RÈGLEMENT INTÉRIEUR DE L ASSOCIATION «RandoGom» Mis à jour : 4 septembre 2017

Transcription

1 RÈGLEMENT INTÉRIEUR DE L ASSOCIATION «RandoGom» Mis à jour : 4 septembre 2017 I. Préambule «RandoGom» est une association à but non lucratif, créée en 2016, pour permettre aux castelgometziens et aux habitants des communes avoisinantes, la pratique du sport en randonnée pédestre. Ce règlement intérieur vient en complément des statuts de l'association. II. Membres Il est nécessaire de fournir, lors de l inscription, un certificat médical indiquant qu il n y a pas de contre-indication pour la pratique de la randonnée pédestre, sauf si l adhérent est déjà en possession d une licence FFRp en cours de validité. Les mineurs sont autorisés sous la responsabilité d un adulte si celui-ci est adhérent et licencié RRFp. III. Principaux rôles Ceux du président, du secrétaire, du trésorier et des administrateurs sont précisés dans les statuts. Les animateurs sont les interlocuteurs entre le conseil d administration et les participants aux activités. Un adhérent est responsable du site internet (webmestre). Seuls les membres du conseil d administration sont en relation avec la municipalité. Les postes de responsables sont éventuellement cumulables, y compris avec ceux du bureau. IV. Conseil d'administration Au cours de la première réunion qui suit l'assemblée générale, le conseil d administration fixe le calendrier prévisionnel de ses réunions pour l année ainsi que les montants de certaines prestations : montant du km pour les déplacements en voiture particulière, servant de base pour le calcul des frais de covoiturage et du déplacement d animateur pour la préparation d un projet. V. Les activités V.1 - Les sorties de randonnées hebdomadaires ou mensuelles L association s efforce d offrir aux adhérents un programme de randonnées : - tous les mardis de l année, à l exception des périodes de vacances scolaires, une rando douce (ou «rando santé») de 6 à 8 km ;

2 - certains lundis et jeudis de l année, à l exception des périodes de vacances scolaires, une rando de 10 à 15 km ; - un samedi ou un dimanche par mois, à l exception des périodes de vacances scolaires, une sortie à la demi-journée (7 13 km) ou à la journée (13 à 22km). Un calendrier trimestriel est consultable sur le site internet. Les départs ont lieu habituellement du parking de la salle Barbara, à 8h30 ou à 9 heures ou à 13h30. Le transport jusqu au lieu de départ de la randonnée est effectué sur la base du covoiturage. Une participation financière est demandée aux personnes transportées. Cette somme dépend du kilométrage et est fixée chaque année en début de saison par le conseil d'administration (voir plus bas le paragraphe «Frais de transport»). Les participants aux sorties ne pourront accéder aux véhicules particuliers avec leurs chaussures de randonnées sauf si elles sont équipées de protections adaptées.. Tout adhérent ayant une pratique de la randonnée peut proposer une sortie. Il suffit pour cela qu il adresse un descriptif aux animateurs (de préférence par courriel). Les différentes propositions sont harmonisées lors des réunions trimestrielles des animateurs et le programme retenu sera publié (par mail ou sur le site internet). Au retour de chaque randonnée, l animateur envoie à la personne chargée des statistiques la liste des participants et rappelle le lieu et le kilométrage. Il prévient le président en cas de problème. Les mineurs de plus de 7 ans participant à une randonnée doivent être accompagnés d un adulte. Les animaux ne sont pas admis. En fonction des conditions météorologiques, l organisateur peut, au départ, modifier le parcours ou annuler la randonnée. Il est admis que, pour une fois, une personne non membre du club puisse participer à une randonnée. Pour les fois suivantes, son adhésion lui sera réclamée. V.2 - Les sorties Paris Un vendredi tous les 2 mois, une randonnée commentée aura lieu dans Paris. Le rendez-vous sera sur le parking de la salle Barbara (départ en covoiturage jusqu'à une gare RER) ou sur le quai du RER ou au lieu de rendez-vous. Les sorties Paris ne pourront excéder 20 personnes. V.3 - Les sorties Patrimoine Un vendredi tous les 2 mois, alterné avec les sorties Paris, une sortie aura lieu afin de découvrir le patrimoine (architectural, culturel, touristique, paysager) de la région IDF ou des régions proches. Seront alternées une randonnée de 8 à 10 km et une visite guidée. Il est possible d'organiser un repas au restaurant.

3 Les sorties Patrimoine ne pourront excéder 25 personnes. Si beaucoup de personnes étaient intéressées, il sera possible de doubler les inscriptions et les visites (2 conférenciers) et de prendre un bus. V.4 Les séjours Des séjours seront organisés tous les ans dans une autre région de France, dans le cadre de l'immatriculation tourisme. En fonction des animateurs, le nombre de participants ne pourra excéder 28 personnes. La possibilité d'organiser un séjour à l'étranger n'est pas exclue. Toute personne désireuse d organiser ce type d activité doit préparer un projet comprenant un volet technique et un volet comptable. Le volet comptable doit se présenter sous la forme d un budget équilibré, avec, éventuellement, en dépenses la somme versée à un accompagnateur et en recettes le nombre de personnes payantes. Le projet doit être présenté au CA. Après acceptation par ce dernier, il devra être approuvé par le Responsable Tourisme avant d être validé par la Fédération. Il est souhaitable que les projets soient annoncés à l assemblée générale. Le cas des séjours exceptionnels par la durée ou hors Europe sera examiné au cas par cas. Après examen des volets technique et financier, le CA se prononcera : soit le projet est accepté tel quel, soit le CA demande des modifications, soit le projet est refusé. A la fin du séjour, une réunion «retour sur séjour» sera organisée pour tous les adhérents. Les comptes définitifs seront envoyés au CA. Lors de l apurement des comptes d un projet, le club ne remboursera pas ni ne réclamera pas les sommes inférieures à 5 euros. Participants aux séjours : Si le nombre de participants est égal ou inférieur au nombre de places, tout le monde part. Si le nombre de participants est supérieur au nombre de places, ne partent que : - les adhérents ayant un minimum de 10 sorties dans l année précédente hors sorties PaPa. Les cas particuliers seront soumis et étudiés en CA. - les adhérents ayant le moins de points. - dans le cas d un nombre de points équivalent, un tirage au sort aura lieu entre les personnes concernées. Attribution des points : - 1 point par nuitée est attribué à chaque participant lors des séjours. - au bout de 3 années, les points du séjour correspondant s effacent. - les organisateurs et les animateurs du séjour (2 par niveau de randonnée) sont

4 dispensés de points. VI. Défraiement des organisateurs Il est rappelé que le bénévolat est le principe de fonctionnement de l association. Toutefois, les organisateurs pourront être dédommagés de certains sommes engagées dans la préparation d un projet à l exception des repas. Cette somme n est pas portée au budget du projet mais supportée par le budget général du club. Au cas où l organisme qui reçoit le groupe offrirait une gratuité ou une demi-gratuité, celle-ci sera défalquée du coût global du séjour. VII. Frais de transport Pour le calcul des frais de transport visant à la fois à établir les frais d un organisateur et le montant d un covoiturage, on appliquera la règle suivante : Lorsqu une personne se déplace dans le cadre d une mission, le remboursement de ses frais est calculé sur la base de 0,35 /km plus les péages. Dans le cadre d un covoiturage réalisé pour une activité, chaque personne paiera au chauffeur : - de 0 à 20 km = 1 Au-dessus et par tranche de 10 km, on ajoute de 21 à 30 km = = de 31 à 40 km = 2 - de 41 à 50 km = de 51 à 60 km = 3 - de 61 à 70 km = de 71 à 80 km = 4 - de 81 à 90 km = de 91 à 100 km = 5 Le montant des péages sera divisé par le nombre de covoiturés (y compris le chauffeur). VIII. Stages et formations Le club encourage vivement les personnes encadrant ou ayant l intention d encadrer des randonnées ou des projets à acquérir les diplômes correspondant. Pour aider à cette politique, le club remboursera les frais d inscription aux stages de formation. Toutefois, il est signalé aux personnes intéressées que la participation de la fédération est soumise à l obligation d effectuer entièrement le cycle de formation. Il y a donc une obligation morale d une personne commençant une formation (payée par le club) d aller jusqu au bout. De même, le club encourage les personnes encadrant habituellement des activités à suivre la formation PSC1 (Prévention et secours civiques de niveau 1). Une personne

5 désirant acquérir cette formation doit donc déjà se renseigner sur les possibilités gratuites (Conseil Départemental) et, en cas d impossibilité, s adresser au club, qui peut rembourser la formation. On rappelle également, au sujet du secourisme, que les accompagnateurs de randonnée doivent avoir une trousse de secours de composition standard. Ils sont responsables de l entretien de cette trousse. L achat de fournitures pour compléter la trousse est remboursé par le club. IX. Prêt de matériel Le club achètera progressivement un certain nombre de matériels, liés à la pratique de la randonnée : boussoles, GPS, ainsi qu une librairie (cartes, topo-guides ). Sur demande, ce matériel pourra être prêté, suivant les règles : - gratuitement mais uniquement aux membres du club ; - le prêt de cartes de randonnées sera limité aux animateurs ; - pour des prêts importants, l'emprunteur devra signer une feuille de prêt avec engagement de remplacer le matériel en cas de perte, dégradation ou vol. - le CA examinera tout autre cas particulier. Le matériel est vérifié chaque année. Des fiches de révisions du matériel sont affectées à chaque objet. X. Fichier et diffusion d information Le fichier du club rassemble les informations fournies par les adhérents lors de leur inscription. C est un document confidentiel qui ne peut être diffusé qu aux membres du bureau et aux animateurs. Ceux-ci s engagent à en faire un bon usage, limité aux besoins des activités du club et à détruire les fichiers en quittant la fonction d administrateur. Les diffusions par courrier électronique de toute information à tous les membres du club se font donc en «copie cachée». En s inscrivant, les adhérents acceptent implicitement à ce que des photos de groupes où ils figurent (ou leurs enfants mineurs) soient publiées sur le site internet ou en d autres occasions (manifestations organisées dans le village) sans demande préalable sauf avis contraire exprimé sur la fiche d inscription. Seules des photos à caractère plus personnel (photos de face, nombre restreint de personnes ) devront faire l objet d une demande. Le club édite une publication plus spécialement destinée à l information des adhérents et également disponible au stand du club le jour du Forum des Associations. Cette plaquette est réactualisée chaque quadrimestre. Le site WEB de l association reprend le programme et donne des informations importantes sur le club (inscriptions, contacts, photos, manifestations exceptionnelles ). Les modifications sont effectuées sous la responsabilité du

6 webmestre, après autorisation du président. Comme le site n est pas protégé, seules des informations non confidentielles peuvent y figurer. XI. Applications et modifications Le présent règlement intérieur sera applicable dès qu il aura été validé par le conseil d'administration. Toute personne qui s inscrit à l association s engage implicitement à l observer. Un exemplaire sera envoyé par mail ou remis à tous les nouveaux inscrits. Il est modifiable à tout moment par le conseil d administration.