OBJET : Circulaire relative aux règles générales d évaluation et de notation des ouvriers d Etat du ministère de l intérieur

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1 SECRETARIAT GENERAL DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES Paris, le 18 mai 2004 SOUS-DIRECTION DES PERSONNELS BUREAU DES PERSONNELS TECHNIQUES ET SPECIALISES AFFAIRE SUIVIE PAR : Mlle Audrey MAYOL Tél. : Le ministre de l intérieur, de la sécurité intérieure et des libertés locales à Madame et Messieurs les préfets de zone de défense Secrétariats généraux pour l administration de la police Directions des ressources humaines Monsieur le directeur de l administration de la police nationale Bureau des personnels administratifs, techniques et scientifiques NOR INT/A/04/00059/C Monsieur le directeur de la défense et de la sécurité civiles Bureau des ressources humaines Destinataires in fine OBJET : Circulaire relative aux règles générales d évaluation et de notation des ouvriers d Etat du ministère de l intérieur La présente circulaire vise à vous donner toutes les instructions nécessaires quant aux règles générales d évaluation et de notation applicables aux ouvriers de l Etat régis par les dispositions du décret n du 25 juin Les textes statutaires en vigueur concernant les ouvriers d Etat ne comportant pas de directives particulières sur les modalités de la notation de cette catégorie d agents, il est apparu nécessaire d élaborer un texte de portée générale, selon une démarche analogue à celle adoptée par le ministère de la défense (cf. instruction n 72-08/DN/DPC/10 du 26 avril 1972 relative à la notation des personnels ouvriers du ministère de la défense), afin d uniformiser les différents modes de notation actuellement utilisés par les divers établissements et services. Cette nécessité s inscrit en outre tout naturellement dans le cadre des travaux de consolidation des textes relatifs aux règles d avancement engagés par la direction des ressources humaines, qui ont abouti à l élaboration de la circulaire NOR/INT/A/04/00054/C du 11 mai

2 En effet, la notation est un acte dont l incidence est très importante sur le déroulement de carrière des intéressés, dans la mesure où elle permet d apprécier la valeur des ouvriers, s agissant notamment de la détermination des avancements de groupe ou d échelon au choix. Compte tenu de la réforme de la notation des fonctionnaires qui a été engagée depuis la publication du décret n du 29 avril 2002, il a ainsi semblé opportun de se rapprocher des orientations retenues pour les fonctionnaires du ministère de l intérieur pour définir le dispositif applicable aux ouvriers d Etat. Cela permettra notamment d unifier les règles en vigueur pour l ensemble des agents relevant du secrétariat général. En conséquence, vous trouverez ci-après les différentes instructions relatives aux règles générales d évaluation et de notation applicables aux ouvriers d Etat régis par les dispositions du décret n du 25 juin TITRE I - DE L EVALUATION Les ouvriers d Etat font l objet d une évaluation annuelle qui comporte un entretien et qui donne lieu à un compte rendu. Le calendrier d organisation de l évaluation est fixé chaque année en fonction du calendrier des commissions locales d avancement, d essai et de discipline. L entretien d évaluation est conduit par le supérieur hiérarchique direct de l ouvrier. Sa date est fixée au moins huit jours à l avance pour permettre à l ouvrier et au supérieur hiérarchique de le préparer et de remplir au préalable les parties de la fiche servant de base au compte-rendu qui leur incombent. L entretien est un échange de nature professionnelle entre le supérieur hiérarchique et l ouvrier qui porte, en cohérence avec les fiches ou profils de postes, sur : - les résultats professionnels obtenus par l ouvrier et sa manière de servir au regard, d une part, des objectifs individuels qui lui ont été assignés l année précédente ou lors de son affectation, en lien avec les objectifs collectifs du service et, d autre part, des conditions d organisation et de fonctionnement du service dont il relève ; - les objectifs prioritaires fixés pour l année à venir pour le service et pour l ouvrier ; - les besoins en formation de l ouvrier compte tenu de ses missions et de ses activités ; - les perspectives d évolution professionnelle de l ouvrier en termes de carrière et ses attentes ou aspirations personnelles ; - l appréciation d ensemble portée sur le parcours de l ouvrier et, notamment, sa capacité à accéder à un poste ou emploi de niveau supérieur. Chacun des points mentionnés ci-dessus fait l objet d une rubrique dans le compte rendu de l entretien d évaluation rempli par le supérieur hiérarchique, et complété, pour ce qui le concerne, par l ouvrier. L ouvrier peut, en particulier, y mentionner ses observations portant sur la conduite de l entretien et sur le contenu de l évaluation, s agissant notamment de ses besoins en 2

3 formation et de ses perspectives d évolution professionnelle. Il peut être amené à faire part de son appréciation sur les caractéristiques de son poste, des compétences et des aptitudes attendues. A l issue de l entretien, le compte rendu est cosigné par l ouvrier et le supérieur hiérarchique. Il est versé au dossier de l ouvrier et est pris en compte pour l examen de toute proposition d avancement de groupe ou d échelon au choix. Une copie lui en est remise. L ouvrier peut solliciter la révision d une partie ou de la totalité du contenu du compte rendu portant sur l année de référence, par écrit, de façon motivée, auprès du président de la commission locale d avancement, d essai et de discipline compétente. Celle-ci peut, après examen du recours, demander la révision du compte rendu d évaluation. TITRE II DE LA NOTATION Les ouvriers sont notés en fin d année civile en fonction du calendrier des CLAED compétentes pour examiner les propositions d avancement d échelon et de groupe et au moment de leur départ lorsqu ils changent d affectation. En cas de changement d affectation en cours d année, la notation est assurée par le chef de service sous l autorité duquel l ouvrier a été placé sur le poste d affectation durant la durée la plus longue. Chapitre 1 Autorités investies du pouvoir de notation Les chefs de service ayant le pouvoir de fixer les notes et de porter des appréciations générales exprimant la valeur professionnelle des personnels sont : - les directeurs d établissement et leurs adjoints ; - les directeurs de la logistique des SGAP ; - les directeurs de délégations régionales ; - les chefs de bureau et les chefs de service ; La notation est arrêtée par le chef de service, le cas échéant sur proposition du supérieur hiérarchique direct de l ouvrier et après l évaluation effectuée par celui-ci selon les dispositions définies au titre I. Chapitre 2 Analyse de la fiche de notation Il est établi pour chaque ouvrier une fiche individuelle de notation comportant : - une appréciation générale exprimant la valeur professionnelle de l ouvrier, - une note établie en cohérence avec l appréciation générale exprimant d une part le niveau de l ouvrier et d autre part la marge d évolution depuis la précédente notation. L appréciation générale est réalisée à partir, d une part, d une grille composée de critères qui expriment les qualités et compétences dont l ouvrier fait preuve dans l exécution du service et, d autre part, d appréciations littérales d ensemble qui indiquent notamment les aptitudes de l intéressé à l exercice de fonctions de même niveau ou d un niveau supérieur. La grille de critère doit permettre de spécifier si la qualité ou la compétence requise traduit ou appelle des progrès. 3

4 Ces qualités ou compétences portent notamment sur : - les compétences techniques et professionnelles ; - les qualités et aptitudes personnelles, - les qualités et capacités relationnelles et de travail en équipe, - le cas échéant, les qualités et capacités managériales. L appréciation générale tient compte de l évaluation. La note porte sur deux éléments distincts : - le niveau de valeur professionnelle exprimé sous la forme de lettres ; - la marge d évolution depuis la précédente notation exprimée par un coefficient en chiffres. Chapitre 3 - Communication de la notation La fiche individuelle de notation est communiquée à l ouvrier par le chef de service. Cette communication peut donner lieu à un entretien. L ouvrier inscrit sur la fiche ses observations et ses souhaits professionnels éventuels, la date et la signe. Une copie lui en est remise. L ouvrier peut solliciter la révision d une partie ou de la totalité du contenu de sa notation par écrit, auprès du président de la CLAED dont il relève. Celle-ci peut, après examen du recours, demander la révision de la notation. Chapitre 4 Dispositions diverses et transitoires L autorité compétente en matière de gestion des personnels pour chaque service ou groupe de services, au niveau central ou territorial, réunit avant la fin du premier semestre la conférence des chefs des services notateurs afin d harmoniser au préalable les conditions de mise en œuvre de la notation. Lors de cette conférence, sont examinées les modalités d application de la présente circulaire. Les propositions d avancement d échelons et de groupe au choix sont préparées chaque année en procédant à l examen approfondi de la valeur professionnelle de l ouvrier à partir : - des fiches individuelles de notation portant sur les dernières années ; - des propositions motivées formulées par le chef de service ; - des comptes rendus d évaluation des dernières années. La notation s applique à partir de 2004 selon les dispositions définies ci-dessus. Sa périodicité sera déterminée par une circulaire modificative prise avant le 1 er janvier Pour le ministre et par délégation, Le directeur des ressources humaines SIGNE : Paul PENY 4

5 Destinataires : - Monsieur le sous-directeur de la logistique - Monsieur le chef du Service Central Automobile Direction générale de la police nationale - Monsieur le chef du Magasin Central de la Police Nationale - Monsieur le chef de l Atelier Central Automobile - Monsieur le chef du Service Central de la Documentation Criminelle Sous-direction de la police technique et scientifique Direction centrale de la police judiciaire - Monsieur le directeur des systèmes d information et de communication Sous-direction des affaires générales Bureau de l emploi des personnels et de la formation - Monsieur le directeur de l évaluation de la performance, et des affaires financières et immobilières Sous-direction des affaires immobilières Bureau de la gestion des finances et de l emploi des personnels 5