LA GESTION DES IMPAYES

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1 LA GESTION DES IMPAYES Objectif : Savoir gérer l'impayé de l'amiable au judiciaire (titre exécutoire par décision de justice) en choisissant et engageant la procédure la plus adéquate. Dans les cas d impayés il est compliqué de savoir quelle procédure appliquer. Nous conseillons toujours avant tout, de privilégier le recouvrement amiable plutôt que judiciaire. Cependant dans tous les cas, il convient d agir vite afin de ne pas laisser perdurer une situation qui pourrait être susceptible de mettre en péril la pérennité de votre association. Afin d optimiser vos chances d obtenir le paiement, il convient d observer un certain ordre de rappel, à savoir : 1. Relance téléphonique ou par courrier électronique 2. Relance par lettre simple (voir modèle n 1, page 4) 3. Relance par lettre recommandée (voir modèle n 2, page 5) 4. Mise en demeure (voir modèle n 3, page 6) 5. Injonction de payer (voir détail de la procédure page 3) 6. Assignation en paiement devant le tribunal compétent 7. Frais de recouvrement 1) RELANCE TELEPHONIQUE OU COURRIER ELECTRONIQUE Lorsque vous procédez à une relance par téléphone, notez soigneusement le jour et l heure de l appel ainsi que le nom de votre interlocuteur. Si vous préférez l envoi d un courriel, gardez-en une copie. Sans résultat, rappelez ou renvoyez un message dans la semaine qui suit. Là encore notez le jour et l heure de l appel et le nom de votre interlocuteur ou conservez une copie de votre message. Si le deuxième rappel par téléphone/courriel n a rien donné, envoyez alors une lettre de relance par simple courrier postal. 2) RELANCE PAR LETTRE SIMPLE C est une lettre qui rappelle à votre débiteur qu il vous doit de l argent. Elle peut être envoyée par lettre simple ou par lettre recommandée avec accusé de réception. Il convient de garder une copie sur laquelle vous noterez la date de l envoi. Vous pouvez envoyer plusieurs lettres de relance avant de passer à l étape suivante. Cependant, dans de nombreux cas, le litige s arrête à la relance téléphonique, au pire à la lettre simple. Les retards de paiement sont souvent dus à une mauvaise organisation du client, à la perte de la facture, ou simplement à un oubli de la part du client, Malheureusement, ce n est pas systématique et il arrive que le client refuse de payer ou soit de mauvaise foi. Il faut donc passer à l étape suivante. UNA/ service juridique 1

2 3) RELANCE PAR LETTRE RECOMMANDE Sans nouvelle de votre client après l envoi d une lettre simple, adressez-lui une nouvelle lettre de relance dans laquelle vous l informez qu il s expose à des intérêts de retard s il ne paye pas dans les délais que vous lui aurez fixés (8 jours par exemple). Envoyez-la par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR), gardez-en une copie et conservez soigneusement l accusé de réception lorsqu il vous revient. Si vous êtes toujours sans nouvelle de votre client, il convient de faire courrier de mise en demeure. 4) LETTRE DE MISE EN DEMEURE Après l expiration du délai indiqué de la dernière lettre de relance, vous adressez une lettre de mise en demeure de payer par lettre recommandée avec accusé de réception. Elle reprend les termes de la lettre de relance mais revêt une forme plus menaçante, impose un délai de paiement, et annonce votre intention d aller en justice. La mise en demeure doit être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception. Comme pour la première relance en recommandé, gardez-en une copie et conservez soigneusement l accusé de réception lorsqu il vous revient. 5) LA PROCEDURE D INJONCTION DE PAYER Dernière étape avant de saisir le tribunal, est la procédure d injonction de payer. Elle permet d obtenir rapidement et à moindre coût un titre exécutoire permettant de pratiquer une saisie sans avoir à assigner le débiteur (voir fiche jointe page 3). Cette procédure ne peut être utilisée que lorsque la créance a comme origine une cause contractuelle ou résulte d'une obligation à caractère statutaire. Elle doit également être déterminée. Si le débiteur fait connaître son refus de payer dans les 30 jours qui suivent l injonction, le juge convoque alors les parties devant le tribunal d instance ou de commerce, selon les cas. 6) ASSIGNATION EN PAIEMENT DEVANT LE TRIBUNAL COMPETENT L assignation en paiement est un acte délivré par voie d huissier permettant au demandeur de citer son adversaire à comparaître devant le juge. Cette procédure est plus longue et plus couteuse, mais elle est cependant à préférer à l injonction de payer si vous pensez que votre débiteur va contester la réalité de votre créance et vous renvoyer à un jugement sur le fond pour solder le contentieux. 7) FRAIS DE RECOUVREMENT En matière civile, les frais afférents aux instances judiciaires, actes et procédures d exécution et leur prise en charge sont régis par les articles 695 et suivants du Nouveau Code de Procédure Civile. Concernant la procédure d injonction de payer. Il n y a pas de frais de procédure lorsqu une demande porte sur une créance. Dans tous les cas, le principe pour la prise en charge des frais de recouvrement or cas spécifiquement prévus par la loi : les frais de recouvrement entrepris sans titre exécutoire (c'est-à-dire sans décision de justice) sont à la charge du créancier En revanche, les frais de l exécution forcée sont à la charge du débiteur (principe posé par la loi du 9 juillet 1991). Il s agit là d une règle d ordre public de telle manière que les parties ne peuvent pas y contrevenir dans leur contrat. La loi de 1991 prévoit symétriquement que les frais engagés par le créancier en vertu d un titre exécutoire sont à la charge du débiteur. Le débiteur supporte donc les frais de notification d actes, de saisie, de vente après saisie, etc. UNA/ service juridique 2

3 LA PROCEDURE D INJONCTION DE PAYER A QUEL MOMENT : Lorsque vous avez une facture impayée et qu après quelques rappels (au moins 2) elle demeure toujours impayée. OBJECTIF La procédure d injonction de payer permet à un créancier d obtenir rapidement et à peu de frais un titre exécutoire lui permettant de pratiquer une saisie sans avoir à assigner le débiteur. La procédure d injonction de payer peut être utilisée pour recouvrer sans limitation du montant : - toute créance d une somme d argent d un montant déterminé résultant d un contrat ou d une obligation (exemple : facture) - toute créance établie par une traite, une reconnaissance de dette. COMMENT : 1 - Le créancier rédige une requête sur papier libre ou sur des imprimés (cf : modèle d injonction de payer ci-joint page 3) et l adresse au secrétariat-greffe, accompagnée des documents justificatifs. 2 -La requête doit contenir : les noms, prénoms, professions et domiciles des créanciers et débiteurs, le montant de la somme réclamée, le fondement de la créance réclamée, la liste des pièces jointes. La requête doit être accompagnée de toutes les pièces justificatives de la créance : copies de factures impayées, traites acceptées revenues impayées, lettres ou contrats constituant des engagements de payer, bon de commande, etc. 3 - La requête est déposée : - au secrétariat-greffe du tribunal d instance lorsque le débiteur n est pas commerçant ou lorsqu il n a pas contracté la dette dans le cadre de son activité commerciale. - au président du tribunal de commerce lorsque le créancier et le débiteur sont tous deux commerçants. Attention : Le juge territorialement compétent est celui du lieu où demeure le débiteur. UNA/ service juridique 3

4 Modèle n 1 : LA LETTRE DE RELANCE EN COURRIER SIMPLE Objet : facture en attente de règlement Madame, Monsieur, Nous avons constaté, sauf erreur ou omission de notre part, que vous n aviez pas, à ce jour, procédé au règlement du solde de notre facture n x datée du X pour un montant de X TTC. Vous trouverez ci-joint une copie de la facture correspondante. Je vous remercie de bien vouloir régler cette facture dans les meilleurs délais. Certains qu il s agit d un simple oubli de votre part, nous vous remercions par avance. Je vous prie d agréer, Monsieur, l expression de mes salutations distinguées. UNA/ service juridique 4

5 Modèle n 2 RELANCE PAR LETTRE RECOMMANDEE AVEC ACCUSE DE RECEPTION (sans mise en demeure après relance par lettre simple) Lettre recommandée avec accusé de réception. Objet : facture en attente de règlement Madame, Monsieur, Nous avons constaté, sauf erreur ou omission de notre part, que vous n aviez pas, à ce jour, régler le solde de notre facture n X datée du X pour un montant de X TTC. Nous vous rappelons vos obligations et vous serions reconnaissants de procéder au règlement de ces honoraires à réception de la présente. Si nous n avons aucune nouvelle de votre part dans les 8 JOURS suivant le retour de l accusé de réception de ce courrier, nous engagerons une procédure de recouvrement. Vous vous exposez dès lors au calcul des intérêts de retard. Si vous nous avez adressé votre règlement entre-temps, nous vous remercions de ne pas tenir compte de la présente. Dans cette attente et espérant que vous comprendrez l intérêt d un règlement rapide de ce dossier, veuillez agréer, Madame, Monsieur, l expression de nos sincères salutations. UNA/ service juridique 5

6 Modèle n 3 : LETTRE DE MISE EN DEMEURE Lettre recommandée avec accusé de réception Objet : Mise en demeure de payer Madame, Monsieur, Malgré plusieurs relances téléphoniques et courriers écrits, nous constatons que vous n avez toujours pas réglé le solde de notre facture n X, arrivée à échéance le X pour un montant de X TTC. Aussi, par la présente, nous vous mettons en demeure de nous verser, à titre principal, la somme de X. Conformément à l article 1153 du code civil, cette somme sera majorée des intérêts moratoires calculés selon les modalités définies sur la facture émise. Nous vous informons que ces pénalités courent dès réception de la présente. Si dans un délai de 15 jours à compter de cette date vous ne vous êtes toujours pas acquitté de cette somme, nous saisirons la juridiction compétente afin d obtenir le paiement des sommes dues. Si vous nous avez adressé votre règlement entre-temps, nous vous prions de ne pas tenir compte de la présente. Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l expression de nos sincères salutations. UNA/ service juridique 6