment des critères qui sont actuellement affichés, et sans demande de confirmation puisqu il s agit d une sélection que vous avez déjà utilisée. Cela peut-être utile dans les fenêtres de saisie ou la même sélection de sections analytiques est fréquemment demandée. Si vous ne voulez pas que la boite de sélection vous soit proposée, même si vous avez laissé à espace la zone initiale correspondante, activez la liste de choix en pressant la touche F3. 50

51 Intitulé : intitulé obligatoire de 40 caractères maximum. Pagination : cette option permet de gérer la pagination dans l'édition des états analytiques ; les réponses possibles sont les suivantes : PLUSIEURS = Plusieurs sections par page ; impression des sections les unes à la suite des autres, sans saut de page, UN = 1 section par page ; cette section sera imprimée seule sur une page, PREMIER = saut de page avant l'édition de cette section DERNIER = saut de page après l'édition de cette section. Code section analytique : code de 10 caractères libres (si vous en utilisez moins, cadrez les caractères utilisés à gauche et laissez des espaces à droite). Si vous avez choisi d utiliser 2 affectations : - Le début de chacune est repéré par un caractère «^». - La touche TAB permet de passer de l une à l autre à l intérieur du code section, en sélectionnant le nombre de caractères correspondant à la longueur de chacune. - Créez d abord les codes sections correspondant à chaque affectation de base, puis créez les codes sections qui représentent les combinaisons admises entre les 2 affectations de base : par exemple, si vous utilisez la section I sur 4 caractères pour identifier un magasin, et la section II sur 6 caractères pour identifier un produit, créez les codes sections correspondants en section I : M001, M002, M003,... et en section II : P00001, P00002, P00003,... ; créez ensuite les codes sections représentant les combinaisons admises de ces 2 affectations : M001P00001, M001P00003, M002P00001, M002P00002, M003P00003,... En effet, n oubliez pas que lorsque vous attribuerez un code section à une ligne comptable, le code complet devra exister en tant que section, sinon l affectation sera refusée. Il est obligatoire de créer, en tant que code section, toutes les combinaisons valides de sections I et de sections II. -Si une section donnée peut être combinée avec toutes les sections de l autre affectation, vous pouvez créer automatiquement les combinaisons : visualisez la section à traiter, puis cliquez sur <Créer toutes les sections II> (si la section traitée est une section I) ou sur <Créer toutes les sections I> (si la section traitée est une section II) ; un message vous informe alors du nombre de combinaisons à créer et vous demande confirmation ; si vous confirmez, toutes les combinaisons possibles entre la section traitée et les sections existantes de l autre affectation seront définitivement créées ; par exemple, si tous les produits sont admis pour le magasin M004, visualisez ce dernier et cliquez sur <Créer toutes les sections II> ; toutes les combinaisons entre le magasin M004 et tous les produits existants seront créées : M004P00001, M004P00002, M004P00003,... Inversement, si tous les magasins sont possibles pour le produit P00004, visualisez ce dernier et cliquez sur <Créer toutes les section I> ; les combinaisons entre le produit P00004 et tous les magasins existants seront créées : M001P00004, M002P00004, M003P00004,... L intitulé d une telle section est constitué de l adjonction des intitulés des 2 sections de base, séparés par un caractère «/» ; par exemple : Magasin 004/Produit Si des combinaisons existaient déjà entre 2 sections traitées, elles seraient ignorées sans provoquer d anomalie. Notes : La section analytique «NEANT» est créée automatiquement par le logiciel dès que vous ouvrez un nouveau dossier. Elle ne peut être ni modifiée, ni supprimée. Elle est attribuée par défaut à tous les comptes que vous créez. 51

52 Les boutons de commande «Créer toutes les sections II» et «Créer toutes les sections I» ne sont pas disponibles que si vous avez choisi d utiliser 2 affectations analytiques. Pour plus de détails sur leur fonctionnement, consultez le code section. Le bouton de visualisation vous permet de visualiser les sections actuellement sélectionnées. Vous pouvez sélectionner une section soit en faisant défiler la liste, soit en effectuant une recherche incrémentielle, c'est-à-dire en tapant le ou les premiers caractères du code voulu : la liste se positionne alors que ces caractères (s ils existent) et vous pouvez à nouveau la faire défiler. Si vous voulez visualiser d autres sections non sélectionnées, ou modifier l ordre de tri, vous pouvez demander une autre sélection à l aide du bouton de rafraîchissement. Si vous voulez créer une section en dupliquant une section existante, affichez d abord la section existante, puis effectuez un clic droit sur le bouton «Créer». L assistant de création peut vous aider à créer ce fichier à partir d un modèle standard fourni avec le logiciel, ou d un dossier existant. 2.6 Table des devises Vous devez utiliser cette fonction dans l un des cas suivants : - si vous voulez pouvoir passer du Franc à l Euro, - si vous tenez un dossier dans une monnaie autre que l euro et le franc français, - si vous voulez utiliser la possibilité de saisir des pièces dans leur devise d origine, - si vous voulez utilisez le module d émission de règlements fournisseurs et émettre automatiquement des OD d écarts de change. Si vous êtes dans l un de ces cas, vous devez indiquer dans cette table, toutes les monnaies ou devises que vous utilisez, en donnant pour chacune les informations suivantes : Code devise : code obligatoire de 3 caractères. Utilisez la nomenclature ISO (exemples : EUR, FF, etc...) pour bénéficier de toutes les facilités qui vous sont proposées par le logiciel. Une même devise peut figurer plusieurs fois dans la table des devises avec des dates d application différentes. Note : l utilisation du code FF (pour franc français) est intégrée au logiciel. Utilisez ce code plutôt que le code FRF. Intitulé : intitulé facultatif de 40 caractères. Taux de conversion : 5 entiers, 8 décimales. Le taux de conversion est toujours donné par rapport à l Euro, c est-à-dire en sorte que : Un Euro = une devise * taux de conversion. L Euro doit donc obligatoirement comporter ici un taux égal à 1. Date d application : indiquez ici la date à partir de laquelle le taux de conversion ci-dessus entre en vigueur. Une date d application ne peut pas être modifiée : créez un nouvel enregistrement avec une nouvelle date d application pour la même devise. Lorsque vous créez un nouvel enregistrement, par défaut c est la date du jour qui sera utilisée. 52

53 Notes : Tous les taux de conversion doivent être donnés par rapport à l Euro. Un euro : une devise * taux de conversion En effet, conformément à la réglementation européenne, toute conversion est calculée en convertissant d abord en Euro, puis dans la monnaie voulue. En conséquence, l Euro doit obligatoirement comporter ici un taux égal à 1. Lors de sa première utilisation, cette table est initialisée avec quelques monnaies de base incluses dans la version de livraison. Il vous appartient de la compléter éventuellement, et dans tous les cas, d en vérifier les taux de conversion. La table des devises est unique dans la base de données, indépendante des dossiers traités. Toute mise à jour est valable pour l ensemble des dossiers de la base de données. Vous pouvez donc appeler cette fonction même si vous n avez ouvert aucun dossier. 2.7 Table des libellés standards Cette table permet de saisir des libellés types que vous pourrez ensuite appeler automatiquement en saisie d écritures en double-cliquant sur la colonne libellé de la ligne d écriture principale. Chaque libellé comporte jusqu à 40 caractères, et peut recevoir n importe quel texte. Deux fonctions spéciales peuvent être utilisées : Pour insérer l intitulé du compte dans le libellé : utilisez les caractères «i» ; l intitulé du compte sera inséré à partir de la position du caractère «i» ; la suite du libellé standard est repoussée vers la droite ; si le libellé résultant est trop long, il sera tronqué à droite. Pour positionner le point d insertion dans le libellé (c est-à-dire la position dans le libellé à partir de laquelle sera inséré le prochain caractère frappé au clavier) : utilisez les caractères «c» ; les prochains caractères frappés seront insérés à partir de la position du caractère «c» ; si vous ne prévoyez pas ces caractères, le point d insertion restera au début du libellé sélectionné. Notes : Cette fonction peut également être appelée à partir d autres fonctions (saisie d écritures, visualisation de compte) par un clic droit sur la colonne libellé ; le contenu de la colonne libellé sur laquelle vous avez cliqué est alors automatiquement ajouté à la table (après demande de confirmation). Lors de sa première utilisation, cette table est initialisée avec quelques libellés d utilisation courante, inclus dans la version de livraison. Vous pouvez la modifier ou la compléter. Le premier libellé proposé par cette table permet d insérer l intitulé du compte, sans insertion de texte supplémentaire, et de positionner le point d insertion à la position suivante. La table des libellés standards est unique dans la base de données, indépendante des dossiers traités. Toute mise à jour est valable pour l ensemble des dossiers de la base de données. Vous pouvez donc appeler cette fonction même si vous n avez ouvert aucun dossier. 53

54 2.8 Table des codes opération standards Cette table permet de saisir des codes opération que vous pourrez ensuite appeler automatiquement en saisie d écritures en double-cliquant sur la colonne opération de la ligne d écriture principale, ou dans la maintenance du plan comptable, pour renseigner le mode de règlement d un compte auxiliaire. Chaque code comporte 2 caractères alphanumériques, en majuscule obligatoirement, et un libellé de 20 caractères, qui n est utilisé que comme rappel de la signification du code opération. Un code opération ne doit pas comporter de caractère «.». Notes : cette fonction peut également être appelée à partir d autres fonctions (saisie d écritures, visualisation de comptes) par un clic droit sur la colonne opération ; le contenu de la colonne opération sur laquelle vous avez cliqué est alors automatiquement ajouté à la table (après demande de confirmation), avec, comme libellé, les 20 premiers caractères de la colonne libellé de la ligne correspondante. Lors de sa première utilisation, cette table est initialisée avec quelques codes opération d utilisation courante, inclus dans la version de livraison. Vous pouvez la modifier ou la compléter. La table des codes opérations standards est unique dans la base de données, indépendante des dossiers traités. Toute mise à jour est valable pour l ensemble des dossiers de la base de données. Vous pouvez donc appeler cette fonction même si vous n avez ouvert aucun dossier. 54

55 2.9 Assistant de création des données de base Cette fonction vous permet de créer les données de base d un dossier en important des données existantes. Elle vous est proposée lors de la création d un nouveau dossier, mais vous pouvez l appeler à tout moment pour créer ou compléter tout ou partie des données proposées. Vous devez d abord choisir l une des sources suivantes : Un modèle standard ou un dossier existant. Votre réponse fait apparaître une «Liste de modèles». Vous devez en sélectionner un avant de cocher les «Données à créer». Après avoir choisi les données à créer, cliquez sur OK pour lancer l importation de données. Une fenêtre d information vous rappelle le dossier choisi comme modèle et affiche un comptage des éléments ajoutés. Lorsque l importation est terminée, cliquez sur «Retour» pour revenir au menu. Si des données existaient déjà dans le dossier récepteur, elles ne seraient pas modifiées. Le fait de cocher ou non une donnée à importer peut influencer le résultat dans une autre donnée importée. Exemples : Si vous importez des comptes mais que vous n importez pas les journaux, les informations relatives à un journal (contrôle de l utilisation par journal, proposition de ventilation par journal) ne seront pas reprises dans les comptes. Si vous importez des comptes auxiliaires, mais que vous n importez pas les comptes généraux, les informations relatives aux comptes généraux (proposition de ventilation par journal) ne seront pas reprises dans les comptes auxiliaires. Si vous importez des comptes généraux mais que vous n importez pas les sections analytiques, les données analytiques seront toutes réinitialisées à «NEANT» dans les comptes généraux importés. Si vous importez des comptes auxiliaires, mais que vous n importez pas les types de comptes, les comptes auxiliaires dont le type n existe pas dans le dossier récepteur ne seront pas importés. Choisissez si possible d importer ensemble : plan comptable général et auxiliaire, types de comptes, journaux et le cas échéant : sections analytiques, vous assurerez ainsi au dossier récepteur le niveau optimum de reprise du paramétrage et de la cohérence du dossier émetteur. 55

56 Choix du modèle de données à importer Modèle standard : le logiciel est livré avec des modèles standards de données, que vous pouvez utiliser pour initialiser vos nouveaux dossiers. L intitulé de ces modèles en indique la nature, et vous pouvez choisir le modèle qui vous semble le plus proche de votre besoin. Dossier existant : vous pouvez choisir d importer les données d un dossier que vous avez vous-même précédemment créé dans la base de données. Utilisez un dossier soigneusement paramètré et si possible validé par une utilisation préalable significative, afin de ne pas multiplier les anomalies de paramètrage. 56

57 Imprimer «Liste ou étiquettes du plan comptable» Vous pouvez lister n importe laquelle des données de base que vous avez définies pour un dossier. Cette fonction vous permet soit de lister le plan comptable, soit d éditer des étiquettes pour les comptes d une comptabilité auxiliaire. Type de compte à lister : vous devez indiquer quel type de comptes vous voulez lister : comptes généraux, ou comptes d une comptabilité auxiliaire. Cette indication est obligatoire. Votre choix détermine les formats de liste disponibles ou non. Sélection des comptes à lister : vous pouvez limiter le traitement à certains comptes, à l intérieur du type de compte que vous avez choisi (voir comment visualiser le plan comptable). Vous pouvez également sélectionner les comptes qui correspondent à un ou plusieurs codes édition (maximum : 3). Le code édition est une donnée que vous pouvez attribuer à un compte au moyen de la fonction : Gestion du plan comptable. Exemple d'utilisation : l'utilisation du code édition pour attribuer un code représentant à des comptes clients, permet d imprimer des étiquettes pour les clients d un représentant. Un code édition laissé à espace est ignoré. Vous ne pouvez donc pas sélectionner les comptes dont le code édition est à espace. Le code édition est toujours en majuscules. Tri : vous pouvez choisir entre un tri sur le code compte et un tri alphabétique sur le mot directeur. Format de la liste : vous avez le choix entre les formats suivants : Liste résumée (disponible pour tous types de comptes) : liste sommaire comportant une seule ligne par compte. Données générales (disponible pour tous types de comptes) : liste complète de tous les éléments des onglets : données générales et contrôle de saisie, de la fonction : Plan comptable. Données auxiliaires (disponible uniquement si vous avez choisi un type de compte auxiliaire) : liste complète de toutes les informations de l onglet : données auxiliaires, de la fonction : Plan comptable. Données analytiques (disponible uniquement si vous avez choisi le type GENERAL) : liste des comptes comportant au moins une affectation analytique significative (onglet : données analytiques, de la fonction : Plan comptable). Etiquettes (disponible uniquement si vous avez choisi un type de compte auxiliaire) : cette fonction imprime une étiquette pour tous les comptes dont l adresse est renseignée. Vous pouvez choisir entre 2 formats d étiquettes standards : AVERY 89mm x 36mm (2 poses) et AVERY 63,50mm x 38,10mm (3 poses). Le format 2 poses comporte en plus le code du compte. 57

58 Après avoir complété les zones, Aperçu avant impression : click droit Impression : click gauche Exemple d aperçu avant impression : Imprimer «Liste des types de compte» Cette fonction vous permet de liste tous les types de comptes. Click droit : aperçu avant impression Click gauche : impression Exemple : aperçu avant impression 58

59 Imprimer «Liste des journaux» Cette fonction vous permet de liste tous les types de journaux. Click droit : aperçu avant impression Click gauche : impression Exemple : aperçu avant impression Imprimer «Liste des sections analytiques» Cette fonction vous permet de liste des sections analytiques. Click droit : aperçu avant impression Click gauche : impression 59

60 Exemple : aperçu avant impression Imprimer «Liste des devises» Cette fonction vous permet de liste des devises. Click droit : aperçu avant impression Click gauche : impression Exemple : aperçu avant impression 60

61 Importer «Comptes» Cette fonction permet d injecter dans un dossier comptable des comptes créés par une autre application (exemple : une gestion commerciale). Cette application doit créer les comptes selon le format standard d interface plan comptable. Il est également possible d importer des comptes créés au format de l ancien produit, mais cela réduit les possibilités offertes par le format standard. Vous devez indiquer le nom du fichier interface à traiter Si vous traitez un fichier interface pour la première fois, utilisez le bouton de commande <Définir un nouveau fichier interface> pour le décrire et lui attribuer un nom. Vous ouvrirez alors la fenêtre de définition d un nouveau fichier interface. Si vous traitez un fichier interface précédemment défini, sélectionnez son nom dans la liste de choix proposée. Si vous n utilisez plus un fichier interface que vous avez précédemment défini, ou si vous l avez défini par erreur, sélectionnez-le et utilisez le bouton de commande <Supprimer cette définition de fichier>. Cliquez ensuite sur <OK> pour lancer le traitement d importation. (Si vous souhaitez obtenir l édition de contrôle en aperçu plutôt qu à l imprimante, cliquez à droite). En début de traitement, le système vous propose de convertir la page de code du fichier à importer (Exemple : si le fichier a été créé par une application Dos) ; si vous n utilisez jamais cette possibilité de conversion, vous pouvez supprimer cette question en modifiant l option générale correspondante. Chaque enregistrement trouvé dans le fichier interface est contrôlé ; les mêmes contrôles sont effectués que par la fonction normale de gestion du plan comptable. Si une anomalie est détectée, le compte est édité sur la liste de contrôle et ignoré. Si aucune anomalie n est détectée, il est traité : si le compte n existait pas auparavant, il est créé ; s il existait déjà, il est modifié, en ne prenant en compte que les données significatives de l enregistrement importé. Contrairement à l importation d écritures, un même fichier peut contenir à la fois des mises à jour valides et traitées, et des mises à jour erronées et ignorées. Si une anomalie au moins est détectée, le fichier interface sera conservé afin que vous puissiez le corriger, et relancer ensuite l importation (avec ou sans les enregistrements valides du passage précédent, toute mise à jour déjà effectuée pouvant l être à nouveau sans inconvénient). Si aucune anomalie n est détectée, le fichier interface est soit supprimé (s il s agit d un fichier texte) soit vidé (s il s agit d une table de la base de données). Pour plus d informations sur ces notions, voir : Interface standard plan comptable. Le nombre de comptes traités et refusés est affiché. Il existe également une fonction d importation en mode «batch» qui peut être intégrée à une application spécifique, et qui permet de déclencher des importations de comptes automatiquement sans qu il soit nécessaire de passer par le menu du logiciel comptable. Le cas échéant, consultez votre distributeur. 61

62 Fichier interface à traiter : Nom : une liste de choix vous propose les noms de tous les fichiers interfaces plan comptable que vous avez déjà traités. Sélectionnez le nom du fichier interface que vous voulez traiter et cliquez sur <OK>. Si vous traitez un fichier interface pour la première fois, cliquez sur <Définir un nouveau fichier interface> : vous pourrez définir le nouveau fichier en lui attribuant un nom ; lors du prochain appel de cette fonction, il vous sera automatiquement proposé dans la liste de choix. Si vous voulez supprimer un nom précédemment défini mais inutilisé, sélectionnez-le dans la liste et cliquez sur <Supprimer cette définition de fichier>. Cliquer sur Ok pour lancer l importation Importer «Ecritures» Cette fonction permet d injecter dans un dossier comptable des écritures créées par une autre application (exemple : une gestion commerciale, un logiciel de paie). Cette application doit créer les écritures selon le format standard d interface écritures. Il est également possible d importer des écritures créées au format de l ancien produit, mais cela réduit les possibilités offertes par le format standard. 62

63 Les options de traitements sont les suivantes : Nom : une liste de choix vous propose les noms de tous les fichiers interfaces d écritures que vous avez déjà traités. Sélectionnez le nom du fichier interface que vous voulez traiter et cliquez sur <OK>. Si vous traitez un fichier interface pour la première fois, cliquez sur <Définir un nouveau fichier interface> : vous pourrez définir le nouveau fichier en lui attribuant un nom ; lors du prochain appel de cette fonction, il vous sera automatiquement proposé dans la liste de choix. Si vous voulez supprimer un nom précédemment défini mais inutilisé, sélectionnez-le dans la liste et cliquez sur <Supprimer cette définition de fichier>. Données à compléter : cliquez ensuite sur <OK> pour lancer le traitement d importation. (Si vous souhaitez obtenir l édition de contrôle en aperçu plutôt qu à l imprimante, cliquez à droite). En début de traitement, le système vous propose de convertir la page de code du fichier à importer (Exemple : si le fichier a été créé par une application Dos) ; si vous n utilisez jamais cette possibilité de conversion, vous pouvez supprimer cette question en modifiant l option générale correspondante. Nom du fichier interface à traiter : Si vous traitez un fichier interface pour la première fois, utilisez le bouton de commande <Définir un nouveau fichier interface> pour le décrire et lui attribuer un nom. Vous ouvrirez alors la fenêtre de définition d un nouveau fichier interface. Si vous traitez un fichier interface précédemment défini, sélectionnez son nom dans la liste de choix proposée. Si vous n utilisez plus un fichier interface que vous avez précédemment défini, ou si vous l avez défini par erreur, sélectionnez-le et utilisez le bouton de commande <Supprimer cette définition de fichier>. Première phase : Les données sont contrôlées : syntaxe, totaux par journal, contrôles que vous avez vousmême paramètré (exemple : utilisation d un compte dans un journal, sens d utilisation, etc...). Si des anomalies sont détectées, une liste est imprimée ; elle peut comporter aussi bien des messages d alerte (terminés par un point d interrogation) que des messages bloquants. Si elle ne comporte que des messages d alerte, vous pouvez choisir de continuer le traitement après vérification. Si plus de 100 anomalies ont été détectées, un message vous en informe avant 63

64 impression afin que vous puissiez éventuellement limiter l impression au nombre de pages voulues en utilisant la boite de dialogue Imprimer qui vous est alors proposée. Si des anomalies bloquantes ont été détectées, ou si vous décidez d interrompre le traitement en raison des messages d alerte, un tableau est imprimé, qui comporte pour chaque journal traité et en totalisation, le nombre de lignes lues, les montants débit et crédit lus (c est-à-dire avant toute conversion éventuelle), et un message éventuel s il existe des anomalies de montants. Un déséquilibre dans un journal sera traité selon l option Partie simple ou double que vous avez prise dans le descriptif du dossier. Cependant, si les écritures importées comportent des montants en devise à convertir, un déséquilibre sera dans tous les cas refusé car il risquerait de fausser le calcul d arrondi automatique. Si vous tentez d importer des écritures dont la date appartient à une période déjà arrêtée : par défaut, l anomalie sera bloquante ; si vous ne souhaitez pas qu elle le soit, vous pouvez modifier l option générale correspondante. Si des anomalies empêchent l importation, vous devez corriger votre fichier interface. Vous pouvez pour cela utiliser la fonction : Gestion d un fichier interface écritures. Si aucune anomalie bloquante n est détectée, un tableau de totaux plus complet est imprimé, qui comporte, pour chaque journal et en totalisation, le nombre de lignes lues, les montants débit et crédit lus (c est-à-dire avant toute conversion), les montants débit et crédit après conversion éventuelle (c est-à-dire tous exprimés dans la monnaie du dossier), et les montants débit et crédit d arrondis qui seront automatiquement générés pour compenser les déséquilibres de conversion. Deuxième phase : Si aucune anomalie bloquante n est détectée, la création des écritures vous est proposée et vous pouvez confirmer ou interrompre le traitement. Si vous confirmez, les écritures sont créées ; elles sont éventuellement complétées suivant les options que vous avez choisies dans la définition des journaux utilisées (n de pièce interne, échéance, etc...). Attention : si vous importez des écritures dans un journal avec attribution automatique du n de pièce, veillez à ce que toutes les lignes d une même écriture soient fournies ensemble, les unes à la suite des autres ; en effet, l incrémentation du n de pièce se fait lorsque l égalité débit/crédit est détectée, ce qui donnerait des résultats aléatoires si les lignes des différentes écritures étaient lues dans le désordre. Enfin, notez que si vous demandez une numérotation automatique en même temps qu une conversion de montants en devise, les éventuelles lignes d arrondis de conversion étant générées globalement par journal, elles ne comporteront pas de n de pièce. Si des arrondis de conversion doivent être générés automatiquement, ils seront passés en fin de traitement, aux comptes pour différence de change que vous avez paramètré dans le descriptif du dossier, et globalement pour chaque journal concerné. Le nombre de lignes créées, les montants débit et crédit créés, ainsi que les montants débit et crédit de lettrage éventuels, sont affichés. Si le traitement se termine correctement, le fichier interface est soit supprimé (s il s agit d un fichier texte) soit vidé (s il s agit d une table de la base de données). Pour plus d informations sur ces notions, voir : Interface standard écritures. 64

65 Notes : Si vous importez des écritures dans un journal pour lequel vous avez demandé un enchaînement avec un lettrage automatique, ce dernier n est pas appelé automatiquement lorsque l importation se termine. Vous pouvez le lancer vous-même, les comptes mouvementés par la dernière importation étant repérés pour être retrouvés rapidement. Il existe également une fonction d importation en mode «batch» qui peut être intégrée à une application spécifique, et qui permet de déclencher des importations d écritures automatiquement sans qu il soit nécessaire de passer par le menu du logiciel comptable. Le cas échéant, consultez votre distributeur Exporter «Comptes» Nom : une liste de choix vous propose les noms de tous les formats de fichiers que vous avez déjà traités. Sélectionnez le nom du fichier qui correspond au format que vous voulez créer. Si vous créez un fichier d un format donné pour la première fois, cliquez sur <Définir un nouveau fichier> : vous pourrez définir le nouveau format et lui attribuer un nom ; lors du prochain appel de cette fonction, il vous sera automatiquement proposé dans la liste de choix. Si vous voulez modifier le format d un fichier précédemment défini, sélectionnez-le dans la liste et cliquez sur <Modifier cette définition>. Si vous voulez supprimer un nom précédemment défini et devenu inutilisé, sélectionnez-le dans la liste et cliquez sur <Supprimer cette définition>. Cette fonction permet d exporter les comptes d un dossier comptable, dans différents formats, et propose diverses sélections. Il s agit ici des informations descriptives d un compte, définies dans le plan comptable ; pour exporter des écritures, voir la fonction correspondante. Vous pouvez exporter des comptes dans le format standard d interface plan comptable (par exemple pour exporter des comptes d'un dossier vers un autre), ou dans un fichier ascii dont vous déterminez vous-même le contenu et le format, ou dans un fichier de format spécifique aux logiciels de bureautique les plus courants. 65

66 Les options de traitement sont les suivantes : Nom du fichier à créer : Si vous créez un fichier d un format donné pour la première fois, utilisez le bouton de commande <Définir un nouveau fichier> pour le décrire et lui attribuer un nom. Vous ouvrirez alors un ensemble d onglets qui vous permettra de décrire le nouveau fichier. Format Champs Sélection Cliquez sur <OK> (onglet Format) lorsque votre description est complète. Si vous voulez exporter un fichier dans un format que vous avez déjà défini, sélectionnez son nom dans la liste de choix proposée. Si vous voulez visualiser ou modifier la description d un fichier que vous avez précédemment défini, sélectionnez-le et utilisez le bouton de commande <Modifier cette définition>. Si vous n utilisez plus un format de fichier que vous avez précédemment défini, ou si vous l avez défini par erreur, sélectionnez-le et utilisez le bouton de commande <Supprimer cette définition>. Cliquez ensuite sur <Exporter> pour lancer le traitement. Si vous avez choisi d exporter des données en format interface standard, un message vous demande si vous voulez conserver le code dossier d origine ; répondez Non si vous exportez des comptes d un dossier AAA dans le but de les importer dans un autre dossier BBB, puis indiquez le code dossier dans lequel vous voulez importer les comptes, soit BBB dans l exemple. Cette indication est obligatoire car on ne peut pas importer dans un dossier des données créées sous un code dossier différent. Tri du fichier exporté : dépend du format physique que vous avez choisi : Interface standard : les enregistrements exportés sont triés par type de compte, puis par compte. Autres formats : les enregistrements exportés sont triés sur les 2 premiers champs de l enregistrement. Le nombre d enregistrements créés et le nom du fichier créé sont rappelés en fin de traitement. Notes : Vous pouvez également exporter les écritures, ainsi que la plupart des autres données à partir d une fonction de visualisation. Si vous destinez les données exportées à un logiciel de bureautique, sachez que certains logiciels de bureautique imposent des limites quant au nombre d enregistrement qu ils sont susceptibles d importer. Consultez l aide du logiciel que vous comptez utiliser et tenez-en compte dans votre sélection pour que les données exportées ne dépassent pas ces limites. Si le champ «Observations» contient des retours à la ligne, ils seront ignorés dans le fichier d export, car ils en perturberaient la lecture. 66

67 Onglet «Format» Nom interne : chaque format de fichier à créer par cette fonction doit recevoir un nom, qui permettra de le repérer facilement lors des prochains appels de cette fonction. Choisissez un nom significatif de 20 caractères maximum. Un nom existant déjà sera refusé (vous pouvez visualiser les noms déjà attribués). Lorsque vous modifiez un format de fichier existant, vous ne pouvez pas en modifier le nom. Séparateur décimal : vous pouvez indiquer ici le caractère que vous voulez utiliser en tant que séparateur décimal pour les données numériques, généralement le point ou la virgule. Le séparateur décimal par défaut est le point. Vous ne pouvez pas changer cette option si vous avez choisi le format interface standard, dans lequel le point est obligatoire. L utilisation d un séparateur décimal est obligatoire : si vous indiquez espace, c est un espace qui séparera les entiers et les décimales. Séparateur de champs : si vous avez choisi le format physique Délimité, et si le logiciel qui doit utiliser les données exportées le nécessite, vous pouvez ici choisir un séparateur de champs, qui séparera chaque donnée de l'enregistrement de sortie ; le séparateur de champs par défaut est la virgule ; si vous utilisez la virgule comme séparateur décimal, vous devez obligatoirement sélectionner un autre séparateur de champs. Vous ne pouvez pas utiliser le même caractère à la fois comme séparateur décimal et comme séparateur de champs. Dans un fichier de format Délimité, les champs caractères sont délimités par des guillemets ; il n est pas possible d utiliser un autre caractère. Nom sur disque : indiquez ici le nom sur disque du fichier à créer. Vous disposez d une boite de recherche d emplacement ; lorsque vous l utilisez alors que le nom sur disque est à espace, le répertoire que vous avez choisi comme répertoire de travail vous est proposé, ainsi qu un nom de fichier par défaut : PLCddd (où ddd désigne le code dossier). L extension par défaut est attribuée en fonction du format physique que vous avez choisi (voir cette option). Vous pouvez valider le chemin et le nom proposés ou saisir une toute autre valeur. Format physique : cochez ici le format physique du fichier que vous voulez obtenir ; les réponses possibles sont les suivantes : SDF (System Data Format, format de données système) : fichier texte ASCII dans lequel les enregistrements ont une longueur fixe. Les champs sont fixes et non délimités, leur longueur est identique à celle qui est définie dans la base de données. L extension.txt est attribuée par défaut. Délimité : fichier texte ASCII avec champs délimités. La virgule est le séparateur de champ par défaut. Comme les données caractères peuvent comporter des virgules, les champs caractères sont de plus séparés par des guillemets doubles. L extension.txt est attribuée par défaut. Il s agit du format le plus couramment utilisé pour une communication entre logiciels d origine différente. Interface standard (SDF obligatoirement) : fichier au format interface standard du logiciel ; sera utilisé par exemple pour exporter des comptes d un dossier vers un autre dossier comptable. Aucune extension n est attribuée par défaut. Excel : Crée une feuille de calcul Microsoft Excel version 2.0. Chaque champ de la table courante devient une colonne dans la nouvelle feuille de calcul et chaque enregistrement une ligne. L'extension.xls est affectée par défaut. Excel 5.0 et + : Crée une feuille de calcul Microsoft Excel version 5.0. Chaque champ de la table courante devient une colonne dans la nouvelle feuille de calcul et chaque enregistrement une ligne. L'extension.xl5 est affectée par défaut. Lotus x et + : utilisez cette option pour créer une feuille de calcul Lotus Une extension.wk1 est attribuée au nom de fichier de la feuille de calcul. Chaque champ de la table devient une colonne dans la nouvelle feuille de calcul et chaque enregistrement devient une ligne. Lotus Symphony : utilisez cette option pour créer une feuille de calcul Lotus Symphony 1.1 ou 1.2. Une extension.wr1 est attribuée au nom de fichier de la feuille de calcul. Chaque champ de la table devient une colonne 67 dans la nouvelle feuille de calcul et chaque enregistrement devient une ligne.

68 Onglet : champs Cet onglet vous permet de choisir les données et l ordre des données dans un fichier que vous voulez exporter. Une liste de choix (à gauche de l onglet) vous propose tous les champs disponibles ; sélectionnez un champ puis cliquez sur le bouton >> pour qu il apparaisse dans la liste des champs sélectionnés (à droite de l onglet). Les champs apparaissent dans cette liste dans l ordre où vous les sélectionnez et cet ordre sera respecté dans le fichier exporté. Vous ne pouvez pas demander 2 fois le même champ. Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton Tous >> pour sélectionner tous les champs disponibles en une seule opération, et dans l ordre initial. Vous devez sélectionner au moins 2 champs. Pour supprimer un champ de la liste des champs sélectionnés, cliquez sur le bouton << ; pour supprimer tous les champs sélectionnés et recommencer votre choix, cliquez sur << Tous. Les enregistrements du fichier exporté seront triés dans l ordre des 2 premiers champs sélectionnés ; si vous souhaitez obtenir les enregistrements dans un ordre précis, choisissez donc les 2 premiers champs en conséquence. Cette sélection n est pas disponible si vous exportez un fichier de format interface standard, qui est un fichier de format fixe et non paramétrable. Revenez sur le premier onglet (Format) pour valider ou annuler votre mise à jour et revenir au lancement principal. 68

69 Onglet «Sélection» Définition d un fichier à exporter : onglet Sélection Cet onglet vous permet d indiquer les critères à partir desquels vous voulez sélectionner les comptes à exporter. Vous disposez des critères suivants : Comptes : du.. au.. : vous pouvez limiter l exportation à certains comptes, à l intérieur du type de comptes que vous avez éventuellement choisi (voir comment visualiser le plan comptable). Si vous ne renseignez que le début, le traitement ne prendra en compte que les comptes correspondant au critère de début. Si vous ne renseignez que la fin, le traitement commencera au premier compte du type choisi et se terminera au dernier compte correspondant au critère de fin. Si vous n indiquez aucun compte, tous les comptes ou tous les comptes appartenant au type sélectionné seront exportés. Code édition : vous pouvez sélectionner les comptes qui correspondent à un ou plusieurs codes édition (maximum : 3). Le code édition est une donnée que vous pouvez attribuer à un compte au moyen de la fonction : Gestion du plan comptable. Un code édition laissé à espace est ignoré. Vous ne pouvez donc pas sélectionner les comptes dont le code édition est à espace. Revenez sur le premier onglet (Format) pour valider ou annuler votre mise à jour et revenir au lancement principal Exporter «Ecritures» Cette fonction permet d exporter les écritures d un dossier comptable, dans différents formats, et propose diverses sélections et options de traitement. Vous pouvez exporter des écritures dans le format standard d interface écritures (par exemple pour exporter des écritures d'un dossier vers un autre), ou dans un fichier ascii dont vous 69

70 déterminez vous-même le contenu et le format, ou dans un fichier de format spécifique aux logiciels de bureautique les plus courants. Les options de traitement sont les suivantes : Périodes à traiter : indiquez obligatoirement au moins une période ; la première période est totalement libre, et peut chevaucher plusieurs exercices. Si vous demandez une période à cheval sur plusieurs exercices, faites en sorte que votre sélection soit cohérente : si par exemple vous sélectionnez à la fois des écritures d'à nouveau et les écritures correspondantes de l'exercice précédent, vous obtiendrez des données erronées d'un point de vue comptable. Si vous demandez à prendre en compte le solde réel, choisissez la période à traiter selon que les soldes à nouveau ont été reportés ou non sur l exercice en cours : s ils ont été reportés, limitez la période à l exercice en cours ; dans le cas contraire, incluez l exercice précédent à la période. Si vous sélectionnez des écritures non lettrées, il est recommandé de ne pas renseigner la date de début de période, puisque le logiciel remontera automatiquement à l'écriture non lettrée la plus ancienne. Si vous indiquez une date de début, vous limitez la recherche et vous risquez ainsi d'obtenir un solde non lettré erroné. Vous pouvez également demander une deuxième période, libre, qui peut chevaucher plusieurs exercices, voire même la première période. Elle est facultative mais ne peut pas être demandée si vous avez choisi d exporter des écritures non lettrées. Selon la nature de votre demande, le fait de sélectionner 2 périodes va entraîner le traitement suivant : Si vous demandez une balance, un seul enregistrement est créé par compte traité, mais il comportera des colonnes mouvement et soldes pour les 2 périodes (voir option : format logique). Si vous demandez un grand livre ou un journal, un enregistrement sera créé pour chaque écriture sélectionnée dans les 2 périodes. Nom : une liste de choix vous propose les noms de tous les formats de fichiers que vous avez déjà traités. Sélectionnez le nom du fichier qui correspond au format que vous voulez créer. Si vous créez un fichier d un format donné pour la première fois, cliquez sur <Définir un nouveau fichier> : vous pourrez définir le nouveau format et lui attribuer un nom ; lors du prochain appel de cette fonction, il vous sera automatiquement proposé dans la liste de choix. Si vous voulez modifier le format d un fichier précédemment défini, sélectionnez-le dans la liste et cliquez sur <Modifier cette définition>. Si vous voulez supprimer un nom précédemment défini et devenu inutilisé, sélectionnez-le dans la liste et cliquez sur <Supprimer cette définition>. 70

71 Si vous créez un fichier d un format donné pour la première fois, utilisez le bouton de commande <Définir un nouveau fichier> pour le décrire et lui attribuer un nom. Vous ouvrirez alors un ensemble d onglets qui vous permettra de décrire le nouveau fichier : Format Champs Manipulation identique à celle décrite dans le paragraphe Exporter Sélection «Comptes». Options Cliquez sur <OK> (onglet Format) lorsque votre description est complète. Si vous voulez exporter un fichier dans un format que vous avez déjà défini, sélectionnez son nom dans la liste de choix proposée. Si vous voulez visualiser ou modifier la description d un fichier que vous avez précédemment défini, sélectionnez-le et utilisez le bouton de commande <Modifier cette définition>. Si vous n utilisez plus un format de fichier que vous avez précédemment défini, ou si vous l avez défini par erreur, sélectionnez-le et utilisez le bouton de commande <Supprimer cette définition>. Cliquez ensuite sur <Exporter> pour lancer le traitement. Si vous avez choisi d exporter des données en format interface standard, un message vous demande si vous voulez conserver le code dossier d origine ; répondez Non si vous exportez des écritures d un dossier AAA dans le but de les importer dans un autre dossier BBB, puis indiquez le code dossier dans lequel vous voulez importer les écritures, soit BBB dans l exemple. Cette indication est obligatoire car on ne peut pas importer dans un dossier des données créées sous un code dossier différent. Le nombre d enregistrements créés et le nom du fichier créé sont rappelés en fin de traitement. Notes : Vous pouvez également exporter le plan comptable, ainsi que la plupart des autres données à partir de la plupart des fonctions de visualisation. Si vous destinez les données exportées à un logiciel de bureautique, sachez que certains logiciels de bureautique imposent des limites quant au nombre d enregistrement qu ils sont susceptibles d importer. Consultez l aide du logiciel que vous comptez utiliser et tenez-en compte dans votre sélection pour que les données exportées ne dépassent pas ces limites. 71

72 2.13 Extraction de dossier(s) Dossier courant ou tous les dossiers : cochez la case correspondant à l extraction que vous voulez faire : soit uniquement le dossier courant, soit tous les dossiers de la base de données. Si vous choisissez d extraire un seul dossier, vous aurez la possibilité de le supprimer en totalité de la base de données d origine. Données communes : certaines données sont communes à tous les dossiers : table des devises, options générales, libellés et codes opération standards... Par défaut, elles ne sont pas extraites de la base car elles existent dans toutes les bases, et si vous tentez de les réintégrer dans une base, vous obtiendrez des messages d anomalie pour chaque donnée déjà existante. Vous pouvez toutefois choisir de les extraire si l extraction est faite dans un but d archivage de dossier. Les données communes ne sont en aucun cas supprimées de la base, même si vous demandez la suppression d un dossier extrait avec les données communes. Cette fonction permet : d extraire le dossier courant de la base de données, ou tous les dossiers de la base de données. d écrire les données extraites dans un répertoire que vous sélectionnez (le répertoire de travail est proposé par défaut) de créer ces données dans un format texte standard que vous pouvez ensuite porter, par simple copie, sur un autre PC ou sur un support d archivage. de supprimer (sur option facultative) le dossier extrait de la base de données C est donc la fonction que vous utiliserez lorsque vous voudrez supprimer un dossier d une machine et l archiver, ou bien lorsque vous voudrez déplacer un dossier entre 2 PC sur lesquels vous avez installé une licence du logiciel comptable, ou dans tous les cas où vous aurez besoin d une copie d un dossier complet. Vous pourrez également utiliser cette fonction pour dupliquer un dossier complet à l intérieur d une même base de données, puisque la fonction d intégration vous permet d intégrer un dossier dans une base en modifiant son code dossier d origine (pour disposer de cette possibilité, ne traitez qu un seul dossier à la fois). Notez que l extraction d un dossier est toujours complète, aucune extraction partielle de dossier n étant permise avec cette fonction. 72

73 Les options de traitements sont les suivantes : Dossier courant ou tous les dossiers Données communes à tous les dossiers En fin de traitement, et uniquement si vous avez extrait un seul dossier, un message vous demande si vous voulez supprimer le dossier extrait de la base de données ; il est suivi d une demande de confirmation en cas de réponse positive. La suppression est totale et définitive. Si vous avez choisi d extraire tous les dossiers de la base, la suppression ne vous est pas proposée. Pour supprimer une base de données dans sa totalité, utilisez plutôt les outils du logiciel serveur de la base, sur votre serveur. Les données extraites sont créées dans le répertoire que vous avez sélectionné, sous la forme de fichiers texte correspondant à chaque table utilisée dans la base. Chaque fichier porte le nom de la table à laquelle il correspond, précédé du caractère w et suivi de l extension.txt (exemple : wc2plc.txt). Si dans le répertoire sélectionné, il existait, au lancement de l extraction, des données ainsi nommées (wc2*.txt), un message vous en informerait et vous demanderait une confirmation avant de les supprimer. Les fichiers texte créés sont des fichiers DELIMITED. Un fichier DELIMITED est un fichier texte ASCII dans lequel chaque enregistrement se termine par un retour chariot et un saut de ligne. La virgule est le séparateur de champ par défaut. Comme les données caractères peuvent comporter des virgules, les champs caractères sont de plus séparés par des guillemets doubles. Vous ne pouvez pas demander un autre format. Les données ainsi obtenues peuvent être utilisées comme archivage, ou peuvent être intégrées dans une autre base de données au moyen de la fonction : Intégration de dossiers. Notes : La suppression d un plan comptable volumineux peut être très longue, avec certains SGBD, à cause du contrôle d intégrité référentielle effectué à chaque compte. Pour une suppression de dossier complet, si le SGBD utilisé vous le permet, vous pouvez désactiver momentanément le contrôle d intégrité référentielle : la suppression d un plan comptable, même très volumineux, sera alors extrêmement rapide. Consultez éventuellement votre distributeur. L intégration de dossiers vous permet, en cas de suppression par erreur d un dossier extrait, de le réintégrer dans sa base de données d origine, mais avec certains SGBD (exemple : Microsoft Visual FoxPro ), vous devrez soit le réintégrer sous un autre code dossier, soit réorganiser votre base de données entre l extraction et la réintégration (les données supprimées sont encore présentes, bien qu inutilisables, et provoqueraient des messages d anomalie durant l intégration). La réorganisation doit être faite à l aide des outils du logiciel serveur de la base, sur le serveur. Si un des champs «Observations» disponibles pour le dossier, pour le plan comptable et pour les immobilisations, contient des retours à la ligne, ceux-ci seront supprimés dans les données extraites, car ils en perturberaient la lecture. Leurs valeurs hexadécimales 0D0A seront remplacées par les valeurs hexadécimales C9C8 de façon à pouvoir les repérer et si besoin est, et les restituer (la fonction d intégration de dossier assurera cette restitution). 73

74 2.14 Intégration de dossier(s) Données communes : les données communes à tous les dossiers : table des devises, options générales, libellés et codes opération standards... ne sont pas intégrées, par défaut, dans la base de données, puisqu elles existent dans toutes les bases. Il est donc généralement inutile de les demander. Si vous souhaitez malgré tout les réintégrer dans une base, cochez cette case ; vous risquez alors d obtenir des messages d anomalie pour chaque donnée déjà existante ; si vous choisissez de continuer, la donnée existante ne sera pas modifiée. Si vous utilisez cette fonction pour réintégrer un dossier dans la même base que celle d où vous l avez extrait et supprimé (par erreur par exemple), avec certaines bases de données (exemple : Microsoft Visual FoxPro ), vous devrez soit le réintégrer sous un autre code, soit réorganiser votre base de données entre l extraction et la réintégration (les données supprimées sont encore présentes, bien qu inutilisables, et provoqueraient des messages d anomalie durant l intégration). La réorganisation doit être faite à l aide des outils du logiciel serveur de la base, sur le serveur. Cette fonction permet d intégrer un ou plusieurs nouveaux dossiers complets dans la base de données à partir de fichiers textes créés dans un répertoire de travail. Généralement, ces fichiers texte auront été créés par la fonction d extraction de dossiers, mais le cas échéant, ils peuvent avoir été formatés par toute autre application dans le respect des formats de données du logiciel comptable. On utilisera donc principalement cette fonction, précédée de l extraction, pour transférer un dossier entre 2 PC sur lesquels vous avez installé une licence du logiciel comptable. Il est nécessaire que les 2 PC comportent la même version du logiciel, faute de quoi l intégration provoquera des messages d anomalie. On pourra également utiliser cette fonction, précédée de l extraction, pour dupliquer un dossier complet à l intérieur d une même base de données, puisqu il est possible d intégrer un dossier dans une base en modifiant son code dossier d origine. Si vous utilisez une base de données Microsoft Visual FoxPro, un message vous recommande de consulter l aide en ligne si vous voulez réintégrer un dossier dans la base d où vous l avez extrait. Les options de traitements sont les suivantes : Données communes à tous les dossiers En début de traitement, vous indiquez le répertoire dans lequel les fichiers texte doivent être lus. Le ou les dossiers que contient ce répertoire sont recherchés et affichés pour contrôle. Vous pouvez alors confirmer ou annuler le lancement de l intégration. 74

75 Si un seul dossier est intégré, un message vous demande si vous voulez l intégrer sous son code précédent ; si vous répondez Non, vous avez alors la possibilité d indiquer un nouveau code dossier. Si le code dossier à créer existe déjà, un message vous en avertit et vous avez la possibilité de recommencer en choisissant un autre code dossier ; si vous confirmez, vous obtiendrez un message d erreur pour chaque enregistrement existant déjà dans la base de données. En cas d anomalie (création de données erronées par une autre application, extraction de données à partir d une version différente du logiciel comptable, transfert incomplet ou erroné des données vers le nouveau PC, intégration sous un code dossier existant déjà, intégration de données communes déjà existantes, etc...), il est possible que vous obteniez de nombreux messages enchaînés. Vous pouvez généralement annuler l intégration de la donnée traitée, et le traitement continue avec le fichier texte suivant. Note : Les fichiers textes utilisés ici sont généralement des fichiers issus de la fonction d extraction. Si vous utilisez des données créées par toute autre application, vous devez fournir des fichiers textes en format DELIMITED. Un fichier DELIMITED est un fichier texte ASCII dans lequel chaque enregistrement se termine par un retour chariot et un saut de ligne. La virgule est le séparateur de champ par défaut. Comme les données caractère peuvent comporter des virgules, les champs Caractère sont de plus séparés par des guillemets doubles. L intégration d un dossier volumineux peut demander un temps de traitement important Reprise des données de l ancien produit 75

76 Cette fonction vous permet d importer une société comptable traitée précédemment par l ancien produit (versions MS-DOS ou Unix) dans un dossier de la base de données, en respectant les étapes suivantes : Vous devez au préalable lancer la fonction «Préparation de la reprise», qui est disponible au menu de l ancien produit (sous-menu : Outils) lorsque vous entrez dans le logiciel en indiquant le code utilisateur spécifique 997. Cette fonction prépare la reprise en créant sous forme de fichiers textes toutes les données permanentes de la société à reprendre, et en les plaçant dans un répertoire intermédiaire que vous choisissez. Assurez-vous au préalable que les données de la société à importer sont correctes comptablement et physiquement afin de ne pas introduire d anomalies dans la base de données. Appelez ensuite le logiciel comptable client/serveur. Le nouveau dossier doit d abord être créé par la fonction habituelle : Nouveau dossier. Vous pouvez lui attribuer un code dossier de 3 caractères sans tenir compte de l ancien code. Vous pouvez définir la protection par mots de passe indépendamment de ce qui était pratiqué pour l ancienne société. Renseignez uniquement les informations obligatoires, toutes les informations non renseignées et existant dans l ancienne société seront reprises automatiquement (l intitulé étant obligatoire, vous devez le renseigner ; néanmoins, si vous souhaitez qu il soit repris également depuis l ancienne société, renseignez-le provisoirement avec le caractère «?» en première position). Vous devez également définir au moins un exercice (la fonction de reprise complétera la définition des exercices repris). Lorsque le nouveau dossier est créé et défini en dossier courant, vous pouvez lancer la reprise des données de l ancien produit en cliquant sur le bouton <Reprendre Tout> (c est-à-dire toutes les données). NOTE : il existe également 2 autres boutons que vous pourrez utiliser ultérieurement pour ne reprendre que des données partielles : <Reprendre Plan comptable> et <Reprendre Immobilisations> (par exemple si après reprise, vous avez créé de nouvelles données au moyen de l ancienne application, et que vous souhaitez répercuter ces mises à jour sur le nouveau dossier repris, ou bien si vous avez converti vos anciennes données avant la disponibilité du module Immobilisations ). Pour assurer l intégrité référentielle des données reprises, la reprise du plan comptable seul implique aussi celle des types de compte, et la reprise des immobilisations seules implique aussi celle du plan comptable, des types de compte, et des sections analytiques. Au départ de cette fonction, vous devez indiquer le nom du répertoire dans lequel vous avez placé les données préparées. Une liste des anciennes sociétés vous est ensuite proposée. Choisissez l ancienne société que vous voulez importer et cliquez sur <Sélectionner>. Une confirmation vous est ensuite demandée, qui vous rappelle l ancienne société et le code du nouveau dossier. La reprise proprement dite commence si vous confirmez. Dans la plupart des cas, les données à reprendre auront été créées sous MS-DOS. Il sera alors recommandé d utiliser l option générale de conversion de page de code pour convertir tous les caractères accentués. 76

77 Une liste des anciennes comptabilités auxiliaires apparaît ensuite. Complétez-la et cliquez sur <Continuer>. En cas d information existant à la fois dans l ancienne société et dans le nouveau dossier, la priorité sera donnée à l information du nouveau dossier, qui ne sera pas modifiée, l information de l ancienne société étant alors ignorée. Cela vous permet de lancer la reprise plusieurs fois si besoin est (par exemple en cas d interruption), sans précaution préalable. Les données de l ancien produit peuvent être reprises à n importe quel stade du traitement de l exercice. Les seules contraintes à respecter sont les suivantes : Validez tous les folios en cours de saisie : les folios intermédiaires de saisie n existent plus dans le logiciel comptable client/serveur et ne seraient donc pas repris. Terminez tous les traitements en cours : les fichiers de travail n étant pas repris, vous risqueriez de perdre le résultat de certains traitements qui nécessitent l enchaînement de plusieurs fonctions, si vous n exécutez pas l ensemble de ces fonctions. Ces traitements sont : Edition des relances clients, Edition d un état analytique, Edition de règlements fournisseurs, Edition de relevés/traites, Remise d effets, Calcul des amortissements, et Conversion. Si vous reprenez un ou plusieurs exercices clos, veillez à ce que chacun soit bien signalé comme fermé dans la fonction «Maintenance société», car lorsqu on reprend un exercice ouvert, ses écritures sont toujours considérées comme non arrêtées. En cas d erreur pendant l exécution de la reprise (principalement si vous obtenez le message : «Vous tentez d utiliser une donnée inexistante dans...»), cela provient probablement d une erreur d intégrité dans les anciennes données (l application client/serveur effectue plus de contrôles que l ancienne application). Abandonnez la reprise, retournez dans l ancienne application pour recommencer la préparation en lui demandant le contrôle des données (option proposée au lancement de la préparation) ; des messages vous seront donnés pour chaque anomalie rencontrée, et vous devrez corriger ces erreurs avant d effectuer à nouveau la préparation de la reprise, puis la reprise. Si vous utilisez une base Microsoft Access : et si vous reprenez un nombre de lignes d écritures supérieur à , un message vous propose de procéder en plusieurs étapes ; en effet, la création initiale de données volumineuses dans une base Access vide entraîne l occupation d un espace disque très important et peut provoquer l interruption de la reprise si l espace disque est saturé en cours de travail. Il est donc vivement recommandé de procéder de la façon suivante : Limitez la 1ère reprise à lignes. Compactez la base Access ainsi obtenue (éventuellement avec la fonction : Vérification globale+compactage proposée dans le menu Outils). Relancez la reprise des données ; s il reste un nombre important d écritures, il est préférable de limiter à nouveau le nombre de lignes traitées, mais vous pouvez l augmenter progressivement à chaque étape (par exemple , , etc...). Après reprise complète, compactez à nouveau la base Access. 77

78 Tenez compte des remarques suivantes : Dossier : Toutes les informations que vous avez laissées à espace et qui existent dans l ancien produit, sont automatiquement reprises. L intitulé de la société est repris si vous avez renseigné provisoirement l intitulé du dossier avec le caractère «?» en première position. Les options suivantes sont systématiquement reprises : Partie simple/double : en fonction de l ancienne option «Un folio doit-il obligatoirement balancer?» Utilisation de la comptabilité analytique Monnaie de base (Eur/FF) La définition des exercices est complétée en fonction des exercices présents dans l ancienne société (et qui sont tous repris). Types de compte : Les anciens codes de comptabilité auxiliaire sont transformés suivant les indications que vous saisissez dans la liste des anciennes comptabilités auxiliaires.journaux : Les options : arrêt sur n de n de pièce et arrêt sur type d opération, ne sont pas reprises puisqu avec le logiciel comptable client/serveur, vous pouvez personnaliser toutes les colonnes de saisie (voir, dans la fonction de définition des journaux, l option de personnalisation). Les anciens «types de contrepartie» sont convertis en «mode de contrepartie», l ancienne réponse «NON» devient l option «MANUEL» alors que les anciennes réponses «*» ou (espace) deviennent l option «NON» ; voir à ce sujet la fonction : Définition des journaux. Les codes journaux comportant des caractères minuscules sont convertis en majuscules. Plan comptable : Les comptes auxiliaires comportant des caractères minuscules sont convertis en majuscules. Si deux comptes auxiliaires avaient la même codification l une en majuscule, l autre en minuscule, un seul serait repris. Contrairement à ce que l ancien produit admettait, il ne peut en effet exister de double sur le n de compte, majuscules et minuscules confondues. L ancien mode de règlement (un caractère alphanumérique) est cadré à gauche du nouveau mode de règlement (deux caractères alphanumériques). Ecritures : Si vous reprenez un exercice ouvert qui comporte des écritures arrêtées, elles seront considérées comme non arrêtées dans le nouveau produit ; vous devrez relancer le traitement d arrêté de période avec le nouveau produit, pour tenir compte des nouvelles spécificités de ce dernier. L ancien type d opération (un caractère alphanumérique) est cadré à gauche du nouveau code opération (deux caractères alphanumériques). Sections analytiques : Les codes sections comportant des caractères minuscules sont convertis en majuscules. Si deux sections avaient la même codification l une en majuscule, l autre en minuscule, une seule serait reprise. Contrairement à ce que l ancien produit admettait, il ne peut en effet exister de double sur le code section, majuscules et minuscules confondues. 78

79 Immobilisations : Les codes d immobilisations comportant des caractères minuscules sont convertis en majuscules. Si deux immobilisations avaient la même codification l une en majuscule, l autre en minuscule, une seule serait reprise. Contrairement à ce que l ancien produit admettait, il ne peut en effet exister de double sur le code immobilisation, majuscules et minuscules confondues. Divers : Tous les textes incorporés dans les éditions (en-tête de lettre, lettres de relances, texte pour remise d effets, etc...) sont désormais créés par traitement de texte. Les anciens textes de format Dos ne peuvent pas être repris, vous devez donc recomposer les textes nécessaires aux fonctions que vous utilisez. Assurez-vous que la table des codes opération (qui n existait pas dans l ancien produit et qui ne peut donc pas être reprise) est bien complète et cohérente par rapport aux données que vous utilisiez dans l ancien produit, et qui font désormais référence à cette table : mode de règlement du plan comptable, code opération des écritures, paramètres des relances, des remises d effets, etc... Pour être certain que les données reprises pourront être correctement utilisées dans le nouveau produit, il est recommandé de vérifier et compléter cette table dés après reprise de vos données. Si vous aviez saisi des budgets dans l ancien produit : la structure de la comptabilité budgétaire est très différente dans la version client/serveur et aucun budget ne sera repris. Vous devrez saisir les budgets d après les nouvelles modalités. Archivage de dossiers avant conversion en euro : Si vous avez converti votre comptabilité en euro avec l ancien produit, reprenez uniquement les données en euros (tous les exercices en ligne). Conservez l ancien produit pour consulter les données archivées en francs tant que vous pensez en avoir besoin Mots de passe 79

80 Cette fenêtre apparaît préalablement à la fenêtre de gestion des mots de passe. Elle peut être appelée : par la fonction de création d un dossier (lorsque vous avez choisi de le protéger par mot de passe) ; le super-mot de passe ayant alors déjà été fourni, vous pouvez cliquer immédiatement sur le bouton <Gestion des mots de passe>. à partir de la fenêtre de choix d un dossier (le dossier traité sera alors celui que vous avez sélectionné sur la liste). à partir du menu : Administration (le dossier traité est alors le dossier courant). Dans ces 2 derniers cas : si le dossier est protégé, vous devez d abord indiquer le super-mot de passe pour avoir le droit de continuer ; si le dossier n est pas protégé, un message vous demande si vous voulez qu il le devienne ; si vous répondez Oui, vous devrez d abord choisir un nouveau super-mot de passe. (Si vous utilisez une base de données VFP, notez que le mot de passe qui permet de contrôler le droit d accès aux fonctions du logiciel serveur VFP est totalement distinct du système de mot de passe qui contrôle l accès à un dossier donné). Vous pouvez ensuite demander l une des fonctions proposées : Gestion des mots de passe Modification du super-mot de passe Suppression de la protection Gestion des mots de passe Cette fonction permet de créer, modifier, et supprimer des mots de passe utilisateur, destinés à protéger et à contrôler l accès aux données d un dossier. Elle ne peut être appelée que par la fonction : contrôle de la protection, en ayant préalablement décliné le super-mot de passe. Cette fonction travaille sur l ensemble des mots de passe existant pour le dossier en cours. En cours de travail, si besoin est, vous pourrez rafraîchir les mots de passe affichés en utilisant le bouton de rafraîchissement. Vous pouvez créer autant de mots de passe que vous le désirez pour chaque dossier. Vous pouvez décider qu un mot de passe a accès à toutes les fonctions d un dossier, ou le limiter à certaines fonctions. Les informations à donner pour chaque mot de passe sont les suivantes : Mot de passe : 5 caractères libres. Libellé interne : libellé libre de 40 caractères maximum, obligatoire, à usage strictement interne à cette fonction. Il est recommandé toutefois de saisir un libellé significatif pour chaque mot de passe. Chapitres du menu : indiquez ici si le mot de passe traité a accès aux fonctions correspondant aux menus proposés, soit : Administration Comptabilité Outils Environnement Pour chacun de ces menus, 2 cases peuvent être cochées : Consultation et édition : le mot de passe a accès à toutes les fonctions de consultation et d édition du menu correspondant. 80

81 Mise à jour : le mot de passe a accès à toutes les fonctions de mise à jour du menu correspondant. Si vous cochez les 2 cases d un menu, le mot de passe aura accès à toutes les fonctions du menu. Pour plus de détails sur les fonctions d un menu, voir : Présentation du menu. Modules : module de gestion. Indiquez ici si le mot de passe traité donne accès aux modules de gestion. Tous les modules de gestion correspondant à la licence du logiciel comptable que vous utilisez vous sont proposés dans cette fenêtre. Cochez les cases correspondant aux modules de gestion autorisés. Autoriser / Interdire tout : ces 2 boutons vous permettent de cocher toutes les cases (et donc de tout autoriser) ou de les effacer toutes (et donc de tout interdire). Vous pouvez ensuite affiner votre choix case par case. Notes : Les fonctions auxquelles un mot de passe ne donne pas accès figurent toujours au menu mais sont désactivées. Le menu : Fichiers, est toujours accessible à tous les mots de passe. Le logiciel vous interdit de quitter cette fonction si vous n avez créé aucun mot de passe pour le dossier courant. En effet, vous risqueriez de ne plus pouvoir, ultérieurement, avoir accès à ce dossier. Vous devez donc soit créer au moins un mot de passe, soit supprimer la protection du dossier par mot de passe, ainsi que le message vous le propose. Vous ne pouvez pas supprimer le mot de passe courant. Si vous en modifiez les autorisations d accès, le menu sera réactualisé dés que vous aurez validé votre modification. Les mots de passe et le super-mot de passe sont mémorisés sur disque dans un format crypté pour en préserver la confidentialité. Modification du super-mot de passe : permet de remplacer l ancien super-mot de passe par un nouveau super-mot. Cette fonction n est disponible que si vous avez d abord décliné l ancien mot de passe. Suppression de la protection : permet de supprimer toute protection par mot de passe du dossier traité. 81

82 2.17 Modification de la clef d accès Cette fonction n est disponible que sur le poste client principal. Lors du premier lancement du logiciel, vous avez fourni une clef d accès, remise par votre distributeur, qui correspond à votre machine et à la licence que vous avez choisie. En cas de modification des conditions d utilisation (par exemple, si vous désirez passer d une licence monoposte à une licence multipostes, ou d un mode à un autre mode), votre distributeur vous remettra une nouvelle clef d accès que vous devrez saisir au moyen de cette fonction. Saisissez la clef et cliquez sur <OK>. Cela provoquera la fermeture du logiciel, que vous devrez rappeler pour bénéficier des dispositions de votre nouvelle clef. Si un code utilisateur vous a été attribué, utilisez cette fonction pour le saisir ou le modifier. Un code utilisateur permet généralement de déclencher un traitement particulier, ou de proposer une fonction spécifique, que vous avez demandé. 82

83 Needlecompta - 3 Menu Comptabilité 83

84 3.1 Plan comptable Cette boite vous permet de formuler une demande de sélection de comptes. Elle est obtenue : Au début de certaines fonctions de traitement du plan comptable, au lancement desquelles vous devez indiquer quelle sélection de comptes vous voulez traiter. Lorsque vous cliquez, dans ces mêmes fonctions, sur le bouton de rafraîchissement. En cliquant sur un bouton de visualisation de comptes, lorsque la zone correspondante a été laissée à espace (voir comment visualiser le plan comptable). Dans tous les cas, si vous traitez des volumes de données importants, il est recommandé de limiter votre demande à votre besoin réel, pour éviter des temps d extraction de données inutiles. Vous pouvez formuler votre sélection en utilisant les critères suivants : Type de compte : indiquez ici quel type de compte vous désirez sélectionner. Un type de compte peut vous être proposé par défaut selon le contexte. Vous pouvez le valider ou le modifier. Vous pouvez aussi laisser cette zone à espace si vous désirez afficher tous les comptes qui correspondent à une syntaxe donnée, quel que soit leur type. Tri alphabétique : cochez cette case si vous voulez que les comptes sélectionnés soient présentés triés dans l ordre alphabétique (ordre du mot directeur). Si cette case n est pas cochée, les comptes sélectionnés sont présentés dans l ordre des n de compte. Comptes : pour sélectionner les comptes voulus, vous pouvez soit utiliser la première zone seule pour frapper le ou les premiers caractères des comptes que vous voulez sélectionner, soit utiliser aussi la deuxième zone pour indiquer votre sélection sous forme de tranche. Exemples : Si vous indiquez «6», vous obtiendrez tous les comptes commençant par 6. Si vous indiquez de «60» à «62», vous obtiendrez tous les comptes commençant par 60, 61, et 62. Note : dans la boite de sélection, tous les caractères frappés sont pris en compte pour sélectionner les comptes correspondants. Mot directeur : vous pouvez indiquer une sélection de comptes d après un mot directeur, ou un début de mot directeur. Vous pouvez utiliser ce mode de sélection soit seul, soit combiné avec une sélection de n de compte (zones précédentes). Attention, plus la sélection demandée porte sur un nombre de comptes important, plus les temps de réponse risquent d augmenter. Une confirmation vous sera demandée si votre sélection risque de correspondre à un volume important (sauf si vous avez supprimé cette demande de confirmation à l aide des options générales). Vous disposez d un bouton <Idem> : si vous cliquez sur ce bouton, vous obtiendrez une sélection identique à la dernière sélection que vous avez demandée, indépendamment des critères qui sont actuellement affichés, et sans demande de confirmation puisqu il s agit d une sélection que vous avez déjà utilisée. Cela peut être utile dans les fenêtres de saisie ou la même sélection du plan comptable est fréquemment demandée.si vous ne voulez pas que la boite de sélection vous soit proposée, même si vous avez laissé à espace la zone initiale correspondante, activez la liste de choix en pressant la touche F3. 84

85 3.2 Saisie d écritures Partie 1 Cette fonction permet à la fois de saisir de nouvelles écritures, de visualiser un journal existant, de le modifier ou de le compléter. Journal : indiquez obligatoirement le code journal des écritures que vous voulez saisir. Vous pouvez choisir dans la liste de choix disponible. Si vous sélectionnez le code journal des soldes à nouveau automatiques, un message vous demande confirmation en vous mettant en garde quant au traitement particulier auquel ce journal donne lieu. Ne confirmez que si vous êtes sûr de vouloir travailler dans ce journal. Si vous êtes en train de procéder à la création d un nouveau dossier et que vous vous apprêtez à reprendre les soldes de début du premier exercice traité, n utilisez pas le journal d à nouveau automatique, mais un journal distinct que vous aurez défini préalablement. Le dernier journal que vous avez indiqué (dans la même session de travail) est rappelé. Mois et année de saisie : indiquez ici le mois et l année des écritures que vous voulez saisir, sous le format MM/AAAA. Vous pouvez utiliser la liste de choix qui vous propose tous les mois de l exercice courant. Vous ne pouvez pas saisir sous un exercice autre que l exercice courant. Le dernier mois que vous avez indiqué (dans la même session de travail) est rappelé. Folio : code d'identification des écritures à l intérieur d un journal, alphanumérique, libre, facultatif. Ce code sera reporté sur les états comptables, et utilisé par certaines fonctions pour sélectionner des écritures. Il peut être intéressant de renseigner ce code systématiquement, de façon à pouvoir distinguer ultérieurement, à l'intérieur d'un même journal et d'un même mois, n'importe quel ensemble d écritures saisies à un moment donné. Si vous traitez des volumes d écritures très importants, le code folio vous donne le moyen de limiter vos demandes de visualisation et donc de diminuer les temps d extraction. Certains codes folios sont réservés au logiciel et ne doivent pas être utilisés (exemple : folio «ZZZZ» réservé aux écritures des comptes collectifs). Si vous tentez de les utiliser, vous obtiendrez un message d anomalie. Le bouton <Jour> vous permet de renseigner le code folio avec le quantième du jour. Cela vous offre un moyen facile de distinguer les écritures saisies en plusieurs fois dans un même journal. Les flèches de comptage vous permettent d incrémenter ou décrémenter automatiquement la valeur numérique du code folio précédent, même s il n est que partiellement numérique. Exemple : en cliquant sur la flèche supérieure, le code folio AB01 sera automatiquement renseigné avec AB02, et le code A01B sera automatiquement renseigné avec A02B. Le dernier folio que vous avez indiqué (dans la même session de travail) est rappelé. Mode de contrepartie : le mode de contrepartie que vous avez choisi pour ce journal est affiché dés que vous avez choisi un journal. Vous pouvez le valider ou le modifier (cette modification ne sera prise en compte que pour la session de saisie en cours). Si aucun mode de contrepartie réel n a été paramètré pour le journal (option «NON»), vous devez obligatoirement choisir un mode avant de pouvoir saisir des écritures. L option que vous prenez ici est déterminante pour le traitement de la contrepartie des écritures que vous allez saisir (Pour plus d informations sur chaque mode de contrepartie possible, voir la fonction : Journaux). Si vous saisissez des effets à recevoir, et si vous utilisez le module : Remise d effets, le mode de contrepartie doit être le mode «Ligne» de façon à Partie enregistrer 2 chaque effet dans le compte d effets à recevoir, et à conserver le n de compte du client tiré en tant que compte de contrepartie. 85

86 Partie 2 Saisi par : chaque opérateur peut indiquer ici ses initiales. Cela permettra de repérer les écritures saisies par les différents intervenants possibles sur un même dossier. Les initiales sont également utilisées pour la visualisation des écritures en cours de saisie, lorsque vous cochez la case <Pour le même opérateur>. es dernières initiales que vous avez indiquées (dans la même session de travail) sont rappelées. Devise et taux imposé : si vous devez saisir un ensemble de pièces exprimées toutes (ou la plupart) dans une même devise, vous pouvez indiquer ici cette devise : elle sera utilisée en priorité sur la devise éventuelle du plan comptable. i ces pièces doivent être converties toutes (ou la plupart) en utilisant un même taux donné, vous pouvez indiquer ici ce taux : il sera utilisé en priorité sur le taux trouvé dans la table des devises. Pour plus d informations sur la saisie en devise, voir : Saisie des montants en devise. a dernière devise et le dernier taux que vous avez indiqués (dans la même session de travail) sont rappelés. Pour le même opérateur : si vous avez demandé la visualisation du journal, vous pouvez cocher cette case pour n afficher que les écritures que vous avez saisies vous-même. Si vous cochez cette case, vous devez obligatoirement avoir indiqué des initiales. La dernière option que vous avez indiquée (dans la même session de travail) est rappelée. S il s agit du premier appel de la session, par défaut cette case est cochée. Vous pouvez modifier l option par défaut en utilisant la fonction : Options générales. Journal visualisé : cochez cette case si vous voulez visualiser, dans la fenêtre de saisie, les écritures du journal que vous avez indiqué. i vous demandez la visualisation du journal, les options suivantes seront activées, et vous pourrez les utiliser pour affiner la sélection d écritures que vous voulez visualiser. i vous ne demandez pas la visualisation du journal, les options suivantes seront désactivées. La fenêtre de saisie vous sera alors proposée : soit vide, sans aucune visualisation d écriture existante (comportement par défaut à partir de la version ) soit avec seulement les écritures que vous avez saisies vous-même (d après vos initiales) et aujourd hui (d après la date du jour), pour le même mois, le même journal, et le même folio indiqués ci-dessus ; si vous n avez pas indiqué de folio, les écritures de tous les folios saisis dans la journée seront affichées ; si vous n avez pas indiqué vos initiales, les écritures de tous les opérateurs seront affichées ; s il s agit de votre première saisie de la journée dans ce journal et dans ce mois, la fenêtre sera vide. Choisissez entre ces 2 possibilités en positionnant l option générale correspondante : Saisie : journal visualisé/pour le même opérateur. es dernières options que vous avez indiquées (dans la même session de travail) sont rappelées. S il s agit du premier appel de la session, par défaut cette case est cochée. Vous pouvez modifier les options par défaut en utilisant la fonction : Options générales. otez que les écritures des comptes collectifs (folio «ZZZZ») ne sont jamais visualisées par cette fonction. 86

87 3 ème partie Pour le folio : si vous avez demandé la visualisation du journal, renseignez cette zone si vous ne voulez afficher que les écritures d un folio donné ; si vous n indiquez pas de folio ici, les écritures de tous les folios seront alors affichées (indépendamment du folio indiqué plus haut, qui n est utilisé que pour les nouvelles écritures) ; vous pouvez ainsi afficher un folio donné et saisir des écritures utilisant un autre code. Attention, si vous voulez afficher un folio seul, et le compléter, vous devrez indiquer son n dans les 2 zones (vous pouvez répéter ici automatiquement le folio de saisie en double-cliquant, ou en pressant la touche F4). Vous ne pouvez pas demander la visualisation du folio «ZZZZ». Depuis le / Jusqu au : si vous avez demandé la visualisation du journal, ces dates sont automatiquement renseignées avec le mois de saisie complet, et réinitialisées chaque fois que vous modifiez le mois. Vous pouvez les modifier pour limiter la visualisation à une période donnée, appartenant obligatoirement au mois de saisie. Les dernières dates que vous avez indiquées (dans la même session de travail) sont rappelées. Cliquez ensuite sur «OK» pour faire apparaître la fenêtre de saisie des écritures. 87

88 4 ème partie A partir de cette fenêtre, vous pouvez : Créer de nouvelles lignes Créer de nouvelles lignes (fonction : saisie d écritures) Pour vous mettre en mode création de lignes : Cliquez sur <Créer>, ou utilisez la touche d accès <Alt+C>, ou pressez la touche F7 (compatibilité avec le produit précédent). Vous êtes alors en mode création : une nouvelle ligne est initialisée, qui apparaît en fin de grille de visualisation. Le curseur se positionne sur la date et vous pouvez commencer à saisir les données. Pendant la saisie d une nouvelle ligne, vous ne pouvez pas déplacer le curseur sur les autres lignes de la grille. Si vous voulez créer une ligne en reconduisant automatiquement les données d une ligne existante dans le journal (et visualisée), positionnez-vous d abord sur la ligne existante (par exemple en cliquant sur cette ligne), puis demandez la création par un clic droit sur le bouton <Créer>. Vous pouvez également extourner automatiquement une ligne existant dans un compte, à partir du n de pièce externe. Pour terminer la saisie d une ligne : Cliquez sur <OK Création>, ou utilisez la touche d accès <Alt+C>, ou pressez la touche F7. Si vous avez choisi le mode de contrepartie VENTILATION en début de session, une fenêtre de ventilation s ouvre pour vous permettre de gérer automatiquement la contrepartie de la ligne créée. 88

89 Si vous avez choisi le mode de contrepartie MANUEL, et si le compte a été paramètré avec une répartition analytique (voir gestion du plan comptable), un message vous le rappelle et vous demande confirmation ; si vous confirmez, la ligne est éclatée en autant de lignes que de sections paramétrées, et le montant éclaté entre chaque section en fonction des pourcentages paramètrés. Le libellé est complété du n d ordre de la section dans la répartition du compte, pour rappeler que la ligne a fait l objet d une répartition analytique automatique. Si le journal a été paramètré avec l option Lettrage manuel, la fenêtre de lettrage manuel apparaît et vous pouvez lettrer le compte avant de poursuivre votre saisie. Pour enchaîner avec la saisie d une nouvelle ligne : Lorsqu une écriture est créée, dans la version de base la question : «Nouvelle ligne?» vous est posée. Si vous répondez <Oui>, une nouvelle ligne est automatiquement initialisée, et vous pouvez directement continuer la saisie. Si vous répondez <Non>, la fenêtre se remet dans sa position initiale, et si vous voulez ultérieurement saisir une nouvelle ligne, vous devrez commencer une création comme indiqué ci-dessus. Vous pouvez modifier ce comportement par défaut, en modifiant l option générale correspondante, qui vous permet de choisir une méthode d enchaînement des lignes adaptée à vos souhaits. Pour abandonner la création d une ligne et/ou quitter le mode création de lignes : Cliquez sur <Annuler ligne>, ou pressez la touche d accès <Alt+A>. Si une ligne était en cours de création, elle est abandonnée (après demande de confirmation). Si vous voulez annuler en une seule opération toutes les écritures que vous avez créées dans la session, vous pouvez quitter le mode création de la même façon, puis annuler la session mais attention, vous perdrez alors toutes les autres mises à jour non validées de la session. Dans une même session de mise à jour, vous pouvez à la fois créer de nouvelles lignes et modifier ou supprimer des lignes existantes, mais vous devrez valider ou annuler votre ensemble de mises à jour avant de pouvoir soit revenir à la fenêtre de début de session, soit quitter la fonction. Les lignes créées ou modifiées qui sont en attente de validation (ou d annulation) sont affichées en caractères maigres. Modifier des lignes existantes (fonction : saisie d écritures) Pour modifier des lignes existantes : Cliquez sur <Modifier>, ou utilisez la touche d accès <Alt+M>, ou pressez la touche F9 (compatibilité avec le produit précédent). 89

90 Vous êtes alors en mode modification : toutes les lignes visualisées deviennent disponibles (sauf les informations non modifiables sur fond jaune). Vous pouvez vous déplacer d une ligne à l autre et d une information à l autre, et saisir toutes les modifications nécessaires Pour restaurer les anciennes informations d une ligne modifiée dans la session : Positionnez-vous sur la ligne puis cliquez sur <Rétablir ligne>, ou pressez la touche d accès <Alt+R>. Une confirmation vous est demandée et si vous confirmez, la ligne est rétablie dans son état initial de début de session. Vous pouvez ainsi rétablir ligne par ligne les anciennes informations de toute ligne sur laquelle vous avez modifié une ou plusieurs données dans la même session. Si vous préférez rétablir en une seule opération toutes les informations initiales de toutes les lignes, vous pouvez également quitter le mode modification (voir cidessous) et annuler la session mais attention, vous perdrez alors toutes les autres mises à jour non validées de la session. Pour quitter le mode modification de lignes : Cliquez sur <Fin Modification>, ou utilisez la touche d accès <Alt+M>, ou pressez la touche F9. Lorsque vous quittez le mode modification, toutes les lignes modifiées dans la session sont contrôlées. Dans une même session de mise à jour, vous pouvez à la fois créer de nouvelles lignes et modifier ou supprimer des lignes existantes, mais vous devrez valider ou annuler votre ensemble de mise à jour avant de pouvoir soit revenir à la fenêtre de début de session, soit quitter la fonction. Les lignes créées ou modifiées qui sont en attente de validation (ou d annulation) sont affichées en caractères maigres. Note : En mode modification, vous disposez d une facilité pour ressaisir la ventilation d une pièce, ou pour annuler globalement une pièce, à partir du n de pièce interne. Supprimer des lignes existantes (fonction : saisie d écritures) Pour supprimer des lignes existantes : Cliquez sur <Supprimer>, ou utilisez la touche d accès <Alt+S>, ou pressez la touche F8 (compatibilité avec le produit précédent). Vous êtes alors en mode suppression : une colonne supplémentaire apparaît en début de chaque ligne, cochez-la pour supprimer une ligne (les lignes non supprimables : arrêtées, lettrées, pointées, ou en cours de choix pour une remise d effets- n apparaissent momentanément plus sur la grille). Vous pouvez vous déplacer d une ligne à l autre mais aucune information n est modifiable en mode suppression. NOTE : Si vous supprimez une ligne ayant fait l objet d une exportation avec marquage, un message vous en informe et vous demande de confirmer. 90

91 Pour restaurer une ligne supprimée dans la session : Positionnez-vous sur la ligne puis cliquez sur <Rétablir ligne>, ou pressez la touche d accès <Alt+R>. Une confirmation vous est demandée et si vous confirmez, la ligne est rétablie comme ligne active. Vous pouvez ainsi rétablir ligne par ligne toute ligne que vous avez supprimée dans la session. Si vous préférez rétablir en une seule opération toutes les lignes supprimées, vous pouvez également quitter le mode suppression (voir ci-dessous) et annuler la session mais attention, vous perdrez alors toutes les autres mises à jour non validées de la session. Vous pouvez aussi décocher directement la case noire de début de la ligne supprimée à rétablir. Pour quitter le mode suppression de lignes : Cliquez sur <Fin Suppression>, ou utilisez la touche d accès <Alt+S>, ou pressez la touche F8. Dans une même session de mise à jour, vous pouvez à la fois créer de nouvelles lignes et modifier ou supprimer des lignes existantes, mais vous devrez valider ou annuler votre ensemble de mise à jour avant de pouvoir soit revenir à la fenêtre de début de session, soit quitter la fonction. Note : Vous pouvez aussi supprimer globalement une pièce, en une seule opération, à partir du n de pièce interne. Vous pouvez lettrer les écritures créées durant une session : soit manuellement pour une ligne donnée, soit automatiquement pour l ensemble des écritures saisies. Cette fonction vous propose également de nombreuses facilités pour gérer automatiquement la contrepartie des lignes créées, selon le mode de contrepartie que vous avez choisi en début de session. Contrepartie automatique (fonction : saisie d écritures) Selon le mode de contrepartie que vous avez choisi en début de session, le logiciel va vous aider à gérer la contrepartie des lignes saisies, de la façon suivante : Mode VENTILATION : Lorsque vous terminez la saisie d une ligne, une fenêtre de ventilation s ouvre pour vous permettre de ventiler facilement le montant de la ligne traitée. Lorsque vous validez cette fenêtre, les lignes générées s affichent dans la présente grille comme des lignes que vous auriez saisies vous-même. En mode modification, vous disposez d une facilité pour ressaisir la ventilation d une pièce à partir du n de pièce interne. 91

92 Mode OD (opérations diverses) : Lorsque vous terminez la saisie d une ligne (quel que soit le mode d enchaînement de saisie que vous avez choisi), une nouvelle ligne est initialisée, qui reprend les éléments de la ligne précédente, sauf le compte, que vous devez renseigner vous-même, et le montant et le sens, qui sont automatiquement renseignés en fonction de l écart en cours et du sens de l écart. Le processus sera renouvelé tant qu il existera un écart ; vous pouvez ainsi saisir plusieurs contreparties à une ligne de base. Mode LIGNE : Chaque nouvelle ligne est saisie normalement, sans traitement de contrepartie. Lorsque vous validez vos mises à jour, un message vous rappelle que vous avez choisi la contrepartie de mode LIGNE A LIGNE (le compte de banque est également rappelé) et vous demande de confirmer. Si vous ne confirmez pas, les possibilités suivantes diffèrent selon que le journal traité est à numérotation automatique ou manuelle de pièce : Si le journal est à numérotation manuelle, un message vous propose de générer alors une contrepartie globale de mode BANQUE : si vous confirmez, la contrepartie est alors générée comme indiqué ci-dessous ; si vous répondez <Non>, la validation se poursuit alors sans aucune génération de contrepartie. Si le journal est à numérotation automatique, la contrepartie globale ne vous est pas proposée car la gestion des n de pièce deviendrait impossible ; vous avez alors le choix de valider vos mises à jour sans aucune génération de contrepartie automatique, ou bien de revenir à la grille de saisie. Si vous confirmez, une ligne de contrepartie est créée pour chaque ligne créée dans la session de mise à jour, qui reprend tous les éléments de la ligne d origine, pour le compte de banque, et de sens inverse, puis la validation se poursuit. Mode BANQUE : Chaque nouvelle ligne est saisie normalement, sans traitement de contrepartie. Lorsque vous validez vos mises à jour, un message vous rappelle que vous avez choisi la contrepartie de mode BANQUE (le compte de banque est également rappelé) et vous demande de confirmer. Si vous ne confirmez pas, un message vous propose de générer alors les contreparties en mode LIGNE A LIGNE ; si vous acceptez, les contreparties sont alors générées comme indiqué ci-dessus ; si vous répondez <Non>, la validation se poursuit alors sans aucune génération de contrepartie. Si vous confirmez, une fenêtre apparaît ensuite, qui vous propose de renseigner ou de valider les informations suivantes, qui seront utilisées pour la ligne d écriture générée : N de pièce externe, n de pièce interne, libellé, code opération Lorsque vous cliquez sur <OK>, la ligne est générée, et la validation se poursuit. Mode MANUEL : Aucune facilité ne vous est proposée pour gérer la contrepartie de vos écritures : vous devez assurer vous-même l équilibre de votre journal en saisissant chaque ligne de chaque écriture, avant de valider. 92

93 Chaque ensemble de mise à jour devra ensuite être validé ou annulé avant de pouvoir revenir à la fenêtre de début de session, soit quitter la fonction. Vous pouvez si vous le souhaitez modifier la présentation de la grille. Pour personnaliser la présentation des données, vous pouvez, si vous le désirez : Redimensionner la largeur d une colonne : positionnez le curseur sur le bord droit de l en-tête de la colonne et faites-le glisser. Si vous modifiez la largeur de la colonne Débit/Crédit, le décalage initial entre les 2 montants débit et crédit est automatiquement modifié pour tenir compte de la place de visualisation disponible. Supprimer l utilisation d une colonne : modifiez sa largeur de façon à l amener à 0. Redimensionner la hauteur d une ligne : positionnez le curseur sur le bord inférieur de la première zone de la première ligne, approchez-le du cadre gauche, puis faites-le glisser vers le haut ou le bas. Changer l ordre des colonnes : positionnez le curseur sur l en-tête de la colonne et faites-le glisser. Redimensionner la fenêtre de saisie (qui par défaut, occupe votre écran en totalité, quelle qu en soit la taille). Modifier l emplacement de la fenêtre de saisie sur l écran. Attention : effectuez ces modifications lorsque aucune saisie n est en cours. Vous pouvez demander que ces modifications de présentation soient mémorisées, et automatiquement réutilisées lors de la prochaine saisie dans le même journal. Voir : Gestion des Journaux. Le bouton de rafraîchissement provoque le rafraîchissement de la prochaine table visualisée (exemple : si vous souhaitez rafraîchir la visualisation des libellés standards, cliquez sur le bouton de rafraîchissement avant de visualiser les libellés standards). Un menu contextuel apparaît si vous faites un clic droit (n importe où sur la fenêtre sauf sur la grille de saisie), ou si vous cliquez sur le bouton <Menu contextuel>. Il propose les fonctions suivantes (les fonctions disponibles peuvent varier en fonction des droits correspondant à votre mot de passe, ou si une mise à jour est en cours) : Edition d un brouillard de saisie : l édition d un brouillard de saisie est par défaut facultative, mais vous pouvez la rendre obligatoire, si vous le désirez, pour certains types de saisies, en modifiant l option générale correspondante. Edition d un brouillard de saisie (fonction : saisie d écritures) : Cette fonction peut être appelée à partir du menu contextuel de la fenêtre de saisie d écritures. Elle vous permet de garder, sous une forme semblable à un journal, la trace de toutes les saisies d une session de travail, soit la création de nouvelles lignes, ainsi que la modification et la suppression de lignes existantes. 93

94 Par défaut, cette édition est facultative, mais vous pouvez la rendre obligatoire (pour tous les types de saisie, ou seulement pour les nouvelles lignes, ou seulement pour les modifications et suppressions de lignes existantes), en modifiant l option générale correspondante. Une fenêtre apparaît avant l édition et vous propose l édition des mises à jour que vous avez effectivement saisies dans la session en attente (créations et/ou modifications/suppressions) ; si vous avez choisi, par option générale, de rendre obligatoire une édition, la case correspondante est cochée et vous ne pouvez pas la modifier. Si l édition est facultative, vous pouvez cocher ou non la case correspondante. L impression des montants en devise vous est proposée si une au moins des lignes que vous avez mises à jour comporte un montant en devise. Vous pouvez accepter ou modifier cette option. Les montants exprimés en devise seront édités à la place des informations suivantes : échéance, compte de contrepartie, option de globalisation. Si vous ne demandez pas l impression des montants en devise, vous pouvez demander l impression des sections analytiques. Si aucun montant n a été saisi en devise, et si le dossier en cours est traité en comptabilité analytique, cette option vous est proposée par défaut. Les sections analytiques sont imprimées à la place des informations suivantes : code devise, option de globalisation. L édition du brouillard est classée par folio, n de pièce interne, et n chronologique de ligne. Une colonne «Mise à jour» à l extrême droite de chaque ligne, vous rappelle le type de mise à jour : (C)réation d une nouvelle ligne, (M)odification ou (S)uppression d une ligne existante. En outre, en cas de modification, un caractère «^» est placé sous chaque information modifiée et vous permet ainsi d en garder une trace de contrôle. Une ligne créée puis supprimée dans la même session n est pas listée. Vous pouvez demander un aperçu de l édition par un clic droit sur le bouton <Imprimer>. Si vous demandez la validation sans avoir édité de brouillard de saisie pour la session en attente, un message vous en informe et, selon l option générale que vous avez choisie, soit vous demande confirmation (si l édition d un brouillard n est pas obligatoire -valeur par défaut), soit vous informe que vous ne pouvez pas valider sans avoir édité (si l édition d un brouillard est obligatoire). Si l édition est obligatoire, un aperçu ne vous dispense pas de devoir éditer effectivement le brouillard. Vous pouvez également choisir une option qui supprime tout message. Si vous annulez une session, vous perdez définitivement toutes les mises à jour que vous avez saisies dans la session, et vous ne pouvez plus éditer le brouillard de saisie correspondant. Edition d une remise de chèques : si le journal en cours est un journal de banque, dans lequel vous avez saisi des chèques remis en banque, cette fonction vous permet d éditer une remise ; elle peut être demandée aussi bien pour des chèques en cours de saisie que pour des chèques précédemment saisis dans ce journal. 94

95 Edition d une remise de chèques (fonction : saisie d écritures) Cette fonction peut être appelée à partir du menu contextuel de la fenêtre de saisie d écritures. Si le journal en cours est un journal de banque dans lequel vous avez saisi des chèques remis en banque, elle vous permet d éditer la remise correspondante. Vous pouvez définir : Les chèques que vous voulez éditer La banque et la place de remise Les références de la remise Les chèques édités sont classés par compte, n de pièce externe, et montant. Vous pouvez demander un aperçu de l édition par un clic droit sur le bouton <Imprimer>. Maintenance du plan comptable (compte sélectionné) : pour le compte de la ligne d écriture actuellement sélectionnée. Cette fonction permet de créer et de modifier tout compte, général ou auxiliaire dans un dossier existant et ouvert ; elle permet également de supprimer un compte si celui-ci ne comporte aucune écriture dans le dossier (tous exercices confondus). Maintenance du plan comptable (tous comptes) : pour tout autre compte avec possibilité de sélection. Cette fonction permet de créer et de modifier tout compte, général ou auxiliaire dans un dossier existant et ouvert ; elle permet également de supprimer un compte si celui-ci ne comporte aucune écriture dans le dossier (tous exercices confondus). Visualisation du compte sélectionné : pour le compte de la ligne d écriture actuellement sélectionnée. La visualisation de compte vous permet de visualiser les écritures de tout compte, général ou auxiliaire, en disposant de nombreuses options de sélection et de tri. Si votre mot de passe vous l autorise, vous pouvez également modifier certaines données. Visualisation autres comptes : pour tout autre compte avec possibilité de sélection. La visualisation de compte vous permet de visualiser les écritures de tout compte, général ou auxiliaire, en disposant de nombreuses options de sélection et de tri. Si votre mot de passe vous l autorise, vous pouvez également modifier certaines données. Visualisation des mouvements du compte pour chaque exercice présent dans la base de données. Résultat comptable : cette commande calcule et affiche le résultat comptable du dossier en cours, en prenant en compte toutes les saisies et modifications en cours, même si elles n ont pas encore fait l objet d une validation de session. 95

96 Recherche d un montant : cette commande permet de rechercher un montant donné dans le journal sélectionné ; la recherche débute à partir de la 1ère ligne sur laquelle vous êtes positionné et s arrête dés que le montant demandé est trouvé, en se positionnant sur le montant correspondant (montant de base ou montant en devise). Pour continuer la recherche avec le même montant, lancez à nouveau la commande. Recherche d un compte : cette commande permet de rechercher un compte donné dans le journal sélectionné ; la recherche débute à partir de la 1ère ligne sur laquelle vous êtes positionné et s arrête dés que le compte demandé est trouvé, en se positionnant sur la ligne correspondante (en colonne compte ou en colonne contrepartie). Pour continuer la recherche avec le même compte, lancez à nouveau la commande. Recherche de pièce déséquilibrée : cette commande permet de rechercher une pièce dont le cumul comptable n est pas égal à zéro ; la recherche débute à partir de la première ligne sur laquelle vous êtes positionné et s arrête dés qu une pièce déséquilibrée est trouvée. Pour rechercher la pièce suivante, lancez à nouveau la commande. Vous pouvez lancer cette recherche soit sur le n de pièce externe, soit sur le n de pièce interne. 96

97 3.3.1 Visualisation d un journal Cette fonction permet de visualiser un journal, pour un mois, ou pour une période donnée (à l intérieur d un mois). Elle peut être demandée à tout moment, indépendamment de tout autre traitement. Indiquez la période et le journal à visualiser en renseignant les options suivantes : Mois/année ou période : tous les mois de l exercice en cours peuvent être choisis dans la liste de choix qui vous est proposée. Dés qu un mois est sélectionné, les dates de début et de fin du mois s inscrivent dans la période ; vous pouvez les conserver ou les modifier. Vous pouvez également indiquer directement une période. Dans tous les cas, la période doit être comprise entièrement dans un mois. Vous pouvez renseigner la date de fin avec la date de début en double-cliquant. Journal : vous devez obligatoirement indiquer le code journal à visualiser, à choisir dans la liste proposée. Tri : vous pouvez choisir le classement des lignes visualisées ; les options possibles sont : Folio, n de pièce interne, numéro chronologique d écriture (classement par défaut) Folio, date d écriture comptable, numéro chronologique Date d écriture comptable, numéro chronologique Si vous choisissez la 3ème option (tri par date d écriture), la visualisation ne comporte plus de sous-total par folio et les écritures aux comptes collectifs (folio ZZZZ) ne sont plus présentées en fin de journal mais classées par date d écriture. Folio : si vous voulez sélectionner un seul folio, indiquez son code ici. Le bouton <Jour> vous permet de renseigner le code folio avec le quantième du jour. Ce bouton de commande vous permet d effacer les valeurs actuelles des options : Folio, Saisi par, Saisi le. Ecritures analytiques : par défaut, les écritures issues de journaux dits purement analytiques sont ignorées ; si vous voulez les voir apparaître, cochez cette case. Saisi le : si vous voulez sélectionner uniquement les écritures saisies à une date donnée, indiquez-la ici. Un doubleclic renseigne automatiquement cette zone avec la date du jour. Saisi par : si vous voulez sélectionner uniquement les écritures saisies par un opérateur donné, indiquez ici ses initiales. Vous pouvez rappeler les initiales de l opérateur en cours en double-cliquant (ou en pressant F4). 97

98 Cliquez sur <Visualiser> pour obtenir la fenêtre de visualisation du journal sélectionné. Vous pouvez la redimensionner, si vous utilisez un écran suffisamment grand, pour faire apparaître l ensemble des informations concernant chaque ligne, sinon, utilisez l ascenseur horizontal. A l intérieur de chaque journal, les écritures sont visualisées dans l ordre : folio, n de pièce interne, n chronologique d écriture. Vous pouvez appeler la fonction de saisie/modification des écritures du journal affiché, en cliquant sur le bouton <Modif journal>. Les écritures visualisées seront celles qui correspondront à vos options de sélection : journal, mois (ou période), ainsi qu aux options facultatives si vous les avez utilisées : folio, initiales de l opérateur. Si vous avez sélectionné une ligne du journal avant d appeler la fonction de saisie, cette dernière se positionnera automatiquement sur cette ligne. Le bouton de commande <Imprimer le journal> vous permet d appeler directement la fonction d édition de journal en reprenant automatiquement les mêmes options de traitement. Exemple de journal : 98

99 3.3.2 Visualisation d une balance Cette fonction permet de visualiser une balance générale ou auxiliaire. Elle peut être demandée à tout moment, indépendamment de tout autre traitement. Type de compte : vous devez obligatoirement indiquer le type de compte pour lequel vous voulez visualiser une balance. Le type GENERAL vous est proposé par défaut. Vous pouvez choisir un type auxiliaire en utilisant la liste proposée. Période : vous pouvez préciser ici la période que vous voulez visualiser. Par défaut, l édition comportera l exercice courant complet. Vous pouvez renseigner la date de fin avec la date de début en double-cliquant. Tri : indiquez ici si vous voulez une balance triée dans l ordre des n de compte ou dans l ordre alphabétique (mot directeur). Cette option n est activée que pour une balance auxiliaire. Simuler à nouveau : si vous visualisez les écritures comptables alors que les soldes à nouveau n ont pas encore été générés, vous pouvez cocher cette case. Les montants des soldes à nouveau seront calculés et intégrés aux totaux des comptes traités. Si vous demandez cette option pour une balance générale complète (c est-à-dire sans sélection de comptes), le résultat correspondant à l exercice précédent sera calculé, affiché sous le n de compte de résultat que vous avez paramètré, et intégré aux totaux. Vous pouvez demander cette option quel que soit le type de compte traité. Toutefois, si vous traitez une balance générale, seuls les comptes de bilan feront l objet d une simulation. La période traitée doit correspondre au début de l exercice, et vous ne devez pas demander en même temps une sélection de journaux. Vous ne pouvez pas cocher cette case si les soldes à nouveau réels ont été générés pour le type de compte traité. Sélection sur journal : si vous le souhaitez, vous pouvez ne prendre en compte que les écritures de certains journaux (maximum : 3). Exemple d utilisation : visualisation d une balance d ouverture. L utilisation d une sélection sur le code journal peut augmenter le temps de réponse Sélection de comptes : vous pouvez limiter la visualisation à certains comptes, à l intérieur du type de compte que vous avez choisi (voir comment visualiser le plan comptable). Si vous n indiquez aucun compte, tous les comptes appartenant au type choisi, et comportant des mouvements significatifs sur la période traitée, seront visualisés. Si vous ne renseignez que le début, le traitement ne prendra en compte que les comptes correspondant au critère de début. Si vous ne renseignez que la fin, le traitement commencera au premier compte du type choisi et se terminera au dernier compte correspondant au critère de fin. Si vous voulez visualiser le détail d un compte donné, sélectionnez le compte voulu en cliquant sur la ligne correspondante, puis cliquez sur le bouton <détail du compte>. La fonction de «Visualisation de compte» est appelée, en reprenant le compte, la période et l option de simulation que vous aviez indiqués pour la balance. Lorsque la balance est visualisée, le bouton de commande <Imprimer la balance> vous permet d appeler directement la fonction «d Edition de balance» en reprenant automatiquement les mêmes options de traitement. 99

100 Exemple de visualisation de balance : Visualisation d un compte Données de l en-tête : rappel du n, de l intitulé, et du type du compte visualisé. Les données : observations et coordonnées, issues du plan comptable peuvent également être appelées en utilisant les boutons de commande correspondant. Totalisations : zone de totaux, comportant sur la gauche : Risque : si un montant de risque a été indiqué pour ce compte au plan comptable, ce montant est rappelé ici. Solde réel : si le compte traité est un compte client, le solde réel du compte est calculé et indiqué ici (le solde réel est égal au solde comptable en ignorant les crédits non échus par rapport à la date du jour). NB : le solde réel est grisé pour vous rappeler qu il y manque peut-être certains montants, suivant le type d interrogation que vous avez demandé : Þ écritures non lettrées : il peut manquer le montant de factures que vous auriez lettrées avec un règlement non Þ échu. écritures comptables : si vous êtes en début d exercice, le solde réel peut être incomplet au cas où le solde à nouveau de l exercice précédent inclurait des crédits non échus que l interrogation de compte ne saurait pas distinguer. Si vous avez besoin d un solde réel précis, reportez-vous aux fonctions qui permettent de le calculer dans tous les contextes, telles que la balance âgée. Alerte si dépassement du risque : si le solde réel ainsi calculé est supérieur au montant du risque, une alerte est affichée sous la forme d un panneau «STOP» rouge. Puis, plus à droite : Le nombre de lignes affichées Le total des mouvements débit affichés Le total des mouvements crédit affichés Le solde comptable des écritures affichées 100

101 Affichage des écritures : affichage des lignes d écritures, triées par défaut sur la date d écriture puis sur le n chronologique d écriture. Utilisez l ascenseur horizontal pour faire apparaître la suite des informations qui sont données pour chaque ligne d écriture ; les données modifiables sont sur fond blanc, les données non modifiables sur fond jaune. Les lignes qui sont affichées en caractères maigres sont celles qui ont été modifiées durant la session de travail en cours, et qui n ont pas encore fait l objet d une validation (ou d une annulation) de session. La présentation de la colonne Montant débit/crédit peut varier en fonction de la dimension de l écran que vous utilisez, et de la largeur que vous lui attribuez. Si la dimension de la surface de visualisation le permet, les montants débit et crédit sont alignés de façon complètement distinctes ; si la dimension de la surface de visualisation ne le permet pas, ou si vous diminuez la largeur de la colonne, le décalage entre les 2 montants débit et crédit est progressivement diminué pour tenir compte de la place disponible. Vous disposez de nombreuses possibilités pour que cet affichage réponde précisément à chacun de vos besoins: Filtrer les lignes visualisées Trier les lignes visualisées Modifier la présentation des données Modifier les données Notes : Une date d échéance peut être soulignée pour signaler qu il s agit d une facture client échue et non lettrée. Au sujet de la colonne Pointage : consultez l aide relative au code pointage, dans la fonction : Rapprochement bancaire manuel. Pour un compte banque, la colonne Origine indique la façon dont cette ligne a été pointée : M = pointage manuel (ou espace pour les lignes pointées avec une ancienne version) A = pointage automatique C = ligne créée et pointée en cours de pointage automatique Cette fonction vous propose de nombreuses possibilités pour répondre de la façon la plus satisfaisante à chacun de vos besoins : Filtrer les lignes visualisées : Vous pouvez filtrer les lignes visualisées en cliquant sur le bouton <Filtre> ; une fenêtre apparaît alors et vous propose de nombreux critères que vous pouvez combiner. Renseignez les critères sur lesquels vous voulez effectuer une sélection puis cliquez sur <Filtrer>. La grille des écritures ne comportera plus que les écritures correspondant au(x) critère(s) que vous aurez activé(s). 101

102 NOTES : Si vous utilisez le critère <Expression>, l expression que vous aurez saisie sera recherchée dans le libellé des écritures ainsi que dans la zone statistique. La case à cocher <Ecritures analytiques> vous permet d éliminer de l affichage les écritures des journaux analytiques. Par défaut, la case est cochée et les écritures analytiques sont affichées et totalisées. Trier les lignes visualisées : Vous pouvez déplacer la fenêtre de filtre sur votre écran ; positionnez le pointeur de la souris en dehors du cadre des critères et faites glisser. Cliquez sur <Annuler filtres> pour désactiver tous les filtres que vous avez renseignés et revenir à la grille d affichage. Cliquez sur le bouton pour effacer tous les filtres utilisés et revenir à la situation initiale. Lorsqu un ou plusieurs filtres sont actifs, l intitulé du bouton est en caractères gras. Vous pouvez trier les lignes visualisées (c est-à-dire les classer dans un ordre voulu) : double-cliquez sur l en-tête de la colonne qui correspond au tri voulu. Un premier double-clic trie dans l ordre croissant, un deuxième double-clic sur la même colonne trie dans l ordre décroissant. Par exemple, si vous voulez visualiser les lignes en commençant par les montants les plus importants, double-cliquez une première fois sur l en-tête de la colonne montant ; les lignes seront affichées en commençant par le plus petit montant ; doublecliquez une deuxième fois, l affichage commencera par le montant le plus élevé. Ensuite, chaque double-clic sur une même colonne inverse le sens du tri. A l intérieur du tri demandé, les lignes sont triées par date d écriture puis par n chronologique. Par exemple, si vous triez sur le montant et que plusieurs lignes ont le même montant, elles seront affichées dans l ordre de leur date d écriture. Le tri n est pas disponible pendant qu une mise à jour est en cours. NOTE : si vous triez les écritures par code lettrage, elles seront présentées d abord dans l ordre chronologique des lettrages. Ainsi, si 2 groupes d écritures ont été lettrés «AA» à plusieurs mois d intervalle, ils ne seront pas affichés ensemble mais en tenant compte des dates auxquelles ces lettrages auront été effectués. Si vous éditez le compte en utilisant le menu contextuel, l extrait de compte sera édité en conservant l ordre que vous aurez choisi, qui sera rappelé dans l en-tête. Modifier la présentation des données : Pour personnaliser la présentation des données, vous pouvez, si vous le désirez : Redimensionner la largeur d une colonne : positionnez le curseur sur le bord droit de l en-tête de la colonne et faites-le glisser. Si vous modifiez la largeur de la colonne Débit/Crédit, le décalage initial entre les 2 montants débit et crédit est automatiquement modifié pour tenir compte de la place de visualisation disponible. Supprimer l utilisation d une colonne : modifiez sa largeur de façon à l amener à

103 Redimensionner la hauteur d une ligne : positionnez le curseur sur le bord inférieur de la première zone de la première ligne, approchez-le du cadre gauche, puis faites-le glisser vers le haut ou le bas. Changer l ordre des colonnes : positionnez le curseur sur l en-tête de la colonne et faites-le glisser. Redimensionner la fenêtre de visualisation (qui par défaut, occupe votre écran en totalité, quelle qu en soit la taille). Modifier l emplacement de la fenêtre de visualisation sur l écran. Attention : effectuez ces modifications lorsque aucune mise à jour n est en cours. Vous pouvez demander que ces modifications de présentation soient mémorisées, et automatiquement réutilisées lors du prochain affichage d un compte du même type. Voir : Type de compte. Les modifications que vous mémorisez par la fonction de visualisation seront également utilisées par d autres fonctions, telles que lettrage manuel et rapprochement bancaire manuel. NOTE : vous avez également la possibilité de séparer en deux la grille de visualisation des écritures, en utilisant la case noircie qui se trouve à gauche de l ascenseur horizontal ; pointez-la avec la souris et faites-la glisser à droite ; les mêmes informations sont alors visualisées en 2 parties identiques ; cela vous permet de gérer l affichage selon vos besoins, par exemple de garder visibles les colonnes de gauche pendant qu avec l ascenseur horizontal, vous faites apparaître les colonnes de droite. Vous pouvez aussi visualiser verticalement les données de l une ou l autre des 2 parties visualisées, en cliquant à droite sur l en-tête de la 1ère colonne à gauche ; à chaque clic droit, la présentation change ; continuez à cliquer à droite pour revenir à la présentation initiale. Notez que lorsque vous faites défiler l une des 2 parties, l autre est automatiquement réactualisée, et que les mêmes règles d utilisation s appliquent à chaque zone, qu elle soit utilisée sur l une ou l autre des 2 parties. Modifier les données : Si votre mot de passe vous l autorise, vous pouvez modifier certaines données : cliquez sur le bouton <Modifier> et déplacez-vous sur la ou les lignes à modifier ; vous ne pouvez modifier que les colonnes sur fond blanc ; les colonnes sur fond jaune correspondent à des données non modifiables, ou non modifiables par cette fonction. Si les lignes affichées ont été arrêtées, les données de type non comptable sont toujours modifiables (exemples : échéance, section analytique, etc...), mais les données comptables apparaissent alors dans des colonnes jaunes non modifiables (exemples : n de pièce externe, libellé, contrepartie). Si les lignes affichées sont en cours de choix pour une remise d effets, les données testées par le programme de remise (code opération, contrepartie, domiciliation et Rib) apparaissent sur fond jaune et ne sont pas modifiables. Vous devez valider votre(vos) modification(s) ou bien l (les) annuler en cliquant sur le bouton correspondant, la validation ou l annulation portant alors sur tout ce que vous avez saisi depuis que vous avez commencé en cliquant sur <Modifier>. Vous pouvez donc choisir de valider ligne par ligne, ou de travailler sur un ensemble de lignes. Les lignes modifiées apparaissent en caractères maigres tant qu elles sont en attente de validation ou d annulation. 103

104 Les données modifiables sont les suivantes : N de pièce externe (sauf si écriture arrêtée). Libellé, modifiable (sauf si écriture arrêtée) : En modification, vous pouvez obtenir une liste des libellés standards : double-cliquez sur le libellé, ou pressez la touche F4. Vous pouvez également ajouter un libellé à la table des libellés standards en effectuant un clic droit, ou en pressant la touche F12. Code opération : en modification, vous pouvez obtenir une liste des codes opération standards : double-cliquez sur le code opération, ou pressez la touche F4. Vous pouvez également ajouter un code à la table des codes opération standards en effectuant un clic droit, ou en pressant la touche F12. Section analytique (uniquement si ce compte est traité par la comptabilité analytique). En modification, vous pouvez obtenir une liste des sections analytiques existantes : double-cliquez sur la section, ou pressez la touche F4. Pour choisir une section, voir comment visualiser les sections analytiques. Echéance (attention, une modification d échéance peut provoquer la réactualisation du solde réel). Option de globalisation : pour modifier cette option, il suffit de saisir l initiale de la nouvelle valeur souhaitée : O(ui), N(on), C(ode), ou bien de double-cliquer, ce qui provoque le passage de la colonne à la valeur possible suivante. Zone statistique. Compte de contrepartie (sauf si écriture arrêtée). Pour choisir un compte, voir comment visualiser le plan comptable. Domiciliation en clair, code banque, code guichet, n de compte, clef RIB, référence tiré : si la ligne d écriture correspond à une opération qui nécessite la connaissance d une domiciliation, vous pouvez compléter ou modifier cette dernière. Vous pouvez visualiser les autres domiciliations du plan comptable en effectuant un double clic sur la colonne domiciliation (ou en pressant la touche F4). Vous pouvez saisir une domiciliation occasionnelle qui n existe pas au plan comptable. Vous pouvez également enregistrer cette nouvelle domiciliation au plan comptable en effectuant un clic droit sur la colonne domiciliation après l avoir saisie (ou en pressant la touche F12). La nouvelle domiciliation ne sera enregistrée que s il reste une domiciliation libre au plan comptable ; sinon, un message vous le signale et vous suggère d appeler la gestion du plan comptable pour décider vous-même de la suite à donner à cette mise à jour. Notes : Un menu contextuel apparaît si vous faites un clic droit, ou si vous cliquez sur le bouton «Menu contextuel». Il propose les fonctions suivantes (les fonctions disponibles peuvent varier en fonction des droits correspondant à votre mot de passe) : - Maintenance du plan comptable : le compte en cours de visualisation sera automatiquement proposé. 104

105 - Visualisation des mouvements du compte pour chaque exercice présent dans la base de données. - Edition du compte : appel de la fonction d édition du grand livre avec proposition automatique du compte en cours de visualisation. Si vous avez trié les écritures d un compte, l extrait de compte sera édité en conservant l ordre que vous aurez choisi. Si vous avez demandé les écritures non lettrées pour un compte non lettrable, un message vous informe que cette option, acceptée par la visualisation, sera ignorée par l édition de compte ; vous pourrez confirmer ou abandonner votre demande. - Lettrage du compte : appel de la fonction de lettrage manuel pour le compte traité. - Saisie/Modification du journal : appel de la fonction de saisie/modification du journal correspondant à la ligne d écriture actuellement sélectionnée. Les écritures visualisées sont celles qui correspondent au mois, au journal et au folio de la ligne sélectionnée. Vous pouvez automatiquement modifier ou valider ces options dans la fenêtre de début de cession qui vous est d abord proposée. La saisie est automatiquement positionnée sur la ligne sélectionnée au départ. Vous pouvez ensuite modifier le journal, supprimer des écritures, ou le compléter. - Visualisation du journal : correspondant à la ligne d écriture actuellement sélectionnée. Les écritures visualisées sont celles qui correspondent au journal, au folio, à la date d écriture de la ligne d écriture actuellement sélectionnée, et qui ont en outre été saisies le même jour et par le même opérateur, cela dans le but de proposer une sélection réduite. Vous pouvez valider ou modifier ces options dans la fenêtre de sélection qui vous est d abord proposée. - Copier la ligne : cette commande copie la ligne actuellement sélectionnée ; vous pourrez utiliser cette ligne copiée dans diverses fonctions, en particulier la saisie d écritures Lettrage/delettrage manuel Cette fonction vous permet de visualiser les écritures d un compte et de les lettrer ou les délettrer, en disposant de nombreuses possibilités de recherche d écritures et de tri. Il est préférable d utiliser cette fonction en ayant ouvert le dernier exercice existant pour le dossier ; dans le cas contraire (soit lorsqu il existe déjà des écritures datées d un exercice postérieur à l exercice ouvert), un message vous informe et vous demande confirmation. Si vous confirmez, l option «Visualiser toutes les écritures» sera cochée par défaut. Fenêtre de sélection : En début de fonction, vous devez indiquer sur quelle «Sélection de comptes» vous voulez travailler. Pour cela, une boite de «Sélection de comptes» s ouvre automatiquement. En plus des possibilités habituelles, elle vous propose de sélectionner les comptes en attente de lettrage : il s agit de tous les comptes lettrables ayant été mouvementés par un journal défini avec option de lettrage automatique, et qui n ont pas été lettrés depuis que ce journal a été saisi ou importé. 105

106 Lorsque la sélection est faite, la fenêtre «Lettrage manuel : sélection» vous est proposée. Vous pouvez «choisir un compte» parmi les comptes sélectionnés, ou demander «une autre sélection de compte». Vous pouvez également utiliser les options suivantes : Visualiser toutes les écritures Si cette option n est pas cochée, les écritures visualisées sont uniquement les écritures non lettrées, limitées à la fin de l exercice courant. Si cette option est cochée, toutes les écritures du compte sont visualisées, lettrées ou non, sans limite d exercice, de façon à s assurer que tous les groupes de lettrage affichés sont complets et ne risquent donc pas d être délettrés partiellement. Cochez cette case si vous voulez délettrer un compte ou un groupe d écritures du compte, ou contrôler un lettrage précédent. Sinon, il est préférable de ne pas la cocher car en cas de comptes comportant un grand nombre d écritures, cela peut augmenter sensiblement les temps d extraction. Lorsque vous appelez cette fonction sur un exercice donné, alors qu il existe déjà des écritures datées d un exercice postérieur, un message vous alerte et si vous confirmez, cette option est automatiquement cochée. 106

107 Positionnement après un tri Cette option vous permet de choisir le comportement de l affichage des écritures en cas de tri. La fenêtre de lettrage vous permet de choisir l ordre dans lequel les lignes sont visualisées, en cliquant sur l en-tête du critère de tri voulu. Après le tri, la ligne sur laquelle la visualisation se positionne dépend de l option que vous aurez retenue ici : Rester sur la même ligne (valeur par défaut) : la visualisation reste positionnée sur la même ligne qu avant le tri ; cochez cette case lorsque vous voulez rechercher toutes les écritures qui comportent la même valeur qu une ligne donnée ; exemple : si vous avez sélectionné une ligne dont le montant est 100,00, et que vous triez sur la colonne montant, la visualisation vous proposera immédiatement toutes les lignes du compte qui comportent 100,00 en montant. Toujours sur la première ligne : après un tri, la visualisation sera toujours positionnée sur la première ligne dans le nouvel ordre. Cochez cette case lorsque vous souhaitez trier les écritures dans un ordre donné puis effectuer différentes recherches. Puis cliquer sur «OK» pour faire apparaître la fenêtre de lettrage. Notez que chaque clic sur «OK» provoque le rafraîchissement de la fenêtre de lettrage avec les dernières mises à jour enregistrées dans la base, pour faciliter le lettrage simultané par plusieurs postes. Si le compte que vous avez sélectionné est paramétré comme étant non lettrable au plan comptable, une confirmation vous est demandée. Vous pouvez lettrer un tel compte, mais il est recommandé de lui attribuer la qualité de compte lettrable car dans le cas contraire, certaines fonctions (telles que l édition du grand livre) continueraient à considérer ce compte comme non lettrable. 107

108 Cliquez sur <Début lettrage> pour pouvoir commencer à lettrer ou délettrer des lignes d écritures. Pour lettrer un groupe d écritures : Cliquez sur <Début> pour commencer une session de lettrage/délettrage. Positionnez-vous sur la colonne <lettrage> de chaque ligne à lettrer, et double-cliquez (ou pressez F4, ou saisissez vous-même au moins un «*»). Un code lettrage provisoire ** est alors affecté à la ligne. Dans la boite de totaux au bas de l écran, les totaux concernant le lettrage en cours sont mis à jour. Continuez à sélectionner d autres lignes à lettrer en procédant de la même façon. Lorsque le solde du lettrage est égal à zéro, le bouton <Valider> est disponible. Vous pouvez valider ou continuer à lettrer si vous souhaitez que d autres lignes soient lettrées dans le même groupe. Pour désélectionner une ligne sélectionnée à tort, positionnez-vous à nouveau sur sa colonne <lettrage> et double-cliquez (ou effacez le code **). Pour délettrer un groupe d écritures : Cliquez sur <Début> si ce n est déjà fait. Sélectionnez une écriture lettrée appartenant au groupe à délettrer et appelez le menu contextuel (clic droit dans un espace libre, ou sur la colonne de lettrage, ou clic sur le bouton <Menu contextuel>), puis la fonction de délettrage d un groupe. Une confirmation vous est demandée puis le groupe est délettré (rappel : un groupe de lettrage est défini par son code lettrage de 2 lettres et par la date de lettrage). Pour délettrer un compte : Cliquez sur <Début> si ce n est déjà fait. Appelez le menu contextuel (clic droit dans un espace libre, ou sur la colonne de lettrage, ou clic sur le bouton <Menu contextuel>), puis la fonction de délettrage d un compte. Une double confirmation vous est demandée puis le compte est délettré. (Le délettrage ne porte que sur les écritures que vous avez extraites ; si vous n avez pas extrait le compte dans sa totalité, un message vous le rappelle). Vous devrez valider l ensemble des mises à jour de la session en cliquant sur <Valider>, ou cliquer sur <Annuler> pour abandonner l ensemble des lettrages/délettrages de la session (les lignes ayant fait l objet d un lettrage ou d un délettrage sont affichées en caractères maigres). NOTES : Vous ne pouvez pas mêler dans un même groupe de lettrage des écritures normales, des écritures issues de journaux de situation, et des écritures des journaux analytiques. Toutes ces écritures peuvent être lettrées mais uniquement entre écritures du même type. Vous ne pouvez pas lettrer une ligne qui est en cours en choix pour une remise d effets (la colonne lettrage apparaît alors sur fond jaune). 108

109 Cette fonction vous propose de nombreuses possibilités pour répondre de la façon la plus satisfaisante à chacun de vos besoins : Filtrer les lignes visualisées : Vous pouvez filtrer les lignes visualisées en cliquant sur le bouton <Filtre> ; une fenêtre apparaît alors et vous propose de nombreux critères que vous pouvez combiner. Renseignez les critères sur lesquels vous voulez effectuer une sélection puis cliquez sur <Filtrer>. La grille des écritures ne comportera plus que les écritures correspondant au(x) critère(s) que vous aurez activé(s). S il existe des lignes marquées du code lettrage provisoire (**), elles sont toujours affichées, quel que soit le filtre posé. NOTES : Si vous double-cliquez sur un critère, il est alors automatiquement renseigné avec la valeur correspondante de la ligne actuellement sélectionnée. Si vous utilisez le critère <Expression>, l expression que vous aurez saisie sera recherchée dans le libellé des écritures ainsi que dans la zone statistique. La case à cocher <Ecritures analytiques> vous permet d éliminer de l affichage les écritures des journaux analytiques. Par défaut, la case est cochée et les écritures analytiques sont affichées et totalisées. Vous pouvez déplacer la fenêtre de filtre sur votre écran ; positionnez le pointeur de la souris sur la fenêtre de filtre (en dehors du cadre des critères) et faites glisser. Cliquez sur <Annuler filtres> pour désactiver tous les filtres que vous avez renseignés et revenir à la grille d affichage. Cliquez sur le bouton pour effacer tous les filtres utilisés et revenir à la situation initiale. Lorsqu un ou plusieurs filtres sont actifs, l intitulé du bouton <Filtre> est en caractères gras. Trier les lignes visualisées : Vous pouvez trier les lignes visualisées (c est-à-dire les classer dans un ordre voulu) : double-cliquez sur l en-tête de la colonne qui correspond au tri voulu. Un premier double-clic trie dans l ordre croissant, un deuxième double-clic sur la même colonne trie dans l ordre décroissant. Par exemple, si vous voulez visualiser les lignes en commençant par les montants les plus importants, doublecliquez une première fois sur l en-tête de la colonne montant ; les lignes seront affichées en commençant par le plus petit montant ; double-cliquez une deuxième fois, l affichage commencera par le montant le plus élevé. Ensuite, chaque double-clic sur une même colonne inverse le sens du tri. La ligne sur laquelle est positionnée la visualisation après un tri est fonction de l option <Positionnement après un tri> que vous avez prise dans la fenêtre de sélection. 109

110 A l intérieur du tri demandé, les lignes sont triées par date d écriture puis par n chronologique. Par exemple, si vous triez sur le montant et que plusieurs lignes ont le même montant, elles seront affichées dans l ordre de leur date d écriture. NOTE : si vous triez les écritures par code lettrage, elles seront présentées dans le même ordre que lors de l appel initial du compte (date de lettrage, code lettrage, date d écriture, n chronologique d écriture) et d après les données initiales. Cela présente les avantages suivants : Si 2 groupes d écritures ont été lettrés «AA» à plusieurs mois d intervalle, ils ne seront pas affichés ensemble mais dans l ordre chronologique des dates auxquelles ces lettrages auront été effectués. Les écritures que vous lettrez durant la session de lettrage en cours ne sont pas déplacées, ce qui en facilite le contrôle visuel. Le tri n est pas disponible pendant qu un lettrage est en cours. Modifier la présentation des données : Pour personnaliser la présentation des données, vous pouvez, si vous le désirez : Redimensionner la largeur d une colonne : positionnez le curseur sur le bord droit de l en-tête de la colonne et faites-le glisser. Supprimer l utilisation d une colonne : modifiez sa largeur de façon à l amener à 0. Redimensionner la hauteur d une ligne : positionnez le curseur sur le bord inférieur de la première zone de la première ligne, approchez-le du cadre gauche, puis faites-le glisser vers le haut ou le bas. Changer l ordre des colonnes : positionnez le curseur sur l en-tête de la colonne et faites-le glisser. Redimensionner la fenêtre de lettrage (qui par défaut, occupe votre écran en totalité, quelle qu en soit la taille). Modifier l emplacement de la fenêtre de lettrage sur l écran. Attention : effectuez ces modifications lorsque aucun lettrage n est en cours. NOTES : Les modifications de présentation effectuées par la fonction de lettrage ne sont pas mémorisées ; si vous souhaitez mémoriser des modifications de présentation, utilisez pour cela la visualisation de compte. La colonne «date de lettrage» est de présence et de format obligatoire, et ne peut pas être personnalisée. Par défaut, elle est toujours placée à droite de la colonne lettrage. Vous avez également la possibilité de séparer en deux la grille de visualisation des écritures, en utilisant la case noircie qui se trouve à gauche de l ascenseur horizontal ; pointez-la avec la souris et faites-la glisser à droite ; les mêmes informations sont alors visualisées en 2 parties identiques ; cela vous permet de gérer l affichage selon vos besoins, par exemple de garder visibles les colonnes de gauche pendant qu avec l ascenseur horizontal, vous faites apparaître les colonnes de droite. Vous pouvez aussi visualiser verticalement les données de l une ou l autre des 2 parties visualisées, en cliquant à droite sur l en-tête de la 1ère 110

111 colonne à gauche ; à chaque clic droit, la présentation change ; continuez à cliquer à droite pour revenir à la présentation initiale. Notez que lorsque vous faites défiler l une des 2 parties, l autre est automatiquement réactualisée, et que les mêmes règles d utilisation s appliquent à chaque zone, qu elle soit utilisée sur l une ou l autre des 2 parties. Vous pouvez revenir à la fenêtre de sélection. Notes : Lorsqu un lettrage/délettrage est en cours, un menu contextuel apparaît si vous faites un clic droit dans un espace libre, ou sur la colonne de lettrage, ou si vous cliquez sur le bouton <Menu contextuel>. Il propose les fonctions suivantes : Délettrage d un groupe d écritures : sélectionnez une écriture lettrée appartenant au groupe à délettrer et appelez cette fonction ; une confirmation vous est demandée puis le groupe est délettré (rappel : un groupe de lettrage est défini par son code lettrage de 2 lettres et par la date de lettrage). Délettrage d un compte : une double confirmation vous est demandée avant de délettrer globalement le compte. (Le délettrage ne porte que sur les écritures que vous avez extraites ; si vous n avez pas extrait le compte dans sa totalité, un message de rappel vous en informe). Créer une écriture de régularisation : lorsqu il existe une différence minime de règlement qui empêche de solder un groupe de lettrage, une écriture doit être passée au compte pour constater cette différence et pouvoir terminer le lettrage ; appelez alors cette fonction qui vous permet, sans interrompre le lettrage en cours, de créer rapidement une écriture de régularisation puis de poursuivre le lettrage. Le solde du lettrage en cours est automatiquement proposé, en sens inverse, en tant que montant de l écriture à créer : lettrez donc toutes les lignes qui peuvent l être avant d appeler la création rapide d écriture. Plusieurs postes peuvent lettrer simultanément un même compte ; toutefois, si 2 postes utilisent les mêmes lignes d écritures, cela va générer un message d anomalie sur le poste qui sera considéré comme le deuxième dans l ordre d exécution ; ce message indique qu une ou plusieurs lignes d écritures ont été utilisées simultanément par un autre poste et donne la possibilité de forcer la prise en compte du lettrage demandé par le deuxième poste, ou d annuler le lettrage en cours. Compte tenu de la particularité de la mise à jour que comporte le lettrage (plusieurs enregistrements sont concernés mais un seul, ou quelques-uns seulement, ont peut-être occasionné le conflit de mise à jour, et vous ne savez pas lesquels), il est vivement recommandé de ne pas forcer la prise en compte du lettrage demandé par le deuxième poste, et d annuler le lettrage en cours ; le deuxième poste pourra ensuite rafraîchir sa visualisation du compte traité et recommencer son lettrage en ayant connaissance des derniers lettrages effectués par le premier poste. Notez qu il suffit de revenir à la fenêtre de sélection et de cliquer à nouveau sur <OK> pour que la fenêtre des écritures soit rafraîchie. 111

112 3.4.2 Lettrage automatique simple Cette fonction permet d effectuer un lettrage simple qui peut être lancé à tout moment. Type de compte : vous pouvez choisir de ne lettrer que les comptes d un type donné. Si vous n indiquez pas de type de compte, tous les types de comptes seront traités. Sélection de comptes : vous pouvez limiter le traitement à certains comptes (voir comment visualiser le plan comptable). Si vous n indiquez aucun compte, tous les comptes appartenant au type choisi, et décrits comme lettrables au plan comptable, seront traités. Si vous ne renseignez que le début, le traitement ne prendra en compte que les comptes correspondant au critère de début. Si vous ne renseignez que la fin, le traitement commencera au premier compte du type choisi et se terminera au dernier compte correspondant au critère de fin. Lettrage progressif autorisé : cette option autorise une tentative de lettrage selon le mode suivant : le solde progressif du compte est calculé pour chaque ligne, dans l ordre chronologique des écritures ; s il est à zéro pour un ensemble de lignes donné, les lignes prises en compte dans ce solde sont lettrées ensemble. Par défaut, le lettrage progressif est autorisé. Comparer les dates d échéance : cette option est utilisée lors du lettrage par montant. Elle permet de demander, lorsque plusieurs lignes sont trouvées pour un même montant, que le rapprochement soit d abord tenté d après les dates d échéance. Exemple : si pour une facture donnée, 3 règlements du même montant sont trouvés, on comparera la date d échéance de la facture avec celle de chacun des 3 règlements, et s il existe un règlement de même échéance, il sera lettré en priorité. Cette demande n implique pas d obligation ; si aucune échéance égale n est trouvée, le lettrage se fera de toute façon entre les 2 lignes les plus proches en date d écriture. Si vous ne renseignez pas la date d échéance des règlements, ne demandez pas cette option : elle provoquerait un temps de traitement supplémentaire inutile. Date limite : vous pouvez indiquer ici une date limite de prise en compte des écritures. Cette indication, facultative, pourra être utilisée de manière ponctuelle pour permettre un lettrage particulier. D une façon générale, elle sera toutefois moins efficiente que le lettrage progressif. En attente de lettrage : cette option vous permet, parmi la sélection que vous avez indiquée à l aide des autres options, de ne traiter que les comptes qui sont considérés comme étant en attente de lettrage. Cochez cette case si vous voulez ne sélectionner que les comptes suivants : comptes lettrables, ayant été mouvementés par un journal avec option de lettrage automatique enchaîné, et pour lesquels aucun lettrage n a encore été effectué depuis la saisie ou l importation de ce journal. NOTE : dès l appel d une fonction de lettrage, quelle qu elle soit, pour un tel compte, il n apparaîtra plus dans cette sélection. Si vous voulez qu un compte disparaisse de cette sélection sans qu il soit lettré, renseignez avec «NON» son option lettrage défini au plan comptable et il ne sera plus considéré en attente de lettrage (même si vous ne validez pas cette modification). 112

113 Après avoir sélectionné les comptes à traiter, cliquez sur <OK> pour lancer le traitement. Si cette fonction a été lancée automatiquement après validation d une session de saisie : il vous suffit de cliquer sur <OK> pour que tous les comptes lettrables mouvementés par votre saisie soient traités (il n est pas nécessaire -quoique possible- de renseigner les options de sélection). Si d autres comptes lettrables ont été précédemment mouvementés dans la journée mais non lettrés, chaque lancement automatique de cette fonction consécutif à une session de saisie du même jour tentera de les lettrer. Le lettrage est effectué d après les consignes du plan comptable et dans l ordre suivant : Si le lettrage par n de pièce est autorisé (option PIECE ou LES DEUX), il est prioritaire sur tous les autres modes de lettrage ; toutes les lignes de même n de pièce et dont le solde comptable est égal à zéro sont lettrées ensemble. Si le lettrage par montant est autorisé (option MONTANT ou LES DEUX) : recherche pour chaque ligne débit d une ligne crédit de même montant ; si plusieurs montants égaux sont trouvés, le lettrage se fait d abord en rapprochant les dates d échéance si vous avez retenu l option, puis en rapprochant les dates d écriture. Si vous avez autorisé le lettrage progressif, il est tenté en dernier lieu pour tous les comptes lettrables (option PIECE, MONTANT ou LES DEUX). Des totaux* vous informent du déroulement du lettrage. Lorsque tous les comptes que vous avez sélectionnés sont traités, vous pouvez lancer une autre sélection ou quitter la fonction. Les écritures des journaux de situation et les écritures des journaux analytiques sont systématiquement ignorées. Il n y a aucune limite dans le nombre de lignes que le programme peut traiter pour chaque compte. *Affichage de totaux En cours de traitement, vous êtes informé de l exécution du lettrage par cette boite, qui affiche : Le nombre de comptes lus Le code du compte en cours de traitement Le nombre d écritures lues Le nombre d écritures lettrées Les montants lus (débit et crédit) Les montants lettrés (débit et crédit) Exemple : après le lancement d un lettrage automatique simple de tous les fournisseurs. 113

114 3.4.3 Lettrage automatique complexe Cette fonction permet d effectuer un lettrage automatique dit «complexe», par opposition au lettrage automatique simple parce qu il tente de trouver une égalité entre un ou plusieurs montants débiteurs et un ou plusieurs montants créditeurs. Il peut-être lancé à tout moment. Type de compte : vous pouvez choisir de ne lettrer que les comptes d un type donné. Si vous n indiquez pas de type de compte, tous les types de comptes seront traités. Sélection de comptes : vous pouvez limiter le traitement à certains comptes (voir comment visualiser le plan comptable). Si vous n indiquez aucun compte, tous les comptes appartenant au type choisi, et décrits comme lettrables au plan comptable, seront traités. Si vous ne renseignez que le début, le traitement ne prendra en compte que les comptes correspondant au critère de début. Si vous ne renseignez que la fin, le traitement commencera au premier compte du type choisi et se terminera au dernier compte correspondant au critère de fin. Date limite : vous pouvez indiquer ici une date limite de prise en compte des écritures. Cette indication, facultative, pourra être utilisée de manière ponctuelle pour permettre un lettrage particulier. Elle peut aussi être utilisée pour empêcher que soient lettrées les écritures d une période donnée. En attente de lettrage : cette option vous permet, parmi la sélection que vous avez indiquée à l aide des autres options, de ne traiter que les comptes qui sont considérés comme étant en attente de lettrage. Cochez cette case si vous voulez ne sélectionner que les comptes suivants : comptes lettrables, ayant été mouvementés par un journal avec option de lettrage automatique enchaîné, et pour lesquels aucun lettrage n a encore été effectué depuis la saisie ou l importation de ce journal. NOTE : dès l appel d une fonction de lettrage, quelle qu elle soit, pour un tel compte, il n apparaîtra plus dans cette sélection. Si vous voulez qu un compte disparaisse de cette sélection sans qu il soit lettré, renseignez avec «NON» son option lettrage défini au plan comptable et il ne sera plus considéré en attente de lettrage (même si vous ne validez pas cette modification). Après avoir sélectionné les comptes à traiter, cliquez sur <OK> pour lancer le traitement. Si cette fonction a été lancée automatiquement après validation d une session de saisie : il vous suffit de cliquer sur <OK> pour que tous les comptes lettrables mouvementés par votre saisie soient traités (il n est pas nécessaire -quoique possible- de renseigner les options de sélection). Si d autres comptes lettrables ont été précédemment mouvementés dans la journée mais non lettrés, chaque lancement automatique de cette fonction consécutif à une session de saisie du même jour tentera de les lettrer. 114

115 Le lettrage est tenté pour tous les comptes dont la consigne de lettrage du plan comptable a été renseignée avec une des options : MONTANT ou LES DEUX. Ce mode de lettrage peut rapprocher des combinaisons de lignes complexes mais en se basant uniquement sur les montants. Cela implique que dans le cas où un compte comporte plusieurs montants égaux, rien n assure que les lignes seront rapprochées comme vous auriez choisi de le faire manuellement. Le cas échéant, vous disposez d une possibilité de délettrage qui vous permettra ensuite de lettrer un compte comme vous le souhaitez. Pour éviter cet inconvénient, il peut être utile de lancer le lettrage automatique simple préalablement au lettrage complexe ; en effet, le lettrage simple utilise plus de critères pour rapprocher les lignes qui se correspondent (n de pièce, date d échéance) et peut éviter ainsi les rapprochements intempestifs possibles avec le lettrage complexe. En outre, ce dernier peut être beaucoup plus long, selon les volumes traités et les cas rencontrés, que le lettrage automatique simple ; en lettrant d abord les combinaisons simples, on fait diminuer le volume des écritures non lettrées et le nombre de combinaisons que le lettrage complexe analysera. Des totaux vous informent du déroulement du lettrage. Lorsque tous les comptes que vous avez sélectionnés sont traités, vous pouvez lancer une autre sélection ou quitter la fonction. Les écritures des journaux de situation et les écritures des journaux analytiques sont systématiquement ignorées. Le lettrage automatique complexe ne peut pas traiter plus de lignes pour un compte donné. Si un compte comportait plus de lignes, il faudrait lancer le lettrage plusieurs fois (jusqu à ce qu aucun lettrage ne puisse plus être effectué). Exemple : après le lancement d un lettrage automatique complexe de tous les clients. 115

116 Saisie : Onglet «Suite» Cette fonction permet de délettrer globalement un compte ou une sélection de comptes. Elle permet également de délettrer un groupe d écritures lettrées par un même code dans un compte donné. Type de compte : vous pouvez choisir de délettrer les comptes d un type de compte donné. Si vous n indiquez pas de type de compte, tous les types de comptes seront traités. Sélection de comptes : vous pouvez limiter le délettrage à certains comptes (voir comment visualiser le plan comptable). Si vous n indiquez aucun compte, tous les comptes appartenant au type choisi seront traités. Si vous ne renseignez que le début, le traitement ne prendra en compte que les comptes correspondant au critère de début. Si vous ne renseignez que la fin, le traitement commencera au premier compte du type choisi et se terminera au dernier compte correspondant au critère de fin. Tous les comptes sont traités, quelle que soit la consigne de lettrage retenue dans le plan comptable. Date de lettrage : cette date ne peut être utilisée que lorsque vous avez renseigné le groupe de lettrage. Si plusieurs groupes de lettrage ont été lettrés avec le même code à des dates différentes, indiquez ici la date de lettrage du groupe à délettrer. NOTE : le délettrage d un groupe est également disponible lorsque vous appelez le lettrage/délettrage manuel ; il est recommandé d utiliser cette dernière fonction dans le cas de dates de lettrage multiples, puisque ces dernières sont alors visualisées et que vous pouvez choisir plus commodément le groupe à délettrer en sélectionnant une des lignes qui le composent. Groupe de lettrage : pour un compte donné, vous pouvez délettrer un groupe d écritures lettrées avec un même code. Indiquez ici ce code. Vous ne pouvez utiliser cette option qu en sélectionnant un seul compte. Il existe une exception : le code lettrage /, qui est un code fictif utilisé par le logiciel lors de certaines mises à jour automatiques, peut être délettré pour une sélection de comptes multiples (dans l éventualité peu probable où l on aurait à corriger une situation erronée due par exemple aux anciens produits). Si dans un même compte, plusieurs groupes de lettrage ont été lettrés avec ce même code, à des dates différentes, un message vous le signalera et vous devrez indiquer la date de lettrage du groupe que vous voulez délettrer. NOTE : cette fonction est également disponible lorsque vous appelez le lettrage/délettrage manuel ; il est recommandé d utiliser cette dernière fonction dans le cas de dates de lettrage multiples, puisque ces dernières sont alors visualisées et que vous pouvez choisir plus commodément le groupe à délettrer en sélectionnant une des lignes qui le composent. Après avoir sélectionné les comptes à traiter, cliquez sur <OK> pour lancer le délettrage. Des totaux* vous informent du déroulement du délettrage. Lorsque tous les comptes que vous avez sélectionnés sont délettrés, vous pouvez lancer une autre sélection ou quitter la fonction. 116

117 Tous les comptes sélectionnés sont délettrés, y compris les comptes non lettrables qui auraient pu être lettrés manuellement. Toutes les écritures lettrées sont délettrées, y compris les écritures des journaux de situation et les écritures des journaux analytiques qui auraient pu être lettrées manuellement. Les écritures lettrées avec le code fictif / ne sont pas délettrées lors d une demande de délettrage global; elles ne peuvent être délettrées que par l indication du groupe de lettrage** /. Note : Ne délettrez en aucun cas les écritures d anciens exercices en francs convertis en euros : vous risqueriez de ne pas pouvoir les relettrer à cause des écarts d arrondis. *Affichage de totaux En cours de traitement, vous êtes informé de l exécution du délettrage par cette boite, qui affiche : Le nombre de comptes lus Le code du compte en cours de traitement Le nombre d écritures lues Le nombre d écritures délettrées **Groupe de lettrage Pour un compte donné, vous pouvez délettrer un groupe d écritures lettrées avec un même code. Indiquez ici ce code. Vous ne pouvez utiliser cette option qu en sélectionnant un seul compte. Il existe une exception : le code lettrage /, qui est un code fictif utilisé par le logiciel lors de certaines mises à jour automatiques, peut être délettré pour une sélection de comptes multiples (dans l éventualité peu probable où l on aurait à corriger une situation erronée due par exemple aux anciens produits). Si dans un même compte, plusieurs groupes de lettrage ont été lettrés avec ce même code, à des dates différentes, un message vous le signalera et vous devrez indiquer la date de lettrage du groupe que vous voulez délettrer. NOTE : Cette fonction est également disponible lorsque vous appelez le lettrage/délettrage manuel ; il est recommandé d utiliser cette dernière fonction dans le cas de dates de lettrage multiples, puisque ces dernières sont alors visualisées et que vous pouvez choisir plus commodément le groupe à délettrer en sélectionnant une des lignes qui le composent. 117

118 Exemple : après le lancement d un délettrage global des comptes fournisseurs de A à B. 118

119 3.4.5 Vérification du lettrage Il peut arriver, dans des circonstances exceptionnelles (exemple : interruption inopinée d une fonction de lettrage), qu un compte se retrouve dans un état de lettrage incorrect. Cette fonction permet de vérifier la validité du lettrage d un compte ou d une sélection de comptes, en comparant le solde comptable d un compte avec son solde non lettré. Elle permet également de rechercher, à l intérieur d un compte dont le lettrage est déséquilibré, le ou les groupes d écritures lettrées par un même code, qui ne sont pas équilibrés, et qui peuvent ainsi provoquer l anomalie. Il est préférable d utiliser cette fonction en ayant ouvert le dernier exercice existant pour le dossier, sinon cela risque de fausser la vérification ; dans le cas contraire (soit lorsqu il existe déjà des écritures datées d un exercice postérieur à l exercice ouvert), un message vous informe et vous demande confirmation. Vous ne pouvez utiliser cette fonction que si vous avez reporté les soldes à nouveau sur l exercice courant, faute de quoi les soldes comptables seraient incomplets et tous les comptes seraient trouvés erronés. Si ce n est pas le cas, un message vous alerte et vous demande de confirmer. Type de compte : vous pouvez choisir de vérifier les comptes d un type de compte donné. Si vous n indiquez pas de type de compte, tous les types de comptes seront traités. Sélection de comptes : vous pouvez limiter la vérification à certains comptes (voir comment visualiser le plan comptable). Si vous n indiquez aucun compte, tous les comptes appartenant au type choisi seront traités. Si vous ne renseignez que le début, le traitement ne prendra en compte que les comptes correspondant au critère de début. Si vous ne renseignez que la fin, le traitement commencera au premier compte du type choisi et se terminera au dernier compte correspondant au critère de fin. Recherche des groupes erronés : si vous cochez cette case, pour chaque compte trouvé en anomalie, les groupes de lettrage seront vérifiés, et chaque groupe lettré par un même code lettrage et non équilibré sera affiché, avec le code lettrage et la date de lettrage de ce groupe ; cela vous permettra d intervenir directement sur ces lignes pour rétablir le lettrage correct du compte. Exceptionnellement, il peut arriver qu aucun groupe erroné ne soit trouvé pour un compte en anomalie, si par exemple l anomalie était liée aux écritures non lettrées des exercices précédents. Le groupe de lettrage / (code de lettrage fictif utilisé par le logiciel lors de certaines mises à jour automatiques), est toujours déséquilibré. Ne le délettrez qu avec précaution. 119

120 Après avoir sélectionné les comptes à traiter, cliquez sur <OK> pour lancer la vérification. Tous les comptes sélectionnés, paramétrés comme étant lettrables ou non au plan comptable, sont vérifiés, à l exception des comptes généraux d exploitation (classes 6 et suivantes), qui, n'étant pas réouverts en début d'exercice, provoqueraient systématiquement une erreur ; si toutefois vous avez codifié un de ces comptes comme étant lettrable (consigne de lettrage du plan comptable différente de Non), il sera vérifié. Des totaux* vous informent du déroulement de la vérification. Lorsque tous les comptes que vous avez sélectionnés sont vérifiés, vous pouvez lancer une autre sélection ou quitter la fonction. Au fur et à mesure que des anomalies sont détectées, elles sont visualisées dans une liste des erreurs** à partir de laquelle vous pourrez demander le délettrage du compte ou du(es) groupe(s) de lettrage erronés. Note : après une conversion en euros opérée avec le logiciel à partir d anciens exercices en francs, il est possible que vous constatiez un écart, car le solde à nouveau d un compte collectif étant obligatoirement égal à la centralisation exacte des soldes à nouveau des comptes auxiliaires, il ne peut pas être rééquilibré. Cela ne constitue pas un inconvénient dans la mesure où le lettrage d un compte collectif n est en aucun cas utile. *Affichage de totaux En cours de traitement, vous êtes informé de l avancement de la vérification par cette boite, qui affiche : Le nombre de comptes lus Le code du compte en cours de traitement Le nombre de comptes erronés **Affichage des anomalies de lettrage Au fur et à mesure que des anomalies sont détectées, chaque compte erroné est visualisé dans cette liste ; les informations suivantes sont affichées : Compte, Intitulé, Solde comptable, Solde non lettré. Si vous avez demandé la recherche des groupes erronés, chaque ligne de compte est suivie d une ou plusieurs lignes de groupes, qui indique(nt) le code de lettrage et la date de lettrage de chaque groupe de lettrage non équilibré. Vous pouvez demander le délettrage d un compte en cliquant à droite (ou en pressant F12) sur une ligne de compte, ou le délettrage d un groupe en cliquant à droite (ou en pressant F12) sur une ligne de groupe. Une confirmation vous sera demandée, puis, après délettrage, le nombre de lignes délettrées est affiché à la place de l intitulé. Exemple de vérification de lettrage. 120

121 3.5.1 Etats comptables : Journal Cette fonction permet d éditer un ou plusieurs journaux, d un mois ou d une période donnée. Elle peut-être demandée à tout moment, indépendamment de tout autre traitement. Indiquez la période et le(s) journal(aux) à éditer en renseignant les options suivantes : Partie 1 Journal : pour imprimer un seul journal, indiquez son code ici. Si vous n indiquez pas de journal, tous les journaux de la période que vous avez sélectionnée seront édités (une confirmation vous sera demandée, sauf si vous avez supprimé cette demande de confirmation à l aide des options générales). Mois/année ou période : tous les mois de l exercice en cours peuvent être choisis dans la liste de choix qui vous est proposée. Dés qu un mois est sélectionné, les dates de début et de fin du mois s inscrivent dans la période ; vous pouvez les conserver ou les modifier. Vous pouvez également indiquer directement une période, limitée à quelques jours ou à plusieurs mois consécutifs (au maximum, l exercice en cours complet). Si vous demandez une période supérieure à un mois, une confirmation vous est demandée (sauf si vous avez supprimé cette demande de confirmation à l aide des options générales). Vous pouvez renseigner la date de fin avec la date de début en double-cliquant. Si la période traitée n a pas fait l objet d un arrêté de période dans sa totalité, le titre de l édition comportera la mention «période non arrêtée». Tri : vous pouvez choisir le classement des lignes éditées ; les options possibles sont : Folio, n de pièce interne, n chronologique d écriture (classement par défaut) Folio, date d écriture comptable, n chronologique Date d écriture comptable, n chronologique Si vous choisissez la 3ème option (tri par date d écriture), l édition ne comporte plus de sous-total par folio et les écritures aux comptes collectifs (folio ZZZZ) ne sont plus présentées en fin de journal mais classées par date d écriture. 121

122 Partie 2 Vous pouvez préciser votre sélection en utilisant les options suivantes : Folio : si vous voulez sélectionner un seul folio, indiquez son code ici. Vous ne pouvez utiliser cette sélection que si vous avez demandé un journal. Le bouton <Jour> vous permet de renseigner le code folio avec le quantième du jour. Saisi par : si vous voulez sélectionner uniquement les écritures saisies par un opérateur donné, indiquez ici ses initiales. Vous ne pouvez utiliser cette sélection que si vous avez demandé un journal. Vous pouvez rappeler les initiales de l opérateur en cours en double-cliquant (ou en pressant F4). Saisi le : si vous voulez sélectionner uniquement les écritures saisies à une date donnée, indiquez-la ici. Vous ne pouvez utiliser cette sélection que si vous avez demandé un journal. Un double-clic renseigne automatiquement cette zone avec la date du jour. Bouton : ce bouton de commande vous permet d effacer les valeurs actuelles des options : Folio, Saisi par, Saisi le. Ecritures analytiques : par défaut, les écritures issues de journaux dits purement analytiques sont ignorées ; si vous voulez les voir apparaître, cochez cette case. L utilisation de cette option implique que vous ayez sélectionné un journal à imprimer. Partie 3 Vous pouvez modifier la présentation en choisissant les options suivantes : Centralisation des comptes généraux : si vous cochez cette case, tous les comptes généraux mouvementés dans un journal sont centralisés et édités en fin de journal. Cette option ne concerne que l édition et ne modifie en rien les écritures. NOTES : Les écritures des comptes collectifs ne sont jamais reprises dans cette centralisation puisqu elles sont déjà éditées sous le folio ZZZZ. Le journal des soldes à nouveau automatiques ne fait jamais l objet d une centralisation, puisqu il consiste en un solde par compte. Impression des montants en devise : par défaut, les montants exprimés en devise ne figurent pas sur le journal. Si vous souhaitez qu ils soient édités, cochez cette case ; les montants exprimés en devise seront édités à la place des informations suivantes : échéance, compte de contrepartie, option de globalisation. Impression des sections analytiques : si vous souhaitez que les sections analytiques soient imprimées pour chaque ligne, cochez cette case ; les sections seront imprimées à la place des informations suivantes : option de globalisation, n chronologique. Si le dossier en cours est traité en comptabilité analytique, cette option est cochée par défaut. 122

123 A l intérieur de chaque journal, les écritures sont listées dans l ordre : folio, n de pièce interne, n chronologique d écriture. Pour obtenir un aperçu* de l édition sélectionnée, faites un clic droit sur le bouton <imprimer> Vous pouvez également aussi visualiser un journal directement à l écran. * Aperçu avant impression : Lorsqu une fonction déclenche une impression, par défaut une boite de dialogue apparaît, qui vous permet de sélectionner une imprimante parmi toutes les imprimantes accessibles par votre poste de travail. Si vous ne disposez que d une seule imprimante, ou si vous imprimez toutes les éditions de l application comptable sur l imprimante par défaut, vous pouvez supprimer cette boite de dialogue en modifiant l option générale correspondante. La boite de dialogue vous permet aussi de modifier certains paramètres d impression, tels que le nombre d exemplaires, ou les n de pages à imprimer (ce qui peut être utile pour ne recommencer que certaines pages d une édition donnée, après un bourrage papier par exemple). L option générale vous permet également de demander la boite de dialogue uniquement pour les éditions susceptibles d être imprimées en plusieurs exemplaires. Attention, ne modifiez jamais l option «portrait/paysage», vous risqueriez d obtenir des états tronqués. Toutes les éditions peuvent être demandées en mode «aperçu», en effectuant un clic droit sur le bouton de commande qui lance l édition (au lieu d un clic normal). Le mode aperçu propose une barre d outils que vous pouvez placer dans l alignement de votre barre d outils d application, lors des aperçus ultérieurs, elle reprendra la place que vous lui aurez donnée. La barre d outils du mode aperçu vous propose entre autres de lancer l impression ; cette possibilité est intéressante car l impression est immédiate, alors que si vous revenez à la fonction et que demandez l impression avec le bouton de commande habituel, la recherche des données nécessaires est à nouveau effectuée. Notez toutefois que lorsque vous lancez l impression à partir de la barre d outils du mode aperçu, elle est systématiquement lancée sur l imprimante par défaut de votre poste de travail, sans passer par la boite de dialogue d ouverture d imprimante. Exemple d aperçu avant impression : 123

124 3.5.2 Etats comptables : Balance Cette fonction permet d éditer une balance générale ou auxiliaire. Elle peut-être demandée à tout moment, indépendamment de tout autre traitement. Partie 1 Type de compte : vous devez obligatoirement indiquer le type de compte pour lequel vous voulez éditer une balance. Le type GENERAL vous est proposé par défaut. Vous pouvez choisir un type auxiliaire en utilisant la liste proposée. Période : vous pouvez préciser ici la période que vous voulez éditer. Par défaut, l édition comportera l exercice courant complet. Si la période traitée n a pas fait l objet d un arrêté de période dans sa totalité, le titre de l édition comportera la mention «période non arrêtée». Vous pouvez renseigner la date de fin avec la date de début en double-cliquant. Edition compacte : cochez cette option si vous voulez imprimer une balance de présentation plus compacte que la présentation par défaut, nécessitant environ 2 fois moins de pages. Les différences avec l édition complète sont les suivantes : Impression en orientation «portrait» au lieu de «paysage». Espacements de lignes moins importants. Police de caractères et espacement de lignes réduits. Sous-totaux par classe comptable uniquement (si balance générale). Sélection par code édition et/ou par journal possible mais non rappelée en en-tête. Options sous-totaux par mois et/ou par groupe de compte non disponibles. Sélection sur codes édition : vous pouvez sélectionner les comptes qui correspondent à un ou plusieurs codes édition (maximum : 3). Le code édition est une donnée que vous pouvez attribuer à un compte au moyen de la fonction : Gestion du plan comptable. Exemple d'utilisation : l'utilisation du code édition pour attribuer un code représentant à des comptes clients, permet l'édition d une balance des clients d un représentant. Un code édition laissé à espace est ignoré. Vous ne pouvez donc pas sélectionner les comptes dont le code édition est à espace. Le code édition est toujours en majuscules. Sélection de comptes : vous pouvez limiter l édition à certains comptes, à l intérieur du type de comptes que vous avez choisi (voir comment visualiser le plan comptable). Si vous n indiquez aucun compte, tous les comptes appartenant au type choisi, et comportant des mouvements significatifs sur la période traitée, seront édités. Si vous ne renseignez que le début, le traitement ne prendra en compte que les comptes correspondant au critère de début. Si vous ne renseignez que la fin, le traitement commencera au premier compte du type choisi et se terminera au dernier compte correspondant au critère de fin. 124

125 Partie 2 Sélection sur journal : si vous le souhaitez, vous pouvez ne prendre en compte que les écritures de certains journaux (maximum : 3). Exemple d utilisation : édition d une balance d ouverture. Sous-totaux : vous pouvez demander les sous-totaux suivants : Par mois : cochez cette case si vous voulez qu un sous-total mensuel soit édité pour chaque mois et chaque compte traités. Par groupe de 3 chiffres : si vous voulez obtenir des soustotaux par groupe de comptes sur les 3 premiers chiffres, indiquez ici les classes comptables pour lesquelles ces sous-totaux doivent être édités. Cette option est désactivée en cas de balance auxiliaire. Tri : indiquez ici si vous voulez une balance triée dans l ordre des n de compte ou dans l ordre alphabétique (mot directeur). Cette option n est activée que pour une balance auxiliaire. Vous pouvez aussi visualiser une balance directement à l écran ; la fonction de visualisation vous permet en outre de simuler les soldes à nouveau. Exemple : Pour obtenir un aperçu de l édition sélectionnée, faites un clic droit sur le bouton <imprimer>. 125

126 3.5.3 Etats comptables : Grand livre Cette fonction permet d éditer un grand livre général ou auxiliaire. Elle peut être demandée à tout moment, indépendamment de tout autre traitement. Partie 1 Type de compte : vous devez obligatoirement indiquer le type de compte pour lequel vous voulez éditer un grand livre. Le type GENERAL vous est proposé par défaut. Vous pouvez choisir un type auxiliaire en utilisant la liste proposée. Si vous éditez un grand livre auxiliaire, la ligne d en-tête de chaque compte comportera les informations complémentaires suivantes : code postal, téléphone, fax, mode de règlement et conditions de règlement habituels, et n Siret (dans la mesure où ces informations ont été renseignées au plan comptable). Période : vous pouvez préciser ici la période que vous voulez éditer. Cette indication est facultative ; par défaut, le logiciel choisit la période traitée selon la demande d édition que vous faites : S il s agit d une édition à caractère comptable, la période par défaut sera l exercice en cours. S il s agit d une édition d écritures non lettrées, la date de fin sera la date de fin de l exercice en cours (*), et aucune date de début ne sera définie, ce qui permettra de remonter aussi loin que nécessaire pour retrouver toutes les écritures non lettrées. (*) si l exercice en cours n est pas le dernier exercice défini pour le dossier traité, la recherche des écritures non lettrées va être effectuée comme si vous aviez indiqué une date de fin (voir remarque suivante). Pour une édition des écritures non lettrées : Sauf cas particulier, n indiquez pas de date de début, elle risquerait de limiter l analyse du solde. L indication d une date de fin est également inutile lors d une édition ordinaire ; toutefois, elle peut être nécessaire si vous voulez obtenir une édition des écritures non lettrées à une date antérieure donnée (par exemple, à la fin de l exercice précédent). Le logiciel va alors rechercher si à cette date, il existe des écritures qui ont été lettrées avec des écritures postérieures à la date de fin ; si oui, elles seront prises en compte comme si elles n étaient pas lettrées (ces écritures peuvent alors être repérées par la présence d un code lettrage). Cette recherche peut demander un temps important : lorsque vous la déclenchez, un message vous en informe et vous demande de confirmer vos options. Si la période traitée n a pas fait l objet d un arrêté de période dans sa totalité, le titre de l édition comportera la mention «période non arrêtée». Vous pouvez renseigner la date de fin avec la date de début en double-cliquant. 126

127 Partie 2 Sélection de comptes : vous pouvez limiter l édition à certains comptes, à l intérieur du type de comptes que vous avez choisi (voir comment visualiser le plan comptable). Si vous n indiquez aucun compte, tous les comptes appartenant au type choisi, et comportant des mouvements significatifs sur la période traitée, seront édités. Si vous ne renseignez que le début, le traitement ne prendra en compte que les comptes correspondant au critère de début. Si vous ne renseignez que la fin, le traitement commencera au premier compte du type choisi et se terminera au dernier compte correspondant au critère de fin. Sélection sur journal : si vous le souhaitez, vous pouvez ne prendre en compte que les écritures de certains journaux (maximum : 3). Uniquement certaines écritures : vous pouvez ici sélectionner : Les écritures non lettrées ; dans ce cas, n indiquez pas de période ; si vous indiquez une période, lisez attentivement l aide en ligne qui se rapporte à la période. Notez que cette option ne sera pas prise en compte pour un compte paramètré au plan comptable comme étant non lettrable. Si vous indiquez une date de fin antérieure à la fin du dernier exercice défini pour le dossier traité, le logiciel va rechercher si à cette date, il existe des écritures qui ont été lettrées avec des écritures postérieures ; si oui, elles seront prises en compte comme si elles n étaient pas lettrées. Cette recherche peut demander un temps important ; lorsque vous la déclenchez, un message vous en informe et vous demande de confirmer vos options. Les écritures échues : si vous cochez cette case, seules les écritures échues (par rapport au jour de l édition) seront prises en compte. Si une ligne ne comporte pas de date d échéance, c est la date d écriture qui sera testée. L utilisation de cette option empêche tout équilibre comptable et vous devez veiller à l utiliser de façon cohérente par rapport à vos autres options. (Vous pouvez faire apparaître la date d échéance sur l édition en cochant la case correspondante dans la zone «Option»). Sélection sur codes édition : vous pouvez sélectionner les comptes qui correspondent à un ou plusieurs codes édition (maximum : 3). Le code édition est une donnée que vous pouvez attribuer à un compte au moyen de la fonction : Gestion du plan comptable. Exemple d'utilisation : l'utilisation du code édition pour attribuer un code représentant à des comptes clients, permet l'édition d un grand livre des clients d un représentant. Un code édition laissé à espace est ignoré. Vous ne pouvez donc pas sélectionner les comptes dont le code édition est à espace. Le code édition est toujours en majuscules. 127

128 Partie 3 Présentation en cumul jusqu à une date donnée : si vous indiquez une date ici, les écritures du début de la période seront cumulées jusqu à cette date et éditées en une seule ligne ; les écritures suivantes seront imprimées en détail. Vous ne pouvez pas choisir cette présentation si vous éditez des écritures non lettrées. Solde progressif : cochez cette case si vous voulez qu un solde progressif soit imprimé face à chaque ligne du compte. Sous-totaux mensuels : cochez cette case si vous voulez qu un sous-total mensuel soit édité pour chaque mois et chaque compte traités. Sous-totaux par sous-classes : cochez cette case si vous voulez qu un sous-total par sous-classe de comptes généraux soit édité. Cette option n est disponible que si vous avez demandé un grand livre général. Globalisation : cochez cette case si vous voulez que le grand livre soit imprimé en tenant compte de l option de globalisation des écritures, c est-à-dire : Les écritures qui comportent l option <OUI> sont regroupées et éditées à raison d une ligne par mois, journal et folio. Les écritures qui comportent l option <CODE> sont regroupées et éditées à raison d une ligne par mois, journal, folio, et code opération. Les écritures qui comportent l option <NON> sont imprimées en détail. Si vous ne cochez pas cette case, toutes les lignes sont imprimées en détail. Montants en devise : cochez cette case si vous voulez que le grand livre comporte, en plus des montants en monnaie du dossier, les montants initiaux en devise. Ils seront édités à la place des soldes progressifs et vous ne pouvez donc pas demander les 2 options simultanément. Lorsque vous choisissez cette présentation, les soldes en monnaie du dossier sont dans la même colonne que les mouvements, sur une ligne distincte. Les totaux en devise sont donnés pour le compte. Aucune totalisation en devise n est faite pour les classes, sous-classes, période. Partie 4 Tri : indiquez ici si vous voulez une balance triée dans l ordre des n de compte ou dans l ordre alphabétique (mot directeur). Cette option n est activée que pour une balance auxiliaire. Si l édition d un extrait de compte a été demandée à partir de la visualisation, et si vous avez au préalable trié les écritures de ce compte, le tri que vous avez choisi est conservé pour les lignes de chaque compte ; cela ne vous empêche pas de choisir ici entre l ordre des n de compte et l ordre alphabétique. Si une option de tri a été choisie, le(s) critère(s) de tri est(sont) rappelé(s) dans le titre de l édition. Pagination : cette option vous permet de choisir le mode de saut à la page suivante entre les comptes. Les possibilités sont les suivantes : Aucun saut de page : tous les comptes sélectionnés sont édités les uns à la suite des autres sans saut de page (option par défaut). Un compte par page : un saut de page est effectué après chaque compte. Selon plan comptable : un saut de page est assuré uniquement si l option «Pagination» du plan comptable le prévoit : saut de page avant et après pour l option <UN>, saut de page avant seulement pour l option <PREMIER>, saut de page après seulement pour l option <DERNIER>, aucun saut de page pour l option <PLUSIEURS>. NOTE : si vous utilisez une des 2 dernières options pour l édition de comptes généraux, les sous-totaux par classe et sous-classe comptable ne sont pas imprimés, de façon qu ils n apparaissent pas sur la page d un compte seul. Un message vous le rappelle et vous demande de confirmer votre option. 128

129 Partie 5 Données facultatives : option : la dernière colonne du grand livre peut recevoir une information variable, selon le type de comptes que vous éditez et selon vos besoins. Les possibilités sont les suivantes : Contrepartie (option par défaut). Echéance : outre la date d échéance, le niveau de la dernière relance éventuelle (0 à 4) sera également indiqué. Section analytique. Statistique. Titre : Si avez utilisé certaines possibilités de sélection, vous pouvez considérer que l'édition ne correspond plus à l appellation «grand livre» dans son acception comptable habituelle. Vous pouvez changer le titre de l'état en renseignant cette zone. Pour obtenir un aperçu de l édition sélectionnée, faites un clic droit sur le bouton <supprimer>. Notes : Si vous visualisez un compte, le menu contextuel de la fonction de visualisation de compte vous permet d appeler directement la fonction d édition du grand livre, et obtenir ainsi l édition d un extrait de compte. Si vous avez demandé un tri spécifique des écritures d un compte, comme vous le permet la fonction de visualisation, ce tri est conservé dans l édition de l extrait de compte, et rappelé dans le titre de l édition. Le temps de traitement d un grand livre peut varier en fonction de certaines options de sélection, et essentiellement si vous avez choisi d éditer des écritures non lettrées en limitant l édition à une date de fin. 129

130 3.5.4 Etats comptables : Balance âgée Cette fonction permet d'éditer une balance âgée, c est-à-dire une balance dans laquelle les soldes sont ventilés en fonction de leur date d échéance. Elle peut être demandée pour tout type de compte (général ou auxiliaire) mais elle sera principalement utilisée pour la surveillance des règlements clients. Elle peut être demandée à tout moment, indépendamment de tout autre traitement. Type de compte : vous devez obligatoirement indiquer le type de compte pour lequel vous voulez éditer une balance. S il existe un type CLIENT dans le dossier en cours, il vous est proposé par défaut. Vous pouvez choisir un autre type en utilisant la liste proposée. Traitement au : vous devez obligatoirement indiquer la date de traitement. La date du jour vous est proposée par défaut. Le choix de cette date est déterminant ; en effet : Les retards de règlements sont calculés par rapport à cette date Toute écriture postérieure à cette date est ignorée Tout montant créditeur non échu par rapport à cette date ne sera pas pris en compte dans le calcul du solde réel. Tri : indiquez ici si vous voulez une balance âgée triée dans l ordre des n de compte, ou dans l ordre alphabétique (mot directeur), ou dans l ordre décroissant des soldes réels. Sélection de comptes : vous pouvez limiter l édition à certains comptes, à l intérieur du type de comptes que vous avez choisi (voir comment visualiser le plan comptable). Si vous n indiquez aucun compte, tous les comptes appartenant au type choisi, et comportant des mouvements significatifs sur la période traitée, seront édités. Si vous ne renseignez que le début, le traitement ne prendra en compte que les comptes correspondant au critère de début. Si vous ne renseignez que la fin, le traitement commencera au premier compte du type choisi et se terminera au dernier compte correspondant au critère de fin. Ventilation des retards : les retards de règlement sont ventilés dans 4 colonnes : la colonne de droite comporte les retards de 30 jours ou moins ; puis en allant vers la gauche, vous trouvez les retards de 31 à 60 jours, de 61 à 90 jours, et de plus de 90 jours. Vous pouvez modifier les valeurs par défaut 30, 60 et 90. Les derniers nombres de jours que vous avez saisis sont rappelés à chaque lancement. Solde minimum : vous pouvez limiter le nombre de comptes imprimés en spécifiant un solde réel minimum ; endessous de ce solde réel, un compte ne serait pas imprimé. Le dernier solde que vous avez saisi est proposé par défaut. Sélection sur code édition : vous pouvez sélectionner les comptes qui correspondent à un ou plusieurs codes édition (maximum : 3). Le code édition est une donnée que vous pouvez attribuer à un compte au moyen de la fonction : Gestion du plan comptable. Exemple d'utilisation : l'utilisation du code édition pour attribuer un code représentant à des comptes clients, permet l'édition d une balance âgée des clients d un représentant. Un code édition laissé à espace est ignoré. Vous ne pouvez donc pas sélectionner les comptes dont le code édition est à espace. Le code édition est toujours en majuscules. 130

131 Tout compte comportant des lignes non lettrées fait l objet d une ligne, comportant : l intitulé du compte, son solde comptable, la ventilation de ce solde par antériorité du retard par rapport à la date d échéance (ou par défaut, à la date d écriture) (selon un nombre de jours de retard que vous définissez vous-même) son solde réel (soit le solde comptable plus les crédits non échus par rapport à la date de traitement que vous avez choisie) ; notez que le solde réel indiqué ici est exact quel que soit le contexte d exploitation (par exemple en ce qui concerne le lettrage ou le report des soldes à nouveau) le rappel du montant de risque autorisé (que vous pouvez attribuer à un compte au moyen de la fonction : Gestion du plan comptable. un signal d alerte si le solde réel dépasse le montant du risque autorisé ; ce signal est constitué du caractère +, en nombre proportionnel à l importance du dépassement (maximum = +++++, ce qui correspond à un dépassement de plus de 100 %). Pour obtenir un aperçu de l édition sélectionnée, faites un clic droit sur le bouton <Imprimer>. Exemple d aperçu avant impression : 131

132 3.5.5 Etats comptables : Edition d un échéancier Cette fonction permet de sélectionner des écritures et de les éditer sous la forme d un échéancier. Elle peut être demandée à tout moment, indépendamment de tout autre traitement. De nombreux critères de sélection sont proposés, dont la combinaison permet de traiter des besoins très variés. Exemples d états réalisables avec l échéancier : Ventilation des ventes clients du mois par mode règlement et par échéance. Ventilation par échéance des factures fournisseurs à payer sur une période donnée. Etat des traites à remettre à une échéance donnée (si vous n utilisez pas la fonction de gestion des traites). Etc... Partie 1 Type de compte : vous devez obligatoirement indiquer le type de compte pour lequel vous voulez éditer un échéancier. Période : vous pouvez préciser ici la période que vous voulez éditer. Seules les lignes dont la date d écriture appartient à la période indiquée seront traitées ; si vous n indiquez pas de période, aucune sélection ne sera effectuée sur la date d écriture. Si vous sélectionnez les écritures lettrées ou les écritures non lettrées, il est recommandé, sauf cas particulier, de ne pas indiquer de date de début. Si vous ne sélectionnez pas les écritures d après le code lettrage, il est au contraire recommandé d indiquer ici une période toutes les fois que cela vous sera possible, vous pourrez ainsi diminuer les temps de traitement de façon sensible, surtout si vous traitez des volumes d écritures importants. La période est libre et indépendante de l exercice en cours. Vous pouvez renseigner la date de fin avec la date de début en doublecliquant. Sélection sur dates d échéance : vous pouvez sélectionner les écritures dont la date d échéance est comprise entre 2 dates limites. Pour les écritures qui ne comporteraient pas de date d échéance, on utilisera la date d écriture. Vous pouvez renseigner la date de fin avec la date de début en double-cliquant. Sélection de comptes : vous pouvez limiter l édition à certains comptes, à l intérieur du type de comptes que vous avez choisi (voir comment visualiser le plan comptable). Si vous n indiquez aucun compte, tous les comptes appartenant au type choisi, et comportant des mouvements significatifs sur la période traitée, seront édités. Si vous ne renseignez que le début, le traitement ne prendra en compte que les comptes correspondant au critère de début. Si vous ne renseignez que la fin, le traitement commencera au premier compte du type choisi et se terminera au dernier compte correspondant au critère de fin. Il est recommandé d utiliser cette sélection toutes les fois que cela vous est possible, vous pouvez ainsi diminuer les temps de traitement de façon sensible, surtout si vous traitez des volumes d écritures importants. Sélection sur codes édition : vous pouvez sélectionner les comptes qui correspondent à un ou plusieurs codes édition (maximum : 3). Le code édition est une donnée que vous pouvez attribuer à un compte au moyen de la fonction : Gestion du plan comptable. Exemple d'utilisation : l'utilisation du code édition pour attribuer un code représentant à des comptes clients, permet l'édition d un échéancier des règlements des clients d un représentant. Un code édition laissé à espace est ignoré. Vous ne pouvez donc pas sélectionner les comptes dont le code édition est à espace. Le code édition est toujours en majuscules. 132

133 Partie 2 Sélection sur codes opération : vous pouvez sélectionner les écritures qui correspondent à un ou plusieurs codes opération (maximum : 5). Le code opération est une donnée que vous pouvez attribuer à une écriture au moyen de la fonction : Saisie d écritures. Un code opération laissé à espace est ignoré. Vous ne pouvez donc pas sélectionner les écritures dont le code opération est à espace. (Voir aussi les options : sous-totaux et tri). Le code opération est toujours en majuscules. Sélection sur journal : vous pouvez sélectionner les écritures de certains journaux (maximum : 3). Vous utiliserez cette option pour indiquer que vous voulez sélectionner les écritures de ventes, d achats, de règlements, etc... Sélection d une devise : vous pouvez sélectionner les écritures saisies initialement dans une devise donnée. Si vous demandez un échéancier présenté avec les montants en devise, et si vous souhaitez obtenir des totalisations de montants en devise, vous devez obligatoirement sélectionner ici la devise voulue. A défaut d avoir sélectionné une devise, les montants en devise (susceptibles alors d être exprimés en plusieurs devises différentes) ne seraient pas totalisés. Tri : l échéancier est normalement imprimé dans l ordre : échéance, n de compte, n de pièce interne. Vous pouvez demander qu à l intérieur d une échéance donnée, l impression soit classée en ordre alphabétique, ou par code opération. L option que vous choisissez ici déterminera le type de sous-total à éditer si vous cochez l option Soustotaux. Si une option de tri a été choisie, le(s) critère(s) de tri est(sont) rappelé(s) dans le titre de l édition. Montants en devise : cochez cette case si vous voulez que l échéancier comporte, en plus des montants en monnaie du dossier, les montants initiaux en devise. Ils seront édités pour chaque ligne à la place des données suivantes : date d échéance, code édition, contrepartie. Les totalisations en devises seront éditées uniquement si vous avez sélectionné une seule devise. Indication de sous-totaux : si vous cochez cette option, des sous-totaux seront ajoutés à l intérieur de chaque échéance, en fonction de l option de tri que vous aurez retenue par ailleurs : un sous-total par compte si vous avez demandé un tri par compte (n de compte ou alphabétique), un sous-total par code opération si vous avez demandé un tri par code opération. Uniquement les totaux : si vous cochez cette option, les écritures qui composent un montant ne seront pas imprimées, seules les lignes correspondant à des totaux seront imprimés. Uniquement certaines écritures : vous pouvez ici sélectionner toutes les écritures (valeur par défaut), ou uniquement les écritures non lettrées ou les écritures lettrées. Dans ces deux derniers cas, il est recommandé de ne pas indiquer de période. 133

134 Toutes ces options sont facultatives. Cliquez sur le bouton pour les effacer toutes et revenir à la fenêtre initiale. Pour obtenir un aperçu de l édition sélectionnée, faites un clic droit sur le bouton <Imprimer>. Exemple d aperçu avant impression 134

135 3.6.1 Rapprochement bancaire : Pointage manuel Cette fonction vous permet de visualiser les écritures d un compte de banque et de les pointer par rapport à un relevé bancaire, en disposant de nombreuses possibilités de recherche d écritures et de tri. Fenêtre de sélection : lors du premier appel de la fonction pour un dossier donné, vous devez indiquer sur quelle sélection de comptes vous voulez travailler. Pour cela, une boite de sélection s ouvre automatiquement. Par la suite, la sélection de comptes sera automatique (tous les comptes de la classe comptable pour laquelle vous aurez précédemment utilisé cette fonction, soit généralement la classe 5) et le dernier compte pointé vous sera automatiquement proposé. Vous pouvez choisir un autre compte parmi les comptes actuellement sélectionnés, ou demander une autre sélection de compte. Indiquez ensuite le code pointage qui devra être affecté aux écritures pointées. Partie 1 Choix des écritures sélectionnées : ces options vous permettent de choisir les lignes du compte qui seront visualisées, ou traitées dans le cas d un pointage global. Les réponses possibles sont les suivantes : Ecritures non pointées : seules les écritures non encore pointées (soit dont le code pointage est à espace) sont sélectionnées. Ecritures non pointées + écritures en cours de pointage (valeur par défaut) : les écritures non pointées sont sélectionnées comme dans l option précédente, mais si vous avez précédemment pointé des écritures avec le code pointage en cours, elles seront sélectionnées également. Ecritures pointées par le code pointage... : seules les écritures correspondant au code pointage indiqué sur la même ligne sont sélectionnées. Cette option ne sera utile en pratique que dans le cas de pointage ou dépointage global, puisqu elle autorise à sélectionner un code pointage différent du code pointage à affecter (par exemple, si vous voulez sélectionner les écritures pointées avec un certain code pointage, dans le but de le modifier ou de l effacer). Toutes les écritures : toutes les écritures, pointées ou non, sont sélectionnées. Période à sélectionner : si vous voulez sélectionner les écritures d une période donnée, indiquez ici les dates à prendre en compte. Le pointage pouvant porter sur les écritures de n importe quelle période, vous pouvez indiquer n importe quelles dates, indépendamment de l exercice courant. Si vous traitez de gros volumes d écritures répartis sur plusieurs exercices, l indication d une période à visualiser peut améliorer le temps d extraction de façon très sensible. 135

136 Partie 2 Code pointage : indiquez ici le n de pointage qui sera affecté aux lignes que vous pointerez. Il s agit d un code alphanumérique de 4 caractères, relatif en général au relevé bancaire par rapport auquel vous allez pointer les lignes d un compte (exemple : n interne de relevé, ou 4 derniers caractères du n du relevé bancaire). Ce n est obligatoire (sauf en cas de dépointage global : voir plus bas). Il permettra ultérieurement de retrouver à quel relevé correspond un pointage. Il est vivement recommandé d utiliser un n évoluant chronologiquement, aussi bien à l intérieur d un exercice qu entre plusieurs exercices (obligatoire pour pouvoir effectuer le contrôle d une situation antérieure). Le dernier code pointage que vous avez utilisé pour le compte choisi est rappelé automatiquement. Les flèches de comptage vous permettent d incrémenter ou décrémenter automatiquement la valeur numérique du code pointage précédent, même s il n est que partiellement numérique. Exemple : en cliquant sur la flèche supérieure, le code pointage AB01 sera automatiquement renseigné avec AB02, et le code A01B sera automatiquement renseigné avec A02B. Si vous désirez dépointer globalement une sélection d écritures, laissez ce code à espace. NOTE : Si vous choisissez d utiliser un code pointage ainsi constitué : 1er caractère = dernier chiffre de l année, 3 caractères suivants = quantième, vous pouvez alors, en visualisant un compte, obtenir la visualisation du code pointage sous forme d une date : utilisez pour cela l option générale correspondante. Positionnement après un tri : cette option vous permet de choisir le comportement de l affichage des écritures en cas de tri : la fenêtre de pointage vous permet de choisir l ordre dans lequel les lignes sont visualisées, en cliquant sur l en-tête du critère de tri voulu ; après le tri, la ligne sur laquelle la visualisation se positionne dépend de l option que vous aurez retenue ici : Rester sur la même ligne (valeur par défaut) : la visualisation reste positionnée sur la même ligne qu avant le tri ; cochez cette case lorsque vous voulez rechercher toutes les écritures qui comportent la même valeur qu une ligne donnée ; exemple : si vous avez sélectionné une ligne dont le montant est 100,00, et que vous triez sur la colonne montant, la visualisation vous proposera immédiatement toutes les lignes du compte qui comportent 100,00 en montant. Toujours sur la première ligne : après un tri, la visualisation sera toujours positionnée sur la première ligne dans le nouvel ordre. Cochez cette case lorsque vous souhaitez trier les écritures dans un ordre donné puis effectuer différentes recherches. Cliquez ensuite sur <OK> pour faire apparaître la fenêtre de pointage manuel, ou sur <Tout> pour pointer ou dépointer globalement toutes les écritures correspondant à votre demande. NOTE : chaque clic sur <OK> provoque le rafraîchissement de la fenêtre de pointage avec les dernières mises à jour enregistrées dans la base, même si vous n avez pas quitté la fonction. 136

137 En cas d utilisation d une licence réseau, un seul poste à la fois peut effectuer un rapprochement bancaire manuel ou automatique. Partie 3 Cette fenêtre apparaît après avoir renseigné la fenêtre de sélection et cliqué sur «OK». Elle est divisée en trois parties : Affichage des écritures : affichage des lignes d écritures, triées par défaut sur le code pointage, puis sur la date d écriture, puis sur le n chronologique d écriture. Le format et l agencement de la fenêtre de pointage sont identiques à la fenêtre de visualisation de comptes. Si vous avez personnalisé cette dernière pour un type de compte donné, vous retrouverez ici la même présentation (pour ce qui concerne les données communes aux deux fenêtres). Utilisez l ascenseur horizontal pour faire apparaître la suite des informations qui sont données pour chaque ligne d écriture. Seul le contenu de la colonne <Pointage> peut être modifié par cette fonction. Les lignes qui sont affichées en caractères maigres sont celles qui ont été pointées durant la session de travail en cours, et qui n ont pas encore fait l objet d une validation (ou d une annulation). La colonne Origine indique la façon dont cette ligne a été pointée : M = pointage manuel (ou espace pour les lignes pointées avec une ancienne version), A = pointage automatique C = ligne créée et pointée en cours de pointage automatique. Vous disposez de nombreuses possibilités pour que cet affichage réponde précisément à chacun de vos besoins: Filtrer les lignes visualisées Rechercher les lignes à pointer. Trier les lignes visualisées Modifier la présentation des données Données de l en-tête : rappel du n, de l intitulé, et du type du compte visualisé. Les observations issues du plan comptable peuvent également être appelées en utilisant le bouton de commande correspondant. Totalisations : zone de totaux, comportant sur la ligne supérieure : Solde, nombre de lignes, mouvement débit, mouvement crédit du compte. Si vous n avez pas affiché toutes les écritures du compte, ou si vous avez utilisé un filtre, les totaux affichés correspondent alors à la sélection d écritures visualisées et non pas au compte complet. Puis, sur la ligne inférieure : Rappel du code pointage en cours, nombre de lignes pointées, mouvement débit pointé, mouvement crédit pointé pour le pointage en cours. 137

138 Cette fonction vous propose de nombreuses possibilités pour répondre de la façon la plus satisfaisante à chacun de vos besoins : Filtrer les lignes visualisées : Vous pouvez filtrer les lignes visualisées en cliquant sur le bouton <Filtre> ; une fenêtre apparaît alors et vous propose de nombreux critères que vous pouvez combiner. Renseignez les critères sur lesquels vous voulez effectuer une sélection puis cliquez sur <Filtrer>. La grille des écritures ne comportera plus que les écritures correspondant au(x) critère(s) que vous aurez activé(s). S il existe des lignes marquées du code pointage provisoire (****), elles sont toujours affichées, quel que soit le filtre posé. NOTES : Si vous double-cliquez sur un critère, il est alors automatiquement renseigné avec la valeur correspondante de la ligne actuellement sélectionnée. Si vous utilisez le critère <Expression>, l expression que vous aurez saisie sera recherchée dans le libellé des écritures ainsi que dans la zone statistique. Vous pouvez déplacer la fenêtre de filtre sur votre écran ; positionnez le pointeur de la souris sur la fenêtre de filtre (en dehors du cadre des critères) et faites glisser. Cliquez sur <Annuler filtres> pour désactiver tous les filtres que vous avez renseignés et revenir à la grille d affichage. Cliquez sur le bouton pour effacer tous les filtres utilisés et revenir à la situation initiale. Lorsqu un ou plusieurs filtres sont actifs, l intitulé du bouton <Filtre> est en caractères gras. Rechercher les lignes à pointer : Vous pouvez rechercher automatiquement une ligne correspondant à certains critères et la pointer automatiquement. Pour cela, une session de pointage doit être en cours ; cliquez sur le bouton <Chercher> ; une fenêtre apparaît alors et vous propose 2 critères de recherche, un numéro et un montant. Le numéro correspond à un numéro de pièce (par exemple un chèque) qui sera recherché dans le n de pièce externe des écritures ainsi que dans le libellé. Pour qu une ligne soit pointée automatiquement, ce numéro doit comporter au minimum 4 caractères alphanumériques. Renseignez les 2 critères puis cliquez sur <Chercher>. La recherche est effectuée sur toutes les écritures extraites (si vous avez utilisé précédemment un filtre d affichage, celui-ci est ignoré). Si une ligne correspondant aux 2 critères -et une seule- est trouvée, non encore pointée, le pointage est alors automatiquement effectué et vous pouvez enchaîner avec une autre demande de recherche. Si la recherche n aboutit que partiellement, c est-à-dire si : plusieurs lignes correspondantes sont trouvées, une ou plusieurs lignes correspondent au numéro, mais pas au montant, 138

139 une ou plusieurs lignes correspondent au montant, mais pas au numéro, un message vous en informe ; vous pouvez alors soit recommencer votre recherche en la précisant, soit visualiser les lignes correspondantes et les traiter en mode de pointage normal. Vous pouvez également demander vous même une recherche partielle en ne renseignant qu un seul critère (numéro ou montant). Le pointage automatique n est alors jamais déclenché. Si une ligne correspondante est trouvée, la grille de visualisation se positionne dessus ; si plusieurs lignes sont trouvées, un message vous en informe et vous pouvez les visualiser puis les traiter en mode de pointage normal. NB : dans tous les cas où vous visualisez le résultat d une recherche partielle, si une seule ligne correspondante vous est proposée, la grille de visualisation se positionne dessus et reste complète ; si au contraire plusieurs lignes vous sont proposées, elles apparaissent seules dans la grille de pointage ; l intitulé du bouton <Chercher> est alors en caractères gras pour vous rappeler que les lignes visualisées sont le résultat d une recherche. Pour rétablir la visualisation normale, rappelez la boite de recherche et fermez-la, ou procédez à une autre recherche. Vous pouvez déplacer la fenêtre de recherche sur votre écran ; positionnez le pointeur de la souris sur la fenêtre de recherche (en dehors du cadre des critères) et faites glisser. Cliquez sur <Fermer> pour désactiver la boite de recherche en cours et revenir au mode de pointage normal. Cliquez sur le bouton pour effacer les critères renseignés. Trier les lignes visualisées : Vous pouvez trier les lignes visualisées (c est-à-dire les classer dans un ordre voulu) : double-cliquez sur l en-tête de la colonne qui correspond au tri voulu. Un premier double-clic trie dans l ordre croissant, un deuxième double-clic sur la même colonne trie dans l ordre décroissant. Par exemple, si vous voulez visualiser les lignes en commençant par les montants les plus importants, double-cliquez une première fois sur l en-tête de la colonne montant ; les lignes seront affichées en commençant par le plus petit montant ; double-cliquez une deuxième fois, l affichage commencera par le montant le plus élevé. Ensuite, chaque double-clic sur une même colonne inverse le sens du tri. La ligne sur laquelle est positionnée la visualisation après un tri est fonction de l option <Positionnement après un tri> que vous avez prise dans la fenêtre de sélection. A l intérieur du tri demandé, les lignes sont triées par date d écriture puis par n chronologique. Par exemple, si vous triez sur le montant et que plusieurs lignes ont le même montant, elles seront affichées dans l ordre de leur date d écriture. NOTE : si vous triez les écritures par code pointage, elles seront présentées dans le même ordre que lors de l appel initial du compte (code pointage, date d écriture, n chronologique d écriture) et d après les données initiales. Ainsi, les écritures que vous pointez durant la session en cours ne sont pas déplacées, ce qui en facilite le contrôle visuel. 139

140 Le tri n est pas disponible pendant qu un pointage est en cours. Modifier la présentation des données : Pour personnaliser la présentation des données, vous pouvez, si vous le désirez : Redimensionner la largeur d une colonne : positionnez le curseur sur le bord droit de l en-tête de la colonne et faites-le glisser. Supprimer l utilisation d une colonne : modifiez sa largeur de façon à l amener à 0. Redimensionner la hauteur d une ligne : positionnez le curseur sur le bord inférieur de la première zone de la première ligne, approchez-le du cadre gauche, puis faites-le glisser vers le haut ou le bas. Changer l ordre des colonnes : positionnez le curseur sur l en-tête de la colonne et faites-le glisser. Redimensionner la fenêtre de pointage (qui par défaut, occupe votre écran en totalité, quelle qu en soit la taille). Modifier l emplacement de la fenêtre de pointage sur l écran. Attention : effectuez ces modifications lorsque aucun pointage n est en cours. NOTES : Les modifications de présentation effectuées par la fonction de pointage ne sont pas mémorisées ; si vous souhaitez mémoriser des modifications de présentation, utilisez pour cela la visualisation de compte. La colonne «pointage» est de format et de présence obligatoire sur cette grille et ne peut pas être personnalisée. Par défaut, elle est toujours placée au même endroit que la colonne lettrage. Vous avez également la possibilité de séparer en deux la grille de visualisation des écritures, en utilisant la case noircie qui se trouve à gauche de l ascenseur horizontal ; pointez-la avec la souris et faites-la glisser à droite ; les mêmes informations sont alors visualisées en 2 parties identiques ; cela vous permet de gérer l affichage selon vos besoins, par exemple de garder visibles les colonnes de gauche pendant qu avec l ascenseur horizontal, vous faites apparaître les colonnes de droite. Vous pouvez aussi visualiser verticalement les données de l une ou l autre des 2 parties visualisées, en cliquant à droite sur l en-tête de la 1ère colonne à gauche ; à chaque clic droit, la présentation change ; continuez à cliquer à droite pour revenir à la présentation initiale. Notez que lorsque vous faites défiler l une des 2 parties, l autre est automatiquement réactualisée, et que les mêmes règles d utilisation s appliquent à chaque zone, qu elle soit utilisée sur l une ou l autre des 2 parties. ********* 140

141 Notes : Lorsqu un pointage est en cours, un menu contextuel apparaît si vous faites un clic droit dans un espace libre, ou sur la colonne de pointage, ou si vous cliquez sur le bouton <Menu contextuel>. Il propose la fonction suivante : Créer une écriture de régularisation : lorsque vous constatez sur le relevé bancaire une opération qui n a pas été enregistrée (commission de gestion de compte, prélèvement de frais...) ou si vous constatez une différence minime de montant qui empêche le rapprochement, une écriture doit être passée au compte pour constater cette différence et pouvoir terminer le pointage ; appelez alors cette fonction qui vous permet, sans interrompre le pointage en cours, de créer rapidement une écriture de régularisation puis de poursuivre le pointage. Le bouton de commande <Contrôle> vous permet de quitter la fonction de pointage en appelant directement la fonction de contrôle. 141

142 3.6.2 Rapprochement bancaire : Pointage automatique Cette fonction vous permet d effectuer le pointage automatique d un compte bancaire d après un fichier extrait de compte bancaire normalisé (norme Etebac 3). La procédure d acquisition du fichier extrait de compte auprès de votre établissement bancaire n est pas prévue par le logiciel comptable. Par exemple, si vous souhaitez télécharger un extrait de compte, il vous appartient d acquérir un logiciel de téléchargement auprès de votre banque ou d un éditeur spécialisé. Lors du premier appel de la fonction pour un dossier donné, vous devez indiquer sur quelle sélection de comptes vous voulez travailler. Pour cela, une boite de sélection s ouvre automatiquement. Par la suite, la sélection de comptes sera automatique (tous les comptes de la classe comptable pour laquelle vous aurez précédemment utilisé cette fonction, soit généralement la classe 5) et le dernier compte pointé vous sera automatiquement proposé. Partie 1 Vous Nom pouvez du fichier choisir extrait bancaire un autre : compte indiquez parmi ici l emplacement les comptes et le actuellement nom du fichier sélectionnés, extrait de compte ou bancaire à traiter. demander Le bouton une ouvre autre une sélection boite de de recherche compte. de fichier, qui vous permet de sélectionner le fichier voulu. La procédure d acquisition de ce fichier auprès de votre établissement bancaire n est pas prévue par le logiciel comptable. Par exemple, si vous souhaitez télécharger un extrait de compte, il vous appartient d acquérir un logiciel de téléchargement auprès de votre banque ou d un éditeur spécialisé. Une description de ce fichier est fournie avec le logiciel dans le fichier extrait bancaire.doc (document Word ) Compte à pointer : Rappel du compte, de son intitulé et de son type. Si vous voulez changer de compte, utilisez le bouton de visualisation. Code pointage : indiquez ici le code de pointage qui sera affecté aux lignes qui seront pointées. Il s agit d un code alphanumérique de 4 caractères, relatif en général au relevé bancaire par rapport auquel vous allez pointer les lignes d un compte (exemple : n interne de relevé, ou 4 derniers caractères du n du relevé bancaire). Ce n est obligatoire. Il permettra ultérieurement de retrouver à quel relevé correspond un pointage. Il est vivement recommandé d utiliser un n évoluant chronologiquement, aussi bien à l intérieur d un exercice qu entre plusieurs exercices (obligatoire pour pouvoir effectuer le contrôle d une situation antérieure). Le dernier code pointage que vous avez utilisé pour le compte traité est rappelé automatiquement. A droite du code pointage, la date et le solde du dernier pointage automatique sont rappelés pour information. Les flèches de comptage vous permettent d incrémenter ou décrémenter automatiquement la valeur numérique du code pointage précédent, même s il n est que partiellement numérique. Exemple : en cliquant sur la flèche supérieure, le code pointage AB01 sera automatiquement renseigné avec AB02, et le code A01B sera automatiquement renseigné avec A02B. NOTE : Si vous choisissez d utiliser un code pointage ainsi constitué : 1er caractère = dernier chiffre de l année, 3 caractères suivants = quantième, vous pouvez alors, en visualisant un compte, obtenir la visualisation du code pointage sous forme d une date : utilisez pour cela l option générale correspondante. 142

143 Partie 2 Critères de rapprochement : indiquez ici selon quels critères vous voulez que le rapprochement automatique soit effectué ; au moins un des 3 critères doit être choisi, mais vous pouvez les combiner. Référence pièce : indiquez ici si vous voulez qu une correspondance soit recherchée entre 2 montants ET entre le n de référence indiqué dans l extrait bancaire (7 caractères) et un n identique présent dans les écritures comptables (soit dans le n de pièce externe, soit dans le libellé, soit dans le champ statistique ). Obligatoire : la correspondance complète devra exister pour qu une ligne soit pointée ; si elle n existe pas pour une ligne donnée, aucun rapprochement automatique ne sera effectué. Prioritaire : la correspondance complète sera recherchée et le pointage sera fait en priorité entre 2 lignes correspondantes ; si toutefois aucune correspondance n existe, la tentative de rapprochement continuera avec le test des autres critères. Ignoré : aucune recherche de correspondance sur ce critère n est tentée ; le rapprochement est tenté uniquement sur les autres critères. Code opération : indiquez ici si vous voulez qu une correspondance soit recherchée entre 2 montants ET entre le code opération bancaire (2 caractères) et le code opération que vous utilisez en comptabilité. Obligatoire : ) Prioritaire : ) idem ci-dessus Ignoré : ) Montant : cette option sera utilisée dans le cas où aucune des 2 correspondances précédentes n aura été établie, et si aucune des 2 n est obligatoire ; elle autorise le logiciel à pointer une ou plusieurs lignes à la seule condition que le nombre d occurrences du montant soit le même à la fois dans l extrait et dans le compte comptable ; exemple : si un montant de 100 apparaît 3 fois au débit de l extrait et 3 fois au crédit du compte comptable, toutes les lignes seront pointées ; s il apparaît 3 fois au débit de l extrait et 2 fois au crédit du compte comptable, aucune ligne ne sera pointée. Notes : Le rapprochement sur le montant tient compte du sens, sachant qu entre l extrait bancaire et le compte comptable, les sens sont inversés. Si vous choisissez d utiliser le critère Code opération, vous devrez paramétrer la table de correspondance entre les codes opérations bancaires et vos propres codes opérations (bouton <Paramétrage>). Si les 2 critères Référence et Code opération sont tous les deux codés Prioritaire, le rapprochement sera d abord tenté sur la référence puis sur le code opération. Si la même référence est trouvée plusieurs fois, le rapprochement sur ce critère est ignoré, et continue avec les autres critères. Même remarque si le même code opération est trouvé plusieurs fois. Si vous utilisez le code opération comme critère de rapprochement, vous devez aussi paramétrer la correspondance entre vos codes et ceux utilisés par la banque. Vous pouvez ensuite lancer le pointage automatique en cliquant sur le bouton <OK>. 143

144 La cohérence entre votre demande, le fichier extrait bancaire, et l état de votre comptabilité est alors vérifiée, et principalement : la cohérence entre la date du dernier pointage et le dernier solde pointé : ces informations sont indiquées dans le fichier extrait bancaire et doivent correspondre aux données mémorisées par le logiciel (et indiquées à coté du n de pointage) ; une différence pourrait apparaître par exemple si vous n avez pas sélectionné le bon compte de banque, ou si un traitement intermédiaire de pointage a été omis. la validité du code pointage choisi par rapport aux code précédemment utilisés. Puis le pointage automatique est effectué conformément à votre demande. Il se termine en ouvrant une fenêtre de contrôle qui va vous permettre de vérifier, compléter et valider les résultats proposés par le pointage automatique. NOTE : En cas d utilisation d une licence réseau, un seul poste à la fois peut effectuer un rapprochement bancaire manuel ou automatique Rapprochement bancaire : Contrôle Cette fonction permet de contrôler la cohérence d un compte de banque pointé d après le relevé de la banque. Après un pointage manuel elle doit être lancée par l utilisateur. Lorsqu un rapprochement automatique se termine, elle est lancée automatiquement. Fenêtre de sélection : Partie 1 Compte : le dernier compte pointé vous est automatiquement proposé. Vous pouvez le modifier en utilisant le bouton de visualisation qui vous propose les autres comptes de la même classe comptable. Si vous voulez visualiser d autres comptes non sélectionnés, utilisez le bouton de rafraîchissement. Solde du relevé bancaire : indiquez le solde mentionné sur le relevé de la banque, ainsi que son sens (celui du relevé bancaire, inversé par rapport à la comptabilité de l'entreprise). 144

145 Partie 2 Contrôle d une situation antérieure : si vous souhaitez contrôler une situation antérieure, et non pas l état du compte banque au jour d'exploitation, vous pouvez indiquer le dernier n de pointage à prendre en compte ; toutes les écritures pointées par un n postérieur seront considérées non pointées ; vous devez bien entendu indiquer le solde bancaire correspondant au dernier n de pointage ; vous devez également indiquer la date limite de prise en compte des écritures ; cette facilité vous permet, par exemple, d'éditer un état de justification du solde de banque de fin d'exercice alors que vous avez commencé à travailler sur le suivant. Exemple : pour contrôler l exercice correspondant à l'année calendaire 1999, alors que vous avez déjà commencé à pointer des relevés de l année 2000, indiquez les paramètres suivants : Dernier n pointage : n du dernier relevé de l'année 1999 ; date limite : 31/12/1999. Ce type de contrôle implique que vous ayez choisi d utiliser des codes pointages évoluant chronologiquement aussi bien à l intérieur d un exercice qu entre plusieurs exercices. Options facultatives. Si vous souhaitez effectuer un contrôle à une date antérieure (par exemple à la fin du dernier exercice clos), vous pouvez également utiliser les options de contrôle d une situation antérieure. Lancement automatique après un rapprochement automatique : Le compte à traiter et le solde sont imposés. Si vous souhaitez ultérieurement recommencer un contrôle après un rapprochement bancaire automatique, lancez la fonction à partir du menu et cliquez sur le bouton Rappel du dernier pointage automatique. Cliquez ensuite sur <Visualiser> pour obtenir le contrôle de rapprochement en visualisation ou sur <Imprimer> pour l obtenir en impression (pour un aperçu avant impression, cliquez à droite). Quel que soit le mode de sortie, les informations suivantes sont indiquées, dans le sens débit/crédit utilisé par la banque : le solde de la banque (celui du relevé) les opérations non pointées du compte banque le solde théorique de la banque (solde du relevé plus ou moins toutes les opérations non pointées). Puis, dans le sens débit/crédit utilisé dans votre comptabilité : solde du compte banque de l'entreprise indication «Contrôle correct» ou «Ecart» 145

146 NOTES : Le solde du compte banque de la comptabilité de l'entreprise est calculé en fonction de l état actuel de votre comptabilité, quel que soit l exercice courant. Si vous voulez limiter un contrôle à une date donnée, utilisez les options de contrôle d une situation antérieure. Si le solde à nouveau existe pour le compte banque traité, il est utilisé en priorité pour le calcul du solde comptable ; s il n a pas encore été reporté, le solde comptable est calculé en utilisant les écritures de l'exercice précédent. Vous pouvez donc utiliser le contrôle de rapprochement de façon continue entre 2 exercices, et sans attendre le report des soldes de l exercice précédent. exemple : Vous pouvez revenir à la fenêtre de sélection pour modifier votre demande, ou imprimer l état correspondant Travaux périodiques : Arrêté et journal centralisateur Cette fonction permet : de contrôler tous les journaux d'une période quelconque, d'éditer le journal centralisateur pour report sur votre livre coté et paraphé, d'arrêter la période traitée, c'est-à-dire d'empêcher toute saisie et toute modification ultérieures de données comptables (les données extracomptables -exemple : échéance, section analytique...- pourront toujours être modifiées). Si vous voulez traiter un mois complet, cochez-le dans la liste de choix qui vous est proposée ; si vous voulez traiter une période de plusieurs mois, ou non limitée à un début ou une fin de mois, renseignez la période. Il n'est pas obligatoire de lancer cette fonction à un moment précis ; elle peut être lancée régulièrement, chaque mois par exemple ou simplement en fin d'année en un seul traitement pour l'exercice. 146

147 Elle peut être lancée autant de fois que vous le souhaitez pour un exercice donné ; vous pouvez si vous le souhaitez traiter des périodes inférieures à un mois ; il n'est pas obligatoire, non plus, que les différentes périodes arrêtées dans un exercice soient toutes de la même durée. Par contre, chaque période dont vous demandez l arrêté doit être consécutive à la période déjà arrêtée pour cet exercice. Si vous avez arrêté le mois de janvier, vous ne pouvez pas arrêter le mois de mars tant que vous n avez pas arrêté le mois de février. La période déjà arrêtée sur l exercice courant est rappelée au bas de la fenêtre de lancement. Un exercice doit avoir été arrêté en totalité avant de pouvoir générer les soldes à nouveau sur l exercice suivant. Si la période dont vous demandez l arrêté comporte un journal dit "de situation", un message vous indique le(s) journal(aux) et le mois correspondant, et le traitement est interrompu. Vous devez supprimer ces journaux avant d arrêter la période. Quelle que soit la période, le journal centralisateur est imprimé à raison d une page par mois. Si des journaux déséquilibrés sont détectés dans la période traitée, les écarts de montants sont indiqués sur l édition et le traitement est interrompu. Si aucune anomalie n'est décelée, une confirmation vous sera demandée avant de lancer la phase d arrêt des écritures proprement dit ; ainsi, vous pouvez éditer un centralisateur sans être obligé d'arrêter la période. Si l exercice est arrêté en totalité, un message vous propose de fermer automatiquement l exercice ; si vous répondez Non, vous devrez fermer ultérieurement l exercice au moyen de la fonction : Descriptif du dossier. Après passage de cette fonction, la saisie d'écritures et l'importation d'écritures, contrôleront qu'on ne tente pas de créer de nouvelles écritures incluses à une période arrêtée ; si c'est le cas, un message vous en informera et vous ne pourrez pas saisir. Si vous préférez une simple alerte avec demande de confirmation plutôt qu un blocage complet sans possibilité de saisir, vous pouvez modifier l option générale correspondante. Si vous choisissez de pouvoir saisir de nouvelles écritures pour une période déjà arrêtée, le traitement d'arrêté de période devra être relancé pour la période concernée. Les écritures arrêtées sont repérées, lors d'une visualisation de compte ou de journal, par le code «Etat» qui indiquera la valeur 1 au lieu de 0 pour des écritures non arrêtées ; en outre, les données devenues non modifiables dans une écriture arrêtée sont généralement présentées sur fond jaune et ne sont plus disponibles à la saisie. Il n est pas obligatoire d avoir exécuté cette fonction pour pouvoir éditer des états comptables, tels que balance, grand livre, journaux, etc... Mais lorsque vous demandez une édition comptable pour une période qui n a pas été arrêtée, la mention «Période non arrêtée» le rappelle dans le titre. Dés après passage de cette fonction, cette mention disparaît. 147

148 Après avoir complétées les zones, cliquer sur OK pour lancer l impression. Puis répondre à la question suivante afin de procéder à l arrêt définitif des écritures Travaux périodiques : Soldes à nouveau Cette fonction permet de reporter automatiquement sur un nouvel exercice les soldes à nouveau d un exercice que vous vous apprêtez à clôturer. Elle doit être exécutée pour pouvoir travailler sur un nouvel exercice en mode comptable. Le nouvel exercice doit avoir été défini et déclaré ouvert par la fonction : descriptif du dossier. Il doit être consécutif à l exercice en cours de clôture (dans le cas contraire, une confirmation vous sera demandée). Vous pouvez demander le report de l ensemble des comptes, ou, en cas de besoin, le report partiel de certains soldes seulement (par exemple, d un type de compte, ou de certains comptes). Dans tous les cas, les écritures des comptes à traiter doivent avoir été arrêtées sur toute la durée de l exercice ; dans le cas contraire, un message d anomalie vous serait donné, et le traitement de report serait interrompu. Vous pouvez éventuellement vous aider de la recherche des écritures non arrêtées. 148

149 3.8.1 Importer : Comptes Cette fonction permet d injecter dans un dossier comptable des comptes créés par une autre application (exemple : une gestion commerciale). Cette application doit créer les comptes selon le format standard d interface plan comptable. Il est également possible d importer des comptes créés au format de l ancien produit, mais cela réduit les possibilités offertes par le format standard. Vous devez indiquer le nom du fichier interface à traiter. Si vous traitez un fichier interface pour la première fois, utilisez le bouton de commande <Définir un nouveau fichier interface> pour le décrire et lui attribuer un nom. Vous ouvrirez alors la fenêtre de définition d un nouveau fichier interface. Si vous traitez un fichier interface précédemment défini, sélectionnez son nom dans la liste de choix proposée. Si vous n utilisez plus un fichier interface que vous avez précédemment défini, ou si vous l avez défini par erreur, sélectionnez-le et utilisez le bouton de commande <Supprimer cette définition de fichier>. Cliquez ensuite sur <OK> pour lancer le traitement d importation. (Si vous souhaitez obtenir l édition de contrôle en aperçu plutôt qu à l imprimante, cliquez à droite). En début de traitement, le système vous propose de convertir la page de code du fichier à importer (Exemple : si le fichier a été créé par une application Dos) ; si vous n utilisez jamais cette possibilité de conversion, vous pouvez supprimer cette question en modifiant l option générale correspondante. Chaque enregistrement trouvé dans le fichier interface est contrôlé ; les mêmes contrôles sont effectués que par la fonction normale de gestion du plan comptable. Si une anomalie est détectée, le compte est édité sur la liste de contrôle et ignoré. Si aucune anomalie n est détectée, il est traité : si le compte n existait pas auparavant, il est créé ; s il existait déjà, il est modifié, en ne prenant en compte que les données significatives de l enregistrement importé. 149

150 Contrairement à l importation d écritures, un même fichier peut contenir à la fois des mises à jour valides et traitées, et des mises à jour erronées et ignorées. Si une anomalie au moins est détectée, le fichier interface sera conservé afin que vous puissiez le corriger, et relancer ensuite l importation (avec ou sans les enregistrements valides du passage précédent, toute mise à jour déjà effectuée pouvant l être à nouveau sans inconvénient). Si aucune anomalie n est détectée, le fichier interface est soit supprimé (s il s agit d un fichier texte) soit vidé (s il s agit d une table de la base de données). Pour plus d informations sur ces notions, voir : Interface standard plan comptable. Le nombre de comptes traités et refusés est affiché. Il existe également une fonction d importation en mode «batch» qui peut être intégrée à une application spécifique, et qui permet de déclencher des importations de comptes automatiquement sans qu il soit nécessaire de passer par le menu du logiciel comptable. Le cas échéant, consultez votre distributeur. Définition d un nouveau fichier interface plan comptable : Cette fenêtre s ouvre si vous cliquez sur le bouton «Définir un nouveau fichier interface» à partir de la fonction d importation de comptes. Elle vous permet de décrire chaque type de fichier interface que vous utilisez pour la première fois, et d en mémoriser la définition afin de pouvoir la réutiliser plus facilement ultérieurement. Partie 1 Nom interne : chaque fichier interface traité par cette fonction doit être décrit en utilisant les données de la «fenêtre de définition d un fichier interface». Chaque fichier doit recevoir un nom, qui permettra de le repérer facilement lors des prochains appels de cette fonction. Choisissez un nom significatif (exemples : clients, fournisseurs...) de 20 caractères maximum. Un nom existant déjà sera refusé (vous pouvez visualiser les noms déjà attribués). Format de l enregistrement : vous devez obligatoirement indiquer le format d enregistrement du fichier interface en cours de définition ; la liste de choix vous propose : Standard C/S : format standard de l interface plan comptable Ancien format séquentiel : format de l ancien produit, fichier séquentiel (sans retour de chariot) Ancien format ascii : format de l ancien produit, fichier ascii (avec retour de chariot) Attention : pour les fichiers interface en format ancien produit, l ancien code comptabilité auxiliaire doit être converti en nouveau type de compte ; les codes (espace), C et F seront automatiquement convertis en GENERAL, CLIENT, et FOURNISSEUR ; si d autres codes de comptabilités auxiliaires sont rencontrés, ils vous sont signalés et vous pouvez saisir le type de compte correspondant ; cette possibilité est limitée à 3 types de comptes indiqués manuellement ; au-delà, ou en cas de types de comptes différents, les fichiers en ancien format ne peuvent pas être traités. Autre : si vous avez demandé l adaptation de l importation à un format spécifique, une autre possibilité de réponse peut vous être proposée ici. Les informations suivantes peuvent être activées ou désactivées en fonction de Partie la réponse 2 que vous donnez ici. 150

151 Partie 2 Emplacement : cochez ici l emplacement des informations à importer : Réseau : informations à lire dans un fichier texte dont le chemin sera donné dans l environnement réseau Base de données : informations à lire dans une table de la base de données (sera généralement utilisé dans le cas de base distante sur système autre que Windows, pour éviter un transfert préalable). Cette information est désactivée dans le cas de format d enregistrement ancien, qui ne peut exister que sur le réseau. Nom sur disque : indiquez ici le nom sur disque du fichier interface : S il s agit d un fichier texte sur le réseau, indiquez son chemin complet (le bouton ouvre une boite de recherche de fichier). S il s agit d une table de la base de données, indiquez uniquement le nom de la table, sans autre précision. Attention, saisissez ce nom avec soin, un nom erroné pouvant entraîner une erreur grave avec sortie de l application. Format fichier : cochez ici le format du fichier à importer : SDF (System Data Format, format de données système) : fichier texte ASCII dans lequel les enregistrements ont une longueur fixe. Les champs ne sont pas délimités. Délimité : fichier texte ASCII avec champs délimités. La virgule est le séparateur de champ par défaut. Comme les données caractères peuvent comporter des virgules, les champs caractères sont de plus séparés par des guillemets doubles. Cette information n est demandée que dans le cas de fichier interface standard situé sur le réseau. Cliquez ensuite sur <OK> pour enregistrer votre définition, ou sur <Annuler> pour ignorer votre saisie et revenir à la fonction principale. Notes : Pour plus d informations sur le contenu de l interface et les possibilités de la fonction d importation, consultez le format standard de l interface plan comptable*. Toutes les définitions de fichiers de comptes à importer sont conservées dans le fichier «ic2intc.dbf» créé dans le répertoire d application de chaque poste client. Vous pouvez si nécessaire le copier dans le répertoire d application d un autre poste client (vérifiez alors si le nom sur disque reste utilisable à partir du nouveau poste). * Format standard de l interface plan comptable : Vous trouverez ci-dessous le dessin d enregistrement des comptes à importer, au format standard de l interface. 151

152 Champ Type Obl/Fac Remarques dossier c (3) O compte c (10) O cadré à gauche si moins de 10 c intitule c (40) O mot c (10) F mot directeur pour tri alphabétique (par défaut : début intitulé) aux c (12) O GENERAL ou un type de compte valide pour le dossier traité let c (1) O N(on), M(ontant), P(ièce), L(es deux) Les codes 1,2,3,4 sont respectivement équivalents mais ne sont pris en compte que lors d une création de compte (et ignorés en cas de modification, pour éviter d écraser une éventuelle modification manuelle) glob c (1) O N(on), O(ui), C(ode) codedi c (2) F code libre pagina c (2) O UN, PL(usieurs), PR(emier), DE(rnier) tiersint n (1,0) O 1 si compte de tiers interne, 0 sinon observ c (254) F section c (10) F section analytique par défaut section1 c (10) F section 1 de répartition avec son pourcentage d affectation (le total des % section1_p n (6,2) F renseignés doit être égal à 100) section2 c (10) F section 2 // section2_p n (6,2) F section3 c (10) F section 3 // section3_p n (6,2) F section4 c (10) F section 4 // section4_p n (6,2) F section5 c (10) F section 5 // 152

153 Champ Type Obl/Fac Remarques section5_p n (6,2) F section6 c (10) F section 6 // section6_p n (6,2) F section7 c (10) F section 7 // section7_p n (6,2) F section8 c (10) F section 8 // section8_p n (6,2) F proch_let c (2) F pour imposer le prochain code lettrage à utiliser ct_sens c (3) F contrôle de sens pour journaux autres que ceux définis ci-dessous : DBO(lig), CRO(blig), DBC(onfirm), CRC(onfirm), INT(erdit), SAN(s) ct_j1 c (4) F journal pour lequel le contrôle de sens suivant est donné ct_sens_j1 c (3) F contrôle de sens pour ct_j1 suivant même codification que ct_sens ct_j2 c (4) F // ct_sens_j2 c (3) F // ct_j3 c (4) F // ct_sens_j3 c (3) F // ct_j4 c (4) F // ct_sens_j4 c (3) F // ven_j1 c (4) F journal pour lequel les 3 comptes de ventilation suivants sont donnés ven_j1_c1 c (10) F 1er compte de ventilation pour ven_j1 ven_j1_c2 c (10) F 2ème // ven_j1_c3 c (10) F 3ème // ven_j2 c (4) F idem pour un 2ème journal 153

154 Champ Type Obl/Fac Remarques ven_j2_c1 ven_j2_c2 ven_j2_c3 c (10) F c (10) F c (10) F taux n (6,2) F taux de taxe à contrôler budget n (12,0)F (inutilisé) budget_dc c (1) F sens du budget si budget renseigné (D/C) (inutilisé) F devise c (3) F doit exister dans la table des devises langue c (2) O FR(ançais), AN(glais), ES(pagnol), IT(alien), AL(lemand), AU(tre) optrel n (1,0) O 1 si compte à relancer, 0 sinonles codes 6 et 5 sont respectivement équivalents mais ne sont pris en compte que lors d une création de compte (et ignorés en cas de modification, pour éviter d écraser une éventuelle modification manuelle) regmod c (2) F mode de règlement regnbj n (3,0) F conditions de règlement : nombre de jours regjou n (2,0) F // : jour d échéance risque n (8,0) F montant du risque bq_dom_1 c (24) F domiciliation 1 en clair bq_iban_1 c (4) F code IBAN bq_bque_1 c (5) F banque bq_guich_1 c (5) F guichet bq_cpte_1 c (11) F compte bq_clef_1 c (2) F clef Rib bq_reft_1 c (10) F référence tiré bq_dom_2 c (24) F domiciliation 2 (idem) bq_iban_2 c (4) F 154

155 Champ Type Obl/Fac Remarques bq_bque_2 c (5) F bq_guich_2 c (5) F bq_cpte_2 c (11) F bq_clef_2 c (2) F bq_reft_2 c (10) F bq_dom_3 c (24) F domiciliation 3 (idem) bq_iban_3 c (4) F bq_bque_3 c (5) F bq_guich_3 c (5) F bq_cpte_3 c (11) F bq_clef_3 c (2) F bq_reft_3 c (10) F releve n (1,0) O 1 si relevé à établir, 0 sinon adr1 c (40) F adresse 1 adr2 c (40) F adresse 2 cpostal c (7) F code postal (cadré à gauche si moins de 7 c) burdis c (32) F bureau distributeur tel c (20) F téléphone fax c (20) F fax contact c (20) F nom personne à contacter siren c (9) F n siren etab c (5) F établissement (n siret) ape c (4) F code ape nocee c (13) F n CEE 155

156 NB : la mention obligatoire s entend pour une création de compte ; pour une modification, seuls sont obligatoires les champs dossier et compte, les autres champs ne sont à renseigner que s ils doivent être modifiés. Le champ devise et tous les champs suivants concernent les comptes auxiliaires (type de compte non GENERAL). Les champs numériques avec décimales doivent comporter un point comme séparateur décimal ; la longueur de champ indiquée ci-dessus inclut le séparateur décimal. En modification, certains champs non obligatoires peuvent être remis à blanc ; il suffit pour cela de les remplir avec le caractère / (barre de fraction) sur toute la longueur du champ ; exemple : pour remettre à blanc le code édition, renseigner celui-ci avec //. Les champs qui peuvent être ainsi effacés sont les suivants : Code édition Observations Contrôle de sens par journal (demander l effacement du journal seulement) Contrôle de ventilation (idem) Devise Domiciliation et Rib (demander l effacement de la domiciliation en clair seulement) Adresse 1 Adresse 2 Code postal Bureau distributeur Téléphone Fax Contact Siren, établissement, code ape N CEE Les sections analytiques ne peuvent pas être effacées mais peuvent être remises à la valeur NEANT. Pour plus d informations sur les données du plan comptable et leur contenu possible, consultez l aide de la gestion du plan comptable. Aucune suppression de compte n est possible avec cette fonction. Si le fichier est à lire sur le réseau : Le fichier ascii peut être de format SDF (champs de longueur fixe) ou DELIMITED. Le nom et l emplacement du fichier sont libres. Si les données sont à lire dans une table de la base de données : Le nom de la table est libre. La clef primaire (obligatoire) est : Dossier + Compte (la table des mises à jour à importer ne peut donc contenir qu un seul enregistrement de mise à jour pour un même compte). Autres formats d interface : Si une application crée des comptes dans un format imposé, non modifiable, que vous souhaitez importer, consultez votre distributeur : il étudiera la possibilité d intégrer ce format dans la fonction d importation. 156

157 3.8.2 Importer : Ecritures Cette fonction permet d injecter dans un dossier comptable des écritures créées par une autre application (exemple : une gestion commerciale, un logiciel de paie). Cette application doit créer les écritures selon le format standard d interface écritures. Il est également possible d importer des écritures créées au format de l ancien produit, mais cela réduit les possibilités offertes par le format standard. Ces données sont facultatives. Si vous les renseignez, elles seront utilisées pour compléter toutes les lignes créées et pour lesquelles ces données n ont pas été renseignées. Folio : si le code folio n a pas été renseigné par l application qui a créé le fichier interface, il peut être intéressant de le renseigner ici, de façon à pouvoir distinguer ultérieurement, à l'intérieur d'un même journal et d'un même mois, n'importe quel ensemble d écritures importées à un moment donné. Certains codes folios sont réservés au logiciel et ne doivent pas être utilisés (exemple : folio «ZZZZ» réservé aux écritures des comptes collectifs). Si vous tentez de les utiliser, vous obtiendrez un message d anomalie. Le bouton <Jour> vous permet de renseigner le code folio avec le quantième du jour. Cela vous offre un moyen facile de distinguer les écritures importées en plusieurs fois dans un même journal. Importé par : l opérateur qui effectue l importation peut rappeler ici ses initiales, dans le but de repérer ultérieurement les opérations effectuées par les différents intervenants possibles sur un même dossier. Les dernières initiales utilisées sont rappelées. Si vous traitez un fichier interface pour la première fois, utilisez le bouton de commande <Définir un nouveau fichier interface> pour le décrire et lui attribuer un nom. Vous ouvrirez alors la fenêtre de définition d un nouveau fichier interface. Si vous traitez un fichier interface précédemment défini, sélectionnez son nom dans la liste de choix proposée. Si vous n utilisez plus un fichier interface que vous avez précédemment défini, ou si vous l avez défini par erreur, sélectionnez-le et utilisez le bouton de commande <Supprimer cette définition de fichier>. 157

158 Cliquez ensuite sur <OK> pour lancer le traitement d importation. (Si vous souhaitez obtenir l édition de contrôle en aperçu plutôt qu à l imprimante, cliquez à droite). En début de traitement, le système vous propose de convertir la page de code du fichier à importer (Exemple : si le fichier a été créé par une application Dos) ; si vous n utilisez jamais cette possibilité de conversion, vous pouvez supprimer cette question en modifiant l option générale correspondante. Première phase : Les données sont contrôlées : syntaxe, totaux par journal, contrôles que vous avez vousmême paramètrés (exemple : utilisation d un compte dans un journal, sens d utilisation, etc...). Si des anomalies sont détectées, une liste est imprimée ; elle peut comporter aussi bien des messages d alerte (terminés par un point d interrogation) que des messages bloquants. Si elle ne comporte que des messages d alerte, vous pouvez choisir de continuer le traitement après vérification. Si plus de 100 anomalies ont été détectées, un message vous en informe avant impression afin que vous puissiez éventuellement limiter l impression au nombre de pages voulues en utilisant la boite de dialogue Imprimer qui vous est alors proposée. Si des anomalies bloquantes ont été détectées, ou si vous décidez d interrompre le traitement en raison des messages d alerte, un tableau est imprimé, qui comporte pour chaque journal traité et en totalisation, le nombre de lignes lues, les montants débit et crédit lus (c est-à-dire avant toute conversion éventuelle), et un message éventuel s il existe des anomalies de montants. Un déséquilibre dans un journal sera traité selon l option Partie simple ou double que vous avez prise dans le descriptif du dossier. Cependant, si les écritures importées comportent des montants en devise à convertir, un déséquilibre sera dans tous les cas refusé car il risquerait de fausser le calcul d arrondi automatique. Si vous tentez d importer des écritures dont la date appartient à une période déjà arrêtée : par défaut, l anomalie sera bloquante ; si vous ne souhaitez pas qu elle le soit, vous pouvez modifier l option générale correspondante. Si des anomalies empêchent l importation, vous devez corriger votre fichier interface. Vous pouvez pour cela utiliser la fonction : Gestion d un fichier interface écritures. Si aucune anomalie bloquante n est détectée, un tableau de totaux plus complet est imprimé, qui comporte, pour chaque journal et en totalisation, le nombre de lignes lues, les montants débit et crédit lus (c est-à-dire avant toute conversion), les montants débit et crédit après conversion éventuelle (c est-à-dire tous exprimés dans la monnaie du dossier), et les montants débit et crédit d arrondis qui seront automatiquement générés pour compenser les déséquilibres de conversion. Deuxième phase : Si aucune anomalie bloquante n est détectée, la création des écritures vous est proposée et vous pouvez confirmer ou interrompre le traitement. Si vous confirmez, les écritures sont créées ; elles sont éventuellement complétées suivant les options que vous avez choisies dans la définition des journaux utilisées (n de pièce interne, échéance, etc...). Attention : si vous importez des écritures dans un journal avec attribution automatique du n de pièce, veillez à ce que toutes les lignes d une même écriture soient fournies ensemble, les unes à la suite des autres ; en effet, l incrémentation du n de pièce se fait lorsque l égalité débit/crédit est détectée, ce qui donnerait des résultats aléatoires si les lignes des différentes écritures étaient lues dans le désordre. 158

159 Enfin, notez que si vous demandez une numérotation automatique en même temps qu une conversion de montants en devise, les éventuelles lignes d arrondis de conversion étant générées globalement par journal, elles ne comporteront pas de n de pièce. Si des arrondis de conversion doivent être générés automatiquement, ils seront passés en fin de traitement, aux comptes pour différence de change que vous avez paramètré dans le descriptif du dossier, et globalement pour chaque journal concerné. Le nombre de lignes créées, les montants débit et crédit créés, ainsi que les montants débit et crédit de lettrage éventuels, sont affichés. Si le traitement se termine correctement, le fichier interface est soit supprimé (s il s agit d un fichier texte) soit vidé (s il s agit d une table de la base de données). Pour plus d informations sur ces notions, voir : Interface standard écritures. Notes : Si vous importez des écritures dans un journal pour lequel vous avez demandé un enchaînement avec un lettrage automatique, ce dernier n est pas appelé automatiquement lorsque l importation se termine. Vous pouvez le lancer vous-même, les comptes mouvementés par la dernière importation étant repérés pour être retrouvés rapidement. Il existe également une fonction d importation en mode «batch» qui peut être intégrée à une application spécifique, et qui permet de déclencher des importations d écritures automatiquement sans qu il soit nécessaire de passer par le menu du logiciel comptable. Le cas échéant, consultez votre distributeur. Définition d un nouveau fichier interface Cette fenêtre s ouvre si vous cliquez sur le bouton <Définir un nouveau fichier interface> à partir de la fonction d importation d écritures. Elle vous permet de décrire chaque type de fichier interface que vous utilisez pour la première fois, et d en mémoriser la définition afin de pouvoir la réutiliser plus facilement ultérieurement. Partie 1 Nom : chaque fichier interface traité par cette fonction doit être décrit en utilisant les données de la «fenêtre de définition d un fichier interface». Chaque fichier doit recevoir un nom, qui permettra de le repérer facilement lors des prochains appels de cette fonction. Choisissez un nom significatif (exemples : factures, paie, charges...) de 20 caractères maximum. Un nom existant déjà sera refusé (vous pouvez visualiser les noms déjà attribués). Emplacement : cochez ici l emplacement des informations à importer : Réseau : informations à lire dans un fichier texte dont le chemin sera donné dans l environnement réseau Base de données : informations à lire dans une table de la base de données (sera généralement utilisé dans le cas de base distante sur système autre que Windows, pour éviter un transfert préalable). Cette information est désactivée dans le cas de certains formats d enregistrement (exemple : ancien format), qui ne peuvent exister que sur le réseau. 159

160 Partie 2 Format de l enregistrement : vous devez obligatoirement indiquer le format d enregistrement du fichier interface en cours de définition ; la liste de choix vous propose : Standard C/S : format standard de l interface écritures Ancien format séquentiel : format de l ancien produit, fichier séquentiel (sans retour de chariot) Ancien format ascii : format de l ancien produit, fichier ascii (avec retour de chariot) SAGE Ligne 100 : fichier texte (un champ par enreg) issu du logiciel SAGE «Gestion commerciale Ligne 100 version 10.0» SAGE Paie 500 : fichier texte issu du logiciel de paie SAGE 500 SAGE Paie : fichier texte issu du logiciel de paie SAGE (autres que 500) Autre : si vous avez demandé l adaptation de l importation à un format spécifique, une autre possibilité de réponse peut vous être proposée ici. Les informations suivantes peuvent être activées ou désactivées en fonction de la réponse que vous donnez ici. Format fichier : cochez ici le format du fichier à importer : SDF (System Data Format, format de données système) : fichier texte ASCII dans lequel les enregistrements ont une longueur fixe. Les champs ne sont pas délimités. Délimité : fichier texte ASCII avec champs délimités. La virgule est le séparateur de champ par défaut. Comme les données caractères peuvent comporter des virgules, les champs caractères sont de plus séparés par des guillemets doubles. Cette information n est demandée que dans le cas de fichier interface standard situé sur le réseau. Nom du fichier de lettrage : si les écritures à importer sont à lettrer avec des écritures existantes, indiquez ici le nom sur disque du fichier de demande de lettrage, selon la même syntaxe que pour le fichier interface : Si le fichier interface est un fichier texte sur le réseau, indiquez le chemin complet (le bouton ouvre une boite de recherche de fichier). S il s agit d une table de la base de données, indiquez uniquement le nom de la table, sans autre précision. Attention, saisissez ce nom avec soin, un nom erroné pouvant entraîner une erreur grave avec sortie de l application. Cette information est désactivée dans le cas de certains formats d enregistrement (exemple : ancien format), qui ne peuvent comporter de demande de lettrage. Nom sur disque : indiquez ici le nom sur disque du fichier interface : S il s agit d un fichier texte sur le réseau, indiquez son chemin complet (le bouton ouvre une boite de recherche de fichier). S il s agit d une table de la base de données, indiquez uniquement le nom de la table, sans autre précision. Attention, saisissez ce nom avec soin, un nom erroné pouvant entraîner une erreur grave avec sortie de l application. 160

161 Cliquez ensuite sur <OK> pour enregistrer votre définition, ou sur <Annuler> pour ignorer votre saisie et revenir à la fonction principale. Notes : Pour plus d informations sur le contenu de l interface et les possibilités de la fonction d importation, consultez le format standard de l interface écritures. Toutes les définitions de fichiers d écritures à importer sont conservées dans le fichier «ic2inte.dbf» créé dans le répertoire d application de chaque poste client. Vous pouvez si nécessaire le copier dans le répertoire d application d un autre poste client (vérifiez alors si le nom sur disque reste utilisable à partir du nouveau poste). 161

162 Needlecompta - 4 Menu Gestion 162

163 4.1 Edition des relevés et traites Cette fonction édite des relevés et/ou des traites à partir des comptes clients, pour la période que vous choisissez (généralement un mois complet, mais vous pouvez traiter n importe quelle autre période, de quelques jours ou de plusieurs mois). Les différentes présentations : Vous disposez des possibilités suivantes : Relevé avec traite Relevé seul (sans traite) Traite seule (sans relevé) En ce qui concerne les traites, il est recommandé de choisir entre le relevé avec traite, et la traite seule, pour l ensemble des clients à traiter. En effet, si vous voulez utiliser les 2 présentations, vous devrez prévoir un paramétrage complémentaire qui permettra de distinguer les clients correspondant à chacune des présentations (à l aide d un code édition, d un code opération, etc...). Lorsque vous lancez l édition, vous devez indiquer le format d impression à utiliser, que vous aurez défini vous-même à l aide de la fonction : Définition des formats d édition. Les écritures traitées : le format d impression que vous choisissez pour une édition détermine les écritures qui vont être prises en compte dans cette édition : les formats incluant une traite (relevé avec traite, ou traite seule) impliquent le traitement de toutes les écritures payables par traite les formats sans traite (relevé seul) impliquent le traitement de toutes les écritures payables par un mode autre que traite La distinction des écritures payables par traite ou par mode autre est faite automatiquement d après les codes opération que vous avez indiqués dans le paramétrage des remises d effets, préalablement à toute édition de relevé & traite. Même si vous n utilisez pas le module de remise d effets, vous devez exécuter cette fonction pour indiquer les codes règlement correspondant à tous les types de traites que vous utilisez (cadre : Codes opération des LC). Cette sélection automatique ne peut pas être désactivée. D autre part : lorsque vous lancez l édition avec un format incluant un relevé (relevé avec traite, ou relevé seul), seuls les comptes pour lesquels l option : Relevé a été cochée dans le plan comptable sont traités. Contenu d un relevé : par défaut (sauf sélection contraire de votre part), un relevé (et/ou une traite) sont établis pour toutes les écritures non lettrées d un compte, datées de la période traitée, payables à la même date d échéance et par le même mode de règlement prévu, et dont le mode de règlement prévu correspond au format d impression que vous utilisez ; cela implique les règles suivantes : Si un compte client comporte sur la période traitée des factures d échéances différentes, un relevé (et/ou une traite) seront établis pour chaque échéance. Si un compte client comporte des factures payables par des modes de règlement différents, un relevé (et/ou une traite) seront établis pour chaque mode de règlement. 163

164 Si un compte client comporte des factures payables par traite et d autres payables par un mode autre que traite, les factures payables par traite donneront lieu à l édition d un relevé (et/ou d une traite), et les factures payables par un mode autre donneront lieu à l édition d un relevé seul. Si vous voulez que les montants créditeurs non lettrés apparaissent sur le même relevé que les factures, il est indispensable de leur avoir attribué la même date d échéance et le même mode de règlement, faute de quoi ils apparaîtront sur un relevé distinct. Traite imprimée et traite magnétique : si vous utilisez un format incluant une traite (relevé avec traite ou traite seule), le logiciel sélectionne automatiquement les écritures dont le code opération correspond à une traite, c est-à-dire à un des codes opération que vous avez indiqués dans le paramétrage des remises d effets (voir ci-dessus). Si le code opération des écritures d un relevé (et/ou d une traite) correspond à une LCR papier ou à une LC classique, la traite sera imprimée ; s il correspond à une LCR magnétique, c est une écriture qui sera créée et non pas une traite imprimée (en cas de relevé avec traite, le relevé sera imprimé avec une traite annulée ; en cas de traite seule, elle ne sera pas imprimée). L écriture créée créditera le compte client et débitera le compte de contrepartie paramétré (normalement : un compte d effets à recevoir), à partir duquel la LCR magnétique pourra ensuite être remise en banque en temps voulu à l aide des fonctions du module : Remise d effets. Monnaie de présentation des relevés & traites : chaque édition demandée dans une monnaie donnée ne traitera que les clients ayant demandé à recevoir des relevés & traites dans cette monnaie (voir le code devise du plan comptable) ; si un client n a pas fait de demande particulière (c est-à-dire si ce code a été laissé à espace), le relevé sera établi dans la monnaie du dossier, lorsque vous lancerez l édition dans cette monnaie. Si vous éditez des relevés dans différentes monnaies, vous devez donc lancer l édition successivement pour chaque monnaie traitée. A la fin de chaque édition, un message vous informe des différentes monnaies dans lesquelles des relevés & traites sont à établir. Cas particulier : traite de montant créditeur, nul, ou débiteur mais inférieur au montant minimum d une traite : Lorsque vous lancez une édition de traite (relevé avec traite, ou traite seule), si le montant calculé de la traite est créditeur, ou nul, ou débiteur mais inférieur au montant minimum d une traite, aucune traite n est créée. S il s agit d une édition incluant un relevé, le relevé sera imprimé avec une mention explicative et la traite sera annulée ; s il s agit d une édition de traite seule, la traite ne sera ni imprimée, ni créée. Il est dans ce cas nécessaire de modifier le code règlement des factures prises en compte dans la traite, afin de ne pas leur conserver le code règlement par traite ; en effet, dans les traitements ultérieurs, ces factures ne devront plus être considérées comme payables par traite (exemple : lors d une édition de relances, ces factures ne devront pas donner lieu à la réclamation d une traite). Le code règlement sera donc automatiquement remis à espace après édition réelle (et non pas en cas de demande d aperçu). Exemple de demandes d éditions : Un seul format d impression et une seule monnaie étant traités par édition, vous devrez éventuellement lancer l édition plusieurs fois de manière à traiter tous les cas que votre comptabilité client comporte, c est-à-dire, par exemple : 164

165 Dans la monnaie du dossier, lancez : une édition pour les factures payables par traite (format d impression : relevé avec traite, ou traite seule) Þ si un message vous informe que des écritures de LCR magnétiques ont été générées, vous devez les valider (se référer à la validation des LCR magnétiques). Þ si le logiciel vous a informé, en fin d édition, qu il existe des clients à traiter dans une autre monnaie, relancez l édition pour chacune des monnaies non encore traitées. une édition pour les factures payables par un mode autre (format d impression : relevé seul) Þ si le logiciel vous informe, en fin d édition, qu il existe des clients à traiter dans une autre monnaie, relancez l édition pour chacune des monnaies non encore traitées. Partie 1 Monnaie des relevés & traites à éditer : chaque édition de relevé & traite ne peut être effectuée que pour une seule monnaie à la fois (ce qui est rendu obligatoire par le fait qu il est possible d utiliser des documents pré imprimés portant mention d une monnaie). Vous devez donc indiquer ici la monnaie à traiter dans l édition en cours. Vous pouvez demander n importe quelle monnaie valide. Le logiciel ne traitera que les clients ayant demandé à recevoir des relevés & traites dans la monnaie choisie ici (voir le code devise du plan comptable) ; si ce code a été laissé à espace pour un client, il sera considéré comme acceptant les relevés dans la monnaie du dossier. Lorsque vous lancez l édition des relevés & traites, un message vous rappelle la présentation et la monnaie que vous êtes sur le point de traiter, ce qui vous permet, en cas d utilisation de documents pré imprimés, de vérifier que vous avez bien installé sur votre imprimante les imprimés voulus. Le relevé (si vous en éditez un) indique dans tous les cas : Les montants des factures tels qu ils ont été saisis initialement, dans la monnaie de saisie. Le montant réglé correspondant, dans la monnaie que vous avez indiquée ici. A la fin de chaque édition, un message vous informe des différentes monnaies dans lesquelles des relevés & traites sont à établir. Type de compte : vous devez obligatoirement indiquer le type de compte pour lequel vous voulez éditer des relevés & traites. Vous pouvez traiter des comptes généraux tels que des comptes de tiers ; dans ce cas, vous devrez obligatoirement préciser une sélection de comptes. 165

166 Partie 2 : Sélection Sélection de comptes : vous pouvez limiter l édition à certains comptes, à l intérieur du type de comptes que vous avez choisi (voir comment visualiser le plan comptable). Si vous n indiquez aucun compte, tous les comptes appartenant au type choisi, et comportant des mouvements significatifs sur la période traitée, seront édités. Si vous ne renseignez que le début, le traitement ne prendra en compte que les comptes correspondant au critère de début. Si vous ne renseignez que la fin, le traitement commencera au premier compte du type choisi et se terminera au dernier compte correspondant au critère de fin. Il est recommandé d utiliser cette sélection toutes les fois que cela vous est possible, vous pouvez ainsi diminuer les temps de traitement de façon sensible, surtout si vous traitez des volumes d écritures importants. Période à traiter : indiquez ici la période à traiter (indication obligatoire). Vous pouvez indiquer n importe quelle période de n importe quel exercice en ligne ; seules les écritures non lettrées de la période choisies seront prises en compte. Si vous traitez un mois complet, après avoir indiqué la date de début, vous pouvez double-cliquer sur la date de fin (ou presser F4), pour que la date de fin de mois soit automatiquement renseignée. La date de fin sera utilisée pour dater les relevés et les traites. Si vous avez demandé la génération d écritures, lorsque vous quittez la date de fin de période, elle est automatiquement proposée en date d écriture. La période traitée figurera dans le titre du relevé, sous la forme du nom du mois si vous traitez un mois complet, ou des dates de début et fin si vous traitez une période autre. Sélection sur codes édition : vous pouvez sélectionner les comptes qui correspondent à un ou plusieurs codes édition (maximum : 3). Le code édition est une donnée que vous pouvez attribuer à un compte au moyen de la fonction : Gestion du plan comptable. Un code édition laissé à espace est ignoré. Vous ne pouvez donc pas sélectionner les comptes dont le code édition est à espace. Le code édition est toujours en majuscules. Sélection sur journal : cette sélection facultative permet de ne traiter que les écritures d un seul journal (exemple : journal des ventes). Par défaut, les écritures de tous les journaux, sauf des journaux dits de situation, seront traitées. Sélection sur codes opération : le code opération est une donnée que vous pouvez attribuer à une écriture au moyen de la fonction : Saisie d écritures. Dans le cas de factures clients, ce code permet d indiquer quel mode est prévu pour le règlement de cette facture. Une 1ère sélection sur le code opération est systématiquement opérée par le logiciel selon que l édition inclut une traite (relevé avec traite ou traite seule) ou non (relevé seul pour modes de règlement autres) ; pour plus de détails, voir quelles sont les écritures traitées. Cette 1ère sélection est obligatoire et il n est pas possible de la désactiver. Toutefois, à l intérieur des codes que cette 1ère sélection prend en compte, vous avez la possibilité de limiter la sélection à certains codes opérations (maximum : 4). Si par exemple les codes opération que vous avez paramétrés comme correspondant à des traites, sont les codes LM (LCR magnétique) LP (LCR papier acceptée) et LN (LCR papier non acceptée) : pour une édition incluant une traite, par défaut, le logiciel sélectionnera automatiquement ces 3 codes ; la sélection sur code opération vous donne la possibilité de limiter le traitement par exemple au code LM. Une facture dont le code opération est à espace sera systématiquement considérée comme payable autrement que par traite, et vous ne pouvez pas intervenir sur cette sélection. Le code opération est toujours en majuscules. 166

167 Partie 3 : Edition Format d impression à utiliser : indiquez ici le format d impression qui doit être utilisé pour cette édition. Cette indication est obligatoire. Il s agit d un fichier que vous aurez préalablement défini au moyen de la fonction : définition des formats d édition et dont le nom commence obligatoirement par les 4 caractères «fir_». Le bouton ouvre une boite de recherche de fichier. Le format d impression que vous choisissez pour une édition détermine les écritures qui vont être prises en compte dans cette édition : les formats incluant une traite (relevé avec traite, ou traite seule) impliquent le traitement de toutes les écritures payables par traite les formats sans traite (relevé seul) impliquent le traitement de toutes les écritures payables par un mode autre que traite Numéro d ordre : si vous renseignez cette zone avec une valeur autre que zéro, un numéro de relevé sera attribué aux relevés et aux traites ; il sera ainsi constitué : année (2 chiffres) mois (2 chiffres) n ordre (4 chiffres, attribué à partir du n indiqué ici) Ce numéro sera imprimé sur les relevés (sous le titre «Relevé de compte») ainsi que sur les traites (dans la zone «Référence tireur, précédé du n de compte). En cas de création de LCR magnétiques, il sera également conservé en tant que n de pièce externe. Le dernier n utilisé sera mémorisé et proposé par défaut lors de la prochaine demande d édition. Une traite par facture : lorsque vous éditez des traites seules (sans relevé), ces dernières sont normalement établies en regroupant sur une même traite toutes les factures d un même client, de même échéance et de même mode de règlement. Si vous souhaitez plutôt établir une traite par facture, cochez cette case. Vous ne pouvez pas choisir cette option si vous avez indiqué un format d impression correspondant à un relevé sans traite. D autre part, si vous la choisissez alors que vous avez indiqué un format d impression correspondant à un relevé avec traite, une confirmation vous est demandée car il semble sans intérêt d imprimer une seule facture par relevé. NOTE : cette option et l option précédente Pas de relevé si une seule facture, ne peuvent pas être cochées en même temps. Pas de relevé si une seule facture : vous pouvez supprimer l impression du relevé dans le cas où celui-ci ne comporte qu une seule facture ; cochez alors cette case. Si vous choisissez cette option alors que vous avez indiqué un format d impression correspondant à une traite seule, une confirmation vous est demandée. NOTE : cette option et l option suivante Une traite par facture, ne peuvent pas être cochées en même temps. Montant minimum d une traite : indiquez obligatoirement ici le montant minimum d une traite, au-dessous duquel vous ne voulez pas qu une traite (papier ou magnétique) soit créée. S il s agit d une édition incluant un relevé, le relevé sera imprimé avec une mention indiquant que vous n émettez pas de traite pour ce montant et la traite sera annulée ; s il s agit d une édition de traite seule, la traite ne sera ni imprimée, ni créée. Le code opération des factures prises en compte dans le calcul de la traite sera remis à espace, afin que dans les traitements ultérieurs (tels que les relances), ces factures ne soient plus considérées comme étant payables par traite. 167

168 4 ème partie : Ecritures (LCR magnétiques) Date d écriture : si vous voulez que ce traitement génère des écritures de LCR magnétiques, indiquez ici la date de ces écritures. La date du traitement précédent est rappelée lors de l affichage initial ; puis, lorsque vous modifiez la date de fin de période, cette dernière est proposée automatiquement en date d écriture ; vous pouvez également la renseigner avec la date du jour en double-cliquant (ou en pressant F4). Cette date ne doit être indiquée que si vous voulez que des écritures soient générées automatiquement pour les LCR magnétiques ; si vous la renseignez, vous devez aussi renseigner les informations suivantes du même cadre (code opération, journal, compte de contrepartie). En fin de traitement, un message vous indiquera si des écritures ont été créées ou non. Cette date doit obligatoirement correspondre à l'exercice en cours. Quelle que soit la période que vous voulez éditer, soyez donc toujours positionné sur l'exercice sur lequel les écritures de LCR seront à générer. Journal des écritures générées : indiquez ici le code journal qui devra être attribué aux écritures générées par le traitement en cours (indication obligatoire si vous demandez la création d écritures de LCR magnétiques). Contrepartie : indiquez ici le compte de contrepartie qui devra être utilisé pour générer la contrepartie des écritures de LCR magnétiques à raison d'une ligne par LCR magnétique passée au crédit des comptes clients traités (indication obligatoire si vous avez demandé la création d écritures de LCR magnétiques). Il s agira normalement d un compte de type Effets à recevoir, à partir duquel vous pourrez gérer les remises d effets en banque. Cliquez ensuite sur <Imprimer> pour lancer le traitement. (Si vous souhaitez obtenir l édition en aperçu plutôt qu à l imprimante, cliquez à droite). En fin de traitement : Si tout s est exécuté correctement, un message vous le confirme. Il vous informe également si des écritures de LCR magnétiques ont été créées ou non par le traitement. Si c est le cas, il vous appartient de valider ces écritures. La validation doit être lancée pour chaque édition de relevés & traites qui a généré des LCR magnétiques, à partir du même poste et avant toute autre édition de relevés & traites. Si vous devez éditer des relevés & traites en plusieurs monnaies différentes, un dernier message vous rappelle quelles sont les monnaies qui doivent être traitées. 168

169 Notes : Si vous lancez plusieurs fois la même édition de relevés & traites, certains comptes clients peuvent ne pas être traités de la même façon ; en effet : Après une impression réelle (et non pas en cas de demande d aperçu) : lorsque le montant d une traite est créditeur, nul, ou débiteur mais inférieur au montant minimum, le code règlement par traite est effacé dans les factures prises en compte (voir ci-dessus) ; elles ne seraient donc pas reprises en compte dans une 2ème édition. Après validation des LCR magnétiques : les factures payables par LCR magnétiques sont lettrées et ne seraient pas reprises en compte dans une 2ème édition. Validation des LCR magnétiques Cette fonction valide les écritures de LCR magnétiques créées par l édition des relevés & traites. Cette édition se termine en vous indiquant si des écritures ont été créées ; si c est le cas, vous devez les valider à partir du même poste que l édition ; si aucune écriture n a été créée, il est inutile de lancer cette fonction. Elle doit obligatoirement être appelée à partir du même poste que l édition. La fonction de validation procède aux opérations suivantes : Création des écritures comptables de LCR magnétiques (crédit du compte client, débit du compte de contrepartie paramétré) ; ces écritures sont repérées par le code folio «WWWW». Si vous avez demandé la numérotation, le n est mémorisé dans la zone pièce externe. Lettrage des écritures de LCR magnétiques avec les factures réglées (et avec toutes lignes prises en compte dans le relevé et/ou la traite). Validez les LCR magnétiques créées par une édition de relevés & traites dés que vous êtes certain qu elle est complète et correcte, et obligatoirement avant la prochaine édition de relevés & traites ; si vous tentiez de lancer une autre édition sans avoir validé les LCR magnétiques créées par un traitement précédent, un message vous en informerait et vous pourriez alors procéder à la validation. Ne changez pas l exercice courant entre l édition et la validation. Notes : La création des écritures automatiques de LCR magnétiques utilise la fonction d importation d écritures ; la fenêtre de cette fonction apparaît donc sur votre écran (mais les paramètres n en sont pas modifiables car ils sont tous définis de façon automatique). Un tableau de totaux de contrôle est imprimé, comme lors de toute importation ; lancez la validation avec un clic droit si vous souhaitez obtenir ce tableau en aperçu. 169

170 Relevés clients : Définition d un format d impression Cette fonction vous permet de définir les formats que vous voulez obtenir avec l édition des relevés & traites. Vous devez obligatoirement définir au moins un format avant de pouvoir utiliser la fonction d édition. Plusieurs modèles standards sont fournis avec le logiciel. Ils correspondent aux principales présentations que vous pouvez obtenir avec l édition des relevés & traites. Ils ne sont pas directement modifiables. Lorsque vous créez un format, vous devez choisir le modèle qui correspond à ce que vous voulez créer, et vous pouvez ensuite apporter les modifications voulues. Par la suite, vous pourrez créer des nouveaux formats à partir de vos propres formats existants. Pour commencer, répondez à la question suivante : Que voulez-vous faire? Indiquez ici si vous voulez : créer un nouveau format : une boite de dialogue s ouvre alors et vous demande d attribuer un nom à votre nouveau format : c est le nom sous lequel il sera enregistré sur disque, et que vous utiliserez lors d une édition de relevés pour indiquer quel format vous voulez éditer ; ce nom doit obligatoirement commencer par les 4 caractères «fir_» (comme Format d Impression de Relevé) ; complétez-le avec une expression suffisamment significative pour retrouver facilement le format voulu par la suite (exemple : fir_relevé_traite, fir_traite_seule, etc...). N indiquez pas d extension, l extension.frx est obligatoire et sera automatiquement ajoutée. 170

171 modifier un format que vous avez précédemment créé ou supprimer un format existant et inutilisé : une boite de dialogue s ouvre alors et vous demande d indiquer dans quel répertoire se trouve le format voulu. NOTES : Vous ne pouvez pas modifier ou supprimer un modèle standard. Chacun de vos formats est créé sur disque en 2 fichiers du même nom, l un avec l extension.frx, l autre avec l extension.frt. Puis, si vous avez demandé la suppression d un format existant: Sélectionner le format à supprimer. Après confirmation, le format sélectionné est supprimé. Si vous voulez modifier un format existant : Sélectionner le format à modifier. Vous obtenez alors les paramètres du format, que vous pouvez modifier. Paramètres d un format d édition : Cette fenêtre apparaît lorsque vous créez un nouveau format ou lorsque vous modifiez un format existant. Le nom complet du format traité est rappelé en titre. Les paramètres suivants doivent être renseignés : Mode de règlement : vous devez choisir entre : Traite ou Sans. Attention : c est ce paramètre qui détermine si votre édition inclura une traite ou non (et donc si ce sont les factures payables par traite qui seront prises en compte, ou les factures payables par un mode autre), et non pas le fait de faire figurer ou non une traite sur le modèle d état. Lors d une création, le mode de règlement correspondant au modèle standard que vous avez choisi est proposé par défaut. Le mode Traite doit être choisi lorsque vous voulez émettre des traites, même si ces dernières sont magnétiques (et donc non imprimées). Le mode Sans doit être choisi lorsque vous souhaitez éditer un relevé pour des factures payables par un mode autre, et donc ne pas émettre de traite. En-tête : cochez cette case pour que le document d en-tête que vous avez spécifié dans le descriptif du dossier soit utilisé pour les avis de règlements. Si vous utilisez un imprimé qui comporte vos coordonnées, ne cochez pas cette option. Cette option vous évite d avoir à supprimer, dans la maquette, l objet en-tête. Le bouton <Maquette> vous permet de visualiser et modifier le format en cours de traitement. 171

172 Si vous créez un nouveau format : Que voulez-vous utiliser comme modèle? Lorsque vous créez un nouveau format, il est indispensable de procéder à partir d un modèle ; vous avez le choix entre : un modèle standard fourni avec le logiciel : il existe un modèle standard des principales présentations d édition que vous pouvez obtenir ; ces modèles standards ne sont pas directement modifiables, mais vous pourrez apporter toute modification voulue au format en cours de création. un format existant : si vous avez déjà créé des formats, vous pouvez les choisir comme modèle pour en créer un nouveau. Sélectionner un modèle : Si vous créez un nouveau format, cette liste comporte les modèles que vous avez choisis en réponse à la question précédente : soit les modèles standards fournis avec le logiciel, soit un format existant ; choisissez le modèle voulu pour votre nouveau format et cliquez sur <Sélectionner>. Si vous voulez imprimer un relevé, choisissez un modèle avec relevé ; si vous voulez n imprimer que des effets, choisissez un modèle avec «traite seule». Si vous utilisez des imprimés vierges pour créer des effets, choisissez un modèle «avec dessin d effet» ; si au contraire, vous utilisez des imprimés sur lesquels les tracés d effet sont prévus, choisissez un modèle «sans dessin d effet». Si vous voulez modifier ou supprimer un format, cette liste comporte tous les formats existants dans le répertoire que vous avez indiqué ; choisissez le format voulu et cliquez sur <Sélectionner>. NOTES : si vous utilisez un modèle avec dessin d effet, veillez à utiliser un papier dont le grammage correspond aux normes en vigueur. Si vous voulez imprimer des traites seules : vous ne pouvez pas imprimer plusieurs traites sur une même feuille de format A4 ; vous pouvez en revanche utiliser un format A5 si ce format est disponible sur votre imprimante. Paramétrez Paramètres d un format d édition : Cette fenêtre apparaît lorsque vous créez un nouveau format ou lorsque vous modifiez un format existant. Le nom complet du format traité est rappelé en titre. Les paramètres suivants doivent être renseignés : Mode de règlement : vous devez choisir entre : Traite ou Sans. Attention : c est ce paramètre qui détermine si votre édition inclura une traite ou non (et donc si ce sont les factures payables par traite qui seront prises en compte, ou les factures payables par un mode autre), et non pas le fait de faire figurer ou non une traite sur le modèle d état. 172

173 Lors d une création, le mode de règlement correspondant au modèle standard que vous avez choisi est proposé par défaut. Le mode Traite doit être choisi lorsque vous voulez émettre des traites, même si ces dernières sont magnétiques (et donc non imprimées). Le mode Sans doit être choisi lorsque vous souhaitez éditer un relevé pour des factures payables par un mode autre, et donc ne pas émettre de traite. En-tête : cochez cette case pour que le document d en-tête que vous avez spécifié dans le descriptif du dossier soit utilisé pour les avis de règlements. Si vous utilisez un imprimé qui comporte vos coordonnées, ne cochez pas cette option. Cette option vous évite d avoir à supprimer, dans la maquette, l objet en-tête. Le bouton <Maquette> vous permet de visualiser et modifier le format en cours de traitement. ensuite le nouveau format. Pour visualiser et modifier la maquette d impression qui correspond au format traité, utilisez le bouton <Maquette>. Pendant que vous travaillez sur la maquette, l aide en ligne est proposée par un menu contextuel que vous obtenez en cliquant à droite sur une zone inutilisée de la maquette d édition. Visualiser et modifier une maquette d édition Si vous cliquez sur le bouton <Maquette>, vous activez un générateur d état, qui est mis à votre disposition pour vous permettre d apporter quelques modifications sommaires aux modèles de formats proposés, telles que des changements d emplacement, de couleur, ou des suppressions de données inutiles. Ces modifications peuvent être apportées facilement et vous trouverez ci-dessous l aide nécessaire. Nous vous recommandons toutefois de ne pas tenter d autres manipulations que celles décrites ci-dessous sans une solide formation préalable. Consultez éventuellement votre distributeur. Plusieurs barres d outils vous sont proposées lors de l appel du générateur d états ; vous pouvez les manipuler comme vous le faites avec toute barre d outil ; si vous voulez revenir à la position initiale des barres d outils, ou si vous voulez faire réapparaître une barre que vous avez supprimée, quittez le générateur et rappelez-le avec un clic droit sur le bouton <Maquette>. Si au cours de vos manipulations, vous détruisez une donnée par inadvertance, ou si vous avez des difficultés à annuler une de vos modifications, une des solutions toujours possibles est d abandonner votre mise à jour, et de redéfinir un nouveau format en repartant du modèle standard initial (les modèles standards ne sont pas modifiables). Pour obtenir l aide en ligne : faites un clic droit sur une zone non utilisée de la maquette ; un menu contextuel apparaît ; choisissez «Aide» (vous pouvez également accéder à l aide par le sommaire du menu). 173

174 Pour obtenir plus d informations sur un objet : faites un clic droit sur l objet ; un menu contextuel apparaît ; choisissez «Propriétés» ; au bas de la boite de dialogue qui s ouvre alors, vous trouverez une zone «Commentaire» qui rappelle succinctement mais en clair le contenu de l objet. Pour déplacer un objet : sélectionnez l objet en cliquant dessus ; puis, pour un déplacement précis, utilisez les flèches de curseur. Pour modifier la taille d un objet : sélectionnez l objet en cliquant dessus ; puis, pour un redimensionnement précis : en maintenant la touche «Maj» enfoncée, agrandissez ou diminuez la taille de l objet en utilisant les flèches de curseurs. Si vous avez diminué la taille d un objet, vérifiez à l aide d un aperçu si la nouvelle taille est suffisante. Pour supprimer un objet : faites un clic droit sur l objet ; un menu contextuel apparaît ; choisissez «Couper» ; si vous coupez un objet par inadvertance, vous pouvez le restaurer, en choisissant immédiatement «Coller». Pour modifier une couleur : sélectionnez l objet en cliquant dessus ; puis dans la barre d outils des couleurs, pressez d abord le bouton «Couleur de premier plan» (pour le texte) ou le bouton «Couleur d arrière-plan» (pour le fond) ; puis cliquez sur la couleur voulue ; vous pouvez définir d autres couleurs que celles proposées en cliquant sur le bouton «Autres couleurs». Pour sélectionner plusieurs objets : pour effectuer plus rapidement certaines opérations (déplacement, redimensionnement, couleurs,...) il est possible de travailler sur plusieurs objets à la fois ; pour cela, après avoir sélectionné un 1er objet, maintenez la touche «Maj» enfoncée et cliquez sur les autres objets que vous voulez modifier en même temps. Pour obtenir un aperçu : faites un clic droit sur une zone non utilisée de la maquette ; un menu contextuel apparaît ; choisissez «Aperçu avant impression». Un aperçu comportant des données fictives apparaît ; une barre de menu vous propose les fonctions : Zoom, Imprimer (sur l imprimante par défaut), Quitter l aperçu. NB : si l aperçu n apparaît pas, c est très probablement dû à une anomalie de votre maquette ; vérifiez vos modifications et corrigez. Pour imprimer une page de test : faites un clic droit sur une zone non utilisée de la maquette ; un menu contextuel apparaît ; choisissez «Imprimer». Une boite de dialogue s ouvre et vous permet de choisir l imprimante. Lorsque vous cliquez sur <OK>, une page de test comportant des données fictives est imprimée. 174

175 NB : si vous utilisez un imprimé comportant un tracé initial (par exemple une traite), imprimez toujours une page de test pour vérifier si les données imprimées par le logiciel sont bien placées par rapport au tracé, et pour vous assurer que toutes les informations sont présentes et ne sont pas en double (raison sociale du tiré ou du tireur, code ISO de la monnaie, etc...). Pour quitter le générateur d état : cliquez sur la croix en haut à droite de la fenêtre ; si vous avez saisi des modifications, vous pouvez les valider ou les abandonner. NOTES : Chaque maquette est divisée en bande d édition : en-tête, détail, pied... Veillez à ne pas modifier la hauteur d une de ces bandes sans une bonne raison ; si certaines peuvent vous sembler ne pas correspondre au document final, c est généralement parce qu il a été tenu compte des marges laissées par les imprimantes : par exemple, une traite apparaît moins haute que le modèle papier, mais la différence est due à la marge inférieure. Si vous souhaitez utiliser un imprimé de dimension autre que le format standard A4, vérifiez d abord si l imprimante utilisée vous permet de configurer cette dimension, puis procédez à un essai d impression. 175

176 4.2.1 Relances clients : créer les propositions de relances Cette fonction recherche les règlements dus pour lesquels une relance peut être faite, en fonction des paramètres de relance que vous avez choisis. Elle crée des propositions de relances, que vous pourrez lister, visualiser et modifier, avant d éditer les lettres de relance proprement dites. La création des propositions de relances peut être demandée à tout moment, indépendamment de tout autre traitement. Il est toutefois recommandé de bien mettre à jour le lettrage des comptes clients avant de créer les relances. En effet, d une part, seules les lignes non lettrées sont analysées : la création de relance sera donc plus rapide si le lettrage est à jour ; d autre part, une lettre de relance se présente comme un extrait de compte justifiant le solde réclamé : elle sera d autant plus claire et donc d autant plus efficace que le lettrage du compte sera à jour. Type de compte : vous devez obligatoirement indiquer le type de compte pour lequel vous voulez créer des propositions de relances. S il existe un type CLIENT dans le dossier en cours, il vous est proposé par défaut. Vous pouvez choisir un autre type en utilisant la liste proposée. Type de relance : indiquez obligatoirement ici le type de relance auquel vous voulez procéder : relance de règlements attendus à une échéance donnée (règlements par chèque, virement, etc...), ou relance des effets envoyés à l acceptation ou à créer par le client (billet à ordre). Sélection sur code édition : vous pouvez sélectionner les comptes qui correspondent à un ou plusieurs codes édition (maximum : 3). Le code édition est une donnée que vous pouvez attribuer à un compte au moyen de la fonction : Gestion du plan comptable. Exemple d'utilisation : l'utilisation du code édition pour attribuer un code représentant à des comptes clients, permet l édition des propositions de relance des clients d un représentant. Un code édition laissé à espace est ignoré. Vous ne pouvez donc pas sélectionner les comptes dont le code édition est à espace. Le code édition est toujours en majuscules. Sélection de comptes : vous pouvez limiter le traitement à certains comptes, à l intérieur du type de comptes que vous avez choisi (voir comment visualiser le plan comptable). Si vous n indiquez aucun compte, tous les comptes appartenant au type choisi, définis comme étant «A relancer» au plan comptable, et comportant des lignes d écritures non lettrées, seront traités. Si vous ne renseignez que le début, le traitement ne prendra en compte que les comptes correspondant au critère de début. Si vous ne renseignez que la fin, le traitement commencera au premier compte du type choisi et se terminera au dernier compte correspondant au critère de fin. Traitement au : vous devez obligatoirement indiquer la date de traitement, par rapport à laquelle les retards de règlements vont être déterminés. La date du jour vous est proposée par défaut, mais vous pouvez la modifier de façon que chacun de vos traitements de relance soit fait à intervalle régulier ; si par exemple vous avez traité les relances précédentes le 10/4 et que l'intervalle entre 2 niveaux est de 15 jours, datez votre traitement du 25/4, même si la date du jour est en réalité le 24/4 ou le 26/4. Notez que cette périodicité régulière des relances est conseillée pour en faciliter la compréhension et le suivi, mais nullement obligatoire, les propositions de relances pouvant être déterminées dans tous les contextes, quelle que soit la périodicité. 176

177 Lorsque vous lancez la création, si des propositions de relances antérieures (du même type) sont en attente (sur le même poste de travail), un message vous le signale et vous demande de confirmer. Ce message peut être dû au simple fait que vous recommencez une création après par exemple avoir modifié les paramètres de relance, vous devez donc confirmer et continuer votre traitement. Mais il peut aussi être dû au fait que vous n avez pas validé le traitement de relances précédents : dans ce cas, abandonnez la fonction, demandez la validation des relances en attente, puis reprenez la création des nouvelles propositions. A la fin de la création, un message vous informe que les propositions de relance ont été créées et vous indique le nombre de lignes qu elles comportent : attention, il ne s agit pas uniquement de factures non réglées, ce nombre comporte également les crédits non lettrés, qui figureront sur les lettres de relance de façon à constituer un extrait du compte relancé et à justifier le montant total de la relance. Un traitement de relances doit être effectué en totalité sur un même poste, depuis la création des relances jusqu à la validation. Pour plus d informations sur la création des propositions de relance, consultez le mécanisme de la création automatique de relance*. *Mécanisme de la création automatique de relances La création des propositions de relance utilise un algorithme complexe pour tenter de prendre en compte toutes les situations et tous les événements qui peuvent être rencontrés dans la gestion d un compte client. Vous trouverez ci-dessous des explications détaillées qui vous permettront de mieux comprendre, dans les cas les plus compliqués, les relances proposées par le logiciel. 1-Comptes traités : Le logiciel traite tous les comptes qui appartiennent à la sélection que vous avez demandée, dont l option «A relancer» a été cochée au plan comptable, et qui comporte des écritures non lettrées ; seules les écritures non lettrées sont analysées. 2-Vérification des données : La date d échéance et le mode de règlement (en saisie : code opération) sont des données importantes dans le traitement des relances ; vous obtiendrez des relances fiables et directement exploitables si vous maintenez correctement ces données, non seulement lors de la saisie initiale d une facture ou de toute autre écriture au compte client, mais aussi en cas de modification ultérieure (par exemple : report d échéance accordé un client, ou modification du mode de règlement attendu). Si une ligne d écriture ne comporte pas l une ou l autre de ces données, le logiciel tentera de les attribuer avant toute proposition de relances, d après les conditions connues au plan comptable, et uniquement si le journal auquel cette ligne appartient est paramètré avec, respectivement, les options «calcul d échéance» et «code opération par défaut». Si l une des options n est pas cochée, la donnée correspondante n est pas récupérée. En ce qui concerne l échéance, c est la date d écriture qui sera alors prise en compte. Pour le mode de règlement, il restera à espace et on ne pourra pas identifier le type de règlement (attendu s il s agit d un débit, réel s il s agit d un crédit). 177

178 Le mode de règlement est essentiel dans la distinction des 2 types de relance : en effet, les paramètres de relance indiquent quels sont les codes opération qui permettent d identifier les règlements par effet. Si l on effectue une relance d effets à l acceptation, seules les lignes comportant un des codes indiqués sont prises en compte ; si l on effectue une relance de règlements à échéance, les lignes comportant un des codes indiqués sont ignorées. 3-Calcul des retards théoriques : Le retard théorique est ensuite calculé en fonction des délais de relances* que vous avez paramétrés et du type de relance en cours de création : après la date d échéance pour les relances de règlements à échéance, après la date de facture ou avant la date d échéance pour les relances d effets. Tout nombre de jour égal à 30 (ou à un multiple de 30) est considéré comme une durée d un mois (ou d un multiple de mois) ; toute date au 30 d un mois de 31 jours sera mise automatiquement au Correction des niveaux calculés : Le logiciel corrige ensuite certains niveaux de retard théoriques en fonction de différentes situations : En cas de relance d effets à l acceptation, les lignes comportant un des codes opération paramétré comme identifiant un règlement par effet, et qui sont échues et toujours non réglées (ou non lettrées), sont systématiquement affectées au niveau 4 (contentieux) afin de ne pas émettre une relance «courtoise» pour réclamer un effet alors que la facture correspondante est déjà échue... Une relance d un niveau donné ne peut être établie que si la relance du niveau immédiatement précédent a déjà été établie dans un traitement précédent. Si par exemple un retard implique une relance de niveau 2, mais que la relance de niveau 1 n a jamais été établie lors des traitements précédents, c est une relance de niveau 1 qui sera proposée. Ce cas peut se présenter si vous effectuez le traitement des relances de façon tardive, par exemple après avoir sauté un ou plusieurs traitements périodiques. La correction suivante n est pas effectuée si le paramétrage des relances indique que vous avez accepté les doubles relances : Une lettre d un niveau donné ne peut être établie que si la lettre du niveau précédent a été établie depuis un temps supérieur à l écart de temps qui existe entre les 2 niveaux. Si par exemple le retard d un règlement implique une relance de niveau 2 alors que la relance de niveau 1 a été établie 5 jours auparavant, et que l écart de temps entre les niveaux 1 et 2 est de 10 jours, aucune relance ne sera proposée. Ce cas peut se présenter si vous n effectuez pas le traitement des relances à intervalles réguliers. La correction suivante n est pas effectuée si le paramétrage des relances indique que vous avez accepté les doubles relances : On n établit jamais consécutivement 2 relances de même niveau (pour les niveaux 1 à 3). Si par exemple le retard d un règlement implique une relance de niveau 1 alors qu une relance de niveau 1 a déjà été établie, aucune relance ne sera proposée. 178

179 Ce cas peut se présenter si vous n effectuez pas le traitement des relances avec une périodicité correspondant aux intervalles de temps entre les niveaux. Si la relance précédente d une ligne a été établie au niveau 4, le niveau 4 est systématiquement proposé pour la relance suivante. Seule une modification manuelle peut modifier cette règle. 5-Regroupement des relances d un compte : Si vous relancez des règlements échus, ou si vous relancez des effets et que vous avez demandé le regroupement des relances par compte, ce regroupement est alors effectué, au niveau de relance le plus élevé de chaque compte. Le niveau qui sera mémorisé pour chaque facture sera toutefois son niveau normal, avant tout regroupement, afin de permettre à une facture de figurer sur une lettre de son niveau réel lorsque les factures plus anciennes auront été réglées. Si pour les relances d effets à l acceptation, vous choisissez d établir une lettre de relance par niveau, il est possible d obtenir plusieurs lettres de niveaux différents pour un même compte ; les crédits sont alors ignorés, même non lettrés. Seules figurent sur chaque lettre, les factures payables par effet et non lettrées. 6-Test des montants minimaux : Le solde comptable ainsi que le montant de chaque relance sont ensuite comparés au montant minimum de relance que vous avez paramétré. Si le solde comptable d un compte est inférieur au montant minimum, aucune relance ne sera proposée pour ce compte ; si le montant d une relance est inférieur au montant minimum, cette relance ne sera pas proposée. 7-Remarques sur la correction par l utilisateur : Les modifications de niveaux de relances que vous apportez ont toujours priorité sur les propositions. Elles influenceront non seulement le traitement des relances en cours, mais aussi le traitement ultérieur : en effet, ce sont les niveaux que vous aurez modifiés qui seront mémorisés pour chaque ligne, et qui seront donc testés, lors du prochain traitement, par les différents mécanismes de corrections énumérés ci-dessus. Le montant minimal ne s applique pas aux relances que vos modifications déterminent : vous pouvez donc décider d émettre une relance pour n importe quel montant. 179

180 4.2.2 Relances clients : visualiser/modifier les propositions de relances Cette fonction vous permet de visualiser les propositions de relances créées par la fonction de création des propositions de relances. Elle doit obligatoirement être appelée à partir du même poste que cette dernière. Elle vous permet également de modifier le niveau d une écriture ou d un compte, ou de supprimer la relance d une ligne ou d un compte. En début de fonction, vous devez indiquer quel type de propositions vous voulez visualiser : relances de règlements à échéance ou relances des effets à l acceptation. Les propositions existantes sont indiquées avec le rappel de la date à laquelle vous les avez créées ou modifiées pour la dernière fois. Puis cliquez sur <OK> pour lancer la visualisation. La fenêtre qui apparaît alors rappelle en titre le type de propositions de relance que vous avez sélectionnées, le nombre de lignes qu elles comportent, et la date à laquelle vous avez lancé le traitement de création. Elle est divisée en 2 parties : Propositions de relances : Affichage des propositions de relance : Affichage des lignes d écritures sélectionnées, triées par niveau de relance et à l intérieur par compte, puis par date d écriture et n chronologique d écriture. Le niveau de relance proposé est situé dans la première colonne à gauche ; c est la seule donnée modifiable. La date et le niveau de la relance précédente sont rappelés immédiatement à coté. Utilisez l ascenseur horizontal pour faire apparaître la suite des informations qui sont données pour chaque ligne d écriture. Les lignes qui sont affichées en caractères maigres sont celles qui ont été modifiées durant la session de travail en cours, et qui n ont pas encore fait l objet d une validation (ou d une annulation) de session. La présentation de la colonne Montant débit/crédit peut varier en fonction de la dimension de l écran que vous utilisez, et de la largeur que vous lui attribuez. Si la dimension de la surface de visualisation le permet, les montants débit et crédit sont alignés de façon complètement distinctes ; 180

181 si la dimension de la surface de visualisation ne le permet pas, ou si vous diminuez la largeur de la colonne, le décalage entre les 2 montants débit et crédit est progressivement diminué pour tenir compte de la place disponible. Vous disposez des possibilités suivantes : Filtrer les lignes visualisées Modifier les données Vous pouvez modifier la présentation des données en utilisant toutes les facilités habituelles (redimensionner, déplacer ou supprimer une colonne, redimensionner la hauteur des lignes, redimensionner la fenêtre de visualisation, etc...) mais aucune modification n est mémorisée. Vous avez également la possibilité de séparer en deux la grille de visualisation des écritures, en utilisant la case noircie qui se trouve à gauche de l ascenseur horizontal ; pointez-la avec la souris et faites-la glisser à droite ; les mêmes informations sont alors visualisées en 2 parties identiques ; cela vous permet de gérer l affichage selon vos besoins, par exemple de garder visibles les colonnes de gauche pendant qu avec l ascenseur horizontal, vous faites apparaître les colonnes de droite. Vous pouvez aussi visualiser verticalement les données de l une ou l autre des 2 parties visualisées, en cliquant à droite sur l en-tête de la 1ère colonne à gauche ; à chaque clic droit, la présentation change ; continuez à cliquer à droite pour revenir à la présentation initiale. Notez que lorsque vous faites défiler l une des 2 parties, l autre est automatiquement réactualisée, et que les mêmes règles d utilisation s appliquent à chaque zone, qu elle soit utilisée sur l une ou l autre des 2 parties. Boite d identification du compte Cette boite affiche des informations sur le compte d une ligne dés que vous sélectionnez une ligne. Elle rappelle : L intitulé du compte. Le code postal et le bureau distributeur. Les conditions de règlement, tels qu elles sont prévues au plan comptable. Le solde du compte. Les observations liées à ce compte, enregistrées au plan comptable. Si votre mot de passe vous l autorise, vous pouvez modifier les observations. 181

182 A partir de cette fenêtre, vous disposez des possibilités suivantes : Filtrer les lignes visualisées Vous pouvez filtrer les lignes visualisées en cliquant sur le bouton <Filtre> ; une fenêtre apparaît alors et vous propose de nombreux critères que vous pouvez combiner. Renseignez les critères sur lesquels vous voulez effectuer une sélection puis cliquez sur <Filtrer>. La grille des écritures ne comportera plus que les écritures correspondant au(x) critère(s) que vous aurez activé(s). Le filtre sur le n de compte peut s avérer utile pour visualiser toutes les relances d un compte si vous n avez pas demandé le regroupement par compte, ou si vous avez déjà effectué des modifications de niveau sur certaines lignes du compte. NOTES : Si vous utilisez le critère <Expression>, l expression que vous aurez saisie sera recherchée dans le libellé des écritures ainsi que dans la zone statistique. Si vous double-cliquez sur un critère, il est alors automatiquement renseigné avec la valeur correspondante de la ligne actuellement sélectionnée. Vous pouvez déplacer la fenêtre de filtre sur votre écran ; positionnez le pointeur de la souris en dehors du cadre des critères et faites glisser. Cliquez sur <Annuler filtres> pour désactiver tous les filtres que vous avez renseignés et revenir à la grille d affichage. Cliquez sur le bouton pour effacer tous les filtres utilisés et revenir à la situation initiale. Lorsqu un ou plusieurs filtres sont actifs, l intitulé du bouton est en caractères gras. 182

183 Modifier le niveau de relance Vous pouvez modifier le niveau d une ou de plusieurs lignes : cliquez sur le bouton <Modifier> et déplacez-vous sur la ou les lignes à modifier ; seul le niveau proposé (sur fond blanc) est modifiable. Vous pouvez saisir le nouveau niveau ou bien double-cliquer sur le niveau pour l incrémenter d un niveau. Pour exclure une ligne de la relance, attribuez-lui le niveau 0. Vous pouvez également modifier un ensemble de lignes en une seule opération : Pour modifier toutes les lignes d un client et d un niveau donné : Cliquez sur <Modifier> si ce n est déjà fait. Sélectionnez une écriture appartenant au compte et au niveau que vous voulez modifier et appelez le menu contextuel (clic droit dans un espace libre, ou sur le niveau, ou clic sur le bouton <Menu contextuel>), puis la fonction de modification d un niveau. Le nouveau niveau vous est demandé puis le groupe est modifié. Pour modifier toutes les lignes d un client : Cliquez sur <Modifier> si ce n est déjà fait. Sélectionnez une écriture appartenant au compte que vous voulez modifier et appelez le menu contextuel (clic droit dans un espace libre, ou sur le niveau, ou clic sur le bouton <Menu contextuel>), puis la fonction de modification d un compte. Le nouveau niveau vous est demandé puis le groupe est modifié. Vous devez valider votre(vos) modification(s) ou bien l (les) annuler en cliquant sur le bouton correspondant, la validation ou l annulation portant alors sur tout ce que vous avez saisi depuis que vous avez commencé en cliquant sur <Modifier>. Vous pouvez donc choisir de valider ligne par ligne, ou de travailler sur un ensemble de lignes. Les lignes modifiées apparaissent en caractères maigres tant qu elles sont en attente de validation ou d annulation. NOTES : Une ligne non proposée à la relance par la création des relances n apparaît pas en visualisation et vous ne pouvez pas l ajouter. S il manque des lignes que vous jugez devoir être relancées, expliquez-vous pourquoi ces lignes ne vous sont pas proposées et revoyez éventuellement votre paramétrage. Vos modifications sont prioritaires sur les propositions automatiques : si vous effectuez des modifications partielles des niveaux de relance des lignes d un compte, veillez à ne pas créer de lettre de relance incohérente ; et en particulier : Contrôlez l affectation des crédits à chaque lettre de relance : une édition de contrôle vous permettra de vérifier la composition des relances modifiées. Le montant des relances modifiées n est plus comparé au montant minimal paramétré, et vous pouvez donc décider d émettre une relance pour n importe quel montant. Toutefois, lorsque vous validez vos modifications, les montants de relance qui seraient devenus nuls ou négatifs à la suite de vos modifications vous sont signalés pour que vous puissiez décider ou non de les modifier. 183

184 Les lignes modifiées sont reclassées en fonction de leur nouveau niveau dés que vous vous déplacez d au moins une page dans la visualisation, ou au plus tard lorsque vous cliquez sur <Valider>. ********************* Notes : Lorsqu une modification est en cours, un menu contextuel apparaît si vous faites un clic droit dans un espace libre, ou sur la colonne du niveau proposé, ou si vous cliquez sur le bouton <Menu contextuel>. Il propose les fonctions suivantes : Modification d un niveau : vous permet de modifier en une seule opération le niveau de relance de toutes les lignes d un compte qui comportent le même niveau que celui de la ligne sélectionnée ; à utiliser par exemple pour modifier toutes les lignes de niveau 1 d un client en ligne de niveau 2. Modification d un compte : vous permet de modifier en une seule opération le niveau de relance de toutes les lignes appartenant au même compte que la ligne sélectionnée ; à utiliser par exemple pour passer toutes les lignes d un client en niveau 0 (pas de relance) quel que soit le niveau initial de chaque ligne. (pour plus de détails sur la modification de niveau, consultez l aide correspondante) Relances clients : état de contrôle des relances Cette fonction vous permet de lister les propositions de relance créées par la fonction de création des propositions de relance, compte tenu des modifications éventuelles que vous avez pu saisir. Il est recommandé d éditer cette liste et de la conserver en tant que trace du traitement de relances. C est en outre la seule édition que vous obtiendrez pour le niveau 4 (contentieux), et que vous pourrez utiliser pour décider vous-même de la suite à donner aux relances concernées. L état de contrôle doit obligatoirement être appelé à partir du même poste que la création des propositions de relances. En début de fonction, vous devez indiquer quel type de propositions vous voulez lister : relances de règlements à échéance ou relances des effets à l acceptation. Les propositions existantes sont indiquées avec le rappel de la date à laquelle vous les avez créées ou modifiées pour la dernière fois. Puis cliquez sur <OK> pour lancer l édition (ou faites un clic droit pour obtenir l état en aperçu). 184

185 L édition est faite dans l ordre des niveaux de relance, et à l intérieur par compte, puis par date d écriture et n chronologique d écriture. En tête de chaque relance vous sont rappelées les coordonnées du compte (avec code postal, intitulé, mode de règlement par défaut, et, si ces données ont été indiquées au plan comptable : n de téléphone, n de fax, nom du contact). En fin de chaque relance sont indiqués : le solde du compte, le montant de la relance et le nombre de lignes qui la composent Relances clients : imprimer les lettres de relance Cette fonction vous permet d éditer les lettres de relance créées par la fonction de création des propositions de relance, compte tenu des modifications éventuelles que vous avez pu saisir. Elle doit obligatoirement être appelée à partir du même poste que la création des propositions de relances. En début de fonction, vous devez indiquer quel type de lettres vous voulez éditer : relances de règlements à échéance ou relances des effets à l acceptation. Les relances existantes sont indiquées avec le rappel de la date à laquelle vous les avez créées ou modifiées pour la dernière fois. Si vous utilisez un imprimé spécial pour cette édition (par exemple un imprimé à en-tête), installez-le sur votre imprimante. Puis cliquez sur <OK> pour lancer l édition (ou faites un clic droit pour obtenir l édition en aperçu). L édition est faite dans l ordre des niveaux de relance, et à l intérieur par compte ; sur une lettre, le détail des lignes est donné dans l ordre de la date d écriture et du n chronologique d écriture. Le nom et l adresse sont complétés du nom du contact (si celui-ci a été renseigné au plan comptable), sous la mention «A l attention de...» (vous pouvez en supprimer l impression par option générale). 185

186 La lettre comporte en référence le n du compte et le niveau de la relance. Pour plus d informations sur la composition d une lettre, consultez le paramétrage des relances et les recommandations pour la composition des textes de lettre*. Les lettres éditées pour des clients ayant demandé une monnaie autre que la monnaie de base du dossier, et pour lesquels des montants ont été saisis dans cette monnaie, comporteront le rappel de ces montants exprimés dans les deux monnaies (monnaie du dossier et monnaie initiale des lignes). La date du rappel précédent est mentionnée pour chaque ligne ayant déjà fait l objet d une relance. En fin de traitement, si vous avez demandé l édition (et non pas seulement l aperçu), un message vous rappelle que vous devez valider un traitement de relances avant de pouvoir en lancer un autre, et vous propose de le faire immédiatement. La validation des relances enregistre dans chaque ligne le niveau (réel, c est-à-dire avant regroupement par compte) et la date de la relance que vous venez de traiter, et supprime les propositions de relances en cours. Vous ne pourrez donc plus recommencer le traitement en cours. Si vous n êtes pas certain que votre édition est complète et correcte, ne validez pas immédiatement, vous pourrez le faire ultérieurement en appelant directement la fonction de validation. *Composition des textes de lettres de relance Vous trouverez ci-dessous quelques recommandations pour la composition des textes de lettres de relances. Outil de création des textes Pour créer vos textes, vous pouvez utiliser un logiciel tel que Microsoft Word, à condition qu il soit disponible sur la machine qui va les exploiter. Si cette dernière ne dispose pas de Word, ne créez pas un document avec Word, il ne pourrait pas être relu ; créez plutôt un fichier texte de format.rtf avec Wordpad par exemple. Composition des textes Chaque lettre est composée de 2 parties, désignées par «haut» et «bas» : le haut de la lettre est constitué du titre de politesse et du texte d introduction, il est imprimé avant la liste des factures relancées, et uniquement sur la première page si la relance en comporte plusieurs ; le bas de la lettre est constitué du texte de conclusion et du nom du signataire, il est imprimé après la liste des factures relancées, et uniquement sur la dernière page si la relance en comporte plusieurs. L en-tête de la lettre est traité par ailleurs (voir : descriptif du dossier et paramétrage des relances) et ne doit en aucun cas être intégré à ces textes. L emplacement réservé à chaque texte est prédéfini et ne peut pas être modifié. Le logiciel tentera d adapter votre texte pour qu il occupe complètement cet emplacement, de façon que la composition de la lettre reste harmonieuse et sans décadrage. Ainsi, si vous avez prévu un texte très court, la fonte de caractère utilisée sera augmentée, et inversement, si vous avez prévu un texte très long, la fonte de caractère utilisée sera diminuée. 186

187 Pour que la fonte de caractères ne soit pas exagérément grossie, prévoyez toujours au moins 5 à 6 lignes par texte (complétez éventuellement votre texte avec des lignes vierges) ; pour que la fonte de caractères ne soit pas exagérément diminuée, ne prévoyez pas plus de 9 à 10 lignes. Notez toutefois que l esthétique et la lisibilité de la lettre dépendent aussi de la police de caractère que vous utilisez, et que les limites ci-dessus ne sont donc qu indicatives. Procédez à des essais. Pour que la fonte de caractères soit la même pour les 2 parties de la lettre, prévoyez toujours un nombre de lignes identique (ou très peu différent) pour ces 2 textes (complétez le texte le plus court avec des lignes vierges). Lorsque vous complétez un texte avec des lignes vierges, pensez à l aspect final de l ensemble : s il s agit d un texte du haut de la lettre, laissez plus de lignes vierges en haut qu en bas ; inversement, s il s agit d un texte du bas de la lettre, prévoyez les lignes vierges en bas plutôt qu en haut. Consultez les documents exemples sommaires fournis pour chaque élément de texte. Vous ne pouvez pas modifier les documents exemples mais vous pouvez les utiliser comme base d un nouveau document que vous personnaliserez selon vos souhaits. Les documents exemples peuvent être rappelés à tout moment. Procédez à des essais d édition partielle avant de lancer une édition de lettres complètes (par exemple, en créant les relances pour un seul client, et en modifiant manuellement les niveaux de relance, de façon à disposer d un exemple de chaque lettre en une seule édition). Notes : Dans les textes, vous ne pouvez pas insérer d informations relatives aux courriers précédents, mais vous pouvez les évoquer, car la date du rappel précédent est automatiquement indiquée pour chaque ligne ayant déjà fait l objet d au moins un courrier Relances clients : valider les relances Cette fonction valide le traitement de relances que vous venez de terminer ; elle enregistre dans chaque ligne traitée le niveau (réel, c est-à-dire avant regroupement par compte) et la date de la relance que vous venez d éditer, et supprime les propositions de relances en cours. Elle doit obligatoirement être appelée à partir du même poste que la création des propositions de relances. Après validation, vous ne pourrez donc plus éditer ou visualiser les relances, et vous ne pourrez plus recommencer le traitement en cours, puisque la notion de relance précédente aura changé pour chaque ligne. 187

188 Ne demandez donc pas la validation tant que vous n êtes pas certain que votre édition est complète et correcte, vous pourrez le faire ultérieurement et au plus tard avant le prochain traitement de relances ; si vous tentiez de lancer un autre traitement de création (à partir du même poste) sans avoir validé le traitement précédent, un message vous en informerait et vous pourriez alors valider normalement vos relances précédentes. En début de fonction, vous devez indiquer quel type de relances vous voulez valider : relances de règlements à échéance ou relances des effets à l acceptation. Les relances existantes sont indiquées avec le rappel de la date à laquelle vous les avez créées ou modifiées pour la dernière fois. Puis cliquez sur <OK> pour lancer la validation Relances clients : paramétrage des relances Cette fonction vous permet de choisir les options qui concernent le traitement des relances clients et de choisir les textes que vous voulez voir apparaître sur les différentes lettres imprimées automatiquement. Il est indispensable de l avoir appelée avant tout traitement de relance. Le logiciel permet de relancer d une part les règlements attendus à une échéance donnée (règlements par chèque, virement, etc ) et d autre part les effets envoyés à l acceptation ; certains paramètres sont choisis distinctement pour ces deux types de relance, alors que d autres sont communs. Vous devez renseigner obligatoirement les paramètres concernant les règlements à échéance ; les paramètres pour relance des effets à l acceptation ne sont à renseigner que si vous comptez utiliser ce type de relance. Les informations à fournir sont réparties en 7 onglets : - onglet «paramètres» - onglet «Français» - onglet «Anglais» - onglet «Espagnol» - onglet «Italien» - onglet «Allemand» - onglet «Autre» Cliquez sur «OK» pour valider vos modifications ou sur «Annuler» pour abandonner toute modification et quitter la fonction en revenant à l état initial des paramètres. Notes : Vous disposer d un bouton de commande qui vous permet d ouvrir le document que vous avez sélectionné avec MicrosolftWord, sous réserve qu une version de ce logiciel soit installée sur votre PC (version Word97 et suivantes). Pour plus de détails sur l utilisation de Word, consultez l aide en ligne de l onglet des textes en français. Si votre version de Word ne permet pas l automatisation entre le logiciel comptable et Word, n utilisez pas cette possibilité, et appelez Word indépendamment du logiciel comptable. 188

189 Si vous modifiez un paramètre susceptible d influencer la détermination des propositions de relance alors que des propositions de relance sont en attente, il est vivement conseillé de les recréer pour tenir compte de vos nouveaux paramètres. Onglet «Paramètres» Partie 1 Délai de relances pour les règlements à échéance : indiquez ici le nombre de jours de retard qui permettra de déterminer le niveau de relance des règlements attendus à une échéance donnée et non parvenus. Ce paramétrage est obligatoire. Exemple : si vous indiquez 15, 30, 45, 60 : une facture payable par chèque au fera l objet d une relance de niveau 1 à partir du , de niveau 2 à partir du , de niveau 3 à partir du , et de niveau 4 à partir du Un nombre de 30 jours (ou multiple de 30) est toujours appliqué comme une durée d un mois (ou d un multiple de mois). Dans l exemple ci-dessus, le niveau 2 étant de 30 jours, pour une échéance au il sera déclenché le Choisissez de préférence un intervalle fixe entre les niveaux utilisés ; ce n est pas une obligation mais cela vous facilitera la planification du traitement des relances. Evitez également les intervalles trop faibles, non réalistes par rapport au délai global nécessaire pour : la réception de la relance, la réaction du client, l acheminement du règlement et l enregistrement dans votre comptabilité. Vous disposez de 4 niveaux au maximum ; les 3 premiers niveaux déclencheront l impression automatique d une lettre, le 4ème niveau ne déclenche plus de lettre, mais une liste des règlements qui ont atteint ce niveau de retard, de façon que vous puissiez vous-même décider de la suite à donner (dans le logiciel, on utilisera alors le terme de niveau «contentieux»). Le 3ème niveau est facultatif, laissez-le à zéro si vous ne souhaitez éditer que 2 lettres avant le niveau contentieux. Pour plus de détails sur l utilisation des délais, consultez les mécanismes de la création automatique de relance. Délai de relances pour les effets à l acceptation : indiquez ici le nombre de jours de retard qui permettra de déterminer le niveau de relance des effets adressés aux clients pour acceptation et non revenus, ou des effets qui doivent être créés par le client (billet à ordre) et non encore reçus (c est-à-dire non encore passés au crédit du compte client, ou non encore lettrés avec les factures correspondantes). Pour pouvoir utiliser ce type de relance, il est nécessaire d enregistrer les effets en comptabilité dés leur arrivée dans l entreprise, en utilisant pour cela un compte d effets à recevoir. Ce paramétrage est facultatif ; si vous ne souhaitez pas utiliser ce type de relance, laissez les nombres de jours correspondants à zéro. Les nombres de jours doivent être indiqués différemment suivant l option que vous retenez concernant le mode de calcul du délai de relance : si vous demandez le calcul du retard après la date de facture, les nombres de jours doivent être indiqués en ordre croissant ; si vous demandez le calcul du retard avant la date d échéance de l effet, les nombres de jours doivent être indiqués en ordre décroissant. Exemple de calcul APRES LA DATE DE FACTURE : si vous indiquez 10, 20, 30, 40 : une facture du payable par traite (quelle qu en soit l échéance) fera l objet d une relance de niveau 1 à partir du , de niveau 2 à partir du , de niveau 3 à partir du , et de niveau 4 à partir du Exemple de calcul AVANT LA DATE D ECHEANCE : si vous indiquez 40, 30, 20, 10: une facture payable par traite au (quelle que soit la date de facturation) fera l objet d une relance de niveau 1 à partir du , de niveau 2 à partir du , de niveau 3 à partir du , et de niveau 4 à partir du Un nombre de 30 jours (ou multiple de 30) est toujours appliqué comme une durée d un mois (ou d un multiple de mois). Dans le premier exemple ci-dessus, le niveau 3 étant de 30 jours, pour une facture du il sera déclenché le Choisissez de préférence un intervalle fixe entre les niveaux utilisés ; ce n est pas une obligation mais cela vous facilitera la planification du traitement des relances. Vous disposez de 4 niveaux au maximum ; les 3 premiers niveaux déclencheront l impression automatique d une lettre, le 4ème niveau ne déclenche plus de lettre mais une liste des règlements qui ont atteint ce niveau de retard, de façon que vous puissiez vous-même décider de la suite à donner (dans le logiciel, on utilisera alors le terme de niveau «contentieux»). Le 3ème niveau est facultatif, laissez-le à zéro si vous ne souhaitez éditer que 2 lettres avant le niveau contentieux. Pour plus de détails sur l utilisation des délais, consultez le mécanisme de la création automatique de relance. 189

190 Partie 2 Mode de calcul du délai pour les effets à l acceptation : pour pouvoir utiliser la relance des effets adressés aux clients pour acceptation, indiquez ici si vous souhaitez que le délai de relance soit calculé après la date de facture (en considèrent que l effet a été expédié au client à cette même date) ou avant la date d échéance. Ce choix influence la façon dont les délais de relance doivent être exprimés : consultez l aide et les exemples donnés pour les délais de relance des effets à l acceptation. Mode de regroupement : indiquez comment vous souhaitez regrouper les effets à relancer concernant un même client : Par niveau : une lettre sera établie par niveau de relances ; un même client peut donc recevoir plusieurs lettres de niveau différent. Par compte : tous les effets à relancer sont regroupés en une seule lettre par compte, établie au niveau de retard le plus élevé. NOTES : si vous choisissez d établir une lettre par niveau, seules figureront sur chaque lettre les factures payables par effet et non encore lettrées ; aucun crédit -même non lettré- ne sera pris en compte. Pour plus d informations sur l utilisation du regroupement par niveau, consultez le mécanisme de la création automatique de relance. Doubles relances acceptées : cochez cette case si vous acceptez les doubles relances, c est-à-dire qu une même facture puisse être relancée plusieurs fois au même niveau ; cela permet de faire figurer sur une lettre de relance donnée toutes les factures du client (en cas de regroupement par compte) ou toutes les factures d un même niveau (en cas de regroupement par niveau), même si certaines ont déjà été relancées précédemment au même niveau. Lorsque cette option est cochée, les relances sont traitées selon un processus proche de celui de la version antérieure (Dos/Unix) du logiciel. Impression de l en-tête : si pour les éditions de lettres de relances, vous utilisez un imprimé vierge, cochez cette option pour que le document d en-tête que vous avez spécifié dans le descriptif du dossier soit ajouté à l impression. Si vous utilisez un imprimé qui comporte vos coordonnées, ne cochez pas cette option. Codes opération identifiant les effets à l acceptation : pour pouvoir utiliser la relance des effets adressés aux clients pour acceptation, indiquez ici le ou les codes opération que vous affectez aux factures payables par effet à accepter (ou à créer par le client, tel que le billet à ordre, dont le retour peut être relancé par la même procédure). Ces codes doivent avoir été définis dans la table des codes opération. NOTES : si le code opération d une facture a été laissé à espace, le logiciel testera le mode de règlement prévu au plan comptable pour ce client. Si le mode de règlement du plan comptable a été laissé à espace également, la facture ne pourrait être identifiée comme étant payable par effet, et ne pourrait pas être traitée par ce type de relance. Les factures payables par un des modes de règlement indiqués ici, échues et non réglées (ou non lettrées) seront systématiquement affectées au niveau 4 (contentieux) par le traitement des relances à échéance, afin de ne pas émettre une relance de premier niveau à un client qui n aurait toujours pas retourné l effet accepté malgré les différentes relances. Si à la suite d un accord avec le client, vous en modifiez le mode de règlement (pour indiquer par exemple qu elle doit être réglée par chèque), si cette facture a déjà fait l objet d une relance de niveau 4 par la relance des effets, elle ne pourra plus faire l objet d une relance de niveau inférieur, sauf si vous intervenez manuellement sur les niveaux de relances proposés. 190

191 Partie 3 Montant minimum de relance : indiquez ici le montant minimum en dessous duquel vous ne souhaitez pas éditer de relance de règlements à échéance. Il est obligatoire de renseigner ce montant minimum, de sorte à ne pas établir de relances pour de faibles montants. Ce montant est toujours exprimé dans la monnaie de base du dossier. Important : pour qu'une relance de règlement à échéance soit établie, il faut que le montant à relancer soit supérieur au montant indiqué ici, ainsi que le montant du solde comptable du compte ; ainsi, si une ou plusieurs factures échues n ont pas été lettrées, mais que le solde du compte est à zéro, aucune relance ne sera établie. Onglet «Français» Notes : Vous disposez d un bouton de commande qui vous permet d ouvrir le document que vous avez sélectionné avec MicrosolftWord, sous réserve qu une version de ce logiciel soit installée sur votre PC (version Word97 et suivantes). Pour plus de détails sur l utilisation de Word, consultez l aide en ligne de l onglet des textes en français. Si votre version de Word ne permet pas l automatisation entre le logiciel comptable et Word, n utilisez pas cette possibilité et appelez Word indépendamment du logiciel comptable. 191

192 Si vous modifiez un paramètre susceptible d influencer la détermination des propositions de relance alors que des propositions de relance sont en attente, il est vivement conseillé de les recréer pour tenir compte de vos nouveaux paramètres. Textes des lettres de relances (français) : vous devez indiquer ici le nom des documents (avec chemin d accès complet) qui contiennent les textes à utiliser pour l édition des lettres de relance que vous adressez à vos clients de langue française. Il s agira généralement de documents créés avec un traitement de texte (avant de saisir vos textes, consultez les recommandations pour la composition des textes de lettres). Le bouton ouvre une boite de recherche de fichier, qui vous permet de sélectionner les documents que vous voulez indiquer. Cette boite recherche par défaut les fichiers dont l extension est.doc (soit normalement créés avec Word ) mais vous pouvez rechercher et sélectionner d autres types de fichier si vous avez créé vos textes avec un autre outil. Si vous travaillez dans un environnement réseau, veillez à indiquer un chemin accessible par tous les postes clients, ou dupliquez le document sur chaque PC. Les relances de règlements à échéance et les relances d effets à l acceptation font l objet de 2 ensembles de textes différents, mais si vous le souhaitez, certains documents peuvent être communs. Vous devez obligatoirement indiquer des textes pour les relances de règlements à échéance, les textes des relances d effets à l acceptation ne sont obligatoires que si vous comptez utiliser ce type de relances. A chacun des 3 niveaux possibles correspond un texte. Le texte d un niveau est composé de 2 parties, désignées par «haut» et «bas» : le haut de la lettre est constitué du titre de politesse et du texte d introduction, il est imprimé avant la liste des factures relancées ; le bas de la lettre est constitué du texte de conclusion et du nom du signataire, il est imprimé après la liste des factures relancées. L en-tête de la lettre est traité par ailleurs et ne doit en aucun cas être intégré à ces textes. Les niveaux 1 et 2 doivent être obligatoirement renseignés, le niveau 3 ne doit l être que si vous avez défini un délai pour le niveau 3. Vous disposez de documents exemples sommaires pour chaque élément de texte, créés avec Word Double-cliquez sur un nom pour faire apparaître le nom du document exemple (ou pressez F4). Vous ne pouvez pas modifier les documents exemples mais vous pouvez les utiliser comme base d un nouveau document que vous personnaliserez selon vos souhaits. Les documents exemples peuvent être rappelés à tout moment. Vous disposez également d un bouton d appel du logiciel de traitement de texte Microsoft Word (sous réserve qu une version de ce logiciel soit installée sur votre PC) ; sélectionnez un texte ( en cliquant dessus par exemple) et cliquez sur le bouton d appel de Word, ou cliquez à droite sur le nom du texte (ou pressez F12) ; si un nom de document existant a été saisi, il sera ouvert directement ; si vous voulez créer un nouveau document, laissez le nom à espace, vous nommerez le nouveau document avant de quitter Word. Bien qu il soit possible d ouvrir plusieurs fenêtres avec Word, il est recommandé d enregistrer un texte et de quitter Word avant d ouvrir un autre document, afin de ne pas surcharger la mémoire de votre PC. Si votre version de Word ne permet pas l automation entre le logiciel comptable et Word, n utilisez pas cette possibilité, et appelez Word indépendamment du logiciel comptable. Attention : pour créer vos textes, vous ne pouvez utiliser Microsoft Word qu à condition qu il soit disponible sur la machine qui va les exploiter. Si cette dernière ne dispose pas de Word, ne créez pas un document avec Word, il ne pourrait pas être relu ; créez plutôt un fichier texte de format.rtf avec Wordpad par exemple. NOTES : si vous utilisez une base de données Microsoft Access, le chemin complet du fichier que vous indiquez ici ne doit pas dépasser 32 caractères. 192

193 4.3.1 Remise d effets : Choisir les effets à remettre Cette fonction vous permet de visualiser les écritures d un compte d effets à recevoir et de choisir les effets que vous voulez remettre en banque. Seuls les effets n ayant pas encore fait l objet d une remise (dont les effets non lettrés) sont traités par cette fonction. Vous disposez de nombreuses possibilités de recherche d effets et de tri. Lors du premier appel de la fonction pour un dossier donné, vous devez indiquer sur quelle sélection de comptes vous voulez travailler (généralement un ou plusieurs comptes de la classe 4). Pour cela, une boite de sélection s ouvre automatiquement. Par la suite, la sélection de comptes sera automatique (tous les comptes de la classe comptable pour laquelle vous aurez précédemment utilisé cette fonction) et le dernier compte traité vous sera automatiquement proposé. Vous pouvez choisir un autre compte parmi les comptes actuellement sélectionnés, ou demander une autre sélection de compte. Indiquez ensuite la monnaie de la remise que vous voulez établir. Partie 1 Monnaie : indiquez ici obligatoirement la monnaie dans laquelle doit être établie la remise (par défaut, la monnaie du dossier vous est proposée). Le compte d effets à recevoir que vous traitez peut comporter des effets émis initialement en n importe quelle monnaie, et comptabilisés dans la monnaie du dossier. Mais une remise donnée doit être exprimée en une seule monnaie, et ne doit donc comporter que des effets exprimés initialement en une même monnaie. La fenêtre de visualisation des effets ne fera apparaître que les effets exprimés dans la monnaie indiquée ici, et vous devrez établir une remise pour chaque monnaie différente utilisée par vos clients. Si vous devez traiter plusieurs remises dans plusieurs monnaies différentes, vous devez comme habituellement valider chaque remise avant de traiter la suivante. 193

194 Partie 2 Sélection des écritures visualisées : ces options facultatives vous permettent de limiter la visualisation à certains effets : Client : seuls les effets dont le tiré correspond au compte indiqué ici seront visualisés. Echéances : vous pouvez sélectionner les effets dont la date d échéance est comprise entre 2 dates limites. Pour les effets qui ne comporteraient pas de date d échéance, on utilisera la date d écriture. Vous pouvez renseigner la date de fin avec la date de début en double-cliquant (ou en pressant F4). Montants : vous pouvez limiter la visualisation aux effets dont le montant est compris dans la tranche que vous indiquez ici. Ces montants sont toujours exprimés en monnaie du dossier, quelle que soit la monnaie dans laquelle vous établissez la remise. Type d effets : par défaut, tous les effets sont visualisés, même les lignes dont le code opération n est pas renseigné, ou ne correspond pas à un type d effet paramétré ; vous pouvez limiter la visualisation à certains types d effets en cochant l option correspondante. NOTE : si vous utilisez l une de ces sélections, les totaux visualisés apparaîtront en caractères grisés pour vous rappeler qu ils ne représentent pas la totalité du compte. Positionnement après un tri : cette option vous permet de choisir le comportement de l affichage des effets en cas de tri : la fenêtre de choix vous permet de choisir l ordre dans lequel les effets sont visualisés, en cliquant sur l en-tête du critère de tri voulu ; après le tri, l effet sur lequel la visualisation se positionne dépend de l option que vous aurez retenue ici : Rester sur la même ligne (valeur par défaut) : la visualisation reste positionnée sur le même effet qu avant le tri ; cochez cette case lorsque vous voulez rechercher tous les effets qui comportent la même valeur qu une ligne donnée ; exemple : si vous avez sélectionné un effet dont le montant est 100,00, et que vous triez sur la colonne montant, la visualisation vous proposera immédiatement tous les effets du compte qui comportent 100,00 en montant. Toujours sur la première ligne : après un tri, la visualisation sera toujours positionnée sur le premier effet dans le nouvel ordre. Cochez cette case lorsque vous souhaitez trier les effets dans un ordre donné puis effectuer différentes recherches à partir du début du compte dans le nouvel ordre. Cliquer sur le bouton pour remettre ces options à leur valeur par défaut. Cliquer ensuite sur OK pour faire apparaître la fenêtre : remise d effet : fenêtre de choix. Si vous avez précédemment choisi des effets dans le compte visualisé et que vous n avez pas imprimé de remise, vous retrouverez les effets choisis en attente. Un traitement de remise doit être effectué en totalité sur un même poste, depuis le choix de effets à remettre jusqu à la validation. L accès à cette fonction peut vous être refusé si un autre poste a commencé à préparer une remise et ne l a pas encore complètement traitée, ou si vous-même avez imprimé une remise et ne l avez pas encore validée. Pour plus de détails, consultez les remarques sur le traitement de remises multiples*. * Remarques sur le traitement de remises multiples A partir de plusieurs postes de travail : Vous ne pouvez pas préparer plusieurs remises simultanément à partir de plusieurs postes : le fait d utiliser la fonction de choix d effets bloque tout lancement de cette même fonction par un autre poste, et cela jusqu à ce que vous ayez traité complètement la remise, validation incluse. En raison de ce contrôle, vous devez effectuer le traitement complet d une remise (choix des effets, impression, validation) à partir du même poste obligatoirement. 194

195 Si vous souhaitez abandonner une remise sans la valider, vous devez annuler tous les choix d effets que vous avez faits dans le compte d effets traité ; la fenêtre de choix vous propose pour cela la commande <Aucun> qui permet d effacer globalement les choix effectués dans un compte. Lorsque vous quittez la fenêtre de choix après avoir effacé tous les choix précédents (et donc que le montant à remettre est à zéro), le logiciel va vérifier si d autres effets, non visualisés, ont été précédemment choisis ; cette vérification se fait dans le dernier compte traité ainsi que dans tous les autres comptes d effets possibles (soit tous les comptes commençant par les mêmes 3 premiers caractères que le dernier compte traité, c est-à-dire généralement par 413) ; si aucun effet choisi n est détecté, la fonction de remise est débloquée et devient accessible par d autres postes ; si un effet choisi au moins est détecté, un message vous en informe en vous indiquant le compte d effets et la monnaie correspondants, et la fonction de remise reste utilisable par votre seul poste de travail, et inaccessible par les autres postes. A partir d un même poste : Une remise donnée ne peut être établie qu à partir d un seul compte d effets et dans une seule monnaie. Vous devez traiter une remise en totalité avant de pouvoir traiter la remise suivante. Vous devez effectuer tous les traitements (choix des effets, impression, validation) sur le même poste. Si vous appelez la fonction de choix d effets ou d impression de remise alors qu une remise imprimée n a pas été validée, un message vous le signale car il peut s agir d un oubli de validation de votre part : vous pouvez alors choisir d aller valider la remise en attente avant de revenir dans la fonction initiale pour traiter la remise suivante, ou bien de l annuler : si vous confirmez que voulez l annuler, vous reviendrez à la même situation qu avant de l imprimer et vous retrouverez les effets choisis en attente. Notes : Chaque clic sur OK provoque le rafraîchissement de la fenêtre de choix avec les dernières mises à jour enregistrées dans la base, même si vous n avez pas quitté la fonction. Rappelons que les écritures du compte d effets à partir duquel vous voulez établir une remise doivent comporter, en contrepartie le numéro du compte du client tiré ; pour cela, les effets ont dû être saisi dans un journal avec type de contrepartie «Ligne», ou bien complétés ultérieurement (par exemple au moyen de la visualisation de compte) ou bien importés dans le dossier d après des données issues d un logiciel externe renseignant correctement la contrepartie. Les effets doivent également comporter un code opération qui permettra d identifier le type d effet voulu selon la correspondance que vous aurez établie au moyen de la fonction paramétrage des remises. Le code opération peut être modifié au moyen de la présente fonction, ainsi que le RIB, si celui-ci n a pas été validé lors de la saisie initiale de l effet. 195

196 Choix des effets à remettre Partie 3 Cette fonction vous permet de visualiser les écritures d un compte d effets à recevoir et de choisir les effets que vous voulez remettre en banque. Seuls les effets n ayant pas encore fait l objet d une remise validée (donc les effets non lettrés) sont traités par cette fonction. Vous disposez de nombreuses possibilités de recherche d effets et de tri. Fenêtre de choix des effets : Cette fenêtre apparaît après avoir renseigné la fenêtre de sélection et cliqué sur <OK>. Identification du compte client «tiré» : rappel du n de compte client tiré pour l effet sélectionné dans la grille, et de son intitulé ; il s agit du compte de contrepartie, rappelé ici pour faciliter l utilisation de la fenêtre de choix. Données de l en-tête : rappel du n de compte d effets traité, de son intitulé, et de la monnaie dans laquelle vous établissez la remise. Totalisations : zone de totaux, comportant à gauche le nombre et le montant total des effets visualisés, ventilés à droite en effets à remettre (choisis) et disponibles (non encore choisis). La ventilation en effets à remettre et effets disponibles évolue au fur et à mesure que vous saisissez ou que vous effacez des choix. Si vous n avez pas affiché tous les effets du compte, ou si vous avez utilisé un filtre, les totaux affichés correspondent aux effets visualisés et non pas au compte complet. Ils apparaissent alors en caractères grisés. Les montants sont toujours indiqués en monnaie du dossier, quelle que soit la monnaie dans laquelle vous établissez la remise. Affichage des effets : affichage des effets, triés par défaut sur la date d écriture, puis sur le n chronologique d écriture. La dimension de chaque colonne de la fenêtre de choix est la même que dans la fenêtre de visualisation de comptes. Si vous avez personnalisé cette dernière pour un type de compte donné, vous retrouverez ici la même dimension pour chaque information présente. Par contre, l agencement (c est-à-dire l ordre dans lequel les informations sont présentées) est spécifique à cette fonction, et ne tient pas compte des consignes de personnalisation que vous avez éventuellement données. Utilisez l ascenseur horizontal pour faire apparaître la suite des informations qui sont données pour chaque effet. Après avoir cliqué sur <Début choix>, vous pouvez choisir des effets, effacer des choix précédents, ou modifier les données relatives à la gestion des effets : code opération, échéance, RIB. Les effets qui sont affichés en caractères maigres sont ceux qui ont été choisis ou modifiés durant la session de travail en cours, et qui n ont pas encore fait l objet d une validation (ou d une annulation). De nombreuses possibilités vous sont proposées pour faciliter la consultation et la recherche des effets voulus : Filtrer les effets visualisés Trier les effets visualisés Modifier la présentation des données 196

197 Vous pouvez filtrer les effets visualisés en cliquant sur le bouton <Filtre> ; une fenêtre apparaît alors et vous propose de nombreux critères que vous pouvez combiner. Renseignez les critères sur lesquels vous voulez effectuer une sélection puis cliquez sur <Filtrer>. La grille ne comportera plus que les effets correspondant au(x) critère(s) que vous aurez activé(s). S il existe des effets déjà choisis, ils sont toujours affichés, quel que soit le filtre posé. NOTES : Si vous double-cliquez sur un critère, il est alors automatiquement renseigné avec la valeur correspondante de la ligne actuellement sélectionnée. Si vous utilisez le critère <Expression>, l expression que vous aurez saisie sera recherchée dans le libellé des écritures ainsi que dans la zone statistique. Vous pouvez déplacer la fenêtre de filtre sur votre écran ; positionnez le pointeur de la souris sur la fenêtre de filtre (en dehors du cadre des critères) et faites glisser. Cliquez sur <Annuler filtres> pour désactiver tous les filtres que vous avez renseignés et revenir à la grille d affichage. Cliquez sur le bouton pour effacer tous les filtres utilisés et revenir à la situation initiale. Lorsqu un ou plusieurs filtres sont actifs, l intitulé du bouton <Filtre> est en caractères gras, et les totaux visualisés apparaissent en caractères grisés pour vous rappeler qu ils ne représentent pas la totalité du compte. Vous pouvez trier les effets visualisés (c est-à-dire les classer dans un ordre voulu) : double-cliquez sur l en-tête de la colonne qui correspond au tri voulu. Un premier double-clic trie dans l ordre croissant, un deuxième double-clic sur la même colonne trie dans l ordre décroissant. Par exemple, si vous voulez visualiser les effets en commençant par les montants les plus importants, double-cliquez une première fois sur l en-tête de la colonne montant ; les effets seront affichés en commençant par le plus petit montant ; double-cliquez une deuxième fois, l affichage commencera par le montant le plus élevé. Ensuite, chaque double-clic sur une même colonne inverse le sens du tri. La ligne sur laquelle est positionnée la visualisation après un tri est fonction de l option <Positionnement après un tri> que vous avez prise dans la fenêtre de sélection. A l intérieur du tri demandé, les effets sont triés par date d écriture puis par n chronologique. Par exemple, si vous triez sur le montant et que plusieurs effets ont le même montant, ils seront affichés dans l ordre de leur date d écriture. Le tri n est pas disponible pendant qu un choix est en cours. Modifier la présentation des données, vous pouvez, si vous le désirez : Redimensionner la largeur d une colonne : positionnez le curseur sur le bord droit de l en-tête de la colonne et faites-le glisser. Supprimer l utilisation d une colonne : modifiez sa largeur de façon à l amener à 0. Redimensionner la hauteur d une ligne : positionnez le curseur sur le bord inférieur de la première zone de la première ligne, approchez-le du cadre gauche, puis faites-le glisser vers le haut ou le bas. Changer l ordre des colonnes : positionnez le curseur sur l en-tête de la colonne et faites-le glisser. Redimensionner la fenêtre de choix (qui par défaut, occupe votre écran en totalité, quelle qu en soit la taille). Modifier l emplacement de la fenêtre de choix sur l écran. Attention : effectuez ces modifications lorsque aucun choix n est en cours. NOTES : Les modifications de présentation effectuées par la fonction de choix ne sont pas mémorisées ; si vous souhaitez mémoriser des modifications de présentation, utilisez pour cela la visualisation de compte. La colonne «choix» est de format et de présence obligatoire sur cette grille et ne peut pas être personnalisée. Vous avez également la possibilité de séparer en deux la grille de visualisation des écritures, en utilisant la case noircie qui se trouve à gauche de l ascenseur horizontal ; pointez-la avec la souris et faites-la glisser à droite ; les mêmes informations sont alors visualisées en 2 parties identiques ; cela vous permet de gérer l affichage selon vos besoins, par exemple de garder visibles les colonnes de gauche pendant qu avec l ascenseur horizontal, vous faites apparaître les colonnes de droite. Vous pouvez aussi visualiser verticalement les données de l une ou l autre des 2 parties visualisées, en cliquant à droite sur l en-tête de la 1ère colonne à gauche ; à chaque clic droit, la présentation change ; continuez à cliquer à droite pour revenir à la présentation initiale. Notez que lorsque vous faites défiler l une des 2 parties, l autre est automatiquement réactualisée, et que les mêmes règles d utilisation s appliquent à chaque zone, qu elle soit utilisée sur l une ou l autre des 2 parties. 197

198 Cliquez sur <Début choix> pour pouvoir commencer à choisir des effets, à effacer un choix précédent, ou à modifier les données relatives à la gestion des effets. Cela vous donne également accès aux 2 commandes de traitement global des effets visualisés : <Tous> et <Aucun>. Choix : Pour choisir un ou plusieurs effets : Cliquez sur <Début choix> pour commencer une session de choix. Positionnez-vous sur la colonne <R> de chaque effet que vous voulez remettre, et cliquez (ou pressez la barre d espace). Le logiciel vérifie si cet effet peut être remis, d après les règles énoncées dans l aide de la fenêtre de choix. Si oui, le bouton reste alors enfoncé. Dans la boite de totaux au bas de l écran, les nombres d effets et les montants «à remettre» et «disponibles» sont mis à jour. Continuez à choisir d autres effets en procédant de la même façon. Pour effacer un choix effectué à tort, positionnez-vous à nouveau sur la colonne <R> et cliquez (ou pressez la barre d espace). Lorsque vous avez terminé votre choix, cliquez sur le bouton <Valider> pour enregistrer vos choix, ou sur <Annuler> pour abandonner les choix de la session (les effets ayant fait l objet d un choix ou d un effacement de choix non validés ni annulés sont affichés en caractères maigres). Si vous avez mis à jour d autres données, elles seront également validées ou annulées. Si vous voulez choisir tous les effets visualisés, cliquez sur la commande <Tous> : tous les effets visualisés et non encore choisis sont automatiquement choisis, dans le respect des contrôles de validité effectués pour chaque effet choisi ; si une erreur est détectée, le processus de choix global est interrompu ; vous devez répondre au message qui vous est donné et cliquer à nouveau sur <Tous> pour poursuivre le processus de choix global. Si vous voulez effacer tous les choix d effets visualisés, cliquez sur la commande <Aucun> : tous les effets visualisés et choisis sont automatiquement considérés comme non choisis. NOTES : Vous pouvez choisir, dans une même remise, des effets correspondant à plusieurs dates d échéance. Vous ne pouvez pas choisir des effets issus de journaux de situation. Lorsqu un effet a été choisi, certaines données ne peuvent plus être modifiées par d autres fonctions (par exemple la domiciliation ou le code opération) et cela jusqu à la validation de la remise (ou son annulation). Utilisez pour cela la possibilité de modification proposée par la présente fonction ; s il s agit d une donnée non modifiable par la présente fonction, supprimez provisoirement le choix de la ligne afin de pouvoir la modifier par la fonction de saisie/modification de journal. De nombreuses possibilités vous sont proposées pour faciliter la consultation et la recherche des effets voulus : Filtrer les effets visualisés Trier les effets visualisés Modifier la présentation des données Vous pouvez revenir à la fenêtre de sélection. Lorsque vous quittez cette fenêtre après avoir effacé des choix, si plus aucun effet n est choisi, le logiciel va alors tenter de débloquer la fonction de remise pour en permettre l accès aux autres postes ; consultez les remarques sur le traitement de remises multiples. 198

199 Règles concernant le choix d un effet : Lorsque vous choisissez un effet, les contrôles suivants sont effectués avant que votre demande ne soit acceptée : Le compte client tiré doit pouvoir être identifié, c est-à-dire indiqué en contrepartie de l effet, et existant au plan comptable ; pour cela, les effets ont dû être saisis dans un journal avec type de contrepartie «Ligne», ou bien complétés ultérieurement (par exemple au moyen de la visualisation de compte) ou bien importés dans le dossier d après des données issues d un logiciel externe renseignant correctement la contrepartie. Le code opération doit permettre d identifier le type d effet voulu selon la correspondance que vous avez établie au moyen de la fonction : Paramétrage des remises. Notez que vous pouvez modifier le code opération moyen de la présente fonction, en même temps que vous choisissez l effet. La domiciliation doit être renseignée conformément au code opération : s il s agit d un effet-relevé (LCR magnétique ou papier, BOR magnétique ou papier), le RIB doit être complet ; s il s agit d un effet classique (LCC ou BOC), seule la domiciliation en clair est obligatoire. Le montant de l effet choisi doit être débiteur. Si la domiciliation n est pas renseignée au moment où vous choisissez un effet, le logiciel va tenter de la renseigner avec la domiciliation principale, soit la première domiciliation définie au plan comptable (consultez l option générale qui permet de choisir le comportement du logiciel dans le cas de domiciliations multiples pour un compte donné). 199

200 4.3.2 Remise d effets : imprimer la remise d effets Cette fonction vous permet d imprimer une remise d effets, de créer le fichier de remise à remettre à la banque (ou à télétransmettre), et de préparer l écriture automatique de la remise avec lettrage des effets remis. Vous devez la lancer lorsque vous avez effectué un choix d effets à remettre. (Rappel : une remise donnée doit être traitée complètement par le même poste de travail, depuis le choix des effets jusqu à la validation de la remise). Le dernier compte que vous avez traité avec les fonctions de remise d effets vous est proposé automatiquement. Si vous voulez imprimer une remise à partir d effets que vous avez choisis dans un autre compte, vous pouvez choisir cet autre compte parmi les comptes actuellement sélectionnés, ou demander une autre sélection de compte. La dernière monnaie que vous avez traitée avec les fonctions de remise d effets vous est proposée automatiquement. Si vous voulez imprimer une remise à partir d effets que vous avez choisis et qui sont exprimés dans une autre monnaie, vous pouvez indiquer cette autre monnaie. Partie 1 Monnaie : indiquez ici obligatoirement la monnaie dans laquelle doit être établie la remise. Par défaut, la dernière monnaie traitée vous est proposée. Si vous voulez établir une remise d effets que vous avez préalablement choisis, et qui sont exprimés dans une autre monnaie, indiquez-la ici. Le compte d effets à recevoir que vous traitez peut comporter des effets choisis, émis initialement en n importe quelle monnaie. Mais une remise donnée doit être exprimée en une seule monnaie, et ne doit donc comporter que des effets exprimés initialement en une même monnaie. Seuls les effets exprimés dans la monnaie indiquée ici seront traités par la remise en cours, et vous devrez établir une remise pour chaque monnaie différente utilisée par vos clients. Si vous devez traiter plusieurs remises dans plusieurs monnaies différentes, vous devez comme habituellement valider chaque remise avant de traiter la suivante. NOTE : Si vous demandez la réfection d une remise, la monnaie indiquée ici doit obligatoirement être la même que lors du traitement initial de la remise. Dans le cas contraire, un message vous en informera. Type de remise : indication obligatoire, d'après la codification normalisée suivante : 1 = Escompte 2 = Escompte en valeur 3 = Encaissement, crédit forfaitaire après échéance 4 = Encaissement, crédit après expiration du délai de retour des impayés 5 = Cession escompte Loi Dailly 6 = Cession garantie Loi Dailly escompte en valeur 7 = Cession garantie Loi Dailly, encaissement forfaitaire après échéance 8 = Cession garantie Loi Dailly, encaissement crédit après expiration du délai de retour des impayés. 200

201 Partie 2 Banque de remise : indiquez obligatoirement la banque sur laquelle la remise doit être faite, en choisissant dans la liste des banques proposées (et que vous avez définies dans le descriptif du dossier traité). NOTE : Le n de compte de banque et le journal correspondants seront utilisés pour créer l écriture automatique de remise. Date de la remise : indiquez obligatoirement la date de remise. Cette date sera également utilisée pour dater l écriture automatique de remise ; elle doit donc appartenir obligatoirement à l exercice en cours (sauf dans le cas d une réfection de remise). RIB du tiré : par défaut, le bordereau de remise indique, pour chaque effet, le nom du client tiré et sa domiciliation en clair. Cochez cette case si vous voulez que le RIB de chaque client tiré soit également imprimé. NOTE : Cette option ne concerne que l impression et n influence en rien la création du fichier des effets à remettre. Total par échéance : si la remise comporte des effets à plusieurs dates d échéance différentes, cochez cette case si vous voulez qu un sous total par date d échéance soit imprimé. NOTE : Quelle que soit l option choisie ici, les effets seront imprimés dans l ordre de la date d échéance. Cette option ne concerne que l impression et n influence en rien la création du fichier des effets à remettre. Texte complémentaire à ajouter : vous avez la possibilité de demander l'impression d'un texte complémentaire, qui sera imprimé au bas de la dernière page du bordereau de remise. Cochez cette case. Vous pouvez alors indiquer le nom du document (avec chemin d accès complet) qui contient le texte à imprimer. Pour créer ce texte, vous pouvez utiliser un logiciel tel que Microsoft Word, à condition qu il soit disponible sur la machine qui va l exploiter. Si cette dernière ne dispose pas de Word, ne créez pas un document avec Word, il ne pourrait pas être relu ; créez plutôt un fichier texte de format.rtf avec Wordpad par exemple. Le bouton ouvre une boite de recherche de fichier, qui vous permet de sélectionner le document que vous voulez indiquer. Cette boite recherche par défaut les fichiers dont l extension est.doc mais vous pouvez rechercher et sélectionner d autres types de fichier. Si vous travaillez dans un environnement réseau, veillez à indiquer un chemin accessible par tous les postes clients, ou dupliquez le document sur chaque PC. L emplacement réservé au texte est prédéfini et ne peut pas être modifié. le logiciel tentera d adapter votre texte pour qu il occupe complètement cet emplacement. Ainsi, si vous avez prévu un texte très court, la fonte de caractère utilisée sera augmentée, et inversement, si vous avez prévu un texte très long, la fonte de caractère utilisée sera diminuée. Pour que la fonte de caractères ne soit pas exagérément grossie, prévoyez toujours au moins 5 à 6 lignes par texte (complétez éventuellement votre texte avec des lignes vierges) ; pour que la fonte de caractères ne soit pas exagérément diminuée, ne prévoyez pas plus de 9 à 10 lignes. Ces limites dépendent de la police de caractères que vous utilisez et ne sont donc qu indicatives. Procédez à des essais. Vous disposez d un bouton d appel du logiciel de traitement de texte Microsoft Word (sous réserve qu une version de ce logiciel soit installée sur votre PC) ; si le nom d un document existant a été saisi, il sera ouvert directement ; si vous voulez créer un nouveau document, laissez le nom à espace, vous nommerez le nouveau document avant de quitter Word. Si votre version de Word ne permet pas l automation entre le logiciel comptable et Word, n utilisez pas cette possibilité, et appelez Word indépendamment du logiciel comptable. 201

202 Cliquez ensuite sur <Imprimer> pour lancer le traitement. (Si vous souhaitez obtenir l édition du bordereau en aperçu plutôt qu à l imprimante, cliquez à droite). Fichier des effets à remettre : Avant de créer le fichier des effets à remettre, un message vous demande si vous voulez créer ce fichier directement sur le lecteur de disquette ; si oui, insérez une disquette formatée dans le lecteur et répondez <Oui>. Si vous voulez créer ce fichier sur le disque dur, répondez <Non> (ce sera généralement le cas si vous remettez ce fichier par télétransmission). Puis, dans tous les cas, une boite de dialogue s ouvre et vous demande de confirmer le nom et l emplacement du fichier, qui par défaut est nommé «EFFETS.ddd» (où «ddd» est le code du dossier traité). Le format du fichier des effets peut varier selon la façon dont vous le transmettez aux banques. Consultez l option générale : Format des données transmises. Pour télétransmettre un fichier d effets à une banque, vous devez disposer d un modem et du logiciel de télétransmission nécessaire. Consultez éventuellement votre distributeur. Après avoir télétransmis le fichier des effets, il vous appartient de le supprimer de votre disque dur ; dans le cas contraire, lors de l impression de la prochaine remise, un message vous informera que le fichier existe déjà et vous pourrez alors choisir de l écraser ou non. En fin de traitement, si tout s est exécuté correctement, un message récapitulatif vous confirme que la remise a été traitée en rappelant son n, la monnaie dans laquelle elle est établie, le nom et le format du fichier des effets à remettre. Il vous rappelle également qu il vous appartient de valider cette remise. La validation doit être lancée pour chaque remise imprimée à partir du même poste et avant toute utilisation d une autre fonction de gestion d effets, par le même poste ou par un autre poste de travail ; voir à ce sujet les remarques sur le traitement de plusieurs remises. Si vous ne validez pas une remise imprimée, aucune mise à jour n est enregistrée. La validation va procéder aux opérations suivantes : Création de l écriture comptable de remise (crédit du compte effets à recevoir par débit du compte banque) ; cette écriture est repérée par le code folio «YYYY». Lettrage de la ligne de remise avec les effets remis : c est le lettrage des effets qui fait que lors du prochain choix d effets, les effets déjà remis ne seront plus proposés. Incrémentation du n de remise pour la prochaine impression (voir : paramétrage des remises d effets. Déblocage des fonctions de remise d effets pour utilisation à partir d un autre poste. Ne changez pas l exercice courant entre l impression et la validation. Notes : Vous pouvez refaire une remise que vous avez déjà traitée et validée (par exemple si la disquette créée par un traitement précédent a été perdue ou corrompue avant son traitement par la banque). Aucune validation n est nécessaire après une réfection de remise. 202

203 Exemple d impression : 203

204 4.3.3 Remise d effets : validation d une remise d effets Cette fonction valide la remise d effets que vous venez d imprimer. Vous devez la lancer à partir du même poste que l impression de la remise. La fonction de validation procède aux opérations suivantes : Création de l écriture comptable de remise (crédit du compte effets à recevoir par débit du compte banque) ; cette écriture est repérée par le code folio «YYYY». Lettrage de la ligne de remise avec les effets remis : c est le lettrage des effets qui fait que lors du prochain choix d effets, les effets déjà remis ne seront plus proposés. Incrémentation du n de remise pour la prochaine impression (voir : paramétrage des remises d effets. Déblocage des fonctions de remise d effets pour utilisation à partir d un autre poste (consultez à ce sujet les remarques sur le traitement de plusieurs remises). Validez une remise d effets dés que vous êtes certain que votre remise est complète et correcte, et obligatoirement avant le prochain traitement de remise ; si vous tentiez de lancer un autre traitement de remise d effets sans avoir validé la remise précédente, un message vous en informerait et vous pourriez alors valider normalement votre remise précédente. Ne changez pas l exercice courant entre l impression et la validation. Notes : La création de l écriture automatique de remise utilise la fonction d importation d écritures ; la fenêtre de cette fonction apparaît donc sur votre écran (mais les paramètres n en sont pas modifiables car ils sont tous définis de façon automatique). Un tableau de totaux de contrôle est imprimé, comme lors de toute importation ; lancez la validation avec un clic droit si vous souhaitez obtenir ce tableau en aperçu. Si vous devez refaire une remise que vous avez déjà validée (par exemple si la disquette créée par un traitement précédent a été perdue ou corrompue avant son traitement par la banque), utilisez la possibilité de réfection que vous propose la fonction d impression d une remise. 204

205 Après avoir validé, répondre à la question suivante : Après avoir validé, choisir l imprimante : Répondre à la question suivante, afin de créer les écritures : 205

206 4.3.5 Remise d effets : paramétrage des remises d effets Cette fonction permet de donner des indications obligatoires pour le fonctionnement du module : remise d effets. Il est indispensable de l avoir appelée avant toute autre fonction de ce module. En fonction des types d effets que vous êtes susceptibles de remettre avec le logiciel, vous devez renseigner les données suivantes : Codes opération des LC Codes opération des BO Prochain numéro de remise Notes : Vous pouvez visualiser les paramètres de remise mais vous ne pouvez pas les modifier si une remise est en cours de traitement sur un autre poste. Si une remise est en cours de traitement sur votre propre poste, un message vous met en garde sur les incohérences que risquerait d entraîner, dans le traitement de la remise, une modification des paramètres alors que les effets choisis ont été contrôlés et validés en fonction de leur état actuel. Ne confirmez que si vous êtes sûr de la cohérence de votre mise à jour. Si vous utilisez l édition de relevés & traites, vous devez renseigner ici les codes opération des LC pour permettre de repérer les factures payables par traite ou par mode autre. Codes opération des Lettres de Change : Si vous êtes susceptibles d établir des remises de LC (lettres de change) quelles qu elles soient, vous devez ici établir la correspondance entre les types d effets que le module vous propose de traiter, et les codes opération que vous avez choisi d utiliser pour identifier ces effets (et qui sont saisis en tant que : code opération, de chaque ligne d'écriture concernée). Ces codes doivent avoir été définis dans la table des codes opération. Pour chaque type d'effet que vous utilisez, vous avez la possibilité d'indiquer jusqu'à 3 codes opération différents ; laissez à espace les codes opération que vous n utilisez pas. 206

207 Exemple : si vous utilisez le code opération "LM" pour identifier les LCR magnétiques, indiquez «LM» dans la première zone correspondante. Un code LCR magnétique au moins doit être indiqué (acceptée ou non) ; les autres codes sont tous facultatifs, mais il est bien entendu qu'un type d'effet pour lequel vous n'indiquez pas de correspondance en code opération ne pourra pas être traité par le module de remise. NOTES : La distinction «acceptée ou non acceptée» concernant les LCR magnétiques est utilisée pour indiquer à la banque, sur la remise magnétique, si elle doit demander l'acceptation au tiré avant encaissement ; cette option ne change donc rien au fonctionnement du module. Par contre, pour les autres types de LC, il s'agit de l'acceptation préalable par le client avant de pouvoir remettre la traite, et cette distinction sera utilisée par les autres fonctions du module (édition de traites et génération des écritures). Un effet dont le code opération est laissé à espace ne peut pas être traité par les fonctions de remise. Codes opération des Billets à Ordre : Si vous êtes susceptibles d établir des remises de BO (billets à ordre) quels qu ils soient, vous devez ici établir la correspondance entre les types de BO que le module vous propose de traiter, et les codes opération que vous utilisez pour identifier ces BO (et qui sont saisis en tant que : code opération de chaque ligne d'écriture concernée). Ces codes doivent avoir été définis dans la table des codes opération. Pour chaque type de BO que vous utilisez, vous avez la possibilité d'indiquer jusqu'à 3 codes opération différents ; laissez à espace les codes opération que vous n utilisez pas. Exemple : si vous utilisez le code opération "BM" pour identifier les BOR magnétiques, indiquez «BM» dans la première zone correspondante. Ces codes opération sont tous facultatifs, mais il est bien entendu qu'un type de BO pour lequel vous n'indiquez pas de correspondance en code opération ne pourra pas être traité par le module de remise. NOTES : Un BO dont le code opération est laissé à espace ne peut pas être traité par les fonctions de remise. Prochain numéro de remise : Numéro à 5 chiffres qui sera utilisé pour numéroter toute remise, magnétique ou papier ; indiquez ici le premier n à utiliser ; il sera automatiquement incrémenté après chaque remise validée Règlement fournisseurs : Etat des propositions de règlements Cette fonction recherche les sommes dues aux fournisseurs et édite un état des propositions de règlements à établir. Elle est facultative mais recommandée avant d éditer les règlements proprement dits. Important : l état des propositions de règlement étant à usage purement interne, il est dans tous les cas dans la monnaie du dossier traité, et traite globalement tous les règlements à établir, quelle que soit la monnaie dans laquelle ils doivent l être (ce qui permet de gérer le montant maximum de règlements). En revanche, l édition proprement dite des règlements devra être lancée successivement pour chaque monnaie traitée, car elle ne peut traiter qu une seule monnaie à la fois. 207

208 Partie 1 Type de compte : vous devez obligatoirement indiquer le type de compte pour lequel vous voulez éditer des règlements. Vous pouvez traiter des comptes généraux tels que des comptes de tiers ; dans ce cas, vous devrez obligatoirement préciser une sélection de comptes. Code édition : vous pouvez sélectionner les comptes qui correspondent à un ou plusieurs codes édition (maximum : 3). Le code édition est une donnée que vous pouvez attribuer à un compte au moyen de la fonction : Gestion du plan comptable. Un code édition laissé à espace est ignoré. Vous ne pouvez donc pas sélectionner les comptes dont le code édition est à espace. Le code édition est toujours en majuscules. Sélection sur dates d échéance : sélectionnez ici la date d échéance des règlements que vous voulez traiter. Pour les écritures qui ne comporteraient pas de date d échéance, c est la date d écriture qui sera utilisée. Vous pouvez renseigner la date de fin avec la date de début en double-cliquant. Vous pouvez sélectionner plusieurs échéances en un seul traitement, mais vous devez veiller dans ce cas à bien choisir la date d échéance des règlements qui vont être établis ; en effet, chaque règlement sera émis à la 1ère date d'échéance rencontrée pour chaque fournisseur réglé. Vous pouvez indiquer une «Nouvelle date d échéance» qui sera alors utilisée en priorité pour chaque règlement émis. NOTES : La nouvelle date d échéance peut également être utilisée pour proroger le règlement d une échéance (par exemple : sélectionner l échéance du et la régler avec nouvelle date d échéance = ). Etant donné que seules les factures non lettrées seront proposées en règlement, vous pouvez sans inconvénient ne pas préciser d échéance de début, de façon à ne pas omettre de traiter des factures échues précédemment et que vous auriez décidé de mettre en attente de règlement (par exemple : si vous voulez régler l échéance du Partie en vérifiant les échéances antérieures non réglées, il faut indiquer : Echéance : du au Nouvelle échéance : ). L utilisation de l option «Un règlement par facture» peut modifier la détermination de l échéance. 208

209 Partie 2 Sélection de comptes : vous pouvez limiter l édition à certains comptes, à l intérieur du type de comptes que vous avez choisi (voir comment visualiser le plan comptable). Si vous n indiquez aucun compte, tous les comptes appartenant au type choisi, et comportant des mouvements significatifs sur la période traitée, seront édités. Si vous ne renseignez que le début, le traitement ne prendra en compte que les comptes correspondant au critère de début. Si vous ne renseignez que la fin, le traitement commencera au premier compte du type choisi et se terminera au dernier compte correspondant au critère de fin. Il est recommandé d utiliser cette sélection toutes les fois que cela vous est possible, vous pouvez ainsi diminuer les temps de traitement de façon sensible, surtout si vous traitez des volumes d écritures importants. Autres codes à contrôler : cette sélection n est utilisée que pour l état des propositions, elle est ignorée par l édition des règlements. Si vous avez sélectionné certains codes opération au moyen des 4 codes précédents, vous pouvez ici demander à ce que certains autres codes soient également listés et totalisés ; vous obtiendrez alors, sur l état des propositions, le rappel des factures dont le compte et l'échéance correspondent à la sélection demandée mais dont le code règlement n est pas traité par votre demande. Vous pouvez utiliser cette possibilité pour gérer le cas des factures mises en attente de règlement : Pour une raison quelconque, vous décidez de mettre une facture en attente de règlement : attribuez le code opération «AR» (par exemple) à ces factures, et sélectionnez, en codes opération, les modes de règlement normaux, de façon que ce code ne soit pas réglé. Lors de l édition des propositions de règlements suivantes, demandez le code «AR» dans la zone «Autres codes à contrôler» ; veillez à bien sélectionner les échéances antérieures ; vous obtiendrez ainsi le rappel, pour chaque fournisseur concerné, des factures mises en attente, et vous pourrez éventuellement décider de les débloquer, en restituant leur mode de règlement initial. NOTES : Pour utiliser cette sélection, vous devez obligatoirement avoir utilisé la sélection précédente sur codes opération. Le code opération d une facture peut être modifié au moyen de la visualisation de compte. Sélection sur codes opération : vous pouvez sélectionner les écritures qui correspondent à un ou plusieurs codes opération (maximum : 4). Le code opération est une donnée que vous pouvez attribuer à une écriture au moyen de la fonction : Saisie d écritures. Dans le cas de factures fournisseurs, ce code permet d indiquer quel mode de règlement doit être utilisé pour payer le fournisseur. Un code opération laissé à espace est ignoré. Vous ne pouvez donc pas sélectionner les écritures dont le code opération est à espace. Si vous voulez traiter tous les codes opération, laissez les 4 codes à espace. Le code opération est toujours en majuscules. NOTE : Le fait de choisir ici un ou plusieurs codes opération ne vous oblige pas à émettre le mode de règlement correspondant : le mode de règlement qui sera émis dans ce traitement est défini par le format d édition que vous indiquez dans la zone «Format» ; vous pouvez donc sélectionner n importe quel code opération, et décider d éditer n importe quel mode de règlement (vous pouvez par exemple sélectionner le code opération «VI» et choisir d éditer des lettres-chèques). 209

210 Partie 3 Format du règlement à établir : indiquez ici le format du règlement qui doit être émis par ce traitement. Cette indication est obligatoire. Il s agit d un fichier que vous aurez préalablement défini au moyen de la fonction : définition des formats d édition et dont le nom commence obligatoirement par les 3 caractères «fi_». Le bouton ouvre une boite de recherche de fichier. Le format indique implicitement le mode de règlement à émettre, et la banque à partir de laquelle ce règlement est émis. Montant minimum d un règlement : indiquez obligatoirement ici le montant minimum d'un règlement, au-dessous duquel aucun règlement ne doit être émis. Si un montant inférieur est dû, il figurera sur l état des propositions avec un message rappelant que le règlement ne sera pas émis, et sera ignoré par l édition des règlements. Cette indication permet d éviter d émettre des effets au-dessous d'une certaine somme, ou d'émettre un règlement, quel qu en soit le mode, pour quelques centimes. Un règlement par facture : un règlement global est normalement établi pour toutes les écritures d un même compte répondant à la sélection que vous avez demandée. Si au contraire vous souhaitez établir un avis de règlement par facture, cochez cette case. Les règles d utilisation de cette fonction s appliquent alors à chaque règlement, par exemple en ce qui concerne le montant minimum, la détermination de la date d échéance, la création d écriture comptable, etc... Attention, l utilisation de cette option peut modifier le montant des règlements ; exemple : Soit un compte comportant 2 crédits de 100 et 300 euros, et un débit de 20 euros : si cette option n est pas cochée (un règlement par compte), l avis de règlement sera établi pour soit : 380 euros. si cette option est cochée (un règlement par facture), 2 avis de règlement seront établis, respectivement pour 100 et 300 euros, et le débit de 20 euros ne sera pas traité. Montant maximum tous règlements : indiquez obligatoirement dans cette zone le montant total à ne pas dépasser pour le traitement en cours ; l état des propositions ne comportera aucune proposition de règlement au-delà de ce montant, et l édition des règlements cessera dés ce montant atteint. Cette indication peut être utile pour limiter un traitement au montant disponible sur une banque, puis effectuer d autres traitements à partir d autres banques. Ce montant est toujours exprimé en monnaie du dossier, quelles que soient les monnaies dans lesquelles vous émettez des règlements. NOTE : Lorsque vous émettez des règlements en plusieurs monnaies différentes, après chaque validation, le montant initial est diminué du total des règlements déjà émis, pour continuer à correspondre aux règlements restant à établir. 210

211 Partie 4 Date de règlement : indiquez ici la date de règlement (indication obligatoire) ; la date du jour vous est proposée par défaut. Cette date sera utilisée : Pour dater l avis de règlement et le titre de paiement Pour dater les écritures comptables générées par ce traitement Elle doit obligatoirement correspondre à l'exercice en cours. Si vous traitez des comptes fournisseurs sur plusieurs exercices, soyez donc toujours positionné sur l'exercice sur lequel les écritures de règlement seront à générer. NOTES : Vous pouvez rappeler la date du dernier traitement que vous avez effectué en double-cliquant (ou en pressant F4). Journal des écritures générées : indiquez ici le code journal qui devra être attribué aux écritures générées par le traitement en cours. Si vous émettez des chèques ou des virements, ce code est inutile : le journal utilisé est obligatoirement celui de la banque à partir de laquelle le règlement est établi. Contrepartie : indiquez ici le compte de contrepartie qui devra être utilisé pour générer les écritures de contrepartie aux règlements émis, à raison d'une ligne de contrepartie par ligne de règlement. Si vous émettez des chèques ou des virements, ce code est inutile : le compte de contrepartie utilisé est obligatoirement le compte de la banque à partir de laquelle le règlement est établi. NOTES : si vous émettez des virements, la contrepartie est passée globalement au compte banque, et non pas ligne par ligne comme pour les autres règlements. Journal pour OD d écart de change : si vous émettez des règlements en devise, les différences de change peuvent être traitées soit de façon automatique et immédiate (le montant réglé est comptabilisé au cours du jour et si besoin est, une O.D. comptabilise la différence de change éventuelle) soit de façon manuelle et différée (le montant réglé est comptabilisé au cours de la facture initiale, et les écarts de change éventuels seront constatés manuellement, généralement d après les relevés bancaires). Si vous constatez manuellement les écarts de change, laissez cette zone à espace, aucun écart ne sera généré automatiquement. Si vous souhaitez que ces écarts soient automatisés, indiquez ici un code journal (généralement un journal d opérations diverses) ; cette indication va alors impliquer les opérations automatiques suivantes : Le montant réglé en devise est converti et comptabilisé en monnaie du dossier au cours du jour. L écart entre le montant de la (des) facture(s), converti au cours initial, et le montant du règlement converti au cours du jour est calculé. S il est différent de zéro, il est comptabilisé au compte du fournisseur ; la contrepartie utilisée est l un des comptes de différence de change que vous avez paramétrés pour ce dossier. le journal est celui que vous avez indiqué ici. Le montant d écart de change passé au compte fournisseur sera utilisé pour équilibrer le lettrage de la(des) facture(s) avec le règlement. NOTES : Pour calculer des OD automatiques fiables, veillez à tenir régulièrement à jour la table des devises. Code opération des écritures générées : indiquez le code opération qui sera attribué aux écritures de règlement générées automatiquement (indication obligatoire). 211

212 Cliquez ensuite sur <Imprimer> pour lancer le traitement. (Si vous souhaitez obtenir l état en aperçu plutôt qu à l imprimante, cliquez à droite). A partir de cet état, vous pourrez vérifier les propositions de règlement et les accepter directement ; si besoin est, vous pourrez modifier votre demande, ou bien intervenir au niveau d'un ou de plusieurs comptes donnés, pour exclure par exemple une ou plusieurs écritures de la sélection proposée, ou modifier une échéance, ou un mode de règlement, etc... Dans tous les cas où vous saisissez (ou modifiez) des données pouvant influencer les propositions de règlement, il est recommandé de rééditer la liste des propositions, de façon à conserver une trace exacte des règlements émis. Certains problèmes peuvent vous être signalés : ils sont généralement repérés par une mention particulière sur l état, et un message vous informe de la détection d un de ces cas particuliers, et vous renvoie à l état pour plus de précisions ; il peut s agir principalement des cas suivants : Règlement proposé pour un fournisseur dont le compte est soldé ou débiteur : cela peut être dû à une sélection erronée de codes opération ou d échéances ; vérifiez avant d éditer les règlements (par défaut, le règlement sera traité). Incompatibilité entre la devise initiale des factures, la devise demandée pour le règlement, et la monnaie du dossier : un règlement ne peut pas être établi si ces 3 monnaies sont différentes ; exemple : facture fournisseur en dollars, compta en euros, demande du règlement en yen (par défaut, le règlement ne sera pas traité). Règlement par virement demandé pour un fournisseur qui ne comporte pas de RIB principal (1er RIB sur les 3 possibles du plan comptable) ; aucun virement ne pourra être créé tant qu un tel cas subsiste. Toutes les options que vous aurez indiquées ici seront automatiquement proposées lorsque vous lancerez l'édition des règlements (certaines données ne sont pas utilisées pour l état des propositions mais elles sont demandées et contrôlées, de façon à faciliter l enchaînement des fonctions). Un traitement de règlements fournisseurs doit être effectué en totalité sur un même poste, depuis l état de proposition jusqu à la validation. 212

213 4.4.2 Règlement fournisseurs : Edition des règlements Cette fonction émet les règlements que vous avez sélectionnés et contrôlés au moyen de l état des propositions de règlements. Elle réactualise la recherche des sommes dues de façon à prendre en compte toutes les modifications de données que vous avez pu effectuer depuis, et cela même si vous n avez pas réédité l état des propositions. Vous retrouvez ici toutes les options que vous avez utilisées lors de la dernière édition des propositions de règlements, avec une information supplémentaire : la monnaie dans laquelle les règlements traités doivent être établis. En effet, contrairement à l état des propositions, l édition des règlements ne peut traiter qu une seule monnaie à la fois (ce qui est rendu obligatoire par certains modes de règlements, tels que les lettres-chèques ou les virements). Si vous émettez des règlements dans différentes monnaies, vous devez donc lancer l édition des règlements successivement pour chaque monnaie traitée. A la fin de chaque édition, un message vous informe des différentes monnaies dans lesquelles des règlements sont à établir. Partie 1 Monnaie des règlements à établir : chaque édition de règlement ne peut être effectuée que pour une seule monnaie à la fois (ce qui est rendu obligatoire par certains modes de règlements, tels que les lettres-chèques ou les virements) ; vous devez donc indiquer ici dans quelle monnaie le traitement en cours doit être établi. Vous pouvez demander n importe quelle monnaie valide, sauf si vous émettez des virements : ces derniers ne peuvent être établis qu en francs français ou en euros. Le logiciel ne traitera que les fournisseurs ayant demandé à recevoir des règlements dans la monnaie choisie ici (voir le code devise du plan comptable) ; si ce code a été laissé à espace pour un fournisseur, il sera considéré comme acceptant les règlements dans la monnaie du dossier. Si vous utilisez des imprimés spécifiques (exemple : lettre-chèque), vous devez prévoir un imprimé dans chaque monnaie pour laquelle vous voulez pouvoir utiliser ce mode. Lorsque vous lancez l édition des règlements, un message vous rappelle le mode et la monnaie des règlements que vous êtes sur le point d imprimer, ce qui vous permet, en cas d utilisation de documents pré imprimés, de vérifier que vous avez bien installé sur votre imprimante les imprimés voulus. L avis de règlement (si vous en éditez un) indique dans tous les cas : Les montants des factures tels qu ils ont été saisis initialement, dans la monnaie de saisie. Le montant réglé correspondant, dans la monnaie que vous avez indiquée ici. Si vous n éditez pas le détail des factures réglées sur l avis de règlement, mais simplement le total, seul le total dans la monnaie du règlement sera indiqué. Type de compte : vous devez obligatoirement indiquer le type de compte pour lequel vous voulez éditer des règlements. Vous pouvez traiter des comptes généraux tels que des comptes de tiers ; dans ce cas, vous devrez obligatoirement préciser une sélection de comptes. 213

214 Partie 2 Sélection de comptes : vous pouvez limiter l édition à certains comptes, à l intérieur du type de comptes que vous avez choisi (voir comment visualiser le plan comptable). Si vous n indiquez aucun compte, tous les comptes appartenant au type choisi, et comportant des mouvements significatifs sur la période traitée, seront édités. Si vous ne renseignez que le début, le traitement ne prendra en compte que les comptes correspondant au critère de début. Si vous ne renseignez que la fin, le traitement commencera au premier compte du type choisi et se terminera au dernier compte correspondant au critère de fin. Il est recommandé d utiliser cette sélection toutes les fois que cela vous est possible, vous pouvez ainsi diminuer les temps de traitement de façon sensible, surtout si vous traitez des volumes d écritures importants. Code édition : vous pouvez sélectionner les comptes qui correspondent à un ou plusieurs codes édition (maximum : 3). Le code édition est une donnée que vous pouvez attribuer à un compte au moyen de la fonction : Gestion du plan comptable. Un code édition laissé à espace est ignoré. Vous ne pouvez donc pas sélectionner les comptes dont le code édition est à espace. Le code édition est toujours en majuscules. Code opération : vous pouvez sélectionner les écritures qui correspondent à un ou plusieurs codes opération (maximum : 4). Le code opération est une donnée que vous pouvez attribuer à une écriture au moyen de la fonction : Saisie d écritures. Dans le cas de factures fournisseurs, ce code permet d indiquer quel mode de règlement doit être utilisé pour payer le fournisseur. Un code opération laissé à espace est ignoré. Vous ne pouvez donc pas sélectionner les écritures dont le code opération est à espace. Si vous voulez traiter tous les codes opération, laissez les 4 codes à espace. Le code opération est toujours en majuscules. NOTES : Le fait de choisir ici un ou plusieurs codes opération ne vous oblige pas à émettre le mode de règlement correspondant : le mode de règlement qui sera émis dans ce traitement est défini par le format d édition que vous indiquez dans la zone «Format» ; vous pouvez donc sélectionner n importe quel code opération, et décider d éditer n importe quel mode de règlement (vous pouvez par exemple sélectionner le code opération «VI» et choisir d éditer des lettres-chèques). Date d échéance : sélectionnez ici la date d échéance des règlements que vous voulez traiter. Pour les écritures qui ne comporteraient pas de date d échéance, c est la date d écriture qui sera utilisée. Vous pouvez renseigner la date de fin avec la date de début en double-cliquant. Vous pouvez sélectionner plusieurs échéances en un seul traitement, mais vous devez veiller dans ce cas à bien choisir la date d échéance des règlements qui vont être établis ; en effet, chaque règlement sera émis à la 1ère date d'échéance rencontrée pour chaque fournisseur réglé. Vous pouvez indiquer une «Nouvelle date d échéance» qui sera alors utilisée en priorité pour chaque règlement émis. NOTES : La nouvelle date d échéance peut également être utilisée pour proroger le règlement d une échéance (par exemple : sélectionner l échéance du et la régler avec nouvelle date d échéance = ). Etant donné que seules les factures non lettrées seront proposées en règlement, vous pouvez sans inconvénient ne pas préciser d échéance de début, de façon à ne pas omettre de traiter des factures échues précédemment et que vous auriez décidé de mettre en attente de règlement (par exemple : si vous voulez régler l échéance du en vérifiant les échéances antérieures non réglées, il faut indiquer : Echéance : du au Nouvelle échéance : ). L utilisation de l option «Un règlement par facture» peut modifier la détermination de l échéance. 214

215 Partie 3 Autres codes à contrôler : cette sélection n est utilisée que pour l état des propositions, elle est ignorée par l édition des règlements. Si vous avez sélectionné certains codes opération au moyen des 4 codes précédents, vous pouvez ici demander à ce que certains autres codes soient également listés et totalisés ; vous obtiendrez alors, sur l état des propositions, le rappel des factures dont le compte et l'échéance correspondent à la sélection demandée mais dont le code règlement n est pas traité par votre demande. Vous pouvez utiliser cette possibilité pour gérer le cas des factures mises en attente de règlement : Pour une raison quelconque, vous décidez de mettre une facture en attente de règlement : attribuez le code opération «AR» (par exemple) à ces factures, et sélectionnez, en codes opération, les modes de règlement normaux, de façon que ce code ne soit pas réglé. Lors de l édition des propositions de règlements suivantes, demandez le code «AR» dans la zone «Autres codes à contrôler» ; veillez à bien sélectionner les échéances antérieures ; vous obtiendrez ainsi le rappel, pour chaque fournisseur concerné, des factures mises en attente, et vous pourrez éventuellement décider de les débloquer, en restituant leur mode de règlement initial. NOTES : Pour utiliser cette sélection, vous devez obligatoirement avoir utilisé la sélection précédente sur codes opération. Le code opération d une facture peut être modifié au moyen de la visualisation de compte. Format : indiquez ici le format du règlement qui doit être émis par ce traitement. Cette indication est obligatoire. Il s agit d un fichier que vous aurez préalablement défini au moyen de la fonction : définition des formats d édition et dont le nom commence obligatoirement par les 3 caractères «fi_». Le bouton ouvre une boite de recherche de fichier. Le format indique implicitement le mode de règlement à émettre, et la banque à partir de laquelle ce règlement est émis. Un règlement par facture : un règlement global est normalement établi pour toutes les écritures d un même compte répondant à la sélection que vous avez demandée. Si au contraire vous souhaitez établir un avis de règlement par facture, cochez cette case. Les règles d utilisation de cette fonction s appliquent alors à chaque règlement, par exemple en ce qui concerne le montant minimum, la détermination de la date d échéance, la création d écriture comptable, etc... Attention, l utilisation de cette option peut modifier le montant des règlements ; exemple : soit un compte comportant 2 crédits de 100 et 300 euros, et un débit de 20 euros : si cette option n est pas cochée (un règlement par compte), l avis de règlement sera établi pour soit : 380 euros. si cette option est cochée (un règlement par facture), 2 avis de règlement seront établis, respectivement pour 100 et 300 euros, et le débit de 20 euros ne sera pas traité. Montant maximum tous règlements : indiquez obligatoirement dans cette zone le montant total à ne pas dépasser pour le traitement en cours ; l état des propositions ne comportera aucune proposition de règlement au-delà de ce montant, et l édition des règlements cessera dés ce montant atteint. Cette indication peut être utile pour limiter un traitement au montant disponible sur une banque, puis effectuer d autres traitements à partir d autres banques. Ce montant est toujours exprimé en monnaie du dossier, quelles que soient les monnaies dans lesquelles vous émettez des règlements. NOTES : lorsque vous émettez des règlements en plusieurs monnaies différentes, après chaque validation, le montant initial est diminué du total des règlements déjà émis, pour continuer à correspondre aux règlements restant à établir. 215

216 Partie 4 Montant minimum d un règlement : indiquez obligatoirement ici le montant minimum d'un règlement, au-dessous duquel aucun règlement ne doit être émis. Si un montant inférieur est dû, il figurera sur l état des propositions avec un message rappelant que le règlement ne sera pas émis, et sera ignoré par l édition des règlements. Cette indication permet d éviter d émettre des effets au-dessous d'une certaine somme, ou d'émettre un règlement, quel qu en soit le mode, pour quelques centimes. Code opération des écritures générées : indiquez le code opération qui sera attribué aux écritures de règlement générées automatiquement (indication obligatoire). Journal : indiquez ici le code journal qui devra être attribué aux écritures générées par le traitement en cours. Si vous émettez des chèques ou des virements, ce code est inutile : le journal utilisé est obligatoirement celui de la banque à partir de laquelle le règlement est établi. Contrepartie : indiquez ici le compte de contrepartie qui devra être utilisé pour générer les écritures de contrepartie aux règlements émis, à raison d'une ligne de contrepartie par ligne de règlement. Si vous émettez des chèques ou des virements, ce code est inutile : le compte de contrepartie utilisé est obligatoirement le compte de la banque à partir de laquelle le règlement est établi. NOTES : si vous émettez des virements, la contrepartie est passée globalement au compte banque, et non pas ligne par ligne comme pour les autres règlements. Date de règlement : indiquez ici la date de règlement (indication obligatoire) ; la date utilisée pour l état des propositions de règlement vous est proposée, ou, à défaut, la date de l édition précédente des règlements fournisseurs. Cette date sera utilisée : Pour dater l avis de règlement et le titre de paiement Pour dater les écritures comptables générées par ce traitement Elle doit obligatoirement correspondre à l'exercice en cours. Si vous traitez des comptes fournisseurs sur plusieurs exercices, soyez donc toujours positionné sur l'exercice sur lequel les écritures de règlement seront à générer. Cliquez ensuite sur <Imprimer> pour lancer le traitement. (Si vous souhaitez obtenir l édition en aperçu plutôt qu à l imprimante, cliquez à droite). Si vous éditez des chèques, le numéro du 1er chèque édité vous est demandé ; il sera reporté en tant que numéro de pièce externe des écritures générées, ainsi que, pour information, dans la zone statistique de chaque ligne réglée et lettrée par ce chèque. 216

217 Si vous réglez par virement, l édition des avis de règlements est suivie de l édition de l état des virements (un message entre les 2 éditions vous informe, pour le cas où vous souhaiteriez changer d imprimé entre les 2 éditions). Un fichier des virements est créé : un message vous demande si vous voulez le créer directement sur le lecteur de disquette ; si oui, insérez une disquette formatée dans le lecteur et répondez <Oui>. Si vous voulez créer ce fichier sur le disque dur, répondez <Non> (ce sera généralement le cas si vous remettez ce fichier par télétransmission). Puis, dans tous les cas, une boite de dialogue s ouvre et vous demande de confirmer le nom et l emplacement du fichier, qui par défaut est nommé «VIREMENT.ddd» (où «ddd» est le code du dossier traité). Le format du fichier des virements peut varier selon la façon dont vous le transmettez aux banques. Consultez l option générale «Format des données transmises». Pour télétransmettre un fichier de virements à une banque, vous devez disposer d un modem et du logiciel de télétransmission nécessaire. Consultez éventuellement votre distributeur. Après avoir télétransmis le fichier des virements, il vous appartient de le supprimer de votre disque dur ; dans le cas contraire, lors de la prochaine création de virements, un message vous informera que le fichier existe déjà et vous pourrez alors choisir de l écraser ou non. En fin de traitement : Si tout s est exécuté correctement, un message récapitulatif vous le confirme et, si vous avez créé des virements, vous rappelle le nom et le format du fichier virements. Il vous rappelle également qu il vous appartient de valider ce traitement. La validation doit être lancée pour chaque édition de règlements, à partir du même poste et avant toute autre édition de règlements. Si vous ne validez pas une édition de règlements, aucune mise à jour n est enregistrée et les factures sont toujours considérées comme non réglées. Si vous devez éditer des règlements en plusieurs monnaies différentes, un dernier message vous rappelle quelles sont les monnaies qu il vous reste à traiter. 217

218 4.4.4 Règlement fournisseurs : définition d un format d impression Cette fonction vous permet de définir les formats des avis de règlements et des titres de paiement imprimés par l édition des règlements fournisseurs. Vous devez obligatoirement définir au moins un avant de pouvoir utiliser les autres fonctions du modules. Plusieurs modèles standards sont fournis avec le logiciel. Ils correspondent aux principales présentations d éditions que vous pouvez obtenir avec le module de règlements fournisseurs. Ils ne sont pas directement modifiables. Lorsque vous créez un format, vous devez choisir le modèle qui correspond à ce que vous voulez créer, et vous pouvez ensuite apporter les modifications voulues. Par la suite, vous pourrez créer des nouveaux formats à partir de vos propres formats existants. Pour commencer, répondez à la question suivante : Que voulez-vous faire? Puis, si vous avez demandé la suppression d un format existant : Sélectionner le format à supprimer. Après confirmation, le format sélectionné est supprimé. Si vous voulez modifier un format existant : Sélectionner le format à modifier. Vous obtenez alors les paramètres du format, que vous pouvez modifier. 218

219 Paramètres d un format d édition : Cette fenêtre apparaît lorsque vous créez un nouveau format ou lorsque vous modifiez un format existant. Le nom complet du format traité est rappelé en titre. Les paramètres suivants doivent être renseignés : Mode de règlement : vous devez choisir entre : Chèque, Virement, Traite, Billet à ordre, Sans. Lors d une création, le mode de règlement correspondant au modèle standard que vous avez choisi est proposé par défaut. Sauf dans le cas du modèle «Lettre seule» qui peut correspondre aux modes «Sans» et «Virement», il est conseillé de ne pas modifier le mode proposé, car vous devriez probablement modifier aussi la maquette. Le cas échéant, il est préférable de créer un autre format d édition. Le mode Sans doit être choisi lorsque vous souhaitez éditer des avis de règlements et générer les écritures, sans émettre de titre de paiement automatique avec le logiciel (par exemple, si vous remplissez des chèques manuellement). Banque : indiquez ici, obligatoirement, la banque à partir de laquelle le règlement est émis, à choisir parmi les banques que vous avez définies pour ce dossier. Vous ne pouvez utiliser un même format pour 2 dossiers différents que si la banque définie ici existe pour les 2 dossiers. En-tête : cochez cette case pour que le document d en-tête que vous avez spécifié dans le descriptif du dossier soit utilisé pour les avis de règlements. Si vous utilisez un imprimé qui comporte vos coordonnées, ne cochez pas cette option. Cette option vous évite d avoir à supprimer, dans la maquette, l objet en-tête. Texte d introduction : indiquez ici le nom d un document (avec son chemin d accès complet) qui sera utilisé comme en-tête de l avis de règlement. Le bouton ouvre une boite de recherche de fichier, qui vous permet de sélectionner le document que vous voulez utiliser. Si vous travaillez dans un environnement réseau, veillez à indiquer un chemin accessible par tous les postes clients, ou dupliquez le document sur chaque PC. Pour créer ce texte, vous pouvez utiliser un logiciel tel que Microsoft Word, à condition qu il soit disponible sur la machine qui va l exploiter. Si cette dernière ne dispose pas de Word, ne créez pas un document avec Word, il ne pourrait pas être relu ; créez plutôt un fichier texte de format.rtf avec Wordpad par exemple. Un fichier exemple nommé «RF_INTRO.DOC» créé avec Word 2000 se trouve dans le répertoire des programmes (généralement : \hc2c) et vous est proposé par défaut ; conservez ce nom si vous n éditez pas d avis, car l indication d un nom de document existant est obligatoire. Vous disposez également d un bouton d appel du logiciel de traitement de texte Microsoft Word (si une version en est installée sur votre PC), qui ouvrira directement le document dont le nom est indiqué. Si vous voulez créer un nouveau document, laissez le nom à espace. 219

220 Le bouton <Maquette> vous permet de visualiser et modifier le format en cours de traîtement. Si vous voulez modifier un format existant : Sélectionner le format à modifier. Vous obtenez alors les paramètres du format, que vous pouvez modifier. Si vous créez un nouveau format : Que voulez-vous utiliser comme modèle? Lorsque vous créez un nouveau format, il est indispensable de procéder à partir d un modèle ; vous avez le choix entre : un modèle standard fourni avec le logiciel : il existe un modèle standard des principales présentations d édition que vous pouvez obtenir ; ces modèles standards ne sont pas directement modifiables, mais vous pourrez apporter toute modification voulue au format en cours de création. un format existant : si vous avez déjà créé des formats, vous pouvez les choisir comme modèle pour en créer un nouveau. Sélectionner un modèle : Si vous créez un nouveau format, cette liste comporte les modèles que vous avez choisis en réponse à la question précédente : soit les modèles standards fournis avec le logiciel, soit un format existant ; choisissez le modèle voulu pour votre nouveau format et cliquez sur <Sélectionner>. Si vous voulez imprimer un avis de règlement, choisissez un modèle avec lettre ; si au contraire, vous voulez éditer uniquement un titre de paiement, choisissez un règlement «seul». Si vous utilisez des imprimés vierges pour créer des effets, choisissez un modèle «avec dessin d effet» ; si au contraire, vous utilisez des imprimés sur lesquels les tracés d effet sont prévus, choisissez un modèle «sans dessin d effet». Si vous voulez éditer uniquement un avis sans titre de paiement (par exemple dans le cas où vous émettez un règlement par un autre moyen que ceux proposés par le logiciel comptable, ou bien dans le cas où un fournisseur émet lui-même des règlements tels que des LCR magnétiques), choisissez alors la «lettre seule». Si vous voulez modifier ou supprimer un format, cette liste comporte tous les formats existants dans le répertoire que vous avez indiqué ; choisissez le format voulu et cliquez sur <Sélectionner>. NOTES : Si vous utilisez un modèle avec dessin d effet, veillez à utiliser un papier dont le grammage correspond aux normes en vigueur. Si vous voulez imprimer des traites seules : vous ne pouvez pas imprimer plusieurs traites sur une même feuille de format A4 ; vous pouvez en revanche utiliser un format A5 si ce format est disponible sur votre imprimante. Paramétrez ensuite le nouveau format (se reporter paragraphe précédent). 220

221 Pour visualiser et modifier la maquette d impression qui correspond au format traité, utilisez le bouton <Maquette>. Pendant que vous travaillez sur la maquette, l aide en ligne est proposée par un menu contextuel que vous obtenez en cliquant à droite sur une zone inutilisée de la maquette d édition. ************ Si vous créez un nouveau format, cette liste comporte les modèles que vous avez choisis en réponse à la question précédente : soit les modèles standards fournis avec le logiciel, soit un format existant ; choisissez le modèle voulu pour votre nouveau format et cliquez sur <Sélectionner>. Si vous voulez imprimer un avis de règlement, choisissez un modèle avec lettre ; si au contraire, vous voulez éditer uniquement un titre de paiement, choisissez un règlement «seul». Si vous utilisez des imprimés vierges pour créer des effets, choisissez un modèle «avec dessin d effet» ; si au contraire, vous utilisez des imprimés sur lesquels les tracés d effet sont prévus, choisissez un modèle «sans dessin d effet». Si vous voulez éditer uniquement un avis sans titre de paiement (par exemple dans le cas où vous émettez un règlement par un autre moyen que ceux proposés par le logiciel comptable, ou bien dans le cas où un fournisseur émet lui-même des règlements tels que des LCR magnétiques), choisissez alors la «lettre seule». Si vous voulez modifier ou supprimer un format, cette liste comporte tous les formats existants dans le répertoire que vous avez indiqué ; choisissez le format voulu et cliquez sur <Sélectionner>. NOTES : Si vous utilisez un modèle avec dessin d effet, veillez à utiliser un papier dont le grammage correspond aux normes en vigueur. Si vous voulez imprimer des traites seules : vous ne pouvez pas imprimer plusieurs traites sur une même feuille de format A4 ; vous pouvez en revanche utiliser un format A5 si ce format est disponible sur votre imprimante. 4.5 Générateur d état Cette fonction permet d'obtenir des états comptables variés, dont vous définissez vous-même le contenu. Le logiciel est livré avec un certain nombre de modèles pré paramétrés ; principalement : bilan actif, bilan passif, compte de résultat, balance comparative des comptes. Si vous utiliser le logiciel comptable en mode «Standard», vous pouvez utiliser tous les modèles proposés, en les adaptant au besoin à votre plan comptable ou aux spécificités de présentation que vous pourriez souhaiter, mais vous ne pouvez pas créer d autres états que les modèles livrés. Si vous utilisez le logiciel comptable en mode «Entreprise» ou «Intégral», vous pouvez utiliser tous les modèles proposés, et vous pouvez également créer tous les états supplémentaires que vous souhaitez, sans limite de nombre. 221

222 Les options de traitement sont les suivantes : Périodes à traiter Indiquez obligatoirement au moins une période. La période est libre, mais doit être incluse dans un exercice défini (une période à cheval sur 2 exercices n'est donc pas admise). Vous pouvez également demander une deuxième période, libre et facultative, qui doit, comme la 1ère période, être incluse à un exercice défini (soit le même exercice, par exemple pour établir une comparaison entre 2 trimestres d un même exercice, soit 2 exercices différents, pour établir une comparaison entre 2 exercices). Si vous demandez une 2ème période, en plus des montants correspondants, un pourcentage d'évolution sera calculé et imprimé. Ce pourcentage est calculé en considérant que la 2ème période est la plus ancienne. La ou les périodes que vous indiquez ici vous seront proposées automatiquement lors du prochain appel du générateur sur le même poste de travail. Si vous lancez une édition sans aucune indication de période, la 1ère période correspondra à l exercice en-cours complet, et aucune 2ème période ne sera traitée. Nom de l état à imprimer Une liste de choix vous propose les noms de tous les états que vous avez déjà définis. Sélectionnez l état que vous voulez éditer. Si vous voulez définir un nouvel état, cliquez d abord sur <Définir un nouvel état> : vous pourrez ensuite définir le nouvel état et lui attribuer un nom ; lors du prochain appel de cette fonction, il vous sera automatiquement proposé dans la liste de choix. Si vous voulez modifier la définition d un état existant, sélectionnez-le dans la liste et cliquez sur <Modifier cette définition>. Si vous voulez supprimer un état précédemment défini et devenu inutilisé, sélectionnez-le dans la liste et cliquez sur <Supprimer cette définition>. Si vous demandez un état donné pour la première fois, utilisez d abord le bouton de commande <Définir un nouvel état>. Vous ouvrirez alors un ensemble d onglets qui vous permettra de définir le nouvel état et de lui attribuer un nom (se reporter au paragraphe «Définition d un état : onglet contenu»). Si vous voulez imprimer un état que vous avez déjà défini, sélectionnez son nom dans la liste de choix proposée. Si vous voulez visualiser ou modifier la définition d un état existant, sélectionnez-le et utilisez le bouton de commande <Modifier cette définition>. Si vous n utilisez plus un état que vous avez précédemment défini, ou si vous l avez défini par erreur, sélectionnez-le et utilisez le bouton de commande <Supprimer cette définition>. Cliquez ensuite sur <Imprimer> pour lancer l édition de l état (pour un aperçu avant impression, cliquez à droite). 222

223 La commande <Vérifier> permet d effectuer un contrôle de syntaxe sommaire du paramétrage de l état sélectionné, et de vérifier si tous les comptes que vous voulez traiter ont bien été imputés à l une des rubriques de l état. Vérification du paramétrage Cette fonction permet de vérifier le paramétrage d un état. Sélectionnez d abord un état dans la liste de choix, puis cliquez sur <Vérifier> ; la vérification porte sur 2 points : Contrôle de la syntaxe des lignes de paramètres ; en cas d anomalie (par exemple un paramètre non identifié) un message vous informe et vous devrez modifier cette définition avant d imprimer. Contrôle de l imputation des comptes du plan comptable : vous devez commencer par indiquer sur quels comptes doit porter la vérification (par exemple, pour un compte de résultat, vous sélectionnerez les classes 6 et 7) ; si parmi ces comptes, certains n ont été imputés à aucune rubrique de votre état, ils seront visualisés dans une fenêtre et vous pourrez corriger votre paramétrage. NOTES : Si vous sélectionnez un compte avant de quitter la fenêtre, il sera mis dans le presse-papiers et vous pourrez ensuite le coller dans la fenêtre d édition des paramètres. NOTES : Les états obtenus au moyen du générateur sont de types comptables c est-à-dire que chaque période traitée doit être incluse dans un exercice et les écritures du journal à nouveau sont prises en compte si l état à éditer le nécessite (par exemple, un bilan) ; vous ne pouvez donc pas éditer un tel état pour un exercice donné tant que vous n avez pas reporté les soldes de l exercice précédent. Le générateur d états comptables permet d obtenir des états variés, sans difficulté majeure et sans qu il soit nécessaire d acquérir une licence supplémentaire d outil bureautique. Si toutefois vous souhaitiez concevoir des états plus élaborés que ce que permet le générateur d états, vous pouvez utiliser la fonction d exportation d écritures qui vous permettra de communiquer avec les logiciels bureautiques les plus évolués. 223

224 1/ Définir un nouvel état : contenu Nom : chaque état défini doit recevoir un nom, qui permettra de le repérer lors des prochains appels de cette fonction. Si vous utilisez le logiciel en mode «Standard», vous ne pouvez pas choisir ce nom ; il est obligatoirement identique au nom du modèle que vous utilisez (par exemple : Résultat ). Si vous utilisez le logiciel en mode «Entreprise» ou «Intégral», l indication de ce nom est obligatoire : choisissez un nom significatif de 20 caractères maximum. Un nom existant déjà sera refusé (vous pouvez visualiser les noms déjà attribués). Lorsque vous modifiez un état existant, vous ne pouvez pas en modifier le nom. Utiliser comme modèle : cette ligne d options n est disponible que lorsque vous définissez un nouvel état. Vous pouvez choisir le modèle à partir duquel le paramétrage initial sera créé (vous pourrez ensuite apporter toutes les modifications propres au nouvel état). Si vous utilisez le logiciel en mode «Standard», vous devez obligatoirement choisir un des modèles standards proposés ; le nom de ce modèle sera utilisé par la suite en tant que nom de votre état. Si vous utilisez le logiciel en mode «Entreprise» ou «Intégral», vous pouvez soit utiliser un modèle standard, soit utiliser un des états existants que vous avez précédemment définis ; cochez l option voulue puis choisissez le modèle voulu dans la liste correspondante. Le modèle choisi sera pris en compte lorsque vous cliquerez sur le bouton <Editeur de paramètres>. Avertissement : les modèles standards livrés avec le logiciel ne sont que des exemples de ce que vous pouvez obtenir avec le générateur d états comptables, et du paramétrage qui permet de l obtenir. Il vous appartient de les vérifier et éventuellement, de les adapter à votre comptabilité, avant de les utiliser en réel. Nom du fichier paramètres : A chaque état correspond un fichier texte qui contient le paramétrage de l état, et que vous pouvez manipuler au moyen de l éditeur de texte proposé sur le même onglet, ou au moyen de tout éditeur utilisable sous Windows. Indiquez ici le nom complet de ce fichier paramètres, chemin d accès compris. Vous disposez d une boite de recherche d emplacement ; lorsque vous l utilisez alors que le nom du fichier paramètres est à espace, le répertoire que vous avez choisi comme répertoire de travail est proposé, avec un nom de fichier identique au nom d état suivi de l extension.txt. Si vous utilisez le logiciel en mode «Standard», vous ne pouvez pas choisir ce nom ; il est obligatoirement identique au nom du modèle que vous utilisez (par exemple : Charges ). Si vous utilisez le logiciel en mode «Entreprise» ou «Intégral», vous pouvez valider le chemin et le nom proposés, ou saisir une toute autre valeur valide. Le nom du fichier paramètres doit obligatoirement être indiqué avant de cliquer sur les boutons <OK> ou <Editeur de paramètres>. 224

225 Cet ensemble de pages est appelé par la fonction Générateur d états comptables lorsque vous cliquez sur les boutons <Définir un nouvel état> ou <Modifier cette définition>. Le 1er onglet décrit le contenu de l état que vous voulez éditer. Vous devez fournir les informations suivantes : Nom Utiliser comme modèle Fichier paramètres Cliquez ensuite sur <Editeur de paramètres> ; vous obtenez alors une fenêtre d édition, qui vous permet de visualiser et de modifier le paramétrage de l état traité. C est cette commande qui crée le fichier de paramètre sur disque, et vous devez l avoir utilisée avant de cliquer sur <OK>. (Vous pouvez utiliser tout autre outil d édition de texte utilisable sous Windows, pour visualiser et maintenir votre fichier de paramètres, de façon indépendante du logiciel comptable). L éditeur de paramètres vous offre toutes les fonctions d édition habituelles avec ce type d outil, ainsi qu un menu contextuel (obtenu par clic droit dans la fenêtre). Vous disposez en outre de 2 fonctionnalités pour vous aider à manipuler ces paramètres : Assistant de création d une ligne Rechercher un n de compte Lorsque vous quittez l une ou l autre de ces fonctionnalités, le résultat obtenu est mis dans le presse-papiers et vous pouvez le coller dans votre fichier de paramètres (au moyen des fonctions d édition disponibles dans le menu contextuel de l éditeur, ou des raccourcis claviers tels que Ctrl+V). Après avoir défini le contenu et la sélection, cliquez sur le bouton <OK> de cet onglet pour enregistrer votre définition et revenir à la fonction principale, ou sur <Annuler> pour abandonner votre saisie. Notes : Tous les noms d états définis sur un poste client et donc exploitables par ce poste, sont mémorisés dans le fichier «ic2getat.dbf», qui est créé dans le répertoire d application de chaque poste client. Vous pouvez si nécessaire le copier dans le répertoire d application d un autre poste client ; attention toutefois, chaque définition d état faisant appel à un fichier de paramètres, vérifiez alors si les noms sur disque de ces fichiers paramètres restent valides à partir du nouveau poste, et au besoin, corrigez-les. Editeur : Cet éditeur de texte est appelé par diverses fonctions du logiciel, en cliquant sur le bouton <Editeur de paramètres> ; vous obtenez alors une fenêtre d édition, qui vous permet de visualiser et de modifier le paramétrage d une fonction. Vous pouvez utiliser tout autre outil d édition de texte utilisable sous Windows, pour visualiser et maintenir votre fichier de paramètres, de façon indépendante du logiciel comptable. L éditeur de paramètres vous offre toutes les fonctions d édition habituelles avec ce type d outil, ainsi qu un menu contextuel (obtenu par clic droit dans la fenêtre). 225

226 Paramétrage du générateur d état (menu Gestion, Générateur d état) : Le paramétrage de l état permet d indiquer les données à extraire, les totalisations à prévoir, et de choisir un certain nombre d options de présentation ; ce paramétrage est exprimé par des lignes de paramètres, mémorisées dans un fichier texte, dont l ordre doit correspondre à l ordre de présentation et de totalisation voulu sur l état. Règles de paramétrage : 6 types de lignes peuvent figurer dans le fichier paramètres ; elles sont identifiées par une constante qui doit toujours figurer en 1er paramètre de chaque ligne. Tous les paramètres d une ligne doivent être donnés dans l ordre indiqué et chaque paramètre doit être séparé par une virgule. Saisissez 2 virgules consécutives pour indiquer qu un paramètre (qui n est pas le dernier d une ligne) reste à espace. Les paramètres peuvent être saisis indifféremment en majuscules ou en minuscules. Chaque paramètre d une ligne étant séparé des autres par une virgule, vous ne pouvez pas utiliser la virgule à l intérieur d un libellé. Les lignes de paramètres entièrement à espace sont ignorées. Aucune ligne n'est imprimée si tous les montants qui la composent sont à zéro. Pour plus d informations sur les paramètres de chaque ligne, consultez l aide de l assistant correspondant : En-tête : 1er paramètre : En-tête 2ème paramètre : type de compte traité (par défaut : GENERAL). 3ème paramètre : présentation des totaux et des sous totaux de l état : Totaux : impression des totaux des lignes détail Soldes : impression des soldes des lignes détail Totaux+soldes : impression des totaux des lignes détail suivis de leurs soldes (valeur par défaut) 4ème paramètre : titre de l état, maximum 80 caractères (par défaut : libellé banalisé comportant le nom de l état). Pour finir, cliquez sur <OK> : la ligne de paramètres est mise dans le pressepapiers et l assistant est fermé. Consultez également les généralités concernant le paramétrage. NOTES : N incluez qu une seule ligne En-tête dans un état, et en 1ère ligne, sous peine d obtenir des résultats incohérents. Données : La ligne Données indique les données qui doivent être extraites de la base 1er paramètre : Données 2ème paramètre : présentation des comptes inclus dans cette ligne de données : Détaillée : une ligne par compte trouvé, avec totalisation pour l ensemble des comptes (valeur par défaut) Globalisée : une seule ligne de totalisation pour l ensemble des comptes de cette ligne 3ème paramètre : sens des soldes à prendre en compte pour les comptes de cette ligne de données : Débiteurs : ne traiter que les soldes débiteurs 226

227 Créditeurs : ne traiter que les soldes créditeurs Tous : traiter tous les soldes (valeur par défaut) 4ème paramètre : libellé de la ligne, 80 caractères maximum (par défaut : aucun libellé n est proposé ; si vous le laissez à espace, l intitulé du 1er compte correspondant à cette ligne sera utilisé). si la ligne est détaillée par compte, le libellé sera imprimé en-tête des lignes détaillées si la ligne est globalisée, le libellé sera imprimé sur la ligne unique 5ème paramètre : compte à traiter ; vous pouvez visualiser le plan comptable et choisir un compte ; vous pouvez utiliser les caractères génériques reconnus en langage SQL normalisé, c est-à-dire : le caractère _ sur une ou plusieurs positions précises du compte, indique que vous voulez traiter toutes les valeurs possibles sur cette position. le caractère % à partir d une position du compte, indique que vous voulez traiter toutes les valeurs sur un ou plusieurs caractères à partir de cette position. vous pouvez également utiliser les caractères génériques utilisés sous MS- DOS, c est-à-dire respectivement les caractères? et *. Si vous utilisez une base Microsoft Access ou IBM DB2/400, attention : vous devez obligatoirement utiliser un caractère générique tel que «%» ou «*» dans chaque compte sélectionné pour que la recherche aboutisse, et uniquement l un de ces 2 caractères (le caractère «_» n est pas accepté). Vous pouvez indiquer autant de comptes qu une ligne de texte peut en contenir (avec l éditeur de paramètres, une ligne peut comporter jusqu à 1000 caractères) ; lorsque vous avez choisi un compte, cliquez à l intérieur de la ligne de paramètres pour l ajouter automatiquement à la ligne de paramètres en-cours, suivi du caractère générique % ; si vous voulez modifier ou supprimer un compte, faites-le directement sur la ligne de paramètres. Il est recommandé de vérifier si tous les comptes voulus ont bien été imputés. Pour finir, cliquez sur <OK> : la ligne de paramètres est mise dans le pressepapiers et l assistant est fermé. Sous-totaux : Cette ligne fonctionne comme la ligne Totaux, mais elle peut être utilisée à l'intérieur d'un groupe de montants totalisés par une ligne «Totaux» ; elle provoque donc l'impression des sous-totaux correspondant aux montants imprimés depuis la dernière ligne Sous-totaux (avec effacement des soustotaux), ou, à défaut, depuis la dernière ligne Totaux (avec effacement des totaux), ou, à défaut, depuis le début de l état. 1er paramètre : Sous-totaux 2ème paramètre : comment les sous-totaux doivent-ils être traités à cet emplacement : Imprimer : les sous-totaux sont imprimés mais non effacés Effacer : les sous-totaux sont effacés mais non imprimés Imprimer+effacer : les sous-totaux sont imprimés puis effacés (valeur par défaut) 3ème paramètre : libellé à imprimer pour la ligne de sous-totaux, 50 caractères maximum (par défaut : libellé banalisé). Pour finir, cliquez sur <OK> : la ligne de paramètres est mise dans le pressepapiers et l assistant est fermé. 227

228 Totaux : Cette ligne provoque l'impression des totaux correspondant aux montants imprimés depuis la dernière ligne Totaux (avec effacement des totaux), ou, à défaut, depuis le début de l état. 1er paramètre : Totaux 2ème paramètre : comment les totaux doivent-ils être traités à cet emplacement : Imprimer : les totaux sont imprimés mais non effacés Effacer : les totaux sont effacés mais non imprimés Imprimer+effacer : les totaux sont imprimés puis effacés (valeur par défaut) 3ème paramètre : libellé à imprimer pour la ligne de totaux, 50 caractères maximum (par défaut : libellé banalisé). Pour finir, cliquez sur <OK> : la ligne de paramètres est mise dans le pressepapiers et l assistant est fermé. Texte : 1er paramètre : Texte 2ème paramètre : texte libre à imprimer à l emplacement de cette ligne, 80 caractères maximum (par défaut : espace). Pour finir, cliquez sur <OK> : la ligne de paramètres est mise dans le pressepapiers et l assistant est fermé. Finals : Cette ligne provoque l'impression des totaux finals, c est-à-dire les totaux de tous les montants imprimés depuis le début de l état. Si la ligne Finals n est pas incluse dans le paramétrage d un état, aucune totalisation finale ne sera imprimée. 1er paramètre : Finals 2ème paramètre : libellé à imprimer pour la ligne de totaux finals, 50 caractères maximum (par défaut : libellé banalisé). Pour finir, cliquez sur <OK> : la ligne de paramètres est mise dans le pressepapiers et l assistant est fermé. NOTES : N incluez qu une seule ligne Finals dans un état, et en dernière ligne, sous peine d obtenir des résultats incohérents. Paramétrage du générateur de graphique (menu Gestion, Générateur de graphique) : Le paramétrage du graphique permet d indiquer les données à extraire pour constituer chaque élément visuel du graphique ; chaque élément est un groupe de données, exprimé par une ligne de paramètres, mémorisées dans un fichier texte, dont l ordre doit correspondre à l ordre de présentation voulu sur le graphique. 228

229 Règles de paramétrage : Un seul type de ligne est utilisé dans le fichier paramètres de graphique, identifiée par la constante Données qui doit toujours figurer en 1er paramètre de chaque ligne. Tous les paramètres d une ligne doivent être donnés dans l ordre indiqué et chaque paramètre doit être séparé par une virgule. Saisissez 2 virgules consécutives pour indiquer qu un paramètre (qui n est pas le dernier d une ligne) reste à espace. Les paramètres peuvent être saisis indifféremment en majuscules ou en minuscules. Chaque paramètre d une ligne étant séparé des autres par une virgule, vous ne pouvez pas utiliser la virgule à l intérieur d un libellé. Les lignes de paramètres entièrement à espace sont ignorées. Toutes les lignes paramétrées constitueront un élément visualisé du graphique, même si tous les montants qui la composent sont à zéro. Pour plus d informations sur les paramètres, consultez l aide de l assistant. Paramétrage des états fiscaux (menu Gestion, Etats fiscaux) : Le paramétrage des états fiscaux est normalement livré avec le produit, mais vous pouvez en avoir besoin pour adapter le paramétrage de base à votre plan comptable. Vous pouvez modifier la définition des données mais vous ne pouvez pas en ajouter ni en supprimer. La mise en page des états fiscaux est pré paramétrée et vous n y avez pas accès par cette fonction. Règles de paramétrage : Seules les lignes de type Calcul peuvent être modifiées ici, c est-à-dire celles qui comportent des définitions de compte. Pour plus d informations sur les paramètres d une donnée Calcul, consultez l aide de l assistant. 2/ Définition d un état : onglet Sélection Cet onglet vous permet de demander certaines sélections complémentaires de données à imprimer. Vous disposez des critères suivants : Code édition : vous pouvez sélectionner les comptes qui correspondent à un ou plusieurs codes édition (maximum : 3). Le code édition est une donnée que vous pouvez attribuer à un compte au moyen de la fonction : Gestion du plan comptable. Un code édition laissé à espace est ignoré. Vous ne pouvez donc pas sélectionner les comptes dont le code édition est à espace. Journaux : vous pouvez ne prendre en compte que les écritures de certains journaux (maximum : 3). Code opération : vous pouvez sélectionner les écritures qui correspondent à un ou plusieurs codes opération (maximum : 6). Un code opération laissé à espace est ignoré. Vous ne pouvez donc pas sélectionner les écritures dont le code opération est à espace. 229

230 Tranche de sections : vous pouvez limiter le traitement à certaines sections analytiques (voir comment visualiser les sections analytiques. Si vous utilisez cette sélection, les écritures des journaux purement analytiques seront prises en compte, et elles seront ignorées dans le cas contraire. Si vous ne renseignez que le début, le traitement ne prendra en compte que les sections correspondant au critère de début. Si vous ne renseignez que la fin, le traitement commencera à la première section et se terminera à la section correspondant au critère de fin. Statistique : vous pouvez ici demander une sélection sur la zone statistique, si vous avez utilisé cette information. Revenez sur le premier onglet (Contenu) pour valider ou annuler votre mise à jour et revenir au lancement principal. 230

231 4.6 Générateur de graphique Cette fonction permet de visualiser vos données comptables sous forme de graphiques variés, dont vous définissez vous-même le contenu. Vous devez pour cela disposer du logiciel Microsoft Graph. Le logiciel est livré avec certains graphiques pré-paramétrés, principalement : état des dettes, répartition des charges, soldes intermédiaires de gestion. Si vous utiliser le logiciel comptable en mode «Standard», vous pouvez utiliser tous les modèles proposés, en les adaptant au besoin à votre plan comptable ou aux spécificités de présentation que vous souhaitez, mais vous ne pouvez pas créer de graphiques autres que les modèles livrés. Si vous utilisez le logiciel comptable en mode «Entreprise» ou «Intégral», vous pouvez utiliser tous les modèles proposés, et vous pouvez également créer tous les graphiques supplémentaires que vous souhaitez, sans limite de nombre. Partie 1 Nom : une liste de choix vous propose les noms de tous les graphiques que vous avez déjà définis. Sélectionnez le graphique que vous voulez visualiser. Si vous voulez définir un nouveau graphique, cliquez d abord sur <Définir un nouveau graphique> : vous pourrez ensuite définir le nouveau graphique et lui attribuer un nom ; lors du prochain appel de cette fonction, il vous sera automatiquement proposé dans la liste de choix. Si vous voulez modifier la définition d un graphique existant, sélectionnez-le dans la liste et cliquez sur <Modifier cette définition>. Si vous voulez supprimer un graphique précédemment défini et devenu inutilisé, sélectionnez-le dans la liste et cliquez sur <Supprimer cette définition>. Périodes à traiter : indiquez obligatoirement au moins une période. La période est libre ; vous devez vous assurer que la période traitée soit cohérente par rapport au type de graphique que vous voulez visualiser ; par exemple, un état des dettes devra utiliser les données limitées à un exercice, mais une répartition des charges pourra fonctionner à partir des données des 12 derniers mois. Vous pouvez également demander une deuxième période, libre et facultative ; vous obtiendrez ainsi un graphique qui permettra la comparaison de n importe quelles périodes équivalentes ; par exemple 2 trimestres d un même exercice, ou 2 exercices différents, ou 2 périodes mobiles. Si vous voulez visualiser 2 périodes, assurez-vous de choisir un style de graphique qui permette cette double visualisation (tel que «barres» ou «colonnes», et non pas «secteurs»). La ou les périodes que vous indiquez ici vous seront proposées automatiquement lors du prochain appel du générateur sur le même poste de travail. Si vous lancez une édition sans aucune indication de période, la 1ère période correspondra à l exercice en-cours complet, et aucune 2ème période ne sera traitée. Si vous demandez un graphique donné pour la première fois, utilisez d abord le bouton de commande <Définir un nouveau graphique>. Vous ouvrirez alors un ensemble d onglets qui vous permettra de définir le nouveau graphique et de lui attribuer un nom. 231

232 Partie 2 Générateur de graphique : onglet Contenu Nom : chaque graphique défini doit recevoir un nom, qui permettra de le repérer lors des prochains appels de cette fonction. Si vous utilisez le logiciel en mode «Standard», vous ne pouvez pas choisir ce nom ; il est obligatoirement identique au nom du modèle que vous utilisez (par exemple : Charges ). Si vous utilisez le logiciel en mode «Entreprise» ou «Intégral», l indication de ce nom est obligatoire : choisissez un nom significatif de 20 caractères maximum. Un nom existant déjà sera refusé (vous pouvez visualiser les noms déjà attribués). Lorsque vous modifiez un graphique existant, vous ne pouvez pas en modifier le nom. Utiliser comme modèle : cette ligne d options n est disponible que lorsque vous définissez un nouveau graphique. Vous pouvez choisir le modèle à partir duquel le paramétrage initial sera créé (vous pourrez ensuite apporter toutes les modifications propres au nouveau graphique). Si vous utilisez le logiciel en mode «Standard», vous devez obligatoirement choisir un des modèles standards proposés ; le nom de ce modèle sera utilisé par la suite en tant que nom de votre graphique. Si vous utilisez le logiciel en mode «Entreprise» ou «Intégral», vous pouvez soit utiliser un modèle standard, soit utiliser un des graphiques existants que vous avez précédemment définis ; cochez l option voulue puis choisissez le modèle voulu dans la liste correspondante. Le modèle choisi sera pris en compte lorsque vous cliquerez sur le bouton <Editeur de paramètres>. Avertissement : les modèles standards livrés avec le logiciel ne sont que des exemples de ce que vous pouvez obtenir avec le générateur de graphiques, et du paramétrage qui permet de l obtenir. Il vous appartient de les vérifier et éventuellement, de les adapter à votre comptabilité, avant de les utiliser en réel. 232

233 Partie 3 Définition d un graphique : onglet Sélection Cet onglet vous permet de demander certaines sélections complémentaires de données à extraire. Vous disposez des critères suivants : Code édition : vous pouvez sélectionner les comptes qui correspondent à un ou plusieurs codes édition (maximum : 3). Le code édition est une donnée que vous pouvez attribuer à un compte au moyen de la fonction : Gestion du plan comptable. Un code édition laissé à espace est ignoré. Vous ne pouvez donc pas sélectionner les comptes dont le code édition est à espace. Journaux : vous pouvez ne prendre en compte que les écritures de certains journaux (maximum : 3). Code opération : vous pouvez sélectionner les écritures qui correspondent à un ou plusieurs codes opération (maximum : 6). Un code opération laissé à espace est ignoré. Vous ne pouvez donc pas sélectionner les écritures dont le code opération est à espace. Tranche de sections : vous pouvez limiter le traitement à certaines sections analytiques (voir comment visualiser les sections analytiques. Si vous utilisez cette sélection, les écritures des journaux dits purement analytiques seront prises en compte, et elles seront ignorées dans le cas contraire. Si vous ne renseignez que le début, le traitement ne prendra en compte que les sections correspondant au critère de début. Si vous ne renseignez que la fin, le traitement commencera à la première section et se terminera à la section correspondant au critère de fin. Statistique : vous pouvez ici demander une sélection sur la zone statistique, si vous avez utilisé cette information. Revenez sur le premier onglet (Contenu) pour valider ou annuler votre mise à jour et revenir au lancement principal. 233

234 Partie 4 Définition d un graphique : onglet Graphique Cet onglet vous permet de définir la présentation de votre graphique. Titre du graphique : indiquez obligatoirement un titre pour votre graphique, de 40 caractères maximum. Traitement mois par mois : cochez cette case si vous voulez que la période de traitement que vous choisissez soit traitée mois par mois ; par exemple, si vous indiquez un exercice complet et que vous voulez que chaque mois de l exercice constitue un élément visuel du graphique. L utilisation de cette option augmente sensiblement les temps d extraction de données. Légende de la période : choisissez une syntaxe pour la légende des périodes traitées qui apparaîtra sur votre graphique ; vous disposez des options suivantes : Si vous n avez pas coché la case «Traitement mois par mois» : Dates (exemple : «du 1/6/2001 au 31/5/2002») Année (exemple : «2002») Si vous avec coché la case «Traitement mois par mois» : Mois alpha (exemple : «Janvier 2002») Mois/année (exemple : «01/2002») Pour chaque option, une infobulle vous rappelle l exemple indiqué ci-dessus. Style du graphique : choisissez obligatoirement un style de graphique dans la liste qui vous est proposée. Procédez à de multiples essais de visualisation pour mettre au point la meilleure représentation graphique voulue, compte tenu de l ensemble des paramètres que vous aurez combinés : une ou deux périodes, choix de l axe des abscisses, traitement mois par mois, nombre de caractères des légendes de données, caractéristiques du matériel de visualisation que vous utilisez, etc... Présentation des colonnes : cette option n est opérante que lorsque vous demandez le traitement de 2 périodes ; elle vous permet de choisir la présentation des 2 colonnes concernant les 2 périodes d un même élément visuel. Certaines présentations de colonnes ne sont disponibles que pour certains styles de graphiques ; dans la liste de choix, seules les présentations disponibles sont actives. 234

235 Axe du graphique : l axe des ordonnées du graphique représente toujours les montants des données extraites. En ce qui concerne l axe des abscisses, par défaut il représente les groupes de données, et la ou les périodes traitées apparaissent en légende. Vous pouvez inverser cette présentation en cochant l option «Périodes» : l axe des abscisses représentera alors les périodes, et les intitulés des groupes de données seront rappelés en légende ; cette option est plus particulièrement intéressante si vous avez choisi de traiter la période «Mois par mois». Sens des montants positifs : par défaut, pour représenter l axe des montants, les montants débiteurs sont considérés comme positifs et les montants créditeurs comme négatifs. Pour améliorer la présentation de votre graphique en fonction des données qu il représente, vous pouvez inverser ce choix (par exemple, pour une représentation des dettes). Revenez sur le premier onglet (Contenu) pour valider ou annuler votre mise à jour et revenir au lancement principal. Cliquez sur <OK> (onglet Contenu) lorsque votre description est complète. Si vous voulez visualiser un graphique que vous avez déjà défini, sélectionnez son nom dans la liste de choix proposée. Si vous voulez visualiser ou modifier la définition d un graphique existant, sélectionnez-le et utilisez le bouton de commande <Modifier cette définition>. Si vous n utilisez plus un graphique que vous avez précédemment défini, ou si vous l avez défini par erreur, sélectionnez-le et utilisez le bouton de commande <Supprimer cette définition>. Cliquez ensuite sur <Graphique> pour lancer la visualisation du graphique. La fenêtre de visualisation du graphique vous permet de lancer le logiciel Microsoft Graph ; vous pourrez ainsi personnaliser la mise au point du résultat obtenu, ou copier le graphique dans le presse-papiers (menu Edition/Copier le graphique) en vue de l imprimer ou de l insérer dans un document quelconque. La commande <Vérifier>* permet d effectuer un contrôle de syntaxe sommaire du paramétrage du graphique sélectionné, et de vérifier si tous les comptes que vous voulez traiter ont bien été imputés à l une des rubriques du graphique. Notes : A défaut d une sélection spécifique, les données utilisées par le générateur de graphique sont de type comptable et les écritures du journal à nouveau sont prises en compte si le graphique à visualiser le nécessite (par exemple, un état des dettes) ; vous ne pouvez donc visualiser un tel graphique qu après avoir reporté les soldes pour l exercice à traiter. Le générateur de graphiques permet d obtenir des graphiques variés sans difficulté majeure, par automation avec le logiciel Microsoft Graph. Si vous disposez d un autre logiciel graphique, vous pouvez utiliser la fonction d exportation d écritures qui vous permettra d importer des données dans la plupart des autres logiciels graphiques du marché. 235

236 * Vérification du paramétrage Cette fonction permet de vérifier le paramétrage d un graphique. Sélectionnez d abord un graphique dans la liste de choix, puis cliquez sur <Vérifier> ; la vérification porte sur 2 points : Contrôle de la syntaxe des lignes de paramètres ; en cas d anomalie (par exemple un paramètre non identifié) un message vous informe et vous devrez modifier cette définition avant d imprimer. Contrôle de l imputation des comptes du plan comptable : vous devez commencer par indiquer sur quels comptes doit porter la vérification par rapport à votre projet de graphique ; si parmi ces comptes, certains n ont été imputés à aucune rubrique de votre graphique, ils seront visualisés dans une fenêtre et vous pourrez corriger votre paramétrage. NOTES : Si vous sélectionnez un compte avant de quitter la fenêtre, il sera mis dans le pressepapiers et vous pourrez ensuite le coller dans la fenêtre d édition des paramètres. 236

237 4.7 Etats fiscaux Cette fonction permet d'éditer un état fiscal, ou une liasse fiscale (sachant qu une liasse fiscale est l enchaînement de plusieurs états fiscaux relatifs à un même régime fiscal). Elle est disponible uniquement en mode «Intégral». Tous les états fiscaux disponibles sont livrés avec le logiciel, entièrement paramétrés. Vous disposez toutefois des fonctions nécessaires à la vérification et à l adaptation éventuelle du paramétrage par rapport à votre plan comptable. Partie 1 Les options de traitement sont les suivantes : - Exercices à traiter, - Etat fiscal ou liasse fiscale à imprimer. Exercices à traiter : indiquez le ou les exercices à traiter. Vous pouvez indiquer une période différente des dates d exercice, mais elle doit être incluse dans l exercice courant (une période à cheval sur 2 exercices n'est pas admise). Vous pouvez également demander un deuxième exercice, libre et facultatif (généralement : exercice N-1) ; les données d un exercice précédent doivent être prévues sur l état fiscal, sinon l indication d un 2ème exercice n aura aucune incidence sur l édition. La ou les exercices que vous indiquez ici vous seront proposés automatiquement lors du prochain appel du générateur sur le même poste de travail. Si vous n indiquez rien ici, l exercice courant sera traité en tant que 1er exercice et aucun 2ème exercice ne seront pris en compte. Note : Les états obtenus au moyen du générateur sont de type comptable c est-à-dire que les écritures du journal à nouveau sont prises en compte si l état à éditer le nécessite ; vous ne pouvez donc pas éditer un tel état pour un exercice donné tant que vous n avez pas reporté les soldes de l exercice précédent. Etat fiscal ou liasse fiscale à traiter : vous pouvez choisir soit un état fiscal unique dans la 1ère liste de choix, soit une liasse dans la 2ème liste de choix. Si vous choisissez d imprimer une liasse, un message vous indique de quels états fiscaux elle est composée et vous demande de confirmer. Si vous voulez modifier la définition d un état existant, sélectionnez-le dans la liste et cliquez sur <Modifier cette définition>. Vous pouvez modifier la composition d une liasse de la façon suivante : Sélectionnez l état fiscal que vous voulez ajouter ou retirer d une liasse Cliquez sur <Modifier cet état> Sélectionnez l onglet Liasses : cet onglet permet d indiquer jusqu à 5 noms de liasses dans lesquelles l état fiscal traité doit apparaître Pour ajouter un état à une liasse, indiquez ici le nom de la liasse ; pour retirer un état d une liasse, supprimez le nom de la liasse qui apparaît ici. 237

238 Partie 2 Si vous voulez vérifier et/ou modifier le paramétrage d un état fiscal, sélectionnez l état voulu puis cliquez sur le bouton de commande <Modifier cet état>. Vous ouvrirez alors l ensemble d onglets suivants : Modification d un état fiscal : onglet Contenu Cet ensemble de pages est appelé par la fonction Edition d états fiscaux lorsque vous cliquez sur le bouton <Modifier cet état> après avoir sélectionné un état fiscal dans la liste de choix correspondante. Elle permet de vérifier le paramétrage d un état fiscal par rapport à votre plan comptable, et le cas échéant, de faire les adaptations nécessaires ; elle permet également de modifier la définition d une liasse (c est-à-dire lui ajouter ou lui retirer des états fiscaux), et enfin de demander des sélections. Elle ne permet pas de modifier la mise en page, qui est livrée pré-paramétrée avec le produit, et ne permet donc pas de créer de nouveaux états. Le 1er onglet rappelle les informations suivantes (non modifiables) : Nom : rappel du nom de l état fiscal traité. Ce nom est également utilisé pour nommer tous les modules qui sont nécessaires au paramétrage d un état fiscal, à savoir : Fichier paramètres des données.txt Fichier maquette.frx et.frt (précédé du préfixe «FIF_») Comporte exercice N-1 : cette case est cochée si l état fiscal traité comporte des données issues de l exercice précédent. Nom du fichier paramètres : rappel du nom du fichier texte qui contient le paramétrage des données de l état, et que vous pouvez manipuler au moyen de l éditeur de texte proposé sur le même onglet. Lorsque vous modifiez un fichier paramètres à l aide de l éditeur de paramètres, le fichier paramètres de base est dupliqué en une version utilisateur, nommée avec le même nom de fichier mais suivi de la lettre U (exemple : le fichier ETAT01.TXT sera dupliqué en fichier ETAT01U.TXT qui sera utilisé en priorité sur le fichier paramètres de base). Ainsi, vous pouvez apporter toutes modifications voulues aux paramètres sans détruire le fichier de base livré avec le produit ; si vous désirez recommencer à utiliser ce dernier, il suffit de supprimer votre version utilisateur en cliquant sur le bouton ; toutes les modifications que vous avez saisies pour un état sont alors abandonnées et l état sera à nouveau traité en fonction du paramétrage de base livré avec le produit. Partie 3 Notes : les mises à jour de version peuvent être installées normalement, vos propres fichiers paramètres seront conservés. 238

239 Modification d un état fiscal : onglet Liasses Cet onglet vous permet de visualiser les liasses dont l état traité fait partie. Pour ajouter l état traité à une liasse, indiquez ici le nom de la liasse ; pour retirer cet état d une liasse, supprimez le nom de la liasse qui apparaît ici. Revenez sur le premier onglet (Contenu) pour valider ou annuler votre mise à jour et revenir au lancement principal. Modification d un état fiscal : onglet Sélection Cet onglet vous permet de demander certaines sélections complémentaires de données à imprimer. 239

240 Code édition : vous pouvez sélectionner les comptes qui correspondent à un ou plusieurs codes édition (maximum : 3). Le code édition est une donnée que vous pouvez attribuer à un compte au moyen de la fonction : Gestion du plan comptable. Un code édition laissé à espace est ignoré. Vous ne pouvez donc pas sélectionner les comptes dont le code édition est à espace. Journaux : vous pouvez ne prendre en compte que les écritures de certains journaux (maximum : 3). Code opération : vous pouvez sélectionner les écritures qui correspondent à un ou plusieurs codes opération (maximum : 6). Un code opération laissé à espace est ignoré. Vous ne pouvez donc pas sélectionner les écritures dont le code opération est à espace. Tranche de sections : vous pouvez limiter le traitement à certaines sections analytiques (voir comment visualiser les sections analytiques. Si vous utilisez cette sélection, les écritures des journaux purement analytiques seront prises en compte, et elles seront ignorées dans le cas contraire. Si vous ne renseignez que le début, le traitement ne prendra en compte que les sections correspondant au critère de début. Si vous ne renseignez que la fin, le traitement commencera à la première section et se terminera à la section correspondant au critère de fin. Statistique : vous pouvez ici demander une sélection sur la zone statistique, si vous avez utilisé cette information. Revenez sur le premier onglet (Contenu) pour valider ou annuler votre mise à jour et revenir au lancement principal. Cliquez sur <OK> (onglet Contenu) lorsque votre description est complète. Après avoir modifié le paramétrage d un état, il est vivement recommandé de lancer la fonction de vérification (bouton <Vérifier>). Après avoir renseigné ces options, cliquez sur <Imprimer> pour lancer l édition (pour un aperçu avant impression, faites un clic droit sur ce même bouton). Si un état comporte des données libres, c est-à-dire des données dont vous devez saisir vousmême le contenu avant impression, une fenêtre de saisie vous est alors proposée. Notes : les états obtenus au moyen du générateur sont de type comptable c est-à-dire que les écritures du journal à nouveau sont prises en compte si l état à éditer le nécessite ; vous ne pouvez donc pas éditer un tel état pour un exercice donné tant que vous n avez pas reporté les soldes de l exercice précédent. Le 1er onglet vous propose les fonctions suivantes : la commande <Vérifier> permet d effectuer un contrôle de syntaxe du paramétrage de l état sélectionné, et de vérifier si tous les comptes concernés de votre plan comptable ont bien été imputés à l une des rubriques de l état. Si ce n était pas le cas et que vous deviez adapter le paramétrage à votre plan comptable, cliquez sur <Editeur de paramètres> ; vous obtenez alors une fenêtre d édition, qui vous permet de visualiser et de modifier le paramétrage de l état traité. L éditeur de paramètres vous offre toutes les fonctions d édition habituelles avec ce type d outil, ainsi qu un menu contextuel (obtenu par clic droit dans la fenêtre). Après avoir modifié le paramétrage d un état, il est vivement recommandé de lancer la fonction de vérification (bouton <Vérifier>). Cliquez sur le bouton <OK> de l onglet Contenu pour revenir à la fonction principale. Vous pouvez abandonner toutes les modifications que vous avez apportées à un état en cliquant sur le bouton ; une confirmation vous est demandée et le paramétrage initial livré avec le produit sera à nouveau utilisé. 240

241 4.8.1 Comptabilité analytique : Sections analytiques Cette boite vous permet de formuler une demande de sélection de sections analytiques. Elle est obtenue : Au début de certaines fonctions de traitement des sections analytiques, au lancement desquelles vous devez indiquer quelle sélection de sections vous voulez traiter. Lorsque vous cliquez, dans ces mêmes fonctions, sur le bouton de rafraîchissement. En cliquant sur un bouton de visualisation de sections, lorsque la zone correspondante a été laissée à espace ou à NEANT (voir comment visualiser les sections analytiques). Dans tous les cas, si vous traitez des volumes de données importants, il est recommandé de limiter votre demande à votre besoin réel, pour éviter des temps d extraction de données inutiles. Vous pouvez formuler votre sélection en utilisant les critères suivants : Tri alphabétique : cochez cette case si vous voulez que les sections sélectionnées soient présentées triées dans l ordre alphabétique (ordre de l intitulé). Si cette case n est pas cochée, les sections sélectionnées sont présentées dans l ordre des codes section. Sections : pour sélectionner les sections voulues, vous pouvez soit utiliser la première zone seule pour frapper le ou les premiers caractères des sections que vous voulez visualiser, soit utiliser aussi la deuxième zone pour indiquer votre sélection sous forme de tranche. Exemple : si vous indiquez de «A» à «C», vous obtiendrez toutes les sections commençant par A, B, et C. Notes : si vous avez choisi d utiliser 2 affectations : la touche TAB permet de passer de l une à l autre à l intérieur du code section et de sélectionner le nombre de caractères correspondant. Dans la boite de sélection, tous les caractères frappés sont pris en compte pour sélectionner les sections correspondantes. Attention, plus la sélection demandée porte sur un nombre de sections important, plus les temps de réponse risquent d augmenter. Une confirmation vous sera demandée si votre sélection risque de correspondre à un volume important (sauf si vous avez supprimé cette demande de confirmation à l aide des options générales). Vous disposez d un bouton <Idem> : si vous cliquez sur ce bouton, vous obtiendrez une sélection identique à la dernière sélection que vous avez demandée, indépendamment des critères qui sont actuellement affichés, et sans demande de confirmation puisqu il s agit d une sélection que vous avez déjà utilisée. Cela peut être utile dans les fenêtres de saisie ou la même sélection de sections analytiques est fréquemment demandée. Si vous ne voulez pas que la boite de sélection vous soit proposée, même si vous avez laissé à espace la zone initiale correspondante, activez la liste de choix en pressant la touche F3. 241

242 Paramétrage analytique Si vous utilisez la comptabilité analytique, cette fonction vous permet de choisir certaines options concernant de traitement. Il est indispensable de l avoir appelée avant d utiliser toute autre fonction du module analytique, ou toute fonction du logiciel au moyen de laquelle vous voulez pouvoir accéder à la section analytique. Vous devez renseigner les données suivantes : Classes comptables affectées : Indiquez ici les classes comptables que vous souhaitez traiter en comptabilité analytique : 1 classe au moins doit être indiquée, 7 au maximum; laissez à espace les zones non utilisées. NOTES : Si vous traitez en comptabilité analytique toutes les classes comptables d un dossier, soit 7 classes, vous pourrez gérer la comptabilité générale pour des sous-ensembles du dossier (par exemple des établissements), en les traitant comme des sections analytiques ; en effet, les éditions analytiques seront le reflet de la comptabilité générale d une section ; en outre, de nombreuses fonctions de gestion du logiciel permettant une sélection sur l affectation analytique, vous pourrez obtenir des états de gestion variés pour une section (exemple : le bilan, obtenu avec le générateur d état). Utilisation du code section : Indiquez ici comment vous voulez utilisez les 10 caractères du code section. Vous pouvez choisir d avoir une seule affectation globale : dans ce cas, le code section pourra occuper les 10 caractères. Vous pouvez choisir d utiliser 2 affectations différentes : vous devez alors indiquer obligatoirement la répartition des 10 caractères entre les 2 codes sections, le total devant obligatoirement être égal à 10 (vous pouvez par exemple choisir une première affectation de 4 caractères et une deuxième de 6 caractères). Bien que les états analytiques permettent de sélectionner l une, l autre ou les 2 affectations, il est conseillé de choisir en tant que section I, l affectation que vous considérez comme étant l affectation principale : en effet, dans les listes de choix, les sections analytiques constituées des 2 affectations sont toujours présentées triées sur le code section complet, soit d abord sur la section I, puis à l intérieur sur la section II. NOTES : L option que vous prenez ici va permettre de disposer de certaines facilités de manipulation du code section analytique, mais n a aucune influence sur les codes sections déjà définis. Journaux purement analytiques : Pour pouvoir saisir des écritures dites purement analytiques, c'est-à-dire n'influençant en aucune manière la comptabilité générale, indiquez ici le code journal dans lequel vous saisirez de telles écritures. Vous devez indiquer au moins un journal, 3 au maximum. Ces journaux doivent avoir été préalablement créés. Les journaux cités ici ne pourront mouvementer que les comptes des classes comptables que vous avez déclarées (ci-dessus) comme étant affectées par la comptabilité analytique. 242

243 NOTES La période de traitement analytique peut correspondre à l exercice, mais elle peut aussi être choisie entre 2 dates quelconques, y compris à cheval sur un ou plusieurs exercices. Vous pouvez modifier ces paramètres quand vous le voulez, mais veillez à le faire de façon cohérente à l intérieur d une période que vous voulez pouvoir traiter globalement : par exemple, évitez de modifier les classes comptables affectées en cours de période. Si vous commencez le traitement de la comptabilité analytique postérieurement au traitement de la comptabilité générale, vous devrez avoir recours à la fonction : affectation analytique en cours de période. Affectation analytique en cours de période Si vous commencez à traiter la comptabilité analytique en cours de période, les écritures du début de période traitée sont probablement toutes non affectées (section NEANT). Si vous ne voulez pas appeler tous les comptes concernés pour affecter chaque écriture une à une, vous pouvez faire appel à cette fonction, qui va rechercher toutes les écritures non affectées de la période que vous lui indiquez, et qui va les affecter au moyen de la section par défaut que vous avez dû renseigner pour chaque compte général concerné par la comptabilité analytique. Si une écriture était déjà affectée, elle ne serait pas modifiée. Si vous n indiquez pas de période, c est l exercice courant qui sera traité. Notes : La période de traitement analytique peut correspondre à l exercice, mais elle peut aussi être choisie entre 2 dates quelconques, y compris à cheval sur un ou plusieurs exercices. Pagination : cette option permet de gérer la pagination dans l'édition des états analytiques ; les réponses possibles sont les suivantes : PLUSIEURS = Plusieurs sections par page ; impression des sections les unes à la suite des autres, sans saut de page UN = 1 section par page ; cette section sera imprimée seule sur une page PREMIER = saut de page avant l'édition de cette section DERNIER = saut de page après l'édition de cette section Intitulé : intitulé obligatoire de 40 caractères maximum. 243

244 Code section analytique : code de 10 caractères libres (si vous en utilisez moins, cadrez les caractères utilisés à gauche et laissez des espaces à droite). Si vous avez choisi d utiliser 2 affectations : -Le début de chacune est repéré par un caractère «^». -La touche TAB permet de passer de l une à l autre à l intérieur du code section, en sélectionnant le nombre de caractères correspondant à la longueur de chacune. -Créez d abord les codes sections correspondant à chaque affectation de base, puis créez les codes sections qui représentent les combinaisons admises entre les 2 affectations de base : par exemple, si vous utilisez la section I sur 4 caractères pour identifier un magasin, et la section II sur 6 caractères pour identifier un produit, créez les codes sections correspondants en section I : M001, M002, M003,... et en section II : P00001, P00002, P00003,... ; créez ensuite les codes sections représentant les combinaisons admises de ces 2 affectations : M001P00001, M001P00003, M002P00001, M002P00002, M003P00003,... En effet, n oubliez pas que lorsque vous attribuerez un code section à une ligne comptable, le code complet devra exister en tant que section, sinon l affectation sera refusée. Il est obligatoire de créer, en tant que code section, toutes les combinaisons valides de sections I et de sections II. -Si une section donnée peut être combinée avec toutes les sections de l autre affectation, vous pouvez créer automatiquement les combinaisons : visualisez la section à traiter, puis cliquez sur <Créer toutes les sections II> (si la section traitée est une section I) ou sur <Créer toutes les sections I> (si la section traitée est une section II) ; un message vous informe alors du nombre de combinaisons à créer et vous demande confirmation ; si vous confirmez, toutes les combinaisons possibles entre la section traitée et les sections existantes de l autre affectation seront définitivement créées ; par exemple, si tous les produits sont admis pour le magasin M004, visualisez ce dernier et cliquez sur <Créer toutes les sections II> ; toutes les combinaisons entre le magasin M004 et tous les produits existants seront créées : M004P00001, M004P00002, M004P00003,... Inversement, si tous les magasins sont possibles pour le produit P00004, visualisez ce dernier et cliquez sur <Créer toutes les section I> ; les combinaisons entre le produit P00004 et tous les magasins existants seront créées : M001P00004, M002P00004, M003P00004,... L intitulé d une telle section est constitué de l adjonction des intitulés des 2 sections de base, séparés par un caractère «/» ; par exemple : Magasin 004/Produit Si des combinaisons existaient déjà entre 2 sections traitées, elles seraient ignorées sans provoquer d anomalie. NOTES : La section analytique «NEANT» est créée automatiquement par le logiciel dés que vous ouvrez un nouveau dossier. Elle ne peut être ni modifiée, ni supprimée. Elle est attribuée par défaut à tous les comptes que vous créez. Les boutons de commande <Créer toutes les sections II> et <Créer toutes les sections I> ne sont disponibles que si vous avez choisi d utiliser 2 affectations analytiques. Pour plus de détails sur leur fonctionnement, consultez le code section. Le bouton de visualisation vous permet de visualiser les sections actuellement sélectionnées. Vous pouvez sélectionner une section soit en faisant défiler la liste, soit en effectuant une recherche incrémentielle, c est-à-dire en tapant le ou les premiers caractères du code voulu : la liste se positionne alors sur ces caractères (s ils existent) et vous pouvez à nouveau la faire défiler. Si vous voulez visualiser d autres sections non sélectionnées, ou modifier l ordre de tri, vous pouvez demander une autre sélection à l aide du bouton de rafraîchissement. Si vous voulez créer une section en dupliquant une section existante, affichez d abord la section existante, puis effectuez un clic droit sur le bouton <Créer>. L assistant de création peut vous aider à créer ce fichier à partir d un modèle standard fourni avec le logiciel, ou d un dossier existant. 244

245 4.8.2 Comptabilité analytique : liste des Sections analytiques Clic droit pour visualiser à l écran Clic gauche pour imprimer Exemple : 245

246 4.8.3 Comptabilité analytique : Edition d une balance analytique Cette fonction permet d'éditer une balance analytique. Elle peut être demandée à tout moment, indépendamment de tout autre traitement. Indiquez la période que vous voulez traiter, et la sélection de sections. Partie 1 Période : vous pouvez indiquer ici la période que vous voulez éditer. La période que vous avez demandée lors de la dernière édition analytique est proposée par défaut. Si vous n indiquez aucune date, l édition comportera l exercice courant complet. Vous pouvez choisir n importe quelle période, indépendamment des contraintes relatives au traitement de la comptabilité générale ; attention toutefois, si votre période couvre plusieurs exercices : veillez à ce que les affectations analytiques aient bien été traitées de façon cohérente entre ces exercices (exemple d'incohérence : classes comptables affectées différentes entre 2 exercices). Sélection de comptes : vous pouvez limiter l édition à certains comptes. Si vous ne renseignez que le début, le traitement ne prendra en compte que les comptes correspondant au critère de début. Si vous ne renseignez que la fin, le traitement commencera au premier compte du type choisi et se terminera au dernier compte correspondant au critère de fin. Par défaut, tous les comptes généraux appartenant aux classes affectées en analytique seront traités. Sélection sur codes édition : vous pouvez sélectionner les comptes qui correspondent à un ou plusieurs codes édition (maximum : 3). Le code édition est une donnée que vous pouvez attribuer à un compte au niveau du plan comptable. Un code édition laissé à espace est ignoré. Vous ne pouvez donc pas sélectionner les comptes dont le code édition est à espace. Le code édition est toujours en majuscules. Pagination : cette option vous permet de choisir le mode de saut à la page suivante entre les sections. Les possibilités sont les suivantes : Aucun saut de page : toutes les sections sélectionnées sont éditées les unes à la suite des autres sans saut de page (option par défaut). Une section par page : un saut de page est effectué après chaque section. Selon section : un saut de page est assuré en fonction de l option «Pagination» que vous avez prévue pour cette section dans la table des sections analytiques : saut de page avant et après pour l option <UN>, saut de page avant seulement pour l option <PREMIER>, saut de page après seulement pour l option <DERNIER>, aucun saut de page pour l option <PLUSIEURS>. Statistique : vous pouvez ici demander une sélection sur la zone statistique, si vous avez utilisé cette information. Vous pouvez indiquer un critère complet, ou générique : toutes les écritures dont la zone statistique commence par ce critère générique seront alors sélectionnées. Sélection sur journal : si vous le souhaitez, vous pouvez ne prendre en compte que les écritures de certains journaux (maximum : 3). La sélection peut porter aussi bien sur des journaux comptables que sur des journaux analytiques. 246

247 Partie 2 Sélection de sections : sélectionnez ici les sections à traiter, en utilisant les caractères génériques reconnus en langage SQL normalisé, c est-à-dire : saisissez le ou les caractères à sélectionner sur chaque position du code section. utilisez le caractère _ sur une ou plusieurs positions précises du code section, pour indiquer que vous voulez traiter toutes les valeurs possibles sur cette position. utilisez le caractère % à partir d une position du code section, pour indiquer que vous voulez traiter toutes les valeurs sur un ou plusieurs caractères à partir de cette position. Vous pouvez également utiliser les caractères génériques utilisés sous MS-DOS, c est-à-dire les caractères? et *. Exemples de demandes : 1% = traiter toutes les sections qui commencent par 1, quelle que soit la suite du code 1 = traiter toutes les sections qui commencent par 1 et dont le code occupe 4 caractères A 0% = traiter toutes les sections qui commencent par A et comportent un 0 en 4ème position, quelle que soit la suite du code. %abc% = traiter toutes les sections qui comportent ABC à un endroit quelconque du code section. Si vous utilisez 2 affectations : les mêmes règles d utilisation s appliquent aux 2 affectations : Exemple avec une 1ère affectation de 4 caractères et une 2ème affectation de 6 caractères : 0001% = traiter la section 0001 et toutes les sections II A01% = traiter toutes les sections I finissant par A et toutes les sections II commençant par 01. N'importe quelle combinaison de caractères à tester et de caractères génériques est permise (l utilisation de codes génériques augmente les temps de réponse de façon sensible). Par défaut, toutes les sections sont traitées. Si vous utilisez une base Microsoft Access ou IBM DB2/400, attention : vous devez obligatoirement utiliser un caractère générique tel que «%» ou «*» dans chaque section utilisée pour que la recherche aboutisse, et uniquement l un de ces 2 caractères (le caractère «_» n est pas accepté), même si voulez sélectionner une seule section (par exemple, pour sélectionner la section 0001, vous devez indiquer 0001%). Partie 3 Partie 3 Totaux par groupe de sections I et II : si vous souhaitez que l état comporte un sous total regroupant plusieurs sections, cochez la case puis indiquez sur combien de caractères du code section ces regroupements doivent être faits. Si vous utilisez une seule affectation, vous pouvez demander un sous total par groupe de sections I, sur 1 à 9 caractères du code section. Si vous utilisez 2 affectations, vous pouvez demander un sous total sur l une, ou sur l autre, ou sur les 2 affectations ; dans ce cas, vous pouvez choisir le nombre de caractères en fonction de la répartition que vous avez choisie : Exemple : si la 1ère affectation comporte 4 caractères et la 2ème affectation 6 caractères, vous pouvez demander un sous total par groupe de sections I sur 1 à 3 caractères, et/ou un sous total par groupe de sections II sur 1 à 5 caractères. Totaux par sous-classe comptable : cochez cette case si vous voulez que l édition comporte, à l intérieur de chaque section éditée, un sous total par sous-classe de comptabilité générale (soit les 2 premiers caractères de chaque n de compte). 247

248 Partie 4 Présentation cumulée : par défaut, toutes les sections traitées sont éditées en détail, les unes après les autres, dans l ordre des codes sections. Si vous utilisez 2 affectations, toutes les sections I seront éditées en détail, et à l intérieur de chacune, toutes les sections II seront éditées en détail. Vous pouvez demander qu elles soient présentées en cumul, c est-à-dire que les montants de plusieurs sections soient présentés cumulés par compte mouvementé et par niveau de totalisation demandé. Si vous utilisez une seule affectation, seule la 3ème option est disponible ; si vous la cochez, vous obtiendrez un cumul par compte, toutes sections confondues. Si vous utilisez 2 affectations, les 3 options sont disponibles : si vous cochez la 1ère option «I», vous obtiendrez une édition des sections I sélectionnées, et à l intérieur de chacune, un cumul par compte toutes sections II confondues ; si vous cochez la 2ème option «II», vous obtiendrez une édition des sections II sélectionnées, et à l intérieur de chacune, un cumul par compte toutes sections I confondues ; vous pouvez également cocher la 3ème option, vous obtiendrez alors un cumul par compte toutes sections confondues. L utilisation de l une quelconque de ces options fera l objet d une mention dans le titre standard ; pour plus de précision, vous pouvez éventuellement indiquer votre propre titre dans le champ correspondant. NOTES : vous ne pouvez pas demander une présentation cumulée sur section I en même temps qu un total par groupe de sections II, et inversement. Titre : si vous voulez donner un titre particulier à l édition, en fonction des diverses possibilités de sélection et de présentation que vous avez choisies, indiquez-le dans cette zone (80 caractères maximum). Pour obtenir un aperçu de l édition sélectionnée, faites un clic droit sur le bouton <Imprimer> Comptabilité analytique : Edition d un grand livre analytique Procédure identique à celle décrite au paragraphe Edition d une balance analytique. 248

249 4.8.5 Comptabilité analytique : Visualisation d une section et reventilation Cette fonction vous permet de visualiser les écritures affectées à une section analytique et de les reventiler différemment dans un journal purement analytique. Vous disposez de nombreuses possibilités de sélection et de tri. Fenêtre de sélection : Cette boite vous permet de formuler une demande de sélection de sections analytiques. Elle est obtenue : Au début de certaines fonctions de traitement des sections analytiques, au lancement desquelles vous devez indiquer quelle sélection de sections vous voulez traiter. Lorsque vous cliquez, dans ces mêmes fonctions, sur le bouton de rafraîchissement En cliquant sur un bouton de visualisation de sections, lorsque la zone correspondante a été laissée à espace ou à NEANT (voir comment visualiser les sections analytiques). Dans tous les cas, si vous traitez des volumes de données importants, il est recommandé de limiter votre demande à votre besoin réel, pour éviter des temps d extraction de données inutiles. Partie 1 Tri alphabétique : cochez cette case si vous voulez que les sections sélectionnées soient présentées triées dans l ordre alphabétique (ordre de l intitulé). Si cette case n est pas cochée, les sections sélectionnées sont présentées dans l ordre des codes section. Sections : pour sélectionner les sections voulues, vous pouvez soit utiliser la première zone seule pour frapper le ou les premiers caractères des sections que vous voulez visualiser, soit utiliser aussi la deuxième zone pour indiquer votre sélection sous forme de tranche. Exemple : si vous indiquez de «A» à «C», vous obtiendrez toutes les sections commençant par A, B, et C. Notes : Si vous avez choisi d utiliser 2 affectations : la touche TAB permet de passer de l une à l autre à l intérieur du code section et de sélectionner le nombre de caractères correspondant. Dans la boite de sélection, tous les caractères frappés sont pris en compte pour sélectionner les sections correspondantes. Attention, plus la sélection demandée porte sur un nombre de sections important, plus les temps de réponse risquent d augmenter. Une confirmation vous sera demandée si votre sélection risque de correspondre à un volume important (sauf si vous avez supprimé cette demande de confirmation à l aide des options générales). 249

250 Vous disposez d un bouton <Idem> : si vous cliquez sur ce bouton, vous obtiendrez une sélection identique à la dernière sélection que vous avez demandée, indépendamment des critères qui sont actuellement affichés, et sans demande de confirmation puisqu il s agit d une sélection que vous avez déjà utilisée. Cela peut être utile dans les fenêtres de saisie ou la même sélection de sections analytiques est fréquemment demandée. Si vous ne voulez pas que la boite de sélection vous soit proposée, même si vous avez laissé à espace la zone initiale correspondante, activez la liste de choix en pressant la touche F3. Partie 2 Positionnement après un tri : cette option vous permet de choisir le comportement de l affichage en cas de tri des lignes : la fenêtre de choix vous permet de choisir l ordre dans lequel les lignes sont visualisées, en cliquant sur l en-tête du critère de tri voulu ; après le tri, la ligne sur laquelle la visualisation se positionne dépend de l option que vous aurez retenue ici : Rester sur la même ligne (valeur par défaut) : la visualisation reste positionnée sur la même ligne qu avant le tri ; cochez cette case lorsque vous voulez rechercher toutes les lignes qui comportent la même valeur qu une ligne donnée ; exemple : si vous avez sélectionné une ligne dont le montant est 100,00, et que vous triez sur la colonne montant, la visualisation vous proposera immédiatement toutes les lignes de la section qui comportent 100,00 en montant. Toujours sur la première ligne : après un tri, la visualisation sera toujours positionnée sur la première ligne dans le nouvel ordre. Cochez cette case lorsque vous souhaitez trier les lignes dans un ordre donné puis effectuer différentes recherches à partir du début de la section dans le nouvel ordre. Sélection des écritures visualisées : ces options facultatives vous permettent de limiter la visualisation à certaines écritures : Compte : vous pouvez indiquer ici un compte ou une racine de comptes. Période : vous pouvez demander une période précise ; à défaut, c est l exercice courant qui sera traité. Vous pouvez renseigner la date de fin avec la date de début en double-cliquant (ou en pressant F4). Journal : si vous indiquez un journal, seules les écritures de ce journal seront visualisées. Statistique : vous pouvez ici demander une sélection sur la zone statistique, si vous avez utilisé cette information. Vous pouvez indiquer un critère complet, ou générique : toutes les écritures dont la zone statistique commence par ce critère générique seront alors sélectionnées. NOTES : si vous utilisez l une de ces sélections, les totaux visualisés apparaîtront en caractères grisés pour vous rappeler qu ils ne représentent pas la totalité du compte. (Cliquer sur le bouton pour remettre ces options à leur valeur par défaut). 250

251 4.8.6 Comptabilité analytique : affectation analytique en cours de période Si vous commencez à traiter la comptabilité analytique en cours de période, les écritures du début de période traitée sont probablement toutes non affectées (section NEANT). Si vous ne voulez pas appeler tous les comptes concernés pour affecter chaque écriture une à une, vous pouvez faire appel à cette fonction, qui va rechercher toutes les écritures non affectées de la période que vous lui indiquez, et qui va les affecter au moyen de la section par défaut que vous avez dû renseigner pour chaque compte général concerné par la comptabilité analytique. Si une écriture était déjà affectée, elle ne serait pas modifiée. Si vous n indiquez pas de période, c est l exercice courant qui sera traité. Notes : La période de traitement analytique peut correspondre à l exercice, mais elle peut aussi être choisie entre 2 dates quelconques, y compris à cheval sur un ou plusieurs exercices Comptabilité analytique : paramétrage de la comptabilité analytique Si vous utilisez la comptabilité analytique, cette fonction vous permet de choisir certaines options concernant de traitement. Il est indispensable de l avoir appelée avant d utiliser toute autre fonction du module analytique, ou toute fonction du logiciel au moyen de laquelle vous voulez pouvoir accéder à la section analytique. 251

252 Classes comptables affectées : indiquez ici les classes comptables que vous souhaitez traiter en comptabilité analytique : 1 classe au moins doit être indiquée, 7 au maximum; laissez à espace les zones non utilisées. NOTES : si vous traitez en comptabilité analytique toutes les classes comptables d un dossier, soit 7 classes, vous pourrez gérer la comptabilité générale pour des sous-ensembles du dossier (par exemple des établissements), en les traitant comme des sections analytiques ; en effet, les éditions analytiques seront le reflet de la comptabilité générale d une section ; en outre, de nombreuses fonctions de gestion du logiciel permettant une sélection sur l affectation analytique, vous pourrez obtenir des états de gestion variés pour une section (exemple : le bilan, obtenu avec le générateur d état). Journaux : pour pouvoir saisir des écritures dites purement analytiques, c'est-à-dire n'influençant en aucune manière la comptabilité générale, indiquez ici le code journal dans lequel vous saisirez de telles écritures. Vous devez indiquer au moins un journal, 3 au maximum. Ces journaux doivent avoir été préalablement créés. Les journaux cités ici ne pourront mouvementer que les comptes des classes comptables que vous avez déclarées (ci-dessus) comme étant affectées par la comptabilité analytique. Utilisation du code section : indiquez ici comment vous voulez utilisez les 10 caractères du code section. Vous pouvez choisir d avoir une seule affectation globale : dans ce cas, le code section pourra occuper les 10 caractères. Vous pouvez choisir d utiliser 2 affectations différentes : vous devez alors indiquer obligatoirement la répartition des 10 caractères entre les 2 codes sections, le total devant obligatoirement être égal à 10 (vous pouvez par exemple choisir une première affectation de 4 caractères et une deuxième de 6 caractères). Bien que les états analytiques permettent de sélectionner l une, l autre ou les 2 affectations, il est conseillé de choisir en tant que section I, l affectation que vous considérez comme étant l affectation principale : en effet, dans les listes de choix, les sections analytiques constituées des 2 affectations sont toujours présentées triées sur le code section complet, soit d abord sur la section I, puis à l intérieur sur la section II. NOTES : l option que vous prenez ici va permettre de disposer de certaines facilités de manipulation du code section analytique, mais n a aucune influence sur les codes sections déjà définis. Notes : La période de traitement analytique peut correspondre à l exercice, mais elle peut aussi être choisie entre 2 dates quelconques, y compris à cheval sur un ou plusieurs exercices. Vous pouvez modifier ces paramètres quand vous le voulez, mais veillez à le faire de façon cohérente à l intérieur d une période que vous voulez pouvoir traiter globalement : par exemple, évitez de modifier les classes comptables affectées en cours de période. Si vous commencez le traitement de la comptabilité analytique postérieurement au traitement de la comptabilité générale, vous devrez avoir recours à la fonction : affectation analytique en cours de période. 252

253 4.9.1 Comptabilité budgétaire : mise à jour des budgets Cette fonction permet de créer les budgets d un exercice, de les visualiser et de les mettre à jour (création et suppression), de les lister, en vous proposant des fonctionnalités propres à vous en faciliter la maintenance, telles que : l application d un pourcentage, la duplication, la vérification, toutes ces facilités pouvant porter sur l ensemble des budgets d un exercice, ou sur certains budgets que vous sélectionnez. Que vous utilisiez ou non la comptabilité analytique, les budgets sont saisis au moyen de cette fonction : par section analytique si vous l utilisez, ou par compte si vous ne l utilisez pas (la section analytique étant alors considérée automatiquement à NEANT). Si vous utilisez la comptabilité analytique mais que vous souhaitez saisir des budgets indépendants des sections, affectez-les à la section NEANT. Vous devez indiquer sur quelle sélection de budgets vous voulez travailler. Vous disposez des possibilités de sélection suivantes : Partie 1 Sélection de comptes : vous pouvez limiter la visualisation aux budgets de certains comptes (voir comment visualiser le plan comptable). Si vous n indiquez aucun compte, tous les budgets seront visualisés (ou tous les budgets correspondant aux sections choisies si vous utilisez la comptabilité analytique). Si vous ne renseignez que le début, le traitement ne prendra en compte que les comptes correspondant au critère de début. Si vous ne renseignez que la fin, le traitement commencera au premier compte pour lequel un budget existe et se terminera au dernier compte correspondant au critère de fin. Si vous utilisez la comptabilité analytique et si vous avez sélectionné une ou plusieurs sections autres que «NEANT», vous ne pouvez sélectionner ici que des comptes généraux appartenant à une classe affectée en analytique. : ce bouton de commande vous permet d effacer les valeurs actuelles des options : Section, Comptes et Exercice. Exercice : l exercice en cours est proposé par défaut ; vous pouvez choisir de visualiser un autre exercice dans la liste de choix, ou bien de cocher l option «Tous exercices». Si vous choisissez de sélectionner les budgets de tous les exercices, les fonctionnalités suivantes ne seront pas disponibles : Application d un pourcentage, Duplication, Vérification. 253

254 Partie 2 Sélection de sections : cette sélection n est disponible que si vous êtes utilisateur de la comptabilité analytique (dans le cas contraire, elle contient la valeur NEANT et n est pas accessible). Elle est facultative ; par défaut, toutes les sections sont traitées, y compris la section «NEANT». Sélectionnez ici les sections à traiter, en utilisant les caractères génériques reconnus en langage SQL normalisé, c est-à-dire : saisissez le ou les caractères à sélectionner sur chaque position du code section. utilisez le caractère _ sur une ou plusieurs positions précises du code section, pour indiquer que vous voulez traiter toutes les valeurs possibles sur cette position. utilisez le caractère % à partir d une position du code section, pour indiquer que vous voulez traiter toutes les valeurs sur un ou plusieurs caractères à partir de cette position. Vous pouvez également utiliser les caractères génériques utilisés sous MS-DOS, c est-à-dire les caractères? et *. Exemples de demandes : 1% = traiter toutes les sections qui commencent par 1, quelle que soit la suite du code 1 = traiter toutes les sections qui commencent par 1 et dont le code occupe 4 caractères A 0% = traiter toutes les sections qui commencent par A et comportent un 0 en 4ème position, quelle que soit la suite du code. %abc% = traiter toutes les sections qui comportent ABC à un endroit quelconque du code section. Si vous utilisez 2 affectations : les mêmes règles d utilisation s appliquent aux 2 affectations : Exemple avec une 1ère affectation de 4 caractères et une 2ème affectation de 6 caractères : 0001% = traiter la section 0001 et toutes les sections II A01% = traiter toutes les sections I finissant par A et toutes les sections II commençant par 01. N'importe quelle combinaison de caractères à tester et de caractères génériques est permise (l utilisation de codes génériques augmente les temps de réponse de façon sensible). Si vous utilisez une base Microsoft Access ou IBM DB2/400, attention : vous devez obligatoirement utiliser un caractère générique tel que «%» ou «*» pour que la recherche aboutisse, et uniquement l un de ces 2 caractères (le caractère «_» n est pas accepté), même si voulez sélectionner une seule section (par exemple, pour sélectionner la section 0001, vous devez indiquer 0001%). Renseignez cette sélection en tenant compte du type d opération de mise à jour que vous souhaitez effectuer. Si par exemple, vous souhaitez dupliquer les budgets de l exercice n-1 pour créer les budgets de l exercice n, sélectionnez ici l exercice n-1. Si vous voulez supprimer tous les budgets correspondant à un compte donné, sélectionnez ce compte, vous pourrez ensuite effectuer une suppression globale, etc... Cliquez ensuite sur <OK> pour faire apparaître la fenêtre de saisie des budgets dont le titre rappellera les sélections de budgets que vous avez choisi de visualiser. 254

255 Partie 3 Mise à jour des budgets Cette fonction permet de créer les budgets d un exercice, de les visualiser et de les mettre à jour (création et suppression), de les lister, en vous proposant des fonctionnalités propres à vous en faciliter la maintenance, telles que : l application d un pourcentage, la duplication, la vérification, toutes ces facilités pouvant porter sur l ensemble des budgets d un exercice, ou sur certains budgets que vous sélectionnez. Que vous utilisiez ou non la comptabilité analytique, les budgets sont saisis au moyen de cette fonction : par section analytique si vous l utilisez, ou par compte si vous ne l utilisez pas (la section analytique étant alors considérée automatiquement à NEANT). Si vous utilisez la comptabilité analytique mais que vous souhaitez saisir des budgets indépendants des sections, affectez-les à la section NEANT. A partir de cette fenêtre, vous pouvez : - créer de nouveaux budgets, - modifier des budgets visualisés, - supprimer des budgets visualisés. Chaque ensemble de mise à jour devra ensuite être validé ou annulé avant de pouvoir quitter la fonction ou de revenir à la fenêtre de sélection. 255

256 Créer de nouveaux budgets Pour vous mettre en mode création de budgets : cliquez sur <Créer>, ou utilisez la touche d accès <Alt+C>, ou pressez la touche F7 (compatibilité avec le produit précédent). Vous êtes alors en mode création : une nouvelle ligne est accessible, qui apparaît en fin de grille de visualisation. Le curseur se positionne sur la section (si vous utilisez la comptabilité analytique) ou sur le compte (si vous ne l utilisez pas) et vous pouvez saisir les données du budget. Pendant la saisie d un nouveau budget, vous ne pouvez pas déplacer le curseur sur les autres lignes de la grille. Si vous voulez créer un budget en reconduisant automatiquement les données d un budget existant (et visualisé), positionnez-vous d abord sur le budget existant, puis demandez la création par un clic droit sur le bouton <Créer>. Pour terminer la saisie d un budget : cliquez sur <OK Création>, ou utilisez la touche d accès <Alt+C>, ou pressez la touche F7. Pour enchaîner avec la saisie d un nouveau budget : Lorsqu un budget est créé, dans la version de base la question : «Nouveau budget?» vous est posée. Si vous répondez <Oui>, une nouvelle ligne est automatiquement initialisée, et vous pouvez directement saisir un nouveau budget. Si vous répondez <Non>, la fenêtre se remet dans sa position initiale, et si vous voulez ultérieurement saisir un nouveau budget, vous devrez commencer une création comme indiqué cidessus. Vous pouvez modifier ce comportement par défaut, en modifiant l option générale correspondante, qui vous permet de choisir une méthode d enchaînement des créations de budgets adaptée à vos souhaits. Attention, cette option est commune à différentes fonctions de saisie, et principalement la saisie d écritures. Pour abandonner la création d un budget et/ou quitter le mode création : cliquez sur <Annuler>, ou pressez la touche d accès <Alt+A>. Si un budget était en cours de création, il est abandonné (après demande de confirmation). Si vous voulez annuler en une seule opération tous les budgets que vous avez créés dans la session, vous pouvez quitter le mode création de la même façon, puis annuler la session ; vous annulerez alors toutes les mises à jour non validées de la session. Dans une même session de mise à jour, vous pouvez à la fois créer de nouveaux budgets et modifier ou supprimer des budgets existants, mais vous devrez valider ou annuler l ensemble de vos mises à jour avant de pouvoir soit revenir à la fenêtre de sélection, soit quitter la fonction. Les budgets créés ou modifiés, et qui sont en attente de validation (ou d annulation) sont affichés en caractères maigres. 256

257 Modifier des budgets existants Pour modifier des budgets existants : cliquez sur <Modifier>, ou utilisez la touche d accès <Alt+M>, ou pressez la touche F9 (compatibilité avec le produit précédent). Vous êtes alors en mode modification : tous les budgets visualisés deviennent disponibles. Vous pouvez vous déplacer d un budget à l autre et d une information à l autre, et saisir toutes les modifications nécessaires. Pour restaurer les anciennes informations d un budget modifié dans la session : positionnez-vous sur le budget puis cliquez sur <Rétablir>, ou pressez la touche d accès <Alt+R>. Une confirmation vous est demandée et si vous confirmez, le budget est rétabli dans son état initial de début de session. Vous pouvez ainsi rétablir les anciennes informations de tout budget que vous avez modifié dans la même session. Si vous préférez rétablir en une seule opération toutes les informations initiales de tous les budgets, vous pouvez également quitter le mode modification (voir ci-dessous) et annuler la session ; vous annulerez alors toutes les mises à jour non validées de la session. Pour quitter le mode modification de budgets : cliquez sur <Fin Modification>, ou utilisez la touche d accès <Alt+M>, ou pressez la touche F9. Dans une même session de mise à jour, vous pouvez à la fois créer de nouveaux budgets et modifier ou supprimer des budgets existants, mais vous devrez valider ou annuler l ensemble de vos mises à jour avant de pouvoir soit revenir à la fenêtre de sélection, soit quitter la fonction. Les budgets créés ou modifiés, et qui sont en attente de validation (ou d annulation) sont affichés en caractères maigres. Supprimer des budgets existants Pour supprimer des budgets existants : cliquez sur <Supprimer>, ou utilisez la touche d accès <Alt+S>, ou pressez la touche F8 (compatibilité avec le produit précédent). Vous êtes alors en mode suppression : une colonne supplémentaire apparaît en début de chaque ligne, cochez-la pour supprimer un budget. Vous pouvez vous déplacer d un budget à l autre mais aucune donnée n est modifiable en mode suppression. Pour supprimer tous les budgets visualisés : Dés que vous êtes en mode suppression, un nouveau bouton de commande apparaît : <Supprimer tous les budgets visualisés>. Si vous cliquez sur ce bouton, après confirmation, tous les budgets visualisés sont cochés en tant que supprimés, sauf les budgets manuels, qui ne peuvent être supprimés que budget par budget. 257

258 Cette suppression globale devra faire l objet d une validation ou d une annulation de la même façon que les autres modes de mise à jour. Pour restaurer un budget supprimé dans la session : positionnez-vous sur le budget puis cliquez sur <Rétablir>, ou pressez la touche d accès <Alt+R>. Une confirmation vous est demandée et si vous confirmez, le budget est rétabli comme budget actif. Vous pouvez ainsi rétablir tout budget que vous avez supprimé dans la session. Si vous préférez rétablir en une seule opération tous les budgets supprimés, vous pouvez également quitter le mode suppression (voir ci-dessous) et annuler la session ; vous annulerez alors toutes les autres mises à jour non validées de la session. Vous pouvez aussi décocher directement la case noire de début du budget supprimé à rétablir. Pour quitter le mode suppression de budgets : cliquez sur <Fin Suppression>, ou utilisez la touche d accès <Alt+S>, ou pressez la touche F8. Dans une même session de mise à jour, vous pouvez à la fois créer de nouveaux budgets et modifier ou supprimer des budgets existants, mais vous devrez valider ou annuler l ensemble de vos mises à jour avant de pouvoir soit revenir à la fenêtre de sélection, soit quitter la fonction. Les budgets créés ou modifiés, et qui sont en attente de validation (ou d annulation) sont affichés en caractères maigres. Les informations à renseigner pour chaque budget sont les suivantes : Section (analytique) : Zone disponible uniquement si vous êtes utilisateur de la comptabilité analytique. Dans le cas contraire, elle comporte la mention NEANT et la colonne est en lecture seule. Indiquez obligatoirement une section existant dans la table des sections analytiques. 258

259 Vous pouvez obtenir une liste des sections analytiques existantes : le bouton de visualisation n est pas proposé systématiquement, mais on l obtient en effectuant un double-clic sur la zone (ou en pressant la touche F4, ou F3 si vous ne voulez pas passer par la boite de sélection) ; pour le reste, vous avez toutes les possibilités décrites dans : Comment visualiser les sections analytiques. Si bien qu utilisant la comptabilité analytique, vous voulez gérer des budgets indépendamment de cette dernière, renseignez la section avec la mention NEANT. NOTES : Un budget est défini par l association d une section, d un compte (ou d une racine de compte) et d un exercice ; on ne peut avoir qu un seul budget pour une combinaison donnée de ces 3 codes. En mode visualisation (lorsque aucune mise à jour n est en cours), vous pouvez visualiser l intitulé d une section dans l info bulle correspondante. Compte : Si la section (colonne précédente) comporte la mention NEANT, vous pouvez indiquer ici n importe quel compte, y compris un compte de type auxiliaire ; si vous avez saisi une section, vous devez indiquer ici un compte général, appartenant à une classe comptable affectée en comptabilité analytique. Vous pouvez obtenir une visualisation de comptes en effectuant un double-clic sur la zone (ou en pressant la touche F4, -ou F3, voir plus loin) ; pour le reste, vous avez toutes les possibilités décrites dans : Comment visualiser le plan comptable. Si le compte est renseigné, la visualisation se fera en priorité à partir de son contenu. Si le compte n est pas renseigné, la boite de sélection habituelle vous sera proposée ; si vous ne souhaitez pas passer par la boite de sélection, pressez la touche F3 au lieu de F4. Vous pouvez indiquer : soit un compte existant (exemple : ), soit une racine de compte (exemple : 60, ou 606) ; cette dernière doit alors correspondre à au moins un compte existant. En cas d utilisation de racine de compte, veillez à respecter les règles suivantes : Þ la racine de compte ne doit pas recouvrir des comptes de différents types Þ la racine de compte ne doit pas inclure un compte budgété par ailleurs (exemple : racine 601 alors que vous avez aussi indiqué un budget pour le compte ) Þ soyez vigilant si vous utilisez dans une même classe comptable des comptes à nombre de caractères variables (exemple : si les comptes 601 et 6010 existent tous les 2 dans votre plan comptable, vous ne pouvez pas indiquer de budget pour la racine 601, car il serait affecté au seul compte 601). Þ si vous utilisez la comptabilité analytique, utilisez les mêmes regroupements de comptes pour chaque section, faute de quoi les éditions budgétaires classées par compte pourraient s avérer d une lecture malcommode. NOTES : Un budget est défini par l association d une section, d un compte (ou d une racine de compte) et d un exercice ; on ne peut avoir qu un seul budget pour une combinaison donnée de ces 3 codes. En mode visualisation (lorsque aucune mise à jour n est en cours), vous pouvez visualiser l intitulé et le type d un compte dans l info bulle correspondante. Exercice : Vous devez obligatoirement affecter un budget à un exercice défini ; une liste de choix vous rappelle les exercices définis, vous pouvez l obtenir en double-cliquant sur la colonne (ou en pressant F4). Si vous avez sélectionné un exercice dans la fenêtre de sélection, celui-ci est proposé par défaut ; si vous avez sélectionné tous les exercices, c est l exercice en cours qui est proposé. NOTES : Un budget est défini par l association d une section, d un compte (ou d une racine de compte) et d un exercice ; on ne peut avoir qu un seul budget pour une combinaison donnée de ces 3 codes. Montant (Budget) : Budget annuel, en monnaie de base du dossier, 13 entiers et 2 décimales. Les montants négatifs ne sont pas autorisés. Vous devez indiquer un montant annuel (correspondant à une durée de 12 mois), quelle que soit la durée de l exercice ; si l exercice pour lequel ce budget est saisi est d une durée différente, les fonctions d édition budgétaire recalculeront le budget au prorata de la durée (et en tenant compte des pourcentages de répartition par mois si vous en avez indiqués). 259

260 Sens : Sens du budget, DB ou CR. Tapez simplement D ou C, ou double-cliquez pour changer la valeur courante. Budget manuel (colonne «M») : Vous pouvez indiquer qu un budget est manuel en pressant ce bouton. Un budget manuel ne sera pas traité par les fonctionnalités qui agissent globalement sur les budgets visualisés, c est-à-dire : La suppression globale L application d un pourcentage de variation La duplication de budgets pour un autre exercice Répartition : Si vous voulez appliquer une répartition mensuelle du budget annuel, indiquez ici les pourcentages à calculer pour chaque mois de l année. Le total des pourcentages doit être égal à 100. Même si votre exercice est d une durée supérieure à 12 mois, ou s il ne correspond pas à une année civile, respectez les mois indiqués, les fonctions d édition en tiendront compte. Par défaut, le budget annuel est réparti de façon linéaire sur chaque mois de l exercice. Pour faciliter les opérations de maintenance globale, vous disposez des fonctionnalités suivantes, qui toutes s appliquent aux budgets sélectionnés et visualisés : Application d un pourcentage de variation : Appliquer un pourcentage de variation aux montants Vous pouvez appliquer un pourcentage de variation à tous les budgets visualisés (sauf les budgets manuels) : cliquez sur le bouton <%> : une fenêtre apparaît, qui vous permet de saisir le pourcentage à appliquer et le signe + ou - pour indiquer le sens de la variation. Vous pouvez aussi choisir une règle d arrondi (par défaut, l option Non correspond à l arrondi standard sur le dernier chiffre conservé, soit la 2ème décimale). Cliquez ensuite sur <Appliquer>. Le pourcentage est alors appliqué à tous les budgets visualisés (sauf les budgets manuels). Ce calcul devra ensuite faire l objet d une validation ou d une annulation de la même façon qu après tout autre mode de mise à jour. Vous pourrez utiliser cette fonctionnalité conjointement avec la possibilité de duplication de budgets, pour créer les budgets de l exercice N d après les budgets de l exercice N-1. Cette fonction n est pas disponible si vous avez choisi de visualiser TOUS les exercices. Duplication pour un autre exercice : Duplication de budgets pour un autre exercice Cette fonction vous permet de dupliquer les budgets de l exercice visualisés et d affecter les budgets créés à un autre exercice. 260

261 Cliquez sur le bouton <Dupliquer un exercice> : une fenêtre apparaît, qui vous permet d indiquer l exercice auquel les nouveaux budgets doivent être affectés (une liste de choix vous propose tous les exercices définis dans le dossier). Cliquez ensuite sur <Dupliquer>. La duplication se termine par un message qui vous indique combien de budgets ont été créés, et vous demande de confirmer ou d annuler. Si vous confirmez, les nouveaux budgets sont validés et visualisés (la fenêtre de sélection a été automatiquement modifiée pour demander la visualisation du nouvel exercice ; si vous voulez revenir à la visualisation précédente, vous devez à nouveau la demander en rappelant la fenêtre de sélection). Si un budget existait déjà dans le nouvel exercice, il serait conservé et le budget de l exercice modèle ne serait pas dupliqué. Vous pourrez utiliser cette fonctionnalité conjointement avec l application de pourcentage de variation, pour créer les budgets de l exercice N d après les budgets de l exercice N-1. Cette fonction n est pas disponible si vous avez choisi de visualiser TOUS les exercices Vérification de l existence d un budget pour une sélection de comptes : Cette fonction permet de vérifier si un budget a bien été affecté à chaque compte et à chaque section. La vérification s effectuant à partir des budgets visualisés, assurez-vous que la sélection des budgets visualisés correspond bien au contrôle que vous voulez effectuer (par exemple, si vous voulez vérifier les budgets des comptes d exploitation pour une section donnée, vous devez avoir visualisé les budgets de la section voulue et des comptes 6 à 7). Cliquez sur <Vérifier> puis indiquez sur quelle sélection de comptes vous voulez que s effectue la vérification (dans l exemple ci-dessus, vous devez indiquer 6 à 7). S il existe des comptes pour lesquels vous n avez indiqué aucun budget, ils sont visualisés dans une fenêtre ; quittez cette fenêtre en cliquant sur <OK> pour pouvoir ensuite revenir à la grille de saisie. NOTES : Si vous avez saisi un budget en indiquant une racine de compte, tous les comptes correspondant à cette racine sont considérés comme ayant été affectés d un budget. Si vous sélectionnez un compte avant de quitter la fenêtre, il sera mis dans le pressepapiers et vous pourrez ensuite le coller dans la grille de saisie. Ces fonctionnalités ne sont pas disponibles si vous avez choisi de sélectionner les budgets de TOUS les exercices. 261

262 Vous pouvez imprimer une liste de contrôle* des budgets visualisés. * Imprimer les budgets : Cette fonction vous permet d obtenir une liste de contrôle des budgets visualisés. Si vous utilisez la comptabilité analytique, lorsque vous demandez l impression de cette liste, vous pouvez choisir entre 2 présentations différentes de liste : Budgets triés par section, et à l intérieur par compte, avec un total par section. Budgets triés par compte (ou par racine de compte), et à l intérieur par section, avec un total par compte. Si vous n utilisez pas la comptabilité analytique, les budgets sont listés dans l ordre des n de compte. Le titre de la liste rappelle la sélection des budgets listés. (Pour un aperçu avant impression, cliquez à droite). Notes : Un budget est défini par l association d une section, d un compte et d un exercice ; vous ne pouvez avoir qu un seul budget pour chaque combinaison de ces 3 codes. Vous pouvez créer ou modifier un budget en l affectant à une section ou un compte autre que ceux que vous avez sélectionnés, mais dans ce cas, un message vous informe qu après validation, un tel budget ne sera plus visualisé tant que vous ne modifiez pas vos critères de sélection. Pour reproduire rapidement le contenu de la ligne précédente (et/ou de la ligne suivante si vous êtes en mode modification) : positionnez vous sur le champ à renseigner, et frappez <Alt+Flèche en bas> pour faire descendre le contenu de la ligne précédente, ou sur <Alt+Flèche en haut> pour faire monter le contenu de la ligne suivante. En mode visualisation (lorsque aucune mise à jour n est en cours), vous pouvez visualiser l intitulé d une section et d un compte dans l info bulle correspondante. 262

263 4.9.2 Comptabilité budgétaire : édition budgétaire Cette fonction permet d'éditer un état comparatif entre les budgets que vous avez saisis au moyen de la fonction : Mise à jour des budgets et les montants réels de votre comptabilité. Elle peut être demandée à tout moment, indépendamment de tout autre traitement. Si vous utilisez la comptabilité analytique, vous pourrez choisir d éditer par section analytique ou par compte, sinon, vous obtiendrez une édition classée par compte. Partie 1 Type de compte : vous devez obligatoirement indiquer le type de comptes que vous voulez traiter. Le type GENERAL vous est proposé par défaut. Vous devez obligatoirement demander le type GENERAL pour obtenir une édition par section analytique. Si vous n utilisez pas la comptabilité analytique, ou si vous choisissez un type auxiliaire, les options relatives au traitement analytique sont désactivées. Période : vous pouvez préciser ici la période que vous voulez éditer ; elle doit être incluse à l exercice courant. Par défaut, l édition comportera l exercice courant complet. Si vous voulez traiter un mois complet, après avoir indiqué la date de début, vous pouvez doublecliquer sur la date de fin (ou presser F4), pour que la date de fin de mois soit automatiquement renseignée. Sélection sur journal : si vous le souhaitez, vous pouvez ne prendre en compte que les écritures de certains journaux (maximum : 3). Tri : indiquez ici si vous voulez une édition triée : par section, et à l intérieur de chaque section, par compte, par compte, et à l intérieur de chaque compte, par section, par compte uniquement. Cette option n est activée que si vous demandez une édition budgétaire analytique ; dans le cas contraire, l édition sera triée par compte. La notion de compte s entend ici en tant que compte budgété : si vous avez saisi un budget pour une racine de comptes, l état comportera une ligne pour le groupe de comptes correspondants. Sélection de comptes : vous pouvez limiter l édition à certains comptes, à l intérieur du type de comptes que vous avez choisi (voir comment visualiser le plan comptable). Si vous utilisez la comptabilité analytique, seuls les comptes appartenant à une classe affectée peuvent être sélectionnés. Si vous n indiquez aucun compte, tous les comptes appartenant au type choisi, comportant des mouvements significatifs sur la période traitée (et affectés aux sections demandées si vous utilisez la comptabilité analytique) seront édités. Si vous ne renseignez que le début, le traitement ne prendra en compte que les comptes correspondant au critère de début. Si vous ne renseignez que la fin, le traitement commencera au premier compte du type choisi et se terminera au dernier compte correspondant au critère de fin. 263

264 Partie 2 Sélection de sections : cette sélection n est disponible que si vous êtes utilisateur de la comptabilité analytique (dans le cas contraire, elle contient la valeur NEANT et n est pas accessible). Elle est facultative ; par défaut, toutes les sections sont traitées, y compris la section «NEANT». Sélectionnez ici les sections à traiter, en utilisant les caractères génériques reconnus en langage SQL normalisé, c est-à-dire : saisissez le ou les caractères à sélectionner sur chaque position du code section. utilisez le caractère _ sur une ou plusieurs positions précises du code section, pour indiquer que vous voulez traiter toutes les valeurs possibles sur cette position. utilisez le caractère % à partir d une position du code section, pour indiquer que vous voulez traiter toutes les valeurs sur un ou plusieurs caractères à partir de cette position. Vous pouvez également utiliser les caractères génériques utilisés sous MS-DOS, c est-à-dire les caractères? et *. Exemples de demandes : 1% = traiter toutes les sections qui commencent par 1, quelle que soit la suite du code 1 = traiter toutes les sections qui commencent par 1 et dont le code occupe 4 caractères A 0% = traiter toutes les sections qui commencent par A et comportent un 0 en 4ème position, quelle que soit la suite du code. %abc% = traiter toutes les sections qui comportent ABC à un endroit quelconque du code section. Si vous utilisez 2 affectations : les mêmes règles d utilisation s appliquent aux 2 affectations : Exemple avec une 1ère affectation de 4 caractères et une 2ème affectation de 6 caractères : 0001% = traiter la section 0001 et toutes les sections II A01% = traiter toutes les sections I finissant par A et toutes les sections II commençant par 01. N'importe quelle combinaison de caractères à tester et de caractères génériques est permise (l utilisation de codes génériques augmente les temps de réponse de façon sensible). Si vous utilisez une base Microsoft Access ou IBM DB2/400, attention : vous devez obligatoirement utiliser un caractère générique tel que «%» ou «*» pour que la recherche aboutisse, et uniquement l un de ces 2 caractères (le caractère «_» n est pas accepté), même si voulez sélectionner une seule section (par exemple, pour sélectionner la section 0001, vous devez indiquer 0001%). Un pourcentage d écart entre le budget et le montant réel est indiqué dans la dernière colonne de chaque ligne ; les lignes de données réelles pour lesquelles aucun budget n a été saisi comportent l indication «Non budgété» dans cette même colonne. Pour obtenir un aperçu de l édition sélectionnée, faites un clic droit sur le bouton <Imprimer>. 264

265 Facturation : maintenance des articles Choix d articles Vous avez à votre disposition des critères de recherche afin de sélectionner au mieux les articles qui vous intéressent, cet écran intermédiaire est situé avant celui qui gère la maintenance des articles afin de restreindre l extraction du fichier articles. Votre recherche sera la plus appropriée si vous êtes le plus précis possible. Fourchette d articles : la saisie d une fourchette de références articles permet généralement d obtenir une bonne sélection, si les références sont bien sûr classées dans un ordre alphabétique logique et cohérent. Ex : ECA à ECH au lieu de ECH à ECA L ordre alphanumérique doit être respecté. Si vous ne saisissez que la référence de l article de départ, alors la référence de l article de fin sera la même. Si vous ne connaissez pas la référence exacte de vos articles, vous pouvez ne saisir les premiers caractères du code et la recherche s effectuera sur les articles commençant par ces caractères. Ex : E à G vous aurez tous les articles commençant par «E» jusqu aux articles commençant par «G» inclus. Actif : sur chaque fiche article, vous avez défini les articles qui sont actif ou non. Cette zone vous permet de sélectionner les articles actifs ou inactifs ou les 2. Mot de recherche : sur chaque fiche article, vous avez saisi un mot de recherche qui vous permet de retrouver facilement un ou plusieurs produits qui ont les mêmes caractéristiques. Vous pouvez ne saisir que les premiers caractères du mot de recherche. Mot de recherche CONT vous affichera la liste des articles dont le mot de recherche commence par CONT : CONTACT CONTACTEUR CONTENEUR Désignation : c est la recherche la plus performante quand les autres ont échouées puisqu elle vous permet de retrouver un mot ou une suite de lettre a l intérieur de la désignation des produits. Si vous saisissez PLINTHE, vous aurez tous les produits contenant ce mot : 8X30 TITANI PLINTHE DROITE IMPERIALE T2 PLINTHE A GORGE 10X15 CERAME COLLE SPECIALE PLINTHES Après avoir complété cette fenêtre, cliquer sur OK pour ouvrir l écran «Maintenance des articles». 265

266 Code article : on indique ici un code de 20 caractères maximum pour identifier un article. Désignation : on indique ici une désignation de 75 caractères maximum pour libeller un article. Date de création : le système renseigne automatiquement la date de la création de l article. Unité : on indique ici la valeur de l unité de l article. Recherche : on indique ici un mot de recherche de 20 caractères maximum pour permettre une recherche plus rapide d un certain nombre d article. Commentaires : on coche cette case si on désire que l article soit utilisé à titre de commentaire. Actif : on coche cette case si on veut que l article soit actif et donc visible en saisie. Prix HT : on indique ici le prix HT de l article. Code TVA : on sélectionne la TVA à appliquer à l article : - 0 : tva exonérée - 1 : tva n 1-2 : tva n 2 Cliquer sur «Créer», «Dupliquer», «Modifier» ou «Supprimer» en fonction de vos besoins et sur «Valider» en fin de traitement. 266

267 Facturation : Edition des articles Lorsque l on clique avec le bouton droit de la souris sur le bouton «imprimer» de l écran, on lance un aperçu avant impression de l état. Lorsque l on clique avec le bouton gauche de la sourie sur le bouton «imprimer» de l écran, on lance l impression de l état. Partie 1 Sélection d articles : on peut choisir les articles à imprimer selon plusieurs critères en cliquant sur, qui nous lance l écran de «Recherche sur article» selon un certain nombres de critères, puis celui de sélection des articles qui nous intéresse. Partie 2 Fourchette d articles : la saisie d une fourchette de références articles permet généralement d obtenir une bonne sélection, si les références sont bien sûr classées dans un ordre alphabétique logique et cohérent. Ex : ECA à ECH au lieu de ECH à ECA L ordre alphanumérique doit être respecté. Si vous ne saisissez que la référence de l article de départ, alors la référence de l article de fin sera la même. Si vous ne connaissez pas la référence exacte de vos articles, vous pouvez ne saisir les premiers caractères du code et la recherche s effectuera sur les articles commençant par ces caractères. Ex : E à G vous aurez tous les articles commençant par «E» jusqu aux articles commençant par «G» inclus. Actif : sur chaque fiche article, vous avez défini les articles qui sont actif ou non. Cette zone vous permet de sélectionner les articles actifs ou inactifs ou les 2. Mot de recherche : sur chaque fiche article, vous avez saisi un mot de recherche qui vous permet de retrouver facilement un ou plusieurs produits qui ont les mêmes caractéristiques. Vous pouvez ne saisir que les premiers caractères du mot de recherche. Mot de recherche CONT vous affichera la liste des articles dont le mot de recherche commence par CONT : CONTACT CONTACTEUR CONTENEUR Désignation : c est la recherche la plus performante quand les autres ont échouées puisqu elle vous permet de retrouver un mot ou une suite de lettre a l intérieur de la désignation des produits. Si vous saisissez PLINTHE, vous aurez tous les produits contenant ce mot : 8X30 TITANI PLINTHE DROITE IMPERIALE T2 PLINTHE A GORGE 10X15 CERAME COLLE SPECIALE PLINTHES Partie 3 267

268 On dispose de deux listes : List1 : dans cette liste, on a tous les articles résultant de la recherche par critère(s) à partir de laquelle, on va choisir les articles qui nous intéressent. En se positionnant sur le code article voulu et en appuyant sur le bouton ou en double-cliquant sur ce code article, on le fait apparaître dans la liste 2 qui confirme en somme qu il a bien était sélectionner. En appuyant sur le bouton, on sélectionne tous les articles de la liste 1 et ils apparaissent dans la liste 2. List2 : dans cette liste, on a tous les articles qui ont été sélectionné. En se positionnant sur l article voulu et en appuyant sur le bouton ou en double-cliquant sur cet article, on le fait disparaître de la liste 2 qui confirme en somme qu il a bien était enlever de la liste de ceux que l on a choisi. En appuyant sur le bouton, on enlève tous les articles de la liste 2. Après avoir sélectionnés tous les articles dans la liste 2, cliquer sur le bouton fenêtre «Sélection d articles». pour revenir à la Click droit de la souris sur le bouton «imprimer» de l écran pour lancer un aperçu avant impression de l état. Click gauche de la souris sur le bouton «imprimer» de l écran pour lancer l impression de l état. 268

269 Facturation : saisie des factures Cet écran permet la saisie des factures pour tous les comptes client comptant. Date de facturation : il s agit de la date à laquelle vous avez crée la facture. Date de validation : la date de validation est attribuée en validation de facture et permet de ne plus pouvoir modifier une facture car les écritures dans le journal de vente ont été passées. Numéro de facture : le numéro de facture est incrémenté automatiquement à partir d un compteur issu des informations sur la numérotation des factures du fichier dossier. Code client : vous pouvez saisir directement le compte client, mais vous pouvez aussi le rechercher dans la liste déroulante. Il vous suffit de cliquer alors sur celui que vous voulez utiliser pour voir sa fiche sur l écran. Vous pouvez ne saisir que le ou les premier(s) caractère(s) du compte client et en cliquant sur la liste déroulante vous aurez accès aux comptes des clients dont le ou les premier(s) caractère(s) correspondent. Client : Ba, vous aurez dans la liste que les comptes des clients qui commencent par BA. Code opération : le mode de règlement du client vient automatiquement et vous pouvez occasionnellement le modifier. La liste vous permet de choisir le nouveau mode de règlement pour cette facture. Dossier : si vous travaillez avec plusieurs dossiers, vous connaissez ici le dossier dans lequel le document est édité. 269

270 Quantité : si elle a été saisie dans le tableau permettant de choisir plusieurs articles, le système calcule les prix HT et TTC unitaire de chaque article. Pour valider une ligne d un article après avoir saisie sa quantité, cliquer sur le bouton. ou touche «FIN» si vous êtes sur cette zone. Prix : le prix HT est renseigné par le système lorsque l on valide une quantité, une remise. Vous pouvez saisir vous même ces prix. Remise : cette remise supplémentaire va se déduire du prix HT précédemment affiché qui est automatiquement recalculé et affiché. Code article : vous pouvez utiliser le clavier, et ceci de différentes façons suivant vos préférences : - vous saisissez la totalité de la référence, - vous saisissez le début de la référence puis vous utilisez la liste située à droite de la référence; cette liste déroulante peut être utilisée pour saisir les quantités sur plusieurs produits en même temps. Une sélection restrictive, selon plusieurs critères vous est proposée afin de paramétrer l affichage des articles pour lesquels vous voulez saisir une quantité. Le système affiche ensuite tous les articles un par un, qui ont une quantité de renseignée. Chaque ligne est renseignée en totalité (article, quantité, prix HT, TVA, etc....), mais vous pouvez toujours intervenir pour modifier certaines informations avant validation. Utiliser la touche «F2» si vous voulez rechercher tous les articles dont le mot de recherche commence par ce que vous aurez saisi dans cette zone. Numéro de ligne : il est mis en place automatiquement mais sa saisie vous permet de pouvoir insérer une ligne là où vous le désirez (la ligne 35 sera entre la 30 et la 40 ligne de votre document). Désignation : le libellé de l article (75 caractères) vient s afficher à partir de la fiche article. Il est modifiable. Code TVA : le système renseigne automatiquement le code TVA de l article et le taux correspondant exonéré TVA n TVA n 2. Compte de vente : le système renseigne automatiquement le compte de vente qui est paramétré dans le dossier, mais vous pouvez le modifier. Vous pouvez saisir directement le compte de vente, mais vous pouvez aussi le rechercher dans la liste déroulante. Il vous suffit de cliquer alors sur celui que vous voulez utiliser pour voir son intitulé. Section analytique : le système renseigne automatiquement la section analytique correspondant au compte de vente saisi juste avant, mais vous pouvez la modifier. Vous pouvez saisir directement la section analytique, mais vous pouvez aussi la rechercher dans la liste déroulante. Il vous suffit de cliquer alors sur celle que vous voulez utiliser pour voir son intitulé. Montant HT Brut : le système renseigne automatiquement le total HT brut. RRR : on peut également saisir un taux de RRR qui va s appliquer au montant HT brut. Montant HT Net : le système calcule automatiquement le total HT net à partir du montant HT brut et de la remise «RRR». Tva n 1 : le système affiche le taux de tva n 1 et le montant de la tva N 1. Tva n 2 : le système affiche le taux de tva n 2 et le montant de la tva N 2. Montant TTC : le système affiche le montant TTC de la facture. 270

271 Facturation : Validation des factures Date de validation : indiquer la date à laquelle on désire valider les différentes factures. Période : indiquer une période qui restreint la recherche des factures à valider. Cliquer sur OK pour valider la sélection des factures à valider. A la suite de cette manipulation, s affichera l écran «Validation des factures» qui reprendra le montant TTC Total facturé. Cliquer sur OK pour valider les factures. 271

272 Facturation : Annulation de factures Date de facturation : indiquer la date de facturation des factures à annuler.. Factures : indiquer un à plusieurs numéros de factures ou une fourchette de numéro de factures pour identifier les factures à annuler (jusqu à 8 numéros de factures ou indiquer une fourchette de 2 numéros). nuler Cliquer sur OK pour valider la sélection et ouvrir la fenêtre «Annulation des factures (suite)». Cliquer sur OK pour valider l annulation des factures. 272

273 Immobilisations : Description des immobilisations Cette boite vous permet de formuler une demande de sélection d immobilisations. Elle est obtenue : Au début de certaines fonctions de traitement des immobilisations, au lancement desquelles vous devez indiquer quelle sélection d immobilisations vous voulez traiter. Lorsque vous cliquez, dans ces mêmes fonctions, sur le bouton de rafraîchissement. En cliquant sur un bouton de visualisation d immobilisations, lorsque la zone correspondante a été laissée à espace. Dans tous les cas, si vous traitez des volumes de données importants, il est recommandé de limiter votre demande à votre besoin réel, pour éviter des temps d extraction de données inutiles. Vous pouvez formuler votre sélection en utilisant les critères suivants : Partie 1 Immobilisations : pour sélectionner les immobilisations voulues, vous pouvez soit utiliser la première zone seule pour frapper le ou les premiers caractères des immobilisations que vous voulez visualiser, soit utiliser aussi la deuxième zone pour indiquer votre sélection sous forme de tranche. Exemple : si vous indiquez de «A» à «C», vous obtiendrez toutes les immobilisations commençant par A, B, et C. Tri alphabétique : cochez cette case si vous voulez que les immobilisations sélectionnées soient présentées triées dans l ordre alphabétique (ordre de l intitulé). Si cette case n est pas cochée, les immobilisations sélectionnées sont présentées dans l ordre des codes d immobilisations. Attention, plus la sélection demandée porte sur un nombre d immobilisations important, plus les temps de réponse risquent d augmenter. Une confirmation vous sera demandée si votre sélection risque de correspondre à un volume important (sauf si vous avez supprimé cette demande de confirmation à l aide des options générales). Vous disposez d un bouton <Idem> : si vous cliquez sur ce bouton, vous obtiendrez une sélection identique à la dernière sélection que vous avez demandée, indépendamment des critères qui sont actuellement affichés, et sans demande de confirmation puisqu il s agit d une sélection que vous avez déjà utilisée. 273

274 Partie 2 Cette fonction permet de gérer la description des immobilisations du dossier en cours. En début de fonction, vous devez indiquer sur quelle «Sélection d immobilisations» vous voulez travailler. Pour cela, une boite de sélection s ouvre automatiquement. En cours de travail, vous pourrez changer cette sélection en utilisant le bouton de rafraîchissement. Lorsque vous créez une immobilisation, vous devez commencer par renseigner les zones de la première ligne : Code immobilisation : code identifiant l immobilisation. Peut comporter jusqu'à 10 caractères (si vous en utilisez moins, cadrez les caractères utilisés à gauche, et laisser des espaces à droite). Vous pouvez utiliser n importe quel caractère (lettre majuscule ou chiffre). Intitulé : intitulé de l immobilisation, 40 caractères maximum. Les informations suivantes sont réparties en 3 onglets : - Description - Amortissements - Cession 274

275 Partie 3 Onglet : Description Compte d immobilisation : indiquez obligatoirement un compte d immobilisation existant au plan comptable. NOTES : le compte d amortissement sera automatiquement déterminé par l adjonction d un «8» en 2ème chiffre du compte indiqué ici. Section analytique : si vous utilisez la comptabilité analytique, et si l immobilisation traitée est affectée à une section analytique, indiquez-la ici. La section indiquée doit avoir été définie dans la table des sections analytiques. Elle pourra être utilisée pour la sélection et la présentation des états relatifs au traitement des immobilisations. Par défaut, cette zone est renseignée avec «NEANT». Immobilisation amortissable? : cochez cette case si l immobilisation doit être traitée par le calcul d amortissement (par défaut : case cochée) ; les informations de l onglet amortissement sont facultatives si vous ne cochez pas cette case. Observations : zone facultative de 254 caractères libres, pouvant recevoir tout complément d information concernant l immobilisation. Localisation : indiquez obligatoirement la localisation de l immobilisation dans l entreprise ; 40 caractères maximum. Fournisseur : indiquez obligatoirement le fournisseur de l immobilisation ; 40 caractères maximum. Facture fournisseur : référence de la facture du fournisseur (sur 10 caractères libres) et date de la facture. Ces informations sont facultatives. Date d acquisition : indiquez obligatoirement la date d acquisition de l immobilisation. Cette date permettra de déterminer le 1er jour de l amortissement prorata temporis en cas de mode dégressif. Date de mise en service : la date de mise en service est facultative ; si elle n est pas renseignée, la date d acquisition y sera automatiquement reportée. Cette date sera utilisée pour le calcul de l amortissement prorata temporis en cas de mode linéaire. Prix hors-taxe : indiquez obligatoirement le prix d achat de l immobilisation, exprimé dans la monnaie du dossier. 275

276 TVA : montant de la TVA sur le prix d achat de l immobilisation. Information facultative. Exercice de création : indiquez ici, sous le format habituel d un code exercice (MMAA), l exercice comptable dans le traitement duquel cette immobilisation doit être considérée comme une augmentation. Si vous ne renseignez pas ce code, l exercice courant lors de la saisie de l immobilisation y sera automatiquement reporté. En cas d acquisition d une nouvelle immobilisation, cet exercice doit correspondre à la date d acquisition ; en cas d immobilisation apportée, il peut être un exercice quelconque de la durée d amortissement. Une confirmation vous sera toutefois demandée si la date d acquisition semble ne pas être incluse à l exercice de création. En cas de virement de poste à poste, le virement devra être enregistré en tant que cession (voir cet onglet) ; une nouvelle immobilisation devra être créée avec la nouvelle affectation ; l exercice indiqué pour cette nouvelle immobilisation devra alors être l exercice dans le traitement duquel le virement est à enregistrer en tant qu augmentation de la valeur brute immobilisée. Aide fiscale : s il y a lieu, indiquez ici le montant de l aide fiscale, et la nature de cette aide (10 caractères libres). Ces informations sont facultatives. Date de mise à jour : date de la dernière mise à jour que vous avez saisie pour cette immobilisation ; entretenue automatiquement, non modifiable. 276

277 Partie 4 Onglet : Amortissements A renseigner si l immobilisation est amortissable (si ce n est pas le cas, le titre de l onglet n est pas en caractères gras ; les données peuvent quand même être renseignées mais ne sont pas obligatoires). Base d amortissement : montant qui sera utilisé comme base de calcul de l amortissement ; si ce montant n est pas renseigné, le prix hors taxe de l immobilisation y sera automatiquement reporté. Durée d amortissement : si l immobilisation est amortissable, indiquez ici, obligatoirement, la durée en nombre d années ; si la durée ne correspond pas à un nombre entier d années, vous pouvez également indiquer un nombre de mois complémentaire (entre 1 et 11 mois). C est la durée indiquée ici qui permet de déterminer automatiquement le taux affiché sur la même ligne. Taux d amortissement : taux calculé automatiquement d après la durée d amortissement, affiché pour information et non modifiable. Mode d amortissement : si l immobilisation est amortissable, indiquez ici obligatoirement le mode de calcul de l amortissement, en choisissant l un des codes suivants : D = dégressif L = linéaire E = exceptionnel DE = dégressif + exceptionnel LE = linéaire + exceptionnel 277

278 Coefficient de calcul (amortissement dégressif) : ce coefficient est obligatoire si le mode d amortissement est égal à D ou DE, il est interdit sinon. Amortissement exceptionnel : si vous avez indiqué un mode d amortissement = E, DE ou LE, vous devez renseigner l une des 2 zones suivantes : Montant : obligatoire si mode = E, facultatif si mode = DE ou LE ; s exprime pour un exercice (le prochain exercice dont les amortissements seront calculés) ; si le mode = E, l amortissement de l exercice sera égal au montant indiqué ici ; si le mode = DE ou L, l amortissement calculé automatiquement sera augmenté de ce montant (ou diminué s il est négatif). Pourcentage : facultatif si mode = DE ou LE, interdit si mode = E ; l amortissement calculé automatiquement sera augmenté du pourcentage indiqué. Vous ne pouvez pas indiquer à la fois un montant et un pourcentage. NOTES : la possibilité d ajouter ou diminuer un amortissement avec les modes DE et LE peut être utilisée dans le cas où vous devez corriger un montant automatique (par exemple lorsqu une immobilisation a d abord été calculée par un autre logiciel et qu il reste un écart à corriger en fin d amortissement, ou pour les immobilisations qui étaient en cours d amortissement lors de la conversion du dossier en euros). Amortissements dérogatoires : si vous renseignez un montant d amortissement dérogatoire (en dotation ou en reprise), il sera pris en compte par le prochain traitement d amortissement, utilisé pour les états annuels et cumulé dans les cumuls visualisés au bas de l onglet. Vous pouvez également cocher l option <Amortissement dérogatoire automatique> pour que l amortissement dérogatoire soit calculé automatiquement par la fonction correspondante ; si vous renseignez les montants dérogatoires (en dotation ou en reprise), les montants indiqués seront utilisés en priorité, et le calcul automatique ne sera pas effectué. Les cumuls d amortissements dérogatoires des exercices précédents (saisis ou calculés) sont également visualisés ; en cas de saisie d une immobilisation déjà partiellement amortie, vous pouvez indiquer ici le cumul des amortissements dérogatoires précédents. Amortissements précédents : rappel des amortissements précédents pour 10 ans maximum (code exercice et montant de l annuité). Si vous saisissez une immobilisation déjà partiellement amortie, vous pouvez indiquer ici les amortissements précédents, mais cette indication est facultative, car c est dans tous les cas le montant cumulé des amortissements qui est utilisé pour le calcul de la valeur résiduelle. Le total des amortissements précédents ne doit pas être supérieur au montant cumulé des amortissements. Amortissement cumulé : cumul des amortissements précédents, calculés et validés depuis la création de l immobilisation. Si vous saisissez une immobilisation déjà partiellement amortie, vous devez renseigner ce cumul, qui est utilisé pour le calcul de la valeur résiduelle. Si vous avez renseigné les amortissements détaillés, vous pouvez demander le calcul du cumul en cliquant sur le bouton de commande <calcul>. Valeur résiduelle : value résiduelle calculée automatiquement d après la base d amortissement et le cumul des amortissements, affichée pour information et non modifiable. 278

279 Onglet : Cession Partie 5 Cet onglet doit être renseigné qu en cas de cession, destruction ou virement de l immobilisation. Tant qu une immobilisation n est pas cédée, le titre de le l onglet est en caractères «Normal». Date de cession : si une immobilisation est cédée ou détruite, indiquez ici à quelle date. La date indiquée ici sera utilisée pour le calcul du dernier amortissement. Motif de cession : en cas de cession, indiquez obligatoirement l un des motifs suivants : C = cession à un tiers D = destruction ou mise au rebut V = virement de poste à poste Prix de cession : en cas de cession (motif = C), indiquez obligatoirement le prix hors taxe de cession. NOTES : Le bouton de visualisation vous permet de visualiser les immobilisations actuellement sélectionnées. Vous pouvez sélectionner une immobilisation soit en faisant défiler la liste, soit en effectuant une recherche incrémentielle, c'est-à-dire en tapant le ou les premiers caractères du code voulu : la liste se positionne alors sur ces caractères (s ils existent) et vous pouvez à nouveau la faire défiler. Si vous voulez visualiser d autres immobilisations non sélectionnées, ou modifier l ordre de tri, vous pouvez demander une autre sélection à l aide du bouton de rafraîchissement. Si vous voulez créer une immobilisation en dupliquant une immobilisation existante, affichez d abord l immobilisation existante, puis effectuez un clic droit sur le bouton. 279

280 Immobilisations : Liste des immobilisations Cette fonction permet de lister les immobilisations que vous avez saisies ; vous avez la possibilité de demander l'édition d'une sélection de codes immobilisations, et/ou d'une sélection de comptes, et/ou d une sélection de sections analytiques. Vous pouvez également choisir l'ordre dans lequel les immobilisations seront listées : par code immobilisation par n de compte (et à l'intérieur de chaque compte par code immobilisation) par code section (et à l'intérieur de chaque section, par n de compte) alphabétique (sur l intitulé des immobilisations) Vous avez le choix entre plusieurs formats : liste résumée (une ligne par immobilisation) liste complète (toutes les informations de la fenêtre de saisie des immobilisations sur 5 lignes) liste complète avec observations (idem + la zone observations sur une ou plusieurs lignes) Aucun traitement ni aucune totalisation ne sont effectués par cette fonction. Après avoir complété les zones : click droit pour lancer un aperçu avant impression, click gauche pour éditer. 280

281 Exemple d aperçu avant impression : Immobilisations : Calcul des amortissements Puis après avoir validé, un message d exécution s affichera. Cette fonction calcule les amortissements et prépare les données nécessaires aux traitements suivants : état annuel des immobilisations, état annuel des amortissements, tableaux fiscaux, et validation du calcul ; elle doit donc être lancée obligatoirement avant ces fonctions. L'exercice traité est celui sous lequel la fonction est appelée ; en début de travail, sa durée est rappelée pour contrôle. Si vous désirez calculer des amortissements en cours d'exercice et pour une durée inférieure à celle de l exercice, -par exemple pour établir une situation intermédiaire- vous pouvez modifier la date de fin de traitement. 281

282 Le calcul d'amortissement est effectué en respectant les règles suivantes : L'amortissement linéaire est calculé à partir du jour de mise en service, et pour la durée indiquée précise, même si cette durée porte sur un nombre d'exercices supérieur au nombre d'années indiqué. L'amortissement dégressif est calculé à partir du 1er jour du mois d'acquisition ; le nombre d'exercices sur lesquels un amortissement est calculé est limité au nombre d'exercices exprimé par la durée, même si le 1er était incomplet ; exemple : acquisition au , durée 6 ans : dernier amortissement au ; acquisition au , durée 6 ans et 8 mois, dernier amortissement au ; acquisition au , durée 6 ans et 8 mois : dernier amortissement au , etc... En cas d'amortissement dégressif, le système calcule l'annuité dégressive et la compare au quotient de la valeur résiduelle par le nombre d'années restant à courir à compter de l'ouverture de l'exercice ; c'est le montant le plus élevé qui sera utilisé pour l'exercice. Si une immobilisation est cédée dans l'exercice, l'amortissement prendra fin au jour de cession en cas de calcul linéaire, ou la fin du mois de cession en cas de calcul dégressif. Le montant total de l'amortissement de l'exercice ne peut pas être supérieur à la valeur résiduelle. Cette fonction crée un fichier de travail qui sera utilisé par les fonctions suivantes, mais elle n'enregistre aucun résultat définitif dans le fichier de base des immobilisations ; vous pouvez ainsi lancer cette fonction aussi souvent que nécessaire ; c'est seulement lorsque vous lancerez la fonction de validation que les résultats du dernier calcul effectué seront enregistrés définitivement ; on ne pourra plus alors lancer le calcul sur l'exercice validé sans risquer des résultats aléatoires (un message vous le signalerait si par inadvertance, vous lanciez le calcul d amortissements sur un exercice déjà calculé et validé). Si certaines immobilisations doivent faire l objet d un calcul automatique d amortissement dérogatoire, un message vous le rappelle en fin de traitement ; sinon, vous pouvez enchaîner avec les éditions. Si vous lancez le calcul en cours d exercice, pour une durée inférieure à la durée de l exercice, vous pouvez éditer tous les états proposés, mais vous ne devez pas le faire suivre d une validation. Un traitement annuel des amortissements doit être effectué en totalité sur un même poste, depuis le calcul jusqu à la validation. Notes : Dans un but de normalisation, tous les mois sont considérés à 30 jours, et toutes les années à 12 mois de 30 jours, soit 360 jours. 282

283 Immobilisations : Calcul des amortissements dérogatoires Puis après avoir validé, un message de confirmation s affichera. Si vous avez défini au moins une immobilisation avec l'option "amortissement dérogatoire automatique", le traitement de l amortissement normal se termine en vous rappelant que vous devez ensuite lancer le calcul de l amortissement dérogatoire, avant toute édition. Vous devez alors lancer cette fonction sur le même poste. L'amortissement dérogatoire est calculé selon les règles suivantes : Calcul de l'amortissement linéaire. Calcul de la différence entre cet amortissement et l'amortissement normal (calculé par la fonction précédente) ; si ce dernier est linéaire, aucune différence ne sera dégagée ; la différence constitue l'amortissement dérogatoire. Si l'amortissement normal est supérieur, l'amortissement dérogatoire est mis en dotation ; si l'amortissement normal est inférieur, l'amortissement dérogatoire est mis en reprise. L'amortissement dérogatoire ainsi calculé sera cumulé sur la fiche d'immobilisation au même titre qu'un amortissement dérogatoire manuel. 283

284 Immobilisations : Etat annuel des immobilisations Cet état peut être demandé dés après le calcul des amortissements (et des amortissements dérogatoires s il y a lieu), et obligatoirement avant la validation du traitement annuel. Il comporte toutes les immobilisations présentes dans la base au moment du calcul, et non cédées avant l'exercice traité. Vous devez obligatoirement lancer cette édition sur le même poste que celui qui a effectué le calcul des amortissements. Vous avez la possibilité de demander l'édition d'une sélection de comptes, et/ou d une sélection de sections analytiques si vous avez choisi d utiliser la comptabilité analytique ; dans ce dernier cas, vous pouvez également choisir d éditer l état dans l ordre des comptes ou des sections analytiques. Vous pouvez choisir d éditer un état détaillé par immobilisation, ou uniquement les totaux. Si vous choisissez l état détaillé, les informations éditées sont les suivantes : Valeur brute des immobilisations au début de l'exercice : présentes dans la base, non cédées avant l'exercice traité, non créées dans l'exercice traité. Acquisitions : valeur brute des immobilisations créées dans l'exercice. Diminutions : valeur brute des immobilisations cédées dans l'exercice traité, ventilées suivant le motif de cession : virement de poste à poste et autres motifs. Valeur brute des immobilisations en fin d'exercice : présentes au fichier, non cédées dans l'exercice traité. Informations concernant les cessions d'immobilisations de l'exercice : Valeur nette des actifs cédés : valeur résiduelle des cessions de l'exercice. Produit des cessions d'actifs : prix de cession en cas de vente à un tiers. Totaux par compte, par nature d'immobilisation, par section si demandé, et finals. Click droit : aperçu avant impression Click gauche : édition 284

285 Exemple d état annuel des immobilisations triées par compte : Immobilisations : Etat annuel des amortissements 285

286 Cet état peut être demandé dés après le calcul des amortissements (et des amortissements dérogatoires s il y a lieu), et obligatoirement avant la validation du traitement annuel. Il comporte toutes les immobilisations présentes dans la base au moment du calcul, amortissables, et non cédées avant l'exercice traité. Vous devez obligatoirement lancer cette édition sur le même poste que celui qui a effectué le calcul des amortissements. Vous avez la possibilité de demander l'édition d'une sélection de comptes, et/ou d une sélection de sections analytiques si vous avez choisi d utiliser la comptabilité analytique ; dans ce dernier cas, vous pouvez également choisir d éditer l état dans l ordre des comptes ou des sections analytiques. Vous pouvez choisir d éditer un état détaillé par immobilisation, ou uniquement les totaux. Si vous choisissez l état détaillé, les informations éditées sont les suivantes : N du compte d amortissement : défini par adjonction d'un "8" en 2ème caractère du n de compte d'immobilisation. Données descriptives issues de la fiche d'immobilisation, et qui influencent le calcul d'amortissement. Cumul amortissement début d'exercice. Valeur résiduelle avant dotation de l'exercice. Dotation de l'exercice, ventilée par mode de calcul, suivie de l amortissement dérogatoire éventuel. Cession de l'exercice : amortissements cumulés (y compris celui de l'exercice) des éléments cédés dans l'exercice. Cumul amortissement fin d'exercice, si élément non cédé dans l'exercice. Valeur résiduelle fin d'exercice, si élément non cédé dans l'exercice. Cumul des amortissements dérogatoires de l'exercice, calculés automatiquement ou saisis manuellement. Totaux par compte, par nature d'immobilisation, par section si demandé, et finals. 286

287 Immobilisations : Tableaux fiscaux Ces tableaux reprennent les informations figurant sur les états annuels, en les présentant sous la forme des liasses fiscales (modèle DGI 2054 et 2055). Si une immobilisation ne pouvait être affectée à aucun des postes prévus sur les liasses, elle serait signalée pour correction éventuelle de son imputation comptable, et ignorée dans les totaux édités. Vous devez obligatoirement lancer cette édition sur le même poste que celui qui a effectué le calcul des amortissements. Exemple d aperçu avant impression : 287

288 Immobilisations : Validation du traitement annuel Cette fonction doit être obligatoirement appelée pour que les résultats du traitement annuel soient définitivement pris en compte, et obligatoirement pour le même exercice, et sur le même poste, que celui pour lequel le calcul a été lancé. Vous devez avoir édité tous les états annuels voulus avant de lancer la validation. Elle assure les mises à jour suivantes : Création automatique des écritures de dotation aux amortissements : Vous avez la possibilité de demander la création automatique des écritures correspondant aux amortissements calculés. Cochez la case correspondante puis indiquez les comptes de dotations (normalement : 68), à raison d un compte par nature d immobilisation. Chaque compte est obligatoire ; si vous ne gérez pas d immobilisations financières, reportez le compte précédent. Les paramètres que vous avez indiqués lors du dernier traitement sont proposés par défaut. L écriture passée crédite le compte d amortissement et débite le compte de dotation. Si vous utilisez la comptabilité analytique, les affectations seront gérées selon votre paramétrage. Si vous cochez cette option, vous devez aussi renseigner la date d écriture et le journal à utiliser. NOTES : si vous ne choisissez pas cette option, il ne vous sera plus possible de la demander après validation. Création automatique des écritures relatives aux cessions : Vous avez la possibilité de demander la création automatique des écritures correspondant aux cessions d éléments d actifs. Cochez la case correspondante puis indiquez les comptes de valeur comptable des éléments d actifs cédés (normalement : 675), à raison d un compte par nature d immobilisation. Chaque compte est obligatoire ; si vous ne gérez pas d immobilisations financières, reportez le compte précédent. Les paramètres que vous avez indiqués lors du dernier traitement sont proposés par défaut. L écriture passée crédite le compte d immobilisation, et débite le compte de valeur comptable et le compte d amortissement. Si vous utilisez la comptabilité analytique, les affectations seront gérées selon votre paramétrage. Si vous cochez cette option, vous devez aussi renseigner la date d écriture et le journal à utiliser. NOTES : si vous ne choisissez pas cette option, il ne vous sera plus possible de la demander après validation. Cumul de l'amortissement total. Enregistrement de l'amortissement de l'exercice (si 10 amortissements sont déjà mémorisés, le plus ancien est éliminé). Calcul de la nouvelle valeur résiduelle. 288

289 Cumul des amortissements dérogatoires. Effacement des amortissements dérogatoires de l'exercice. Effacement de la demande d'amortissement exceptionnel, avec remise du mode à D (au lieu de DE) ou à L (au lieu de E ou de LE). Suppression des données intermédiaires pour empêcher un second lancement de la validation par inadvertance. Après cette fonction, aucun traitement annuel ne doit plus être demandé. 289

290 Amortissements prévisionnels : Description des immobilisations Cette fonction vous permet de recopier les immobilisations réelles dans une version de travail qui servira de base au calcul des amortissements prévisionnels, puis d effectuer sur ces immobilisations toutes les mises à jour que vous souhaitez introduire dans un calcul d amortissement prévisionnel, sans aucune conséquence pour les immobilisations réelles ni pour aucun des traitements annuels normaux. Les immobilisations gérées par cette fonction sont dites «prévisionnelles», par opposition aux immobilisations «réelles». A chaque lancement de cette fonction, il vous est proposé : soit de recréer les immobilisations prévisionnelles d après les immobilisations réelles, soit de conserver les immobilisations prévisionnelles telles que vous les avez laissées lors du traitement précédent. Si vous choisissez de les recréer, les immobilisations prévisionnelles précédentes sont perdues, ainsi que toutes les mises à jour que vous aviez saisies. Au moyen de cette fonction, vous pouvez par exemple créer des immobilisations fictives, modifier des éléments de calcul, supprimer des immobilisations, ou simuler toute autre mise à jour. Vous disposez des mêmes données et vous devez respecter les mêmes règles que pour la maintenance des immobilisations réelles (certains contrôles annexes ont toutefois été supprimés pour conserver un maximum de souplesse dans les manipulations d'immobilisations fictives). Même si vous ne souhaitez effectuer aucune modification prévisionnelle, vous devez appeler cette fonction avant de lancer le calcul prévisionnel. Onglet Description Partie 1 Code immobilisation : code identifiant l immobilisation. Peut comporter jusqu'à 10 caractères (si vous en utilisez moins, cadrez les caractères utilisés à gauche, et laisser des espaces à droite). Vous pouvez utiliser n importe quel caractère (lettre majuscule ou chiffre). Intitulé : intitulé de l immobilisation, 40 caractères maximum. 290

291 Compte d immobilisation : indiquez obligatoirement un compte d immobilisation existant au plan comptable. NOTES : le compte d amortissement sera automatiquement déterminé par l adjonction d un «8» en 2ème chiffre du compte indiqué ici. Immobilisation amortissable? : cochez cette case si l immobilisation doit être traitée par le calcul d amortissement (par défaut : case cochée) ; les informations de l onglet amortissement sont facultatives si vous ne cochez pas cette case. NB : si vous créez une immobilisation prévisionnelle non amortissable, une confirmation vous sera demandée parce qu une telle mise à jour est sans intérêt dans cette fonction : l immobilisation sera ignorée par le calcul prévisionnel... Section : si vous utilisez la comptabilité analytique, et si l immobilisation traitée est affectée à une section analytique, indiquez-la ici. La section indiquée doit avoir été définie dans la table des sections analytiques. Elle pourra être utilisée pour la sélection et la présentation des états relatifs au traitement des immobilisations. Par défaut, cette zone est renseignée avec «NEANT». Localisation : information facultative dans le cas d une immobilisation prévisionnelle. Fournisseur : information facultative dans le cas d une immobilisation prévisionnelle. Facture fournisseur : référence de la facture du fournisseur (sur 10 caractères libres) et date de la facture. Ces informations sont facultatives. Date d acquisition : indiquez obligatoirement la date d acquisition de l immobilisation. Cette date permettra de déterminer le 1er jour de l amortissement prorata temporis en cas de mode dégressif. Date de mise en service : la date de mise en service est facultative ; si elle n est pas renseignée, la date d acquisition y sera automatiquement reportée. Cette date sera utilisée pour le calcul de l amortissement prorata temporis en cas de mode linéaire. Prix hors taxe : indiquez obligatoirement le prix d achat de l immobilisation, exprimé dans la monnaie du dossier. TVA : montant de la TVA sur le prix d achat de l immobilisation. Information facultative. Exercice de création : indiquez ici, sous le format habituel d un code exercice (MMAA), l exercice comptable dans le traitement duquel cette immobilisation doit être considérée comme une augmentation. Si vous ne renseignez pas ce code, l exercice courant lors de la saisie de l immobilisation y sera automatiquement reporté. En cas d acquisition d une nouvelle immobilisation, cet exercice doit correspondre à la date d acquisition ; en cas d immobilisation apportée, il peut être un exercice quelconque de la durée d amortissement. Une confirmation vous sera toutefois demandée si la date d acquisition semble ne pas être incluse à l exercice de création. En cas de virement de poste à poste, le virement devra être enregistré en tant que cession (voir cet onglet) ; une nouvelle immobilisation devra être créée avec la nouvelle affectation ; l exercice indiqué pour cette nouvelle immobilisation devra alors être l exercice dans le traitement duquel le virement est à enregistrer en tant qu augmentation de la valeur brute immobilisée. Aide fiscale : s il y a lieu, indiquez ici le montant de l aide fiscale, et la nature de cette aide (10 caractères libres). Ces informations sont facultatives. Observations : zone facultative de 254 caractères libres, pouvant recevoir tout complément d information concernant l immobilisation. Date de mise à jour : date de la dernière mise à jour que vous avez saisie pour cette immobilisation ; entretenue automatiquement, non modifiable. 291

292 Partie 2 Onglet «Amortissements» Base d amortissement : montant qui sera utilisé comme base de calcul de l amortissement ; si ce montant n est pas renseigné, le prix hors taxe de l immobilisation y sera automatiquement reporté. Durée d amortissement : si l immobilisation est amortissable, indiquez ici, obligatoirement, la durée en nombre d années ; si la durée ne correspond pas à un nombre entier d années, vous pouvez également indiquer un nombre de mois complémentaire (entre 1 et 11 mois). C est la durée indiquée ici qui permet de déterminer automatiquement le taux affiché sur la même ligne. Taux d amortissement : taux calculé automatiquement d après la durée d amortissement, affiché pour information et non modifiable. Mode d amortissement : si l immobilisation est amortissable, indiquez ici obligatoirement le mode de calcul de l amortissement, en choisissant l un des codes suivants : D = dégressif L = linéaire E = exceptionnel DE = dégressif + exceptionnel LE = linéaire + exceptionnel Coefficient de calcul (amortissement dégressif) : ce coefficient est obligatoire si le mode d amortissement est égal à D ou DE, il est interdit sinon. 292

293 Amortissement exceptionnel : si vous avez indiqué un mode d amortissement = E, DE ou LE, vous devez renseigner l une des 2 zones suivantes : Montant : obligatoire si mode = E, facultatif si mode = DE ou LE ; s exprime pour un exercice (le prochain exercice dont les amortissements seront calculés) ; si le mode = E, l amortissement de l exercice sera égal au montant indiqué ici ; si le mode = DE ou LE, l amortissement calculé automatiquement sera augmenté de ce montant (ou diminué s il est négatif). Pourcentage : facultatif si mode = DE ou LE, interdit si mode = E ; l amortissement calculé automatiquement sera augmenté du pourcentage indiqué. Vous ne pouvez pas indiquer à la fois un montant et un pourcentage. NOTES : La possibilité d ajouter ou diminuer un amortissement avec les modes DE et LE peut être utilisée dans le cas où vous devez corriger un montant automatique (par exemple lorsqu une immobilisation a d abord été calculée par un autre logiciel et qu il reste un écart à corriger en fin d amortissement, ou pour les immobilisations qui étaient en cours d amortissement lors de la conversion du dossier en euros). Amortissements dérogatoires : si vous renseignez un montant d amortissement dérogatoire (en dotation ou en reprise), il sera pris en compte par le prochain traitement d amortissement, utilisé pour les états annuels et cumulé dans les cumuls visualisés au bas de l onglet. Vous pouvez également cocher l option <Amortissement dérogatoire automatique> pour que l amortissement dérogatoire soit calculé automatiquement par la fonction correspondante ; si vous renseignez les montants dérogatoires (en dotation ou en reprise), les montants indiqués seront utilisés en priorité, et le calcul automatique ne sera pas effectué. Les cumuls d amortissements dérogatoires des exercices précédents (saisis ou calculés) sont également visualisés ; en cas de saisie d une immobilisation déjà partiellement amortie, vous pouvez indiquer ici le cumul des amortissements dérogatoires précédents. Amortissements précédents : rappel des amortissements précédents pour 10 ans maximum (code exercice et montant de l annuité). Si vous saisissez une immobilisation déjà partiellement amortie, vous pouvez indiquer ici les amortissements précédents, mais cette indication est facultative, car c est dans tous les cas le montant cumulé des amortissements qui est utilisé pour le calcul de la valeur résiduelle. Le total des amortissements précédents ne doit pas être supérieur au montant cumulé des amortissements. Amortissement cumulé : cumul des amortissements précédents, calculés et validés depuis la création de l immobilisation. Si vous saisissez une immobilisation déjà partiellement amortie, vous devez renseigner ce cumul, qui est utilisé pour le calcul de la valeur résiduelle. Si vous avez renseigné les amortissements détaillés, vous pouvez demander le calcul du cumul en cliquant sur le bouton de commande <calcul>. Valeur résiduelle : value résiduelle calculée automatiquement d après la base d amortissement et le cumul des amortissements, affichée pour information et non modifiable. 293

294 Onglet «Cessions» Partie 3 Date de cession : si une immobilisation est cédée ou détruite, indiquez ici à quelle date. La date indiquée ici sera utilisée pour le calcul du dernier amortissement. Motif de cession : en cas de cession, indiquez obligatoirement l un des motifs suivants : C = cession à un tiers D = destruction ou mise au rebut V = virement de poste à poste Prix de cession : en cas de cession (motif = C), indiquez obligatoirement le prix hors taxe de cession. Notes : les immobilisations prévisionnelles n appartiennent pas à la base de données comptable ; elles sont créées dans le répertoire de travail du poste client qui appelle cette fonction, sous le nom SC2IMMddd.DBF (où ddd = code dossier) ; elles sont donc propres à chaque poste client. Etant donné que les immobilisations prévisionnelles sont toujours présentes sur le poste client, vous n avez pas à les sélectionner préalablement, ni à en demander le rafraîchissement. Le bouton de visualisation vous permet de visualiser toutes les immobilisations prévisionnelles. Vous pouvez sélectionner une immobilisation soit en faisant défiler la liste, soit en effectuant une recherche incrémentielle, c est-à-dire en tapant le ou les premiers caractères du code voulu : la liste se positionne alors sur ces caractères (s ils existent) et vous pouvez à nouveau la faire défiler. Si vous voulez créer une immobilisation prévisionnelle en dupliquant une immobilisation existante, affichez d abord l immobilisation existante, puis effectuez un clic droit sur le bouton <Créer>. 294

295 Amortissements prévisionnels : Calcul et Edition Cette fonction permet de calculer des amortissements prévisionnels pour les 5 exercices à venir. Le calcul est fait à partir du fichier des immobilisations prévisionnelles, que vous devez avoir créé avant de demander cet état. Toutes les immobilisations amortissables, non totalement amorties ni cédées avant le début de l exercice en cours, sont traitées. L édition se fait dans l ordre des comptes d amortissement ; si vous utilisez la comptabilité analytique, vous pouvez choisir d éditer l état dans l ordre des sections analytiques. Vous pouvez également choisir d éditer un état détaillé par immobilisation, ou uniquement les totaux. Notes : Ce calcul doit être lancé à partir du 1er exercice dont les amortissements réels n ont pas encore été traités. Il ne traite que des exercices complets d une durée de 12 mois. Répondre à la question suivante avant de lancer le calcul et l édition des amortissements prévisionnels : Puis la fenêtre suivante s affichera : Click droit : aperçu avant impression. Click gauche : édition. 295

296 Needlecompta - 5 Menu Outils 296

297 5.1 Gestion d un fichier interface écritures Cette fonction permet de visualiser, de lister, de modifier, et de compléter un fichier interface d écritures à importer. Le fichier doit respecter le format standard d interface écritures. Fenêtre de sélection du fichier interface à traiter : Indiquez le nom du fichier interface à traiter puis cliquez sur <Visualiser> pour faire apparaître la fenêtre de visualisation des lignes du fichier interface. Nom du fichier interface à traiter : Une liste de choix vous propose les noms de tous les fichiers interfaces d écritures que vous avez déjà traités. Sélectionnez le nom du fichier interface que vous voulez traiter et cliquez sur <OK>. Si vous traitez un fichier interface pour la première fois, cliquez sur <Définir un nouveau fichier interface> : vous pourrez définir le nouveau fichier en lui attribuant un nom ; lors du prochain appel de cette fonction, il vous sera automatiquement proposé dans la liste de choix. Si vous voulez supprimer un nom précédemment défini mais inutilisé, sélectionnezle dans la liste et cliquez sur <Supprimer cette définition de fichier>. Gestion d un fichier interface écritures : Cette fonction permet de visualiser, de lister, de modifier, et de compléter un fichier interface d écritures à importer. Le fichier doit respecter le format standard d interface écritures. 297

298 Fenêtre de visualisation des lignes : Cette fenêtre apparaît lorsque vous cliquez sur <Visualiser> à partir de la fenêtre de sélection du fichier interface. Le titre de la fenêtre rappelle l identification du fichier que vous traitez, et celle du fichier de demande de lettrage si vous en avez défini un pour ce fichier interface. Vous pouvez agrandir la fenêtre et en modifier la présentation en utilisant toutes les possibilités habituelles des grilles du logiciel (largeur et ordre des colonnes, hauteur d une ligne, double affichage, etc...). Vos modifications ne seront toutefois pas mémorisées ; à chaque appel, la grille revient à sa présentation initiale. Pour vous aider dans les recherches et la maintenance d un fichier interface, vous disposez des possibilités suivantes : Modification/suppression par saisie directe dans la grille d affichage. Recherche de lignes d après un ou plusieurs critères. Propagation d une valeur dans une colonne. Ajouter une ligne Visualiser/modifier les demandes de lettrage Appliquer un pourcentage de variation à tous les montants Imprimer le fichier interface. Pour quitter la fonction, vous devez obligatoirement valider l ensemble de vos mises à jour en cliquant sur <OK> ou les annuler toutes en cliquant sur <Annuler>. Si vous avez saisi des mises à jour dans les demandes de lettrage, elles seront validées ou annulées en même temps. Si vous traitez un fichier interface pour la première fois, utilisez le bouton de commande <Définir un nouveau fichier interface> pour le décrire et lui attribuer un nom. Vous ouvrirez alors la fenêtre de définition d un nouveau fichier interface. Si vous n utilisez plus un fichier interface que vous avez précédemment défini, ou si vous l avez défini par erreur, sélectionnez-le et utilisez le bouton de commande <Supprimer cette définition de fichier>. Il est également possible, à l aide de cette fonction, de gérer un fichier interface écritures au format de l ancien produit ; la fenêtre de visualisation et les possibilités de mise à jour s utilisent de la même façon que dans le cas d un fichier au format standard. Lorsque vous validez votre session, le fichier est converti au nouveau format standard ; son nom et son nom sur disque sont complétés des 2 caractères «_2» afin de distinguer le nouveau fichier de l ancien (exemple : le fichier «FACTURES» devient le fichier «FACTURES_2» ). Le nouveau fichier est automatiquement ajouté à la liste des fichiers interfaces déjà définis, et vous devrez ultérieurement utiliser le nouveau fichier pour que vos mises à jour soient prises en compte (l ancien fichier est encore utilisable mais toujours dans son état initial). Les formats spécifiques à un logiciel externe (exemple : format SAGE Ligne 100) ne sont pas traités par cette fonction. 298

299 Définition d un nouveau fichier interface écritures Cette fenêtre s ouvre si vous cliquez sur le bouton <Définir un nouveau fichier interface> à partir de la fonction d importation d écritures. Elle vous permet de décrire chaque type de fichier interface que vous utilisez pour la première fois, et d en mémoriser la définition afin de pouvoir la réutiliser plus facilement ultérieurement. Partie 1 Nom : chaque fichier interface traité par cette fonction doit être décrit en utilisant les données de la «fenêtre de définition d un fichier interface». Chaque fichier doit recevoir un nom, qui permettra de le repérer facilement lors des prochains appels de cette fonction. Choisissez un nom significatif (exemples : factures, paie, charges...) de 20 caractères maximum. Un nom existant déjà sera refusé (vous pouvez visualiser les noms déjà attribués). Emplacement : cochez ici l emplacement des informations à importer : Réseau : informations à lire dans un fichier texte dont le chemin sera donné dans l environnement réseau Base de données : informations à lire dans une table de la base de données (sera généralement utilisé dans le cas de base distante sur système autre que Windows, pour éviter un transfert préalable). Cette information est désactivée dans le cas de certains formats d enregistrement (exemple : ancien format), qui ne peuvent exister que sur le réseau. Format fichier : cochez ici le format du fichier à importer : SDF (System Data Format, format de données système) : fichier texte ASCII dans lequel les enregistrements ont une longueur fixe. Les champs ne sont pas délimités. Délimité : fichier texte ASCII avec champs délimités. La virgule est le séparateur de champ par défaut. Comme les données caractères peuvent comporter des virgules, les champs caractères sont de plus séparés par des guillemets doubles. Cette information n est demandée que dans le cas de fichier interface standard situé sur le réseau. Format de l enregistrement : vous devez obligatoirement indiquer le format d enregistrement du fichier interface en cours de définition ; la liste de choix vous propose : Standard C/S : format standard de l interface écritures Ancien format séquentiel : format de l ancien produit, fichier séquentiel (sans retour de chariot) Ancien format ascii : format de l ancien produit, fichier ascii (avec retour de chariot) SAGE Ligne 100 : fichier texte (un champ par enreg) issu du logiciel SAGE «Gestion commerciale Ligne 100 version 10.0» SAGE Paie 500 : fichier texte issu du logiciel de paie SAGE 500 SAGE Paie : fichier texte issu du logiciel de paie SAGE (autres que 500) Autre : si vous avez demandé l adaptation de l importation à un format spécifique, une autre possibilité de réponse peut vous être proposée ici. Les informations suivantes peuvent être activées ou désactivées en fonction de la réponse que vous donnez ici. 299

300 Partie 2 Nom sur disque : indiquez ici le nom sur disque du fichier interface : S il s agit d un fichier texte sur le réseau, indiquez son chemin complet (le bouton ouvre une boite de recherche de fichier). S il s agit d une table de la base de données, indiquez uniquement le nom de la table, sans autre précision. Attention, saisissez ce nom avec soin, un nom erroné pouvant entraîner une erreur grave avec sortie de l application. Nom du fichier de lettrage : si les écritures à importer sont à lettrer avec des écritures existantes, indiquez ici le nom sur disque du fichier de demande de lettrage, selon la même syntaxe que pour le fichier interface : Si le fichier interface est un fichier texte sur le réseau, indiquez le chemin complet (le bouton ouvre une boite de recherche de fichier). S il s agit d une table de la base de données, indiquez uniquement le nom de la table, sans autre précision. Attention, saisissez ce nom avec soin, un nom erroné pouvant entraîner une erreur grave avec sortie de l application. Cette information est désactivée dans le cas de certains formats d enregistrement (exemple : ancien format), qui ne peuvent comporter de demande de lettrage. Cliquez ensuite sur <OK> pour enregistrer votre définition, ou sur <Annuler> pour ignorer votre saisie et revenir à la fonction principale. Notes : Pour plus d informations sur le contenu de l interface et les possibilités de la fonction d importation, consultez «le format standard de l interface écritures». Toutes les définitions de fichiers d écritures à importer sont conservées dans le fichier «ic2inte.dbf» créé dans le répertoire d application de chaque poste client. Vous pouvez si nécessaire le copier dans le répertoire d application d un autre poste client (vérifiez alors si le nom sur disque reste utilisable à partir du nouveau poste). 300

301 *Format standard de l interface écritures Vous trouverez ci-dessous les dessins d enregistrements des écritures à importer, au format standard de l interface. Ecritures : Champ Type Obl/Fac Remarques dossier c (3) O compte c (10) O cadré à gauche jjecr c (2) O date d écriture mmecr c (2) O // aaecr c(4) O // piece_ext c (8) F ancien n de pièce piece_int n (8,0) F peut être attribué automatiquement jnal c (4) O folio c (4) F peut être attribué lors de l importation libelle c (40) F ope c (2) F code opération (ancien TYPE) montant n(13,2) F montant en monnaie de base (s il est laissé à 0, sera calculé à partir du montant en devise : voir note ci-dessous) sens c (1) O D/C devise c (3) F obligatoire si montant en devise fourni (doit exister dans la table des devises) taux_de n (14,8) F taux de conversion imposé mont_devn (13,2) F montant en devise section c (10) F section analytique jjech c (2) F date d échéance mmech c (2) F // 301

302 aaech c (4) F // glob c (1) F option de globalisation : O(ui), N(on), C(ode) stat c (20) F contr c (10) F compte de contrepartie dom c (24) F iban c (4) F bque c (5) F guich c (5) F cpte c (11) F clef c (2) F clef RIB (contrôlée si RIB renseigné) reft c (10) F référence tiré let c (2) F code de 2 caractères, si importation d écritures avec lettrage imposé nopoin c (4) F code de 4 caractères, si importation d écritures avec code pointage bancaire imposé ordre c (6) n d ordre de l enreg, obligatoire si table dans la base ou si enreg avec demande de lettrage, facultatif sinon Demandes de lettrage : Champ Type Obl/Fac Remarque dossier c (3) O ordre c (6) O permet la jointure avec l enreg écriture chrono n (7,0) O n chrono de chaque écriture existante à lettrer avec l écriture à importer Les champs numériques avec décimales doivent comporter un point comme séparateur décimal ; la longueur de champ indiquée ci-dessus inclut le séparateur décimal. Si le(s) fichier(s) sont à lire sur le réseau : Les 2 fichiers ascii peuvent être de format SDF (champs de longueur fixe) ou DELIMITED. 302

303 Les noms et emplacements sont libres. Si les données sont à lire en table(s) de la base de données : Les noms sont libres. Les clefs primaires (obligatoires) sont ainsi constituées : Ecritures : dossier + n ordre Demandes de lettrage : dossier + n ordre + n chrono Un même fichier peut comporter plusieurs journaux et plusieurs mois différents, mais portant tous sur le même exercice. Il peut comporter des pièces en devise, mais les lignes d une même pièce doivent être exprimées dans la même devise. Attention : vous ne pouvez pas demander pour une même écriture, à la fois la conversion en devise et le lettrage avec des écritures existantes. Si le logiciel qui crée les écritures ne connaît pas la monnaie de la comptabilité : Le champ 'montant' peut être laissé à 0, le champ 'montant en devise' devant alors obligatoirement être renseigné, ainsi que le code devise. Si le champ 'devise' est égal à la monnaie de la comptabilité, le montant en devise est pris en compte sans conversion ; si le champ 'devise' est différent de la monnaie de la compta, la conversion est faite soit d'après le taux de l'enregistrement s'il est imposé, soit d'après le taux de la table devise applicable en fonction de la date d'écriture. Si l on veut pouvoir désigner le franc français autrement qu avec le code FF intégré au logiciel (par exemple avec FRF), il faudra d abord créer le code voulu dans la table des devises, identique à la description du code FF. Cela provoquera une conversion automatique en devise FF. Remarques sur les possibilités de lettrage des écritures importées : Le lettrage imposé (ligne comptable fournie avec un code lettrage) implique que toutes les écritures lettrées ensemble sont des écritures importées dans le fichier traité. Vous pouvez utiliser n importe quel code de 2 caractères pour identifier le lettrage (par exemple des caractères numériques, pour éviter toute équivoque avec des groupes lettrés existants) ; il ne sera pas tenu compte de ce code lettrage pour l attribution automatique de code lettrage pour les comptes traités. Le lettrage demandé (ligne fournie avec des demandes de lettrage dans le fichier de demande) implique qu une ligne comptable importée lettre une ou plusieurs lignes comptables existantes pour le même compte, non encore lettrées, et n appartenant pas au journal d à nouveau. Tout déséquilibre de lettrage, imposé ou demandé, provoquera un refus de traiter le fichier. Vous ne pouvez pas demander en même temps, pour une même ligne comptable, les 2 types de lettrage. Autres formats d interface : Si une application crée des écritures dans un format imposé, non modifiable, que vous souhaitez importer, consultez votre distributeur : il étudiera la possibilité d intégrer ce format dans la fonction d importation. 303

304 5.2 Recherche d écritures non arrêtées Cette fonction permet de rechercher s'il existe des écritures non arrêtées dans l'exercice encours (par défaut) ou dans une période incluse à l exercice en cours que vous indiquez vousmême. Il peut être utile de la lancer avant de reporter les soldes à nouveau (ce report ne pouvant pas se dérouler s'il existe des écritures non arrêtées dans l'exercice traité), surtout si vous vous êtes autorisés à saisir des écritures appartenant à une période déjà arrêtée. Cliquez sur <Rechercher> pour lancer la recherche et visualiser les écritures non arrêtées dans l ordre chronologique. Vous pouvez redimensionner la fenêtre si vous utilisez un écran suffisamment grand pour faire apparaître l ensemble des informations concernant chaque ligne, sinon, utilisez l ascenseur horizontal. Si votre mot de passe vous l autorise, vous pouvez enchaîner avec la fonction d arrêté de période. Vous pouvez également appeler la fonction de saisie/modification des écritures en sélectionnant une ligne puis en cliquant sur le bouton <Modif journal>. La visualisation des écritures sera automatiquement positionnée sur la ligne sélectionnée. Notez que vous ne pouvez pas appeler la fonction de saisie à partir d une ligne appartenant à un compte collectif. Vous pouvez revenir à la fenêtre de sélection et demander une nouvelle recherche. 304

305 5.3 Recherche d une écriture Cette fonction vous permet de rechercher une écriture selon un ou plusieurs critères : Compte du... au... Pour l exercice en cours, ou tous, ou pour une période N de pièce interne N de pièce externe Montant ou tranche de montant Montant en devise ou tranche de montant en devise Sens (débit ou crédit) Expression (mot ou terme se trouvant dans le libellé ou dans la zone statistique) N chronologique d écriture Journal Date de saisie Initiales (de l opérateur ayant saisi l écriture) Tous ces critères peuvent être combinés. Les critères de couleur bleue permettent une optimisation des temps de recherche, alors que les critères de couleur rouge, s ils sont utilisés seuls, peuvent nécessiter un temps d extraction important selon les volumes d informations que vous traitez. 305

306 Essayez si possible d utiliser au moins un critère optimisant (de couleur bleue). Si vous n en utilisez aucun, un message vous signalera que la recherche que vous êtes sur le point de lancer est susceptible d être longue et vous demandera confirmation (sauf si vous avez supprimé cette demande de confirmation à l aide des «options générales»). Cliquez sur <Rechercher> pour lancer la recherche et visualiser les lignes d écritures correspondantes. Vous pouvez redimensionner la fenêtre si vous utilisez un écran suffisamment grand pour faire apparaître l ensemble des informations concernant chaque ligne, sinon, utilisez l ascenseur horizontal. Si votre mot de passe vous l autorise, vous pouvez appeler la fonction de «saisie/modification des écritures» en sélectionnant une ligne puis en cliquant sur le bouton <Modif journal>. La visualisation des écritures sera automatiquement positionnée sur la ligne sélectionnée. Vous pouvez également appeler la fonction de «visualisation du journal», puis en quittant celui-ci revenir à la visualisation initiale. Notez que vous ne pouvez pas appeler ces fonctions à partir d une ligne appartenant à un autre exercice que l exercice en cours, ni à partir d une ligne appartenant à un compte collectif. Vous pouvez revenir à la fenêtre de sélection et demander une nouvelle recherche. Cliquez sur le bouton Exemple : pour effacer tous les critères précédents. 306

307 Option 1 : visualisation de journal : sélection Se reporter au paragraphe 3.3 Visualisation de journal. Option 2 : modifier un journal Se reporter au paragraphe 3.2 saisie d écritures. Option 3 : retour à la sélection. 307

308 5.4 Vérification dates et exercices Cette fonction vérifie, pour toutes les écritures du dossier en cours, si les dates d écritures appartiennent toutes à un exercice défini pour ce dossier. Lorsque vous supprimez une définition d exercice dans le descriptif d un dossier, ou lorsque vous en diminuez la durée, un message vous propose d effectuer cette vérification. Il est recommandé de confirmer. Si vous ne confirmez pas, vous pourrez ultérieurement décider de lancer vous-même cette fonction à tout moment à partir du menu Outils. Cliquez sur <Vérifier> pour lancer la vérification et visualiser les lignes d écritures éventuellement en anomalie. Vous pouvez redimensionner la fenêtre si vous utilisez un écran suffisamment grand pour faire apparaître l ensemble des informations concernant chaque ligne, sinon, utilisez l ascenseur horizontal. Si des écritures sont trouvées en anomalie, c est-à-dire qu elles comportent une date d écriture n appartenant à aucun des exercices actuellement définis pour le dossier traité, il est recommandé d analyser l origine de l anomalie (modification anormale d exercice, restauration incorrecte d une sauvegarde, etc...) et de corriger au plus vite. Si vous devez supprimer les écritures en anomalie, redéfinissez un exercice de façon à pouvoir y accéder normalement, et utilisez les fonctions normales de suppression prévues dans le produit (par exemple : suppression de journal, suppression d exercice). Cliquer sur le bouton. La fenêtre «Fin de recherche» vous confirmera que le contrôle est terminé et si des anomalies ont été détectées. 308

309 5.5 Vérification globale de la base Cette fonction vérifie l équilibre comptable de tous les exercices de tous les dossiers de la base de données, et vous informe si une anomalie est rencontrée. Elle n est pas disponible si vous utilisez une base de donnée IBM DB2/400. Elle peut être lancée à tout moment à partir du menu, lorsque vous souhaitez vérifier la validité comptable de votre base de données, par exemple après une coupure d alimentation. Elle peut également être proposée automatiquement lorsqu on quitte le logiciel, en fonction de ce que vous aurez paramétré dans les options générales suivantes : Nombre de jours au-delà duquel une vérification comptable doit être proposée : si vous indiquez un nombre de jours ici, la fonction de vérification vous sera proposée lorsque vous quitterez le logiciel comptable et que ce nombre de jours sera écoulé depuis la dernière vérification. Nombre de jours au-delà duquel une vérification comptable est obligatoire : si vous indiquez un nombre de jours ici, la fonction de vérification sera automatiquement appelée lorsque vous quitterez le logiciel comptable et que ce nombre de jours sera écoulé depuis la dernière vérification. Lorsque vous cliquez sur <Vérifier>, les traitements suivants sont effectués : Contrôle de l équilibre des journaux : l équilibre comptable de tous les journaux de la base est vérifié ; si un ou plusieurs journaux sont trouvés en anomalie, un message vous en informe et vous propose de lister ces anomalies. Un fichier est également créé dans le répertoire de travail, sous le nom «JOURNAUX_jjmmaa_hhmm.ERR» (où jjmmaa est la date du jour, et hhmm est l heure). Un déséquilibre de quelques centimes (inférieur à 1) est accepté et non signalé dans cette liste s il s agit de journaux tenus initialement en francs puis convertis en euros, donc antérieurs au Contrôle de l équilibre des balances mensuelles : l équilibre comptable de la balance de tous les mois de la base est vérifié ; si une ou plusieurs balances mensuelles sont trouvées en anomalie, un message vous en informe et vous propose de lister ces anomalies. Un fichier est également créé dans le répertoire de travail, sous le nom «BALANCES_jjmmaa_hhmm.ERR» (où jjmmaa est la date du jour, et hhmm est l heure). 309

310 Un déséquilibre de quelques centimes (inférieur à 1) est accepté et non signalé dans cette liste s il s agit de mois tenus initialement en francs puis convertis en euros, donc antérieurs au Comptage du nombre d enregistrement des principaux fichiers de chaque dossier de la base (plan comptable, écritures, sections analytiques, immobilisations, budgets). Un fichier est créé dans le répertoire de travail, sous le nom «COMPTAGES_jjmmaa_hhmm.TXT» (où jjmmaa est la date du jour, et hhmm est l heure). Si un dossier ne comportait aucun compte, ou aucune écriture, un message vous en informerait et vous proposerait de lister les comptages. En fin de contrôle, un message vous rappelle si une anomalie a été détectée et que le cas échéant, il vous appartient d effectuer les recherches et les corrections nécessaires le plus rapidement possible. Reportez-vous à ce sujet au chapitre : Sécurité des données. Si vous utilisez une base de données autre que Microsoft Access, la vérification globale est terminée. Contrôle de l intégrité référentielle entre le plan comptable et les écritures : l existence des comptes pour lesquels il existe des écritures est vérifiée dans le plan comptable. Si une anomalie est détectée, un message vous le signale et vous suggère de restaurer votre dernière sauvegarde valide ; si vous ne disposez pas de sauvegarde valide, reportez-vous aux outils proposés par votre SGBD pour analyser la base de données de façon plus détaillée et éventuellement procéder à sa reconstruction. Un fichier d information est également créé dans le répertoire de travail, sous le nom «INTEGRITE_jjmmaa_hhmm.ERR» (où jjmmaa est la date du jour, et hhmm est l heure). Si vous utilisez une base de données Microsoft Access, un compactage de la base de données vous est ensuite proposé. Il est nécessaire de compacter régulièrement une base de données Microsoft Access pour en assurer la fiabilité et les performances. Il n est pas obligatoire d utiliser cette fonction pour cela, vous pouvez compacter une base de différentes façons (par exemple à l aide de l interface de Microsoft Access si vous en disposez) mais le compactage qui vous est proposé ici vous apporte un élément de sécurité supplémentaire ; en effet : Après compactage, un contrôle du nombre d enregistrements des fichiers principaux de la base est effectué par rapport au comptage effectué au cours de la phase de vérification (voir ci-dessus). Si un écart apparaît, cela signifie probablement que votre base de données initiales avait subi un dommage physique, et que le compactage a provoqué une perte de données ; la base initiale est alors rétablie automatiquement, et un message vous informe de l échec du compactage. Une ré indexation de la base de données vous est alors proposée : dans de nombreux cas, cette opération permet à nouveau l utilisation normale de la base ; si vous confirmez, la ré indexation ainsi qu une 2ème tentative de compactage sont effectuées, et le nombre d enregistrements des fichiers principaux est à nouveau contrôlé. Un message vous indique si la base de données a pu être compactée avec succès. Notes : Il est recommandé de prendre une sauvegarde de la base de données avant de tenter une ré indexation. 310

311 5.6 Mise à jour multiple de comptes Cette fonction permet de mettre à jour certaines données du plan comptable en traitant simultanément plusieurs comptes. Indiquez d abord le type de compte que vous voulez modifier (il n est pas possible de traiter en un seul passage plusieurs types de comptes). Vous pouvez également préciser une tranche de comptes ainsi qu une sélection sur le code édition, à l intérieur du type sélectionné. Type de compte : vous devez obligatoirement indiquer le type de compte pour lequel vous voulez effectuer une mise à jour multiple. Il n est pas possible de modifier plusieurs types de comptes en un seul traitement. Sélection de comptes : vous pouvez limiter la mise à jour multiple à certains comptes, à l intérieur du type de comptes que vous avez choisi (voir comment visualiser le plan comptable). Si vous n indiquez aucun compte, tous les comptes appartenant au type choisi seront modifiés. Si vous ne renseignez que le début, le traitement ne prendra en compte que les comptes correspondant au critère de début. Si vous ne renseignez que la fin, le traitement commencera au premier compte du type choisi et se terminera au dernier compte correspondant au critère de fin. Code édition : vous pouvez sélectionner les comptes qui correspondent à un ou plusieurs codes édition (maximum : 3). Attention : les codes édition proposés ici vous permettent d affiner votre sélection de comptes, ne les confondez pas avec le code édition proposé par l onglet «données générales» qui vous permet de modifier le code édition des comptes sélectionnés. Un code édition laissé à espace est ignoré. Vous ne pouvez donc pas sélectionner les comptes dont le code édition est à espace. Le code édition est toujours en majuscules. La deuxième partie de la fenêtre vous propose les données qu il est possible de modifier au moyen de la présente fonction. Saisissez la ou les informations que vous voulez modifier, en respectant les syntaxes habituelles utilisées par la gestion du plan comptable. Pour effacer une donnée, utilisez le bouton. Les informations modifiables sont réparties en 4 onglets semblables à ceux de la gestion du plan comptable : - onglet «données générales» - onglet «données auxiliaires» - onglet «données analytiques» - onglet «contrôle de saisie» 311

312 Onglet «données générales» Peut-être renseigné pour tous les comptes, et comporte les données suivantes : Lettrage (consigne de) : indique quel type de lettrage vous souhaitez effectuer sur ce compte, lorsque vous lancerez une des fonctions de lettrage automatique ; les réponses possibles sont les suivantes : PIECE = lettrage demandé par n de pièce (externe) MONTANT = lettrage demandé par montant LES DEUX = lettrage demandé sur ces 2 critères NON = lettrage automatique non demandé Si vous demandez le lettrage par montant (code MONTANT ou LES DEUX), vous pourrez lancer le lettrage simple (par égalité stricte de montant), ou complexe (par recherche de combinaison entre plusieurs débits et plusieurs crédits). Code Edition : code facultatif de 2 caractères libres, pouvant être utilisé pour des demandes de sélection, dans certaines éditions, telles que : grand livre, balance, balance âgée... Exemple d'utilisation : l'affectation d'un code représentant à des comptes clients, permet l'édition d une balance âgée par représentant. Le code édition est toujours en majuscules. Tiers interne : si le compte traité est un compte de tiers interne à un groupe de sociétés, cochez cette case. Laissez à espace sinon. Cette indication peut être donnée aussi bien pour un compte auxiliaire que pour un compte de tiers général. Elle permettra de distinguer les écritures passées entre plusieurs sociétés d'un même groupe. Pour plus de détails, voir la fonction : édition d'une balance consolidée. Pagination : cette option permet de gérer la pagination dans l'édition du grand livre ; les réponses possibles sont les suivantes : PLUSIEURS = Plusieurs comptes par page ; impression des comptes les uns à la suite des autres, sans saut de page. UN = 1 compte par page ; ce compte sera imprimé seul sur une page PREMIER = saut de page avant l'édition de ce compte DERNIER = saut de page après l'édition de ce compte Globalisation : permet de demander que les écritures de ce compte soient «globalisées» lors de l'édition d'un grand livre, afin de diminuer les volumes et le temps d'édition ; les réponses possibles sont les suivantes : OUI = les écritures de ce compte seront globalisées à raison d'une ligne par mois, par journal et par folio. CODE = idem réponse «oui», mais les écritures comportant ce code seront globalisées à raison d une ligne par mois, par journal, par folio, et par code opération ; la globalisation se fera donc en autant de lignes que de codes opération différents. NON = pas de globalisation. L option que vous choisissez ici sera reportée dans chaque ligne d écriture saisie pour ce compte, et vous pourrez la valider ou la modifier. Lors d'une édition de grand livre, vous pourrez ou non activer l option de globalisation. Notez bien que cette option n influence que la présentation du grand livre, et en aucun cas la mémorisation des écritures. 312

313 Onglet «données auxiliaires» : Ne peut être renseigné que pour une sélection de comptes de type auxiliaire. Comporte les données suivantes : Modalités de règlement : modalités habituelles de règlement qui peuvent être attribuées automatiquement à une facture saisie pour ce compte, suivant l option que vous aurez choisie dans la définition du journal utilisé. Mode : code libre de 2 caractères alphanumériques, facultatif. Choisissez ce code dans la table des codes opérations standards. Devise : si les pièces relatives à ce compte sont exprimées de façon habituelle dans une devise autre que celle du dossier traité, vous pouvez indiquer ici cette devise, en choisissant un code dans la table des devises. Lors de la saisie d écritures pour ce compte, cette devise vous sera automatiquement proposée et vous pourrez la valider ou imposer exceptionnellement une autre devise. Si une devise est indiquée ici pour un fournisseur, le module d édition de règlements fournisseurs tentera d établir les règlements à ce fournisseur Echéance : constituée de 2 zones : nombre de jours : 000, 030, 060, etc... jour d'échéance : tout jour valide, ou encore : 00 si fin de mois, 99 si date de facture L échéance peut également recevoir un des codes spéciaux suivants : : à réception de facture : contre remboursement Informations à renseigner pour un compte client : Relevé? : cochez cette case si ce compte doit faire l objet d une édition de relevés & traites. A relancer? : cochez cette case si ce compte doit faire l objet d un traitement de relance automatique. Risque autorisé : en monnaie du dossier, 8 entiers au maximum; si vous indiquez ici un montant, il sera comparé, dans certains traitements (ex : visualisation du compte, balance âgée...) au solde réel, et un éventuel dépassement sera signalé. Langue : Certaines fonctions, comme les relances, utilisent des fichiers textes que vous pouvez saisir en français, ou dans une autre langue de votre choix. Indiquez ici quelle langue est à employer dans les documents adressés à ce compte. Le choix «Autre» vous permet de gérer une langue (et une seule) non prévue dans les langues proposées. (Cette information peut être renseignée pour tout compte auxiliaire mais à ce jour, le logiciel ne l utilise que pour les comptes clients). 313

314 Onglet «données analytiques» : Ne peut être renseigné que si vous avez choisi d utiliser la comptabilité analytique (voir : Descriptif dossier), et pour une sélection de comptes généraux portant sur une classe comptable unique, et affectée en analytique (voir : Paramétrage analytique). Comporte les données suivantes : Section par défaut : si ce compte est traité par la comptabilité analytique, vous pouvez indiquer ici une section analytique par défaut, à choisir dans les sections analytiques que vous avez créées, sinon, contient la mention «NEANT». Consultez à ce sujet : Sections analytiques et Paramétrage analytique. Pour choisir une section, voir comment visualiser les sections analytiques. Onglet «contrôle de saisie» : Si vous modifiez des données relatives au contrôle de saisie pour des comptes généraux, elles ne seront pas appliquées aux comptes collectifs ; un message vous en informe. Contrôle de l utilisation par journal (effacement possible pour chacun des 4 contrôles séparément) Contrôle de l utilisation par journaux autres (effacement possible) Cliquez ensuite sur le bouton <Modifier>. Un message vous indique le nombre de comptes sur lequel porte votre sélection et vous demande de la confirmer. Si vous confirmez, la mise à jour est effectuée. 314

315 NOTES : Si vous avez coché une option dans un groupe d option (exemple : option lettrage, option globalisation, etc...), et si vous voulez décocher cette option sans en cocher une autre, cliquez sur le titre du groupe d option (exemple : Lettrage, Globalisation, etc...) ; cela a pour effet de décocher toutes les options du groupe concerné. Contrôle de l utilisation par journal : Indique quelle utilisation du compte est possible lorsque vous saisissez dans un journal donné (4 journaux au maximum peuvent être contrôlés pour un compte ; pour les autres, utilisez l option «Autres»). Les réponses possibles sont les suivantes : DB OBLIGATOIRE ou CR OBLIGATOIRE : le compte doit obligatoirement être mouvementé dans le sens indiqué. DB CONFIRMER ou CR CONFIRMER : si le compte est utilisé dans un sens différent, une confirmation vous sera demandée. INTERDIT : l utilisation de ce compte est interdite dans ce journal. SANS : aucun contrôle n est effectué pour ce journal. Si vous indiquez un sens, il vous sera proposé automatiquement en saisie. Si vous avez indiqué un sens pour le journal utilisé, c est le sens indiqué pour le compte qui aura priorité. (Effacement possible pour chacun des 4 contrôles séparément). Contrôle de l utilisation par journaux autres : Permet de contrôler la saisie pour tous les journaux autres que ceux définis dans les 4 groupes d option précédents, en utilisant les mêmes possibilités. Cliquez ensuite sur le bouton «Modifier». Un message vous indique le nombre de comptes sur lequel porte votre sélection et vous demande de la confirmer. Si vous confirmez, la mise à jour est effectuée. NOTES : Si vous avez coché une option dans un groupe d option (exemple : option lettrage, option globalisation, etc ), et si vous voulez décocher cette option sans en cocher une autre, cliquez sur le titre du groupe d option (exemple : «Lettrage», «Globalisation», etc ) ; cela a pour effet de décocher toutes les options du groupe concerné. 315

316 5.7 Mise à jour multiple d écritures Cette fonction permet de mettre à jour certaines données des écritures en traitant simultanément plusieurs écritures. Dans la première partie du formulaire, indiquez d abord quelle sélection d écritures vous voulez traiter, pour cela, vous pouvez utiliser les données suivantes : Partie 1 Type de compte : vous devez obligatoirement indiquer le type de compte pour lequel vous voulez effectuer une mise à jour multiple. Il n est pas possible de modifier plusieurs types de comptes en un seul traitement. Sélection de comptes : vous pouvez limiter la mise à jour multiple aux écritures de certains comptes, à l intérieur du type de comptes que vous avez choisi (voir comment visualiser le plan comptable). Si vous n indiquez aucun compte, tous les comptes appartenant au type choisi seront traités. Si vous ne renseignez que le début, le traitement ne prendra en compte que les comptes correspondant au critère de début. Si vous ne renseignez que la fin, le traitement commencera au premier compte du type choisi et se terminera au dernier compte correspondant au critère de fin. Période : indiquez obligatoirement la période à traiter. La période est libre et indépendante de l exercice. Code édition : vous pouvez sélectionner les écritures d après le code édition du compte correspondant. Un code édition laissé à espace est ignoré. Vous ne pouvez donc pas sélectionner les comptes dont le code édition est à espace. Le code édition est toujours en majuscules. N chronologiques : du... au... : pour résoudre certains cas particuliers, vous avez la possibilité d'indiquer une sélection basée sur le n chronologique d'écriture (que l'on peut connaître, par exemple, en visualisant un journal), pour limiter la mise à jour à un groupe de lignes précis ; si vous utilisez simultanément d autres critères de sélection, une ligne devra satisfaire à tous les critères pour être modifiée (par exemple, si vous indiquez un code journal OD et une tranche de n chrono de 1001 à 2000, seules seront traitées, dans cette tranche de n, les lignes comportant le code journal OD). Statistique : vous pouvez ici demander une sélection sur la zone statistique, si vous avez utilisé cette information. Vous pouvez indiquer un critère complet, ou générique : toutes les écritures dont la zone statistique commence par ce critère générique seront alors sélectionnées. Attention : la zone statistique proposée ici vous permet de préciser votre sélection d écritures, ne la confondez pas avec la zone statistique proposée dans la partie inférieure du formulaire, qui vous permet de modifier la zone statistique des lignes d écritures sélectionnées. 316

317 Section analytique : vous pouvez sélectionner les écritures d après leur code section analytique, à choisir dans la liste proposée. Cette sélection n est disponible que si vous avez déclaré utiliser la comptabilité analytique dans le descriptif dossier, et si vous avez sélectionné le type de compte GENERAL. Attention : la section analytique proposée ici vous permet de préciser votre sélection d écritures, ne la confondez pas avec la section analytique proposée dans la partie inférieure du formulaire, qui vous permet de modifier la section analytique des lignes d écritures sélectionnées. Si vous utilisez cette sélection, les écritures des journaux analytiques seront prises en compte, et elles seront ignorées dans le cas contraire. Partie 2 Echéances : du... au... : vous pouvez sélectionner les écritures d après une tranche de dates d échéance. Attention : ne confondez pas cette possibilité de sélection avec la date d échéance proposée dans la partie inférieure du formulaire, qui vous permet de modifier la date d échéance des lignes d écritures sélectionnées. Journal : vous pouvez sélectionner les écritures d après leur code journal, à choisir dans la liste proposée. Nouveau code opération : indiquez ici le code opération que vous voulez attribuer à toutes les écritures sélectionnées, à choisir dans la liste proposée. Pour effacer le code opération des écritures sélectionnées, cliquez sur le bouton à droite de la zone de saisie. Le code opération est toujours en majuscules. Globalisation : cochez ici l option de globalisation que vous voulez attribuer à toutes les écritures sélectionnées. NOTES : si vous avez coché une option de globalisation à tort et si vous voulez décocher cette option sans en cocher une autre, cliquez sur le titre du groupe d option ( Globalisation ) ; cela a pour effet de décocher toutes les options du groupe concerné. Statistique (effacement possible) : vous pouvez ici demander une sélection sur la zone statistique, si vous avez utilisé cette information. Vous pouvez indiquer un critère complet, ou générique : toutes les écritures dont la zone statistique commence par ce critère générique seront alors sélectionnées. Attention : la zone statistique proposée ici vous permet de préciser votre sélection d écritures, ne la confondez pas avec la zone statistique proposée dans la partie inférieure du formulaire, qui vous permet de modifier la zone statistique des lignes d écritures sélectionnées. Section analytique : indiquez ici la section analytique que vous voulez attribuer à toutes les écritures sélectionnées, et que vous pouvez choisir dans la liste proposée. Cette sélection n est disponible que si vous avez déclaré utiliser la comptabilité analytique dans le descriptif dossier, et si vous avez sélectionné le type de compte GENERAL et une sélection de comptes généraux portant sur une classe comptable unique et affectée en analytique (voir : Paramétrage analytique). 317

318 Partie 3 Nouveau code opération : indiquez ici le code opération que vous voulez attribuer à toutes les écritures sélectionnées, à choisir dans la liste proposée. Pour effacer le code opération des écritures sélectionnées, cliquez sur le bouton à droite de la zone de saisie. Le code opération est toujours en majuscules. Nouvelle date d échéance (effacement possible) : indiquez ici la date d échéance que vous voulez attribuer à toutes les écritures sélectionnées. Pour effacer la date d échéance des écritures sélectionnées, cliquez sur le bouton de la zone de saisie. à droite Saisissez la ou les informations que vous voulez modifier, en respectant les syntaxes habituelles de chaque donnée. Pour effacer une donnée, utilisez le bouton. Cliquez ensuite sur le bouton «Modifier». Un message vous indique le nombre de lignes d écritures sur lequel porte votre sélection et vous demande de la confirmer. Si vous confirmez, la mise à jour est effectuée. Bouton «Effacer une donnée» : Le bouton proposé à droite d une donnée indique que cette donnée peut être effacée pour les écritures sélectionnées. Cliquez sur ce bouton : la zone correspondante est désactivée pour rappeler que vous en avez demandé l effacement. Cliquez une deuxième fois sur le même bouton pour annuler une demande d effacement. Les données obligatoires ne peuvent pas être effacées. 318

319 5.8 Suppression d un journal Cette fonction permet de supprimer un journal, partiellement ou entièrement, pour un mois calendaire entier, ou pour une période limitée, comprise dans un mois. Indiquez la période et le journal à supprimer en renseignant les options suivantes : Mois/année ou période : tous les mois de l exercice en cours peuvent être choisis dans la liste de choix qui vous est proposée. Dés qu un mois est sélectionné, les dates de début et de fin du mois s inscrivent dans la période ; vous pouvez les conserver ou les modifier. Vous pouvez également indiquer directement une période. Dans tous les cas, la période doit être comprise entièrement dans un mois. Vous pouvez renseigner la date de fin avec la date de début en double-cliquant. Journal : vous devez obligatoirement indiquer le code journal à supprimer, à choisir dans la liste proposée. Folio : si vous voulez supprimer un seul folio, indiquez son code ici. Saisi par : si vous voulez supprimer uniquement les écritures saisies par un opérateur donné, indiquez ici ses initiales. Vous pouvez rappeler les initiales de l opérateur en cours en double-cliquant (ou en pressant F4). Saisi le : si vous voulez supprimer uniquement les écritures saisies à une date donnée, indiquez-la ici. Un double-clic renseigne automatiquement cette zone avec la date du jour. Ce bouton de commande vous permet d effacer les valeurs actuelles des options : Folio, Saisi par, Saisi le, N chrono. N chrono : du... au... : pour résoudre certains cas particuliers, vous avez la possibilité d'indiquer une sélection basée sur le n chronologique d'écriture (que l'on peut connaître, par exemple, en visualisant un journal), pour limiter la suppression à un groupe de lignes précis ; si vous utilisez simultanément d autres critères de sélection, une ligne devra satisfaire à tous les critères pour être supprimée (par exemple, si vous indiquez un code journal OD et une tranche de n chrono de 1001 à 2000, seules seront éliminées, dans cette tranche de n, les lignes comportant le code journal OD). Utilisez cette possibilité avec précaution. 319

320 Une sauvegarde des écritures supprimées est conservée dans le fichier que vous devez indiquer dans la zone : A conserver dans le fichier : Une sauvegarde des écritures que vous supprimez est obligatoirement copiée dans un fichier dont vous devez indiquer ici le chemin complet. Par défaut, après que vous aurez indiqué le journal et la période à supprimer, un nom de fichier vous est automatiquement proposé, sous la forme «JSUP_jjjj_jjmmaa_ddd», dans laquelle : JSUP est une constante jjjj est le code journal supprimé jjmmaa est la date du jour ddd est le code dossier Ce fichier est proposé par défaut dans le répertoire de travail ; vous pouvez le valider ou le modifier (vous disposez d une boite de recherche d emplacement ; si vous effacez le nom de fichier par défaut, la boite de recherche vous le propose à nouveau). La copie des écritures supprimées est créée dans le format interface standard. Elle est automatiquement ajoutée à la liste des définitions de fichiers interfaces, sous un nom identique au nom de fichier que vous choisissez ici. Vous pouvez donc immédiatement visualiser ce fichier, le modifier, et éventuellement l importer à nouveau (dans le même dossier ou dans un autre). Cette possibilité peut s avérer particulièrement intéressante pour un journal de situation, que vous pouvez utiliser, puis supprimer en le conservant, puis modifier et importer à nouveau en vue d une nouvelle situation. NOTES : Le code lettrage et le code pointage (rapprochement bancaire) ne sont pas conservés dans la copie. Puis lancez la fonction. Dans un premier temps, les écritures que vous avez sélectionnées vont être contrôlées. A la fin de cette première phase, plusieurs messages peuvent apparaître. Si des écritures arrêtées ont été trouvées, cela vous est signalé, et le traitement de suppression est abandonné. Si les totaux débit/crédit des écritures que vous avez sélectionnées ne sont pas égaux, cela risque de provoquer un déséquilibre comptable dans les écritures conservées. L anomalie vous est signalée et sera traitée selon l option Partie simple ou double que vous avez prise dans le descriptif du dossier. Si des écritures pointées (par la fonction de rapprochement bancaire) ont été trouvées, cela vous est signalé, et vous pouvez choisir d annuler votre demande ou de continuer. Si vous choisissez de continuer, vous devrez vous-mêmes assurer la cohérence de votre rapprochement lorsque la suppression sera terminée. Si des écritures marquées à remettre (par la fonction de choix d effets à remettre) ont été trouvées, cela vous est signalé, et vous pouvez choisir d annuler votre demande ou de continuer. Si vous choisissez de continuer, vous devrez vous-mêmes assurer la cohérence de la remise d effets en cours de sélection lorsque la suppression sera terminée. Si des écritures lettrées ont été trouvées, cela vous est signalé, et vous pouvez choisir d annuler votre demande ou de continuer. Si vous choisissez de continuer, les écritures lettrées seront supprimées, mais le groupe de lettrage 320

321 dont chaque écriture supprimée et lettrée faisait partie sera délettré automatiquement (le groupe de lettrage est constitué de toutes les lignes d un compte, lettrées avec le même code lettrage à 2 caractères, et à la même date). Si des écritures lettrées avec le code / ont été trouvées, cela vous est signalé et le traitement de suppression est abandonné. En effet, ce code lettrage est utilisé par le logiciel pour assurer des relations particulières entre les exercices, et il ne doit normalement jamais être effacé. Le délettrage automatique en cours de suppression n est donc pas possible, mais vous pouvez utiliser les fonctions de délettrage du menu, si vous considérez que ce lettrage doit effectivement être annulé, en toute connaissance de cause. Si des écritures marquées par l exportation ont été trouvées, cela vous est signalé, et vous pouvez choisir d annuler votre demande ou de continuer. Si vous choisissez de continuer, vous devrez vous-mêmes assurer la cohérence du traitement appliqué aux écritures que vous exportez avec marquage. Si aucune anomalie n'est détectée, les totaux débit/crédit et le nombre d'écritures sont affichés et une dernière confirmation vous est demandée avant de lancer la suppression proprement dite. Lorsque la suppression se termine, si vous avez forcé une ou plusieurs des alertes mentionnées ci-dessus, un message vous rappelle que vous devez procéder aux vérifications correspondantes. Les journaux analytiques sont traités normalement par cette fonction. 5.9 Suppression d un exercice Avant de pouvoir supprimer un exercice, répondre à la question suivante : 321

322 Cette fonction vous permet de supprimer toutes les écritures de l exercice le plus ancien parmi les exercices définis pour ce dossier. La suppression d un exercice n est jamais obligatoire ; elle peut intervenir lorsque vous voulez traiter un 11ème exercice avec le logiciel, sachant que 10 exercices au maximum peuvent être conservés en ligne dans la base de données pour un dossier, ou bien dans le cas où vous traitez des données volumineuses, la suppression d un ancien exercice pouvant alors améliorer sensiblement les temps d extraction de données des exercices récents. Il est vivement recommandé d'avoir sauvegardé la base de données comptables avant de lancer cette fonction, en cas de besoin ultérieur. Le fonctionnement normal du logiciel comptable implique que l exercice à supprimer réponde aux conditions suivantes : Il doit être fermé. Il ne doit pas être l'exercice en cours. Il doit être arrêté en totalité. Les soldes à nouveau doivent avoir été générés sur l'exercice suivant. Les comptes lettrables doivent être complètement lettrés (ou pas du tout). Les comptes utilisés par le rapprochement bancaire doivent être complètement pointés (ou pas du tout). Une 1ère phase de contrôle va commencer par vérifier ces conditions. Certaines anomalies sont bloquantes (les 3 premiers points) et vous devez obligatoirement y remédier avant de relancer la suppression d exercice. D autres vous sont signalées et une confirmation vous est demandée : Si aucun solde à nouveau n est trouvé sur l exercice suivant, cela peut être normal si l exercice que vous supprimez est vide de toute écriture ; vous pouvez alors confirmer votre suppression. Sinon, vous devez abandonner la suppression et procéder au report des soldes à nouveau de l exercice à supprimer. S il existe au moins un compte incomplètement lettré, ou incomplètement pointé, un message vous en informe et vous permet de visualiser le ou les comptes erronés. Il est alors vivement recommandé d abandonner la suppression d exercice et de corriger le ou les comptes erronés avant de la relancer. 322

323 Attention : si vous forcez la suppression alors que des anomalies vous ont été signalées, cela peut entraîner une incohérence dans l état du lettrage ou du pointage des comptes en question, et cela pour l ensemble des exercices traités. Si aucune anomalie n est détectée, ou si vous décidez de forcer la suppression malgré les anomalies qui vous sont signalées, une ultime confirmation vous est demandée, puis les écritures sont ensuite physiquement éliminées. S il existe des budgets pour cet exercice, ils sont également supprimés. Ensuite, les soldes du journal «A nouveau automatiques» de l exercice suivant sont recherchés pour en transformer le code journal en «A nouveau 1er exercice» ; on utilise pour cela le même code journal, complété d un caractère + en 4ème position (exemple : le journal SAN sera transformé en journal SAN+). Si ce journal n a pas été défini, il sera ajouté automatiquement. En effet, le solde à nouveau est normalement ignoré par les traitements à caractère non comptable (exemple : calcul du solde non lettré), mais en cas de suppression d'exercice, les soldes à nouveau de l exercice qui suit doivent être traités par tous les types de recherche. Si les écritures supprimées pour un compte étaient toutes lettrées, mais que le solde soit différent de zéro (si des écritures ont été lettrées avec des écritures de l'exercice suivant), le solde à nouveau complété du signe "+" sera lettré fictivement avec /. Si elles ne l'étaient pas, le solde à nouveau ne sera pas lettré. Le même processus est appliqué aux comptes utilisés par le rapprochement bancaire, en ce qui concerne le code pointage. Si la suppression se termine normalement, la définition de l exercice est automatiquement supprimée dans le descriptif du dossier. Si vous utilisez une base Microsoft Visual FoxPro, la suppression se termine en vous recommandant de réorganiser votre base de données (fonction disponible sur le serveur) Appelle d une fonction spécifique Répondre à la question suivante et cliquer sur OK pour appeler une fonction spécifique. 323

324 Needlecompta - 6 Menu Environnement 324

325 6.1 Options générales Certaines options de traitement sont prises dans la version livrée du logiciel comptable et n apparaissent pas dans les fenêtres de paramétrage parce qu elles portent généralement sur des points mineurs ou n intéressant qu un nombre limité d utilisateurs. Ces options sont prises obligatoirement pour l ensemble des dossiers traités dans la base de données, et pour l ensemble des postes qui accèdent à cette base. Cette fonction permet de les visualiser, et le cas échéant, de les modifier. Toute modification reste mémorisée pour les sessions ultérieures du logiciel. Les options sont présentées dans l ordre alphabétique de leur intitulé. Chaque option générale occupe une ligne qui comporte les informations suivantes : Intitulé : explication en clair de la nature de l option générale ; non modifiable. Choix : valeur courante de l option ; c est cette zone que vous devez modifier si vous souhaitez changer un comportement du logiciel. Option possible : valeurs admises pour le choix ; généralement, c est l initiale de la valeur proposée ici qu on saisira dans la colonne choix. Attention : si vous fournissez une réponse erronée, c est la valeur par défaut qui sera utilisée pour l option concernée. Cette fonction n est accessible qu à partir du poste client principal. 325

326 Liste des options générales disponibles (dans l ordre alphabétique des intitulés) : Barre d outils affichée dés l affichage du menu : Valeurs possibles : N(on), H(aut), G(auche), D(roite), B(as) ; valeur par défaut : D La barre d outils permet un appel accéléré des fonctions comptables les plus couramment utilisées en général dans le logiciel. Vous pouvez choisir de la faire apparaître en précisant sur quel côté de l écran elle doit être ancrée, ou de ne pas la faire apparaître en répondant Non. Si vous ne disposez que d un écran de petite taille, il peut être utile de supprimer la barre d outils pour réserver un maximum de place aux fenêtres des fonctions. Vous pouvez aussi modifier provisoirement cette option (uniquement pour la session en cours) en utilisant l option : barre d outils du menu : Environnement. Confirmation de l imprimante à utiliser avant chaque impression : Valeurs possibles : O(ui), N(on), E(xemplaire) ; valeur par défaut : O Si vous disposez de plusieurs imprimantes et que vous voulez pouvoir choisir l imprimante et les paramètres d impression à utiliser avant chaque impression, choisissez ici l option Oui, la boite de dialogue <Imprimer> apparaîtra avant chaque impression. Si vous choisissez Non, la boite de dialogue <Imprimer> ne vous sera jamais proposée, et le logiciel utilisera l imprimante définie par défaut dans Windows. Si vous choisissez l option Exemplaire, la boite de dialogue <Imprimer> vous sera proposée uniquement lors des éditions susceptibles d être éditées en plusieurs exemplaires (il s agit d éditions généralement destinées à un tiers, dont vous pouvez vouloir conserver un exemplaire, telles que : bordereau de remise de chèques, bordereau de remise d effets, état des virements fournisseurs). Confirmation des demandes de visualisation pouvant être longues : Valeurs possibles : O(ui), N(on) ; valeur par défaut : O En mode client/serveur, certaines demandes de visualisation, susceptibles de porter sur des volumes d information importants, risquent de provoquer un temps d extraction relativement long. Par défaut, le logiciel détecte ces demandes et vous demande confirmation. Vous pouvez supprimer ces demandes de confirmation en choisissant ici l option Non (par exemple, si vous savez n avoir à traiter que des dossiers peu volumineux ; cette demande de confirmation n a alors plus d intérêt). Contrôle de la clef des RIB saisis : Valeurs possibles : O(ui), N(on) ; valeur par défaut : O Le logiciel contrôle la clef de tout RIB saisi et refuse un RIB avec une clef incorrecte. Vous pouvez supprimer ce contrôle en choisissant ici l option Non. Conversion de page de code avant importation de données : Valeurs possibles : O(ui), N(on) ; valeur par défaut : O Les fonctions qui importent des données à partir de fichiers texte peuvent effectuer une conversion de page de code. Pour cela, choisissez ici l option Oui. Les fonctions d importation demanderont alors, en début de travail, à quelle page de code correspond(ent) le(s) fichier(s) que vous êtes sur le point d importer, en proposant par défaut la page de code 850 (MS-DOS International). 326

327 Indiquez alors la page de code utilisée par le(s) fichier(s) à importer, ou cliquez sur <Annuler> si vous n avez besoin d aucune conversion. Si vous ne souhaitez pas que cette question vous soit posée avant chaque importation, choisissez ici l option Non. Domiciliations multiples : proposition domiciliation principale/avertissement : Valeurs possibles pour chaque colonne : O(ui), N(on) ; valeur par défaut : OO Certaines fonctions de saisie ou de modification des écritures sont susceptibles de vous proposer automatiquement une domiciliation à partir du plan comptable. Lorsqu un compte comporte plusieurs domiciliations, c est la première, considérée comme domiciliation principale, qui sera proposée, et un message d avertissement vous rappellera que vous devez vérifier cette domiciliation puisque plusieurs étaient possibles. Vous pouvez modifier ce comportement à l aide de cette option : les réponses possibles sont les suivantes : O(ui) / O(ui) : la première domiciliation est proposée, un message d avertissement vous rappelle que vous devez vérifier cette domiciliation. O(ui) / N(on) : la première domiciliation est proposée, aucun message d avertissement ne vous est donné. N(on) / O(ui) : aucune domiciliation n est proposée par défaut, un message d avertissement vous rappelle qu il existe plusieurs domiciliations et que vous devez vous-même un choisir une. N(on) / N(on) : aucune domiciliation n est proposée par défaut, aucun message d avertissement ne vous est donné (ce sont alors les contrôles de la fonction qui vous demanderont d indiquer une domiciliation si celle-ci est obligatoire dans le contexte). Si un compte ne comporte qu une seule domiciliation, celle-ci est proposée sans message et cette option est ignorée. Format des données transmises : Valeurs possibles : S(équentiel), A(scii) ; valeur par défaut : S Si vous transmettez des données magnétiques à une banque (exemple : virements, remises d effets), indiquez ici si vous voulez que le logiciel crée un fichier (S)équentiel (généralement utilisé pour une transmission par disquette) ou (A)scii (généralement utilisé pour une télétransmission). Impression : utilisation de Msvcrt20.DLL pour éviter des anomalies d impression : Valeurs possibles : O(ui), N(on) ; valeur par défaut : O L utilisation de certaines imprimantes (par exemple certains modèles de la gamme Brother) peut provoquer des anomalies aléatoires ; pour les éviter, le logiciel utilise une DLL de Windows appelée Msvcrt20.DLL ; si cette DLL n existe pas sur votre système, vous pouvez en empêcher l appel en choisissant ici l option N(on). Attention : si après avoir mis cette option à N(on), vous obtenez des anomalies d impression, consultez votre distributeur pour mettre à jour votre version de Windows, de façon à pouvoir remettre cette option à O(ui). 327

328 Interdiction de saisir des écritures sur une période arrêtée : Valeurs possibles : O(ui), N(on) ; valeur par défaut : O Le logiciel vous permet d arrêter une période comptable. Normalement, tout retour en arrière sur une période arrêtée est interdit, et il n est plus possible de saisir de nouvelles écritures sur une période arrêtée. Si vous voulez pouvoir continuer à saisir des écritures sur une période arrêtée, choisissez ici l option N(on) : il n y aura plus d interdiction, mais une simple demande de confirmation. Mode de centralisation des comptes collectifs : Valeurs possibles : F (date de fin), E (date exacte) ; valeur par défaut : F Dans le fonctionnement normal du logiciel, toutes les écritures de centralisation de comptabilités auxiliaires dans les comptes collectifs sont, pour un même mois, regroupées sous une seule date (date de fin, c est-à-dire date la plus avancée, des écritures centralisées dans le compte). Dans certains cas, cela peut s avérer restrictif (exemple : pour établir une situation comptable arrêtée à une date en cours de mois, car les écritures des comptes collectifs peuvent alors ne pas être prises en compte). Pour obtenir une centralisation en date exacte, choisissez ici l option correspondante, valeur par défaut) : les écritures aux comptes collectifs respecteront la date des écritures auxiliaires ; attention, cela peut augmenter le nombre des écritures et le temps de traitement de façon importante. Une modification de cette option sera répercutée, dossier par dossier, à la première opération de saisie ou de mise à jour affectant un compte collectif. Si vous désirez l appliquer immédiatement dans un dossier donné, demandez la mise à jour du ou collectifs correspondants (Voir : Types de comptes). Nombre de jours au-delà duquel une sauvegarde rapide doit être proposée (Base de données Microsoft Visual Foxpro uniquement) : Valeurs possibles : 00 à 99 jours ; valeur par défaut : 3 Lorsque vous quittez le logiciel comptable, un message vous suggère de prendre une sauvegarde rapide de vos données, lorsque votre dernière sauvegarde rapide date de plus de 3 jours. Vous pouvez modifier ici le nombre de jours à respecter entre deux suggestions de sauvegarde. Si vous choisissez 0 jour, la sauvegarde rapide ne vous sera plus suggérée. Pour plus d informations sur la sauvegarde rapide, consultez l aide du logiciel serveur VFP. Nombre de jours au-delà duquel une vérification globale doit être proposée : Valeurs possibles : 00 à 99 jours ; valeur par défaut : 0. Si vous indiquez un nombre de jours ici, la fonction de vérification globale vous sera proposée lorsque vous quitterez le logiciel comptable et que ce nombre de jours sera écoulé depuis la dernière vérification. Si vous utilisez le SGBD Microsoft Access, la fonction de vérification globale permet également de compacter la base de données. Cette option n est pas prise en compte pour le SGBD IBM DB2/

329 Nombre de jours au-delà duquel une vérification globale est obligatoire : Valeurs possibles : 00 à 99 jours ; valeur par défaut : 0. Si vous indiquez un nombre de jours ici, la fonction de vérification globale sera automatiquement appelée lorsque vous quitterez le logiciel comptable et que ce nombre de jours sera écoulé depuis la dernière vérification. Si vous utilisez le SGBD Microsoft Access, la fonction de vérification globale permet également de compacter la base de données. Cette option n est pas prise en compte pour le SGBD IBM DB2/400. Relances : impression du nom indiqué en contact : Valeurs possibles : O(ui), N(on) ; valeur par défaut : O Si le champ contact du plan comptable est renseigné, les lettres de relances adressées à ce compte comporteront la mention «A l attention de» suivie du nom du contact. Si vous ne voulez pas que ce nom soit imprimé, choisissez ici l option N(on). Saisie : arrondi de ventilation traité par l'affectation du «reste à ventiler» : Valeurs possibles : O(ui), N(on) ; valeur par défaut : O Lorsque vous utilisez la fenêtre de ventilation, vous avez la possibilité d affecter le montant restant à ventiler à une ligne de la fenêtre. Si vous ventilez un montant en devise, il peut subsister une différence d arrondi après conversion en monnaie du dossier. Cette option vous permet de choisir la façon dont cette différence d arrondi doit être comptabilisée : O(ui) : l affectation du montant restant à ventiler à une ligne donnée affectera automatiquement la différence éventuelle d arrondi à cette même ligne. N(on) : l affectation du montant restant à ventiler à une ligne donnée ne traitera pas la différence d arrondi. le montant sera converti en monnaie du dossier et s il en résulte une différence d arrondi, cette dernière restera affichée en montant de base, alors que le montant en devise sera à zéro. Vous devrez alors utiliser le bouton de commande <Arrondi> pour affecter cette différence. Saisie : cas dans lesquels l édition d un brouillard est obligatoire : Valeurs possibles : J(amais), T(oujours), C(réation), M(odification), N(pas de confirmation) ; valeur par défaut : J(amais) La fonction de saisie permet d éditer un brouillard, qui, par défaut, récapitule sous forme d un journal les créations de lignes, et les modifications et les suppressions de lignes existantes. Cette édition par défaut n est jamais obligatoire. Si vous désirez qu elle le soit, modifiez cette option. L option T(oujours) obligera à éditer le brouillard avant de valider, quelles que soient les mises à jour saisies. Les options C(réation) et M(odification) obligeront à éditer uniquement si votre session comporte des mises à jour du type correspondant. L option M englobe ici à la fois les modifications et les suppressions de lignes. L option N est identique à l option J(amais) mais en outre, contrairement à l option J, aucune confirmation ne vous sera demandée dans le cas où vous validez votre saisie sans avoir édité le brouillard : utilisez-la lorsque vous n éditez pratiquement jamais de brouillard. 329

330 Saisie : création de comptes en cours de saisie : Valeurs possibles : D(irecte), V(isualisation du plan comptable) ; valeur par défaut : D Lorsqu un compte indiqué en saisie d écritures est inexistant, vous avez la possibilité de le créer en cours de saisie ; par défaut, vous entrez directement dans la grille de création du compte. Si vous souhaitez avoir d abord accès au plan comptable pour pouvoir choisir un compte existant comme modèle, choisissez ici l option V(isualisation). Saisie : durée de la session avant proposition de validation : Valeurs possibles : 0 à 99 minutes ; valeur par défaut : 30 Lorsqu une session de saisie dure plus d un certain temps, un message vous en informe et, selon les cas, vous recommande ou vous propose de valider votre session. Vous pouvez modifier ici le temps au-delà duquel ce message vous est donné. Si vous choisissez 0 minute, aucun message d alerte ne vous sera donné. Après le premier message, et tant que vous ne validez pas votre session (ou que vous ne l annulez pas), le même message vous est donné à une fréquence plus rapide (1/10ème du temps initial indiqué ici). Saisie : journal visualisé/pour le même opérateur : Valeurs possibles pour chaque colonne : O(ui), N(on) ; valeur par défaut : ON Lorsque vous lancez la saisie d écritures, la fenêtre de début de session vous permet d indiquer si vous voulez visualiser les écritures existantes du journal traité (1er caractère) et s il faut tenir compte du code opérateur (2ème caractère). La valeur par défaut de ces 2 options est : journal visualisé = O(ui), pour le même opérateur = N(on) ; vous pouvez ici modifier ces valeurs par défaut ; les réponses possibles sont les suivantes : O(ui) / O(ui) : journal visualisé (uniquement les écritures saisies par le même opérateur) O(ui) / N(on) : journal visualisé (toutes les écritures) N(on) / O(ui) : journal non visualisé (visualiser uniquement les écritures saisies par le même opérateur, le même jour, dans le même folio) N(on) / N(on) : journal non visualisé (grille de saisie vide, aucune visualisation préalable) Lorsque vous choisissez de ne pas visualiser le journal, la 2ème option permettant de tenir compte ou non des écritures saisies le même jour par le même opérateur doit être choisie ici et n est pas modifiable par la fenêtre de saisie. Saisie : mémorisation des nouvelles contreparties dans le plan comptable : Valeurs possibles : D(emander), J(amais), T(oujours) ; valeur par défaut : D Lorsque vous utilisez la fenêtre de ventilation d un montant, si vous ajoutez manuellement des comptes, il est possible de mémoriser ces derniers dans le plan comptable, pour le compte et le journal en cours de traitement, pour qu ils soient proposés automatiquement lors du prochain mouvement de ce compte dans le même journal. 330

331 Par défaut, lorsque des nouveaux comptes sont détectés, un message vous en informe et vous demande si vous voulez les mémoriser (option D) ; vous pouvez demander à ce que la mémorisation soit systématique sans la demande de confirmation préalable (choisissez alors Toujours) ou bien supprimer cette fonctionnalité (choisissez Jamais). Saisie : message d alerte si n de pièce interne non renseigné : Valeurs possibles : O(ui), N(on) ; valeur par défaut : O Le n de pièce interne est utilisé par de nombreuses fonctionnalités du logiciel ; si vous ne le renseignez pas, un message vous alerte et vous demande confirmation ; si vous ne voulez pas que cette alerte vous soit donnée, choisissez ici l option N(on). Saisie : méthode d enchaînement des créations de lignes : Valeurs possibles : D(emander), E(nchaîner), A(rrêter) ; valeur par défaut : D Cette option vous permet de choisir la méthode utilisée par le logiciel pour enchaîner les saisies d écritures ; vous disposez des choix suivants : D(emander) : la question «Nouvelle ligne?» vous est posée après chaque création (valeur par défaut) E(nchaîner) : aucune question ne vous est posée, le logiciel réagit comme si vous aviez répondu <Oui>, et vous pouvez ainsi enchaîner très rapidement les lignes de saisie. A(rrêter) : aucune question ne vous est posée, le logiciel réagit comme si vous aviez répondu <Non>, et remet la fenêtre dans sa position initiale. Table C2XXX (...) traitée en local : Valeurs possibles : O(ui), N(on) ; valeur par défaut : N Vous pouvez demander que certaines tables annexes soient traitées en version locale sur les postes clients, dans le but de diminuer le volume des données transitant sur votre réseau si ce dernier est surchargé ou peu performant. Pour plus d informations sur les conditions dans lesquelles vous pouvez utiliser cette fonctionnalité, consultez les notes sur les performances. Pour qu une table soit traitée en version locale, choisissez ici l option O(ui). Visualisation de comptes : format d affichage du code pointage bancaire : Valeurs possibles : C(ode) ou D(ate) ; valeur par défaut : C. Si vous visualisez un compte ayant fait l objet d un pointage par la fonction de rapprochement bancaire, le code pointage est affiché. Si vous avez choisi d utiliser un code pointage ainsi constitué : 1er caractère = dernier chiffre de l année, 3 caractères suivants = quantième, vous pouvez choisir le format de visualisation ; si vous choisissez le format date, tous les codes pointages représentant une date valide seront transformés en date, les autres codes pointages seront inchangés. NOTE : si vous choisissez l option D(ate), utilisez l option de personnalisation pour le type de compte GENERAL, vous pourrez élargir la colonne pointage et la conserver ainsi pour les visualisations ultérieures. 331

332 Visualisation de comptes : limite racine/limite caractères de compte : Valeurs possibles pour chaque colonne : 1 à 9 ; valeur par défaut : 42 Lorsque vous déclenchez une demande de visualisation du plan comptable à partir d une zone n de compte, par défaut, le logiciel considère qu elle contient une racine (soit un début de n de compte) jusqu à 4 caractères, et un n de compte au-delà de 4 caractères. S il s agit d une racine, tous les comptes commençant par les caractères saisis seront affichés ; s il s agit d un n de compte, tous les comptes commençant par les mêmes 2 premiers caractères seront affichés. Vous pouvez choisir d autres paramètres que ceux utilisés par défaut (4 et 2) en modifiant cette option. Exemple : si vous indiquez 5 et 1 au lieu de 4 et 2 : Le contenu de la zone compte sera considéré comme un début de compte jusqu à 5 caractères (premier paramètre = 5) : si vous tapez «21158» puis que vous cliquez sur le bouton de visualisation, vous obtiendrez tous les comptes commençant par «21158» : , etc... Au-delà de 5 caractères, le contenu de la zone sera considéré comme un n de compte : si le contenu est «211581» et si vous cliquez sur le bouton de visualisation, vous obtiendrez tous les comptes commençant par le même premier caractère (deuxième paramètre = 1), soit tous les comptes de la classe 2. Attention : plus la valeur choisie pour le deuxième paramètre est faible, plus les temps de réponse risquent d augmenter si vous traitez des volumes importants. Notez aussi que cette option est valable pour tous les types de compte (généraux et auxiliaires). Pour plus d informations sur l utilisation de ces 2 paramètres, voir comment visualiser le plan comptable. Visualisation de sections : limite racine/limite caractères de section : Valeurs possibles pour chaque colonne : 1 à 9 ; valeur par défaut : 42 Lorsque vous déclenchez une demande de visualisation des sections analytiques à partir d une zone section, par défaut, le logiciel considère qu elle contient une racine (soit un début de code section) jusqu à 4 caractères, et un code section au-delà de 4 caractères. S il s agit d une racine, toutes les sections commençant par les caractères saisis seront affichées ; s il s agit d un code section, toutes les sections commençant par les mêmes 2 premiers caractères seront affichées. Vous pouvez choisir d autres paramètres que ceux utilisés par défaut (4 et 2) en modifiant cette option. Exemple : si vous indiquez 5 et 1 au lieu de 4 et 2 : Le contenu de la zone section sera considéré comme un début de code section jusqu à 5 caractères (premier paramètre = 5) : si vous tapez «AB100» puis que vous cliquez sur le bouton de visualisation, vous obtiendrez toutes les sections commençant par «AB100» : AB100001, AB100002, AB100003, etc... Au-delà de 5 caractères, le contenu de la zone sera considéré comme un code section : si le contenu est «AB1000» et si vous cliquez sur le bouton de visualisation, vous obtiendrez toutes les sections commençant par le même premier caractère (deuxième paramètre = 1), soit toutes les sections commençant par A. 332

333 Attention : plus la valeur choisie pour le deuxième paramètre est faible, plus les temps de réponse risquent d augmenter. Cette option s applique globalement au code section même si vous avez choisi d utiliser 2 affectations (voir le paramétrage analytique). Pour plus d informations sur l utilisation de ces 2 paramètres, voir comment visualiser les sections analytiques Gestion des postes : Connecter un nouveau poste Cette fonction n est disponible que sur le poste client principal. Elle ne peut être appelée que dans les conditions suivantes : Vous avez acquis une licence d utilisation multipostes. Vous avez installé le logiciel comptable sur un deuxième poste client (ou plus). Lors du premier lancement sur ce poste client, un message vous demande d identifier ce nouveau poste à partir du poste principal. Lorsque vous vous trouvez dans cette situation, appelez cette fonction. L identification du poste à connecter est affichée, telle qu elle a été définie dans le réseau, pour demande de confirmation. Si vous confirmez, un message vous indique que le poste a été connecté. Retournez alors sur le poste client en attente et cliquez sur <OK>. Vous pouvez ensuite travailler normalement. Notes : Si un problème technique grave vous empêche d accéder au poste principal pour réaliser la connexion d un poste secondaire, vous pouvez changer le poste principal, en procédant de l une des façons suivantes : A partir d un poste secondaire, déconnectez le poste principal. Si aucun poste secondaire n est disponible : lorsque vous obtenez le message qui vous demande de connecter votre nouveau poste secondaire, cliquez sur <Annuler>. Un nouveau message apparaît, qui vous demande si votre annulation fait suite à une impossibilité d accéder au poste principal. Si vous répondez Oui, vous aurez alors la possibilité de déconnecter le poste principal comme dans la fonction normale de déconnexion. (Dans les 2 cas, vous devrez recommencer la procédure de connexion d un poste principal et des postes secondaires). Si vous dépassez le nombre de postes qu autorise votre licence, un message vous en informe. Vous pouvez alors soit déconnecter un poste inutilisé, soit consulter votre distributeur pour obtenir une licence qui corresponde à votre besoin. 333

334 Remarques sur les conflits de mise à jour entre 2 postes : L ensemble des données est disponible pour chaque poste connecté, dans le respect des autorisations données à chacun par la gestion des mots de passe. Plusieurs postes peuvent accéder simultanément à n importe quelle donnée sans inconvénient ; la modification de données peut donner lieu à des conflits si 2 postes accèdent simultanément à la même donnée et la modifient tous les deux. Le logiciel va alors gérer ces conflits en fonction de la nature du travail effectué : Mise à jour simple (exemple : gestion du plan comptable) : - si 2 postes modifient chacun un même champ, c est la donnée saisie en dernier lieu (dans l ordre chronologique) qui sera conservée, sans message d anomalie, de la même façon que si ces 2 mises à jour s étaient déroulées successivement. Mise à jour complexe (exemple : lettrage) : - si 2 postes utilisent chacun une ou plusieurs lignes identiques dans une mise à jour, un message en avertit le deuxième poste et lui propose un choix entre la prise en compte forcée et l annulation de ses mises à jour ; il est généralement recommandé au 2ème poste d annuler ses mises à jour et de rafraîchir les données traitées avant de saisir à nouveau une mise à jour cohérente (Certains serveurs de bases de données n offrent pas la possibilité d annulation globale de mises à jour, et pourraient conserver les mises à jour précédentes malgré votre demande d annulation ; il convient donc d être vigilant après un conflit de mise à jour). Mise à jour globale (exemple : arrêté d une période) : - certaines fonctions traitant un ensemble de données nécessitent qu aucune mise à jour ne soit tentée simultanément. Cela vous est notifié lors du lancement de ce type de fonction. 334

335 6.2.2 Déconnecter un poste client Cette fonction permet de déconnecter un poste client du logiciel comptable, c est-à-dire de lui en interdire l accès. Cela peut être nécessaire à la suite d une réorganisation de votre réseau, ou bien pour remplacer un poste inutilisé par un nouveau poste client sans pour autant dépasser le nombre maximum de postes autorisés par votre licence. Tous les postes connectés sont affichés. Sélectionnez le poste à déconnecter et cliquez sur <Déconnecter>. Une confirmation vous sera demandée. Notes : Si vous demandez la déconnexion du poste client principal (le premier de la liste), un message vous informe de ce que cela entraîne : la clef d accès étant donnée pour le poste client principal, et tous les autres postes étant soumis à l existence du poste principal, si vous le déconnectez, tous les postes seront déconnectés, vous devrez choisir un autre poste principal, fournir une nouvelle clef (correspondant au nouveau poste principal), et reconnecter tous les postes clients secondaires. Veillez donc à n effectuer cette opération qu en cas d obligation, par exemple en cas de panne du poste principal. Si vous utilisez une licence monoposte, et si vous voulez installer le logiciel comptable sur un autre poste, vous devrez également déconnecter le premier poste avant de pouvoir en utiliser un autre, et fournir une nouvelle clef. 335

336 6.3 Modifier la source de données Si vous voulez travailler avec une autre base de données que celle à laquelle vous êtes actuellement connecté, utilisez cette fonction. Elle provoquera la fermeture du logiciel, et, lors du prochain lancement, la possibilité de dérouler à nouveau la procédure de déclaration de la base de données utilisée, comme lors du premier lancement. La source de données (adresse de la base VFP ou nom de la connexion ODBC) que vous utilisez actuellement vous est rappelée, ainsi que le type de base de données correspondant. Si vous voulez revenir au menu en restant connecté à la même source, cliquez sur <Quitter sans modifier>. NOTES : vous ne pouvez demander la modification de la source de données que lorsque vous êtes normalement connecté à la source actuelle ; si la source actuelle n était plus disponible (par exemple, si le serveur auquel elle fait référence était physiquement déconnecté, et donc inaccessible), vous ne pourriez plus accéder au menu, et vous ne pourriez donc plus utiliser cette fonction pour déclarer une nouvelle base. Si vous vous retrouvez dans cette situation, vous pouvez alors, en dernier recours, supprimer physiquement, sur le poste client traité, le fichier des paramètres du poste : «ic2pp.dbf» (dans le répertoire d application) et relancer l appel du logiciel comptable. Vous aurez à nouveau la possibilité de déclarer la base de données utilisée. Cette procédure pourra être utilisée dans tous les cas où une erreur grave dans la définition de la source de données vous empêcherait d accéder au menu, et donc de corriger votre erreur. Notes : Cette fonction est également proposée par la barre d outils, avec une info bulle qui vous permet de visualiser immédiatement sur quelle source de données vous êtes actuellement connecté. 336

337 6.4 Rafraîchir les données distantes Cette fonction permet de contrôler diverses informations techniques concernant les sélections de données utilisées sur un poste client. Elle présente peu d intérêt en utilisation normale. Il faut savoir qu une application client/serveur sélectionne les données correspondant à vos demandes, en les extrayant de la base de données. Ce formulaire vous donne des informations techniques sur les sélections de données existant à un moment donné sur votre poste client : critères de sélection (exemple : code dossier), répercussion des mises à jour sur la base de données, nom de la connexion utilisée, connexion partagée ou non, commande SQL... Un bouton de rafraîchissement de ces sélections est également proposé : normalement, le logiciel réactualise les sélections de données chaque fois que vous modifiez votre demande, ou chaque fois que vous faites une demande d extraction de données dans une table que vous venez de modifier ; vous pouvez également agir sur le bouton de commande <Rafraîchir la sélection de données> proposé par la plupart des formulaires de consultation et de mise à jour. Si toutefois des données ont été modifiées sur les tables par d autres postes clients, et que vous avez l impression que ces modifications ne sont pas répercutées sur les visualisations que vous faites sur votre poste client, vous avez la possibilité de forcer ici le rafraîchissement d une sélection, soit en pointant cette sélection sur la grille et en cliquant sur <Rafraîchir>, soit en demandant le rafraîchissement de toutes les sélections affichées. La mention «A rafraîchir» apparaît dans la colonne «Critères». Votre demande est enregistrée et lors de la prochaine utilisation de cette sélection sur votre poste, les données correspondantes seront à nouveau extraites de la base de données. Vous avez également la possibilité de supprimer toutes les sélections de données existantes sur votre poste client, en cliquant sur le bouton de commande <Supprimer tout>. Cette suppression ne doit normalement être exécutée que si votre distributeur vous l a conseillé. 337

338 6.5 Changer le répertoire de travail Lors du premier lancement du logiciel comptable sur un poste donné, vous avez choisi un répertoire de travail. Ce répertoire a été mémorisé et il ne vous est plus demandé lors des lancements ultérieurs du logiciel. Cette fonction vous permet de modifier votre choix initial. Vous pouvez sélectionner tout répertoire existant, à l exception des répertoires déjà utilisés, tels que les répertoires contenant le logiciel client ou le logiciel serveur VFP. Terminez tous les traitements en cours avant de modifier le répertoire de travail, faute de quoi un fichier de travail pourrait ne pas être retrouvé, et vous seriez dans l obligation de reprendre un traitement depuis son début. 6.6 Barre d outils Cette option de menu vous permet de modifier temporairement l état de la barre d outils (pour la session en cours). Pour une modification définitive, voir : Options générales. Possibilité d afficher ou non la barre d outils. 338

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