SOFE RH. Pas-à-pas Affichage des emplois et analyse des candidatures d auxiliaire d enseignement (SAREUS)

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1 SOFE RH Pas-à-pas Affichage des emplois et analyse des candidatures d auxiliaire d enseignement (SAREUS) Service des ressources humaines et financières Printemps 2011 mis à jour le 7 juin 2011

2 TABLE DES MATIÈRES Contenu Introduction... 3 Les dispositions de la convention collective... 3 Processus de travail... 4 Affichage des emplois offerts... 4 Pour afficher un emploi... 5 Portail emplois d auxiliaire d enseignement... 7 Analyse des candidatures... 8 Rechercher une candidature... 8 Demande d employé et transaction de création Lien d emploi Générer la demande de rémunération Compléter la demande de rémunération Candidatures de l étudiant Autres emplois en vigueur Annexe Pas-à-pas Affichage et candidatures SAREUS Page 2 sur 16

3 Introduction Le 12 octobre 2010, l Université de Sherbrooke signait, avec le Syndicat des auxiliaires de recherche et d enseignement de l Université de Sherbrooke (SAREUS), la première convention collective qui lie ces deux parties. Parmi les différentes conditions de travail qui ont été négociées, on retrouve désormais l obligation d afficher tous les emplois d auxiliaire d enseignement de 45 heures ou plus pour le trimestre à venir. De plus, à compter d octobre 2013, tous les emplois de 35 heures ou plus devront être affichés. Par ailleurs, l affichage des emplois d auxiliaire de recherche est facultatif, mais l Université s est engagée à encourager ces affichages. Cet affichage fera toutefois l objet d une procédure distincte. Le présent guide porte sur l affichage des emplois d auxiliaire d enseignement et décrit comment procéder, en décentralisé, pour préparer les affichages et analyser les candidatures reçues. Les dispositions de la convention collective Il est à noter que les parties ont convenu par lettre d entente de modifier les articles et de la convention collective SAREUS de la façon suivante : À compter du deuxième trimestre complet suivant la signature de la convention collective, chaque unité de travail affiche, généralement avant le début d une session et pendant une période minimale de six (6) jours ouvrables, les emplois d auxiliaire d enseignement, comportant quarante-cinq (45) heures ou plus qui seront disponibles lors de la session qui suit, sauf lorsqu il s agit d une prolongation d emploi ou d un remplacement au cours de la même session. Ces emplois peuvent être consultés à l adresse suivante : La personne salariée intéressée doit avoir remis son dossier de candidature au plus tard le dernier jour de la période d affichage à l endroit indiqué. Rappelons aussi qu en vertu de l article , l affichage électronique des offres d emploi doit comprendre les renseignements suivants : - le numéro de l affichage; - le titre et la description de l emploi; - le lieu de travail désigné; - les qualifications et les exigences requises par l emploi; - l activité pédagogique pour laquelle l emploi est requis (lorsque connu); - l unité de travail de la personne responsable de l activité pédagogique; - le nom de la personne responsable de l activité pédagogique; Pas-à-pas Affichage et candidatures SAREUS Page 3 sur 16

4 - la période d emploi; - la date limite pour poser sa candidature. Processus de travail Le processus d affichage des emplois d auxiliaire d enseignement prévoit les étapes suivantes : 1. Préparation des offres d emploi en décentralisé, à partir d un canevas d affichage; 2. Diffusion des affichages sur le Web (selon un principe de panier d achat); 3. Soumission en ligne des candidatures; 4. Réception électronique des candidatures des étudiants et acheminement d un accusé réception automatisé; 5. Accès en décentralisé à la liste des candidatures; 6. Sélection des candidats retenus; 7. Création en centralisé d un nouveau dossier employé et d un lien d emploi SAREUS (si nécessaire) à partir de la demande employé; 8. Intégration et transfert de l information pour la génération d une demande de rémunération décentralisée; 9. Complétion de la demande de rémunération, incluant l acceptation Web par l étudiant. A noter que la demande de rémunération qui sera générée sera semblable à celle qui est normalement utilisée quand l emploi ne nécessite pas d affichage. Affichage des emplois offerts L inventaire des emplois disponibles est construit principalement sur une base trimestrielle. Vu son mode décentralisé, l unité administrative RH sert à en sécuriser l accès. Ainsi, cet élément est obligatoire dans l écran, autant en mode recherche qu en mode saisies de données. Notons aussi que la convention collective ne prévoit pas de période d affichage définie; chaque département peut donc procéder aux affichages au moment qui lui convient et ajouter ou retirer des offres d emploi en tout temps, pour autant que la durée d affichage de six (6) jours ouvrables, prévue à la convention collective, soit respectée. Les offres d emplois sont basées principalement sur les activités pédagogiques. Cet élément est donc aussi obligatoire. L insertion des offres d emploi dans l écran d affichage se veut la plus simple possible et la publication des emplois offerts aussi. La publication sur le Web se fait en cochant simplement la case à cocher Publier. Pas-à-pas Affichage et candidatures SAREUS Page 4 sur 16

5 Veuillez noter que la ligne d emploi offert peut être modifiée en tout temps afin d ajuster le nombre de candidats recherchés (en plus ou en moins), le nombre d heures, etc., même si l emploi offert est déjà publié. Pour afficher un emploi Accédez à l écran Emplois offerts, par le menu SOFE : Complétez toutes les informations sur une ligne, comme illustré dans l exemple qui suit, et sauvegardez. ASTUCE : Des champs sont présents en en-tête afin de permettre de saisir des informations à répéter pour chaque nouvelle ligne insérée, et ce, dans le but de rendre la saisie plus rapide. Ainsi, si une valeur est présente dans ces champs, elle sera automatiquement recopiée sur toute nouvelle ligne. Le champ Numéro s inscrira automatiquement lors de la sauvegarde. Si vous ignorez le cycle du titre d emploi (lié au cycle d études de l étudiant à embaucher), vous pouvez inscrire 1 er cycle et le modifier plus tard dans la demande de rémunération, en fonction du cycle réel de l étudiant qui sera embauché. Cochez la case «Pub.» pour afficher une seule offre ou cliquez sur le bouton «Publier tout» pour lancer l affichage de toutes les offres. L offre d emploi sera automatiquement retirée du site Web lorsque la date de fin sera atteinte. Écran Emplois offerts Pas-à-pas Affichage et candidatures SAREUS Page 5 sur 16

6 Écran Emplois offerts (suite) Écran Emplois offerts (suite) Écran Emplois offerts (suite) Pas-à-pas Affichage et candidatures SAREUS Page 6 sur 16

7 Portail emplois d auxiliaire d enseignement La consultation des emplois offerts est accessible par le portail étudiant, sur le Web, après une authentification de l étudiant à l aide de son CIP et de son mot de passe. Un lien sur le site du Service des ressources humaines et financières permet d y accéder, sous la rubrique «Auxiliaires d enseignement» : Veuillez noter qu un étudiant admis et en cours d inscription a accès au site, même s il n est pas inscrit au trimestre en cours. Les emplois offerts y apparaissent dès que la case «Publier» est cochée dans l écran SOFE Emplois offerts, et ce, jusqu à ce que la date limite pour postuler soit atteinte. Le mode d utilisation ressemble beaucoup au principe du panier d achat qu on retrouve communément sur le Web. Voici les différentes étapes que l étudiant doit suivre pour poser sa candidature : 1. Sélectionner un ou plusieurs emplois offerts; 2. Consulter sa sélection; 3. Confirmer ses informations personnelles; 4. Fournir son CV; 5. Ajouter un commentaire et transmettre sa candidature. Note : Actuellement, l étudiant n a plus accès à sa candidature une fois qu il l a soumise. S il souhaite postuler sur d autres offres d emploi, il doit soumettre une nouvelle candidature. Pas-à-pas Affichage et candidatures SAREUS Page 7 sur 16

8 Analyse des candidatures Cet écran, accessible en mode décentralisé, permet de : Retrouver les candidatures à analyser. Sélectionner un candidat. Initier les demandes de création d employé et de lien d emploi lorsque nécessaire. Générer la demande de rémunération en lien avec le candidat et l emploi sélectionné. Cet écran ne permet aucune insertion puisqu il sert à traiter les candidatures reçues pour les emplois offerts. Si vous souhaitez sélectionner un candidat qui n a pas postulé, par exemple, dans le cas où aucune candidature reçue ne répond aux exigences, vous pouvez procéder directement par la demande de rémunération 1. L unité administrative RH sert à en sécuriser l accès; ce champ est donc obligatoire. Ainsi, seules les personnes autorisées auront accès aux candidatures reçues pour une unité ou un département donné. Notons aussi que contrairement au module de gestion de la charge de cours, aucune notion d attribution n existe ici. On passe directement de la candidature sélectionnée à la création de la demande de rémunération. Rechercher une candidature Écran Analyse des candidatures Recherchez d abord les candidatures pour une unité administrative et un trimestre, en complétant les champs requis. Il est possible de préciser davantage la recherche en spécifiant un titre d emploi ou un lieu de travail. 1 Voir guide Pas-à-pas SOFE Demande de rémunération - Auxiliaires de recherche et d'enseignement (SAREUS) Pas-à-pas Affichage et candidatures SAREUS Page 8 sur 16

9 Vous pouvez aussi spécifier un état pour l affichage (terminé ou non) ou l emploi (comblé ou non). Écran Analyse des candidatures En cliquant sur le bouton de recherche, les candidatures en lien avec chaque titre d emploi et chaque sigle d activité pédagogique apparaitront. Pour chaque offre d emploi, il y aura autant d occurrences que de candidatures; notez que chaque candidature est présentée sur deux lignes. Note : Il est possible qu un candidat postule plus d une fois pour un emploi donné; il faut donc être vigilant dans le traitement des candidatures reçues. Vous pouvez consulter une candidature en cliquant sur la loupe à droite du nom et consulter le CV et les autres pièces jointes par le candidat en cliquant sur le trombone. Vous pourrez aussi consulter ses autres emplois, s il y a lieu, au moyen de la loupe «Autres emplois». Les cases à droite de l écran ci-dessus permettent de rejeter ou de sélectionner une candidature. Pas-à-pas Affichage et candidatures SAREUS Page 9 sur 16

10 Écran Analyse des candidatures (suite) Le champ Commentaire interne vous permet d ajouter un commentaire, par exemple, une évaluation de la candidature. Si l étudiant a déjà un dossier d employé, son numéro matricule apparaîtra automatiquement dans le champ matricule. Demande d employé et transaction de création Par contre, s il s agit d une nouvelle embauche, cliquez sur le bouton «Créer la demande d employé» à droite du champ matricule, pour demander la création d un dossier d employé. Écran Demande employé Pas-à-pas Affichage et candidatures SAREUS Page 10 sur 16

11 À l ouverture de cet écran, l information contenue dans la candidature se transfère automatiquement dans les champs appropriés. Au besoin, complétez les informations requises (NAS et date de naissance sont nécessaires), sauvegardez et fermez cette fenêtre. Cliquez ensuite sur le bouton «Création transaction employé» pour générer la création d un nouveau dossier d employé et d un lien d emploi. Cette transaction devra être complétée par un commis à la paie avant d officialiser l embauche. Note importante : Une fois que la «Demande employé» est complétée et que la transaction employée est créée, il ne sera plus possible d ajouter d autres informations dans la demande employé. Lien d emploi Si le candidat a déjà un lien d emploi, il devrait apparaitre dans le champ Lien d emploi; sinon vous pouvez le sélectionner au moyen de la liste de valeurs. Si le candidat a déjà un matricule employé mais pas de lien d emploi SAREUS, vous devez cliquer sur le bouton «Création du lien d emploi» pour générer un nouveau lien d emploi. Un commis à la rémunération recevra un avis à son tableau de bord; il devra officialiser la transaction générée avant que vous puissiez officialiser la demande de rémunération. Générer la demande de rémunération Afin de finaliser l embauche, de générer le contrat et d autoriser le paiement des heures prévues, cliquez sur le bouton «Créer la demande de rémunération». Un numéro de D.R. apparaitra ainsi que la mention «Initial» dans le champ état. Note : À cette étape, vous devrez attendre une nuit pour que la passerelle transfère les données du dossier employé de SIIG vers SOFE et mettre à jour le statut étudiant. Le statut étudiant permettra de déterminer s il s agit d un étudiant à temps complet ou à temps partiel et s il répond aux critères d embauche à titre d auxiliaire d enseignement SAREUS. Pas-à-pas Affichage et candidatures SAREUS Page 11 sur 16

12 Compléter la demande de rémunération Cliquez sur la loupe à gauche du champ état pour accéder à la demande de rémunération et l amener à l état officiel. 2 Écran Analyse des candidatures (section «Création de la demande de rémunération») Note : Lorsque la transaction sera complète, l étudiant recevra un avis pour lui demander d accepter son contrat sur son portail employé, et s il s agit d une première embauche à titre de SAREUS, il recevra aussi un avis pour le guider vers la pochette d accueil électronique et l informer des formulaires à compléter pour la paie. Il sera aussi possible de consulter les autres demandes de rémunération, s il y a lieu, par la loupe à droite de la case Multi D.R. Écran Analyse des candidatures (suite) 2 Voir guide Pas-à-pas SOFE Demande de rémunération - Auxiliaires de recherche et d'enseignement (SAREUS) Pas-à-pas Affichage et candidatures SAREUS Page 12 sur 16

13 Mentionnons que certains écrans sont accessibles directement à partir de l écran «Analyse des candidatures» : L écran présentant une candidature dans son ensemble. L écran permettant de consulter les emplois en vigueur pour l employé. Candidatures de l étudiant Cet écran présente sensiblement les mêmes informations que l écran d analyse des candidatures, en plus de ses informations personnelles (sexe, adresse, téléphone, courrier) et la liste de tous les emplois qu il a sélectionnés lors de cette candidature. Il est accessible directement par le menu SOFE ou par l écran «Analyse des candidatures». Écran Candidature Écran Candidature (onglet Adresse) Pas-à-pas Affichage et candidatures SAREUS Page 13 sur 16

14 Écran Candidature (onglet Téléphone/courrier) Écran Candidature (onglet Autres informations) NOTE : Il est possible de compléter et de sauvegarder les informations requises, au besoin. Par contre, une fois que la demande de création d un dossier employé a été envoyée au SRHF, le dossier d employé ne se mettra pas à jour si vous saisissez de nouvelles données dans l écran «Candidature». Pas-à-pas Affichage et candidatures SAREUS Page 14 sur 16

15 Autres emplois en vigueur Il sera possible de consulter les autres emplois pour un étudiant donné, afin de s assurer qu il ne travaille pas plus de 15 heures par semaine et ne met pas en péril la réussite de ses études. Voici un aperçu des différentes sections de cet écran, accessible par l écran «Analyse des candidatures» (loupe «Autres emplois») : Écran Autres emplois en vigueur Écran Autres emplois en vigueur (suite) Pas-à-pas Affichage et candidatures SAREUS Page 15 sur 16

16 Annexe Lettre d entente modifiant l article 3-2 de la convention collective SAREUS : Pas-à-pas Affichage et candidatures SAREUS Page 16 sur 16