MODIFICATIONS DE MELODIE ENTRE LES VERSIONS ET

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1 MODIFICATIONS DE MELODIE ENTRE LES VERSIONS ET La version que vous trouverez ci-jointe ou en téléchargement apporte les modifications décrites ci-après. Si vous possédez déjà une version dont le numéro est supérieur à , il est possible que vous ayez déjà certaines de ces modifications. Ajout d un commentaire pour les personnes transportées autre. Dans le menu «Gestion», «Clients», «Personnes transportées autres», il a été ajouté la possibilité de mettre un commentaire. Si on saisit un commentaire, lorsqu on créé ensuite une mission ou un rendez-vous avec ce client, un petit icone apparait à côté du code client. Ce petit icône apparaît aussi à côté des rendez-vous de ce client dans le planning. Possibilité de saisir un nombre de bagages, malles, clients supplémentaires et animaux dans le transport contrat. Jusqu ici on pouvait mettre une coche pour ajouter un forfait «Bagages», «Malles», «Quatrième client» ou «Animaux» dans un rendez-vous «autre» dont le type tarif est «Taxi». Maintenant on peut préciser que l on veut compter plusieurs forfaits dans un même rendez-vous. Pour cela, au lieu de mettre une coche, on précise un nombre de forfaits qu on veut prendre en compte dans le rendez-vous, dans l onglet «Transport». Ajout d un interrupteur «Actualisation automatique» dans le planning. Dans le menu «Constantes», «Générales», on peut paramétrer si on souhaite que la coche «Actualisation automatique» qui est dans le planning, soit par défaut coché ou non. Si on veut que l actualisation soit automatique, on peut préciser la fréquence à laquelle on veut que l actualisation soit faite. Dans le menu «Gestion», «Planning», si l interrupteur «Actualisation automatique» est coché, le planning se réaffiche régulièrement de façon à afficher les modifications qui ont pu être faites sur un autre ordinateur qui est en réseau ou qui viennent d un PDA si vous avez le logiciel Mélodie Mobile. Vous pouvez, momentanément, décocher «Actualisation automatique» par exemple si vous êtes en train de mettre des chauffeurs et véhicules sur l ensemble des rendez-vous d une journée et que vous ne vouliez pas que la réactualisation vous ralentisse pendant ce traitement. Si vous voulez que le logiciel réactualise de façon automatique il faut cocher à nouveau «Actualisation automatique». Reprise des données du rendez-vous en cours lors du report d une série. Lorsqu on veut reporter une série, on reporte les données du rendez-vous sur lequel on est quand on reporte la série alors qu avant on reportait les données du premier rendez-vous de la série de laquelle on partait. Ajout d un bouton de sélection dans les envois groupés de rendez-vous au PDA. Si vous avez Mélodie mobile, dans le planning, quand vous utiliser le bouton vous pouvez envoyer les courses à vos chauffeurs, il suffit de sélectionner tous les rendez-vous que vous voulez qui soit envoyer au PDA. Il y a maintenant sur cette liste la possibilité de cocher tous les rendez-vous ou de tous les décocher en un seul clic pour les envoyer tous en même temps. Pour tous les sélectionner il faut utiliser le bouton. Ajout de paramétrages concernant l utilisation de Mélodie Mobile. Le logiciel Mélodie Mobile a un certain nombre de fonctions. Mais certaines peuvent être désactivées par celui qui utilise le logiciel Mélodie. Mélodie Page 1/5

2 Quand on a des PDA pour les chauffeurs, il faut, au début, attribuer chaque PDA à chaque chauffeur. Au moment de l attribution, dans le menu «Gestion», «Attribution de PDA», on peut définir ce que le chauffeur pourra faire ou non sur son PDA. En effet, on peut lui laisser la possibilité d utiliser Mélodie mobile entièrement, on peut vouloir qu il ne puisse que consulter et pas modifier certaines informations mais on peut aussi empêcher l utilisateur du PDA de voir certaines informations. Pour cela, il faut dans le tableau, pour chacune des fonctions, cocher ou non dans la colonne «Consult.» et/ou «Modif». Si l on veut modifier les droits d un chauffeur sur son PDA, il faut envoyer, à nouveau, l attribution du PDA à ce chauffeur avec les nouveaux droits. Cet envoi peut être fait même si ce PDA était déjà attribué à ce chauffeur. Ajout d un code tarif taxi dans le retour d un rendez-vous. Dans l onglet «Transport» d un rendez-vous, on peut mettre le code tarif taxi que l on veut prendre en compte. On a maintenant un code tarif taxi sur le retour qui peut être différent de celui de l aller. Ceci peut être utile, par exemple si on a deux agences de département différent et donc de tarif différent et que pour un même rendez-vous l aller est effectué par un véhicule d une des agences et le retour par un véhicule de l autre agence Possibilité de transférer un rendez-vous vers Mélusine même si l aller ou le retour n est pas à transférer. Il est possible de transférer un rendez-vous de Mélodie vers Mélusine même si c est un rendezvous aller-retour dont l aller ou le retour est mis en «Fini sans transfert» et n a pas de chauffeur et de véhicule attribués. Ceci permet, par exemple, si c est un collègue qui fait le retour d un de vos rendez-vous, de ne pas être obligé de renseigner le chauffeur et le véhicule pour pouvoir facturer l aller du rendez-vous. Ajout de la notion de couleur pour les secteurs. Dans le menu «Paramètres», «Secteurs», on peut définir une couleur différente pour chaque secteur. Si des couleurs ont été définies dans le secteur, ces couleurs apparaissent sur le planning dans la colonne «Personne Transportée» en couleur de fond pour tous les rendez-vous dont le client appartient à ce secteur. Cette couleur permet de visualiser rapidement tous les rendez-vous qui sont du même secteur. Ajout de la notion de secteurs dans le client autre. Dans le menu «Gestion», «Clients», «Personnes Transportées Autres» on peut maintenant définir un secteur. Ce secteur permet éventuellement d afficher la couleur correspondant au secteur de ce client sur le planning. Possibilité d afficher la fenêtre d occupation des employés sur un second écran en même temps que l affichage du planning. On peut avoir deux écrans branchés sur l ordinateur afin de pouvoir visualiser à la fois le planning et l occupation des employés. Pour afficher cette fenêtre il faut utiliser dans le planning. Si vous n avez qu un écran, cette fenêtre s affiche sur le planning mais si vous avez deux écrans, elle s ouvre sur le second écran. De même, si on demande, à partir du planning, l occupation des véhicules avec l icône et qu on a deux écrans, celui-ci s ouvre sur le second écran. Mélodie Page 2/5

3 Ajout d un onglet «Mélodie» dans l employé. Il a été ajouté un onglet «Mélodie» dans le menu «Paramètres», «Employés». Certaines informations étaient déjà dans la fiche employé mais dans un autre onglet. Il a tout de même été ajouté si on souhaite que l employé soit affiché dans le planning. Si «Présence employé planning» est décochée, l employé n apparait pas dans la liste des employés qu on peut sélectionner en haut à droite du planning dans le menu «Gestion», «Planning» et n apparait pas non plus dans la liste des occupations des employés si on clique sur planning. Mélodie Page 3/5 dans le Possibilité de ne pas avoir tous les employés affichés dans le planning et la liste de l occupation des employés. Parfois, quand on a beaucoup d employés enregistrés dans le logiciel, il est difficile d attribuer les courses aux employés. C est pourquoi on a donné la possibilité de n afficher que les employés qui sont susceptibles de travailler ce jour-là. On ne met dans le planning («Gestion», «Planning») et dans la liste de l occupation des employés ( dans le planning) que certains employés. Comme mentionné ci-dessus, il a été ajouté dans le menu «Paramètres», «Employés», la possibilité de ne pas afficher cet employé sur le planning et dans la liste de l occupation des employés. Pour cela, il faut décocher «Présence employé planning» dans l onglet «Mélodie» de l employé. Si, vous avez le logiciel de gestion des amplitudes Mélior et que dans ce logiciel, l employé est considéré comme absent, cet employé n apparait pas dans le planning et dans la liste de l occupation des employés. De plus, dans la liste de l occupation des employés, on peut demander à ne voir que les employés qui ont un type d amplitude dans Mélior. Par exemple, on peut ne vouloir afficher que les employés qui ont une amplitude de travail ce jour-là mais qui ne sont pas de garde. Pour cela, il faut, dans la liste de l occupation des employés, définir les types de service que l on veut voir apparaitre. Pour que la fenêtre s actualise après avoir mis les coches, il faut utiliser la fonction. Lien avec le logiciel de gestion des amplitudes Mélior, sur la liste de l occupation des employés. Quand on veut attribuer des courses à des chauffeurs, il est parfois difficile de se souvenir des amplitudes qu on a prévu pour chaque employé ainsi que son temps repas. En l affichant sur la liste de l occupation des employés, ça facilite la régulation. Quand on a le logiciel de gestion des amplitudes Mélior, on peut saisir les amplitudes de chaque employé pour chaque journée. Dans le logiciel Mélodie, dans la liste de l occupation des employés ( dans le planning), on peut voir l heure de début de l amplitude et l heure de fin de l amplitude de chaque employé ainsi que le temps de repas prévu si ceux-ci ont été renseignés auparavant dans Mélior. Il apparait un petit carré sur l heure de début d amplitude et un autre sur l heure de fin d amplitude puis un troisième sur le temps du repas. La couleur de ces petits carrés est paramétrable dans le menu «Constantes», «Couleurs Amplitudes». Pour connaitre l heure exacte, il suffit de mettre la souris au-dessus du petit carré et une infobulle affiche l heure. Ceci nous permet de voir rapidement, si on peut attribuer un rendez-vous à cet employé ou si l employé est hors amplitude prévue.

4 On a également en haut de la colonne de chaque employé, le temps en amplitude qu il faut qu il travaille dans la journée par rapport à ce qui était prévu dans le logiciel Mélior. Ce temps ne dépend pas du tout des rendez-vous mis dans Mélodie mais seulement des amplitudes posés dans le logiciel Mélior en fonction du temps de travail qu il est censé faire dans la semaine. C est le temps qui est affiché dans Mélior, dans la liste des disponibilités dans la colonne «Disponible/Amplitude/Jour». Si on imprime cette liste en utilisant la fonction en bas de l écran de l occupation des employés ou à partir du menu «Edition», «Occupation des employés», le code du premier véhicule utilisé par l employé, sur cette journée, est affiché en haut de chaque colonne «Employé». Possibilité de choisir une plage horaire, un format de papier et d imprimer ou non la légende pour l impression de l occupation des employés. Lorsqu on demande d imprimer le planning employé dans le menu «Edition», «Occupation des employés» ou par la fonction en bas de l écran d occupation des employés, on peut maintenant préciser la plage horaire et le format de papier qu on souhaite. On peut également préciser si on veut que la légende soit imprimer ou non. Ajout dans le planning de la possibilité d imprimer les feuilles journalières de route. Pour imprimer les feuilles journalières des employés on devait passer par le menu «Edition», «Feuilles Journalières», «Employés». Maintenant, on peut aussi les éditer en utilisant la fonction en bas du panning. Ceci évite d avoir à fermer le planning pour imprimer les feuilles de route. Ajout du type de transport à côté de chaque date de rendez-vous dans la liste des rendezvous d une série. En bas du planning, on peut demander d imprimer la liste des dates d une série en cliquant sur le bouton ou on peut l imprimer à partir du menu «Edition» / «Séries». Dans cette liste, après chaque date de rendez-vous, on affiche «A», «R» ou «A/R» pour préciser si le rendez-vous est un aller, un retour ou un aller/retour. Possibilité de visualiser ou/et forcer le taux de remise dû à la convention taxi. Dans l onglet «Transport» du rendez-vous, si on souhaite visualiser la remise taxi qui va être appliquée lors du transfert vers Mélusine (selon la convention), on peut cliquer sur "Forcer la remise" et le taux de remise s'affiche dessous. Si on laisse coché lors du transfert vers Mélusine le taux ne sera pas recalculé, on prendra en compte celui du rendez-vous. De même, on peut modifier ce taux et c'est celui qui sera utilisé dans la facture lors du transfert de Mélodie vers Mélusine. Possibilité de filtrer les rendez-vous sur numéro de série ou sur le nom du client dans la liste des rendez-vous non transférés. Quand on clique sur le rond violet en haut à gauche du planning pour transférer les rendez-vous de Mélodie dans Mélusine, on a tous les rendez-vous qui sont finis et pas encore transférés. Si on veut transférer tous les rendez-vous d une série, on peut, pour se faciliter la tâche, faire afficher tous les rendez-vous de la série et seulement ces rendez-vous là. Il faut, tout d abord, sélectionner un des rendez-vous de la série puis cliquer sur l entête de colonne «N série» pour que seul les rendez-vous de cette série s affichent. Ainsi, il est facile de sélectionner les rendez- Mélodie Page 4/5

5 vous que l on souhaite transférer. De même, on peut n afficher que les rendez-vous d un client. Pour cela, on sélectionne une des lignes qui correspond à ce client puis on clique sur l entête «Nom du client» pour ne voir que les rendez-vous finis de ce client. Mise à jour de PEC+. Voir document concernant PEC+. Correction d erreur. Outre ces modifications concernant le fonctionnement du logiciel, il a été apporté toutes les corrections d erreurs qui nous ont été signalées par les utilisateurs. La version du logiciel Mélodie contient aussi des modifications qui sont communes avec le logiciel Mélusine. Nous ne décrivons pas ces modifications dans ce document, il suffit de se reporter au document des modifications du logiciel Mélusine. La liste de ces modifications est la suivante : Possibilité de sauvegarder à distance. Ajout du type tarif «Garde» dans les missions. Enlever le prix en francs dans l article. Ajout du centre gestionnaire dans la prescription. Pour ceux qui ont également le logiciel de facturation Mélusine, ajout de paramétrages pour la télétransmission dans l organisme primaire. Ajout de la date de recyclage AFGSU. Possibilité de décocher tous les justificatifs d exonération dans la fiche client. Ajout d un onglet «Commentaire» dans l employé. Modifications dues aux conventions taxis. Mélodie Page 5/5