Guide d utilisation ALD net LES INDISPENSABLES RH DU MANAGER

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1 Guide d utilisation ALD net LES INDISPENSABLES RH DU MANAGER

2 2 Découvrez la puissance et la simplicité d ALD net!

3 3 Sommaire L ESSENTIEL 1) Bienvenue! 2) Apprenez à connaître votre outil ALD net! 3) Quelques repères pour naviguer en toute simplicité 4) ALD net, un outil qui vous simplifie la vie FOCUS SUR LES DIFFERENTS MENUS 1) Commandes 2) Vie des contrats 3) Restitutions 4) Analyses 5) Dépenses 6) ALD webcontact LES FONCTIONALITES AVANCEES D ALD NET 1) Pour toujours plus d informations 2) Pour toujours plus de facilités à naviguer

4 L essentiel

5 5 1. Bienvenue En quoi consiste ALD net? Simple d accès et opérationnel à chaque instant, ALD net, votre extranet de gestion, vous apporte des solutions fiables pour suivre et optimiser votre gestion de flotte en temps réel et en toute transparence. Cet outil va vous aider à piloter votre parc automobile concrètement et au quotidien, à intégrer les données comptables mais également à prendre des décisions d ordre stratégique. A quoi va vous servir ce guide? Afin que vous profitiez au mieux de l ensemble des fonctionnalités d ALD net, nous avons élaboré ce guide pour vous aider et vous accompagner dans la découverte de cette nouvelle version du site. Nous abordons ces principes sous un ordre général puis nous vous ferons découvrir la richesse des fonctionnalités proposées.

6 6 2. Apprenez à connaître votre outil ALD net Comment accéder à ALD net? Pour accéder à l outil ALD net, commencez par vous connecter à l adresse suivante : Entrez vos codes d accès personnels, que vous avez préalablement reçus par , dans les espaces dédiés. Sur cette page vous trouverez différents champs tels que : Mot de passe oublié? : Régénérez vos codes d accès en cas de perte. Pour cela, il vous suffit d indiquer votre adresse et vous recevez instantanément vos nouveaux accès (nouveau mot de passe à personnaliser et rappel de votre identifiant). Obtenir vos codes : Pas encore d identifiants de connexion? Cliquez sur ce lien et complétez le formulaire pour obtenir de nouveaux accès. Première utilisation : Retrouvez ce guide d utilisation à tout moment directement depuis la page d accueil du site.

7 7 Présentation du tableau de bord Votre tableau de bord se trouve sur la page d accueil après authentification. Retrouvez-y différents éléments qui vous permettront de visualiser immédiatement l évolution de votre activité et la santé de votre parc automobile. Sur la gauche de votre écran, retrouvez Informations de connexion : rappel de vos coordonnées, que vous pouvez actualiser à tout moment d un simple clic. Dernières infos : restez toujours informé des nouveautés et de l actualité d ALD Automotive grâce à cet espace dédié. ALD web contact : ce centre de relation client multicanal en ligne est là pour répondre à toutes vos questions directement depuis le site. Formulez toutes vos demandes et visualisez l historique de vos dernières demandes à tout instant.

8 8 Ma visibilité : Cet espace vous permet de visualiser les informations de l entreprise ou du groupe que vous êtes en train de consulter. Vous pouvez également modifier le périmètre. Les widgets : Espace où vous accédez à la synthèse des informations, visible immédiatement. Ceci vous permet une visualisation rapide et un accès direct à plus de détails si nécessaire. En fonction de votre profil, des widgets spécifiques vous seront proposés, vous pourrez les modifier selon vos besoins. Survolez les widgets avec votre souris pour obtenir davantage d informations. Cliquez sur un chiffre ou une zone de graphique pour accéder aux détails. Voici une sélection de widgets qui vous sont proposés: Informations sur la santé actuelle de votre parc Récapitulatif des alertes Roulage, Entretien, Contrôle technique et Carburant en cours Consommation moyenne de carburant du parc à la route sur le dernier mois facturé Nombre de véhicules dont nous n avons aucune information kilométrique depuis plus de 3 mois

9 9 Répartition et évolution des dépenses de carburant, de péage, de services. Visualisez le nombre de factures disponibles depuis la dernière facturation, et accédez y en un clic. Visualisez l évolution du coût total de détention sur les 4 derniers trimestres échus Visibilité de l évolution des véhicules en commandes ou en cours de livraison. Taux moyen de CO2 de votre parc à la route. Visualisation des dépenses engagées pour votre compte en attente de refacturation.

10 10 Répartition de votre parc par marque. Répartition de votre parc par gamme (break, monospace, fourgon, berline, ) Inscrivez vos informations sur votre e-post-it, et retrouvez-les lors de vos prochaines connexions. Répartition de votre parc par tranche de loyer. Accédez à votre configurateur de véhicules et effectuez vos demandes de devis. Evolution et répartition et de votre parc par type (Véhicules particuliers, véhicules utilitaires, ) Réparation de votre parc par âge du véhicule

11 11 Comment personnaliser/choisir votre tableau de bord Choisissez votre tableau de bord adapté à votre activité afin d optimiser au maximum votre navigation sur le site. Accédez à sa personnalisation par le menu mise à jour de votre profi. Tableaux de bord dédiés aux Gestionnaires LLD Tableaux de bord dédiés aux Comptables Tableaux de bord dédiés au marché de l UGAP Tableaux de bord dédiés aux Gestionnaires Fleet Management Retrouvez également des tableaux de bord présélectionnés en cliquant sur les menus Commandes, Vie des contrats, Restitutions, Analyses et Dépenses.

12 12 L écran d accueil, votre tableau de bord

13 13 3. Quelques repères pour naviguer en toute simplicité Naviguez selon votre préférence : Par les widgets Par le menu de navigation Par les raccourcis en haut et bas de l écran Choisir son niveau de visualisation Modifiez à tout moment, et sur l ensemble des écrans du site, votre niveau de sélection et visualisez les différents niveaux de regroupement existants en cliquant sur l icône situé dans la partie supérieure droite de votre écran. Ces différents niveaux vous permettent de : consolider l information au niveau du groupe zoomer sur une structure spécifique du regroupement Le niveau de sélection reste actif pendant toute la navigation sur le site. Le menu déroulant sous point d entrée vous permet d accéder rapidement à une sélection prédéfinie.

14 14 Les raccourcis Retrouvez 3 champs visibles sur tous les écrans qui vous permettent d accéder rapidement à l information. Une rubrique d aide est disponible dans chaque champ. Zone de l écran supérieur (SupHeader) : Déconnexion, Réglage, Lexique Les accès rapides : Ils vous donnent la possibilité de modifier votre niveau hiérarchique dans les menus les plus importants et vos coordonnées. Accédez également à tous les sites internet relatifs au groupe ALD Automotive. Zone de l écran inférieur (Footer) : Site ALD Automotive, Personnalisation : modifiez et personnalisez vos codes d accès ainsi que vos paramétrages par défaut, Contact Le menu navigation ALD net propose une navigation dynamique, accessible via le menu situé en haut de l écran, qui s articule autour de 3 niveaux d information : Niveau 1 : Choix de l espace Niveau 2 : Sélection d un module Niveau 3 : Accès aux rubriques

15 Les écrans de détail 15

16 16 Présentation des éléments de l écran Le graphique Vous disposez d un graphique ainsi que d un encadré qui vous aideront à analyser le tableau, à l interpréter et à mieux le comprendre. 3 icônes positionnées à droite du graphique vous permettent de modifier son type afin qu il soit le plus représentatif selon vous. Choisissez également de faire apparaître ou non une catégorie sur le graphique en cliquant sur sa légende. Le tableau de données Vous pouvez personnaliser la vue des tableaux de données : Triez les données par ordre croissant, en cliquant sur l entête de la colonne souhaitée. Redimensionnez la largeur des colonnes en cliquant en haut à droite de son entête. Masquez des colonnes en décochant une sélection dans le menu qui apparaît au survol de la souris à droite de l entête. Déplacez une colonne en effectuant un glisser / déposer de l entête Sélectionnez le nombre de lignes que vous souhaitez faire apparaître à l écran, naviguez d une page à l autre. Double-cliquez sur un chiffre ou un libellé du tableau pour obtenir les détails de l élément auquel il fait référence.

17 Les écrans véhicules 17

18 18 Pour plus de détails Obtenez les détails d un véhicule en cliquant sur son lien actif. Retrouvez-y toutes les informations relatives au véhicule en question, à son contrat et aux prestations qui y sont liées. Restez à jour! Mettez à jour les coordonnées d un conducteur à tout moment en cliquant sur l icône la colonne conducteurs. présente dans

19 19 4. ALD net, un outil qui vous simplifie la vie Stockez et retraitez vos données Téléchargez la liste de résultats, sur la plupart des écrans, au format PDF ou au format Excel grâce aux deux icônes situées en bas du tableau. Visualisez en un coup d oeil Utilisez différents filtres pour extraire certaines données au sein de la liste. Chaque colonne peut être filtrée, selon une sélection bien précise, en cliquant sur l icône ci-contre. Sélectionnez, dans la liste déroulante, le critère pour lequel vous souhaitez faire apparaître les résultats et cliquez sur Entrer. Les résultats sont, par défaut, triés par ordre décroissant dans la colonne «Avenant». Toutefois, triez, en un seul clic, les autres données de la liste d écran en cliquant sur l entête de colonne souhaitée.

20 Focus sur les différents menus Certains menus présentés ci-après peuvent ne pas apparaître sur vos écrans. Leur accès est conditionné par votre profil et vos prestations souscrites.

21 1. Espace «Commandes» 21 Découvrez ALD carselector, créé pour vous accompagner dans la sélection de vos futurs véhicules. Recherchez un véhicule grâce à une sélection multicritères en fonction de vos besoins, et demandez un devis! Recherchez par les «Items de la Télécommande» Ajoutez si besoin des options en complément.

22 22 Livraisons Retrouvez la liste de toutes les informations importantes concernant les véhicules arrivant en livraison : date de livraison prévue, lieu de livraison, montant financé, affectation du conducteur. Suivez en temps réel les évolutions de vos commandes, depuis leurs passage auprès d une concession jusqu au jour de livraison du véhicule. Mettez à jour si besoin les informations sur les conducteurs, et sur le véhicule remplacé. Utilisez la frise pour identifier toutes les informations concernant le statut de votre commande. Mémo : Téléchargez le suivi complet en version Excel ou PDF

23 2. Espace «Vie des contrats» 23 Contrats Parc à la route : Retrouvez toutes les informations relatives aux véhicules en cours de contrat, identifiez ceux qui peuvent être en dérive contractuelle. Répartition de parc : Observez la répartition de votre parc selon divers critères : par marque, par gamme, par âge, par type et par énergie. Véhicules: Consultez les caractéristiques des véhicules qui constituent votre parc. Conducteurs: Mettez à jour, si nécessaire, les noms, les coordonnées, les références comptables, ou affectations de vos conducteurs afin d actualiser l ensemble de vos prochains états et documents comptables. Loyers: Prenez connaissance de la répartition par tranche de loyers des véhicules qui constituent votre parc. Date de contrat échue: Identifiez la part des contrats dont la durée contractuelle est échue ou arrive prochainement à échéance

24 24 Roulage Identifiez les véhicules ne suivant pas le couple durée/kilométrage contractuel et formulez si besoin une demande d ajustement de contrat. Sous roulage : Identifiez les véhicules réalisant un kilométrage effectif moindre que les données prévues au contrat, et formulez une demande de modification si besoin. Sur roulage : Identifiez les véhicules réalisant un kilométrage effectif supérieur aux données prévues au contrat et formulez une demande de modification si besoin. Véhicules : Obtenez des informations complètes sur les voitures pour lesquelles aucune information kilométrique n a été remontée depuis plus de 3 mois. Technique Soyez informé du nombre de jours restants avant la date des prochaines révisions, des prochains contrôles techniques et identifiez les véhicules en retard. Retrouvez également la liste des véhicules dont le kilométrage technique est atteint, et donc non couverts par la prestation maintenance. Révisions : identifiez le nombre de jours restants avant la date des prochaines révisions et informez en un clic les conducteurs concernés. Contrôles techniques : soyez informé du nombre de jours restants avant la date des prochains contrôles techniques et informez en un clic les conducteurs concernés. Kilomètre technique atteint : identifiez les véhicules ne bénéficiant plus de la prestation maintenance (Les projections sont effectuées en fonction de la distance mensuelle moyenne parcourue) Informez en un clic votre conducteur en cliquant sur cette icône

25 25 Alertes Examinez toutes les anomalies liées à l utilisation de vos véhicules. Utilisez la jauge de mesure principale afin d estimer le niveau de santé de votre parc ainsi que les indicateurs pour constater la part des véhicules concernés par chaque type d alerte. Elles sont organisées par famille: roulage, entretien, contrôle technique, carburant. Accédez à la liste des véhicules concernés pour chaque catégorie Roulage : Sur-roulage, sous-roulage, véhicules à renouveler, date fin avenant échue, alerte restitution, risque Km > Km technique max Entretien : Révisions à effectuer, révisions non effectuées Contrôle technique : Contrôles techniques à effectuer Carburant : Utilisation carte le week-end, surconsommation, anomalie type de carburant, kilométrage incohérent, quantité carburant retiré Un écran dédié aux anomalies liées à l utilisation de la carte carburant est également mis à votre disposition.

26 26 3. Espace «Restitutions» Obtenez la liste des véhicules restitués au cours des 18 derniers mois. Suivez l évolution des restitutions et accédez au détail des frais de dépréciation complémentaire éventuels de chaque véhicule, puis disposez, pour la plupart des véhicules, d un rapport d expertise accompagné des photos des véhicules. Les expertises sont mises à disposition par des experts indépendants. Leur disponibilité est garantie entre 6 et 24 mois (selon l expert) à compter de la date de l expertise.

27 4. Espace «Analyses» 27 Avenants Analysez la répartition de vos avenants, selon 2 critères : Par durée et par km. Obtenez des informations complètes sur les véhicules dont les informations kilométriques n ont pas été renseignées depuis plus de 6 mois. Consommation carburant Suivez la consommation de carburant sur les 12 derniers mois de vos collaborateurs, et comparez selon l année précédente. Analysez la répartition des dépenses liées à la carte carburant (Essence, péages, lavage, parking, services ) Cliquez sur un chiffre du tableau pour en obtenir le détail

28 28 Evolutions Suivez l évolution de vos commandes, livraisons, de votre parc à la route ainsi que votre parc restitué. Prestations Disposez des informations liées à la couverture souscrite pour chacun de vos véhicules ainsi que du détail de votre forfait véhicule de remplacement. Ajoutez la prestation véhicule de remplacement aux véhicules qui ne sont pas couverts. Formulez également une demande de réservation courte durée ponctuelle en cliquant sur l icône dédiée.

29 5. Espace «Dépenses» 29 Votre «coffre-fort» ALD e-factures L ensemble de vos factures des 18 derniers mois sont disponibles dans cet espace. Vous pouvez affiner votre recherche en fonction des différents critères: type de document référence ALD Automotive Période format Pour un accès simplifié, toutes les dernières factures apparaissent par défaut à l écran. Téléchargez jusqu à 100 factures ou détails de factures en cochant les cases des lignes recherchées, puis en cliquant sur «Télécharger la sélection»

30 30 ALD e-fisca Consultez vos documents fiscaux (Amortissements Non Déductibles (AND) et Taxe sur les Véhicules de Société sur les 18 derniers mois. TVS : Taxe due par toutes les sociétés possédant ou utilisant des voitures particulières AND : Partie de l amortissement considérée comme une charge due à la dépréciation d usure des véhicules. Elle est réintégrée au revenu imposable et non déductible ALD demat Dans cet espace, accédez à vos factures dématérialisées téléchargeables au format PDF. Elles sont archivées pour vous pendant 10 ans.

31 31 Analyses Refacturations Observez l historique des prestations et services hors contrats refacturés puis consultez le détail des refacturations. TCO Prenez connaissance du coût total de détention de votre parc par poste de dépense et suivez son évolution. Visualisez les dérives éventuelles de votre flotte automobile. Deux sous-menus sont à votre disposition: Répartition : répartition des dépenses sur les 4 derniers trimestres échus Evolution : identifiez sur les 2 derniers trimestres échus les dérives éventuelles par poste de dépenses afin d apporter une action rapide Encours non facturés Observez l historique des prestations de service qui vous seront facturées prochainement.

32 32 3. Espace «ALD webcontact»

33 33 Formulez une demande Depuis la plupart des écrans, vous pouvez formuler une demande.lorsque vous demandez, par exemple, une modification de durée, de kilométrage d un contrat, ou une prolongation de véhicule courte durée vous serez redirigé vers cet écran qui vous permettra de préciser si besoin votre demande avant de nous la faire parvenir. Vous pouvez également formuler une nouvelle demande directement depuis l écran ALD webcontact, en précisant la catégorie, le détail, et en veillant à ce que le compte client soit bien celui concerné par votre demande. Suivre vos demandes Retrouvez sur la gauche de l écran, vos 10 dernières demandes effectuées. Et suivez l état d avancement de vos demandes, en cliquant sur les icones dédiées en haut de l écran.

34 Accès à l information simplifiée

35 1. Le suivi d un véhicule 35 Accédez à tout moment, et sur la plupart des écrans aux détails d un véhicule, d un avenant, en cliquant sur son libellé. Vous accédez ainsi à une vue spécifique sur les alertes liées au véhicule, vous pourrez accéder à la mise à jour des coordonnées et à l affectation de son conducteur, obtenir le récapitulatif des données contractuelles et le descriptif technique du véhicule, consulter les informations financières, et suivre l évolution de la vie du contrat (livraison, révisions, carburant, modifications contractuelles, informations sur la restitution).

36 36 2. Les fonctionnalités essentielles Afin de vous permettre de naviguer rapidement et en toute simplicité sur votre outil ALD net, nous avons mis à votre disposition un certain nombre de boutons d action accessibles sur la plupart des pages. Repérez-vous grâce aux indicateurs graphiques présents sur les écrans : Voici les pictogrammes les plus utilisés : Commandes/livraisons Analyses Accès au tableau de bord Générer une demande Vie des contrats Dépenses Aide Envoyer En savoir plus Sélectionner Restitutions Contacts Ouvrir / Développer Télécharger Focus véhicule Mettre à jour Retour Rechercher / Filtrer Accéder au calendrier Visualisez instantanément le statut d un véhicule: Survolez les «flags» avec votre souris pour obtenir davantage d informations Utilisez le menu supérieur de l écran pour accéder à l aide en ligne ou au module de recherche de l avenant

37 Le plan du site 37 Enfonction de vos droits, accédez à l information en utilisant le menu de navigation. Commandes ALD carselector Livraisons Analyses Avenants Consommations Evolutions Prestation Vie des contrats Contrats Roulage technique Alertes Dépenses Votre coffre-fort Analyses Encours non facturés Restitutions Contact Focus Avenant : ALD carselector Conducteur Contractuel Financier Vie du contrat ALD net est optimisé pour les navigateurs Internet Explorer (Versions 7 à 9) Mozilla Firefox (version 11.0), Google Chrome (version 17.0). L utilisation d autres navigateurs ou versions peut empêcher le fonctionnement de certaines fonctionnalités. En outre, ALD Automotive mettra tout en œuvre pour actualiser le fonctionnement du site ALD net en cas de mise à jour de version de navigateur, mais ne saurait être tenue pour responsable en cas de fonctionnement dégradé lié à l une de ces mises à jour.

38 Contact 15, allées de l Europe Clichy Cedex