RECUPERATION DES ADRESSES MAIL PARENTS DANS OUTLOOK

Transcription

1 EXTRACTION DES ADRESSES MAIL PARENTS DU LOGICIEL ELEVES Lancez le programme Elèves. Cliquez sur le menu Import/Export, Extraction fichier texte 1 Cliquez sur Mode Expert 2 Cliquez dans la 1 ère colonne sur la table Elèves 3 Cliquez sur Table de référence 4 Cliquez sur Mode simplifié Importation des adresses mail parents dans Outlook Page 1

2 5 Critères de recherche : indiquez pour quels élèves vous voulez exporter les adresses et n exportez que les parents pour lesquels une adresse mail est renseignée. Mettez les champs : Code unité pédagogique du regroupement Elèves, Scolarité, Classe détail Ordre famille légale du regroupement Elèves, Identification et mettez Egal à 1 (permet de ne pas exporter plusieurs fois la même adresse mail quand le parent a plusieurs enfants dans l établissement) Type de responsable légal à P ou S (légal Principal ou Secondaire) du regroupement Responsables, Identification du regroupement Responsables, Identification et mettez Différent du champ blanc 6 Critères de tri : mettez les champs Nom1 et Prénom1 du regroupement Responsables, Identification 7 Rubriques à extraire, mettez les champs dans l ordre indiqué : Civilité court, Nom1, Prénom1, Code (famille), Commune, Téléphone et du regroupement Responsables, Identification Classe code du regroupement Elèves, Scolarité Nom et Prénom de l élève du regroupement Elèves, Identification 8 Cliquez sur Contrôler pour vérifier que votre sélection est correcte 9 Cliquez sur OK Saisissez un nom pour l extraction afin de la conserver Sélectionnez : Aucun en Délimiteur de champ Tab (tabulation) en Séparateur de champ 12 Cochez l option Titre des rubriques 13 Cliquez sur l onglet Libellé et taille des champs Importation des adresses mail parents dans Outlook Page 2

3 14 Saisissez les libellés indiqués (cela permet de faciliter l importation dans Outlook) : Appellation.Libellé = Titre Responsable.Nom 1 = Nom Responsable.Prénom 1 = Prénom Responsable.Code = Suffixe Responsable.Commune = Ville (domicile) Responsable.Téléphone = Téléphone (domicile) Responsable. = Adresse de messagerie Elèves.Classe = Service Elèves.Nom = Société Elèves.Prénom = Titre 15 Cliquez sur l onglet Paramétrage extraction Cliquez sur Conserver 16 Cliquez sur Oui 17 Cliquez sur OK Cliquez sur OK 18 Cliquez sur Bureau 19 Saisissez un nom de fichier avec l extension.txt Exemple : Adresse mail parents.txt 20 Cliquez sur Enregistrer Le fichier d adresse est créé. Importation des adresses mail parents dans Outlook Page 3

4 IMPORTATION DES ADRESSES MAIL PARENTS DANS OUTLOOK Ouvrez Outlook Tout d abord, créez un dossier dans Contact afin d y stocker toutes les adresses mail parents : 1 Cliquez bouton droit de la souris sur Contacts 2 Cliquez sur Nouveau dossier 3 Saisissez un nom de dossier : exemple Parents 4 Cliquez sur OK Cliquez sur le menu Fichier, Importer et exporter d Outlook : 5 Sélectionnez Importer à partir d un autre programme ou fichier 6 Cliquez sur Suivant 7 Sélectionnez Valeurs séparées par une tabulation (Windows) 8 Cliquez sur Suivant Importation des adresses mail parents dans Outlook Page 4

5 9 Cliquez sur Suivant 10 Cliquez sur Bureau 11 Double-cliquez sur le fichier des adresses mail Adresse mail parents.txt 12 Il affiche le chemin du fichier à importer 13 Cochez l option Autoriser la création de doublons Remarque : cette coche permet de gérer les homonymes. En effet si vous avez deux familles avec les mêmes nom et prénom pour le responsable, les deux adresses doivent être récupérées. 14 Cliquez sur Suivant 15 Sélectionnez sur le dossier Parents créé précédemment dans Contacts 16 Cliquez sur Suivant Importation des adresses mail parents dans Outlook Page 5

6 17 Cliquez sur Champs personnalisés afin d associer les champs extraits de la base Elèves aux champs d Outlook 18 Liste des champs extraits de la base Elèves Aplon 19 Liste des champs Outlook pouvant être alimentés 20 Vérifiez et affectez les champs si nécessaire. Si vous avez bien suivi la procédure «Extraction des adresses mail parents du logiciel élèves» page 3, les champs sont affectés par défaut. Vérifiez que vous avez le détail indiqué ci-dessous. Cliquez sur OK lorsque l affectation des champs est 21 terminée Cliquez sur Terminer. L importation des données se fait : 22 Importation des adresses mail parents dans Outlook Page 6

7 Fichier des contacts créés : En affichage d une fiche : Coordonnées des parents ainsi que les nom, prénom et classe de l aîné. Remarque : Si vous devez actualiser votre dossier Contacts Parents depuis le fichier Elèves Aplon, supprimer au préalable tous les contacts parents déjà enregistrés (sinon vous aurez des doublons qui se généreront). Importation des adresses mail parents dans Outlook Page 7