Pas-à-pas. Gérer des gîtes avec Outlook

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1 Pas-à-pas Gérer des gîtes avec Outlook Les copies d écran sont faites à partir d Outlook 2003, le processus décrit peut s appliquer avec les versions antérieures (à partir de 2000 tout au moins). Objectif : gérer la réservation de gîtes ruraux avec Outlook de façon très fine. Données : adresses des clients et dates des réservations. Pourquoi Outlook : pourquoi pas, et surtout parce que le logiciel est en fait un module de base de données puissant qui permet de lier gestion de calendriers et gestion de contacts. Il permet aussi d imprimer facilement et lisiblement les données du calendrier, enfin, le lien avec un assistant de poche peut être très utile. Ce à quoi il faut penser : Comment suivre la réservation d un gîte du début à la fin 1 Les fonctions du logiciel que l on utilisera : Calendrier Contacts Suivi d activités des contacts Les étapes Création des calendriers Utiliser les calendriers Les contacts

2 1 Création des calendriers On va créer autant de calendriers que de gîtes. Pour cela, dans le menue Fichier, choisir Dossier. 1. Indiquer le nom de ce nouveau calendrier, ici Masurie. 2. Dans le champ «contenu du dossier», sélectionner Éléments calendrier (cliquer sur la flèche à droite pour faire apparaître le menu déroulant) Sélectionner l emplacement de ce nouvel élément, ici on le rangera dans Calendrier. 4. Cliquer sur ok pour valider. Le calendrier est créé, il ne reste plus qu à l utiliser. Mais auparavant il faudra créer deux autres calendriers : un pour chacun des deux autres gîtes.

3 2 Utiliser les calendriers Les calendriers sont des dossiers d Outlook. Leur utilisation est simple. Cliquer sur Calendrier dans le volet à gauche de la fenêtre, on accèdera ainsi à tous les calendriers existants. Ouvrir le calendrier qu il faut utiliser en cliquant sur son nom. Avec Outlook 2003, il est possible de les afficher les uns à côté des autres en cochant la case à côté de leur nom : 2.1 Réserver une semaine Double-cliquer sur le premier jour de la réservation (ou un autre jour de la semaine, peu importe). Une boîte : «Sans titre Événement» s ouvre En Objet, indiquer les données importantes, par exemple le nom de la personne, s il s agit d une option ou d une réservation ferme. Si un chèque a été versé ces éléments apparaissent immédiatement dans le calendrier sans qu il soit nécessaire

4 d ouvrir le rendez-vous. 2. Début et fin : en cliquant sur les flèches à droite, sélectionner les dates. 3. Cocher Journée entière si nécessaire, il n y aura pas d heure indiquée. dans le cadre d une utilisation des locaux pour deux groupes différents, on peut mentionner les heures. Les deux «rendez-vous» seront affichés sur le calendrier. 4. Disponibilité : Outlook affiche des barres de couleur selon le type de disponibilité, occupé, provisoire lorsqu on affiche le calendrier par jours ou par semaine. Mais pas lors d un affichage par mois. 5. Zone de note : on peut y noter tout ce que l on veut, par exemple la date de réception du chèque de réservation et le montant restant à percevoir ainsi que les suppléments (linge, vélos, bois ). 6. Contact : permet de faire le lien avec un contact du carnet d adresses et de retrouver ainsi à partir du nom de la personne toutes les échanges (activités) qui ont eu lieu avec elle, et, bien évidemment, ses coordonnées. 7. Catégories : ce sont celles que l on définit soi-même. Cliquer sur Enregistrer et fermer pour finir. 2.2 Afficher les calendriers. En cliquant sur les icônes de la barre d outils, on peut afficher les calendriers au jour, à la semaine ou au mois : 4 Dans tous les cas à gauche de la fenêtre s affiche un petit calendrier mensuel où figurent en gras les jours pour lesquels on a mis un événement : rendez-vous, réservation Il suffit de double-cliquer sur un jour pour arriver automatiquement à la date dite. Dans l exemple : on est le 11 avril (jour cerné par un cadre rouge), le 12 et la semaine du 17 au 23 avril ont des évènements. 2.3 Imprimer Dans le menu Édition, cliquer sur imprimer 1. Sélectionner le calendrier. 2. Choisir le format, par exemple «mensuel». 3. Indiquer la période à imprimer, par exemple le mois ou le trimestre pour avoir une vue d ensemble.

5 5 2.4 Paramétrer un rappel De la même façon que l on réservé une semaine, on peut se créer un rendez-vous avec un rappel. Lequel indiquera, par exemple, au jour dit qu il faut penser à rappeler la personne si on n a pas reçu le chèque de caution. 3 Les contacts 3.1 Ajouter un contact Soit en cliquant sur le bouton : En haut à gauche de la fenêtre de contact. Soit en glissant un message dans les contacts. 3.2 Modifier et suivre les échanges avec un contact Outlook relève tous les échanges avec une personne du moment qu elle figure dans les contacts. Cliquer sur l adresse, une fenêtre s ouvre, dans l onglet Activités, on a tout le suivi de la personne, y compris les rendez-vous.

6 On peut ainsi ouvrir un événement soit à partir du calendrier soit à partir de l adresse de la personne concernée. Attention : penser à bien cliquer sur le bouton Enregistrer et fermer pour conserver les modification. Il peut s écouler quelques secondes entre le moment où l on a cliqué sur l onglet Activités et celui où elles s affichent. C est normal, il faut un tout petit peu de patience, c est tout. 6