Système d information pour le suivi des aides au logement

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1 CETE de l'est département Aménagement et Développement Durables Fiches Utilisateur Réseau Scientifique et Technique SISAL Système d information pour le suivi des aides au logement CETE Est Centre d'études techniques de l'équipement de l'est Département Informatique PND Logement Ministère de l Écologie, de l Énergie, du Développement durable et de l Aménagement du territoire

2 CETE de l'est département Aménagement et Développement Durables Historique des versions du document Version Auteur Commentaires 1.0 H.M.BERROD 1.1 H.M.BERROD révision Octobre 2009 Affaire suivie par Henri-Michel BERROD Pôle d'assistance du système d'information Logement Tél / fax Mél. Référence Intranet Centre d'études Techniques de l'équipement de l'est 1, boulevard Solidarité Metz Technopôle BP F METZ CEDEX 3 Téléphone : (33) Télécopie : (33) /4

3 CETE de l Est SISAL-2 Plan de la documentation Thèmes N thème Fiches N fiche Installation 1 Navigateur 1 Version de JAVA 2 Adobe Acrobat 3 Démarrage 2 Lancement d une session BO_Webi_SISAL-2 1 L'interface du portail InfoView 2 Création d'un nouveau document Webi 3 Ouverture d'un document Webi existant 4 Aide 5 Quitter la session 6 Requêtes 3 L'éditeur de requêtes 1 Classes et objets de l'univers SISAL-2 2 Zone objets du résultat & zone condition 3 Exécuter la requête 4 Enregistrer le rapport 5 La barre d'outil de l'éditeur de requêtes 6 Conditions 4 Les filtres ou conditions simples 1 Conditions composées /opérateurs And/Or 2 Poser une condition 3 Les opérateurs 4 Les opérandes 5 Les requêtes combinées 6 Les requêtes avec invite 7 Documents Rapports 5 Généralités 1 Gestion des rapports 2 Les composants d un rapport 3 Le formatage des composants d un rapport 4 Manipulations sur les tableaux 5 Formules Variables Fonctions 6 Les formules 1 Les variables 2 Les fonctions 3 Page 3

4 CETE de l Est Page 4

5 SISAL Thème 1 Installation Installation Fiches : Introduction Paramétrage du navigateur internet Composant Java I N S T A L L A T I O N Thème 1 Page 1 / 8

6 Installation Fiche 1 : Introduction 1 Introduction L'utilisation de Business Objects version XI nécessite quelques paramétrages afin d'être utilisé efficacement. Ce document a vocation à assister les utilisateurs, les pôles nationaux de diffusion et plus généralement les équipes amenées à mettre en place WebIntelligence XI. Thème 1 - Page 2 / 8

7 Installation Fiche 2 : Paramétrage du navigateur internet 2 Paramétrage du navigateur internet Enregistrement des documents WebIntelligence permet l'enregistrement des documents sur le poste de travail. Il est conseillé de paramétrer le navigateur de façon à ce qu'il propose systématiquement où enregistrer les fichiers téléchargés. Paramétrage du navigateur Firefox Dans Firefox, menu <Outils>, sous-menu <Options> : sélectionner l'onglet <Général> cocher 'Toujours demander où enregistrer les fichiers' Thème 1 - Page 3 / 8

8 Installation Fiche 2 : Paramétrage du navigateur internet Fenêtres 'popup' Certaines opérations de WebIntelligence s'appuient sur des fenêtres dynamiques (popup) pour proposer un choix ou demander une action. Le navigateur doit autoriser le site WebIntelligence à ouvrir ce type de fenêtres. Paramétrage Dans Firefox, menu <Outils>, sous-menu <Options> : sélectionner l'onglet <Contenu> cliquer sur le bouton <Exceptions> situé en face de 'Bloquer les fenêtres popup' ajouter le site 'webixi.infocentre.i2' dans la liste des sites autorisés Thème 1 - Page 4 / 8

9 Installation Fiche 3: Composant Java Paramétrage du navigateur Internet Explorer Fenêtres 'popup' Certaines opérations de WebIntelligence s'appuient sur des fenêtres dynamiques (popup) pour proposer un choix ou demander une action. Le navigateur doit autoriser le site WebIntelligence à ouvrir ce type de fenêtres. Paramétrage Dans Internet Explorer (version 6), menu <Outils>, sous-menu <Options Internet> : sélectionner l'onglet <Confidentialité> cliquer sur le bouton <Paramètres> situé en bas de la fenêtre ajouter le site 'webixi.infocentre.i2' dans la liste des sites autorisés Des copies d'écran sont disponibles en page suivante : Thème 1 - Page 5 / 8

10 Installation Fiche 2 : Paramétrage du navigateur internet Thème 1 - Page 6 / 8

11 Installation Fiche 3: Composant Java 3 Composant Java L'usage de l''interface WebIntelligence XI release 2 nécessite l'installation de Java sur le poste ; cependant seules les versions 1.4.X_XX et 1.5.X_XX permettent un fonctionnement optimum de l'outil. Installation Aller sur le site officiel Java : : dans la rubrique 'Java 2 Platform Standard Edition (J2SE)', choisir 'JDK/ JRE 5.0', release 5,0 update 13 (conseillé) Thème 1 - Page 7 / 8

12 Installation Fiche 2 : Paramétrage du navigateur internet NOTA : Erreur possible générée par le composant JAVA lorsque vous lancez «Nouveau document Web-i: Si vous avez ce message, il faut cocher la case «Toujours faire confiance au contenu provenant de cet éditeur.», puis cliquer sur le bouton exécuter. Ensuite vous ne devriez plus rencontrer ce message. Thème 1 - Page 8 / 8

13 SISAL Thème 2 Démarrage Démarrage Fiches : Lancement d une session BO_Webi_SISAL2 L'interface du portail InfoView Création d'un nouveau document Webi Ouverture d'un document Webi existant Aide Quitter la session D E M A R R A G E Thème 2 Page 1 / 8

14 Démarrage Fiche 1 : Lancement d une session BO 1 Lancement d une session BO_Webi_SISAL2 A partir de votre navigateur internet accédez à l'une des adresses suivantes : accès par l'intranet du Ministère: accès externe sur internet: On arrive sur la page d'authentification CERBERE;donnez votre identifiant CERBERE et votre mot de passe, puis validez. La validation du mot de passe est sensible à la casse(distinction entre les majuscules et les minuscules). On arrive sur la page d'accueil BO_Xi_R2. ou portail InfoView. Vous pouvez : - Chercher un document existant, en navigant dans l'arborescence des dossiers, panneau de gauche. - Créer un nouveau document Webi en cliquant sur le bouton "Nouveau" Thème 2 Page 2 / 8

15 Démarrage Fiche 2 : L'interface du portail InfoView 2 L'interface du portail InfoView Panneau des en-têtes Panneau de navigation Panneau de l'espace de travail Panneau des en-têtes Accueil Permet d'afficher la page d'accueil InfoView. Activer/Désactiver la navigation Permet d'afficher ou de masquer le panneau de navigation Créer un élément Permet de créer un dossier, une catégorie ou un objet. Actualiser le panneau de l'espace de travail Permet d'actualiser le panneau de l'espace de travail Envoyer un document Permet d'envoyer un objet ou une instance à une destination spécifique. Mon InfoView Permet de créer des tableaux de bord personnalisés. Rechercher Permet de rechercher des objets. Préférences Permet de définir le mode d'affichage des informations. Déconnexion Permet de déconnecter l'utilisateur. Aide Permet d'afficher l'aide en ligne InfoView. Thème 2 Page 3 / 8

16 Démarrage Fiche 4: Ouverture d'un document Webi existant Panneau de navigation Option Description Afficher les dossiers Permet d'afficher les dossiers disponibles. Afficher les catégories Permet d'afficher les catégories disponibles Actualiser le panneau de navigation Permet d'actualiser le panneau de navigation. Propriétés Permet de définir les propriétés de la catégorie ou du dossier sélectionné. Déplacer Permet de déplacer la catégorie ou le dossier sélectionné Copier Permet d'effectuer une copie de la catégorie ou du dossier sélectionné. Supprimer Permet de supprimer la catégorie ou le dossier sélectionné Panneau de l'espace de travail Organiser Permet d'organiser l'objet sélectionné. Supprimer Permet de supprimer l'objet sélectionné. Filtre Permet de filtrer les objets affichés par type. Option Description Thème 2 Page 4 / 8

17 Démarrage Fiche 3: Création un nouveau document Webi 3 Création d'un nouveau document Webi Dans InfoView, cliquez sur Nouveau et sélectionnez : Web Intelligence. La page Nouveau document Web Intelligence s'affiche : Cliquez sur l'univers à utiliser en tant que source de données pour votre document. (SISAL-2) Chargement de l'interface Java : Veuillez patienter pendant le chargement de l'interface Java permettant l'affichage de l'éditeur de requêtes et de l'éditeur de rapports. Affichage de l'éditeur de requêtes : 3 zones principales Zone de l'univers SISAL-2 Zone objets du résultat Zone filtres ou conditions Thème 2 Page 5 / 8

18 Démarrage Fiche 4: Ouverture d'un document Webi existant 4 Ouverture d'un document Webi existant A partir de la page InfoView, déployez les dossiers en cliquant sur les +; Sélectionnez le dossier qui vous intéresse pour faire afficher la liste les documents; Cliquez sur le titre du document que vous souhaitez ouvrir; La dernière instance du rapport s'affiche Thème 2 Page 6 / 8

19 Démarrage Fiche 4: Aide 5 Aide En cliquant sur ce bouton, au niveau de la barre d'outils Bo-InfoView, vous accéder à l'aide en ligne InfoView. En cliquant sur ce bouton, au niveau de la barre d'outils éditeur de rapports, vous accéder à l'aide en ligne Webi. Aide en ligne InfoView Aide en ligne Webi Vous pouvez également télécharger, à partir de l'aide en ligne, le guide utilisateur Webi «Création de rapports à l'aide de l'editeur de rapport Java Web Intelligence» (attention > 580 pages, à consulter plutôt en.pdf). Thème 2 Page 7 / 8

20 Démarrage Fiche 4: Aide 6 Quitter la session Cliquez sur le petit cadenas pour quitter. Quitter SISAL Octobre 2009 Documentation utilisateur Thème 2 Page 8 / 8

21 SISAL Thème 3 Requêtes Requêtes Fiches : L éditeur de requêtes Classes et objets de l univers SISAL-2 Zone objets du résultat & Zone conditions Exécuter la requête Enregistrer le rapport La barre d outils de l éditeur de requêtes R E Q U Ê T E S Thème 3 Page 1 / 8

22 Requêtes Fiche 1 : L'éditeur de requêtes 1 L éditeur de requêtes L éditeur de requête est l interface graphique unique utilisée pour construire les requêtes. Zone de l'univers SISAL-2 Zone objets du résultat Zone filtres ou conditions Barre d'icônes de l'éditeur de requêtes : Nouveau Permet de créer une nouvelle requête Enregistrer Permet d'enregistrer le document Imprimer Permet d'imprimer le document Configurer la vue Permet de modifier l'organisation de l'écran Modifier la requête Permet de créer ou modifier une requête Modifier le rapport Permet de créer ou modifier un rapport Exécuter Lance l'exécution de la requête en cours Paramètres utilisateur Permet d'afficher et modifier les paramètres (unité de mesure affichage et taille de la grille) Aide Accès à l'aide Thème 3 Page 2 / 8

23 Requêtes Fiche 2 : Classes et objets de l'univers SISAL 2 Classes et objets de l univers SISAL-2 Un univers est une représentation des informations disponibles dans l'entrepôt de données. Ces informations sont présentées en termes courants décrivant votre activité professionnelle. L'univers apparaît dans l'onglet Données situé à gauche des volets Objets du résultat et Filtres de la requête. Les objets de l univers SISAL-2 ont été regroupés en différentes classes et sous classes pour faciliter leur repérage au moment de la construction des requêtes. Les classes sont représentées par un dossier jaune : On ouvre ou on ferme les classes à volonté pour repérer les objets, en cliquant sur les signe + ou - On trouve deux types d objets dans l univers SISAL : Type Dimension, objets précédés d'un petit cube bleu Les dimensions correspondent généralement à des données de type caractère, par exemple type de chauffage, labels, ou dates. Type Indicateur, objets précédés d'une petite boule magenta. Les indicateurs correspondent à des données numériques qui sont le résultat de calculs sur les données de la base de données, par exemple nombre de logement, ou montant de surcharge foncière. Thème 3 Page 3 / 8

24 Requêtes Fiche 3: Zone objets du résultat & Zone conditions 3 Zone objets du résultat & Zone conditions Construire une requête consiste à glisser les objets souhaités dans la zone «Objets du résultat»;le glisser pouvant être remplacé par un double-clic sur l objet. Zone objets du résultat : Zone objet du résultat Pour obtenir une liste d opérations comportant le n d opération, le nom de l opération et la nature de l opération : Ouvrir la classe opération Glisser les objets correspondants dans la zone objets du résultat Pour supprimer un objet de résultat :Sélectionner l objet et appuyer sur la touche Suppr. Zone conditions : Zone conditions Pour obtenir la liste des opérations de l année 2005 : Glisser l objet «année de gestion» dans la zone condition. Sélectionner l opérateur «égal à». Entrer la valeur Pour supprimer une condition : Clic droit sur la condition, le bouton «supprimer» apparaît; cliquer sur le bouton «supprimer» Thème 3 Page 4 / 8

25 Requêtes Fiche 4: Exécuter la requête 4 Exécuter la requête Déclenche l'exécution de la requête La requête retourne les données sous forme d'un rapport de présentation standard. L'utilisateur se trouve alors dans l'éditeur de rapport. La barre d'icône a changé, elle ouvre les possibilités suivantes: Barre d'icônes de l'éditeur de rapports : Enregistrer Permet d'enregistrer le document Imprimer Permet d'imprimer le document Modifier la requête Permet de retourner en modification de requête Thème 3 Page 5 / 8

26 Requêtes Fiche 5 : Enregistrer le rapport 5 Enregistrer le rapport Le rapport étant affiché, vous pouvez enregistrer le rapport : soit dans Infoview sur le serveur, «Enregistrer sous»; soit localement sur votre poste de travail, «Enregistrer sur mon ordinateur comme»; Cliquez sur l'icône dans la barre d'outils Web Intelligence. Si vous choisissez «Enregistrer sous»; La page Enregistrer d'infoview s'affiche: Titre : saisissez le titre du document. Description : saisissez une description évocatrice du document (facultatif). Mots clés : saisissez les mots clés que vous ou d'autres utilisateurs pouvez utiliser pour rechercher le document par la suite. Emplacement. : par défaut, le document est enregistré dans l'emplacement actuel affiché. Sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer le document Catégories : Sélectionnez les catégories que vous souhaitez associer au document. Cliquez sur OK: Le document est enregistré dans InfoView. Si vous choisissez «Enregistrer sur mon ordinateur comme»,vous pouvez enregistrer des documents Web Intelligence dans les formats de fichier suivants : feuilles de calcul Microsoft Excel fichiers Adobe Acrobat PDF Thème 3 Page 6 / 8

27 Requêtes Fiche 6 : Barre d outils de l éditeur de requêtes 6 La barre d outils de l éditeur de requêtes Barre d'outils de l'éditeur de requête Afficher / Masquer le gestionnaire de données Afficher /Masquer le volet filtres de la requête Afficher /Masquer le volet périmètre d'analyse Ajouter une nouvelle requête Ajouter un filtre express Ajouter une sous requête Ajouter un classement de base de données Ajouter une requête combinée Visualiser le SQL Thème 3 Page 7 / 8

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29 SISAL Thème 4 Conditions Conditions Fiches : Les filtres ou conditions simples Les conditions composées / opérateurs logiques Et / Ou Poser une condition Les opérateurs Les opérandes Les requêtes combinées Les requêtes avec invite C O N D I T I O N S Thème 4 Page 1 / 10

30 Conditions 1 Les filtres ou conditions simples Supposons qu'on s'intéresse aux opérations de l'année Après avoir glisser les objets souhaités, posons un filtre sur l'année de gestion: Sélectionner l'objet sur lequel doit porter la condition Cliquer sur l'outil filtre La liste des valeurs contenues dans la base de données s'affiche; sélectionner une ou plusieurs valeurs dans la liste et cliquer sur le bouton «Ok». Sélectionner 2007 La condition est générée automatiquement dans la zone Filtres de la requête Thème 4 Page 2 / 10

31 Conditions 2 Conditions composées / opérateurs logiques And / Or Au départ, les conditions définies par l utilisateur sont sur le même plan et reliées entre elles par un opérateur logique And (et). Un double clic sur And le change en Or (ou) Ajout de 2 autres conditions Créer un groupe de conditions reliées par Or : Glisser la condition «nature logement» sur la condition «nature opération» Une accolade décalée à droite marque le groupe; Double clic sur And pour le changer en Or Pour annuler le groupe avec son décalage, glisser l'une des conditions du groupe vers la gauche jusqu'à la grande accolade. Thème 4 Page 3 / 10

32 Conditions 3 Poser une condition On peut poser une condition sur un objet ne figurant pas au résultat. Une condition se décompose en 3 éléments: L objet à comparer : Ce sur quoi va porter le test ; ce n est pas nécessairement un objet du résultat de la requête L opérateur : Ce qui va permettre d évaluer les deux éléments de la comparaison( égalité, inégalité etc) L opérande : Il s'agit de l élément de comparaison; le deuxième membre du test contient les valeurs de comparaison : constante, invite, objet Objet à comparer Opérateur Opérande Exemples : Objet à comparer Opérateur Opérande Nature opération Égal à Neuf Nombre logements Supérieur ou égal à 20 Date opération Entre 15/07/2005 et 31/07/2005 Thème 4 Page 4 / 10

33 Conditions Procédure : 1 - Sélectionner l objet à comparer dans la zone Données 2 - Glisser l objet à comparer dans la zone Filtres de la requête 3 - Choisir un opérateur dans la liste déroulante 4 - Sélectionner un opérande dans la liste déroulante 5 - Saisir une valeur d'opérande SISAL Octobre 2007 Fiches utilisateur Thème 4 Page 5 / 10

34 Conditions 4 Les opérateurs Opérateur Égal à Pas égal à Supérieur à Supérieur ou égal à Inférieur à Inférieur ou égal à Entre Non compris entre Dans la liste Pas dans la liste Non renseigné N'est pas nul Correspond au modèle Différent du modèle A la fois Sauf Description Retrouve les enregistrements pour lesquels l objet de la condition est égal à l opérande Retrouve les enregistrements pour lesquels l objet de la condition est différent de l opérande Retrouve les enregistrements pour lesquels l objet de la condition est supérieur à l opérande Retrouve les enregistrements pour lesquels l objet de la condition est supérieur ou égal à l opérande Retrouve les enregistrements pour lesquels l objet de la condition est inférieur à l opérande Retrouve les enregistrements pour lesquels l objet de la condition est inférieur ou égal à l opérande Retrouve les enregistrements pour lesquels l objet de la condition est compris entre les deux valeurs définies dans l opérande. Les deux valeurs qui servent de bornes sont incluses dans le résultat. Retrouve les enregistrements pour lesquels l objet de la condition n est pas compris entre les deux valeurs définies dans l opérande. Les deux valeurs qui servent de bornes sont exclues du résultat. Retrouve les enregistrements pour lesquels l objet de la condition est égal à l une des valeurs définies dans l opérande. Cet opérateur autorise un choix multiple pour les valeurs définies dans l opérande. Retrouve les enregistrements pour lesquels l objet de la condition est différent de toutes les valeurs définies dans l opérande. Cet opérateur autorise un choix multiple pour les valeurs définies dans l opérande. Retrouve les enregistrements pour lesquels l objet de la condition est vide. Retrouve les enregistrements pour lesquels l objet de la condition est égal au modèle de chaine défini dans l opérande. Il est possible d employer des caractères génériques, encire appelés caractères joker : Le caractère _ signifie «un caractère inconnu» Le caractère % signifie «n importe quelle chaine de caractères». Retrouve les enregistrements pour lesquels l objet de la condition est différent du modèle de chaine défini dans l opérande. Il est également possible d employer des caractères génériques. Retrouve les enregistrements pour lesquels l objet de la condition est égal à l une des valeurs définies dans l opérande. Cet opérateur est équivalent à une requête combinée de type intersection sauf qu il n accepte que deux valeurs dans son opérande. Retrouve les enregistrements pour lesquels l objet de la condition est égal à la première valeur mais différent de la deuxième valeur. Thème 4 Page 6 / 10

35 Conditions 5 Les opérandes Opérande Constante Valeur(s) de la liste Invite Objet Description Permet de saisir une constante dans la condition Permet d afficher la liste des valeurs associée à l objet de la condition. Le choix multiple de différentes lignes par CTRL+CLIC est autorisé pour les opérateurs «dans la liste» et «pas dans la liste». Permet de saisir une invite de requête. L invite est le texte qui sollicite l utilisateur au moment de l exécution de la requête, lui permettant d entrer la constante souhaitée. La requête se trouve ainsi paramétrée par une valeur dynamiquement entrée à chaque nouvelle utilisation. Permet de sélectionner un objet dont la valeur sera prise comme deuxième élément de comparaison. Thème 4 Page 7 / 10

36 Conditions 6 Les requêtes combinées Dans les cas ou la question posée utilise les mot «à la fois» ou «sauf», il est préférable de décomposer le problème en plusieurs requêtes élémentaires. Chacune des requêtes élémentaire retourne une population bien précise du résultat à obtenir. Le résultat final est alors obtenu en combinant les requêtes élémentaires à l aide d une opération ensembliste. Pour créer une requête combinée : créer une première requête élémentaire retournant le premier ensemble d enregistrements du résultat. Cliquer sur l icône combiner des requêtes L éditeur de requête présente alors deux onglets, le 1 er correspond à la 1 ère requête, le 2 ème correspond à la seconde requête et est précédé d un symbole ensembliste U(union). Poser les conditions pour la 2 ème requête Vérifier que les 2 requêtes ont la même liste d objets dans la zone objets du résultat. Faire un clic droit sur le titre de l onglet de la requête 2 et choisir l opérateur combinant les deux requêtes. Cliquer sur le bouton Exécuter pour visualiser les résultats dans le document. Les opérateurs de combinaisons ensemblistes : Union : cette opération ensembliste permet de grouper deux ensembles de données distincts. Intersect : cette opération ensembliste permet de trouver uniquement les données communes aux deux ensembles distincts Minus : cette opération ensembliste permet de trouver uniquement les données qui sont présente dans un premier ensemble de données mais qui ne figure pas dans le second Exemple d Union : liste des opérations ayant un mode de chauffage au gaz ou un Label Qualitel. Exemple d Intersect : liste des opérations ayant à la fois un mode de chauffage au gaz et un Label Qualitel. Exemple de Minus : liste des opérations ayant un mode de chauffage au gaz sauf celle qui ont un Label Qualitel Gaz : Qualitel : 34 Nombre d'opérations avec Gaz : 89 Nombre d'opérations avec Qualitel : 34 Nombre d'opérations avec Gaz+ Qualitel : 26 (Opérations avec Gaz Intersect Opérations avec Qualitel) Nombre d'opérations avec Gaz ou exclusif Qualitel : 97 ( ) (Opérations avec Gaz Union Opérations avec Qualitel). Nombre d'opérations avec Gaz sauf Qualitel : 63 (89-26) (Opérations avec Gaz Minus Opérations avec Qualitel). Thème 4 Page 8 / 10

37 Conditions Exemple d Intersect : Liste des opérations ayant à la fois un mode de chauffage au gaz et un Label Qualitel. Création de la 1 ère requête Clic sur l icône combiner les requêtes Apparition des onglets de requêtes combinées Clic droit sur l onglet requête2 5. Choix de l opérateur Intersect 6. Clic sur le bouton Exécuter Thème 4 Page 9 / 10

38 Conditions 7 Les requêtes avec invite Ce sont des requêtes dynamiques qui vont interagir avec l utilisateur avant leur exécution afin qu il renseigne les paramètres nécessaires. Les paramètres renseignés par l utilisateur sont automatiquement utilisés par la requête pour compléter ses conditions. Grâce à cette technique, on peut créer des document plus dynamique et donc plus souples. Supposons qu on souhaite obtenir la liste des opérations par département pour une année de gestion donnée en paramètre : Construction de la requête Pose des conditions Pour la condition année de gestion Choix du type d opérande «invite». Entrer le libellé de l invite Lors de chaque exécution de cette requête, la fenêtre de saisie du paramètre s ouvre pour entrer l année de gestion. Le traitement s effectuera en tenant compte de la valeur de cette condition. Thème 4 Page 10 / 10

39 SISAL Thème 5 Documents & Rapports Fiches : Documents & rapports Généralités Gestion des rapports Les composants d un rapport Le formatage des composants d un rapport Manipulation sur les tableaux D O C U M E N T S & R A P P O R T S Thème 5 - Page 1 / 14

40 Documents & Rapports Fiche 1 : Généralités 1 Généralités Un document Web-i est composé d un ou plusieurs rapports situés dans des onglets différents, à l image des différentes feuilles d un classeur Excel. Chaque rapport contient des données issues d une ou plusieurs requêtes ou fournisseur de données qui sont communes à tout le document. Les données d un document peuvent être présentées sous différents angles donnant ainsi plusieurs rapports, chacun dans un onglet distinct. On peut : Créer un nouveau document : Ouvrir un document existant : Insérer un nouveau rapport dans un document existant : Thème 5 - Page 2 / 14

41 Documents & Rapports Fiche 2 : Gestion des rapports 2 Gestion des rapports à partir de la vue Modifier le rapport: Clic droit sur le titre de l'onglet du rapport à gérer Choisir la fonction de gestion désirée Renommer un rapport : Active la fenêtre des propriétés du rapport et permet la saisie d'un nouveau nom de rapport. Ce nouveau nom apparait dans le titre d'onglet du rapport. Insérer un rapport : Ouvre un nouvel onglet vide à droite du dernier onglet. Dupliquer Un rapport : Effectue une copie du rapport courant et la place à droite du dernier onglet. Le titre de l'onglet est indicé par le n de copie entre parenthèses. Supprimer un rapport : Après message de confirmation, supprime le rapport courant. Déplacer un rapport : Ouvre la fenêtre des propriétés du document; en fin de fenêtre on trouve l'ordre du rapport, sélectionner le rapport à déplacer et cliquer sur la flèche haut ou bas pour déplacer le rapport à l'endroit souhaité. Thème 5 - Page 3 / 14

42 Documents et Rapports Fiche 3 : Les composants d un rapport 3 Les composants d un rapport Un rapport Web-i est composé de blocs et de cellules : Cellules Bloc tableau 2 Bloc Diagramme 1 Bloc tableau 1 Pour sélectionner un bloc ou une cellule, cliquez sur le bord de cet élément; alors l'élément est encadré d'une bordure grisée. Un clic droit donne accès au menu contextuel de la gestion de ce composant. Il est possible d insérer de nouveaux blocs dans le rapport : un bloc peut être effacé par sélection du bloc, puis appuie sur la touche Suppr. Un retour arrière est toujours possible avec l icône Thème 5 - Page 4 / 14

43 Documents et Rapports Fiche 4: Le formatage des composants d un rapport 4 Le formatage des composants d un rapport Pour formater un rapport vous devez être dans la vue «Modifier le rapport». Chaque bloc ou cellule peut être mis en forme individuellement, sélectionner le bloc ou la cellule avec la souris Sélection d'une cellule puis utiliser l'option Modifier le format du menu contextuel (clic droit) : L'onglet des propriétés de l'élément sélectionné est activé : Propriétés Rubrique Paramètres Valeur du paramètre Le réglage des différents paramètres de formatage s'effectue dans l'onglet propriétés. Les différentes rubriques de cet onglet peuvent être développées en cliquant sur le signe «+»; chaque paramètre apparaît, alors, avec sa valeur qui peut être modifiée. Thème 5 - Page 5 / 14

44 Documents et Rapports Fiche 5 : Manipulation sur les tableaux 5 Manipulation sur les tableaux Déplacement d une colonne : 1. Sélectionnez la colonne ou ligne de tableau à déplacer. 2. Faites glisser la colonne ou ligne sélectionnée et déposez-la avant ou après une colonne ou une ligne existante. Lorsque vous faites glisser une colonne ou une ligne, son en-tête s'affiche en regard de votre pointeur : Exemple : placer la colonne année de gestion avant la colonne Région 1 - Sélection de la colonne année 2 - Glisser à gauche de la colonne région 3 - L'info-bulle indique que la colonne peut être insérée 4 - Résultat Thème 5 - Page 6 / 14

45 Documents et Rapports Fiche 5 : Manipulation sur les tableaux Création d'un tableau croisé en déplaçant une colonne ou une ligne de tableau Pour créer un tableau croisé en déplaçant une colonne ou une ligne de tableau, procédez comme suit : 1. Assurez-vous que vous vous trouvez dans la vue Rapport. Dans ce cas, le bouton Modifier le rapport apparaît enfoncé, et les onglets correspondant à chaque rapport du document sont visibles. 2. Sélectionnez la colonne ou ligne de tableau à déplacer pour créer le tableau croisé. 3. Faites-la glisser vers le bord gauche ou supérieur du tableau, selon l'endroit où vous souhaitez créer le nouvel axe et former le tableau croisé. Exemple : Transformer le tableau vertical suivant en tableau croisé avec années en colonnes et départements en lignes 2 - Glisser au dessus du tableau 3 - L'info-bulle pour la création du tableau croisé apparaît 1 - Sélection de la colonne année 4 - Résultat Thème 5 - Page 7 / 14

46 Documents et Rapports Fiche 5 : Manipulation sur les tableaux Filtrer une colonne d un tableau : 1. Assurez-vous que vous vous trouvez dans la vue Rapport. Dans ce cas, le bouton Modifier le rapport apparaît enfoncé, et les onglets correspondants à chaque rapport du document sont visibles. 2. Sélectionnez la colonne comportant la donnée à filtrer. 3. Dans la fenêtre liste des valeurs, choisir la valeur souhaitée, puis valider par Ok. Exemple : On souhaite poser un filtre sur le département 88 : Sélectionner la colonne code département; Cliquer sur l icône de la barre d outils rapport 1 - Sélection de la colonne Code département 2 - Cliquer sur l icône de la barre d outils rapport 3 - Sélection de la valeur souhaitée 4 - Cliquer sur Ok 5 - Résultat Thème 5 - Page 8 / 14

47 Documents et Rapports Fiche 5 : Manipulation sur les tableaux Trier un tableau à partir des valeurs d'une colonne : 1. Sélectionnez la colonne comportant la donnée à trier 2. Cliquer sur l icône de la barre d outils rapport Exemple : on souhaite trier le tableau suivant par valeur croissante du montant : 1 - Sélection de la colonne Montant 2 - Cliquer sur l icône de la barre d outils rapport 3 - Résultat Pour trier le tableau sur plusieurs colonnes, renouveler l'opération ci dessus pour chaque colonne souhaitée. Thème 5 - Page 9 / 14

48 Documents et Rapports Fiche 5 : Manipulation sur les tableaux Définition de la priorité de plusieurs tris sur le même tableau : Pour définir la priorité de plusieurs tris sur le même tableau : 1. Vérifiez que vous vous trouvez dans la vue Rapport. Lorsque vous vous trouvez dans la vue Rapport, le bouton Modifier le rapport apparaît enfoncé. 2. Cliquez sur le tableau avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Modifier le format pour afficher l'onglet Propriétés. 3. Cliquez sur le bouton... en regard de la propriété Tris > Priorité de tri pour afficher la boîte de dialogue Tris. 4. Cliquez sur Tris verticaux pour afficher les tris verticaux ou Tris horizontaux pour afficher les tris horizontaux. Si le tableau sélectionné est un tableau vertical, tous les tris sont appliqués aux colonnes. Ces tris sont appelés tris verticaux. Si le tableau sélectionné est un tableau horizontal, toutes les ruptures sont appliquées à des lignes. Ces tris sont appelés tris horizontaux. Si le tableau sélectionné est un tableau croisé, les tris peuvent être appliqués à des lignes ou à des colonnes. Vous pouvez choisir la priorité pour les tris horizontaux et pour les tris verticaux. 5. Sélectionnez le tri dont vous souhaitez modifier la priorité et cliquez sur les boutons Monter ou Descendre Exemple : Ci dessous le tableau est trié sur Année de gestion puis sur Code département. Un clic droit sur le tableau a fait apparaître le menu contextuel dans lequel on a choisit «Modifier le format» Cela active l'onglet propriétés ; la rubrique Tris montre quelles sont les colonnes triées ; Suite Un clic sur le bouton suite ouvre la fenêtre des priorités de tri permettant un réglage : Thème 5 - Page 10 / 14

49 Documents et Rapports Fiche 5 : Manipulation sur les tableaux Sélectionde la colonne Monter Descendre Thème 5 - Page 11 / 14

50 Documents et Rapports Fiche 5 : Manipulation sur les tableaux Mise en place de ruptures sur un tableau pour regrouper des données: L'avantage d'une présentation avec des ruptures est de pouvoir afficher des sous-totaux. Pour insérer une rupture : 1. Vérifiez que vous vous trouvez dans la vue Rapport. 2. Cliquez sur une cellule dans la colonne ou la ligne où vous souhaitez insérer une rupture. 3. Cliquez sur le bouton Insérer/Supprimer une rupture dans la barre d'outils de reporting. Web Intelligence divise le tableau en autant de tableaux qu'il y a de valeurs uniques pour la cellule sélectionnée. Web Intelligence insère un pied de page à la fin de chaque rupture. 2 - Icône Rupture 1 - Sélection de la colonne 3 - Résultat Pour supprimer une rupture : 1. Cliquez sur une cellule dans la colonne ou la ligne où vous souhaitez supprimer une rupture;. La cellule est mise en surbrillance. 2. Cliquez sur le bouton Insérer/Supprimer une rupture dans la barre d'outils. Thème 5 - Page 12 / 14

51 Documents et Rapports Fiche 5 : Manipulation sur les tableaux Ajout de calculs automatiques sur un tableau, Somme, Pourcentage, Nombre : Pour insérer un calcul dans un tableau ou un tableau croisé : 1. Vérifiez que vous vous trouvez dans la vue Rapport. 2. Sélectionnez la colonne sur laquelle vous souhaitez faire un calcul 3. Pour insérer une somme, cliquez sur le bouton Somme de la barre d'outils de l'éditeur de rapport. Ou Pour insérer d'autres calculs, cliquez sur la flèche vers le bas en regard de l'icône Somme dans la barre d'outils de l'éditeur de rapport. La zone de liste déroulante des calculs s'affiche. 4. Sélectionnez le calcul à appliquer aux données de la colonne. Exemple: Calculer une somme sur la colonne Montant 2 - Icône Somme 3 - Sélection du type de calcul 1 - Sélection de la colonne 4 - Résultat Thème 5 - Page 13 / 14

52 Documents et Rapports Fiche 5 : Manipulation sur les tableaux Transformation en tableau croisé et Insertion de calculs : Exemple : A partir du tableau ci contre, on veut obtenir un tableau croisé avec les départements en colonnes et les années en lignes, avec somme et moyenne des montants: Glisser la colonne au dessus de la ligne de titre Sélection de la colonne code département 4 - Résultat Sélection d'un montant Clic sur l'icône Somme pour obtenir la ligne Somme Ouvrir la liste de l'icône Somme et choisir Moyenne pour obtenir la ligne Moyenne Noter également l'insertion des colonnes Somme et Moyenne à droite du tableau. Thème 5 - Page 14 / 14

53 SISAL Thème 6 Formules Variables Fonctions Formules Variables Fonctions F O R M U L E S Fiches : Les formules Les variables Les fonctions V A R I A B L E S F O N C T I O N S Thème 6 Page 1 / 5

54 Formules Variables Fonctions Fiche 1 : Les formules 1 Les formules Une formule est une combinaison de fonctions, d opérateurs, de variables et d objets personnels permettant de définir des calculs, et contenue dans une cellule. Les formules sont réutilisables dans d autres cellules du même documents. Pour afficher la barre d'outils Formule, cliquez sur le bouton Afficher/Masquer la barre de formule: a b c d a. Ouvrir l'editeur de formule b. Créer une variable c. Supprimer les modifications d. Valider la formule Désormais, lorsque vous sélectionnez une cellule, sa formule apparaît dans la barre d'outils Formule. Après avoir sélectionné la cellule ou la colonne devant contenir le résultat d'une formule, cliquez sur l'icône formule pour ouvrir la fenêtre de l'éditeur de formules : Les différents onglets Données, Fonctions, Opérateurs, permettent de glisser ( ou double cliquer)les éléments de la formule dans la zone Formule. Pour ajouter la colonne % de subvention État sur coût d'opération ttc, arrondi à une décimale: Résultat Thème 6 Page 2 / 5

55 Formules Variables Fonctions Fiche 2 : Les variables 2 Les variables Vous pouvez enregistrer une formule en tant que variable pour pouvoir la réutiliser dans un rapport. Une variable est simplement une formule nommée. L'enregistrement de formules en tant que variables présente les avantages suivants : Possibilité de réutiliser une formule dans un rapport sans devoir la recréer à chaque fois Simplification des formules complexes en les décomposant en variables. Enregistrer une formule en temps que variable 1. Créez votre formule dans la barre d'outils Formule ou sélectionnez une formule existante dans le rapport. 2. Cliquez sur Créer une variable La boîte de dialogue Créer une variable s'affiche. Saisissez le nom de la variable dans la zone Nom 4. Sélectionnez le type de variable en cliquant sur Dimension, Indicateur ou Information. 5. Si vous sélectionnez Information, une zone Dimension associée apparaît. Cliquez sur... en regard de la zone pour afficher la boîte de dialogue Objets et variables, puis sélectionnez la dimension que vous souhaitez associer à l'information 6. Cliquez sur OK. La variable apparaît dans la liste des variables de rapport. Enregistrer une variable à l'aide de l'éditeur de variable 1. Cliquez sur Afficher/Masquer Editeur de variable dans la barre d'outils de l'éditeur de rapport. L'Editeur de variable apparaît. 2.Saisissez votre formule dans le volet Formule ou utilisez les fonctions et opérateurs des onglets Fonctions et Opérateurs pour créer la formule. 3. Saisissez le nom de la variable dans la zone Nom. 4. Sélectionnez le type de variable en cliquant sur Dimension, Indicateur ou Information. 5. Si vous sélectionnez Information, une zone Dimension associée apparaît. Cliquez sur... en regard de la zone pour afficher la boîte de dialogue Objets et variables, puis sélectionnez la dimension à associer à l'information. 6. Cliquez sur OK. La variable s'affiche à l'intérieur du dossier Variables sous l'onglet Données. Thème 6 Page 3 / 5

56 Documents et Rapports Fiche 3: Les fonctions 3 Les fonctions Les fonction Web-i sont des traitements automatisés. Web-i propose un nombre important de fonctions regroupées en catégories. Ces fonctions sont accessibles au niveau de l éditeur de formule (cf. paragraphe 1 les formules ci dessus). Une aide contextuelle est offerte pour chaque fonction. Certaines catégories de fonctions permettent d'afficher des champs spéciaux : par exemples : catégorie Document: AuteurDuDocument NomDuDocument DateDuDocument... catégorie Date et heure: DateActuelle HeureActuelle... catégorie divers : Page NombreDePages... catégorie fournisseur de données: DateDeLaDernièreExéction HeureDeLaDernièreExécution NomDeUnivers Thème 6 Page 4 / 5

57 Formules Variables Fonctions Fiche 2 : Les variables Thème 6 Page 5 / 5