Le Guide Utilisateur de l espace de téléchargement via FERia

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1 Page 1 sur 14 FERia.sncf. Le Guide Utilisateur de l espace de téléchargement via FERia 1 LES PRINCIPES DE LA DEMATERIALISATION CONDITIONS D ACCES A L ESPACE DE TELECHARGEMENT PRESENTATION DE L ESPACE DE TELECHARGEMENT L ACCES A FERIA ET L AUTHENTIFICATION LA PAGE D ACCUEIL DE L ESPACE DE TELECHARGEMENT LA NAVIGATION DANS L ARBORESCENCE LA CONSULTATION DE LA LISTE DES DOCUMENTS COMPTABLES LE TRI DES DOCUMENTS COMPTABLES LA CONSULTATION (OUVERTURE) D UN DOCUMENT COMPTABLE SUR SON POSTE LE TELECHARGEMENT D UN DOCUMENT COMPTABLE SUR SON SERVEUR OU POSTE LA DECONNEXION DE L APPLICATION L EXPLOITATION DES FICHIERS.CSV MEMO «EN CAS DE PROBLEME» GLOSSAIRE LES PRINCIPES DE LA DEMATERIALISATION La SNCF propose désormais aux opérateurs de voyages un service de mise à disposition en ligne des états de facturation permettant une meilleure réactivité, ainsi qu une économie de papier s inscrivant dans la charte du développement durable. Les opérateurs de voyages agréés SNCF sur le territoire français et dans les Dom Tom adhérant à la dématérialisation de leurs états de facturation récupéreront leurs documents ptables sur l Espace de Téléchargement via FERia. Les états de facturation mis à disposition sur le Portail sont : - Les factures de prestation - Les factures de contribution - L état Récapitulatif - L état des bons - Le ROP Hors RIT - Le ROP RIT - Le Relevé de Contribution Différenciée (RCD) Les factures et l état récapitulatif seront mis à disposition le 12 du mois suivant au format PDF. Les Relevés d opérations Hors RIT, RIT, l état des bons et le Relevé de Contribution Différenciée seront mis à disposition mensuellement le 7 du mois suivant (uniquement en format.csv). 1

2 Page 2 sur 14 FERia.sncf. Les opérateurs de voyages peuvent télécharger leurs états de facturation de 8h à 20h (jours ouvrés). 2 CONDITIONS D ACCES A L ESPACE DE TELECHARGEMENT Un opérateur de voyages en France et dans les Dom Tom qui souhaite passer à la dématérialisation de ces états de facturation doit : o avoir accepté l adhésion au portail facturation dans le cadre du contrat d agrément SNCF ou d un avenant au contrat d agrément en cours. o avoir plété la fiche renseignement des informations nécessaires pour la mise en place de cette offre de service. Cette fiche de renseignement fait partie du contrat d agrément SNCF ou de l avenant au contrat d agrément SNCF. o avoir plété les «Documents contractuels» et la fiche d adhésion transmis par son mercial SNCF. o posséder des accès «Administrateur Comptable» à FERia dont voici l URL: o vérifier ou réaliser les paramétrages techniques du poste informatique suivants : Pour un fonctionnement normal des applications, les postes utilisateurs doivent posséder au minimum la configuration suivante : o Navigateur : Internet Explorer 8.0 minimum ou FireFox o Résolution d écran : 1024 * 768 (sur votre Bureau/clic droit/propriétés/paramètres/résolution d écran) o Plugin FlashPlayer (si vous ne l avez pas, un message d alerte apparaîtra lorsque vous souhaiterez télécharger les documents) o Logiciel Acrobat Reader o Logiciel Winzip ou équivalent En cas de difficultés, l opérateur de voyages peut contacter l Assistance ptable, concernant l accès à FERIA, la gestion des profils et l espace de téléchargement et ses fonctionnalités : - info_ptable_agences@sncf.fr - tel : PRESENTATION DE L ESPACE DE TELECHARGEMENT L application dénommée Espace de téléchargement permet aux agences de voyages de venir télécharger les factures et les relevés dématérialisés. elle est accessible pour l administrateur et les ptables délégués par un lien proposé sur le portail FERia. elle propose une interface de consultation des documents présentée sous une forme arborescente par agrément, type de document et période du document. 2

3 Page 3 sur 14 FERia.sncf. L administrateur ptable ou le ptable délégué connecté peuvent consulter la liste des documents mis à disposition et les télécharger. Ils ne visualisent que les pièces ptables liées à leur contrat d agrément SNCF. Les fonctionnalités de l application sont listées ci-dessous : accès par FERia et authentification consultation de la liste des documents ptables par agrément type de document, date de période du document. consultation d un document téléchargement d un document possibilité de télécharger plusieurs fois un document déconnexion de l application 3.1 L accès à FERia et l authentification L accès à FERia est délivré par mail à l administrateur ptable par noreply@feria-sncf. selon les informations contenues dans l avenant au contrat. Les règles de constitution des mots de passe sont les suivantes : Modification du mot de passe par l utilisateur dès réception pour validation de son accès Votre mot de passe doit être posé de 8 caractères minimum et porter 3 des 4 critères suivants : - Majuscule - Minuscule - Chiffre - Un des caractères spéciaux suivants: [@#$%^&?.,;:!+=-] L équipe FERia crée l accès pour l administrateur ptable. Celui-ci a les droits pour créer au maximum 2 profils ptables ayant accès aux mêmes documents que lui. Il est entièrement responsable des personnes auxquelles il cède les accès à l espace de téléchargement ainsi que de la mise à jour des profils ptables qu il a créés (suppression, modifications ). 3

4 Page 4 sur 14 FERia.sncf. L utilisateur doit saisir l Identifiant utilisateur et le Mot de passe qui lui ont été muniqués par mail. Si le mot de passe n est pas reconnu, cliquez sur «identifiants oubliés», ils seront automatiquement renvoyés par mail. L administrateur ptable doit ensuite se rendre dans : Espace personnel > Administration générale > Gestion des utilisateurs Création d un pte ptable Sur cette page, l administrateur ptable aura la possibilité de créer un pte pour des ptables délégués, ces ptables auront accès aux mêmes données ptables que lui. *Pour créer un nouveau ptable délégué, il doit cliquer sur «Créer un nouveau pte» : 4

5 Page 5 sur 14 FERia.sncf. Puis il devra saisir les coordonnées de la personne qu il désignera me ptable délégué login du ptable => inscrire son nom Il est obligatoire de renseigner soit le téléphone fixe soit le téléphone portable pour pouvoir créer un pte ptable. Rappel : Ce ptable aura accès aux mêmes informations ptables que l administrateur ptable. *Puis cliquer sur «VALIDER», cela déclenchera l envoi automatique d un au ptable, l informant que son pte a bien été créé et lui indiquant son login et mot de passe. Gestion des ptables délégués par l administrateur ptable Lorsque le pte du ptable a été créé, l administrateur ptable pourra le gérer via la page «Gestion des utilisateurs» (Espace personnel > Administration générale > Gestion des utilisateurs) Il pourra : modifier son adresse mail ou son numéro de téléphone en cliquant sur «Editer» sur la ligne correspondant au ptable concerné. le supprimer en cliquant sur «Supprimer» (cela entraîne une suppression définitive) 5

6 Page 6 sur 14 FERia.sncf. L accès à la plateforme de téléchargement des documents ptables Pour accéder à la plateforme de téléchargement des documents ptables, l administrateur ptable ainsi que le ptable devront accéder à la page Dmat / facturation (Espace personnel > Dmat / facturation) 6

7 Page 7 sur 14 FERia.sncf. 3.2 La page d accueil de l espace de téléchargement Cet écran s affiche dès que l utilisateur a été authentifié. Il permet à l utilisateur connecté de consulter la liste des documents ptables par agrément type de document, date de période du document. L agence n a accès qu aux agréments pour lesquels elle est habilitée. Les documents sont disponibles dans l espace de téléchargement pendant 60 jours. 3.3 La navigation dans l arborescence L espace de téléchargement se pose de deux parties : Un volet d exploration à gauche de l écran, présenté sous forme d une arborescence de dossiers avec des boutons et permettant de la déployer ou de la réduire. Une liste de documents à droite de l écran. L arborescence présentée est construite de façon dynamique en fonction de l agrément auquel le ptable agence connecté est habilité. 3 niveaux d arborescence sont proposés : Agrément o Type de document Date de période 7

8 Page 8 sur 14 FERia.sncf. L arborescence est triée par numéro d agrément, type de document et date de période croissants. Cliquer sur l icône en face d un dossier de l arborescence a pour effet de le déplier et donne accès au niveau d arborescence inférieur. Cliquer sur l icône en face d un dossier de l arborescence a pour effet de masquer le niveau inférieur. En cliquant sur un dossier, la liste des documents classés dans l espace de téléchargement dans ce dossier et dans les sous-dossiers est automatiquement affichée. L espace réservé à l arborescence des dossiers peut être ajusté en cliquant avec la souris sur le bouton et en déplaçant ce curseur vers la gauche ou vers la droite. 3.4 La consultation de la liste des documents ptables Les données suivantes sont affichées dans la liste : Numéro d agrément Type de document (exemple : facture de prestation, relevé de contribution différenciée), Date de valeur Nom du document (le code du Bureau ptable est repris dans cette zone ainsi que le numéro de la facture) Date et heure de mise à disposition du document dans l espace de téléchargement, Colonne «Actions» sur le document Une icône présente à gauche du nom du document précise son format (PDF, CSV) Lorsqu il existe beaucoup de documents à présenter dans la liste, un ascenseur vertical est automatiquement affiché à droite de la liste. Il permet de descendre dans l arborescence. L affichage dans la liste est limité à 100 documents au maximum. Au delà, il est conseillé de descendre dans l arborescence pour pouvoir consulter tous les documents. 3.5 Le tri des documents ptables Les documents sont affichés triés par : Date et heure de mise à disposition croissante, Nom du document croissant Toutes les colonnes sont triables. Un numéro d ordre et un triangle présentés à côté des noms de colonnes indiquent l ordre de tri : 8

9 Page 9 sur 14 FERia.sncf. Vous pouvez trier les enregistrements de la liste en cliquant sur le nom d une colonne. Par exemple, en cliquant sur le nom de la colonne «Nom du document», toute la liste est retriée uniquement sur le nom croissant. Seul ce critère de tri est alors conservé. Vous pouvez changer l ordre de tri (décroissant <-> croissant) en cliquant sur le triangle présenté à côté du nom d une colonne : Par exemple, en cliquant sur le triangle présenté à droite du nom de la colonne «Nom du document», toute la liste est retriée alternativement par nom croissant ou décroissant. Les autres critères de tri et leur ordre de priorité sont conservés. 3.6 La consultation (ouverture) d un document ptable sur son poste Vous pouvez ouvrir le document en cliquant sur son nom. Le document est alors ouvert dans une nouvelle fenêtre du navigateur et le logiciel de lecture nécessaire est lancé (à la condition qu il soit disponible sur le poste local) : Acrobat Reader s il s agit d une facture ou d un état récapitulatif au format PDF, Microsoft Excel s il s agit d un relevé d opérations au format CSV ne dépassant pas la limite de lignes autorisées par la version d Excel utilisée, 3.7 Le téléchargement d un document ptable sur son serveur ou poste L icône est cliquable et permet de télécharger le document : elle déclenche l ouverture d une fenêtre de type «Enregistrer sous» et propose de choisir l emplacement d enregistrement du fichier sur le poste local. Le nom proposé par défaut est le nom du fichier dans l espace de téléchargement, il peut être modifié. 9

10 Page 10 sur 14 FERia.sncf. Pour le téléchargement des factures de prestation, de contribution et l état Récapitulatif, un message «Accusé réception» s affiche à l écran dès que le téléchargement s est achevé correctement 10

11 Page 11 sur 14 FERia.sncf. L agence renseigne le message OUI ou NON. 11

12 Page 12 sur 14 FERia.sncf. Si l agence a coché OUI, un message de confirmation de réception (Accusé réception) lui est adressé Si l agence coche NON, un message d information apparaît et lui indique les coordonnées du service à contacter pour résoudre le problème. 12

13 Page 13 sur 14 FERia.sncf. 3.8 La déconnexion de l application Une fois la consultation terminée, nous vous invitons à vous déconnecter en cliquant sur la croix proposée en haut à droite de tous les écrans : Votre session est terminée et vous êtes redirigé vers la fenêtre d authentification. 3.9 L exploitation des fichiers.csv Les fichiers.csv sont mis à disposition le 7 de M+1 sur l espace de téléchargement. Au total, une agence peut avoir à disposition mensuellement 8 fichiers.csv : o 2 fichiers pour les relevés d opérations des ventes hors RIT : 1 fichier entête/total et 1 fichier détaillé o 2 fichiers pour les relevés d opérations des ventes RIT : 1 fichier entête/total et 1 fichier détaillé o 2 fichiers pour les relevés de contribution différenciée(rcd) : 1 fichier entête/total et 1 fichier détaillé o 2 fichiers pour l état des bons : 1 fichier entête/total et 1 fichier détaillé La structure des fichiers est décrite dans le fichier «DEMAT_Description_Fichiers_CSV_2013_01_09.xls» joint. DEMAT_Description_ Fichiers_CSV_2013_0 o L onglet «Entête» décrit la structure des lignes «entête» présentes sur le fichier entête/total. o L onglet «Total» décrit la structure des lignes «total» présentes sur le fichier entête/total. o L onglet «Détail» décrit la structure des lignes «total» présentes sur le fichier détaillé. o L onglet «Nom des colonnes Détail» permet de donner les noms des colonnes du fichier détaillé. Afin d exploiter les fichiers détaillés voici les principales caractéristiques des fichiers.csv détaillés : o Les données sont des données brutes sans intitulés de colonnes. o Les montants sont exprimés en centimes d euros en valeur absolue. o Les signes sont indiqués dans des colonnes distinctes des colonnes «montants». o Les fichiers peuvent être ouverts à partir d Excel. Pour faciliter l utilisation des fichiers détaillés sur Excel, il est conseillé d insérer la ligne des noms des colonnes présents dans le fichier «DEMAT_Description_Fichiers_CSV_2013_01_09.xls» joint. En cas de problème, ou pour toutes demandes d explications supplémentaires : info_ptable_agences@sncf.fr tel :

14 Page 14 sur 14 FERia.sncf. 4 MEMO «En cas de problème» Pour tout problème concernant l espace de téléchargement et ses fonctionnalités : info_ptable_agences@sncf.fr tel : GLOSSAIRE Administrateur Comptable : personne ayant le droit de télécharger les documents ptables liés à un/des contrat(s) donné(s) grâce à des codes d accès au site FERia. L administrateur ptable peut céder ce droit à des ptables délégués (2 maximum) en leur créant un profil FERia. Il sera entièrement responsable de ces ptables délégués (cession de droits, confidentialité et gestion des profils) Comptable : personne ayant le droit de télécharger les mêmes documents ptables que l administrateur ptable qui lui aura créé un profil sur FERia.. ROP hors RIT : Relevé d Opérations Hors RIT (Relevé d Opérations Hors Rail Inclusive Tour) ROP RIT : Relevé d Opérations RIT (Relevé d Opérations Rail Inclusive Tour) RCD : Relevé de Contribution Différenciée 14