Manuel d Utilisation du Logiciel SenClub version 1.0. Sen Solutions. Software, Electronic and Telecommunication enginerring

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1 Manuel d Utilisation du Logiciel SenClub version 1.0 Sen Solutions Software, Electronic and Telecommunication enginerring Abdourahmane Fall Ingénieur de conception en Electronique et Télécommunication Développeur Spécialisé Ingénierie Logiciel Sénégal, Dakar, Keur Massar Tel fallprofessonnel@hotmail.fr fallphenix1987@gmail.com fallprofessionnel@gmail.com

2 Ce document, fourni comme support, est structuré en deux parties : - Partie 1 : une brève présentation du logiciel dans son contexte global (technologie et architecture) pour vous aider à comprendre son fonctionnement, sa qualité et sa fiabilité. - Partie 2 : Une présentation détaillée de chaque fonctionnalité est décrite au fur et à mesure des sous parties. Cette partie vous aidera à savoir bien exploiter toutes les fonctions du logiciel. I- Présentation du Logiciel: SenClub est une suite de logiciels de gestion pour les restaurants, bar et club. Ce logiciel permet la gestion depuis l enregistrement des stocks, allant à leur exploitation jusqu à la réalisation du bilan de fonctionnement. C est une suite de logiciel très moderne (Client léger avec déploiement Client Serveur ou Cluster) avec : - Une partie Front (interface homme machine) développée en HTML5, CSS3 et JQuery accessible via un navigateur. - Une partie Back end (moteur de production) développée en PHP5 avec le puissant Zend Framework, les données utilisent le puissant serveur de base de données MySQL combiné avec le serveur web Apache2. Lorsque vous utilisez ce logiciel, les prérequis seront une machine serveur avec le système d exploitation Lunix (Distribution Ubuntu), un réseau interne (wifi ou filaire dans le cas où plusieurs personnes travaillent en collaboration sur le système). Le réseau ne nécessite pas de connexion internet.

3 II- Production du Logiciel: Pour l installation et de la configuration du logiciel, deux options sont possibles : déploiement Client Serveur ou un déploiement dans notre Cloud. un Si vous optez pour une configuration en Client Serveur, l équipe technique de Sen Solutions va vous paramétrer votre serveur (ou notre serveur préconfiguré). Ainsi, vous aurez une adresse d accès (exemple : , ou votrenomclub.admin) et les paramètres de connexions (login et mot de passe). Si vous optez pour une configuration dans notre CLOUD, là vous n aurez plus de soucis de configuration et de maintenance. Vous aurez une adresse (exemple : votrzclub.sen-solutionsit.com) accessible en tout espace et en tout temps. Dans ce cas, une redevance mensuelle ou annuelle vous sera facturée (selon nos offres) pour toute opération complémentaire de maintenance et d assistance. Nous vous garantissons une sécurité de haut niveau. 1- Connexion à l application : Pour commencer, ouvrez votre navigateur, dans la barre d adresse de celle-ci tapez l adresse de gestion. Ensuite mettez votre login et mot de passe dans le formulaire affiché.

4 2- Configuration des Utilisateurs : Pour une première utilisation, vous devez configurer les comptes utilisateurs des employés qui vont travailler sur le logiciel (barman, gérant piscine,.) Pour se faire : - aller dans la section utilisateurs, - puis cliquer sur le bouton ajouter un utilisateur, - Dans la fenêtre qui s ouvre, remplissez les informations requise, puis vous donnez à la personne concernée son login et mot de passe. - Ensuite, aller dans les autorisations et définissez les droits d accès de l utilisateur créé en le choisissant dans la liste déroulante et en cochant l ensemble des droits que vous lui assigné. NB. L utilisateur ne pourra ainsi accéder qu aux seules possibilités que vous lui permettez. Un utilisateur ajouté, ne pourra plus être supprimé (besoin de traçabilité) mais ne vous inquiéter pas car vous pouvez bloquer ou réactiver le compte ultérieurement (en le bloquant, l utilisateur ne pourra plus se connecter au système) 3- Configuration Lieu de Stockage : Pour qu un stock puisse être enregistré, il faut nécessairement définir au moins un lieu où le stocker. Pour se faire : o Dans la section stock cliquer sur Lieu de Stock, o Ensuite, cliquer sur le bouton Ajouter un lieu de stockage o Par suite, remplissez le formulaire et cliquer sur valider. NB. Un lieu de stockage enregistré ne peut être supprimé que si aucun stock (non consommé ou en cours d utilisation) n y est garder. L ajout ou la modification refuse les redondances.

5 4- Configuration et Gestion Restaurant: Pour la configuration du restaurant, il faudra configurer les groupes de nutriment (groupe de produit utilisé dans le restaurant), puis les produits alimentaires et enfin les plats. a) les groupes de nutriment : - Dans la section Restaurant, cliquer sur Groupe Nutriment puis cliquer sur le bouton Ajouter un groupe de nutriment - Là vous pouvez ajouter, modifier un groupe donnée. NB. La suppression n est possible que si dans le groupe, il n y a aucun produit enregistré. L ajout ou la modification refuse les redondances. b) les produits alimentaires ou produits restaurant : - Dans la section Restaurant, cliquer sur Produit Restaurant puis cliquer sur le bouton Ajouter un Produit Restaurant - Là vous pouvez ajouter, modifier un produit donnée en spécifiant dans le formulaire son groupe d appartenance (groupe enregistré précédemment). NB. La suppression n est possible que si le produit n a aucun stock enregistré. L ajout ou la modification refuse les redondances. Remarque Important : Pour l ensemble des produits, le logiciel raisonne de façon plus intelligente que les autres logiciels : Vous spécifiez pour chaque produit spécifiez ses unités de production, c est-à-dire une unité entrant, une unité d exploitation et une relation de proportionnalité. Unité entrant : unité de mesure lors de l achat du produit Unité sortant : unité de mesure lors de l activité de cuisine Relation de proportionnalité : proportionnalité entre ces unités. Exemple 1 : Produit : Riz, Unité entrant : kg Unité d exploitation : g Relation de proportionnalité : 1000 (1kg = 1000g) Exemple 2 : Produit : couscous, Unité entrant : paquet Unité d exploitation : pot Relation de proportionnalité : 5 (1paquet = 5pot) Il n y pas de limite de définition pourvu que vous donnez les unités et leurs relations puis le logiciel fera le reste.

6 c) Ajout de Fiche de stock d un produit Restaurant : Une fois le produit restaurant ajouté, vous pouvez enregistrer son ou ses fiches d achat (pour chaque produit, une ou des fiches de stock sont enregistrés selon vos achats) Pour se faire, il faut : - Dans la section Restaurant, cliquer sur fiche Restaurant puis cliquer sur le bouton Ajouter une Fiche Restaurant - Là vous remplissez le formulaire en spécifiant les quantités achetées et autres informations. - Vous pouvez visualiser les fiches enregistrés selon les différentes dates. NB. La suppression n est possible que si la fiche n a pas encore fait l objet d une utilisation. d) Ajout de Groupe de Plats: Avant d ajouter les plats, il faut d abord mettre les groupes d appartenance des plats. Pour se faire, il faut : - Dans la section Restaurant, cliquer sur Groupe de Plats puis cliquer sur le bouton - Ajouter un groupe de Plat. - Là vous remplissez le formulaire en spécifiant les quantités achetées et autres informations. NB. La suppression n est possible que si dans le groupe, il n y a aucun plat enregistré. L ajout ou la modification refuse les redondances. e) Ajout de Plats: - Dans la section Restaurant, cliquer sur Les Plats puis cliquer sur le bouton Ajouter un Plat. - Là vous pouvez ajouter, modifier un plat donnée en spécifiant dans le formulaire son groupe d appartenance (groupe enregistré précédemment), son prix,. NB. La suppression n est possible que si aucune vente n a été enregistrée pour ce plat. L ajout ou la modification refuse les redondances.

7 f) Paramétrer un Plat: Après avoir ajouté un plat, il faut le paramétrer c est-à-dire, indiquer quels sont les constituants (et la quantité requise) nécessaires pour préparer ce plat. Pour cela : - Dans la section Restaurant, cliquer sur Les Plats puis cliquer sur le bouton détail du Plat que vous voulez paramétrer. - Là vous aurez une liste des constituants avec leurs quantités et leur cout correspondant à la fiche de stock en cours d utilisation. - Vous pouvez ajouter un constituant, le supprimer ou modifier sa proportion d utilisation. g) Vente de Plats: - Dans la section Vente, cliquer sur Vente Restaurant puis cliquer sur le bouton Faire Une Vente Restaurant. Remarque Important : La vente peut se faire par plat ou par table (regroupement de 2 à 8 plats). Il faut simplement cliquer sur Ajouter Une Vente pour ajouter un autre Plat, puis choisir dans le menu déroulant le plat à vendre et éventuellement le rabais, le montant total à payer sera affiché en bas du formulaire. Quand vous cliquer sur enregistrer, le moteur de stockage (décrit en Annexe) est déclenché pour agir sur le stock en cours d utilisation. Une fenêtre pop-up (Configuration décrite en Annexe) est ouverte pour l impression de reçu de caisse. Pour une vente donnée, vous pouvez avant les 24H qui suit sa création ; modifier son statut (payer ou impayé), modifier le montant de rabais, l annuler (décrit en Annexe : moteur de stockage). Vous pouvez visualiser les ventes effectuées selon une date donnée. NB. La suppression d une vente est impossible (besoin de traçabilité).

8 5- Configuration et Gestion Bar: Pour la configuration du Bar, il faudra configurer les groupes de buvable (groupe de produit utilisé dans le bar), puis les produits bar simple (ceux vendu ou utilisé directement) et enfin les produits bar composites (ceux obtenus à partir d autre produit BAR) h) les groupes de buvable : - Dans la section Bar, cliquer sur Groupe Boisson puis cliquer sur le bouton Ajouter un groupe de buvable - Là vous pouvez ajouter, modifier un groupe donnée. NB. La suppression n est possible que si dans le groupe, il n y a aucun produit enregistré. L ajout ou la modification refuse les redondances. i) les produits bar simple: - Dans la section Bar, cliquer sur Produit Restaurant puis cliquer sur le bouton Ajouter un Produit Bar - Là vous pouvez ajouter, modifier un produit donnée en spécifiant dans le formulaire son groupe d appartenance (groupe enregistré précédemment). NB. La suppression n est possible que si le produit n a aucun stock enregistré. L ajout ou la modification refuse les redondances. Dans les produits bar simple, vous pouvez spécifier si le produit est vendable ou pas (certains produit servent uniquement à préparer d autre) Remarque Important : Pour l ensemble des produits bar simple, le logiciel raisonne aussi de façon plus intelligente : Vous spécifiez pour chaque produit bar simple spécifiez ses unités de production, c est-àdire une unité entrant, une unité d exploitation et une relation de proportionnalité comme pour le cas du restaurant. Unité entrant : unité de mesure lors de l achat du produit Unité sortant : unité de mesure lors de l activité de cuisine Relation de proportionnalité : proportionnalité entre ces unités. Exemple 1 : Produit : Bière, Unité entrant : Bouteille Unité d exploitation : dose Relation de proportionnalité : 12 (1bouteille = 12dose) Exemple 2 : Produit : coca cola, Unité entrant : caisse Unité d exploitation : canette Relation de proportionnalité : 24 (1caisse = 24canette) Il n y pas de limite de définition pourvu que vous donnez les unités et leurs relations puis le logiciel fera le reste. NB. La suppression n est possible que si aucune vente n a été enregistrée pour ce produit bar simple. L ajout ou la modification refuse les redondances.

9 j) Ajout de Produit bar composite: - Dans la section Bar, cliquer sur Les Produits bar composites puis cliquer sur le bouton Ajouter un Produit bar composite. - Là vous pouvez ajouter, modifier un composite donnée en spécifiant dans le formulaire son groupe d appartenance (groupe enregistré précédemment), son prix,. NB. La suppression n est possible que si aucune vente n a été enregistrée pour ce composite. L ajout ou la modification refuse les redondances. k) Paramétrer un Produit bar composite: Après avoir ajouté un composite, il faut le paramétrer c est-à-dire, indiquer quels sont les constituants (et la quantité requise) nécessaires pour préparer ce composite. Pour cela : - Dans la section Bar, cliquer sur Les Produits bar composites puis cliquer sur le bouton détail du Produit bar composite que vous voulez paramétrer. - Là vous aurez une liste des constituants avec leurs quantités et leur cout correspondant à la fiche de stock en cours d utilisation. - Vous pouvez ajouter un constituant, le supprimer ou modifier sa proportion d utilisation. l) Ajout de Fiche de stock d un produit Bar : Une fois le produit bar ajouté, vous pouvez enregistrer son ou ses fiches d achat (pour chaque produit, une ou des fiches de stock sont enregistrés selon vos achats) Pour se faire, il faut : - Dans la section Bar, cliquer sur fiche Bar puis cliquer sur le bouton Ajouter une Fiche Bar - Là vous remplissez le formulaire en spécifiant les quantités achetées et autres informations. - Vous pouvez visualiser les fiches enregistrés selon les différentes dates. NB. La suppression n est possible que si la fiche n a pas encore fait l objet d une utilisation.

10 m) Vente de Produit bar simple (vendable) ou de produit bar composite: - Dans la section Vente, cliquer sur Vente Bar puis cliquer sur le bouton Faire Une Vente Bar. Remarque Important : La vente bar se faire par buvable ou par table (regroupement de 2 à 8 buvable). Il faut simplement cliquer sur Ajouter Une Vente pour ajouter un autre buvable, puis choisir dans le menu déroulant le buvable à vendre et éventuellement le rabais, le montant total à payer sera affiché en bas du formulaire. Quand vous cliquer sur enregistrer, le moteur de stockage (décrit en Annexe) est déclenché pour agir sur le stock en cours d utilisation. Une fenêtre pop-up (Configuration décrite en Annexe) est ouverte pour l impression de reçu de caisse. Pour une vente donnée, vous pouvez avant les 24H qui suit sa création ; modifier son statut (payer ou impayé), modifier le montant de rabais, l annuler (décrit en Annexe : moteur de stockage). Vous pouvez visualiser les ventes effectuées selon une date donnée. NB. La suppression d une vente est impossible (besoin de traçabilité). 6- Configuration et Vente Piscine: Pour la piscine, il faut d abord configurer les tarifs des tickets avant de procéder à une vente. Pour cela, il faut : a) Configuration : - Dans la section Piscine, cliquer sur Paramétrage - Là, vous avez plusieurs niveau de configuration (Entrée piscine, Cours Natation, Aqua Dynamics, Abonnement, Aqua Vélo, Carte Pacha et Divers) - Pour chaque niveau, un tableau de valeur est donné, sur chaque ligne d un tableau, vous avez le type de ticket et son tarif. - Pour une modification, Cliquer sur Modifier, changer le tarif puis cliquer sur Terminer.

11 b) Vente Piscine : Dans la section Piscine, cliquer sur le type de ticket à ventre (Entrée piscine, Cours Natation, Aqua Dynamics, Abonnement, Aqua Vélo, Carte Pacha et Divers) puis cliquer sur le bouton Faire Une Vente de Ticket XXXX (où XXXX désigne l un des type suivant : Entrée piscine, Cours Natation, Aqua Dynamics, Abonnement, Aqua Vélo, Carte Pacha et Divers). Remarque Important : La vente se fait par groupe (regroupement de plusieurs tickets sur une seule vente). Il faut simplement cliquer sur Ajouter Une Vente pour ajouter un autre ticket, puis cocher les paramètres essentiels. Le montant total à payer sera affiché en bas du formulaire. Quand vous cliquer sur enregistrer, Une fenêtre pop-up (Configuration décrite en Annexe) est ouverte pour l impression de reçu de vente. Pour une vente donnée, vous pouvez avant les 24H qui suit sa création ; l annuler (décrit en Annexe : moteur de stockage). Vous pouvez compléter la vente d un ticket (rabais et information du propriétaire) Vous pouvez visualiser les ventes effectuées selon une date donnée. NB. La suppression d une vente est impossible (besoin de traçabilité). 7- Achat Logistique: Pour les Logistique, il faudra configurer les groupes Logistique assiettes, ), puis les Logistique. (groupe chaise, groupe - les groupes de Logistique: Dans la section Logistique, cliquer sur Groupe Logistique puis cliquer sur le bouton Ajouter un groupe de Logistique - Là vous pouvez ajouter, modifier un groupe donnée. - Les Logistiques : Dans la section Logistique cliquer sur Inventaire Logistique puis cliquer sur le bouton Ajouter un Matériel. - Là vous spécifiez le groupe d appartenance (groupe enregistrer précédemment), la section (section piscine ou section restaurant-bar) et les informations de prix et di vers

12 8- Comptabilité: Cette section concerne tout ce qui est bilan (piscine, restaurant, bar et logistique). Vous pouvez faire le bilan : - Piscine (bilan global, bilan limité et bilan limité aqua vélo) : d une date à une autre date, format PDF imprimable. - Vente Restaurant : d une date à une autre date, format PDF imprimable et Excel. - Vente Bar : d une date à une autre date, format PDF imprimable et Excel. - Vente Restaurant et Bar : d une date à une autre date, format PDF imprimable et Excel. - Logistique : format PDF imprimable et Excel. - Stock Bar : d une date à une autre date, format PDF imprimable et Excel. - Stock Restaurant: d une date à une autre date, format PDF imprimable et Excel. - Stock Restaurant et Bar : d une date à une autre date, format PDF imprimable et Excel.

13 Annexe A) Moteur de stockage Le moteur de stockage gère tout ce qui est : - calcul de la quantité de stock avec toutes les conversions d unité (une unité entrant, une unité d exploitation et une relation de proportionnalité) - Calcul de la durée d expiration d une fiche de stock - Pointage de stock, - Mise à la poubelle et fusion de stock - Détection et alerte de l épuisement d un stock Lors d une vente restaurant ou bar, le moteur recoupe les plats vendus et calcul les quantités de produits requises suivant les unités de mesure du produit : - Le Moteur détecte le stock qui est en exploitation ou par défaut la fiche la plus ancienne et non expirer du même produit. - Si le résultat n aboutit pas, le moteur vous signale le message d erreur (stock épuisé ou à la poubelle, stock inexistant, stock expirer, stock insuffisant, ) - Si tout se passe bien, le moteur lance le processus de traçabilité de fiche de stock consommé. Pour vérifier, si consulter le détail d une fiche de stock, ça va vous indiquer les détails de consommation de la fiche suivant les ventes. Lorsque vous annuler une vente de restaurant ou bar, le moteur relance le processus de traçabilité de fiche de stock consommé et supprimer les consommations correspondant à cette vente annulé.

14 B) Configuration fenêtre pop-up : Les fenêtres pop-up rendent la procédure de vente beaucoup plus rapide en ouvrant le reçu de caisse pour les impressions éventuelles. Les navigateurs par défaut bloquent ces fenêtres mais une petite configuration permet de le débloquer : - Configuration sous Google chrome : Cliquer sur la barre de personnalisation : Dans le menu qui apparait, cliquer sur Paramètre Dans la section Confidentialité, cliquer sur le bouton paramètre de contenu

15 Dans la section fenêtre pop-up, cliquer sur le bouton Gérer les Exception Puis pour finir, mettre l adresse de gestion dans le champ de texte et cliquer sur ok.

16 - Configuration sous Firefox Mozilla : Cliquer sur la barre de personnalisation : Dans le menu qui apparait, cliquer sur Option Dans la section Contenu, cliquer sur le bouton Exception

17 Puis pour finir, mettre l adresse de gestion dans le champ de texte et cliquer sur autoriser.