Chorus Factures, solution de dématérialisation fiscale des factures. Kit de communication à destination des fournisseurs. Version 2.0.

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1 Chorus Factures, solution de dématérialisation fiscale des Kit de communication à destination des fournisseurs Version 2.0 Réf :

2 SOMMAIRE Introduction Enjeux de la dématérialisation fiscale des Description de la solution Chorus Factures Modalités pratiques de dématérialisation de mes Mes contacts & documents de référence 2

3 Introduction Acteurs, cadre réglementaire, définitions Depuis le 1 er janvier 2011, la dépense de l administration d Etat est gérée avec le Système d Information CHORUS (éditeur SAP). Sont inclus dans le périmètre Chorus : les Ministères et organismes rattachés Sont exclus du périmètre Chorus : le Secteur Public Local, c est-à-dire les Collectivités Territoriales. L AIFE (Agence pour l Informatique Financière de l Etat) est le responsable du développement du SI CHORUS, de ses évolutions et de son support applicatif et technique pour l ensemble de l administration d Etat. La loi de Modernisation de l Economie (LME) n du 4 août 2008 donne obligation à l Etat d accepter les dématérialisées à partir du 1er janvier La solution Chorus Factures répond à cette obligation en permettant : De dématérialiser «de bout en bout» les entre les fournisseurs de l Etat et le SI CHORUS utilisé par l ensemble de l administration d Etat D éviter toute production, copie, stockage ou postage de facture papier. Les transitant par la Solution Chorus Factures sont structurées et normalisées en langage XML et transmises conformément à l article 289Bis du Code Général des Impôts (Cf. annexe1). Les documents descriptifs des formats de ces fichiers sont disponibles sur le portail Chorus Factures, à l adresse suivante : 3

4 SOMMAIRE Introduction Enjeux de la dématérialisation fiscale des Description de la solution Chorus Factures Modalités pratiques de dématérialisation de mes Mes contacts & documents de référence 4

5 Enjeux de la dématérialisation fiscale des Gains de temps et optimisation des processus d échange et de traitement Instantanéité des échanges Automatisation d une partie des saisies manuelles, sur la base des données électroniques de la facture Instantanéité de la consultation de la facture électronique Impact positif sur les délais de traitement et paiement Harmonisation des formats de Rationalisation des modes de contrôle et de traitement au moment de la réception des fichiers Fiabilisation et univocité des données de la facture Traçabilité et sécurité des échanges Envoi des suivi, horodaté et sécurisé électroniquement Gains environnementaux Energie, bilan carbone Gains financiers de temps et sur optimisation le matériel des processus de reprographie d échange et les et de consommables traitement Instantanéité des échanges Automatisation d une partie des saisies manuelles, sur la base des Réduction données des électroniques coûts de papier, de la d encre facture et d affranchissement Instantanéité de la consultation de la facture électronique Impact positif sur les délais de traitement et paiement Gains d espace de stockage et archivage Stockage et archivage facilités 5

6 SOMMAIRE Introduction Enjeux de la dématérialisation fiscale des Description de la solution Chorus Factures Les solutions de transmission de mes Les grandes étapes du traitement de mes Comment choisir la solution de dématérialisation la mieux adaptée? Modalités pratiques de dématérialisation de mes Mes contacts & documents de référence 6

7 Description de la solution Chorus Factures 1. Quelles sont les solutions de dématérialisation qui me sont proposées? La solution «Chorus Factures» est composée de deux briques : Un concentrateur de, qui constitue un premier sas de réception des, permettant la liaison entre les fournisseurs de l Etat ou les opérateurs de dématérialisation d une part et le SI Chorus d autre part Un portail permettant : Le dépôt ou la saisie directe des pour les fournisseurs émettant un petit nombre de La consultation des des fournisseurs par l ensemble des fournisseurs Fourn A Fourn B Données de facturation Opérateur de démat 1 Format normalisé 1 CONCENTRATEUR Fourn C Données de facturation Opérateur de démat 2 Format normalisé CONCENTRATEUR DE FACTURES Fourn D Format normalisé SE Coeur Fourn E Format normalisé 2 DEPOT Format normalisé CONSULTATION Fourn F Données de facturation SAISIE PORTAIL 7

8 Description de la solution Chorus Factures Les étapes du traitement de mes J envoie mes données de facturation au format normalisé proposé par l Administration : Soit directement au concentrateur Soit via un opérateur de dématérialisation qui se charge de la transmission au concentrateur Soit via le portail Chorus Factures : en saisissant ma facture sur le portail en déposant ma facture au format normalisé sur le portail Le concentrateur de reçoit les dématérialisées, effectue un premier contrôle de leur format et les transmet au SI Chorus Les gestionnaires et comptables procèdent au traitement de la facture et à son paiement dans le SI Chorus Le SI Chorus alimente le portail Chorus Factures au fur et à mesure de l avancée du traitement des, mettant à jour leur statut. Je consulte le portail Chorus Factures pour visualiser : Le statut d intégration de mes dans le SI Chorus Le statut de la prise en charge de mes par les Services gestionnaires et comptables, jusqu à leur paiement. 8

9 Description de la solution Chorus Factures Comment choisir la solution de dématérialisation la mieux adaptée à mon entreprise? Vis-à-vis de l Administration, mon entreprise émet un volume de : Élevé (>100/Mois) OU Je suis déjà relié à un opérateur de dématérialisation Modéré / faible Faible (quelques par mois) Transmission des au concentrateur par EDI: soit directement soit via un opérateur de dématérialisation Dépôt des sur le portail Chorus Factures Saisie des sur le portail Chorus Factures Avantages Ma facture est automatiquement émise au format normalisé L envoi de ma facture est entièrement automatisé, ne requiert pas d intervention manuelle et est donc plus fiable Contraintes Je prends en charge le lancement de la démarche projet aboutissant: - à la production de mes au format normalisé XML - au raccordement technique à destination du concentrateur - Au respect des conditions d échange et de stockage prévues règlementairement Avantages Ma facture est automatiquement émise au format normalisé Je n ai pas à gérer de démarche de mise en œuvre de raccordement technique Le stockage et la liste de suivi des échanges sont pris en charge par le portail Contraintes Je prends en charge la production de mes au format normalisé XML Je dois systématiquement déposer «manuellement» chaque facture sur le portail Chorus Factures pour transmission. Avantages Je n ai pas de démarche projet à mettre en œuvre pour dématérialiser fiscalement mes Contraintes Je dois systématiquement saisir en double ma facture : dans ma comptabilité et sur le portail Chorus Factures La saisie de ma facture étant manuelle, je reste soumis à d éventuels problèmes de fiabilité / erreurs. 9

10 SOMMAIRE Introduction Enjeux de la dématérialisation fiscale des Description de la solution Chorus Factures Modalités pratiques de dématérialisation de mes Transmission en mode EDI via le concentrateur de Dépôt sur le portail Chorus Factures Saisie directe sur le portail Chorus Factures Mes contacts & documents de référence 10

11 Transmission en mode EDI via le concentrateur 1. Quelle démarche dois-je mettre en œuvre pour transmettre mes dématérialisées en mode EDI via le concentrateur de? Mes actions Je contacte le support Chorus Factures, par qui va m orienter pour lancer ma démarche projet Je prépare la mise en œuvre opérationnelle de la Solution : En définissant le périmètre de mise en œuvre et le calendrier de montée en charge En validant le format cible des et en mettant en œuvre les actions qui me permettront de produire mes à ce format. Je peux également télécharger directement la description du format normalisé XML sur le portail Chorus Factures En fournissant au Support Chorus Factures les moyens de procéder au raccordement technique. Le kit de raccordement est également disponible en téléchargement libre sur l adresse du portail Chorus Factures. En procédant aux tests & à la qualification des flux Le support Chorus Factures me met en relation avec l AIFE, avec qui je signe l accord d interchange papier (qui engage également l Administration d Etat). Je crée un compte sur le portail Chorus Factures, permettant ainsi la mise à jour du référentiel fournisseur du concentrateur et ma future consultation de l état d avancement du traitement de mes. Après validation de la phase de raccordement technique (tests de transmission) et complétion des prérequis ci-dessus, je suis prêt à transmettre mes dématérialisées fiscalement par EDI via le concentrateur. Mes interlocuteurs Support Chorus Factures Support Chorus Factures Support Chorus Factures AIFE Portail Chorus Factures - 11

12 Transmission en mode EDI via le concentrateur Quelle démarche dois-je mettre en œuvre pour transmettre mes dématérialisées en mode EDI via le concentrateur de? Etape n 1 : Je contacte le support Chorus Factures, par supporttechnique.chorus-@extelia.fr, qui va m orienter pour lancer ma démarche projet Etape n 2 : Je prépare la mise en œuvre opérationnelle de la Solution : En définissant le périmètre de mise en œuvre et le calendrier de montée en charge En validant le format cible des et en mettant en œuvre les actions qui me permettront de produire mes à ce format. Je peux également télécharger directement la description du format normalisé XML sur le portail Chorus Factures Mes, pour pouvoir être traitées par l Administration, devront notamment comporter, outre les mentions règlementaires obligatoires : Le n EJ de référence Le Code Service Exécutant, qui permettra de router ma facture vers le service responsable du traitement de ma facture. Ces deux données sont rappelées soit par mon interlocuteur-acheteur au moment de la notification du marché (cas des marchés sans bons de commandes), soit dans le bon de commande de référence (cas des marchés avec bons de commandes). 12

13 Transmission en mode EDI via le concentrateur Illustration : mention du n EJ et code service exécutant sur le bon de commande Numéro de l engagement juridique de référence Code service exécutant 13

14 Transmission en mode EDI via le concentrateur Je fournis également au Support Chorus Factures les moyens de procéder au raccordement technique vis-à-vis du concentrateur Chorus Factures. Le kit de raccordement technique peut également être librement téléchargé sur le portail Chorus Factures Je procède aux tests de raccordement et d émission / qualification des flux Si un opérateur de dématérialisation traite de la mise au format de mes et de leur transmission, je définis avec lui un plan d actions et lui communique ses interlocuteurs du Support Chorus Factures. Etape n 3 : le support Chorus Factures m oriente vers mon correspondant AIFE, qui prend en charge les modalités de signature du contrat d interchange, qui définit les modalités de l échange entre mon entreprise, l AIFE et l Administration. Etape n 4 : je procède à la création de mon compte sur le portail Chorus Factures 1 Création du compte fournisseur Fournisseur Demande de création de compte Envoi d un mail au valideur Portail Envoi d un mail au fournisseur pour l informer de l activation du compte Validation du compte Fournisseur Signature du mandat de facturation et autres contrats (e- et e- archivage) Agent 14

15 Transmission en mode EDI via le concentrateur Je demande la création de mon compte directement depuis le portail Chorus Factures. Dès validation de la création de mon compte, je recevrai un m informant de la création de mon compte. Je me connecte alors au portail avec mes identifiants pour confirmer la création de mon compte. Etape n 5 : Je transmets mes premières dématérialisées à destination de l Administration. Etape n 6 : je consulte l état d avancement de mes Je me connecte avec mes identifiants sur le portail. Ce dernier présente une liste de mes en cours de traitement, dont le statut est mis à jour : Plusieurs fois par jour pour ce qui concerne l intégration de ma facture dans le SI Chorus A J+1 en ce qui concerne le passage de ma facture d une étape de la chaîne de traitement à celle d après, jusqu au paiement 15

16 Transmission en mode EDI via le concentrateur Les statuts de ma facture, si elle est conforme, sont donc dans l ordre : Sauvegardée : ma facture est sauvegardée sur le portail En cours de transmission à Chorus : ma facture est validée sur le portail et en cours d analyse Intégrée Chorus Validée comptable Mise en paiement En cas de rejet, ma facture aura l une des mentions suivantes : Rejetée Chorus Supprimée Comptable Le chapitre «Mes contacts & documents de référence» du présent document décrit les modalités de traitement de ces rejets. Documentation de référence Le mode opératoire détaillé du portail Chorus Factures est disponible en téléchargement libre sur le portail Chorus Factures : 16

17 Dépôt sur le portail Chorus Factures Quelle démarche dois-je mettre en œuvre pour déposer mes dématérialisées sur le portail Chorus Factures? Mes actions Je prépare la mise en œuvre opérationnelle de la Solution : Je télécharge directement la description du format normalisé XML sur le portail Chorus Factures Je lance la démarche projet qui me permettra de produire mes au format normalisé XML. Je peux si nécessaire faire valider le format cible des et les actions à mettre en œuvre pour me permettre de produire mes à ce format en contactant le support Chorus Factures, par support-technique.chorus-@extelia.fr Mes interlocuteurs Portail Chorus Factures Ou Support Chorus Factures Je crée un compte sur le portail Chorus Factures, permettant ainsi la mise à jour du référentiel fournisseur du concentrateur et ma future consultation de l état d avancement du traitement de mes. Je signe également sur ce portail le mandat de facturation et les conditions générales d utilisation, qui me permettront d utiliser la fonctionnalité de dépôt des sur le portail. Après complétion des prérequis ci-dessus, je suis prêt à transmettre mes dématérialisées fiscalement par dépôt sur le portail Chorus Factures. Portail Chorus Factures - 17

18 Dépôt sur le portail Chorus Factures Quelle démarche dois-je mettre en œuvre pour déposer mes dématérialisées sur le portail Chorus Factures? Document de référence : le guide utilisateurs du portail Chorus Factures est disponible en téléchargement à l adresse Etape n 1 : je prépare la mise en œuvre opérationnelle de la solution En validant le format cible des et en mettant en œuvre les actions qui me permettront de produire mes à ce format. Je peux à cet effet télécharger directement la description du format normalisé XML sur le portail Chorus Factures Mes, pour pouvoir être traitées par l Administration, devront notamment comporter, outre les mentions règlementaires obligatoires : Le n EJ de référence Le Code Service Exécutant, qui permettra de router ma facture vers le service responsable du traitement de ma facture. Ces deux données sont rappelées au moment de la notification du marché, ainsi que dans le bon de commande de référence. 18

19 Dépôt sur le portail Chorus Factures Illustration : mention du n EJ et code service exécutant sur le bon de commande Numéro de l engagement juridique de référence Code service exécutant 19

20 Dépôt sur le portail Chorus Factures Etape n 2 : je procède à la création de mon compte sur le portail Chorus Factures et à la signature du mandat de facturation Fournisseur Demande de création de compte Envoi d un mail au valideur Portail Envoi d un mail au fournisseur pour l informer de l activation du compte Validation du compte Fournisseur Signature du mandat de facturation et des conditions générales d utilisation OK pour dépôt / consultation des sur le portail Agent Je demande la création de mon compte directement depuis le portail Chorus Factures Dès validation de la création de mon compte, je recevrai un m informant de la création de mon compte. Je me connecte alors au portail avec mes identifiants et signe en ligne : Le mandat de facturation me permettant de déposer mes directement sur le portail Les conditions générales d utilisation du portail 20

21 Dépôt sur le portail Chorus Factures Etape n 3 : je me connecte avec mes identifiants et dépose ma première facture sur le portail Chorus Factures. 21

22 Dépôt sur le portail Chorus Factures Etape n 4 : je consulte l état d avancement de mes Je me connecte avec mes identifiants sur le portail. Ce dernier présente une liste de mes en cours de traitement, dont le statut est mis à jour : Plusieurs fois par jour pour ce qui concerne l intégration de ma facture dans le SI Chorus A J+1 en ce qui concerne le passage de ma facture d une étape de la chaîne de traitement à celle d après, jusqu au paiement Les statuts de ma facture, si elle est conforme, sont donc dans l ordre : Sauvegardée : ma facture est sauvegardée sur le portail En cours de transmission à Chorus : ma facture est validée sur le portail et en cours d analyse Intégrée Chorus Validée comptable Mise en paiement En cas de rejet, ma facture aura l une des mentions suivantes : Rejetée Chorus Supprimée Comptable Le chapitre «Mes contacts & documents de référence» du présent document décrit les modalités de traitement de ces rejets. 22

23 Saisie sur le portail Chorus Factures Quelle démarche dois-je mettre en œuvre pour saisir mes dématérialisées sur le portail Chorus Factures? Mes actions Je crée un compte sur le portail Chorus Factures, permettant ainsi la mise à jour du référentiel fournisseur du concentrateur et ma future consultation de l état d avancement du traitement de mes. Je signe également sur ce portail le mandat de facturation et les conditions générales d utilisation, qui me permettront d utiliser la fonctionnalité de saisie des sur le portail. Après complétion des prérequis ci-dessus, je suis prêt à saisir mes dématérialisées fiscalement par dépôt sur le portail Chorus Factures. Mes interlocuteurs Portail Chorus Factures - 23

24 Saisie sur le portail Chorus Factures Quelle démarche dois-je mettre en œuvre pour saisir mes dématérialisées sur le portail Chorus Factures? Document de référence : le guide utilisateurs du portail Chorus Factures est disponible en téléchargement à l adresse Etape n 1 :: je procède à la création de mon compte sur le portail Chorus Factures et à la signature du mandat de facturation Fournisseur Demande de création de compte Envoi d un mail au valideur Portail Envoi d un mail au fournisseur pour l informer de l activation du compte Validation du compte Fournisseur Signature du mandat de facturation et des conditions générales d utilisation OK pour dépôt / consultation des sur le portail Agent 24

25 Saisie sur le portail Chorus Factures Je demande la création de mon compte directement depuis le portail Chorus Factures. Dès validation de la création de mon compte, je recevrai un m informant de la création de mon compte. Je me connecte alors au portail avec mes identifiants et signe en ligne : le mandat de facturation autorisant l Administration à traiter la version électronique de mes Les conditions générales d utilisation du portail Chorus Factures Etape n 2 : je saisis ma première facture sur le portail Chorus Factures Je me connecte avec mes identifiants et saisis toutes les données de ma facture, sans omettre le n EJ de référence et le Code Service Exécutant, qui permettra de router ma facture vers le service responsable du traitement de ma facture. Ces deux données sont rappelées lors de la notification du marché et dans le bon de commande de référence. 25

26 Saisie sur le portail Chorus Factures 26

27 Saisie sur le portail Chorus Factures Illustration : mention du n EJ et code service exécutant sur le bon de commande Numéro de l engagement juridique de référence Code service exécutant 27

28 Saisie sur le portail Chorus Factures Etape n 3 : je consulte l état d avancement de ma facture Je me connecte avec mes identifiants sur le portail. Ce dernier présente une liste de mes en cours de traitement, dont le statut est mis à jour : Plusieurs fois par jour pour ce qui concerne l intégration de ma facture dans le SI Chorus A J+1 en ce qui concerne le passage de ma facture d une étape de la chaîne de traitement à celle d après, jusqu au paiement Les statuts de ma facture, si elle est conforme, sont donc dans l ordre : Sauvegardée : ma facture est sauvegardée sur le portail En cours de transmission à Chorus : ma facture est validée sur le portail et en cours d analyse Intégrée Chorus Validée comptable Mise en paiement En cas de rejet, ma facture aura l une des mentions suivantes : Rejetée Chorus Supprimée Comptable Le chapitre «Mes contacts & documents de référence» du présent document décrit les modalités de traitement de ces rejets. 28

29 SOMMAIRE Introduction Enjeux de la dématérialisation fiscale des Description de la solution Chorus Factures Modalités pratiques de dématérialisation de mes Mes contacts & documents de référence Questions relatives au portail Chorus Factures Questions relatives au rejet de mes Documents de référence 29

30 Mes contacts & documents de référence Qui dois-je contacter si j ai des questions liées au portail Chorus Factures? Ces questions peuvent être liées à des problèmes de : Connexion au portail Non réception des identifiants de connexion après leur demande Utilisation des fonctionnalités du portail (saisie, dépôt, etc.) Visualisation de mes Visualisation du statut d avancement de mes Je contacte alors le support Portail Chorus Factures, par sur supporttechnique.chorus-@extelia.fr Qui dois-je contacter si j ai des questions plus générales sur le processus de dématérialisation, de sécurisation de mes données, de prérequis de mise en oeuvre? Je contacte également le support Portail Chorus Factures, par sur supporttechnique.chorus-@extelia.fr 30

31 Mes contacts & documents de référence Qui dois-je contacter si j ai des questions concernant la mention d un rejet d une de mes sur le portail Chorus Factures? Je prends connaissance de l intitulé du rejet mentionné sur le portail. Deux cas peuvent alors se présenter : Cas n 1 : Le rejet est typé «Rejetée Chorus» Cela signifie que ma facture n a pas été intégrée dans Chorus. La cause la plus probable est un problème de format de ma facture. Je contacte alors le support Portail Chorus Factures, par sur supporttechnique.chorus-@extelia.fr, afin d obtenir plus de renseignements et le mode opératoire pour corriger la cause précise de l anomalie. 31

32 Mes contacts & documents de référence Cas n 2 : Le rejet est typé «Supprimée Comptable» Cela signifie que ma facture a été intégrée dans Chorus, puis rejetée pour une raison «métier». Je contacte alors le service exécutant responsable du traitement de ma facture, afin d obtenir plus de renseignements sur les raisons du rejet. Les coordonnées du service exécutant de ma facture m ont été communiqués soit au moment de la notification du marché, soit sont mentionnées sur le bon de commande de référence. NB : Le service exécutant est le service administratif qui prend en charge ma facture pour traitement et paiement. 32

33 Mes contacts & documents de référence Documents de référence & localisation Sur rubrique Aide Spécifications des formats normalisés XML (UBL 2.0 et UN/CEFACT) Kit de raccordement technique Guide utilisateurs du portail Synthèse de mes contacts Support Chorus Factures : support-technique.chorus-@extelia.fr Démarche de mise en œuvre d un échange direct avec le Concentrateur Démarche de raccordement technique Demande de contact AIFE pour la signature du contrat d interchange EDI Questions relatives à l utilisation des fonctionnalités du Portail Questions relatives à un rejet avant intégration Chorus Concernant les questions relatives à un rejet après intégration Chorus : coordonnées du service exécutant mentionnées lors de la notification du marché, ou sur le bon de commande 33